Competencia 3: Planeación de los Centros de Informática

M.C. Juan Carlos Olivares Rojas

MSN: juancarlosolivares@hotmail.comjcolivar@itmorelia.edu.mx

http://antares.itmorelia.edu.mx/~jcolivar/@jcolivares

Social Network: Facebook, LinkedIn. Hi5

Competencias a Desarrollar• El alumno comprende los objetivos e

importancia de la planeación en los centros de informática y aplica las herramientas y técnicas para realizar estudios de factibilidad de los requerimientos del área informática.

Saberes• Aplicación de los niveles de

planeación.– Planeación estratégica.– Planeación táctica.– Planeación operativa.– Planeación de recursos.– Planeación de personal.– Planeación de infraestructura física.– Planeación de infraestructura

tecnológica.

Saberes• Evaluación financiera.

– Estudio técnico.– Estudio económico.

• Plan integral de desarrollo informático (plan a mediano plazo).

• Planes operativos anuales (POA).

Saberes• Estudios técnicos para la adquisición de

bienes y servicios informáticos.– Adquisición de software.– Adquisición de hardware.– Solicitud de propuesta.– Evaluación de propuesta.– Financiamiento.– Negociación de contrato.– Garantía.– Permiso y licencias, derechos de autor.– Outsourcing.

Niveles de planeación• La planeación es un proceso que nos

permite ver donde estamos, hacia donde queremos llegar y que se va a hacer para lograrlo (realización de un plan).

• La planeación tiene su base en los objetivos organizacionales.

• Un centro de cómputo tiene como objetivo prestar servicios a diferentes áreas de una organización.

Niveles de Planeación• La planeación es un proceso formado por

tres etapas básicas: estimación, itinerario y seguimiento.

• La planeación es todo un arte. En metodologías ágiles como XP se le llama el “juego de la planeación” dado que una vez que se ha planeado es necesario replanear.

• Un plan generalmente es un documento escrito con las acciones ha realizar.

Niveles de Planeación• La planeación no tiene un formato

estándar.

• La planeación sirve para dar dirección. La planeación da las bases para la organización y el control.

• En la planeación se revisan los elementos de misión, visión, objetivos, metas, alcances y todo lo que fundamente a la organización en sus principios básicos.

Planeación estratégica

• Se da en niveles altos de la organización.

• La proyección se debe realizar a largo plazo, y se debe tomar a toda la empresa, diseñando una Misión (Actual), Visión (futuro) y Metas (Proyecciones). Básicamente no solo se preocupa por anticiparse al futuro, sino por visualizar implicaciones futuras en decisiones actuales.

Planeación Estratégica• Es original, en el sentido que constituye la

fuente u origen para los planes específicos subsecuentes.

• Afronta mayores niveles de incertidumbre.

• Normalmente cubre amplios periodos.

• ¿Estrategias de éxito de TICs en las empresas? Comida rápida, almacenes, comercio electrónico.

Planeación táctica

• Es una planeación de nivel intermedio. Su horizonte no es mayor a 5 años.

• Está orientada hacia departamentos o áreas funcionales de la empresa:mercadotecnia, manufactura, finanzas, personal, etcétera.

• Está más orientada hacia el uso efectivo de

los recursos.

• Ejemplo: uso de sw como NOI, SAE, etc.

Planeación operativa

• Es una planeación a corto plazo (un año o menos). Incluyen calendarización y presupuesto.

• Están enfocados hacia una tarea u operación.

• Se necesitan de indicadores y metas para poder medir el grado de avance de las cosas. Todas las actividades realizadas deben tener un resultado tangible.

Planeación operativa• La planeación puede estar dada de manera

personal (algunas metodologías de desarrollo de sw como PSP hacen énfasis en esto) o bien por función en específico.

• La planeación funciona como herramienta de calidad al tratar de preveer todos los aspectos organizacionales.

• La planeación en general requiere de un proceso de análisis y diseño.

Planeación de recursos

• Determina el curso de acción a seguir, de los siguientes elementos: – Instalaciones (edificios y acondicionamiento del

mismo) – Equipo de cómputo. – Materiales de producción (Materias primas)

• La planeación de recursos debe de estar alineada con las estrategias y tácticas.

• La planeación está limitada principalmente por el tiempo y el dinero.

Planeación de personal

• Dentro de los recursos organizacionales el más importante es el personal o capital intelectual (en metodologías ágiles las personas van primero que las cosas).

• La planeación de recursos humanos trata de resolver las siguientes preguntas: ¿Quienes van a operar el centro de computo? ¿Cuáles serán sus funciones? ¿Qué hardware de personal será necesario? , etc.

Planeación de Personal• Las organizaciones se hacen a través de

personas con la utilización de recursos.

• Se debe contar con una política general para la selección del nuevo personal así como la permanencia del existente.

• La planeación operativa de recursos humanos debe de resolver las problemáticas diarias de la organización.

Planeación de Personal• El capital intelectual es un recurso difícil

de manejar. Es necesario actualizar el personal y motivarlo para que realice mejor su trabajo.

• Muchas empresas realizan un “inventario de habilidades” para saber como está su recurso humano, inclusive lo pueden ofrecer como herramienta de trabajo a otros.

P.

de infraestructura física

• La ubicación física e instalación de un centro de cómputo depende de muchos factores, como tamaño de la empresa, el servicio que se presente obtener, etc. Se debe tomar en cuenta los siguientes puntos:– Movilidad y espacio físico– Seguridad física local– Suministro eléctrico.

• Las empresas deben de ser costo-efectivas

P. de infraestructura física• Al momento de realizar planeación de

cualquier tipo se debe llevar acabo un estudio de factibilidad (que se pueda realizar) y de viabilidad (que se pueda llevar acabo).

• La planeación debe de ser lo más realista posible. Para planear se deben plantear una serie de escenarios posibles.

• La infraestructura es un elemento estratégico de las organizaciones.

P. de infraest. tecnológica• La infraestructura tecnológica se da en base

a lo que se pretende lograr. Las TICs son un factor diferenciador en las organizaciones.

• Mas que una compra de materiales y equipos se necesitan determinar procesos y procedimientos de cómo utilizar eficaz y eficientemente los recursos tecnológicos.

• La tecnología es un bien que se deprecia con mucha facilidad.

En resumen…

FINESMETAS Y OBJETIVOS

MEDIOPOLÌTICAS, PROGRAMAS,PROCEDIMIENTOS Y PRÁCTICAS

RECURSOSTIPOS, CANTIDADES, COMOHABRÁN DE ADQUIRIRSEO GENERARSE Y COMO SE ASIGNARÀN

REALIZACIÓNTOMA DE DECISIONESY ORGANIZACIÒN PARALA IMPLANTACIÒN

CONTROLPROCEDIMIENTO PARAPREVENIR O DETECTARFALLAS Y CORREGIRLAS

Planeación de H. Ozbeckhan• Es un modelo de planeación utilizado con

mucha frecuencia.

PROBLEMÁTICA¿ QUÉ ?

EVALUACIÓN

TENDENCIAS¿HACIA DONDE ?

FUTURO LÓGICO

DISEÑOORGANIZACIONAL ¿CON QUÉ?

DISEÑO ESTRATÉGICO ¿CÓMO?

DISEÑO DE FINES¿HACIA DONDE?

EJECUCIÓN

Ejemplo de una Planeación• Incorrecta: Instalar un Sistema de

cómputo.

• Correcta: Instalar un sistema de control computarizado en el Departamento de Control Escolar de cada Escuela, Unidad o Centro para el 31 de diciembre de 06, que no requiera más de 500 horas de trabajo de análisis de sistemas y operaciones con más de 10% de paro durante los tres primeros meses.

Tips de Planeación• Cada actividad realizada debe tener

asignada un recurso humano responsable de hacerlo, recursos materiales (infraestructura) y financieros para llevarlo acabo.

Evaluación financiera• La evaluación financiera de una empresa

consiste en construir los flujos de dinero proyectados que en un horizonte temporal serían hipotéticamente generados, para después descontarlos a una tasa adecuada de manera tal que podamos medir (cuantificar) la generación de valor agregado y su monto.

• Factibilidad: que se pueda hacer• Viabilidad: que se pueda llevar (costo-

efectivo)

Estudio técnico

• Es la información que sustenta cualquier tipo de planeación. Los argumentos encontrados deben de justificar la realización del proyecto.

• Las especificaciones de un estudio técnico dependen del tipo de proyecto a realizar, algunos ejemplos son:

• Donde ubicar la empresa, o las instalaciones del proyecto.

Estudio Técnico• Donde obtener los materiales o materia

prima.

• Que maquinas y procesos usar.

• Que personal es necesario para llevar a cabo este proyecto.

• Este estudio será la base de los presupuestos de inversión y de gastos.

Estudio económico

• En este estudio se demuestra lo importante: ¿La idea es rentable?,. Para saberlo se tienen tres presupuestos: ventas, inversión, gastos. Con esto se decidirá si el proyecto es viable, o si se necesita cambios, como por ejemplo, si se debe vender mas, comprar maquinas mas baratas o gastar menos.

• ¿Diferencias entre evaluación financiera y estudio económico?

Estudio económico• La evaluación financiera es el estado

actual de los recursos económicos de la empresa.

• El estudio económico refleja los recursos económicos necesarios así como de recuperación que un proyecto deriva.

• Rentabilidad de las tecnologías de la información.

Plan integral de desarrollo inf.• Existen muchas metodologías de

planeación de TICs dentro de la empresas pero la mejor es aquella que mejor se adapta al entorno organizacional.

• Existen metodologías famosoa como el “Business Systems Planning (BSP)” de IBM.

• Existen metodologías orientadas a la búsqueda de objetivos y a la solución de problemas.

Plan integral• Se recomienda que los planes integrales

de los departamentos de informática sean a mediano plazo (tácticos).

• Además los planes deben de ser – sencillos de captar, – prácticos en su aplicación, – flexible para adaptarse a planeaciones

estratégicas de tecnología informática,

Plan integral• El desarrollo de un plan integral consta

de lo siguiente:

• Caracterización de la organización.

• Revisión de la arquitectura de tecnología informática actual.

• Revisión de los planes de la organización.

Plan integral• Caracterización del rol de la tecnología

informática en la organización.

• Estimación de las tendencias de la tecnología informática.

• Benchmarking con otras organizaciones.

• Determinación de la nueva arquitectura de tecnología informática.

Plan integral• Plan de migración de la arquitectura de

tecnología informática actual a la nueva.

• Documentación del plan de tecnología informática.

• Comunicación del plan de tecnología informática.

Plan integral• La planeación debe de ser un proceso

incremental y desarrollado por un equipo interdisciplinario.

• En lo referente a los componentes de la arquitectura de tecnología informática se deben tomar en cuenta: Arquitectura de Hardware, Arquitectura de Software, Arquitectura de Red, Arquitectura de Datos y Arquitectura de Aplicaciones.

Planes operativos anuales• Documento, no mayor de 50 páginas, el

cual planifica en detalle las actividades (incluyendo subactividades) y los medios (recursos financieros y no financieros disponibles para la intervención), para operativizar la intervención del Proyecto en un determinado período (regularmente un año) y dar cumplimiento a resultados intermedios.

Planes operativos anuales• ¿Quién elabora el POA?La responsabilidad

de la elaboración de los POAs de un Programa/Proyecto recae sobre la Unidad de Gestión – UG, la cual decide la modalidad que utilizará para tal efecto.

• ¿Cuál es el período cubierto por el POA?Por lo general, el plan operativo cubre el período equivalente a un año calendario.

Planes operativos anuales• El POA sirve principalmente para 4 fines:

– es un medio para operativizar la planificación global;

– permite que responsables del seguimiento conozcan los problemas por atender, las actividades por realizar, los recursos por invertir y los resultados por obtener;

– constituye una herramienta para el seguimiento y evaluación periódica;

– es el instrumento que permite a los financiadores autorizar el desembolso de los recursos, para subvencionar las actividades previstas.

Estudios técnicos• Consiste en diseñar como se producirá

aquello que venderás. Si se elige una idea es porque se sabe o se puede investigar como se hace un producto, o porque alguna actividad gusta de modo especial. En el estudio técnico se define: – Donde ubicar la empresa, o las instalaciones

del proyecto. – Donde obtener los materiales o materia prima. – Que maquinas y procesos usar. – Que personal es necesario para llevar a cabo

este proyecto.

Estudios técnicos• En este estudio, se describe que proceso

se va a usar, y cuanto costará todo esto, que se necesita para producir y vender. Estos serán los presupuestos de inversión y de gastos.

Adquisición de software

• La adquisición de software tiene que hacerse con cuidado.

• Se debe tomar en cuenta el número de personas así como el número de equipos.

• El software debe tener procesos bien marcados tanto de compra como de arrendamiento.

• El software a la medida debe de ser probado extensamente.

Adquisición de hardware

• La selección del modelo y capacidades del hardware requerido por determinada dependencia, debe ir de acuerdo con el plan estratégico de sistemas y sustentado por un estudio elaborado por el departamento de sistemas en el cual se enfatizan las características y volumen de información que ameritan sistematización y diferencian los tipos de equipos que se adjudican a las diversas aéreas usuales.

Solicitud de propuesta

• Todo sistema se origina en base a una solicitud que hace el usuario al centro de computo intentando satisfacer una necesidad especifica los parámetros sobre los cuales debe medirse dicha solicitud son los objetivos y las políticas, las cuales debe fijar el usuario aunque puede ser que el departamento de análisis le brinde ayuda a su clasificación. Ambos parámetros debe quedarse establecidos por escrito.

Solicitud de propuesta

• Las solicitudes de propuestas deben formularse en lenguaje claro, terminología integral y formato estandarizado para facilitar la comprensión de los objetivos de los sistemas de la organización, por parte de los proveedores.

• A continuación se incluye como referencia un esquema ilustrativo de solicitud de propuesta para una institución de atención de salud:

Solicitud de propuesta

• Introducción y declaración de propósito• Perfil de la institución• Términos, condiciones y alcance de la

contratación externa para los servicios. • Información sobre los sistemas actuales • Requisitos funcionales de los sistemas• Requisitos técnicos• Requisitos para capacitación• Proceso de implementación• Consideraciones financiera• Información sobre los proveedores

Solicitud de propuesta

• Condiciones de la licitación• Criterios para la evaluación. • Cronograma para la toma de decisiones• Responsabilidades de la institución y los

proveedores• Costo.

Evaluación de propuesta

• Previamente, debe llevarse acabo una investigación con el propósito de establecer con seguridad el tipo de software y hardware requerido para la implementación, posteriormente de dicha investigación y asi poder establecer la operatividad al adquirirse.

Financiamiento

• Las fuentes de financiamiento pueden ser principalmente instituciones bancarias atraves de créditos para el caso de centros de computo destinados a la educación publica no existen fuentes de financiamiento, amenos que la institución educativa cuenta con un área destinada a la producción de software, para empresas privadas la mismo empresa puede ser el origen del financiamiento.

Negociación de contrato

• En la medida de lo posible se debe hacer el cierre de la negociación considerando no sólo el aspecto financiero, sino también revisando todos los servicios que se deriven de la contratación.

Garantía

• Una garantía es un negocio jurídico mediante el cual se pretende dotar de una mayor seguridad al cumplimiento de una obligación o pago de una deuda.

• Las garantías son muy importantes para los consumidores. Permiten tener la certeza de que, en caso de vicios o defectos que afecten el correcto funcionamiento del producto, los responsables se harán cargo de su reparación para que la cosa vuelva a reunir las condiciones óptimas de uso

Garantía

• La Ley de Defensa del Consumidor contempla un doble régimen de garantías: uno legal y otro contractual o voluntario. Con respecto al primero dispone que todos los compradores de cosas que no se consumen con su primer uso (automóviles, electrodomésticos, computadoras. relojes, paraguas etc.) gozan de una garantía legal, de tres meses como mínimo, en caso de que surjan defectos o vicios de cualquier índole que afecten su correcto funcionamiento.

Garantía

• Son responsables del otorgamiento y cumplimiento de la garantía legal los productores, importadores, distribuidores y vendedores del producto.

• En caso de que la cosa debo trasladarse a

fábrica o taller para su reparación, los gastos de flete y seguro o cualquier otro que demande el transporte quedan a cargo del responsable de la garantía.

Garantía

• Salvo que esté expresamente previsto en la garantía, en caso de desperfecto no corresponde exigir el cambio del producto por uno nuevo; la obligación de proveedor es reparar la cosa y dejarla en perfecto estado de funcionamiento.

• Existe también la garantía contractual, adicional a la anterior, que es la que voluntariamente ofrece el productor o vendedor, y que generalmente suele ser de seis meses, un año, o más.

Garantía

• Es fundamental la entrega del certificado de garantía con la identificación del responsable; sus alcances, limitaciones y demás requisitos exigidos por la ley.

• Las garantías no cubren los defectos provocados por el mal uso del producto.

• GARANTÍA SOBRE SERVICIOS • También está previsto en la Ley de Defensa del Consumidor que todos los servicios de

reparaciones en general, mantenimiento, acondicionamiento, limpieza o similares gozan de garantía legal, cuando dentro de los treinta días siguientes a la conclusión del servicio se evidencien deficiencias o defectos en el trabajo realizado.

• IMPORTANTE La garantía sobre la prestación de un servicio debe documentarse por escrito y contener la descripción del trabajo realizado, un responsable y el tiempo de vigencia de la misma

• El prestador está obligado a corregir las deficiencias y a reemplazar los materiales y productos utilizados sin cargo La garantía puede ser de tres tipos:

• Garantía personal: como, por ejemplo, un aval. Mediante la garantía personal una persona garantiza el pago de una deuda comprometiéndose a pagar ella en el caso de que el deudor principal no cumpliese con su obligación.

• Garantía real: como la prenda o la hipoteca. El deudor garantiza con un bien el pago de una deuda. En el caso de incumplir, el acreedor podrá vender el bien y saldar la deuda con el dinero obtenido, devolviendo al deudor el excedente (si lo hubiese).

• Garantía Constitucional: como proceso instituido por la misma Constitución de un Estado cuya finalidad es defender.

Garantía

• gozan de garantía legal, cuando dentro de los treinta días siguientes a la conclusión del servicio se evidencien deficiencias o defectos en el trabajo realizado.

• IMPORTANTE: La garantía sobre la

prestación de un servicio debe documentarse por escrito y contener la descripción del trabajo realizado, un responsable y el tiempo de vigencia de la misma.

Permisos, derechos de autor

• El uso de hardware y software autorizado esta regulado por las siguientes normas:

• Derechos de autor y código penal • Licencias de uso.

• Empresas mexicanas como TAESA y Muebles Dico enfrentaron juicios administrativos por el uso de programas piratas.

Outsourcing

• Subcontratación o terciarización es una tendencia muy fuerte actualmente.

• No sólo es una herramienta que permite abaratar costos, sino que permite ser más eficiente. El único poder es que se pierde control sobre la empresa.

Referencias• Kenneth c. Laudon. Administración de los

Sistemas de Información, Organización y Técnicas.

• Hernández Jiménez Ricardo. Administración de la Función Informática. factor AFI. Ed. Trillas.

• Fine Leonard H. Seguridad en Centros de Cómputo, Políticas y Procedimientos. Ed. Trillas.

Referencias• Martínez, C. (2009), Curso de

Administración de la Función Informática, Instituto Tecnológico de Morelia.

¿Preguntas?