1- ¿Qué es un sistema administrativo?

Un sistema es "una red de procedimientos relacionados entre sí y

desarrollados de acuerdo con un esquema integrado para lograr una mayor

actividad de las empresas".

Un sistema es "un ensamble de partes unidas por inferencia y que se lleva

a cabo por las empresas para lograr así los objetivos de la misma".

Un sistema es "una serie de objetos con una determinada relación entre

ellos mismos y entre sus atributos".

Un sistema es "un arreglo ordenado de elementos o rutinas de un todo".

Sistema es un conjunto de componentes destinados a lograr un objetivo

particular, de acuerdo con un plan.

Sistema es una serie de funciones, actividades u operaciones ligadas entre

sí, ejecutadas por un conjunto de empleados para obtener el resultado

deseado.

http://www.alfados.com/ucveac-tecnologia/GomezCeja_Cap_001.pdf

Valor agregado

Podemos definir sistema administrativo como el conjunto de operaciones

dependientes, llevadas a cabo con la finalidad de alcanzar de forma eficiente los

objetivos esperados para la organización.

2- ¿Cuáles son los sistemas administrativos actuales?

En la actualidad existe una gran cantidad de aplicaciones administrativas que le

permiten gestionar su negocio de una manera eficaz. Pero en su mayoría ninguna

cumple con el 100% de los requerimientos que usted necesita, hay una gama de

productos que se integran con la mayoría de las aplicaciones administrativas del

mercado (A2, Profit-Plus, Valery, entre otros) para ayudar a satisfacer las

necesidades de sus clientes.

Entre estas aplicaciones tenemos:

Reportes Gerenciales

Notificaciones SMS y/o Email

Aplicación para la Gestión de la Producción

Control de Calidad

Integración de Portales y Comercio Electrónicos

http://www.araguasoft.com/productos/expansion-de-sistemas-administrativos.html

Valor Agregado:

Los sistemas administrativos actuales deben cumplir con altos estándares de

calidad y el cumplimiento de las necesidades del cliente que lo adquiere, no

obstante para cubrir todos los requerimientos de una organización se debe adquirir

más de una aplicación.

3- ¿Qué son los modelos administrativos?

Los modelos son una representación limitada de la realidad y, por esa razón, los

resultados del análisis de un modelo no son necesariamente la solución idónea

para la situación administrativa original.

http://books.google.co.ve/books?id=DW-

vtFYqh0YC&pg=PA22&dq=modelos+administrativos&hl=es&sa=X&ei=od6iUeiEDMHP0wH

g7oCoAQ&ved=0CC8Q6AEwAA#v=onepage&q=modelos%20administrativos&f=false

Valor Agregado

Los modelos son suposiciones de la realidad de forma simplificada, que tienen

como objetivo realizar un estudio minucioso, que arroje como resultado soluciones

ante la circunstancia administrativa planteada.

4- Tipos de Modelos Administrativos

Modelo Administrativo Centralizado

Este modelo administrativo se parece a un centro de datos en el que todas las

tareas de administración las realiza un único grupo de tecnologías de la

información. Este modelo administrativo es habitual en pequeñas o medianas

empresas, pero también puede utilizarse en organizaciones de mayor tamaño que

tengan una conexión de ancho de banda alto a todas las oficinas regionales.

Modelo Administrativo Mixto

Los grupos administrativos reflejan tanto la distribución funcional como la

geográfica. Se crean grupos administrativos especializados para restringir la

administración de determinadas funciones a usuarios específicos y se crean otros

grupos para delegar la administración siguiendo criterios geográficos.

A continuación, figuran algunos grupos administrativos de ejemplo que podría

crear para ilustrar este tipo de modelo:

Para limitar quién puede crear y mantener directivas, puede crear un grupo

administrativo únicamente con el fin de administrar directivas (una tarea funcional).

Para administrar las carpetas públicas de una región específica, puede crear un

grupo administrativo sólo con el fin de administrar las carpetas públicas de una

región (un criterio geográfico).

El modelo administrativo mixto suele utilizarse en organizaciones grandes con

muchas divisiones u oficinas en numerosas ubicaciones geográficas. El modelo

mixto también puede aplicarse cuando una empresa adquiere otra empresa.

Modelo Administrativo Descentralizado

En un modelo administrativo descentralizado, el control completo de la

administración del sistema de Exchange está distribuido entre las regiones o

divisiones geográficas de la empresa.

En este tipo de modelo, cada región o división controla sus activos y desarrolla su

propio sistema de administración.

Este tipo de organización suele tener al menos un grupo administrativo en cada

división o grupo. Cada ubicación tiene su propio equipo de administradores de

Exchange, que tienen control administrativo total sobre los objetos de su grupo

administrativo.

Muchas empresas implementan un modelo descentralizado para que cada

sucursal pueda funcionar de forma autónoma. Por ejemplo existen sucursales que

disponen de un sistema de control de un grupo administrativo, un grupo de

enrutamiento, directivas, servidores, árboles de carpetas públicas y otros objetos

específicos de la sucursal.

http://modelosadministrativos2008-2re.blogspot.com/2009/01/

modelosadministrativosgrupo1informatica.html

Valor Agregado

Modelo Administrativo Centralizado: Este modelo administrativo consta de

un único grupo de procesos de información que ejecuta todas las labores

administrativas. Suele utilizarse en pequeñas compañías aunque también

en las grandes.

Modelo Administrativo Mixto: En este caso no está constituido por un único

grupo, por el contrario se crean diversos grupos especializados. Esto ocurre

en grandes empresas por razones como la distribución del espacio dentro

de la misma o simplemente para ser más eficaces en cuanto a la

distribución de los grupos.

Modelo Administrativo Descentralizado: En este modelo cada división de la

empresa lleva un control directo e independientemente. Un ejemplo de esto

es una empresa con varias sucursales

5- ¿Qué es una organización?

Como entidad:

Una organización es un sistema cuya estructura está diseñada para que los

recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros, de forma

coordinada, ordenada y regulada por un conjunto de normas, logren determinados

fines.

Por ejemplo: Una organización sin fines de lucro (una ONG) o con fines de lucro

(una empresa).

http://www.promonegocios.net/empresa/definicion-organizacion.html

Valor Agregado:

Una organización está estructurada por un conjunto de factores o elementos de

forma ordenada, para generar con eficiencia y eficacia el resultado deseado.

6- Tipos de organizaciones

Organizaciones Según Sus Fines.- Es decir, según el principal motivo que

tienen para realizar sus actividades. Estas se dividen en:

1. Organizaciones con fines de lucro: Llamadas empresas, tienen como

uno de sus principales fines (si no es el único) generar una determinada

ganancia o utilidad para su(s) propietario(s) y/o accionistas.

2. Organizaciones sin fines de lucro: Se caracterizan por tener como fin

cumplir un determinado rol o función en la sociedad sin pretender una

ganancia o utilidad por ello.

El ejército, la Iglesia, los servicios públicos, las entidades filantrópicas, las

organizaciones no gubernamentales (ONG), etc. [1] son ejemplos de este

tipo de organizaciones.

Organizaciones Según su Formalidad.- Dicho en otras palabras, según

tengan o no estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de

decisiones, la comunicación y el control. Estas se dividen en:

1. Organizaciones Formales: Este tipo de organizaciones se caracteriza

por tener estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de

decisiones, la comunicación y el control. El uso de tales mecanismos

hace posible definir de manera explícita dónde y cómo se separan

personas y actividades y cómo se reúnen de nuevo.

Según Idalberto Chiavenato, la organización formal comprende

estructura organizacional, directrices, normas y reglamentos de la

organización, rutinas y procedimientos, en fin, todos los aspectos que

expresan cómo la organización pretende que sean las relaciones entre

los órganos, cargos y ocupantes, con la finalidad de que sus objetivos

sean alcanzados y su equilibrio interno sea mantenido.

Este tipo de organizaciones (formales), pueden a su vez, tener uno o

más de los siguientes tipos de organización:

Organización Lineal: Constituye la forma estructural más simple y

antigua, pues tiene su origen en la organización de los antiguos

ejércitos y en la organización eclesiástica de los tiempos

medievales. El nombre organización lineal significa que existen

líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad entre

superior y subordinados. De ahí su formato piramidal. Cada

gerente recibe y transmite todo lo que pasa en su área de

competencia, pues las líneas de comunicación son estrictamente

establecidas. Es una forma de organización típica de pequeñas

empresas o de etapas iniciales de las organizaciones.

Organización Funcional: Es el tipo de estructura organizacional

que aplica el principio funcional o principio de la especialización

de las funciones. Muchas organizaciones de la antigüedad

utilizaban el principio funcional para la diferenciación de

actividades o funciones. El principio funcional separa, distingue y

especializa: Es el germen del staff.

Organización Línea-Staff: El tipo de organización línea-staff es el

resultado de la combinación de los tipos de organización lineal y

funcional, buscando incrementar las ventajas de esos dos tipos

de organización y reducir sus desventajas. En la organización

línea-staff, existen características del tipo lineal y del tipo

funcional, reunidas para proporcionar un tipo organizacional más

complejo y completo. En la organización linea-staff coexisten

órganos de línea (órganos de ejecución) y de asesoría (órganos

de apoyo y de consultoría) manteniendo relaciones entre sí. Los

órganos de línea se caracterizan por la autoridad lineal y por el

principio escalar, mientras los órganos de staff prestan asesoría y

servicios especializados.

Comités: Reciben una variedad de denominaciones: comités,

juntas, consejos, grupos de trabajo, etc. No existe uniformidad de

criterios al respecto de su naturaleza y contenido. Algunos

comités desempeñan funciones administrativas, otros, funciones

técnicas; otros estudian problemas y otros sólo dan

recomendaciones. La autoridad que se da a los comités es tan

variada que reina bastante confusión sobre su naturaleza.

2. Organizaciones Informales: Este tipo de organizaciones consiste en

medios no oficiales pero que influyen en la comunicación, la toma de

decisiones y el control que son parte de la forma habitual de hacer las

cosas en una organización.

3. Según Hitt, Black y Porter, aunque prácticamente todas las

organizaciones tienen cierto nivel de formalización, también todas las

organizaciones, incluso las más formales, tienen un cierto grado de

informalización.

Organizaciones Según su Grado de Centralización.- Es decir, según la

medida en que la autoridad se delega. Se dividen en:

1. Organizaciones Centralizadas: En una organización centralizada, la

autoridad se concentra en la parte superior y es poca la autoridad, en la

toma de decisiones, que se delega en los niveles inferiores.

Están centralizadas muchas dependencias gubernamentales, como los

ejércitos, el servicio postal y el misterio de hacienda.

2. Organizaciones Descentralizadas: En una organización descentralizada,

la autoridad de toma de decisiones se delega en la cadena de mando

hasta donde sea posible. La descentralización es característica de

organizaciones que funcionan en ambientes complejos e impredecibles.

Las empresas que enfrentan competencia intensa suelen descentralizar

para mejorar la capacidad de respuesta y creatividad.

En este punto, y a manera de complementar lo anterior, cabe señalar

que según Hitt, Black y Porter, con frecuencia, los estudiantes perciben

que formalización y centralización son esencialmente lo mismo, y por

tanto, creen informalización y descentralización como sinónimos. Sin

embargo, éste no es el caso. Se puede tener una organización muy

formal que esté altamente centralizada, aunque también una

organización formal que esté bastante descentralizada. Por otro lado,

también habría una organización altamente informal que esté

descentralizada o altamente centralizada.

http://www.promonegocios.net/empresa/tipos-organizaciones.html

Valor Agregado

Según sus fines: La Motivación esencial de la ejecución de sus acciones.

Con Fines de Lucro: Su principal meta es obtener ganancia o beneficio para

el dueño y sus asociados.

Sin Fines de Lucro: Su único fin es desarrollar actividades que resulten

beneficiosas para la sociedad sin la necesidad de lucrarse como

organización.

Según su formalidad: Estas organizaciones se determinan por su estructura y

por los sistemas empleados en ellas.

Formales: Su estructura es bien definida y se rige por medio de las

actividades de toma de decisiones, comunicación y control. Estas

organizaciones se caracterizan por reglamentos y rutinas que deben

cumplir fielmente cada uno de los empleados de los todos y cada uno de

los cargos.

Informales: Son aquellas cuya organización al momento de la

comunicación, toma de decisiones y control no es estricta. Realizan estas

importantes actividades de forma tradicional, aunque se debe tomar en

cuenta que para el éxito de cualquier organización debe tener cierta

formalidad.

Según su Grado de Centralización: Según su nivel de autoridad.

Centralizadas: En ellas se encarga muy poca autoridad a niveles inferiores

de la organización, concentrándose la gran parte del mando los niveles

superiores.

Descentralizadas: En su estructura se delegan muchos grados de autoridad

a niveles inferiores de la organización.

7- ¿Qué son sistemas abiertos?

Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y

salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para

sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema

se organiza, aproximándose a una operación adaptativa.

http://informatica-colegiom.foroactivos.net/t13-sistemas-tipos-y-clasificacion

Valor Agregado:

Son aquellos que están en constante reciprocidad con el exterior, es decir, que

mantiene una retroalimentación. Se adaptan según su entorno tomando en cuenta

diferentes factores, todo esto para formar una organización con la capacidad de

lograr su misión.

8- Características de los sistemas abiertos

PROPOSITO U OBJETO: Todo sistema tiene uno o algunos propósitos.

Los elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una

distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.

GLOBALISMO O TOTALIDAD: Un cambio en una de las unidades del

sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total

se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de

causa / efecto.

ENTROPIA: Es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a

desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de

la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si

aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la

base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o

sea, la información como medio o instrumento de ordenación del

sistema.

HOMEOSTACIA: Es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema.

Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un

equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno. Una

organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un

supersistema dependiendo del enfoque.

http://informatica-colegiom.foroactivos.net/t13-sistemas-tipos-y-clasificacion

Valor Agregado:

Características:

Propósito u Objeto: Su finalidad será siempre alcanzar el objetivo fijado.

Globalismo o Totalidad: Todas las unidades del sistema son dependientes,

un cambio en alguna significará lo mismo para el resto.

Entropía: Esto no es más que el deterioro del sistema, este puede

contrarrestarse por medio de la negentropía o entropía negativa que

consiste en mantener en orden el sistema utilizando como herramienta la

información.

Homeostacia: Es el sistema en perfecto equilibrio interno luego de ajustarse

a los cambios externos, es decir, del ambiente en el que se desenvuelve.

9- El diagnóstico del sistema organizacional

Se puede definir al diagnóstico como un proceso analítico que permite conocer la

situación real de la organización en un momento dado para descubrir problemas y

áreas de oportunidad, con el fin de corregir los primeros y aprovechar las

segundas.

En el diagnóstico se examinan y mejoran los sistemas y prácticas de la

comunicación interna y externa de una organización en todos sus niveles y

también las producciones comunicacionales de una organización tales como

historietas, metáforas, símbolos, artefactos y los comentarios que la gente de la

organización hace en sus conversaciones diarias. Para tal efecto se utiliza una

gran diversidad de herramientas, dependiendo de la profundidad deseada, de las

variables que se quieran investigar, de los recursos disponibles y de los grupos o

niveles específicos entre los que se van a aplicar.

El diagnóstico no es un fin en sí mismo, sino que es el primer paso esencial para

perfeccionar el funcionamiento comunicacional de la organización.

http://www.infosol.com.mx/espacio/cont/investigacion/diagnostico.html

Valor Agregado:

Es el análisis exhaustivo del sistema organizacional con el objetivo de corregir

posibles inconvenientes y aprovechar todas las oportunidades eficaces posibles.

Este análisis se realiza a todos los niveles de la organización.

10- Modelo del Sistema de Rensis Likert

AUTORES Y CONSULTORES CLAVES

COMPORTAMIENTO y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Likert, Rensis

Rensis Likert conforma el selecto grupo de practitioners, académicos e

investigadores que han ido más allá del modelo mecanicista organizacional de

Frederick. Taylor y Henry Fayol, y a los que también hacen mención Burns &

Stalker, bajo la denominación de “organización mecanicista”.

 

Al igual que Arnold Tannenbaum trabajó en el instituto líder en investigación social

del estado de Michigan, USA (Institute for Social Research), y durante sus últimos

años fue líder de su propia firma de consultoría a empresas.

 

Rensis Likert estaba convencido – y había encontrado evidencia empírica para ello

– de que el tipo de supervisión que se basa en poner permanente presión sobre

los subordinados quienes a su vez están comprometidos con cada vez más y más

sub-tareas especializadas, lo que refuerza el gerenciamiento en base a “tener

permanentemente ocupadas a las personas”, no es el más efectivo y eficiente.

Este tipo de supervisión al que Likert denomina supervisión “centrada en la tarea”,

puede producir resultados medianamente satisfactorios solamente en el corto

plazo y sus consecuencias disfuncionales dentro de su propio grupo de trabajo

como así también respecto de otros y la organización como un conjunto se ha de

mostrar muy rápidamente. En The Organization Development Institute

International, Latinoamérica como consecuencia de diversos trabajos de

consultoría y la experiencia en este tipo de supervisión “centrado en la tarea” le

hemos dedicado una frase, que lee así: “No hay nada más inútil que hacer

eficientemente todo lo que no es necesario”.

 

Likert identifica un distinto tipo de supervisión que contrasta con el que está

centrado en la tarea al que denomina “centrado en el empleado”. Así como Arnold

Tannenbaum en sus diversos trabajos de campo y de investigación muestra como

el grado de control y de influencia no es un juego de suma 0 – donde lo que uno

tiene lo pierde el otro – y por lo tanto el superior puede ganar en poder e influencia

dándole poder e influencia al subordinado, Likert llega a la misma conclusión

seleccionando la variable centralización y discriminando entre la que es centrada

en la tarea de la que pone foco en las personas. Las personas no trabajan en las

organizaciones, según Likert; sino más bien las personas son la organización misma.

Algunas de las características de la supervisión centrada en los empleados son:

1. ejercen un tipo de control general y no tan específico.

2. ayudan a los subordinados para alcanzar mayor productividad.

3. toman en cuenta la opinión de los subordinados.

4. los involucran en los cambios.

5. se orientan más hacia los resultados que hacia los métodos y

procedimientos.

6. establecen objetivos y metas de alta productividad que son “alcanzables”.

http://theodinstitute.org/joomla/que-dicen-los-expertos-en-empresas-y-do/10-autores/164-likert-rensis.html

Valor Agregado:

Rensis Likert plantea un tipo de supervisión que consiste en ejercer presión sobre

los subordinados para crearles una motivación hacia la realización de sus sub-

tareas y mantenerlos constantemente ocupados. Esto puede tener una gran

desventaja ya que si los empleados realizan eficientemente todas y cada una de

las tareas delegadas necesarias para la organización, luego se le impondrán

tareas improductivas.

11-¿Por qué lo administradores planean?

La importancia de la planeación para un administrador es que gracias a esto se

plantean los objetivos que se desean alcanzar y las estrategias que deberán

realizar para lograrlos eficientemente, un beneficio de la planeación es que se

pueden reducir perdidas tanto monetarias como de tiempo para la organización.

Tener una visión de futuro es imprescindible para el éxito de la empresa.

Si tomamos el ejemplo de un sistema abierto, con la planeación adaptamos a la

empresa a su entorno. Otro ejemplo es cuando se hace un diagnostico de la

organización en este estamos analizando el sistema para conocer la situación de

la empresa y de esta manera tomar la mejor decisión en cuanto a oportunidades y

una disminución de problemas.