35
 1 Conceitos fundamentais de arquivologia O arquivo da instituição funcionará como o guardião das informações ali existentes. Assim, para entendermos o conceito de arquivo, devemos antes conhecer três conceitos básicos que integram a área: informação, suporte e documento. Informação: Pode ser definida como idéia ou conhecimento. Suporte: Meio no qual a informação é registrada. Documento: Qualquer informaçã o registrada em um suporte. Entende-se por suporte qualquer meio utilizado para gravar a informação. O papel é hoje o suporte mais utilizado, mas não é o único. No passado, tivemos o pergaminho e o papiro como suportes  bastante utilizados. Com o avanço de novas tecnologias ligadas à informática, é cada vez maior o número de instrumentos capazes de servir de suporte para a informação. Dentre os meios mais utilizados, podemos destaca r: disquete, CD, DVD e fita VHS.  No momento em que o homem registra sua i déia em um suporte, dá origem a um documento. Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foi se tornando cada vez maior e surgiu a necessidade de se criarem técnicas que permitissem organizar esta massa documental de forma a  permitir sua imediata localização quando necessária. A partir de então surgiram os primeiros arquivos. Conceituação Moderna Quanto à conceituação moderna, Solon Buck, arquivista dos EUA assim definiu: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros". Marilena Leite Paes, por sua vez, define arquivo como sendo “a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando a utilidade que poderão oferecer no futuro". Heloísa Almeida Prado define ainda arquivo como sendo "a reunião de documentos conservados, visando à utilidade que poderão oferecer futuramente", destacando que, "para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes ao setores" e que "para realizar o trabalho de arquivamento, o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe será entregue" . Desse conceito é importante destacar: 1 - Os documentos de arquivo, além de serem produzidos pela instituição, podem também ser recebidos pela mesma; 2 - Os documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte e serem de vários tipos (textual, iconográfico, audiovisual...), ao contrário da idéia básica de que documentos de arquivo seriam basicamente na forma textual e em suporte papel;

conceitos de arquivologia

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 1/35

1

Conceitos fundamentais de arquivologia

O arquivo da instituição funcionará como o guardião das informações ali existentes. Assim, paraentendermos o conceito de arquivo, devemos antes conhecer três conceitos básicos que integram aárea: informação, suporte e documento.

Informação: Pode ser definida como idéia ou conhecimento.

Suporte: Meio no qual a informação é registrada.

Documento: Qualquer informação registrada em um suporte.

Entende-se por suporte qualquer meio utilizado para gravar a informação. O papel é hoje o suportemais utilizado, mas não é o único. No passado, tivemos o pergaminho e o papiro como suportesbastante utilizados. Com o avanço de novas tecnologias ligadas à informática, é cada vez maior onúmero de instrumentos capazes de servir de suporte para a informação. Dentre os meios maisutilizados, podemos destacar: disquete, CD, DVD e fita VHS.

No momento em que o homem registra sua idéia em um suporte, dá origem a um documento. Como aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foi se tornando cada vez maior e surgiua necessidade de se criarem técnicas que permitissem organizar esta massa documental de forma apermitir sua imediata localização quando necessária. A partir de então surgiram os primeirosarquivos.

Conceituação Moderna

Quanto à conceituação moderna, Solon Buck, arquivista dos EUA assim definiu: “Arquivo é oconjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização oufirma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitosfuturos".

Marilena Leite Paes, por sua vez, define arquivo como sendo “a acumulação ordenada dos

documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de suaatividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando a utilidade que poderãooferecer no futuro".

Heloísa Almeida Prado define ainda arquivo como sendo "a reunião de documentos conservados,visando à utilidade que poderão oferecer futuramente", destacando que, "para ser funcional, umarquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidadesinerentes ao setores" e que "para realizar o trabalho de arquivamento, o arquivista precisa conhecera natureza do arquivo que lhe será entregue" .

Desse conceito é importante destacar:1 - Os documentos de arquivo, além de serem produzidos pela instituição, podem também serrecebidos pela mesma;

2 - Os documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte e serem de vários tipos(textual, iconográfico, audiovisual...), ao contrário da idéia básica de que documentos de arquivoseriam basicamente na forma textual e em suporte papel;

Page 2: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 2/35

2

3 - Ao se produzir documento no decorrer de suas atividades pode destacar que os documentos dearquivo possuem uma característica chamada organicidade, que significa que o mesmo foi criadoem função de uma atividade realizada pela instituição, de forma que o mesmo servirá de prova dastransações realizadas pela organização. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, pode-seter uma idéia clara das atividades realizadas por aquele órgão.

O termo arquivo pode também ser usado para designar:

  Conjunto de documentos;

  móvel para guarda de documentos;

  local onde o acervo documental deverá ser conservado; órgão governamental ouinstitucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação

Importância do arquivo

A importância do arquivo para a instituição está ligada ao aumento expressivo do volume dedocumentos que a mesma se utiliza no exercício de suas atividades a necessidade de seestabelecerem critérios de guarda e de eliminação de documentos, quando estes já não são maisúteis para a organização. A adoção de técnicas arquivísticas adequadas permite não apenas alocalização eficiente da informação desejada, mas também a economia de recursos para ainstituição.

Finalidade do arquivo

Podemos destacar como finalidades do arquivo:

1 - Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que permitamum arquivamento ordenado e eficiente;

2 - Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento,levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar osmesmos;

3 - Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setoresda instituição, de forma a atender rapidamente à demanda pelas informações ali depositadas;

Alem destas funções principais podemos destacar outras, de relativa importância, como a expediçãoda correspondência, criação dos modelos para documentos e criação das normas de gestãodocumental da instituição.

Para alcançar estes objetivos é necessário que o arquivo disponha dos seguintes requisitos:

•  contar com pessoal qualificado e em número suficiente;•  Estar instalado em local apropriado;

• 

dispor de instalações e materiais adequados;•  utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística moderna;contar com normas de funcionamento;

Page 3: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 3/35

3

•  contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em Arquivologia.

Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir a administração,

constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história". Destaca ainda quea "função básica do arquivo é tornar disponível as informações contidas no acervo documental sobsua guarda".

Distinção entre arquivo, museu e biblioteca

Embora arquivo, museu e biblioteca tenham a mesma finalidade (guardar documentos), seusobjetivos são diferentes, tendo em vista os tipos documentais de que cada instituição trata.Poderíamos assim definir cada instituição:

Arquivo - É o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituição ou pessoa, noexercício de sua atividade, preservados para garantir a consecução de seus objetivos.

Biblioteca - É o conjunto de material, em sua maioria impresso e não produzido pela instituição emque está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente é constituídade coleções temáticas e seus documentos são adquiridos através de compra ou doação,diferentemente dos arquivos, cujos documentos são produzidos ou recebidos pela própria instituição

Museu - É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar ecolocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.

Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem finalidade funcional, a finalidade dasbibliotecas e dos museus é essencialmente cultural, embora o arquivo também possa adquirir,

como o tempo, caráter cultural, a partir do caráter histórico que alguns de seus documentos podemadquirir.

Destaca-se, ainda que os documentos de arquivo são produzidos em uma única via ou em limitadonúmero de cópias, enquanto que os documentos das bibliotecas são produzidos em numerososexemplares, de forma a atender suas necessidades .

Divisão de documentação por natureza

Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuições eos documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos.

Portanto, são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como são diferentesos formatos, as espécies, e os gêneros em que se apresentam dentro de um Arquivo.

Vamos conhecê-los:

NATUREZA COMERCIAL: quando a documentação é principalmente organizada e utilizada pelasempresas e destina-se a fins extremamente comerciais.

NATUREZA CIENTÍFICA: a documentação está presente quando seu objetivo principal é o deproporcionar informações cientificas ou mesmo didáticas, sem visar diretamente o lucro.

Page 4: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 4/35

4

NATUREZA OFICIAL: quando sua organização e utilização têm por finalidade auxiliar eassessorar aadministração pública atual e futura, pressupondo a coleta e a classificação de documentos oficiais,como por exemplo: leis, decretos, portarias e demais atos normativos próprios da administração,Federal, Estadual ou Municipal.

1. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foiconfeccionado:Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira demicrofilme, mapa.

2. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a naturezadas informações nesse contidas.Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma.

3. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na

comunicação de seu conteúdo.Exemplos: audiovisual (filmes); fonográfico (discos, fitas); iconográfico (obras de arte, fotografias,negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais(esculturas, objetos, roupas); magnéticos/informáticos (disquetes, cd-rom)

4. Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade quea gerou.Exemplos: Boletim de Notas e Frequência de Alunos, Regimento de Departamento,Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgência, Prontuário Médico, TabelaSalarial.

Classificação dos arquivos

Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, eles podem ser classificadossegundo:

•  as entidades mantenedoras (públicos ou privados);•  a natureza dos documentos (especial ou especializado);•  aos estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente) ;•  a extensão de sua atuação (setorial e central).

Classificação segundo as entidades mantenedoras

Os arquivos podem ser classificados segundo a instituição em que estejam inseridosda seguinte forma:

Arquivos públicos: são aqueles mantidos por entidades de caráter público, seja na esfera federal,estadual ou municipal. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeiturade São Paulo e arquivo do SenadoFederal.

Arquivos privados: são aqueles mantidos por instituições de caráter particular. Ex.: arquivo do

Page 5: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 5/35

5

Bradesco, arquivo das Lojas Americanas e arquivo da Rede Globo.

Classificação segundo a natureza dos Documentos

Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos detipos diversos - iconográficos, cartográficos, audiovisuais - ou de suportes específicos - documentos

em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme - e que, por esta razão, merecetratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro,acondicionamento, controle, conservação etc..

Arquivo especializado é aquele que guarda documentos de determinado assunto específico,independentemente da forma física que apresentam, como, por exemplo, os arquivos médicos, osarquivos jornalísticos e os arquivos de engenharia.

Classificação segundo à natureza do assuntoQuando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento, ele pode ser:OSTENSIVO - cuja divulgação não prejudica a administração. Exemplos: notas fiscais de uma

loja; escala de plantão de uma imobiliária.

SIGILOSO - de conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguardapara sua divulgação e custódia. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatrocategorias, tendo em vista o grau necessário de sigilo e até onde eles podem circular.

ULTRA-SECRETO - seu assunto requer excepcional grau de segurança que deve ser apenas doconhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.Exemplos: documentos relacionados à política governamental de alto nível e segredos deEstado (descobertas e experiências de grande valor científico; negociações para alianças militares epolíticas; planos de guerra; informações sobre política estrangeira de alto nível).

SECRETO - seu assunto exige alto grau de segurança, mas pode ser cio conhecimento de pessoasfuncionalmente autorizadas para tal, ainda que não estejam intimamente ligadas ao seu estudo oumanuseio. Exemplos: planos, programas e medidas governamentais; assuntos extraídos de matériaultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam demaior difusão (planos ou detalhes de operações militares); planos ou detalhes de operaçõeseconômicas ou financeiras; projetos de aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes;dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares depaíses estrangeiros, e também, os meios e processos pelos quais foram obtidos; materiaiscriptográficos (escritos em cifras ou códigos) importantes e sem classificação anterior.

CONFIDENCIAL - seu assunto, embora não requeira alto grau de segurança, só deve ser doconhecimento de pessoas autorizadas, para não prejudicar um indivíduo ou criar embaraçosadministrativos. Exemplos: informações relativas a pessoal, finanças e material de uma entidade ouum indivíduo, cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes; rádio-freqüência de importânciaespecial ou aquelas que são usualmente trocadas; cartas, fotografias aéreas e negativos queindiquem instalações importantes para a segurança nacional.

RESERVADO - seu assunto não deve ser do conhecimento do público, em geral.Exemplos: partes de planos, programas, projetos e suas respectivas ordens e execução;cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes.

Classificação segundo os Estágios de Sua Evolução

Page 6: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 6/35

6

A Arquivologia adota a chamada Teoria das três idades ou Ciclo vital dos documentos paraclassificar os estágios ou fases por que passam os documentos dentro da instituição. Este é comcerteza o assunto mais presente em provas de concursos públicos, destacadamente os promovidospelo Cespe-UnB, que exige do candidato o entendimento de como esta teoria é aplicada na prática.

Essas fases são definidas por Jean-Jacques Valette (1973) como as três idades dos arquivos:

corrente, intermediária e permanente, e são assim descritas:

1. "Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de documentos em curso ou consultadosfreqüentemente, conserva dos nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziramou em dependências próximas de fácil acesso" . Por documentos em curso entenda-se que, nestafase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados aoutros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados

2. "Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de documentos que deixaram de serfreqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem aindasolicitá-los , para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não

há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentosnesses arquivos é transitória. São por isso também chamados de limbo ou purgatório", sendo estestermos adotados na Grã-Bretanha para designar esta fase .

3. "Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de documentos que perderam todo valorde natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e queconstituem os meios de conhecer o passado e sua evolução . Estes são os arquivos propriamenteditos, pois ali os documentos são arquivados de forma definitiva".

Estas fases são complementares, pois os documentos podem passar de uma fase para outra, e paracada uma corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e,conseqüentemente, uma organização adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas,catálogos etc.), adotadas na fase corrente serão substituídas por unidades mais adequadas aofuncionamento da fase intermediária, que, por sua vez, adotara acondicionamento diferente da fasepermanente.

Para entender o funcionamento do ciclo vital, torna-se necessário compreender alguns termostécnicos da Arquivologia, como a valoração, prazo de guarda e destinação final dos documentos.

Valoração dos Documentos

Os documentos apresentam duas espécies de valores inerentes:VALOR PRIMÁRIO - estabelecido em função do grau de importância que o documento aentidade que o acumulou e;VALOR SECUNDÁRIO - estabelecido em função do grau de importância que o documento possuipara outras entidades e pesquisadores.

O VALOR PRIMÁRIO de um documento manifesta-se sob três diferentes tipos, ou seja:

1. Valor Administrativo - documentos que envolvem política e métodos e que são necessários para

a execução das atividades do órgão. Ex: Planos, Programas de Trabalho, Relatórios etc;2. Valor Jurídico ou Legal - documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do

Page 7: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 7/35

7

Governo ou dos cidadãos, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos, Contratos,Convênios etc;

3. Valor Fiscal - documentos que se referem a operações financeiras e à comprovação de receitas edespesa geradas para atender às exigências governamentais. Ex: Notas Fiscais, Receitas, Faturasetc.

O VALOR SECUNDÁRIO subdivide-se em:

1. Valor Histórico Probatório - documentos que retratam a origem, organização, reforma e históriade uma administração. Ex: Atos Normativos, Exposição de Motivos etc;2. Valor Histórico Informativo - documentos que, embora recebidos por uma determinadaentidade em função de suas atividades, são valiosos pelas informações que contém retratandopessoas, fatos ou épocas. Ex: Tabelas de Recenseamento, Documentos sobre Serviço Militar,Índices de Preços, Indicadores Económicos etc..

Prazo de Guarda dos Documentos

Prazo de guarda é o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes eintermediário. O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo comos seguintes fatores:

•  freqüência de uso das informações contidas nos documentos;•  existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos (prazosprescricionais);•  existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos);•  necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas

administrativas (prazos precaucionais).

O período em que o documento deverá ficar arquivado na fase corrente será chamado,tecnicamente, de prazo de guarda na fase corrente e, naturalmente, o período definido para o mesmona fase intermediária será o prazo de guarda na fase intermediária. O termo prazo de guarda, quandonão houver explicitação de fase será, portanto, a soma das duas fases em questão.

Destinação final dos Documentos

Todo documento, ao término de seu ciclo vital, deverá ser encaminhado à sua destinação final, queocorrerá no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo. A destinação final

do documento poderá ser: eliminação ou guarda permanente .

Eliminação: quando o documento não tiver valor histórico;Guarda permanente: quando o documento tiver valor histórico.

É natural que o candidato, a essa altura, ciente de tais informações, se pergunte:

  Quanto tempo um documento deverá permanecer na fase corrente?  Quando o documento sairá da fase corrente para a fase intermediária? - Como saber se o

documento tem ou não valor histórico?

Tabela de Temporalidade

Page 8: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 8/35

8

É o instrumento resultante da etapa de Avaliação dos documentos e que determina o prazo deguarda dos documentos nas fases corrente e intermediária (período em que o mesmo será guardadonestas fases), bem como sua destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente).A Tabela de Temporalidade será elaborada por uma Comissão chamada de Comissão Permanente deAvaliação de Documentos ou Comissão de Análise de documentos e será aprovada por autoridade

do órgão para que possa ser aplicada na instituição.

Cada instituição criará a sua tabela, que deverá contemplar o conjunto de documentos existentes namesma. Uma vez concluída e aplicada a Tabela de Temporalidade, eventuais alterações ou inclusõesdeverão ser submetidas à Comissão que a criou, a fim de serem novamente avaliadas. Na tabela,cada documento terá seu próprio prazo para as fases correntes e intermediária, bem como adestinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente). Portanto, não há prazo deguarda padrão nem máximo para os documentos nas fases corrente e intermediária; cada documentoterá seu próprio prazo, de acordo com o estabelecido pela Comissão de Análise quando daelaboração da tabela.

Tipos de arquivos correntes

Os arquivos setoriais são aqueles localizados nos próprios setores que produzem ou recebem osdocumentos, guardando documentos muito utilizados por estes, ou seja, são, essencialmente,arquivos correntes.

Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos correntesprovenientes dos diversos setores que integram a estrutura de uma instituição, funcionando comoextensão daqueles.

Seleção de Documentos

E realizada no âmbito dos arquivos correntes e intermediários por técnicos previamente orientados,seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade ou nos relatórios de avaliação. A seleção é aseparação física dos documentos de acordo com a sua destinação:

•  eliminação: trata-se da destruição dos documentos cuja operacionalização e penderá de seuvolume, podendo ser levada a efeito manualmente ou através de trituradoras.

•  transferência: envio dos documentos para o arquivo intermediário, acompanhados de

listagem, onde aguardarão o cumprimento dos prazos de guarda e a destinação final;

•  recolhimento: envio dos documentos para o arquivo permanente. Nesta fase, o arquivo deveelaborar instrumentos de recuperação da informação com vistas à sua guarda permanente e seuacesso público.

Métodos de arquivamento

Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de

documentos. O método de arquivamento corresponderá à forma em que os documentos serãoarmazenados, visando sua localização futura.

Page 9: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 9/35

9

Pode-se dividir os métodos de arquivamento em dois grandes sistemas: direto e indireto.

Sistema direto é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se achaguardado.

Sistema indireto é aquele em que, para,se localizar o documento, necessita-se antes consultar um

índice ou um código. E o caso da utilização de fichários.

Podemos identificar como os métodos mais comumente utilizados para se organizar arquivos oufichários os seguintes métodos:

a) método alfabético simples (organiza a partir de nomes);b) método, numérico, que se divide em: numérico simples (organiza por um numero relativo aodocumento), cronológico (organiza por data) ou dígito-termimal ;c) método geográfico (pelo local de produção);d) ordem ideográfica (pelo assunto do documento).

Método Alfabético

É o método que utiliza um nome existente no documento para organizá-lo de forma alfabética.

Em geral, o método alfabético é mais simples e barato, se comparado aos demais, além dedificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando o volume de documentos for grande.

No entanto, organizar um arquivo em ordem alfabética pode não ser tão simples quanto parece.Quando as palavras chaves forem termos comuns, não há qualquer mistério, devendo-sesimplesmente aplicar a ordenação alfabética simples dos termos apresentados, ocorre que, quando

as palavras chaves apresentadas estiverem representadas por nomes de pessoas, instituições oueventos, há uma série de regras a serem consideradas, que, eventualmente, são objetos de questõesaplicadas pelo Cespe, como veremos adiante.

Regras de Alfabetação

O arquivamento de nomes obedece a algumas, chamadas regras de alfabetação, e que são asseguintes:

1.  Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

Exemplo: Frank Menezes, Edson Pereira dos Santos, Marcos Roberto Araújo da Silva

Arquivam-se:Menezes, FrankSantos, Edson Pereira dosSilva, Marcos Roberto Araújo daObs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.

Exemplo:

Carmem Miranda-Fábio Miranda-Luciano Miranda-Veneza MirandaArquivam-se:

Page 10: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 10/35

10

Miranda, CarmemMiranda, FábioMiranda, LucianoMiranda, Veneza

2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam,quando transpostos para o início.

Exemplo:Joaquim da Boa Morte-Camilo Castelo Branco-Heitor Villa-Lobos

Arquivam-se:Boa Morte, Joaquim daCastelo Branco, CamiloVilla-Lobos, Heitor

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomescompostos por um adjetivo e um substantivo, ou seja, quando transpostos, devem seracompanhados dos nomes que os sucedem.

Exemplo:Ricardo Santa Rita /João do Santo Cristo / José Carlos São Paulo

Arquivam-se:Santa Rita, RicardoSanto Cristo, João doSão Paulo, José Carlos

4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.

Exemplo:E. Silva /Estevão Silva / Everaldo Silva

Arquivam-se:Silva, ESilva, EstevãoSilva, Everaldo

5. Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d', da, do, e, um, uma, não são considerados.

Exemplo:Pedro de Almeida /Ricardo d'Andrade/ Lúcia de Câmara /Arnaldo do Couto

Arquivam-se:Almeida, Pedro deAndrade, Ricardo d'Câmara, Lúcia daCouto, Arnaldo do

Ou ainda, José Ferreira Silva /José dos Santos Silva

Page 11: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 11/35

11

Arquivam-se:Silva, José FerreiraSilva, José dos SantosObserve que a partícula dos não foi considerada no momento em que os nomes foram organizados.

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco são considerados parte integrante do últimosobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Quando existirem, devem sertranspostos acompanhados pelo sobrenome que os antecedem.

Exemplo:Edison Miranda Júnior /Osório Miranda Neto/ Márcio Cerqueira Sobrinho

Arquivam-se:Cerqueira Sobrinho, MárcioMiranda Júnior, Edison

Miranda Neto, Osório

7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entreparênteses.

Exemplo:Ministro Jorge Cardoso/ Professor Carlos Fernandes /Coronel Emérson Pontes /Doutor RaimundoTorres

Arquivam-se:Cardoso, Jorge (Ministro)

Fernandes, Carlos (Professor)Pontes, Emérson (Coronel)Torres, Raimundo (Doutor)

8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomesespanhóis e orientais (ver também regras 10 e 11).

Exemplos:George Walker Bush /Charles Chaplin /Adolf Hitler

Arquivam-se:Bush, George WalkerChaplin, CharlesHitler, Adolf 

9. Os nomes espanhóis ou hispânicos (países de língua espanhola) são registrados pelo penúltimosobrenome, que, tradicionalmente, corresponde ao sobrenome de família do pai.

Exemplo:Enrico Gutierrez Salazar/ Maria Pereira de la Fuente/ Pablo Puentes Hernandez

Arquivam-se:Gutierrez Salazar, EnricoPereira de la Fuente, Maria

Page 12: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 12/35

12

Puentes Hernandez, Pablo

10. Os nomes orientais - japoneses chineses e árabes - são registrados como seapresentam.

Exemplo:

Li Yutang (chinês) Osama Bin Laden (árabe) Sasazaki Yonoyama (japonês)

Arquivam-se:Li YutangOsama Bin LadenSasazaki Yonoyama

11. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos comose apresentam não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que osconstituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entreparênteses após o nome.

Exemplo:Embratel /Antonio Silva & Cia./ Fundação Bradesco /A Tentação /The Washington Post

  /Companhia Petrolífera Nacional/ Associação dos Jornalistas /Associação Educacional do DF/ ElPaís

Arquivam-se:Antonio Silva & Cia.Associação Educacional do DFAssociação dos JornalistasCompanhia Petrolífera NacionalEmbratelFundação BradescoPaís (El)Tentação (A)Washington Post (The)

12. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e assemelhados os númerosarábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.

Exemplo:

II Encontro Nacional de Arquivistas/ Quinto Congresso de Biblioteconomia/ 3.° Curso de CiênciasContábeis

Arquivam-se:Congresso de Biblioteconomia (Quinto)Curso de Ciências Contábeis (3.°)Encontro Nacional de Arquivistas (II)

Método Numérico Simples

Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o seu NUMERO, a escolhadeve recair sobre o método numérico simples.

Page 13: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 13/35

13

Método Numérico-cronológicoNeste método, os documentos serão organizados tomando-se por base uma data, que, em geral, é adata de produção do documento ou o período a que este se refere. E o método ideal para se arquivar,por exemplo, documentos contábeis (balanços, balancetes, diários) e contas a pagar/a receber depois

que estas já foram agrupadas por credor/devedor.

Método GeográficoNeste método, os documentos serão de acordo com o local ou setor em que foram produzidos(procedência). E o caso, por exemplo, de uma instituição que possua diversas filiais e que, em seuarquivo intermediário, organize os documentos separando-os por filial. Neste caso, estará sendoutilizado o método geográfico.

Método Ideográfico (Por Assunto)O método ideográfico é aquele que separa os documentos por assunto. Não existem na Arquivologiaesquemas padronizados de classificação por assunto, como ocorre em relação à Biblioteconomia -Classificação Decimal de Dewey (CDD) e Classificação Decimal Universal (CDU). Assim, cadainstituição deverá, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu próprio plano de classificação,onde os, assuntos devem ser grupados sob títulos principais e estes subdivididos em titulosespecíficos, partindo-se sempre dos conceitos gerais para os particulares.

A elaboração do plano de classificação exigirá um estudo completo da organização (suasfinalidades, funcionamento etc.), além de um levantamento minucioso da documentação arquivadapor esta.

Tomemos como exemplo alguns códigos de classificação com respectivos assuntos constantes noplano de classificação desenvolvido pelo CONARQ e sugerido as instituições públicas do poderExecutivo Federal:

•  Campanhas institucionais•  Cursos promovidos pela instituição•  Salário-família•  Apuração de Responsabilidade•  Controle de estoque•  Manutenção de Veículos

Este Plano de Classificação servirá de base para a Tabela de Temporalidade, que indicará os prazosde guarda e a destinação final de cada documento. Desta forma, a ordenação ideográfica, quandocombinada com a cronológica, facilitará a etapa de eliminação, transferência ou recolhimento dosdocumentos, uma vez que estes estarão organizados por assunto, e cada assunto estará com suatemporalidade definida na Tabela em questão.

Na prática, os documentos serão classificados de acordo com o assunto, devendo ser anotado nosmesmos seus códigos de classificação (a lápis), que servira para identificar o prazo de guarda e adestinação final de cada um.

Como determinar o método a ser aplicado?

Page 14: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 14/35

14

Apesar de existirem várias formas de se organizar documentos, não é possível identificardeterminado sistema como sendo o mais adequado, sem antes conhecer a documentação a sertratada. Em suma, o melhor método de arquivamento dependerá exclusivamente das característicasdos documentos em questão. Determinados tipos de documentos, se organizados com métodosinadequados, dificilmente serão localizados no futuro.

O método de arquivamento é determinado, portanto, pela natureza dos documentos a seremarquivados e pela estrutura da entidade, podendo a instituição adotar quantos métodos foremnecessários para bem organizar seus documentos.

Tome como exemplo o arquivamento de Notas Fiscais por uma grande rede de supermercados. Se oarquivista tomasse por base apenas o documento, indicaria talvez o método numérico simples comosolução para o bom acondicionamento destes documentos. Ocorre que, ao se levar em consideraçãoa estrutura da entidade, poder-se-ia separar as referidas notas por unidade que produziu odocumento (método geográfico); dentro de cada unidade, estas notas poderiam ser separadas portipo de produto (método ideográfico) e ainda, dentro de cada produto, por fornecedor (métodoalfabético simples) e pela data de expedição da referida nota (método numérico cronológico).

Observe que a instituição pode adotar quantos métodos forem necessários para bem ordenar seusdocumentos, podendo inclusive combinar os métodos entre si, procurando melhor organizar suadocumentação. A utilização da guia-fora, quando da busca do documento, facilitará ainda o controlede saída dos documentos que, porventura, tenham sido emprestados. Por guia-fora entende-se umformulário onde o profissional de arquivo anota os dados do documento e a data de saída domesmo, colocando-o no local do documento emprestado, de forma a identificar a saída do mesmo.Quando do retorno do documento ao seu local, tal guia será inutilizada ou destinada a servir de basepara um levantamento estatístico das atividades do Arquivo.

Gestão de documentos

A Lei 8.159/91, em seu parágrafo 3o define gestão de documentos como o conjunto deprocedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliaçãoe arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ourecolhimento para guarda permanente .

Assim, podemos entender que qualquer atividade que vise controlar o fluxo de documentos

existente na instituição, de forma a assegurar a eficiência das atividades administrativas, estaráinserida na gestão de documentos.

A gestão de documentos é atingida através do planejamento, organização, controle, coordenaçãodos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar esimplificar o ciclo documental.

A gestão de documentos tem os seguintes objetivos:

•  assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação dedocumentos;•  garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária aogoverno e aos cidadãos;

Page 15: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 15/35

15

•  assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo fiscal, legal oupara a pesquisa científica;•  assegurar o uso adequado da micro gráfica, processamento automatizado de dados e outrastécnicas avançadas de gestão da informação;•  contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente porseus valores histórico e científico.

Fases da Gestão de documentos

As três fases básicas da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação.

1a Fase (Produção)Refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor.Nesta fase deve-se otimizar a criação de documentos, evitando- se a produção daqueles nãoessenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo

assim o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação. Recomenda-se, nesta fase, evitara reprodução desnecessária de documentos, pois o acúmulo desordenado de papéis implicará emmaior dificuldade do controle das informações no arquivo .

2° Fase (Utilização)Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua funçãoadministrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Esta fase envolve métodos decontrole relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação,organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação. O arquivamento tambémserá controlado nesta etapa. Desenvolve-se, também, a gestão de arquivos correntes eintermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação.

3a Fase (Avaliação e Destinação)Envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja,implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservadospermanentemente.

DiagnósticosÉ a análise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituição, deforma a identificar as falhas ou lacunas existentes, permitindo a adoção de medidas que visemaumentar a eficiência do mesmo.

O diagnóstico proporciona informações como:

1.  instalações físicas (infiltrações, goteiras, poeira, luz solar, etc.);2.  condições ambientais (temperatura, umidade, luminosidade);3. condições de armazenamento;4.  estado de conservação do documento;5.  espaço físico ocupado;6.  volume documental;7.  controle de empréstimos (freqüência de consultas);8. recursos humanos (número de pessoas, nível de escolaridade, formação profissional);

9.  acesso à informação;10.  gênero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartográficos, iconográficos,

Page 16: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 16/35

16

micro gráficos e informáticos);11.  arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento adotados);12. tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados, etc.).

De posse dos dados acima citados, o Arquivista está habilitado a analisar objetivamente a realsituação dos serviços de arquivo, e fazer seu diagnóstico para propor as alterações e medidas mais

indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado.

Gestão de documentos correntes

O estabelecimento de normas para o tratamento de documentos em fase corrente permite aproveitarao máximo a informação disponível e necessária à tomada de decisões, bem como os recursoshumanos e materiais existentes. Essas normas visam aumentar a eficácia administrativa, facilitar arecuperação mais rápida dos documentos e/ou informações neles contidas e racionalizar sua guardae conservação.

O documento corrente é aquele necessário ao desenvolvimento das atividades de rotina de umainstituição e, por conseqüência, os procedimentos realizados para a sua classificação, registro,autuação e controle da tramitação, expedição, e arquivamento têm por objetivo facilitar o acesso àsinformações neles contidas. Esse conjunto de operações técnicas caracteriza os serviços de gestãodos documentos correntes. Nas administrações pública e privada, as unidades responsáveis por taisserviços são intituladas protocolo e arquivo, arquivo e comunicações administrativas, serviço decomunicações etc.

Gestão de Documentos Intermediários

Encerrado o período de arquivamento na fase corrente, alguns documentos podem ser eliminadosimediatamente, desde que assim definidos na Tabela de Temporalidade da instituição, mas umaparte relativamente importante destes deverá ser conservada por um período mais longo em funçãode razões legais ou administrativas. Neste caso, não se justifica a sua guarda junto aos organismosque os produziram, pois estes documentos ocupariam um espaço em locais onde o metro quadrado éextremamente caro. Os depósitos de armazenagem temporária constituem uma alternativa cujoobjetivo principal é minimizar o custo público da guarda de documentos intermediários,racionalizando espaço físico, equipamentos e recuperação da informação.

Responsáveis pela guarda física dos documentos de uso pouco freqüente, os arquivos

intermediários:•  atendem às consultas feitas pelos órgãos depositantes;•  coordenam as transferências de novos documentos aos seus depósitos;•  procedem à aplicação de tabelas de temporalidade através de seleção de documentos paraeliminação ou recolhimento;•  coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo de terceira idade.

Os documentos só devem ser aceitos para guarda intermediária quando for conhecido o seuconteúdo, o prazo de guarda e a data de eliminação ou recolhimento.

A unidade administrativa que transfere os documentos ao arquivo intermediário conserva seusdireitos sobre os mesmos, podendo consultá-los ou tomá-los por empréstimo. O atendimento àsconsultas e empréstimos deve ser rápido e preciso. A consulta por parte de terceiros só é permitida

Page 17: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 17/35

17

com a autorização da unidade administrativa que transferiu os documentos.

Geralmente, os depósitos de arquivamento intermediário estão localizados fora dos centros urbanos(terrenos mais baratos), mas em locais de acesso fácil e rápido.

A construção e os equipamentos são simples mas devem permitir a conservação adequada do acervo

documental, contra elementos que possam danificá-los, como incêndios, inundações, poluiçãoatmosférica, excesso de umidade e de luz solar.

PROTOCOLOEntende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos documentos que aindatramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos,garantindo, assim, o acesso à informação.

A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta idade que os documentos tramitambastante.

O protocolo realiza as seguintes atividades: –   Recebimento –   Registro e Autuação –   Classificação –   Expedição / Distribuição –   Controle/ Movimentaçao

Recebimento:Os documentos a serem tramitados pela instituição devem ser apresentados ao protocolo para que

este passe a controlar tal atividade. E a etapa de recebimento dos documentos, tanto os produzidosinternamente quanto os encaminhados à instituição por outras empresas.

Registro e AutuaçãoÉ o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle(informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um numero de acompanhamento (autuação ouprotocolização).

ClassificaçãoUma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará análise a fim de identificar os assuntos dosdocumentos, classificando-os de acordo com os códigos existentes na Tabela de Temporalidade da

instituição. Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, deverão serabertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificação dos mesmos, desde que não sejamparticulares (documentos não endereçados à instituição, e sim a um funcionário em particular) ousigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou reservados). Tais documentos (particulares esigilosos) deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários, sem a necessidadede serem classificados, pois têmacesso restrito. Apenas os destinatários poderão abrir estesdocumentos.

Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) deverão ser abertos eanalisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aosseus destinatários.

Expedição / Distribuição

Page 18: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 18/35

18

É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Chama-se distribuiçãoquando é interna, e expedição quando direcionada a outra instituição.

Controle da tramitação / MovimentaçãoÉ a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores por que passam osdocumentos, de forma a recuperá-lo com rapidez, quando necessário, bem como identificar

possíveis atrasos na tramitação destes.

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOSÉ o processo em que são estabelecidos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, bemcomo a destinação final dos documentos da instituição (eliminação ou guarda permanente). Naprática, é o ato de se criar a Tabela de Temporalidade, realizado pela Comissão Permanente deAvaliação de Documentos.

A complexidade e abrangência de conhecimentos exigidos pelo processo de avaliação dedocumentos de arquivo requerem, para o estabelecimento de critérios de valor, a participação depessoas ligadas a diversas áreas profissionais.

Como justificativa para esta exigência, verifica-se a necessidade de se identificar a utilidade dasinformações contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar, deve-se constituir equipestécnicas integradas por profissionais que conheçam a estrutura e o funcionamento da instituição:

•  arquivista ou responsável pela guarda dos documentos;•  autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcionamento do órgão a que esteja•  subordinado o setor responsável pela guarda dos documentos;•  profissionais da área jurídica;

•  profissional da área financeira;•  profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata os documentos, objeto deavaliação (historiador, economista, engenehiro, sociólogo, médico, estatístico etc.).

Com base na teoria das três idades, a aplicação dos critérios de avaliação efetiva-se na fase correne,a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminação sumária) daqueles devalor informativo ou probatório. Deve-se evitar a transferencia para arquivo intermédiaário dedocumentos que não tenham sido anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do processo deavaliação e seleção nesta fase de arquivamento é extremamente oneroso do ponto de vista tecnico egerencial.

CONSERVAÇÃO PREVENTIVA DE DOCUMENTOS EM ARQUIVOS

Preservação: é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política eoperacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais.

Conservação: é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo dedegradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos(higienização, reparos e acondicionamento).

Restauração: é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danosfísicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo anão comprometer sua integridade e seu caráter histórico.

Page 19: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 19/35

19

FATORES DE DETERIORAÇÃO EM ACERVOS DE ARQUIVOSConhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dosfatores aos quais estão expostos, torna-se bastante fácil detectar elementos nocivos e traçar políticasde conservação para minimizá-los.

Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de livros, mapas, fotografias, obrasde arte, revistas, manuscritos etc. que utilizam, em grande parte, o papel como suporte dainformação, além de tintas das mais diversas composições. O papel, por mais variada que possa sersua com posição, é formado basicamente por fibras de celulose provenientes de diferentes origens.

Cabe-nos, portanto, encontrar soluções que permitam oferecer o melhor conforto eestabilidade ao suporte da maioria dos documentos, que é o papel. A degradação da celulose ocorrequando agentes nocivos atacam as ligações celulósicas, rompendo-as ou fazendo com que seagreguem a elas novos componentes que, uma vez instalados na molécula, desencadeiam reaçõesquímicas que levam ao rompimento das cadeias celulósicas. A acidez e a oxidação são os maioresprocessos de deterioração química da celulose.

Também há os agentes físicos de deterioração, responsáveis pelos danos mecânicos dosdocumentos. Os mais freqüentes são os insetos, os roedores e o próprio homem. Resumindo,podemos dizer que consideramos agentes de deterioração dos acervos de bibliotecas e arquivosaqueles que levam os documentos a um estado de instabilidade física ou química, comcomprometimento de sua integridade e existência.

Embora, com muita freqüência, não possamos eliminar totalmente as causas do processo dedeterioração dos documentos, com certeza podemos diminuir consideravelmente seu ritmo, atravésde cuidados com o ambiente, o manuseio, as intervenções e a higiene, entre outros.

Antes de citar os principais fatores de degradação, torna-se indispensável dizer que existe estreitaligação entre eles, o que faz com que o processo de deterioração tome proporções devastadoras.

Para facilitar a compreensão dos efeitos nocivos nos acervos podemos classificar os agentes dedeterioração em Fatores Ambientais, Fatores Biológicos, Intervenções Impróprias, AgentesBiológicos, Furtos e Vandalismo.

1. Fatores ambientaisOs agentes ambientais são exatamente aqueles que existem no ambiente físico do acervo:Temperatura, Umidade Relativa do Ar, Radiação da Luz, Qualidade do Ar.

Num levantamento cuidadoso das condições de conservação dos documentos de um acervo, épossível identificar facilmente as conseqüências desses fatores, quando não controlados dentro deuma margem de valores aceitável. Todos fazem parte do ambiente e atuam em conjunto. Sem apretensão de aprofundar as explicações científicas de tais fatores, podemos resumir suas ações daseguinte forma:

1.1 Temperatura e umidade relativaO calor e a umidade contribuem significativamente para a destruição dos documentos,principalmente quando em suporte-papel. O desequilíbrio de um interfere no equilíbrio do outro. Ocalor acelera a deterioração. A velocidade de muitas reações químicas, inclusive as de deterioração,

é dobrada a cada aumento de 10°C. A umidade relativa alta proporciona as condições necessáriaspara desencadear intensas reações químicas nos materiais.

Page 20: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 20/35

20

Evidências de temperatura e umidade relativa altas são detectadas com a presença de colônias defungos nos documentos, sejam estes em papel, couro, tecido ou outros materiais.

Umidade relativa do ar e temperatura muito baixas transparecem em documentos distorcidos eressecados. As flutuações de temperatura e umidade relativa do ar são muito mais nocivas do que osíndices superiores aos considerados ideais, desde que estáveis e constantes. Todos os materiais

encontrados nos acervos são higroscópicos, isto é, absorvem e liberam umidade muito facilmente e,portanto, se expandem e se contraem com as variações de temperatura e umidade relativa do ar.Essas variações dimensionais aceleram o processo de deterioração e provocam danos visíveis aosdocumentos, ocasionando o craquelamento de tintas, ondulações nos papéis e nos materiais derevestimento de livros, danos nas emulsões de fotos etc.

O mais recomendado é manter a temperatura o mais próximo possível de 20°C e a umidade relativade 45% a 50%, evitando-se de todas as formas as oscilações de 3°C de temperatura e 10% deumidade relativa. O monitoramento, que nos dá as diretrizes para qualquer projeto de mudança, éfeito através do termo-higrômetro (aparelho medidor da umidade e temperatura simultaneamente).A circulação do ar ambiente representa um fator bastante importante para amenizar os efeitos da

temperatura e umidade relativa elevadas.

1.2 Radiação da luzToda fonte de luz, seja ela natural ou artificial, emite radiação nociva aos materiais de acervos,provocando consideráveis danos através da oxidação.O papel se torna frágil, quebradiço, amarelecido, escurecido. As tintas desbotam ou mudamde cor, alterando a legibilidade dos documentos textuais, dos iconográficos e das encadernações.O componente da luz que mais merece atenção é a radiação ultravioleta (UV). Qualquerexposição à luz, mesmo que por pouco tempo, é nociva e o dano é cumulativo e irreversível. A luzpode ser de origem natural (sol) e artificial, proveniente de lâmpadas incandescentes (tungstênio) efluorescentes (vapor de mercúrio). Deve-se evitar a luz natural e as lâmpadas fluorescentes, que sãofontes geradoras de UV. A intensidade da luz é medida através de um aparelho denominadoluxímetro ou fotômetro.

Algumas medidas podem ser tomadas para proteção dos acervos:

  As janelas devem ser protegidas por cortinas ou persianas que bloqueiem totalmente o sol;essa medida também ajuda no controle de temperatura, minimizando a geração de calordurante o dia.

  Filtros feitos de filmes especiais também ajudam no controle da radiação UV, tanto nosvidros de janelas quanto em lâmpadas fluorescentes (esses filmes têm prazo de vida

limitado).Cuidados especiais devem ser considerados em exposições de curto, médio e longo tempo:

  não expor um objeto valioso por muito tempo;  manter o nível de luz o mais baixo possível;  não colocar lâmpadas dentro de vitrines;  proteger objetos com filtros especiais;  certificar-se de que as vitrines sejam feitas de materiais que não danifiquem os documentos.

1.3 Qualidade do ar

O controle da qualidade do ar é essencial num programa de conservação de acervos. Os poluentescontribuem pesadamente para a deterioração de materiais de bibliotecas e arquivos. Há dois tipos depoluentes – os gases e as partículas sólidas – que podem ter duas origens: os que vêm do ambiente

Page 21: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 21/35

21

externo e os gerados no próprio ambiente. Os poluentes externos são principalmente o dióxido deenxofre (SO2), óxidos de nitrogênio (NO e NO2) e o Ozônio (O3). São gases que provocam reaçõesquímicas, com formação de ácidos que causam danos sérios e irreversíveis aos materiais. O papelfica quebradiço e descolorido; o couro perde a pele e deteriora.

As partículas sólidas, além de carregarem gases poluentes, agem como abrasivos e desfiguram os

documentos. Agentes poluentes podem ter origem no próprio ambiente do acervo, como no caso deaplicação de vernizes, madeiras, adesivos, tintas etc., que podem liberar gases prejudiciais àconservação de todos os materiais.

2. Agentes biológicosOs agentes biológicos de deterioração de acervos são, entre outros, os insetos (baratas, brocas,cupins), os roedores e os fungos, cuja presença depende quase que exclusivamente das condiçõesambientais reinantes nas dependências onde se encontram os documentos.Para que atuem sobre os documentos e proliferem, necessitam de conforto ambiental e alimentação.O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos está basicamente na temperatura eumidade relativa elevadas, pouca circulação de ar, falta de higiene etc.

2.1 FungosOs fungos representam um grupo grande de organismos. São conhecidos mais de 100.000 tipos queatuam em diferentes ambientes, atacando diversos substratos. No caso dos acervos de bibliotecas earquivos, são mais comuns aqueles que vivem dos nutrientes encontrados nos documentos.

Os fungos são organismos que se reproduzem através de esporos e de forma muito intensa e rápidadentro de determinadas condições. Como qualquer outro ser vivo, necessitam de alimento eumidade para sobreviver e proliferar. O alimento provém dos papéis, amidos (colas), couros,pigmentos, tecidos etc. A umidade é fator indispensável para o metabolismo dos nutrientes e parasua proliferação. Essa umidade é encontrada na atmosfera local, nos materiais atacados e na própriacolônia de fungos. Além da umidade e nutrientes, outras condições contribuem para o crescimentodas colônias: temperatura elevada, falta de circulação de ar e falta de higiene. Os fungos, além deatacarem o substrato, fragilizando o suporte, causam manchas de coloração diversas e intensas dedifícil remoção. A proliferação se dá através dos esporos que, em circunstâncias propícias, sereproduzem de forma abundante e rápida.

Se as condições, entretanto, forem adversas, esses es  poros se tornam “dormentes”. A dormênciaocorre quando as condições ambientais se tornam desfavoráveis, como, por exemplo, a umidaderelativa do ar com índices baixos. Quando dormentes, os esporos ficam inativos e, portanto, não sereproduzem nem atacam os documentos. Esse estado, porém, é reversível; se as condições forem

ideais, os esporos revivem e voltam a crescer e agir, mesmo que tenham sido submetidos acongelamento ou secagem. Os esporos ativos ou dormentes estão presentes em todos os lugares, emtodas as salas, em cada peça do acervo e em todas as pessoas, mas não é tão difícil controlá-los.As medidas a serem adotadas para manter os acervos sob controle de infestação de fungossão:

  estabelecer política de controle ambiental, principalmente temperatura, umidade relativa ear circulante, mantendo os índices o mais próximo possível do ideal e evitando oscilaçõesacentuadas;

  praticar a higienização tanto do local quanto dos documentos, com metodologia e técnicasadequadas;

  instruir o usuário e os funcionários com relação ao manuseio dos documentos e regras dehigiene do local; x manter vigilância constante dos documentos contra acidentes com água,secando-os imediatamente caso ocorram.

Page 22: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 22/35

22

Observações importantes:

  O uso de fungicidas não é recomendado; os danos causados superam em muito a eficiênciados produtos sobre os documentos.

  Caso se detecte situação de infestação, chamar profissionais especializados em conservação

de acervos.  Não limpar o ambiente com água, pois esta, ao secar, eleva a umidade relativa do ar,

favorecendo a proliferação de colônias de fungos.  Na higienização do ambiente, é recomendado o uso de aspirador.

Alguns conselhos para limpeza de material com fungos:

  Usar proteção pessoal: luvas de látex, máscaras, aventais, toucas e óculos de proteção (noscasos de sensibilidade alérgica).

  Luvas, toucas e máscaras devem ser descartáveis.

2.2 RoedoresA presença de roedores em recintos de bibliotecas e arquivos ocorre pelos mesmos motivos citadosacima. Tentar obstruir as possíveis entradas para os ambientes dos acervos é um começo. As iscassão válidas, mas para que surtam efeito devem ser definidas por especialistas em zoonose. Oproduto deve ser eficiente, desde que não provoque a morte dos roedores no recinto. A profilaxia sefaz nos mesmos moldes citados acima: temperatura e umidade relativa controladas, além de higieneperiódica.

2.3 Ataques de insetosBaratas  – Esses insetos atacam tanto papel quanto revestimentos. A variedade também é grande. Oataque tem características bem próprias, revelando-se principalmente por perdas de superfície emanchas de excrementos. As baratas se reproduzem no próprio local e se tornam infestação muitorapidamente, caso não sejam combatidas. São atraídas pelos mesmos fatores já mencionados:temperatura e umidade elevadas, resíduos de alimentos, falta de higiene no ambiente e no acervo.Existem iscas para combater as baratas, mas, uma vez instalada a infestação, devemos buscar aorientação de profissionais.

Brocas (Anobídios)  –  São insetos que causam danos imensos em acervos, principalmente emlivros. A sua presença se dá principalmente por falta de programa de higienização das coleções e doambiente e ocorre muitas vezes por contato com material contaminado, cujo ingresso no acervo nãofoi objeto de controle. Exigem vigilância constante, devido ao tipo de ataque que exercem. Os

sintomas desse ataque são claros e inconfundíveis. Para combatê-lo se torna necessário conhecersua natureza e comportamento. As brocas têm um ciclo de vida em 4 fases: ovos – larva – pupa –  adulta.A fase de ataque ao acervo é a de larva. Esse inseto se reproduz por acasalamento, que ocorre nopróprio acervo. Uma vez instalado, ataca não só o papel e seus derivados, como também a madeirado mobiliário, portas, pisos e todos os materiais à base de celulose. O ataque causa perda desuporte. A larva digere os materiais para chegar à fase adulta. Na fase adulta, acasala e põe ovos. Osovos eclodem e o ciclo se repete. As brocas precisam encontrar condições especiais que, comotodos os outros agentes biológicos, são temperatura e umidade relativa elevadas, falta de arcirculante e falta de higienização periódica no local e no acervo.

A característica do ataque é o pó que se encontra na estante em contato com o documento. Este pócontém saliva, excrementos, ovos e resíduos de cola, papel etc. Em geral as brocas vão em busca doadesivo de amido, instalando-se nos papelões das capas, no miolo e no suporte do miolo dos livros.

Page 23: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 23/35

23

As perdas são em forma de orifícios bem redondinhos. A higienização metódica é a única forma dese fazer o controle das condições de conservação dos documentos e, assim, detectar a presença dosinsetos. Uma medida que deve ser obedecida sempre é a higienização e separação de todo exemplarque for incorporado ao acervo, seja ele originário de doação, aquisição ou recolhimento.

Quando o ataque se torna uma infestação, é preciso buscar a ajuda de um profissional especializado.

A providência a ser tomada é identificar o documento atacado e, se possível, isolá-lo até tratamento.A higienização de documentos infestados por brocas deve ser feita em lugar distante, devido aorisco de espalhar ovos ou muitas larvas pelo ambiente. Estes insetos precisam ser muito bemcontrolados: por mais que se higienize o ambiente e se removam as larvas e resíduos, corre-se orisco de não eliminar totalmente os ovos. Portanto, após a higienização, os documentos devem serrevistos de tempos em tempos. Todo tratamento mais agressivo deve ser feito por profissionaisespecializados, pois o uso de qualquer produto químico pode acarretar danos intensos aosdocumentos.Cupins (Térmitas)  – Os cupins representam risco não só para as coleções como para o prédio emsi. Vivem em sociedades muito bem organizadas, reproduzem-se em ninhos e a ação é devastadoraonde quer que ataquem. Na grande maioria das vezes, sua presença só é detectada depois de terem

causado grandes danos.

Os cupins percorrem áreas internas de alvenaria, tubulações, conduítes de instalações elétricas,rodapés, batentes de portas e janelas etc., muitas vezes fora do alcance dos nossos olhos. Chegamaos acervos em ataques massivos, através de estantes coladas às paredes, caixas de interruptores deluz, assoalhos etc. Os ninhos não precisam obrigatoriamente estar dentro dos edifícios dasbibliotecas e arquivos. Podem estar a muitos metros de distância, inclusive na base de árvores ououtros prédios. Com muita freqüência, quando os cupins atacam o acervo, já estão instalados emtodo o prédio. Da mesma forma que os outros agentes citados anteriormente, os cupins se instalamem ambientes com índices de temperatura e umidade relativa elevados, ausência de boa circulaçãode ar, falta de higienização e pouco manuseio dos documentos.

No caso de ataque de cupim, não há como solucionar o problema sozinho. O ideal é buscar auxíliocom um profissional especializado na área de conservação de acervos para cuidar dos documentosatacados e outro profissional capacitado para cuidar do extermínio dos cupins que estão na partefísica do prédio. O tratamento recomendado para o extermínio dos cupins ou para prevenção contranovos ataques é feito mediante barreiras químicas adequadamente projetadas.

3. Intervenções inadequadas nos acervosChamamos de intervenções inadequadas todos os procedimentos de conservação que realizamos emum conjunto de documentos com o objetivo de interromper ou melhorar seu estado de degradação.

Muitas vezes, com a boa intenção de protegê-los, fazemos intervenções que resultam em danosainda maiores.Nos acervos formados por livros, fotografias, documentos impressos, documentos manuscritos,mapas, plantas de arquitetura, obras de arte etc., é preciso ver que, segundo sua natureza, cada umapresenta suportes, tintas, pigmentos, estruturas etc. completamente diferentes.Qualquer tratamento que se queira aplicar exige um conhecimento das características individuaisdos documentos e dos materiais a serem empregados no processo de conservação. Todos osprofissionais de bibliotecas e arquivos devem ter noções básicas de conservação dos documentoscom que lidam, seja para efetivamente executá-la, seja para escolher os técnicos capazes de fazê-lo,controlando seu trabalho. Os conhecimentos de conservação ajudam a manter equipes de controleambiental, controle de infestações, higienização do ambiente e dos documentos, melhorando as

condições do acervo. Pequenos reparos e acondicionamentos simples podem ser realizados poraqueles que tenham sido treinados nas técnicas e critérios básicos de intervenção.

Page 24: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 24/35

24

4. Problemas no manuseio de livros e documentosO manuseio inadequado dos documentos é um fator de degradação muito freqüente emqualquer tipo de acervo. O manuseio abrange todas as ações de tocar no documento, sejam elasdurante a higienização pelos funcionários da instituição, na remoção das estantes ou arquivos parauso do pesquisador, nas foto-reproduções, na pesquisa pelo usuário etc. O suporte-papel tem umaresistência determinada pelo seu estado de conservação. Os critérios para higienização, por

exemplo, devem ser formulados mediante avaliação do estado de degradação do documento. Oslimites devem ser obedecidos. Há documentos que, por mais que necessitem de limpeza, não podemser manipulados durante um procedimento de higienização, porque o tratamento seria muito maisnocivo à sua integridade, que é o item mais importante a preservar, do que a eliminação da sujidade.

4. 1 Furto e vandalismoUm volume muito grande de documentos em nossos acervos é vítima de furtos e vandalismo. Afalta de segurança e nenhuma política de controle são a causa desse desastre. Além do furto, ovandalismo é muito freqüente. A quantidade de documentos mutilados aumenta dia a dia. Esse é otipo de dano que, muitas vezes, só se constata muito tempo depois. É necessário implantar umapolítica de proteção, mesmo que seja através de um sistema de segurança simples.

Durante o período de fechamento das instituições, a melhor proteção é feita com alarmes edetectores internos. O problema é durante o horário de funcionamento, que é quando os fatosacontecem. O recomendado é que se tenha uma só porta de entrada e saída das instalações onde seencontra o acervo, para ser usada tanto pelos consulentes/pesquisadores quanto pelos funcionários.As janelas devem ser mantidas fechadas e trancadas. Nas áreas destinadas aos usuários, oencarregado precisa ter uma visão de todas as mesas, permanecendo no local durante todo o horáriode funcionamento. As chaves das salas de acervo e o acesso a elas devem estar disponíveis apenas aum número restrito de funcionários. É importante que os pertences dos usuários e pesquisadores,como casacos, bolsas e livros, sejam deixados fora da área de pesquisa.

Todo pesquisador deve apresentar um documento de identidade, para controle da instituição.Um livro de entrada deve ser assinado e a requisição de documentos também deve ser feita porescrito.Caso o pedido compreenda vários volumes, estes devem ser cuidadosamente contados pelofuncionário na frente do usuário, antes e depois de consultados. Na devolução dos documentos, épreciso que o funcionário faça uma vistoria geral em cada um.

5. Fatores de deterioração - conclusãoComo podemos ver, os danos são intensos e muitos são irreversíveis. Apesar de toda a problemáticados custos de uma política de conservação, existem medidas que podemos tomar sem despendergrandes somas de dinheiro, minimizando drasticamente os efeitos desses agentes.

Alguns investimentos de baixo custo devem ser feitos, a começar por:• treinamento dos profissionais na área da conservação e preservação;

• atualização desses profissionais (a conservação é uma ciência em desenvolvimento constante e acada dia novas técnicas, materiais e equipamentos surgem para facilitar e melhorar a conservaçãodos documentos);• monitoração do ambiente – temperatura e umidade relativa em níveis aceitáveis;• uso de filtros e protetores contra a luz direta nos documentos;

• adoção de política de higienização do ambiente e dos acervos;

• contato com profissionais experientes que possam assessorar em caso de necessidade.

Conservação: critérios de intervenção para a estabilização de documentosOs documentos que sofrem algum tipo de dano apresentam um processo de deterioração queprogressivamente vai levá-los a um estado de perda total. Para evitar esse desfecho, interrompe-se o

Page 25: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 25/35

25

processo através de intervenções que levam à estabilização do documento. Estabilizar umdocumento é, portanto, interromper um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou seusagregados, através de procedimentos mínimos de intervenção. Por exemplo: estabilizar porhigienização significa que uma limpeza mecânica corrige o processo de deterioração. No capítuloanterior, vimos os fatores de deterioração e seus efeitos nos documentos. O segundo passo será aintervenção nesse processo de deterioração, através de estabilização dos documentos danificados.

Para se fazer qualquer intervenção, deve-se obedecer a critérios de prioridade estabelecidos notratamento dos acervos: de coleções gerais ou de obras raras, no caso de bibliotecas, de documentosantigos ou mais recentes, no caso de arquivos.Antes de qualquer intervenção, a primeira avaliação é se nós somos capazes de executá-la. Algunsde nós seremos capazes e muitos outros não. Esse é o primeiro critério a seguir. Caso não nos

  julguemos com conhecimentos necessários, a solução é buscar algum especialista da área ouacondicionar o documento enquanto aguardamos o momento oportuno de intervir.6. Características gerais dos materiais empregados em conservaçãoNos projetos de conservação/preservação de acervos de bibliotecas, arquivos e museus, érecomendado apenas o uso de materiais de qualidade arquivística, isto é, daqueles materiais livres

de quaisquer impurezas, quimicamente estáveis, resistentes, duráveis. Suas características, emrelação aos documentos onde são aplicados, distinguem-se pela estabilidade, neutralidade,reversibilidade e inércia. Os materiais não enquadrados nessa classificação não podem ser usados,pois apresentam problemas de instabilidade, reagem com o tempo e decompõem-se em outrassubstâncias que vão deteriorar os documentos com os quais estão em contato. Além disso, são denatureza irreversível, ou seja, uma vez aplicados aos documentos não podem ser removidos.

Dentro das especificações positivas, encontramos vários materiais: os papéis e cartões alcalinos, ospoliésteres inertes, os adesivos alcalinos e reversíveis, os papéis orientais, borrachas plásticas etc.,usados tanto para pequenas intervenções sobre os documentos como para acondicionamento.

7. Critérios para a escolha de técnicas e de materiais para a conservação de acervosComo já enfatizamos anteriormente, é muito importante ter conhecimentos básicos sobre osmateriais que integram nossos acervos para que não corramos o risco de lhes causar mais danos.Vários são os procedimentos que, apesar de simples, são de grande importância para a estabilizaçãodos documentos.

8. HigienizaçãoA sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os documentos. A sujidade não é inócua e,quando conjugada a condições ambientais inadequadas, provoca reações de destruição de todos ossuportes num acervo. Portanto, a higienização das coleções deve ser um hábito de rotina na

manutenção de bibliotecas ou arquivos, razão por que é considerada a conservação preventiva porexcelência.Durante a higienização de documentos, procedemos também de forma simultânea a umlevantamento de dados sobre suas condições de conservação, para efeitos de futuras intervenções. Éhora Durante a higienização de documentos, procedemos também de forma simultânea a umlevantamento de dados sobre suas condições de conservação, para efeitos de futuras intervenções. Éhora também de executar os primeiros socorros para que um processo de deterioração emandamento seja interrompido, mesmo que não possa ser sanado no momento.

8.1 Processos de higienização8.1.1 Limpeza de superfície

O processo de limpeza de acervos de bibliotecas e arquivos se restringe à limpeza de superfície e,portanto, é mecânica, feita a seco. A técnica é aplicada com o objetivo de reduzir poeira, partículassólidas, incrustações, resíduos de excrementos de insetos ou outros depósitos de superfície. Nesse

Page 26: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 26/35

26

processo, não se usam solventes. A limpeza de superfície é uma etapa independente de qualquertratamento mais intenso de conservação; é, porém, sempre a primeira etapa a ser realizada.

8.1.2 Razões que levam a realizar a limpeza do acervo• A sujidade escurece e desfigura o documento, prejudicando-o do ponto de vista estético.• As manchas ocorrem quando as partículas de poeira se umedecem, com a alta umidade relativa ou

mesmo por ataque de água, e penetram rapidamente no papel. A sujeira e outras substânciasdissolvidas se depositam nas margens das áreas molhadas, provocando a formação de manchas. Aremoção dessas manchas requer a intervenção de um restaurador.• Os poluentes atmosféricos são altamente ácidos e, portanto, extremamente nocivos ao papel. Sãorapidamente absorvidos, alterando seriamente o pH do papel.

8.1.3 Avaliação do objeto a ser limpoCada objeto deve ser avaliado individualmente para determinar se a higienização é necessária e sepode ser realizada com segurança. No caso de termos as condições abaixo, provavelmente otratamento não será possível:• Fragilidade física do suporte – Objetos com áreas finas, perdas, rasgos intensos podem estar muito

frágeis para limpeza. Áreas com manchas e áreas atacadas por fungos podem não resistir à limpeza:o suporte torna-se escuro, quebradiço, manchado e, portanto, muito facilmente danificado. Quandoo papel se degrada, até mesmo um suave contato com o pó de borracha pode provocar afragmentação do documento.• Papéis de textura muito porosa – Não se deve passar borracha nesses materiais, pois a remoçãodas partículas residuais com pincel se torna difícil:

  papel japonês;  papel de textura fragilizada pelo ataque de fungos (que degradam a celulose, consumindo a

encolagem);  papel molhado (que perde a encolagem e, após a secagem, torna-se frágil).

8.1.4 Materiais usados para limpeza de superfícieA remoção da sujidade superficial (que está solta sobre o documento) é feita através de pincéis,flanela macia, aspirador e inúmeras outras ferramentas que se adaptam à técnica. Como já foi ditoanteriormente, essa etapa é obrigatória e sempre se realiza como primeiro tratamento, quaisquer quesejam as outras intervenções previstas.• Pincéis: são muitos os tipos de pincéis utilizados na limpeza mecânica, de diferentes formas,

tamanhos, qualidade e tipos de cerdas (podem ser usados com carga estática atritando as cerdascontra o nylon, material sintético ou lã);• Flanela: serve para remover sujidade de encadernações, por exemplo;

• Aspirador de pó: sempre com proteção de bocal e com potência de sucção controlada;• Outros materiais usados para a limpeza: bisturi, pinça, espátula, agulha, cotonete;

• Materiais de apoio necessários para limpeza mecânica:  raladores de plástico ou aço inox; borrachas de vinil;  fita-crepe;  lápis de borracha;  luvas de látex ou algodão;  máscaras;  papel mata-borrão;  pesos;  poliéster (mylar);

  folhas de papel siliconado;  microscópios;  cola metilcelulose

Page 27: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 27/35

27

  lápis HB etc. 8.2 Limpeza mecânica de livros – materiais recomendáveis

Os livros, além do suporte-papel, exigem também tratamento de revestimento. Assim, o couro(inclui-se aqui o pergaminho), tecidos e plastificados fazem parte dos materiais pertencentes aoslivros. Para a limpeza de livros utilizamos trinchas de diferentes tamanhos, pincéis, flanelas macias,aspiradores de baixa potência com proteção de boca, pinças, espátulas de metal, entre outros

materiais.Na limpeza do couro, é recomendável somente a utilização de pincel e flanela macia, caso o couroesteja íntegro. Não se deve tratá-lo com óleos e solventes. A encadernação em pergaminho nãonecessita do mesmo tratamento do couro. Como é muito sensível à umidade, o tratamento aquosodeve ser evitado. Para sua limpeza, apresenta bons resultados o uso de algodão embebido emsolvente de 50% de água e álcool. O algodão precisa estar bem enxuto, e deve-se sempre buscartrabalhar o suporte em pequenas áreas de cada vez. Nessa limpeza, é importante ter muito cuidadocom os pergaminhos muito ressecados e distorcidos. A fragilidade é intensa e o documento podedesintegrar-se. A estabilização de pergaminhos, nesse caso, requer os serviços de especialistas.

Há muita controvérsia no uso de Leather Dressing para a hidratação dos couros. Os componentes

das diversas fórmulas do produto variam muito (óleos, graxas, gorduras) e, se mal aplicados, podemcausar sérios problemas de conservação ao couro. A fórmula do British Museum é a mais usada erecomendada. O uso deve ser criterioso e não indiscriminado. Em casos específicos de livros novosde coleções de bibliotecas, pode ser apropriado o seu uso como parte integrante de um programa demanutenção.

No caso dos revestimentos em tecido, a aplicação de trincha ou aspirador é recomendável, caso suaintegridade o permita.

Nas capas de livros revestidas em papel, pode ser utilizado pó de borracha ou diretamente aborracha, caso a integridade do papel e das tintas não fique comprometida com essa ação. E, nosrevestimentos plastificados (percalux e outros), deve-se usar apenas uma flanela seca e bem macia.Na limpeza do miolo do livro, utilizamos um pincel macio, sem aplicar borracha ou pó de borracha.Além de agredir as tintas, o resíduo de borracha é permanente e de difícil remoção. Os resíduosagem como abrasivos e permanecerão em contato com o suporte para sempre.

8.2.1 Limpeza de livros -metodologia em mesa de higienização  Encadernação (capa do livro)  – limpar com trincha, pincel macio, aspirador, flanela macia,

conforme o estado da encadernação;  Miolo (livro em si) – segurar firmemente o livro pela lombada, apertando o miolo. Com uma

trincha ou pincel, limpar os cortes, começando pela cabeça do livro, que é a área que está

mais exposta à sujidade. Quando a sujeira está muito incrustada e intensa, utilizar,primeiramente, aspirador de pó de baixa potência ou ainda um pedaço de carpete sem uso;  O miolo deve ser limpo com pincel folha a folha, numa primeira higienização;  Oxigenar as folhas várias vezes.

Num programa de manutenção, pode-se limpar a encadernação, cortes e aproximadamente asprimeiras e últimas 15 folhas, que são as mais sujeitas a receber sujidade, devido à estrutura dasencadernações. Nos livros mais frágeis, deve-se suportar o volume em estruturas adequadas durantea operação para evitar danos na manipulação e tratamento.Todo o documento que contiver gravuras ou outra técnica de obra de arte no seu interior necessitaum cuidado redobrado. Antes de qualquer intervenção com pincéis, trinchas, flanelas, é necessário

examinar bem o documento, pois, nesse caso, só será recomendada a limpeza de superfície se nãohouver nenhum risco de dano.No caso dos documentos impressos como os livros, existe uma grande margem de segurança na

Page 28: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 28/35

28

resistência das tintas em relação ao pincel. Mesmo assim, devemos escolher o pincel de maciezadequada para cada situação. Em relação às obras de arte, as técnicas são tão variadas e as tintas decomposições tão diversas que, de modo algum, se deve confiar na sua estabilidade frente à ação dopincel ou outro material.

SEMPRE TESTE TODO E QUALQUER COMPONENTE QUE SERÁ SUBMETIDO À

LIMPEZA DE SUPERFÍCIE COM TODOS OS INSTRUMENTOS QUE DECIDA USAR.

8.3 Higienização de documentos de arquivoMateriais arquivísticos têm os seus suportes geralmente quebradiços, frágeis, distorcidos oufragmentados. Isso se deve principalmente ao alto índice de acidez resultante do uso de papéis debaixa qualidade. As más condições de armazenamento e o excesso de manuseio também contribuempara a degradação dos materiais. Tais documentos têm que ser higienizados com muito critério ecuidado.8.3.1 Documentos manuscritosOs mesmos cuidados para com os livros devem ser tomados em relação aos manuscritos. O examedos documentos, testes de estabilidade de seus componentes para o uso dos materiais de limpeza

mecânica e critérios de intervenção devem ser cuidadosamente realizados.As tintas ferrogálicas, conforme o caso, podem destruir um documento pelo seu alto índice deacidez. Todo cuidado é pouco para manusear esses documentos. As espessas tintas encontradas empartituras de música, por exemplo, podem estar soltas ou em estado de pó.Tintas, como de cópias de carbono, são fáceis de “borrar”, ao mesmo tempo em que o tipo de papel

utilizado para isso é fino e quebradiço, tornando o manuseio muito arriscado e a limpeza desuperfície desaconselhável. As áreas ilustradas e decorativas dos manuscritos iluminados sãodesenhadas com tintas à base de água que podem estar secas e pulverulentas. A limpeza mecânica,nesses casos, deve ser evitada.

8.3.2 Documentos em grande formatoDesenhos de Arquitetura – Os papéis de arquitetura (no geral em papel vegetal) podem ser limposcom pó de borracha, após testes. Pode-se também usar um swob  –  cotonete - bem enxuto eembebido em álcool. Muito sensíveis à água, esses papéis podem ter distorções causadas pelaumidade que são irreversíveis ou de difícil remoção.Posters (Cartazes) – As tintas e suportes de posters são muito frágeis. Não se recomenda limpar aárea pictórica. Todo cuidado é pouco, até mesmo na escolha de seu acondicionamento.Mapas  –  Os mapas coloridos à mão merecem uma atenção especial na limpeza. Em mapasimpressos, desde que em boas condições, o pó de borracha pode ser aplicado para tratar grandesáreas. Os grandes mapas impressos, muitas vezes, têm várias folhas de papel coladas entre si nasmargens, visando permitir uma impressão maior. Ao fazer a limpeza de um documento desses, o

cuidado com as emendas deve ser redobrado, pois nessas, geralmente, ocorrem descolamentos quepodem reter resíduos de borracha da limpeza, gerando degradação. Outros mapas são montados emlinho ou algodão com cola de amido. O verso desses documentos retém muita sujidade.Recomendase remover o máximo com aspirador de pó (munido das devidas proteções em seu bocale no documento).

8.4 Limpeza do espaço físico  – salas de acervoA limpeza da biblioteca ou do arquivo como espaço físico abrange especialmente o piso, as estantese os móveis.  Piso  – a forma mais eficiente e adequada de limpeza do piso é com aspirador de pó, pois

remove a sujidade sem transferir parte da mesma para outras áreas. Qualquer tipo de

solvente ou cera não é recomendado. Deve-se evitar também a água, pois sua interferência,por menor que seja, desequilibra a umidade relativa do ambiente. Normalmente, asbibliotecas e arquivos funcionam em espaços não adequados, que apresentam elevado índice

Page 29: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 29/35

29

de umidade relativa do ar e temperatura. Toda a umidade residual que entrar no ambiente vaise transformar em vapor e, desta forma, fazer subir ainda mais o índice de umidade nas salasde acervo.

  Estantes – as estantes também podem ser limpas com aspirador de pó. Caso seja necessárioremover a sujidade muito intensa (incrustada) da sua superfície pode ser usada uma soluçãode água + álcool a 50%, passada com pano muito bem torcido. Em seguida, passar outro

pano seco. É preciso estar atento à umidade relativa do ar. Não devem ser utilizadosprodutos químicos, porque estes exalam vapores que geralmente são compostos deelementos de natureza ácida. As estantes mais adequadas são as de metal esmaltado. Amadeira não revestida ou de fórmica não é recomendada, pois em ambos os casos háemissão de produtos voláteis ácidos. O mesmo tratamento se aplica aos móveis de madeiraou metal.

9. Pequenos reparosOs pequenos reparos são diminutas intervenções que podemos executar visando interromper umprocesso de deterioração em andamento. Essas pequenas intervenções devem obedecer a critérios

rigorosos de ética e técnica e têm a função de melhorar o estado de conservação dos documentos.Caso esses critérios não sejam obedecidos, o risco de aumentar os danos é muito grande e muitasvezes de caráter irreversível.Os livros raros e os documentos de arquivo mais antigos devem ser tratados por especialistas daárea. Os demais documentos permitem algumas intervenções, de simples a moderadas. Os materiaisutilizados para esse fim devem ser de qualidade arquivística e de caráter reversível. Da mesmaforma, toda a intervenção deve obedecer a técnicas e procedimentos reversíveis. Isso significa que,caso seja necessário reverter o processo, não pode existir nenhum obstáculo na técnica e nosmateriais utilizados.

9.1 Materiais empregados em reparosBasicamente, os materiais usados para execução de pequenos reparos em documentos de bibliotecae de arquivo se resumem a adesivos e papéis especiais.Os adesivos se restringem à cola metilcelulose e à cola de amido, para reparos de suporte, e misturade metilcelulose e PVA, para reparo de encadernações.Os papéis apropriados para reparos em suportes são constituídos por fibras especiais e de naturezaquimicamente neutra. Existe uma variedade enorme de papéis orientais e das mais diversasgramaturas, cores e tipos de fibras.Para a encadernação de livros, os papéis não precisam obrigatoriamente se enquadrar emespecificações de qualidade arquivística.A cola metilcelulose é solúvel em água e, uma vez seca, a sua reversibilidade ocorre através da

umidade. A PVA já não é tão reversível, porém pode-se preparar uma mistura com a metilcelulose etorná-la menos agressiva ao suporte onde é aplicado, mais reversível e ao mesmo tempo com poderde adesão mais alto que a metilcelulose.

Os procedimentos e técnicas para a realização de reparos em documentos exigem os seguintesinstrumentos:  mesa de trabalho;  pinça;  papel mata-borrão;  entretela sem cola;  placa de vidro;

  peso de mármore;  espátula de metal;  espátula de osso;

Page 30: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 30/35

30

  pincel chato;  pincel fino;  filme de poliéster.

10. AcondicionamentoO acondicionamento tem por objetivo a proteção dos documentos que não se encontram em boas

condições ou a proteção daqueles já tratados e recuperados, armazenando-os de forma segura.Para cumprir sua função, que é a de proteger contra danos, o acondicionamento deve serconfeccionado com material de qualidade arquivística e necessita ser projetado apropriadamentepara o fim a que se destina.A qualidade arquivística é uma exigência necessária para o acondicionamento, pois esse materialestá em contato direto com os documentos.

Os principais e mais utilizados materiais de acondicionamento são:  papéis e cartões neutros ou alcalinos das mais variadas gramaturas;  papelões de diversas gramaturas;  filmes de poliéster (marca Melinex ou marca Therfane/ Rodhia);  fita adesiva dupla neutra;  tiras ou cadarços de algodão;  tubos de PVC;  tecido de linho etc.

Os acondicionamentos mais usados em acervos de bibliotecas e arquivos são: caixas, envelopes,pastas, porta-fólios.Os papelões são empregados na construção de caixas, enquanto que os papéis e os cartões especiaissão bastante utilizados para a confecção de folders e pastas. Ilustrações 22, 23, 24 e 25.Os poliésteres servem para a guarda de documentos planos (cartazes), porém em certas condiçõesespeciais seu uso deve ser restrito. O poliéster é um material muito útil pela transparência,estabilidade e resistência, porém tem uma propriedade física (a força eletrostática) que impede o seucontato direto com documentos que possuam suporte ou agregados (pigmentos, tintas, etc.) emestado precário de conservação.Os livros em mau estado de conservação podem ser protegidos, conforme o caso, em caixas ouenvoltos em papéis ou ainda em jaquetas de poliéster. Cada situação requer uma análise e dependediretamente das condições em que se apresenta o documento.Há documentos que, dependendo do estado de conservação e da natureza do suporte, podem seracondicionados entre papéis, envelopes, folders, poliéster e caixas.Numa medida adequada, deve-se realizar o seguinte processo: avaliar a natureza do documento, o

tipo de suporte, o estado de conservação, as condições de uso, manuseio e o armazenamento ao qualdeve ser submetido para, em seguida, definir o acondicionamento.Podemos concluir que o acondicionamento deve ser planejado com muito critério. Ele não consisteem apenas uma embalagem do documento: é parte do processo de conservação e preservação dosacervos.

11. ArmazenamentoO armazenamento é o sistema que recebe o documento, acondicionado ou não, para ser guardado.Consiste no mobiliário das salas destinadas à guarda do acervo: estantes, arquivos e armários.Móveis impróprios para o armazenamento são amplamente encontrados nos arquivos e bibliotecas:armários, estantes, mapotecas e arquivos confeccionados em madeira, fórmica ou metal sem

tratamento.Os móveis mais adequados são os de metal esmaltado. A madeira não revestida ou de fórmica não érecomendada, pois em ambos os casos há emissão de produtos voláteis ácidos. O mesmo tratamento

Page 31: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 31/35

31

se aplica aos móveis de madeira ou ferro.

GlossárioACIDEZ – Condição do suporte em que a concentração de íons de hidrogênio excede a de íons dehidroxil numa solução aquosa. ACONDICIONAMENTO  –  Embalagem destinada a proteger osdocumentos e a facilitar seu manuseio.

ARMAZENAMENTO – Guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios, em áreasque lhes são destinadas.PAPEL NEUTRO – Papel não ácido ou ligeiramente alcalino e que, portanto, não se deteriora comfacilidade. pH – Medida da acidez ou alcalinidade de uma substância. A escala de pH varia de pH 1(acidez máxima) a pH 14 (alcalinidade máxima), sendo o pH 7 considerado neutro.QUALIDADE ARQUIVÍSTICA – Conjunto das propriedades materiais dos suportes que permitema guarda indefinida dos documentos, sob determinadas condições de controle.SUPORTE  –  Material sobre o qual as informações são registradas (papel, disco, fita magnética,filme, pergaminho etc.)UMIDADE RELATIVA –  Relação expressa em % entre a quantidade de vapor d’água contida no ar 

e a quantidade máxima que o ar poderá conter, à mesma temperatura.

LegislaçãoA gestão de documentos na administração pública é regida pela Lei 8.159/91, descrita a seguir.

Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privadose dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono aseguinte Lei:

Capítulo 1 Disposições GERAISArt. 1° - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos dearquivos, como instrumento de apoio à administraçao, a cultura, ao desenvolvimento científico ecomo elementos de prova e informaçao.

Art. 2° - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos erecebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrênciado exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte dainformação ou a natureza dos documentos.

Art. 3° - Considera~se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicasreferentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente eintermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 4° - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular oude interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo dalei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança dasociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e daimagem das pessoas.

Art. 5° - A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da Lei.

Art. 6° - Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da

Page 32: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 32/35

32

violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.

CAPÍTULO II dos arquivos PúblicosArt. 7° - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercíciode suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipalem decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

§ 1° - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições decaráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício desuas atividades.

§ 2° - A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimentode sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.

Art. 8° - Os documentos públicos são identificados como correntes intermediários epermanentes.

§ 1° - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação,

constituam objeto de consultas freqüentes.

§ 2° - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãosprodutores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento paraguarda permanente.

§ 3° Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório einformativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 9° - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público serárealizada mediante autorização da instituiçao arquivistica pública, na sua específica esfera decompetencia.

Art. 10 - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

CAPÍTULO III DOS ARQUIVOS PRIVADOSArt. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidospor pessoas físicas ou jurídicas, em decorrencia de suas atividades.

Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interessepúblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história

e desenvolvimento científico nacional.Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão seralienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.

Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição.

Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público esocial poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser

depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.

Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência

Page 33: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 33/35

33

do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.

CAPÍTULO IV DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕESARQUIVISTICAS PUBLICASArt. 17 - A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituiçõesarquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.

§ 1° - São arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do PoderLegislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos doMinistério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e doMinistério da Aeronáutica.

§ 2° - São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e oarquivo do Poder Judiciário.

§ 3° - São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do PoderLegislativo e o arquivo do Poder Judiciário.

§ 4° - São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.

§ 5° - Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com suaestrutura político-jurídica.

Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos erecebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentossob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. Parágrafo único - Parao pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.

Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dosdocumentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas funções,bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dosdocumentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções,tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acessoaos documentos sob sua guarda.

Art. 21 - Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e

vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestao e o acesso aos documentos,observado o disposto na Constituiçao Federal, e nesta Lei.

CAPÍTULO V DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOSArt. 22 - É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos.

Art. 23 - Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos naclassificação dos documentos por eles produzidos.

§ 1° - Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bemcomo aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e

da imagem das pessoas são originalmente sigilosos.

§ 2° - O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será

Page 34: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 34/35

34

restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esseprazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período.

§ 3° - O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a imagem das pessoas será restritopor um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção.

Art. 24 - Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada dequalquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ouesclarecimento de situação pessoal da parte.

Parágrafo único - Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, porqualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

D1SPOSIÇÕES FINAISArt. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação emvigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como deinteresse público e social.

Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ , órgão vinculado ao ArquivoNacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacionalde Arquivos – SINAR.

§ 1° - O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional eintegrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.

§ 2° - A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo serão estabelecidos emregulamento.

Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 28 - Revogam-se as disposições em contrário.

Brasília, em 08 de janeiro de 1991; 170° da Independência e 103° da República.

FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho

Page 35: conceitos de arquivologia

5/12/2018 conceitos de arquivologia - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/conceitos-de-arquivologia 35/35

35

Noções de Arquivologia