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CONSEJO DE LA JUDICATURA
AUDITORÍA INTERNA
16446-2-2015
INFORME GENERAL
EXAMEN ESPECIAL a: la recaudación , depósito, registro y cobro de tasas por serv icios notariales en el Consejo de la Judicatura, provincias de Sucumbías, Napa, Orellana, Pastaza y Morona Santiago, por el período comprendido entre el 2 de enero de 2012 y el 31 de diciembre de 2014.
Notarías Primera y Segunda de cantón Lago Agrio, Primera del cantón Shushufindi , Provincia de Sucumbías; Primera del cantón Tena, Primera del cantón Archidona, Primera del cantón El Chaco, Primera del cantón Quijos, Provincia del Napo; Primera y Segunda del cantón Francisco de Orellana, Provincia Francisco de Orellana; Primera y Segunda del cantón Pastaza, Provincia de Pastaza; Primera, Segunda y Tercera del cantón Morena, Primera del cantón Sucúa, Provincia de Morena Santiago.
EXAMEN ESPECIAL a: la recaudación, depósito, registro y cobro de tasas por servicios notariales en el Consejo de la Judicatura, provincias de Sucumbíos, Napo, Orellana, Pastaza y Morona Santiago, por el período comprendido entre el 2 de enero de 2012 y el 31 de diciembre de 2014.
AUDITORÍA INTERNA DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA
Quito - Ecuador
IVA
RUC
SRI
uso
RELACIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS
=
= =
=
Impuesto al Valor Agregado
Registro Único de Contribuyentes
Servicio de Rentas Internas
Dólares de los Estados Unidos de Norte América
ÍNDICE
CONTENIDO
Carta de presentación
CAPÍTULO 1
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
Objetivos del examen
Alcance del examen
Base legal
Estructura orgánica
Monto de recursos examinados
Servidores relacionados con el examen especial
CAPÍTULO 11
RESULTADOS DEL EXAMEN
PÁGINAS
1
2
2
2
2
3
3
5
6
6
7
7
Seguimiento al cumplimiento de recomendaciones 7
Escrituras matrices sin el registro del número de la factura 7
Módulo de Determinación y Control de la Participación al Estado no fue
utilizado y no se emitieron facturas por actos notariales 9
Falta de recuperación de valores por aplicación incorrecta de disposiciones
legales 13
ANEX01 18
Servidores relacionados con el examen especial 18
•
Informe aprobado el 1 7 NOV. 2015
Quito DM.,
Señor PRESIDENTE DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA Presente.
De mi consideración:
La Contraloría General del Estado a través de la Unidad de Auditoría Interna del Consejo de la Judicatura, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial a la recaudación, depósito, registro y cobro de tasas por servicios notariales en el Consejo de la Judicatura, provincias de Sucumbías, Napa, Orellana , Pastaza y Morena Santiago, por el período comprendido entre el 2 de enero de 2012 y el 31 de diciembre de 2014.
Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.
Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser apl icadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.
CAPÍTULO 1
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
El examen especial en el Consejo de la Judicatura, se realizó en cumplimineto del
Plan Anual de Control 2015, aprobado por el Contralor General del Estado
Subrogante, mediante acuerdo 057 CG-2014 de 30 de diciembre de 2014 y en
cumplimiento a la orden de trabajo 16446-2-2015 de 20 de abril de 2015, suscrita
por la Auditora General del Consejo de la Judicatura.
Objetivos del examen
General
Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas
aplicables a la recaudación, depósito, registro y cobro de las tasas por servicios
notariales.
Específicos
Determinar si el cobro de las tasas por servicios notariales se realizó de
conformidad con los porcentajes establecidos por el Consejo de la Judicatura.
Comprobar el correcto pago del porcentaje de participación del Estado por tasas
notariales.
Verificar que la información que se registró en el Formulario de Liquidación de
Ingresos Brutos de las Notarías, es confiable y oportuna.
~
~
2
Alcance del examen
El examen especial comprendió el análisis a la recaudación , depósito, registro y
cobro de las tasas por servicios notariales, en el Consejo de la Judicatura, de las
Notarías: Primera y Segunda de cantón Lago Agrio, Primera del cantón Shushufindi ,
Provincia de Sucumbías; Primera del cantón Tena, Primera del cantón Archidona,
Primera del cantón El Chaco, Primera del cantón Quijos, Provincia de Napo; Primera
y Segunda del cantón Francisco de Orellana, Provincia de Francisco de Orellana ;
Primera y Segunda del cantón Pastaza, Provincia de Pastaza; y , Primera, Segunda
y Tercera del cantón Morena, Primera del cantón Sucúa, Provincia de Morena
Santiago, por el período comprendido entre el 2 de enero de 2012 y el 31 de
diciembre de 2014.
Base legal
La Notaría Primera del cantón Lago Agrio, inició sus actividades el 7 de enero de
1982, conforme a la razón sentada en el protocolo de escrituras públicas de la
misma fecha.
La Notaría Segunda del cantón Lago Agrio, inició sus actividades el 19 de julio de
1996, según el acta de apertura y conforme a la razón sentada en el protocolo de
escrituras públicas de la misma fecha .
La Notaría Primera del cantón Shushufindi , inició sus actividades el 24 de agosto de
1998, según el acta de apertura y conforme a la razón sentada en el protocolo de
escrituras públicas de la misma fecha.
La Notaría Primera del cantón Tena, inició sus actividades el 3 de abril de 1919,
según la primera escritura pública legalizada en la Notaría.
La Notaría Primera del cantón Archidona inició sus actividades el 19 de marzo de
1987, según la primera escritura pública legalizada en la Notaría.
La Notaría Primera del cantón Quijos, inició sus actividades el 13 de junio de 1955,
según la primera escritura pública legalizada en la Notaría. \YL65
~ 3
La Notaría Primera del cantón El Chaco, inició sus actividades el 19 de enero de
1990, según apertura y conforme a la razón sentada en el protocolo de escrituras
públicas de la misma fecha.
La Notaría Primera del cantón Francisco de Orellana, inició sus actividades el 5 de
febrero de 1962, según la primera escritura pública legalizada en la Notaría.
La Notaría Segunda del cantón Francisco de Orellana, fue creada mediante
Resolución 181-2013 de 14 de noviembre de 2013, expedida por el Pleno del
Consejo de la Judicatura, inició sus actividades el 2 de enero de 2014, según la
primera escritura pública legalizada en la Notaría.
La Notaría Primera del cantón Pastaza, inició sus actividades el 4 de mayo de 1928,
según el acta de apertura y conforme a la razón sentada en el protocolo de
escrituras públicas de la misma fecha.
La Notaría Segunda del cantón Pastaza, inició sus actividades el 1 de marzo de
1991, conforme a la razón sentada en el protocolo de escrituras públicas de la
misma fecha.
La Notaría Primera del cantón Morona, inició sus actividades el 28 de enero de
1970, según la razón sentada en el protocolo de escrituras públicas de la misma
fecha.
La Notaría Segunda del cantón Morona, inició sus actividades el 5 de noviembre de
1996, según la razón sentada en el protocolo de escrituras públicas de la misma
fecha.
La Notaría Tercera del cantón Morona, fue creada mediante Resolución 181-2013
de 14 de noviembre de 2013, expedida por el Pleno del Consejo de la Judicatura,
inició sus actividades el 2 de enero de 2014, según el acta de apertura y conforme a
la primera escritura pública legalizada en la Notaría.
La Notaría Primera del cantón Sucúa, inició sus actividades el11 de marzo de 1963,
según consta en la primera escritura pública legalizada en la Notaría. Q.;~;e:O
~ 4
Estructura orgánica
El Código Orgánico de la Función Judicial vigente desde el 9 de marzo de 2009,
incluye a las Notarías como órganos auxiliares de la Función Judicial, su estructura
es la siguiente:
Nivel Ejecutivo
Dirección Provincial
• Director Provincial
Nivel Operativo
Notaría
• Notaria o Notario
• Notaria o Notario Suplente
• Personal auxiliar contratado por la o el Notario de acuerdo a las necesidades.
Objetivos de la entidad
Según la Ley Notarial:
• Los Notarios son funcionarios investidos de fe pública para autorizar, a
requerimiento de parte, los actos, contratos y documentos determinados en las
leyes.
• Autorizar los actos y contratos a que fueren llamados y redactar las
correspondientes escrituras, salvo que tuvieren razón o excusa legítima para no
hacerlo.
• Protocolizar instrumentos públicos o privados por orden judicial o a solicitud de
parte interesada patrocinada por abogado, salvo prohibición legal.
• Autenticar las firmas puestas ante él en documentos que no sean escrituras
públicas. c......uc.o
~
5
Monto de recursos examinados
El monto de los recursos examinados en las Notarías de las Provincias de
Sucumbías, Napo, Orellana, Pastaza y Morena Santiago por el comprendido entre el
2 de enero de 2012 y el 31 de diciembre de 2014 ascendió a 1 835 186,81 USO,
desglosados de la siguiente manera:
Notarías Total uso
Primera del cantón Lago Agrio 244 983,08
Segunda del cantón Lago Agrio 169 792,43 Primera del cantón Shushufindi 109 161,56 Primera del cantón Tena 148 170,53 Primera del cantón Archidona 158 697,00 Primera del cantón Quijos 70 740,14 Primera del cantón Chaco 47 940,33 Primera del cantón Francisco de Orellana 329 573,67 Segunda del cantón Francisco de Orellana 71641 ,90 Primera del cantón Pastaza 91 581 ,22 Segunda del cantón Pastaza 133 870,58 Primera del cantón Morena 91 698,86 Segunda del cantón Morena 113 606,06 Tercera del cantón Morena 25 828,25 Primera del cantón Sucúa 27 901 ,20 Total USO 1 835 186,81
,. Fuente: Formulanos de 11quldac1on de mgresos brutos de las notanas, arch1vo de facturas y protocolos.
Servidores relacionados con el examen especial
Anexo 1 56\~
_y~#
6
CAPÍTULO 11
RESULTADOS DEL EXAMEN
Seguimiento al cumplimiento de recomendaciones
Las Notarías Primera y Segunda del cantón Lago Agrio, Primera del cantón
Shushufindi , Provincia de Sucumbías; Primera del cantón Tena, Primera del cantón
Archidona, Primera del cantón El Chaco, Primera del cantón Quijos, Provincia de
Napa; Primera y Segunda del cantón Francisco de Orellana, Provincia de Francisco
de Orellana; Primera y Segunda del cantón Pastaza, Provincia de Pastaza; Primera,
Segunda , Tercera del cantón Morona y Primera del cantón Sucúa, Provincia de
Morona Santiago, no fueron objeto de exámenes especiales anteriores por parte del
Organismo Superior de Control.
Escrituras matrices sin el registro del número de la factura
De la muestra analizada de 35 y 24 actos y contratos notaria les en los tomos 11 y IV
de diciembre de 2013, se determinó que el Notario Primero del cantón Francisco de
Orellana , con período de gestión comprendido entre el 2 de enero de 2012 y el 31
de diciembre de 2013, no registró el número de la factura en las escrituras públicas
incorporadas a los protocolos. La falta de definición de un procedimiento de control
interno en la Notaria para el registro del número de factura en cada acto notarial ,
ocasionó que no se pueda identificar la factura emitida ni el valor cobrado por el acto
notarial realizado, según el siguiente detalle:
Folio Protocolo Número de Mes y año Tomo Del Al Del Al actos notariales 11 000001 000727 p 004553 p 004588 35 Diciembre 2013 IV 000001 000435 p 004621 p 004645 24 Diciembre 2013 ..
Fuente de lnformac1on: Arch1vo de Protocolos de la Notana .
El Notario incumplió la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, artículos
12, Tiempos de control literales a) y b ); 40, Responsabilidad por acción u omisión;
Normas de Control Interno 100-01 Control Interno, 100-02 Objetivos del Contro l
7
Interno y 100-03 Responsables del Control Interno, 304, inciso segundo del Código
Orgánico de la Función Judicial y la Disposición General Cuarta de la Resolución
073-2012 que establece las Tasas por los Servicios Notariales, expedida por el
Pleno del Consejo de la Judicatura de Transición, que señala:
La notaria o notario sentará razón al margen de la escritura matriz o del documento protocolizado o de la diligencia practicada, del número de la factura emitida por el acto o contrato o diligencia notarial realizada ... ".
El Jefe de Equipo con oficios 178-AI-2015 y 179-AI-20 15 de 29 de mayo de 2015
comunicó a la Directora Provincial de Orellana y Notario Primero del cantón
Francisco de Orellana con período de actuación comprendido entre el 2 de enero de
2012 y el 31 de diciembre de 2013, los resultados provisionales del examen especial
a fin de que emitan sus puntos de vista documentadamente, sin obtener respuesta .
Conclusión
El Notario Primero del cantón Francisco de Orellana, con período de gestión
comprendido entre el 2 de enero de 2012 y el 31 de diciembre de 2013, no
implementó un procedimiento de control interno en la Notaría para el registro del
número de factura en cada acto notarial, lo que no permitió identificar la factura
emitida ni el valor cobrado a los usuarios por el acto notarial realizado.
Recomendación
A la Directora Provincial del Consejo de la Judicatura de Francisco de Orellana
1. Dispondrá y supervisará a la encargada del control de Notarías que verifique que
el Sistema Notarial emita una factura por cada acto, contrato o diligencia notarial
ejecutada y que el número de ésta conste en la actuación notarial realizada. OCH-o
~
8
Módulo de Determinación y Control de la Participación al Estado no fue
utilizado y no se emitieron facturas por actos notariales
La Notaria Segunda del cantón Pastaza, con período de gestión comprendido entre
el 2 de enero de 2012 y el 31 de diciembre de 2013, no utilizó el Módulo de
Determinación y Control de la Participación del Estado, desde agosto a diciembre de
2013; los ingresos obtenidos por las tasas notariales fueron remitidos a la Dirección
Provincial del Consejo de la Judicatura de Pastaza en un registro diseñado
manualmente, el mismo que tuvo la siguiente información: orden numérico
secuencial , denominación de los actos notariales realizados, fecha de emisión y
valor sin IVA del trámite formalizado.
Además, se determinó que la Notaria Segunda del cantón Pastaza , durante los
meses de agosto a diciembre de 2013, no emitió facturas por ninguno de los actos,
contratos y diligencias notariales realizadas, ni incluyó todos los actos formalizados
en los Formularios de Liquidación de Ingresos Brutos diseñados por la servidora y
enviados a la Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura de Pastaza, ya que
el Servicio de Rentas Internas autorizó a la Notaria emitir las mismas únicamente
hasta el 4 de julio de 2013, lo que ocasionó que sus actuaciones notariales no se
hayan respaldado con una factura debidamente autorizada por el Servicio de Rentas
Internas.
La documentación que la referida Notaria remitió al Director Provincial del Consejo
de la Judicatura de Pastaza , mediante comunicaciones de 30 de agosto, 30 de
septiembre, 30 de octubre, 29 de noviembre de 2013 y 1 O de enero de 2014, incluyó
el Formulario de Liquidación de Ingresos Brutos de las Notarías de agosto a
diciembre de 2013, diseñado manualmente y fotocopias de los comprobantes de
depósito emitidos por el Banco Nacional de Fomento, sucursal Puyo del porcentaje
de participación del Estado. Comunicaciones en las cuales la Notaria, señaló:
" ... Debido a que mi dependencia se encontraba con una inspección de parte del Servicio de Rentas Internas para la debida autorización para la elaboración de los respectivos libretines, me he permitido elaborar el informe respectivo manualmente ... ".
Sin embargo, el Director Provincial no controló ni dispuso correctivos sobre la falta
de utilización del Módulo de Determinación y Control de la Participación del Estado, N\l G.<J ¡:;
d 9
por parte de la Notaria Segunda del cantón Pastaza, con período de gestión
comprendido entre el 2 enero de 2012 y el 31 de diciembre de 2013. La Notaria no
utilizó ésta herramienta informática, lo que no permitió generar en el Sistema el
Formulario de Liquidación de Ingresos Brutos de las Notarías, impidiendo que la
Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura de Pastaza, controle si los valores
depositados por la servidora en la cuenta que mantiene el Consejo de la Judicatura
en el Banco Nacional de Fomento correspondieron a los porcentajes de
participación que la servidora debió entregar al Estado, de acuerdo a la tabla
constante en la Resolución 033-2012 de 26 de abril de 2012 vigente desde el 1 de
junio de 2012.
El Jefe de Equipo con oficios 163-AI-2015 y 164-AI-2015 de 22 de mayo de 2015
comunicó al Director Provincial del Consejo de la Judicatura de Pastaza y Notaria
Segunda del cantón Pastaza con período de actuación del 2 de enero de 2012 al 31
de diciembre de 2013, respectivamente, los resultados provisionales del examen
especial a fin de que emitan sus puntos de vista documentadamente.
El Director Provincial del Consejo de la Judicatura de Pastaza mediante oficio 465-
DPCJ-15 de 2 de junio de 2015, manifestó:
" ... presenta informe manualmente por cuanto se encuentra con una sanción del SR/. Debiendo indicar que la Ab .... en este caso particular verificaba que /os valores registrados coincidan con el valor total reportado, y que en el caso de existir participación al Estado exista el depósito correspondiente; matrices de reporte mensual de Notarías de Pastaza, que en su momento oportuno fueron remitidas mediante correo electrónico a la servidora judicial ... sin que se nos haya hecho ningún tipo de observaciones al respecto ... ".
Lo manifestado por el Director Provincial del Consejo de la Judicatura de Pastaza,
no justifica el comentario de Auditoría por cuanto la Resolución 181-2012 del Pleno
del Consejo de la Judicatura de 26 de diciembre de 2012 establece que el contro l de
las Notarías le corresponde realizar a las Directoras y Directores Provinciales del
Consejo de la Judicatura dentro de su ámbito territorial.
La Notaria Segunda del cantón Pastaza, con período de gestión comprendido entre
el 2 de enero de 2012 y el 31 de diciembre de 2013 incumplió la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado, artículos 12, Tiempos de control literal a); 40
Responsabilidad por acción u omisión, Reglamento para Aplicación de la Ley de \)16-2.-
_y~t~J/; 10
Régimen Tributario Interno; las Normas de Control Interno 100-01 Control Interno,
1 00-02 Objetivos del Control Interno y 100-03 Responsables del Control Interno; y la
Resolución 080-2012 del Pleno del Consejo de la Judicatura de Transición de 3 de
julio de 2012, que contiene el Instructivo para la Implementación y Aplicación, del
Módulo de Determinación y Control de la Participación del Estado, artículos 3
Registro en el Sistema, 5 Política de Claves, 6 Obligatoriedad de Uso, 7 Formulario
de Liquidación y 1 O Convalidación de la Información Reportada, que dispone:
" . .. 3.- El personal autorizado de la Unidad de Órganos Autónomos Auxiliares, de la Dirección Nacional Financiera y de los Directores Provinciales del Consejo de la Judicatura, se registrarán obligatoriamente en el Sistema de Información Notarial para efectuar los controles correspondientes.- 5.- La notaria o notario al momento de su registro en el sistema de información notarial creará su clave de acceso al sistema ... 6.- Es obligatorio para todas las notarias y notarios el uso del Módulo de Determinación y Control de la Participación del Estado; y, contar con una dirección de correo electrónico para futuras notificaciones.- 7.- Para que el Sistema genere el Formulario de Liquidación la notaria o notario deberá ingresar mensualmente en el Módulo de Determinación y Control del Monto de Participación del Estado, la información en los siguientes casilleros ... . - Esta información deberá ser ingresada desde el primer día del mes correspondiente hasta las 24 horas del último día de cada mes; ya que el sistema de información notarial se encuentra automáticamente programado para calcular el monto de participación del Estado de acuerdo al ingreso bruto reportado por la notaria o notario.- 1 O.- . . . Dicho reporte será convalidado por la Dirección Nacional Financiera, que revisará la información reportada en el Módulo de Determinación y Control del Monto de Participación del Estado (archivos PDF), con la información enviada por el Banco Nacional de Fomento ... ".
El Director Provincial del Consejo de la Judicatura de Pastaza incumplió la Ley
Orgánica de la Contraloría General del Estado, artícu los 12, Tiempos de control
literal a) 40 Responsabilidad por acción u omisión, las Normas de Control Interno
100-01 Control Interno, 100-02 Objetivos del Control Interno y 100-03 Responsables
del Control Interno; y el artículo 1 de la Resolución 181-2012 del Pleno del Consejo
de la Judicatura de 26 de septiembre de 2012, que señala:
" Las Directoras y Directores Provinciales del Consejo de la Judicatura realizarán, dentro de su ámbito territorial, tienen la obligación de realizar el control al cumplimiento de los deberes de las notarias y notarios, constantes en el Código Orgánico de la Función Judicial, la Ley Notarial y Resoluciones del Consejo de la Judicatura ... ".
0\-.lc..¿
11
Conclusión
La Notaria Segunda del cantón Pastaza, con período de gestión comprend ido entre
el 2 enero de 2012 y el 31 de diciembre de 2013, no utilizó el Módulo de
Determinación y Control de la Participación del Estado, lo que no permitió generar
en el Sistema el Formulario de Liquidación de Ingresos Brutos de las Notarías,
impidiendo que la Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura de Pastaza,
controle si los valores depositados por el servidor en la cuenta que mantiene el
Consejo de la Judicatura en el Banco Nacional de Fomento correspondieron a los
porcentajes de participación que la servidora debió entregar al Estado, de acuerdo a
la tabla constante en la Resolución 033-2012 de 26 de abri l de 2012 vigente desde
el 1 de junio de 2012; tampoco emitió facturas durante los meses de agosto a
diciembre de 2013, por ninguno de los actos, contratos y diligencias notariales
realizadas, ni incluyó todos los actos formalizados en los Formularios de Liquidación
de Ingresos Brutos diseñados por la servidora y enviados a la Dirección Provincial
del Consejo de la Judicatura de Pastaza, lo que ocasionó que sus actuaciones
notariales no se hayan respaldado con una factura debidamente autorizada por el
Servicio de Rentas Internas. El Director Provincial no controló ni dispuso correctivos
sobre la falta de utilización del Módulo de Determinación y Control de la
Participación del Estado, por parte de la Notaria Segunda del cantón Pastaza.
Hecho Subsecuente
En atención a lo solicitado mediante oficio 133-AI-2015 de 8 mayo de 2015, la
Secretaria Provincial de Pastaza del Servicio de Rentas Internas, con oficio No.
1160120150STR000246 de 15 de mayo de 2015, adjuntó la Consulta de
Autorizaciones de Preimpresos de la Notaria con RUC 1600104598001 , en su parte
pertinente señaló que la autorización para la impresión y util ización de la facturas
fue desde la 29 201 hasta la 32 200, con vigencia a partir del 4 de abril hasta el 4 de
julio de 2013.
DoC-6
~
12
Recomendaciones
Al Director Provincial del Consejo de la Judicatura de Pastaza
2. Dispondrá al responsable del control de notarías, realice la verificación del uso
del Sistema Informático Notarial con la finalidad de que la información sobre los
ingresos de los Notarios esté actualizada ·en el Sistema.
3. En caso de que el Notario/a Segundo/a del cantón Pastaza quede imposibilitado
de emitir facturas que sustenten la prestación del servicio notarial, será
sustituido de manera temporal por un Notario/a Suplente, mientras se regulariza
la situación tributaria del titular, con la finalidad de que todos los actos notariales
se encuentren respaldos por la correspondiente factura autorizada por el SRI y
registrada en el Sistema Informático Notarial.
A la Notaria/o Segunda/o del cantón Pastaza
4. Utilizará el Sistema Informático Notarial para todos los actos, contratos y
diligencias notariales, así como para la emisión de facturas y para el cálculo del
porcentaje de participación del Estado, con la finalidad de que la Dirección
Provincial del Consejo de la Judicatura de Pastaza de información que permita
controlar si los valores depositados en el Banco Nacional de Fomento
correspondieron a los porcentajes establecidos.
Falta de recuperación de valores por aplicación incorrecta de disposiciones
legales
Notaría Primera del cantón Francisco de Orellana
De la documentación presentada por el Notario Primero del cantón Francisco de
Orellana, con período de gestión del 2 de enero de 2012 al 31 de diciembre de
2013, relacionada con la facturación por servicios notariales, se determinó que este
servidor en los meses de enero, agosto, septiembre y diciembre de 2013, no aplicó Tnzc.z
~
13
para el cobro de los actos notariales los porcentajes establecidos en la Resolución
073-2012 de 19 de junio de 2012, así por ejemplo:
Valor total Tasa Notarial Acto Notarial uso IVA Subtotal Resolución Diferencia
uso uso uso Compra Venta 49,00 5,25 43,75 47,70 3,95 Unión de Hecho 65,00 6,96 58,04 63,60 5,56 Declaración juramentada 10,00 1,07 8,93 9,54 0,61 Protocolizaciones 10,00 1,07 8,93 9,54 0,61 Reconocimiento de firmas 10,00 1,07 8,93 9,54 0,61
Por lo que los ingresos obtenidos y que fueron reportados a la Dirección Provincial
del Consejo de la Judicatura de Francisco de Orellana en los Formularios de
Liquidación de Ingresos Brutos de las Notarías ascendieron a 169 193,57 USD,
cuando los ingresos que debieron obtenerse aplicando correctamente las tasas
notariales sumaron 17 4 631,72 USD, estableciendo una diferencia no cobrada a los
usuarios de 5 438,15 USD, por consiguiente los valores pagados por el Notario al
Consejo de la Judicatura por concepto del aporte al Estado de acuerdo a la tabla de
porcentaje de participación al Estado constante en la Resolución 033-2012 de 26 de
abril de 2012 fue de 42 688,01 USD, cuando el valor establecido por Auditoría
correspondió a 58 044,76 USD.
De lo expuesto se estableció que el Notario Primero del cantón Francisco de
Orellana, no implementó procedimientos de control para la correcta aplicación de la
Resolución 073-2012 de 19 de junio de 2012, por lo que el Consejo de la Judicatura
dejó de percibir recursos económicos por concepto del porcentaje de participación al
Estado, establecido en la Resolución 033-2012 de 26 de abril de 2012, los mismos
que ascendieron a 15 356,75 USD (Ver anexos 2 al 5), de acuerdo al siguiente
detalle:
Formulario de Ingresos con Pago participación al Diferencias
Diferencia Estado Meses liquidación de aplicación de uso por pagar Anexos
ingresos brutos tasas según Notaría Auditoría uso uso Auditoría USO uso uso Año 2013
Enero 49 299,32 51 920,55 2 621 ,23 15 719,73 20 960,28 5 240,55
Agosto 39 980,09 40 802,59 822,50 8 994,03 12 321 ,04 3 327,01
Septiembre 39 928,51 40 862,54 934,03 8 978,55 12 345,02 3 366,47
Diciembre 39 985,65 41 046,04 1 060,39 8 995,70 12 418,42 3 422,72 Total 169 193,57 174 631 ,72 5 438,15 42 688,01 58 044,76 15 356,75
.. .. Fuente de lnformac1on. Formulano de L1qU1dac1on de Ingresos Brutos de las Notanas, arch1vo de facturas y protocolos.
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2 3 4
5
El Jefe de Equipo con oficios 178-AI-2015 y 179-AI-20 15 de 29 de mayo de 2015
comunicó a la Directora Provincial de Orellana y al Notario Primero del cantón
Francisco de Orellana con período de actuación comprendido entre el 2 de enero de
2012 y el 31 de diciembre de 2013, respectivamente , los resultados provisionales
del examen especial a fin de que emita sus puntos de vista documentadamente, sin
obtener respuesta.
El Jefe de Equipo con oficio 183-AI-2015 de 4 de junio de 2015, solicitó a la
Directora Provincial del Consejo de la Judicatura de Francisco de Orellana, se
realice el cálculo de las multas e intereses de los valores que fueron puestos en su
conocimiento mediante oficio 178-AI-2015 de 29 de mayo de 2015.
La Directora Provincial del Consejo de la Judicatura de Francisco de Orellana , con
oficio 408-DPCJ0-2015 de 12 de julio de 2015, recibido en Auditoría el 18 del
mismo mes y año, adjunto fotocopias del oficio 397- DPCJ0-2015 de 11 de junio de
2015, con el cálculo provisional de la multa e interés que debe cancelar el Notario
con período de actuación comprendido entre el 2 de enero de 2012 y el 31 de
diciembre de 2013
El notario Primero del cantón Francisco de Orellana, con período de gestión del 2 de
enero de 2012 al 31 de diciembre de 2013, incumplió la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado artículos 12, Tiempos de control literales a) y b ), 40
Responsabilidad por acción u omisión , 304 del Código Orgánico de la Función
Judicial, las Normas de Control Interno 100-01 Control Interno, 100-02 Objetivos del
Control Interno y 1 00-03 Responsables del Control Interno y la Resolución del Pleno
del Consejo de la Judicatura 036-2012 de 2 de mayo de 2012, artículos 3, 5 y 8, que
rige a partir del 1 de junio de 2012, los mismos que señalan:
" ... 3.- La notaria o notario para determinar sus ingresos brutos deberá sumar los montos de toda la facturación del mes que corresponda, exceptuando los valores que se refieran al Impuesto al Valor Agregado, luego de lo cual procederá a aplicar la tabla del artículo primero de la Resolución No. 033, de 26 de abril de 2012, a fin de determinar la participación del Estado.- La notaria o notario en la liquidación mensual declarará bajo juramento, el ingreso bruto mensual y monto de participación que le corresponde al Estado . . . 5.- Dentro de los primeros diez días del mes siguiente, la notaria o notario depositará el monto de participación del Estado en la cuenta corriente No 3001031647 denominada M/N DE FINANZAS CUENTA ÚNICA TESORO NACIONAL, aperturada en el Banco Nacional de Fomento, cuyo Código es No 130130 TASAS POR SERVICIOS
Q.._, 1 \-..)e_¿;
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NOTARIALES .. . 8.- ... deberá pagar la multa equivalente al tres por ciento (3%) del valor que le corresponde al Estado por el mes o fracción que se encuentre en mora, más los intereses legales calculados a la tasa activa establecida por el Banco Central del Ecuador, que serán liquidados por la respectiva Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura ... ".
Conclusión
El Notario Primero del cantón Francisco de Orellana, con período de gestión del 2
de enero de 2012 al 31 de diciembre de 2013, para el cobro de las tasas notariales
del año 2013 no implementó procedimientos de control para la correcta aplicación
de la Resolución 073-2012 de 19 de junio de 2012 por lo que el Consejo de la
Judicatura dejó de percibir valores por concepto del porcentaje de participación al
Estado, establecido en la Resolución 033-2012 de 26 de abril de 2012, los mismos
que ascendieron a 15 356,75 USO, ocasionando el consiguiente perjuicio
económico al Estado.
Recomendaciones
A la Directora Provincial del Consejo de la Judicatura de Francisco de Orellana
5. Gestionará la recuperación de los valores no depositados por concepto del
porcentaje de participación del Estado en tasas notariales del Notario Primero
del cantón Francisco de Orellana, con período de actuación del 2 de enero de
2012 al 31 de diciembre de 2013, de igual manera dispondrá y supervisará que
el encargado del control de Notarías, calcule los intereses y multas generados
por las diferencias del porcentaje de participación al Estado.
6. Dispondrá a la encargada de control de Notarías establezca un cronograma de
visitas a la Notaría Primera del cantón Francisco de Orellana con la f inalidad de
comprobar que se está aplicando las tasas establecidas para el cobro de los
servicios notariales así como que los datos incluidos en los Formularios de
Liquidación de Ingresos Brutos de las Notarías, correspondan a las facturas
emitidas por los Notarios y que el aporte pagado al Estado se realizó de 1)\cc...:::.~~
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conformidad con los ingresos generados por servicios notariales y a los
porcentajes establecidos.
Dra. Ana a Calupiña AUDITORA GENERAL
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Servidores relacionados con el examen especial
Nombres y Apellidos Cargos
Dr. Charbel Gustavo Jalkh Presidente del Consejo de Roben la Judicatura lng. Héctor Paulo Presidente del Consejo de Rodríguez Melina la Judicatura de Transición
Eco. Andrea Bravo Mogro Directora General del Consejo de la Judicatura
Abg. Doris Lucia Gallardo Directora General del Cevallos Consejo de la Judicatura
Dr. José Mauricio Director General Jaramillo Velasteguí Consejo de la Judicatura de
Transición Dr. Guido Desiderio Subdirector Nacional del Mantilla Jácome Sistema Notarial Consejo
de la Judicatura lng. Miria m Verónica Analista 1 responsable del Sarango Chillo Control de Notarías Dr. Salomón Euclides Notario Primero del cantón Merino Torres Francisco de Orellana Ab. Fernando Enrique Director Provincial del Lasso Noguera Consejo de la Judicatura
Pastaza Dra. Patricia Elizabeth Notaría Segunda del Naveda Suárez Cantón Pastaza ..
*Contmuan despues de la fecha de corte del examen espec1al
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ANEXO 1
Período de Actuación Desde Hasta
2013-01-23 Continúa*
2011-07-26 2013-01-22
2014-03-06 Continúa*
2013-02-05 2014-02-28
2011-07-26 2013-01-25
2014-07-01 Continúa*
2014-06-01 Continúa*
2012-01-02 2013-12-31
2013-08-02 Continúa*
2012-01-02 2013-12-31
