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COMPTABILITé DES SALAIRES
D e s e m p l o y é s m o t i v é s e t l e u r r é m u n é r at i o n
3
D e s e m p l o y é s m o t i v é s e t l e u r r é m u n é r at i o n
La juste rémunération d'un employé – un facteur de motivation important – suppose un système de salaires
flexible, en fonction des performances, avec un décompte de salaire sans erreurs et conforme à la législation.
Des structures logiques, modulaires, une architecture sans fioritures, des composants intégrés de manière
op timale et une véritable convivialité – la Comptabilité des salaires ABACUS est un outil performant, réalisant
aussi des tâches complexes, rapidement et à moindre coûts. En sa qualité de produit suisse, elle ne s'en sort par
seulement avec les décrets et réglementations des 26 cantons – elle fait aussi le poids au vu de l'orientation
internationale grandissante de nombreuses entreprises. La capacité d'adaptation dans toutes les dimensions et
des possibilités de communication étendue permettent une intégration dans chaque champ d'activité.
Programmée pour le succès...
> Environ 800'000 décomptes de salaire sont établis chaque mois avec la Comptabilité des salaires ABACUS
> Toutes les grandes sociétés fiduciaires utilisent la Comptabilité des salaires ABACUS pour gérer les mandats
de salaires.
> La conception modulaire, qui intègre les besoins des utilisateurs et les possibilités de demain, garantit un
investissement à long terme.
ABACUS a fait ses preuves au quotidien dans plus de 35'000 entreprises issues des secteurs les plus divers. Le
logiciel ABACUS a fait la démonstration de son caractère universel et de ses performances, à la fois dans les
petites et dans les grandes entreprises. Des améliorations permanentes préservent les investissements effectués
dans le logiciel et la formation. Le logiciel de Comptabilité des salaires ABACUS a été certifié par swissdec selon
les directives actuelles.
Le logiciel de Comptabilité des salaires ABACUS est utilisé et recommandé par des sociétés fiduciaires suisses
renommées.
InTro
l o G i C i e l D e G e s t i o n D ’ e n t r e p r i s e a B a C u s – D é pa r t D a n s u n e n o u v e l l e D i m e n s i o n
5
ABACUS vi – Design the future
ABACUS vi, et donc aussi le logiciel des salaires, est entièrement nouveau dans l'architec-
ture de l'Internet. Il se caractérise tout particulièrement par son adaptabilité, son concept
utilisateur avec attribution de rôles, son multilinguisme et son utilisation en tant que
Software-as-a-Service (SaaS). De plus, il fonctionne sur différentes plates-formes, bases
de données et systèmes d'exploitation. Le logiciel de Comptabilité des salaires de la ver-
sion vi peut aussi bien être utilisé sur des systèmes utilisateur individuel, avec une instal-
lation Client/serveur, que via Internet et Intranet.
Technologies modernes
Les fonctions qui entrent également en vigueur dans la Gestion des salaires sont:
> Puissant moteur de recherche pour trouver rapidement collaborateurs, informations et
documents enregistrés dans des dossiers d'employé.
> Création de masques de saisie propres à l'utilisateur, comme par exemple pour la base
du personnel
> Interrogation d'informations via Internet et Intranet
> Visualisation des données au moyen de graphiques
> Attribution des droits d'accès simple et confortable grâce aux concepts de rôles
Vastes services
> La hotline ABACUS assure à l'utilisateur un soutien rapide et compétent.
> Les distributeurs ABACUS offrent, grâce à leur longue expérience, toutes les compé-
tences techniques et commerciales pour lancer le logiciel avec succès et en assurer le
suivi.
> Une formation complète permet aux utilisateurs de rapidement apprendre les pro-
grammes et les exploiter de manière productive.
l o G i C i e l D e G e s t i o n D ’ e n t r e p r i s e a B a C u s – D é pa r t D a n s u n e n o u v e l l e D i m e n s i o n
InTro
Page 8-11 Données du personnel
Page 12-15 Composants de salaire
Page 16-19 Traitement des salaires
Page 22-25 Décomptes prescrits par la loi
Page 26-29 Sections de frais / Matrice d'imputation COFI / Comptabilité analytique
Page 30-33 Extraits / Documents / Formulaires / Contrôle d'accès
Page 34-37 Divisions / Monnaies étrangères
Page 38-41 Electronic Banking
Page 42 Options de la Comptabilité des salaires
s i m p l e , r at i o n n e l , f i a B l e – l o G i C i e l D e C o m p ta B i l i t é D e s s a l a i r e s a B a C u s
Les configurations système actuelles requises sont
disponibles sur le site Internet d'ABACUS sous le lien
www.abacus.ch/links/systemempfehlungen
7
Les exigences d'un logiciel moderne de comptabilité salariale sont
multiples. Ce que vous pouvez attendre de la Comptabilité des
salaires ABACUS:
> Décomptes de salaire impeccables et compréhensibles pour les
employés
> reproduction efficace des processus, même dans des systèmes
de salaires complexes – de la saisie des heures à l'imputation
en Comptabilité financière et analytique
> Décomptes annuels d'AVS, AC, impôt à la source, LAA etc.
complets et corrects
> réalisation de toutes les directives et réglementations en
matière de révision; création des listes nécessaires par simples
clics de souris
> Adaptation du logiciel aux exigences propres à l'entreprise
grâce au design des masques, aux désignations libres des
champs, à l'extension de la base de données, aux procédures
et ainsi, réduction de la charge de travail pour l'administration
des salaires
> Grâce à la fonction des départements, il est possible de gérer
des divisions resp. entreprises au sein d'un mandant de salaires
pour divers domaines d'une organisation de comptabilité des
salaires.
> Transposition et intégration immédiate des nouveautés légales
dans le domaine des salaires.
> Livraison chaque année d'une nouvelle version mettant à la
disposition du client les toutes dernières technologies.
s i m p l e , r at i o n n e l , f i a B l e – l o G i C i e l D e C o m p ta B i l i t é D e s s a l a i r e s a B a C u s
ConTEnU
D o n n é e s
D u p e r s o n n e l
"Les collaborateurs sont la force de
caractère de l'entreprise. Pour moi,
la saisie et la tenue des données
du personnel font partie des éléments
les plus importants d'une Comptabilité
des salaires moderne."
9
Les données du personnel de la Comptabilité des salaires regroupent les données
de base du personnel, les données salariales, les relations bancaires, les listes du
personnel et les fiches de base. Ces données sont gérées sur un axe temporel, ce
qui permet à tout moment de saisir et modifier les données de base pour le mois
suivant ou l'année suivante.
Base du personnel
Dans la base du personnel sont saisies les données impératives pour le décompte de
salaire: nom, adresse, date de naissance, sexe, date d'entrée, numéro AVS, numéro
d'assurance sociale, code CnA/LAA et données d’impôt à la source. La gestion des don-
nées en fonction de la date permet de saisir correctement des modifications de la base
du personnel au cours d'une année, comme par exemple des définitions d'impôt à la
source changeantes, un changement de canton etc. Une table de la base des enfants
permet de consigner date de naissance et durée des prestations d'allocations familiales et
de formation pour tous les enfants d'un employé.
La base peut être complétée avec des informations facultatives telles que téléphone, état
civil, photo, notes définissables librement, profession, département, sections de frais etc.
Valeurs salariales
Les valeurs salariales sont des données salariales telles que salaire mensuel, taux horaire,
frais fixes etc. Il existe pour cela un nombre illimité de champs définissables librement,
qui se regroupent logiquement et peuvent être triés. Ces données sont aussi gérées en
fonction de la date, ce qui signifie qu'elles peuvent déjà être saisies pour l'année sui-
vante. Il est également possible d’effectuer rétroactivement des modifications pour des
périodes de salaire déjà décomptées. La fonction automatique de recalculation garantit
que des éventuelles adaptations dans le prochain décompte de salaire soient automati-
quement prises en compte, de manière correcte, et indiquées.
Salaires nets
Les salaires nets prennent de l'ampleur: des spécialistes étrangers sont souvent engagés
à des salaires nets fixes. Le montant du salaire brut réel, prestations sociales et déduc-
D o n n é e s
D u p e r s o n n e l
DonnÉES DU PErSonnEL
tions incluses, n'est plus important. Pour cela, une fonction salaire net automatisée est
disponible dans la base du personnel, facilitant considérablement la représentation de
salaires nets convenus contractuellement.
Niveaux de salaire / classes de salaires / barèmes
Dans la pratique, on rencontre divers contrats d'embauche. Une seule et même personne
peut, par exemple, travailler comme professeur de collège, de cycle d'orientation et de
sport. De tels contrats d'embauche sont représentés par les barèmes dans la base du
personnel. Il est possible de diviser divers contrats d'embauche et de les représenter dans
des tables de salaires avec classes et niveaux de salaires.
Lieux de paiement
Les lieux de paiement des employés servent en premier lieu pour l'enregistrement des
informations concernant les comptes sur lesquels les paiement des salaires devront être
effectués. on peut consigner jusqu'à neuf comptes de paiement différents, aussi des
lieux de paiement tiers, par exemple en cas de cession de salaire, ce qui permet une
répartition flexible du paiement des salaires.
Listes du personnel
L'édition de la base du personnel se fait au moyen de listes, intégrées dans l'environne-
ment standard du logiciel. Ce sont par exemple des fiches de base employé, des listes de
données salariales, d’adresses, d'ancienneté, d'anniversaires et de n° de téléphone,
d'entrées et de sorties etc. Elles peuvent toutes être adaptées individuellement et mises
en forme.
Modifications en série
Diverses fonctions pour des modifications en série simplifient particulièrement les éven-
tuels changements nécessaires dans un mandant salaire avec un nombre important
d'employés. Des modifications en série de salaires peuvent être effectuées à une date
précise – par exemple au 1er janvier de l'année suivante.
Protocole
Chaque modification dans la base du personnel est protocolée. Il est ainsi possible de
connaître ou d'éditer les modifications faites, les utilisateurs les ayant effectuées et à quel
moment. De la sorte, on peut faire état, respectivement éditer, l'ensemble des change-
ments dans la base du personnel, sans oubli.
D o n n é e s D u p e r s o n n e l
11
H i G H l i G H t s
> Conception des masques flexible
Grâce à la conception libre des divers éléments du programme dans la base du per-
sonnel, celle-ci peut parfaitement être adaptée aux besoins et procédures de travail de
l'entreprise.
> Attribution des postes
Si le système de gestion des ressources humaines ABACUS est également utilisé, la
gestion des postes est intégrée dans la base du personnel.
> Dossiers électroniques
Les documents concernant les employés peuvent être enregistrés dans les dossiers
électroniques et consultés si nécessaire. Grâce à l’indexation plein texte de tous les
documents, il est possible de chercher le document souhaité avec un moteur de
recherche, grâce à des mots-clé, et de le trouver de suite.
> Contrôle d'accès
Un système flexible de contrôle d'accès garantit que seuls les utilisateurs autorisés ont
accès aux données individuelles des employés. La distinction est faite entre droits de
lecture et d'écriture. De plus, il est possible de définir si les données salariales sont
incluses ou non dans les droits d'accès.
D o n n é e s D u p e r s o n n e l
DonnÉES DU PErSonnEL
C o m p o s a n t s
D e s a l a i r e
"Même si je ne définis pas chaque jour des
nouveaux composants de salaire – avec la
Comptabilité des salaires ABACUS il s'agit
d'une tâche simple et compréhensible."
13
L’une des grandes forces de la Comptabilité des salaires ABACUS réside dans la
définition des composants de salaire. Elle est compréhensible, même pour l'utili-
sateur qui définit rarement des composants. Elle s'effectue entièrement à l'aide
du menu et n'exige aucune connaissance spécifique préalable pour des défi-
nitions de formules complexes.
Données nationales
Il s’agit principalement des données relatives aux taux, limites d'âge et limites maxima
des assurances sociales comme l’AVS, l’AC, la CnA/LAA et LPP. Ce sont par exemple la
déduction AVS de 5.05%, la franchise retraité, le plafond AC etc. Ces paramètres
peuvent être gérés par les composants de salaire et le décompte, conforme à la législa-
tion, se fait automatiquement.
Calculs prorata
Chaque composant de salaire peut être défini pour un calcul prorata automatique en
fonction de l’entrée et de la sortie ou en cas de temps partiel. Le calcul manuel des
salaires ou des cotisations des caisses de pension, n'est donc plus nécessaire lors de
l’entrée ou la sortie d’un collaborateur. Ces composants de salaire se calculent selon
divers critères:
> Seulement pour contrat de travail non résilié
> Seulement le mois de sortie
Différents systèmes de gratification et de décomptes de sortie peuvent ainsi être automa-
tisés.
Données de base entreprise et services
Les données de base entreprise et services permettent de décompter des particularités
spécifiques à l'entreprise. Les composants de salaire utilisent ces paramètres pour traiter
resp. calculer diverses constellations en peu d'étapes.
CoMPoSAnTS DE SALAIrE
Transfert de composants de salaire et de contenus de tables
Les définitions des composants de salaires et les valeurs de tables saisies peuvent être
éditées via interface et exportées vers d’autres mandants. Les utilisateurs et les parte-
naires ABACUS peuvent ainsi échanger entre eux des composants de salaires et des
contenus de tables définis, ce qui permet un gain de temps notable.
Imputation composants de salaire incompressibles
Les composants de salaire peuvent avoir des niveaux de détail différents pour l'imputa-
tion. Il est important, pour de nombreuses entreprises, d'imputer dans la Comptabilité
financière, d'une part les sommes de salaire brut en un nombre global et d'autre part les
frais détaillés par employé.
Composants de salaire soumis à la TVA
Il est possible de définir par composant de salaire, si celui-ci est soumis ou non à la TVA.
Le taux correct de la déduction de l'impôt préalable peut alors être attribué. Cela est
avant tout nécessaire pour la saisie des frais via Comptabilité des salaires.
Imputation sur champ de la base du personnel
Les résultats des composants de salaire peuvent directement être imputés dans la base
du personnel. Il en découle une profusion de nouvelles possibilités, par exemple l'affi-
chage de soldes de congés et d'heures supplémentaires dans la base du personnel.
Affichage des composants de salaire sur le décompte de salaire
Il est possible de définir par composant de salaire, s'il doit apparaître sur le décompte de
salaire. Par exemple, les composants de salaire importants pour l'employeur peuvent y
être masqués. Des éléments de présentation peuvent aussi directement être activés dans
la définition et des composants de salaire tels que salaire brut, salaire net etc. peuvent
apparaître en gras sur le décompte de salaire.
C o m p o s a n t s D e s a l a i r e
15
H i G H l i G H t s
> Intégration base des employés
Toutes les données spécifiques aux salaires comme salaire mensuel et horaire, déduc-
tion caisse de pension, compensation véhicule de service etc. peuvent être utilisées
directement depuis les composants de salaire. Il est également possible de calculer des
composants de salaire seulement pour certains services, employés ou types d'em-
ployés, comme ceux payés à l'heure ou au mois. L'accès aux dates d'entrée et de
sortie permet également la création des composants de salaire en fonction de
l'ancienneté.
> Bases
Des maxima annuels et mensuels, librement définissables, peuvent être gérés dans les
bases. Les bases AVS/AC gèrent des montants payés brut pour net, séparés des
masses salariales assujetties normales. Elles permettent au programme de décompte
AVS/AC resp. CnA/LAA la compensation ultérieure des cotisations de l'employeur,
prescrite par la loi, sans charge sur le décompte de salaire lui-même.
> Tables et barèmes
Les calculs de salaires compliqués et ceux de règlements LPP complexes sont résolus
grâce à des tables et barèmes librement définissables. Les tables d'impôt à la source et
d'allocations familiales de tous les cantons sont déjà prédéfinies.
> Imputer sur journaux des comptes
Dans le programme "Human resources", il est possible de gérer des comptes, qui
pourront également être pris en considération dans les composants de salaire. Diverses
possibilités en découlent, comme par exemple le remboursement automatisé de prêt
accordé à un employé.
C o m p o s a n t s D e s a l a i r e
CoMPoSAnTS DE SALAIrE
t r a i t e m e n t D e s s a l a i r e s
”Dans le traitement des salaires, un fort
degré d'automatisation est avant tout
important, tout comme la possibilité
de pouvoir intervenir directement
dans un décompte pour le corriger.“
17
Le programme de traitement des salaires comprend tous les travaux périodiques
pour le paiement des salaires et appointements: la présaisie des données pério-
diques, le décompte et la correction des salaires, l’exécution des paiements, l’im-
pression des fiches de paie.
Décompte de salaire
Les décomptes de salaire, prêts à l’envoi, peuvent être imprimés pour les employés, avec
l’adresse et les composants de salaire importants. Les décomptes de salaires peuvent être
adaptés individuellement et l'édition restreinte selon divers critères. Ainsi, il est possible
de ne sélectionner et n'imprimer que les décomptes de salaires différents de ceux du
mois précédent.
Le décompte de salaire peut être accompagné de textes commentaires – soit pour tous
les employés de l'entreprise, soit pour un seul service ou un seul employé. Les décomptes
de salaires peuvent aussi automatiquement être classés dans les dossiers électroniques
des employés, sous la forme de documents PDF. L'envoi automatisé par IncaMail ou sous
forme de mail est aussi possible.
Le décompte de salaire peut automatiquement être enregistré au format PDF dans le
dossier de l’employé et est disponible d'un simple clic.
Pour que les employés non germanophones puissent aussi obtenir un décompte de
salaire dans leur langue maternelle, un nombre libre de langues est supporté par la
Comptabilité des salaires du logiciel ABACUS.
Recalculation
L'option "recalculation" permet de calculer rétroactivement et de modifier les éléments
de salaire. Les corrections automatiques sont également possibles dans les décomptes
actuels. Les déductions LPP sont un exemple. Chaque employé a dès janvier des déduc-
tions LPP sur son décompte de salaire. En règle générale, les déductions correctes ne sont
transmises qu'en mars par les caisses de pension à leurs clients. Les entreprises doivent
TrAITEMEnT DES SALAIrES
t r a i t e m e n t D e s s a l a i r e s
donc recalculer les décomptes de salaires des mois de janvier et de février et tenir compte
d'une éventuelle différence au mois de mars. Ce travail, qui prend beaucoup de temps,
est épargné au comptable des salaires grâce à l'option "recalculation".
Les recalculations sont souvent complexes et difficiles à comprendre. Une représentation
détaillée sur le décompte de salaire permet à l'employé de mieux comprendre les élé-
ments de salaire recalculés et adaptés par la suite.
Modes de paiements
Grâce à l'intégration de l'application "Electronic Banking", les modes de paiement les
plus courants peuvent être utilisés – en ligne, par DTA ou par ordre de paiement postal
ou bancaire classique. Les versements en espèces ou par chèque restent néanmoins pos-
sibles.
Compensation courante du maxima
Le plafond de la franchise des rentiers AVS ou des cotisations AC et CnA resp. LAA est
défini mensuellement et recalculé lors de chaque décompte en fonction du cumul des
montants payés. Les corrections ultérieures lors de départs ou en fin d'année ne sont
donc ainsi plus nécessaires. Ceci est naturellement aussi valable si le calcul automatique
des cotisations LPP est exécuté.
Correction flexible jusqu'au traitement
Le concept de la comptabilité des salaires ABACUS permet de corriger librement chaque
décompte jusqu'à l’imputation définitive dans la Comptabilité financière. Les cumuls
annuels, indispensables pour les décomptes à remettre aux partenaires sociaux et les
certificats de salaire, ne sont créés que lors du traitement définitif des salaires.
Interfaces
L'importation des données de systèmes de saisie des heures est possible grâce au module
d'intégration flexible AbaConnect.
19
H i G H l i G H t s
> Possibilités de rectification du décompte de salaire
Possibilité d'intervenir confortablement et directement dans un décompte de salaire.
on peut ainsi, par exemple, lors d'un contrôle de décompte de salaire, effectuer une
éventuelle correction nécessaire directement sur l'employé concerné, sans devoir répé-
ter tout le traitement de salaire de tous les collaborateurs.
> Modifications ultérieures des composants de salaire
Si un composant de salaire a été mal défini – par exemple, non soumis à l'AVS alors
qu’il devrait l’être – il peut à tout moment être rectifié. L'option "recalculation" recal-
cule le composant de salaire rectifié pour l'ensemble des décomptes de salaires précé-
dents et corrige les déductions d'assurances sociales. Les travaux manuels de rectifica-
tion disparaissent donc complètement.
> Paiements rétroactifs
Des paiements rétroactifs normaux ou sur plusieurs années peuvent être créés pour
des employés ayant quitté l'entreprise. Différentes variantes de paramétrage dans la
base du personnel et des composants de salaire permettent une automatisation par-
tielle et garantissent un décompte correct des cotisations d'AVS/AC, d'impôt à la
source, des déductions LPP etc.
> Périodes de décompte
Le nombre de périodes de décompte par mois calendaire est illimité. Les salaires des
employés payés au mois peuvent ainsi, par exemple, être décomptés le 24 de chaque
mois et ceux des employés payés à l'heure le 30. Les périodes libres de décompte per-
mettent également de décompter et verser le 13ème salaire mensuel dès début
décembre, indépendamment du traitement effectif des salaires.
t r a i t e m e n t D e s s a l a i r e s
TrAITEMEnT DES SALAIrES
l a C o m p ta B i l i t é D e s s a l a i r e s a B a C u s v o u s l a i s s e p l u s D e D i s p o n i B i l i t é p o u r v o t r e a C t i v i t é p r i n C i pa l e
21
l a C o m p ta B i l i t é D e s s a l a i r e s a B a C u s v o u s l a i s s e p l u s D e D i s p o n i B i l i t é p o u r v o t r e a C t i v i t é p r i n C i pa l e
D é C o m p t e s p r e s C r i t s pa r l a l o i
”Grâce à un échange digital aisé des
données avec les diverses administrations,
caisses et assurances, mon travail a été
considérablement simplifié.“
23
Chaque année, des décomptes prescrits par la loi doivent être créés: les
décomptes AVS/AC, CNA/LAA, les extraits pour les caisses de pension ou l'Office
fédéral de la statistique. Chacun des 26 cantons a sa propre réglementation et
exige des décomptes corrects pour l'impôt à la source et pour les caisses de com-
pensation des allocations familiales.
PUCS – Procédure unifiée de communication des salaires
Le support de la PUCS par le logiciel des salaires permet de livrer en ligne la plupart des
décomptes nationaux aux diverses administrations, caisses et assurances.
Décompte AVS/AC
Le décompte AVS/AC est créé conformément aux prescriptions en vigueur. Celles-ci
réglementent le listage des employés, le contenu des colonnes etc. Les listes des
exempts d'AVS/AC, ainsi qu'un extrait du calcul net / brut doivent également être créés.
Tous les cas particuliers peuvent correctement être représentés sur le décompte d'AVS/
AC. Il s'agit par exemple de paiements rétroactifs sur plusieurs années, de personnes à
salaire annuel, de décomptes AVS d'artistes ou d'agents d'assurance etc.
Il est aussi possible de préparer les protocoles de révision nécessaires pour d'éventuels
contrôles AVS.
Assurance CNA et LAA / Assurance CNA supra-obligatoire
Le décompte correct des déductions CnA respectivement LAA est bien entendu dans la
Comptabilité des salaires ABACUS. Il tient compte des circonstances particulières, comme
par exemple des employés passant du statut "Assuré accidents professionnels" à "Assuré
accidents professionnels et non professionnels". Les assurances accident supra-obliga-
toires sont aussi facilement réalisées grâce à des bases et paramètres par défaut prédéfi-
nis.
DÉCoMPTES PrESCrITS PAr LA LoI
D é C o m p t e s p r e s C r i t s pa r l a l o i
Assurance LPP
La loi relative à la prévoyance professionnelle, et par conséquent sa transposition dans le
logiciel des salaires, est complexe. Les bases légales s'y laissent saisir et les déductions
correspondantes s'y calculent automatiquement. Des valeurs prescrites par les caisses de
pension peuvent être enregistrées et traitées dans le système.
Décompte de l’impôt à la source
Les différences cantonales en matière d'impôts à la source ne posent aucun problème au
logiciel de Comptabilité des salaires ABACUS. Ils sont toujours calculés correctement.
Ainsi, les différents formulaires complémentaires des cantons de Genève et de Vaud sont
supportés, tout comme les modes de calcul spéciaux du canton du Tessin. Les cas parti-
culiers, comme l'assujettissement à l'impôt à la source de 80% au lieu de 100% du
salaire brut, sont également couverts.
Caisses d'allocations familiales
Le décompte CAF est établi par canton. Les éventuels changements de canton, saisis
dans la base du personnel, sont pris en compte. Toutes les réglementations sont consi-
dérées, comme par exemple l'indication de toutes les masses salariales soumises à l'AVS
sur chaque décompte CAF – même pour les employés sans enfants.
Décompte d'indemnités journalières de maladie
Dans la Comptabilité des salaires ABACUS il est possible de saisir diverses assurances
d'indemnités journalières de maladie, ce qui permet différents modèles, ainsi que le
calcul correct et la justification de divers contrats d'employés à salaire mensuel et horaire
dans la Comptabilité des salaires.
25
H i G H l i G H t s
> Certificat de salaire
Les composants de salaire peuvent être attribués aux chiffres du certificat de salaire.
Des remarques propres à un employé sont enregistrées dans la base du personnel et
imprimées sur le certificat de salaire. Si la place est insuffisante, une feuille supplémen-
taire est automatiquement imprimée.
> PUCS – Procédure unifiée de communication des salaires
La PUCS permet le dépôt électronique généralisé de divers décomptes nationaux: AVS/
AC, décompte CAF, CnA/LAA, CnA supra-obligatoire, statistique oFS, nouveau certi-
ficat de salaire dans certains cantons.
> Certification swissdec
Le certificat swissdec garantit que le logiciel remplit les exigences actuelles et ainsi,
que le calcul et la déclaration des salaires soumis s'effectuent correctement.
D é C o m p t e s p r e s C r i t s pa r l a l o i
DÉCoMPTES PrESCrITS PAr LA LoI
s e C t i o n s D e f r a i s e t m at r i C e D ' i m p u tat i o n C o f i
t r a n s f e r t D a n s l a C o m p ta B i l i t é a n a ly t i q u e
"Le transfert des frais de personnel dans
la Comptabilité financière / analytique est
souvent une tâche délicate. La comptabilité
des salaires ABACUS autorise également
des affectations très complexes."
27
L’option "Sections de frais" permet de répartir les coûts du personnel des diffé-
rents domaines de l’entreprise sur des sections ou centres de frais, puis de les
transférer dans la Comptabilité financière ou analytique. Cette répartition peut
être définie de façon très détaillée et permet également des répartitions com-
plexes.
Matrice d'imputation Cofi
La comptabilité des salaires permet l’attribution d’un compte CoFI à chaque composant
de salaire agissant sur le salaire. Les composants de salaire employeur, sans effet sur les
salaires (par ex. provisions), mais importants pour les coûts, peuvent être imputés dans la
Comptabilité financière. Les plans comptables complexes de différentes branches d’acti-
vités ou de grandes entreprises exigent des clés de répartitions supplémentaires pour
supporter correctement les structures d'imputation prédéfinies. L'option "Matrice
variable d'imputation CoFI" est utile.
Matrice des sections de frais
Dans la matrice des sections de frais, on définit par composant de salaire, s'il est attribué
à la section de frais de l'employé ou à une section fixe. Une fonction particulière est la
répartition des sections de frais par groupes, grâce à laquelle les frais de l'employeur
peuvent par exemple être répartis selon les affectations de section des heures effective-
ment saisies.
Extraits
Des extraits détaillés par section et composant de salaire, au choix par service ou dépar-
tement, sont à tout moment possibles. Il est aussi possible d'établir des extraits détaillés
par section de frais et composant de salaire, dans lesquels chaque employé, à l'origine
des frais correspondants, est en plus représenté par composant salaire.
SECTIonS DE FrAIS ET MATrICE D'IMPUTATIon CoFI / TrAnSFErT DAnS LA CoMPTABILITÉ AnALyTIqUE
s e C t i o n s D e f r a i s e t m at r i C e D ' i m p u tat i o n C o f i /t r a n s f e r t D a n s l a C o m p ta B i l i t é a n a ly t i q u e
Imputation dans les administrations publiques
Les particularités de l'imputation Cofi existent également dans les administrations com-
munales et cantonales. Un plan comptable spécial, dans lequel les sections de frais sont
en principe comprises dans les comptes CoFI, doit être représenté. Des entités comp-
tables spéciales telles que commune, école, communauté locale etc. peuvent être défi-
nies en conséquence dans la matrice d'imputation Cofi et dans la base du personnel.
Définition de niveaux d'imputation Cofi
En principe, un compte valable pour toute l'entreprise peut être attribué à chaque com-
posant de salaire. Mais il existe aussi des entreprises qui exigent une répartition différen-
ciée des comptes. En règle générale, les salaires d’un groupe clairement défini d’em-
ployés – de tous les employés d’un service – apparaissent dans les mêmes comptes CoFI.
Les cas extrêmes exigent même une attribution individuelle par employé (par ex. lors
d’une imputation spécifique des cotisations LPP). La définition de la matrice d’imputation
des différents composants de salaires sur les comptes CoFI est élaborée par mandant:
> au niveau de l'entreprise – par entreprise et composant de salaire
> au niveau des groupes d’imputation – selon un nouveau regroupement uniquement
pour la Cofi, tel que centre de profits, catégorie de salaires, etc.
> au niveau des services – par service et composant de salaire
> au niveau de l’employé – individuellement pour chaque composant de salaire de
chaque employé
29
H i G H l i G H t s
> Sections de frais de base par employé
Dans la base du personnel sont attribuées à chaque employé ses sections de frais de
base. Dans la plupart des cas, cette attribution se fait sur une section de frais, mais il
est possible de consigner par employé un nombre libre de sections en relation avec
des pourcentages. Ces attributions s'effectuent en fonction de la date.
> Attribution des sections de frais dans la présaisie
Il est possible de définir, pour chaque composant de salaire, si la répartition peut être
remplacée selon la définition dans la matrice des sections ou par la saisie d'une section
variable dans la présaisie. Ceci permet, par exemple, de répartir des heures effectives
aux sections véritablement concernées. Ceci est aussi valable pour les cotisations de
l'employeur.
> Imputation dans d'autres mandants
Il est possible de définir par mandant de salaire, dans quels mandants Cofi les écritures
correspondantes de la Comptabilité des salaires doivent affluer. on peut ainsi, par
exemple, gérer un mandant pour les employés et un mandant séparé pour les cadres.
Les écritures des deux mandants de salaire peuvent ensuite affluer comprimées dans le
mandant Cofi unique.
> Document comptable et imputation
L'édition du document comptable et l'imputation CoFI peuvent être effectuées indé-
pendamment du choix du niveau d’imputation. Cela signifie que la répartition des
comptes peut se faire par entreprise, division, service, groupe d'imputation Cofi ou
section/centre de frais.
> Interface avec systèmes tiers
L'interface standard AbaConnect est disponible pour l'imputation de données sala-
riales dans un système tiers comme par exemple SAP.
> Liaison à la Comptabilité financière
Si l'on impute directement dans la Comptabilité financière ABACUS, le programme
crée un lien entre cette dernière et la Comptabilité des salaires. Il est ainsi possible de
trouver dans la Comptabilité financière, quels composants de salaire de quel employé
ont conduit à un jeu d'écritures particulier. Cette possibilité n'existe que pour les utili-
sateurs ayant les droits d'accès correspondants dans le logiciel des salaires.
s e C t i o n s D e f r a i s e t m at r i C e D ' i m p u tat i o n C o f i /t r a n s f e r t D a n s l a C o m p ta B i l i t é a n a ly t i q u e
SECTIonS DE FrAIS ET MATrICE D'IMPUTATIon CoFI / TrAnSFErT DAnS LA CoMPTABILITÉ AnALyTIqUE
e x t r a i t s / D o C u m e n t s /f o r m u l a i r e s / C o n t r ô l e D ' a C C è s
”Le logiciel des salaires ABACUS offre des
fonctions par défaut supplémentaires
pour les extraits, l'exportation, la création
de formulaires et la sécurité, allant au-delà
de celles d'un logiciel standard.“
31
Journaux détaillés
Les journaux détaillés contiennent tous les composants de salaires décomptés dans une
période de salaire. Une particularité est le journal comparatif de période, un extrait fai-
sant apparaître les divergences par rapport au décompte de salaire du mois précédent.
Journaux cumulatifs
Les journaux cumulatifs renseignent sur les composants de salaire décomptés au cours de
l'année, de tous les employés, comprimés par mois calendaire.
Extraits employés
Des listes d'ancienneté, de jubilés, d'anniversaires, d'entrées et de sorties peuvent être
créées par service et distribuées – par exemple à chaque chef de service, les informations
concernant les collaborateurs de son service. Grâce à des automatismes du logiciel, tous
les extraits peuvent être programmés dans le temps et automatiquement être transmis
aux destinataires.
Contrôle d’accès par employé
Il est possible de retirer à certains utilisateurs les droits d'accès aux données de certains
employés, par exemple l'accès aux données des cadres.
ExTrAITS / DoCUMEnTS / ForMULAIrES / ConTrôLE D'ACCèS
En plus des décomptes de salaire, listes de paiement et documents comptables, il
est possible d'extraire et d'enregistrer, au format Excel ou PDF, des périodes
décomptées ou des données cumulatives grâce à plus de soixante-dix journaux et
listes différents. L'exportation de documents Word avec la fonction de lettres en
série, l'intégration d'une fonction PDF pour remplir les formulaires et un système
élaboré de droit d'accès garantissent efficacité, simplicité et sécurité.
e x t r a i t s / D o C u m e n t s /f o r m u l a i r e s / C o n t r ô l e D ' a C C è s
Contrôle d'accès par service ou groupe d'accès
Le contrôle d'accès peut être défini aux niveaux les plus divers. Par exemple, un chef de
service peut n'avoir accès qu'aux employés de son service.
Une définition des droits d'accès via groupe d'accès permet d'autres niveaux de protec-
tion. Il est par exemple possible de définir, indépendamment d'autres regroupements
dans le département, qu'un chef de service ait accès à tous les employés de son service,
à tous les apprentis de l'entreprise, ainsi qu'à certains autres employés sélectionnés.
Seuls des "droits de lecture" peuvent être attribués à certains employés, afin de visualiser
les salaires mais pas de les modifier.
Extraits de gestion sur l'iPad
Avec AbaCockpit, ABACUS propose un logiciel supplémentaire pour l'iPad, permettant
d'interroger des informations du logiciel des salaires et du programme Human resources
via iPad. Au choix, des informations d'employés, des appréciations, des indicateurs et
d'autres informations peuvent être représentés graphiquement et interrogés via iPad,
quel que soit le lieu. Les cadres dirigeants ont ainsi, de manière innovatrice, un aperçu
rapide et précis de toutes les données importantes pour eux, partout et à tout instant.
33
H i G H l i G H t s
> Fonction de lettre en série
Les fonctions développées par ABACUS permettent d'importer dans des documents
Word l'ensemble des données saisies dans la base du personnel. Des modèles, tels que
lettre d'augmentation, de remerciement etc. sont disponibles. Ainsi, l'ensemble de la
correspondance avec les employés peut directement se faire depuis le programme des
salaires.
> Formulaires / intégration PDF
Déclaration d'accident, demande d'autorisation de séjour, documents de qualification
etc. peuvent être enregistrés au format PDF dans le programme. Ceux-ci comprennent
d'une part les données d'adresses, qui sont automatiquement remplies par le pro-
gramme, et d'autre part des sections qui doivent, en règle générale, être complétées
par l'employé, par exemple un protocole d'accident. Les documents peuvent être
envoyés aux employés directement depuis le logiciel.
> AbaReport
Le générateur de listes Abareport offre également des fonctions variées dans la
Comptabilité des salaires. Il permet, avec les autorisations correspondantes, d'accéder
à toutes les tables de salaires et de présenter et éditer des listes au choix, avec autant
de niveaux que souhaité. Les listes créées avec Abareport sont également disponibles
sous une forme compatible Internet.
> Gestion de l'information
Grâce au programme Gestion de l'information, optionnel, des cockpits d'indicateurs
spécifiques aux salaires, par exemple pour la direction, peuvent être créés. Une
connexion à Excel est aussi possible, mettant d'autres extraits à disposition.
e x t r a i t s / D o C u m e n t s /f o r m u l a i r e s / C o n t r ô l e D ' a C C è s
ExTrAIT / DoCUMEnTS / ForMULAIrES / ConTrôLE D'ACCèS
D i v i s i o n sm o n n a i e s é t r a n G è r e s
"Dans le logiciel de Comptabilité des
salaires ABACUS, il est possible de re -
présenter, dans une optique légale, des
structures organisationnelles complexes.
La division peut également représenter
une entité légalement indépendante."
35
Divisions comme éléments organisationnels
Les divisions peuvent être gérées comme des éléments organisationnels, de la même
manière que les services. Tous les extraits peuvent être triés et sélectionnés par division.
De plus, dans les journaux détaillés et cumulatifs, les totaux de groupe sont automati-
quement représentés par division.
La division sert souvent de niveau supplémentaire dans l'imputation Cofi. Cela est avant
tout avantageux si d'autres comptes Cofi doivent être utilisés par division et composant
de salaire.
Divisions par employé
Dans la base du personnel, une division peut être attribuée à chaque employé. Cette
attribution se fait selon la date, de sorte que les réorganisations ou nouvelles organisa-
tions de l'entreprise puissent être transposées sans problème.
Décompte de salaire, certificat de salaire et autres documents peuvent être édités dans la
base du personnel selon les divisions.
Possibilités de définition par division
Les divisions peuvent être utilisées comme éléments organisationnels lors de la définition
de composants de salaire. Il est ainsi par exemple possible de n'activer certains compo-
sants de salaire que pour des divisions particulières. Tables et tarifs peuvent également
être définis et enregistrés par division.
D i v i s i o n sm o n n a i e s é t r a n G è r e s
DIVISIonS / MonnAIES ÉTrAnGèrES
Les entreprises qui emploient des frontaliers peuvent conclure des contrats de
travail en francs suisses ou en euros. L'utilisation de différentes monnaies étran-
gères est de plus en plus présente dans les entreprises ayant une activité interna-
tionale. La Comptabilité des salaires ABACUS peut calculer et payer des salaires
dans toutes les monnaies étrangères.
D i v i s i o n s , m o n n a i e s é t r a n G è r e s
Décomptes en francs suisses prescrits par la loi
Bien que les décomptes et paiements de salaires peuvent être effectués en monnaie
étrangère, les décomptes officiels, comme les décomptes AVS, CnA, CAF, impôt à la
source, etc. doivent être établis en francs suisses. L’option "Monnaies étrangères" en
tient compte. L’ensemble des décomptes établis en monnaie étrangère est simultané-
ment calculé et enregistré en francs suisses, au cours actuel.
Jusqu’à neuf monnaies de paiement
Le paiement du salaire dans différentes monnaies est parfois une nécessité. Par exemple,
si un employé perçoit son salaire normal en euros, mais ses frais doivent être remboursés
en USD, c’est à dire dans la monnaie où ils ont été payés. Il est possible de verser jusqu'à
neuf monnaies différentes par employé.
Itération automatique
Dans la pratique, des salaires nets sont souvent convenus, particulièrement pour les
salaires en monnaie étrangère. Ils peuvent être consignés dans les données de base du
personnel. Comme les cours de change, les salaires bruts en francs suisses varient.
L'itération automatique calcule à chaque fois automatiquement le salaire brut en francs
suisses, à partir du salaire net en monnaie étrangère, en tenant compte du cours de
change, des déductions variables d'impôt à la source etc.
Extraits en monnaie étrangère ou en francs suisses
Les journaux détaillés et cumulatifs peuvent être établis en monnaie étrangère ou de
base. Au choix, il est aussi possible de représenter deux monnaies directement côte à
côte. Le salaire mensuel de l'employé peut ainsi, par exemple, être visualisé en francs
suisses et en dollars d'un simple coup d'œil.
37
H i G H l i G H t s
> Division comme une entité légalement indépendante
Une division comme entité légalement indépendante est en principe une entreprise.
on peut ainsi gérer plusieurs entreprises d'une holding au sein d'un même mandant
de salaires et les décomptes peuvent être établis pour toutes les entreprises ou juste
certaines d'entre elles.
Les décomptes nationaux comme décompte AVS/AC, décompte CnA/LAA etc. doivent
toutefois toujours être établis par entreprise, donc par division. Cette fonction permet
de représenter des structures complexes de groupes dans un mandant de salaires
unique. La gestion de plusieurs mandants et la tenue de plusieurs bases de compo-
sants de salaire deviennent inutiles.
> Contrôle d’accès par division
Le contrôle d'accès peut être défini au niveau des divisions. L'utilisateur ne verra alors
que les employés des divisions, pour lesquelles il a un droit d'accès. La différence peut
être faite entre accès écriture et lecture. Le contrôle d'accès s'étend aussi à toutes les
données de base et les extraits.
> Une monnaie étrangère par employé
Une monnaie étrangère est possible par employé. Tous les éléments de salaire et les
présaisies peuvent être calculés resp. effectués dans la monnaie de base ou étrangère.
L'affichage sur le décompte de salaire de l’employé est librement définissable. Tout
comme le fait d'imprimer une ou les deux monnaies.
D i v i s i o n s , m o n n a i e s é t r a n G è r e s
DIVISIonS / MonnAIES ÉTrAnGèrES
e l e C t r o n i C B a n k i n G
"Le trafic électronique des paiements avec
les banques, la poste ou les offices de
gestion des banques (Telekurs SA) est traité
dans la Comptabilité des salaires ABACUS
avec l'Electronic Banking d’ABACUS. Cette
cohabitation n'offre que des avantages."
39
établissements financiers connectés
L'Electronic Banking ABACUS soutient directement les plus grands établissements finan-
ciers de Suisse. Vous trouverez une liste actuelle des établissements soutenus sur www.
abacus.ch.
Intégration de l'Electronic Banking ABACUS
Grâce à l’utilisation stricte de données de base et de mouvements communes dans la
Gestion des salaires ABACUS et dans le module "Electronic Banking", le déroulement
des paiements atteint pour les utilisateurs ABACUS un niveau d’automatisation qui ne
pourra être réalisé avec les programmes manuels d’importation et d’exportation de pro-
duits tiers.
Exploitation des comptes
Le module ABACUS Electronic Banking supporte les fonctions suivantes pour une exploi-
tation des comptes efficace:
> relevés de comptes (MT 940) et prénotes de comptes (MT 942) de tous les établisse-
ments en ligne d'un simple clic
> Feuilles et relevés de comptes, au choix avec graphiques
> Fonction de recherche dans les données de mouvements
e l e C t r o n i C B a n k i n G
ELECTronIC BAnkInG
L’intégration de l’Electronic Banking offre à l’utilisateur quatre avantages: dérou-
lement électronique de tous les genres de paiement, sur demande avec lettre
d'accompagnement correspondante, tenue centrale des données sans saisies mul-
tiples, informations en ligne concernant les comptes de l'entreprise avec soldes
des comptes, mouvements de comptes et possibilité d'actualisation automatique
de la table des cours.
e l e C t r o n i C B a n k i n G
Variantes de paiements électroniques
Les variantes de paiements suivantes peuvent être réalisées de manière électronique
depuis la Comptabilité des salaires:
> DTA (échange de supports de données des banques)
> oPAE (ordre de paiement électronique de la Poste; anciennement SoG)
> IZV* (transactions financières nationales allemandes)
> AZV* (transactions financières internationales allemandes)
* Pour pouvoir utiliser les formats IZV et AZV, l'option "Transactions financières alle-
mandes" est indispensable dans l'Electronic Banking.
Les obstacles rencontrés par les solutions Internet à leurs débuts disparaissent aussi pour
plus d'une relation bancaire resp. postale: par exemple l'installation d'un logiciel supplé-
mentaire de cryptage (Secure-net, SafeLine), divers standards et versions de navigateur,
listes à biffer, choix manuel des adresses UrL etc.
ABACUS Electronic Banking offre la solution adéquate pour tous les types d’échanges de
données avec les banques et la poste.
Gestion des salaires
Différents paramètres de la Comptabilité des salaires garantissent la discrétion des ordres
de rémunération: les paiements individuels des ordres transmis à l'Electronic Banking par
la Comptabilité des salaires ne sont, par définition, pas visibles par tous les utilisateurs.
En cas de paiement par DTA, il est possible de définir que l'avis de débit de la banque
n'indique que le total général comprimé.
41
H i G H l i G H t s
> Autorisation
Basée sur la gestion des utilisateurs ABACUS, les modes de signature “Signature indi-
viduelle“, “Collectif A“ (une signature) et “Collectif B“ (deux signatures) sont utilisés.
La saisie de groupes de signatures permet une différenciation des utilisateurs de la
Comptabilité des créanciers et des salaires, ayant accès au même compte. Ainsi, seuls
les employés de la Comptabilité des salaires peuvent viser un ordre de salaire.
> Traitement des paiements électroniques
Tous les paiements sont préparés dans la Comptabilité des salaires et mis à la disposi-
tion du module ABACUS Electronic Banking pour le transfert aux établissements
financiers. Le module "Electronic Banking" est automatiquement démarré par la
Comptabilité des salaires et l'utilisateur ne doit plus que libérer les paiements prêts
pour le transfert.
> Accès direct aux banques et à Postfinance
Le transfert des fichiers aux établissements bancaires ou à la Poste s’effectue en règle
générale par une liaison point à point (ISDn, TCP/IP usw.). Sur la base d'un concept de
sécurité à trois niveaux, les données seront soit reçues soit transmises. Après le trans-
fert, il y a confirmation de l'acceptation des paiements.
e l e C t r o n i C B a n k i n G
ELECTronIC BAnkInG
o p t i o n s D u l o G i C i e l D e C o m p ta B i l i t é D e s s a l a i r e s a B a C u s
Le logiciel de Comptabilité des salaires ABACUS est un système global modulaire
et peut ainsi être librement adapté aux entreprises de toutes tailles et à leurs
exigences:
> Version de base, transactions financières électroniques DTA/oPAE incluses et base des
composants de salaire standard
> Modules optionnels:
- Mandants
- Divisions
- Monnaies étrangères
- Déduction automatique des impôts à la source
- Sections de frais
- Matrice d'imputation Cofi variable
- Interfaces pour la présaisie et les données de base
- Statistique Swissmem
- recalculation
- Electronic Banking
- Interface assurances sociales
Le descriptif détaillé de ces options payantes est disponible sous:
www.abacus.ch
Le programme Human Resources en complément du logiciel des salaires
Un système global intégré pour la gestion du personnel soutient efficacement les nom-
breuses procédures dans le domaine des ressources humaines.
Le programme Human resources propose des fonctions telles que:
> Gestion des informations relatives au personnel comme promotions, occupation des
postes, remplacement
> Budgétisation
> Gestion des comptes et objets
> knowledge Management
> Appréciations et objectifs
> Postes et organigrammes
> Gestion des candidats
Vous trouverez des informations plus détaillées concernant le programme Human
resources dans la documentation séparée.
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Produits tiers / solutions individuelles
Programmes de messagerieIntranet / Internet
E-BusinessAbaNet
Workflow
Systèmes de saisie des heures
E-Business AbaShop
Moteur de recherche
Système de notification
Interfaces standards
AbaImmoAbaBat
Gestion des commandes Gestion de la production (GPAO)
Comptabilité des débiteurs
Comptabilité financière / analytique Gestion des adresses
Comptabilité des immobilisationsElectronic Banking
Comptabilité des salaires
Gestion des projets / prestations Service après-vente
Ressources Humaines
Comptabilité des créanciers
Gestion de l'information Archivage / Scanning
oPTIonS
l o G i C i e l i n t é G r é p o u r r é p o n D r e À t o u s l e s B e s o i n s
ABACUS research AG, Betriebswirtschaftliche Software
CH-9301 Wittenbach-St.Gallen, www.abacus.ch [email protected]
ABACUS research SA, Business Software
CH-1052 Mont-sur-Lausanne, www.abacus.ch [email protected]
ABACUS Business Solutions GmbH
D-80336 München, www.abacus-solutions.de [email protected] Eck
nauer
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