Dall’entrata in vigore del nuo-vo obbligo di Fattura elettro-

nica PA, lo scorso 6 giugno, sonostate inviate circa 2 milioni di do-cumenti. Si stima che nel 2015,quando l’obbligo sarà esteso an-che a tutte le PA locali, il numeroraggiungerà i 60 milioni.Il nuovo obbligo rappresentarap-presenta una delle più incisive ri-voluzioni nei rapporti tra PA e for-nitori degli ultimi anni.

Un’unica piattaforma di servizioGrazie a soluzioni come InvoiceXchange (IX) di ARXivar, la piat-taforma di Document & ProcessManagement di Able Tech, è pos-sibile gestire i rapporti con la Pub-blica Amministrazione in modosemplice, integrato e sicuro.Invoice Xchange è stata ideata, in-fatti, per permettere di gestire, daun’unica piattaforma, il processo dicreazione, firma, trasmissione econservazione delle fatture elet-troniche. A differenza di altre soluzioni, il ser-vizio mette a disposizione delleaziende un Portale web persona-lizzato, in grado di acquisire i do-cumenti da diverse fonti.

Un portale, un formatoIl Portale IX può, infatti, interfac-ciarsi con un gestionale, ricevere idocumenti direttamente da unasemplice cartella del pc, o preve-dere il caricamento manuale diogni singola fattura. La rivoluzione della fattura elet-

tronica per la PA parte dal forma-to XMLPA. Per consentire la crea-zione delle fatture nel nuovo for-mato, il servizio Invoice Xchange of-fre una vasta gamma di soluzioni.Se l’utente non dispone di unsoftware gestionale per la crea-zione delle sue fatture può, adesempio, utilizzare XMLPA Creator,scaricabile gratuitamente dal sitohttps://ix.arxivar.it/, che permet-te di inserire manualmente i datifattura in campi predefiniti e crea-re un file nel giusto formato.Se l’utente ha un gestionale cheproduce solo fatture in pdf, il ser-vizio Invoice Xchange può tra-sformarle in file XMLPA. Il servizio si occuperà non solo ditrasformare la fattura, ma anche diverificarla, completare il file con leinformazioni del soggetto tra-smittente, farlo firmare medianteun servizio di firma remota e in-viarlo infine al Sistema di Inter-scambio (SDI). Dal portale, saràpossibile controllare in ogni mo-mento l’effettiva consegna dellafattura alla Pubblica Amministra-zione e consultare tutte le notificheprovenienti dal Sistema d’Inter-scambio e dalla PA.

Le altre funzionalità: Conservazione a normaLe funzionalità del Portale IX nonfiniscono qui. Grazie al servizio IX-C.E. è possibile assicurare la Con-servazione a norma delle fatture,sia in house che in outsourcing. En-tro 24 ore dall’invio della fattura al

SDI, IX-C.E assicurerà il servizio perle fatture trasmesse.

MobilitàSicurezza, facilità d’uso e di adat-tamento, ma soprattutto mobilità.Il Portale permette, infatti, di ri-cercare e consultare le fatture

emesse, corredate dai messaggi edalle notifiche del SDI, non solo dalcomputer aziendale, ma da qual-siasi device mobile. L’interfaccia re-sponsive si adatta a qualsiasi scher-mo rendendo, in tal modo, la na-vigazione e la ricerca facile e su mi-sura del device utilizzato.

D ROSSIE FATTURAZIONE ELETTRONICA

21GENNAIO FEBBRAIO 2015

COMPLETEZZA DELLA NUOVA PIATTAFORMA INTEGRATA DI ARXIVAR

“Invoice Xchange” Per gestire, via web, il processo di fatturazione PA e conservazione a norma

SPECIALE – GESTIONE DOCUMENTALE

La rivoluzione della mobility ha varcato i confini ristretti delle applicazioni di salese work force management e sempre più utenti aziendali vengono coinvolti in nuove modalità di interazione con le informazioni aziendali supportate da tablet e smartphone.

80marzo 2015

La rivoluzione della mobility che ha portato a dif-fondere nelle aziende l’utilizzo dei nuovi device

come tablet e smartphone ha ormai superato anche nelle aziende italiane i confini degli ambiti originali, un po’ di nicchia, in cui questa è inizialmente partita.In molte realtà è infatti cresciuta la consapevolezza che il valore abilitato dall’accesso immediato alle informazioni e dai rapidi tempi di risposta indotti dall’utilizzo dei nuovi device porta comunque dei benefici evidenti in molti processi aziendali in cui le informazioni di business, ma anche quelle organiz-zative e di servizio, devono essere condivise tra più manager e persone... Tablet e smartphone quindi oggi non sono più utilizzati solo ‘on the field’, e as-sociati all’utilizzo di applicazioni verticali per sales e workforce management, ma anche in ambiti più ampi e diversificati.È questo il percorso che oggi ha portato aziende utenti e fornitori a configurare il nuovo ambito dello ‘smart working’, concetto dove rientra un ripensamento profondo delle modalità, ma anche del ‘luogo’ di lavoro, di fasce crescenti di manager e persone che la-vorano negli ambiti aziendali più dispa-rati, ma comunque caratterizzati da un utilizzo sempre più di�uso di tablet e smartphone.In questo scenario le nuove applicazioni che vengono via via immaginate per es-sere utilizzate dai diversi smart worker, o knowledge/mobile worker come vengo-no anche identificati, trovano nelle piat-taforme di gestione documentale il loro ambiente di sviluppo naturale. Da qui la curiosità di capire quanto oggi proprio i fornitori più diversificati di prodotti e

COSÌ SI ABILITALO SMART WORKING

Ruggero Vota

servizi in ambito document management hanno implementato o stanno progettando per andare a supportare le aziende che sempre più vanno incon-tro al nuovo scenario dello smartworking.Abbiamo quindi proposto a un ristretto gruppo di operatori specializzati sul tema gestione documen-tale una serie di domande volte a tracciate lo stato dell’arte della loro o�erta in ambito smartworking. Di seguito le indicazioni emerse.

In che modo le vostre soluzioni di gestione do-cumentale si aprono al tema dell’integrazione con le applicazioni usufruibili da device mobili?

“La piattaforma di Document & Process Management ARXivar è da sempre molto attenta a una piena usa-bilità da device mobile – a�erma Claudio Vigasio, presidente Able Tech. Nativamente la piattaforma

è utilizzabile dal web ma è la suite ARX-Mobile che ha permesso di in-crementarne esponenzialmente l’uti-lizzo da qualsiasi tablet o smartpho-ne. ARX-Mobile, infatti, permette di accedere dal proprio device a tutti i documenti conservati nell’archivio aziendale. Per gestire un documento non è quindi più necessario essere presente fisicamente nella propria postazione in u�cio ma è su�cien-te avere una connessione, un devi-ce e cominciare a lavorare in tutta sicurezza su documenti e processi aziendali”.

Claudio Vigasio, presidente Able Tech

81marzo 2015

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Quali altre innovazioni, che vanno nella direzione del cosiddetto ‘smart working’, avete sviluppa-to o state pensando di introdurre nelle vostre soluzioni di gestione documentale?

“Ogni nostra nuova innovazione è rivolta all’utilizzo della nostra soluzione in un’ottica di smart working, per questa ragione abbiamo integrato nella gestio-ne dei documenti da mobile anche la gestione dei processi e la firma grafometrica – sottolinea Vigasio di Able Tech. Per quest’ultima ci siamo spinti oltre, sviluppando una app che permette di apporre le fir-me sui documenti anche in assenza di connettività internet. In ottica di collaborazione e condivisione dei documenti aziendali abbiamo sviluppato ARXdri-ve, una suite di file hosting che permette di condi-videre e modificare, anche contemporaneamente, i documenti, tenere sempre traccia delle revisioni e�ettuate e recuperare versioni precedenti con la sicurezza di accesso ai dati tipiche di ARXivar”.

Potete già raccontare brevemente un progetto di ‘smart working’ in cui è stata presa come punto di riferimento la vostra piattaforma?

“I progetti di smart working vanno di pari passo con il Byod, spiega Vigasio di Able Tech

Nel caso di un nostro cliente, importante azienda di telecomunicazioni, ARX-Mobile è stato reso disponibile sui device per-sonali dei manager aziendali. Il progetto mirava in primo luogo a eliminare la grande mole di mail che i manager ricevevano ogni giorno per approvare, firmare o validare documenti, sostituite, grazie ad ARX-mobile, in task di processo avanzabili como-damente anche da smartphone. Il tutto con la si-curezza che i dati aziendali non si sarebbero mai mossi dall’archivio aziendale, anche se l’accesso avviene da device personali”.

7/5/2015 Invoice Xchange, una piattaforma integrata per gestire, via web, il processo di fatturazione elettronica

http://www.ict4executive.it/executive/businesscase/invoicexchangeunapiattaformaintegratapergestireviawebilprocessodifatturazione_43672154… 1/6

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di Redazione 17 Marzo 2015

Invoice Xchange, una piattaforma integrata pergestire, via web, il processo di fatturazioneelettronicaAttraverso un portale Web personalizzabile, è possibile acquisire idocumenti da diverse fonti, come il gestionale o una semplice cartella delPC. È previsto anche il caricamento manuale

Dall’entrata in vigore del nuovo obbligo di fattura elettronica PA,lo scorso 6 giugno, sono state inviate circa 2 milioni di fattureelettroniche.

Si stima che nel 2015, quando l’obbligo sarà esteso a tutte le PAlocali, il numero di fatture elettroniche inviate alla PubblicaAmministrazione raggiungerà i 60 milioni.

«L’obbligo rappresenta una delle più importanti rivoluzioni neirapporti tra Pubblica Amministrazione e fornitori degli ultimi anni afferma Claudio Vigasio, Presidente di Able Tech . Grazie a

soluzioni come Invoice Xchange (IX) di ARXivar, la piattaforma di Document & ProcessManagement di Able Tech, è possibile gestire i nuovi rapporti con la PA in modo semplice,integrato e sicuro».

Invoice Xchange (IX) di ARXivar è stata ideata per fornire un servizio che permetta di gestirecon un’unica piattaforma il processo di creazione, firma, trasmissione econservazione delle fatture elettroniche. A differenza di altre soluzioni per l’invio delleFatture PA, il servizio IX di ARXivar mette a disposizione delle aziende un portale Webpersonalizzato che acquisisce i documenti fattura da diverse fonti. Può interfacciarsi con il

SOLUZIONI

Claudio Vigasio,Presidente di AbleTech

Executive Trade HR PMI Professional Cloud Procurement Security Data Center

7/5/2015 Invoice Xchange, una piattaforma integrata per gestire, via web, il processo di fatturazione elettronica

http://www.ict4executive.it/executive/businesscase/invoicexchangeunapiattaformaintegratapergestireviawebilprocessodifatturazione_43672154… 2/6

gestionale, recuperare i documenti direttamente da una semplice cartella del PC, oprevedere il caricamento manuale di ogni singola fattura.

Per permettere la creazione delle fatture nel nuovo formato XMLPA il servizio InvoiceXchange offre una vasta gamma di soluzioni. Se l’utente non dispone di un softwaregestionale per creare le sue fatture può ad esempio utilizzare il software XML Creator,scaricabile gratuitamente dal sito che permette di inserire manualmente i dati fattura in campipredefiniti e creare un fileXML.

Se l’utente ha un gestionale che però produce solo fatture in PDF, il servizio InvoiceXchange può trasformarle in un file XML. Il servizio si occuperà anche di verificare,completare il file con le informazioni del soggetto trasmittente, far firmare le fatture medianteun servizio di firma remota e inviarlo al Sistema di Interscambio (SDI). Dal portale saràpossibile controllare in ogni momento l’effettiva consegna della fattura alla PubblicaAmministrazione e consultare tutte le notifiche provenienti dal Sistema d’Interscambio e dallaPA.

Le funzionalità del portale IX non finiscono qui. Grazie al servizio IXC.E. per laconservazione elettronica, è possibile assicurare la conservazione a norma delle fatturesia in house che in outsourcing. Entro 24 ore dall’invio della fattura al SdI, IXC.Eassicurerà la conservazione elettronica delle fatture trasmesse. Sicurezza, facilità d’uso edi adattamento ma soprattutto mobilità.

Il Portale IX permette, infatti, di ricercare e consultare le fatture emesse, corredate daimessaggi e dalle notifiche del SdI, non solo dal computer aziendale, ma da qualsiasi devicemobile. L’interfaccia responsive si adatta a qualsiasi schermo rendendo la navigazione ela ricerca facile e su misura allo schermo del device utilizzato.

Per informazioni:

www.arxivar.it

TAG: Fatturazione Elettronica, PA, 31 marzo 2015, Invoice Xchange, ARXivar, Document & Process Management, AbleTech, Sistema di Interscambio

IT e pubblica amministrazione: l’anno della svolta?

di Edoardo Bellocchi , 17 marzo 2015

Qualche indizio positivo fa propendere per una svolta nell’uso dell’IT da parte della PA, tra fenomeni come le smart city o la nuova tendenza verso il “Government as a Platform”

È stato osservato da più parti che il 2015 si può rivelare un anno di svolta, nell’eterna incompiuta del rapporto tra ICT e pubblica amministrazione. Del resto, i segnali positivi verso un’ulteriore crescita dell’efficienza del settore pubblico si stanno moltiplicando, e in qualche caso concretizzando, grazie anche all’entrata in vigore di normative specifiche oltre che alla decisa spinta sul digitale operata dal Governo. Sono molti i temi caldi: si parla di smart city, di nuovi servizi al cittadino, di fatturazione elettronica, e di tanto altro. Un esempio recente a questo riguardo è l’identità digitale, con l’ingresso nella fase esecutiva del progetto istituzionale SPID, indicato da più parti come un vero fattore di cambiamento nelle modalità di accesso ai servizi pubblici e privati via Internet, con impatti sia sui cittadini che usufruiscono di tali servizi sia sulle aziende che li forniscono.

Un altro esempio concreto è quello citato da Alberto Carrai, direttore commerciale di ARXivar, che fa notare che «ben prima dell’entrata in vigore del decreto molte pubbliche amministrazioni virtuose si sono incamminate verso la gestione digitale dei documenti. È il caso dei Comuni membri dell’Area Programma Lagonegrese-Pollino che hanno scelto ARXivar per gestire digitalmente i documenti della conferenza dei Sindaci tramite workflow. ARXivar ha permesso di risolvere due problemi per i comuni membri dell’Area programma: l’eliminazione dei documenti cartacei e l’annullamento della distanza geografica. Avendo a disposizione uno strumento che permette di modificare, approvare e firmare digitalmente i documenti di giunta è stato possibile diradare le riunioni dei sindaci, risparmiando sulle spese di trasferta di ogni riunione, un risultato non da poco se si considera che i comuni distano tra loro anche 40 km. La disponibilità di avere i documenti in formato digitale, modificabili, approvabili con firma digitale e pubblicabili direttamente sull’albo on line ha permesso di snellire la burocrazia, assolvere agli obblighi di trasparenza della PA e tagliare i costi per i cittadini e l’ambiente».

http://www.datamanager.it/2015/03/it-e-pubblica-amministrazione-lanno-della-svolta/

marzo-aprile 2015 7

NEWS

ARXivar semplifica l’ufficio acquistiLa piattaforma si occupa delle diverse operazioni coinvolte negli ordini di acquistoUn portale online per i fornitori, una gestione digitale delle fatture

passive e un motore di workflow che automatizza il processo di

approvazione dell’ordine. Tre strumenti che,

con in mente il tema della semplicità,

permettono all’ufficio acquisti di di-

ventare digitale. “Quando si parla di

‘acquisti’ si fa riferimento a uno dei

processi più trasversali e complessi di

un’azienda, un processo che gestisce

e produce migliaia di documenti all’anno,

che richiede complesse procedure di appro-

vazione e scelta e che spesso viene ancora gestito con modalità

parzialmente cartacee, spiega Claudio Vigasio (nella foto), ammi-

nistratore delegato di Able Tech. “Quando però la mole di fornitori

diventa troppo elevata, i documenti da gestire troppo ingenti e

le procedure da rispettare troppo complesse allora è necessario

uno strumento che semplifichi i processi, elimini la carta e auto-

matizzi i rapporti con i fornitori”. ARXivar si propone di rispondere

a tali esigenze permettendo di gestire l’intero ciclo dell’ordine di

acquisto, dalla ricezione, catalogazione e archiviazione dei for-

nitori, alla gestione del ciclo passivo in modalità paper-less, sia

tramite procedura barcode che Ocr, fino alla gestione digitale di

procedure altrimenti manuali. In particolare, grazie al workflow, è

possibile non solo definire il processo di approvazione dell’ordine

d’acquisto, ma anche alcune eccezioni.

Ad esempio, la difformità del totale della fattura da quello dell’or-

dine o dalla somma degli ordini. Questa eccezione viene gestita

in automatico da ARXivar che, al recepimento di una fattura il

cui totale differisce da quello dell’ordine, avvia un processo di

approvazione inviando la fattura ad una serie di risorse aziendali,

responsabili di questa particolare procedura. I responsabili, valu-

tato il caso specifico, provvederanno ad apporre o meno la loro

approvazione sulla fattura e a permettere l’avvio del successivo

processo di pagamento e riconciliazione della fattura all’ordine.

Mancanza dell’ordine: in questo caso ARXivar, dialogando con

l’Erp, riscontra una fattura senza ordine e avvia un workflow

per ricercare tale ordine. Il processo di approvazione della firma

rimane bloccato fino a quando l’ordine non viene riconciliato con

la fattura nell’Erp.

ARXivar si propone quindi di risolvere tre criticità tipiche dell’ufficio

acquisti: l’automazione di procedure manuali e di eccezioni, la

velocizzazione delle procedure, l’eliminazione del passaggio di

carte o di telefonate per sapere chi ha in carico una fattura. Il tutto

mirando a eliminare sollecitazioni per ricordare che una fattura

è in attesa di autorizzazione o che è prossima alla scadenza.

Tutto gestito tramite il motore di workflow che ricorda le azioni

da svolgere e permette di sapere dove si è bloccato il processo

approvativo o di lavorazione della pratica. www.arxivar.it

CHI L’HA DETTO

E I PROCESSI

CHE GESTIRE

DI UN’AZIENDA

DEVE ESSERE

I DOCUMENTI

COMPLICATO

DOCUMENT & PROCESS MANAGEMENTDOCUMENT & PROCESS MANAGEMENTRR

www.arxivar.itIl calendario degli eventi lo trovi su:

La soluzione che stavate cercando è a portata di click. Iscriversi ad uno dei nostri eventi è il modo migliore per poterne apprezzare la semplicità e la potenza.ARXivar è la soluzione completa per l’archiviazione e la gestione dei documenti, dei processi, la fatturazione elettronica e conservazione a norma per aziende private e per la Pubblica Amministrazione. Scopri perchè più di duemila clienti in Italia e all’estero hanno già scelto ARXivar.

ADVERTORIAL

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Cosa succede quando un Comune decide di dotarsi di un sistema di gestione documentale e dei processi per ge-stire le fatture elettroniche e automatizzare il processo di pagamento? Semplice! Diventa un comune virtuoso e digitale, che rispetta i tempi dei pagamenti dei suoi for-nitori e migliora il lavoro dei suoi dipendenti risparmian-do tempo, denaro e risorse.

Nel 2013 il Comune di Guidonia Montecelio, in pro-vincia di Roma, ha deciso di adottare la soluzione di document e process management ARXivar, proposto dal Business Partner Interthree. La ragioneria del Co-mune si trovava infatti ad affrontare quotidianamente una procedura manuale del processo di autorizzazione al pagamento e di liquidazione di centinaia di fatture, che comportava, tra gli altri problemi, la perdita dei do-cumenti, ritardi dovuti al passaggio di carta tra gli uffi ci competenti – protocollo, segreteria, ragioneria – tempi lunghi per la ricerca negli archivi cartacei, per l’apposi-zione della fi rma, per la richiesta di autorizzazione alla liquidazione e la redazione della relativa determina di liquidazione cartacea.

Il progetto ha previsto l’introduzione di ARXivar sia per l’ambito della gestione documentale (dematerializ-zazione e archiviazione digitale delle fatture passive) sia per la gestione della procedura di approvazione al paga-mento tramite workfl ow digitali.

Fino al 31 marzo 2015 le fatture cartacee sono state digitalizzate tramite scannerizzazione, e archiviate in ARXivar, e con l’entrata in vigore dell’obbligo di Fattura Elettronica, e la defi nitiva scomparsa delle fatture car-tacee, le fatture in XMLPA vengono automaticamente

archiviate in ARXivar dall’ERP del Comune e da lì inserite in un processo di workfl ow che coinvolge tutti gli utenti che dovranno validare, fi rmare o autorizzare il pagamen-to della fattura.

«Dal 2013 al 2015 i benefi ci pratici della gestione di-gitale delle fatture cartacee sono stati enormi, spiega Claudio Vigasio, Presidente di Able Tech, la società che sviluppa la soluzione ARXivar -. Le fatture non vengo-no più perse o accantonate, il workfl ow guida gli utenti nella corretta gestione del processo ricordando loro cosa fare e in che tempi, e invia, inoltre degli avvisi nel caso in cui il processo si blocchi».

Il processo virtuoso avviato ai tempi delle fatture car-tacee è stato esteso ora anche alla gestione delle fatture elettroniche, che al pari della vecchia carta, una volta ar-chiviata in ARXivar avvia lo stesso processo di gestione tramite workfl ow.

Oltre a risparmi in termini di tempo e risorse, il pro-getto ha permesso di rispettare le tempistiche di paga-mento delle fatture fornitore, rispettare la “cronologia” del pagamento, avere report aggiornati sulle fatture for-nitori in fase di approvazione e migliorare la gestione del fl usso di cassa per i pagamenti.

Un vero esempio di effi cienza digitale.

Pa digitale e virtuosa L’esempio del Comune di Guidonia

FATTURE ELETTRONICHE NEL RISPETTO DELLA NORMATIVA, PROCESSI DI GESTIONE SNELLI, TEMPI DI PAGAMENTO DEI FORNITORI CERTI E TEMPESTIVI. SONO ALCUNI DEI VANTAGGI OTTENUTI GRAZIE ALL’ADOZIONE DELLA SOLUZIONE DI DOCUMENT E PROCESS MANAGEMENT DI ARXIVAR

CLAUDIO VIGASIOPresidente Able Tech

PER ULTERIORI INFORMAZIONI. . .

WWW.ARXIVAR. IT

78 AZIENDABANCA - maggio 2015

Alberto Carrai, Direttore Commerciale di Able Tech

Dematerializzare i documenti per arrivare al cuore delle informazio-ni. «Nonostante la strada verso la digitalizzazione dei documenti sia stata facilitata dalle nuove nor-mative, ciò non basta a rendere efficiente una organizzazione com-plessa come la banca – afferma Alberto Carrai, Direttore Commer-ciale di Able Tech. Grazie ad ARXi-var, il nostro software di Document & Process Management, riusciamo a semplificare, snellire e velocizza-re la circolazione delle informazio-ni attraverso la gestione dei flussi che le governano. Utilizzo il termi-

sviluppato in un istituto bancario, dove, grazie alla gestione automa-tizzata del processo di anticipo su crediti e fatture, è possibile con-trollare la fondatezza del credito vantato dall’azienda che emette la fattura, contattando automatica-mente il creditore e disponendo l’anticipo sulla fattura solo in caso di risposta positiva. Una soluzione che abbassa il livello di “rischio” dell’operazione sia per la banca sia per il cliente. Allo stesso tempo l’integrazione con la firma digitale permette agli addetti di apporre la propria firma sulle fatture inviate dall’azienda controfirmandole».

conservazione a norma e reperimento agileLe informazioni digitali devono essere conservate a norma e rese fruibili in ogni momento. «Ogni documento deve essere profilato correttamente e accompagnato da una sorta di carta di identità, dove sono contenuti i dati identificativi – conclude Carrai. In questo modo la ricerca dei documenti archiviati di-venta più efficace, permettendo di incrociare anche più chiavi di ricer-ca. Tutte le informazioni, raccolte separatamente dalle varie divisioni di business o filiali, devono infine convergere in un unico sistema documentale centralizzato che per-metta alla banca o all’outsourcer di accedervi facilmente ed in modo sicuro alle tramite applicazioni web based e anche da mobile».

G.C.

digitaLizzare i

documenti, FirmarLi

eLettronicamente e FarLi

gestire da un motore di

processi centraLizzato

per renderLi attivi e

disponibiLi a tutte Le aree

di business: È questa La

strada che abLe tech

suggerisce aLLe banche

per eFFicientare e sneLLire

La compLessità deLLa

gestione documentaLe

La gestione dei processi per una banca paperless

focus - Able Tech

ne “informazioni” a proposito: il fine ultimo di una gestione snella (e l’obiettivo del nostro prodotto) infatti sta proprio nell’eliminazione di documenti a favore della circo-lazione del loro contenuto: le in-formazioni appunto».

Un risparmio di tempo e risorse che sfiora il 90%Un processo di trasformazione digi-tale che ha permesso ai clienti AR-Xivar del settore bancario e finance un risparmio in termini di tempi e costi dell’80-90%. «Questo perché le funzionalità messe a disposizione dalla piattaforma non conoscono li-miti e permettono di gestire qual-siasi tipo di processo: archiviazione automatica di documenti privati e di filiale – elenca Carrai –, raccolta di informazioni e gestione del pro-cesso di prequalifica di un finanzia-mento; raccolta di documenti per assemblee e CdA; gestione di an-ticipi su crediti e/o fatture; gestione prestiti, processi di pagamento e riconciliazioni, etc.».

sicurezza ed efficientamento in un’unica soluzioneMa alla base di questo snellimento nella gestione documentale, è ne-cessario porre un sistema tecnolo-gico capace di bilanciare sicurezza ed efficientamento: «una tecnolo-gia che integri dematerializzazio-ne dei documenti, firma digitale o grafometrica, conservazione so-stitutiva e gestione dei processi in un’unica soluzione – precisa Car-rai. Un approccio che abbiamo già

maggio-giugno 2015 7

NEWS

Documenti di trasporto:più efficienza in UnieuroUn progetto che ha portato diversi vantaggi, tra cui migliori servizi ai punti venditaLa possibilità di una completa dematerializzazione e digitalizza-

zione dei processi nella gestione dei documenti di trasporto è un

fatto. Ne è un esempio Unieuro, la più grande catena italiana per

la vendita di elettronica di consumo e di elettrodomestici, che ha

portato a termine con successo la riorganizzazione e digitalizzazio-

ne della gestione di centinaia di migliaia di documenti di trasporto

(Ddt) che in termini di tempo e costi rappresentava il processo più

oneroso e impegnativo per l’azienda.

I Ddt non viaggiano più in formato cartaceo con la merce ma

vengono inviati in formato elettronico ai vari punti di distribuzione.

Prima che la merce venga presa in carico dai corrieri insieme al

Cmr (Convention des Marchandises par Route o Lettera di Vettura

Internazionale), i Ddt elettronici vengono archiviati nella soluzione

ARXivar che tramite un workflow automatico crea il link per la con-

divisione inoltrandolo via email al responsabile del punto vendita.

Quest’ultimo può scaricare e consultare il riepilogo dei Ddt relativi

alla merce in arrivo. Dall’altro lato, l’area amministrativa, dalla sede

di Unieuro, può tracciare in tempo reale quale punto vendita abbia

effettivamente consultato i documenti.

Il beneficio ottenuto dalla adozione di un sistema per gestione

digitale dei Ddt è stato immediato su tre fronti. Il primo: la velo-

cizzazione della spedizione della merce. Attraverso l’innovazione

introdotta, la merce può partire senza bisogno di attendere i

documenti di trasporto, eliminando quindi i processi di stampa e

smistamento di tali documenti e le eventuali criticità. Il secondo:

la riduzione dei costi di stampa, con migliaia e migliaia di pagine

stampate in meno al giorno. Il terzo: l’aumento della customer

satisfaction, perché il cliente riceve il Ddt ancora prima dell’arrivo

della merce.

Il progetto è stato ideato e realizzato da Talea Consulting srl grazie

all’utilizzo di ARXivar la piattaforma di Ecm & Bpm che governa

contenuti, informazioni e processi di business. ARXivar gestisce i

documenti di Unieuro, archiviando i Ddt di vendita e acquisto, le

bolle doganali, le fatture dei clienti, dei fornitori e infragruppo. Nel

primo semestre sono stati gestiti circa 100.000 Cmr e 400.000

Ddt.

Il caso Unieuro rappresenta solo uno degli innumerevoli migliora-

menti gestionali ottenibili tramite la digitalizzazione dei processi.

Able Tech srl, l’azienda produttrice del software ARXivar, è da

sempre impegnata nell’organizzazione di eventi con l’obiettivo

generale di dimostrare le opportunità concrete legate alla digita-

lizzazione dei processi di qualsiasi area aziendale (gestione dei

processi alla base della Qualità, Gestione del Ciclo Commerciale,

Gestione del Rischio etc.) e settore (Bancario, Manifatturiero,

Alimentare, Automotive etc.). L’elenco degli eventi è consultabile

sul sito www.arxivar.it.

Le procedure per controllare i rischi sono il cardine di diverse normative: L. 231/2001, L. 262/2005, ISO 9001:2015, ISO 27001, ISO 20000 ecc.ARXivar, con un’unica piattaforma vi

gestione ed il reporting per qualsiasi progetto di Risk Management abbiate intrapreso. ARXivar comprende un completo sistema di archiviazione e gestione documentale, un modellatore di processidi business intelligence.

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DOCUMENT & PROCESS MANAGEMENTDOCUMENT & PROCESS MANAGEMENTRR

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RISKMANAGEMENTMADE EASY

ASSESSMENT

CONTROL

REPORTING

and SAFE

64 AZIENDABANCA - settembre 2015

LA CAPACITÀ DI

DEMATERIALIZZARE I

DOCUMENTI DELL’AZIENDA

BANCA E LIBERARE LE

INFORMAZIONI IN ESSI

CONTENUTE RISULTA

ESSENZIALE, NON TANTO

PER LA RIDUZIONE DEI

COSTI DI STAMPA, SPIEGA

ALBERTO CARRAI DI ABLE

TECH, MA PER MIGLIORARE

IL GOVERNO DEI PROCESSI

E FACILITARE LA GESTIONE

DEL RISCHIO E I CONTROLLI

DI COMPLIANCE

Dai documenti ai processi: la digitalizzazione semplificail controllo

STRATEGIE - ABLE TECH

«La banca funziona per processi: è un’organizzazione che si tro-va giornalmente a gestire una quantità enorme di informazioni di ogni tipo. Ma non deve più necessariamente gestire una immensa quantità di documenti cartacei». L’approccio al settore bancario di Able Tech, società specializzata nella gestione do-cumentale e dei processi, è in linea con la natura orizzontale della soluzione software pro-prietaria, ARXivar: un’azienda del settore Finance, in quanto azienda appunto, ha l’obiettivo di ridurre gli sprechi per con-centrarsi su attività core. Dema-terializzare e gestire in formato elettronico le informazioni, per semplificare, snellire e velocizza-re la loro circolazione, è dunque uno strumento imprescindible.

Digitalizzare i processi, nonsolo i documenti«All’interno di ogni realtà azien-dale vediamo poi delle diffe-renze significative – racconta Alberto Carrai, Direttore Com-merciale di Able Tech – tra chi punta alla semplice digitalizza-zione dei documenti e chi inve-ce va oltre, adottando strumenti come le firme grafometriche e digitali per fare sì che l’informa-zione venga integrata nei siste-mi della banca direttamente in

formato digitale, senza generare alcun documento cartaceo. Noi produciamo un software privo di specializzazione settoriale per la gestione dei documenti digita-lizzati o “nativamente” digitali, compresa la gestione delle fir-me, e ci adeguiamo quindi alle esigenze specifiche del cliente. Anche nel settore Finance notia-mo necessità molto variegate: alcune realtà ci hanno chiesto di digitalizzare la gestione della procedura di richiesta di un mu-tuo, altre una gestione digitale dei curricula per la ricerca del personale, altre ancora di po-ter razionalizzare l’archiviazione dei documenti privati e di filiale, solo per citare alcuni esempi».

Digitalizzare in modo sempliceIl punto focale dei progetti con-dotti da Able Tech (2.300 clienti in Italia e all’estero, di cui circa una decina tra banche e SGR italiane) è proprio nella gestione integrata di un processo in for-mato interamente digitale. «Se-guiamo il flusso informativo in tutto il suo iter – conferma Car-rai – e ovviamente la quasi totali-tà delle realtà con cui lavoriamo ha già adottato una qualche so-luzione di gestione dei proces-si. In moltissimi casi abbiamo scoperto che per digitalizzare processi a volte semplici e non

Alberto Carrai, Direttore Commerciale di Able Tech

settembre 2015 - AZIENDABANCA 65

STRATEGIE - ABLE TECH

200 PARTNER DI BUSINESS PER LA DISTRIBUZIONE

AbleTech ha un modello di business indiretto, che si basa nella maggioranza dei casi su una rete di 200 partner che portano la so-luzione sul cliente finale. «Il vantaggio principale è nella vicinanza territoriale – commenta Carrai – che ci permette di fornire assi-stenza e diventa strategica nel momento in cui siamo impegnati in progetti di ridisegno dei processi e non solo di digitalizzazione dei documenti».

core, sono stati fatti investimenti molto costosi per soluzioni che poi si sono rivelate inadeguate o per progetti non arrivati a con-clusione. Noi puntiamo su un prodotto di rapida implemen-tazione, flessibile ed efficiente, sviluppato da un team italiano di 60 persone».

Affrontare le fasi “non tracciate” dei processiNon è “solo” l’iter dei docu-menti relativi al back office e alla richiesta di prodotti e ser-vizi da parte della clientela l’e-lemento su cui si concentra una parte importante dei progetti di dematerializzazione e digitaliz-zazione in cantiere. L’intera or-ganizzazione è attraversata da informazioni stampate su carta e da documenti che si muovo-no anche su “strade” non trac-ciate. «L’esempio più chiaro è quello delle email – continua Carrai. All’interno della banca circolano migliaia di comunica-zioni di posta elettronica con documenti allegati di cui viene richiesta l’approvazione: sono processi in piena regola ma non sono tracciati in alcun modo e,

in caso di necessità, costringono l’impiegato a recuperare il mes-saggio. Se la stessa procedura viene gestita con una piattafor-ma ad hoc, l’azienda può avere la certezza di quando è iniziato il processo, quanto è durato, chi è stato coinvolto, chi ha approva-to il documento e così via».

Processi monitorati per Compliance e risk managementUno strumento di gestione dei processi e del flusso informativo gioca poi un ruolo fondamenta-le in diversi ambiti della gestio-ne del rischio e della complian-ce alle norme antiriciclaggio. «Nella parte di assessment per la creazione della matrice dei ri-schi, innanzitutto – spiega Carrai – ma anche nella fase più ope-rativa del controllo. Le banche sono soggette a un continuo cambiamento delle normative da soddisfare e la velocità di at-tivazione delle nostre soluzioni può rappresentare un vantaggio rispetto a sistemi più complessi. Noi permettiamo di avere il pie-no monitoraggio dei processi e dei documenti a essi relativi in modo molto semplice. La ge-stione delle informazioni e del modo in cui queste si spostano all’interno della banca investe

ogni aspetto della sua attività: banalmente, anche la selezio-ne dei documenti da portare in Consiglio di Amministrazione si compone di una serie di attivi-tà di raccolta ed elaborazione di documenti che vengono esami-nati in Consiglio, portando alla creazione di ulteriori documenti, che inoltre devono essere inviati come feedback a chi ha presen-tato delle richieste».

Integrazione con la business intelligenceIl tutto integrato con sistemi di business intelligence che per-mettono di analizzare come funziona l’azienda con dei pa-rametri immediati. «Gestendo il processo ho piena visibilità sul suo buon esito – conclude Carrai –, su quanto tempo richiede il suo completamento, se esistono dei colli di bottiglia nelle singole pro-cedure, se i tempi di risposta al cliente interno o esterno sono nei tempi previsti dal manuale della qualità o, ancor più importante, dalla normativa. Posso, insomma, misurare l’efficienza e l’operatività dell’azienda bancaria senza adot-tare strumenti aggiuntivi di busi-ness intelligence».

A.G.

DEMATERIALIZZAZIONE DEI

PROCESSI E SISTEMI DI BUSINESS

INTELLIGENCE PERMETTONO

ALLE BANCHE DI MISUARE LA

LORO EFFICIENZA

settembre-ottobre 2015 7

NEWS

ARXivar governa la gestione del rischioRegole e procedure controllate per le diverse attività e processiLa legge 231/01 sulla responsabilità amministrativa delle persone

giuridiche; la legge anticorruzione 190/2012 e la 262/2005 che

disciplina i mercati finanziari; la nuova ISO 9001:2015 sono tutte

focalizzate sulla gestione dei rischi operativi

e/o finanziari: un argomento sempre più

delicato sia in termini di assessment

che di gestione quotidiana. La maggior

parte delle leggi, regolamenti e stan-

dard internazionali e nazionali hanno

alcuni punti in comune: individuazione

delle priorità strategiche e rischi asso-

ciati; progettazione e realizzazione dei relativi

processi; controllo.

Ma come è possibile ottenere in pratica una buona gestione del

rischio? Per rispondere a questa domanda, Able Tech suggeri-

sce l’implementazione di un sistema di regole e procedure che

disciplinino tutte le attività e l’adozione di una soluzione capace

di garantire la sicurezza dei dati e di modellare, eseguire e moni-

torare i processi, mettendo a disposizione degli utenti le risorse

necessarie per svolgere le attività in modo controllato ed in linea

con le procedure definite.

Questa è ARXivar, la piattaforma di Business Process Manage-

ment, realizzata da Able Tech per realizzare e monitorare i processi

attraverso l’utilizzo di flow chart.

“Nel dettaglio, ARXivar gestisce il Risk Assesment tramite la map-

patura dei processi (attraverso la ricostruzione della formazione

degli atti e delle fonti informative/documentali utilizzate a supporto

dell’attività svolta) e l’organizzazione logica dei documenti (per

processo, normativa, categoria di rischio, categoria di eventi...).

ARXivar permette di avere pieno controllo dei processi e dei

documenti ad essi relativi: la piattaforma monitora la durata delle

attività previste tramite escalation; Indentifica i relativi processi e

le scadenze predefinite, rendendo direttamente disponibili agli

utenti coinvolti delle ‘work list’ (attività da svolgere per garantire

la conformità alle norme); prevede regole e permessi (identifica-

zione non conformità, indicatori di processo); Traccia le evidenze

degli Audit effettuati, dei flussi informativi e, in generale, di tutta

la documentazione di processo con immediata reperibilità della

stessa – spiega Alberto Carrai (nella foto), Direttore Commerciale

e Marketing di Able Tech. Il tutto integrato con sistemi di business

intelligence per analizzare il funzionamento dell’azienda grazie a

parametri immediatamente disponibili”.

Con ARXivar è quindi possibile misurare l’efficienza e l’operatività

dell’azienda senza adottare strumenti aggiuntivi. La piattaforma

invia alert/reminder automatici di richiesta dati o informazioni e no-

tifiche delle carenze di non operatività e/o delle non conformità alla

società; rende disponibili report e valutazione degli scostamenti,

misurazione delle prestazioni tecniche ed eventuali correzioni di

processo. www.arxivar.it