UNIVERSITATEA BABE-BOLYAI FACULTATEA DE TIINE POLITICE, ADMINISTRATIVE I ALE COMUNICRII

Comunicarea intrainstituionalAsistent drd. : Paul Frca

CUPRINS1.

2.3.

Despre comunicarea intern Probleme care apar legate de comunicarea intern Instrumente ale comunicrii interne

1.

DESPRE COMUNICAREA INTERN

Multe companii declar c angajatul este cea mai important resurs, ns ele nu fac altceva dect s-i exploateze proprii angajai De ce e important s comunicm cu publicul intern?

Dorim s transmitem valori organizaionale ctre angajai, multiplicatori ai brandului i ai companiei Pentru omogenizarea echipei si integrarea fiecrui individ n structura unui anumit departament Pentru a motiva si a pstra angajatii Pentru a promova transparen i pentru a ctiga ncrederea n companie i management Pentru a gestiona eficient situaiile de criz i pentru a facilita posibilele schimbri la nivel de organizaie

Cine se ocup de comunicarea intern n interiorul unei companii?

Echipa de conducere Departamentele de resurse umane, comunicare i marketing Agenia de relaii publice i comunicare Angajaii

Ce comunicm n interiorul unei companii?

Diverse proceduri, schimbri la nivel de organizaie i alte informaii ale departamentului de resurse umane Nouti din companie, industrie, concuren Realizri ale companiei, succese individuale i ale echipelor Rezultate financiare Lansri de noi produse i servicii, campanii, evenimente Informaii noi despre companie (n toate trile n care aceasta este prezent) Comunicare motivaional pentru diverse aniversri i ocazii festive (e.g. COSMOTE srbtorete un an pe piaa romneasc!) Situaii de criz Aciuni i iniiative educaionale i de responsabilitate social

Care sunt canalele prin care comunicm?

Comunicare formal (tot ceea ce se refer la activiti, sarcini, aspecte profesionale): Prezentri post-recrutare pentru noii angajai Discursuri i interaciuni directe ale CEO i echipei de conducere Evenimente speciale pentru angajai i familiile acestora (teambuildings, training-uri, conferine, petreceri, aniversri) Intranet, email, newsletter, albume foto/video, materiale interne Concursuri interne, gazeta de perete Sesiuni open house, edine, ntlniri interdepartamentale Implicarea angajatilor n programe de responsabilitate social Materiale educaionale (e.g. sntate, mediul nconjurtor etc.) Rapoarte interne Canale alternative: SMS, forum-uri de chat, blogzone Videoconferin anual cu toate filialele

Comunicarea informal (tot ceea ce se refer la relaii socio-afective)

Conectare permanent i direct la sursele de informaii informale la toate nivelurile ierarhice (ntlniri one-onone informale, ieiri la cafea cu colegii .a.m.d) Identificarea leaderilor de opinie din cadrul organizaiei i informarea acestora pe ci informale

Alte aspecte referitoare la comunicarea formal i informal n cazul n care canalele formale nu sunt suficiente sau informaia care circul pe aceast cale este insuficient, neclar sau de slab calitate, canalele informale vor fi supradimensionate. n acest sens se va crea teren favorabil zvonurilor i brfelor. Pentru a preveni acest fenomen este necesar o strategie de informare continu a angajailor care va limita posibilitatea de denaturare a informaiilor.

Determinarea reelelor de comunicare informalPentru determinarea caracteristicilor comunicrii informale se aplic metoda analizei sociometrice. Angajaii sunt ndrumai s rspund unor ntrebri (dou/patru) i li se spune c rspunsul vizeaz unul din proiectele organizaiei:

Cu cine ai vrea s colaborai dintre colegi? Sociograma De cine credei c ai fost ales? atraciilor Cu cine nu ai vrea s colaborai? Sociograma De cine credei c ai fost respins? respingerilor

Sociometria permite obinerea urmtoarelor date despre sfera informal:

Identificarea liderului informal precum i a celorlalte centre de influen (sunt persoanele cu cele mai multe alegeri) Identificarea microgrupurilor care compun grupurile formale de angajai Identificarea elementelor izolate: diadelei marginalii

Analiza sociometric reprezint o modalitate de a caracteriza d.p.d.v socio-afectiv orice structur formal. Astfel, persoanele marginale nu reprezint neaprat persoane cu dificulti de adaptare social, ci persoane cu interese mai pronunate n alte sfere ale vieii, dect cea organizaional.

2.

PROBLEME CARE APAR LEGATE DE COMUNICAREA INTERN [1] dar nerezolvate n

Cteva probleme recunoscute majoritatea organizaiilor:

Stresul Influena personal Participarea difereniat la sarcinile de grup Conflictele

Aceste probleme pot fi rezolvate fie la nivel global, prin strategii de intervenie, fie la nivel individual (angajaii pot gestiona problemele la nivelul lor, pentru a-i menine echilibrul n organizaie i randamentul n realizarea sarcinilor).

2.

PROBLEME CARE APAR LEGATE DE COMUNICAREA INTERN[2]

Conflictul provine din lat. conflictus cu sens de interferare violent, dezacord i tensiuni ntre membrii unui grup. Conflictul presupune o atmosfer tensionat i nenelegeri n privina unuia sau mai multor aspecte ale activitii n organizaie O dat declanate, conflictele presupun scopuri colaterale pentru angajai, care vin n contradicie cu misiunea i scopurile organizaiei, deci atingerea acestora va fi afectat sau compromis n cazul unor conflicte de anvergur.

Clasificarea conflictelor:a.

b. c.

Dup localizare, n funcie de extensia ariei acoperite: Intrapersonale (conflictele interioare ale angajailor genereaz celelalte conflicte, pentru c indivizii fie se exprim greit, percep greit) Interpersonale (angajat angajat ) Intra-grupal (ntr-un departament, o seciune a organizaiei) Dup vizibilitate: conflicte manifeste sau latente Dup nivel: Disconfortul: indivizii implicai au o stare de disconfort trectoare, care nu afecteaz fundamental relaia, stare care poate s nu fie contientizat Incidentul: o ntmplare neplcut, neprevzut, dar trectoare al crei ecou dureaz de la cteva minute la cteva zile (ncidentele au loc att ntre colegi apropiai ct i ntre colegi care nu lucreaz direct unii cu alii

d.

Nenelegerea: nelegerea greit sau confuz a mesajului i faptelor celuilalt, ceea ce duce la o deteriorare constant i lent a relaiei (n unele organizaii, nenelegerile apar i din diferene ntre stiluri de via sau apartenena la generaii diferite) Tensiunea: similar cu disconfortul, dar mai intens, este vorba de schimbarea constant a atitudinii persoanelor grupurilor implicate, nsoit de opinii persistente, astfel relaia devine surs de stres i exist momente n care izbucnete Criza: manifestarea cea mai evident (cei implicai se manifest agresiv verbal sau fizic) Dup sisteme/pri: Simetrice: tabere i resurse egale (dou departamente) Asimetrice: indivizi sau resurse inegale (manager contra angajat, mai muli angajai contra unuia singur)

Cauze ale conflictelor: De obicei exist un complex de cauze dintre cele mai des ntlnite sunt cele la nivel interpersonal:

Competiia (cu varianta luptei pentru resurse limitate) cnd succesul oricrui membru presupune eecul altuia; n grupurile competitive se observ o mai mare independen individual, o mai mic dorin de a ctiga respectul celorlali i o mai sczut coeziune a grupului Strategii de influen incorecte se refer la tendina de a-i influena pe ceilali angajai prin modaliti frustrante, gen: ameninare, sancionare, hruire strategii neraionale, incorecte i unilaterale Orientarea interpersonal: competitivii, angajaii ambiioi, ntreprinztori, orgolioi, independeni ca stil de lucru vor cuta n orice mprejurare s-i creasc la maxim beneficiul personal, chiar cu preul unor nenelegeri, n timp ce cooperanii, empatici, flexibili, egalitari n concepii, vor fi ateni la pstrarea echitii n interiorul grupului de lucru

Diferene de personalitate (personaliti accentuate, persoane cu probleme sau conflicte interne) Probleme de comunicare: blocaje sau perturbri care fac ca mesajele s fie greit emise sau receptate i de aici influena asupra asupra relaiilor dintre angajai (care i percep ca ameninate scopurile i obiectivele personale) Factorii externi (intervenia contient sau nu a altor persoane ntr-o relaie interpersonal) : unii angajai se folosesc de influna pe care o au n plan informal sau interpersonal pentru a declana conflicte ntre ali angajai, cu scopul de a ctiga diverse avantaje (de exemplu, de a lucra mai eficient dect cei implicai sau de a ctiga o funcie managerial la diverse nivele sau de a fi mai bine vzui de efi).

Intervenia managerial n gestionarea conflictelor este influenat de 2 variabile:

Amplitudinea conflictului (atunci cnd un conflict interpersonal tinde s ia proporii, s se formeze tabere, s fie afectat eficiena unui departament sau a ntregii organizaii) Intensitatea conflictului (dac e vorba de un conflictcriz, care prin exteriorizri violente afecteaz climatul n organizaie),

Strategiile de gestionare a conflictelor pot s presupun:Sublinierea i ncurajarea cooperrii n defavoarea competiiei Modificri n structura formal (separarea persoanelor implicate n conflict) Crearea unui sistem clar de recompensare i promovare care s descurajeze strategiile incorecte de ctig ale influenei Un sistem de comunicare formal i informare a angajailor care s previn zvonurile