Cmo identificar y documentar leccionesaprendidas?

Vicepresidencia de Sectoresy Conocimiento,y Conocimiento,Departamento de Conocimiento y Aprendizaje(KNL)

Reflexin previaReflexin previa

En su proyecto (s) FOMIN, han identificado y documentado lecciones aprendidas? Como?

Han aplicado/usado estas lecciones aprendidas Han aplicado/usado estas lecciones aprendidas en otros proyectos? Las han compartido con otras organizaciones?

Condiciones que afectan el aprendizaje a partir Condiciones que afectan el aprendizaje a partir de la implementacin de proyectos de la implementacin de proyectos

No saber por qu hacerlo No tener tiempo suficiente No tener incentivos No saber cmo hacerlo (no conocen los mtodos)conocen los mtodos) Etc

Qu es la gestin de conocimiento?Qu es la gestin de conocimiento?

Datos Informacin Conocimiento Aprendizaje

Nmeros, palabras, imgenes

Datos procesados

con significado

Informacin con valor agregado, accionable

Conocimiento, habilidad, destreza

adquiridos

Fuente: Dr. Garrity (2002)

Es facilitar condiciones en la organizacin para la creacin, intercambio y uso de conocimiento (interno y externo)

No es una actividad adicional al trabajo, es una forma de trabajar efectiva

La gestin del conocimiento y la organizacinLa gestin del conocimiento y la organizacin

Tres pblicos prioritarios en la organizacin: Quines toman las decisiones Quines ejecutan las decisiones Los socios y clientes

Quines toman las decisiones: Quines toman las decisiones: Lo que la organizacin puede hacer Lo que la organizacin debe hacer

Vnculo estratgico: Lo que la organizacin puede hacer depende de lo que la organizacin conoce/sabe

Cmo gestionar el conocimiento?Cmo gestionar el conocimiento?

CodificacinPersonalizacin

Capturar y documentar conocimiento tcito y hacerlo disponible a otros

Ej: Bases de datos, pginas de Internet y lecciones aprendidas .

Promover contactos entre personas que poseen el conocimiento

Ej: Comunidades de prctica, grupos de innovacin, after action reviews .

Lecciones aprendidasLecciones aprendidas

Las Lecciones Aprendidas pueden definirse como el conocimiento o entendimiento ganado por medio del anlisis y la reflexin sobre una experiencia o proceso, o un conjunto de ellos.

Surgen de un proceso sistemtico de anlisis y reflexin colectiva Surgen de un proceso sistemtico de anlisis y reflexin colectiva con participacin de los involucrados

Pueden ser positivas o negativas Deben ser tiles y pertinentes Requieren de mecanismos de diseminacin Son un primer paso para la identificacin de

buenas prcticas

Por qu identificar Lecciones Aprendidas? Por qu identificar Lecciones Aprendidas?

Identificar factores de xito (eficacia, eficiencia, sostenibilidad)

Identificar deficiencias

Resolver problemas a travs de nuevos cursos de accin

(innovacin )(innovacin )

Mejorar la toma de decisiones futura

Definir modelos para otras intervenciones

(replicabilidad )

Tipos de Lecciones AprendidasTipos de Lecciones Aprendidas

Vinculadas a los productos y servicios a clientes

programas, proyectos, procesos, mtodos y tcnicas

Vinculadas a iniciativas organizacionales

Capacitacin de personal, procedimientos Capacitacin de personal, procedimientos

operacionales, normas de contratacin

Lecciones Aprendidas y el ciclo del Lecciones Aprendidas y el ciclo del proyectoproyecto

DISEO

IMPLEMENTACIN IMPLEMENTACIN

EVALUACIN

Cmo identificar Lecciones Aprendidas Cmo identificar Lecciones Aprendidas

Son el resultado de un proceso de

anlisis y reflexin:

sistemtico

colectivo colectivo

validadas con expertos

y otras experiencias

Antes de documentar lecciones aprendidasAntes de documentar lecciones aprendidas

Cul es la leccin aprendida que se quiere documentar

A quin se quiere transmitir y con qu propsito

Qu evidencias la sustentan Qu evidencias la sustentan

De qu forma esta leccin aprendida complementa y/o refuta el conocimiento existente

Bajo qu contexto especfico esta leccin aprendida es pertinente

Contenidos Notas de Lecciones AprendidasContenidos Notas de Lecciones Aprendidas

Contexto Resultados alcanzados Recursos invertidos Lecciones identificadas y Lecciones identificadas y

factores crticos Referencias

Diseminacin y aplicacin de Diseminacin y aplicacin de lecciones aprendidaslecciones aprendidas

Cmo compartir lecciones aprendidas:

Comunidades de prctica, redes temticas

Publicaciones

Talleres, seminarios, videoconferencias

Ferias de conocimiento

Banco de lecciones aprendidas

Uso de lecciones aprendidas:

Diseno de proyectos

Monitoreo y evaluacion

Planeacin y toma de decisiones

Metodologas propuestas:Metodologas propuestas:

Estudios de Caso

Observatorios de experiencias

After Action Review(Reflexin despus de la Accin)

Qu es un Qu es un After Action Review (AAR)After Action Review (AAR)??

Discusin estructurada donde se analiza una experiencia o actividad en funcin de sus objetivos, expectativas y resultados logrados Qu sucedi?, por qu sucedi?, y cmo puede

mejorarse?

Incluye a los responsables de la experiencia o actividad analizada

Es flexible, rpida e informal

Identifica recomendaciones especficas para la acci n o SARs

NO ES una evaluacin de la experiencia o una sesin de crtica o de recoleccin de quejas

Qu se necesita para realizar un AAR?Qu se necesita para realizar un AAR?

Roles : Facilitador Documentador Participantes: Poseedores del conocimiento

Recursos : Saln de reunin Papelgrafo Index cards Marcadores de colores Marcadores de colores Grabadora digital Computador

Otras condiciones : Tiempo para la reflexin Participacin voluntaria y continua Dilogo horizontal Experiencia compartida Visin comn sobre necesidad de mejora

Antes de realizar un after action reviewAntes de realizar un after action review

Identificar claramente el TEMA y el PROPSITO de la reflexin

Proveer un marco de tiempo

Invitar a participantes: Grupo representativo con riqueza de perspectivas Grupo representativo con riqueza de perspectivas No olvidar a los clientes y socios

Definir roles

Preparar logstica

Durante el after action reviewDurante el after action review

Qu se esperaba que sucediera? Breve descripcin del plan (lo propuesto)

Qu sucedi en realidad? Identificar hitos o momentos crticos (pre-durante-post) Construir lnea de tiempo

Qu podemos aprender y mejorar? (SARs) Qu podemos aprender y mejorar? (SARs) Anlisis de momentos criticos:

Qu funcion bien y por qu? Qu no funcion bien y por qu? Qu podra mejorarse y cmo?

nfasis en entender causas e identificar soluciones potenciales y especficas de mejora

Despus del after action reviewDespus del after action review

Reportar AAR y recomendaciones especficas para la accin (SARs) identificadas: SAR: Es necesario ms tiempo para entender el paquete

informtico Mejor SAR : Adquirir la documentacin de apoyo una

vez que el paquete informtico ha sido seleccionado

Validar reporte con participantes Diseminar reporte Hacer seguimiento a implementacin de SARs Usar reporte de AAR en planeacin (insumo)

Ejercicio prcticoEjercicio prctico

Objetivo : Conocer el mtodo de After Action Review

Tema: Sostenibilidad financiera de proyectos FOMIN

Capacidad de cobertura de los costos directos de los servicios brindados por el proyecto una vez que ha finalizado la proyecto una vez que ha finalizado la asistencia tcnica y financiera del FOMIN

Adaptado de Marco conceptual, lecciones operativas para la sostenibilidad en los proyectos FOMIN, S. Soler (2008).

Enfocado en UNA dimensin de sostenibilidad

ConclusionesConclusiones

Aspectos positivos / fortalezas del mtodo?

Aspectos negativos / debilidades?

Potenciales usos para identificar lecciones Potenciales usos para identificar lecciones aprendidas en: Proyectos? Organizaciones?

Formulario de evaluacin (Survey Monkey)