compras e gestão stocks

Esta Publicao propriedade do GICEA, Gabinete de Gesto de iniciativas comunitrias. Este produto protegido pelas leis em vigor e copyright, estando reservados todos os seus direitos. No pode ser reproduzido nem transcrito por qualquer processo seja ele qual for sem autorizao dos titulares do direito. Os infractores so passveis de procedimento judicial.

ndiceCaptulo 1: Apresentao ...............................................................1 Sumrio.......................................................................................2 Notas ao formador ........................................................................4 Objectivos gerais ..........................................................................4 Enquadramento do mdulo .............................................................4 Pblico alvo da formao................................................................4 rea de actividade/Zonas geogrficas ..............................................5 Recursos......................................................................................5 Funcionamento do mdulo..............................................................6 Simbologia ...................................................................................7 Captulo 2: Compras ......................................................................8 Introduo ...................................................................................9 O comprador .............................................................................. 10 Diferentes formas de compra ........................................................ 11 A natureza das compras ............................................................... 12 Individuais, retalhistas independentes e feirantes ............................ 13 Grossista ................................................................................... 13 Grandes armazns independentes e fbricas ................................... 13 As centrais de compras ................................................................ 14 A funo do servio de compras .................................................... 15 Qual a funo exacta do servio de compras? ............................... 16 Relaes internas e externas do servio de compras .................................................................................... 19 Relaes Externas ....................................................................... 19 Relaes Internas........................................................................ 19 A Organizao das compras .......................................................... 21 Fases da compra ......................................................................... 22 Registo de necessidades de compra ............................................... 24 Procura do fornecedor................................................................. 24 Escolha do fornecedor .................................................................. 25 Realizao do pedido .................................................................. 25 Recepo e controlo das mercadorias ............................................. 26 Apoio s fases de compra ............................................................. 26 A documentao poder assumir trs tipos: .................................... 26 Captulo 3: Gesto de Stocks ........................................................ 29 Os Stocks................................................................................... 30 Vantagens e inconvenientes dos stocks .......................................... 31 Tipos de stocks ........................................................................... 31 A gesto material de stocks .......................................................... 33

Objectivos.................................................................................. 33 Implantao do armazm ............................................................. 33 Instalaes................................................................................. 34 Arrumao do armazm ............................................................... 34 A movimentao ......................................................................... 35 Documentao............................................................................ 36 Recepo ................................................................................... 37 Conservao e Entrega ................................................................ 37 Ficha de armazm ....................................................................... 37 Guia de Entrada .......................................................................... 38 Guia de Sada ............................................................................. 39 A gesto econmica de stocks....................................................... 40 Objectivos.................................................................................. 40 Custo dos Stocks......................................................................... 40 Stock de segurana ..................................................................... 41 Grfico em dentes de serra........................................................... 42 Quantidade econmica de encomenda ............................................ 43 Anlise ABC................................................................................ 44 Gesto administrativa dos stocks................................................... 46 Objectivos.................................................................................. 46 Nomenclatura dos artigos em stock ............................................... 46 Colaborao da informtica........................................................... 48 Captulo 4: Fichas de Trabalho ...................................................... 49 Ficha n 1 .................................................................................. 50 Natureza das compras ................................................................. 50 Ficha n 2 .................................................................................. 52 Formas das Compras ................................................................... 52 Ficha n 3 .................................................................................. 53 Funo do servio de compras....................................................... 53 Ficha n 4 .................................................................................. 54 Fases da Compra ........................................................................ 54 Ficha n 5 .................................................................................. 55 Noo e importncia dos Stocks .................................................... 55 Ficha n 6 .................................................................................. 57 Gesto material de stocks ............................................................ 57 Ficha n 7 .................................................................................. 59 A gesto econmica dos stocks ..................................................... 59 Ficha n 8 .................................................................................. 63 Movimento de armazm ............................................................... 63 Captulo n 5: Concluso .............................................................. 65 Bibliografia ................................................................................. 66 Participantes .............................................................................. 68

ndice de tabelasTabela 1: Fases/Documentos ........................................................ 27 Tabela 2: Resumo Geral de Documentos......................................... 28

ndice de figurasFigura 1: Servio de Compras .........................................................9 Figura 2: O comprador ................................................................. 10 Figura 3: Natureza das compras .................................................... 11 Figura 4: Funo das Compras ..................................................... 15 Figura 5: Ponto de Aprovisionamento ............................................. 16 Figura 6: Organizao das Compras ............................................... 21 Figura 7: A Encomenda ................................................................ 25 Figura 8: Liquidao / Pagamento.................................................. 28 Figura 9: Rotao de Stocks ......................................................... 32 Figura 10: Noo de armazm ...................................................... 33 Figura 11: Movimentao no armazm ........................................... 36 Figura 13: Guia de Entrada........................................................... 38 Figura 14: Guia de sada .............................................................. 39 Figura 15: Ruptura Stocks / Stock Segurana.................................. 41 Figura 16: Curva em dentes de serra ............................................. 42 Figura 17: Frmula n encomendas/ano ......................................... 43 Figura 18: Frmula quantidade econmica ...................................... 43

Figura 19: Curva ABC .................................................................. 45 Figura 20: O Activo ..................................................................... 46 Figura 21: Noo de nomenclatura ................................................ 47 Figura 22: Cdigo de Barras ......................................................... 47

Captulo 1: Apresentao

IntroduoSumrio Notas ao formador


SumrioUma correcta poltica de compras fundamental a qualquer empresa que pretenda maximizar os seus lucros. No entanto, no possvel traar um bom plano de compras sem uma eficaz gesto de stocks. Com efeito, a empresa deve ser capaz de satisfazer atempadamente as necessidades dos seus clientes, sem correr o risco de se afundar em monos. Neste sentido, as Compras e Gesto de Stocks so uma pea fundamental na gesto global da empresa, e este manual destina-se a apoiar os formadores na formao de futuros micro empresrios, uma vez que os materiais de apoio existentes so dispersos e esto elaborados numa linguagem muito tcnica. Assim, o objectivo foi fazer a compilao das matrias j existentes e transforma-las numa linguagem simples e acessvel para este tipo de pblico. Este Manual um guia que pretende constituir um conjunto de recursos (textos, fichas de trabalho, transparncias, ...) que apoiem a planificao das sesses do formador. O seu contedo foi dividido em duas partes: 1-Compras e 2-Gesto de Stocks. com vista formao, que, no entanto, esto intimamente ligadas. Tambm no pode ser descurada a interligao com a rea da documentao. Disponibilizam-se os seguintes instrumentos de formao: Itinerrio Temtico Desenvolvimento Temtico Fichas de trabalho Transparncias Bibliografia

2


Para a elaborao deste trabalho as autoras recorreram a diversa bibliografia da rea especfica em causa, tendo contado, tambm, com a colaborao do I.E.F.P. - Centro de Formao Profissional de Braga.

3


Notas ao formadorEste mdulo foi concebido tendo em ateno os seguintes objectivos e condies:

Objectivos gerais Apetrechar os formadores de recursos pedaggicos adequados e motivadores, na rea de Compras e Gesto de Stocks. Reforar a dinmica da concepo, planeamento e avaliao das sesses de formao Proporcionar acesso a documentao tcnica em linguagem simples e acessvel, adequada ao pblico alvo, de suporte ao desenvolvimento da formao.

Enquadramento do mduloQualquer formao de futuros empreendedores aborda os aspectos fundamentais relacionados com a gesto da empresa, como o caso das compras e da gesto dos stocks. O presente mdulo insere-se neste mbito, uma vez que comprar bem e gerir correctamente os stocks fundamental para o sucesso da iniciativa empresarial.

Pblico alvo da formaoEmpreendedores (e/ou seus quadros tcnicos), que vo iniciar a sua actividade profissional com um pequeno negcio (ou que j o possuem), mas que: no tm bases de formao mnima nesta rea maioritariamente, possuem baixa escolaridade

4


com pouca ou deficiente experincia profissional nos temas a abordar

rea de actividade/Zonas geogrficasreas de actividade Este mdulo foi pensado de forma a poder adaptar-se a qualquer rea de actividade que o futuro empreendedor tenha em mente e aplica-se a todo o tipo de empresas. O manual apresenta exemplos de diferentes situaes, por forma a permitir ao formador utilizar as que, em cada momento, forem mais oportunas. Zonas geogrficas No se destacam zonas geogrficas mais necessitadas, atendendo a que o tecido empresarial portugus se caracteriza pela predominncia de micro e pequenas/mdias empresas. No entanto, salientamos o facto de fora dos grandes centros urbanos o nvel de escolaridade ser menor, pelo que a concepo do manual teve este aspecto em considerao.

RecursosO formador dispe de recursos tradicionais e de recursos informticos, de forma a tirar o melhor partido do que dispe em funo das condies da sala de formao: Recursos tradicionais: Manual de Desenvolvimento Temtico para apoio preparao e desenvolvimento das sesses de formao, permitindo a elaborao de documentao simples, de fcil compreenso e em linguagem acessvel, de apoio ao formando Conjunto de transparncias, a imprimir de acordo com as necessidades, para utilizao de retroprojector, ilustrativas dos diversos temas abordados e devidamente assinaladas no contexto do manual

5


Recursos informticos: Transparncias elaboradas em Powerpoint, que permitiro a projeco a partir do PC

Funcionamento do mduloO mdulo composto por: Itinerrio Temtico: produto em suporte de papel, elaborado em MICROSOFT WORD, contendo texto e enquadramento matricial, articulado com os restantes produtos. Esta matriz comporta os objectivos gerais do mdulo, os temas abordados, objectivos especficos e respectivos contedos e metodologias recomendadas, estando, ainda, assinalados os recursos didcticos disponveis para os diversos temas. Manual de Desenvolvimento Temtico: para cada conjunto tema/contedos do Itinerrio, procedeu-se ao desenvolvimento tcnico, elaborado em MICROSOFT WORD. O formador encontra a informao compilada de forma simples, directa e acessvel, sempre que possvel ilustrada com quadros, tabelas, figuras, de forma a melhorar a sua prpria produo de materiais de apoio formao que est a preparar. Fichas de Trabalho: Para cada captulo foram elaboradas uma ou mais Fichas de Trabalho, que pretendem dar o lamir para a produo deste tipo de instrumentos, estando assinaladas pelo respectivo smbolo na margem direita. Estas fichas tm o duplo objectivo formativo e de avaliao. Transparncias: sempre que oportuno, produziram-se transparncias (elaboradas em MICROSOFT POWERPOINT), as quais esto tambm devidamente6


assinalados na margem direita, por forma a permitir uma rpida identificao. Estes elementos tm sempre uma ligao, ou seja, no Itinerrio Temtico o formador dispe de informao sobre os objectivos e contedos necessrios prossecuo dos mesmos; identificado neste recurso o tema, encontrar o seu desenvolvimento no Manual; neste, esto sempre assinalados, na margem direita, os suportes didcticos criados. Bibliografia: No final do mdulo, dispe de informao sobre a bibliografia utilizada, com a finalidade de facilitar o trabalho de organizao das sesses de formao.

SimbologiaDesenvolvimento Temtico Fichas de Trabalho/Estudo de Casos Transparncias Dilogo Formador / Formando Discusso Turma Trabalho Equipa Computador / Apresentao multimdia

7

Captulo 2: Compras

As comprasIntroduo Diferentes formas de compras A funo do servio de compras Relaes Internas e externas do servio de compras Organizao das compras

Captulo 2: Compras

IntroduoAs empresas tm de realizar um conjunto de aces a fim de se abastecerem dos bens e servios indispensveis ao seu funcionamento. As compras so uma das reas de actividade da empresa e tm por fim a procura nos mercados interno e externo das possibilidades de compra de bens e servios que satisfaam as necessidades nas melhores condies e ao menor custo. Para se fazer uma compra necessrio contactar os fornecedores, logo importante ter em ateno os seguintes aspectos: a quem comprarTransparncia 1

em que condies comprar o momento a comprar o preo

Figura 1: Servio de Compras

Nota: O Servio de Compras s decide, depois de receber os pedidos de outros servios da empresa, onde os bens/servios esto em falta.

9

Captulo 2: Compras

O compradorQuando falamos de compras necessrio ter em conta o comprador, a pessoa que se prope comprar um determinado bem ou servio. Em linhas gerais o comprador dever: ter uma boa formao geral e tcnica; ser honesto, sorridente, afvel e optimista; (estas qualidades ajudam a constituir a sua personalidade, a qual ser muito til nas discusses e far com que nunca se sinta em posio de inferioridade); ser discreto e paciente; no perder de vista que o comprador "faz" o fornecedor, e no ter nunca o menor complexo de inferioridade perante os fornecedores, qualquer que seja a importncia relativa das empresas com quem est a negociar; pensar sempre que o comprador est numa posio vantajosa relativamente ao vendedor, pois ao primeiro que pertence a deciso final; possuir algumas noes de direito comercial relacionadas com os contratos.

Figura 2: O comprador

No podemos afirmar que se nasce comprador, mas possvel formar um comprador; no fundo, uma questo de formao profissional!

10

Captulo 2: Compras

Diferentes formas de compraOs mtodos e meios para comprar variam consoante os produtos ou artigos comprados se destinam a ser transformados (no caso das matrias-primas), revendidos (mercadorias) ou consumidos (consumveis). Figura 3: Natureza das compras Matrias-primas: Bens que se destinam a ser transformados num produto final. Exemplos: Fbrica de confeces: compra TECIDOS para fabricar calas Fbrica de esferogrficas: compra PLSTICO para produzir esferogrficas

Mercadorias: Bens que se destinam a ser vendidos exactamente como se compraram. Exemplos: Hipermercado: compra CALAS e ESFEROGRFICAS para as vender

Consumveis: Bens que se destinam a ser utilizados pela prpria empresa. Exemplos: Compra de esferogrficas para uso no escritrio

11

Captulo 2: Compras

A natureza das comprasCompras agrupadas So compras que passam por centrais. Exemplo: Central de Compras do Estado

Compras no agrupadas

So compras efectuadas por comerciantes ou empresas, com vista revenda ou transformao.

Compras correntes

So as compras do dia a dia, para manter a empresa em funcionamento. Exemplos: mercadorias material de escritrio

Compras excepcionais

So compras que se fazem raramente. Exemplo: mquinas instalaes

Compras intermitentes

So as compras periodicamente. Exemplo:

que

se

fazem

Reaprovisionamento stocks Compras tcnicas

de

Compras que se fazem segundo as orientaes dos tcnicos. Exemplo: compra de um gerador de corrente para empresa que comercializa congelados Transparncia 2

Ficha de Trabalho 1

12

Captulo 2: Compras

Assim, as compras podem ser:

Individuais, retalhistas independentes, feirantes, etc. Grossistas Grandes armazns independentes e fbricas As centrais de compras

Individuais, retalhistas independentes e feirantesA caracterstica destas formas de comprar a sua forma individual: o particular compra para se alimentar, vestir, distrair; o pequeno comerciante (retalhista independente) e o feirante compram para manter o seu negcio; o comerciante que compra e o mtodo praticado o intuitivo.

GrossistaA caracterstica desta forma de compras comprar em quantidade ao produtor par vender ao comerciante/feirante. Neste caso j necessrio o apoio de uma organizao devido ao numero de artigos e ao volume de compras.

Grandes armazns independentes e fbricasReencontramos aqui o tipo anterior, mas em maior escala, dado: haver maior diversidade de artigos; haver maior volume; ser necessrio comprar mais vezes porque se escoam mais depressa.

Neste caso a funo baseia-se em mtodos mais evoludos e emprega meios mais aperfeioados e dispendiosos. Aplica-se a grandes empresas e ao Estado.

13

Captulo 2: Compras

As centrais de comprasEsta forma de compra aplica-se a agrupamentos: pontos de venda - armazns com muitas sucursais ou utilizadores - indstrias semelhantes e ainda ao Estado. Transparncia 3

Ficha de Trabalho 2

14

Captulo 2: Compras

A funo do servio de comprasAs empresas para funcionarem necessitam de comprar bens e servios. Assim A empresa comercial Compra as mercadorias atendendo s necessidades e preferncia dos seus clientes (actuais ou futuros) visto que s assim realizar vendas.

A empresa

industrial

Adquire as matrias-primas e subsidirias em fornecedores que lhe merecem crdito no que respeita a preos, quantidade, qualidade e a prazos. Figura 4: Funo das Compras

Matrias-subsidirias: Bens que contribuem para o produto final, mas que no sofrem qualquer transformao. Exemplos: Cola, nas marcenarias Linhas, nas confeces

Transparncia 4

15

Captulo 2: Compras

Qual a funo exacta do servio de compras?1 Comprar o qu?

O que a empresa precisa em qualidade e quantidade: produtos, artigos, servios .... necessrio conhecer bem os programas de venda e as caractersticas dos produtos. 2 Porqu comprar?

Para satisfazer as actividades comerciais da empresa. 3 Quando?

Este um dos pontos mais delicados, exige uma verdadeira cincia das compras. A soluo saber calcular o ponto de aprovisionamento, para poder satisfazer sempre a procura, mas no ficar com artigos parados muito tempo. Exemplo: produtos alimentares podem perder validade Figura 5: Ponto de Aprovisionamento Ponto de Aprovisionamento:

Data ideal para reabastecimento

4

Quanto?

Depende de tipo: de empresa - se industrial ou comercial da produo dos fornecedores da capacidade de armazenagem da empresa.

16

Captulo 2: Compras

5

A quem?

preciso conhecer o mercado, os fornecedores, estar atento aos descontos, bnus, promoes... 6 Onde?

Tem de ter em ateno: 7 a posio geogrfica dos diferentes fornecedores os seus meios e condies de transporte preos e condies de pagamento prazos de entrega

Como?

Esta a arte do comprador. Para comprar bem necessrio saber o que se quer e agir de forma a consegui-lo. Transparncia 5 Neste sentido, a sua funo :

Fazer uma anlise de mercado em funo das necessidades, relativamente a: escolha de fornecedores; preo; prazos de entrega; qualidade do produto ou servio;

Comprar os bens e/ou servios para satisfazer as necessidades dos servios requisitantes: com a melhor relao qualidade/preo; com os melhores prazos de entrega.

17

Captulo 2: Compras

Manter relaes estreitas com os fornecedores, de forma a: conseguir condies vantajosas para a empresa. (descontos, bnus, promoes,...) criar uma boa imagem da empresa empresas. perante as outras

Estar sempre atento entrada de novos produtos no mercado pelos quais os consumidores se sentem atrados. Transparncia 6

Ficha de Trabalho 3

18

Captulo 2: Compras

Relaes internas e externas do servio de comprasPara cumprir a sua misso, o comprador tem necessidade de estabelecer relaes externas e internas, com pessoas e ambientes muito diferentes: vendedores chefes de empresa agentes comerciais tcnicos, funcionrios transportadoras ...

Relaes ExternasConstituem um dos aspectos mais importantes do servio de compras. Relaes externas so aquelas que se estabelecem com pessoas e/ou outras empresas, com vista compra. a procura ou confirmao do ncleo de fornecedores. A procura do mercado comea muitas vezes com o contacto do fornecedor, seguido da visita dum seu vendedor, e nesta fase que o comprador comea a organizar a sua documentao sobre a possvel compra.

Relaes InternasSo as que se estabelecem dentro da prpria empresa e que, quando bem organizadas, permitem um bom planeamento das compras.

19

Captulo 2: Compras

Em pequenas e mdias empresas, os servios internos so aqueles que mantm relaes frequentes com os fornecedores de mercadorias. Dependendo da dimenso e actividade da empresa, assim se organizam diversos departamentos; no entanto, mais ou menos dividido, tem que haver: Servio de vendas Servio de armazm Servio de compras Servio de contabilidade

Estes departamentos tm que articular muito bem, dado que: O servio de vendas quer e deve vender muito O servio de armazm tem que garantir a existncia de produtos para venda e a sua manuteno em bom estado de conservao O servio de compras tem que comprar no momento oportuno todos os produtos que garantam a satisfao das necessidades das vendas, sem, contudo, deixar acumular quantidades desnecessrias O servio de contabilidade tem que garantir o registo actualizado de compras e vendas, de forma a que os respectivos pagamentos sejam sempre cumpridos, evitando conflitos legais quer com clientes, quer com fornecedores.

Assim, quem vende tem que prever com antecedncia as tendncias do mercado, a fim de comunicar as necessidades ao armazm. Este, por sua vez, controlando as existncias, comunica as necessidade de compra ao respectivo departamento, o qual providenciar a aquisio atempada dos produtos necessrios. Daqui se verifica a necessidade das relaes internas do servio de compras.

Transparncia 7

20

Captulo 2: Compras

A Organizao das comprasPara vender, a empresa necessita de efectuar:

C O M P R A S

Mquinas e Equipamentos

Utenslios

Material de Expediente

Mercadorias Transparncia 8

Figura 6: Organizao das Compras As mdias e grandes empresas tm um servio de compras independente, onde esto centralizadas todas as compras, responsabilizando-se pela sua realizao nas melhores condies e ao melhor preo. Nas pequenas empresas ao comerciante que cabe a organizao das tarefas relacionadas com as compras. Esta organizao deve ter em ateno as diversas fases da compra, pois que cada fase exige procedimentos adequados. importante que o comerciante no esquea: a necessidade do servio de compras as fases que envolvem uma compra21

Captulo 2: Compras

a necessidade de apoio s fases da compra

Relativamente s tarefas, destacamos: 8 Procura do fornecedor: 9 Pesquisa de empresas que reunam condies para fornecerem os produtos/servios pretendidos

Escolha do fornecedor Dos possveis fornecedores identificados na fase anterior, optar por aquele que melhor satisfaa as exigncias determinadas

10 Efectivao do pedido Encomenda dos produtos/servios ao fornecedor seleccionado

11 Recepo e controlo das mercadorias Dar entrada dos produtos, verificando se esto conforme a encomenda

Transparncia 9

Fases da compra

1 Fase: Constatao da necessidade

dos servios/pessoas que a sentem. 2 Fase: Procura de fornecedores Verificar se h contactos anteriores com fornecedores dos produtos em falta Estabelecer contactos com outros possveis fornecedores e

22

Captulo 2: Compras

analisar as respectivas propostas, a fim de escolher as mais vantajosas para a empresa.

3 fase: Negociao e comunicao Negociar com o fornecedor todas as condies.

4 fase: Realizao da compra Fazer a compra com base num contrato que poder ser: pontual Exemplos: compra de um equipamento compra de um produto especial, em determinada poca do ano (amndoas na Pscoa, p.e.)

peridico Exemplos: compra diria de bolos, num salo de ch compra semanal de refrigerantes, num caf

5 fase: Procedimentos administrativos Informar o servio de recepo sobre os produtos e quantidades pedidas Informar a contabilidade sobre preos e condies negociadasTransparncia 10

Quando se trata de uma pequena empresa, o comerciante que, por intuio, desencadeia todas estas fases

Ficha de Trabalho 4

23

Captulo 2: Compras

Registo de necessidades de compraO trabalho da compra comea com o pedido ao servio de compras de um determinado bem. Este pedido formalizado por um documento interno. o documento o registo de necessidades.

Procura do fornecedorA procura do fornecedor pode efectuar-se de diversas formas: entrevistas a vendedores visitas a feiras e exposies contactos com fabricantes e concorrentes

pois, muito importante, a criao de um registo de informao especfica e permanentemente actualizado sobre os fornecedores, recorrendo para o efeito aos tradicionais ficheiros, com suporte informtico ou no.

Transparncia 11

24

Captulo 2: Compras

Escolha do fornecedorPedir propostas de fornecimento aos fornecedores escolhidos. Comparar as respostas, tendo em ateno: qualidade, descontos, prazos de entrega, assistncia ps-venda...

Realizao do pedidoEscolhido o fornecedor, o servio de compras emite um documento (nota de encomenda, requisio, ...) em vrias vias: Figura 7: A Encomenda

Triplicado Duplicado Original

Servio de controlo

Servio de recepo

Fornecedor

Transparncia 12 a 14

25

Captulo 2: Compras

Recepo e controlo das mercadoriasA mercadoria chega empresa acompanhada por um documento emitido pelo vendedor a guia de remessa/guia de transporte. Nesta fase importante: 1 2 Verificar o estado da mercadoria (se no estiver em boas condies, devolve-se) Verificar se a guia de remessa coincide com a nota de encomenda (verificar se as quantidades e qualidades so as mencionadas na guia de remessa) Armazenar a mercadoria Enviar a guia de remessa para o servio de controlo. Transparncia 15

3 4

Apoio s fases de compraA compra pressupe sempre um suporte documental, isto , um conjunto de documentos que fornecem as informaes necessrias sua realizao.A documentao poder assumir trs tipos:

Documento base Os que servem para se registarem os dados da compra

Documento de apoio Os que fornecem dados para a compra

Documento de movimentao Os que acompanham a movimentao dos produtos

26

Captulo 2: Compras

No quadro seguinte faz-se a identificao entre fase da compra e respectivos documentos:

Documentos Base 1 Fase Mapa de Registo de Necessidades

Documentos de Apoio Lista de Produtos Lista de Fornecedores

2 Fase

Propostas Oramentos

Contactos anteriores Ficheiros de Fornecedores Tabelas de Preos

3 Fase 4 Fase 5 Fase

Mapas comparativos Nota de Encomenda Cpias da Nota de Encomenda

Propostas recebidas Proposta do Fornecedor escolhido Nota de Encomenda Transparncia 16

Tabela 1: Fases/Documentos

Confirmada a encomenda, o fornecedor procede entrega dos produtos, que do entrada na empresa acompanhados do respectivo documento (que pode ser uma Guia de Remessa ou Guia de Transporte) e que deve ser conferida sempre com a Nota de Encomenda. com base nestas Guias que, de seguida, o fornecedor procede liquidao dos produtos vendidos, enviando a respectiva Factura. Ao receb-la, os servios de contabilidade conferem com a Guia, procedem aos registos necessrios e emitem o pagamento. Sempre que se paga, preciso exigir o respectivo Recibo.

27

Captulo 2: Compras

Documentos de Apoio Contratos elaborados com fornecedores Negociaes anteriores Prerios da concorrncia (Shopping na concorrncia) Tabelas de preos dos fornecedores Listagem dos produtos comercializados Ficheiros de Fornecedores

Documentos de Movimentao Nota de Venda Guia de Remessa Guia de Transporte Guia de Devoluo Venda-a-Dinheiro

Documentos de Liquidao/Pagamento Factura Factura-Recibo Venda-a-Dinheiro Nota de Dbito Nota de Crdito Recibo

Tabela 2: Resumo Geral de Documentos

Figura 8: Liquidao / Pagamento Liquidao: Acto de determinar o valor lquido a pagar pelos produtos Pagamento: Acto de entregar ao fornecedor o valor lquido dos produtos

28

Captulo 3: Gesto de Stocks

A Gesto de StocksOs stocks A gesto material dos stocks A gesto econmica dos stocks A gesto administrativa dos stocks Colaborao da informtica


Os StocksNo possvel traar um bom plano de compras sem uma eficaz gesto de stocks. Com efeito, a empresa deve ser capaz de satisfazer atempadamente as necessidades dos clientes, sem correr o risco de se afundar em "monos".

Conceito de StockStocks so todos os artigos que se encontram em armazm para serem utilizados numa fase posterior. Para se poder abastecer a empresa de tudo o que precisa para a sua actividade necessria a constituio de stocks. As quantidades em stock devem ser adequadas s necessidades e medida que se vai gastando deve repor-se. O seu escoamento tem que ser compensado por aprovisionamentos que vo repor os stocks nos nveis desejados.

Transparncia 17

A importncia dos stocksOs stocks so necessrios, pois sem stocks no seria possvel: utilizar racionalmente a capacidade produtiva produzir de forma econmica os artigos vendidos satisfazer as encomendas nos prazos considerados aceitveis para os clientes Transparncia 18

Mas por outro lado, no podem ser em excesso, pois produtos em armazm: custam dinheiro podem-se estragar ou perder validade

30


podem passar de moda

Assim, bons aprovisionamentos trazem vantagens econmicas s empresas, mas stocks em excesso podem conduzi-las catstrofe.

Vantagens e inconvenientes dos stocksA constituio de stocks vantajosa pois permite: evitar a ruptura (quando no h produto para satisfazer as encomendas) assegurar o consumo regular de um produto, apesar da sua produo ser irregular aproveitar oportunidades fazer face a imprevistos de consumo e de entrega

Mas apesar da sua utilidade, todo o stock que exceda as necessidades, torna-se intil ocasionando custos desnecessrios. Assim, a existncia de stocks pode acarretar algumas desvantagens, tais como: fragilidade e validade de certos produtos improdutividade do material no vendido capital imobilizado custos com a armazenagem Transparncia 19

Tipos de stocksDe uma maneira geral, nos armazns existe uma variedade de artigos, que pela sua natureza, rotao ou importncia para os utilizadores, se caracterizam da seguinte forma:31


1 2 3 4 5

Stock permanente/activo - constitudo pelos artigos que tm um consumo regular e aprovisionamentos peridicos. Stock afectado - constitudo pelos artigos que esto destinados a determinados trabalhos. Stock de excedentes ou monos - constitudo por artigos desactualizados, que j no tm qualquer sada. Stock em transito - constitudo pelos artigos que se encontram em armazm por perodos de tempo muito curtos. Stock de segurana - constitudo pelos activos que faro face a imprevistos de consumo e/ou de entrega

Rotao de Stocks: Nmero de vezes que, num determinado perodo, necessrio renovar o stock de um produto Transparncia 20

Figura 9: Rotao de Stocks

Ficha de Trabalho 5

32


A gesto material de stocksObjectivosA gesto material de stocks constituda por um conjunto de actividades que visam: possibilitar uma fcil recepo, conferncia, arrumao e entrega dos bens em armazm proteger os bens evitando roubos e estragos armazenar os bens no menor espao possvel, facilitando o seu acesso e movimentao planear os armazns de acordo com as necessidades de cada tipo de bens e ao mesmo tempo prevenir os acidentes.

Implantao do armazmFigura 10: Noo de armazm

Transparncia 21

Os armazns so recintos onde os bens se encontram guardados at serem utilizados.

Assim, o local do armazm deve obedecer s seguintes condies: estar situado prximo dos utilizadores possuir fceis acessos estar situado fora dos centros urbanos33


ser servido por uma rede de estradas que permita a passagem de camies de diversos tamanhos possuir boas reas para estacionamento Transparncia 22

InstalaesAs instalaes devem: ser amplas de forma a facilitar a circulao possuir portes de entrada suficientemente largos de modo a facilitar todas as manobras dos diferentes veculos ou cargas ser concebidas de acordo com as regras de higiene e segurana, evitando piso escorregadio, pilares, traves, tubos, afunilamentos, degraus possuir sinalizaes de forma visvel de todos os obstculos circulao ter detectores e extintores de incndio Transparncia 23

Arrumao do armazmComo os armazm so locais onde os artigos se encontram guardados at serem utilizados, aconselhvel que estes se encontrem devidamente arrumados, pois tal permitir: um melhor aproveitamento de espaos maior facilidade de contagem/verificao diminuio de perdas e estragos34

Transparncia 24


maior rapidez na preparao dos pedidos

Assim, vantajoso adoptar em plano de arrumao que se baseie num dos mtodos seguintes: 1 os artigos so arrumados sempre no mesmo local

Segundo este mtodo, os artigos so arrumados sempre no mesmo local, ou seja a cada artigo corresponde sempre um local certo. Vantagem: permite uma maior rapidez na preparao dos pedidos

Inconveniente: existe uma grande superfcie normalmente pouco utilizada, devido s grandes variaes de artigos em armazm, pois atingem o mximo nos dias de reaprovisionamento, diminuindo constantemente nos dias seguintes

2

Os artigos so arrumados onde existe local

Os artigos so colocados onde existe espao disponvel, tornando-se ento necessrio a existncia de um ficheiro que facilite o acesso aos artigos. Vantagem: aproveita os melhores espaos

Inconveniente: no h local fixo para cada artigo Transparncia 25

A movimentaoNos armazns de grande dimenso a movimentao dos artigos torna-se por vezes difcil, sobretudo quando os artigos a movimentar so muito variveis em volume, peso e dimenso. De forma a facilitar todas estas movimentaes, existe no mercado uma grande variedade de mquinas adaptadas a cada situao.

35


Conforme a natureza dos artigos e a actividade dos armazns, utilizam-se: Figura 11: Movimentao no armazm

Grandes armazns gruas sobre carris gruas automotrizes pontes guindastes empilhadores Armazns Mdios e Pequenos empilhadores tubagens porta paletes carrinhos de mo

Transparncia 26

DocumentaoA gesto material dos stocks pode estar informatizada; neste caso, quase no precisa de documentao, a informao est sempre disponvel. No entanto, quando este servio no est informatizado, alm dos documentos de entrada e sada, necessrio criar um ficheiro de armazm, de forma a se poderem registar as entradas e sadas de produtos. Desde que se actualize sistematicamente este ficheiro possvel saber, a qualquer momento o que existe em armazm e em que quantidades.36


O pessoal que trabalha no armazm desempenha fundamentalmente duas funes, s quais correspondem documentos especficos:

Recepo

o armazm informado da encomenda e chegada das mercadorias atravs da Nota de Encomenda e da Guia de Remessa. (Captulo 2 Realizao do pedido)

Conservao e Entrega

os documentos a utilizar so fundamentalmente a nota de sada (ou Guia de Remessa/Transporte) e Ficha de Armazm.

Quer a Nota de Encomenda, quer a Guia de Remessa foram objecto de estudo no captulo Compras, pelo que agora debruamo-nos sobre:

Ficha de armazm

Documento que serve para registar a entrada e sada de um produto, bem como permite conhecer, a qualquer momento, as quantidades e o preo desse produto. Figura 12: Ficha de Armazm Transparncia 27

37


Exemplo:

FICHA DE ARMAZM Critrio: DataMs Dia Descrio

Entradas

Sadas

Existncias

Quant. P.Un. Valor Quant. P.Un. Valor Quant. P.Un. Valor

Os registos de entradas e sadas efectuam-se nestas fichas atravs dos seguintes documentos:

Guia de Entrada

Transparncia 28 Encomenda n. ____Guia de entrada n. ___

Data: __/__/__

Ref

Descrio

Quantidade Existncia Recebida Entrada

Recepo

Armazm

Stocks

Compras

Contabilidade

__/__/__

___/___/___

__/__/__ __/__/__ __/__/__

Figura 13: Guia de Entrada

38


Transparncia 29Guia de Sada

Ficha de Trabalho 6Guia de sada n. ___

Requisio n. ____

Data: __/__/__

Ref

Descrio

Quantidade Recebida Sada

Existncia

Armazm

Stocks

Compras

Contabilidade

__/__/__

___/___/___

__/__/__ __/__/__ __/__/__

Figura 14: Guia de sada

39


A gesto econmica de stocksObjectivosA gesto econmica dos stocks visa: minimizar o custo dos artigos sada do armazm; assegurar a continuidade do fornecimento aos utilizadores; permitir o investimento em actividades mais rentveis, evitando o excesso de investimentos em stocks. Transparncia 30

Custo dos StocksPossuir artigos em armazm ocasiona custos e o custo desses artigos sada do armazm composto por:

1

Custo de aquisio o preo pago ao fornecedor pelos artigos recebidos

2

Custo de posse de stock so todos os custos necessrios existncia de artigos em armazm e compreende as despesas relativas a: rendas ou amortizaes do armazm iluminao aquecimento, seguros e conservao ordenados e encargos com o pessoal de armazm juros do capital imobilizado em stock desvalorizao, estragos e quebra de stocks

40


3

Custo de realizao de encomenda Compreende os custos necessrios a ter que se efectuar uma encomenda e composto por: gesto administrativa dos stock funcionamento do departamento de compras recepo e controlo dos artigos deslocaes dos compradores Transparncia 31

Stock de seguranaO espao de tempo que decorre desde o momento em que se realiza uma encomenda e o momento em que essa encomenda se encontra disponvel na empresa para poder ser utilizada, chama-se prazo de entrega. A sua maior ou menor variao depende essencialmente do cumprimento dos prazos de entrega por parte dos fornecedores e da procura final da clientela. Assim a empresa tem que se prevenir de forma a evitar ruptura de stock e prejuzos da resultantes para o funcionamento normal da empresa. Figura 15: Ruptura Stocks / Stock Segurana Ruptura de Stocks: Quando no h produto para satisfazer as necessidades

Stock de Segurana: Quantidade necessria satisfao das necessidades, durante o prazo de entrega Transparncia 32

41


A funo dos stocks de segurana de preveno contra variaes dos prazos de entrega e imprevises de consumos; mas de maneira a que a empresa no suporte custos superiores queles que se verificariam se houvesse a referida ruptura de stocks.

Grfico em dentes de serraO nvel de stock de um artigo em armazm atinge o mximo com o reaprovisionamento, diminuindo gradualmente com os consumos. A representao grfica da evoluo do stock entre duas entregas denomina-se "curva em dentes de serra" tal como representado na figura:

GRFICO EM DENTES DE SERRA GRFICO EM DENTES DE SERRA600 600 500 500

Quantidades Quantidades

400 400 300 300 200 200

Consumo Anual previsto 2000 de realizao da encomenda 302 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 10 11 12 13 14 15 16

100 100Tempo

0

0

1

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Pe Figura 16: Curva em dentes de serra Pe = Ponto de Encomenda

Meses/ano Meses/anoTransparncia 33

Data em que se deve efectuar a encomenda, para evitar rupturas

42


Para a elaborao deste grfico necessrio recolher os seguintes dados: Quantidade de artigos por encomenda Consumo anual previsto Tempo de realizao da encomenda (prazos de entrega)

A partir destes dados obtem-se oConsumo anual previsto Quantidade de artigos por encomenda

Nmero de Encomendas por ano =

Figura 17: Frmula n encomendas/ano

Quantidade econmica de encomendaComo os custos totais anuais relativos realizao de encomenda e aos custos de posse de stocks variam em sentido inverso, existe uma quantidade para a qual ser mnimo o custo total dos artigos para a empresa. Esta quantidade denomina-se quantidade econmica ou lote econmico. A determinao da quantidade econmica pode ser feita atravs da seguinte formula:

Qe =

2x N x D P

Em que: Qe = Quantidade econmica de encomenda N = Consumo anual previsto D = Custo de realizao de encomenda P = custo de posse de stock por unidade de encomenda Figura 18: Frmula quantidade econmica43

Transparncia 34


Exemplo: A empresa X dedica-se a comercializao de resmas de papel A4, tendo-se registado os seguintes elementos referentes a este artigo: preo de aquisio - 800$00/unidade consumo anual previsto - 1000 unidades custo de posse - 10$00/unidade custo de realizao de encomenda - 200$00

Ento, aplicando a frmula:

Qe =

2x1000 x 200$ 10$

=

40 000

= 200

Conclumos que a Quantidade Econmica deste produto : Qe = 200 unidades Assim a quantidade econmica ou lote econmico o mnimo de artigos que se deve encomendar de cada vez, de forma a minimizar o custo total dos artigos sada do armazm.

Anlise ABCMuitas empresas possuem em armazm um nmero elevado de artigos diferentes e o seu controlo constante torna-se difcil e caro. Acontece porm que na maior parte dos armazns das empresas se verifica o seguinte: Aproximadamente 10% dos artigos em armazm so responsveis por cerca de 70% dos capitais investidos em stocks Cerca de 70% dos artigos em armazm so responsveis por investimentos em stocks de aproximadamente 10%

44


Esta grande variedade de artigos no precisa toda do mesmo tipo de gesto. Devem ser constitudos 3 grupos, de acordo com a percentagem de artigos e os capitais neles investidos. Esta situao pode ser verificada atravs de uma representao grfica que tem o nome de "Curva ABC".

CURVA ABC% acumulada valor anual 100 80 60 40 20 0 % acumulada n artigosFigura 19: Curva ABC Da anlise do grfico retira-se o seguinte: Ficha de Trabalho 7 1 Os artigos pertencentes ao grupo A, em que 10% de artigos so responsveis por 70% dos investimentos em stock, necessitam de uma gesto vigilante e frequente. Os artigos pertencentes ao grupo B, em que 20% dos artigos ocasionam 20% dos investimentos em stocks, carecem de uma gesto mais leve e menos frequente que os do grupo A. A gesto dos artigos que pertencem ao grupo C, onde 70% dos artigos representam 10 % dos investimentos em stocks deve ser feita de uma forma menos rigorosa e muito pouco frequente. Transparncia 35

2

3

45


Gesto administrativa dos stocksObjectivosOs stocks so elementos pertencentes ao activo das empresas e em muitos casos tm um valor bastante elevado, necessitando dum suporte informativo do movimento dos stocks, que permita conhecer em qualquer momento: as quantidades dos artigos entrados e sados dos armazm da empresa as quantidades existentes de cada artigo nos armazns

Figura 20: O Activo Activo: Conjunto de bens (entre os armazm) e direitos da empresa quais os produtos em

A gesto administrativa dos stocks importante pois permite conhecer: as quantidades dos artigos em armazm o valor das perdas e estragos dos artigos em armazm o momento em que se deve fazer uma nova encomenda Transparncia 36

Nomenclatura dos artigos em stockUma empresa necessita possuir em cada momento informaes sobre a quantidade e valor dos artigos em armazm, estando essa informao registada em documentos especficos. Para que esta informao seja eficiente a adaptada empresa, fundamental a existncia de uma linguagem comum entre os46


utilizadores dos artigos e os responsveis da gesto aprovisionamento. A essa linguagem chama-se "nomenclatura". Figura 21: Noo de nomenclatura Nomenclatura:

e

do

um conjunto de termos ou smbolos que definem com preciso os artigos utilizados pela empresa, convenientemente registados e ordenados segundo critrios adequados.

Uma nomenclatura tem por base um trabalho de classificao, que consiste na determinao de categorias ou grupos, pelos quais devem ser distribudos os artigos, ou seja, aproximar os artigos parecidos e separar os diferentes. A classificao pode ser: Alfabtica Numrica Alfanumrica Transparncia 37

Aps a classificao, deve-se designar cada artigo por um smbolo de forma a facilitar a sua utilizao podendo ser usadas letras ou algarismos. Com o desenvolvimento de meios informticos de apoio gesto de stocks, apareceram os Cdigos de Barras, que hoje em dia so utilizados por quase todas as empresas, em quase todos os produtos. O cdigo de barras s se pode usar em empresas que tenham terminais informatizados nos pontos de venda, e que estejam ligados a equipamentos pticos que fazem a leitura do cdigo. Figura 22: Cdigo de Barras Cdigo de Barras: um conjunto de barras negras que se encontra no produto, para o identificar.

47


Colaborao da informticaTero as empresas de se informatizar? Esta pergunta t-la-o feito os empresrios h 10 ou 15 anos atrs. Hoje em dia essa questo no se coloca dada a evidente necessidade da informtica na gesto das empresas. A informtica, atravs das suas vrias aplicaes, utilizada como ferramenta indispensvel na gesto propriamente dita dos stocks: calculando custos de stocks lotes econmicos pontos de encomenda

permitindo evitar trabalho manual e susceptvel de erro o processamento de requisies, notas de encomenda, etc.

Ficha de Trabalho 8

48

Captulo 4: Fichas de Trabalho

Fichas de TrabalhoFicha n 1 Ficha n 2 Ficha n 3 Ficha n 4 Ficha n 5 Ficha n 6 Ficha n 7


Ficha n 1Natureza das compras

4

O comprador a pessoa que compra os bens ou servios na empresa. Para ser comprador necessrio ter algumas qualidades pessoais. Quais so? ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... ...........................................................................................

50


5

O Sr. Rui Fernandes comerciante em nome individual. No mbito da sua actividade comercial, comprou a semana passada o conjunto de bens mencionados na coluna 1. Indique na coluna 2 a natureza das compras efectuadas:

Coluna 1 Mercadoria para revenda 1 Computador para o escritrio 1 caixa de envelopes A4 1 Manual de informtica 2 frascos limpa-vidros

Coluna 2 .............................................. .............................................. .............................................. .............................................. ..............................................

51


Ficha n 2Formas das ComprasAnalise as informaes constantes na Coluna 1 do quadro abaixo e faa corresponder a forma de compra correcta, unindo com um trao ao elemento correspondente da Coluna 2: Coluna 1 A D. Emlia foi ao super mercado comprar legumes para a sopa. O Sr. Nuno compra mercadoria em grandes quantidades para vender a comerciantes. A D. Cladia ambulante vendedora Grossista Fbrica Individuais Feirante Grossistas Centrais de compras Coluna 2

O Sr. Jos Manuel compra grandes quantidades de madeira para a sua fbrica de cadeiras. A empresa Decoraes do Lar, S.A. com sede em Braga tem filiais em Guimares, Barcelos e Porto. A filial de Barcelos precisa de comprar duas cadeiras; para tal tem de enviar o pedido para a sede.

52


Ficha n 3Funo do servio de compras

Sem um servio de compras eficaz as empresas no funcionam.

Comente a frase, luz das funes do servio de compras, referindo a importncia das suas relaes internas e externas

..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... .....................................................................................................

53


Ficha n 4Fases da CompraDada a importncia das compras na empresa, qualquer acto de compra exige ateno e procedimentos adequados, que se desenvolvem por fases distintas. Identifique as fases das compras e descreva-as resumidamente: ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... .....................................................................................................

54


Ficha n 5Noo e importncia dos Stocks

Papelaria Reisanes, Lda. uma empresa que se dedica comercializao de material de escritrio, possuindo um stock razovel de mercadoria diversificada. 6 D uma noo de stock. ............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... 7 Justifique a importncia que os stocks assumem numa empresa. ............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... 8 Refira as vantagens e os inconvenientes dos stocks. ............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... ...............................................................................................

55


9

Caracterize as diferentes espcies de stocks. ............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... ...............................................................................................

56


Ficha n 6Gesto material de stocks

O armazm da empresa Reisanes, Lda. ocupa uma rea de cerca de 100 m2, localizado numa rua secundria de pouco movimento e fcil acesso. Est convenientemente equipado, de acordo com as necessidades e espao disponvel, evitando assim aos seus proprietrios custos desnecessrios provocados por roubos, estragos ou acidentes com os seus trabalhadores. Analise o texto acima, com base no qual deve responder s seguintes questes: 10 Que dados permitem concluir que estamos a falar da gesto material dos stocks? ............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... 11 Refira os objectivos da gesto material de stocks: ............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... ...............................................................................................

57


12 Que factores foram considerados aquando da implantao deste armazm? ............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... 13 Que medidas de segurana teriam sido tomadas para que os proprietrios estejam to sossegados quanto a acidentes, estragos e roubos? ............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... 14 Caracterize os mtodos de arrumao dos armazns e mencione as suas vantagens e inconvenientes. ............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... 15 Existem diversos tipos de equipamento de movimentao e arrumao. Com base nos dados do caso acima referido, que equipamento ter este armazm? ............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... ...............................................................................................

58


Ficha n 7A gesto econmica dos stocks

Com este exerccio pretende-se trabalhar os aspectos mais fundamentais da gesto econmica dos stocks, dada a sua importncia no sucesso da empresa. Assim, o formando dever responder s questes propostas, de forma sucinta e objectiva: 16 Refira os objectivos de gesto econmica de stocks. ............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... 17 Indique e caracterize os diferentes custos dos stocks. ............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... 18 D a noo de stock de segurana. ............................................................................................... ............................................................................................... ...............................................................................................59


19 Justifique a importncia do stock de segurana. ............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... 20 Defina lote econmico. ............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... 21 Explique o significado da seguinte afirmao "o lote econmico de compra para o artigo M de 200 unidades". ............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... 22 A empresa Reisanes, Lda. necessita de adquirir anualmente 30 000 unidades do artigo M, e encomenda 5000 artigos de cada vez. Quais os efeitos nos custos de posse de stock, e nos custos de realizao, se encomendasse 7500 artigos de cada vez. ............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... ...............................................................................................

60


23 A empresa X negoceia entre 450 artigos diferentes. Aps anlise aos seus artigos em armazm obtiveram-se as seguintes informaes: 50 artigos so responsveis de custos de aquisio de 200.000 contos; 95 artigos so responsveis por custos de aquisio no valor de 45.000 contos; Os restantes artigos so responsveis por custos de aquisio de 20.000 contos. Construa a curva ABC da empresa X.

23.1

23.2

Faa os comentrios que entender sobre a gesto de stocks que a empresa deve adoptar.

............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... ...............................................................................................

24 Considere os seguintes dados referentes aquisio de resmas de papel pela empresa Reisanes, Lda.: Preo de aquisio 500$00/Unidade Consumo anual previsto 800 unidades

61


Custo de posse 10$00/unidade Custo de realizao de encomenda 250$00 Determine a quantidade econmica.

24.1

............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... 24.2 Represente o grfico em dentes de serra

62


Ficha n 8Movimento de armazm

A empresa Reisanes, Lda., durante o ms passado, realizou as seguintes operaes referentes a resmas de papel A4 RR/80: Dia 2 - Existncias em armazm de 30 resmas a 650$00/unidade. Dia 5 - O Sr. Emanuel, responsvel do servio de compras, emitiu uma ficha de pedido de material ao servio de compras especificando o material em falta: Cdigo RR/80 Material Resmas Papel A4 Quant. 600

Local de entrega : Loja do comprador Data Limite de recepo: dia 20 Depois de receber o pedido, o servio de compras procura o fornecedor e escolhe a casa do Papel de Manuela lvares, pois a que tem melhores preos, respeita os prazos de entrega e d facilidade de pagamento. Morada: Parque Industrial - Pav. N 450 BRAGA Contribuinte: 123 800 900 Telefone: 253 600 700 Fax: 253 600 709 Responsvel Sr. Manuel lvares Horrio de atendimento 9:00 h s 20:00 h

63


Aps acordados os prazos de pagamento feita a encomenda. Dia 10 - emitida a nota de encomenda n 200, com o cdigo do artigo, a descrio e o preo unitrio. PTE RR/80 Prazo de entrega: 15 dias Local de entrega: Loja do comprador Transporte: carro do vendedor Pagamento: desconto comercial de 5% e cheque a 15 dias 690$00; Euros 3,44

Dia 15 - Recebeu o material encomendado e conferiu a guia de remessa (documento que acompanha o material) pela nota de encomenda. Dia 17 - Guia de sada n. 14 referente venda de 50 resmas de papel a 820$00/unidade, acrescido do IVA a 17%. Dia 30 Foi paga a mercadoria ao fornecedor .

PEDIDOS: Preencha todos os documentos necessrios a esta compra. pedido de material ficha do fornecedor nota de encomenda guia de remessa guia de sada ficha de armazm

64

Captulo n 5: Concluso

ConclusoBibliografia Participantes

Captulo 5: Concluso

Bibliografia Prtica de Compras na Empresa Bernartn, H. Editorial Prtico

Manual de Armazenagem Moderna Krippendorff, Herbert Editorial Prtico

Tcnica de Aprovisionamento Anderlini, Giuseppe F.M. Editorial Prtico

Gesto de Aprovisionamento Braga, Miguel Editorial Presena - 1991

A Gesto de Stocks Zermati, Pierre Editorial Presena - 1993

66

Captulo 5: Concluso

Aprovisionamento, Gesto de Stocks, Compras e Recepo Instituto Nacional de Investigao Industrial - 1979

A Empresa Maria do Rosrio Teixeira e Aires Lous Porto Editora - 1987

Organizao e Administrao de Empresas Helder Viegas da Silva e Maria Adelaide Matos Texto Editora - 1989

Organizao e Administrao de Empresas Costa, Maria Fernanda Assis Pltano Editora

67

Captulo 5: Concluso

ParticipantesParticiparam neste trabalho as formadoras abaixo referidas, que cederam os respectivos direitos de propriedade e autoria:

Emlia Sofia Machado Pereira Reis Manuela Maria Anes lvares

68

AS COMPRAS As compras tm por fim a procura nos mercados interno e externo da possibilidade de abastecer a empresa de tudo o que necessita para funcionar.

A NATUREZA DAS COMPRAS COMPRAS AGRUPADAS

COMPRAS NO AGRUPADAS

COMPRAS CORRENTES Para COMPRAR preciso saber:

onde a quem quando como a que preo1

COMPRAS EXCEPCIONAIS

COMPRAS INTERMITENTES

COMPRAS TCNICAS

Compras e Gesto de Stocks

2

FORMAS DE COMPRAS

FUNO DO SERVIO DE COMPRAS

Individuais, retalhistas independentesPara consumo prprio ou para vender directamente ao pblico

A Empresa ComercialCompra para vender

GrossistasPara revenda, aos retalhistas

Grandes armazns independentes e fbricas Centrais de comprasA sede compra para todas as filiais

A Empresa IndustrialCompra para transformar, antes de vender

3

4

COMPRAR: O QU?....................................................................................................................................................

FUNO DO SERVIO DE COMPRAS

PORQU?....................................................................................................................................................

1. Fazer uma anlise de mercado, em funo das necessidades da empresa

QUANDO?....................................................................................................................................................

2. Comprar os bens e/ou servios para satisfazer as necessidades da empresa

QUANTO?....................................................................................................................................................

A QUEM?....................................................................................................................................................

3. Manter relaes estreitas com os fornecedores, a fim de conseguir melhores condies

ONDE?....................................................................................................................................................

4. Ter sempre em ateno a entrada de novos produtos no mercado

COMO?....................................................................................................................................................

5

6

1

RELAES INTERNAS E EXTERNAS

AS COMPRAS DA EMPRESA

Relaes que se estabelecem com pessoas e/ou outras empresas, com vista compra

Mquinas e Equipamentos

RELAES EXTERNAS

RELAES INTERNAS

C O M P R A S

Utenslios

Material de Expediente

Relaes que se estabelecem dentro da empresa, com vista ao bom planeamento das compras

Mercadorias

7

8

TAREFAS DAS COMPRAS

FASES DA COMPRA

1. Procura do Fornecedor

1. Constatao da Necessidade

2. Escolha do Fornecedor

2. Procura de Fornecedores

3. Negociao e Comunicao 3. Efectivao do Pedido 4. Realizao da Compra 4. Recepo e Controlo dos Produtos

5. Procedimentos Administrativos

9

10

ORGANIZAO DAS COMPRA

Realizao da Compra

Realizao do Pedido Faltas de Produtos

Emisso de NOTA DE ENCOMENDA Procura de Fornecedor

Triplicado Duplicado Original

CONTROLO RECEPO FORNECEDOR

Ficheiros Actualizados

11

12

2

NOTA DE ENCOMENDANoo: um documento comercial, emitido pelo comprador atravs do qual o comprador d a conhecer ao fornecedor (vendedor) os produtos que quer comprar e em que condies. Elementos:

REQUISIONoo: um documento comercial, emitido pelo comprador, que este utiliza para levantar de imediato as mercadorias no armazm do vendedor. Elementos:

Timbre do comprador Identificao do vendedor Nome e nmero Data de emisso Descrio dos produtos Quantidades Condies pretendidas Assinatura do comprador

Identificao do comprador Identificao do vendedor Nome e nmero Data de emisso Descrio dos produtos Quantidades Condies acordadas Assinatura do comprador

13

14

GUIA DE REMESSANoo: um documento comercial, emitido pelo vendedor (fornecedor) e que acompanha os produtos, para entrega ao comprador. Elementos:

DOCUMENTOS DE APOIODOCUMENTOS BASE1 FASE

DOCUMENTOS DE APOIO

Mapa de Registo de Necessidades

Listas de Produtos Lista, Contacto e Ficheiro de Fornecedores Tabelas de Preo

Timbre do vendedor Identificao do comprador Nome e nmero Data de emisso Descrio dos produtos Quantidades Preos unitrios Meio de transporte e local de entrega Assinatura do fornecedor

2 FASE

Propostas e Oramentos

3 FASE

Mapas Comparativos

Propostas Recebidas Proposta do Fornecedor escolhido

4 FASE

Nota de Encomenda

5 FASE

Cpias da Nota de Encomenda

Nota de Encomenda16

15

OS STOCKS Stocks so todos os artigos que se encontram em armazm, num dado momento, para serem utilizados numa fase posterior.A empresa pode ter Stocks de:

IMPORTNCIA DOS STOCKS Os Stocks permitem: utilizar racionalmente a capacidade produtiva produzir de forma artigos vendidos econmica os

satisfazer as encomendas nos prazos

Consumveis (para garantir o seu funcionamento) Matria-prima, subsidiria e produto acabado (se uma empresa industrial) Mercadorias (se uma empresa comercial)

Contudo, os Stocks: Stocks custam dinheiro podem estragar-se validade ou perder a

podem perder de moda

17

18

3

PRS E CONTRAS DOS STOCKS Vantagens (prs): (pr s) evitam rupturas asseguram produto o consumo regular do

TIPOS DE STOCKS

1. Stock permanente/activo

2. Stock afectado

aproveitam-se oportunidades faz-se face a imprevistos de consumo e entrega

3. Stock de excedentes

Desvantagens (contras): (contras) fragilidade produtos e validade do de certos no

4. Stock em trnsito

improdutividade vendido capital imobilizado

material

5. Stock de segurana

custos com a armazenagem

19

20

OS STOCKS-GESTO MATERIAL constituda por um conjunto de aces que visam:

OS STOCKS-GESTO MATERIALOs armazns so recintos onde os armaz bens se encontram guardados at serem utilizados. Assim, devem:

possibilitar uma fcil recepo, conferncia, arrumao e envio dos bens em armazm proteger os bens evitando roubos e estragos armazenar os bens no menor espao possvel, facilitando o seu acesso e movimentao; planear os armazns de acordo com as necessidades de cada tipo de bens e ao mesmo tempo prevenir.

estar situados utilizadores

prximo

dos

possuir fceis acessos estar situados fora dos centros urbanos ser servidos por uma rede de estradas que permita a passagem de camies de diversos tamanhos possuir boas estacionamento reas de

21

22

OS STOCKS-GESTO MATERIALAs instalaes do armazm instala devem:

OS STOCKS-GESTO MATERIALArrumao do armazm fundamental pois:

ser amplas de forma a facilitarem a circulao possuir portes de entrada largos, que possibilitem as manobras dos diferentes veculos ou cargas estar de acordo com as regras de higiene e segurana (evitar piso escorregadio, pilares, traves, tubos, afunilamentos, degraus, ...) ter todos os obstculos sinalizados ter detectores incndios e extintores de

permite um melhor aproveitamento de espaos facilita a contagem e verificaes diminui as perdas e estragos acelera a preparao dos pedidos

23

24

4

OS STOCKS-GESTO MATERIALMtodos de arrumao:

OS STOCKS-GESTO MATERIALMovimentao dos produtos: Movimenta

Artigos so arrumados sempre no mesmo local Vantagemmaior rapidez na satisfao do pedido

Grandes armazns gruas sobre carris gruas automotrizes pontes guindastes empilhadores Pequenos/Mdios armazns empilhadores tubagens porta paletes carrinhos de mo

Inconvenienteexistncia de aproveitadas superfcies pouco

Artigos no so arrumados sempre no mesmo local Vantagemaproveita melhor os espaos

Inconvenienteno h local fixo para os artigos

25

26

OS STOCKS-GESTO MATERIAL

OS STOCKS-GESTO MATERIALGuia de Entrada (Guia de Remessa Fornecedor)

Entradas/Sadas

Registo na FICHA DE ARMAZM

Entrada

27

28

OS STOCKS-GESTO MATERIALGuia de Sada (Guia de Remessa)

OS STOCKS-GESTO ECONMICA constituda por um conjunto de aces que visam:

Sada

minimizar os custos dos produtos sada do armazm assegurar a continuidade fornecimento aos utilizadores do

permitir o investimento em actividades mais rentveis, evitando o excesso de investimento em stocks

29

30

5

OS STOCKS-GESTO ECONMICA


TIPOS DE CUSTOS

De SEGURANA: Quantidade necessria satisfao das necessidades, durante o prazo de entrega

$ Custo de Aquisio $ Custo de Posse de Stock $ Custo de Realizao de Encomenda

STOCKS

RUPTURA: Quando no h produtos satisfazer as necessidades para

31

32



QUANTIDADE ECONMICA DE ENCOMENDA

Qe =

2xNxD P

Em que: que

Qe = Quantidade econmica de encomenda

O nvel de stock de um produto varia ao longo do tempo: > aumenta com o aprovisionamento < diminui com os consumos.

N D P

= Consumo anual previsto = Custo de realizao de encomenda = custo de posse de stock por unidade de encomenda

33

34


OS STOCKS-GESTO ADMINISTRATIVA constituda por um conjunto de aces que visam:

CURVA ABC 100 80 60 40 20 0 % acumulada n artigos

% acum ulada valor anual

conhecer em qualquer momento as quantidades dos produtos entrados e sados conhecer em qualquer momento as quantidades existentes de cada produto o valor das perdas e estragos dos produtos em armazm o momento em que se deve fazer uma nova encomenda (reaprovisionamento)

10% dos artigos em armazm so responsveis por cerca de 70% dos capitais investidos 20% dos artigos em armazm ocasionam 20% de investimentos em stocks 70% dos artigos em armazm so responsveis por cerca de 10% do investimento em stocks35

36

6

OS STOCKS-GESTO ADMINISTRATIVA Conjunto de termos ou smbolos que definem com preciso os artigos utilizados pela empresa, devidamente registados e ordenados segundo critrios adequados

Nomenclatura

Alfabtica Numrica Alfanumrica Cdigo de Barras

37

7

Sub-Projecto de Gesto: Formao de Formadores de Gesto de Micro e Pequenas Empresas

MDULO TEMTICOJECTIVOS GERAIS

COMPRAS E GESTO DE STOCKSIdentificar a importncia da funo Compra na empresa, de modo a efectuar compras dos bens necessrios empresa de forma eficiente e eficaz. Fornecer instrumentos de gesto de stocks adequada capacidade de resposta imediata solicitaes do cliente, evitando ruptura e ou excedentes.OBJECTIVOS CONTEDOS PROGRAMTICOS

DURAO

HORAS

RECURSOS TCNICO PEDAGGICOSDILOGO TEXTOS DE APOIO FORMANDO/FORMADOR TRABALHO DE EQUIPA DISCUSSO DE TURMA

COMPUTADOR

TRANSPARNCIAS

FICHAS DE TRABALHO

METODOLOGIA

RECUR. TECNICO-PEDAG.

1. Compras Indicar as caractersticas do comprador Caracterizar as diferentes formas de compra Descrever as funes do servio de compras Demonstrar a importncia das relaes internas e externas de um servio de compras Referir diferentes fases de compra Justificar a necessidade de um servio de compras Referir o objectivo da pesquisa do fornecedor Mencionar os diferentes factores a ter em conta na seleco do fornecedor, identificando as vantagens e inconvenientes da escolha de um nico fornecedor Indicar os documentos que podem ser utilizados na efectivao do pedido Demonstrar a importncia da recepo e controlo das mercadorias Distinguir recepo quantitativa de recepo qualitativa 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.5 1.5.1. 1.5.2. 1.5.3. 1.5.4. 1.5.5. 1.5.6. 1.5.7. Introduo O Comprador Diferentes formas de compras A funo do servio de compras Relaes internas e externas do servio de compras A organizao das compras Fases de compra Registo de Necessidades de compra Procura do fornecedor Escolha do fornecedor Realizao do pedido Recepo e controlo das mercadorias Apoio s fases de compra Mtodo expositivo

Projeco de transparncias Explorao e anlise de casos

Anlise critica de textos de apoio

1/3


OBJECTIVOS

CONTEDOS PROGRAMTICOS

METODOLOGIA


2. Gesto de stocks Definir Stock Indicar vantagens e inconvenientes dos stocks Caracterizar as diferentes espcies de stocks 2.1. 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3. 2.1.4. Os Stocks Conceito de stocks Importncia dos stocks Vantagens e inconvenientes dos stocks Tipos de stocks Mtodo expositivo

Projeco de transparncias Explorao e anlise de casos Anlise critica de textos de apoio Explorao pedaggica de material audiovisual Distribuio de fichas de trabalho

Referir os objectivos da gesto material de stocks Mencionar os factores a ter em conta a quando da implantao do armazm Indicar regras de segurana e higiene nas instalaes interiores Mencionar as tarefas de ordenao do armazm Descrever vantagens e inconvenientes dos diferentes mtodos de arrumao utilizados Referir os diferentes tipos de equipamento de arrumao e movimentao

2.2. 2.2.1. 2.2.2. 2.2.3. 2.2.4. 2.2.5 2.2.6

A Gesto Material dos stocks Objectivos Implantao do armazm Instalaes Arrumao do armazm A movimentao Documentao

Indicar os objectivos da gesto econmica dos stocks Identificar os diferentes custos dos stocks Dar a noo de stocks de Segurana Justificar a importncia de stock de segurana Elaborar grficos em dente de serra Definir lote econmico Calcular lotes econmicos

2.3. 2.3.1. 2.3.2. 2.3.3. 2.3.4. 2.3.5.

A Gesto Econmica dos Stocks Objectivos Custo dos stocks Stock de segurana Grfico em dente de serra Quantidade econmica de encomenda

Mtodo expositivo

2/3


OBJECTIVOS

CONTEDOS PROGRAMTICOS

METODOLOGIA


Mtodo expositivo Elaborar a curva ABC Analisar a curva ABC Caracterizar os mtodos de gesto econmica de stocks Referir as vantagens e inconvenientes dos mtodos de gesto econmica de stocks 2.3.6. Anlise ABC Projeco de transparncias Explorao e anlise de casos Gesto administrativa dos stocks Objectivos Nomenclatura dos artigos em stock Anlise critica de textos de apoio

Referir os objectivos da gesto administrativa de 2.4. stocks 2.4.1. Explicar a importncia de gesto administrativa 2.4.2. de stocks Definir nomenclatura de artigos Indicar os elementos da nomenclatura dos artigos Referir as etapas para estabelecimento de uma nomenclatura de aprovisionamento Mencionar os diferentes sistemas de classificao Identificar os diferentes documentos de apoio funo

Explorao pedaggica de material audiovisual Trabalhar todos os documentos de apoio Distribuio de fichas de trabalho Colaborao da informtica Utilizao do computador para demonstrao de um utilitrio de stocks

Tomar conscincia da importncia e eficcia da utilizao da informtica como suporte ao departamento

2.5.

3/3

Documents

compras e gestão stocks