CONCEPTION D’UN MANUEL DE PROCEDURES LIE …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/M0103MPACG1… · Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité

Présenté par : Dirigé par :

Octobre 2012

CONCEPTION D’UN MANUEL DE PROCEDURES LIES A

LA COMPTABILITE MATIERES DE LA DIRECTION

GENERALE DU PLAN DU MINISTERE DE L’ECONOMIE

ET DES FINANCES DU SENEGAL

ABA.S Marie-Josée M. Moussa YAZI

Directeur de l’ISCBF (CESAG)

Institut Supérieur de Comptabilité, de Banque et de Finance

(ISCBF)

Master Professionnel en Audit et Contrôle de Gestion

(MPACG)

Mémoire de fin d’étude

THEME

Promotion 5 (2010-2012)

Centre Africain d’Etudes Supérieures en Gestion

CESAG - BIBLIOTHEQUE

« Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la direction générale du plan Sénégal »

ABA Soumalé Marie- Josée 5ème Promotion MPACG- CESAG i

DEDICACES

Je dédie ce mémoire à :

- Dieu tout puissant par qui je puis tout, qui ne cesse de me couvrir de grâce,

d’intelligence et d’une grande sagesse ;

- ma maman chérie VANGAH Akou Marie épouse ABA, pour tous ses sacrifices ;

- mon père, feu M. NGUATTA Aba Saint Omer ;

- ma jumelle, mes grandes sœurs et mon petit frère, pour leur soutien spirituel et moral ;

- ma marraine, BALLO Hortense Léontine, pour son soutien financier ;

- mes oncles, ELLOH Roger, ELLOH David, WOGNIN Ignace, et mon père adoptif

AKHURST Cablan Louis Serges, pour leur soutien financier et moral.



ABA Soumalé Marie- Josée 5ème Promotion MPACG- CESAG ii

REMERCIEMENTS

J’exprime toute ma gratitude et mes remerciements à l’endroit de :

- Toute ma famille pour leur soutien moral et spirituel.

- Monsieur Moussa YAZI, Directeur de l’Institut Supérieur de Comptabilité, de Banque

et de Finance (ISCBF) et professeur au CESAG pour la qualité de son enseignement,

ses conseils et son encadrement pour la rédaction de ce mémoire.

- Monsieur Bertin CHABI, Chef de Département Master ISCBF au CESAG, pour la

qualité de son management et pour sa grande disponibilité.

- Monsieur Samba DIALLO pour ses conseils.

- Messieurs Hugues Oscar LOKOSSOU et Sikatin GNANSSOUNOU, pour leur grande

disponibilité et leurs conseils.

- L’ensemble du corps professoral du programme Master Audit et Contrôle de Gestion

(MPACG) pour la qualité de la formation.

- Monsieur Modou Bara NDIAYE, Directeur du Contrôle Interne de la DGP ;

- Monsieur El Hadj Soumar SARR, et l’ensemble du personnel de la DGP pour leur

chaleureux accueil et leur disponibilité.

- Monsieur et Madame BOUABRE, mes tuteurs,

- Messieurs Fabien BRIZOUABI et Leonard ANGORATCHI, mes grands frères,

- Monsieur et Madame KAMBOU,

- Tous mes amis pour leur esprit de famille et pour tous ces moments partagés ensemble

en particulier (Alpha TOURE, Cynthia N DRI et Mariana KAMARA).

- La cinquième promotion du Programme MPACG, pour l’ambiance qui a prévalu

durant ces deux années de formation (Kynah AYITE, Ouamble FOFANA, Michel

AYIVI, Hermine MAMBEY et Diane BARRO)

- L’Amicale des Ivoiriens du CESAG (AIC), pour l’esprit de famille et son soutien

moral.

- Tous ceux qui, d’une manière ou d’une autre, ont contribué à la réalisation de ce

travail.



ABA Soumalé Marie- Josée 5ème Promotion MPACG- CESAG iii

LISTE DES ABREVIATIONS ET SIGLES

BC : Bon de Commande

BE : Bon d’Engagement

BL : Bon de Livraison

BR : Bon de Réception

BS : Bon de Sortie

CESAG : Centre Africain d’Etudes Supérieures en Gestion

CM : Comptabilité Matière

COF : Contrôleur des Opérations Financières

CR : Commission de Réception

DA : Demande d’Achat

DCI : Direction du Contrôle Interne

DGP : Direction Général du Plan

FEB : Fiche d’Expression de Besoin

GM : Gestion des Matières

IAS : International Accounting Standards

IFACI : Institut Français de l’Audit et du Contrôle Internes

IFRS: International Financial Reporting Standards

IIA: Institute of Internal Auditors

IPSAS: International Public Sector Accounting Standards

ISCBF : Institut Supérieur de Comptabilité, de Banque et de Finance

MEF : Ministère de l’Economie et des Finances

MPACG : Master Professionnel en Audit et Contrôle de Gestion

OHADA : Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires

PVR : Procès Verbal de Réception

QCI : Questionnaire du Contrôle Interne

TFfA : Tableau des Forces et faiblesses Apparentes



ABA Soumalé Marie- Josée 5ème Promotion MPACG- CESAG iv

LISTE DES TABLEAUX ET FIGURES

LISTE DES TABLEAUX

Tableau 1 : Similarité et dissemblance des deux matières ....................................................... 13

Tableau 2 : Identification des risques liés au processus de la comptabilité matière ................ 21

Tableau 3 : Dispositifs de maitrise des risques liés à la comptabilité matière ......................... 25

Tableau 4 : Synthèse des auteurs sur le processus d’élaboration du manuel de procédures .... 32

Tableau 5 : Identification des risques liés aux processus de la comptabilité matière .............. 55

Tableau 6 : Dispositifs de maitrise des risques liés à la comptabilité matière ......................... 56

Tableau 7 : Analyse de la matrice des risques.......................................................................... 58

Tableau 8 : Proposition de structure du manuel de procédures ................................................ 60

LISTES DES FIGURES

Figure 1 : Modèle d’analyse méthodologique .......................................................................... 38

Figure 2 : Organigramme du bureau de Gestion ...................................................................... 50

Figure 3 : Matrice des risques opérationnels du processus de gestion des matières de la DGP

.................................................................................................................................................. 57



ABA Soumalé Marie- Josée 5ème Promotion MPACG- CESAG v

LISTE DES ANNEXES

Annexe 1 : organigramme retracé de la DGP ........................................................................ 104

Annexe 2 : Questionnaire de contrôle interne ........................................................................ 105

Annexe 3 : Grille de séparation des tâches............................................................................. 112

Annexe 4 : Guide d’entretien ................................................................................................. 113

Annexe 5 : Fiche d’entrée d’immobilisations ........................................................................ 114

Annexe 6 : Demande d’ouverture dossier d’immobilisations ................................................ 115

Annexe 7 : Procès-verbal de réception ................................................................................... 116

Annexe 8 : Fiche d’affectation d’immobilisation .................................................................. 117

Annexe 9 : Fiche de sortie d’immobilisations ........................................................................ 118

Annexe 10 : Fiche d’inventaire .............................................................................................. 119

Annexe 11 : Bon de sortie ...................................................................................................... 120

Annexe 12 : Bon de commande ............................................................................................. 121

Annexe 13 : Bon d’entrée ....................................................................................................... 122

Annexe 14 : Fiche d’imputation comptable ........................................................................... 123

Annexe 15 : Demande d’Achat .............................................................................................. 124



ABA Soumalé Marie- Josée 5ème Promotion MPACG- CESAG vi

TABLE DES MATIERES

DEDICACES .............................................................................................................................. i

REMERCIEMENTS .................................................................................................................. ii

LISTE DES ABREVIATIONS ET SIGLES ............................................................................ iii

LISTE DES TABLEAUX ET FIGURES ................................................................................. iv

LISTE DES ANNEXES ............................................................................................................. v

TABLE DES MATIERES ........................................................................................................ vi

INTRODUCTION GENERALE ................................................................................................ 1

PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE ......................................................................... 5

CHAPITRE 1 : CONTROLE INTERNE DU PROCESSUS DE LA COMPTABILITE

MATIERES ............................................................................................................................ 7

1.1. Définitions et Rôles de la comptabilité des matières ............................................. 7

1.1.1. Définition de la comptabilité matières .............................................................. 7

1.1.2. Rôles de la comptabilité matières ...................................................................... 8

1.2. Les matières et leurs nomenclatures ....................................................................... 8

1.2.1. Définition des matières ....................................................................................... 8

1.2.2. Nomenclature des matières ................................................................................ 8

1.2.2.1. Les matières du premier groupe ................................................................. 9

1.2.2.2. Les matières du deuxième groupe .............................................................. 9

1.3. Processus de la comptabilité des matières ............................................................ 11

1.3.1. Les acteurs de la comptabilité matières ............................................................ 11

1.3.2. Les documents comptables ............................................................................... 12

1.3.3. Les fonctions du processus de la comptabilité matière .................................... 12

1.3.3.1. Expression interne des besoins ................................................................. 13

1.3.3.2. Passation des commandes ......................................................................... 13

1.3.3.3. Réception des matières ............................................................................. 14

1.3.3.4. Gestion des matières ................................................................................. 14

1.3.3.5. Sortie des matières ................................................................................... 14

1.3.3.6. Cessions, destructions et mises au rebut ................................................... 15

1.3.3.7. Comptabilisation des matières .................................................................. 16

1.3.3.8. Inventaire physique ................................................................................... 16

1.4. les risques opérationnels liés au cycle immobilisations ....................................... 17



ABA Soumalé Marie- Josée 5ème Promotion MPACG- CESAG vii

1.4.1. La notion du risque ........................................................................................... 17

1.4.1.1. Définition du risque .................................................................................. 18

1.4.1.2. Objectif de l’approche par les risques ...................................................... 19

1.4.1.3. Typologie des risques opérationnels ......................................................... 19

1.4.2. Identification des risques liés au processus de la comptabilité matières ........ 21

1.5. Dispositifs de maitrise des risques opérationnels liés à la comptabilité matières 23

1.5.1. Définition et composantes du risk management .............................................. 23

1.5.1.1. Définition du risk management ................................................................ 23

1.5.1.2. Les composantes du risk management .................................................... 23

1.5.2. Les dispositifs de management des risques liés à la comptabilité matière ..... 24

CHAPITRE 2 : DEMARCHE D’ELABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURE

DU PROCESSUS DE LA COMPTABILITE MATIERES ................................................. 28

2.1. Notions sur le manuel de procédures ................................................................... 28

2.1.1. Définition et objectifs du manuel de procédures .............................................. 28

2.1.1.1. Définition du manuel de procédures ......................................................... 28

2.1.1.2. Objectifs du manuel de procédures .......................................................... 29

2.2. Architecture du manuel de procédures ................................................................. 30

2.2.1. La première partie : sommaire et l’introduction générale ................................ 30

2.2.2. La deuxième partie : les fiches de procédures proprement dites ...................... 30

2.2.3. La troisième partie : les annexes et tables complémentaires ............................ 31

2.3. Processus d’élaboration du manuel de procédures ............................................... 31

2.3.1. Phase de préparation ......................................................................................... 32

2.3.1.1. Prise de connaissance générale ou travaux préliminaires ......................... 32

2.3.1.2. Inventaires des procédures existantes ....................................................... 33

2.3.1.3. Dossier par procédure ............................................................................... 33

2.3.2. Phase de réalisation .......................................................................................... 34

2.3.2.1. L’évaluation des procédures existantes .................................................... 34

2.3.2.2. L’élaboration d’une cartographie des risques ........................................... 34

2.3.2.3. La conception du manuel de procédures .................................................. 36

2.3.3. Finalisation de la mission ................................................................................. 37

2.3.3.1. Rédaction des procédures ......................................................................... 37

CHAPITRE 3 : METHODOLOGIE DE L’ETUDE ............................................................ 38

3.1. Modèle d’analyse ................................................................................................. 38

3.2. Outils de collecte et d’analyse des données ......................................................... 39



ABA Soumalé Marie- Josée 5ème Promotion MPACG- CESAG viii

3.2.1. Outils de collecte des données ......................................................................... 39

3.2.1.1. Analyse documentaire .............................................................................. 39

3.2.1.2. Interviews ................................................................................................. 39

3.2.1.3. L’observation ............................................................................................ 40

3.2.2. Outils d’analyse des données ........................................................................... 40

3.2.2.1. Questionnaire de contrôle interne ............................................................. 40

3.2.2.2. Test de conformité .................................................................................... 40

3.2.2.3. Test de permanence .................................................................................. 41

3.2.2.4. Grille d’analyse des tâches ....................................................................... 41

3.2.2.5. Carte des risques ....................................................................................... 42

DEUXIEME PARTIE : CADRE PRATIQUE DE L’ETUDE ............................................... 44

CHAPITRE 4 : PRESENTATION DE LA DIRECTION GENERALE DU PLAN ........... 46

4.1. Mission de la DGP ............................................................................................... 46

4.2. Structure Organisationnelle de la DGP ................................................................ 46

4.2.1. La Direction des Stratégies de Développement (DSD) .................................... 47

4.2.2. La Direction de la Planification Nationale (DPN) ........................................... 48

4.2.3. La Direction de la Population et de la Planification du Développement Humain

(DPPDH) ....................................................................................................................... 48

4.2.4. La Direction du Contrôle interne (DCI) ........................................................... 48

4.3. Le Bureau de Gestion ........................................................................................... 49

CHAPITRE 5 : DESCRIPTION ET EVALUATION DES PROCEDURES ACTUELLES ..

................................................................................................................................... 51

5.1. Description des procédures de la comptabilité des matières existantes ............... 51

5.1.1. Expression des besoins ..................................................................................... 51

5.1.2. La vérification de l’existence des matières en stock ........................................ 52

5.1.3. Passation des commandes ................................................................................ 52

5.1.4. La réception des matières ................................................................................. 53

5.1.5. Le stockage des matières .................................................................................. 53

5.1.6. La vérification du Contrôleur des opérations financières (COF) ..................... 53

5.1.7. L’enregistrement des mouvements ................................................................... 53

5.1.8. Inventaire Physique .......................................................................................... 54

5.2. Evaluation des procédures existantes .................................................................. 54

5.2.1. Identification des risques ................................................................................. 54

5.3. Evaluation des risques .......................................................................................... 56



ABA Soumalé Marie- Josée 5ème Promotion MPACG- CESAG ix

5.4. Elaboration de la cartographie des risques ........................................................... 57

5.4.1. Présentation de la matrice des risques .............................................................. 57

5.4.2. Analyse de la matrice des risques .................................................................... 58

5.5. Orientation du manuel de procédures ................................................................... 59

5.5.1. Objectifs du manuel de procédures .................................................................. 59

5.5.2. Structure du manuel de procédures .................................................................. 60

5.5.3. Mode d’utilisation du manuel ......................................................................... 60

5.5.4. Mise à jour ........................................................................................................ 61

CHAPITRE 6 : PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES DE LA

COMPTABILITE DES MATIERES ................................................................................... 62

6.1. Présentation du Manuel de Procédures ................................................................ 63

6.2. Recommandations ................................................................................................ 98

CONCLUSION GENERALE ................................................................................................ 100

ANNEXES ............................................................................................................................. 103

BIBLIOGRAPHIE ................................................................................................................. 125


INTRODUCTION GENERALE



ABA Soumalé Marie- Josée 5ème Promotion MPACG- CESAG 2

La gestion des ressources et des opérations est une tâche complexe en ce sens que l'entreprise

doit constamment ajuster ses méthodes de fonctionnement pour répondre à la rotation du

personnel et aux besoins d'informations rapides.

Dans un environnement en constante évolution, l'entreprise ne doit pas perdre de vue

l'importance et la fiabilité de l'information financière qui l'aide dans la prise de décisions. A

cette fin, l’article 16 du règlement relatif au droit comptable dans les pays de l’UEMOA fait

obligation aux entreprises de l’espace, de disposer d’un manuel de procédures. Cette

disposition vise à promouvoir la production d’informations comptables et financières fiables.

Cet outil qui est à la fois opérationnel et pédagogique pour la conduite des opérations a pour

objectif de situer les responsabilités et les pouvoirs. Il contribue à améliorer l'efficacité et

l'économie liées à certains processus décisionnels et permettent de minimiser les risques

opérationnels pouvant compromettre le bon fonctionnement de l’entreprise.

Une entreprise qui ne dispose pas d’un tel référentiel s’expose à plusieurs difficultés. En effet,

bon nombre de faillites d’entreprises découlent d’une mauvaise organisation.

La Direction Générale du Plan (DGP), qui est un détachement du Ministère de l’Economie et

des Finances du Sénégal, est chargée de proposer les orientations stratégiques à moyen et long

terme de la politique économique et sociale du pays. Pour atteindre ses objectifs de manière

efficiente, elle doit se doter d’un manuel de procédures en vue de rendre rigoureuse et efficace

la gestion de ses opérations. Cependant, force est de constater qu’elle ne dispose pas de

manuel de procédures.

La non formalisation des procédures de la comptabilité matières à la DGP, ne permet pas aux

opérationnels d’adopter une politique de gestion efficace. Cette situation entraine souvent des

omissions dans la comptabilisation des opérations et occasionne des ruptures ou des

détentions de stocks excessifs.

Cette absence de manuel de procédures à la DGP pourrait s’expliquer principalement par :

o l’absence des documents comptables ;

o le caractère informel de l’organisation de la DGP ;

o l’inexistence d’un système d’information dédié à la comptabilité des matières.

La gestion informelle des matières à la DGP peut avoir les conséquences suivantes :




o les détournements et le gaspillage ;

o l’inexistence d’un référentiel pour les missions d’audit ;

o la non-traçabilité de l’information financière.

En tenant compte de ces différentes conséquences, nous pouvons proposer les solutions

suivantes pour juguler le problème :

o mettre à la disposition du comptable des matières des documents comptables ;

o mettre en place un système d’information dédié à la comptabilité matières ;

o concevoir un manuel de procédures de la gestion des matières.

La dernière solution nous semble la plus complète pour répondre aux préoccupations de la

DGP. En effet, le manuel de procédures va servir de mémoire permanente à l’organisation,

d’outil de formation, de communication interne et externe, d’analyse et d’optimisation des

ressources afin d’asseoir une gestion saine et transparente des activités du cycle des matières.

Partant de ce fait, la question principale à laquelle nous tenterons d’apporter une réponse est

la suivante : Comment améliorer la gestion des matières de la direction générale du plan par la

mise en place d’un manuel de procédures afin d’assurer une plus grande efficacité du contrôle

interne ?

Plus spécifiquement il s’agira de trouver les réponses aux questions suivantes :

o qu’est-ce qu’un manuel de procédures ?

o quelle démarche adopter pour la conception d’un manuel de procédures ?

o quelle est l’efficacité des procédures existantes ?

o quels sont les dispositifs de contrôle interne à mettre en place par la DGP dans le cadre

des nouvelles procédures de la comptabilité matière ?

Autant de questions auxquelles nous tenterons de répondre à travers notre thème qui

s’intitule : « Conception d’un manuel de procédures lié à la comptabilité matières de la

Direction Générale du Plan du Ministère de l’Economie et des Finances du Sénégal »

L’objectif principal de cette étude est d’élaborer un manuel de procédures de gestion des

matières qui puisse servir de cadre de référence pour la DGP et ce, conformément aux

exigences des normes comptables du secteur public. Pour cela, nous avons comme objectifs :




o définir le manuel de procédures ;

o définir une démarche d’élaboration du manuel de procédures ;

o décrire et évaluer les procédures existantes de la comptabilité matières ;

o identifier les forces et faiblesses qui en découlent ;

o enfin proposer et formaliser de nouvelles procédures de gestions des matières.

Dans le cadre de notre étude, nous traiterons de la comptabilité des matières suivantes : les

fournitures de bureau, les matériels informatiques, mobiliers de bureau, et matériels de

transports. L’intérêt de concevoir un manuel de procédures relatif à la gestion des matières se

trouve à deux niveaux :

pour la Direction Générale du Plan :

Elle lui permettra de se conformer aux dispositions de l’IPSAS. Le manuel de procédures est

un élément important du contrôle interne de l’entreprise, pour cela il définira de façon précise,

le cadre de travail et permettra à chaque agent, de connaître les tâches qui lui sont dévolues.

En somme, la DGP disposera d’un manuel lui permettant d’améliorer ses procédures. Aussi le

manuel de procédures servira de référentiel pour les audits de l’entreprise ;

pour nous même :

Ce sera une occasion de mettre en pratique nos connaissances théoriques, de les approfondir

et de maîtriser les outils, techniques et démarche d’élaboration d’un manuel de procédures de

qualité.

Pour mener à bien cette étude, nous allons, dans une première partie, présenter le cadre

théorique qui sera essentiellement consacré à la revue de la littérature et à la méthodologie du

travail. Elle nous permettra aussi d’appréhender la démarche d’élaboration du manuel de

procédures. La seconde partie portera dans un premier temps sur la présentation de la DGP,

ensuite sur les procédures existantes et sur celles de la comptabilité des matières et enfin nous

proposerons des recommandations idoines.


PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE




La rédaction des procédures par les organisations s’est largement développée conformément

aux exigences règlementaires (article 16 de l’organisation comptable OHADA).

Dès lors, la formalisation des procédures et des méthodes de travail a pris un essor

considérable avec des conséquences positives, diverses telles que l’amélioration de la maîtrise

des activités formalisées et celle de la communication de l’entreprise.

Cependant, la formalisation des procédures nécessite au préalable d’identifier les risques liés à

chaque processus.

Nous allons, dans cette première partie, aborder les aspects théoriques. Elle se subdivise en

trois chapitres. Le premier sera consacré aux fondements théoriques du contrôle interne des

matières, le deuxième mettra en exergue les éléments théoriques de l’élaboration du manuel

de procédures, et enfin le troisième présentera la méthodologie que nous avons adoptée dans

le cadre de l’élaboration des procédures de la Direction Générale du Plan.




CHAPITRE 1 : CONTROLE INTERNE DU PROCESSUS DE LA COMPTABILITE

MATIERES

Selon BARRY (2009 :13), le contrôle interne est défini comme l’ensemble des sécurités qui

contribuent à assurer, d’une part, la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de

l’information, et d’autre part l’amélioration des performances. De ce point de vue, nous

pouvons dire que le contrôle interne veille au bon déroulement des processus de

comptabilisation et permet à l’organisation de détecter les erreurs liées à la comptabilisation, à

la gestion des matières et de faire des ajustements nécessaires.

Nous allons dans ce présent chapitre présenter la comptabilité matières et le processus de

gestion des matières dans un premier temps et dans un second temps traiter les différents

aspects du contrôle interne de ce processus selon l’approche par les risques, les risques liés

aux procédures des matières et les dispositifs de maîtrise de ces risques.

1.1. Définitions et Rôles de la comptabilité des matières

Souvent appelée comptabilité des magasins, la comptabilité des matières est régie par les

instructions générales du 23 avril 1974 au Sénégal aussi bien pour le compte de l’état, des

collectivités locales que pour les établissements publics.

1.1.1. Définition de la comptabilité matières

Selon la directive n°06 /97/CM /UEMOA portant règlement général sur la comptabilité

publique :

Article 3 : « la comptabilité matière est la comptabilité des biens immobiliers, biens mobiliers

et matières qui constituent le patrimoine de l’Etat et des autres organismes publics »

Selon les dispositions générales du recueil des textes sur les collectivités locales au Sénégal :

Article 1 : « la comptabilité matières est une comptabilité d’inventaire permanent des biens

immobiliers ou mobiliers autres que les dernières valeurs ou archives administratives

appartenant à l’Etat, les collectivités locales ou à un établissement public »




Article 2 : « la comptabilité matières est une comptabilité des quantités avec mention sur tous

les documents et pièces justificatives de renseignements sur les qualités et caractéristiques de

bien comptabilisés »

Ces renseignements qui doivent permettre une identification rapide de chaque objet

concernent en général sa nature et ses caractéristiques, conformément à la pièce comptable

justificative de son acquisition.

1.1.2. Rôles de la comptabilité matières

La comptabilité matières permet :

o une traçabilité des fonds alloués ;

o une tenue d’inventaire ;

o une description permanente des mouvements des matières ;

o un suivi des matières jusqu'à leurs sorties définitives.

1.2. Les matières et leurs nomenclatures

Nous allons, dans cette section, définir dans un premier temps les matières et ensuite donner

leurs nomenclatures.

1.2.1. Définition des matières

Selon le dictionnaire Larousse (2000 :444), la matière est la substance qui compose tout corps

ayant une réalité tangible. Les quatre états les plus communs sont l’état solide, l’état liquide,

l’état gazeux et l’état plasma.

1.2.2. Nomenclature des matières

La nomenclature distingue deux groupes de comptes généraux à savoir celui des matières du

premier groupe et l’autre du deuxième groupe. Selon l’article 5 du recueil des textes de

collectivités locales au Sénégal.




1.2.2.1. Les matières du premier groupe

Ce premier groupe de comptes généraux est réservé au classement des objets destinés à un

usage de plusieurs années. Ces biens sont destinés à être utilisés de façon durable dans

l’entreprise.

Il faut noter que ces matières du premier groupe correspondent aux immobilisations dans le

secteur privé d’où les mêmes procédures de gestion.

Il existe trois types d’immobilisations à savoir les immobilisations incorporelles, corporelles

et financières. Pour notre cas, nous allons nous limiter aux corporelles.

Selon OBERT (2004 : 375) les immobilisations corporelles sont des actifs corporels,

propriétés de l’entreprise. Cette dernière les utilise pour plus d’un exercice comptable soit :

o pour la production des biens et services ;

o pour être loués où à des fins administratives.

Selon les normes comptables internationales du secteur public (IPSAS 17) « Les

immobilisations corporelles sont des actifs corporels qui sont détenus par une entité soit pour

être utilisés dans la production ou la fourniture de biens ou de services, soit pour être loués à

des tiers, soit à des fins administratives; et dont on s’attend à ce qu’ils soient utilisés sur plus

d'une période de reporting »

La norme IPSAS 17 impose qu’une entité applique le principe général de la comptabilisation

des actifs à tous les coûts d’une immobilisation corporelle au moment où ils sont encourus, y

compris les coûts initiaux et les dépenses ultérieures.

Souvent il y a des confusions entre immobilisations corporelles et stocks lors de la

comptabilisation des biens de l’entreprise. Cette confusion peut être levée par les critères de

durée de vie et de la valeur minimale, pour éviter les erreurs de comptabilisation.

1.2.2.2. Les matières du deuxième groupe

Le deuxième groupe de comptes généraux est réservé aux fournitures, ingrédients et denrées

consommables au premier usage. Comme exemple nous pouvons citer : les fournitures de




bureau, le carburant etc. A l’instar des matières du premier groupe, celles du deuxième groupe

correspondent aux stocks dans le secteur privé.

• Définition du stock

La notion de stock est rattachée au cycle d’exploitation de l’entreprise. Les stocks se

composent des marchandises, des matières premières et des matières consommables de

fournitures, de produits ayant atteint un stade déterminé d’élaboration des produits en cours,

produits finis) et d’emballages commerciaux. Ces stocks doivent être la propriété de

l’entreprise et sont destinés soit :

o à la vente en l’état ;

o au processus de fabrication des produits finis ;

o à diverses utilisations permettant le fonctionnement normal des services (stocks

d’imprimés, fournitures de bureau, stock de carburant) ou l’entretien des moyens de

production (stocks des pièces détachées, de lubrifiants, etc. selon BARRY (2009 :108)

Les objectifs de la mise en place des stocks est de parer à la pénurie en produits nécessaires à

la vie du cycle d’exploitation de l’entreprise. Mais selon ZERMATI (1997 : 13), « les stocks

peuvent être constitués d’un but spéculatif ; on achète à la baisse pour revendre à la hausse ».

Selon les normes internationales du secteur public (IPSAS 12), les stocks sont des actifs :

o sous forme de matières premières ou de fournitures devant être consommées dans le

processus de production;

o sous forme de matières premières ou de fournitures devant être consommées ou

distribuées dans le processus de prestation de services;

o détenus pour être vendus ou distribués dans le cours normal de l’activité; ou en cours

de production pour la vente ou la distribution.

Lorsque les stocks sont vendus, échangés ou distribués, la valeur comptable de ces stocks doit

être comptabilisée en charges de l'exercice au cours duquel les produits correspondants sont

comptabilisés. S’il n’y a pas de produits correspondants, la charge est comptabilisée au

moment de la distribution des biens ou de la fourniture du service correspondant.




Le montant de toute dépréciation des stocks ainsi que toutes les pertes de stocks doit être

comptabilisé en charges de l'exercice au cours duquel la dépréciation ou la perte se produit.

Le montant de toute reprise d'une dépréciation des stocks doit être comptabilisé comme une

réduction du montant des stocks comptabilisé en charges dans l'exercice au cours duquel la

reprise intervient.

1.3. Processus de la comptabilité des matières

Dans cette section, nous présenterons d’abord les acteurs de la comptabilité matière, ensuite

les documents comptables qui servent de base de travail et enfin nous décrirons les différentes

fonctions de ce processus.

1.3.1. Les acteurs de la comptabilité matières

Selon le recueil des textes sur les collectivités locales au Sénégal (l’article 10 ; 3) Décret

n°81-844 du 20-08-81, « sous le contrôle du ministre chargé des finances ordonnateur des

matières, l’exécution de la comptabilité des matières est assurée, par les administrateurs de

crédit en tant qu’administrateur des matières et par les comptables des matières secondés

éventuellement par les responsables de magasins »

Les articles 11 et 12 nous définissent successivement le rôle de chaque acteur.

« L’ordonnateur des matières a pour mission d’assurer l’application des règlements, de

contrôler les opérations des administrations des matières en vérifiant notamment la

concordance avec l existent chez le comptable des matières »

« Les administrations des matières prennent des décisions des mouvements des matières et

sont responsables des certifications des mouvements qu’ils décrivent »

L’article 13 du même recueil édifie sur les responsabilités du comptable des matières, « les

comptables des matières enregistrent les entrées, les sorties, réunissent les pièces

justificatives des opérations et sont chargés de l’entretien et conservation des matières qui

sont sous leur contrôle. »

En outre ils sont chargés de la tenue des inventaires généraux et doivent par conséquent

s’assurer de la concordance entre les écritures et l’existant.




1.3.2. Les documents comptables

Selon l’article 18 du même recueil, tout comptable des matières est tenu d’enregistrer les faits

de sa gestion sur les documents ci-après :

o le livre- journal ;

o le grand -livre des comptes tenu;

o la balance générale des comptes.

a. Le livre-journal

Selon GOVOEI (2007 ; 42), « c’est un document comptable rendu obligatoire par la loi. Il est

constitué d’articles, un article étant considéré comme une opération réalisée au sein de

l’entreprise. »

L’entreprise peut procéder au regroupement de toutes les opérations de même nature, réalisées

en un même lieu au cours d’une même journée et ce, sur la base d’une pièce justificative

unique.

b. Le grand-livre

Selon SAMBE (2003 ; 110), le grand-livre est un document comptable regroupant l’ensemble

des comptes de l’entreprise avec les différents mouvements. Il se présente sous plusieurs

formes : listing informatique pour les entreprises informatisées, bac à fiches, feuilles mobiles

classés et registre à feuille. C’est un document rendu obligatoire par la loi.

c. La balance générale des comptes

Selon ERSA (2007 : 120), tous les comptes du grand-livre général sont présentés, après

sommation de chacun, dans un document comptable récapitulatif appelé balance générale des

comptes. Il existe des balances à plusieurs colonnes (2, 4,6 ou plus).

1.3.3. Les fonctions du processus de la comptabilité matière

Cette partie sera consacrée à la présentation des étapes du processus de la comptabilité

matière. Soulignons qu’il existe deux types de matières à savoir les matières du premier




groupe et celles du deuxième groupe, qui présentent des points de similarités et de

dissemblances que nous présenterons dans le tableau ci-après :

Tableau 1 : Similarité et dissemblance des deux matières

Matière du premier groupe Matière du deuxième groupe

Similarités - expression interne des besoins ;

- passation de commandes ;

- réception des matières ou entrée des matières ;

- gestion des matières ;

- sortie des matières ;

- comptabilisation des matières ;

- inventaire physique

- constatation des .dépréciations

Dissemblances - travaux de régularisation ;

- cession, les destructions et les mises au rebut et à l’échange ;

- valorisation des stocks ;

Source : Nous-mêmes à partir de BARRY (2009 :114-115) et AHOUANGANSI (2006 :448).

Les fonctions citées ci-dessus seront développées dans les sections suivantes :

1.3.3.1. Expression interne des besoins

Cette fonction est relative aux expressions formulées par les différents services ou

départements pour la satisfaction de leurs besoins en biens d'équipements et autres

immobilisations corporelles (Barry, 2004: 37). Ils sont en général exprimés par des demandes

d'achats ou demandes de démarrage des travaux

1.3.3.2. Passation des commandes

Elle intervient après la sélection du fournisseur et relative aux opérations d'émission de bons

de commande ou de lettres de commande. Elle englobe aussi les opérations de relance de

fournisseurs en cas de retard constaté dans le processus commande (Barry, 2004 : 20).




1.3.3.3. Réception des matières

Elle regroupe les opérations de contrôles qualitatifs et quantitatifs des biens livrés par le

fournisseur. Elle est exercée par une personne ou par une commission de réception dans les

grandes entreprises (Barry, 2004 : 20). Elle est généralement matérialisée par un bordereau de

réception ou un procès-verbal de réception établi par la personne ou la commission qui reçoit.

1.3.3.4. Gestion des matières

Selon BRUEL (2003 : 145), elle regroupe les procédures de suivi des immobilisations:

l'établissement des fichiers des immobilisations, les opérations d'entretien et de maintenance,

les opérations d'inventaire physique des biens ainsi que la couverture des biens par des polices

d'assurance. Cette fonction est indispensable pour toute entreprise industrielle. Il s’agit ici

d’identifier des niveaux de stocks permettant a l’entreprise de prendre des décisions de

gestion.

Aussi, afin d’éviter toute rupture de stock, l’entreprise doit porter son attention sur plusieurs

niveaux de stocks :

o stock maximum : ce stock est celui qu’il ne faut pas dépasser afin d’éviter un sur

stockage.

o stock minimum : il représente la consommation pendant le délai de livraison, c’est-à-

dire l’intervalle de temps entre la date d’une commande et sa date de livraison.

o stock de sécurité : il garantit l’entreprise contre une rupture de stock dans les cas :

• d’un retard de livraison ;

• d’une accélération de la consommation

o stock d’alerte : ce stock est aussi appelé stock de réapprovisionnement et permet de

faire face à la consommation pendant le délai de livraison et le délai de sécurité.

1.3.3.5. Sortie des matières

Selon GUILLAUME (2002 :23), « l’absence totale de toute forme de contrôle est néfaste».

Cette étape de la gestion des matières consacre la sortie des biens du patrimoine et aussi les

articles en stockage pour satisfaire une demande de consommation.




Pour les demandes de consommation, toute sortie d’un article devra faire l’objet de contrôles

de quantité et de qualité.

Les contrôles quantité

D’après FAUTRAT (2002 :5), Cette tâche est exécutée au vu d’un document essentiel appelé

bon de sortie. Ce document qui précise la nature et les quantités des articles à sortir est

autorisé par les responsables désignés à cet effet par la Direction Générale. Mais une bonne

gestion des matières exige que le bon de sortie soit également revêtu de la signature du

service demandeur ; le non respect de cette dernière précaution peut conduire à un

détournement de stocks.

Les contrôles qualité

La qualité est un objectif pour toute entreprise quelle que soit la nature de son activité

(BILODEAU & al, 2002 :38)

Les articles ne sont pas à l’abri de dépréciation durant le stockage. Aussi, le contrôle de leur

qualité s’impose au moment de leur sortie. Dans tous les cas, la livraison d’un article

défectueux est à la charge du fournisseur qui remet, en contrepartie, une facture d’avoir au

client.

Pour les articles destinés à la propre consommation de l’entreprise, le contrôle de la qualité est

également de rigueur. En effet, une consommation d’articles de mauvaise qualité peut

endommager les outils de production, empêchant ainsi l’atteinte des objectifs de l’entreprise.

Selon CHEN (2006 : 15), «la qualité est une construction qui commence bien avant la

production et l’utilisation de l’objet, par sa conception et s’achève souvent longtemps après

qu’on a cessé d’utiliser le produit, par sa destruction et son recyclage ».

1.3.3.6. Cessions, destructions et mises au rebut

Elle concerne les procédures suivantes:

o l'identification des immobilisations éligibles à la réforme, à la cession, à la mise au

rebut, ou à l échange ;




o l'approbation préalable de ces opérations par les personnes ou organes habilités par

l’entreprise;

o l'information du service comptable (Lozato, 2001 : 27).

1.3.3.7. Comptabilisation des matières

Selon MABUDU (2005 :7), « la comptabilité est, depuis longtemps, considérée comme une

connaissance utile. Elle est nécessaire à celui qui veut diriger une entreprise, exploiter un

commerce, administrer une collectivité ; même l’actionnaire, l’épargnant, le citoyen ne

peuvent l’ignorer. Exprimée en terme simple, elle peut être comprise par tous ».

Pour SAMBE & al (2008 :32), « la comptabilité peut être définie comme un système

d’organisation de l’information financière permettant de :

o saisir, classer enregistrer des données de base chiffrées ;

o fournir, après traitement approprié, un ensemble d’informations conformes aux

besoins de divers utilisateurs intéressés ».

Dans le souci d’obtenir des informations stables sur la gestion des stocks, les chefs

d’entreprise s’orientent de plus en plus vers la gestion informatisée.

1.3.3.8. Inventaire physique

Les inventaires se caractérisent par des contrôles physiques. Pour COOPERS & al (1998 :73),

«le matériel, les stocks, les titres, les disponibilités et autres actifs font l’objet d’une protection

physique et d’inventaires périodiques dont les résultats sont comparés aux données figurant

sur les documents de contrôle ».

L’inventaire physique des stocks est obligatoire à la clôture de l’exercice : recensement et

valorisation des marchandises, matières premières, approvisionnements et produits fabriqués

qui sont la propriété de l’entreprise.

L’objectif poursuivi par l’inventaire physique est la confirmation de l’existence physique d’un

élément d’actif. Ce travail doit être conduit avec ordre, méthode et précision.

Selon BARRY (2009 :113), « cette fonction particulièrement importante comprend toutes les

opérations de recensement physique des stocks de l’entreprise, en vue de conforter ou, en cas




d’écart, de rectifier les soldes comptables des stocks ». Le rapprochement des inventaires

physiques et des inventaires théoriques peut aboutir soit à des écarts positifs appelés bonis

d’inventaires, soit à des écarts négatifs appelés malis d’inventaires. Mais la qualité de

l’inventaire dépend de la bonne tenue des livres comptables obligatoires.

Il existe deux types d’inventaire :

o l’inventaire de fin d’année qui permet de valoriser les stocks nécessaires à

l’établissement du bilan de l’exercice ;

o l’inventaire tournant qui se déroule tout le long de l’année

Quel que soit le type d’inventaire utilisé, les prises d’inventaires nécessitent le respect

rigoureux de la procédure ci-après :

a) Préparation de l’inventaire :

o la nomination d’un responsable de l’inventaire et des intervenants ;

o les instructions à donner pour la prise d’inventaire ;

b) Déroulement de l’inventaire :

o le travail préparatoire ;

o l’intervention des équipes de comptage ;

o l’exploitation des résultats du comptage ;

o le contrôle du travail d’inventaire (SAMBE & al, 2008 :214-21).

1.4. les risques opérationnels liés au cycle immobilisations

Il s'agira pour nous dans cette section de faire dans un premier temps, un aperçu de la notion

de risque, des différents types de risques, et dans un second temps nous allons aborder les

risques opérationnels liés au processus de la comptabilité matière.

1.4.1. La notion du risque

La notion de risque est inhérente aux affaires commerciales (Nadeau, 2007 : 1). Il apparaît

essentiel pour tout manager, soucieux de l'atteinte des objectifs stratégiques, opérationnels et

financiers de son entreprise, d'avoir une vision large des événements susceptibles d'avoir des




conséquences sur la réalisation de ceux-ci (objectifs). A partir de là, la notion de risque et de

sa gestion doit occuper une place de choix dans ses activités managériales.

En effet, les expériences relatées dans le domaine du management des risques, ont largement

témoigné des avantages pour l'entreprise de gérer ses risques .opérationnels (Pouliot &

Bilodeau, 2002 :35)3. Ainsi nous allons parcourir les définitions des risques données par les

auteurs et faire ressortir les points essentiels.

1.4.1.1. Définition du risque

Comme précédemment annoncé, le risque a fait l'objet de plusieurs définitions dont quelques

unes seront revues.

Un risque «est une situation (ensemble d’évènements simultanés ou consécutifs) dont

l’occurrence est incertaine et dont la réalisation affecte les objectifs de l’entreprise qui le

subit», (Barthélemy, 2000 : 11).

Cette définition est très large et englobe non seulement les risques ayant un effet positifs (ou

risque spéculatif, ceux que l’entreprise recherche) mais aussi les risques à effets négatifs (ou

risque purs, ceux que l’entreprise craint).

Quant à HAMZAOUI, (2005 :98), il définit le risque comme étant « un ensemble d’aléas

susceptible d’avoir des conséquences négatives sur une entité et dont le contrôle interne et

l’audit ont notamment pour mission d’assurer autant que faire se peut la maîtrise ».

Nous pouvons ajouter à cette définition, le risque d’opportunité qui consiste à décider en

connaissance de cause de prendre un risque mais en se donnant les moyens de le maîtriser.

A travers ces définitions, nous pouvons faire ressortir les composantes du risque :

o la gravité, ou conséquence de l’impact ;

o la probabilité ou la fréquence probable de l’occurrence du risque.

Le risque se mesure par la combinaison de ces deux composantes, la criticité.

Le risque est donc une incertitude liée à toute action ou décision, ou évènement incertain qui

empêche l’entreprise de poursuivre ses objectifs.




1.4.1.2. Objectif de l’approche par les risques

L’approche par les risques a pour objectifs de prévenir l’entreprise des risques dont la

réalisation pourrait l’empêcher d’atteindre ses objectifs. Selon COOPERS & al (2000 : 257),

les objectifs de l’approche par les risques sont recherchés par les responsables , les dirigeants

et l’audit interne.

Les objectifs recherchés par les responsables opérationnels

o disposer d’une vision détaillée des risques existant au niveau de chaque processus

d’activité ;

o analyser les risques dans le but de prendre des mesures correctives efficaces et

d’assurer leur suivi.

Les objectifs recherchés par les dirigeants

o disposer d’une vision globalisée des risques existants, dans les différentes unités au

titre des différentes activités ;

o leur permettre d’être informés de la nature et des zones de risques, afin de définir les

orientations générales susceptibles d’améliorer structurellement la maîtrise des risques

et de mieux superviser le management opérationnel.

Les objectifs recherchés par l’audit interne

o disposer d’une vision globalisée des risques existants dans les différentes unités, au

titre des différentes activités ;

o aider à la programmation pertinente des missions d’audit, en fonction de la nature et de

la gravité des risques existants.

1.4.1.3. Typologie des risques opérationnels

Les risques existent partout ; l’important est de savoir les évaluer, les anticiper, les contrôler

et les gérer avec rigueur. La complexité et la diversité de l’environnement ne permettent pas

de dresser une liste exhaustive des risques. Les différentes définitions du risque ont montré

que leur détermination est énormément liée à l’expérience.




Le risque inhérent ou risque brut

Selon BERNARD & al (2008 :68), c’est : « le risque évalué avant tout dispositif de maitrise

des risques, et correspond à l’exposition de l’organisation à son univers des risques

intrinsèques à ses activités »

Le risque de non contrôle

Selon OBERT (1995;117), c’est le risque que le système de contrôle interne de l’entreprise ne

prévient pas ou ne détecte pas de telles erreurs. C’est le risque lié aux insuffisances du

dispositif de contrôle interne mis en place au sein d’une entreprise dans les états financiers).

Le risque résiduel

Selon MOREAU (2000 : 98), le risque résiduel peut être défini comme étant : « Le risque

restant après une mesure de réponse ou d'atténuation des risques (mesures existantes et

stratégies incrémentales ou progressives) ».

Risques opérationnels

C’est le risque qui concerne le fonctionnement de l’entreprise, la continuité d’activité. Il est

défini comme étant le risque de pertes résultant de l’inadaptation ou de la défaillance des

procédures internes, de personnes ou de systèmes ou résultant d’évènement extérieurs

(MADERS & al, 2006 : 258).

Nous pouvons ainsi dire que le risque peut se définir comme étant la probabilité qu'un

événement, de par sa survenance, ait une conséquence négative sur la réalisation des objectifs

de l'entreprise.

Une lecture de ces définitions fait ressortir deux éléments qui nous semblent fondamentaux

pour une cartographie des risques. Il s'agit de :

o l'impact ;

o la probabilité de survenance.




a. Impact du risque

Il correspond à la conséquence liée à la survenance du risque. Il permet d'appréhender la

portée de celui-ci pour l'entreprise comme par exemple une catastrophe naturelle. En effet, un

risque peut paraître peu probable mais comportant de lourdes conséquences quant à son

impact.

b. Probabilité de survenance

Il s'agit de l'occurrence ou de la fréquence de réalisation d'un événement pouvant impacter

négativement les objectifs de l'entité (Renard, 2007 : 39).

1.4.2. Identification des risques liés au processus de la comptabilité matières

Pour une meilleure compréhension des risques liés au processus de la comptabilité matière,

nous allons identifier les risques liés à chaque processus et synthétisé dans le tableau suivant :

Tableau 2 : Identification des risques liés au processus de la comptabilité matière

Sous processus Risques liés aux sous processus Impacts Expression interne des besoins

-mauvaise description des besoins ; -demande de matériel non nécessaire ou inopportun ; - demandes non autorisées.

Achat non conforme. Insatisfaction de l’agent.

Passation des commandes

-commande émise de façon désordonnée, en dehors des prévisions -risque de non-respect des termes de la commande par le fournisseur.

Détournement.

Réception des matières

-absence de transmission de PV de réception ; -omission ; - réception tardive ; -non codifications des immobilisations reçues ; -risque de réception frauduleuse au détriment de l’entreprise.

-Entrave à l’efficacité opérationnelle. -Atteinte au patrimoine de l’entreprise.

Gestion des matières - vols ou pertes des matières ; -non-respect des contrats d’entretien et maintenance pour les immobilisations ; -absence de police

-Rupture des stocks. -Baisse des performances.




d’assurance pour les stocks ; -insuffisance ou inadéquation des aires de stockages ; -utilisation des matières à des fins personnelles.

-Panne fréquente. -Dégradation des matières. -Atteintes au patrimoine de l’entreprise.

Sortie des matières -sortie anarchique des matières ou de quantités disproportionnées au besoin réel ; -livraison suite à des commandes non autorisée, - détournement des matières.

-Rupture de stock ; -Atteintes au patrimoine de l’entreprise.

Cession, destruction des immobilisations

-immobilisation cédée sans autorisation hiérarchique ; -cession inefficiente des immobilisations ; -non comptabilisation des immobilisations cédées ; -destruction d’immobilisation non autorisées.

-Perte d’efficacité. -Pertes financières. -Atteinte au patrimoine.

Comptabilisation des matières

-double comptabilisation ; -absence de comptabilisation ; -matière comptabilisée sur le mauvais exercice ; - comptabilisation sans support ;

-Non fiabilité des comptes d’immobilisations et de stocks, -Situation non réelle des arrêtés mensuels.

Inventaire Physique -inventaire non fiable, mal organisé (difficulté de comptage) ; - les stocks en comptabilité erronés ; -non immatriculation des stocks ; -inventaire non exhaustifs ; -non mise à jour des fichiers après l’inventaire ; -non comptabilisation des écarts.

- Manque de visibilité réel sur le patrimoine. -Suivi défaillant des matières. -Non fiabilité des comptes.

Travaux de régularisation

-non ajustement des comptes d’immobilisation ; -base non fiable pour la détermination des amortissements et provisions ; -erreur de comptabilisation des amortissements et provisions ;

- Compte de résultat non fiable, -Redressement fiscaux.

Valorisation et dépréciation des stocks

-Valorisation des stocks erronés ; -La surévaluation des stocks ; - L’inexactitude du montant comptable des stocks.

Compte de résultat non fiable

Source : Nous-mêmes à partir de Schick & al (2002 :52) et Angot & al (2004 : 144-145).




L’analyse des sous processus qui composent le processus de la comptabilité matières nous a

permis d'identifier l'ensemble des risques opérationnels auxquels celui-ci est exposé.

Pour ces risques opérationnels décelés, il est important de rattacher des dispositifs de contrôle

interne pour les maitriser.

1.5. Dispositifs de maitrise des risques opérationnels liés à la comptabilité matières

RENARD (2010 :169), affirme que « les faiblesses, insuffisances, dysfonctionnement du

système de contrôle interne trouvent toujours leur cause première dans la défaillance d’un des

dispositifs de contrôle interne mis en place par les responsables (ou qui n’a pas été mis en

place) ». Cette affirmation montre qu’il est indispensable que les managers aient une

connaissance précise sur ces dispositifs.

1.5.1. Définition et composantes du risk management

La maitrise des risques au sein d’une entreprise passe par la mise en place de bons dispositifs

de management à l’image des pratiques d’organisation communément admises.

1.5.1.1. Définition du risk management

Selon le COSO II (2007 ; 5), « le management des risques est un processus mis en œuvre par

le conseil d’administration, la direction générale, le management et l’ensemble des

collaborateurs de l’organisation.

Il est pris en compte dans l’élaboration de la stratégie ainsi que dans toutes les activités de

l’organisation. Il est conçu pour identifier les évènements potentiels susceptibles d’affecter

l’organisation et pour gérer les risques dans les limites de son appétence pour le risque. Il vise

à fournir une assurance raisonnable quant à l’atteinte des objectifs de l’organisation ».

1.5.1.2. Les composantes du risk management

Le management des risques comprend huit éléments. Ces éléments résultent de la façon dont

l’organisation est gérée et sont intégrés au processus de management. Ces éléments sont les

suivants :




o environnement interne ;

o fixation des objectifs ;

o identification des évènements ;

o évaluation des risques ;

o traitement des risques ;

o activités de contrôle ;

o information et communication ;

o pilotage.

Le management des risques n’est pas un processus séquentiel dans lequel un élément affecte

uniquement le suivant. C’est un processus multidirectionnel et itératif par lequel n’importe

quel élément a une influence immédiate et directe sur les autres.

1.5.2. Les dispositifs de management des risques liés à la comptabilité matière

Selon COSOII (2007 :5), le dispositif de management des risques :

o est un processus permanent qui irrigue toute l’organisation,

o est mis en œuvre par l’ensemble des collaborateurs, à tous les niveaux de

l’organisation,

o est pris en compte dans l’élaboration de la stratégie,

o est mis en œuvre à chaque unité de l’organisation et permet d’obtenir une vision

globale de son exposition aux risques,

o est destiné à identifier les évènements potentiels susceptibles d’affecter l’organisation

et à gérer les risques dans le cadre de l’appétence pour le risque,

o donne une assurance raisonnable (quant à la réalisation des objectifs de

l’organisation),

o est orienté vers l’atteinte des objectifs appartenant à une ou plusieurs catégories

indépendantes mais susceptibles de se recouper.

Pour une meilleure compréhension des dispositifs liés au processus de la comptabilité

matière, nous allons les rattacher dans un tableau aux risques identifiés dans le paragraphe

précédent.




Tableau 3 : Dispositifs de maitrise des risques liés à la comptabilité matière

Sous processus Risques liés aux sous processus Dispositifs de maitrises de risques Expression interne des besoins

-Mauvaise description des besoins ; -Demande de matériel non nécessaire ou inopportun ; - Demandes non autorisées.

L’expression des besoins doit donner l’assurance que les demandes d’achats émises par les services sont effectuées par des responsables habilités ; et qu’elles soient préalablement budgétisées ou expressément autorisées.


-Commande émise de façon désordonnée, en dehors des prévisions. -Risque de non-respect des termes de la commande par le fournisseur.

Les matières doivent garantir la passation des commandes dans les délais raisonnables. De même un suivi adéquat des commandes non honorées et la relance systématique des fournisseurs.


-absence de transmission de PV de réception ; -omission ; - réception tardive ; -non codifications des immobilisations reçues ; - risque de réception frauduleuse au détriment de l’entreprise ;

Les réceptions doivent faire l’objet de l’établissement des procès-verbaux de réception. Les matières réceptionnées doivent donner l’assurance d’une identification systématique.

Gestion des matières

- vols ou pertes des matières ; -non-respect des contrats d’entretien et maintenance pour les immobilisations ; -absence de police d’assurance pour les stocks ; -insuffisance ou inadéquation des aires de stockages ; -utilisation des matières à des fins personnelles.

Assurance des locaux et matières ; accès limité aux personnes autorisées. Système de protection contre les incendies et inondations. Fixation du stock minimal.

Sortie des matières

-sortie anarchique des matières ou de quantités disproportionnées au besoin réel ; -livraison suite à des commandes non autorisée, - détournement des matières.

Définir les modalités de sortie de matières ; Les sorties doivent faire l’objet d’éditions de bon sortie provisoire pour les entretiens ou réparation et définitif pour les biens qui sortent du stock.

Cession, destruction des

-immobilisation cédée sans autorisation hiérarchique ;

Les cessions doivent faire l’objet d’autorisations et être communiquées




immobilisations -cession inefficiente des immobilisations ; -non comptabilisation des immobilisations cédées ; -destruction d’immobilisation non autorisées

sans délai à la comptabilité. Elles doivent être accompagnées de factures de ventes ou d’avis de destruction.


-double comptabilisation ; -absence de comptabilisation ; -matière comptabilisée sur le mauvais exercice ; - comptabilisation sans support ;

La comptabilité doit s’assurer : Qu’elle reçoit tous les documents comptables (bon de commande, livraison etc.) -qu’elle les comptabilise tous - les procédures doivent définir les supports de transmission de l’information. Mise à jour régulière des fiches au fur et à mesure des mouvements.

Inventaire

Physique

-inventaire non fiable, mal

organisé (difficulté de comptage) ;

- les stocks en comptabilité erroné ;

-non immatriculation des stocks ;

-inventaire non exhaustif ;

-non mise à jour des fichiers après

l’inventaire ;

-non comptabilisation des écarts.

-Des responsables désignés d’avance

par la direction générale.

-Existence d’une procédure

d’inventaire exhaustif.

Travaux de

régularisation

-non ajustement des comptes

d’immobilisation ;

-base non fiables pour la

détermination des amortissements

et provisions ;

-erreur de comptabilisation des

amortissements et provisions ;

Définir le mode de calculs de

l’amortissement et les biens

amortissables.

Valorisation et

dépréciation des

stocks

-valorisation des stocks erronés ;

-la surévaluation des stocks ;

-l’inexactitude du montant

comptable des stocks.

Définir la méthode de valorisation des

stocks.

Source : nous –même à partir d’AHOUANGANSI (2006 :448-449) et BARRY (2009 :114-

115)




Conclusion

Les matières et la comptabilité sont des domaines très sensibles au regard des conséquences

énormes que pourrait engendrer leur mauvaise gestion. Pour cela, elles doivent être gérées

avec une attention particulière. Dès lors, la gestion des risques qui leur sont inhérents

constitue des points capitaux pour la réussite de leur bonne gestion. La gestion de ces risques

nécessite un bon dispositif de contrôle interne, une culture du risque d’entreprise et une

organisation méthodologique.




CHAPITRE 2 : DEMARCHE D’ELABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURE

DU PROCESSUS DE LA COMPTABILITE MATIERES

Face à la complexité des opérations et à l’augmentation des risques de l’entreprise,

l’élaboration du manuel de procédures est devenue pour celles-ci une préoccupation

essentielle. Le manuel de procédures constitue pour l’entreprise le concentré de son

organisation, sa mémoire capitalisant les savoir-faire individuels et collectifs. Aussi, « la

formalisation des procédures apparaît comme un des axes principaux des démarches qualité »

d’après (HENRY & al, 2001 :7) «l’élaboration des procédures est une condition essentielle

pour garantir la qualité des opérations ».

Nous allons dans ce présent chapitre définir les notions sur le manuel de procédures et ses

objectifs et enfin aborder son processus d’élaboration.

2.1. Notions sur le manuel de procédures

La nécessité de formaliser les procédures n’est plus à démonter. En effet, les entreprises sont

appelées à exécuter des opérations dont les étapes à suivre pour leur réalisation doivent être

scrupuleusement respectées, de crainte que son fonctionnement normal ne soit désarticulé.

Nous allons dans cette section, définir le manuel de procédures, faire ressortir les objectifs et

enjeux de sa conception mais également montrer son importance pour l’entreprise.

2.1.1. Définition et objectifs du manuel de procédures

Toute entreprise soucieuse de sa survie doit disposer d’un manuel de procédures. C’est un

document de référence pour ce qui concerne le passé mais un bon repère pour traiter les

opérations.

2.1.1.1. Définition du manuel de procédures

Avant de définir le manuel de procédure, il est important pour nous de définir la procédure.

Selon HENRY& al (2001 : 16), « une procédure est un enchainement de tâches élémentaires

standardisées ; déclenchées en amont par l’expression d’un besoin quelconque ; limitées en

aval par l’obtention d’un résultat attendu ». Aussi, PAOLO (2008 : 51) va dans le même sens

en disant que « la procédure est la manière spécifiée pour accomplir une activité ou un




processus ». Nous pouvons dire simplement que la procédure est la démarche à suivre pour

réaliser une activité.

Selon MIKAËL (2009 : 132), « Le manuel de procédures peut être défini comme étant un

référentiel approuvé par la direction générale qui décrit de manière précise et détaillée les

circuits de flux de documents et d’informations, les procédures d’autorisation et

d’approbation, les différents niveaux de responsabilité et de délégation et enfin les dispositifs

de sécurité à respecter ».

Il s’adresse à tous les membres de l’entreprise et envisage, pour chaque cycle d’activité et

chaque niveau de responsabilité, l’ensemble des opérations de l’entreprise devant permettre

de :

o assurer la sécurité des actifs ;

o augmenter les performances de chacun par l’apport de celles des autres ;

o respecter les lois et règlementations en vigueur ;

o promouvoir une meilleure gouvernance en renforçant l’adéquation des rôles et

responsabilités ;

o fiabiliser les informations comptables et financières.

Le manuel de procédures prend ici l’aspect d’un référentiel à usage commun pour tous les

acteurs de l’entreprise. Il indique le circuit de traitement des opérations en spécifiant :

o les tâches à faire (quoi) ;

o les niveaux de responsabilité (qui) ;

o les différentes étapes de traitement (quand) ;

o les lieux de réalisation (ou) ;

o les modalités d’exécution (comment).

2.1.1.2. Objectifs du manuel de procédures

Les objectifs du manuel des procédures sont les suivants :

o expliquer les modalités d’application des différentes procédures suivant les activités

ou cycles de l’entreprise : techniques, comptables, financiers et administratifs ;




o assurer l’uniformité des modalités d’exécution en les formalisant. Ce qui exclut les

disparités dans la manière de traiter les opérations qui, en l’absence de manuel,

dépendent le plus souvent du style, de l’expression personnelle déjà acquise, mais

aussi de la culture des opérationnels ;

o sauvegarder les actifs de l’entreprise par des procédures de contrôle interne

performantes ;

o former le personnel ;

o favoriser l’assimilation rapide des techniques spécifiques de l’entreprise pour le

personnel nouvellement affecté à un poste de travail. Ce qui se traduit par un gain de

temps considérable notamment lors des passations de service ou lors de la phase

d’intérim pour le commissariat aux comptes ou les audits externes (HENRY & al

2001: 10).

2.2. Architecture du manuel de procédures

Le manuel de procédure est structuré en trois grandes parties : les généralités introductives,

les fiches de procédures proprement dites, et enfin les annexes et tables complémentaires.

2.2.1. La première partie : sommaire et l’introduction générale

Selon HENRY (2001 : 55), « cette partie permet de rappeler les objectifs qui ont conduit à la

mise en place de l’outil et explique la structure générale». Elle sert aussi à donner des

indications pratiques pour la consultation et la recherche d’information à l’intérieur du

manuel. Elle peut également reprendre divers point généraux, tels que l’organisation générale

des services, le contenu, le contrat éventuel d’assurance qualité.

2.2.2. La deuxième partie : les fiches de procédures proprement dites

Cette partie, qui est la plus volumineuse, en est le corps central. Elle regroupe toutes les fiches

de procédures classées. Pour chaque procédure, prise individuellement, on retrouve une même

structure logique : description synthétique de la procédure, diagramme de flux et fiches

descriptives des tâches (NGUYËN, 1999 : 310). Chaque fiche de procédure peut se

décomposer en une même séquence de partie.

Au premier niveau, on retrouve la présentation synthétique de la procédure. Cette présentation

fournit une vue générale, en rappelant sous forme succincte l’objectif de la procédure et ses




principales caractéristiques (le cas échéant, son point de départ, sa fréquence d’application, les

acteurs concernés, le volume d’activités correspondant), les services émetteurs (rédacteur,

vérificateur, validation), la liste des destinataires et l’historique des mises à jour.

Le second niveau correspond au descriptif proprement dit de la procédure. Il se présente

généralement sous la forme conjointe d’un diagramme de flux et d’une fiche de tâches.

C’est à ce niveau que se retrouve l’essentiel des informations concernant la procédure : son

déroulement chronologique, les noms des intervenants (individus ou services), le contenu des

tâches, les consignes d’exécution et les indications de support utilisés.

Le troisième niveau sert à présenter de façon séparée la description détaillée des règles

techniques (règles de gestion, description des processus). On y trouve des explications

complémentaires sur l’exécution concrète des tâches, en descendant à un niveau de détail

encore plus approfondi (HENRY, 2001 : 56).

2.2.3. La troisième partie : les annexes et tables complémentaires

Cette partie peut fournir des documents annexes tels que des tables de données ou des

illustrations complémentaires. Elle comprend surtout des listes de procédures. La structure de

ces listes peut obéir à diverses logiques. Elles peuvent être présentées selon leur ordre de

classement ou par ordre alphabétique. Dans ce premier cas, une liste peut présenter des

regroupements thématiques, par objet ou par processus.

On entend par objet quelque chose qui existe physiquement pour l’entreprise, qui est

important pour son activité et qui est classable en individualités distinguables (par exemple :

client, bon de commande) (BERGER, 2007 : 71).

2.3. Processus d’élaboration du manuel de procédures

Selon NGÜYEN (1999 : 163), « la rédaction du manuel de procédure est un projet qui peut

parfois s’étendre sur plusieurs années selon la taille de l’entreprise et la complexité de son

organisation. En réalité, le travail n’est jamais achevé dans la mesure où l’entreprise comme

tout organisme vivant, se développe et adapte son mode de fonctionnement aux évolutions de

l’environnement. Pour son élaboration, l’entreprise doit disposer au préalable de plusieurs

documents à savoir l’organigramme détaillé, la description des postes, la délégation des




pouvoirs, le diagramme des flux d’informations Il faudra aussi qu’elle définisse les objectifs

recherchés du manuel de procédures et le champ d’application des procédures à rédiger ».

Les étapes du processus d’élaboration du manuel de procédures sont synthétisées dans le

tableau ci-dessous :

Tableau 4 : Synthèse des auteurs sur le processus d’élaboration du manuel de

procédures

PHASES ETAPES HENRY & al

(2001)

BERGER & al

(2007)

NGUYËN (1999)

Préparation Travaux Préliminaires X Inventaires des procédures X X X

Réalisation Évaluation des procédures actuelles

X X

Élaboration d'une cartographie des risques

X X X

Conception du manuel de procédures

X X

Finalisation Conception des procédures X X X Validation des procédures et du manuel

X X X

Diffusion du manuel X X X Suivi Suivi de la mise en œuvre et

recommandations X X X

Sources: nous même à partir de HENRY & al (2001 : 78-94) ; BERGER & al (2007 : 70-72) ;

NGUYÊN (1999 : 310-311).

2.3.1. Phase de préparation

Pour bien mener la mission d’élaboration du manuel de procédures, il est nécessaire de bien

comprendre le fonctionnement de l’entité afin d’assurer un parfait ordonnancement des

activités et le respect des délais imposés. La phase de préparation permet à l’auditeur de

connaître l’entreprise de façon générale.

2.3.1.1. Prise de connaissance générale ou travaux préliminaires

Selon HENRY (2001 ; 78), la connaissance générale de l’entreprise nécessite la collecte des

informations dans les différents domaines et particulièrement la compréhension de son




environnement qui porte le processus de gestion des immobilisations corporelles. Ces

différents domaines concernent entre autres :

o l’activité de l’entreprise, sa concurrence, ses principaux partenaires (clients, banque,

fournisseurs…) ;

o Son organisation et sa structure ;

o Son organisation administrative et comptable ainsi que ses politiques et méthodes

comptables ;

o Ses politiques en matière financière, de gestion et ses perspectives de développement.

Une fois, l’auditeur a recensé l’ensemble des informations désirées, il passe à l’inventaire des

procédures existantes.

2.3.1.2. Inventaires des procédures existantes

Dans le cadre de la réalisation du projet de conception du manuel de procédures, l’auditeur

doit dans un premier temps dresser une liste des procédures existantes. Cette liste initiale est

nécessairement provisoire et évoluera à plusieurs reprises au fil des travaux. Selon HENRY

(2001 : 78), pour réussir cette étape, l’auditeur doit examiner les missions, les objectifs et les

événements des fonctions achats et de la trésorerie.

2.3.1.3. Dossier par procédure

Une fois l’inventaire initial des procédures dressées, l’auditeur doit préparer un dossier par

procédure. Ce dossier est généralement un classeur ou une chemise dans lesquels toutes les

pièces d’enquête seront rassemblées. Selon HENRY (2001 : 84), ce dossier comporte les

points suivants :

o l’identification de la procédure (le nom, le numéro, la fréquence, événement

déclenchant) ;

o les éléments d’enquête (nom du rédacteur, date et état d’avancement) la liste des

pièces du dossier (documents rédigés, diagrammes, imprimés collectés, états

informatique, références techniques.




2.3.2. Phase de réalisation

La phase de réalisation est très importante car la qualité des procédures en dépend. Les étapes

de la réalisation de manuel de procédure sont :

o l’évaluation des procédures existantes ;

o l’élaboration d’une cartographie des risques ;

o la conception du manuel de procédures.

2.3.2.1. L’évaluation des procédures existantes

L’évaluation des procédures actuelles est importante dans la mesure où elle permet de détecter

les forces et faiblesses de ces procédures ainsi que les risques afférents. Cette étape consiste à

identifier des procédures existantes et à les analyser (NGUYËN, 1999 : 310-311 L’analyse

des procédures précède leur rédaction définitive. Il peut s’avérer utile de hiérarchiser les

différentes actions : de même que l’on est parti initialement des missions et des processus

pour les décomposer en procédures, on peut aussi, à l’intérieur d’une procédure classer les

tâches, les opérations, voire les gestes. D’après HENRY (2001 : 89), l’analyse permet de

dérouler les enchaînements et de situer l’importance relative des tâches. Ainsi, à travers des

tests de conformité et de permanence, l’auditeur s’assure qu’il a bien saisi le contrôle interne.

Selon PIGE (2001 : 86), ces tests comprennent l’examen de l’application des contrôles et la

simulation de tout ou partie des tâches effectuées par les employés de l’entreprise.

2.3.2.2. L’élaboration d’une cartographie des risques

D’après BERGER (2007 :71) l’élaboration d’une cartographie des risques peut se faire de

manière itérative. Elle peut être décomposée en trois étapes :

o l’identification et l’analyse des risques ;

o hiérarchisation et mesure des risques ;

o l’établissement de la matrice des risques.

2.3.2.2.1. Identification et analyse des risques

Selon SALVIAC & al. (2008 : 150), il s’agit, en s’appuyant sur les entretiens réalisés avec les

acteurs, d’être en mesure de déterminer les risques de l’organisation en rapport avec le

périmètre défini. HAMZAOUI (2002 : 34), abonde dans le même sens en disant que




l’auditeur, tout en conservant son indépendance, est appelé à participer à l’identification des

zones de risques pouvant affecter la sécurité. La démarche d’identification des risques

implique l’utilisation d’outils et techniques qui varient selon les auteurs. L’identification peut

être soit :

o basée sur les Check-lists (liste exhaustive des risques) ;

o basée sur l’atteinte des objectifs de l’entité (risques compromettant l’atteinte des

objectifs) ;

o basée sur les actifs créateurs de valeur ;

o basée sur l’analyse historique (le passé) ;

o basée sur l’analyse de l’environnement (les menaces) ;

o basée sur l’analyse des activités (approche processus)

En outre, l’auditeur apprécie l’aptitude des dispositifs de gestion et de contrôle mis en place

pour atteindre les objectifs de contrôle interne. D’après MARESCHALL (2003 : 9), « le

risque est classiquement évalué sous forme d’une combinaison des facteurs de probabilité et

de gravité ». Cette étape s’appuie sur un ensemble de techniques quantitatives et qualitatives.

2.3.2.2.2. Hiérarchisation

La hiérarchisation des risques permet de les classer par ordre de gravité. Le classement des

risques se fait sur la base des scores obtenus lors de leur évaluation tout en faisant attention au

seuil de tolérance que l’organisation lui accorde. Les risques évalués et hiérarchisés,

l’auditeur doit pouvoir déterminer le traitement approprié à chaque risque.

2.3.2.2.3. Matrice des risques

La matrice des risques est une simple présentation des risques et leurs causes dans un tableau.

Elle est le résultat des étapes précédentes de l’élaboration de la cartographie des risques. La

matrice des risques met en évidence les risques et facilite la prise de décision pour leur prise

en charge (SALVIAC, 2008 : 158).




2.3.2.2.4. Traitement des risques

D’après RENARD (2010 : 161), les risques peuvent être traités de différentes façons :

o l’acceptation : l’on ne fait rien et on accepte de courir le risque (appétence pour le

risque);

o le partage : réduire le risque en souscrivant une assurance ou en mettant au point une

joint-venture avec un tiers ;

o l’évitement : l’on fait disparaître le risque en cessant l’activité qui le fait naître ;

o la réduction : l’on prend les mesures nécessaires pour réduire la probabilité ou

l’impact.

2.3.2.3. La conception du manuel de procédures

Cette étape permet de définir les orientations du manuel de procédure à concevoir, c'est-à-dire

les objectifs, le contenu, la forme et le champ d’application du manuel.

2.3.2.3.1. Le contenu du manuel de procédures

D’après NGÜYEN (1999 : 157), la réussite d’un manuel de procédures réside dans sa capacité

à divulguer quatre types d’information d’une procédure :

o les éléments permanents que ce sont les obligations externes et internes auxquelles

l’entreprise doit satisfaire, l’organisation préalable qu’elle met en place pour assurer le

bon fonctionnement sans discontinuité de la procédure ;

o les éléments ponctuels, c'est-à-dire la liste des différentes instructions : qui fait quoi

quand et comment ?

o les éléments relatifs aux normes retenues qui abordent les aspects liés aux règles de

gestion à adopter ;

o et éléments de descriptions et de synthèse qui traduisent clairement les étapes de

l’exécution de la procédure.

2.3.2.3.2. Forme

Pour ce qui est de la forme, l’auditeur doit choisir celle qui est la plus appropriée au contexte

de l’entité auditée. HENRY & al. (1999 : 78) Suggèrent l’utilisation des classeurs à feuillets

mobiles afin de faciliter les mises à jour du manuel.




Le manuel qui est un document physique est constitué de plusieurs tomes selon la nature et

l’importance des cycles. Pour concevoir un manuel de procédures, l’auditeur peut choisir de

découper le manuel de procédure en cycle d’activités, affecter un code préférence alpha.

2.3.3. Finalisation de la mission

A cette phase, l’auditeur est en mesure d’émettre une opinion et rédiger les procédures qui

constituent le socle du manuel de procédures. Les étapes de cette phase sont : la rédaction des

procédures, la validation des procédures et du manuel ainsi que la diffusion du manuel

(BERGER 2007 : 72).

2.3.3.1. Rédaction des procédures

La rédaction des procédures précède le projet de manuel de procédures. Dans la pratique

comme l’indique HENRY & al. (2001 : 92), L’analyse préalable de la tâche ou de l’activité

doit être faite avec minutie. Cela veut dire que l’auditeur doit avant la rédaction des

procédures, bien analyser la tâche ou l’activité avant de la décrire. Rédiger une procédure,

c’est la définir, décrire les tâches de chaque intervenant et en organiser la synchronisation

dans le temps avec des contrôles logiques.

D’après HENRY & al. (2001 : 94-95), la rédaction des procédures s’effectue par la

combinaison de description textuelle et graphique des tâches. D’autres comme BERGER &

al. (2007 : 123), affirment que la description des tâches d’une procédure doit être graphique ;

cela favorise la mémorisation des différentes étapes de réalisation de la tâche. En résumé, il

est important de soutenir la description textuelle par la description graphique.

Conclusion

Toute entreprise quel que soit sa taille a besoin des procédures pour mieux assainir sa gestion.

Le manuel de procédures permet à l’entreprise d’optimiser ses activités. Il est également un

outil qui permet aux opérationnels d’une entreprise de connaître facilement l’exécution d’une

tâche. Il sert aussi de référence lors de la revue des procédures du contrôle interne pour

s’assurer que les procédures mises en place par l’entreprise sont respectées. Son élaboration

nécessite l’engagement de tout le personnel de l’entreprise et une méthodologie rigoureuse.

Cette méthodologie fera l’objet du troisième chapitre.




CHAPITRE 3 : METHODOLOGIE DE L’ETUDE

Après avoir présenté les éléments fondamentaux du processus de comptabilisation, gestion

des matières et les différents aspects relatifs à l’élaboration d’un manuel de procédures, nous

aborderons dans ce chapitre l’approche méthodologique de notre étude à travers un modèle

d’analyse et des outils de collecte et d’analyse des données qui nous ont permis de concevoir

le manuel de procédures.

3.1. Modèle d’analyse

Notre modèle d’analyse est une représentation schématique constituée de quatre phases et de

neuf étapes. Il est illustré à travers la figure n°1 présentée ci-dessous :

Figure 1 : Modèle d’analyse méthodologique

Source : nous-même

ETAPES

-QCI Test de conformité Grille de séparation des taches.

Cartographie

-Interview -observation

PREPARATION

Prise de connaissance générale

Inventaire des procédures existantes

Elaboration d’une cartographie des

risques

Rédaction du manuel de procédures

Recommandations

Interview Analyse documentaire

QCI Test de conformité Test de permanence Grille de séparation

PHASES OUTILS

REALISATION

Evaluation des procédures actuelles

FINALISATION




3.2. Outils de collecte et d’analyse des données

La réussite d’une bonne comptabilité des matières nécessite des techniques et outils de

collecte de données. En effet, ces outils de collecte et d’analyse des données sont nombreux et

conçus par des spécialistes. Les premiers outils sont des méthodes et techniques utilisées en

vue d’obtenir l’information nécessaire sur la DGP, particulièrement sur la gestion des

matières. Le second intervient pour l’analyse à travers des tests, de questionnaire de contrôle

interne et grille de séparation.

3.2.1. Outils de collecte des données

Notre objectif étant de recueillir le maximum d’informations sur le fonctionnement et les

procédures de gestion des achats et de la trésorerie, la collecte des données se fera auprès des

différents responsables de l’entreprise. Nous le ferons à travers l’analyse documentaire et les

interviews.

3.2.1.1. Analyse documentaire

Selon Blanquet (2004 : 2), l’analyse documentaire est une opération qui consiste à présenter

sous forme concise et précise des données caractérisant l’information contenue dans un

ensemble de documents ou non. Elle est utilisée pour décrire et caractériser le contenu du

document.

Nous allons étudier dans cette étape, la documentation existante relative au service

comptabilité des matières pour avoir une bonne connaissance de l’activité et de l’organisation

(organigramme, règlements intérieur ainsi que tout autre document interne (tels que le texte

de collectivités locales au Sénégal) L’objectif est de déterminer les écarts et de faire les

analyses et interprétations y afférentes.

3.2.1.2. Interviews

LEMANT (1995 : 181) définit l’interview (annexe 3, page115), comme étant « un entretien

avec une personne en vue de l’interroger sur ses actes, ses idées, etc., et de divulguer la teneur

de l’entretien». L’interview est très importante pour une qualité des informations spécifiques

recherchées. En, effet les entretiens sont très utiles pour la description des processus sous

l’angle des risques et de son dispositif de contrôle interne.




Nous avons remis un guide d’entretien au Comptable des matières qui l’a rempli, après nous

avons eu à travailler ensemble sur les points assez confus pour lui, cet entretien avait pour but

de rassembler leurs points de vue, identifier les niveaux hiérarchiques, la façon dont les

contrôles sont conçus et effectués.

3.2.1.3. L’observation

L’entretien étant insuffisant pour bien comprendre les procédures, l’observation va permettre

de mieux cerner les procédures mises en place par l’entreprise et même valider les entretiens

que l’auditeur a eus avec le personnel de l’entreprise.

Dans le cas de notre mission nous avons eu à faire une visite inopinée au comptable matière

en vue de vérifier les réponses mentionnées dans le guide d’entretien.

3.2.2. Outils d’analyse des données

Les données ainsi collectées seront analysées par le moyen de certains outils en vue d’une

synthèse générale de l’étude.

3.2.2.1. Questionnaire de contrôle interne

Selon MADERS & al (2006 : 56), le questionnaire, (Annexe 2 ; page110) est un outil de

diagnostic qui a pour objectif de déterminer les forces et faiblesses apparentes du système. Du

fait de l’inexistence du manuel de procédures dans l’entreprise de construction générale, cet

outil nous permettra de corroborer les résultats de détection des forces et faiblesses des

pratiques actuelles du cycle de trésorerie. A cet effet, il sera adressé à tous les intervenants du

processus de gestion des matières.

3.2.2.2. Test de conformité

Les tests de conformité sont importants pour s’assurer que les dispositifs de contrôle interne

ont été appliqués, ils permettent de remonter à la source en passant par les phases

intermédiaires. Pour ces tests nous nous attarderons sur les flux les plus significatifs ou

présentant les risques à forte incidence.




3.2.2.3. Test de permanence

Le test de permanence permet de s’assurer que les opérations sont toujours bien traitées

conformément à ce qui a été décrit lors des entretiens. Cet outil vient compléter les

descriptions obtenues lors des entretiens.

Dans le cadre notre mission, ces tests (conformité et permanence) ont portés sur un

échantillon de pièces (les fiches de consommation). La procédure d’échantillonnage a consisté

à nous rendre dans le bureau du comptable des matières et à relever, pour l’année 2011, les

fiches de consommation des matières du 2ème groupe, la situation du matériel de bureau (1er

groupe) et des consommations de carburant. Nous avons ensuite choisi de manière aléatoire

six fiches pour le matériel de bureau, six fiches de consommation de matières et trois dates

auxquelles le carburant a été consommé. Le travail a consisté à vérifier, sur la période de

2011, les points de contrôle ci-dessous par rapport aux mouvements de stocks relatif à chaque

matière :

o existence de l’expression de besoins (EEB) ;

o établissement de la fiche de consommation des stocks ou d’inventaire (Ets FCS/Inv.) ;

o signature de l’agent sur la fiche d’inventaire concernée (SA) ;

o établissement du bon de sortie provisoire ou définitive (Ets BS) ;

o existence de l’expression de besoins chez le comptable de deniers (EEB/ CD) ;

o désignation de la commission de réception (DCR) ;

o établissement du procès-verbal de réception (Ets PVR) ;

o signature du PVR par les membres de la commission de réception (SPVR) ;

o établissement du bon de réception (Ets BR) ;

o certification du bordereau de livraison (CBL) ;

o établissement du bon d’entrée (Ets BE).

3.2.2.4. Grille d’analyse des tâches

C’est un outil de diagnostic qui permet de déceler sans erreurs possibles les manquements au

principe de séparation des tâches, d’analyser la charge de travail par agent, d’identifier sa

structuration et la manière dont elle est remplie. Selon RENARD (2006 : 347), elle est la

photographie à l'instant T de la répartition du travail. (Annexe 3 ; 117)




3.2.2.5. Carte des risques

La cartographie est un outil permettant de mesurer suivant une périodicité constante, la

progression de l’entité dans son niveau de maîtrise des risques. Selon HAMZAOUI (2005 :

35), il s’agit d’apprécier la manière dont la banque identifie, évalue, et contrôle l’incidence

des risques sur la réalisation des objectifs

Conclusion

Nous avons présenté dans ce chapitre la démarche que nous allons adopter dans le cadre de

l’élaboration du manuel de procédures de La Direction Générale du Plan. Cette démarche a

mis en évidence les différents outils d’analyses et de collectes de données qui seront utilisés

dans le cadre de nos travaux. CESAG - BIBLIOTHEQUE



Conclusion de la première partie

Dans cette partie, nous avons mis en évidence l’importance du manuel de procédures comme

étant une garantie de la bonne exécution des opérations et des tâches au sein d’une entreprise.

La formalisation des procédures trouve son intérêt dans le fait qu’elle permet d’améliorer la

maîtrise des procédures de gestion des matières et l’amélioration de la communication au sein

de l’entreprise.

Nous avons abordé également les aspects théoriques relatifs au contrôle interne du processus

de la comptabilisation des matières.

Sachant que la réalisation des objectifs de l’entreprise est en partie fonction de la qualité de

son dispositif de contrôle interne, nous avons jugé nécessaire de construire notre modèle

d’analyse en tenant compte de l’évaluation du contrôle interne dans le but de détecter les

anomalies concernant le processus de gestion des matières.

La seconde partie de notre étude sera consacrée à la conception du manuel de procédures de la

Direction Générale du Plan.


DEUXIEME PARTIE :

CADRE PRATIQUE DE L’ETUDE




Ce cadre pratique est pour nous l’occasion de procéder à l’élaboration du manuel de

procédures lié à la comptabilité matières de la « Direction Générale du Plan ». Ce manuel

devra aider à améliorer la gestion des matières de cette entreprise.

Ainsi dans un premier chapitre, nous allons présenter la Direction générale du plan.

Le deuxième chapitre sera consacré à la description et à l’évaluation des procédures actuelles

de comptabilité matières.

Dans le troisième chapitre, nous présenterons le projet de manuel de procédures appliqué à la

comptabilité des matières et formulerons des recommandations afin d’améliorer le système

mis en place par la Direction Générale du Plan.




CHAPITRE 4 : PRESENTATION DE LA DIRECTION GENERALE DU PLAN

La Direction Générale du Plan a été créée par Décret N°2007-831 du 25 juin 2007, portant

répartition des Services de l’Etat et du contrôle des établissements publics, des sociétés

nationales et des sociétés à participation publique entre la Présidence de la République, la

Primature et les Ministères. La DGP est née suite à la suppression du Ministère du Plan et du

Développement Durable. Rattachée au Ministère de l’économie et des finances qui comprend

le Secrétariat général, le cabinet et les services rattachés et d’autres directions générales qui

sont :

o Direction Générale des Impôts et des Domaines (DGID) ;

o Direction Générale des Douanes (DGD) ;

o Direction Générale de la Comptabilité et du Trésor Publique ;

o Direction Générale des Finances (DGF).

Il faut noter que malgré son rattachement au MEF, la DGP est placée sous l’autorité du

Directeur Général du Plan.

4.1. Mission de la DGP

D’après le décret N°2008-642 du 16 juin 2008, la DGP est chargée de proposer les

orientations stratégiques à moyen et long terme de la politique économique et sociale et en

matière de population/ développement du pays. Elle explore les futurs possibles, suit

l’évolution des idées et paradigmes pouvant influencer la marche du pays et veille à la

durabilité des options de développement en tenant compte de la vision définie par les

autorités.

4.2. Structure Organisationnelle de la DGP

Au terme du même décret, la DGP comprend des services propres et des services rattachés ;

ce sont les suivants :

a) Les directions

o la Direction du Contrôle interne (DCI) ;

o la Direction des Stratégies de Développement (DSD);

o la Direction de la Planification Nationale (DPN);




o la Direction de la Population et de la Planification du Développement Humain

(DPPDH).

b) Les Services Propres:

o le Service du Courrier Commun ;

o le Bureau de la Documentation et des Archives ;

o le Bureau Administratif et Financier.

c) Les Services rattachés:

o la Cellule de la Thématique multi pôles ;

o le Secrétariat de la Commission Nationale de la Population et des Ressources

Humaines (CONAPORH);

o le Secrétariat technique de la Commission Nationale du Développement Durable

(CNDD);

o le Centre d’Information et de Documentation sur la Population (CIDP).

4.2.1. La Direction des Stratégies de Développement (DSD)

Elle est chargée de:

o concevoir les stratégies du développement économique et social du pays à long

terme ;

o définir les équilibres globaux, en coordonnant tous les travaux de prospective ;

o développer des modèles macro-économiques ;

o mener des études et recherches susceptibles d’éclairer les décisions en matière de

politique économique et sociale ;

o apporter aux ministères et collectivités locales, un appui technique dans la formulation

de leurs stratégies sectorielles de développement à long terme.




4.2.2. La Direction de la Planification Nationale (DPN)


o élaborer et coordonner la politique économique et sociale à moyen terme du pays aux

niveaux national, régional et sectoriel, d’en évaluer les résultats et d’en dresser le

bilan;

o préparer le Plan d’Orientation pour le Développement Economique et Social, d’assurer

le suivi de sa mise en œuvre aux de faire l’évaluation des projets et programmes de

développement.

4.2.3. La Direction de la Population et de la Planification du Développement

Humain (DPPDH)


o concevoir la politique en matière de population/développement et de coordonner le

suivi et l’évaluation de sa mise en œuvre ;

o préparer les Programmes d’Actions et d’Investissements prioritaires en matière de

population (PAIP),

o suivre l’impact social des politiques ;

o élaborer les instruments et les outils d’aide à la décision en matière de planification

sociale.

4.2.4. La Direction du Contrôle interne (DCI)


o veiller à l’application des directives issues des rapports de l’Inspection générale des

finances ainsi que de celles des autres corps de contrôle ;

o veiller à l’application des instructions et directives présidentielles ;

o assister le Directeur Général dans le contrôle de la gestion du personnel, du matériel et

des crédits de l’ensemble des services placés sous sa responsabilité ;

o effectuer toute mission d’enquête, de vérification et de contrôle qui lui est confiée par

le Directeur général du Plan.




La DGP ne dispose pas d’organigramme formalisé, suite à la prise de connaissance du décret

portant organisation de ladite direction, nous avons formalisé un organigramme qui retrace

l’organisation même de la DGP (voir annexe N°1, page 107).

Notre stage a été effectué à la division comptabilité matière du service bureau de gestion, que

nous allons présenter dans la section suivante.

4.3. Le Bureau de Gestion

Le bureau de gestion comprend :

o le gestionnaire de deniers ou comptable des deniers ;

o le comptable matières;

o l’assistante du gestionnaire de deniers.

a. Le gestionnaire des deniers

Il est chargé de la partie finance du bureau de gestion. Il est aussi chargé de la sélection des

fournisseurs, de l’élaboration des états financiers et du budget du bureau de gestion.

b. Le comptable matières

Le comptable matières gère le patrimoine de la DGP, c’est à dire les fournitures de bureaux,

le mobilier de bureaux, matériels informatiques, transport etc. Il s’occupe de leur

comptabilisation, et est tenu aussi d’effectuer les inventaires.

c. L’assistante du gestionnaire de deniers

Elle est chargée de toute la saisie, d’établir les rapports et autres comptes rendus.




Figure 2 : Organigramme du bureau de Gestion

Source : nous-même (à partir de l’interview).

Conclusion

A travers ce chapitre, nous avons présenté la DGP, son historique, ses missions, son

organisation. Le but de notre étude étant l’élaboration d’un manuel de procédures relatif a la

comptabilité et gestion des matières, nous examinerons dans le chapitre suivant les procédures

actuelles afin de déceler d’éventuels risques qui pourraient survenir

Gestionnaire des deniers

Comptable Matières

Assistante Gestionnaire

Direction Générale




CHAPITRE 5 : DESCRIPTION ET EVALUATION DES PROCEDURES

ACTUELLES

Dans ce chapitre, nous allons nous intéresser à la description et à l évaluation du processus de

la comptabilité des matières existant afin de déceler les forces et les faiblesses. Ensuite nous

identifierons les dispositifs adéquats permettant de maitriser les risques liés à la comptabilité

et à la gestion des matières.

5.1. Description des procédures de la comptabilité des matières existantes

A la Suite de nos différents entretiens effectués avec le comptable des matières, nous avons

pu décrire les procédures suivantes :

- l’expression des besoins ;

- la vérification de l’existence des matières en stock ;

- enregistrement des matières disponibles en sortie ;

- transmission de l’expression des besoins au comptable des deniers si non disponibles en

stock ;

- la passation des commandes ;

- la réception des matières ;

- le stockage ;

- la vérification du COF ;

- enregistrement en entrée puis en sortie ;

5.1.1. Expression des besoins

L’agent demandeur exprime ses besoins et les transmet par écrit ou le plus souvent

verbalement au comptable des matières. Notons également qu’en début d’année, le comptable

des matières collecte toutes les demandes des agents de la Direction Générale du Plan pour en

faire une demande généralisée et plus précise des besoins ; puis il le transmet au comptable

de deniers pour acquisition des matières.




5.1.2. La vérification de l’existence des matières en stock

Le comptable des matières, dès réception de l’expression de besoins de l’agent, procède à une

vérification de l’existence des matières demandées au niveau du stock. Deux situations

peuvent se présenter : soit les matières sont disponibles, soit ne le sont pas.

Les matières sont disponibles en stock

Lorsque les matières demandées sont disponibles, le comptable des matières établit une fiche

de consommation de stock des matières pour le 2e groupe où il actualise la fiche d’inventaire

individuel contradictoire des matières du 1er groupe du service demandeur. Seule la fiche

d’inventaire des matières du 1er groupe est signée par l’agent et le comptable des matières

avant classement.

Ensuite, le comptable des matières remet les matières à l’agent et établit un bon de sortie qui

est signé par les deux parties présentes.

Périodiquement (mois ou trimestre), il fait le récapitulatif des fiches de consommation des

matières pour avoir une idée claire de l’existant.

Les matières ne sont pas disponibles en stock

Dans ce cas, le comptable des matières transmet l’expression de besoins au comptable de

deniers pour l’acquisition des matières.

5.1.3. Passation des commandes

Après l’approbation du besoin par le Directeur général, le comptable des deniers procède à la

sélection des fournisseurs. Il contacte les différents fournisseurs pour prendre des

renseignements sur les prix et les conditions de vente. Après la phase de consultation des

fournisseurs, il retient le fournisseur qui offre le meilleur produit avec les meilleures

conditions de vente. Enfin, il procède à la passation de la commande. Il faut noter que la

passation de commande ne se fait pas à l’aide d’un bon de commande. Elle se fait par simple

appel téléphonique au fournisseur sélectionné.




5.1.4. La réception des matières

Il existe une commission chargée de la réception des matières. Cette commission de

réception est composée du comptable de deniers, du comptable matières et un autre membre

choisi par la direction générale. Elle procède à des vérifications lors de leur livraison par le

fournisseur. Au comptable des matières, membre de cette commission de réception, est remis

le bordereau de livraison. Il établit aussi le procès-verbal de réception qu’il fait signer aux

membres de la commission de réception.

5.1.5. Le stockage des matières

Le comptable des matières procède au stockage des articles dans son bureau. Il envoie,

ensuite, un courrier d’information au COF qui est délégué par la Direction Générale des

Finances (DGF) pour constater la livraison effective des matières. Cette dernière tâche peut

être exécutée par le comptable de deniers.

5.1.6. La vérification du Contrôleur des opérations financières (COF)

Le COF contrôle l’effectivité de la livraison des matières et appose sa signature sur le

bordereau de livraison pour approbation. Il remet le bordereau signé au comptable des

matières pour archivage.

5.1.7. L’enregistrement des mouvements

Le comptable des matières établit un bon d’entrée après la réception des matières et met à

jour le grand livre des comptes.

Ensuite, le comptable des matières remet les articles demandés à l’agent et établit un bon de

sortie provisoire ou définitive.

Périodiquement (mois ou trimestre), le comptable des matières fait le récapitulatif des fiches

de consommation des matières pour avoir une idée claire de l’existant.

En fin d’année, il prépare le relevé récapitulatif des matières pour constater le stock final.




Il n’y a pas de logiciel de comptabilité, la comptabilité se fait manuellement. Les

amortissements sur les matières du premier groupe ne sont pas calculés ; il n’y a pas de

méthodes de sortie des stocks ni de valorisations.

5.1.8. Inventaire Physique

L’inventaire se fait par le comptable de matières à l’aide des bons d’entrée et des fiches de

consommations.

Il fait une différence par articles entre les entrées et la consommation pour voir ce qui reste en

stock. Par exemple pour les stylos, s’il a reçu dix et que sur ses fiches de consommation sept

sont sortis donc sur la fiche de stock disponible il met trois stylos.

5.2. Evaluation des procédures existantes

Cette évaluation a consisté à l’appréciation du système de contrôle interne existant, la finalité

étant de dégager les points forts et faibles des dispositifs mis en place pour maitriser les

risques liés au processus de la comptabilité matières. Les points forts sont des aspects du

système à maintenir, tandis que les points faibles sont des aspects à améliorer. Le résultat de

l’évaluation se trouve dans la matrice des risques (Figure 3 ; 60)

5.2.1. Identification des risques

L’utilisation d’outils d’analyse tels que le questionnaire de contrôle interne ,la grille d’analyse

des tâches ainsi que les différents entretiens réalisés nous ont permis d’identifier les risques

liés au processus de la comptabilité matières.

Pour une meilleure compréhension des risques liés au processus de la comptabilité matières,

nous allons identifier les risques liés à chaque processus et synthétisés dans le tableau

suivant :




Tableau 5 : Identification des risques liés aux processus de la comptabilité matière

Sous processus Risques liés aux sous processus

Expression interne des besoins

- mauvaise description des besoins ; - demande de matériel non nécessaire ou inopportun ; - demande non autorisée.


- détournements ; - erreurs de commandes ; - commandes fictives.


- absence de transmission de PV de réception ; - omission ; - réception tardive ; - non codification des immobilisations reçues.

Gestion des matières

- vols ou pertes des matières ; - détérioration ; - absence de police ; - d’assurance pour les stocks ; - insuffisance ou inadéquation des aires de stockages ; - incendie ou inondation.

Sortie des matières - sortie anarchique des matières ou de quantités disproportionnées au besoin réel ;

- prélèvements exagérées ; - détournement des matières.


- cession sans autorisation hiérarchique ; - cession inefficiente des immobilisations ; - non comptabilisation des immobilisations cédées ; - destruction d’immobilisation non autorisées.


- omissions dans la comptabilisation ; - absence de comptabilisation ; - matière comptabilisée sur le mauvais exercice ; - comptabilisation sans support.

Inventaire Physique - inventaire non fiable, mal organisé (difficulté de comptage); - stocks en comptabilité erroné ; - non immatriculation des stocks ; - inventaire non exhaustif ; - non mise à jour des fichiers après l’inventaire ; - non comptabilisation des écarts.


- non ajustement des comptes d’immobilisation ; - base non fiables pour la détermination des amortissements et

provisions ; - erreur de comptabilisation des amortissements et provisions.


- valorisation des stocks erronés ; - la surévaluation des stocks ; - l’inexactitude du montant comptable des stocks.




5.3. Evaluation des risques

Une fois les risques identifiés, il est nécessaire rattacher a chaque risque des dispositifs pour

leur maitrise.

Tableau 6 : Dispositifs de maitrise des risques liés à la comptabilité matière

Sous processus Dispositifs de maitrises de risques Expression interne des besoins

L’expression des besoins doit donner l’assurance que les demandes d’achats émises par les services sont effectuées par des responsables habilités ; et qu’elle soit préalablement budgétisée ou expressément autorisée.


Les matières doivent garantir la passation des commandes dans les délais raisonnables. De même, un suivi adéquat des commandes non honorées et la relance systématique des fournisseurs.


Les réceptions doivent faire l’objet de l’établissement des procès-verbaux de réception. Les matières réceptionnées doivent donner l’assurance d’une identification systématique.

Gestion des matières Assurance des locaux et matières ; accès limité aux personnes autorisées ; système de protection contre les incendies et inondations ; fixation du stock minimal.

Sortie des matières Définir les modalités de sortie de matières ; Les sorties doivent faire l’objet d’éditions de bon sortie provisoire pour les entretiens ou réparation et définitif pour les biens qui sortent du stock.


Les cessions doivent faire l’objet d’autorisations et être communiquées sans délai à la comptabilité. Elles doivent être accompagnées de factures de ventes ou d’avis de destruction.


La comptabilité doit s’assurer que: -elle reçoit tous les documents comptables (bon de commande, livraison, PV de livraison signé) ; -elle les comptabilise tous ; Les procédures doivent définir les supports de transmission de l’information ; Mise à jour régulière des fiches au fur et à mesure des mouvements.

Inventaire Physique -Des responsables désignés d’avance par la direction générale ; -Existence d’une procédure d’inventaires exhaustifs.


-Définir le mode de calcul des amortissements ; -Définir les matières amortissables.


Définir la méthode de valorisation et des détériorations des stocks




5.4. Elaboration de la cartographie des risques

Cette phase d’évaluation assez longue n’étant pas le sujet de notre étude, nous allons juste

présenter la matrice des risques que nous avons obtenus à la fin de notre évaluation.

La matrice des risques permet de connaître les profils des risques identifiés. Son analyse

oriente le choix des actions à mettre en œuvre pour gérer convenablement ces risques.

5.4.1. Présentation de la matrice des risques

La présentation de la matrice des risques consiste à formaliser les risques sur une cartographie

afin d’en permettre une bonne lecture. Seuls les risques les plus significatifs, ceux dont la

criticité est supérieure ou égale à dix (10), seront formalisés sur la cartographie. La matrice

des risques est présentée par la figure ci-dessous :

Figure 3 : Matrice des risques opérationnels du processus de gestion des matières de la

DGP

Très forte

Mauvaise

planification des

besoins

- Demande non

autorisée

- Absence d’un bon

d’entrée

Absence de police

d’assurance

Forte

Non stockage

des matières

Mauvaise description

des besoins

Moyenne

Livraison

tardive

Sortie falsifiée des

matières

Faible

Réception

frauduleuse

Très faible

Insignifiant Mineur Moyen Majeur Catastrophique

IMPACT DU RISQUE

SOURCE : Nous même




5.4.2. Analyse de la matrice des risques

L’analyse facilite la compréhension de la cartographie pour une meilleure gestion des risques.

A l’analyse, cette cartographie compte :

o les risques majeurs situés dans la zone rouge : ce sont des risques inacceptables

nécessitant des actions immédiates de la DGP afin de les mettre rapidement sous

contrôle. Ce profil de risques nécessite une surveillance accrue en renforçant l’audit et

le contrôle interne ;

o les risques moyens situés dans la zone jaune : ce sont des risques moins sévères que

les premiers. Quoique tolérable, ces risques doivent faire l’objet d’un suivi et d’une

surveillance réguliers afin de les ramener à un niveau plus bas.

Le résumé de l’analyse de la matrice se présente dans le tableau suivant :

Tableau 7 : Analyse de la matrice des risques

Zone de risque Profil des

risques

Commentaires

Majeurs Les risques ont un niveau élevé alors que le contrôle interne

ne dispose pas d’outils pour les maîtriser. Il faut une action

immédiate et forte pour traiter rapidement ces risques.

Moyens Les risques ont un niveau moyen. Leur maîtrise passe par une

amélioration du niveau du contrôle interne

Mineurs Les risques ont un niveau faible, ils sont mis sous contrôle.

Cependant, un suivi périodique de ces risques serait le gage de

leur maîtrise complète.

Source : Nous même

L’analyse de la cartographie des risques faite, nous nous attèlerons à formuler quelques

orientations.




5.5. Orientation du manuel de procédures

Les orientations du manuel de procédures de la comptabilité matières ont été définies avec le

concours du comptable matières. Avec lui, nous avons définis les objectifs, le contenu, et la

forme du manuel de procédures. Quant au mode d’utilisation, les modalités de mise à jour et

la structuration, il les a laissés à notre appréciation.

5.5.1. Objectifs du manuel de procédures

Le présent manuel de procédures décrit de manière détaillée et explicite la nature et le contenu

des tâches qui doivent être exécutées pour chacune des opérations de gestions des matières. Il

s’agit de préciser pour chaque tâche, les principales actions à entreprendre, ainsi que les

personnes concernées par l’exécution. Les objectifs visés par ce présent manuel sont les

suivants :

o expliquer les modalités d’application des différentes procédures suivant les activités de

l’entreprise ;

o situer les différentes responsabilités ;

o former le personnel ;

o faciliter les opérations de contrôle.

Par ailleurs le présent manuel doit permettre aux personnes nouvellement recrutées de

comprendre très rapidement l’organisation générale du travail et de disposer d’une source

d’information exhaustive, sur les procédures et outils internes.

Ce présent manuel doit aussi permettre à la DGP de maitriser ses risques avec tous les

dispositifs énumérés ci-dessus nous ne pouvons pas les intégrer tous; donc nous allons

prendre certains dispositifs qui nous permettrons de réduire les risques majeurs :

o souscription d’une police d’assurance pour les locaux ;

o formalisation des documents comptables ;

o mise en place d’une équipe d’inventaire ;

o supervision hiérarchique et contrôles permanents




5.5.2. Structure du manuel de procédures

Avant d’entamer des procédures, nous avons défini la structure du manuel. A ce niveau, notre

choix s’est porté sur un modèle de présentation qui permet à l’agent utilisateur d’identifier

rapidement la tâche à exécuter, les personnes qui interviennent pour la réalisation de la tâche,

la manière dont elle est réalisée ainsi que les supports permettant sa réalisation. La

structuration retenue est présentée comme suit :

Tableau 8 : Proposition de structure du manuel de procédures

DIRECTIONGENERALE

DU PLAN

MANUEL DE PROCEDURES

COMPTABILITE DES MATIERES

Mise à jour :

Septembre 2011

Référence :

PROCEDURE : Edition

SOUS PROCEDURE Page

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Source : nous même.

5.5.3. Mode d’utilisation du manuel

Pour faciliter l’utilisation de ce manuel, chaque procédure sera décrite dans un tableau réparti

en quatre colonnes : étapes, intervenants, tâches, référence du support.

o la colonne « étapes » indique le niveau de l’opération de la procédure ;

o la colonne « intervenants » permet d’identifier les différents agents impliqués dans

l’exécution de la procédure ;




o la colonne « tâches » décrit ce qui doit se faire à chaque étape de la procédure ;

o la colonne « référence support » indique les outils utilisés pour la matérialisation de la

tâche ;

Signalons que ce manuel peut faire l’objet de mises à jour en tenant compte de l’évolution de

l’organigramme de la DGP.

5.5.4. Mise à jour

Ce manuel de procédures mis en place et servant de système de gestion des matières pourrait

enregistrer des modifications pour les raisons suivantes :

o améliorations des procédures existantes décidées par la direction générale du plan ;

o modifications des procédures décidées par la direction générale du plan en

collaboration avec le ministère de l’économie et des finances pour répondre à des

besoins d'informations nouveaux ;

o application de nouveaux textes et décrets concernant les lois sur les entreprises et

les règles comptables.


http://www.officedepot.fr/regle.html



CHAPITRE 6 : PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES DE LA

COMPTABILITE DES MATIERES

Dans ce chapitre, nous ferons une proposition de manuel de procédures et des

recommandations relatives au contrôle interne, à la gestion de la comptabilité des matières et

à l’application du manuel des différentes procédures à savoir celles des matières du premier

groupe (immobilisations) et celles des matières du deuxième groupe (stocks).

Nous présenterons le manuel que nous avons conçu, nous mettrons en exergue pour chacune

des procédures son objet, son champ d’application, les règles de gestions et les objectifs du

contrôle interne.

Nous présenterons deux procédures, à savoir celle relative à la gestion des matières du

premier groupe (immobilisations) et celle liée à la gestion des matières du deuxième groupe

(stocks).




6.1. Présentation du Manuel de Procédures

DIRECTION

GENERALE

DU PLAN

MANUEL DE PROCEDURES DE LA

COMPTABILITE MATIERES

Mise à jour :

Septembre

2011

Référence

PROCEDURES : CYCLE DES MATIERES DU PREMIER GROUPE Edition

SOUS PROCEDURES ET INDEX Page

SOUS PROCEDURES INDEX

ENTREE DES IMMOBILISATIONS CM1-01

SUIVI DES IMMOBILISATIONS CM1-02

SORTIE DES IMMOBILISATIONS CM1-03

INVENTAIRE PYSIQUE DES IMMOBILISATIONS CM1-04

COMPTABILISATION DES IMMOBILISATIONS CM1-05




DIRECTION

GENERALE

DU PLAN


COMPTABILITE MATIERE

Mise à jour

Septembre

2011

Edition N°1 PROCEDURES : ENTREE DES IMMOBILISATIONS CM 1-01

SOUS PROCEDURES : RECEPTION DES IMMOBILISATIONS

Page :

1. Objectifs de la procédure

S’assurer que les entrées d’immobilisations sont traitées rapidement et correctement.

2. Champ d’application

La procédure s’applique à toutes les entrées des immobilisations dans le patrimoine de la

DGP.

3. Objectifs du contrôle interne

La procédure mise en place doit donner l’assurance que :

o les livraisons sont conformes aux commandes ;

o les livraisons effectuées par les fournisseurs sont réceptionnées rapidement et

correctement ;

o les entrées de stocks enregistrées sont réelles et exhaustives.

4. Règle de gestion

o Toute acquisition d'immobilisation doit se faire conformément à la procédure de

passation des marchés.

o Toutes les immobilisations doivent être codifiées dès leur réception par le responsable

magasin avant leur mise en service.

o Un dossier immobilisation et un fichier informatique d’immobilisation seront

respectivement tenus par le comptable des deniers et le comptable matière Ce système




permettra d'avoir deux sources pour les mêmes données et de garantir la fiabilité des

informations ;

o toute acquisition d'immobilisation doit être inscrite au budget de l'exercice en cours, à

défaut, elle doit être autorisée par le comité de direction en tenant compte des seuils de

signification.

5. Liste des opérations

o réception des immobilisations ;

o affectation et mise en service des immobilisations ;




DIRECTION

GENERALE

DU PLAN



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Septembre 2011

Edition N°1

PROCEDURES : ENTREE DES IMMOBILISATIONS CM 1-01

SOUS PROCEDURES : RECEPTION DES IMMOBILISATIONS Page

6. Description de la procédure

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La réception des immobilisations est effectuée conformément à la commande (se munir du BC, valider le BL) ; Si une immobilisation est réceptionnée, le magasinier établit en triple exemplaires un bon de réception, transmet un exemplaire au comptable matière pour contrôle ultérieure de la facture. Livraison non-conforme à la commande. Biens non conformes ou défectueux dans leur totalité :

refuser la livraison et mentionner le motif « refus »sur le bordereau de livraison ;

remettre le bordereau au livreur ; rendre compte au Secrétaire Exécutif et reprendre contact avec le

fournisseur pour régler les points litigieux. Livraison partiellement conforme à la commande.

Informer le Secrétaire Exécutif de la situation ; procéder ensemble avec le Responsable du bénéficiaire, au contrôle

du bien livré et décider soit de refuser la totalité de la livraison soit d’accepter les biens conformes à la commande.

dans l’hypothèse d’une acceptation partielle, mentionner les réserves sur le bordereau de livraison et le signer.

reprendre contact avec le fournisseur pour régler les points litigieux. Biens en bon état et bordereau de livraison conforme au bon de commande.

Signer le bordereau de livraison du fournisseur ; garder un exemplaire du bordereau et remettre les autres

exemplaires au fournisseur.

BC, BL




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OUVERTURE DES DOSSIERS Dès réception d’une copie du bon de commande, le comptable matière ouvre un dossier d’immobilisation (une chemise cartonnée) ; affecte un numéro au dossier d’immobilisation ouvert. Ce numéro est sur 8 positions numériques : première position l’année d’acquisition ; positions suivante numéro d’ordre séquentiel

Exemple : Le numéro 2012 0003 correspond à la troisième immobilisation de l’exercice2012.

MISE À JOUR DES DOSSIERS Au fur et à mesure de la réception des documents concernant les immobilisations (bon de réception, copie facture fournisseur etc.), le responsable des magasins : classe les documents reçus dans le dossier immobilisation

correspondant ; renseigne la couverture du dossier au fur et à mesure de leur

disponibilité. • libellé: de l’immobilisation ; • quantité: nombre de l’immobilisation ; • date d’entrée; • date: de mise en service ; • inventaire : numéro de l’identification de

l’immobilisation ; • financement : sous de financement ; • amortissable : si le bien est amortissable ou non.

Dos

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attribue à l’immobilisation un code unique d’identification au moyen de plaques métalliques ou d’étiquettes.

NB : le code peut indiquer : la nature de l’immobilisation Exemple : MIO2 (Matériel Informatique Ordinateur 2)




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Edition N°1 PROCEDURES : ENTREE DES IMMOBILISATIONS CM 1-01

SOUS PROCEDURES : AFFECTATION ET MISE EN SERVICE DES IMMOBILISATIONS

Page :


S’assurer que le bien est affecté au bénéficiaire qui en a fait la demande après avoir respecté

le processus de mise à disposition.



DGP.


La procédure doit donner l’assurance :

o d’une affectation rapide des immobilisations réceptionnées ;

o d’une identification systématique de ces utilisateurs.


o affecter le bien au service demandeur avec une attestation de mise en service.

o une fiche individuelle doit accompagner toutes les mises en service.

o cette fiche doit comprendre la liste des immobilisations disponible dans ce service et

leurs codes.


Affectation et mise en service des immobilisations




DIRECTION

GENERALE DU

PLAN



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Septembre

2011

Edition N°1

PROCEDURES : ENTREE DES IMMOBILISATIONS CM 1-01

SOUS PROCEDURES : AFFECTATION ET MISE EN SERVICE DES

IMMOBILISATIONS

Page


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établit une attestation de mise en service en 2 exemplaires ;

livre l’immobilisation au bénéficiaire après lui avoir fait signer l’attestation ;

remet un exemplaire de l’attestation à l’entité bénéficiaire ;

agrafe l’attestation de mise en service au BL remplit la fiche individuelle et le remettre à l’agent. inscrit l’immobilisation dans le registre des

immobilisations de l’entité concernée: • type d’immobilisation • date d’acquisition • date de mise en service • date de sortie

saisit l’immobilisation dans le fichier des Immobilisation

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assure le suivi du bien qui est sous sa responsabilité ; informe le responsable magasin en cas de détérioration,

transfert et perte.




DIRECTION

GENERALE

DU PLAN MANUEL DE PROCEDURE DE LA COMPTABILITE DES MATIERES

Mise à jour

septembre

2011

Edition 2011

Edition N°1 PROCEDURES : CYCLE DES IMMOBILISATIONS CM 1-02

SOUS PROCEDURES : SUIVI DES IMMOBILISATIONS

Page :


Cette procédure a pour objectif d’assurer une maintenance régulière et la réparation des

immobilisations de la DGP.



DGP.


Les procédures doivent donner la garantie :

o d’un suivi satisfaisant des entrées et retraits d’immobilisations par des mises à jour

régulières du fichier d’immobilisation ;

o d’une concordance stricte à la fin de chaque période, entre les totaux de ce fichier avec

les soldes comptables.


o l’entretien périodique et de réparation des immobilisations doit faire l’objet d’un

contrat d’entretien avec un prestataire de service ;

o l’Auditeur Interne doit s’assurer par tout moyen que l’entretien de ces immobilisations

se fait régulièrement et correctement de manière à permettre leur fonctionnement

optimal des immobilisations ;




o tout entretien et réparation d’immobilisation doit faire l’objet d’un bon de commande

établi sur la base d’un devis ;

o les immobilisations ne pouvant pas être réparées sur place feront l’objet d’un bon de

sortie.


Les opérations relatives à cette procédure sont les suivantes :

5.1. Entretien des immobilisations

o suivi de l’exécution du contrat d’entretien ;

o production du rapport Suivi ;

o validation du rapport de suivi ;

o règlement des litiges.

5.2. Réparation des immobilisations

o détection de l’anomalie ;

o entrée en contact avec le prestataire ;

o établissement du bon de commande ;

o réception de l’immobilisation après la réparation ;

o réception de la facture.




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MANUEL DE PROCEDURES DE

LA COMPTABILITE MATIERE

Mise à jour

Septembre 2011

Edition N°1

PROCEDURES : CYCLE DES IMMOBILISATIONS CM 1-02

SOUS PROCEDURES : SUIVI DES IMMOBILISATIONS Page


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Suivi de l’exécution du contrat d’entretien

S’assure, conformément aux clauses du contrat liant la DGP au

prestataire de service, que les entretiens périodiques sont effectués

normalement.

Production du rapport Suivi

dresse trimestriellement un rapport de suivi des contrats

d’entretiens.

Joint les justificatifs des travaux d’entretiens au rapport et

transmet l’ensemble au responsable administratif

Validation du rapport de suivi

apprécie le rapport de suivi, fait ses observations éventuelles ;

vise le rapport définitif ;

Le c

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conserve l’original du rapport définitif et transmet une copie du rapport

de suivi à l’entité bénéficiaire du bien.




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Détection de l’anomalie

signale la panne à l’Assistant Administratif ; établit un bon de réparation et fait signer le bon par l’utilisateur ; transmet le bon au responsable administratif ; signe le bon en cas d’approbation et le transmet à l’assistant

administratif ; dans le cas contraire, retourne le bon à l’assistant administratif avec

mention du motif du refus.

Entrée en contact avec le prestataire

A la réception du bon approuvé par le responsable administratif, prend contact avec le prestataire pour établir un devis et un diagnostic selon les procédures de passation de marché adéquates.

Établissement du bon de commande

A la réception du diagnostic et du devis, établit une demande d’achat à laquelle sont joints le devis et le diagnostic le transmet l’ensemble au comptable des deniers pour l’établissement du BC.

établit le BC sur présentation de la demande d’achat signé par l’assistant administratif ou du bon de réparation ;

fait signer le BC par le Secrétaire Exécutif.

Réception de l’immobilisation après la réparation

Si la réparation est satisfaisante, signe le bon de livraison du prestataire, sinon fait reprendre la réparation par le prestataire ; établit une fiche de réception ; remet le bien à l’utilisateur contre décharge de la fiche de réception ; classe la fiche dans le dossier « entretien immobilisation »

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DIRECTION GENERALE

DU PLAN



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Septembre

2011

Edition N°1


SOUS PROCEDURES : SORTIE DES IMMOBILISATIONS Page


La procédure de sortie des immobilisations vise à assurer la protection du patrimoine de la

DGP par la maitrise des sorties d'immobilisations.



DGP.


La procédure doit donner l’assurance que :

o les retraits d’immobilisations dans le patrimoine de la DGP ne peuvent être effectués

sans L’accord d’un responsable habilité ;

o les données relatives à ces retraits sont rapidement et correctement transmises à la

comptabilité pour réconciliation du solde.


o toute demande de sortie doit être faite par le responsable administratif par écrit.

o des fiches de sortie doivent être renseignées pour les sorties provisoires comme

définitive.


o vols, casse et perte ;

o dépréciation des immobilisations ;

o établissement d’un PV de retrait d’immobilisation.




DIRECTION

GENERALE DU PLAN



Mise à jour

Septembre2011

Edition N°1


SOUS PROCEDURES : SORTIE DES IMMOBILISATIONS Page

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mettent le PV à la disposition du responsable du suivi ; transmettent une copie du PV à la comptabilité pour prise en

compte.

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agas

in élabore les tableaux d’amortissement des immobilisations ;

prépare les fiches d’imputations comptables, budgétaires et analytique des amortissements ;

envoie au gestionnaire pour vérification et visa reçoit les tableaux d’amortissement et confronte avec la

situation des immobilisations détenue à son niveau ; procède à la vérification des taux appliquées, des bases

amortissements et calculs. procède aux enregistrements de l’amortissement concerné dans

les comptes concernés ; retourne les tableaux et fiches d’imputations au comptable. reçoit les tableaux d’amortissement et les fiches d’imputation

provisoires ; procède à l’enregistrement des écritures.

Tabl

eau

d’am

ortis

sem

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cess

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Res

pons

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m

agas

in

recense le matériel à transférer ou à léguer ; adresse une correspondance à la signature du responsable du

suivi avec la liste du matériel. Pour livraison.

Etab

lisse

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PV

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trait

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re

Le C

M

après livraison des immobilisations cédées à titre onéreux ou gratuit et des immobilisations mise au rebut le responsable du suivi établit en trois exemplaires le PV.

toutes les colonnes du PV doivent être obligatoirement signées.




DIRECTION GENERALE

DU PLAN



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Septembre

2011

Edition N°1


SOUS PROCEDURES : INVENTAIRE PHYSIQUE DES

IMMOBILISATIONS

Page


Inventorier physiquement tous les aspects de la DGP.

2. Champs d’application de la procédure

La procédure concerne toutes les immobilisations de la DGP.


Les procédures de prise d’inventaire des immobilisations mises en place doivent assurer :

o un recensement fiable et exhaustif des quantités mises en service ;

o une identification correcte des matériels qui doivent être mises au rebut.


o respecter les instructions d’avant prise d’inventaire ;

o analyser et régulariser les écarts ;

o transmettre au gérant les rapports de prise d’inventaire au plus tard 15 jours après

l’inventaire.

5. Description des opérations

Les opérations relatives à cette procédure sont les suivantes :

o préparation de l’inventaire ;

o recensement physique des immobilisations ;

o identification des écarts ;

o analyse des écarts ;

o régularisation des écarts.




DIRECTION

GENERALE DU

PLAN



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2011

Edition N°1


SOUS PROCEDURES : INVENTAIRE PHYSIQUE DES IMMOBILISATIONS Page


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appliquer les instructions d’avant inventaire

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stoc

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imprimer l’état des immobilisations théoriques ;

imprimer les fiches d’inventaire ;

procéder à un double comptage des matériels par 2

équipes différentes ;

apposer un identifiant (ticket ou marque quelconque

sur les matériels) au fur et à mesure des comptages ;

remplir les fiches d’inventaire en trois exemplaires ;

ventiler les fiches d’inventaire comme suit :

• 1’exemplaire au gérant ;

• l’exemplaire à la comptabilité ;

• l’exemplaire au magasinier.

Etat

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Le C

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A l’issue de l’inventaire

rapprocher les données de l’inventaire physique

reproduites au niveau des fiches d’inventaires avec les

états informatiques.

transmettre une copie de l’état des écarts au gérant qui

le transmet à son tour au magasinier pour justification

éventuelle.

fiches

d’inventaires

état

informatique

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Ana

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agas

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A la réception de l’état des écarts :

• des entrées d’immobilisation de la période ;

• des sorties d’immobilisation de la période.

Transmet à nouveau au gérant l’état des

immobilisations comportant tous les écarts justifiés ou

non, avec éventuellement des propositions de

corrections

Etat

informatique

Fiches

d’inventaire

Rég

ular

isat

ion

des é

carts

COF

A la réception de l’état des écarts :

décide et approuve les régularisations à apporter aux

immobilisations ;

conserve l’original de l’état et ventile les copies :

• une copie au magasinier ;

• une copie à l’assistante de direction ;

• une copie à la comptabilité.

Etat des

écarts

Ass

ista

nce

Ass

ista

nte

saisit les écarts d’inventaire dans le logiciel comptable en

utilisant la fonction « saisies des régularisations » du menu

« Traitement » ;

imprime l’état définitif des stocks physiques en deux

exemplaires qu’elle remet au responsable magasin.

Etat des écarts

Etat

d’inventaire

Res

pons

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m

agas

in

vise l’état définitif des stocks physiques après la mise en

œuvre des corrections ;

conserve un exemplaire et transmet le second à la

comptabilité.

Etat

d’inventaire




DIRECTION

GENERALE

DU PLAN



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Septembre

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SOUS PROCEDURES : COMPTABILISATION DES IMMOBILISATIONS Page


S’assurer que les enregistrements comptables relatifs aux immobilisations sont effectués

correctement et aux périodes concernées.

2. Champ d’application de la procédure

La procédure s’applique à toutes les opérations de :

o comptabilisation des entrées et sorties des immobilisations ;

o traitement de données d’inventaire ;

o comptabilisation des factures fournisseurs, des écritures de dépréciation des

immobilisations.


Les procédures mise en place doivent donner l’assurance que :

o les entrées et sorties de stocks sont correctement valorisées et enregistrées ;

o les soldes des comptes de stocks concordent avec les soldes des supports extra

comptables ;

o les écarts d’inventaires sont correctement et rapidement enregistrés ;

o les dépréciations des stocks sont comptabilisées correctement et à la bonne date.


Paramétrer correctement le logiciel de gestion comptable pour une bonne valorisation des

entrées et sorties des immobilisations.




DIRECTION GENERALE

DU PLAN



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Septembre

2011

Edition N°1

PROCEDURES : CYCLE DES IMMOBILISATIONS CM1-05

SOUS PROCEDURES : COMPTABILISATION DES IMMOBILISATIONS Page

5. Description des procédures

Opé

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Com

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tions

Com

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le

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A la réception des factures, du PV de réception, prépare sa fiche d’imputation pour la comptabilisation, l’écriture suivante est passée : D : compte immobilisation C : compte d’investissement

-Facture, -Procès-verbal de réception

Com

ptab

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tion

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tion

Com

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le m

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Après réception du procès-verbal de retrait d’inventaire, de fiche individuelle d’immobilisation, d’état mensuel des mouvements durement datés et visés, vérifie que les documents suivant figurent dans les documents reçus : numéros de l’immobilisation cédée ou

mise au rebut ; date de retrait d’inventaire ; prix de cession.

S’assurer que le fichier d’immobilisation a été mis à jour si le contrôle n’est pas satisfaisant. Si le contrat est satisfaisant, le comptable prépare les fiches d’écritures pour la comptabilisation des sorties d’inventaire, passé les écritures d’annulation de l’immobilisation cédée et d’enregistrement du produit de cession.

PV d’inventaire verbal de retrait ; Fichier d’immobilisation




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-L’analyse des comptes, mensuellement, le comptable chargé du fichier d’immobilisation édite le grand livre des comptes d’immobilisation et d’immobilisation en cours qui ont été mouvementé ;

-Il vérifie que chaque mouvement enregistré sur la période est justifié par les documents (fiche d’entrée d’immobilisation, fiche de mouvement d’immobilisation et PV d’inventaire ;

-Il identifie les pièces manquantes et écritures non comptabilisées ;

-Il effectue les recherches nécessaires et procède au redressement après approbation du COF ;

Il saisit les fiches d’écritures datées ou visées dans le cadre de l’arrêté comptable mensuel ;

Il édite une balance générale de fin de mois et s’assure, le cas échéant que les écritures de redressement ont été prise en compte ;

Il rapproche le solde du compte avec le fichier.




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PLAN



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PROCEDURES : CYCLE DES STOCKS REF :

SOUS PROCEDURES : Page

SOUS POCEDURES INDEX

EXPRESSION DES BESOINS CM 2-01

ENTREES DES STOCKS CM2-02

SORTIESDES STOCKS CM2-03

ELABORATION DES ETATS MENSUELS CM2-04

CONTROLE ET PROTECTION DES STOCKS CM2-05

INVENTAIRE PHYSIQUE CM 2-06





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Edition N°1

PROCEDURES : CYCLE DES STOCKS CM2-01

SOUS PROCEDURES : EXPRESSION DES BESOINS Page

1. Objet de la procédure

S’assurer que toutes les expressions des besoins ont été faites sur une fiche d’expression de

besoin et garantissent une gestion saine et rigoureuse.

2. Le champ d’application

Cette procédure s’applique à toutes les opérations d’achat de fournitures de bureau, de

carburant et de toutes les autres matières consommables.

3. Objectifs de contrôle interne

La procédure doit donner l’assurance que la fiche d’expression des besoins établie par les

agents exprime des besoins initialement prévus ou expressément acceptés par la Direction

Générale du Plan.

4. Règles de gestion

Le comptable des matières établit la fiche d’expression des besoins ou la demande d’achats à

chaque fois qu’un agent manifeste le besoin. La fiche d’expression de besoins ou la demande

d’achats doit être soumis à l’approbation du directeur du contrôle interne.





PLAN



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Edition N°1


SOUS PROCEDURES : EXPRESSION DES BESOINS Page


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établir une fiche d’expression des besoins ou

demande d’achat pré numéroté en trois

exemplaires ;

faire signer les fiches d’expression des besoins

par le supérieur hiérarchique de l’agent qui fait

la demande.

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vérifier que la dépense demandée a fait l’objet

d’une prévision ;

apposer sa signature après vérification puis

remettre la demande d’achat au Directeur

Général pour approbation;

Bud

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viser la demande d’achats pour marquer son

accord puis on procède à la sélection du

fournisseur. (1)

Bud

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(1)La procédure de sélection des fournisseurs a été détaillée dans la première partie.





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SOUS PROCEDURES :ENTREES DES STOCKS Page


La procédure a pour objet de garantir la conformité des actifs livrés par rapport au bon de

commande.


La procédure s’applique à toutes les matières reçues à la DGP conformément à la commande

effectuée.

3. Objectif du contrôle interne

La procédure doit permettre de s’assurer que les livraisons effectuées par les fournisseurs sont

correctement reçues dans les meilleurs délais.

Elle doit aussi permettre de s’assurer que les entrées en stock sont traitées de manière efficace

et prise en compte par la comptabilité à la bonne date.


Il convient de faire un rapprochement du bon de commande avec le bon de livraison ;

d’émettre systématiquement un bon de livraison pré numéroté ; de faire les réceptions des

livraisons à des lieux définis et de séparer les fonctions achat et réception.





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SOUS PROCEDURES : ENTREES DES STOCKS Page


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A l’occasion de chaque commande, envoyer une copie du bon de commande au responsable du magasin ; inviter le représentant du service demandeur lorsqu’il s’agit d’articles spécifiques.

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in

Préparation de l’aire préparer une aire de rangement, au magasin, dès réception du

bon de commande ; réunion de la commission de réception ; indiquer à l’auditeur interne chargé du contrôle de la qualité, la

date et l’heure de la livraison ; inviter le représentant du service demandeur lorsqu’il s’agit

d’articles spécifiques ;




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procéder au rapprochement du BC et du BL. Les quantités livrées doivent rigoureusement correspondre aux quantités mentionnées sur le BL ;

si les conditions précédentes sont remplies, s’assurer que la livraison est de bonne qualité et valider le bordereau (cachet « conforme », noms prénoms et signatures des membres de la commission) ;

ranger les fournitures dans le magasin ; lorsque la livraison n’est pas conforme à la commande :

• si elle est inférieure à la commande, prévenir La Direction générale et, avec son accord, ranger les fournitures puis informer la comptabilité en vue de la régularisation de la facture

• si la quantité portée sur le BL est différente de la quantité livrée, rejeter le BL et exiger un BL correctement rempli.

• si elle est défectueuse, la rejeter, puis informer le COF ;

Bon

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établir un bon de réception en trois exemplaire à l’occasion de chaque entrée d’articles au magasin ;

(Les bons de réception sont numérotés) apposer le cachet « original » sur un exemplaire et

« duplicata » sur les deux autres ; mettre, dans le parapheur « bons de réception », la copie du

bon de commande, le bordereau de livraison correspondant, les 3 exemplaires du bon de réception établi pour cette livraison ;

Val

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M

Res

pons

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mag

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vérifier la cohérence des éléments figurant sur chaque bon de commande, bordereau de livraison et bon de réception correspondant ;

après vérification, envoyer le même jour, l’original de chaque bon de réception à la comptabilité ;

conserver un duplicata de chaque bon de réception ; renvoyer le parapheur au magasin pour classement des

pièces.

BL

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C

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agas

in

au retour du parapheur, agrafer à chaque copie de bon de commande, le bordereau de livraison et le duplicata bon de réception correspondants.

classer dans le classeur « bons de réception.





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SOUS PROCEDURES : SORTIES DES STOCKS Page


S’assurer que les sorties se font correctement et rapidement.


La procédure s’applique à toutes les fournitures sorties du magasin à la suite d’une demande


La mise en place de cette procédure vise à obtenir les résultats suivants:

o les sorties de magasin sont faites sur la base des demandes d’agents habilités ;

o les sorties de magasin font l’objet d’un traitement correct et rapide par le responsable

du magasin ;

o les enregistrements comptables des sorties de magasin sont opérées à bonne date.


o traitement rapide des sorties de stocks ;

o désigner les personnes habilitées à approuver les bons de sortie ;

o établir des liasses de bons d’entrée et de sortie.





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SOUS PROCEDURES : SORTIES DES STOCKS Page


Opé

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Rec

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se rapprocher de tous les services de sa direction ou

institut pour connaître leurs besoins courants ;

remplir le formulaire de demande de fournitures et

l’envoyer au magasin.

(Les sorties de magasin se font deux fois par semaine).

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réunir les demandes de fournitures provenant des agents habilités

à les effectuer ;

s’assurer que chaque demande est signée par l’agent habilité et

son supérieur hiérarchique ;

effectuer la sortie de magasin deux fois par semaine à partir des

demandes. (sauf pour la reprographie qui peut être servie).

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Res

pons

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Un bon de sortie pour chaque demande de fourniture déposée ;

et pour cela :

-remplir le formulaire du bon de sortie à partir de la demande ;

-établir chaque bon numéroté de sortie en 4 exemplaires ;

-apposer la mention « original sur un exemplaire et duplicata »

sur les 3 autres.




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s inviter l’agent habilité au retrait à prendre livraison des

fournitures demandées ;

à l’arrivée de l’agent, signer les bons de sortie (BS), lui

faire contresigner et lui remettre les fournitures avec un

duplicata de BS.

In

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in

l’après-midi avant la descente, envoyer les originaux des

bons de sortie à la comptabilité ;

envoyer les duplicata (deuxième exemplaire) aux archives.

Cla

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ent

agrafer, à chaque demande de fourniture, le dernier

duplicata du bon de sortie correspondant ;

et mettre dans le classeur « bons de sortie »





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SOUS PROCEDURES : ELABORATION DES ETATS MENSUELS Page


Assurer que les états mensuels sont faits correctement, exhaustivement et selon les normes.


La procédure concerne les fournitures stockées au magasin ou affectées directement.


La mise en place de cette procédure vise à obtenir les résultats suivants :

o disposer d’un état périodique du mouvement des stocks ;

o disposer d’une base d’appréciation analytique ;

o disposer d’un outil de contrôle, à posteriori, des consommations.





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SOUS PROCEDURES : ELABORATION DES ETATS MENSUELS Page


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état récapitulatif mensuel des entrées et sorties de stocks : sortir des classeurs « bons de réception » et « bons de sortie » puis sortir les bons établis au cours du mois ; remplir l’état des entrées et sorties en désignant les fournitures par des noms génériques : fournitures de bureau, fournitures informatiques fournitures audiovisuelles état des fournitures dont le stock a varié par rapport stock

disponible : tirer l’état pour le mois en cours (il est automatiquement généré par le logiciel utilisé) état du contrôle des consommations sectorielles :

en faire une analyse régulière; Informer régulièrement chaque entité de l’évolution de sa consommation par rapport à sa dotation quantitative au budget.

Ven

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Res

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in

tirer l’état mensuel des entrées et sorties et l’envoyer à la comptabilité et aux archives puis classer un exemplaire ; tirer l’état des articles mouvementés au cours du mois et l’envoyer à la comptabilité et en conservant un exemplaire.





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SOUS PROCEDURES : CONTROLE ET PROTECTION DES STOCKS Page


S’assurer que les existants sont contrôlés et correctement protégés.


La procédure regroupe toutes les opérations de protection et de sauvegarde des matières en

stocks.


Les procédures appliquées doivent donner l’assurance d’une protection suffisante des stocks

contre les risques de vol, de détérioration et de prélèvement exagéré.


- mise en place d’un système permettant un rangement convenable et une identification

rapide des catégories de stocks, définitions d’aires de stockages ; et regroupement des

stocks de même nature par aire, rangement des articles par lots facilement

comptables ;

- protection des stocks exposés à l’entrée du magasin ;

- limitation stricte de l’accès au magasin aux personnes autorisées ;

- responsabilisation des magasiniers (en cas de manquants).





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SOUS PROCEDURES : CONTROLE ET PROTECTION DES STOCKS Page


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- choisir une liste de référence d’articles ; - se munir des fiches de stocks relatives à chaque article ; - vérifier la validité des entrées et sorties portées sur les fiches de stocks

à l’aide du classeur bon de réception et bon de sortie ; - s’assurer par un comptage physique que la quantité figurant sur la

fiche de stock est réelle ; - demander une explication au responsable du magasin en cas d’écart

significatif ; - s’assurer que le système de valorisation des entrées et sorties est

respecté ; - vérifier que la transmission de l’information à la comptabilité est

respectée dans les délais ; - vérifier que les états périodiques sont tirés et transmis dans les délais ;

Prot

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- interdire strictement l’accès aux aires de stockage à toute personne extérieure ;

- ranger convenablement les stocks par catégorie de manière pour permettre une identification rapide ;

- interdire l’accès du magasin aux fumeurs ; - pulvériser régulièrement les aires de stockage à l’aide de produits

contre les rongeurs ; - rejeter toute demande de fournitures d’agents non habilités ; - éviter toute sortie d’articles en dehors du jour habituel de sortie sauf

cas de force majeure ;





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SOUS PROCEDURES : INVENTAIRE DES STOCKS Page


Inventorier physiquement tous les stocks de la DGP


La procédure de prise d’inventaire concerne le stock du magasin


L’objectif de la prise d’inventaire est de procéder à la reconnaissance physique des stocks en

vue de confirmer les soldes comptables ou de les rectifier.


o Identifier clairement les stocks internes détériorés ou obsolètes ;

o Analyser et régulariser les écarts ;

o Transmettre au gérant les rapports de prise d’inventaire au plus tard 15jours après

l’inventaire.





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SOUS PROCEDURES : INVENTAIRE DES STOCKS Page


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res -sélectionner parmi le personnel, des agents non concernés par le

fonctionnement du magasin ; -les repartir en équipes d’inventaire : équipes de comptage et une équipe de contrôle en cas de divergence ; -désigner un responsable par équipe ; -informer chaque membre de sa sélection.

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-se munir de l’ensemble des références d’articles disponibles au magasin afin de mesurer la taille du stock ; -fixer les dates de démarrage des opérations de comptage. On peut opter soit pour un inventaire unique pour l’ensemble du stock en fin d’exercice ou soit pour un inventaire graduel ; -réunir tous les membres des équipes de comptage à l’approche de la date d’inventaire -leur expliquer les différentes méthodes de comptage et celles à choisir selon les cas ; -envoyer si possible deux équipes différentes au magasin pour le comptage et une troisième équipe pour trancher en cas de divergences.

Com

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-s’assurer avant de démarrer le comptage que : -les articles sont convenablement rangés ; -les stocks regroupés par catégorie et facilement identifiables.




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-se munir de la feuille d’inventaire remplie ; -réclamer au magasinier les fiches de stocks par articles ; -faire un rapprochement entre fiche de stocks, feuille d’inventaire et le brouillard global ; -noter les cas de divergences significatives sur la feuille d'inventaire en face de l'article concerné ; -envoyer la feuille d’inventaire au chef d’inventaire (le Sous –Directeur de la comptabilité) après signatures des membres de l’équipe et du responsable du magasin. Une deuxième équipe d’inventaire peut faire un deuxième comptage. Une 3ème équipe de contrôle peut intervenir en cas de différence significative.

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-à partir de la feuille d’inventaire, indiquer au responsable du magasin les écarts entre la quantité réelle et celle portée sur fiche de stock ; -s’assurer que les corrections sont faites. Informer plus tard le comptable des matières en cas de manquants significatifs.

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-vérifier parmi les derniers bons de réception, les cas de livraisons non encore facturées ; -effectuer le traitement comptable approprié. (rattachement à l’exercice concerné).

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valoriser les quantités figurant sur la feuille d’inventaire ; comparer aux soldes comptables :

-si le montant réel est supérieur au solde comptable, enregistrer la différence à titre de profit, dans le cas contraire, enregistré comme perte; -valoriser au coût de sortie suivant la méthode utilisée en cours d’exercice, le stock dormant, obsolète ou détérioré ; constituer une provision correspondante ;

valider le montant des stocks devant figurer à l’actif du bilan.




6.2. Recommandations

Nous ne pouvons pas terminer nos travaux sans adresser des recommandations aux principaux

acteurs du processus de la comptabilité des matières. Ces recommandations permettront

d’assurer une mise en œuvre effective du manuel.

Pour ce faire, nous recommandons à la Direction Générale du plan de renforcer son système

d’information à travers les notes d’informations et installer l’intranet afin d’assurer une

fluidité des informations entre les différents services, aussi, elle devra acquérir un logiciel de

gestion des matières et de la comptabilité.

Par ailleurs, la DGP doit veiller à ce que ces procédures soient constamment mises à jour. Ces

mises à jour pourront être motivées par des changements dans la structure, des modifications

des procédures et systèmes dans le but d’améliorer les procédures existantes pour faire face à

des situations nouvelles.

Aussi il faut séparer les tâches du comptable de matières de celles du magasinier pour éviter

le cumul de fonction qui est la source de plusieurs fraudes. Mettre à la disposition de ce

dernier des documents comptables nécessaire pour une gestion selon les normes.

Concernant le contrôleur Interne, il effectue des contrôles permanents et inopinés, pour voir

si les procédures sont appliquées.

Conclusion

La conception de manuel de procédures pour La Direction Générale du plan répond à un

besoin réel de réorganisation de l’Entreprise. Sa conception a été faite de telle sorte que sa

compréhension soit aisée pour tous les utilisateurs. De plus, ce manuel sera mise à jour pour

garantir la constance de son efficacité.




Conclusion de la deuxième partie

La deuxième partie de notre étude consacrée à la présentation de la Direction Générale du

Plan et à la conception de son manuel de procédures de la comptabilité matières nous a

permis d’appréhender les différentes étapes de conception d’un manuel de procédures.

Nous avons identifié également dans cette partie les risques pouvant mettre en péril la survie

de l’entreprise.

En ce qui concerne, l’élaboration du manuel de procédures de la comptabilité matières, nous

avons procédé à la description, puis à l’évaluation des procédures existantes afin de déceler

les dysfonctionnements du système de contrôle interne. Nous avons enfin, proposé des

dispositifs pour la résolution de ces dysfonctionnements.

Nous avons proposé ensuite un manuel de procédures adapté à la comptabilité des matières.

Cet outil permettra à l’entreprise de mieux gérer ses procédures de gestion de matières.

Nous avons également insisté sur son application dans la mesure où ,il ne sert à rien de

disposer d’un manuel s’il n’est pas appliqué.


CONCLUSION GENERALE




La Direction Générale du Plan, comme toute autre structure, a besoin de moyens pour

atteindre ses objectifs et d’assurer sa pérennité. Pour se faire, plusieurs facteurs et acteurs sont

à considérer. Le préalable de ces facteurs est l’organisation de l’Entreprise.

En effet, l’organisation d’une Entreprise commence par le recensement des fonctions

nécessaires à son fonctionnement. L’absence d’une fonction se traduit par un

dysfonctionnement ; selon les circonstances, certaines sont plus importantes que d’autres,

mais toutes doivent être présentes. C’est du regroupement de ces fonctions au sein de

l’Entreprise que résulte l’organisation.

L’organisation consiste donc à combiner les ressources existantes de l’Entreprise (humaines,

matérielles et financières) de façon à permettre l’obtention de la performance la plus élevée.

Toute Entreprise suit un mode de fonctionnement et d'organisation propre à elle. La stratégie,

le métier, la taille, la maturité, l'histoire et la culture influencent l'organisation et le

fonctionnement de l’Entreprise.

Selon les théoriciens du management, la mise en place des procédures efficaces doit être une

préoccupation majeure, car elle est désormais nécessaire pour assurer la performance de

l’entreprise. La négligence de celle-ci constitue une entrave pour son développement.

C’est dans ce cadre que Peter Drucker dit : « la meilleure structure de l’entreprise ne garantira

pas les résultats et la performance. Mais une mauvaise structure est la garantie de la non

performance ». Tout ce qu'elle produit c'est de la friction et de la frustration. La mauvaise

structure met le projecteur sur les faux problèmes et aggrave les disputes non pertinentes. Elle

accentue les faiblesses de l’Entreprise et affaiblit plutôt que de renforcer sa performance. La

bonne structure organisationnelle est donc un pré requis à la performance.

Le manuel de procédures permet donc à l’entreprise un bon déroulement de ses activités et

facilite les travaux lors des contrôles des auditeurs.

Il peut contribuer de façon directe au développement de la Direction Générale du Plan. Seule

sa mise en pratique stricte est à la base d’un système organisationnel constructif. Les

procédures doivent être respectées ; même le Directeur, pour prendre une décision, doit suivre

les procédures car il en est le garant de l’application. Le non-respect de ces nouvelles

procédures peut perturber le fonctionnement normal de la structure et la mettra en danger.




Cette étude avait pour objectif de montrer au dirigeant de l’Entreprise l’importance d’un

manuel de procédures et son utilité pour atteindre son objectif de pérennité. A l’issue de ce

travail, notre constat est que si l’entreprise arrive à faire respecter ce manuel de procédures,

les décisions de la direction seront appliquées ; les performances et l’efficacité opérationnelles

seront améliorées ; les comptes annuels seront réguliers, sincères et donneront une image

fidèle du résultat des opérations ; les actifs de l’entreprise seront sauvegardés. Il faut noter que

le manuel de procédures n’est pas figé, il doit être régulièrement mis à jour par des notes qui

les complètent ou modifie quelques aspects à partir de l’évolution de la structure et de ses

activités.

Pour la bonne exécution des procédures, il est recommandé de rendre disponible les moyens

d'action ; c’est pourquoi, le personnel de l’entreprise participera à des formations sur

l’application de ces procédures car leur respect dépend de la compétence du personnel.


ANNEXES




Annexe 1 : organigramme retracé de la DGP




Annexe 2 : Questionnaire de contrôle interne

QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE

Objectifs assignés :

1. S'assurer que les acquisitions ont fait l'objet d'une prévision;

2. S'assurer que les commandes sont émises dans le respect des règles en la matière;

3. S'assurer de la bonne réception des acquisitions faites;

4. S'assurer de la bonne réception, du bon contrôle et de la bonne comptabilisation des

pièces justificatives comptables;

5. S'assurer de la bonne gestion des matières ;

6. S'assurer de la tenue et de la mise à jour du fichier des matières;

7. S'assurer que les matières font l'objet d'un contrôle et d’une protection;

8. S'assurer que les cessions, destructions ou mises au rebut sont correctement effectuées;

9. S'assurer de la tenue permanente de l'inventaire physique des matières;

10. S’assurer que les amortissements sont correctement calculés et comptabilisés ;

11. S’assurer que les stocks sont correctement valorisés ;

QUESTIONNNAIRE DU CONTROLE INTERNE

1. Objectifs de contrôle : S'assurer que les acquisitions ont fait l'objet d'une prévision;

QUESTIONS REPONSES

COMMENTAIRES OUI NON

1. Les acquisitions ont-elles fait l'objet de

prévisions ?

X

2. Ces prévisions sont-elles consignées dans un budget d'investissements?

3. Font-elles l'objet d'une présentation détaillée?

4. Y a-t-il rapprochement entre prévisions et réalisations?

5. Tous les dépassements font-ils l'objet d'autorisation X systématique de la DG ?





2. Objectifs de contrôle : S'assurer que les commandes sont émises dans le respect des

règles en la matière;

QUESTIONS REPONSES


1. Toutes les acquisitions font elles l'objet d'une expression de besoins?

x

2. Cette expression est-elle formalisée dans un document?

x

3. Si oui, est-il validé par le responsable hiérarchique?

x

4. Chaque commande fait-elle l'objet de Be ou Le pré numéroté

5. Est-il établi en nombre d'exemplaires définis?

6. Fait-il l'objet d'une validation de la part du responsable habilité du service demandeur?

7. Existe-t-il un délai d'envoi des BC N /A Un délai n'est pas indiqué fournisseurs?

8. Si oui, est-il toujours respecté? N /A

Tous les Be ou Le font-ils l'objet d'un enregistrement informatisé ou manuel


3. Objectifs de contrôle : S'assurer de la bonne réception des acquisitions faites

QUESTIONS REPONSES


1. Toutes les immobilisations acquises font-elles l’objet de réceptions formalisées ?

2. Si oui, existe-t-il une commission de réception avec des responsabilités clairement définies ?

3. Si oui, celle-ci comprend-elle un représentant du service demandeur ?

4. Existe-t-il des procédures de contrôle qualitatif et quantitatif des acquisitions faites ?

5. Si oui, un BL ou PV est-il établi et signé en cas de conformité, par tous les représentants?

6. Fait-il l’objet d’une comparaison au BC

7. Les immobilisations à stocker font-elles l’objet d’un stockage




8. Un BE est-il établi pour constater l’entrée en stock de celle-ci

9. Un PV de réception est-il établi et validé par les membres de la commission de réception?

QUESTIONNNAIRE DU CONTROLE INTERNE 4. Objectifs de contrôle : S'assurer de la bonne réception, du bon contrôle et de la bonne

comptabilisation des pièces justificatives comptables QUESTIONS REPONSES COMMENTAIRES

OUI NON 1. Les factures font-elles l'objet de réceptions

formalisées ?

2. Si oui, existe-t-il une commission de

réception?

3. Si oui, comprend-t-elle un agent du service

comptabilité immobilisations?

4. Les factures sont-elles accompagnées du BC

du BL et/ou du PV de réception?

5. Font-elles l'objet d'un contrôle de fond à

travers:

la ligne budgétaire?

la qualité (caractéristiques)?

la quantité (nombre)?

les calculs arithmétiques (horizontaux et

verticaux) ?

6. Existe-t-il des procédures de

comptabilisation bien définies à travers:

une distinction entre immobilisations et

charges?

des schémas de comptabilisation?

une codification bien définie?

un plan des comptes détaillé?

un mécanisme de validation

hiérarchique?




QUESTIONNNAIRE DU CONTROLE INTERNE 5. Objectifs de contrôle : S'assurer de la bonne gestion des matières

QUESTIONS REPONSES COMMENTAIRES OUI NON 1. Existe-t-i1 des procédures de gestion

clairement définies pour les matières?

2. Le service comptabilité des matières est-

il informé à temps des travaux sur les

matières de premier groupe

3. Une mise à jour du fichier des

immobilisations est-elle faite?

4. Comment sont rangées les matières ?

QUESTIONNNAIRE DU CONTROLE INTERNE 6. Objectifs de contrôle : S'assurer de la tenue et de la mise à jour du fichier des matières;

QUESTIONS REPONSES COMMENTAIRES OUI NON

1. Les deux groupes de matières sont-ils

régulièrement mis à jour ?

2. Font-ils l'objet d'un rapprochement

régulier avec l'existant physique?

3. Font-ils l'objet d'un rapprochement

régulier avec la comptabilité?




QUESTIONNNAIRE DU CONTROLE INTERNE 7. Objectifs de contrôle : S'assurer que les matières font l'objet d'un contrôle et d’une

protection;

QUESTIONS REPONSES


1. Existe-t-il de procédures formalisées pour la protection et la maintenance des matières?

2. Si oui, Sont-elles définies pour chaque type de matières?

3. Existe-t-il des plannings d'entretien et de maintenance des matières techniques?

4. Si oui font-ils l'objet d'un suivi régulier?

5. Les immobilisations techniques et les matériels de transports font-ils l'objet de couvertures de polices d'assurance?

6. Les parcs informatiques et automobiles font-ils l'objet d'entretien régulier?

7. Pour les matières techniques (notamment les centrales), existe-t-il de contrats d'entretien avec les fournisseurs?

8. Chaque immobilisation est-elle mise sous la responsabilité d'un service déterminé ?

9. Toutes les matières font-elles l'objet elles : . codification? . immatriculation? . apposition d'étiquette?

10. Les immobilisations facilement déplaçables (notamment les véhicules et outillages) font-elles l'objet d'un suivi approprié?

13. Si oui, existe-t-il des procédures d'autorisation de sortie?

14. Existe-t-il des procédures suffisantes pour permettre le suivi des nantissements, hypothèques et autres engagements limitant la propriété des immobilisations?




QUESTIONNNAIRE DU CONTROLE INTERNE 8. Objectifs de contrôle : S'assurer que les cessions, destructions ou mises au rebut sont

correctement effectuées QUESTIONS REPONSES COMMENTAIRES

OUI NON

1. Des procédures de cession et destruction des immobilisations sont-elles définies?

2. Si oui, existe-t-il des critères d'admission d'une immobilisation à la réforme?

3. Si oui, un document de réforme est-il émis pour chaque sorite ?

4. Un responsable habilité est-il désigné pour chaque service demandeur de réforme?

5. Une commission de réforme est-elle constituée?

6. Si oui, chaque document de réforme fait-il l'objet d'une validation de la part de cette commission?

7. Pour les destructions, existe iI une commission de destruction?

8. Si oui, comprend-t-elle un agent du service demandeur?

9. Emet-elle un PY de destruction?

10. Les immobilisations reformées font-elles l'objet de ventes?

11. Font-elles l'objet de valorisation d'experte?

12. Si oui, les recettes de ces ventes sont-elles payées à la caisse?

13. Si oui, les produits de cessions font-ils l'objet d'une comptabilisation?

14. Les immobilisations reformées sont-elles sorties de la comptabilité?

15. Les immobilisations reformées sont-elles sorties du fichier des immobilisations?

16. Les plus ou moins values de cessions font-elles X l'objet d'une comptabilisation?





9. Objectifs de contrôle : S'assurer de la tenue permanente de l'inventaire physique des

matières;

QUESTIONS REPONSES


1. Existe-t-il des procédures immobilisations?

2. Si oui, définissent-elles les responsabilités de chaque intervenant?

3. Est-il réalisé à chaque exercice?

4. Si oui, les résultats de l'inventaire font-ils l'objet d'un rapprochement avec les données de la comptabilité?

5. Si oui, les comptes d'immobilisations font-ils l'objet d'une régularisation?

6. Le fichier des immobilisations est-il renseigné?


10. Objectifs de contrôle : S’assurer que les amortissements sont correctement calculés et

comptabilisés

QUESTIONS REPONSES


.1. Les amortissements et les provisions sont-ils régulièrement calculés?

2. Les dotations ainsi calculées sont-elles correctement comptabilisées?

3. Le fichier des immobilisations est-il

renseigné?

5. Les immobilisations complètement amorties sont- t elles sortie du fichier des immobilisations?




Annexe 3 : Grille de séparation des tâches

Objectifs du contrôle : S'assurer de la bonne séparation des tâches

Tâches Nature des

taches

Personnes concernées

DG DCI CM CD CR COF

1-émission de la commande EX x

2-réception des matières EX x

3- rapprochement BL /BC C x

4-autorisation des sorties A X X

5-enregistrement des entrées EN X

6- enregistrement des sorties EN X

7- tenue des fiches de stocks

et immobilisations

EX X

8-inventaire physique C X

9- rapprochement inventaire

physique/inventaire

permanent

C X

10- approbation

d’ajustement après

inventaire

A

11- rapport sur les matières

obsolètes, inutilisable

EX

12- autorisation de cessions

ou reformes des matières

inutilisées

A

13- protection des matières EX X




Annexe 4 : Guide d’entretien

Ce guide nous a servir dans les entretiens avec les acteurs de la comptabilité matière

(comptable matière et le contrôleur interne).

I. L’Organisation de la CM

1.1 Quelle appréciation faites-vous de l’organisation de la comptabilité matière ?

1.2 En quels points vous la trouvez performante ? Et moins performante ?

1.3 Comment voyez – vous la structure de contrôle interne ?

II. Objectifs

2.1 Quels sont les objectifs assignés à la comptabilité matière ?

2.2 Ces objectifs ont-ils été clairement indiqués par vos supérieurs hiérarchiques, dans un

document écrit ?

III. Moyens de travail

3.1 De quels moyens disposez-vous pour atteindre vos objectifs ?

3.3 Ces moyens vous semblent –ils suffisants ? Adaptés ?

3.3 De quels moyens supplémentaires avez-vous besoin actuellement ?

3.4 Avez-vous un logiciel de gestion des matières ? si oui êtes vous satisfaits ?

IV. Méthodes et Procédures

4.1 Quelles sont les procédures de gestion des matières ?

4.2 Quelles sont les méthodes de valorisation des matières ?

4.3 Quels genres de contrôles effectuez-vous sur les stocks ?

4.4 Comment sont organisés les inventaires ? Qui les supervise ? A quelle périodicité sont ils

effectués ?

4.5 Qui autorise la dépréciation des matières ?

4.6 Quelles sont vos attentes par rapport à un manuel de procédures ?




Annexe 5 : Fiche d’entrée d’immobilisations

Direction Générale du Plan SERVICES GENERAUX FICHE D'ENTREE D'IMMOBILISATION Nature Désignation N° d'immatriculation Localisation Valeur d'acquisition Date de mise en service Date et référence Bon de réception Fournisseurs Factures ou décomptes N°………………………Date………………….Montant taux d'amortissement Date…………………………… signature du CSG Mise à jour du fichier d'immobilisations du site Par : Le : Visa : DUFFUSION : SERVICES GENERAUX SOUS DIRECTION DE LA COMPTABILITE




Annexe 6 : Demande d’ouverture dossier d’immobilisations

Direction Générale du Plan

SERVICES GENERAUX DEMANDE D'OUVERTURE DE DOSSIER D'IMMOBILISATION N° ….* Désignation de l'immobilisation : Structure chargée de suivre les travaux : : Localisation des travaux : Montant HTHD estimé des travaux : Superficie et valeur du terrain (1) : Date prévue pour le début des travaux : Date prévue pour la fin des travaux : : Identification des tiers chargés d'exécuter les travaux : Date ………………………………………… Signature du Responsable de la structure chargé du patrimoine SGRAUX Ouverture dossier d'immobilisation par : : Le : N° : Visa : (1) (pour les constructions nouvelles) * Numérotation chronologique




Annexe 7 : Procès-verbal de réception


SGRAUX PROCES VERBAL DE RECEPTION (Provisoire ou définitive) N° …. *(1) Nous soussignés MM…………………………………………………….. …………………………………………………… …………………………………………………. Avons procédé à la réception définitive des travaux ci-dessus exécutés par ……………………………………….. Observation…………………………………………… ………………………………………….. Date…………………………… Signature……………………… * Numérotation chronologique (1) P.V.de réception indicatif




Annexe 8 : Fiche d’affectation d’immobilisation


FICHE D'AFFECTATION DU MATERIEL ET DU MOBILIER

Situation du local ou n° matricule Nombre Désignation Numéro Observations d'immatriculation Signature services généraux Signature de l'agent Affectaire DIFFUSION : - Structure affectaire - Structure du patrimoine




Annexe 9 : Fiche de sortie d’immobilisations

Direction Générale du Plan SERVICES GENERAUX PROPOSITION DE REFORME Désignation Numéro motif Observation Immobilisation d'immatriculation Rebut Cession Date……………………………………….. Signature du Responsable de la structure chargée du Patrimoine …………………………………………….. DUFFISION : - Structure chargée du contrôle - Structure chargée du patrimoine




Annexe 10 : Fiche d’inventaire




Annexe 11 : Bon de sortie

Bon de sortie

Nom : Date :

Projet : Client :

N° Affaire : N° BL :

Réf. Gestion Com. Désignation Référence Qté




Annexe 12 : Bon de commande

Direction Générale du Plan Date…………..

Tel………………………

Adresse………………….

BON DE COMMANDE N°

REF ARTICLE P.U. Qté Montant

Signature Client Montant H.T

TVA Montant TTC




Annexe 13 : Bon d’entrée

Direction Générale du Plan SGR BON DE RECEPTION N°…..* N° Bon de commande………………….. Fournisseur…………………………………

Nature Désignation Nombre prix unitaire Montant total Observations STRUCTURES (de réception) SERVICE GENERAUX Audit Interne Structure affectataire (le cas échéant) Nom : Nom : Nom : Qualité : Qualité : Qualité : Visa : Visa : Visa : * Numérotation chronologique DIFFUSION : - Services Généraux - Sous direction Comptabilité - Audit Interne




Annexe 14 : Fiche d’imputation comptable

Direction Générale du Plan FICHE DE DECOMPTE Localisation ………………………………………. Date du décomptage…………………………… DESIGNATION DU LOCAL

N° Quantité Désignation Numéro Etats des d'ordre d'immatriculation biens Observations

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10 11 12 13 14 15

Nombre de lignes renseignés : Affectataire : Etablie par : Vérifiéé par : (membres de l'équipe du comptage) (membres du comité) Visa : Visa : Visa :




Annexe 15 : Demande d’Achat

Direction Générale du Plan Date…………….

Tel :……………………

Adresse…………………

ARTICLE(S) QUANTITE

Signature de l’Agent Signature du Comptable des matières


BIBLIOGRAPHIE




Ouvrages

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