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Universidad José María Vargas

Facultad de Administración, Gerencia y Contaduría

Cátedra: Computación para la Administración II

Portafolio Microsoft Excel - Acces

Autora:

Karenth Macias

Profesora:

Alicia Rahbe

Caracas, Mayo 2013

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ÍNDICE

Pág.

INTRODUCCIÓN 2

1. Conociendo la herramienta Microsoft Excel 3

2. Elaboración de hojas en Excel utilizando sumatorias 6

3. Creación de hojas en Excel utilizando fórmulas y funciones 10

4. Opciones avanzadas de Excel 16

5. Introducción a las bases de datos 21

6. Intercambio de datos entre Excel y Acces 23

7. Conclusiones 28

Bibliografía 29

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INTRODUCCIÓN

El presente portafolio detalla el proceso de elaboración de las asignaciones de la

materia, en la que se estudió la herramienta Microsoft Excel, destacando sus ventajas,

aplicaciones, formas de ingreso y formatos, para luego dar inicio a la elaboración de hojas

de cálculo utilizando sumatorias, fórmulas y funciones. Con estas herramientas se da el

primer paso para la introducción a las bases de datos e intercambio de datos entre Excel y

Acces.

Se explicarán las herramientas básicas para abrir una hoja de Excel, la utilización

de la Barra de Herramientas, así como los detalles de forma: ancho de las celdas y los

bordes o formato de la tabla. Asimismo, a través de la formulación de un Presupuesto, se

darán las fortalezas necesarias para el aprendizaje de sumatorias sencillas y de la función

SUMAR.SI. Igualmente, se estudiarán opciones avanzadas de Excel a través de la

elaboración de esquemas, diseño de gráficas y otras funciones, se revisarán algunos

conceptos tales como: datos, registro, campo clave, tabla, campo; como base para el

estudio de las tablas maestras y transaccionales. De esta manera se tendrán las

herramientas básicas para realizar intercambios de información entre Excel y Acces.

Para facilitar la comprensión de cada tema, se detallará paso a paso las pautas de

formato y elaboración de fórmulas, las descripciones y explicaciones apoyándose en las

pantallas que dan una orientación visual sobre el tema.

El desarrollo de este portafolio, permite al estudiante plasmar los ejercicios

realizados, afianzar el conocimiento adquirido durante el desarrollo de los mismos y contar

con un material de referencia para una futura consulta.

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1. Conociendo la herramienta Microsoft Excel

En la introducción a Microsoft Excel para la elaboración de hojas de datos sencillas,

se hizo un breve repaso a través del material de apoyo facilitado por la docente y del

material publicado en la página web www.aulafacil.com, resaltando los siguientes aspectos:

definición, ventajas, identificación y formas de ingresar a Excel, la hoja de Excel, el botón

Office, barra de herramientas, tipos de datos, cómo darle forma a los datos, modificación

del tamaño de las celdas. A continuación se detallará paso a paso, el proceso de

elaboración de una nómina sencilla (asignación C2080213):

1. Se ingresa a Excel a través de la ruta: Inicio – todos los programas – Microsoft

Office – Microsoft Excel

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2. Al abrir la hoja, se procede a realizar la identificación y títulos de la asignación:

3. Se ajusta el tamaño de las celdas mediante un ajuste manual haciendo click en el

borde derecho del nombre de la celda a ampliar (o reducir), ubicándose en la línea

de la columna respectiva y sin soltarlo arrastrar el ratón hasta el lugar deseado.

Luego se vacían los datos requeridos:

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4. A través de la barra de herramientas, siguiendo la ruta Insertar – Tabla se le da

formato de tabla a la información, se seleccionará de forma automática los datos

señalados, luego aceptar:

5. Sombrear la tabla y al seguir la ruta Insertar - Tabla se desplegará en la parte central

superior la pestaña Herramientas de Tabla, donde podrá escoger el diseño de su

preferencia:

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2. Elaboración de hojas en Excel utilizando sumatorias

Para la elaboración de hojas en Excel utilizando sumatorias se desarrolló un

Presupuesto Familiar para tres meses, donde se pudo aplicar todo lo desarrollado en la

asignación anterior así como los conocimientos previos a la materia. A continuación se

detalla el proceso de elaboración (asignación C3080213):

1. En las columnas primarias se plasmaron los títulos: No, Rubro, Enero, febrero,

Marzo y Totales

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2. Se detallan los rubros que formarán parte del presupuesto, así como los valores

estimados para cada mes. Luego se posiciona sobre la celda que desea totalizar –

selecciona en la Barra de Herramientas - la pestaña Inicio - el ícono Autosuma y

selecciona (sombrea) las celdas que desea sumar, posteriormente presiona Enter.

Repite la operación para sus totales de filas y columnas

3. Inserta una columna a la izquierda para clasificar a los rubros en fijos y variables,

asigna el valor a cada celda:

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4. Se le da forma a las celdas correspondientes a la totalización por rubro. Para la

utilización de la función SUMAR.SI se sigue la siguiente ruta: Barra de

Herramientas – pestaña Formulas – Biblioteca de Funciones – Matemáticas y

Trigonométricas – (se desplegará un menú) – seleccionar SUMAR.SI

5. Se desplegará la siguiente pantalla:

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6. Se dan las pautas para el cálculo de la siguiente manera:

Rango: seleccionar los datos de la columna correspondiente al Tipo de Gasto

Criterio: seleccionar el tipo de gasto que se desea sumar de acuerdo a esta

clasificación (fijo o variable)

Rango suma: seleccionar la columna correspondiente al mes que se desea sumar

(valores numéricos)

Luego aceptar y repetir el procedimiento para cada total de gastos de acuerdo a la

clasificación.

Nota: Si no se desea repetir el proceso de insertar la función SUMAR.SI para cada celda,

puede agregar el símbolo de $ en la primera función para fijar el criterio de tipo de gasto y

luego al posicionarse en la parte inferior derecha de la celda y “arrastrar” la formula. Ej:

Total Gastos Fijos =SUMAR.SI($B$13:$B$32;$B$13;D13:D32)

Total Gastos Variables = SUMAR.SI($B$13:$B$32;$B$18;D13:D32)

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3. Creación de hojas en Excel utilizando fórmulas y funciones

Para la elaboración de hojas en Excel utilizando fórmulas y funciones, se

desarrolló una hoja de cálculo para la declaración de ISLR de una persona natural. En

tal sentido, se pudo aplicar todo lo estudiado en las asignaciones anteriores, así como

los conocimientos previos a la materia. A continuación se detallará el proceso de

elaboración de la planilla de declaración de ISLR (asignación C4150213) siguiendo el

modelo (físico) de las planillas de declaración manual:

1. Abrir un nuevo archivo de Excel, con tres hojas de cálculo

a. DPN: anverso de la planilla

b. REV: reverso de la planilla

c. TARIFA: se especificarán los datos de la tarifa de acuerdo al artículo 50 de

la Ley de ISLR

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2. Utilizando las herramientas para darle forma (Barra de Herramientas – pestaña

Inicio – botón Fuente) se realizan los recuadros correspondientes para obtener un

formato visiblemente similar al de la planilla original. A través de la Barra de

Herramientas – pestaña Insertar – botón Formas, se complementa esta acción.

Resaltar las celdas en las que el usuario deberá ingresar datos:

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3. Se plasma la información necesaria en la hoja TARIFA, de acuerdo con el artículo

50 de la Ley de ISLR. Resaltar la celda correspondiente al valor de la Unidad

Tributaria, el cual será el único dato a modificar en esta hoja por el usuario:

4. Se procede a formular la hoja “REV” en el apartado “G” donde se deben indicar los

desgravámenes del contribuyente, aquí se presentan dos opciones:

a. Si el contribuyente toma los desgravámenes detallados (art. 60, Ley ISLR)

deberá especificar el monto correspondiente a cada rubro. En la celda S72 la

cual señala “total desgravámenes” se deberá insertar la sumatoria de estos

montos.

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b. Si el contribuyente toma el desgravamen único (art. 61, Ley ISLR) la hoja

hará el cálculo por defecto. En la celda S73 la cual señala “desgravamen

único 774 U.T.” se deberá insertar la siguiente fórmula:

=SI(S72>0;SI(S72<(774*TARIFA!E5);"CORREGIR";0);(774*TARIFA!E5))

La cual considera que si el total desgravámenes es mayor a cero, es decir si el contribuyente

tomó el desgravamen detallado, debe revisar si es menor que el desgravamen único. Si esto

sucede, corregirlo y asignarle el valor cero. De lo contrario, es decir si el total

desgravámenes detallados es igual a cero, asignarle el resultado de multiplicar 774 * el

valor de la U.T plasmado en la “hoja TARIFA”

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5. Se inicia la formulación de la hoja “DPN” de acuerdo a lo siguiente:

a. Resaltar la celda N36 correspondiente al total de ingresos percibidos por el

contribuyente, cuya información será suministrada por el mismo.

b. Celda N37: aquí se debe indicar el total desgravámenes, colocar la fórmula

sencilla =REV!S73 para que se refleje en esa celda el mismo valor señalado

en la hoja REV celda S73, donde se efectuó el cálculo de los

desgravámenes.

c. Celda N39: fórmula sencilla =+N35+N36-N37 para obtener el

enriquecimiento neto (ingresos – desgravámenes)

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d. Para los casos más frecuentes de declaración, donde no hay ingresos de

fuente extraterritorial, colocar el símbolo de igualdad (=) en los siguientes

subtotales presentados por la planilla N42 y N44.

e. Celda N45: aquí se deberá plasmar el total impuesto determinado según la

tarifa No. 01 que aplica para las personas naturales. En correspondencia con

los datos establecidos en la hoja TARIFA, donde se indican los porcentajes a

pagar dependiendo de la fracción en la que se ubiquen los ingresos del

contribuyente, así como su respectivo sustraendo; colocar la siguiente

fórmula:

=SI(N44<=TARIFA!C21;N44*TARIFA!E21;SI(N44<TARIFA!C22;(N44*TARIFA!E22)-

TARIFA!F22;SI(N44<TARIFA!C23;(N44*TARIFA!E23)-TARIFA!F23;SI(N44<TARIFA!C24;(N44*TARIFA!E24)-

TARIFA!F24;SI(N44<TARIFA!C25;(N44*TARIFA!E25)-TARIFA!F25;SI(N44<TARIFA!C26;(N44*TARIFA!E26)-

TARIFA!F26;SI(N44<TARIFA!C28;(N44*TARIFA!E27)-TARIFA!F27;SI(N44>TARIFA!C28;(N44*TARIFA!E28)-

TARIFA!F28))))))))

f. Celda K66: resaltar esta celda en la cual se deberá indicar el valor de la

carga familiar del contribuyente.

g. Celda N74: resaltar esta celda en la cual se deberá indicar el valor de los

impuestos retenidos al contribuyente.

h. Celda K88: resaltar esta celda en la cual se deberá indicar el valor del

impuesto pagado en ejercicios anteriores, no compensados.

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4. Opciones Avanzadas de Excel

Entre las muchas opciones avanzadas de Excel, se desarrolló: elaboración de

esquemas con Excel, diseño de gráficas con Excel y otras funciones con Excel.

1. Para la elaboración de esquemas cuya aplicación proporciona la posibilidad de

agrupar y desagrupar datos a través de la herramienta subtotal se pudo obtener resultados

parciales de grupos de datos de interés.

Se elaboró la estructura de la tabla de acuerdo a la agrupación que se quería obtener:

Fecha Cliente Producto Cantidad Venta Bs.

Luego se ordenaron los datos (por fecha) de menor a mayor utilizando la función

Ordenar y Filtrar

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A través del módulo Datos, se aplicó la herramienta subtotal, de la siguiente

manera:

Se pretende obtener el

subtotal por fecha

Se necesitan sumar todas

las ventas de un mismo día

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Hasta obtener los resultados con subtotales de acuerdo a lo solicitado (ver niveles)

Total de Ventas por Día:

Total vendido por producto-cliente:

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Promedio de ventas diarias por Productos vendidos:

Para la creación de gráficos en Excel, teniendo en cuenta que se pueden hacer

muchos tipos de gráficos para presentar la misma información, en el primer ejercicio se

utilizó una gráfica de columna en 2-D.

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Ingreso poblacional vs. Población:

% Poblacional anual respecto al promedio:

Se escoge: Insertar –

Gráficos – Columna 2-D

Se escoge: Insertar –

Gráficos – Circular 3-D

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Incremento Poblacional:

5. Introducción a las bases de datos

Para poder iniciar el camino hacia las bases de datos, se repasaron algunos

conceptos de vital importancia tales como: datos, registro, campo clave, tabla, campo.

Donde la información de mayor relevancia fueron las tablas maestras y transaccionales.

Tabla maestra: donde los datos son únicos o no repetitivos, la información no

varía con frecuencia y/o no se agregan nuevos registros con frecuencia

Se escoge: Insertar –

Gráficos – Línes 2-D – 100% apilada

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Tabla transaccional: los datos no son únicos y son repetitivos, la información

tiende a variar con frecuencia modificando el contenido de la tabla y se agregan nuevos

registros con frecuencia

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Así como es determinante el tipo de tabla como primer paso para el ingreso al

campo de las bases de datos, también lo son el tipo de acceso que son la manera de buscar

la información en esas tablas, los cuales pueden ser: secuencial (acceso uno a uno),

indexado (por medio de una clave que es un campo común de varios registros) o directo

(acceso directo de acuerdo a una clave asignada).

6. Intercambio de datos entre Excel y Access

Podemos definir Access como una herramienta para la administración de bases

de datos relacionadas, una lista de datos Microsoft Access puede administrar toda la

información desde un único archivo de base de datos sin necesidad de tener múltiples hojas

en excel y utilizando indicadores de búsqueda más avanzados y de más fácil acceso,

principalmente cuando se manejan bases de datos de gran tamaño.

Es por ello que partiendo de las tablas creadas en el tema Introducción a las

bases de datos, insertamos las mismas en Acces:

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Se abre el programa Microsoft Acces, a través del botón de inicio y se crea una

base de datos en blanco:

A través de la pestaña Datos Externos (importar y vincular) se toma la opción

desde Excel:

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Se selecciona el archivo donde se encuentran las tablas de Excel con las que se

va a iniciar la base de datos:

El asistente para la importación de hojas de cálculo desplegará una lista con todas las tablas

contenidas en el archivo de Excel, se agregarán las hojas una a una:

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Se selecciona la opción correspondiente a los títulos:

Se determinan las características para cada campo que se está importando:

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Se elige la clave principal o clave maestra:

Al finalizar, podrá ver la tabla de la misma manera como en Excel:

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Conclusiones

La elaboración de este portafolio, permitió profundizar y corroborar la importancia

que tiene la herramienta Microsoft Excel para la elaboración de nóminas, presupuestos y

cálculos de impuestos, así como las múltiples aplicaciones de dicha herramienta en el

campo de la administración y contaduría. El estudio de toda esta amplia gama de funciones

facilita el trabajo y acorta los tiempos de entrega de los mismos, aspectos muy positivos en

el agitado mundo de las finanzas, altamente competitivo y donde prevalece la búsqueda de

la productividad.

El inicio en la utilización de bases de datos a través de la herramienta Microsoft

Acces fue de gran utilidad ya que la posibilidad de administrar bases de datos complejas

con motores de búsqueda de fácil acceso, es de gran importancia para los estudiantes de

Contaduría.

La culminación del portafolio ayudó a afianzar el contenido de la materia, dado que

fue necesario consultar nuevamente el material de apoyo, así como la ayuda en línea

ofrecida por Microsoft Excel y Acces.

De igual forma, el desarrollo de este proyecto faculta la autoevaluación de los

conocimientos obtenidos y tiene un gran componente motivador y de estímulo para el

aprendizaje de los contenidos sucesivos de la próxima materia.

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Bibliografía

El portafolio del estudiante. Recuperado el 15 de febrero de 2013 del sitio Web

http://www.recursoseees.uji.es/fichas/fm4.pdf

Aulafacil.com. Recuperado el 16 de febrero de 2013 del sitio Web

http://www.aulafacil.com/excel-2007/curso/Temario.htm