COMPTA & GESTION DU CE :LES 10 ERREURS à éVITER

Prenez quelques instants pour faire le point sur vos pratiques, vos choix au quotidien en matière de gestion et de comptabilité !

Seul face à ces arbitrages, vous devez prendre des décisions importantes et engager votre res-ponsabilité.

L’équipe KALIDEA CE et les expert-comptables AUDECIA, rédacteurs du Comité d’entreprise pour les Nuls, vous soutiennent dans vos fonc-tions, vous apportent des solutions et les pré-cautions à prendre pour faire face sereinement à votre mission.

Erreur N°1 : Remettre tous les jours à demain la tenue de la comptabilité en se disant qu’on verra bien plus tard…

La tenue de la comptabilité du CE relève de la responsabilité du trésorier dont la dési-gnation, tout comme celle du secrétaire, est désormais obligatoire ! (Article L. 2325-1 du code du travail)

En fonction de la taille du comité d’entreprise, le trésorier doit mettre en place une comptabilité plus ou moins développée. La comptabilité est un outil de suivi (essen-tiellement de la banque) et de gestion.

Quel que soit le volume des dépenses et des recettes à traiter, les ressources financières du comité doivent être gérées de façon régulière. Le trésorier doit rendre compte de sa gestion, une fois par an, aux élus et aux salariés : la régularité de sa tenue comptable lui permettra donc de le faire dans les temps ! Même chose pour le compte rendu de gestion à remettre à la nouvelle équipe en fin de mandat.

Les moyens mis en place par le trésorier pour tenir une comptabilité fiable lui feront gagner toute la confiance de ses différents interlocuteurs. Il est donc fortement recom-mandé de tenir avec beaucoup de rigueur une comptabilité, même simplifiée !

Pour renforcer le principe de transparence financière, la loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale prévoit, dès le 1er janvier 2015, des nouvelles obligations comptables pour les CE :

• les CE dont les ressources sont inférieures à 153 000 € pourront continuer à adopter une présentation simplifiée de leurs comptes

• les CE dont les ressources sont supérieures à 153 000 € ont l’obligation de tenir une comptabilité d’engagement (de tiers), ils devront utiliser un logiciel adapté et confier la révision de leurs comptes à un expert-comptable.

Erreurs N°2 et 3 : N’avoir qu’un seul compte bancaire pour le fonctionnement et les ASC, en croyant que c’est plus simple… et donc ne faire qu’une comptabilité mélangeant les torchons et les serviettes…

Le comité d’entreprise gère deux budgets bien distincts : le budget de fonctionnement et le budget des activités sociales et culturelles (ASC).

Ces deux budgets ont chacun une finalité bien précise :

• le budget de fonctionnement (0,2 %) permet au CE d’exercer efficacement ses attributions économiques et professionnelles, il lui sert également à couvrir les dépenses liées à l’administration courante de l’instance.

• le budget des activités sociales et culturelles (ASC) a pour objectif d’améliorer les conditions de vie, de travail ou d’emploi des salariés.

La séparation des budgets de fonctionnement et des ASC est donc obligatoire !

En aucun cas, le budget de fonctionnement ne peut servir au financement d’activi-tés sociales et culturelles et vice-versa. Ces deux budgets ne peuvent être fusionnés, aucune compensation, aucun transfert de fonds n’est possible entre eux.

Pour la bonne utilisation de ses budgets et pour lui éviter tout risque de confusion, il est donc très fortement recommandé au CE d’ouvrir deux comptes bancaires : un pour le fonctionnement et l’autre pour les ASC.

Une mauvaise utilisation des budgets peut entraîner des sanctions !

La gestion des budgets du CE devant être strictement séparée, fonctionnement et ASC doivent également avoir leur propre comptabilité.

L’ouverture de deux comptes bancaires et la mise en place de deux comptabilités bien distinctes permettent de vérifier que les deux budgets ont bien été respectés et sont la clé d’une gestion saine.

En fin d’année, le compte rendu de gestion du CE doit présenter pour chacun des bud-gets et en fonction de la complexité de la comptabilité mise en place :

• soit le détail des recettes et des dépenses

• soit un compte de résultat, un bilan et une annexe.

Erreur N°4 : Acheter, pour la compta du CE, le logiciel au rabais dont l’artisan du coin est très content…

En fonction des opérations que le CE est amené à enregistrer, l’utilisation d’un logiciel de comptabilité peut vite se révéler plus pratique qu’un simple tableur Excel.

Le logiciel informatique permet un suivi rigoureux dans un cadre préétabli avec des sécurités bloquées.

Le logiciel doit correspondre aux besoins du CE. Pour trouver la solution la plus ap-propriée, il est recommandé de demander conseil auprès d’un expert-comptable ou auprès d’une société éditrice spécialisée.

Erreur N°5 : Ne jamais faire appel à un expert-comptable: ça coûte trop cher, même si les missions légales sont payées par l’entreprise et que le budget de fonctionnement suffirait largement pour les missions contractuelles (comptabilité du CE).

En raison de la complexité de la vie de l’entreprise et de la réglementation du monde du travail, les élus de CE ne doivent pas hésiter à recourir à des experts en droit social, comptabilité, gestion et fiscalité.

Les élus de CE n’ont souvent pas la formation, la compétence et l’expérience de toutes ces matières.

Cette expérience et cette compétence sont apportées par des experts. Elles permettent notamment :

• d’améliorer le dialogue entre le CE et l’employeur et de formuler, pour le comité, des revendications crédibles appuyées sur des bases fiables (dans le cas des mis-sions légales) ;

• d’aider le CE en interne (aide à la gestion et à la comptabilité des différents budgets du CE)

• d’aider le CE à évoluer et à progresser grâce à la formation (économique).

Si le coût de la mission peut représenter un frein, le budget de fonctionnement (sou-vent en excédent) prévoit pourtant la rémunération d’experts pour aider le CE dans la préparation de ses travaux.

Pour les missions légales rémunérées par l’employeur, la négociation des honoraires se déroule entre l’expert et l’employeur, le CE n’a pas à s’en inquiéter quels que soient les arguments avancés par le chef d’entreprise !

Erreur N°6 : Laisser l’argent dormir sur le compte courant bancaire alors qu’il faudrait en placer une partie…

S’il reste de l’argent sur un compte courant bancaire, c’est en général sur celui du bud-get de fonctionnement. Alors que le budget des ASC est souvent insuffisant, le budget de fonctionnement se dépense beaucoup moins vite…

Dans tous les cas, le reliquat des budgets ne pouvant être transféré d’un compte à l’autre, il est soit reporté sur l’année suivante, soit investi en placements rémunérés par des intérêts.

Attention ! Depuis le 1er janvier 2009, les comités d’entreprise ne sont plus éligibles au livret A !

Les CE qui, à cette date, possédaient déjà un livret A peuvent le conserver et l’utiliser. Il est toutefois fortement conseillé de ne pas le clôturer ou de ne pas le transférer vers un autre établissement sous peine de ne pas pouvoir en ouvrir un nouveau.

Pour les CE qui ne se seraient pas encore constitué d’épargne, il est conseillé de se rapprocher de sa banque pour choisir un produit d’épargne autre que le livret.

Erreur n°7 : En début et en fin de mandat, ne pas faire d’audit comptable et financier du CE : ça risquerait de vexer…

L’audit comptable et financier en début et fin de mandat est indispensable !L’expert-comptable du comité d’entreprise vérifie que la comptabilité a bien été te-nue : il vérifie que les pratiques comptables sont exactes, régulières et sans risque pour le CE.

L’expert procède à un audit de trésorerie en contrôlant l’ensemble des dépenses et des recettes, les pièces justificatives, les relevés bancaires des ASC et du fonctionnement du CE.

Il intervient pour corriger les anomalies, s’il y en a, puis pour attester de la régularité

et de la sincérité des états comptables.

L’audit comptable et financier du CE permet à la nouvelle équipe de donner ou refuser le quitus : une nouvelle équipe doit toujours se prononcer sur la gestion de l’équipe précédente au risque de porter la responsabilité des anomalies passées !

Erreur n°8 : Ne pas présenter les comptes du CE : ça risquerait d’être ennuyeux et puis c’est trop compliqué…

Et pourtant, le CE a l’obligation de présenter à la fin de chaque année un compte rendu détaillé de sa gestion financière !

De plus, cette attitude ne fait preuve ni de rigueur ni de transparence à l’égard des élus et des salariés. Ces derniers doivent en effet être un minimum informés de ce qui se passe au sein du comité d’entreprise.

Si la présentation des comptes du CE paraît trop compliquée, le comité peut faire appel à un expert-comptable qu’il rémunérera avec son budget de fonctionnement (mission contractuelle).

L’expert-comptable remet un rapport facilement compréhensible aux élus, compre-nant :

• le bilan détaillé du fonctionnement

• le bilan détaillé des activités sociales et culturelles

• le compte de résultat détaillé du fonctionnement

• le compte de résultat détaillé des activités sociales et culturelles

• les commentaires sur la gestion du budget du comité d’entreprise

Il veille à ce que les budgets alloués au comité d’entreprise soient respectés.La comptabilité tenue par un expert-comptable reflète l’état réel des comptes du CE et de son patrimoine.

Son compte rendu financier est communiqué aux salariés de l’entreprise par tous moyens.

Erreur N°9 : Ne pas suivre les ASC : ça prend trop de temps…

Les principales dépenses du comité d’entreprise concernent justement les ASC, il est donc indispensable de donner un maximum de détails sur les opérations !

Le CE doit distinguer les différentes catégories d’ASC (cinéma, sport, livres, cadeaux, voyages, dons, prêts, etc.) pour avoir une meilleure visibilité sur la répartition de son budget.

Il est préférable pour le CE de déterminer la politique à mener en matière d’ASC et d’établir un budget prévisionnel car ce budget, contrairement à celui du fonctionne-ment, a tendance à fondre très vite !

La mise en place de la politique du CE pour les ASC se déroule en plusieurs étapes :

1. Détermination des objectifs : évaluer les besoins des salariés et déterminer la liste des ASC

2. Évaluation des ressources : évaluer le budget nécessaire à la mise en place des ASC choisies

3. Établissement du budget prévisionnel du CE : planifier l’engagement des dépenses et des recettes sur l’année, poste par poste.

4. Suivi et contrôle des réalisations budgétaires : le budget doit faire l’objet d’un suivi mensuel ou trimestriel par le trésorier. Le suivi intègre le taux de réussite observé pour chacune des activités sociales et culturelles afin d’adapter l’offre à la demande des salariés.

Le suivi des ASC est donc nécessaire pour optimiser le budget du CE !

Erreur N°10 : Ne pas vérifier les subventions (fonctionnement et ASC) : pour quoi faire ?

Pourquoi vérifier les subventions ? Tout simplement pour assurer au CE qu’il a reçu les bons montants et qu’il ne s’est pas fait léser.

Les budgets du CE répondent chacun à un calcul spécifique qui doit être contrôlé une fois par an avec la communication des comptes de l’entreprise.

• Par exemple, un impact sur le compte 641 « Rémunérations du personnel » de l’entreprise entraîne une modification du calcul du budget de fonctionne-ment qui correspond au minimum à 0,2 % de la masse salariale.

• Des difficultés peuvent également surgir sur les modalités de calcul de la subvention patronale pour les ASC, notamment sur les éléments qui com-posent la masse salariale ou le montant de cette dernière.

Soit le CE procède lui-même à la vérification des calculs, soit il demande à son expert-comptable de le faire à l’occasion de l’examen annuel des comptes de l’en-treprise, ce qui évitera sûrement bien des litiges…

Pour aller plus loin, retrouvez toutes les réponses à vos questions dans l’ouvrage :

« Le Comité d’Entreprise pour les nuls »

(Editions First)

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www.kalidea-ce.com