CONFERENCIA DISTRITAL

m a n u a l p a r a a

conferência distrital

m a n u a l p a r a a

conferência distrital

Esta é a edição de 2008 do Manual para a Conferência Distrital (800-PT), a ser usada pela comissão da conferência distrital na realização das conferências de 2009-10, 2010-11 e 2011-12. As informações aqui apresentadas têm por base os estatutos e regi-mento interno do RI e o código normativo do Rotary. Alterações a esses documentos que venham a ser efetuadas pelo conselho de legislação ou conselho diretor do RI revogarão as diretrizes mencionadas nesta publicação.

Se tiver dúvidas ou comentários sobre este material, queira encaminhá-los a:

Leadership Education and Training DivisionRotary InternationalOne Rotary Center1560 Sherman AvenueEvanston, IL 60201-3698 EUAE-mail: [email protected].: +1-847-866-3000Fax: +1-847-866-9446

Conteúdo

1 Planejamento da Conferência Propósito ...................................................... 1Diretrizes ...................................................... 1Atribuições e responsabilidades .................. 2Participantes ................................................ 4Logística ....................................................... 6Gerenciamento de riscos ............................. 7Levantamento das necessidades ................. 7Programação ................................................ 8Assuntos rotários ......................................... 8Seminário distrital de capacitação .............. 11Recursos ....................................................... 12

2 Assuntos da Conferência Eleições distritais ......................................... 13Votação ......................................................... 13Resoluções .................................................... 14Recurso ......................................................... 16

3 Promoção da Conferência Rotarianos .................................................... 17Mídia ............................................................ 18Recursos ....................................................... 18

Apêndices 1 Relatório da Conferência Distrital ........... 192 Modelos de Avaliação ............................... 213 Diretrizes para os que Planejam pela Primeira Vez .............................................. 244 Avaliação dos Tópicos para a Conferência Distrital ................................ 315 Modelo de Programa para a Conferência Distrital ................................ 336 Modelo de Certificado de Credencial ....... 357 Modelo de Orçamento .............................. 368 Modelo de Inscrição e Confirmação ......... 37

M a n u a l p a r a a C o n f e r ê n C i a D i s t r i t a l 1

1 Planejamento da Conferência

O Manual para a Conferência Distrital foi elaborado para auxiliar a comissão encarregada de organizar o evento a fazê-lo com base nas diretrizes estabelecidas pelo conselho diretor do RI, bem como nos estatutos e regimento interno do RI. As diretrizes apresentadas neste manual devem ser adaptadas às necessidades e tradições de cada distrito.

Aprovar a taxa distrital, se esta não •tiver sido anteriormente definida na assembléia distrital ou no seminário de treinamento de presidentes eleitos de clube.

Eleger o representante do distrito •para o conselho de legislação, caso a conferência esteja ocorrendo dois anos rotários antes da realização do próximo conselho.

Eleger o membro da comissão de •indicação para diretor do RI, como apropriado na zona do distrito.

As seguintes sugestões visam contribuir ao sucesso da conferência:

Realizar a conferência em dois ou três •dias.

Evitar que coincida com feriados e •outros eventos.

Incluir grupos de discussão para incen-•tivar a participação e troca de idéias.

Proporcionar no mínimo nove horas de •sessões plenárias e grupos de discus-são de assuntos ligados ao Rotary e à Fundação Rotária.

Convidar o representante do presiden-•te do RI para participar de grupos de discussão e outras sessões do encontro.

Incentivar o comparecimento de todos •os inscritos às sessões plenárias e marcar as atividades envolvendo os cônjuges em horários que não coinci-dam com tais sessões.

Apresentar à audiência os novos sócios, •rotarianos que estão participando do evento pela primeira vez, bem como presidentes e dirigentes entrantes de clube.

PropósitoO propósito da conferência distrital é promover o Objetivo do Rotary através de companheirismo, discursos inspiradores e debates de assuntos relacionados ao Rotary. O evento enfatiza programas do Rotary e atividades bem-sucedidas de clubes e distritos. Muitos rotarianos declararam que seu entusiasmo pela organização aumentou consideravelmente depois de terem assis-tido apresentações sobre o Intercâmbio de Jovens, o Intercâmbio de Grupos de Estudos ou as Bolsas Educacionais durante a confe-rência distrital.

DiretrizesAs seguintes diretrizes, elaboradas pelo conselho diretor do RI, devem ser segui-das na condução da conferência distrital.

Proporcionar ao representante do •presidente do RI a oportunidade de proferir dois discursos, além de breve pronunciamento por ocasião do encer-ramento da conferência.

Discutir e ratificar o relatório de audi-•toria financeira do ano rotário anterior.

2 M a n u a l p a r a a C o n f e r ê n C i a D i s t r i t a l

Incluir os voluntários que tenham •participado de atividades do Rotary e da Fundação Rotária.

Discutir as resoluções distritais.•Promover projetos de clube e distrito.•Organizar evento especial de orienta-•ção de novos sócios.

Oferecer um seminário distrital de •capacitação logo antes ou depois da conferência distrital para rotarianos interessados que tenham atuado como presidentes de clube ou servido por mais de três anos em cargo de liderança no clube.

Manter os custos baixos de modo a •promover máximo comparecimento.

Divulgar a conferência do ano seguinte •e incentivar a pré-inscrição.

Atribuições e responsabilidadesPara colocar em prática a visão do go-vernador para a conferência distrital, é necessário a colaboração de diversos rotarianos do distrito.

Governador de distritoO governador preside o encontro e contribui para que o evento destaque oportunidades de prestação de servi-ços disponibilizadas pelo Rotary e pela Fundação Rotária, com vistas a motivar os rotarianos a se envolver com a or-ganização além do âmbito do clube. O governador deve utilizar toda e qualquer oportunidade para promover ampla parti-cipação na conferência.

Responsabilidades do governador de distrito:

Indicar o presidente e os membros da •comissão da conferência distrital en-quanto ainda for governador eleito.

Comparecer a conferências de outros •distritos durante seu mandato como governador eleito para obter idéias para sua própria conferência.

Indicar, juntamente com o presidente •do clube anfitrião, um secretário para a conferência.

Incluir o governador indicado no •quadro da comissão da conferência dis-trital çe apresentá-lo durante o evento.

Incluir a participação do governador •eleito no programa.

Coordenar o planejamento, a organiza-•ção e a condução da conferência.

Colaborar com a comissão da confe-•rência distrital na elaboração de um programa abrangente e bem equili-brado conforme recomendado pelas diretrizes do conselho diretor.

Promover a conferência na carta •mensal.

Assegurar que a mesma hospitalidade •e cortesia apropriadas ao presidente do RI sejam dirigidas a seu representante e cônjuge, e considerar a indicação de um assessor para o representante.

Convidar governadores eleitos de ou-•tros distritos à conferência distrital.

Garantir a representação de cada um •dos clubes do distrito, envolvendo-os na programação e nas atividades da conferência.

Encorajar a conscientização da comuni-•dade local por meio de um esforço bem planejado de relações públicas, antes, durante e após a conferência.

Convidar representantes da comuni-•dade local para participar do evento, conforme apropriado.


Proferir discurso inspirador durante a •conferência.

Encaminhar ao representante adminis-•trativo de clubes e distritos dentro de 30 dias após a conferência o Relatório da Conferência Distrital (apêndice 1), as resoluções da conferência distrital e o relatório financeiro distrital apre-sentado na conferência, além de outros assuntos que exigem a atenção do conselho diretor do RI.

Remeter uma cópia do Relatório da •Conferência Distrital a cada clube do distrito.

Submeter relatório confidencial ao •presidente do RI sobre o rotariano que o representou na conferência.

Comissão da conferência distritalSob a liderança do governador, esta comissão deve planejar e promover a conferência distrital, tomando as medidas necessárias para obter participação máxi-ma no encontro.

Responsabilidades do presidente da comissão:

Formar subcomissões da conferência •distrital e delegar responsabilidades conforme apropriado.

Reunir-se com o representante do pre-•sidente do RI no fim do encontro para determinar a eficácia da conferência e discutir recomendações para o melho-ramento do evento do ano seguinte.

Responsabilidades da comissão:

Recomendar o local da conferência e •coordenar aspectos logísticos.

Coordenar as finanças do evento de •modo a assegurar amplo compareci-mento.

Incentivar a participação dos rotaria-•nos do distrito, dando ênfase aos novos rotarianos e representantes de todos os clubes do distrito.

Promover a conferência distrital ao •público não-rotário, tal como mídia, líderes comunitários e beneficiários dos programas do Rotary.

Colaborar com o instrutor distrital na •organização de um seminário distrital de capacitação a realizar-se imediata-mente antes ou depois da conferência distrital.

Representante do presidente do RIUm representante do presidente do RI é escolhido para comparecer à conferência distrital e encontrar-se com rotarianos e cônjuges, além de prover informações so-bre o presidente, o lema do ano e assuntos novos relacionados ao RI. O presidente do RI informa o governador sobre detalhes da participação de seu representante na programação, a responsabilidade pelas despesas, os assessores necessários e os protocolos adequados.

Se o representante for de outro país, mas fluente no idioma local, procure organizar visitas a diversos clubes imediatamente antes ou após a conferência. Se ele não for fluente no idioma do distrito, indique um rotariano da localidade que possa servir de intérprete e cicerone durante o evento. Além disso, recomenda-se que sejam fornecidos dados sobre o distrito ao representante do presidente. Espera-se que os cônjuges, os quais também aju-dam a promover os ideais e programas do Rotary, participem de atividades da conferência, inclusive encontros, eventos sociais e sessões plenárias.


Os gastos pessoais de viagem de represen-tantes e respectivos cônjuges são pagos pelo RI. O orçamento da conferência deve cobrir as despesas de transporte local, hotel e outras relacionadas ao encontro.

É altamente recomendável que ao fim da conferência, o representante do presiden-te reúna-se com o governador eleito e o presidente da comissão da conferência para determinar se os requisitos do even-to foram cumpridos e discutir maneiras para que a próxima conferência seja ainda mais eficaz. Além disso, o representante deve submeter um relatório da conferên-cia ao presidente do RI após o evento.

Assessoria ao representante do presidente do RI Um assessor deve ser indicado para o representante do presidente e outros administradores do RI presentes na conferência. Este rotariano encarrega-se de oferecer ao representante e cônjuge a assistência necessária ao desempenho de suas atribuições e à efetiva participação no evento. Para mais detalhes, consulte as informações sobre o representante do presidente fornecidas pelo RI ao governa-dor de distrito.

Clube anfitriãoEm alguns casos, a comissão da confe-rência distrital pode compartilhar as responsabilidades com o clube anfitrião. Levando em consideração os costumes do distrito, estabeleça um sistema para dele-gar responsabilidades que seja do agrado da comissão e do clube anfitrião.

Governador eleitoO governador eleito está encarregado de tarefas específicas na programação da conferência distrital em preparação ao seu papel de convocador da conferência do ano seguinte.

Governador indicadoO governador indicado poderá servir na comissão distrital da conferência em pre-paração para seu mandato.

Secretário da conferênciaO secretário auxilia o governador no planejamento do encontro, bem como na elaboração da ata e do Relatório da Conferência Distrital (apêndice 1).

Governadores assistentes e comissões distritaisOs integrantes da equipe de líderes dis-tritais devem promover e participar da conferência como parte de sua tarefa de apoiar Rotary Clubs eficazes. Sua presen-ça no evento fornece ao governador de distrito a oportunidade de agradecer-lhes publicamente pelos seus esforços e de incentivar outros a servir além do âmbito do clube.

Ademais, a equipe de líderes distritais também ajuda a divulgar o seminário distrital de capacitação, a realizar-se em conjunção com a conferência.

Instrutor distritalO instrutor distrital deve colaborar com a comissão da conferência distrital e o governador na coordenação do seminário distrital de capacitação, bem como na organização de outras reuniões de treina-mento oferecidas durante a conferência.

ParticipantesA conferência distrital deve atrair o inte-resse de todos os rotarianos do distrito, inclusive dos grupos a seguir.


Sócios dos clubesRecomenda-se a todos os rotarianos do distrito que participem da conferência distrital. Cabe aos presidentes de Rotary Clubs certificarem-se de que seus clubes estejam adequadamente representados no evento. Além disso, todos os presiden-tes e presidentes eleitos de clube devem comparecer.

A participação na conferência pode ser usada para recuperar freqüência, desde que o encontro seja realizado durante período apropriado para recuperação. A divulgação desta informação aos rotaria-nos pode servir como incentivo adicional para que participem do evento.

Ordem de precedência

Presidente (ou represen-tante do presidente)

Presidente eleito

Vice-presidente

Tesoureiro

Outros diretores

Ex-presidentes (com prioridade àqueles que serviram há mais tempo)

Presidente do conselho dos curadores

Presidente eleito do con-selho dos curadores

Vice-presidente do con-selho dos curadores

Outros curadores

Presidente, ex-pre-sidente imediato, vice-presidente, te-soureiro honorário do Rotary International na Grã-Bretanha e Irlanda

Secretário geral

Presidente indicado

Ex-diretores (com prioridade àqueles que serviram há mais tempo)

Ex-curadores (com prioridade àqueles que serviram há mais tempo)

Ex-secretários gerais (com prioridade àqueles que serviram há mais tempo)

Diretores eleitos

Governadores de distrito

Membros de comissões do RI e da Fundação, membros de forças-tarefa, assessores, representantes, líde-res de treinamento e membros de grupos de apoio (inclusive RRIMCs e CRFRs)

Diretores indicados

Ex-governadores de distrito (com prioridade àqueles que serviram há mais tempo)

Curadores entrantes

Governadores eleitos de distrito

Membros de comissão regional e zonal

Governadores assistentes

Secretário/tesoureiro distrital

Comissão da conferência distrital

Presidentes de clube

Presidentes eleitos de clube

Vice-presidentes de clube

Secretários de clube

Tesoureiros de clube

Diretores de protocolo de clube

Outros membros de conselho diretor de clube

Presidentes de comissão de clube

Ex-governadores assis-tentes

Rotarianos

Ex-participantes de programas da Fundação Rotária

Famílias de rotarianos

Família rotáriaOs familiares dos rotarianos podem ser convidados para participar das sessões plenárias, se apropriado localmente. Procure programar eventos adequados para famílias, que envolvam entreteni-mento, mostras culturais e outros. Além

disso, homenagens a cônjuges e familiares durante a conferência distrital pode moti-var seu contínuo apoio ao Rotary.

Parceiros no servirIncentiva-se os governadores a convidar rotaractianos, interactianos, participantes


do Intercâmbio de Jovens, ex-partici-pantes de programas da Fundação Rotária e outros a comparecer à conferência distrital.

ProtocoloA seguinte ordem de precedência deverá ser obedecida em eventos formais no que se refere a administradores atuais, anteriores e futuros do RI e da Fundação Rotária, e respectivos cônjuges. Os administradores devem ser saudados apenas uma vez na forma estabelecida pelo protocolo. Cargos atuais têm prece-dência sobre cargos anteriores, os quais, por sua vez, têm precedência sobre cargos futuros. Rotarianos que ocuparam ou ocu-pam dois ou mais cargos deverão receber tratamento de acordo com o de mais alto escalão. Os cônjuges, por sua vez, devem receber o mesmo tratamento dos rota-rianos que acompanham. Como cortesia, prioridade pode ser dada a rotarianos que estejam visitando o país com relação a rotarianos da localidade do mesmo nível hierárquico. Além disso, não-rotarianos com cargos de destaque podem ter precedência sobre os demais presentes, conforme costumes locais. O represen-tante do presidente do RI deve receber o mesmo tratamento que seria oferecido ao presidente.

LogísticaDetalhes logísticos associados à confe-rência distrital devem ser especificados muito antes da realização do evento, de modo a garantir que o encontro seja agra-dável e bem organizado.

Duração O conselho diretor do RI recomenda que a duração da conferência seja de dois ou três dias. A época de realização do encon-

tro fica a critério do distrito, desde que não coincida com a assembléia distrital, o instituto Rotary da zona e a assembléia internacional, nem seja conduzido no período que compreende os oito dias que precedem e que sucedem a convenção do RI.

Seleção do localOs distritos devem realizar a conferência em local que incentive máximo compa-recimento a um preço razoável para os participantes. O evento pode ter lugar dentro ou fora do distrito. Com a au-torização do conselho diretor do RI, o governador indicado pode escolher o local de sua conferência por meio de eleição envolvendo a maioria dos presidentes indicados de clubes do distrito, sendo que os clubes que não contarem com presi-dentes indicados poderão participar da eleição através de seus atuais presidentes.

CustosPara maximizar o índice de compareci-mento à conferência, é importante que as despesas de participação no evento sejam razoáveis. Para tanto, é essencial que os custos com aluguel de sala, hospedagem e entretenimento sejam observados cuidadosamente. Cabe ao distrito decidir se os participantes pagarão uma taxa de inscrição que cubra os custos do evento, ou se fundos distritais deverão ser usados para tal fim. A venda de espaço publicitá-rio para veiculação de anúncios no livreto da programação e a obtenção de patrocí-nio de comerciantes e empresários locais, ajuda a diminuir o custo de participação na conferência.

InscriçõesO pacote de material de inscrição, in-clusive o programa e as descrições das atividades para cônjuges e famílias, deve


ser enviado aos rotarianos cerca de oito semanas antes do evento. Se possível, ofe-reça aos interessados a possibilidade de se inscrever on-line no site distrital.

Após o envio da correspondência, alguns distritos remetem materiais de inscrição também aos secretários de clube e solici-tam que a conferência seja promovida nas reuniões ordinárias.

AvaliaçãoOs participantes e os membros da co-missão da conferência distrital devem avaliar o evento ao final do encontro. Veja o apêndice 2 para modelo de avaliação. Compartilhe os resultados obtidos com o governador eleito, o governador indicado e futuros membros da comissão para que estes possam usá-los no aprimoramento das próximas conferências.

Conferências distritais conjuntasDois ou mais distritos podem organizar conferências conjuntas desde que obte-nham aprovação do conselho diretor do RI e que estas não ocorram em dois anos consecutivos.

Caso esteja planejando uma confe-rência distrital pela primeira vez, consulte o apêndice 3 para informa-ções sobre subcomissões, contratos e outros detalhes.

Gerenciamento de riscosGerenciamento de riscos é o processo de planejar, organizar, liderar e administrar as atividades de uma organização a fim de minimizar o efeito de acidentes. Ao coordenar as atividades da conferência, limite a responsabilidade dos rotarianos e do distrito respondendo às três perguntas a seguir:

O que pode ocorrer de errado? •Se algo errado acontecer, qual será a •minha resposta ou a do distrito?

Como os prejuizos serão pagos? •Caso haja a possibilidade de algo dar erra-do, reduza o risco:

Excluindo a atividade da programação•Alterando a atividade•Preparando um plano para lidar com •qualquer eventualidade

Unindo-se a outra organização que •aceite participar e compartilhar o risco

Embora acordos verbais sejam comuns em certas regiões, o RI recomenda com veemência que sejam assinados contratos que definam claramente as atribuições e responsabilidades das partes envolvidas e incluam cláusulas para limitar os riscos. Tais contratos devem ser lidos cuidadosa-mente e guardados por vários anos.

É recomendável buscar a orientação de conselheiros jurídicos e agentes de saúde. Proteção pode ser obtida por meio de aquisição de personalidade jurídica ao distrito ou obtenção de seguro. Para mais detalhes, consulte o Manual de Procedimento.

Levantamento das necessidadesA identificação de necessidades contribui ao desenvolvimento da programação. Solicite sugestões de diversos rotarianos quanto a apresentações e tópicos que deveriam ser incorporados à conferência distrital e procure incluir os sócios cujos clubes não tenham participado de en-contros distritais recentes ou da última conferência distrital.


Inúmeros métodos podem ser usados para obter informações sobre os interes-ses dos participantes potenciais. O uso de perguntas simples — Que tópicos gostaria de compreender melhor? O que gostaria que fosse incluído na programa-ção da conferência? — pode contribuir à coleta de dados úteis. Escute o que os companheiros rotarianos têm a dizer, use as sugestões apresentadas para criar um programa que englobe suas preferências, interesses e preocupações, e que divul-gue as informações recomendadas pelos líderes distritais e conselho diretor do RI. Utilize a Avaliação dos Tópicos para a Conferência Distrital (apêndice 4) antes de decidir os assuntos que serão incluídos na programação do encontro.

ProgramaçãoO sucesso da conferência distrital depen-de principalmente de sua programação. As sessões devem incluir apresentações inovadoras e relevantes sobre o Rotary International e a Fundação Rotária, bem como sobre atividades de clube e de distrito. Tópicos especiais sugeridos pelo conselho diretor do RI ou pelo próprio distrito também devem ser abordados, sendo a aprovação final do programa res-ponsabilidade do governador.

Inclua uma mistura equilibrada de tópicos e apresentações de modo a atrair interes-se pelo programa. Ao escolher os tópicos, considere as seguintes diretrizes:

Convide palestrantes rotarianos e •não-rotarianos. Muitas vezes, oradores não-rotarianos estão capacitados para discorrer sobre assuntos de interesse rotário. Um professor, por exemplo, poderia falar sobre alfabetização.

Organize a conferência de modo que •tanto os sócios novos quanto os anti-gos possam aprender sobre o Rotary.

Prepare sessões que incentivem a parti-•cipação da audiência.

Inclua atividades culturais.•Use painéis ou pequenos grupos de •discussão, simulações e apresentações audiovisuais.

Incentive o companheirismo em todas •as sessões.

Para enriquecer a programação da confe-rência, considere as seguintes sugestões:

Organize um pequeno grupo de discus-•são para tratar de serviços profissionais através de estudos de caso. Tais estu-dos permitem aos participantes aplicar conceitos abstratos em situações reais. Procure exemplos em jornais, publica-ções comerciais e livros sobre negócios.

Organize um painel para discutir pro-•jeto local com participantes de diversos clubes ou integrantes da comunidade, com o intuito de enfatizar a prestação de serviços comunitários.

Apresente o vídeo Isto É Rotary em programa de orientação de novos sócios.

Prepare um jogo de perguntas e res-•postas sobre o Rotary que conte com a participação de rotarianos de diversos clubes do distrito.

Para modelo de programação, consulte o apêndice 5.

Assuntos rotáriosA conferência distrital deve incluir 70% de conteúdo relacionado ao Rotary. Além disso, é importante conhecer os interesses dos rotarianos e incorporá-los na progra-mação do evento. Considere os seguintes tópicos ao planejar a conferência.


Elementos de um Rotary Club eficazParabenize os rotarianos pelos esforços empreendidos para tornar seus clubes mais eficazes. Homenageie clubes que te-nham demonstrado eficácia por meio de:

Aumento ou estabilidade do quadro •social

Projetos bem-sucedidos que atendam a •necessidades das comunidades locais e de outros países

Apoio à Fundação Rotária por inter-•médio de contribuições financeiras e participação em programas da entidade

Treinamento de líderes capazes de •prestar serviços ao Rotary além do âmbito do clube

Lema do RIO lema do presidente do RI em exercício deve ser enfatizado durante a conferência distrital, evitando-se citar qualquer outro. Conferências realizadas após a assembléia internacional podem incluir tanto o lema do presidente quanto o do presidente eleito do RI.

Discursos do governadorO governador de distrito deve fazer vários pronunciamentos durante a conferência, especialmente os de abertura e encerra-mento.

Discursos do representante do presidente do RI O discurso principal do representante sobre o lema do RI deve ocupar posição de destaque na programação. O governador ou um membro da comissão da conferên-cia distrital deve entrar em contato com o representante para esclarecimentos quanto às apresentações. O representante deve discursar sobre a situação mundial do Rotary e fazer breve pronunciamento na sessão de encerramento.

Objetivo do Rotary e as Avenidas de ServiçosComo pedra fundamental da filo-sofia do RI, o Objetivo do Rotary e as Quatro Avenidas de Serviços — Internos, Profissionais, à Comunidade e Internacionais — devem servir de base para a programação da conferência dis-trital. Os rotarianos devem compreender esses conceitos e ser capazes de aplicá-los em seu trabalho no Rotary. Utilize a conferência como meio de proporcionar orientação continuada sobre a entidade destacando projetos de clube e distrito que abordem o Objetivo do Rotary ou formando pequenos grupos de discussão sobre como incorporar as Avenidas de Serviços em suas atividades rotárias.

O ObjetivO dO ROtaRy é estimulaR e fOmentaR O ideal de seRviR, cOmO base de tOdO empReendimentO dignO, pROmOvendO e apOiandO:

PRIMEIRO. O desenvOlvimentO dO cOmpanheiRismO cOmO elementO capaz de pROpORciOnaR OpORtunidades de seRviR.

SEGUNDO. O RecOnhecimentO dO méRitO de tOda OcupaçãO útil e a difusãO das nORmas de ética pROfissiOnal.

TERCEIRO. a melhORia da cOmunidade pela cOnduta exemplaR de cada um na sua vida pública e pRivada.

QUARTO. a apROximaçãO dOs pROfissiOnais de tOdO O mundO, visandO à cOnsOlidaçãO das bOas Relações, da cOOpeRaçãO e da paz entRe as nações.


Para promover os elementos de um clube eficaz, procure divulgar projetos excepcio-nais de prestação de serviços nas próprias comunidades e em outros países. Poderá também convidar um sócio de clube ho-menageado com o Prêmio por Realizações Significativas do RI para apresentar o res-pectivo projeto durante sessão de grupo de discussão.

Projetos de clubeSolicite a todos os clubes do distrito que providenciem uma mostra sobre pelo menos um projeto de clube, seja em um centro de confraternização ou outro local. Tais exibições podem incluir projetos distritais.

Programas do RIDestaque a participação dos clubes e do distrito nos programas do RI e convide participantes dos programas a seguir para relatar suas experiências, apresentar projetos de clube ou para integrar painéis de discussão. Programas do RI:

Serviços à Comunidade•Interact•Rotaract•Grupos Rotarianos em Ação•Núcleos Rotary de Desenvolvimento •Comunitário

Grupos de Companheirismo do Rotary•Intercâmbio Rotário da Amizade•Voluntários do Rotary•Intercâmbio de Jovens•Prêmios Rotários de Liderança Juvenil•Serviços Profissionais•Serviços à Comunidade Mundial•

Envolva as comissões distritais específicas na escolha de tópicos relevantes às ativi-dades do distrito.

Programas da Fundação RotáriaPara aumentar o conhecimento sobre a Fundação Rotária e incentivar a prestação de Serviços Internacionais, convide rota-rianos envolvidos nos programas a seguir:

Pólio Plus•Subsídios Humanitários, inclusive •Subsídios Distritais Simplificados, Subsídios “Saúde, Fome e Humanidade” (3-H), Subsídios Equivalentes e Subsídios para Serviços Voluntários.

Programas Educacionais, inclusive as •Bolsas Educacionais, Intercâmbio de Grupos de Estudos, Subsídios Rotary para Professores Universitários e Bolsas Rotary pela Paz Mundial.

Considere as medidas a seguir ao apresen-tar pessoas que participaram e apoiaram programas da Fundação:

Apresentar as mais recentes notícias •sobre o Pólio Plus nas sessões plenárias.

Convidar bolsistas atuais para discorrer •sobre suas experiências ou áreas de estudos.

Convidar uma equipe de Intercâmbio •de Grupos de Estudos para conduzir uma sessão.

Incluir sessão sobre o envolvimento do •distrito com os programas de subsídios da Fundação.

Homenagear clubes com 100% de •Companheiros Paul Harris durante uma sessão plenária.

Reconhecer Contribuintes Especiais da •Fundação Rotária que tenham apoiado a iniciativa Todos os Rotarianos, Todos os Anos.

Envolver as comissões distritais encar-regadas de assuntos ligados à Fundação Rotária na escolha de tópicos relevantes às atividades do distrito.


Ex-participantes de programas Muitos ex-participantes de programas que continuam a defender a visão do Rotary de promoção da compreensão e paz mundial exercem cargos importantes na comunidade. A conferência distrital ofe-rece a eles oportunidade excepcional de compartilhar suas experiências, motivar os rotarianos a apoiar os programas do RI e da Fundação Rotária, incentivar maior prestação de serviços e ajudar os distri-tos a destacar suas próprias realizações. Convide aqueles que estiveram envolvidos com Intercâmbio de Jovens, Intercâmbio de Grupos de Estudos, Interact, Rotaract e outros programas.

Novos sóciosInclua sessões dedicadas especialmente aos sócios novos. Considere as seguintes abordagens:

Peça aos clubes para realizar cerimô-•nias de admissão de novos sócios na conferência.

Realize orientação distrital para novos •sócios.

Planeje um grupo de discussão para •sócios novos.

Programe um evento social para novos •sócios e aqueles que os recrutaram.

Ajude os novos sócios a se sentir parte do distrito facilitando seu envolvimento nas atividades de companheirismo rotário durante a conferência. Ao interagir com sócios de outros clubes, os rotarianos novos poderão ampliar a visão que têm do Rotary e aprender sobre diversos aspectos da organização.

Relações públicasA conferência oferece oportunidade ideal para que os rotarianos do distrito rece-bam treinamento sobre relações públicas, o qual poderá incluir:

A importância das relações públicas, •inclusive no que se refere à obtenção de apoio aos projetos de prestação de serviços e ao recrutamento de novos sócios.

Materiais de relações públicas, tais •como kits para a mídia, anúncios e pôsteres e como produzi-los.

Utilização de novos meios de comuni-•cação.

Atividades bem-sucedidas de relações •públicas conduzidas no distrito.

Solicite a assistência da comissão distrital de relações públicas na elaboração desta sessão. Poderá também convidar para conduzir o treinamento um rotariano que seja jornalista, especialista de marketing ou profissional de relações públicas.

Próxima conferênciaGere entusiasmo pela conferência do ano seguinte incluindo uma apresentação no evento deste ano. Peça ao governador eleito que incentive os rotarianos a se inscrever com antecedência.

Seminário distrital de capacitaçãoColabore com a comissão distrital de capacitação na organização de um semi-nário distrital de capacitação a realizar-se juntamente com a conferência distrital. O seminário visa preparar líderes distritais que possuem as habilidades, os conheci-mentos e a motivação necessários para servir o Rotary além do âmbito do clube. Os rotarianos que participam do encontro de treinamento tornam-se mais propen-sos a atuar como membros de comissão, governadores assistentes ou governadores de distrito. Diferentemente de outros encontros, a participação no seminário é facultativa.


Recursoswww.rotary.org — Veicula as mais recentes informações sobre o Rotary International e a Fundação Rotária. Contém publicações que podem ser baixa-das gratuitamente.

Guia para Líderes do Seminário Distrital de Capacitação (248-PT) — Contém infor-mações sobre planejamento e condução do seminário. Inclui roteiros para grupos de discussão fundamentados em tópicos e elementos visuais recomendados pelo conselho diretor do RI.

Manual do Instrutor Distrital (246-PT) — Apresenta as atribuições e respon-sabilidades do instrutor distrital e da comissão distrital de capacitação, bem como técnicas de treinamento e detalhes logísticos para realização de encontros de treinamento.

Manual de Procedimento (035-PT) — Normas e diretrizes estabelecidas pelo conselho de legislação, conselho dire-tor do RI e conselho de curadores da Fundação. Revisado a cada três anos após o conselho de legislação, contém os docu-mentos estatutários do RI.

Orientação de Novos Sócios — Guia Prático para Clubes (414-PT) — Para ro-tarianos responsáveis pelos programas de orientação de sócios novos e potenciais.

Catálogo do RI (019-PT) — Atualizado anualmente, contém publicações, audio-visuais, formulários e materiais do RI. Disponível on-line e na forma impressa.

Lema do RI (900-PT) — Folheto sobre o lema do RI para o ano.

Lema do RI (239-MU) — CD-ROM com os logotipos do lema atual do RI.

Guia de Identidade Visual do RI (547-PT) — Útil à elaboração de publicações, website, emblemas e outros materiais informativos do Rotary. Inclui orientação sobre o uso apropriado dos emblemas do Rotary e dos programas do RI e da Fundação Rotária, bem como diretrizes quanto ao uso de cores, design, fotogra-fias, nomes dos domínios e símbolos para identificação de projetos.

Noções Básicas do Rotary (595-PT) — Publicação com informações essenciais aos rotarianos.

Rotary World — Publicação trimestral sobre atividades do Rotary em todo o mundo.

The Rotarian — Revista oficial do RI, publicada mensalmente, que divulga projetos de clube e distrito, decisões do conselho diretor e encontros do RI. Além da The Rotarian, são publicadas 32 revistas regionais em 23 idiomas.


A conferência distrital é ocasião propícia para tratar assuntos distritais importan-tes, como:

Aprovação do relatório financeiro anual •do distrito

Estabelecimento da taxa distrital, se •não tiver sido estipulada na assembléia distrital ou no PETS

Votação de resoluções•Escolha de integrante da comissão de •indicação para diretor do RI

Seleção do representante distrital no •conselho de legislação

Discussão de propostas a ser encami-•nhadas ao conselho de legislação

Escolha do governador indicado •Muitos distritos aproveitam a conferên-cia para discutir relatórios do tesoureiro, obter endosso para atividades distritais, divulgar a fundação de novos clubes, entregar prêmios distritais, obter opi-niões sobre o uso do Fundo Distrital de Utilização Controlada, etc.

Eleições distritaisDurante a conferência, muitos distri-tos elegem o representante distrital no conselho de legislação e o integrante da comissão de indicação para diretor do RI.

Representante para o conselho de legislaçãoSe o distrito preferir não selecionar o re-presentante para o conselho de legislação através da comissão de indicação, poderá fazê-lo na própria conferência distrital. O distrito deve eleger um representante

para o conselho de legislação dois anos antes da realização do evento. Todo clube pode propor um de seus sócios, ou um sócio de qualquer clube do distrito, para concorrer na eleição para representante.

Membro para a comissão de indicação de diretor do RIA cada quatro anos, as zonas indicam um rotariano para servir mandato de dois anos como membro do conselho diretor do RI. A comissão de indicação de cada zona é composta de ex-governadores dos distritos da zona em questão, sendo que todo clube do distrito pode indicar um de seus sócios. O distrito deve selecionar o membro para a comissão de indicação de diretor do RI na conferência distrital tendo por base as indicações submeti-das pelos clubes no ano rotário anterior ao encontro desta comissão. Em certos casos, uma votação via postal poderá ser conduzida para a escolha do rotariano.

VotaçãoTodo sócio em dia com suas obrigações financeiras e pertencente a um clube do distrito representado na conferência dis-trital pode votar na maioria dos assuntos em pauta. As situações abaixo são exce-ções em que somente eleitores oficiais representando os respectivos clubes podem votar:

Seleção do governador indicado (os •eleitores de um clube que tenha direito a mais de um eleitor devem emitir todos os seus votos a favor do mesmo candidato)

2 Assuntos da Conferência


Eleição de membro e suplente para a •comissão de indicação de diretor

Composição e normas que regula-•mentarão a comissão de indicação de governador

Eleição do representante e suplente do •distrito a ser enviado para participar do conselho de legislação

Valor da taxa distrital per capita •Todo eleitor tem o direito de solicitar a votação de qualquer assunto submetido à atenção da conferência distrital, sendo que, neste caso, somente os eleitores oficiais têm direito a voto.

Cada clube do distrito pode enviar pelo menos um eleitor à conferência distrital, com base no número de sócios registra-dos no mais recente relatório semestral. Anualmente os clubes devem selecionar, ratificar e enviar seu(s) eleitor(es) à con-ferência. Clubes com mais de 25 sócios podem selecionar um eleitor adicional para cada 25 sócios a mais (ou fração su-perior à metade desse número). O quadro abaixo fornece exemplos do número de eleitores ao qual os clubes têm direito:

Número de sóciosNúmero de eleitores

até 37 138 a 62 263 a 87 388 a 112 4113 a 137 5

Clubes suspensos ou desativados não têm direito a voto. Os eleitores devem estar presentes na conferência para usufruir do direito de votar. Para distritos com mais de um país, todo clube situado em país diferente daquele onde se realiza a con-ferência distrital pode, com a permissão do governador, designar um procurador para os eleitores ausentes, o qual pode

ser sócio de qualquer clube do distrito desde que a procuração seja ratificada pelo presidente e pelo secretário do clube interessado. O procurador pode votar em nome dos eleitores ausentes e como eleitor de seu próprio clube.

ResoluçõesAs propostas de resolução apresentadas nas conferências distritais enquadram-se em três categorias: proposta de resolução, petição ao conselho diretor e proposta de legislação.

Proposta de legislação expressa a opinião dos participantes da conferência sobre assunto relativo ao distrito, ten-do que estar em conformidade com os estatutos e o regimento interno do RI e respeitar o espírito e princípios rotários. A conferência deve examinar os assuntos apresentados à sua consideração pelo conselho diretor do RI e tomar as decisões pertinentes, inclusive a formulação de resoluções. O governador deve descrever no Relatório da Conferência Distrital (apêndice 1) as resoluções tomadas, como, por exemplo, se são resoluções de cortesia dirigidas ao clube anfitrião ou relativas a assuntos de maior importância. O rela-tório, a ser encaminhado ao secretário geral, deve se fazer acompanhar de cópias de resoluções mas não das resoluções de cortesia.

Petição ao conselho diretor é uma resolução pela qual a conferência reco-menda que o conselho diretor do Rotary International considere determinado as-sunto. Essas resoluções são encaminhadas pelo secretário geral ao conselho diretor, que as considera em sua próxima reunião.

Propostas de legislação buscam a con-sideração e a deliberação pelo conselho de legislação e podem ser apresentadas sob a


forma de propostas de emenda ou propos-tas de resolução:

Proposta de emenda• é aquela que busca alterar os documentos estatutá-rios do RI (estatutos do RI, regimento interno do RI ou estatutos prescritos para o clube).

Proposta de resolução• é deliberada pelo conselho de legislação, mas não visa modificar os documentos estatutá-rios do RI.

Resolução do distritoCONSIDERANDO que (mencione os fatos, argumentos ou motivos da resolução)

FICA DELIBERADO que os rotarianos do Distrito , reunidos em conferência distrital, expres-sem um voto de apreço aos que contribuíram ao sucesso do evento (ou qualquer que seja o assunto).

Petição ao conselho diretorCONSIDERANDO que (mencione os fatos, argumentos ou motivos da resolução)

FICA DELIBERADO que os rotarianos do Distrito , reunidos em conferência distrital, recomendem ao conselho diretor do Rotary International que considere (indique o assunto que a conferência quer que o conselho diretor examine).

Proposta de emenda ou de resolução a ser encaminhada ao conselho de legislação FICA DELIBERADO que os rotarianos do Distrito , reunidos em conferência distrital, por meio desta apresentem a seguinte proposta de emenda ou resolução a ser encaminhada ao conselho de legislação:

PROPOSTA DE EMENDAPara (resuma o objetivo da proposta)

Proposta pelo(a)

FICA DELIBERADO pelo Rotary International que (nome do documento estatutário) tem, pelo pre-sente, sua redação alterada, passando a vigorar da forma abaixo:

(As propostas de emenda devem reproduzir todas as partes alteradas dos documentos, com os grifos correspondentes para mostrar adição e riscos sobrepostos ao texto para mostrar remoção.)

PROPOSTA DE RESOLUÇÃOPara (resuma o objetivo da proposta)

Proposta pelo(a)

FICA DELIBERADO pelo Rotary International que o conselho diretor do RI (inclua o texto da resolução).


Processo de encaminhamento de proposta de legislaçãoClubes e conferências distritais têm o di-reito de apresentar propostas ao conselho de legislação, sendo que toda legislação proposta por clube deve ser aprovada na conferência. Se não houver tempo suficiente para a conferência considerar a proposta, pode ser feita votação pelo correio.

Se a proposta for ratificada pela confe-rência (ou em votação pelo correio) e for considerada apropriada pelo governador de distrito para análise do conselho de legislação:

1. O governador assina um documento certificando que a conferência propõe ou ratifica a respectiva proposta de emenda ou de resolução.

2. O governador submete por escrito a proposta de emenda ou de resolução ao secretário geral, juntamente com sua certificação, no máximo dentro de até 45 dias após a conferência. A propos-ta deve ser recebida no RI até 31 de dezembro do ano rotário anterior ao do conselho de legislação (para o conselho de 2010 o prazo é 31 de dezembro de 2008; para o conselho de 2013 o prazo é 31 de dezembro de 2011).

Até 30 de setembro do ano rotário em que o conselho de legislação será realizado, o secretário geral remete pelo correio a cada governador de distrito 10 exemplares da apostila com as propostas de legislação devidamente submetidas, um exemplar a

cada membro do conselho de legislação e um exemplar ao secretário de todo clube que a solicitar. Os clubes podem analisar as propostas e compartilhar as opiniões com o representante distrital no conselho de legislação.

Consulte o Manual de Procedimento (035-PT) para mais informações sobre o envio de propostas ao conselho de legis-lação.

Formatos para resoluções da conferênciaUma cópia do texto de cada resolução da conferência distrital deve acompanhar o relatório da conferência e ser preparada de acordo com os formatos mostrados na página 15. Toda decisão da conferência deve ser claramente designada como sen-do uma resolução do distrito, uma petição ao conselho diretor ou uma proposta de emenda ou de resolução para encaminha-mento ao conselho de legislação.

RecursoManual de Procedimento (035-PT) — Normas e diretrizes estabelecidas pelo conselho de legislação, conselho dire-tor do RI e conselho de curadores da Fundação. Uma nova edição é publicada a cada três anos após o conselho de legisla-ção, contendo os documentos estatutários do RI.


Distritos que realizaram conferências de sucesso começaram o planejamento fazendo a seguinte pergunta: “O que motivará os rotarianos do meu distrito a participar do encontro?” Para ser eficaz, a promoção da conferência deve ser mul-tifacetada e cuidadosamente planejada, com enfoque nos benefícios ligados à participação no evento.

RotarianosUm bom programa de publicidade requer habilidade e tempo. Para aproveitar os recursos e conhecimentos encontrados no próprio distrito, o presidente da comissão da conferência deve destacar uma pessoa para servir de contato com a comissão distrital de relações públicas, como um rotariano desse ramo ou com experiência na área de publicidade.

Deve-se começar a trabalhar na propagan-da desde cedo e intensificá-la à medida que o ano avança, mandando lembre-tes freqüentes aos rotarianos. Convém desenvolver um calendário para ajudar no planejamento e gerenciamento dos trabalhos, os quais devem abranger uma variedade de métodos promocionais.

Considere as seguintes estratégias para gerar interesse pela conferência distrital:

Inclusão de detalhes sobre a conferên-•cia distrital na carta mensal.

Preparação de pacotes promocionais •para distribuição aos clubes contendo folha de sugestões para o redator do boletim do clube e para o presidente da comissão de promoção da conferência,

3 Promoção da Conferência

além de material sobre a conferência e de inscrição ao evento, destaques do programa, panfletos e dicas para despertar o interesse das famílias e dos cônjuges dos rotarianos.

Criação de website para veicular as últi-•mas informações sobre o evento.

Envio de atualizações mensais aos •redatores de boletins de clube.

Envio de correspondências breves aos •rotarianos sobre a conferência. Eis alguns exemplos de comunicações:

Cartas do governador, do presidente –da comissão da conferência distrital ou de outras comissões aos presi-dentes e secretários de clubes

Cartas notificando rotarianos –específicos, como novos sócios ou detentores de certas classificações, a respeito de atividades de seu interesse

Avisos gerais aos presidentes das –comissões de promoção da confe-rência dos clubes que incluam listas das providências promocionais a ser tomadas

Convites aos dirigentes entrantes de –clube

Cartas personalizadas do governa- –dor aos novos sócios

Cartas do cônjuge do governador aos –cônjuges dos presidentes dos clubes

Cartões promocionais de leitura fácil –e rápida

Promover o seminário distrital de •capacitação como incentivo para que os dirigentes de clube participem da conferência.


Oferecer prêmio ao melhor projeto •de clube para incentivar maior parti-cipação, como inscrição gratuita na conferência do ano seguinte ou verbas para financiar projeto.

MídiaA cobertura da mídia gera entusiasmo entre rotarianos e divulga o trabalho do Rotary na comunidade. Procure opor-tunidades para promover a conferência distrital através da mídia local. Colabore com o presidente da comissão distrital de relações públicas para identificar aspec-tos dignos de divulgação na mídia, como oradores conhecidos, projetos interessan-tes, estudantes do Intercâmbio de Jovens patrocinados pelo distrito, bolsistas, integrantes de equipes de Intercâmbio de Grupos de Estudos e ex-participantes de programas da Fundação Rotária.

Antes da conferência, elabore uma lista de jornalistas que possam ter interesse no Rotary, contatando-os de antemão para que planejem sua participação. Prepare, com pelo menos uma semana de ante-cedência, materiais para distribuir aos jornalistas, que comparecerão ao even-to ou que tenham interesse nele. Para mais informações sobre como criar esse materiais consulte a publicação Relações Públicas Eficazes: Guia para Rotary Clubs.

RecursosRelações Públicas Eficazes: Guia para Rotary Clubs (257-PT) — Informações básicas sobre como promover atividades de clube para atrair a atenção da mídia, comunidade e sócios potenciais.

Funcionários da divisão de relações pú-blicas do RI na sede mundial — Assistem clubes, distritos e o RI em seus esforços de relações públicas.

Guia de Identidade Visual do RI (547-PT) — Guia para elaboração de publicações, websites e materiais de comunicação do Rotary. Inclui orientação sobre o uso apropriado dos emblemas do Rotary e dos programas do RI e da Fundação Rotária, bem como diretrizes quanto ao uso de cores, design, fotografias, nomes dos domínios e símbolos para identificação de projetos.

Folhas de Dados sobre o Rotary (apenas na web) — Conjunto de folhas informa-tivas para uso em esforços de relações públicas.

Rotary PR Tips (apenas na web) — Boletim quinzenal enviado por e-mail com idéias para clubes e distritos promoverem o Rotary em suas comunidades. Faça sua assinatura pelo site www.rotary.org.

Materiais da campanha Humanidade em Ação — Ferramentas de relações públi-cas, como anúncios de utilidade pública para televisão, rádio, imprensa, internet e outdoors, que destacam os esforços dos rotarianos relacionados a alfabetização, recursos hídricos, combate à fome e jovens em situações de risco.

M a n u a l p a r a a C o n f e r ê n C i a D i s t r i t a l 19Pág. 1 de 2

Formulário G: Relatório da Conferência Distrital

As informações aqui fornecidas auxiliarão futuros líderes distritais a planejar e conduzir adequadamente as conferências distritais.Além disso, o regimento interno do RI estabelece que os governadores de distrito enviem este relatório ao Rotary International para que os dados sobre as conferências sejam devidamente compilados.

Dentro de no máximo 30 dias após a conferência distrital, encaminhe este formulário, juntamente com o demonstrativo financeiro do distrito do ano anterior, cópias das resoluções adotadas e cópias de todas as deliberações da conferência, à equipe de suporte a clubes e distritos ou ao seguinte endereço: [email protected].

Nome do governador

Distrito

Primeiro dia da conferência Último dia da conferência Dia/Mês/Ano Dia/Mês/Ano

Local da conferência

ANEXOS 1. Queira assinalar todos os documentos enviados anexos a este relatório.

Demonstrativo financeiro distrital do ano anterior (exigidos pelo regimento interno e conselho diretor do RI)

Recomendações para o conselho diretor do RI

Resoluções do distrito

Propostas de emenda e/ou resoluções para o conselho de legislação

Resumo dos principais projetos de prestação de serviços apresentados na conferência distrital

PARTICIPAÇÃO NA CONFERÊNCIA

2. A conferência foi realizada em conjunção com outro distrito? Sim Não

Caso afirmativo, nas questões a seguir forneça apenas o número de rotarianos e convidados do seu distrito

3. Número de clubes do distrito

4. Número de clubes representados na conferência

5. Número de rotarianos do distrito presentes na conferência

6. Número total de convidados

7. Número de participantes de programas da Fundação ou do RI presentes na conferência

8. Número de rotaractianos e interactianos que participaram da conferência

Continua na página seguinte

Fevereiro de 2008

Apêndice 1 Relatório da Conferência Distrital

Fevereiro de 2008


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PLANEJAMENTO DA CONFERÊNCIA A comissão da conferência distrital planeja e promove o evento. O governador pode indicar subcomissões para encarregarem-se de detalhes logísticos.

9. Quantas subcomissões da comissão da conferência distrital foram formadas? .

10. Quantos rotarianos do distrito serviram em uma comissão ou subcomissão? .

11. Quais subcomissões colaboraram no planejamento da conferência distrital? (marque todas as opções aplicáveis)

Reconhecimentos Programa

Banquetes Promoção

Credenciais Recepção

Decoração Inscrições

Entretenimentos Resoluções

Avaliação Diretores de protocolo

Estandes Transporte

Finanças Instalações

Hospedagem Votação

Serviços gráficos Outra .

PROMOÇÃO DA CONFERÊNCIA 12. Quando a conferência distrital foi divulgada na comunidade? (marque todas as opções aplicáveis)

Durante a conferência anterior

Com 7 a 12 meses de antecedência

Com 2 a 6 meses de antecedência

Com até um mês de antecedência

Após a conferência distrital

13. Quais meios foram utilizados para incentivar o comparecimento de rotarianos à conferência distrital? (marque todas as opções aplicáveis)

Malas-diretas Outros encontros distritais

Carta mensal do governador Desconto por inscrição antecipada

E-mail ou site na internet Visita oficial do governador

Visitas de governadores assistentes a clubes Outro .

SEMINÁRIO DISTRITAL DE CAPACITAÇÃO 14. O distrito realizou um seminário de capacitação? Sim Não

15. Quando o seminário distrital de capacitação foi conduzido?

Em conjunção com a conferência Separadamente da conferência

16. Quantos rotarianos do distrito participaram do seminário distrital de capacitação? .

17. Quantos clubes estiveram representados no seminário distrital de capacitação? .

Agradecemos sua colaboração. Queira guardar uma cópia deste relatório em seus arquivos.


Avaliação de membro da comissão da conferência distrital

Conferência anual do Distrito Queira responder às perguntas abaixo visando fornecer o maior volume possível de in-formações ao presidente da comissão da conferência do próximo ano. Agradecemos sua colaboração.

Subcomissão de

1. Sua subcomissão tinha o número adequado de membros? Sim Não

Caso negativo, um número maior ou menor de membros seria recomendável?

2. O tempo que a subcomissão teve para trabalhar foi suficiente para que alcançasse seus objetivos? Sim Não

Caso negativo, que mudanças recomendaria?

3. Que melhorias poderia sugerir para a conferência do próximo ano?

4. Anexe exemplares de cartas, circulares, materiais promocionais ou outros itens usa-dos na sua conferência que possam auxiliar na organização da próxima conferência.

Apêndice 2 Modelos de Avaliação


Avaliação para os participantes

Conferência anual do distrito As suas respostas a este questionário nos ajudarão a aprimorar eventos distritais, como a conferência.

Dados do participante Rotariano Cargo atual (se aplicável)

Parente

Parceiro no servir (interactiano, rotaractiano, membro de Núcleo Rotary de Desenvolvimento Comunitário, Voluntário do Rotary)

Ex-participante de programa da Fundação Rotária

Estudante de Intercâmbio de Jovens

Outro:

Número de anos que é rotariano:

1 a 2 3 a 5 6 ou mais Não é rotariano

Número de conferências distritais das quais participou:

0 1 a 2 3 a 5 6 ou mais

Conteúdo da programaçãoAvalie as seguintes sessões da conferência de acordo com a escala abaixo.

1 = Excelente 2 = Boa 3 = Razoável 4 = Ruim

1. Plenária de abertura 1 2 3 4

2. Metas distritais (grupo de discussão) 1 2 3 4

3. Assuntos distritais (sessão plenária) 1 2 3 4

4. Fundação Rotária (sessão plenária) 1 2 3 4

5. Fundação Rotária (grupo de discussão) 1 2 3 4

6. Programas do RI (sessão plenária) 1 2 3 4

7. Programas do RI (grupo de discussão) 1 2 3 4

8. Plenária de encerramento 1 2 3 4


LogísticaAvalie sua experiência na conferência distrital de acordo com a escala abaixo.

1 = concordo plenamente 2 = concordo 3 = discordo 4 = discordo totalmente

1. Fui notificado sobre a conferência com antecedência. 1 2 3 4

2. O processo de inscrição transcorreu sem problemas. 1 2 3 4

3. Recebi as informações necessárias no kit de inscrição. 1 2 3 4

4. A data da conferência distrital foi conveniente. 1 2 3 4

5. O local do evento foi ideal. 1 2 3 4

Conferências futurasParticipará da próxima conferência? Sim Não

O que gostaria que fosse incluído na programação da conferência?

O que deveria ser eliminado da programação?

Comentários adicionais:


Este apêndice é excelente recurso para rotarianos que estejam planejando a con-ferência distrital pela primeira vez.

Planejamento geral A execução das seguintes tarefas ajudam no planejamento de um evento eficaz.

Desenvolvimento de plano de ação e •cronograma juntamente com os demais planejadores da conferência, inclusive o governador de distrito, os outros membros da comissão da conferência distrital e o instrutor distrital.

Nomeação de membros da subcomis-•são para as diversas tarefas, de acordo com suas habilidades e interesses.

Preparação de esboço da programação •que atenda aos objetivos da conferên-cia e seja apropriado aos objetivos do distrito.

Escolha de oradores, painelistas, líderes •de discussão, diretores de protocolo e outros participantes. Enviar a eles con-vites formais incluindo uma descrição clara das responsabilidades que deve-rão assumir.

Seleção de local e hotel. Conseguir o •quanto antes um contrato especifican-do as datas da conferência e exigências.

Envio de notificação aos participantes •com as datas do evento, e de materiais promocionais e de inscrição.

Conseguir seguro adequado de prote-•ção contra terceiros e de propriedade para proteger o distrito e os organiza-

dores da conferência contra ações de responsabilidade civil e danos à pro-priedade. O seguro deve cobrir todas as atividades da conferência, inclusive eventos de companheirismo, reuniões e banquetes. Para mais informações, contate o agente local de seguros ou consultor jurídico.

ContratosDurante o processo de planejamento, o distrito pode ter que assinar contratos relacionados a aluguel de sala, reserva de hotel, equipamentos de som, serviços de refeição e outros. Como esses contra-tos legalmente implicam compromisso financeiro, é recomendável que sejam ana-lisados por um advogado ou pessoa com experiência neste ramo, para garantir que todos os documentos estejam em ordem.

O principal objetivo da negociação de contrato é documentar os acordos que se referem a serviços esperados, taxas requeridas, datas de execução, compen-sação em caso de não cumprimento das medidas acordadas, e outros. Todas as despesas devem ser incluídas no contrato e negociadas de modo a não ultrapassar o orçamento da conferência. Muitos con-tratos de fornecedores incluem cláusulas negociáveis que tratam de não cumpri-mento de responsabilidade de alguma das partes, taxas e multas por cancelamento.

Examine todos os contratos à medida que a conferência se aproximar, fazendo as alterações necessárias juntamente com

Apêndice 3 Diretrizes para os que Planejam pela Primeira Vez


as partes envolvidas, desde que estas não excedam os limites do orçamento da conferência e tenham sido aprovadas pelo presidente da comissão da conferência ou outra pessoa autorizada. Esta é uma pre-caução que evitará com que haja despesas inesperadas e de última hora.

SubcomissõesDada à complexidade de se planejar e con-vocar uma conferência distrital, convém delegar responsabilidades às seguintes subcomissões. Garanta que cada qual compreenda seu orçamento e função, e saiba a quem se reportar.

Premiações•Serviço de •refeições

Credenciais•Decoração•Entretenimento•Exibições•Finanças•Acomodações•Gráfica•Programas•

Promoção•Recepção•Inscrições•Resoluções•Diretores de •protocolo

Transporte•Local da •conferência

Eleição•

PremiaçõesEsta subcomissão administra a outorga de prêmios aos homenageados durante a conferência.

Responsabilidades

Colaborar com o governador e com o •presidente da comissão da conferência para determinar o número de prêmios novos e já existentes e a ordem de entrega.

Selecionar os prêmios e certificados, •garantindo que o emblema do Rotary seja usado corretamente. Para a lista de vendedores licenciados de mercado-rias com o emblema rotário consulte o Official Directory (007-EN).

Manter contato com a subcomissão de •inscrições para verificar se aqueles que serão homenageados se inscreveram com antecedência e confirmar a pre-sença destes no início da conferência.

Serviço de refeiçõesEsta subcomissão coordena as refeições da conferência, colaborando estreita-mente com a subcomissão do local da conferência.

Responsabilidades

Certificar de que o recinto onde as •refeições serão consumidas seja agra-dável e tenha entrada e saída de fácil acesso.

Cuidar para que haja assentos suficien-•tes para os participantes.

Coordenar serviços de banquete ade-•quados à programação.

Colaborar com a subcomissão de inscri-•ções para assegurar a distribuição mais eficaz dos vales-refeição.

Trabalhar com a subcomissão de pro-•gramas para coordenar a apresentação dos oradores e convidados especiais.

Selecionar o cardápio do banquete a ser •aprovado pelo presidente da subcomis-são da conferência.

Providenciar serviços de limpeza.•


CredenciaisEsta subcomissão verifica se o número e as qualificações dos eleitores selecionados pelos clubes do distrito estão em confor-midade com o especificado no Manual de Procedimento (035-PT). Consulte o apêndice 6 para modelo de certificado de credencial.

Responsabilidades

Enviar com bastante antecedência os •certificados de credenciais aos clubes do distrito.

Checar os certificados para verificar se •estão em ordem.

Entregar o fichário à subcomissão de •eleição, a qual deve monitorar todos os pleitos e escrutínios durante a confe-rência.

DecoraçãoEsta subcomissão coordena os detalhes de decoração da conferência.

Responsabilidades

Determinar a decoração do evento.•Usar decorações dos clubes e distrito •sempre que possível.

Obedecer às normas de segurança (por •exemplo, utilizar apenas material que não seja inflamável).

Verificar se o emblema do Rotary foi •corretamente reproduzido.

Expor as bandeiras de acordo com o •protocolo nacional.

Articular com os fornecedores para •coordenar a disposição de materiais de boas-vindas e sinais indicativos.

Retirar e devolver todos os objetos •decorativos depois do evento.

O Rotary International não ofe-rece objetos decorativos para as conferências distritais. Adquira este tipo de material somente de fornecedores

licenciados, seguindo as diretrizes do Rotary International quanto à reprodução do emblema. Para vendedores licencia-dos consulte o Official Directory. Para mais informações consulte o Manual de Procedimento e o Guia de Identidade Visual do Rotary International (547-PT).

EntretenimentoEsta subcomissão contrata entreteni-mento e planeja atividades especiais ou excursões para os convidados. Cuide para que os espetáculos não conflitam com as sessões plenárias ou grupos de discussão.

Responsabilidades

Determinar que atividades de entre-•tenimento são desejadas, assim como quando e onde deverão acontecer.

Providenciar transporte para os •artistas e instrumentos, bem como sua admissão aos devidos recintos.

Colaborar com a subcomissão do local •da conferência para assegurar que as instalações sejam apropriadas e que equipamentos audiovisuais estejam disponíveis.

ExibiçõesEsta subcomissão coordena exibições, certificando-se de que apenas clubes e pessoas qualificadas participem.

Responsabilidades

Colaborar com o presidente da co-•missão da conferência distrital para determinar quem é elegível para expor na conferência.

Coordenar com a subcomissão do local •da conferência para providenciar espa-ço para os expositores.

Visitar o local da conferência para ava-•liar o espaço disponível e a capacidade da energia elétrica. Informar esses detalhes aos expositores em potencial,


bem como dados sobre a segurança patrimonial, diretrizes quanto à mon-tagem e desmontagem dos estandes e o que o local proverá.

Cooperar com a subcomissão de pro-•moção para notificar os clubes quanto à disponibilidade de espaço de exposição e os critérios a ser respeitados.

Assegurar que os expositores usem •o emblema e nome do Rotary em todos os cartazes e mercadorias. Consulte www.rotary.org ou o Guia de Identidade Visual do RI para mais detalhes.

FinançasEsta subcomissão elabora o orçamento e monitora os dispêndios.

Responsabilidades

Determinar diretrizes financeiras, mé-•todos de contabilidade e de requisição, entre outros.

Analisar os termos e custos de paga-•mento de todos os contratos, o que ajudará na preparação do orçamento.

Preparar o orçamento com base no •total arrecadado com as inscrições e nas despesas de reuniões distritais já realizadas.

Providenciar serviços bancários e audi-•toria externa das contas finais.

Liquidar todas as contas e enviar qual-•quer saldo credor à pessoa responsável pelas verbas da conferência.

Preparar um resumo das operações •financeiras para ser utilizado no plane-jamento do evento do próximo ano.

Fornecer relatório sobre a situação •financeira.

Obter a aprovação do governador para •qualquer mudança significativa do orçamento.

Adaptar o modelo de orçamento (apêndi-ce 7) conforme as necessidades específicas do evento.

AcomodaçõesEsta subcomissão é responsável pela reserva de hotel para os participantes. Alguns distritos preferem que os próprios hotéis coordenem a reserva de quartos.

Responsabilidades

Contatar os hotéis para ver se há •número suficiente de quartos.

Pedir cotações por escrito que conte-•nham diária, normas de cancelamento, serviços de cortesia, data de pagamen-to e medidas a ser tomadas caso as partes não cumpram o acordo.

Verificar com o hotel se o serviço de •carregadores de malas será suficiente durante os horários mais intensos de registro de hóspedes.

Designar um membro da subcomissão •para servir de contato com a subcomis-são de inscrições, de modo a assegurar que as reservas de quartos daqueles que se inscreveram antecipadamente tenham sido efetivadas.

GráficaEsta subcomissão providencia a impres-são de todos os materiais necessários.

Responsabilidades

Determinar o que precisa ser impresso, •como papel timbrado e envelopes, cra-chás de participantes, programação do evento, cupons para refeições, formu-lários de inscrição, panfletos e material publicitário.

Articular com a subcomissão de •entretenimento no sentido de obter permissão para reproduzir músicas


protegidas por direitos autorais. O não cumprimento deste requisito pode acarretar processo judicial. Quando usar criações de terceiros, colocar a frase “Reproduzido com a autorização de (nome do detentor dos direitos autorais) sempre que necessário.

ProgramasEsta subcomissão trabalha com o gover-nador no planejamento, coordenação e implementação da programação da conferência.

Responsabilidades

Coordenar a produção do programa •da conferência em cooperação com a subcomissão responsável pela parte gráfica.

Confirmar a presença dos oradores, •pessoas que proporcionarão entreteni-mento e convidados especiais.

Desenvolver, distribuir e coletar for-•mulários de avaliação dos membros de comissão e participantes da conferên-cia. Veja apêndice 2 para modelo de avaliação.

PromoçãoEsta subcomissão é responsável por divul-gar a conferência. Para mais detalhes veja o capítulo 3.

RecepçãoEsta subcomissão se encarrega de recep-cionar os participantes.

Responsabilidades

Apresentar os novos sócios e novos •clubes aos demais.

Indicar anfitriões, principalmente em •ocasiões sociais, para dar atenção aos participantes e fazer com que sintam-se à vontade.

Preparar crachás para os anfitriões para •que sejam facilmente identificados pelos participantes.

Responsabilidades referentes aos convida-dos especiais

Indicar anfitriões para convidados es-•peciais, oradores e administradores do Rotary. Os anfitriões devem receber os convidados por ocasião de sua chegada e acompanhá-los até a partida.

Certificar que os convidados especiais •saibam onde se sentarão durante cada sessão.

Entregar aos convidados especiais •exemplares do programa com informa-ções sobre quaisquer eventos especiais.

Providenciar, com o auxílio da subco-•missão local da convenção, itens que os convidados possam precisar, como tri-buna, iluminação especial e microfone.

Tomar providências para que a comis-•são da conferência distrital envie cartas de agradecimento aos convidados espe-ciais após o encerramento do evento.

Cuidar para que o representante do •presidente do RI tenha um assessor designado pelo governador. Para mais informações, consulte o capítulo 1.

InscriçõesEsta subcomissão é encarregada da ins-crição dos participantes, do recolhimento de taxas de inscrição e do cadastro das informações pertinentes.

Responsabilidades

Preparar e colocar em funcionamento •um sistema eficaz de inscrição e forne-cer aos participantes o kit de materiais, contendo ingressos, programação, crachás e outros itens.

Colaborar com a subcomissão de •promoção para estimular inscrições antecipadas.


Preparar lista completa dos par-•ticipantes inscritos e oradores, compartilhando-a com as devidas subcomissões.

Manter registro contábil das taxas de •inscrição arrecadadas, entregando o montante ao tesoureiro da conferência.

Para modelo de inscrição e de confirma-ção, consulte o apêndice 8.

ResoluçõesEsta subcomissão faz recomendações acerca de resoluções. Rotarianos expe-rientes e bem versados em normas e procedimentos rotários devem integrá-la.

Responsabilidades

Examinar os fatos pertinentes a •cada uma das propostas de resolução antes de fazer sua recomendação à conferência.

Preparar uma justificação concisa para •cada recomendação.

Para mais detalhes, consulte o capítulo 2.

Diretores de protocoloOs diretores de protocolo devem contro-lar todas as entradas, reservar assentos conforme necessário, manter a ordem, cuidar da segurança, promover compa-nheirismo e auxiliar os dirigentes que estiverem presidindo o evento. O número de participantes da conferência deter-mina quantos diretores de protocolo ela terá, sendo que um deles deve ser o líder dos demais. Antes de convidar rotaria-nos a servir neste cargo, deve-se saber os horários e locais em que deverão estar a postos.

Responsabilidades

Estar em local visível do lado de fora •das salas de reuniões, ajudar as pessoas a encontrar seus lugares, encaminhar

rotarianos sem crachás ao balcão de inscrições, reunir os convidados da mesa principal e monitorar o palco.

Utilizar um sino ou outro método para •indicar aos participantes quando de-vem tomar seus lugares antes do início do evento.

Conhecer a localização dos sanitários, •telefones de emergência, interruptores de luz, etc.

TransporteEsta subcomissão coordena o transporte de todos os participantes, como traslado e locomoção durante a conferência.

Responsabilidades

Determinar o número de veículos •necessários ao evento, levando em con-sideração a época do ano e as condições meteorológicas.

Entrar em contato com o departa-•mento de polícia para verificar a possibilidade de obter licença especial de estacionamento.

Procurar voluntários para ajudar no •transporte dos participantes.

Preparar um cronograma geral de •transporte, indicando horários, locais e motoristas.

Estar em um balcão específico para •auxiliar visitantes com problemas de transporte.

Local da conferênciaEsta subcomissão deve encontrar um local adequado para a realização da conferência.

Responsabilidades

Apresentar à comissão da conferência •idéias de locais que podem acomodar o evento, os quais devem ter uma área geral de reuniões, salas para grupo de discussão e refeitório.


Levar em consideração o espaço ne-•cessário para inscrições, exposições de clubes ou distritos, reuniões de líderes e outras atividades paralelas.

Auxiliar o governador nos procedi-•mentos para fechamento de contrato relacionado ao local da conferência. Para informações sobre contratos, consulte a página 24.

Verificar se todos os equipamen-•tos como microfones, alto-falantes, retroprojetores e iluminação estão funcionando. Certificar-se de que haja alguém disponível para fazer reparos nos equipamentos.

Comunicar à administração do local •as exigências quanto aos recintos, de forma que estejam arrumados para a conferência.

Informar todas as subcomissões sobre •os procedimentos para solicitar itens especiais, como equipamento de audio-visual, placas de avisos, água, etc.

EleiçãoEsta subcomissão prepara as cédulas eleitorais, identifica locais adequados para a realização do pleito e supervisiona todo o processo eleitoral. Consulte o capítulo 2 para mais detalhes.


Apêndice 4 Avaliação dos Tópicos para a Conferência DistritalUtilize esta folha-tarefa para determinar os tópicos que possam melhor informar e inspirar os rotarianos do distrito. Avalie cada tópico sugerido de acordo com os critérios básicos dispostos abaixo, sendo que cada critério vale um ponto. Com base nisso, inclua no programa os tópicos que tiverem o maior número de pontos.

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TOTAL DE PONTOS


1˚ DIA

11h00 Inscrições e companheirismo

Exibição de projetos de clube

12h30 Almoço

Boas-vindas do presidente da comissão distrital da conferência

Apresentação do governador do distrito, o qual passa a presidir a conferência

O Rotary no Mundo — pronun-ciamento do representante do presidente do RI

Apresentações adicionais

Destaque aos rotarianos e famí-lias participando pela primeira vez de uma conferência distrital

Situação do distrito — governa-dor do distrito

14h00 Intervalo

14h30 Sessão plenária de aberturaBoas-vindas — presidente da conferência ou governador do distrito

Lema do presidente do RI — re-presentante do presidente do RI

Avisos gerais

Apresentação dos presidentes das subcomissões e líderes dos grupos de discussão — governa-dor de distrito

15h00 Grupos de discussãoTópico da sessão: Metas distritais

Questão para discussão: Como seu clube planeja alcançar as metas distritais?

16h00 Sessão plenária — Assuntos distritaisPresidida pelo governador de distrito

Relatórios dos grupos de discus-são

Aviso sobre conferências futuras

Resoluções da conferência

Seleção do representante do distrito para o conselho de legislação ou discussão sobre proposta de legislação (depen-dendo do ano)

Seleção do governador indicado de distrito, se apropriado (veja regimento interno do RI, seção 13.020)

Aprovação do relatório financei-ro anual do distrito

Homenagem aos novos clubes e seus padrinhos

17h00 Intervalo

18h00 Banquete do governadorApresentação das pessoas senta-das à mesa principal

Discurso principal — governador do distrito

Entretenimento

Apêndice 5 Modelo de Programa para a Conferência Distrital


2˚ DIA

08h00 Café da manhã especial para novos rotarianos e cônjuges; pre-sidentes entrantes ou em final de mandato; ou ex-governadores

Observações informais do repre-sentante do presidente

09h30 Sessão plenária — Fundação RotáriaPresidida pelo governador de distrito

Homenagem a convidados especiais, ex-governadores, rota-rianos veteranos ou de destaque e ex-participantes de programas da Fundação Rotária

Entrega de prêmios por realiza-ções significativas

Debates, painel de discussão ou discurso principal sobre a Fundação Rotária

10h30 Intervalo

11h00 Grupo de discussãoTópico da sessão: Fundação Rotária

Questão para discussão: Como os clubes e o distrito poderiam colaborar com os programas da Fundação para prestar mais ser-viços local e internacionalmente?

12h30 Almoço da Fundação RotáriaRelatórios dos grupos de discussão

Homenagem a Companheiros Paul Harris, Contribuintes Especiais da Fundação Rotária, Benfeitores e Doadores Extraordinários

14h00 Atividades de companheirismo/Passeios

18h00 Banquete para clubes eficazesReconhecimento a projetos e rea-lizações de clube

Entretenimento

3˚ DIA

09h00 Culto ecumênico

09h30 Sessão plenária — Programas do RIPresidida pelo governador de distrito

Homenagem aos participantes de programas do RI

Debates, painel de discussão ou discurso principal sobre os pro-gramas do RI

10h00 Intervalo

10h30 Grupo de discussãoTópico da sessão: Programas do RI

Questões para discussão: De que programas do RI os clubes que-rem participar? Como os clubes podem se unir em apoio a esses programas?

12h00 Sessão plenária de encerra-mentoObservações informais do repre-sentante do presidente

Observações finais do governador

Homenagem aos clubes que exibiram seus projetos e aos membros da comissão da conferência e subcomissões

Avaliação da conferência

Encerramento


Este formulário deve ser preenchido em duas vias, uma para o arquivo do clube e a outra para ser entregue ao eleitor o qual, por sua vez, deverá apresentá-la à subco-missão de credenciais por ocasião da conferência.

Do Rotary Club de

Data

À subcomissão de credenciais da

conferência anual do Distrito

De acordo com o regimento interno do Rotary International, este clube selecionou o(s) seguinte(s) eleitor(es):

Total de sócios (excluindo-se os sócios honorários) deste clube, registrado no mais recente relatório semestral anterior à votação:

Assinatura do presidente Assinatura do secretário

Apêndice 6 Modelo de Certificado de Credencial


Apêndice 7 Modelo de Orçamento

Receita prevista

1. Receita proveniente de taxas de inscriçãoa. Taxa de inscrição Rotarianos Outros b. Comparecimento previsto Rotarianos Outros

Renda total proveniente de taxas de inscrição (comparecimento previsto multiplicado pelo valor da taxa)

Rotarianos+ Outros= Subtotal

2. Contribuições adicionais per capita/contribuições adicionais de clubes3. Patrocínio (companhias ou empresas locais)4. Subsídio do fundo distrital e/ou outras fontes

Renda total prevista

Despesas previstas

1. Promoçãoa. Postagemb. Gráficac. Materiaisd. OutrosTotal com promoção:

2. Decorações (placas, flores, etc.)3. Entretenimento4. Local da reunião

a. Salas de reuniãob. Refeições e gratificaçõesc. Audiovisuais/equipamento

técnicoDespesa total com o local da reunião:

5. Impressão (programa, material de inscrição, etc.)6. Recepção (bar, música, etc.)7. Oradores e convidados especiais8. Transporte9. Diversos

Total das despesas previstas


Modelo de inscrição antecipada para clubes

Conferência anual do Distrito

Ao: Presidente da subcomissão de inscrições

Do: Rotary Club de

Data:

Queira inscrever sócios deste clube na conferência distrital a ser realizada nos dias em .Segue anexo cheque no valor de para cobrir as taxas de inscrição de rotarianos e convidados.

Modelo de inscrição antecipada individual


Ao: Presidente da subcomissão de inscrições

Data:

Queira efetuar minha inscrição na conferência distrital nos dias em .

Nome

Rotary Club de

Classificação

Nome no crachá da conferência

Acomodações: Individual Duplo Outro: Fumante Não-fumante

Data de check-in: Data de check-out:

Usuário de cadeira de rodas: Sim Não

Restrições dietéticas

Número de convidados

Segue anexa a quantia de .

Assinatura

Número do quarto (para uso da subcomissão)

Apêndice 8 Modelo de Inscrição e Confirmação


Modelo de confirmação de inscrição e reserva de hotel


N° Data de recebimento

Nome

Clube

Classificação

Hotel Datas

Diária Número de convidados

Taxa de inscrição paga

Agradecemos sua inscrição na conferência distrital. Ao chegar, apresente este documento ao funcionário na recepção, localizada no andar do hotel. Ali poderá pegar a programação, crachá, ingressos e outros materiais a partir de .

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1560 Sherman Avenue

Evanston, IL 60201-3698 EUA

www.rotary.org

800-PT—(708)

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