INGENIERIA INDUSTRIAL

"Comunicacin"

INTEGRANTES: Andonaire Rivera LuisDe la Oliva Avalos RenzoMogolln Farro SheylaQuispe Calle GabrielRamos Bances Giancarlo

DOCENTE:

Mndez Parodi Ral

Pimentel, 27 de Noviembre

I. El Proceso de la Comunicacin

El proceso de comunicacin involucra al emisor, la transmisin de un mensaje por medio de un canal seleccionado y al receptor. Analicemos ms de cerca los pasos especficos de este proceso:

EMISOR DEL MENSAJELa comunicacin empieza desde el emisor, el cual posee una idea que a continuacin codifica de tal manera que pueda ser comprendida tanto por el emisor como por el receptor. Aunque por lo general se piensa que un mensaje se codifica en espaol, existen muchos otros medios de codificacin, como la traduccin de una idea a lenguaje de cmputo.

USO DE UN CANAL PARA LA TRANSMISIN DEL MENSAJELa informacin se transmite por un canal que une al emisor con el receptor. El mensaje puede ser oral o escrito, y se puede transmitir por medio de un memorndum, una computadora, el telfono, un telegrama o un televisor.

RECEPTOR DEL MENSAJEEl receptor tiene que estar preparado para recibir el mensaje, a fin que pueda decodificarlo y convertirlo en ideas. Si una persona esta pensando en un emocionante juego de futbol, es probable que no tenga suficiente atencin a lo que se le dice sobre un informe de inventario. El siguiente paso del proceso de decodificacin, de la cual el receptor convierte el mensaje en idea.

EL RUIDO ENTORPECE LA COMUNICACIN Lamentablemente, la comunicacin se ve afectada por el ruido, todo aquello que (ya sea que est presente en el emisor, la transmisin o el receptor) entorpece la comunicacin. Por ejemplo: El ruido o un lugar muy cerrado puede impedir el desarrollo de las ideas claras. La codificacin puede resultar fallida a causa del uso de smbolos ambiguos. La transmisin puede verse interrumpida por la presencia de esttica en el canal, como ocurre a causa de una conexin telefnica deficiente. La falta de atencin puede provocar una recepcin inexacta. La decodificacin puede resultar fallida a causa de la atribucin de significados errneos a palabras y otros smbolos. La comprensin puede verse obstruida por perjuicios. El cambio deseado puede no ocurrir a causa del temor a sus posibles consecuencias. Puesto que el lenguaje es un factor especialmente importante de la comunicacin transcultural, no solo la expresin verbal sino tambin la postura y los gestos pueden producir ruido y entorpecer la comunicacin.

RETROALIMENTACION EN LA COMUNICACINPara comprobar la eficiencia de la comunicacin, una persona debe recibir retroalimentacin. Nunca se puede estar del todo seguro de si un mensaje fue eficazmente codificado, transmitido, decodificado y comprendido hasta confirmarlo por medio de la retroalimentacin.

FACTORES SITUACIONALES Y ORGANIZACIONALES EN LA COMUNICACINEn el ambiente externo estos factores pueden ser de orden educativo, sociolgico, legal poltico y econmico. Por ejemplo, un rgimen poltico represivo inhibir el libre flujo de la comunicacin.

II. LAS COMUNICACIN EN LAS ORGANIZACIONES

Cuando hablamos de comunicacin organizacional, nos referimos al flujo de informacin cclica entre todos los estratos de la organizacin; desde los operarios, pasando por los administrativos, hasta la alta gerencia y viceversa. La importancia de la informacin dentro de una empresa radica en la calidad y la pertinencia de esta, porque una sobrecarga de informacin causara confusin dentro de esta, tienen que ser los datos y nmeros exactos.La necesidad de informacin dentro de la empresa, es en general para todos, pero aquella que le debe de dar mayor valor a esta y tiene que procurar la calidad de los datos va en los administradores y gerentes de esta. Ya sabemos que la informacin tiene que mantenerse fluido en todos los estratos de la organizacin, de esta manera el recorrido que cobra la informacin se clasifica de 3 maneras: ascendente-descendente, horizontal y diagonal.1. Ascendente-descendente:Este tipo de flujo va dentro de los departamentos, del colaborador al administrador y viceversa. Es la que mayor cantidad de informacin carga dentro de las empresas y una de la barreras que ms se le presenta al flujo es la relacin entre subordinados y superiores, para la comprensin de los mensajes de este flujo se debe de tener una buena relacin entre estas 2 partes.2. Horizontal:Usualmente se da de manera corta entre superiores de diferentes departamentos, con datos precisos y en momentos claves como son las reuniones de directivos o requerimientos entre departamentos como por ejemplo el rea de produccin le pide a finanzas con cunto dinero puede contar la empresa para mantenimientos, compra de materia prima o adquisicin de nueva maquinaria.3. Diagonal:Este tipo de comunicacin se da de mayormente de forma oral, cuando superiores de otras reas requieren supervisar otras reas, esto puede generar que se destapen problemas entre la relacin de superiores y subordinados de la misma rea, a pesar de la complejidad de este flujo es indispensable dentro de cualquier organizacin.Ya tenemos el flujo de comunicacin organizacional y las rutas de la informacin empresarial, pero cul es el medio por la que se emite la informacin? Existen 3 formas por la cual se intercambia la informacin: escrita, oral y no verbal. Escrita:La comunicacin fue evolucionando al paso de la tecnologa de medios de comunicacin, una de las desventajas de esta era la acumulacin de papel donde se emita la informacin, pero con el paso del tiempo y la llegada del internet y los e-mail, estos gastos se fueron recortando significativamente, en vez de recibir cartas y cartas de pedidos, proformas y memorndums, el correo simplifico este medio, y ahora no se tienen almacenes llenos de papeles, sino pequeos servidores de intranet de la empresa. Oral:Es la manera ms rpida de intercambio y retroalimentacin de informacin, pero la desventaja de esta forma de comunicacin son que no siempre se ahorra tiempo de esta manera, debido a las reuniones y otra es la fragilidad de la memoria, por lo que se tendra que recurrir de nuevo a la comunicacin escrita. No verbal:Una de la maneras as naturales de la comunicacin, por medio de gesto faciales, tono de voz o expresiones corporales transmiten de manera ms subliminal el estado de los trabajadores, esta comunicacin es efectiva siempre y cuando ambas partes tengan la sensibilidad para poder interpretar estos mensajes, si los superiores no se preocupan por el estado del colaborador, no se puede interpretar de manera correcta.

III. BARRERAS Y FALLAS EN LA COMUNICACION

Quiz no sea de sorprender que los administradores se refieren frecuentemente a las fallas de comunicacin como uno de sus problemas ms importantes. Sin embargo, los problemas de comunicacin suelen ser sntomas de problemas ms profundos.Barreras especificas a la comunicacin: Falta de PlaneacinEs infrecuente que la buena comunicacin sea obra del azar. Muy a menudo la gente no planea ni formula el propsito de su mensaje .No obstante, establecer las razones de una instruccin, seleccionar el canal mas apropiado y elegir el momento adecuado son acciones que pueden favorecer enormemente la comprensin

Supuestos ConfusosA pesar de su gran importancia, suelen pasarse por alto los supuestos no comunicados en los que se basa un mensaje. Distorsin SemnticaOtra barrera a la comunicacin efectiva es la distorsin semntica, la cual puede ser deliberada o accidental. Las palabras pueden provocar reacciones distintas. Mensajes deficientemente expresadosAun siendo las ideas del emisor de la comunicacin, su mensaje puede resistir palabras mal elegidas, omisiones, incoherencia, jerga innecesaria y falta de claridad respecto de sus implicaciones. Barreras a la comunicacin en el mbito internacionalEs mas todava mas difcil a causa de la diferencia de idiomas, culturas y normas de cortesa. Traducir lemas publicitarios es muy riesgoso

IV. Hacia una comunicacin eficaz

Es un factor primordial en el desarrollo de las relaciones interpersonales. Una comunicacin clara, directa y abierta puede promover relaciones satisfactorias y duraderas, mientras que una comunicacin indirecta, circular y confusa puede contribuir a la insatisfaccin y al rompimiento de relaciones.A todo esto, existen varios enfoques para mejorar la comunicacin. Los resultados de sta sirven de base para aplicar cambios tanto en la organizacin con en el sistema.

La auditora de comunicacinEs uno de los medios para mejorar la comunicacin en una organizacin es efectuar una auditora de comunicacin. Esta auditora es un instrumento para el examen de las polticas, redes y actividades de comunicacin. En este modelo, la comunicacin no es considerada por s misma, sino como un medio para el cumplimiento de las metas organizacionales e interpersonales.

Las cuatro principales redes de la comunicacin que es necesario auditar son las siguientes:1. La red de regulacin o relativa de tareas, referente a polticas, procedimientos, reglas y relaciones superiores-subordinados.2. La red de innovacin, que incluye la solucin de problemas, las reuniones y las sugerencias de cambios.3. La red de integracin, compuesta por elogios, recompensas, ascensos y todos aquellos elementos que vinculan a las metas de la empresa con las necesidades personales.4. La red de informacin-instruccin, que incluye publicaciones, tableros de avisos y la red natural de una compaa.

En conclusin, la auditora de comunicacin es un instrumento para el anlisis de la comunicacin relacionada con muchas de las actividades administrativas ms importantes. Sirve no slo para resolver problemas que ya han ocurrido, sino tambin para impedir que ocurran en primer trmino.

Sugerencias para la mejora de la comunicacinLa eficacia de la comunicacin es responsabilidad de todos los miembros de una organizacin, tanto administradores como empleados en general, los cuales persiguen un propsito comn. Las siguientes sugerencias pueden contribuir a derribar las barreras a la comunicacin.1. Los emisores de mensajes concebir claramente lo que desean comunicar. Esto significa que uno de los primeros pasos de la comunicacin es aclarar el propsito del mensaje y trazar un plan para la consecucin del fin propuesto.2. Para que la comunicacin sea eficaz es preciso que la codificacin y decodificacin se realicen con smbolos familiares tanto para el emisor como para el receptor del mensaje. As, el administrador (y en particular el especialista administrativo) debe evitar la jerga tcnica innecesaria, intangible slo para los expertos en su campo.3. La planeacin de la comunicacin no debe hacerse en el vaco. Por el contrario, se debe consultar con otras personas y alentar a su participacin en la recoleccin de datos, anlisis del mensaje y seleccin de los medios apropiados.4. Es importante considerar las necesidades de los receptores de la informacin. Siempre que resulte apropiado hacerlo, se debe comunicar algo que sea valioso para ellos, tanto a corto plazo como en un futuro ms lejano.5. En la comunicacin en tono de voz, las palabras elegidas y la congruencia entre lo que se dice y el modo en que se le dice influyen entre las reacciones del receptor del mensaje.6. Con demasiada frecuencia se transmite informacin sin comunicacin, dado que la comunicacin slo es completa cuando el mensaje es comprendido por el receptor.7. La funcin de la comunicacin no se reduce a transmitir informacin. Tambin tiene que con las emociones, las cuales son muy importantes en las relaciones interpersonales entre superiores, subordinados y colegas en una organizacin.8. La comunicacin eficaz es responsabilidad no slo del emisor, sino tambin del receptor de la informacin. Por lo tanto, escuchar es un aspecto que precisa de comentarios adicionales.

Escuchar: Clave para comprenderEscuchar es una habilidad que puede desarrollarse Keith Davis y Jhon W. Newstrom propusieron diez principios para el perfeccionamiento de la capacidad de escuchar. 1) dejar de hablar, 2) hacer que el hablante se sienta cmodo, 3) demostrarle al hablante que se desea escucharlo, 4) evitar distracciones, 5) empatizar con el hablante, 6) ser paciente, 7) mantener la calma, 8) evitar las discusiones y crticas, 9) hacer preguntas y 10) dejar de hablar. El primero y el ltimo principio son los ms importantes; para poder escuchar lo primero que debemos es dejar de hablar.Sugerencias para mejorar la comunicacin escritaUna comunicacin escrita eficaz es quiz la excepcin, no la regla; lo cierto es que ni el nivel de estudios ni la inteligencia garantizan una buena redaccin. Muchas personas han adoptado la costumbre de emplear jerga tcnica, que slo puede ser comprendida por expertos en el mismo campo. Unos cuantos lineamientos pueden hacer mucho en favor del mejoramiento de la comunicacin. Use palabras y frases sencillas. Use palabras breves y conocidas. Use pronombres personales (como t o usted) siempre que sea apropiado. D ilustraciones y ejemplos; use grficas. Use oraciones y prrafos breves. Use verbos en voz activa. Evite palabras innecesarias.

Sugerencias para mejorar la comunicacin oralJay A. Conger ha propuesto los siguientes lineamientos para la comunicacin oral, y en particular para la articulacin de la misin de una organizacin.Enuncie la misin en forma congruente con valores y convicciones positivos.Incorpore valores organizacionales y sociales en la declaracin de las metas de la empresaExponga la importancia de la misin, la razn de su establecimiento y el supuesto en el que se basa la certeza de que la compaa cumplir exitosamente.Formule el mensaje en un lenguaje de fcil comprensin y srvase de metforas, alegoras e historias.Practique la comunicacin oral y pida retroalimentacin sobre sus discursos.Muestre su entusiasmo y emociones al articular su visin de la compaa.

Los Medio Electrnicos en la Comunicacin

Los administradores ya han adoptado diversos recursos electrnicos para que favorezcan a la comunicacin tales como microcomputadoras, sistemas de correo electrnico y mquinas de escribir electrnicas, celulares, etc. TelecomunicacionesCompaas que utilizan efectivamente esta nueva tecnologa son: Bancos porque proporcionan a sus clientes hardware y software para transferir fondos a sus proveedores, servicios bancarios va telefnica y fax para trasmitir informacin en cuestin de minutos a otros pases.Las telecomunicaciones es un enlace importante para los sistemas de inventarios Justo a tiempo que som utilizados por las compaas automotrices o una compaa de abastos mdicos. TeleconferenciasPara definir el trmino Teleconferencias son las interacciones de un grupo de personas por medio de sistemas de audio y video con imgenes fijas o mviles, compaas como IBM, Bank of Amrica y Hughes las utilizan.El video Mvil son para celebraciones de reuniones entre administradores y ;El video de imgenes fijas sirve para la exhibicin de graficas o ilustraciones durante la conversacin.

Ventajas: Ahorro en gastos y tiempo de viaje.Mejora la comunicacin entre oficinas generales y divisiones geogrficas dispersas. Desventajas:Riesgo de realizarlas ms a menudo de lo necesario.El equipo puede presentar fallas.

Uso de computadoras para el manejo y transmisin en red de la informacinEl procesamiento electrnico de datos hace posible hoy en da anejar grandes cantidades de datos y poner la informacin a disposicin de un gran nmero de personas. Aun as no se debe olvidar que los datos no necesariamente son informacin ya que la informacin debe informar a alguien.Las transmisiones por fax y correo electrnico estn remplazando ya a los canales tradicionales de comunicacin como el correo postal ya que las compaas pueden responder ms velozmente a cambios globales.Las computadoras han dejado de ser un simple instrumento de manejo de informacin para convertirse en un importante factor de comunicacin.