INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SONORA

DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

Administración general

MANUAL DE ORGANIZACIÓN PARA

LA EMPRESA TURÍSTICA “EL TOPO” DE LA COMUNIDAD DE CÓCORIT,

SONORA

Mtra. Maribel Guadalupe Gil Palomares.C. 5 de febrero No. 818 Sur, Col. Centro,

Cd. Obregón, Sonora. Tel. 4132127, Cel. 6441 212584.

CE. m gil@ its on. mx

Mtra. Irma Gpe. Esparza García. C. 5 de febrero No. 818 Sur, Col. Centro,

Cd. Obregón, SonoraCE. ie spa rza@ its on. mx

Mtra. Alba Rosa Peñuñuri Armenta. C. 5 de febrero No. 818 Sur, Col. Centro,

Cd. Obregón, Sonora.CE. a pe nunur@ its on. mx

Lic. Marlene Judith Peimbert Romero. C. 5 de febrero No. 818 Sur, Col. Centro,

Cd. Obregón, Sonora.C E. Ma rle ne _pe i mbe rt @hotm a il.c om

22 de Octubre de 2009, Ciudad Obregón, Sonora.

RESUMEN

El ITSON, en su compromiso con la comunidad y el desarrollo regional, propone

diversas estrategias con el fin de poner a disposición de las necesidades que demanda la

pequeña y mediana empresa en la región, su estructura, conocimiento, tecnología y

recurso humano; de tal forma que se le permita colaborar en la dinámica de las

empresas, identificando como una gran preocupación la necesidad de desarrollar

estrategias de mejoramiento continuo para asegurar su rentabilidad y por consecuencia

su permanencia en los mercados, y al mismo tiempo, a través del diseño e

implementación adecuado de estas estrategias les permita incrementar su capacidad de

respuesta a las condiciones del entorno global.

O bj e tivo.

Diseñar un manual de Organización de una empresa que se dedica a prestar servicios

turísticos, el cual le permitirá formalizar tanto la administración de su negocio como el

desarrollo de las actividades del mismo.

M é todo.

Para la elaboración del manual, se considero la metodología propuesta por Rodríguez

(2002), quedando de la siguiente manera: recopilación de información, procesamiento

de la información, redacción, formato y composición, finalmente, revisión y aprobación.

Res ultados y c onc lusi one s.

El resultado obtenido en la presente investigación fué la obtención del manual de

organización, en el cual se muestran aspectos importantes de la empresa como lo es su

estructura orgánica, es decir, los antecedentes, misión, visión y objetivos de las

empresas; así como, la descripción de puestos. Lo anterior con el fin de facilitar y

mejorar el desempeño de los empleados a efecto de lograr una adecuada y formal

organización tanto de las funciones como de las tareas que se desempeñan.

ANTECEDENTES

El ITSON en su compromiso con la comunidad y el desarrollo regional, propone

diversas estrategias con el fin de impactar positivamente en dichos compromisos, por lo

que pone a partir de su estructura el conocimiento, la tecnología y el recurso humano a

disposición de las necesidades que demanda la pequeña y mediana empresa en esta

región y de esta manera dar cumplimiento al compromiso adquirido por la sociedad a la

que se debe.

Para que se obtenga un nivel de eficiencia y satisfacción apropiado en cualquier

empresa o institución del trabajo que se va a ejercer, debe ser organizado en puestos, de

tal forma que pueda desempeñarse con efectividad. La dinámica de los cambios en la

administración obliga a las empresas a transformarse día con día y una de sus mayores

preocupaciones es tener las estructuras que le permitan esa flexibilidad para enfrentar

los retos de la mañana; una de estas es sin duda alguna, la que representa el factor

humano, el cual es la parte activa de la organización y por ella la empresa deben tener

bien definido la descripción y sus perfiles de puestos, además de sus líneas de autoridad

que dará como resultado una estructura definida que de respuesta a las exigencias del

entorno.

Los negocios de hoy deben preocuparse por identificar y desarrollar estrategias de

mejoramiento continuo para asegurar la permanencia en los mercados y ser rentables; el

apoyo de diversas herramientas como la reingeniería y la estructura organizacional, esta

ultima, parte de la base de dividir, agrupar y coordinar las tareas del trabajo Roobins

(2000), siendo uno de los enfoques administrativos más recientes que tiene como

propósito hacer a las organizaciones más flexibles y con mayor capacidad de respuesta a

las condiciones del entorno global al que están expuestas. Por otro lado, se tienen

recursos teóricos fundamentados como el enfoque sistemático en el proceso

administrativo.

Gómez (200), una organización formal es un mecanismo o estructura que permite a las

personas laborar conjuntamente de manera eficiente, donde cada uno de los miembros

dentro de la organización puede contribuir con su labor para el logro de los objetivos,

toda vez que se conoce específicamente cuál es el trabajo que se va a desarrollar, quién

debe reportar y los diferentes grupos de trabajo que en su caso la integren. Por ello, una

organización formal tiene como uno de sus propósitos generales el de permitir al

administrador la consecución de los objetivos primordiales de la empresa en la forma

más eficiente y con el mínimo esfuerzo, a través de su equipo de trabajo; además de

eliminar la duplicidad de funciones siendo esto uno de sus propósitos fundamentales.

Por lo anterior, la organización formal tiene la intención de asignar a cada miembros

una responsabilidad y autoridad para la ejecución eficiente de sus tareas o actividades, y

cada persona dentro de la organización debe conocer sus líneas de autoridad.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la actualidad las pequeñas empresas presentan una problemática muy amplia y cada

vez más compleja, tanto en su estructura interna como en el ambiente externo, local

limita su crecimiento y desarrollo, amenazando seriamente su sana supervivencia.

La empresa en estudio no es la excepción, existen problemas internos que afectan su

desempeño, tales como conflicto por falta de actividades definidas, tipo de mando, falta

de planeación y control.

Lo anterior, se debe primordialmente al hecho de no contar con estrategias claras ni con

la estructura apropiada de acuerdo al giro y/o tipo de organización, lo cual le ayude a

hacerle frente a problemas cotidianos, como son la duplicidad de tareas, reprocesos,

costos elevados de operación, entre otros.

Strikland (1999), en la frase de Joel Ross y Michael argumentan “sin una estrategia, la

organización es como un barco sin timón que avanza en círculos”.

Esta herramienta deberá ser clara y al alcance de cualquier interesado en conocer de

manera detallada la estructura organizacional de la empresa, para ello se considera

necesario desarrollar el manual de organización para una empresa que se dedica a

prestar servicios turísticos, mismo que fue adaptado a sus necesidades y capacidades,

dando respuesta al cuestionamiento siguiente:

¿Cómo formalizar la estructura organizacional de una empresa que pertenece a la región

de Cocorit, que se dedica a prestar servicios turísticos?

OBJETIVO

Diseñar un manual de Organización de una empresa que se dedica a prestar servicios

turísticos, el cual le permitirá formalizar tanto la administración de su negocio como el

desarrollo de las actividades del mismo.

MÉTODO.

Para iniciar con la elaboración del manual, se tomo en cuenta la metodología propuesta

por Rodríguez (2002), quedando de la siguiente manera: recopilación de información,

procesamiento de la información, redacción, formato y composición, finalmente,

revisión y aprobación.

Recopilación de información

Primeramente se recopiló información bibliográfica, consultando diferentes fuentes, así

como, la información de las empresas como misión, visión, valores, objetivos, historia y

estructura orgánica.

Se diseñó el organigrama de acuerdo a las necesidades de la empresa, y en cuanto a la

misión fue elaborado en un taller, cabe mencionar que se retroalimentó la misión para

que cumpliera con la razón del ser de la empresa. Así mismo, se realizaron entrevistas

con el representante de la comunidad de Cócorit, para de forma conjunta elaborar el

manual de organización y obtener la información requerida en la descripción de algunos

puestos y tener herramientas para estructurar de manera idónea la descripción y

especificaciones del puesto.

Procesamiento de la información

Después de reunir los datos se procesó y analizó la información, depurándose aquella

que no aplicaba al manual.

Redacción.

Se utilizó un lenguaje fácil de entender, ofreciendo claridad con el fin de que no se

observen dificultades al consultarlo, toda vez que dicho manual esta dirigido a todos los

trabajadores de las empresas.

Formato y composición

Una vez que se definió la redacción del manual, se determinó el formato que se utilizó

para la presentación del mismo, de tal forma que exista facilidad en su comprensión, por

este motivo se seleccionó para tal caso lo propuesto por Rodríguez (2002), y Franklin y

Gómez (2002), considerando los siguientes apartados: Índice, Directorio, Antecedentes

históricos, Estructura orgánica, Organigrama, Descripción y Especificación del puesto.

Revisión y aprobación.

Por ultimo, se llevó a cabo la revisión del manual por expertos con la finalidad de

validar la información contenida en este. Posteriormente se sometió a la aprobación del

gerente administrativo, explicándole su contenido y el uso del mismo; una vez aprobado

se realizó la entrega formal del documento.

RESULTADOS.

Los resultados obtenidos de la presente investigación fue el Manual de organización

para la empresa “El Topo” de la comunidad de Cócorit, Sonora; en el cual se muestran

aspectos importantes de las empresas, como lo es su estructura orgánica, es decir, los

antecedentes, misión, visión y objetivos de las empresas, así como la descripción de

puestos, ver apéndice( a), todo esto con el fin de facilitar y mejorar el desempeño de los

empleados logrando una buena y formal organización de las funciones y tareas que se

desempeñan. Es importante que el indicar que el manual incluye elementos claves en

cuanto a su conformación y operación como el Objetivo del manual, Ámbito de

aplicación., Como usar el manual, entre otros, mismos que a continuación se presentan

como representación de los resultados

I. Introducción. Debido a la gran competitividad que existe en el mercado, es de suma

importancia que la empresa cuente con herramientas que le permitan formalizar su

estructura y de esta manera ser una empresa sólida y mantenerse en el mercado.

Una de las herramientas es el presente manual de organización, mediante el cual se

exponen a detalle, los antecedentes de la empresa, el organigrama de la misma, así

como la descripción de puestos, todo esto con el fin de que sirva como guía en el

desarrollo de las actividades a desempeñar en cada puesto, evitando así la duplicidad de

funciones, el desconocimiento de la líneas de autoridad y conflictos que se puedan

suscitar.

Objetivo del manual. Formalizar las actividades para llegar al logro de las metas u

objetivos planeados por la empresa, y de esta manera los empleados estén bien

informados sobre las actividades y funciones que deben realizar evitando sobre esfuerzo

o malentendidos al momento de recibir una orden al realizar sus actividades.

Ámbito de aplicación. Este manual es de uso exclusivo para las empresas de la

comunidad de Cócorit, solo podrán utilizarlo los empleados de dichas empresas, cada

vez que sea necesario, sirviendo como apoyo para el cumplimiento de sus deberes.

Como usar el Manual. Este manual será utilizado cada vez que sea necesario, es decir,

cuando ingrese un nuevo empleado a la empresa, o cada vez que se realicen

actualizaciones al manual.

Las actualizaciones de este manual se realizarán en el momento que se presente algún

cambio en la estructura organizacional, en los puestos en general y jerarquía, o en los

objetivos de la organización.

Por motivos de seguridad al manual no debe salir de la empresa, debido a que la

información contenida en el es confidencial.

Todo empleado de la empresa tiene acceso a utilizar este manual, si así lo requiere.

El empleado que requiera del manual debe dirigirse hacia el gerente de la sucursal para

que el mismo lo proporcione.

Antecedentes de la Empresa. Se presentó la iniciativa de este proyecto por medio de

una propuesta de la comisaría de Cócorit en el año 2008, de crear microempresas

dedicadas a fomentar el turismo en la comunidad de de Pueblo Yaqui, Sonora, a través

de dos recorridos turísticos y un taller de manualidades, con la finalidad de exponer los

principales atractivos y abordando la historia de el poblado de Cócorit, Sonora. Los

recorridos son dirigidos por el señor José Luis Vidovich Moreno, y consisten

básicamente en otorgar el servicio de paseos a caballo y calandrias por el pueblo a

turistas y miembros de la comunidad en general; así mismo, se ofrece un taller dirigido

por la Señora Eda Chávez, el cual consiste en concientizar a grupos de niños acerca de

la cultura yaqui.

Misión. Brindar diversión y entretenimiento al público en general, ofreciendo productos

turísticos que brindan la oportunidad de recorrer este pintoresco pueblo y conocer los

lugares históricos, culturales y atractivos de Cocorit, ofreciéndole un trato amable, un

servicio de calidad, logrando así participar activamente en el desarrollo del lugar.

Visión

Ser una empresa líder, comprometida con sus clientes, estableciendo nuevas formas de

diversión, brindándoles un servicio de calidad y lograr el reconocimiento y respeto por

las tradiciones y culturas a nivel nacional e internacional.

Valores

1) Honestidad: sinceridad, decencia y buen comportamiento en el cual nuestro equipo de

trabajo labora.

2) Integridad: cualidad del personal que los faculta para tomar d e c i s i o n e s sobre su

comportamiento por sí mismos.

3) Respeto: reconocemos los derechos y la dignidad de un ser y a abstenerse de ofenderlos

(tratar bien a las personas, saber escuchar y aceptar diferencias).

4) Ética: valores morales que permiten a nuestro equipo de trabajo adoptar decisiones y

determinar un comportamiento apropiado, esos valores deben estar basados en lo que es

correcto, lo cual puede ir más allá de lo que es legal.

5) Lealtad: ser fiel a los principios de la empresa y tener amor a la empresa.

6) Compromiso: actitud positiva y responsable por parte del equipo de trabajo para el

logro de los objetivos, fines y metas.

7) Calidad: en todos los ámbitos en cada una de las actividades que realizamos.

8) Servicio: mejora continua para satisfacer necesidades y exceder las expectativas de

nuestros usuarios.

Objetivos de la Empresa

Buscar la estabilidad financiera de la empresa, para su desarrollo y alcance de sus

metas, mediante el buen funcionamiento administrativo de la misma.

Brindar un servicio único en el pueblo, mediante el desarrollo de un proyecto único y de

futuro en la ciudad, dándole la oportunidad al pueblo de obtener mejores ganancias

mediante el turismo interesado en obtener este servicio.

Satisfacer las necesidades del turista de entretenimiento y cultura, brindándole un medio

de transporte poco usual al que la ciudad puede ofrecer.

II. ORGANIGRAMA

En este apartado se presenta de manera grafica las dos estructuras organizacionales de

las empresas de la comunidad de Cócorit, Sonora, observándose claramente las líneas

de autoridad de los puestos que lo conforman.

Gerente General

Contador

Gerente Administrativo

Veterinario Mercadotecnia

Guías (2)

Auxiliar de Guías (3) Velador Mantenimiento

CONCLUSIÓN

Toda empresa necesita de una buena organización, la cual se da dentro del proceso

administrativo, y para lograrlo el primer paso es contar con herramientas y elementos

que le faciliten el buen desarrollo y el desempeño de su personal, con esta herramienta

administrativa les permitirá organizar y controlar las operaciones cotidianas, puesto que

la misma debe ser conocida por todos los empleados. Por lo tanto se toma la decisión de

crear un manual de organización, puesto que es una herramienta efectiva que toda

empresa debe tener, por que en el manual están formalizados la misión, visión,

objetivos, valores bajo los que trabaja las empresas de la comunidad de Cocorit, como

también cada uno de los puestos y sus actividades, sin olvidar la representaciones

graficas de la estructura de las empresas.

Gracias al desarrollo de este manual las empresas que se dedican a prestar servicios

turísticos a la comunidad de Cocorit, podrán saber quien es y hacia donde se dirige y

los empleados que laboran en ella gozaran de absoluta confianza y seguridad al

momento de llevar acabo su trabajo. Así como los directivos de dicha empresa tendrán

controles absolutos de todas las áreas reduciendo el nivel de incertidumbre al momento

de la delegación de actividades y supervisión.

Para concluir se puede decir que los manuales de Organización son algo esencial dentro

de una empresa, y el contar con ello mejora el desempeño del recurso humano.

Fecha de implantaciónSustituye a:Fecha de

APÉNDICES

a) Descripción del puestoEjemplo de Contador

Contador.

Logotipo de la empresa

Recorridos Cocorit de a caballo y aventura de a caballo

Contador

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

IDENTIFICACIÓN:

Titulo del puesto: Contador

Clave: C1

Número de personas en el puesto: 1

Área: Contable

Puesto al que reporta: Gerente General

Contactos permanentes:

Internos: Gerente, Director General

Externos: N/A.

Ubicación en el Organigrama : Gerente

General

- - - - - - - Contador

Gerente

Administrativo

Veterinario Mercadotecnia

- - - - - - - - - - - - - - - ACTUR

Guía

(2)

Auxiliar de Guía Velador Encargado de

(3) (2) mantenimiento

Descripción Genérica:

Organizar, controlar, supervisar y registrar, los movimientos de ingresos, gastos y costosen los reportes contables principales y auxiliares respectivos; a fin de evaluar el ejercicio del presupuesto asignado. Asimismo, participar en la elaboración de los informes contables y financieros que solicite la gerencia.Descripción Analítica:

Coordinar, de acuerdo con el gerente general, la supervisión y ejecución de las actividades financieras generadas por la operación de la empresa.Acudir a las reuniones que organice el gerente, a fin de evaluar los movimientos de la empresa, las medidas correctivas adoptadas y los reportes financieros (contables, presupuestales, de ingresos, de egresos, etc.).Verificar que el importe de las facturas recibidas sea el correcto, y en su caso, informar al gerente de cualquier irregularidad ó anomalía que se detecte. Supervisar que se concentren los reportes de ingresos por ventas, a fin de que se realice el movimiento diario de valores.Verificar en forma correspondiente, que la información financiera sea confiable, a efecto de que los correspondientes reportes e informes se encuentren respaldados por la respectiva documentación comprobatoria.Supervisar y participar en la elaboración veraz, expedita y oportuna de los siguientes reportes contables y presupuestales: Pago de impuestos, pagos al seguro social mensual y al Infonavit, declaraciones anuales de ISR, IVA Y IETU (impuesto empresarial tasa única).Manejar, el fondo fijo y revolvente asignado a la empresa para la adquisición de artículos de consumo interno o la contratación de servicios menores. De acuerdo con los lineamientos normativos establecidos.Sugerir al gerente nuevos sistemas y métodos de trabajo, para agilizar la elaboración de los reportes e informes que se generan en su área de responsabilidadPresentar los análisis financieros que requiera el gerente para la toma de decisiones oportunas, que aseguren un funcionamiento adecuado y eficiente de la empresa.Entregar de manera oportuna los estados financieros al gerente.Supervisar que se lleve a cabo el archivo, control y custodia de la información generada en el área.Reportar al gerente los requerimientos de papelería y material de trabajo, y otras necesidades cuando así se requiera.

ESPECIFICACIÓN DEL PUESTOConocimientos: Contable, Fiscal y Administrativo.

Escolaridad: Licenciatura en Contaduría Pública.

Experiencia: Mínimo 1 año en actividades del puesto.

Esfuerzo:

Físico: Requiere poco esfuerzo físico.

Mental: Se requiere una atención constante con la realización de actividades.

Habilidades Requeridas:

Apto para tomar decisiones, iniciativa, alto sentido de responsabilidad y honorabilidad.

Condiciones de Trabajo y ambiente :

Brindar buen ambiente de trabajo (agradable y positivo).PERFIL DEL PUESTO

Puesto: Contador.

Edad: De 25 a 35 años.

Sexo: Indistinto.

Estado Civil: Indistinto.

Rasgos Físicos: Buena presentación.

Rasgos Psicológicos Capacidad para Coordinar grupos de trabajo.Actividades positivas en las relaciones interpersonales, estabilidad y control emocional.

Elaboró Fecha Autorizó Fecha

BIBLIOGRAFÍA

Chiavenato, Adalberto “Administración,” tercera edición, ed. Mc. Graw Hill,

México 2001

Franklin, Enrique B. Organización de Empresa, ed. Mc Graw Hill,México 2001

Robbins y Coulter, “Administración” 6ª ed. Pearson Educación, México, 2000.

Rodríguez Gómez “Administración” cuarta edición, ed. Mc. Graw hill,México,2002

Rodríguez Valencia, J. “Como elaborar y usar manuales administrativos” 3ra. ed. Thomson Learning, México, 2002,