7/25/2019 Conceptos Clave de La Gestin de Procesos

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onceptos lave

SISTEMA.El conjunto de procesos que tienen por finalidad la consecucin de un objetivocomn.

SUBPROCESOS. Son partes bien definidas en un proceso. Su identificacin puede

resultar til para aislar los problemas que pueden presentarse y posibilitar diferentes

tratamientos dentro de un mismo proceso.

PROCEDIMIENTO.Forma especfica de llevar a cabo un proceso, subproceso o actividad.

De forma generalizada, los procedimientos se describen en documentos a modo de

manual, que contienen el objeto y su campo de aplicacin; qu debe hacerse y quin

debe hacerlo; cundo, dnde y cmo se debe llevar a cabo; qu materiales, equipos y

documentos deben utilizarse y cmo debe controlarse y registrarse.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO. El proceso mediante el cual un rgano

administrativo adopta decisiones sobre las pretensiones formuladas por los ciudadanos

o sobre las prestaciones o servicios cuya satisfaccin o tutela tiene encomendadas dicho

rgano. A tal efecto, el procedimiento administrativo consta de al menos las siguientes

tres fases: iniciacin, instruccin y finalizacin. De esta forma se entender por fases

dentro del procedimiento administrativo el conjunto de trmites caracterizados por ser

consecutivos y responder a una misma finalidad en el circuito de tramitacin.

ACTIVIDAD. Es la agrupacin de tareas dentro de un procedimiento, para facilitar sugestin. La secuencia ordenada de actividades da como resultado un subproceso o un

proceso. Normalmente, es desarrollada por un mismo departamento o unidad

administrativa.

TAREA.Es la parte ms pequea en la que se puede descomponer una actividad. Si bien,

un proceso puede comprenderse correctamente sin necesidad de bajar a este nivel de

detalle, la desagregacin a nivel de tarea permitir la asignacin especfica e indiscutible

de las mismas a personas concretas, evitando solapamientos o dilucin de

responsabilidades.

INDICADOR. Dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente el

funcionamiento y la evolucin de un proceso o de una actividad en trminos de eficacia,

eficiencia y flexibilidad o capacidad para adaptarse al cambio.

FLUJOGRAMA. Es una representacin grfica de la secuencia ordenada de las

actividades que se desarrollan dentro de un proceso.

MAPA DE PROCESOS.Es una representacin esquematizada de los grandes procesos

que conforman una organizacin. Normalmente, en el mapa de procesos figuran los

procesos clasificados por su finalidad: estratgicos, clave u operativos y de apoyo o

soporte.

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SIMPLIFICACIN DE PROCESOS.Consiste en la mejora continua e incremental de los

procesos.

REINGENIERA DE PROCESOS.Es una revisin fundamental y un rediseo radical de los

procesos clave que transforma el modo de trabajar de una organizacin, consiguiendo

grandes mejoras en: coste, calidad, flexibilidad, servicio y rapidez.

PROCESOS ESTRATGICOS. Son aquellos que estn relacionados con la definicin y el

control de los objetivos de la organizacin, su planificacin y estrategia, definicin de

la misin, visin y valores. En su gestin interviene directamente el equipo directivo.

PROCESOS OPERATIVOS O PROCESOS DE SERVICIOS.Son aquellos que permiten el

desarrollo de la planificacin y estrategia de la organizacin, y que aaden valor para el

ciudadano o inciden directamente en su satisfaccin.

PROCESOS DE SOPORTE O DE APOYO.Facilitan el desarrollo de las actividades que

integran los procesos clave, y generan valor aadido al cliente interno.

PROCESOS CRTICOS.Aquellos procesos que inciden de forma directa en los resultados

que alcance la organizacin, de tal manera que cualquier variacin en los mismos

repercute de manera significativa en la prestacin del servicio a los ciudadanos o

clientes externos.

EJEMPLO: Aplicando estas definiciones a una organizacin pblica, se tendra desde lo

ms global a lo ms particular:

Sistema: Gestin de presupuestos.

Proceso: Gestin del presupuesto de gasto.

Subproceso: Gestin de gastos de personal.

Actividad: rdenes de transferencia de pago de salarios.

Tarea: Revisin y registro de los datos bancarios del personal.