Conceptos contables

Contabilidad y análisis financiero 1

Sergio Iván Zapata Sierra

DOCUMENTO DE REPASO

Para todo administrador, gerente, directivo o empresario como lo son ustedes, es de granimportancia el núcleo de contabilidad porque les permite conocer la situación económica yfinanciera de la empresa y poder tomar decisiones sobre la misma.

Sin embargo, es de gran importancia además tener claridad en cada uno de los conceptos y suaplicación en las empresas, por lo cual adicional a todos los temas que hemos visto durante lasprimeras moléculas, les he preparado dos documentos que resumen y complementan lafundamentación del campus virtual.

1. Primero que todo, repasemos el concepto de contabilidad:

“La Contabilidad es un Sistema de Información que identifica, clasifica, registra, analiza,interpreta, evalúa e informa las operaciones de una Organización, de forma completa, clara yfidedigna”.

Este concepto tiene claridad cuando se pueden separar los diferentes elementos que loconforman:

Identifica: Porque primero que todo reconoce que el hecho económico afecte la estructurade la empresa, es decir que por solo contratar a un funcionario, no implica registro económico,por lo tanto no es una transacción hasta tanto la persona haya laborado y devengado su sueldoque genera un compromiso para la empresa.

Clasifica: Porque la información debe ser muy ordenada por cada uno de los conceptos ocuentas, para poder resumir por cada cuenta el total de los conceptos durante determinadoperíodo

Registra: Porque requiere un sistema de información, ya sea manual o un software quepermita agilizar y garantizar el completo registro de todas las operaciones

Analiza: Porque de nada sirve llenar de registros el sistema, sino se tiene un análisis de dichainformación, tanto previo como posterior.

Interpreta: Porque permite a través de los análisis, determinar que indican los resultados dela información.

Evalúa: Porque no solo se mide la información registrada, sino sus resultados.

Informa: A través de los estados financieros a los diferentes usuarios



De forma completa (toda la información), clara (entendible por cualquier usuario) y fidedigna(que refleje la realidad de la empresa). A estos elementos debería sumarse el concepto de laoportunidad, porque de nada me sirve conocer la información financiera 3 ó 6 meses después,porque las decisiones serían tardías.

2. El segundo elemento son los usuarios:

“Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la informacióncontable. El tipo de información que un usuario requiere, depende de los tipos de decisionesque debe tomar, por ejemplo, un Gerente o Administrador requiere información detalladasobre los costos diarios de la operación para controlar el negocio y colocar precios de ventarazonables, mientras que un usuario externo requiere información resumida con relación a losrecursos disponibles y la información sobre los resultados de la operación de la Empresa en elperíodo para utilizarla en la toma de decisiones”.

El principal elemento para complementar el tema de los usuarios, es determinar que si bien unbanquero le interesa saber la liquidez y endeudamiento, a un inversionista la rentabilidad ygeneración de valor, al Estado las utilidades y el pago de impuestos y así sucesivamente, noimplica que las empresas generen diferentes Estados Financieros, siempre generan los mismosestados, lo que pasa es que el análisis financiero realizado sobre los mismos es diferente paracada usuario o pudiendo ser el mismo, los usuarios realizan diferentes lecturas de lainformación.

3. El tercer elemento de gran importancia son los objetivos:

- OBJETIVOS BÁSICOS

La información contable debe servir fundamentalmente para:

Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligacionesque tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubierenexperimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período

Predecir flujos de efectivo Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito Evaluar la gestión de los administradores del ente económico Ejercer control sobre las operaciones del ente económico Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas Ayudar a la conformación de la información estadística nacional para determinar los

agregados de la economía (PIB, crecimiento económico, etc) Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica de

un ente represente para la comunidad



Estos objetivos son de gran importancia para todo administrador y si bien no es necesariomemorizarlos, si es importante comprenderlos y saber cual es la responsabilidad de lacontabilidad en la empresa y del administrador al tomar decisiones a partir de la informacióncontable.

4. El concepto siguiente son los conceptos o normas básicas y técnicas.

Son el conjunto de postulados, conceptos y limitaciones que fundamentan y circunscriben lainformación contable, con el fin de que ésta goce sus cualidades.

1. ENTE ECONÓMICOEl Ente Económico es la Empresa, esto es, la actividad económica como una unidad,respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido eidentificado en forma tal que se distinga de otros entes.

Una Empresa es toda actividad económica organizada para la producción,transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación deservicios, realizados a través de uno o más establecimientos de comercio.

2. CONTINUIDADLos recursos y hechos económicos deben contabilizarse y revelarse teniendo en cuentasi el ente económico continuará o no funcionando normalmente en períodos futuros. Encaso de que el ente económico no vaya a continuar en marcha, la información contableasí deberá expresarlo, teniendo en cuenta aspectos como: Tendencias negativas,pérdidas recurrentes, flujos de efectivo negativos, deficiencias en el capital detrabajo, incumplimiento de obligaciones, dificultad de acceso al crédito, venta deactivos principales, huelgas, restricciones jurídicas para operar.

3. UNIDAD DE MEDIDALos recursos de la Empresa deben reconocerse en una misma unidad de medida, la cuales la moneda funcional en la cual el ente principalmente obtiene y usa efectivo.

4. PERIODO CONTABLELa Empresa debe preparar y difundir periódicamente estados financieros durante suexistencia con cortes definidos previamente de acuerdo con las normas legales y alciclo de operaciones de por lo menos una vez al año (diciembre 31) y la emisión de losEstados Financieros de propósito general.



5. VALUACIÓN O MEDICIÓNTanto los recursos como los hechos económicos que afecten la Empresa deben sercuantificados en términos de la unidad de medida, con criterios como el costohistórico, valor actual, valor de realización y valor presente.

El costo histórico es el que representa el monto inicial pagado por el bien, reexpresadopor variaciones en el poder adquisitivo de la moneda.

El valor actual o de reposición es el que representa el importe en efectivo, o en suequivalente que se consumiría para reponer un activo o se requeriría para liquidar unaobligación en el momento actual.

El valor de realización o de mercado es el que representa el importe en efectivo, o ensu equivalente, en el que se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en elcurso normal del negocio. El valor neto de realización será una vez descontados losgastos de conversión del activo o liquidación del pasivo por comisiones, impuestos,transporte y empaque.

El valor presente o descontado es el que representa el monto actual de las entradas osalidas netas en efectivo o su equivalente, que produciría un activo o un pasivo una vezdescontado su valor futuro a la tasa pactada o a la tasa efectiva promedio de captaciónde entidades financieras para certificados a 90 días, certificada por el Banco de laRepública.

6. ESENCIA SOBRE FORMALos hechos y recursos económicos se deben reconocer y revelar, además de su formalegal, también por su esencia o realidad económica. En caso de que no se puedareconocer su esencia económica, las notas a los Estados Financieros deben indicar elefecto que esto ocasiona sobre los resultados del ejercicio y la posición financiera.

7. REALIZACIÓNSolo pueden reconocerse hechos económicos realizados, es decir, cuando se puedacomprobar que un ente económico tiene o tendrá beneficio o sacrificio económico comoconsecuencia de transacciones pasadas, sean internas o externas, o que experimentecambios en sus recursos. En ambos casos, las transacciones deben ser razonablementecuantificables.

8. ASOCIACIÓN O RELACIÓN DE CAUSALIDADSe deben asociar con los ingresos devengados en cada período, los costos y gastosincurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente enlas cuentas de resultados.



Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, y se concluya queno generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse enlas cuentas de resultados del período corriente.

9. MANTENIMIENTO DEL PATRIMONIOSe considera que una Empresa genera utilidad solo después de que su patrimonio alinicio del período se haya mantenido o recuperado. Esto implica excluir lastransferencias de recursos a otros entes realizadas de acuerdo con la Ley.

La evaluación se puede hacer con relación al patrimonio financiero (aportes) o alpatrimonio operativo (físico), sin embargo la utilidad se debe establecer respecto alpatrimonio financiero actualizado (inflación), salvo si las normas exigen que laevaluación se realiza con respecto al patrimonio operativo.

10.REVELACIÓN PLENATodo Ente económico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquelloque sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situación financiera, loscambios que ésta hubiere experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado desus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo.

La norma de revelación plena se satisface a través de los Estados Financieros depropósito general, de las notas a los Estados Financieros, de información suplementariay de otros informes, tales como el informe de los administradores sobre la situacióneconómica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno.

11.IMPORTANCIA RELATIVA O MATERIALIDADLos hechos económicos se deben reconocer y presentar de acuerdo con su importanciarelativa, es decir, un hecho económico es importante cuando por su naturaleza, monto ocircunstancias que lo rodean puede alterar significativamente las decisioneseconómicas de los usuarios internos o externos de la información.

Al preparar los Estados Financieros, la materialidad se debe determinar con relación alactivo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al patrimonio o a losresultados del ejercicio según corresponda.

12.CONSERVADURISMO O PRUDENCIALos hechos económicos se deben medir de manera confiable y verificable. De existirdificultades para su medición, se debe elegir la alternativa que menos probabilidadtenga de sobrestimar los ingresos y los activos o de subestimar los gastos y los pasivos.



13. CARACTERÍSTICAS Y PRÁCTICAS DE CADA ACTIVIDADProcurando en todo caso la satisfacción de las cualidades de la información, lacontabilidad debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones razonablementeimpuestas por las características y prácticas de cada actividad, tales como lanaturaleza de sus operaciones, su ubicación geográfica, su desarrollo social, económicoy tecnológico.

Las normas técnicas constituyen una serie de reglas y procedimientos que regulan el ciclocontable y la revelación de información. Algunas son de carácter amplio (Normas técnicasgenerales) y otras con carácter detallado (Normas técnicas específicas). Es el área másdesarrollada de la regulación contable y su objetivo es informar de manera clara y completa laforma de efectuar y presentar los registros de los hechos económicos.

A. NORMAS TÉCNICAS GENERALES

Las normas técnicas generales son las relacionadas con las fases de entrada de información,proceso y salida de datos.

Son las que regulan el ciclo contable, entendido como el proceso que debe seguirse paragarantizar que los hechos económicos se reconoces y transmiten correctamente a losdiferentes usuarios de la información contable.

FASE NORMA TÉCNICA RELACIONADA

Entrada de información - Reconocimiento del hecho económico- Contabilidad de causación o acumulación

Procesamiento de datos - Medición al valor histórico- Moneda funcional- Ajuste de la unidad de medida- Provisiones y contingencias- Asignación de costos y gastos- Diferimiento de ingresos y gastos- Asientos contables- Ajustes- Clasificación- Cierre contable

Salida de datos - Verificación de afirmaciones antes de producir losEstados Financieros

- Tratamiento de informaciones conocidas después de lafecha de corte y antes de emitir Estados Financieros



1. RECONOCIMIENTO DEL HECHO ECONÓMICOEs el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad loshechos económicos realizados, los cuales son reconocidos cuando corresponda con ladefinición de un elemento de los Estados Financieros, que pueda ser medido, que seapertinente y que pueda presentarse de manera confiable.

La Administración deberá reconocer las transacciones en la misma forma cada período,salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la información, por lo cual paraemitir estados financieros de períodos intermedios, el reconocimiento se efectúe confundamento en bases estadísticas.

2. CONTABILIDAD DE CAUSACIÓN O POR ACUMULACIÓNLos hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen y nosolamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.

En este sentido, la contabilidad de causación estipula que los ingresos se reconocen enel período en que se realiza la venta o se presta el servicio con el fin de generar cifrasde resultados más confiables y los costos y gastos se deben reconocer en el períodocorriente en el cual se incurren independientemente de cuando sea su fecha de pago.

La contabilidad de caja, solo considera como ingreso del período las ventas y losservicios prestados al contado y como gastos y costos los desembolsos realmenteefectuados por la Empresa.

En nuestro medio, el sistema de contabilidad de caja no tiene aceptación.

3. MEDICIÓN AL VALOR HISTÓRICOLos hechos económicos se reconocen inicialmente por su valor histórico, aplicandocuando fuere necesario la norma básica de la prudencia. De acuerdo con las normastécnicas específicas, dicho valor una vez reexpresado como consecuencia de lainflación, cuando sea el caso, debe ser ajustado al valor actual, al valor de realización oal valor presente.

4. MONEDA FUNCIONAL

La moneda funcional en Colombia es el peso.

Las transacciones realizadas en otras unidades de medida deben ser reconocidas en lamoneda funcional, utilizando la tasa de conversión aplicable en la fecha de suocurrencia.



Sin embargo, normas especiales pueden autorizar o exigir el registro o la presentaciónde información contable en otras unidades de medida, siempre que éstas puedanconvertirse en cualquier momento a la moneda funcional.

5. AJUSTE DE LA UNIDAD DE MEDIDA

Los Estados Financieros se deben ajustar para reconocer el efecto de la inflación,aplicando el sistema integral.

El ajuste se debe calcular con relación a las partidas no monetarias, utilizando para elloel PAAG anual, mensual acumulado o mensual, según corresponda.

Son partidas no monetarias aquellas que por mantener su valor económico, sonsusceptibles de adquirir un mayor valor nominal como consecuencia de la pérdida delpoder adquisitivo de la moneda. Las partidas no monetarias que a la fecha de ajusteestén expresadas al valor actual o al valor presente, no serán objeto de ajuste porinflación.

Los entes económicos cuyo período contable es anual y que no deban difundir estadosfinancieros de períodos intermedios, pueden optar por efectuar el ajuste de maneraanual o mensual, en los demás casos debe efectuarse en forma mensual.

6. PROVISIONES Y CONTINGENCIASSe deben contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados, contingencias depérdidas probables, así como para disminuir el valor, reexpresado si fuere el caso, delos activos, cuando sea necesario de acuerdo con las normas técnicas. Las provisionesdeben ser justificadas, cuantificables y confiables.

Una contingencia es una condición, situación o conjunto de circunstancias existentes,que implican duda respecto a una posible ganancia o pérdida por parte de un enteeconómico, duda que se resolverá en último término cuando uno o más eventos futurosocurran o dejen de ocurrir. Las contingencias pueden ser probables, eventuales oremotas.

Las probables son aquellas respecto de las cuales la información disponible,considerada en su conjunto, indica que es posible que ocurran los eventos futuros. Soncontingencias eventuales aquellas respecto de las cuales la información disponible,considerada en su conjunto, no permite predecir si los eventos futuros ocurrirán odejarán de ocurrir. Las contingencias remotas son aquellas respecto de las cuales lainformación disponible, considerada en su conjunto, indica que es poco posible queocurran los eventos futuros.



La calificación y cuantificación de las contingencias se debe ajustar al menos al cierrede cada período, cuando sea el caso con fundamento en el concepto de expertos.

7. ASIGNACIÓN DE COSTOS Y GASTOSLos costos de los activos y los ingresos y gastos diferidos, reexpresados comoconsecuencia de la inflación cuando sea el caso, deben ser asignados o distribuidos enlas cuentas de resultados, de manera sistemática, en cumplimiento de la norma básicade asociación.

La asignación del costo de las propiedades, planta y equipo se denomina depreciación.La de los recursos naturales, agotamiento. Y la de los diferidos e intangibles sedenomina amortización. Las bases utilizadas para calcular la alícuota respectiva debenestar técnicamente soportadas. Los cambios en las estimaciones iniciales se debenreconocer mediante la modificación de la alícuota correspondiente en formaprospectiva, de acuerdo con las nuevas estimaciones.

8. DIFERIMIENTO DE INGRESOS Y GASTOS

Deben contabilizarse como diferidos, los ingresos hasta que la obligación correlativaesté total o parcialmente satisfecha y los gastos hasta que el correspondientebeneficio económico esté total o parcialmente consumido o perdido.

9. ASIENTOS CONTABLES

Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos económicos sedeben registrar en libros, en idioma castellano, por el sistema de partida doble.

Pueden registrarse varias operaciones homogéneas en forma global, siempre que suresumen no supere las operaciones de un mes.

Las operaciones deben registrarse cronológicamente.

Los asientos respectivos deben hacerse en los libros a más tardar en el mes siguiente aaquel en el cual las operaciones se hubieren realizado, para lo cual se deben resumir losmovimientos débito y crédito de cada cuenta y establecer su saldo.

Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que seadvirtiere.



10.AJUSTES

Antes de emitir los estados financieros, deben efectuarse ajustes necesarios paracumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos realizados queno hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente yreconocer el efecto de la pérdida del poder adquisitivo de la moneda funcional.

11.CLASIFICACIÓN

Los hechos económicos deben ser apropiadamente clasificados según su naturaleza demanera que se registren en las cuentas adecuadas.

Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, la clasificación se debe hacerconforme a un plan contable previamente elaborado por el ente económico.

El plan contable debe incluir la totalidad de las cuentas de resumen y auxiliares en uso,con indicación de su descripción, de su dinámica y de los códigos o series cifradas quelas identifiquen.

La clasificación debe hacerse con base en el Plan Único de Cuentas, el cual estáintegrado en tres partes básicas

Catálogo de cuentas: Corresponde a una relación ordenada y clasificada de lasclases, grupos, cuentas y subcuentas del plan, identificadas con un códigonumérico y su respectiva denominación.

Descripciones: En las descripciones se detallan los conceptos técnicos deregistro de cada cuenta reseñada en el catálogo, es decir, se define sucomportamiento contable

Dinámicas: Siguiendo la estructura de la cuenta “T”, con las dinámicas de lascuentas se precisa su movimiento débito o crédito.

12. CIERRE CONTABLE

Antes de divulgar los Estados Financieros de fin de período, deben cerrarse lascuentas de resultado y transferir su saldo neto a la cuenta apropiada del patrimonio.



13. VERIFICACIÓN DE AFIRMACIONES

Antes de emitir los Estados Financieros, la administración de la Empresa debecerciorarse que se cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explícitas e implícitas,en cada uno de sus elementos.

Las afirmaciones que se derivan de las normas básicas y de las técnicas, son:

Existencia: Los activos y pasivos del ente económico existen en la fecha decorte y las transacciones registradas se han realizado durante el período.

Integridad: Todos los hechos económicos realizados han sido reconocidos Derechos y obligaciones: Los activos representan probables beneficios

económicos futuros (derechos) y los pasivos representan probables sacrificioseconómicos futuros (obligaciones) obtenidos o a cargo del ente económico en lafecha de corte.

Valuación: Todos los elementos han sido reconocidos por los importesapropiados.

Presentación y Revelación: Los hechos económicos han sido correctamenteclasificados, descritos y revelados.

14. TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN DESPUÉS DEL CIERRE CONTABLE

Debe reconocerse en el período objeto de cierre el efecto de las informacionesconocidas con posterioridad a la fecha de corte y antes de la emisión de los EstadosFinancieros, cuando suministren evidencia adicional sobre condiciones que existíanantes de la fecha de cierre.

Las normas técnicas específicas son aplicables a los elementos del balance (activos, pasivos ypatrimonio), del estado de resultados, las cuentas de orden y las operaciones descontinuadas yempresas en liquidación, indicando los procedimientos claros y precisos sobre la forma comose deben hacer el registro de los hechos económicos para los principales elementos ysituaciones mencionadas.

Nuevamente, estas normas deben ser cabalmente comprendidas por cada uno de ustedes,tanto en el ejercicio académico como en su desempeño laboral y profesional, comprendiendoqué es una empresa y los tipos de empresa, porqué se crea para tener continuidad, porqué lacontabilidad se registra en pesos, qué es el período contable, cómo se valúan los activos, quées la causación, cómo se reconoce un hecho económico, qué es una provisión y un ajuste, qué esel cierre y cómo se trata la información.



5. Clasificación de las cuentas

Una cuenta es el esquema sobre el cual se registran en forma clara, organizada y comprensiblelos incrementos o disminuciones de un activo, pasivo o patrimonio una vez realizada unaoperación en la empresa.

El conjunto de cuentas se conoce como Libro Mayor y se representa con una “T”.

NOMBRE DE LA CUENTADEBITO CREDITO

XXXXXX XXXXXXXSALDO

Para obtener el saldo de una cuenta, los aumentos se registran en un lado y las disminuciones oreducciones en el lado opuesto.

CUENTAS REALES O DE BALANCE

Las cuentas de balance son aquellas de duración permanente que tienen una relación directacon el Balance General, representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa y queconforman la ecuación contable.

Al relacionar estas cuentas, se puede determinar razonablemente la situación financiera delEnte Económico a una fecha determinada.

Las cuentas de balance están conformadas por el activo, el pasivo y el patrimonio.

ACTIVOS

Un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico comoresultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera fluyan a la empresa beneficioseconómicos futuros.

Son recursos o bienes económicos, propiedad de un negocio, con el cual se obtienenbeneficios; los activos de un negocio varían de acuerdo con la naturaleza de la empresa; una



empresa pequeña puede tener un solo vehículo, una modesta oficina; mientras que una grantienda por departamento o una fabrica puede tener, edificios, maquinarias y equipos,terrenos, mobiliario, cuentas por cobrar y otros.

Está conformado por cuentas como caja, bancos, deudores, inventarios, maquinaria y equipo,edificaciones, equipo de transporte, entre otras.

Dentro de la masa patrimonial activo, pueden a su vez establecerse otras agrupaciones deelementos patrimoniales con características homogéneas

1º Según la función que desempeñan los elementos de activo en la empresa, podemosdistinguir entre:

a) Activo fijo: conjunto de elementos que permanecen en la empresa durante un horizontetemporal prolongado. Se trata de elementos adquiridos para ser utilizados, ya sean tangibleso intangibles, e inversiones financieras, cuando la empresa no piensa desprenderse de ellas. Aestos elementos se les denomina también inmovilizado

b) Activo circulante: elementos que sufren cambios de manera continuada por la propiaactividad empresarial, como los activos que se adquieren para su posterior venta (mercancías)o transformación (materias primas), los derechos de cobro por las ventas a crédito o eldinero en efectivo

Para diferenciarlos se toma de referencia el ciclo de explotación (tiempo en el que la empresacompleta su capacidad productiva: compra-fabricación-venta y cobro), si bien a efectosprácticos se utiliza el período anual.

2º Según la liquidez de los elementos de activo, es decir, según la capacidad de convertirse endisponible (dinero), distinguimos entre:

a) Inmovilizado: son, como ya hemos indicado, las inversiones permanentes de la empresa.

b) Existencias: cuya conversión en liquidez se produce por la venta.

c) Realizable: son los elementos que se pueden transformar en dinero en un corto plazo detiempo teniendo en cuenta la actividad normal de la empresa, como los derechos de cobro declientes.

d) Disponible: representa los medios líquidos, es decir, el dinero en efectivo de que dispone laempresa (caja, bancos, inversiones temporales)

ACTIVOSDEBITO CREDITO

Aumenta DisminuyeSALDO



Principales activos:

Disponible- Caja General- Bancos

InversionesDeudores (Cuentas por cobrar clientes)InventariosPropiedades Planta y Equipo

- Terrenos- Edificaciones- Equipo de Oficina- Equipo de computo y comunicación- Flota y Equipo de Transporte

IntangiblesDiferidos

PASIVOS

Un pasivo es la representación financiera de una obligación presente del ente económico,derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberátransferir recursos o proveer servicios a otros entes.

Dentro de los pasivos se encuentran las obligaciones financieras, cuentas por pagar,proveedores, obligaciones laborales, pasivos estimados, entre otros.

Los pasivos son deudas, todas la empresas tienen pasivos, el pasivo que surge de la compra demercancías o servicios a crédito (a plazo) se denomina Cuentas por pagar, y a la persona ofirma a la cual se le debe se le llama acreedor, la forma en la cual esta representada unadeuda, cuando se obtiene dinero en prestamos, es registrado en una cuenta llamadadocumentos por pagar.

PASIVOSDEBITO CREDITO

Disminuye AumentaSALDO



En el pasivo exigible pueden establecerse otras masas patrimoniales atendiendo al criterio deexigibilidad, es decir, en función de la capacidad que tienen los elementos de pasivo de serexigidos en un momento determinado:

a) Pasivo exigible a corto plazo o fondos ajenos a corto plazo son aquellas deudas que laempresa debe reintegrar en el plazo de un año, es decir, cuyo vencimiento es igual o inferioral año. Puede denominarse también pasivo circulante

Destacan entre ellas las deudas con los proveedores, o los acreedores comerciales, que sederivan de la compra de bienes y servicios necesarios para desarrollar la actividad principalde la empresa

b) Pasivo exigible a largo plazo o fondos ajenos a largo plazo son aquellas deudas que laempresa debe reintegrar en el plazo superior al año.

Entre estas deudas cabe mencionar los préstamos o empréstitos emitidos y las deudas conotros acreedores, en todos los casos con vencimiento superior a un año

Este tipo de financiación, junto con los recursos propios, se utiliza para financiar laestructura fija, o activo fijo, de la empresa

Principales pasivos:

Obligaciones financierasProveedoresCuentas por pagarDeudas con socios o accionistasRetención en la fuenteImpuesto a las ventasImpuestos y tasasObligaciones laboralesPasivos estimados y provisionesDiferidosAvances y anticipos

PATRIMONIO

El patrimonio es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir todossus pasivos.

Son cuentas de patrimonio el capital social, las reservas, las utilidades y otras.



El capital esta representado por las cuentas respectivas que indican la inversión hecha por lospropietarios en el negocio; bajo la firma de una solo propietario, o de asociación, los valoresque representan el patrimonio se registran en la cuenta capital social común y los valoresdados como privilegios o preferentes en la cuenta capital social preferente.

Capital Social : El capital social de una compañía anónima se divide en parte alícuota, llamadasacciones; las cuales han de ser todas de igual valor y darán a sus dueños o accionistas igualesderechos, a menos que los estatutos sociales dispongan otra cosa; en esta cuenta deberáregistrase la nómina de los propietarios de las acciones nominativas.

Capital Social Común : Registra las acciones ordinarias y representan el capital de losverdaderos dueños de sociedad; pues son las que tienen poder deliberante.

Capital Social Preferente :Esta cuenta registra las acciones preferentes, privilegiadas o deprioridad, y se caracterizan por disfrutar de ciertos privilegios que se hacen constar en susrespectivos títulos y que pueden ser de las más variadas formas, por Ej. : un cierto % dedividendo anual garantizado, dividendos fijos y otros.

Dentro del pasivo no exigible o neto patrimonial no es habitual hablar de masas patrimoniales,ya que el neto constituye una masa patrimonial en sí misma, sin embargo, si puede hablarse dedistintos tipos de recursos propios:

a) Aportaciones de los propietarios: están constituidas por la aportación inicial delempresario o de los socios, en su caso, y también por los desembolsos que estos agentespuedan realizar con posterioridad a la constitución de la empresa. A las aportaciones de lospropietarios se las conoce con el nombre de capital, el cual está vinculado con el conceptojurídico del mismo.

b) Los beneficios retenidos en la empresa: constituyen la autofinanciación, es decir, losrecursos generados por la propia empresa al obtener ésta beneficios que permanecen en lamisma sin ser retirados por los socios con destino a sus patrimonios privados. A los beneficiosretenidos se les conoce contablemente con el nombre de reservas.

c) Los beneficios o, en su caso, pérdidas, del ejercicio actual: también forman parte de losrecursos propios. Si no se reparten en forma de dividendos a los propietarios, pasarán aforma parte de los beneficios retenidos, es decir, de las reservas.

El capital representa el conjunto de aportaciones realizadas por los propietarios, accionistaso partícipes, para financiar la actividad empresarial, siendo imputables a los agentes concondición de propietarios las ganancias o, en su caso, las pérdidas de dicha actividad. Enfunción del tipo de entidad, el capital se reconoce en las siguientes cuentas:

Capital social, donde se refleja el capital suscrito en sociedades con diversa naturalezajurídico-mercantil; Sociedad Anónima, Sociedad de Responsabilidad Limitada, SociedadComanditaria y Sociedad Colectiva.



Fondo social, que informa de las aportaciones de los partícipes en entidades sin formamercantil, como es el caso de una Cooperativa.

Capital, en la que se informa de las aportaciones realizadas por el empresario individual

PATRIMONIODEBITO CREDITO


Principales cuentas del patrimonio:

Capital socialSuperávit de capitalReservasRevalorización del patrimonioResultado del ejercicioResultados de ejercicios anterioresSuperávit por valorización

CUENTAS DE ORDENSon cuentas que representan bienes de propiedad de terceros que con intervención de laempresa prestan servicios especiales, como mercancías en consignación, valores en custodia,entre otras.

CUENTAS NOMINALES O DE RESULTADO

Son aquellas que se originan en las operaciones de la Empresa, determinando incrementos odisminuciones del patrimonio con base en las utilidades o pérdidas generadas en el ejerciciocorrespondiente.

Se denominan transitorias, ya que su duración es hasta la terminación del ciclo o períodocontable, en cuyo momento se cancelan o se cierran.

Dentro de este grupo se clasifican los ingresos operacionales, gastos operacionales, costos deventa o fabricación, ingresos no operacionales y gastos no operacionales.



INGRESOS

Los ingresos representan flujos de entrada de recursos en forma de incrementos del activo odisminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generan incrementos en elpatrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestación de servicios o por laejecución de otras actividades realizadas durante un período, que no provienen de los aportesde capital.

INGRESOSDEBITO CREDITO


Principales cuentas de ingresos:

Operacionales- Venta de productos- Devoluciones, rebajas y descuentos en ventas (db)- Venta de servicios

No operacionales- Financieros

GASTOS

Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo oincrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones del patrimonio,incurridos en las actividades de administración, comercialización, investigación y financiación,realizadas durante un período, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades oexcedentes.

GASTOSDEBITO CREDITO




Principales gastos:

Operacionales de administración- Gastos de personal- Honorarios- Impuestos- Arrendamientos- Seguros- Servicios- Depreciaciones- Amortizaciones- Provisiones

Operacionales de venta- Gastos de personal- Honorarios- Impuestos- Arrendamientos- Seguros- Servicios- Depreciaciones- Diversos- Provisiones

No operacionales- Financieros

COSTOS DE VENTAS

Los costos representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la adquisicióno producción de los bienes o la prestación de los servicios, de los cuales un ente económicoobtuvo sus ingresos.

COSTOS DE VENTASDEBITO CREDITO




Principales costos:

Costo de ventas y de prestación de serviciosCompras

Esta clasificación realiza dos esquemas o informes que resumen la situación financiera de unaempresa

El activo, pasivo y patrimonio conforman el balance general

Los ingresos, costos y gastos conforman el estado de resultados.

6. Concepto de Ecuación Contable

Una empresa para poder realizar sus operaciones requiere de una infraestructura ydeterminados recursos, los cuales son proporcionados por los dueños iniciales o por terceraspersonas que participan como socios o como prestamistas. Una estructura inicial de laempresa podría ser

ACTIVOS PASIVOSPATRIMONIO

Los totales en pesos de ambos lados siempre serán iguales porque son simplemente dosapreciaciones de los mismos recursos de la Empresa.

La relación de los activos muestra los recursos que posee la empresa, mientras que la relaciónde los pasivos y del patrimonio nos dicen quien proporcionó estos recursos a la empresa ycuánto proporcionó cada grupo.

Todo lo que posee una empresa ha sido proporcionado por los acreedores o por el propietario.Por lo tanto, los derechos totales de los acreedores más los derechos del propietario soniguales a los activos totales de la empresa.

Esta relación define la Ecuación fundamental de la contabilidad que representa la posiciónfinanciera del negocio. En el lado izquierdo de la ecuación figuran los recursos que posee laempresa y en el derecho las participaciones constituidas por los acreedores, proveedores ypropietarios del negocio. La ecuación está expresada de la siguiente forma:



ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

Partiendo de la definición que el resultado de la empresa está dentro del patrimonio y que sedetermina como la diferencia entre ingresos, costos y gastos, podríamos establecer unaecuación contable de la siguiente forma:

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL + INGRESOS – COSTOS - GASTOS

Por lo tanto, un último esquema sería el siguiente:

ACTIVO + COSTOS + GASTOS = PASIVO + CAPITAL + INGRESOSEsta última forma de clasificar la Ecuación Contable, nos permite determinar una primeraaproximación a la naturaleza de las cuentas, definidas de la siguiente forma:

ACTIVO + COSTOS + GASTOS = PASIVO + CAPITAL + INGRESOS

De este esquema podemos concluir que las cuentas de activo, costos y gastos tienennaturaleza Débito, mientras que las cuentas de pasivo, capital e ingresos tendrán naturalezacrédito, teniendo en cuenta además que las cuentas de activo, pasivo y capital son de balance,por lo tanto tendrán un saldo al final del período, mientras que las cuentas de costos, gastos eingresos son temporales, por lo cual se cierran al finalizar el período contable.

Por lo tanto en el fruto donde se pedían varios ejemplos que afectaran la ecuación contable,se utiliza el último esquema:

Activo + costo + gasto = Pasivos + Ingresos + Capital

7. Movimiento de las cuentas y concepto de partida doble

Una vez se tienen clara las clasificaciones y conceptos de cada cuenta y el concepto deecuación contable, se tiene que tener claro que la contabilidad maneja un elemento conocidocomo “partida doble”, que indica que todo débito tiene un crédito y viceversa o que un aumentoen el débito implica un aumento en el crédito por igual valor o una disminución en el débito por



igual valor o la combinación de ambos, lo que hace que siempre se tenga una suma igual o un“cuadre” en las transacciones que permite que la contabilidad permanezca en un “balance”.

Por ejemplo, si se hace un aporte de maquinaria para constituir una empresa, implica dosregistros: Por un lado incrementa el activo de la maquinaria (débito) y por el otro aumenta elpatrimonio por el aporte de capital del socio (crédito).

Inicialmente, la contabilidad se registra en un “libro diario” que no es otra cosa que laidentificación de las cuentas con su respectivo código y nombre, el valor de la operación y undetalle de la transacción.

Por ejemplo, si una empresa realiza el 24 de julio una venta de productos a crédito, el diariosería:

Fecha Cuenta Débito Crédito

24/07/06 Deudores $1.000.000Ventas $1.000.000

Valor registrado por la venta de 10 productos según factura No. 001

El segundo paso es registrar un “libro diario”, que utiliza con base en las cuentas “T”,trasladando del libro diario todos los movimientos por cada cuenta, es decir que resume todaslos movimientos de ventas, de deudores y demás cuentas en una sola cuenta “T” para poderdeterminar el saldo y total de operaciones por cada cuenta.

En los registros electrónicos (programas contables) este proceso es muy fácil y programado,lo más importante es su análisis y revisión.

Una vez se hacen los registros en el mayor y termino por ejemplo el mes, puede hacerse unbalance de prueba, tomando todos los saldos débitos y comparándolos con los saldos créditospara llegar a sumas iguales y poder saber que la contabilidad se encuentra “cuadrada”.

PARTIDA DOBLE

Indica que todas las operaciones contables son semejantes a una balanza, ya que cada ladodebe tener un valor igual conservando el equilibrio, por lo cual deberán tener mínimo dospartidas, una en el lado débito y otra en el crédito.



TRANSACCIONES

Son todas las operaciones con valor monetario que implican un cambio en la ecuación contabley por lo tanto en la estructura financiera de la empresa.

Inicialmente se registran en el libro diario, en orden cronológico y de allí se trasladan al libromayor y balances.

El libro diario es donde se registran las transacciones diarias en la empresa

El libro mayor y balance es el que registra los saldos de las cuentas que se registraron en eldiario y se identifica con una cuenta “T”.

NATURALEZA DE LAS CUENTAS

De acuerdo con la naturaleza de las cuentas, donde se definió que las cuentas débito sonactivos, costos y gastos y las cuentas crédito son pasivos, capital e ingresos, se puede definirentonces que un débito es un aumento en las cuentas de activo, costos o gastos, así como unadisminución en la cuenta de pasivo y patrimonio

Un crédito es un aumento en las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos, así como unadisminución en la cuenta de activo, costos y gastos.

REGISTROS CONTABLES

Son los registros monetarios que ocurren por una transacción u operación realizada por laEmpresa. Pueden ser simples o compuestos.

Registros simples:Son en los que la columna del débito es afectada por un solo registro, así como la columnacrédito recibe un solo registro. La suma de ambas columnas serán siempre igual, conservandola partida doble.

Registro compuesto:Es aquel en los que el débito y el crédito son afectados por varios registros monetarios, esdecir, en la misma transacción se involucran varias cuentas en el débito y una o varias cuentasen el crédito, conservando la igualdad.

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