PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIN INTERNA Y EXTERNA PROC 005 - SIG

Versin/Fecha01/16-Julio-2011

Rev: LR/CASSORSAprob:FEC/GG

1. OBJETO El objeto del presente procedimiento es describir la sistemtica utilizada por el PRECCO FJC para establecer la comunicacin interna y externa sobre los aspectos de la organizacin. 2. ALCANCE 2.1 INTERNO. El conjunto de trabajadores que forman la plantilla de la organizacin.

2.2 EXTERNO. Los grupos de inters y partes interesadas en conocer las actividades de la organizacin en todas las reas, como pueden ser: - Los accionistas, - Los Clientes, - Los Proveedores, - La Administracin, - El Ayuntamiento, - Los vecinos del entorno. 3. MTODO OPERATIVO 3.1 COMUNICACIN INTERNA. La comunicacin interna de forma general en PRECCO FJC, se presenta en documentos oficiales, todo est documentado en el Sistema Integrado de Gestin

Las actividades de la empresa sern informadas por los responsables de las diferentes areas de la organizacin con el objetivo de:

- Decidir si comunicar o no externamente informacin acerca de los aspectos medioambientales significativos- Informar a las partes interesadas del comportamiento de la organizacin en temas de Calidad y Medio Ambiente, mejoras conseguidas, programa de objetivos y metas,...etc. - Atender las preocupaciones o dudas sobre las actividades de la organizacin, productos o servicios de PRECCO FJC- Dar a conocer la Poltica de Calidad y Medio Ambiente y mostrar el compromiso de la Direccin con dicha Poltica. - remitir un informe a los interesados de las quejas y opiniones sobre actividades de la organizacin. Los canales de comunicacin interna a emplear se pueden citar a continuacin: - Indicadores (Segn periodos establecidos) - Difusin de la Poltica de Calidad y Medio Ambiente. - Publicaciones o notas internas. - Paneles. - Informes - Documentacin compartida interna y externamente. - Memorndum de reunin. El personal ser informado sobre el tema mediante los medios de comunicacin antes mencionados, sobre los temas de la organizacin y relaciones con nuestros clientes y proveedores as como organismos oficiales. Los miembros de la organizacin sern informados de los resultados de las Auditoras y Revisiones del Sistema de Gestin.

Las reuniones con el personal de la organizacin en las que se tratan aspectos relacionados con la actividad de la organizacin y del sistema de gestin sern informadas atreves de las actas de reunin como medio de comunicacin interna tales como: Aspectos ambientales significativos Anlisis de los datos semestrales de los aspectos medioambientales, etc. En el Acta de Reuniones se recoger los asuntos tratados, as como las ideas surgidas o acciones correctivas o de mejora propuestas. La efectividad de las mismas se medir dependiendo de cada una de ellas: Fallos de la comunicacin que ocasionan incidencias. Ideas de mejora surgidas en las reuniones. Deficiente comunicacin dentro de la organizacin por la ausencia de una conformidades.

3.2 COMUNICACIN EXTERNA. Es aquella que se mantiene entre el PRECCO FJC y las partes interesadas externas. A efectos de comunicacin externa se considerarn partes interesadas: - Autoridades competentes. - Proveedores. - Contratistas. - Clientes.

En general cualquier persona que est involucrada, institucin o colectivo que est interesado en cuestiones medioambientales de PRECCO FJC. El Responsable de Calidad y Medio Ambiente es el centro de recepcin y difusin de la informacin medio ambiental. 3.2.1 Recepcin, documentacin y respuesta.

Al Responsable de Calidad y Medio Ambiente se le haran prentes todas las consultas y comunicaciones referente a sus temas de competencia quien registrara todas las que considere relevantes.

Segn estos efectos PRECCO FJC considera relevantes: - Denuncias - Quejas o reclamaciones. - Inspecciones de la Administracin. - Posibles No Conformidades del Sistema.

El Responsable de Calidad y Medio Ambiente archiva la comunicacin de la parte externa junto con la respuesta proporcionada, en la carpeta destinada a tal fin. 3.2.2 Poltica de Calidad y Medio Ambiente La Poltica de Calidad y Medio Ambiente de PRECCO FJC. Es pblica y se encuentra a disposicin de los interesados.

3.2.3 Empresas contratadas y proveedores. El Responsable de Calidad y Medio Ambiente hace saber a las empresas contratadas y a los proveedores los requisitos de carcter medioambiental establecidos en el PRECCO FJC para la prestacin de sus servicios o el suministro de sus productos. 3.2.4 Administracin pblica. La comunicacin con la autoridad competente debe ser fluida especialmente con los siguientes temas: - Situaciones de emergencia y accidentes de carcter medioambiental.- Toda aquella informacin que exija la normativa al respecto como documentos de control y seguimiento, declaraciones de residuos, etc.

4 RESPONSABILIDADES. Las responsabilidades que se derivan del presente procedimiento, estn definidas en los puntos anteriormente citados. Los responsables de PRECCO FJC realizaran la difusin de forma adecuada y de acuerdo con los Procedimientos del Sistema Integrado de Gestin. 5. DOCUMENTACIN APLICABLE. - Impreso Listado de Comunicaciones Externas. - Acta de reunin