como organizar mejor su tiempo - waldweb.com.ar filecronometrar cada actividad con exactitud, al minuto. Se trata simplemente de Se trata simplemente de organizarse, de administrar

Lic. Alejandro Wald

Manual

CÓMO ORGANIZAR MEJOR SU TIEMPO

Diciembre 2012


2012, Lic. Alejandro Wald 2

Presentación ¡Bienvenido al Manual “Cómo Organizar Mejor su Tiempo”!

Antes de perder su precioso tiempo leyendo este documento, responda a las siguientes

preguntas:

• ¿Tiene usted frecuentemente la impresión de que el tiempo no le alcanza?

• ¿Se enfrenta a urgencias con mayor frecuencia de la que usted querría?

• ¿Es usted de los que a veces no saben por dónde empezar?

• ¿Se siente sometido a presiones con demasiada frecuencia?

Si ha respondido afirmativamente, probablemente este manual le será de ayuda. Todos

nosotros atribuimos al tiempo (o mejor dicho, a su falta) ser la causa de nuestros

problemas. A veces nos parece que pasa demasiado rápido; otras veces, demasiado

lento. El tiempo no puede dominarse. Pero sí es posible organizarse mejor, de modo tal

que nuestro tiempo sea más productivo y podamos vivir de una manera más agradable y

eficaz.

¡Espero que la lectura de este Manual le sea útil y entretenida!

Lic. Alejandro Wald



Contenidos

Bloque 1: LA EFECTIVIDAD

Bloque 2: ¿QUÉ HACE USTED CON SU TIEMPO?

- La importancia del tiempo.

- Tomar las decisiones correctas para el “ahora”

- El registro del tiempo.

- Ser proactivo o reactivo.

Bloque 3: LA PLANIFICACIÓN.

A) Objetivos y actividades.

- Descomponer los objetivos en tareas.

B) Decidir prioridades.

- La Regla del 80/20.

- Prioridades ABC.

- Procedimiento para establecer prioridades.

C) Listas de cosas para hacer

D) Tareas reactivas.

Bloque 4: USAR LA AGENDA

- Hacer las As.

- Tiempo para usted.

- Tareas C

- Tareas rutinarias.

Bloque 5: LAS INTERRUPCIONES

A) Interrupciones personales.

- Tiempos aceptables.

- ¿Tiene un minuto?

- Interrumpir las interrupciones.

- Prevención.

- Interrumpir a los demás.

B) Interrupciones telefónicas.

- Cuándo se pueden aceptar.

- Terminar las llamadas entrantes.

- Llamadas en mal momento.



Bloque 6: SER ORGANIZADO

A) Lugar de trabajo.

- Escritorios desordenados.

- Sistema de archivo.

B) Comunicaciones.

C) Reuniones.

D) Delegar.

- Procedimiento para delegar una tarea.

E) Otros ladrones de tiempo.

F) Decir “no”.



Bloque 1 LA EFECTIVIDAD

Administrar el tiempo...menudo problema.

Habitualmente asignamos al tiempo la fuente de todos nuestros problemas. Según las

circunstancias, nos parece que pasa demasiado rápidamente, o demasiado lentamente.

En una palabra, generalmente nos invade la sensación de que el tiempo es difícil de dominar

Administrar el tiempo no es estar mirando a cada rato el reloj. Tampoco significa

cronometrar cada actividad con exactitud, al minuto. Se trata simplemente de

organizarse, de administrar la propia vida más que el tiempo.

Mejorar su administración del tiempo es un emprendimiento serio, y puede exigir de

usted una modificación de sus actitudes con respecto a su vida y a su trabajo. Para

empezar, una mejor administración del tiempo permite un mayor control sobre la propia

vida. Por lo tanto, usted debe comenzar por diferenciar aquello que es importante para usted de aquello que no lo es.

Antes de empezar a aprender los principios y las técnicas para administrar su tiempo,

usted debe preguntarse qué es lo más importante en su vida y en su trabajo, y darle a

esto la prioridad absoluta. Seguramente va a enfrentar algunos obstáculos, pero su

objetivo consiste justamente en reconocer esos obstáculos y dominarlos, ya que esa es la

única forma en la cual usted podrá tomar el control de la situación.

Ahora intente responder a estas preguntas:

- ¿Qué es lo más importante para hacer hoy para usted? - ¿Qué es lo más importante para hacer en esta semana para usted? - ¿Qué es lo más importante para hacer este mes para usted?

Si puede responder a estas preguntas, usted ya está en el buen camino.

¿Existen técnicas para administrar mejor el tiempo? La respuesta es afirmativa. Esas

técnicas se pueden aprender y dominar; son de aplicación sencilla, pero hay que

perseverar para que lleguen a transformarse en hábitos.

Probablemente tenga que abandonar viejos hábitos (lo cual nunca es tarea sencilla) e

incorporar las nuevas técnicas que va a aprender en este curso a su forma de trabajar. La

única forma en la que usted podrá administrar su tiempo de manera eficaz es haciendo

que estas técnicas se transformen en nuevos hábitos.



Usted debe estar reflexionando acerca de lo complicado que va a ser cambiar sus

hábitos. Déjeme decirle, como consuelo, tres cosas:

1. Usted no está solo en esto. Los estudios y estadísticas muestran unívocamente que

las personas cada vez trabajamos más, y queremos cambiar este hábito. No se trata de

trabajar más; se trata de trabajar mejor.

2. Usted no puede hacerlo todo. Concéntrese en hacer solamente lo más importante; si

usted hace bien las cosas importantes, nadie le va a reprochar que deje de hacer las

cosas insignificantes.

3. Cuando usted siente que tiene el control, el estrés se reduce. Al dominar las técnicas

para administrar el tiempo, usted recupera el control.

Para establecer un punto de partida, le propongo que evalúe cómo está administrando

usted su tiempo ahora mismo. Trate de hacer el test que está en la página que sigue. Una

vez que haya terminado este curso, y una vez que haya aplicado a lo largo de dos meses

las ideas que aprenda en este curso, haga de nuevo el test. Su puntaje debería

incrementarse en 10 o 20 puntos la segunda vez. Si logra aumentar 15 puntos, el

resultado es muy importante.



TEST PARA EVALUAR SU CAPACIDAD PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Póngase un puntaje para cada afirmación entre 0 (malo) y 5 (excelente).

Afirmación

Su puntaje

Tengo muy claro lo que es importante para mí y lo que no lo es.

Mis objetivos de rendimiento en mi trabajo están muy claros.

Doy prioridad a mis objetivos profesionales.

En mi trabajo tengo la sensación que controlo la situación.

Dedico tiempo para planificar cada día.

En mi día de trabajo me dedico a hacer las tareas más importantes.

Me doy cuenta cuando una tarea no es verdaderamente importante,

aún cuando sea urgente.

Me obligo a reservar tiempo para las cosas importantes.

Trato de decir “no” a tareas que no son verdaderamente

importantes, o que no forman parte de mis tareas.

Reconozco las tareas triviales, y las resuelvo rápidamente.

Controlo bien las interrupciones, incluyendo las llamadas

telefónicas.

Mi lugar de trabajo está bien organizado; encuentro las cosas sin

problemas en el momento en que las necesito.

Mi trabajo y mi vida privada están bien equilibrados.

Tengo presentes todos mis compromisos y cumplo con ellos.

Cuando dedico mi tiempo a hacer algo, lo aprovecho bien.

Mi agenda es una herramienta vital para mí.

Vuelvo a mi casa a una hora razonable, y muy pocas veces me llevo

trabajo a casa.

Considero que mi estrés está razonablemente controlado.

Sé con bastante precisión cuales son mis objetivos.

Cada día hago una lista de las cosas para hacer, y las ordeno según

su prioridad.

Total Ahora: Total dentro de dos meses:

La mejora en la administración del tiempo exige perseverancia. Tiene que ver con

pensar, pero más que nada con actuar. Es comparable a hacer dieta para adelgazar: usted

sabe lo que tiene que hacer – un cambio permanente y duradero en su forma de

alimentarse – pero aún cuando usted sabe lo que tiene que hacer, ¿lo hace?.

Con la administración del tiempo es igual. Si aplica las técnicas que se explican en este

curso, conseguirá que los cambios se vuelvan permanentes. Sea exigente con usted

mismo, y no dé más vueltas: empiece cuanto antes.



Actividad ¿Cuáles son los obstáculos que usted enfrenta para administrar más eficazmente su tiempo? Escriba a continuación cuáles son los obstáculos que usted enfrenta para poder

organizar mejor su tiempo. Luego asigne a cada uno de esos obstáculos un orden de

importancia (al más importante asígnele el número 1 y así sucesivamente).



Bloque 2: ¿QUÉ HACE USTED CON SU TIEMPO? Una semana tiene ciento sesenta y ocho horas, aunque muy habitualmente usted siente

que son menos, o que no le alcanzan para todo lo que tiene que hacer.

Hay cinco tareas básicas que usted tiene que llevar a cabo, y en el resto de este curso

usted va a aprender cómo hacerlo. Esas cinco tareas son:

1. Desarrollar la conciencia de que su tiempo es importante y de cómo utilizarlo.

2. Tener perfectamente en claro qué es lo que usted realmente quiere lograr, en su vida

privada y en su trabajo.

3. Dar prioridad absoluta a las actividades que lo ayudan a lograr aquello que usted

quiere lograr, y hacerlo.

4. Dedicar el tiempo necesario a sus prioridades, al mismo tiempo que es amable con las

demás personas y desempeñará adecuadamente el papel que le corresponde desempeñar

en su equipo de trabajo.

5. Entender qué y quién le roban su tiempo, y enfrentarlos de manera correcta y

efectiva.

Estas cinco tareas tienen relación con la actitud necesaria para mejorar la administración

del tiempo. Sin una actitud de verdadero interés por mejorar su administración del

tiempo, ninguna agenda ni ninguna lista de cosas por hacer podrá resolver sus

problemas.

La importancia del tiempo

El primer paso para tomar conciencia de la importancia del tiempo es indagar acerca de

cómo se lo usa. Esta indagación es, además, el primer paso para usarlo mejor.

Contrariamente a lo que dice la famosa frase, el tiempo no es dinero. El dinero puede ir

y venir; se puede ganar más o menos. El tiempo, por el contrario, se va y no vuelve; y es

imposible conseguir más: siempre viene en la “misma cantidad”.

Podemos pensar en un día de veinticuatro horas compuesto por cuatro clases de tiempo,

que “compiten” entre sí:

Tiempo dedicado a la salud: es aquella parte del día que dedicamos al mantenimiento

de una buena salud, es decir, comer, dormir, descansar, hacer ejercicio, etc.

Tiempo dedicado al trabajo: es el tiempo que usted “vende” o “regala” a una

organización, lo que incluye a su trabajo pero también a cualquier actividad de

participación comunitaria (por ejemplo, un voluntariado en una organización de

beneficencia).

Tiempo dedicado a la familia: el tiempo que usted le dedica a la familia y a la vida de

hogar.

Tiempo dedicado al ocio: tiempo que usted emplea discrecionalmente como quiere, en

soledad o con otras personas, para distraerse, hacer deportes, leer, ver televisión, etc.



Hay muchas personas que se sienten presionadas para trabajar más horas, llegando a

veces a competir con colegas para ver quién es el último en irse de la oficina. Pero pasar

más horas trabajando supone tener menos tiempo para la salud, para el ocio o para la

vida familiar.

Habitualmente vemos que este problema empieza con pequeños recortes al tiempo de

ocio o al tiempo que se pasa con la familia. Usted empieza a llegar cada vez más tarde a

su casa, o empieza a salir de su casa más temprano. ¿Eso es bueno o malo? La respuesta

es suya. ¿Es que usted de veras ha decidido pasar más tiempo trabajando y menos

tiempo con su familia o sus amigos? ¿Se ha preguntado qué es lo que quiere hacer?

Luego suelen venir las amenazas al tiempo que dedicamos al cuidado de nuestra salud.

Usted pasa de largo el almuerzo, o come un sándwich en su lugar de trabajo a las

apuradas. Pasa de largo los descansos y no duerme lo suficiente. Pero por esto mismo la

calidad de su trabajo se ve resentida, al igual que su salud. El primer paso al infarto, a la

crisis nerviosa o al desgaste irreversible de su vida familiar ya ha sido dado.

Nunca se escuchó a nadie decir, en su lecho de muerte, “debería haber dedicado más

tiempo a mi trabajo”

Que se entienda bien: las presiones en el trabajo son bien reales. Todos tenemos que

ganarnos la vida. Los gastos hay que pagarlos. Y los trabajos con poca presión no

existen o no están disponibles.

Pero aún así, si su objetivo es tener un mayor control sobre su situación usted tiene que

decidir, dentro de sus circunstancias particulares, qué cantidad de tiempo quiere dedicar

a su salud, trabajo, familia y ocio. Piense en ello con detenimiento y establezca cuáles

son sus verdaderas prioridades.

Algunos directivos trabajan al menos quince horas por semana por encima de lo que sus

condiciones de contratación les exigen. Lo que es igual a dos días extra por semana.

¿Usted le daría a un cliente un descuento extra del 40% cada semana?

Tomar las decisiones correctas para el “ahora”

Administrar bien su tiempo supone mejorar la efectividad haciendo las cosas

importantes en el momento justo, a expensas de aquello que no tiene importancia. No

estamos hablando de mejorar la eficiencia. Esto es un paso posterior. No tiene sentido

demostrar ser muy eficiente haciendo rápido y bien aquellas cosas que no es necesario

hacer.

Usted toma muchísimas decisiones todos los días sobre lo que va a hacer en el momento

siguiente, es decir, “ahora”. Su habilidad para asignar prioridad a lo importante en esas

decisiones cotidianas es clave para su éxito.



En su trabajo hay cuatro clases de eventos que se pelean por conseguir su atención a

cada momento. Si usted controla estos cuatro tipos de eventos cada vez que tiene que

decidir lo que va a hacer “ahora” no será necesario que trabaje quince horas de más cada

semana.

Esos cuatro tipos de eventos son:

• Tareas planeadas de manera proactiva

• Tareas rutinarias

• Eventos reactivos o “mini crisis”

• Ladrones de tiempo

Las tareas planeadas de manera proactiva son todas aquellas cosas importantes que

usted planea hacer. Se refieren a su trabajo y a sus objetivos profesionales. Son las

actividades que hacen que usted y su organización progresen.

Las tareas rutinarias sólo nos llevan unos minutos, y “ahora” puede ser un buen

momento para hacerlas. Estas tareas no nos ayudan a avanzar, pero no hacerlas nos hace

retroceder.

Los eventos reactivos o “mini crisis” ocurren continuamente a lo largo de su día de

trabajo. A veces ni siquiera están relacionados directamente con su trabajo, pero a usted

le gusta ayudar y puede dar una mano.

Los ladrones de tiempo nos tienden una trampa. Un colega se sienta en su escritorio a

contarle todas las cosas que hizo el fin de semana, o no encuentra por ninguna parte ese

maldito contrato que tanto necesita encontrar.

La conclusión es evidente por sí misma: cuanto más tiempo dedique a las tareas

rutinarias, los eventos reactivos o “mini crisis” y a los ladrones de tiempo, menos

tiempo tendrá disponible para las tareas importantes planificadas proactivamente.

Cada hora que usted pasa haciendo cosas de rutina, o solucionando imprevistos y

mostrando lo útil que es usted en las emergencias, o escuchando chismes al lado de la

máquina expendedora de café es una hora menos que usted tiene para dedicarse a las

cosas verdaderamente importantes.

Por supuesto que debe haber tiempo para todas esas cosas. Los trabajos rutinarios deben

ser hechos. Tiene que colaborar cuando hay una crisis. Es imposible trabajar sin

interactuar socialmente con sus colegas y compañeros. Usted debe hacer todas estas

cosas, pero al mismo tiempo tiene que tener conciencia de la importancia de su tiempo.

Aprenda a ser riguroso con el control del tiempo dedicado a cosas menos importantes.

Permítame que insista: conseguir sus objetivos, es decir, las cosas que realmente le

importa conseguir, es lo que determina su progreso profesional y sus logros, no las

tareas rutinarias o los chismes.



Dedicar demasiado tiempo a cosas poco importantes implica trabajar hasta tarde para

poder hacer las cosas más importantes.

El registro del tiempo

Por lo tanto, ¿qué hace usted con su tiempo? Mídalo. Trate de controlar la forma en la

que usa su tiempo durante un cierto período. Los resultados podrían ser sorprendentes,

pero al menos va a tener una información precisa a partir de la cuál usted podrá basar

sus decisiones.

No calcule el tiempo al final del día; será mucho más preciso si va tomando notas cada

media hora o cada hora a lo largo del día..

Muy posiblemente usted se sorprenderá de los resultados de esta medición. Una vez que

tenga en sus manos los hechos, podrá examinarlos críticamente y estará en condiciones

de decidir qué tiene que cambiar. Esa decisión le corresponde únicamente a usted.

Ser reactivo o proactivo

.

Nuestro trabajo nos requiere que reaccionemos a los eventos que ocurren a nuestro

alrededor, pero también se requiere de nosotros que seamos generadores de eventos, es

decir, que seamos proactivos. Para ser más proactivo y menos reactivo usted debe

concentrarse en las actividades planeadas, dedicándoles más tiempo, y menos a los

acontecimientos, ladrones de tiempo, tareas y trabajos rutinarios. Establezca un

compromiso para ser más proactivo en el uso de su tiempo, de aquí a dos meses.

.



Actividad: ¿Cuáles son sus actividades de “alto rendimiento”? Todos nosotros hacemos distintas actividades durante nuestro día de trabajo. Algunas de

ellas son importantes y las denominamos “de alto rendimiento”, porque contribuyen a

que usted y la organización avancen. Otras no son importantes. Escriba a continuación

cuáles son las actividades importantes que usted lleva a cabo, y cuáles son las menos

importantes.

Mis actividades importantes o de “alto rendimiento”

Mis actividades poco importantes o de “bajo rendimiento”



Bloque 3: LA PLANIFICACIÓN Muchos trabajos importantes se hacen demasiado rápido porque nos falta tiempo. La

verdad es que tenemos tiempo, ciento sesenta y ocho horas a la semana. Lo que pasa es

que no somos eficaces a la hora de establecer prioridades.

Si otras cosas se sitúan delante de sus objetivos personales o profesionales, entonces

usted tiene que usar una técnica de planificación que asigna a las cosas importantes el

lugar que les corresponde.

La mayor parte de las personas se deja influir por el curso de los acontecimientos y se

dedica a hacer aquello que cree que los demás esperan que haga o a lo que parece

urgente, aunque no sea particularmente importante. Muchas personas hacen su lista de

“cosas para hacer”, pero al cabo de un rato dejan de prestarle atención ya que son los

acontecimientos los que “ordenan” sus días.

La planificación no es un proceso complicado, pero tiene que convertirse en un hábito.

• Decida qué es importante para usted, es decir, sus objetivos.

• Ordene esos objetivos según su prioridad y determine plazos para alcanzarlos.

• Descomponga cada objetivo en una serie de tareas menores, con una fecha límite

para cada una de ellas.

• Programe la realización de todas esas tareas en meses específicos.

• Haga su lista de “cosas para hacer” para cada día, incluyendo temas proactivos y

otras tareas rutinarias.

• Al empezar cada día, dedique cinco minutos a planificar su tiempo.

• Programe cada semana y cada día, dejando algún hueco libre por si aparece

algún imprevisto.

Objetivos y actividades

Los objetivos son aquellas cosas importantes que usted aspira a conseguir, ya sea en su

trabajo o en su vida privada. La mayoría de estos objetivos son demasiado complicados

para conseguirlos ahora mismo. Usted tendrá que descomponerlos en porciones (las

tareas) y decidir cuándo va a ocuparse de todas las tareas.

Hay gente a la que no le gusta hablar de objetivos. Consideran que los objetivos

requieren de una excesiva organización, y que limitan la espontaneidad. Si bien esto es

parcialmente cierto, normalmente se trata de una concepción equivocada. Si a usted no

le gusta la palabra “objetivos”, denomínelos de otra manera. Para hacerlo más simple,

los objetivos son las cosas más importantes para usted. Pero si quiere conseguirlas, tiene

que tener claro cuáles son esas cosas, y ponerse un plazo para obtener cada una.

Dentro de cinco años, ¿qué habrá logrado? Esta es la pregunta clave acerca de sus

objetivos. Piense en ello usando las siguientes preguntas. Revise las respuestas.

• En su vida privada, ¿cuáles son las cosas importantes que quiere conseguir en

los próximos años?



• En su vida profesional, ¿cuáles son las cosas importantes que quiere conseguir

en los próximos años?

• En su vida privada, ¿cuáles son las cosas importantes que quiere conseguir en

los próximos meses?

• En su vida profesional, ¿cuáles son las cosas importantes que quiere conseguir

en los próximos meses?

Responda a estas cuatro preguntas, y contraste las respuestas. ¿Es cierto todo lo que ha

respondido? ¿Va a dedicarse a lograrlo? Combine las listas de respuestas y decida las

prioridades. Guarde esta lista definitiva en algún lugar seguro, preferentemente su

agenda.

Hábito clave: saber qué quiere hacer – sus objetivos – y planificar cómo y cuando lo va a hacer.

Descomponer los objetivos en tareas

Considere su objetivo más importante como si fuera un proyecto profesional o laboral.

Después haga lo mismo para los demás objetivos.

• Defina el objetivo lo más específicamente posible.

• Decida cuándo quiere conseguirlo.

• Descomponga cada objetivo en una serie de tareas necesarias para conseguirlo.

• Ordene las tareas de acuerdo a su orden de realización.

• Determine el plazo para cada tarea.

Ejemplo: mejorar en natación y pasar más tiempo con mis hijos.

Objetivo:

Hacer veinticinco largos seguidos dentro de doce meses, en mayo de 2009.

Tareas:

Nadar cada semana los jueves por la tarde y llevar a mis hijos haciendo que sea un plan

familiar. Hacer que me animen.

Mañana: llamar al club para pedir información sobre los horarios de las clases de

natación. Anotarme en las que me interesan.

Final del mes 1: hacer dos largos seguidos.

Final del mes 2: hacer cuatro largos seguidos.

Final del mes 3: hacer seis largos seguidos.

Mes 12: hacer veinticuatro largos seguidos.



Decidir prioridades

Decidir prioridades es uno de los hábitos más importantes que es necesario adquirir. No

es cierto que todo tiene la misma prioridad, como suponemos a veces. No todas las

cosas son igualmente importantes.

Fácilmente dedicamos demasiado tiempo a hacer cosas simplemente porque son

urgentes, o porque alguien grita demasiado fuerte, no porque sean importantes. Por lo

que muchas veces los asuntos urgentes, que en el esquema general de las cosas no son

especialmente importantes, se colocan por delante de aquellas cosas que son realmente

importantes.

Hay escalas de importancia y de urgencia. Algunas tareas son importantes y otras no.

Algunas tareas son urgentes y otras no lo son. El sentido de urgencia, con sus demandas

de acción inmediata, distorsiona la impresión de importancia y nos lleva a dedicar

demasiado tiempo a hacer ciertas cosas simplemente por su urgencia. Un ejemplo: si se

está quedando sin combustible es urgente que llene el tanque, pero no es importante la

estación de servicio en la que cargue. Es una tontería recorrer 20 kilómetros de más para

sumar puntos, sobre todo si se está quedando sin combustible.

Que algo sea urgente no nos dice nada sobre su importancia. Mantener separados los conceptos de urgente e importante es fundamental.

Para establecer prioridades considere tanto la importancia como la urgencia:

• Importante y urgente: hay que hacerlo y usted se beneficia si lo hace. Hágalo

ahora y dedíquele todo el tiempo necesario.

• Urgente pero no importante: ¿es importante para alguien más? ¿Es el problema

de otra persona? Hágalo pronto, pero dedíquele el menor tiempo posible. ¿puede

delegarlo en otra persona?

• Importante pero no urgente: Esta es la forma en la que debería ser su vida y su

trabajo. Planee cuándo lo va a hacer, y hágalo con toda la calma posible.

• Poco importante y no urgente: Entonces, ¿para qué hay que hacerlo? ¿Quién lo

dice? ¿Por qué perder tiempo que podría utilizar para otras cosas más

importantes? Si no encuentra respuestas satisfactorias a estas preguntas, no lo

haga.



En el siguiente cuadro puede ver algunos ejemplos:

Importante y urgente - Una visita inesperada de un cliente muy importante.

- Se ha descompuesto una máquina y la producción está detenida.

- Lo llaman del colegio de su hijo porque no se siente bien.

Urgente pero no importante - Una visita inesperada de un proveedor poco importante.

- Una reunión rutinaria.

- Un colaborador le pregunta si mañana puede tomarse medio día para unnnos trámites

personales.

Importante pero no urgente - Prevenir problemas de producción en el futuro.

- Su hijo quiere que usted le enseñe a jugar al ajedrez.

- El presupuesto para el año próximo.

Poco importante y no urgente - Evitar los chismes entre compañeros de trabajo.

- Perfeccionar una planilla que funciona bien.

- Corregir hasta el mínimo detalle un informe que acaba de escribir.

La regla del 80/20

La verdad es que no dedicamos a las tareas más importantes la mayor parte de nuestro

tiempo. La regla del 80/20 indica que aproximadamente el 20 por ciento de lo que

hacemos produce aproximadamente el 80 por ciento de los resultados importantes. Esta

regla se aplica a todo tipo de actividades:

• 80 por ciento de las ventas corresponden al 20 por ciento de los clientes.

• 80 por ciento de nuestro tiempo libre lo pasamos con el 20 por ciento de

nuestros amigos.

• 80 por ciento de los problemas son generados por el 20 por ciento de los

clientes.

Piense cómo esta regla general se aplica a su vida y a su trabajo:

• ¿Qué 20 por ciento de sus tareas genera el 80 por ciento de sus resultados?

• ¿Qué 20 por ciento del tiempo que pasa en casa mejora más su vida familiar?



Prioridades ABC

Este es un método de asignación de prioridades. Es un sistema muy simple pero efectivo

y ampliamente usado, que da prioridad a las tareas de acuerdo con tres niveles. Estos

niveles corresponden a cosas que tiene que hacer, que debería hacer o que podría hacer.

A esas prioridades se las denomina A, B y C.

Hábito fundamental: establecer un orden de prioridades. A = Tengo que hacer. Prioridad máxima. Las cosas más importantes para usted.

B = Debería hacer. Prioridad media.

C = Podría hacer. Prioridad baja.

Piense en sus tareas que tienen prioridad A. Decida cuál es la más importante de todas

ellas y asígnele el nombre A1. La siguiente tarea más importante será la A2, y así

sucesivamente. Numerar las tareas B y C es una pérdida de tiempo. Pocas veces usted

podrá terminar todas sus tareas A; si lo consigue, entonces podrá numerar sus B.



Procedimiento para establecer prioridades

Fije sus objetivos para un período determinado

Haga una lista de actividades a prever

Evalúe el tiempo necesario para ejecutar

cada actividad

Precise la fecha límite para cada actividad

Tenga en cuenta a las personas involucradas



Listas de cosas para hacer

Si se utilizan inteligentemente, las listas de cosas para hacer constituyen la mejor ayuda

posible para tomar el control de la situación y hacer las cosas importantes.

Las listas de cosas para hacer son sencillas. En lugar de tratar de acordarse de todo lo

que quiere hacer hoy, escríbalo, ordénelo según su importancia y vaya tildando todo lo

que vaya haciendo. Esto es una lista de cosas para hacer.

Escribir las listas de cosas para hacer es clave para pasar de la planificación a la

ejecución de lo planificado.

Muchas personas usan estas listas pero no les sacan el máximo provecho. Algunos

retienen la lista mentalmente, olvidando, en muchos casos, algunos puntos de la lista.

Otros agregan tantas cosas que la lista se va haciendo más y más larga. Para usar bien

una lista de cosas para hacer:

• Haga una lista nueva al empezar cada día.

• Escriba siempre la lista en el mismo sitio, puede ser su agenda o un cuaderno de

notas.

• Sea riguroso al establecer prioridades en su lista, agrupando las tareas en A, B y

C, según su importancia.

• Empiece por la tarea más importante A1, luego siga con la A2 y así

sucesivamente.

• No espere poder completar todas las tareas de la lista.

• Vaya marcando con un tilde las tareas que vaya completando, o ponga una cruz

y páselas a otra lista de tareas para hacer el día siguiente.



Hábito fundamental: Use una lista de cosas para hacer nueva, escrita y ordenada por orden de importancia cada día. Mírela para saber qué tiene que hacer.

Tareas reactivas

Si durante el día aparece algo nuevo (y le aseguro que va a aparecer) agréguelo a su lista

de cosas para hacer y evalúe su orden de importancia en relación al resto de las tareas

que ya figuran en su lista. No lo convierta en A1 sólo porque es algo nuevo o porque

alguien le ha dicho que es urgente. Si realmente es la nueva A1 trátela como tal. Si no lo

es, colóquela en el sitio que le corresponda según su importancia.



Actividad: Importante y urgente Indique a continuación cuáles son las actividades importantes y las actividades urgentes

que usted realiza. Siguiendo el ejemplo que aparece en la exposición anterior, consigne

tanto actividades profesionales como actividades de su ámbito “personal”.

Actividades Importantes

Actividades Urgentes



Bloque 4: USAR LA AGENDA

La programación de su agenda está directamente relacionada con el trabajo que usted

tiene. Si su trabajo incluye muchas reuniones y visitas, entonces necesitará programar

su agenda con el máximo detalle. Por otro lado, si su trabajo consiste en tareas que

siguen una rutina fija, su necesidad de programar la agenda será menor.

Intente equilibrar su lista de cosas para hacer y su agenda. Es imposible hacer todas las

cosas de una larga lista de cosas para hacer si su día está lleno de reuniones. Si su día de

trabajo está lleno de reuniones y visitas, es mejor que piense en su lista de cosas para

hacer como si fuera para mañana, no para hoy. De esa manera, todo lo que logre hacer

hoy será un plus.

Consejo práctico

Cuando programe lo que tiene que hacer en su agenda, escriba a qué hora empieza y a

qué hora termina. Si tiene que asistir a reuniones convocadas por otras personas,

pregunte siempre a qué hora terminan.

Hacer las As

Cuando haya preparado su lista de cosas para hacer, empiece el día siempre haciendo su

A1, porque usted mismo ha decidido que es su mayor prioridad. Casi todas las personas

tienden a empezar por las Cs, las cosas menos importantes, porque son las que parecen

más sencillas y “me va a llevar un ratito, nada más”. Habitualmente estos “ratitos” se

transforman en medias horas. Empezar el día haciendo las cosas más triviales es una

forma absurda de trabajar. No tener tiempo para las cosas B y las cosas C es

completamente normal. Si algún día se transforman en cosas A, es decir, cosas de

máxima prioridad, entonces se harán, sin ninguna duda.

Tiempo para usted

Las personas cuya agenda está muy llena encuentran difícil encontrar tiempo incluso

para hacer sus cosas A. Por lo general, para completar eficazmente las tareas A se

necesitan períodos largos de concentración. Puede ocurrir que su A1 le requiera hasta

dos horas de esfuerzo, o incluso más. Si usted dedica a esta tarea cinco minutos ahora y

cinco minutos más tarde, su manera de abordar esta tarea será muy poco efectiva.

Necesita un período concentrado, es decir, consolidar su tiempo. Y esto es realmente

difícil de lograr, ya que nuestro día de trabajo se van entre interrupciones, llamadas

telefónicas, gente que entra a hacernos preguntas, mensajes de correo electrónico,

reuniones, etc.

Así las cosas, puede resultarle imposible disponer del tiempo necesario para dedicarse a

las tareas importantes, aquellas que le hacen progresar a usted y también a su

organización. Por lo tanto resulta fundamental que usted reserve tiempo para las tareas



A. Se usan distintos nombres para referirse a este tiempo: tiempo exclusivo, tiempo

discrecional, tiempo para uno mismo. El nombre que usted le ponga no tiene

importancia. Lo que es fundamental es que usted disponga de ese tiempo y lo cuide.

Programe este tiempo para usted mismo en su agenda. De esta manera, cuando alguien

lo llame por teléfono para ver si usted está disponible, usted se verá obligado a

detenerse y pensar. ¿Qué es más importante? ¿Dedicarle ese tiempo a su A1 o que le

conceda ese tiempo a la persona que llama? Trate de ver su tiempo para usted mismo

como una reunión con su A1. Prográmelo como programaría cualquier otra reunión

importante. Proteja ese tiempo. Recortar una o dos horas en una agenda demasiado

cargada hace maravillas en la productividad personal.

Hábito fundamental: programe el tiempo para usted mismo en su agenda como si fuera una reunión con su A1 Consejo práctico: si sabe que en determinado momento del día (a primera hora o a última hora, por ejemplo) rinde más, transforme ese momento en tiempo para usted mismo, siempre que pueda. Tareas C Siempre va a tener muchas tareas C. La vida está llena de cosas insignificantes que

parecen importantes y que nos llevan a desorganizarnos. Sea precavido: la vida es

demasiado importante para dedicarse a las tareas C. Pero tenga cuidado: algunas tareas

C se pueden convertir en A casi sin que usted se dé cuenta.

En este campo usted tiene que aplicar la regla del 80/20:

• El 20 por ciento de las tareas C se van a tener que hacer en algún momento, ya

que si las ignoramos definitivamente terminarán convirtiéndose en un problema.

Planifique cuándo va a hacerlas.

• El 80 por ciento de las tareas C no tienen que hacerse. Olvídese de ellas.

• Identifique las tareas repetitivas que no son útiles y que solamente se hacen por

tradición, y elimínelas.

Tareas rutinarias

Parte de nuestro tiempo está dedicado a trabajos rutinarios, cosas que no lo harán

avanzar, pero que si las deja de lado lo harán retroceder.

Decida si es necesario hacerlas, y si es usted el responsable de hacerlas. ¿Puede pedirle

a otra persona que las haga? Planifique hacer un poco de estas tareas cada día, pero sea

flexible. Mantenga el sentido de la importancia: hágalas en aquellos momentos en los

que se sienta más cansado o menos efectivo.



Actividad: Su A1 de mañana Describa con detalle cuál es su actividad A1 para mañana. Estime cuánto tiempo

exclusivo va a necesitar para hacer esa A1. Escriba ese tiempo y consigne a

continuación en esta misma hoja qué horas del día de mañana va a bloquear en su

agenda para llevarla a cabo.



Bloque 5: LAS INTERRUPCIONES

Las interrupciones son una parte de nuestra vida laboral, y a menos que pueda

manejarlas, van a obstaculizar su trabajo. Una investigadora descubrió que típicamente

un jefe de área es interrumpido 60 veces al día (un promedio de una vez cada 8 minutos)

y algunos aún más veces. También averiguó que una gran parte de esas interrupciones

podrían haber esperado al menos una hora.

Interrupciones personales En cualquier trabajo las relaciones con los demás son una parte esencial, tanto desde el

punto de vista de las comunicaciones para realizar el trabajo como desde el punto de

vista social. Pero si pasa demasiado tiempo comunicándose, y especialmente “haciendo

sociales”, usted va a terminar haciendo mal su trabajo. Usted tiene que encontrar un

camino intermedio que le permita manejar la situación. Para eso usted deberá tomar el

control sobre dos cosas: 1) cuándo es posible aceptar ser interrumpido; 2) cuánto deben

durar esas interrupciones.

Hábito fundamental: controle las interrupciones, especialmente las no deseadas.

Tiempos aceptables Las interrupciones personales tienen lugar cuando otra persona viene, asoma la cabeza

por su puerta y le dice: “¿Tenés un minutito?” La traducción habitual de esta pregunta

es “¿Tenés media hora?”

Estar disponible y ser accesible es fundamental, pero no todo el tiempo. Muchas

personas están orgullosas de tener siempre su puerta abierta. Esta es una forma muy

noble de trabajar con los demás, pero en ciertas oportunidades y durante algunos

períodos de tiempo es necesario cerrar la puerta para poder adelantar con las tareas A1.

Estar constantemente disponible de tal modo que usted pueda ser interrumpido en

cualquier momento implica renunciar totalmente a organizar su tiempo. Si su despacho

tiene puerta, tenga presente que una de las cualidades de las puertas es que pueden

cerrarse. Si resulta necesario, hágalo.

Posibles señales de “no interrumpir”:

• Un asistente que bloquee el paso y tome mensajes;

• horas “para consultas”;

• una puerta cerrada;

• un cartel de “no molestar” o “tiempo exclusivo” en la puerta de su despacho;

• una bandera roja en la puerta del despacho.

Para ser efectivas estas señales deben entenderse por todos. Tiene que indicar a los

demás qué está haciendo y por qué, y animarlos a organizarse de manera similar.



Consejo: si no tiene secretaria, pida a sus colegas más cercanos que tomen los mensajes para usted durante su tiempo exclusivo. Haga lo mismo para ellos.

Las interrupciones no pueden eliminarse del todo, pero si pueden controlarse. El secreto

para esto es la determinación en el control. Recuerde cuáles son sus prioridades.

Considere a su tiempo como el recurso valioso que es.

¿Tiene un minuto?

¿Y si a pesar de todo siguen intentando interrumpirle? Seguramente lo harán menos que

antes, pero siempre alguna interrupción habrá. Si alguien viene y le pregunta “¿Tiene un

minuto?” y usted anda escaso de tiempo, ¿qué hacer?

Una solución muy recomendada y que funciona es decir: “Precisamente ahora no tengo

tiempo porque estoy ocupado con ... que tengo que entregar a las ...Si es realmente

importante que hablemos ahora puedo concederte solamente cinco minutos. Si no

terminamos en ese tiempo, podemos ver cuándo encontramos un rato para seguir”.

Las ventajas de esta técnica son las siguientes:

• Concede que la interrupción es importante para la persona que la ocasiona.

• Frena sus expectativas al hablarle de lo que usted está haciendo y del plazo que

tiene para terminarlo.

• Establece tiempos límite.

• Hay temas que, si se los manejan bien, pueden resolverse en cinco minutos.

• Cuando tenga más datos sobre la cuestión que ocasionó la interrupción, podrá

decidir si quiere ampliar el tiempo de cinco minutos concedidos originalmente:

tal vez sea una nueva A1.

• Es una técnica honesta y directa.

Interrumpir las interrupciones

Más de una vez nos ha pasado que hemos querido que la gente se fuera y nos permitiera

seguir con nuestras tareas interrumpidas. ¿Cómo puede persuadir educadamente a

alguien para que se vaya? ¿Cómo terminar una reunión, de forma diplomática?

La técnica más simple y más útil es la apelación directa, tradicional y franca: “Juan, lo

lamento pero voy a tener que dar por terminada nuestra conversación. Tengo muchas

cosas que hacer y varios trabajos pendientes para presentar. Igualmente ya tocamos

todos los temas que teníamos que hablar, pero si te parece que tendríamos que seguir

conversando podemos buscar un hueco para hacerlo más tarde”.



Consejos - Frene las expectativas de quien lo visita desde el inicio de la conversación, avisándole que sólo dispone de algunos minutos. - Quédese de pie junto a su mesa de trabajo. - Mire el reloj. - Proponga seguir en otro momento. - Si pese a todo el otro no se va y la situación ya es desesperante, agarre sus cosas y váyase usted. Vuelva al cabo de unos minutos; es probable que la visita se haya retirado.

Prevención

Si usted ya sabe que algunas personas son un problema:

• Averigüe por qué lo hacen. Solucione el problema y las interrupciones

innecesarias dejarán de ocurrir.

• Tome nota de sus visitas y de los hechos: fechas, tiempos y causas. Reúnase

luego con ellos, explíqueles por qué en algunas ocasiones sus interrupciones son

un problema y hable acerca de cómo podrían solucionar el problema.

• Reúnase en el lugar de trabajo de ellos. Así usted podrá controlar la situación, ya

que va a ser usted el que se vaya.

Interrumpir a los demás

Mucha gente se queja de que le interrumpen, pero al mismo tiempo interrumpen a los

demás sin preguntar si molestan:

• Pregunte si le pueden dedicar unos minutos.

• Explique el motivo y cuánto tiempo va a necesitar.

• Decidan juntos si van a reunirse ahora o en otro momento.

Interrupciones telefónicas

Los mismos principios que se aplican para las interrupciones personales se aplican para

las interrupciones telefónicas: controle cuándo se pueden aceptar y su duración.

Cuándo se pueden aceptar

Usted no puede adivinar cuándo va a sonar el teléfono, pero puede proteger su tiempo

exclusivo. En esos momentos desvíe las llamadas a un colega. A cambio, usted va a

recibir las llamadas de él cuando él lo necesite. Cuide que siempre le pasen los

mensajes. Permita que sus colegas determinen si una llamada es lo suficientemente

importante como para interrumpirlo.



Terminar las llamadas entrantes

Hay veces en que resulta difícil terminar algunas llamadas entrantes no deseadas o que

ya han cumplido con su objetivo. Para dar por finalizada una llamada sin ofender a su

interlocutor, usted debe dejarle la impresión de que ha comprendido y que tomará las

medidas adecuadas.

• Determine qué necesita el que llama; tome notas en su cuaderno de notas o en su

agenda.

• Informe al que llama que usted está tomando notas. Eso le hará asegurarse de

que usted lo está escuchando.

• Finalice la llamada haciendo un resumen de la misma. Explique qué va a hacer,

y cuándo lo hará.

• Agradezca la llamada.

Llamadas en mal momento

Si una llamada llega en un momento inoportuno:

• Pida disculpas al que llama y explíquele que es un mal momento, y por qué lo

es.

• Ofrezca devolver la llamada y proponga una hora aproximada.

• Llame a la hora acordada, aunque solamente sea para avisarle que no ha podido

avanzar. No devolver una llamada que se había prometido devolver es

sumamente perjudicial para la imagen de su organización.



FICHA PRACTICA PARA USAR BIEN EL TELEFONO Y GANAR TIEMPO Si usted lo usa bien, el teléfono es una herramienta de trabajo que le va a permitir

ahorrar esfuerzos y ganar tiempo.

Sepa tomar, hacer tomar o dejar mensajes telefónicos.

• Fecha y hora de la llamada

• ¿Quién llamó? Nombre, organización, número de teléfono.

• Motivo de la llamada. Escriba toda la información útil.

• Defina cuál es el mejor momento para devolver la llamada.

• ¿Quién tomó el mensaje? Nombre o iniciales de la persona que recibió la

llamada.

• No olvide que, para ser eficaz, el mensaje tiene que ser legible.

Delegue la respuesta a los mensajes telefónicos siempre que sea posible.

• Escriba sus directivas para los mensajes para la persona que va a devolver las

llamadas.

• Seleccione a la persona más apta para responder a cada mensaje.

Planifique sus llamadas

• Concentre sus llamadas para determinados momentos del día.

• Pregúntese: ¿en qué momento del día hay más posibilidades de encontrar a mi

interlocutor?

• Prepare una lista escrita de los puntos que quiere tratar.

• Prepare y tenga a mano toda la documentación necesaria para la llamada.

Comuníquese con eficacia

• Precise con quién quiere hablar, de parte de quién y sobre qué tema.

• Asegúrese de hablar con la persona más apropiada para responderle.

• Use las fórmulas de cortesía y, de inmediato, explique el motivo de su llamada.

• Concluya con un resumen de lo conversado.

• Escriba las informaciones conseguidas, así como las directivas resultantes de la

llamada.



Haga filtrar las llamadas entrantes

• Precise a sus colaboradores los momentos durante los cuales no recibirá

llamadas.

• Asegúrese que la persona que recibe las llamadas sepa a quién trasmitirlas.

• Sepa antes de responder quién lo llama y por qué asunto.

• Haga pasar la llamada a otra persona que conoce más del tema que usted.

• Pídale a su secretaria que conteste directamente siempre que le sea posible.

• No reciba ninguna llamada cuando se encuentre en una reunión.

Responda con eficacia

• Si su interlocutor es reiterativo, haga que trate de ser concreto.

• No alargue una conversación para lo cual no cuenta con toda la información

necesaria. Tome nota y vuelva a llamar a su interlocutor cuando se encuentre

preparado para responderle.

• Concluya cortésmente una conversación que se prolonga demasiado resumiendo

lo acordado con su interlocutor.



Actividad: Evite las interrupciones Escriba a continuación qué método sería el más efectivo en su caso para prevenir las

interrupciones no deseadas.



Bloque 6: SER ORGANIZADO

Conozco personas que parecen tener un don natural para organizarse, mientras que otras

viven en un desorden constante. Veamos ahora las causas de esa desorganización.

Lugar de trabajo

Su lugar de trabajo influye en su efectividad. Para ganar tiempo distribuya el

equipamiento y el mobiliario de tal modo que las rutas usadas con mayor frecuencia

sean cortas y directas. Facilite el acceso al mobiliario y al equipamiento más utilizado.

Escritorios desordenados

Los escritorios desordenados provocan distracciones que nos obligan a interrumpirnos a

nosotros mismos y nos obligan a buscar papeles que no encontramos. Cualquier cosa

que esté en su mesa de trabajo que no tenga nada que ver con la tarea en la que está

trabajando puede distraerlo de su A1.

Los únicos papeles que tiene que haber en su escritorio son aquellos necesarios para el

proyecto en el que está trabajando. Saque cualquier cosa que pueda distraerle, guarde

los demás papeles en archivadores, cajones o armarios. Coloque todo lo que es

necesario ahora en otro lugar, donde no pueda verlo. De esta forma nada distraerá su

concentración. Ya es bastante difícil permanecer concentrado como para además

agregar cosas que molesten.

Hábito clave: limpie su escritorio de todo lo que no tenga que ver con su trabajo inmediato. Archive o guarde.

Sistema de archivo

Su forma de archivar, ¿contribuye a su efectividad, o la daña? ¿Puede organizarse

mejor? Normalmente las cosas que más necesita tienen que ser las más fáciles de

encontrar. Aquellas que raramente necesita pueden guardarse mejor.

Aplique el principio ABC a su sistema de archivo:

• Artículos A: acceso inmediato. Cosas de uso corriente que necesita todo el

tiempo. Archivar en los cajones del escritorio.

• Artículos B: rápido acceso. Accesibles con facilidad en un archivador cercano.

• Artículos C: acceso lento. Raramente necesarios, pero hay que conservarlos.

Guardar un poco más lejos (incluso en el depósito).



FICHA PRACTICA PARA ORGANIZARSE CON EL PAPELEO Y GANAR TIEMPO

Clasifique de forma práctica

• Disponga un sistema de clasificación de fácil acceso.

• Organizado por orden alfabético o por tipo de actividad.

• Que permita ubicar rápidamente los documentos.

• Hágalo conocer a sus colaboradores.

Ordene periódicamente sus carpetas y archivos

• Tire los papeles inútiles.

• Guarde los documentos de poca utilidad en un cajón.

• Revise si es necesario su sistema de clasificación.

Haga filtrar los documentos que le envíen

• Instruya a sus colaboradores inmediatos sobre los documentos que no quiere recibir

más, o aquellos que deben ser dirigidos a otras personas.

• Dé de baja su dirección de correo electrrónico de las listas de envío de documentos

que no desea seguir recibiendo.

Use el sistema ABCD para el correo y los expedientes

• A prioritario: determine un plazo para ocuparse de estos.

• B para delegar en otras personas.

• C poco importante: para colocar en el fichero de pendientes.

• D inútil: arrójelo sin demorar en el cesto de papeles.

No permita la acumulación de los asuntos pendientes

• Dedique regularmente tiempo para revisar esos expedientes.

• Elija ocuparse de los asuntos poco importantes en los momentos en los que no está

especialmente en forma.

Use un método eficiente para contestar el correo

• Cuando sea posible, responda por correo electrónico o por teléfono.

• Use formularios del tipo memorando o escriba mensajes breves en sus tarjetas de

visita.

• Use cartas con fórmulas estándar para las respuestas repetitivas.

• Sea lo más breve y preciso posible. Evite las fórmulas de cortesía demasiado largas

y las licencias poéticas.



Comunicaciones

Las malas comunicaciones dentro de la organización merecen el premio “reloj de lata” a

la pérdida de tiempo.

Consejos - Dar instrucciones claras, evitando la ambigüedad. Pida a sus interlocutores que las repitan con sus propias palabras, para verificar la comprensión. - Concéntrese al escuchar. Verifique el sentido. Repita las partes más importantes para verificar que ha entendido correctamente. - En la comunicación escrita, use párrafos breves, frases cortas y un lenguaje claro y sencillo. Pida a un colega que compruebe la claridad del significado.

Reuniones

Evite que las reuniones se transformen en una pérdida de tiempo.

Consejos - Establezca un temario de la reunión y hágalo circular con antelación entre los participantes. Rechace la inclusión de temas nuevos a último momento. - Comience la reunión a la hora establecida. - Determine una hora límite para terminar la reunión, y respétela. - Celebre de pie las reuniones cortas. - Cuide que la discusión sea precisa; impida que los participantes se “vayan por las ramas”. - Redacte actas que plasmen los planes de acción a medida que la reunión vaya avanzando.



FICHA PRACTICA PARA ORGANIZAR LAS REUNIONES Y GANAR TIEMPO Si se pregunta a los directivos cuánto tiempo dedican a reuniones, seguramente

responderán “demasiado”. Pero siempre es posible hacer reuniones más productivas.

Limite la cantidad de reuniones

• Pregúntese si es necesario convocar a una reunión.

• Considere formas alternativas para comunicarse.

• Considere si se puede espaciar las reuniones de rutina sin afectar al mismo tiempo

los resultados.

Limite la cantidad de asistentes

• Piense quiénes deben asistir realmente a la reunión.

• Analice quién puede reemplazarlo adecuadamente en la reunión.

Elija el mejor momento

• Elija la fecha más conveniente.

• Elija la hora que permite perder menos tiempo: comienzo a mitad de la mañana o de

la tarde.

Prepare el orden del día

• Defina los objetivos de la reunión.

• Defina los temas que deben ser tratados.

• Prevea márgenes de maniobra, pero reducidos, para no extender la reunión más de

lo estrictamente necesario.

Organice su reunión con antelación

• Verifique la preparación de la sala y del equipamiento necesario.

• Envíe a los participantes el orden del día y la documentación pertinente varios días

antes.

Respete el horario previsto

• Comience a la hora fijada aunque algunos asistentes no hayan llegado.

• Termine a la hora establecida para respetar el uso del tiempo de los participantes.

• Si no es usted el que ha convocado a la reunión, pida poder abandonar la reunión si

dura más tiempo del previsto.



Dirija la reunión con método

• Disponga que cada participante tenga una copia del orden del día y de la

documentación necesaria.

• Presente los objetivos, el orden del día y la manera en la que va a conducir la

reunión.

• Comience por los asuntos más importantes.

• Deje para el final los temas más conflictivos.

• Evite que las discusiones “se vayan por las ramas”

• Haga respetar el tiempo acordado para cada asunto del orden del día.

• Concluya la reunión resumiendo los puntos acordados.

Redacte o haga redactar un breve resumen

• ¿Qué decisiones se tomaron?

• ¿Qué informaciones se intercambiaron?

• ¿Qué acciones deben emprenderse, por quién, cuándo y cómo?

Haga llegar ese resumen a todas las personas interesadas

• Confeccione la lista de distribución

• Determina a qué otras personas hay que informar.



Delegar

La delegación no produce resultados mágicos, pero si se la utiliza adecuadamente, es un

medio excelente para liberar una parte de su tiempo y contribuir al desarrollo de sus

colaboradores. Utilice a sus colaboradores al máximo, pero no los sobrecargue de

trabajo, ya que todos estamos escasos de tiempo.

Consejos - Explique qué hay que hacer y por qué. - Fije una fecha límite y respétela. - No de instrucciones detalladas para hacer las cosas. - Déjeles hacer, absténgase de interferir constantemente. - Revise el progreso con regularidad y prevenga posibles desastres. - Cuando sea necesario enséñeles con amabilidad. - Elogie cuando se haga bien el trabajo.

Sea prudente cuando le traen un problema. A veces un colaborador viene y le dice:

“¡Jefe, tenemos un problema!”. Esa frase suele generar la respuesta: “Está bien,

déjemelo que ya me ocupo.” ¿De quién es el problema ahora?

La alternativa adecuada es preguntar por el problema, escuchar con atención y pedir

posibles soluciones. Discuta el problema, pero deje el mismo en el lugar donde debe

estar, con sus colaboradores. Si usted se ocupa de las tareas de los demás, dispondrá de

menos tiempo para sus propias tareas. Ciertamente habrá ocasiones en que tendrá que

hacerse cargo de los problemas, pero estas ocasiones deberían ser muy pocas.



Procedimiento para delegar una tarea

Elija la persona en la que va a delegar la tarea

Seleccione en función de las fortalezas, las

debilidades y las responsabilidades

Prepare la reunión de delegación Determine de antemano los resultados a

lograr, la planificación del período, la

información a comunicar, los medios de

control considerados.

Reúnase con la persona en quien va a delegar la tarea

Prevea el tiempo necesario para delegar bien,

transmita el contenido de la tarea, pida que le

confirmen la comprensión de la tarea

transmitida.

Asegure el seguimiento Respete los controles acordados



Otros ladrones de tiempo

• Mal uso de los programas informáticos: aprenda a usar bien la computadora, y

ahorrará tiempo para usted y para los demás.

• Viajes: organice siempre el itinerario óptimo.

• Perfeccionismo: muy habitualmente la perfección es enemiga de la eficacia. No

siempre todo tiene que ser perfecto.

• Falta de decisión: aprenda a reconocerla cuando le toca; le evitará enfrentar

situaciones difíciles.

Decir “no”

Muchas veces nuestros jefes nos piden que hagamos determinadas cosas y la respuesta

correcta, habiendo evaluado las prioridades, debería ser “lo lamento pero no”. Pero muy

pocos de nosotros creemos que podemos contestar así a nuestros superiores. ¿Cómo

tendríamos que contestar?

Una forma de responder “no” conservando la imagen de buen empleado es contestar

algo así como: “podría hacerlo, pero me preocupan las consecuencias. No podría

terminarlo en el plazo comprometido y le hemos garantizado al cliente que estaría listo

en ese plazo. Además tendría que atrasarme en la preparación del informe que me pidió

ayer.” ¿Podría responder de esa manera?

Respondiendo así usted hace recaer sobre ellos la responsabilidad de decidir y de asumir

las consecuencias. Ahora bien, ¿qué pasa si su jefe le dice “Lo lamento, pero tendrás

que hacer todo”?

Su respuesta es simple. Si realmente usted está seguro de que es imposible hacerlo todo

con la calidad requerida y en los tiempos comprometidos, entonces:

1) Ofrezca una explicación completa mostrando que usted está absolutamente

dispuesto a hacer lo que pueda, pero que lo imposible sigue siendo imposible,

más allá de la voluntad. Ofrezca alternativas, como ayudar en lo que pueda.

2) Use el triángulo calidad-costo-tiempo. Cuando uno de ellos se modifica, afecta

al menos a uno de los otros dos. Si recortan su tiempo entonces o el costo o la

calidad aumentan, porque necesitará la ayuda de alguien o porque la calidad

bajará.

Es más fácil decir “no” a los compañeros de trabajo que a los jefes. En todos los casos

aplique el principio del establecimiento de prioridades. Sugiera alternativas, pero

manténgase fiel a su objetivo de ser más efectivo haciendo las cosas más importantes a

costa de dejar de hacer las cosas menos importantes.



Actividad: Delegar con eficacia Señale a continuación cuáles son los obstáculos con los que usted se enfrenta para

delegar con eficacia en su trabajo, y qué medidas prácticas podría tomar de inmediato

para remover esos obstáculos.



Bibliografía recomendada

COVEY, Stephen R., “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”,

WEBBER, R. A., “Guía para la administración del tiempo”, Norma, Colombia.

MCCAY, James, “Administración del tiempo”, Prentice Hall, México.

HAYNES, Marion, “Administración del Tiempo”, Trillas, España.

HINDLE, Tim, “Administración del Tiempo”, Grijalbo, España.

SALGUEIRO, A. “Cómo ser eficaz y administrar su tiempo”, Díaz de Santos, España.

GAMONNET, Francois, “Cómo administrar mejor su tiempo”, Granica, España.

GAEDEMANN, G., “Cómo organizar mejor su tiempo”, Elfos.

Vínculos en Internet http://www.videoblogs.com.ar/index/72/915/administracion-del-tiempo

Un artículo interesante sobre el problema de la administración del tiempo.

http://www.gestiopolis.com/canales/emprendedora/articulos/43/tiempo.htm

Artículo de Jack Fleitman sobre la administración del tiempo.

http://www.degerencia.com/tema/administracion_del_tiempo

Otro artículo recomendable que se ocupa de nuestro tema.

http://contenido.monster.es/trabajar/vida_lab/diez_consejos/imprime/

10 consejos para la gestión efectiva del tiempo

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