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Rev. A 02 ottobre 2012
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Connettore Metodo Evolus / Arxivar
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Sommario
Ciclo attivo ............................................................................................................................. 3
Archiviazione automatica dei documenti .................................................................... 3
Ciclo passivo ........................................................................................................................... 3
Archiviazione con attesa di barcode ............................................................................. 3
Generazione delle etichette barcode ........................................................................... 3
Visualizzazione dei documenti archiviati ........................................................................... 6
Configurazione del connettore ........................................................................................... 9
Tabella delle Configurazioni Generali ............................................................................ 9
Tabella Tipi Fonti .............................................................................................................. 10
Tabella Modalità ............................................................................................................. 10
Tabella Contatori ............................................................................................................ 11
Tabella Contatori Prima Nota ....................................................................................... 11
Tabella Contatori Documenti ....................................................................................... 13
Tabella Contatori Teste Ord. Prod. (Commesse) ....................................................... 14
Tabella Contatori Righe Ord. Prod. .............................................................................. 15
Tabella Mappatura Campi Aggiuntivi ........................................................................ 16
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I documenti archiviati in Arxivar, possono essere collegati al gestionale Metodo
Evolus a partire da registrazioni di prima nota contabile, da inserimento di
documenti oppure da inserimento di commesse e ordini di produzione. In tutti i
casi è possibile gestire sia il ciclo attivo sia il ciclo passivo. Per la realizzazione del
connettore è stato utilizzato l’SDK WCF. In questo modo il connettore è già
pienamente compatibile con le versioni future di Arxivar.
Ciclo attivo
Archiviazione automatica dei documenti
Quando si esegue un ciclo attivo dei documenti ed è attiva la funzionalità di
archiviazione automatica, il connettore si occupa, al salvataggio di un
documento da Metodo Evolus, di archiviare tale documento in Arxivar (ad
esempio in PDF). Sarà sufficiente parametrizzare opportunamente le relative
tabelle di configurazione. Per tale archiviazione automatica, tutto quello che
viene fatto dal connettore è totalmente trasparente all’utente che sta utilizzando il
gestionale. Questo è stato fatto appositamente per non distrarre l’utente dal
proprio lavoro abituale. E’ possibile anche eseguire dei cicli attivi con attesa di
barcode. E’ il caso di documenti che attendono una firma e vengono
successivamente scansionati oppure il caso di ordini di produzione che vengono
prima archiviati “puliti” e successivamente archiviati con annotazioni segnate
nella stampa.
Ciclo passivo
Archiviazione con attesa di barcode
Nella registrazione di una prima nota contabile o nella creazione di un documento
passivo, il connettore lega la registrazione o il documento ad un barcode. Viene
quindi fatta in Arxivar una archiviazione con attesa di barcode.
Sarà poi il servizio barcode di Arxivar che si occuperà di riconciliare i barcode in
attesa con i documenti che saranno successivamente scansionati.
Generazione delle etichette barcode
Il connettore prevede due modalità di generazione per le etichette barcode: la
generazione automatica oppure la generazione anticipata.
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Quando è impostata la modalità di generazione automatica delle etichette
barcode, al salvataggio di una registrazione contabile o al salvataggio di un
documento (nel caso di ciclo passivo), il gestionale si occupa automaticamente
di lanciare la stampa dell’etichetta sulla stampante etichette definita nelle tabelle
di configurazione. In Figura 1 è possibile vedere un esempio di etichetta generata
automaticamente al salvataggio di una registrazione di prima nota contabile.
Figura 1 - Esempio di etichetta barcode.
Quando invece è impostata la modalità di generazione anticipata delle etichette
barcode, si dovrà, in una fase precedente al salvataggio di registrazioni o di
documenti, utilizzare la funzionalità di “Generazione Barcode”. La schermata di
tale funzionalità è molto semplice come si può vedere in Figura 2.
Figura 2 – Schermata per la generazione delle etichette barcode.
Una volta generate le etichette necessarie, si procede come sempre alle
registrazioni di prima nota contabile oppure all’inserimento di documenti.
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In entrambi i casi, al salvataggio, comparirà una finestra in attesa del barcode
prestampato che si vuole utilizzare.
Figura 3 - Inserimento del barcode prestampato.
E’ possibile imputare a mano il barcode oppure è possibile utilizzare strumenti
come il lettore di barcode.
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Visualizzazione dei documenti archiviati
Figura 4 - Bottoni per l'apertura dei documenti archiviati.
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Il connettore prevede dei bottoni per l’apertura del fascicolo e la ristampa
dell’etichetta barcode. In Figura 4 si possono vedere ad esempio la finestra di
Prima Nota Contabile, la finestra di Modifica Documenti e la finestra di Modifica
Ordini di Produzione.
Cliccando il bottone Ristampa Etichetta, visibile solo nel caso di ciclo passivo, è
possibile ristampare l’etichetta barcode per la scansione del documento.
Cliccando il bottone Apri Fascicolo comparirà la schermata visibile in Figura 5.
Figura 5 - Schermata Fascicolo e aggiunta di allegati.
Nella schermata Fascicolo, si possono aggiungere o rimuovere degli allegati al
documento o alla registrazione di Metodo Evolus. Quando si clicca su Salva, gli
allegati aggiunti saranno inseriti nello stesso fascicolo del documento/registrazione
padre ed inoltre sarà creata una relazione con quest’ultimo. In Figura 6 è possibile
vedere il risultato del salvataggio degli allegati: la griglia permette di visualizzare
tutte le informazioni relative ad un documento archiviato (ad esempio Mittente,
Destinatario, Data del file,…). Infine, il bottone Apri permette di visualizzare sia il file
archiviato in Arxivar sia i relativi allegati.
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Figura 6 – Schermata Fascicolo con allegati salvati.
Un altro punto per visualizzare i documenti archiviati, è l’aggiunta di azioni
contestuali nelle Visioni di Metodo Evolus. Ad esempio nella Visione Situazione
Ordini, cliccando una riga di ordine di produzione, è possibile vedere sia la
commessa archiviata sia l’odine di produzione archiviato. In entrambi i casi si
aprirà la schermata Fascicolo vista in precedenza.
Figura 7 - Azioni contestuali per la visualizzazione dei documenti archiviati.
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Configurazione del connettore
Tutti gli aspetti di configurazione del connettore sono accessibili direttamente dal
gestionale tramite tabelle di configurazione.
Tabella delle Configurazioni Generali
Figura 8 - Tabella delle configurazioni generali.
La tabella delle configurazioni generali permette di inserire:
- ArxAppName: nome descrittivo del servizio di archiviazione.
- ArxUrlPush: url di push per la connessione ad Arxivar.
- ArxUsername: username per la connessione ad Arxivar.
- ArxPassword: password per la connessione ad Arxivar.
- ClasseDocAllegati: classe documentale da utilizzare per l’archiviazione di
allegati.
- CodiceDittaRubrica: rappresenta il codice che identifica la ditta corrente
nella Rubrica di Arxivar.
- GeneraPDF: nel ciclo attivo permette di specificare se il PDF sarà generato
da Metodo Evolus oppure se la generazione viene demandata al servizio di
archiviazione.
- NumeroDocMaggioreDi: permette di stabilire da quale progressivo di
documento iniziare l’archiviazione documentale.
- PercorsoReportGenerico: percorso del file di stampa per la generazione
anticipata delle etichette barcode.
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- StampanteReportGenerico: nome della stampante da utilizzare per la
generazione anticipata delle etichette barcode. Se tale campo viene
lasciato vuoto, sarà utilizzata la stampante predefinita di sistema.
- UsaBisComeRevisione: permette di archiviare i documenti con bis come se
fossero delle revisioni dei documenti senza bis o con bis precedente.
Tabella Tipi Fonti
Figura 9 - Tabella Tipi Fonti.
La tabella identifica la fonte della documentazione da archiviare. Possono essere
definite varie fonti identificate da un codice numerico univoco.
Tabella Modalità
Figura 10 - Tabella Modalità.
La tabella identifica la modalità di creazione del barcode per un profilo
documentale. La modalità Collega Barcode Prestampato permette di definire per
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un profilo documentale un barcode già generato in precedenza. La modalità
Genera Barcode permette di generare automaticamente un barcode per il
profilo documentale.
Tabella Contatori
Figura 11 - Tabella Contatori.
La tabella permette di definire dei contatori per i barcode da generare sia in
modalità automatica sia in modalità anticipata.
Si definiscono un codice univoco, una descrizione, il tipo di fonte, un prefisso per il
barcode, il valore corrente del contatore (generalmente a zero per un nuovo
contatore) e la lunghezza in caratteri del barcode da generare.
Tabella Contatori Prima Nota
Figura 12 - Tabella Contatori Prima Nota.
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La tabella permette di definire le caratteristiche per l’archiviazione documentale
da Prima Nota Contabile:
- Codice: codice univoco.
- Cod. Contatore: codice del contatore da utilizzare. Il campo Descr.
Contatore sarà compilato automaticamente in base alla scelta del codice.
- Causale Cont.: codice della causale contabile di Prima Nota. Il campo
Descr. Causale sarà compilato automaticamente in base alla scelta del
codice.
- Cod. Modalità: codice della modalità di creazione del barcode. Il campo
Descr. Modalità sarà compilato automaticamente in base alla scelta del
codice.
- Obbligatorio: identifica se il barcode è obbligatorio o meno per la
prosecuzione dell’archiviazione.
- Classe Docum.: identifica la classe documentale Arxivar. In base alla scelta
di tale classe sarà creato il profilo documentale per l’archiviazione.
- Tipo Ciclo: identifica se il ciclo documentale è un ciclo attivo oppure un
ciclo passivo.
- Percorso File: nel ciclo attivo, identifica il percorso dove sarà creato il file PDF
del documento da archiviare. Se non è definito nessun percorso sarà
utilizzata la cartella temporanea dell’utente di sistema.
- Cancella: indentifica se cancellare o meno il file PDF del documento dopo
l’archiviazione.
- Percorso Report: nel ciclo passivo, identifica il percorso del file di stampa
dell’etichetta barcode; nel ciclo attivo, identifica il percorso del file di
stampa del documento il quale verrà poi esportato in PDF.
- Stampante Report: nome della stampante da utilizzare per i due casi visti al
punto precedente. Se tale campo viene lasciato vuoto, sarà utilizzata la
stampante predefinita di sistema.
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Tabella Contatori Documenti
Figura 13 - Tabella Contatori Documenti.
La tabella permette di definire le caratteristiche per l’archiviazione documentale
da Inserimento/Modifica Documenti:
- Codice: codice univoco.
- Cod. Contatore: codice del contatore da utilizzare. Il campo Descr.
Contatore sarà compilato automaticamente in base alla scelta del codice.
- Tipo Doc.: parametro del documento Metodo Evolus.
- Cod. Modalità: codice della modalità di creazione del barcode. Il campo
Descr. Modalità sarà compilato automaticamente in base alla scelta del
codice.
- Obbligatorio: identifica se il barcode è obbligatorio o meno per la
prosecuzione dell’archiviazione.
- Classe Docum.: identifica la classe documentale Arxivar. In base alla scelta
di tale classe sarà creato il profilo documentale per l’archiviazione.
- Tipo Ciclo: identifica se il ciclo documentale è un ciclo attivo oppure un
ciclo passivo.
- Percorso File: nel ciclo attivo, identifica il percorso dove sarà creato il file PDF
del documento da archiviare. Se non è definito nessun percorso sarà
utilizzata la cartella temporanea dell’utente di sistema.
- Cancella: indentifica se cancellare o meno il file PDF del documento dopo
l’archiviazione.
- Percorso Report: nel ciclo passivo, identifica il percorso del file di stampa
dell’etichetta barcode; nel ciclo attivo, identifica il percorso del file di
stampa del documento il quale verrà poi esportato in PDF.
- Stampante Report: nome della stampante da utilizzare per i due casi visti al
punto precedente. Se tale campo viene lasciato vuoto, sarà utilizzata la
stampante predefinita di sistema.
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- Inserimento Con Barcode: specifica se il profilo di archiviazione che andrà
archiviato deve essere inserito con attesa barcode.
Tabella Contatori Teste Ord. Prod. (Commesse)
Figura 14 - Tabella Contatori Teste Ordini Produzione.
La tabella permette di definire le caratteristiche per l’archiviazione documentale
di una Testa Ordine Produzione, denominata anche Commessa di Produzione:
- Codice: codice univoco.
- Cod. Contatore: codice del contatore da utilizzare. Il campo Descr.
Contatore sarà compilato automaticamente in base alla scelta del codice.
- Tipo Comm.: tipo della commessa di produzione di Metodo Evolus.
- Cod. Modalità: codice della modalità di creazione del barcode. Il campo
Descr. Modalità sarà compilato automaticamente in base alla scelta del
codice.
- Obbligatorio: identifica se il barcode è obbligatorio o meno per la
prosecuzione dell’archiviazione.
- Classe Docum.: identifica la classe documentale Arxivar. In base alla scelta
di tale classe sarà creato il profilo documentale per l’archiviazione.
- Tipo Ciclo: identifica se il ciclo documentale è un ciclo attivo oppure un
ciclo passivo.
- Percorso File: nel ciclo attivo, identifica il percorso dove sarà creato il file PDF
del documento da archiviare. Se non è definito nessun percorso sarà
utilizzata la cartella temporanea dell’utente di sistema.
- Cancella: indentifica se cancellare o meno il file PDF del documento dopo
l’archiviazione.
- Percorso Report: nel ciclo passivo, identifica il percorso del file di stampa
dell’etichetta barcode; nel ciclo attivo, identifica il percorso del file di
stampa del documento il quale verrà poi esportato in PDF.
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- Stampante Report: nome della stampante da utilizzare per i due casi visti al
punto precedente. Se tale campo viene lasciato vuoto, sarà utilizzata la
stampante predefinita di sistema.
- Inserimento Con Barcode: specifica se il profilo di archiviazione che andrà
archiviato deve essere inserito con attesa barcode.
Tabella Contatori Righe Ord. Prod.
Figura 15 - Tabella Contatori Righe Ordini Produzione.
La tabella permette di definire le caratteristiche per l’archiviazione documentale
di una Riga Ordine Produzione:
- Codice: codice univoco.
- Cod. Contatore: codice del contatore da utilizzare. Il campo Descr.
Contatore sarà compilato automaticamente in base alla scelta del codice.
- Tipo Doc.: parametro del documento Metodo Evolus.
- Cod. Modalità: codice della modalità di creazione del barcode. Il campo
Descr. Modalità sarà compilato automaticamente in base alla scelta del
codice.
- Obbligatorio: identifica se il barcode è obbligatorio o meno per la
prosecuzione dell’archiviazione.
- Classe Docum.: identifica la classe documentale Arxivar. In base alla scelta
di tale classe sarà creato il profilo documentale per l’archiviazione.
- Tipo Ciclo: identifica se il ciclo documentale è un ciclo attivo oppure un
ciclo passivo.
- Percorso File: nel ciclo attivo, identifica il percorso dove sarà creato il file PDF
del documento da archiviare. Se non è definito nessun percorso sarà
utilizzata la cartella temporanea dell’utente di sistema.
- Cancella: indentifica se cancellare o meno il file PDF del documento dopo
l’archiviazione.
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- Percorso Report: nel ciclo passivo, identifica il percorso del file di stampa
dell’etichetta barcode; nel ciclo attivo, identifica il percorso del file di
stampa del documento il quale verrà poi esportato in PDF.
- Stampante Report: nome della stampante da utilizzare per i due casi visti al
punto precedente. Se tale campo viene lasciato vuoto, sarà utilizzata la
stampante predefinita di sistema.
- Inserimento Con Barcode: specifica se il profilo di archiviazione che andrà
archiviato deve essere inserito con attesa barcode.
Tabella Mappatura Campi Aggiuntivi
Figura 16 - Tabella per la mappatura dei campi aggiuntivi delle classi documentali.
Aspetto molto importante è la presenza di una tabella di configurazione per la
mappatura dei campi aggiuntivi: per ogni classe documentale possono essere
definiti uno o più campi aggiuntivi. Per questo, mediante la tabella di
configurazione visibile in Figura 16, possiamo quindi mappare i campi aggiuntivi
della classe documentale con i campi del database del gestionale rendendo il
connettore flessibile e in grado di soddisfare qualsiasi esigenza dell’utente.
