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8/18/2019 compras o abastecimiento.ppt

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COMPRAS Y ABASTECIMIENTOCOMPRAS Y ABASTECIMIENTO

Gestión de Almacenes Inventario y Logística


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Abastecimiento Abastecimiento

Se orienta a suministrar o proporcionar losSe orienta a suministrar o proporcionar loselementos materiales (denominadoselementos materiales (denominadosbienes) y las actividades complementariasbienes) y las actividades complementarias

para la operación de dichos elementos enpara la operación de dichos elementos enestado óptimo o garantizadoestado óptimo o garantizado(denominados servicios); ambos bienes y(denominados servicios); ambos bienes yservicios se emplean para la producciónservicios se emplean para la producción

gubernativa de servicios pblicos o degubernativa de servicios pblicos o debienes económicos a trav!s de lasbienes económicos a trav!s de lasdistintas entidades "ue constituyen ladistintas entidades "ue constituyen la

Administración #blica$ Administración #blica$


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%actores "ue

&usti'ican un estudiodetenido de la

Administración del Abastecimiento$

scasos ateriales

Alto *ivel

conómico

Stoc+ Insu'iciente

Gasto, 'actor "ueincide sobre el costo


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-omo se &erce la %unción de-omo se &erce la %unción de Abastecimiento Abastecimiento

DisposiciónFinal

Registro y Control

FenómenosAministrati!os

Decisión

Intercam"io

Mo!ili#ación

In$ormación

Negociación

%tili#ación y

Preser!ación

Programación

Pro!eeores

Catalogación

Rec&peración eBienes

A'&isiciones

Distri"&ción

Seg&ria

Mantenimiento

Almacenamiento


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-riterios para

valuar la'iciencia y'icacia de los#rocesos.!cnicos

-alidad

-antidad

/portunidad

Lugar

-osto

0ebe 0e'inirse*o se mide por el #recio

0ebe ser -onveniente

0ebe estar disponible

Se basa en -ontrol de Stoc+star 1espaldada

*o in'luenciada por el #recio

.omar en -uenta el .iempo

Los edios de .ransporte

spacio %ísico

#unto de #edido-onsumo.iempo de 1eposición

Lugar de ntrega

-antidad a Ad"uirir

2bicación Geogr3'ica

4ías de Acceso

-ondiciones Ambientales0esplazamiento


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*ormas Generales*ormas Generales

SA$56SA$56 Aplicación de -riterios de 'iciencia y A

plicación de -riterios de 'iciencia y'icacia'icacian toda previsión, solicitud, obtención,n toda previsión, solicitud, obtención,suministro o administración de bienes y7osuministro o administración de bienes y7o

servicios, se precisar3n y aplicar3n criteriosservicios, se precisar3n y aplicar3n criteriosde calidad, cantidad, oportunidad, lugar yde calidad, cantidad, oportunidad, lugar ycosto; !ste ltimo cuando sea pertinente$costo; !ste ltimo cuando sea pertinente$

SA$58SA$58 Integridad de Administración delInte

gridad de Administración del

Abastecimiento Abastecimientol planeamiento, organización, dirección yl planeamiento, organización, dirección ycontrol del abastecimiento abarcar3n tantocontrol del abastecimiento abarcar3n tantoa los bienes como a los servicios y sea los bienes como a los servicios y see&ecuta a trav!s de los procesos t!cnicos$e&ecuta a trav!s de los procesos t!cnicos$


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SA$59SA$59 Actualización y 2tilización de In'ormación Actualización y 2tilización de In'ormaciónpara el Abastecimiento$para el Abastecimiento$Los encargados y los usuarios de laLos encargados y los usuarios de la'unción de abastecimiento son'unción de abastecimiento sonresponsables de actualizar y emplearresponsables de actualizar y emplear

permanentemente la in'ormación necesariapermanentemente la in'ormación necesariapara orientar la aplicación de los procesospara orientar la aplicación de los procesost!cnicos$t!cnicos$

SA$5:SA$5: 2nidad en las Ad"uisiciones de bienes y2nidad en las Ad"uisiciones de bienes yserviciosservicios

.oda ad"uisición de bienes y7o servicios

.oda ad"uisición de bienes y7o serviciosser3 realizada por la /'icina deser3 realizada por la /'icina de Abastecimiento$ -uando para casos Abastecimiento$ -uando para casosespecí'icos temporalmente se encargue aespecí'icos temporalmente se encargue aun órgano di'erente, lo har3 aplicando lasun órgano di'erente, lo har3 aplicando lasnormas "ue emita el de Abastecimiento$normas "ue emita el de Abastecimiento$


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SA$5SA$5 2nidad en el Ingreso %ísico y -ustodia2nidad en el Ingreso %ísico y -ustodia.emporal de


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SA$5>SA$5> 4eri'icación del stado y 2tilización4eri'icación del stado y 2tilizaciónde


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odelo /rganizacional /'icina de Abastecimiento

O(A

#rogramación@

Ad"uisiciones Almacenes

ServiciosGenerales

-ontrol#atrimonial


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%unciones Generales

6$ #rogramar, dirigir, coordinar y controlarlas actividades del Sistema de Abastecimiento, administrar los recursosmateriales y los servicios au?iliares de lainstitución$

8$ Ad"uirir, almacenar y distribuir losrecursos materiales, así como atender

los servicios "ue re"uieran las diversasdependencias de la institución$9$ /rganizar , conducir y e&ecutar las

Ad"uisiciones de menor cuantía$


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:$ 1ecepcionar y 'ormular los e?pedientes decontratación de bienes y servicios; así comolos e?pedientes t!cnicos para la e&ecución deobras, a 'ín de ser proporcionados a los

comit!s especiales y7o permanentes$$ -rear y controlar los almacenes peri'!ricos,

conservar temporalmente los bienes "ue se

ad"uier3n, distribuirlos de acuerdo a lasnecesidades internas programadas y velar porla disposición 'inal de los mismos$


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=$ /rganizar, actualizar, valorizar y controlar elinventario de bienes muebles y al macenes dela institución$

>$ /rganizar el mantenimiento y conservación de

las instalaciones de los edi'icios de propiedadde la institución$

$ /rganizar la seguridad de los bienespatrimoniales y las instalaciones de

propiedad de la institución$B$ /rganizar la atención de las reparaciones y

mantenimiento de los e"uipos y mobiliario,ubicados en las distintas dependencias$


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65$ Llevar el registro de las operaciones dead"uisición, la estadistica de compra y deconsumo$

66$ #rogramar las ad"uisiciones de bienes y

servicios en coordinación con cadadependencia$

68$ 'ectuar el control de activos 'i&os mediante elmargesí de bienes$

69$ stablecer la política de seguridad dentro delas instalaciones de la institución$

6:$ /tras "ue le sean asignadas por lasuperioridad$


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8$ Actividades del Abastecimientoen la -adena de Suministros

A"astecimiento

S&ministro F)sico

*Dirección e los Materiales+Distri"&ción F)sica

.ransporteantenimiento de Inventario#rocesamiento de p!rdidas Ad"uisiciónmbala&e Almacenamientoane&o de aterialesantenimiento de In'ormación

#rogramación de Suministros

.ransporteantenimiento de Inventario#rocesamiento de #edidos#rogramación de #edidosmbala&e Almacenamientoane&o de aterialesantenimiento de In'ormación

F&entes eS&ministros

ClientesFa"ricas ,Operaciones


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:$ #roblemas de Abastecimiento

Insatis'acción de usuarios internos y e?ternos$ ateriales, insumos y e"uipos insu'icientes$ Lentitud de procesos por e?cesivos 'ormalismos

burocr3ticos$

*ormatividad e?cesiva y muchas veces malutilizada$ ?cesivos procesos de compras pe"ueCas$ ane&o presupuestal inadecuado$ #rogramaciones históricas$ -at3logo de bienes desactualizado Ausencia de listados de proveedores$ Sistema de in'ormación insu'iciente$


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s"uematización del -iclo de Abastecimientos"uematización del -iclo de Abastecimiento


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A0D2ISI-I/*S A0D2ISI-I/*S


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EDu! demandan las ntidadesFEDu! demandan las ntidadesF

SegurosSeguros Seguridad y vigilanciaSeguridad y vigilancia Servicios no personalesServicios no personales Limpieza y salubridadLimpieza y salubridad -onsultoría y asesoría-onsultoría y asesoría Servicios In'orm3ticosServicios In'orm3ticos Gr3'ica, publicidad yGr3'ica, publicidad y

audiovisualesaudiovisuales Al"uiler de bienes Al"uiler de bienes ducación y capacitaciónducación y capacitación

.ransporte de carga.ransporte de carga -onsultoría de /bras-onsultoría de /bras ensa&eríaensa&ería

edicinasedicinas aterial m!dico y "uímicoaterial m!dico y "uímico -ombustibles y derivados-ombustibles y derivados tiles de o'icinatiles de o'icina aterial para #A0aterial para #A0 "$ 0e -ómputo y So'tHare"$ 0e -ómputo y So'tHare Alimentos para personas Alimentos para personas

uebles de o'icinauebles de o'icina ateriales de -onstrucciónateriales de -onstrucción

di'icaciones scuelas, colegiosdi'icaciones scuelas, colegios Saneamiento urbanoSaneamiento urbano #avimentación de calles y avenidas#avimentación de calles y avenidas

-arreteras-arreteras -ampos 0eportivos-ampos 0eportivos lectri'icaciónlectri'icación


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?pediente de -ontratación?pediente de -ontratación

-on&unto de documentos en el "ue aparecen-on&unto de documentos en el "ue aparecentodas las actuaciones re'eridas a unatodas las actuaciones re'eridas a unadeterminada ad"uisición o contratación, desdedeterminada ad"uisición o contratación, desde

la decisión de ad"uirir o contratar hasta lala decisión de ad"uirir o contratar hasta laculminación del contrato, incluyendo laculminación del contrato, incluyendo lain'ormación previa re'erida a lasin'ormación previa re'erida a las

características t!cnicas, valor re'erencial,características t!cnicas, valor re'erencial,disponibilidad presupuestal y su 'uente dedisponibilidad presupuestal y su 'uente de'inanciamiento$'inanciamiento$


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-ontenido del ?pediente de-ontenido del ?pediente de-ontratación-ontratación

1e"uerimiento del 3rea1e"uerimiento del 3rea l studio de ercadol studio de ercado

-uadro -omparativo-uadro -omparativo Las especi'icaciones t!cnicas y el 4alorLas especi'icaciones t!cnicas y el 4alor

1e'erencial$1e'erencial$ 0eterminación del #roceso de Selección "ue0eterminación del #roceso de Selección "ue

debe convocarse$debe convocarse$ 0isponibilidad #resupuestal y %uente de0isponibilidad #resupuestal y %uente de

%inanciamiento$%inanciamiento$


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1e"uerimiento del Jrea 2suaria1e"uerimiento del Jrea 2suaria %ormula al /-, su re"uerimiento de acuerdo al%ormula al /-, su re"uerimiento de acuerdo al

tipo del bien, servicio u obra$tipo del bien, servicio u obra$ Síntesis de las especi'icaciones t!cnicas,Síntesis de las especi'icaciones t!cnicas,

teniendo en cuenta los aspectos cualitativos yteniendo en cuenta los aspectos cualitativos y

cuantitativos del ob&eto a ad"uirir o contratar$cuantitativos del ob&eto a ad"uirir o contratar$ -antidad de los bienes, la duración del servicio o-antidad de los bienes, la duración del servicio o

las dimensiones de la obra$las dimensiones de la obra$

#rioridad de su ad"uisición o contratación$#rioridad de su ad"uisición o contratación$

#rogramación respectiva, es decir el período o#rogramación respectiva, es decir el período o'echa en "ue deben contarse con dichos bienes,'echa en "ue deben contarse con dichos bienes,servicios u obras$servicios u obras$


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studio de ercado K 1esumen &ecutivostudio de ercado K 1esumen &ecutivo

0eterminación del 4alor de los bienes, servicios u obras a0eterminación del 4alor de los bienes, servicios u obras aad"uirir o contratar$ad"uirir o contratar$ speci'icaciones t!cnicas de'initivas de bienes, servicios uspeci'icaciones t!cnicas de'initivas de bienes, servicios u

obras$obras$ ?istencia de #roveedores en el ercado$?istencia de #roveedores en el ercado$

#rocedimiento#rocedimiento studio de las condiciones del ercado$studio de las condiciones del ercado$ Solicitar cotizaciones a los proveedores$Solicitar cotizaciones a los proveedores$ 1evisando otras indagaciones en el ercado, realizando1evisando otras indagaciones en el ercado, realizando

por la misma ntidad, "ue sean similares y recientes$por la misma ntidad, "ue sean similares y recientes$ -oordinando con otras entidades del Sector #blico$-oordinando con otras entidades del Sector #blico$ 1ecabando in'ormación de diarios y revistas1ecabando in'ormación de diarios y revistas

especializadas$especializadas$ 1ecabando in'ormación de Internet$1ecabando in'ormación de Internet$


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0eterminación del 4alor 1e'erencial0eterminación del 4alor 1e'erencial

4$14$1$ -osto estimado del bien, servicio u$ -osto estimado del bien, servicio uobra$obra$

/-/- 0etermina el 4$1$, sobre la base 0etermina el 4$1$, sobre la base

del studio de ercado (incluido tributos,del studio de ercado (incluido tributos,seguros, costo de transporte,seguros, costo de transporte,inspecciones, pruebas y cual"uier otroinspecciones, pruebas y cual"uier otro

concepto "ue pueda incidir sobre el costoconcepto "ue pueda incidir sobre el costode los bienes y servicios o e&ecución dede los bienes y servicios o e&ecución deobras a ad"uirir o contratar$obras a ad"uirir o contratar$


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GA1A*.IASGA1A*.IAS

ecanismos &urídicos para asegurar laecanismos &urídicos para asegurar lae&ecución total de las prestaciones derivadas dele&ecución total de las prestaciones derivadas delcontrato$contrato$

%inalidad%inalidad

#roteger a la ntidad del riesgo de#roteger a la ntidad del riesgo deincumplimiento contractual por parte delincumplimiento contractual por parte delcontratista o atenuar las consecuencias delcontratista o atenuar las consecuencias delmismo$mismo$


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2626

#retende garantizar las obligaciones asumidas por el#retende garantizar las obligaciones asumidas por elcontratista$contratista$

s un mecanismo e?peditivo para compensar o atenuars un mecanismo e?peditivo para compensar o atenuarlos e'ectos del incumplimiento$los e'ectos del incumplimiento$

0ebe ser emitida por una cantidad e"uivalente al 65 del0ebe ser emitida por una cantidad e"uivalente al 65 delmonto del contrato (ampliación en caso de adicionales)$monto del contrato (ampliación en caso de adicionales)$ 0ebe entregarse antes de la suscripción del contrato$0ebe entregarse antes de la suscripción del contrato$ 4igencia 0esde la suscripción del contrato y hasta4igencia 0esde la suscripción del contrato y hasta

La recepción y con'ormidad (bienes y servicios) o,La recepción y con'ormidad (bienes y servicios) o, l consentimiento de la li"uidación 'inal (obras yl consentimiento de la li"uidación 'inal (obras yconsultoría de obras$consultoría de obras$

Inicialmente se puede emitir por un período menor, peroInicialmente se puede emitir por un período menor, perodebe renovarse antes de su vencimiento$debe renovarse antes de su vencimiento$

Garantía de %iel -umplimientoGarantía de %iel -umplimiento(Artículo 6M del 1eglamento)(Artículo 6M del 1eglamento)

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