COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN DESCENDENTEDESCENDENTE

Alberto Martínez de VelascoAlberto Martínez de Velasco

COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN

Un proceso por Un proceso por medio del cual una medio del cual una persona se pone en persona se pone en contacto con otra contacto con otra persona a través de persona a través de un mensaje, y un mensaje, y espera una espera una respuesta, sea una respuesta, sea una opinión, actitud o opinión, actitud o conducta. conducta.

¿QUÉ ES LA COMUNICACIÓN ¿QUÉ ES LA COMUNICACIÓN DESCENDENTE?DESCENDENTE?

► Es el tipo de comunicación que Es el tipo de comunicación que se da cuando los niveles se da cuando los niveles superiores de la organización superiores de la organización trasmiten uno o más mensajes a trasmiten uno o más mensajes a los niveles inferiores, no los niveles inferiores, no solamente aquella que se origina solamente aquella que se origina en la gerencia y termina en los en la gerencia y termina en los empleados, sino también la que empleados, sino también la que se origina en los niveles se origina en los niveles directivos y que fluye a la directivos y que fluye a la gerencia.gerencia.

► Ayuda a enviar mensajes de los Ayuda a enviar mensajes de los superiores a los empleados con superiores a los empleados con el propósito de proporcionar las el propósito de proporcionar las instrucciones suficientes y instrucciones suficientes y específicas de trabajo: “específicas de trabajo: “quién quién debe hacer qué, cuándo, cómo, debe hacer qué, cuándo, cómo, dónde y por quédónde y por qué”. ”.

COMUNICACIÓN GERENCIALCOMUNICACIÓN GERENCIAL

► Los esfuerzos más importantes de Los esfuerzos más importantes de comunicación se dirigen a los empleados, sin comunicación se dirigen a los empleados, sin embargo también existen razones por las que embargo también existen razones por las que la comunicación de los directivos hacia los la comunicación de los directivos hacia los gerentes tiene la misma importancia, entre gerentes tiene la misma importancia, entre otras, que los gerentes no pueden trasmitir otras, que los gerentes no pueden trasmitir un mensaje con mayor claridad con la que un mensaje con mayor claridad con la que ellos mismos lo entienden, y que una parte ellos mismos lo entienden, y que una parte central de las actividades directivas son las central de las actividades directivas son las actividades comunicativas (Allen, 1983, actividades comunicativas (Allen, 1983, Barnard, 1983). Barnard, 1983).

► Para una buena comunicación es necesario Para una buena comunicación es necesario que se haga una revisión periódica de que se haga una revisión periódica de planes, metas y objetivos organizacionales planes, metas y objetivos organizacionales desde los niveles más altos de cualquier desde los niveles más altos de cualquier institución. Si esta revisión no se efectúa, o institución. Si esta revisión no se efectúa, o bien si no se da a conocer de manera clara bien si no se da a conocer de manera clara y directa a los niveles inferiores la eficacia y y directa a los niveles inferiores la eficacia y aun la supervivencia de una institución aun la supervivencia de una institución puede verse amenazada.puede verse amenazada.

¿QUÉ ES LA “TRAMPA DE LA ¿QUÉ ES LA “TRAMPA DE LA ACTIVIDAD”?ACTIVIDAD”?

► Es la situación en la que el personal realiza Es la situación en la que el personal realiza actividades que alguna vez tuvieron objetivos claros actividades que alguna vez tuvieron objetivos claros pero que, al cabo de un tiempo, el personal trabaja pero que, al cabo de un tiempo, el personal trabaja sin saber claramente hacia dónde van encaminados.sin saber claramente hacia dónde van encaminados.

► La evolución de los mercados, sistemas de La evolución de los mercados, sistemas de producción, necesidades y expectativas están en producción, necesidades y expectativas están en constante movimiento, por lo mismo la actividad no constante movimiento, por lo mismo la actividad no puede permanecer estática para no caer en la puede permanecer estática para no caer en la

trampatrampa..

► La actividad mal orientada consume recursos de La actividad mal orientada consume recursos de todo tipo: dinero, espacio, materiales de trabajo y todo tipo: dinero, espacio, materiales de trabajo y energía humana. Incluso mala orientación de la energía humana. Incluso mala orientación de la actividad puede tener efectos en la gente: los limita actividad puede tener efectos en la gente: los limita profesionalmente (Odiorne, 1981). profesionalmente (Odiorne, 1981).

► Algunos estudios realizados en Estados Unidos Algunos estudios realizados en Estados Unidos demuestran que:demuestran que:

► 1.- El gerente promedio y su empleado estarán en 1.- El gerente promedio y su empleado estarán en desacuerdo sobre los resultados esperados en 25%.desacuerdo sobre los resultados esperados en 25%.

► 2.- La falta de concordancia en resultados 2.- La falta de concordancia en resultados esperados hace que estén en desacuerdo en 50% esperados hace que estén en desacuerdo en 50% de sus problemas mayores.de sus problemas mayores.

► 3.- 90% de las veces en desacuerdo sobre cómo 3.- 90% de las veces en desacuerdo sobre cómo mejorar el trabajo del empleado.mejorar el trabajo del empleado.

¿CÓMO SALIR DE LA TRAMPA DE LA ¿CÓMO SALIR DE LA TRAMPA DE LA ACTIVIDAD?ACTIVIDAD?

► La comunicación hacia el nivel gerencial de metas, La comunicación hacia el nivel gerencial de metas, planes, y objetivos institucionales es imprescindible planes, y objetivos institucionales es imprescindible para que los ejecutivos tomen redecisiones para que los ejecutivos tomen redecisiones correctas es sus áreas específicascorrectas es sus áreas específicas..

► Hacer una redefinición y/o reafirmación de objetivos Hacer una redefinición y/o reafirmación de objetivos institucionales. El gerente no sólo debe entender institucionales. El gerente no sólo debe entender los propósitos y valores de la empresa y trasmitirlos los propósitos y valores de la empresa y trasmitirlos a sus subordinados, también debe tratar de a sus subordinados, también debe tratar de establecer sus propios lineamientos establecer sus propios lineamientos departamentales y comunicarlos con claridad y departamentales y comunicarlos con claridad y precisión a sus subordinados.precisión a sus subordinados.

COMUNICACIÓN A LOS COMUNICACIÓN A LOS EMPLEADOSEMPLEADOS

Obtenga la información necesaria.Obtenga la información necesaria.

La responsabilidad de todo gerente es contar con la La responsabilidad de todo gerente es contar con la información que le permita desarrolla sus labores de información que le permita desarrolla sus labores de manera eficaz y eficiente. Si el flujo no viene de manera eficaz y eficiente. Si el flujo no viene de arriba, él/ella deberán pugnar por conseguir la arriba, él/ella deberán pugnar por conseguir la información que es primordial.información que es primordial.

Si cada vez que un empleado pregunta algo, el Si cada vez que un empleado pregunta algo, el gerente no sabe responder o debe correr en busca de gerente no sabe responder o debe correr en busca de respuestas, no pasará mucho tiempo antes de que respuestas, no pasará mucho tiempo antes de que los empleados busquen otra fuente de información, los empleados busquen otra fuente de información, con las consecuencias negativas de esto, por con las consecuencias negativas de esto, por ejemplo: falta de confianza y critica hacia el gerente.ejemplo: falta de confianza y critica hacia el gerente.

Desarrolle una actitud positiva hacia la Desarrolle una actitud positiva hacia la comunicación.comunicación.

► El gerente eficaz tratara de compartir la información El gerente eficaz tratara de compartir la información con sus empleados de acuerdo con sus necesidades y con sus empleados de acuerdo con sus necesidades y también de hacerles conscientes de que eso es también de hacerles conscientes de que eso es precisamente lo que está buscando hacer. Para estar precisamente lo que está buscando hacer. Para estar realmente enterado de cómo son, cómo piensan y realmente enterado de cómo son, cómo piensan y qué necesitan sus empleados en el ámbito qué necesitan sus empleados en el ámbito comunicativo. Pero la efectividad de éstas comunicativo. Pero la efectividad de éstas dependerá, en principio, de si usted las considera dependerá, en principio, de si usted las considera importantes (actitud positiva) o una pérdida de importantes (actitud positiva) o una pérdida de tiempo que se puede dedicar a otros aspectos tiempo que se puede dedicar a otros aspectos (actitud negativa).(actitud negativa).

Para poder decir que se tiene una actitud positiva Para poder decir que se tiene una actitud positiva haciahacia

las comunicaciones debe saber responder las las comunicaciones debe saber responder las siguientessiguientes

preguntas: preguntas:

¿Conoce realmente las necesidades de sus¿Conoce realmente las necesidades de sus

empleados? empleados?

¿Ha conversado con ellos el respecto?¿Ha conversado con ellos el respecto?

¿Conocen ellos con precisión lo que se espera de su¿Conocen ellos con precisión lo que se espera de su

trabajo? trabajo?

¿Saben hasta dónde y cuándo deben o pueden¿Saben hasta dónde y cuándo deben o pueden

intervenir para desarrollarlo o para mejorarlo?intervenir para desarrollarlo o para mejorarlo?

Desarrolle y mantenga la confianza de sus empleadosDesarrolle y mantenga la confianza de sus empleados..

► Un elemento importante de la comunicaciones la Un elemento importante de la comunicaciones la confianza que existe entre emisores y receptores, si no confianza que existe entre emisores y receptores, si no el flujo de comunicación será muy limitado, ya que se el flujo de comunicación será muy limitado, ya que se tendrán menos deseos de enviar mensajes y menos tendrán menos deseos de enviar mensajes y menos razones para creer en los que reciben.razones para creer en los que reciben.

► Elementos para crear una buena confianza con los Elementos para crear una buena confianza con los empleados (test) empleados (test)

► 1.- ¿Qué tanto me comunico con mis empleados?1.- ¿Qué tanto me comunico con mis empleados?

► 2.- ¿Conozco sus necesidades más importantes de 2.- ¿Conozco sus necesidades más importantes de información?información?

► 3.- ¿Doy respuesta a sus necesidades, o digo lo que 3.- ¿Doy respuesta a sus necesidades, o digo lo que yo creo que ellos quieren?yo creo que ellos quieren?

► 4.- ¿Generalmente puedo responder a sus 4.- ¿Generalmente puedo responder a sus preguntas, o la mayoría de veces no lo puedo preguntas, o la mayoría de veces no lo puedo hacer?hacer?

► 5.- ¿Creen ellos que soy justo y recto?5.- ¿Creen ellos que soy justo y recto?

Desarrolle un plan de comunicación.Desarrolle un plan de comunicación.

► Ningún plan gerencial está completo en realidad si Ningún plan gerencial está completo en realidad si no contiene un planteamiento sobre cómo no contiene un planteamiento sobre cómo comunicarlo a los interesados, el tipo de ideas que comunicarlo a los interesados, el tipo de ideas que se van a realizar, la manera de expresarlas (tono, se van a realizar, la manera de expresarlas (tono, lenguaje.) y su orden de presentación dependen, en lenguaje.) y su orden de presentación dependen, en muy buena mediad de quienes son los receptores. muy buena mediad de quienes son los receptores. Además de tener en cuenta que a las personas les Además de tener en cuenta que a las personas les gusta tener noticias frescas con la debida gusta tener noticias frescas con la debida anticipación, de los cambios que los afecten.anticipación, de los cambios que los afecten.

Necesidades de la comunicaciónNecesidades de la comunicación

► Instrucciones de trabajoInstrucciones de trabajo

► Las organizaciones mejor manejadas tienen Las organizaciones mejor manejadas tienen perfectamente claro a dónde van y lo hacen saber a perfectamente claro a dónde van y lo hacen saber a todos los niveles de la organización en términos de todos los niveles de la organización en términos de

objetivos y metas.objetivos y metas.

► Deben de existir Deben de existir reuniones periódicas reuniones periódicas entre gerentes y entre gerentes y empleados, hablar no empleados, hablar no sólo de los objetivos sólo de los objetivos sino también de los sino también de los resultados esperados resultados esperados en el futuro.en el futuro.

► Se considera que si una persona es capaz de contestar Se considera que si una persona es capaz de contestar las siguientes preguntas y está de acuerdo con las las siguientes preguntas y está de acuerdo con las respuestas de su superior, esta en buen camino.respuestas de su superior, esta en buen camino.

► 1.- ¿Qué se espera de mí en el trabajo?1.- ¿Qué se espera de mí en el trabajo?► 2.- ¿Qué apoyo y/o recursos tendré a la mano para 2.- ¿Qué apoyo y/o recursos tendré a la mano para

desempeñar mi trabajo?desempeñar mi trabajo?► 3.- ¿Cuánta libertad de acción puedo esperar 3.- ¿Cuánta libertad de acción puedo esperar

desarrollando mi trabajo? desarrollando mi trabajo? ► 4.- ¿Cada cuánto reportaré resultados y en qué forma?4.- ¿Cada cuánto reportaré resultados y en qué forma?► 5.- ¿Cómo podré saber si estoy desempeñándome bien? 5.- ¿Cómo podré saber si estoy desempeñándome bien? ► 6.- ¿Qué recompensas puedo esperar de un trabajo 6.- ¿Qué recompensas puedo esperar de un trabajo

bien desarrollado y consistente?bien desarrollado y consistente?► 7.- ¿Sobre qué bases de desempeño se darán las 7.- ¿Sobre qué bases de desempeño se darán las

recompensas?recompensas?

Retroalimentación sobre el desempeño.Retroalimentación sobre el desempeño.

Es muy conveniente dar una retroalimentación Es muy conveniente dar una retroalimentación sobre el buen y mal desempeño con la mayor sobre el buen y mal desempeño con la mayor frecuencia, ya que hará que los empleados tengan frecuencia, ya que hará que los empleados tengan una idea acerca de qué es lo “bueno”, lo “malo”, y una idea acerca de qué es lo “bueno”, lo “malo”, y por qué los superiores lo juzgan así. Esto por qué los superiores lo juzgan así. Esto demostrará al empleado el interés que se tiene en demostrará al empleado el interés que se tiene en su desempeño.su desempeño.

► Los individuos en el trabajo cotidiano siguen Los individuos en el trabajo cotidiano siguen recibiendo muy poca o nula retroalimentación sobre recibiendo muy poca o nula retroalimentación sobre su desempeño. Los empleados en general, tienen su desempeño. Los empleados en general, tienen deseos muy intensos de saber si están actuando de deseos muy intensos de saber si están actuando de manera positiva o negativa y por qué. La manera positiva o negativa y por qué. La retroalimentación por si sola puede lograr efectos retroalimentación por si sola puede lograr efectos positivos. positivos.

Noticias.Noticias.

Los mensajes descendentes deben tratar de llegar Los mensajes descendentes deben tratar de llegar siempre como infamación nueva y no como algo siempre como infamación nueva y no como algo añejo, ya conocido a través de otras fuentes.añejo, ya conocido a través de otras fuentes.

ConclusionesConclusiones

► La comunicación descendente se da cuando los La comunicación descendente se da cuando los niveles superiores de la organización transmiten niveles superiores de la organización transmiten uno o más mensajes a los niveles inferiores.uno o más mensajes a los niveles inferiores.

► La comunicación gerencial es importante ya que La comunicación gerencial es importante ya que sirve de enlace entre los niveles directivos y los sirve de enlace entre los niveles directivos y los empleados, evitando caer en la “trampa de la empleados, evitando caer en la “trampa de la actividad” y permitiendo a los gerentes tomar actividad” y permitiendo a los gerentes tomar decisiones fundamentadas y bien orientadas.decisiones fundamentadas y bien orientadas.

► Algunas técnicas que los gerentes pueden utilizar Algunas técnicas que los gerentes pueden utilizar para mejorar su comunicación descendente son: para mejorar su comunicación descendente son: desarrollar una actitud positiva de comunicación, desarrollar una actitud positiva de comunicación, obtener información necesaria, desarrollar y obtener información necesaria, desarrollar y mantener la confianza de los empleados y mantener la confianza de los empleados y desarrollar un plan de comunicación.desarrollar un plan de comunicación.

► Las necesidades de comunicación descendente más Las necesidades de comunicación descendente más comunes son: instrucciones de trabajo comunes son: instrucciones de trabajo retroalimentación sobre el desempeño y noticias a retroalimentación sobre el desempeño y noticias a los empleados.los empleados.