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Manual de organización y funciones 2013 COMPENSACION Y PRODUCTIVIDAD INDUSTRIAL ¨MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES¨ LIC. Cleopatra Duarte. Integrantes: Kerry Guerrero Estrada………..201100171 Francis Matute López…………20090101 Antonio Gill Rodríguez…………201300153 José Valdo Acosta……………..201101151 0

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Manual de organización y funciones 2013

COMPENSACION Y PRODUCTIVIDAD INDUSTRIAL

¨MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES¨

LIC. Cleopatra Duarte.

Integrantes:

Kerry Guerrero Estrada………..201100171

Francis Matute López…………20090101

Antonio Gill Rodríguez…………201300153

José Valdo Acosta……………..201101151

Tegucigalpa M.D.C 09 de Septiembre del 2013.

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Manual de organización y funciones 2013

INTRODUCCIÓN

La gestión de Recursos Humanos, constituye el conjunto de políticas, técnicas e instrumentos que se desarrollan y aplican en las organizaciones cuyo objetivo es situar a la persona idónea, en el puesto adecuado en el momento oportuno, formadas y motivadas para contribuir eficazmente a los objetivos de la organización. Entre los instrumentos y herramientas que se deben desarrollar e implementar encontramos la descripción de puestos y valuación del puesto de trabajo modelos para llevar a cabo el proceso de selección, evaluación y planes de crecimiento en la organización.

En este marco la descripción de puestos de trabajo basado en competencias constituye la columna de la gerencia de Recursos Humanos, cuyo propósito consiste en describir los perfiles de los puestos de trabajo, para poder incorporar a la empresa personal proactivo, multifuncional, para ofrecer la mejor atención a nuestros clientes y desarrollar una administración de calidad.

Este manual se ha creado tomando en consideración que en las organizaciones de hoy en día se está trasladando de puestos de oficio, contenido concreto y limitado a los puestos más amplios de contenidos cualificados y mayor liberta de acción con mayor posibilidad de gestiones

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Manual de organización y funciones 2013

JUSTIFICACIÓN.

El objetivo del análisis y descripción de puestos de trabajo no es más que definir de forma clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlo a cabo con éxito.

Es de suma importancia ya que se considera como una herramienta fundamental y básica en las organizaciones, sin embargo podemos ver que se sigue considerando como al no indispensable en muchas empresas, generalmente pequeñas.

El establecimiento de este análisis de puestos sentara las bases, y en cierta medida determinara el éxito de los procesos de una organización ya que es una herramienta clara y fundamental para entender el engranaje de una organización.

La valuación de puestos constituye una herramienta básica a partir de la cual se determina el sistema de valoración de puestos a utilizar. Este procedimiento en el cual se desea determinar el valor relativo de los puestos de trabajo que componen una organización. Esto se realiza para el establecimiento de sistemas de retribución más justos y equitativos utilizando métodos de valorización.

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OBJETIVOS

GENERAL

Efectuar un diagnostico que nos permita conocer cuáles son y cómo se encuentran jerárquicamente ubicados los puestos de trabajo, para que con esta información desarrollar una propuesta de agrupación y descripción basada en competencias donde las actividades se realicen con criterio de calidad.

Que constituya la base para que en los procesos de selección se puedan atraer, retener, motivar y desarrollar a los mejores criterios, claros y medibles para lograr un rendimiento superior y hacer posible la misión, visión, objetivos y estrategias.

Especifico

Analizar y Organizar las funciones para complementar aspectos no detectados, con el mecanismo de la descripción de cada puesto estudiando el puesto de forma individual.

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Antecedentes Históricos.

Fundada en 1991,InverAuto, es hoy una empresa en crecimiento en la venta productos automotrices de Honduras, con 3 tiendas a nivel nacional y una división de mayoreo, ofrece una amplia gama de productos que incluyen repuestos, accesorios, llantas, baterías y lubricantes entre otros. Somos distribuidores de repuestos japoneses, con repuestos para motor, suspensión, dirección, frenos y clutch entre otros, basando nuestra operación sobre los pilares de Calidad, Garantía, Precio y Conveniencia. Por todo esto, InverAuto se posiciona como la cadena de tiendas de su categoría más moderna y completa del país. InverAuto representa a más de 30 marcas, en las categorías de repuestos, accesorios, llantas y lubricantes, todas con excelente posicionamiento. Algunas de nuestras marcas incluyen y no se limitan a baterías EXIDE, llantas FEDERAL, lubricantes Conoco Phillips 76, amortiguadores Gabriel, 555, turtleWax, accesorios Rally y otras mas. Atendemos principalmente a las marcas de vehículos Toyota, Honda, Nissan, Mazda, Isuzu, Mitsubishi, Kia, Hiunday y Daihatsu.

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MARCO JURIDICO

Nombre Inversiones Automotrices S de R L

Nota: constituida como Sociedad de Responsabilidad limitada.

Leyes del código del comercio

Instituto hondureño de seguridad social. Régimen de Aportaciones Privadas RAP Instituto Nacional de Formación Profesional

Reglamentos Internos

Manual de Políticas y Procedimiento Reglamentos interno de la Empresa Código de Ética

HORARIO DE ATENCION: Área Administrativa de lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm, Atención al cliente y sala de ventas de lunes a viernes de 8:00 am a 5:30 pm y sábados de 8:00 am a 4:00 pm

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ATRIBUCIONES O PROPOSITOS

Misión

Ofrecer en un mismo lugar, la mayor variedad de repuestos, insumos y accesorios automotrices disponibles en el mercado Hondureño para satisfacer las necesidades y superar las expectativas de los consumidores en calidad, precio y servicio proporcionando una atención personalizada, eficiente y altamente calificada, asegurando mantener una relación de largo plazo con clientes y proveedores, el desarrollo profesional de nuestros colaboradores y un crecimiento continuo y sostenido en la rentabilidad de la empresa.

Visión

Ser la compañía referente en la mente del consumidor y convertirnos en líderes en la venta y distribución de repuestos insumos y accesorios automotrices con presencia regional y bajo un mismo estándar de imagen, calidad y servicio.

Valores

Honradez Individual y corporativamente nos identificamos por un proceder digno y honesto, establecido por nuestras propias convicciones y demostrado a conciencia con la integridad y rectitud de nuestros actos.

Respeto En nuestra convivencia laboral prevalece el respeto a la dignidad humana, como también a las normas y políticas establecidas por la empresa con lo que aseguramos un clima de armonía integral.

Compromiso Sentimos orgullo de trabajar en nuestra empresa, donde nos consideramos el recurso más importante y estamos decididos a retribuirla con el máximo de nuestras capacidades.

Pro actividad Nos distingue el desempeño dinámico, creativo y de respuestas rápidas y efectivas para hacer que las cosas sucedan en tiempo y forma, acorde con nuestros procedimientos.

Servicios: Venta de repuestos y accesorios automovilísticos.

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DESCRIPCION ESTRUCTURAL.

ORGANIGRAMA.

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Comité de socios.

Conserje Asistente de Bodega

Jefe de Bodega

CajeraVendedor de mostrador 3

FacturadoraVendedor de mostrador 2

Gerente de Tienda

Vendedor de mostrador 1

Comité de socios.

Gerente de Recursos Humanos

Auxiliar de Contador General.

Contador General.

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DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

El propósito principal del departamento es hacer los registros y establecer

controles que nos permita confirmar las operaciones realizadas en cada uno de

los departamentos de a la empresa, evaluar de forma mensual los resultados

de la misma.

CONTADOR GENERAL

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

El propósito del puesto es establecer registros estructurando controles y así tener

datos de cada actividad de la entidad a su vez proyectar ventas o situación

financiera de diferentes tiempos.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

Elaboración de partidas diarias.

Revisión de emisiones y cheques para pago proveedores

Revisión de planilla de sueldo.

Supervisión a los auxiliares de contabilidad y darles el soporte necesario

para el registro de las operaciones diarias.

Realización de arqueos de caja.

Realización de inventarios selectivos.

Elaboración informes contables.

Responsable de la presentación de las declaraciones, impuestos sobre

venta, renta y otros.

Supervisar la conciliación de los saldos contables con sus auxiliares.

Responsable directo ante los auditores públicos y privados.

JEFE INMEDIATO: COMITÉ DE SOCIOS

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EMPLEADOS BAJO SU CARGO

Auxiliares del Departamento

AUXILIAR DE CONTABILIDAD

DESCRIPCIÓN GENERAL

El puesto está diseñado para registrar y controlar junto con el contador general

todas las operaciones efectuadas por la empresa y realizar la revisión y

conciliación de sus auxiliares.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

Registro de partidas diarias.

Control de papelería.

Registro de débitos y créditos bancarios.

Archivo y control de las operaciones.

Elaboración de las diferentes planillas de pago

Llevar al día los libros contables.

Elaboración de cheques.

Realizar cotización y compra de papelería.

Elaboración y pago de planillas del IHSS, RAP e INFOP.

JEFE INMEDIATO: Contador General

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Manual de organización y funciones 2013

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS:

Velar por el bienestar de cada individuo que labora en la institución sin importar

su cargo en la misma y buscar la administración adecuada del talento humano

mediante procesos adecuados trabajando en armonía con los demás

departamentos.

GERENTE DE RECURSOS HUMANOS

DESCRIPCIÓN GENERAL

Responsable de la administración de los sistemas de Recursos Humanos de la

Empresa, buscando procesos eficientes y eficaces para el mejoramiento continuo.

Trabajará directamente con la Gerencia y niveles directivos de la Empresa, en

post de controlar que las políticas a seguir organizativamente se respeten. Es el

responsable de planificar, organizar y verificar eficiencia de las relaciones

humanas dentro de la Empresa, proyectando y coordinando programas de

capacitación y entrenamiento para los empleados.

FUNCIONES GENERALES

Mantener un climalaboral adecuado, velando por el bienestar de las

relaciones empleado - empresa.

Interceder por la buena marcha en contratos laborales entre empleados y

empresa.

Dirigir el sistema de carrera administrativa en la empresa (ascensos).

Inspeccionar normas de higiene y seguridad laboral.

Mediar en conflictos entre empleados.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

Revisa solicitudes de empleo.

Entrevista a solicitantes.

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Manual de organización y funciones 2013

Decide y contrata al personal de tienda.

Chequea que el expediente de cada empleado este completo.

Proporciona uniforme completo y suficiente para el personal.

Hace evaluaciones de desempeño de gerencias y personal.

Apoya al Gerente con empleados que causan problemas.

Propone promociones y remuneraciones del personal.

Decide sobre el despido o retiro de empleados

La junta de conciliación y arbitraje.

Busca y propone capacitación constante externa o interna para el personal.

Monitorea concursos para el personal basados en incrementos de ventas

productividad y utilidades.

Chequea constantemente la apariencia física de los empleados (cabello,

uniforme limpio y sin arrugas, no tatuajes, no aretes en los hombres,

rasurados, maquillaje discreto en las mujeres, etc.)

Sirve como recurso y brinda retroalimentación a los Gerentes de tienda.

Supervisa la ejecución e implementación de programas de capacitación y

desarrollo en las tiendas.

Entrena y motiva a los gerentes y empleados, toma medidas disciplinarias

cuando hace falta.

Identifica y prepara a subalternos para ascensos.

Supervisa y ejecuta evaluaciones formales del desempeño gerencial.

Muestra una conducta eficaz de supervisión.

Refuerza y recompensa la capacitación y el desarrollo de los empleados.

Supervisa y analiza las necesidades del personal y desarrolla planes de

rotación de personal.

JEFE INMEDIATO: COMITÉ DE SOCIOS

EMPLEADOS BAJO SU CARGO

Todo el personal es colaborador.

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION.

Velar por cada proceso administrativo y trabajo operativo incluyendo el manejo directo del personal, y de este mono alcanzar las metas establecidas con estrategias, mercadotecnia y manejo adecuado de logística.

GERENTE DE TIENDA

DESCRIPCIÓN GENERAL

Optimizar ventas y utilidades a través de cumplir con las demandas de disponibilidad de producto y calidad de servicio de la clientela, asegurarse que se sigan las políticas y lineamientos de la empresa. Asimismo tiene que mantener un grupo de trabajo bien dirigido y motivado para que estos puedan alcanzar sus metas en torno a las ventas.

Ejecutar planes de acción en materia de mercadeo, recursos humanos, capacitación, mantenimiento y operación, establecidos por la empresa, además el manejo idóneo de inventarios, pedidos efectivo y recurso humano: así como salvaguardar los activos de la empresa.

FUNCIONES GENERALES

Monitoreo diaria de ventas y revisión de reportes de ventas.

Supervisión y aplicación de las diferentes promociones.

Revisión del ingreso y posteo de documentos.

Supervisión de la facturación y entrega de repuestos a los clientes.

Revisar las existencias de inventario y elaborar pedidos semana y

mensuales.

Autorización de ventas al crédito y manejo de cuentas por cobrar.

Control de llamadas telefónicas.

Elaboración, control de notas de crédito y facturas anuladas.

Realizar arqueos de caja al menos una vez por semana (sábados).

Autorización de gastos de caja chica y cupones de descuento.

Supervisión de depósitos diarios.

Identificación y captación de clientes potenciales.

Seguimiento y monitoreo de clientes actuales.

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Elabora informes comparativos (Semanales, quincenales y mensuales).

Envió de los reportes de ventas, recibos a la administración.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

Alcanzar o rebasar los objetivos propuestos de ventas.

Alcanza o rebasar los objetivos de servicio y disponibilidad de producto de

la empresa.

Maneja y controla el inventario de la tienda a su cargo, siendo este activo

su responsabilidad directa, incluye la revisión de la entrada y salida de

pedidos de repuestos.

Control de tiempo extra del personal.

Evalúa, coordina, supervisa todo el personal bajo su cargo.

Supervisa diariamente la limpieza y orden de la tienda, parqueo, edificio,

aire acondicionado, estantes, exhibidores y equipo.

Supervisa buena atención al cliente, maneja las quejas de los clientes

personalmente.

Controla la existencia y uso de suministros incluyendo papelería.

Guarda debida atención a que todo equipo goce de un buen trato y funcione

adecuadamente, siendo responsable directo de todo activo en la tienda.

Supervisa el entrenamiento del personal a su cargo.

Supervisa la asistencia y puntualidad del personal a su cargo, así como la

presentación Supervisa la correcta aplicación de los descuentos,

devoluciones y cambios.

JEFE INMEDIATO: Gerente de Recursos Humanos

EMPLEADOS BAJO SU CARGO

Vendedores. Facturadora. Cajera. Conserjes.

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Bodega.

CONTACTOS

Internos: Todos los Departamentos.

Externos: Clientes y Proveedores.

FACTURADORA

DESCRIPCIÓN GENERAL

Responsable de la facturación de los productos para la venta de la empresa.

FUNCIONES GENERALES

Elaborar facturas, diferenciando crédito y contado.

Ingreso de notas de crédito, cupones de descuento y recibos al sistema

diariamente.

Solicita la orden de compra en las ventas al crédito debidamente firmada y

sellada.

Ingreso de remisiones al sistema, inmediatamente estas le sean dadas.

Verificar los datos de remisiones con la información proveniente de los

reportes de la tienda principal.

Realiza diariamente el cierre de ventas con la cajera, haciendo una

comparación minuciosa de valores.

Imprime listados de precios, estados de cuenta, informes de venta, notas de

crédito, cupones, recibos y remisiones

Secretaria del Gerente de Tienda.

Elabora cuadro comparativo de ventas quincenales y mensuales.

Analiza con criterio las inconsistencias que la maquina presente.

Realiza cotizaciones por compras locales.

Manejo de documentos de archivo en general como ser: facturas, recibos,

cupones de descuento, notas de crédito y todos los documentos de

importancia para la tienda.

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Manual de organización y funciones 2013

En los casos de facturar sin impuesto, solicita el respectivo Acuerdo de

Exoneración de pago de Impuestos de la DEI, al cliente a quien va a

facturar.

Verifica la existencia de suministros y papelería.

Atención de planta telefónica.

Informe al gerente la inconsistencia en la facturación de producto.

JEFE INMEDIATO: Gerente de Tienda

CAJERA

DESCRIPCIÓN GENERAL

Atención al cliente. Cobro de facturas y entrega de repuestos, manejo de caja, elaboración de reportes, cupones y monitoreo de cuentas por cobrar.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

Hacer cobro de facturas y verificar que las cantidades y códigos del

producto entregado correspondan a lo facturado.

Conciliar con la encargada de facturación diariamente el reporte de ventas.

Elaboración de arqueos de caja junto al Gerente de Tienda.

Elaboración de cupones de descuento y recibos de caja.

Cobro de valores por compras de tarjeta de crédito, así como elaboración

de los respectivos reembolsos.

Atención al cliente, a la hora de cobrar facturas y entregar repuestos.

Solicitud de papelería y suministros de la tienda.

Elaboración de informes comparativos (15 y 30 cada mes).

Elaboración de notas de crédito.

Envió de reportes de ventas, recibos y notas de crédito a la tienda principal.

Envió de recibos por servicio a la tienda principal y monitoreo de los

mismos antes de la fecha de vencimiento.

JEFE INMEDIATO: Gerente de Tienda

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CONSERJE

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Realiza todas las labores de apoyo al buen funcionamiento de las tiendas y ayuda la personal en general.

FUNCIONES GENERALES Coopera en el ordenamiento de estantes y exhibidores de repuestos.

Asiste al personal de las tienda.

Ejecuta las labores asignadas por el Gerente de la Tienda de manera

prioritaria.

FUNCIONES ESPECÍFICAS Ejecuta las diversas labores de limpieza.

Compra de suministros y papelería de las tiendas.

Realiza los pagos de las tiendas.

Compra de repuestos y artículos en general.

Transporte de repuestos, materiales y suministros.

JEFE INMEDIATO: Gerente de Tienda

DEPARTAMENTO DE VENTAS:

Realizar la meta de venta de los repuestos, accesorios y demás productos destinados para ese fin a los clientes de la empresa, superar proyecciones de ventas de tiempos anteriores ocupando el lugar de motor de la empresa ya que es el departamento que tiene contacto directo con el cliente.

VENDEDORES DE MOSTRADOR

DESCRIPCIÓN GENERAL

Responsable de realizar la venta de los repuestos, accesorios y demás productos destinados para ese fin a los clientes de la empresa respetando las políticas y lineamientos de la empresa.

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Manual de organización y funciones 2013

FUNCIONES ESPECÍFICAS

Involucrarse en el conocimiento general de los catálogos.

Dar el servicio posventa a sus clientes para determinar su grado de

satisfacción.

Mantener el contacto con los clientes para determinar sus necesidades;

estar en la constante búsqueda de nuevos clientes; elaborar cotizaciones.

Informarse de los pedidos que ingresan a las tiendas así como de la

existencia de las mismas para notificarle al Gerente de Tienda de los

productos que estén bajos de existencia.

Monitorear los precios de la competencia.

Cooperar en las labores de toma de inventarios.

Aplicar y mantenerse actualizado en técnicas de ventas.

Asistir a las charlas de capacitación que se impartan para su desarrollo

personal.

Mantener ordenado y limpio su lugar de trabajo; colaborar con la colocación

de la exhibición de repuestos y accesorios de la tienda.

Realizar la venta de repuestos a los clientes.

Ayudar a mantener limpia y ordenada la tienda en general.

Seguir los mecanismos implantados por el Gerente de Tienda, así como los

lineamientos y políticas de la empresa y el reglamento interno.

JEFE INMEDIATO: Gerente de Tienda

DEPARTAMENTO DE LOGISTICA:

Distribuir adecuadamente y almacenamiento de la materia prima.

JEFE DE BODEGA TIENDA

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Mantener un grupo de trabajo bien dirigido y motivado para que estos puedan mantener ordenada y limpia la bodega de repuestos, así como el manejo de los

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Manual de organización y funciones 2013

productos en ella. Salvaguarda los activos de la empresa y es responsable del inventario a su cargo.

FUNCIONES GENERALES

Coopera en la toma de inventario.

Reporta al Gerente de Tienda el producto mal codificado para corregirlo.

Asistir a las capacitaciones que se le asignen.

Reporta al Gerente de Tienda cualquier incidente o anomalía que se

presente dentro de las instalaciones.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

Limpieza del producto para la venta.

Colocación y ordenamiento del producto.

Etiquetado del producto.

Cuidar la presentación del producto.

Llevar los controles establecidos para la entrada y salida de repuestos.

Recoger y solicitar el producto que el personal de ventas pidió y no fue

vendido.

Mantener la sala de ventas libre de repuestos.

Mantener los estantes surtidos de productos adecuadamente.

Velar por la limpieza general de las instalaciones de la bodega.

Construir estantes.

Ordenar y colocar la papelería y el equipo de oficina a ser almacenado en

bodega.

JEFE INMEDIATO: Gerente de Tienda

EMPLEADOS BAJO SU CARGO: Asistente de Bodega.

ASISTENTE DE BODEGA

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Manual de organización y funciones 2013

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Ordenar y mantener limpia la bodega de repuestos, así como el manejo de los productos en ella.

FUNCIONES GENERALES

Coopera en la toma de inventario.

Reporta al Jefe de Bodega el producto mal codificado para corregirlo.

Asistir a las capacitaciones que se le asignen.

Reporta al Jefe de Bodega cualquier incidente o anomalía que se presente

dentro de las instalaciones.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

Limpieza del producto para la venta.

Colocación y ordenamiento del producto.

Etiquetado del producto.

Cuidar la presentación del producto.

Recoger y solicitar el producto que el personal de ventas pidió y no fue

vendido.

Mantener la sala de ventas libre de repuestos.

Velar por la limpieza general de las instalaciones de la bodega.

Construir estantes.

Ordenar y colocar la papelería y el equipo de oficina a ser almacenado en

bodega.

JEFE INMEDIATO: Jefe de Bodega.

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Manual de organización y funciones 2013

CONCLUSION

En el presente informe pudimos investigar en una organización todas las

funciones por orden de departamento para obtener una mayor eficiencia.

La descripción de cada puesto de trabajo nos ayuda a mantener una

estructuración estandarizada.

Nos permite saber cuáles son los objetivos de cada puesto de trabajo,

obteniendo un perfil de cada puesto, sabiendo cuales son las

responsabilidades y tareas de cada colaborador.

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Bibliografía

CHIAVENATO, Idalberto. Administración de Recursos Humanos. Colombia. Mc Graw

Hill, quinta edición, 2000.

Davis Keith y w. John. (2003), Comportamiento humano en el trabajo.

Undécima edición, Mc Graw Hill, México.

http://www.dosconsultores.com, recuperado el día 18 de agosto del 2010.

www.gestiopolis.com, recuperado el día 27 de agosto del 2010

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