Crear una consulta de selección

Una consulta de selección ayuda a obtener solo los datos que necesita en una vista de hoja de datos. La tabla de productos situada en la parte superior de la imagen a continuación tiene varias columnas, pero con una consulta de selección, puede obtener una vista despejada que se centra solo en las columnas que necesita.

También puede agregar criterios para filtrar el número de filas que se devuelven. Por ejemplo, buscar solo los productos con un precio superior a 10,00 dólares.

 Sugerencia    Una consulta de selección también funciona bien cuando necesita extraer datos de varias tablas relacionadas, agrupar datos o calcular totales.

En este artículo, se describe cómo crear una consulta de selección sencilla en bases de datos de escritorio y en aplicaciones de Access.

Crear una consulta de selección en una base de datos de escritorio

Por ejemplo, en una base de datos de escritorio con una tabla de productos, para ver solo los nombres de producto y el precio de cada uno, puede crear una consulta de selección mediante el Asistente para consultas: en la pestaña Crear, haga clic en Asistente para consultas y deje que el asistente le guía por el proceso de crear y ejecutar la consulta.

Sin embargo, si desea agregar criterios a la consulta, use el diseñador de consultas:

1. Haga clic en Crear > Diseño de consulta.2. En el cuadro Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla Productos > Cerrar.3. Para agregar los campos a la cuadrícula de diseño, haga doble clic en los campos

Nombre del producto y Lista de precios.4. En la fila de criterios, bajo Lista de precios, agregue un criterio. Por ejemplo,

>=10 para mostrar una lista de productos con un precio igual o mayor que 10,00 dólares.

5. Para ver los resultados de la consulta, en la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar.

Crear una consulta de selección en una aplicación de Access

La creación de la misma consulta en una aplicación web de Access es similar al procedimiento anterior, con unos pasos adicionales para hacer que los resultados de la consulta estén disponibles en el explorador:

1. Haga clic en Inicio > Avanzado > Consulta.2. En el cuadro Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla Productos > Cerrar.

3. Para agregar los campos a la cuadrícula de diseño, en el cuadro Productos, haga doble clic en Nombre del producto y Lista de precios.

4. Haga clic con el botón secundario del mouse en la pestaña de la consulta > Guardar y asigne un nombre a la consulta.

5. Para ver los resultados de la consulta, haga clic con el botón secundario del mouse en la pestaña de la consulta > Vista Hoja de datos.

Para que los resultados de la consulte estén disponibles en la vista del explorador, deberá agregar una vista de la consulta a la tabla de origen (tabla de productos):

1. Seleccione la tabla Productos.

2. Haga clic en el icono más, especifique un nombre de vista y seleccione Hoja de datos de la lista desplegable Tipo de vista.

3. En la lista desplegable Origen del registro, seleccione la consulta que desee mostrar y haga clic en Agregar vista.

 Sugerencia    Si usa varias tablas en una consulta, puede agregar la vista a cualquiera de las tablas o a todas ellas.

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ntroducción a las consultas

Con las consultas, es más fácil ver, agregar, eliminar y cambiar datos en una base de datos de Access. Otros motivos para usar consultas:

Encontrar datos específicos rápidamente, filtrándolos según criterios concretos (condiciones)

Calcular o resumir datos Automatizar tareas de administración de datos como, por ejemplo, revisar de vez

en cuando los datos más actuales.

Es cierto que, cuando se trabaja con una base de datos de escritorio de Access, el conjunto de opciones de consulta es más sólido, pero las aplicaciones de Access ofrecen también algunas de estas opciones de consulta. Para más información sobre las aplicaciones de Access, el nuevo tipo de base de datos que puede diseñar con Access y publicar en línea, vea Crear una aplicación de Access.

 Nota    Si quiere poner en práctica las consultas de los ejemplos, use una base de datos de escritorio de Access.

Las consultas pueden ayudarle a buscar datos y trabajar con ellos Crear una consulta de selección Crear una consulta de parámetros

Crear una consulta de totales Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas Crear una consulta de creación de tabla Crear una consulta de datos anexados Crear una consulta de actualización Crear una consulta de eliminación

Las consultas pueden ayudarle a buscar datos y trabajar con ellos

En una base de datos bien diseñada, los datos que se quieren plasmar en un formulario o informe suelen estar repartidos en varias tablas. Con una consulta, se puede extraer información de diversas tablas y ensamblarla para mostrarla en el formulario o informe. Una consulta puede servir para pedir resultados de datos de la base de datos, para llevar a cabo una acción relativa a los datos o para ambas cosas. También sirve para obtener una respuesta a una pregunta sencilla, efectuar cálculos, combinar datos de distintas tablas o agregar, cambiar o eliminar datos de una base de datos. Dada su enorme versatilidad, existen muchos tipos de consulta y el tipo que se cree depende de la tarea que quiera realizarse.

Principales tipos de consulta Usar

Seleccionar Para recuperar datos de una tabla o hacer cálculos.

AcciónAgregar, cambiar o eliminar datos. Cada tarea tiene un tipo específico de consulta de acciones. Las consultas de acciones no están disponibles en las aplicaciones de Access.

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Crear una consulta de selección

El tipo de consulta de selección es la opción adecuada si tiene intención de revisar datos de solo algunos campos de una tabla, revisar datos de varias tablas a la vez o, sencillamente, ver los datos de acuerdo con determinados criterios. Para más información, vea Crear una consulta de selección.

Revisar los datos de determinados campos

Por ejemplo, si la base de datos tiene una tabla con mucha información sobre productos y quiere repasar una lista de los productos y sus precios, así es como podría crear una consulta de selección para obtener únicamente los nombres de producto y sus respectivos precios:

1. Abra la base de datos y, en la pestaña Crear, haga clic en Diseño de consulta.2. En el cuadro Mostrar tabla, en la pestaña Tablas, haga doble clic en la tabla

Productos y luego cierre el cuadro de diálogo.

3. Supongamos que en la tabla Productos tenemos los campos Nombre de producto y Precio listado. Haga doble clic en Nombre de producto y Precio listado para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño de la consulta.

4. En la pestaña Diseño , haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia y muestra una lista de los productos y sus precios.

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Revisar los datos de varias tablas relacionadas a la vez

Por ejemplo, tiene una base de datos de una tienda de comestibles y quiere repasar los pedidos de los clientes que viven en una determinada ciudad. Los datos de los pedidos y los clientes están almacenados en dos tablas denominadas Clientes y Pedidos, respectivamente. Cada tabla tiene un campo de Id. de cliente, que forma la base de una relación de uno a varios entre las dos tablas. Puede crear una consulta que devuelva los pedidos de los clientes de una determinada ciudad, como Las Vegas, del modo siguiente:

1. Abra la base de datos. En la pestaña Crear, en el grupo Consulta, haga clic en Diseño de consulta.

2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en la pestaña Tablas, haga doble clic en Clientes y luego en Pedidos.

3. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Fíjese en la línea (denominada combinación) que conecta el campo Id. de la tabla Clientes con el campo Id. de cliente de la tabla Pedidos. Esta línea muestra la relación entre las dos tablas.

4. En la tabla Clientes, haga doble clic en Compañía y en Ciudad para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño de la consulta.

5. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna Ciudad, desactive la casilla de la fila Mostrar.

6. En la fila Criterios de la columna Ciudad, escriba Las Vegas.

Desactivar la casilla Mostrar hace que la consulta no muestre la ciudad en los resultados, y escribir Las Vegas en la fila Criterios indica que quiere ver solo los registros en los que el valor del campo Ciudad sea Las Vegas. En este caso, la consulta devuelve solo los clientes de Las Vegas. No es necesario mostrar un campo para usarlo con un criterio.

7. En la tabla Pedidos, haga doble clic en Id. de pedido y en Fecha de pedido para agregar estos campos a las siguientes dos columnas de la cuadrícula de diseño de la consulta.

8. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia y muestra una lista de pedidos de los clientes de Las Vegas.

9. Presione CTRL+G para guardar la consulta.

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Crear una consulta de parámetros

Si quiere iniciar variaciones de una consulta concreta con frecuencia, considere la posibilidad de usar una consulta de parámetros. Cuando inicia una consulta de este tipo, la consulta pide los valores de los campos y, después, usa los valores especificados para crear los criterios de la consulta.

 Nota    Las consultas de parámetros no se pueden crear en las aplicaciones de Access.

Siguiendo con el ejemplo anterior, en el que aprendió a crear una consulta de selección que devuelve los pedidos de los clientes de Las Vegas, puede modificar dicha consulta para que le pida que especifique la ciudad cada vez que se inicie. Para poner esto en práctica, abra la base de datos que creó en el ejemplo anterior:

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta denominada Pedidos por ciudad (que creó en la sección anterior) y después haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

2. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad, elimine Las Vegas y después escriba [¿Qué ciudad?].

La cadena [¿Qué ciudad?] es la petición de parámetros. Los corchetes indican que quiere que la consulta pida información y el texto (en este caso, ¿Qué ciudad?) es la pregunta que aparece en la petición de parámetros.

 Nota   No se pueden usar ni puntos (.) ni signos de exclamación (!) como texto en el mensaje de petición de parámetros.

3. Active la casilla en la fila Mostrar de la columna Ciudad para que se muestre la ciudad en los resultados de la consulta.

4. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta le pide que escriba un valor en Ciudad.

5. Escriba Nueva York y presione ENTRAR para ver los pedidos de los clientes de Nueva York.

¿Qué ocurre si no sabe qué valores puede especificar? Puede usar caracteres comodín como parte del mensaje:

6. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y después en Vista Diseño.

7. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad, escriba Como [¿Qué ciudad?]&"*".

En esta petición de parámetros, la palabra clave Como, el símbolo de la Y comercial (&) y el asterisco (*) entre comillas permiten al usuario escribir una combinación de caracteres, incluidos caracteres comodín, para que se devuelva una gran variedad de resultados. Por ejemplo, si el usuario escribe *, la consulta devolverá todas las ciudades; si el usuario escribe L, la consulta devolverá todas las ciudades que empiecen por la letra “L” y, si el usuario escribe *s*, la consulta devolverá todas las ciudades que contengan la letra “s”.

8. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Después, en el mensaje de la consulta, escriba Nuevo y presione ENTRAR.

La consulta se inicia y muestra los pedidos de los clientes de Nueva York.

Especificar los tipos de datos de los parámetros

También puede especificar qué tipo de datos debe aceptar un parámetro. Puede establecer el tipo de datos de cualquier parámetro, pero es especialmente importante establecer el tipo de datos en los datos numéricos, de moneda o de fecha y hora. Cuando se especifica el tipo de datos que debe aceptar un parámetro, los usuarios ven un mensaje de error más específico si facilitan un tipo de datos equivocado como, por ejemplo, texto cuando se espera moneda.

 Nota   Si se establece un parámetro para que acepte datos de texto, cualquier entrada se interpreta como texto y no aparece ningún mensaje de error.

Para especificar el tipo de datos de los parámetros de una consulta, siga este procedimiento:

1. Con la consulta abierta en la vista Diseño, en la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Parámetros.

2. En el cuadro de diálogo Parámetros de la consulta, en la columna Parámetro, escriba la petición de cada parámetro para el que quiera especificar el tipo de datos. Asegúrese de que cada parámetro coincida con la petición que usa en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño de la consulta.

3. En la columna Tipo de datos, seleccione el tipo de datos de cada parámetro.

Más información sobre cómo usar los parámetros para pedir la introducción de datos al iniciar una consulta.

Usar parámetros para solicitar información al iniciar una consulta

 Nota    Este artículo no se hace extensivo a las aplicaciones de Access, el tipo de base de datos que se diseña con Access y se publica en línea. Vea Crear una aplicación de Access para más información.

Para que una consulta pida criterios cuando la inicie, cree una consulta de parámetros. Esto le permite usar la misma consulta una y otra vez sin tener que abrirla constantemente en la vista Diseño para cambiar los criterios.

Antes de empezar el proceso paso a paso que aparece más abajo, resulta útil entender estos términos:

Parámetro   Un parámetro es una información que se proporciona a una consulta cuando esta se inicia. Se puede usar solo o como parte de una expresión mayor para formar un criterio en la consulta. Puede agregar parámetros a cualquiera de los siguientes tipos de consulta:

Selección Tabla de referencias cruzadas Datos anexados Creación de tabla Actualización

Criterios   Los criterios son los "filtros" que se agregan a una consulta para especificar qué elementos se devolverán cuando se inicie la consulta.

Para más información sobre el tipo de consultas mencionado arriba, vea Introducción a las consultas.

Crear un parámetro es parecido al hecho de agregar un criterio normal a una consulta:

1. Cree una consulta de selección y luego ábrala en la vista Diseño.2. En la fila Criterios del campo al que desee aplicar un parámetro, escriba entre

corchetes el texto que desee que aparezca en el cuadro de parámetro. Por ejemplo, [Especifique la fecha de inicio:]

3. Repita el paso 2 para cada campo en el que desee agregar parámetros.

Cuando inicie la consulta, el indicador aparecerá sin los corchetes.

Escriba el valor que busque y haga clic en Aceptar.

Puede usar varios parámetros en un criterio. Por ejemplo, Entre [Especifique la fecha de inicio:] y [Especifique la fecha de finalización:] generará dos indicadores cuando inicie la consulta.

Agregar un parámetro a una consulta de unión

Como no se puede ver una consulta de unión en la cuadrícula de diseño de la consulta, tendrá que hacer las cosas de una forma un poco distinta:

1. Abra la consulta de unión en la vista SQL.2. Agregue una cláusula WHERE que contenga los campos a los que desee agregar

parámetros.

Si ya existe una cláusula WHERE, compruebe si los campos a los que desee agregar parámetros ya están incluidos en la cláusula. En caso contrario, agréguelos.

3. Escriba el indicador de parámetro en la cláusula where, por ejemplo, WHERE [FechaDeInicio] = [Especifique la fecha de inicio:]

Tenga en cuenta que tiene que agregar el mismo filtro a cada sección de la consulta. En la imagen anterior, la consulta incluye dos secciones (separadas por la palabra clave UNION), por lo que se tiene que agregar el parámetro dos veces. Pero cuando se inicia la consulta, el indicador solo aparece una vez (siempre que lo haya escrito exactamente igual en cada sección).

Para más información sobre las consultas de unión, vea Usar una consulta de unión para ver un resultado unificado a partir de varias consultas.

Combinar parámetros con caracteres comodín para una mayor flexibilidad

Al igual que con los criterios normales, puede combinar parámetros con la palabra clave Like y caracteres comodín para ampliar la búsqueda de elementos. Por ejemplo, desea que la consulta solicite un país o una región de origen y que cualquier valor contenga la cadena de parámetro. Para ello:

1. Cree una consulta de selección y, a continuación, abra la consulta en la vista Diseño.

2. En la fila Criterios del campo al que desee agregar un parámetro, escriba Like "*"&[, escriba el texto que desee usar como indicador y luego escriba ]&"*".

Cuando inicie la consulta de parámetros, la cadena aparecerá en el cuadro de diálogo sin corchetes y sin la palabra clave Como o los caracteres comodín.

Cuando haya escrito el parámetro, la consulta devolverá los valores que contiene la cadena de parámetro. Por ejemplo, la cadena de parámetro us devuelve los elementos en los que el campo de parámetro tiene el valor Australia y los elementos en los que el valor es Austria.

Para más información sobre los caracteres comodín, vea Usar caracteres comodín como criterios.

Devolver elementos que no coincidan con el parámetro

En lugar de que la consulta devuelva elementos que coincidan con el parámetro, puede hacer que devuelva elementos que no coincidan. Por ejemplo, puede solicitar un año y luego devolver elementos en los que el año sea posterior al indicado. Para ello, escriba un operador de comparación a la izquierda del primer corchete del indicador de parámetro; por ejemplo, >[Especifique un año:].

Especificar los tipos de datos de los parámetros

Puede configurar el parámetro para que solo acepte un tipo de datos determinado. Es muy importante especificar el tipo de datos para los datos numéricos, monetarios o de fecha y hora, porque los usuarios verán un mensaje de error más útil si especifican el tipo de datos equivocado, por ejemplo, texto cuando se espera un valor monetario.

 Nota   Si se configura un parámetro para que acepte datos de texto, cualquier entrada se interpretará como texto y no se mostrará ningún mensaje de error.

Para especificar el tipo de datos de los parámetros de una consulta:

1. Con la consulta abierta en la vista Diseño, en la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Parámetros.

2. En el cuadro Parámetros de la consulta, en la columna Parámetro, escriba la solicitud de cada parámetro para el que desee especificar un tipo de datos. Asegúrese de que cada parámetro coincida con la solicitud usada en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño de la consulta.

3. En la columna Tipo de datos, seleccione el tipo de datos para cada parámetro.

Crear una consulta de totales

La fila Total de una hoja de datos es muy útil pero, para cuestiones más complejas, se usa una consulta de totales, que es una consulta de selección que permite agrupar y resumir los datos (como cuando quiere ver las ventas totales por producto). En una consulta de totales, puede usar la función Suma (una función de agregado) para ver las ventas totales por producto.

 Nota    No se pueden usar funciones de agregado en las aplicaciones de Access.

Use el siguiente el procedimiento para modificar la consulta Subtotales de productos que creó en el ejemplo anterior con el fin de obtener subtotales resumidos por producto.

1. En la pestaña Inicio, haga clic en Ver > Vista Diseño.

Se abre la consulta Subtotales de productos en la vista Diseño.

2. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga clic en Totales.

Aparece la fila Totales en la cuadrícula de diseño de la consulta.

 Nota    Si bien tienen nombres similares, la fila Totales de la cuadrícula de diseño y la fila Total de una hoja de datos no son iguales:

Puede agrupar datos por valores de campo con la fila Totales en la cuadrícula de diseño.

Puede agregar la fila de hoja de datos Total a los resultados de una consulta de totales.

Al usar la fila Totales en la cuadrícula de diseño, debe elegir una función de agregado para cada campo. Si no quiere hacer ningún cálculo en un campo, puede agrupar los datos por ese campo.

3. En la segunda columna de la cuadrícula de diseño, en la fila Total, seleccione Suma en la lista desplegable.

4. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia y muestra una lista de productos con los subtotales.

5. Presione CTRL+G para guardar la consulta. Deje la consulta abierta.

Para más información, vea Sumar valores en una hoja de datos con una fila Totales.

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Hacer cálculos basados en los datos

Normalmente, las tablas no se usan para almacenar valores calculados (como subtotales), aun cuando se basen en datos de la misma base de datos, ya que los valores calculados dejan de estar actualizados si cambian los valores en los que están basados. Por ejemplo, no conviene almacenar la edad de una persona en una tabla porque cada año tendrá que actualizar el valor; en lugar de hacer esto, almacene la fecha de nacimiento de la persona y use una consulta para calcular su edad.

Supongamos que tiene una base de datos con algunos productos que le gustaría vender. En ella hay una tabla denominada Detalles de pedido que contiene información sobre los productos en campos (como el precio de cada uno de ellos y las cantidades). El subtotal se puede calcular con una consulta que multiplique la cantidad de cada producto por el precio de dicho producto, multiplique la cantidad de cada producto por el precio y el descuento de dicho producto y, finalmente reste el descuento total del precio total. Si creó la base de datos de prueba en el ejemplo anterior, ábrala y practique del siguiente modo:

1. En la pestaña Crear, haga clic en Diseño de consulta.2. En el cuadro de diálogo Mostrar tablas, en la pestaña Tablas, haga doble clic en

Detalles de pedido.3. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.4. En la tabla Detalles de pedido, haga doble clic en Id. de producto para agregar

este campo a la primera columna de la cuadrícula de diseño de la consulta.5. En la segunda columna de la cuadrícula, haga clic con el botón secundario en la

fila Campo y haga clic en Zoom en el menú contextual.6. En el cuadro Zoom, escriba o pegue lo siguiente: Subtotal: ([Cantidad]*[Precio

unitario])-([Cantidad]*[Precio unitario]*[Descuento])7. Haga clic en Aceptar.8. En la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia y muestra una

lista de productos y subtotales por pedido.9. Presione CTRL+G para guardar la consulta y después asígnele el nombre

Subtotales de productos.

Vea también Sumar valores en una hoja de datos con una fila Totales.

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Mostrar datos resumidos o agregados

Cuando se usan tablas para registrar las transacciones o almacenar datos numéricos que se usan periódicamente, resulta útil poder comprobar los datos agregados, como las sumas o los promedios. En Access se puede agregar una fila Totales a una hoja de datos. La fila Totales es una fila situada al final de la hoja de datos que puede mostrar un total acumulado u otros valores agregados.

1. Inicie la consulta Subtotales de productos y deje los resultados abiertos en la vista Hoja de datos.

2. En la pestaña Inicio, haga clic en Totales. Aparece una nueva fila en la parte inferior de la hoja de datos con la palabra Total en la primera columna.

3. Haga clic en la celda de la última fila de la hoja de datos denominada Total. 4. Haga clic en la flecha para ver las funciones de agregado disponibles. Dado que la

columna contiene datos de texto, hay solo dos opciones: Ninguno y Cuenta.5. Seleccione Cuenta. El contenido de la celda cambia de Total a una cuenta de los

valores de la columna.6. Haga clic en la celda adyacente (la segunda columna). Observe que aparece una

flecha en la celda.7. Haga clic en la flecha y, después, en Suma. El campo muestra una suma de los

valores de la columna.8. Deje la consulta abierta en la vista Hoja de datos.

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Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas

Ahora supongamos que, además de comprobar los subtotales de los productos, también quiere agregar los datos por meses, de modo que cada fila muestre los subtotales de un producto y cada columna, los subtotales de productos de un mes. Para mostrar los subtotales de un producto y los subtotales de productos de un mes, use una consulta de tabla de referencias cruzadas.

 Nota   Las consultas de tabla de referencias cruzadas no se pueden visualizar en las aplicaciones de Access.

Puede modificar nuevamente la consulta Subtotales de productos de manera que la consulta devuelva filas con los subtotales de producto y columnas con los subtotales mensuales.

1. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y después en Vista Diseño.

2. En el grupo Configuración de consultas, haga clic en Mostrar tabla.3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos y después

haga clic en Cerrar.4. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Tabla de

referencias cruzadas. En la cuadrícula de diseño, la fila Mostrar está oculta y se muestra la fila Referencias cruzadas.

5. En la tercera columna de la cuadrícula de diseño, haga clic con el botón secundario en la fila Campo y después haga clic en Zoom en el menú contextual. Se abre el cuadro Zoom.

6. En el cuadro Zoom, escriba o pegue lo siguiente: Mes: "Mes " & ParcFecha("m", [Fecha de pedido])

7. Haga clic en Aceptar.8. En la fila Tabla de referencias cruzadas, seleccione los valores siguientes en la

lista desplegable: Encabezado de fila para la primera columna, Valor para la segunda columna y Encabezado de columna para la tercera columna.

9. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia y muestra los subtotales de productos agregados por mes.

10. Presione CTRL+G para guardar la consulta.

Para más información, vea:

Crear una consulta de creación de tabla

Puede usar una consulta de creación de tabla para crear una nueva tabla a partir de datos almacenados en otras tablas.

 Nota    Las consultas de creación de tabla no están disponibles en las aplicaciones de Access.

Por ejemplo, supongamos que quiere enviar datos referentes a los pedidos de Chicago a un socio empresarial de Chicago que use Access para preparar informes. En lugar de enviar todos los datos de los pedidos, quiere restringirlos a los datos específicos de los pedidos de Chicago.

Puede crear una consulta de selección que contenga los datos de los pedidos de Chicago y, después, usar la consulta de selección para crear la nueva tabla siguiendo este procedimiento:

1. Abra la base de datos del ejemplo anterior.

Para iniciar una consulta de creación de tabla, puede que tenga que habilitar el contenido de la base de datos.

 Nota   Si aparece un mensaje sobre la opción de habilitar la base de datos debajo de la cinta de opciones, haga clic en Habilitar contenido. Si la base de datos ya está en una ubicación de confianza, no verá la barra de mensajes.

2. En la pestaña Crear, en el grupo Consulta, haga clic en Diseño de consulta.3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Detalles de pedido y

en Pedidos y, después, cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.4. En la tabla Pedidos, haga doble clic en Id. de cliente y en Ciudad de destino

para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño.5. En la tabla Detalles de pedido, haga doble clic en Id. de pedido, Id. de

producto, Cantidad, Precio unitario y Descuento para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño.

6. En la columna Ciudad de destino de la cuadrícula de diseño, desactive la casilla de la fila Mostrar. En la fila Criterios, escriba 'Chicago' (comillas simples incluidas). Compruebe los resultados de la consulta antes de usarlos para crear la tabla.

7. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.8. Presione Ctrl+G para guardar la consulta.9. En el cuadro Nombre de la consulta, escriba Consulta de pedidos de Chicago

y luego haga clic en Aceptar.10. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y después en Vista

Diseño.11. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Crear tabla.

12. En el cuadro de diálogo Crear tabla, en el cuadro Nombre de tabla, escriba Pedidos de Chicago y después haga clic en Aceptar.

13. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. 14. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Sí y vea la nueva tabla que

aparece en el panel de navegación.

 Nota   Si ya hay una tabla con el mismo nombre, Access la elimina antes de que se inicie la consulta.

Crear una consulta de datos anexados

Puede usar una consulta de datos anexados para recuperar datos de una o varias tablas y agregar esos datos a otra tabla.

 Nota    Las consultas de datos anexados no están disponibles en las aplicaciones de Access.

Por ejemplo, supongamos que creó una tabla para compartirla con un socio empresarial de Chicago, pero se da cuenta de que este socio también trabaja con clientes del área de Milwaukee, por lo que ahora quiere agregar a la tabla filas con datos del área de Milwaukee antes de compartir la tabla con su socio. Haga lo siguiente para agregar datos del área de Milwaukee a la tabla Pedidos de Chicago:

1. Abra la consulta denominada “Consulta de pedidos de Chicago” en la vista Diseño.2. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Anexar. Se abre el

cuadro de diálogo Anexar.

3. En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en la flecha del cuadro Nombre de tabla, seleccione Pedidos de Chicago en la lista desplegable y haga clic en Aceptar.

4. En la cuadrícula de diseño, en la fila Criterios de la columna Ciudad de destino, elimine 'Chicago' y después escriba 'Milwaukee'.

5. En la fila Anexar a, seleccione el campo correspondiente a cada columna.

En este ejemplo, los valores de la fila Anexar a deben coincidir con los de la fila Campo, pero no es obligatorio para que funcionen las consultas de datos anexados.

6. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

 Nota    Al iniciar una consulta que devuelve una gran cantidad de datos, puede aparecer un mensaje de error que indica que la consulta no se puede deshacer. Pruebe a aumentar el límite del segmento de memoria a 3 MB para que la consulta se procese correctamente.

Crear una consulta de actualización

Puede usar una consulta de actualización para cambiar los datos de las tablas y para escribir los criterios a fin de especificar las filas que deben actualizarse. Las consultas de actualización permiten revisar los datos actualizados antes de realizar la actualización.

 Importante    Las consultas de acciones no se pueden deshacer. Conviene que haga una copia de seguridad de las tablas que vaya a actualizar con una consulta de actualización.

 Nota    Las consultas de actualización no están disponibles en las aplicaciones de Access.

En el ejemplo anterior, anexó filas a la tabla Pedidos de Chicago. En esta tabla, el campo Id. de producto muestra el identificador de producto numérico. Para que los datos resulten más útiles en los informes, puede cambiar los identificadores de producto por los nombres de producto del siguiente modo:

1. Abra la tabla Pedidos de Chicago en la vista Diseño.2. En la fila Id. de producto, cambie el tipo de datos de Número a Texto.3. Guarde y cierre la tabla Pedidos de Chicago.4. En la pestaña Crear, en el grupo Consulta, haga clic en Diseño de consulta.5. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos de Chicago y

en Productos y, después, cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.6. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Actualizar.

7. En la cuadrícula de diseño, desaparecen las filas Ordenar y Mostrar y aparece la fila Actualizar a.

8. En la tabla Pedidos de Chicago, haga doble clic en Id. de producto para agregar este campo a la cuadrícula de diseño.

9. En la cuadrícula de diseño, en la fila Actualizar a de la columna Id. de producto, escriba o pegue lo siguiente: [Productos].[Nombre de producto]

 Sugerencia    Puede usar una consulta de actualización para eliminar los valores de campo con una cadena vacía ("") o un valor NULO en la fila Actualizar a.

10. En la fila Criterios, escriba o pegue lo siguiente: [Id. de producto] Como ([Productos].[Id.])

11. Puede comprobar qué valores cambiarán con una consulta de actualización si visualiza la consulta en la vista Hoja de datos.

12. En la pestaña Diseño, haga clic en Ver > Vista Hoja de datos. La consulta devuelve una lista con los identificadores de producto que se van a actualizar.

13. En la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar.

Cuando abra la tabla Pedidos de Chicago, verá que los valores numéricos del campo Id. de producto se han cambiado por los nombres de producto de la tabla Productos. Vea Crear una consulta de actualización.

Crear una consulta de eliminación

Puede usar una consulta de eliminación para eliminar datos de las tablas o para introducir los criterios que especifiquen las filas que se deben eliminar. Las consultas de eliminación permiten revisar las filas que se van a eliminar antes de llevar a cabo la eliminación.

 Nota    La opción de las consultas de eliminación no está disponible en las aplicaciones de Access.

Por ejemplo, supongamos que va a enviar la tabla Pedidos de Chicago del ejemplo anterior a su socio empresarial de Chicago, pero se da cuenta de que algunas filas contienen campos vacíos y decide quitar esas filas antes de enviar la tabla. Bastaría con abrir la tabla y eliminar las filas manualmente pero, si hay muchas filas que eliminar y tiene claros los criterios para especificar las filas que deben eliminarse, puede resultar útil emplear una consulta de eliminación.

Puede usar una consulta para eliminar de la tabla Pedidos de Chicago las filas que no tengan un valor de Id. de pedido siguiendo este procedimiento:

1. En la pestaña Crear, haga clic en Diseño de consulta.

2. En el cuadro Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos de Chicago y cierre el cuadro Mostrar tabla.

3. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Eliminar. En la cuadrícula de diseño, las filas Ordenar y Mostrar desaparecen y se muestra la fila Eliminar.

4. En la tabla Pedidos de Chicago, haga doble clic en Id. de pedido para agregarlo a la cuadrícula.

5. En la cuadrícula de diseño, en la fila Criterios de la columna Id. de pedido, escriba Es Nulo.

6. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Introducción a los informes en Access

Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida en la base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear un sencillo informe de números de teléfono de todos los contactos o un informe del total de ventas en distintas regiones y períodos de tiempo.

En este artículo se proporciona información general acerca de los informes en Access. Aquí aprenderá las nociones básicas para crear un informe y a usar opciones como ordenar, agrupar y resumir datos, además de a obtener una vista previa de un informe e imprimirlo.

 Nota    Los procedimientos de este artículo se refieren únicamente a las bases de datos de escritorio de Access.

En este artículo:

Información general Crear un informe Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales Resaltar valores con formato condicional Personalizar el color y las fuentes Agregar un logotipo o una imagen de fondo Obtener una vista previa e imprimir un informe

Información general

¿Qué se puede hacer con un informe?

Un informe es un objeto de base de datos que resulta útil para presentar la información de la base de datos con alguno de los siguientes propósitos:

Mostrar o distribuir un resumen de los datos. Archivar instantáneas de los datos. Aportar detalles sobre un registro concreto. Crear etiquetas.

Elementos de un informe

Es posible crear informes “no enlazados” que no muestren datos, pero para el objeto de este artículo, se dará por sentado que un informe está enlazado a un origen de datos como una tabla o consulta. El diseño de un informe se divide en secciones que se pueden ver en la vista Diseño. Para crear mejores informes, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la siguiente lista se muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos:

Sección Cómo se muestra la sección al imprimirse Dónde se puede usar la sección

Encabezado del informe Al inicio del informe.

El encabezado del informe se usa para ofrecer información que normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o un título y una fecha. Cuando se coloca un control calculado que usa la función de agregado de suma en el encabezado del informe, el resultado de la suma se calcula para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página.

Encabezado de página Al principio de cada página.

El encabezado de página se usa para repetir el título del informe en todas las páginas.

Encabezado de grupo

Al inicio de cada grupo de registros nuevo.

El encabezado de grupo se usa para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe que se agrupa por producto, use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del producto. Cuando se coloca un control calculado que usa la función de agregado de suma en el encabezado de grupo, la suma se calcula para el grupo actual. Puede tener varias secciones de encabezado de grupo en un informe en función del número de niveles de agrupación que haya agregado. Para más información sobre cómo crear encabezados o pies de página de grupo, vea la sección Agregar agrupaciones, ordenaciones o

totales.

Detalle Aparece una vez por cada fila del origen de registros.

Aquí se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe.

Pie del grupo Al final de cada grupo de registros.

El pie de grupo se usa para imprimir información de resumen de un grupo. Puede tener varias secciones de pie de grupo en un informe en función del número de niveles de agrupación que haya agregado.

Pie de página Al final de cada página. El pie de página se usa para imprimir números de página o información sobre cada página.

Pie del informe

Al final del informe.

 Nota    En la vista Diseño, el pie del informe aparece debajo del pie de página. Sin embargo, en las demás vistas (la vista Presentación, por ejemplo, o cuando el informe se imprime o se obtiene una vista previa del mismo) el pie de informe aparece encima del pie de página, inmediatamente después del último pie de grupo o línea de detalle en la última página.

El pie de informe se usa para imprimir totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe.

Resultará mucho más fácil crear informes significativos cuando la base de datos contiene una estructura de tabla y relaciones bien diseñadas. Para ver una introducción a la preparación y diseño de una base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos .

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Crear un informe

Haga lo siguiente para crear informes para la base de datos de escritorio de Access:

Paso 1: Elegir un origen de registros

El origen de registros de un informe puede ser una tabla, una consulta con nombre o una consulta incrustada. El origen de registros debe contener todas las filas y columnas de datos que se vayan a mostrar en el informe.

Si los datos proceden de una consulta o tabla existente, seleccione la tabla o consulta en el panel de navegación y continúe con el paso 2.

Si el origen de registros no existe aún, siga uno de estos procedimientos: Continúe con el paso 2 y use la herramienta Informe en blanco

O bien

Cree la consulta o las tablas que contengan los datos necesarios. Seleccione la tabla o consulta en el panel de navegación y continúe con el paso 2.

Paso 2: Elegir una herramienta de informe

Las herramientas de informes se encuentra en la pestaña Crear de la cinta, concretamente en el grupo Informes. En la siguiente tabla se describen las opciones:

Herramienta Descripción

InformeCrea un informe sencillo y tabular que contiene todos los campos en el origen de registros seleccionado en el panel de navegación.

Diseño de informe

Abre un informe en blanco en vista Diseño, en el que se pueden agregar los campos y controles necesarios.

Informe en blanco

Abre un informe en blanco en la vista Presentación y muestra la lista de campos desde la que se pueden agregar campos al informe.

Asistente para informes

Muestra un asistente de varios pasos que permite especificar campos, niveles de ordenación y agrupación y opciones de diseño.

EtiquetasMuestra un asistente que permite seleccionar tamaños de etiqueta personalizados o estándar, así como los campos que se van a mostrar y la forma en que se van a almacenar.

Paso 3: Crear el informe

1. Haga clic en el botón de la herramienta que quiera usar. Si aparece un asistente, siga los pasos y haga clic en Finalizar en la última página.Access muestra el informe en la vista Presentación.

2. Aplique formato al informe hasta obtener el aspecto deseado:

Para cambiar el tamaño de los campos y etiquetas, selecciónelos y arrastre los bordes hasta que alcancen el tamaño deseado.

Para mover un campo, selecciónelo (así como su etiqueta, si está presente) y, a continuación, arrástrelo a la nueva ubicación.

Haga clic con el botón secundario en un campo y use los comandos del menú contextual para combinar o dividir celdas, eliminar o seleccionar campos, así como para realizar otras tareas de formato.

Además, se pueden usar las características descritas en las siguientes secciones para hacer que el informe sea más atractivo y legible.

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Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales

La forma más rápida de agregar agrupaciones, ordenaciones o totales a una base de datos de escritorio es hacer clic con el botón secundario en el campo en el que se va a aplicar el grupo, orden o total y, después, hacer clic en el comando correspondiente en el menú contextual.

También se pueden agregar agrupaciones, ordenaciones o totales mediante el panel Agrupación, orden y total, cuando el informe se abre en vista Presentación o en vista Diseño:

1. Si el panel Agrupación, orden y total no está abierto todavía, en el grupo Agrupación y totales de la pestaña Diseño, haga clic en Agrupar y ordenar.

2. Haga clic en Agregar un grupo o Agregar un orden y, a continuación, seleccione el campo en el que desea agrupar u ordenar.

3. Haga clic en Más en una línea de ordenación o agrupación para establecer más opciones y agregar totales.

Para obtener más información detallada sobre agrupaciones, ordenaciones y totales, vea el artículo Crear un informe agrupado o un informe de resumen.

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Resaltar valores con formato condicional

Access incluye herramientas para resaltar los datos de un informe. Se pueden agregar reglas de formato condicional para cada control o grupo de controles y, en los informes de cliente, también se pueden agregar barras de datos para comparar datos.

Para agregar formato condicional a los controles:

1. Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de navegación y, después, haga clic en Vista Presentación .

2. Seleccione los registros que desee y, en el grupo Controlar formato de la pestaña Formato, haga clic en Formato condicional.

 Sugerencia    Para seleccionar varios controles, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los que desee.

3. En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales, haga clic en Nueva regla.

4. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, seleccione un valor en Seleccionar un tipo de regla:

Si desea crear una regla que se evalúe para cada registro de forma individual, seleccione Compruebe los datos en el registro actual o use una expresión.

Para crear una regla que compare registros entre sí mediante barras de datos, haga clic en Compare con otros registros.

5. En Editar una descripción de regla, especifique la regla que rige el momento en que se debe aplicar el formato, así como el formato que se va a aplicar, y haga clic en Aceptar.

6. Para crear una regla más para el mismo control o conjunto de controles, repita el proceso desde el paso 4.

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Personalizar el color y las fuentes

Pruebe con una de las opciones de Tema de aplicación para personalizar el color y las fuentes.

1. Para abrir un informe en la vista Presentación, haga clic con el botón secundario en él en el panel de navegación y, a continuación, en Vista Presentación.

2. En las opciones de Herramientas de presentación de informe, en la pestaña Diseño, haga clic en Temas y coloque el cursor sobre algunos temas de la galería para obtener una vista previa de los efectos. Haga clic en un tema para seleccionarlo y, tras ello, guarde el informe.

3. Use las galerías Colores o Fuentes para establecer colores o fuentes de forma independiente.

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Agregar un logotipo o una imagen de fondo   

Puede agregar un logotipo o una imagen de fondo a un informe y, si dicha imagen se actualiza, el cambio se reflejará automáticamente en todas las partes de la base de datos donde la imagen se use.

Para agregar o quitar una imagen:

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe y haga clic en Vista Presentación.

2. En el informe, haga clic en la posición donde quiera agregar la imagen y, en el grupo Encabezado o pie de página de la pestaña Diseño, haga clic en Logotipo.

3. Desplácese a la imagen y haga clic en Abrir. Access la agregará al informe.4. Para quitar la imagen, haga clic con el botón secundario en ella y haga clic en

Eliminar en el menú contextual.

Para agregar una imagen de fondo:

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe y haga clic en Vista Presentación.

2. En el grupo Fondo de la pestaña Formato, haga clic en Imagen de fondo.3. Seleccione una imagen de la Galería de imágenes o haga clic en Examinar,

seleccione una imagen y haga clic en Aceptar.

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Obtener una vista previa e imprimir un informe

Obtener una vista previa de un informe

1. Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de navegación y haga clic en Vista preliminar. Los comandos de la pestaña Vista preliminar sirven para hacer lo siguiente:

Imprimir el informe Ajustar el diseño o tamaño de la página Acercar, alejar o ver varias páginas a la vez Actualizar los datos del informe Exportar el informe a otro formato de archivo

2. Haga clic en Cerrar vista preliminar.

Imprimir un informe

Para imprimir un informe sin visualizarlo en la vista previa:

Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de navegación y haga clic en Imprimir. El informe se envía a la impresora predeterminada.

 Nota    Si selecciona el informe en el panel de navegación y selecciona Imprimir en la pestaña Archivo, podrá escoger entre más opciones de impresión, como el número de páginas y de copias o la posibilidad de especificar una impresora.

Para abrir un cuadro de diálogo donde pueda seleccionar una impresora, especifique el número de copias, etcétera y, a continuación, haga clic en Imprimir.

VISTA DE DISEÑO DE INFORME

La vista diseño de informe   La vista diseño es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que veremos más adelante de la misma forma que definimos un formulario.

Para entrar en la vista diseño debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con

el informe seleccionado y a continuación hacemos clic en el botón .

Nos aparece la ventana diseño:

El área de diseño consta normalmente de cinco

secciones:

La sección Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del informe.

La sección Encabezado de página, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada página.

La sección Detalle, en ella aparecerán los registros del origen del informe, o varios registros o uno sólo por página según el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una página, debemos indicar en la sección Detalle el diseño correspondiente a un sólo registro.

La sección Pie de página, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada página.

La sección Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe.

Podemos eliminar los encabezados y pies con el menú Ver las opciones encabezado o pie de página y encabezado o pie de página del informe.

La marca a la izquierda de la opción nos indica si las secciones están abiertas o cerradas, si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas.

Para abrirlas, sólo tenemos que volver a seleccionar la opción.

 

 

 Alrededor del área de diseño tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias

y los controles, también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro del área de diseño.

Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos en el menú Ver las opciones Regla y Cuadrícula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.

La barra Diseño de informe  

Si has entrado en diseño de informe y no aparece esta barra la puedes hacer aparecer desde el menú Ver, Barras de Herramientas, opción Diseño de informe.

Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los formularios.

A continuación describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra.

El primero permite pasar de una vista a otra, si lo

desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño la que estamos describiendo ahora, la Vista preliminar que nos presenta los datos del origen del informe tal como se imprimirán y la Vista previa del diseño que permite examinar rápidamente el diseño, ya que incluye únicamente una muestra de los datos del informe. Si el informe está basado en una consulta que pide parámetros, no es necesario escribir ningún valor, tan sólo hacer clic en Aceptar.

El botón Guardar nos permite guardar los cambios que vayamos haciendo en el diseño sin salir del informe.

El botón Buscar permite buscar archivos.

Después tenemos los botones Imprimir para enviar el informe a la impresora y Vista

preliminar para ver cómo quedará la impresión antes de mandar el informe a impresora.

Luego tenemos los botones Cortar , Copiar , Pegar , y Copiar formato para aplicar estas mismas acciones a los controles de nuestro informe. Para que Cortar, Copiar y Copiar formato estén activados deberemos previamente seleccionar el/los control/es sobre los que queremos aplicar la acción. Por ejemplo, seleccionar el control a copiar, hacer clic en el botón Copiar, posicionar el cursor en la sección donde queremos dejar la copia y hacer clic sobre el botón Pegar.

Los botones Deshacer y Rehacer para deshacer las últimas acciones realizadas por si nos hemos equivocado o rehacerlas después de deshacer.

Para insertar un hipervínculo tenemos el botón .

El siguiente botón hace aparecer y desaparecer el cuadro lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante.

El botón hace aparecer y desaparecer el cuadro Herramientas en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante.

El botón permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos más adelante.

Con el botón Autoformato podemos con un clic cambiar el aspecto de nuestro informe asignándole un diseño de los que tiene Access predefinidos, son los estilos que aparecen también en el generador de informes.

Todo informe tiene asociada una página de código en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa

página de código haciendo clic sobre el botón .

Con el botón hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de un formulario.

El botón arranca el generador de expresiones, de macros o de código.

Si queremos pasar a la ventana Base de datos tenemos el botón .

Para crear una nueva tabla, consulta, informe, informe, macro, etc... sin salir de nuestro

informe podemos utilizar el botón , al desplegarlo indicaremos qué tipo de objeto queremos crear en la base de datos.

Por último podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el botón .Controles

Guía para diseñar informesMostrar todo

Microsoft Office Access 2007 proporciona una serie de herramientas que ayudan a crear rápidamente informes atrayentes y fáciles de leer que presenten los datos de acuerdo con las necesidades de los usuarios. Puede utilizar los comandos de la ficha Crear para crear un informe sencillo con un solo clic. Puede utilizar el Asistente para informes para crear un informe más complicado, o bien, puede crear un informe agregando usted mismo todos los datos y elementos de formato. Sea cual sea el método elegido, es probable que realice al menos algunos cambios en el diseño del informe para que los datos se muestren de la

manera deseada. En este artículo se describe el proceso general para diseñar un informe y se muestra cómo agregar elementos de diseño específicos a un informe.

En este artículo

Decidir cómo diseñar un informe Utilizar diseños de controles para alinear los datos Agregar o quitar secciones de encabezado o de pie de un informe o una página Sugerencias para aplicar formato a diferentes tipos de datos

Decidir cómo diseñar un informeAl diseñar un informe, debe considerar primero cómo desea organizar los datos en la página y cómo están almacenados los datos en la base de datos. Durante el proceso de diseño, podría incluso descubrir que la organización de los datos en las tablas no le permite crear el informe que desee. Esto puede ser una indicación de que las tablas no están normalizadas, es decir, los datos no están almacenados de la manera más eficaz.

Para obtener más información sobre la normalización, haga clic en el vínculo referente a los conceptos básicos del diseño de bases de datos que figura en la sección Vea también.

Realizar un boceto del informe

Este paso no es obligatorio. Quizás opine que el Asistente para informes de Access o la herramienta Informe (disponibles ambos en la ficha Crear del grupo Informes) le proporcione un diseño inicial suficiente para el informe. Sin embargo, si decide diseñar el informe sin utilizar estas herramientas, quizás le resulte útil realizar un boceto del informe en una hoja de papel dibujando un cuadro para cada campo y escribiendo el nombre del campo en cada uno de los cuadros. Asimismo, puede usar programas como Microsoft Office Word 2007 o Microsoft Office Visio 2007 para crear un boceto del informe. Sea cual sea el método utilizado, asegúrese de incluir suficientes filas para indicar cómo se repiten los datos.

Por ejemplo, puede utilizar una fila para la información del producto, varias filas extensibles para las ventas de ese producto y, por último, una fila de totales de ventas del producto. Esta secuencia se repite para el producto siguiente y así sucesivamente hasta el final del informe. O bien, quizás el informe sea una simple lista de los datos de la tabla, en cuyo caso el boceto puede contener sólo una serie de filas y columnas.

 Nota   Esta técnica también es muy útil si diseña un informe para otra persona. En este caso, la otra persona podrá dibujar el boceto antes de que usted empiece a trabajar.

Después de crear el boceto, determine qué tablas contienen los datos que desea mostrar en el informe. Si todos los datos están en una sola tabla, puede basar el informe directamente en esa tabla. Sin embargo, con mayor frecuencia, los datos están almacenados en varias tablas que hay que unir en una consulta para poder mostrar los datos en el informe. La consulta puede estar incrustada en la propiedad OrigenDelRegistro del informe, o bien, se puede crear una consulta guardada independiente y basar el informe en dicha consulta.

La sección Vea también incluye un vínculo a más información sobre cómo usar una consulta como origen de registros de un informe.

Decidir qué datos deben colocarse en cada sección del informe

Cada informe tiene una o varias secciones. La única sección que está presente en todos los informes es la sección Detalle. Esta sección se repite una vez por cada registro de la tabla o consulta en la que se basa el informe. Las demás secciones son opcionales, se repiten menos y se suelen utilizar para mostrar la información que es común a un grupo de registros, una página del informe o todo el informe.

En la tabla siguiente se describe dónde se encuentra cada sección y cómo se suele utilizar la sección.

Sección Ubicación Contenido típico

Sección de encabezado del informe

Aparece sólo una vez, en la parte superior de la primera página del informe.

Título del informe Logotipo Fecha actual

Sección de pie del informe

Aparece después de la última línea de datos, encima de la sección Pie de página en la última página del informe.

Totales del informe (sumas, recuentos, promedios, etc.)

Sección de encabezado de página

Aparece en la parte superior de cada página del informe.

Título del informe Número de página

Sección de pie de página

Aparece en la parte inferior de cada página del informe.

Fecha actual Número de página

Sección de encabezado del grupo

Aparece justo antes de un grupo de registros.Campo por el que se va a agrupar.

Sección de pie del grupo

Aparece justo después de un grupo de registros.

Totales del grupo (sumas, recuentos, promedios, etc.)

Para obtener información sobre cómo agregar o quitar secciones de encabezado o pie del informe o de las páginas, vea la sección Agregar o quitar secciones de encabezado o de pie de un informe o una página que figura en este artículo. Se pueden agregar secciones de encabezado y pie de grupo mediante el panel Agrupación, orden y total en la vista Presentación o Diseño.

Para obtener más información sobre cómo usar el panel Agrupación, orden y total, vea el vínculo referente a la creación de informes agrupados o resumidos que figura en la sección Vea también.

Decidir cómo organizar los datos de detalle

La mayoría de los informes tienen un formato de tabla o un formato apilado, pero Office Access 2007 es tan flexible que puede utilizar casi cualquier disposición de registros y campos que desee.

Formato de tabla    El formato de tabla es similar a una hoja de cálculo. Hay etiquetas en la parte superior y los datos están alineados en columnas debajo de las etiquetas. El formato de tabla hace referencia a la apariencia similar a una tabla de los datos. Es el tipo de informe que Office Access 2007 crea cuando se hace clic en Informe, en el grupo Informes de la ficha Crear. El formato de tabla se presta sobre todo si el informe tiene un número relativamente pequeño de campos que se desea mostrar en un sencillo formato de

lista. En la siguiente ilustración se muestra un informe de empleados creado con formato de tabla.

Formato apilado    El formato apilado se parece a un formulario que se rellena al abrir una cuenta bancaria o al realizar una compra de un minorista en línea. Cada dato tiene una etiqueta y los campos están apilados unos encima de otros. Este diseño se presta para informes que contienen demasiados campos para mostrarlos en un formato de tabla, es decir, el ancho de las columnas superaría el ancho del informe. En la siguiente ilustración se muestra un informe de empleados creado con un formato apilado.

 Nota   En el Asistente para informes, este diseño se denomina formato en columnas.

Formato mixto    Puede mezclar elementos del formato en tabla y del formato apilado. Por ejemplo, para cada registro, puede organizar algunos de los campos en una fila horizontal en la parte superior de la sección Detalle y organizar otros campos del mismo registro en

uno o varios formatos apilados debajo de la fila superior. En la siguiente ilustración, se muestra un informe de empleados creado con un formato mixto. Los campos Id., Apellidos y Nombre están organizados con un diseño de controles en tabla, mientras que los campos Cargo y Teléfono del trabajo están organizados en un formato apilado. En este ejemplo, se utilizan líneas de cuadrícula para separar visualmente los campos de cada empleado.

Diseño justificado    Si utiliza el Asistente para informes para crear un informe, puede optar por utilizar un diseño justificado. Este diseño utiliza el ancho completo de la página para mostrar los registros de la manera más compacta posible. Naturalmente, podría lograr los mismos resultados sin utilizar el Asistente para informes pero podría suponerle un trabajo muy minucioso para obtener una alineación exacta de los campos. En la siguiente ilustración se muestra un informe de empleados creado con el diseño justificado del Asistente para informes.

El diseño justificado es un diseño apropiado para mostrar un gran número de campos en el informe. En el ejemplo anterior, si se utilizara un diseño de tabla para mostrar los mismos datos, los campos sobrepasarían el borde de la página. Si se utilizara un diseño apilado, cada registro ocuparía mucho más espacio vertical, por lo que se desperdiciaría más papel y el informe sería más difícil de leer.

Para obtener información paso a paso sobre cómo crear informes con estos diferentes diseños, vea el vínculo referente a la creación de informes sencillos que figura en la sección Vea también.

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Utilizar diseños de controles para alinear los datosLos diseños de controles son una nueva característica en Office Access 2007. Los diseños de controles son guías que se pueden agregar a un informe cuando está abierto en la vista Presentación o la vista Diseño. Access 2007 agrega automáticamente diseños de controles cuando se utiliza el Asistente para informes para crear un informe, o bien, cuando se crea un informe haciendo clic en Informe en el grupo Informes de la ficha Crear. Un diseño de controles es similar a una tabla, donde cada una de las celdas puede contener una etiqueta, un cuadro de texto o cualquier otro tipo de control. En la siguiente ilustración se muestra un diseño de controles en tabla en un informe.

Las líneas de color naranja indican las filas y columnas del diseño de controles y sólo se ven cuando el informe está abierto en la vista Presentación o la vista Diseño. Los diseños de controles ayudan a lograr una alineación uniforme de los datos en filas y columnas y permiten agregar, cambiar de tamaño o quitar campos con mayor facilidad. Mediante las herramientas en el grupo Diseño de controles de la ficha Organizar (disponible en la vista Presentación o la vista Diseño), puede cambiar el tipo del diseño de controles y quitar controles de los diseños de modo que puede colocar los controles en cualquier lugar del informe.

Para obtener más información sobre cómo trabajar con diseños de controles, vea el vínculo de la sección Vea también referente a cómo modificar, editar y cambiar los informes.

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Agregar o quitar secciones de encabezado o de pie de un informe o una páginaTal y como se ha mencionado anteriormente en este artículo, los encabezados y pies son secciones de informe que se pueden utilizar para mostrar la información que es común a todo el informe o a cada página de un informe. Por ejemplo, puede agregar una sección Pie de página para mostrar el número de página en la parte inferior de cada página, o bien, puede agregar una sección Encabezado del informe para mostrar el título del informe.

Agregar secciones de encabezado o de pie a un informe o una página

1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el informe que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

2. Compruebe qué secciones hay ya en el informe. Las secciones están separadas por barras horizontales sombreadas denominadas selectores de sección. La etiqueta en cada selector de sección indica qué sección se encuentra inmediatamente debajo.

Cada informe tiene una sección Detalle y puede contener asimismo las secciones Encabezado del informe, Encabezado de página, Pie de página y Pie del informe. Además, si hay niveles de agrupación en el informe, puede que vea encabezados o pies de grupo (como Archivar como encabezado en la anterior ilustración). De forma predeterminada, para asignar un nombre a los encabezados y pies de grupo, se utiliza el nombre de campo o la expresión que es la base del grupo. En este caso, el nombre del campo de agrupación es "Archivar como".

La sección Vea también incluye un vínculo para obtener más información sobre la creación de informes agrupados o resumidos.

3. Para agregar secciones de encabezado o pie a una página o un informe, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en cualquier selector de sección y, a continuación, haga clic en Encabezado o pie de página o Encabezado o pie de página del informe en el menú contextual.

 Nota   Si la sección ya está en el informe, Access advierte que se eliminarán la sección existente y sus controles.

Ahora puede mover los controles existentes o agregar nuevos controles a las nuevas secciones.

La sección Vea también incluye un vínculo para obtener más información sobre cómo agregar campos y otros controles a los informes.

Office Access 2007 siempre agrega las secciones de encabezado y pie de página y de informe en pares. Es decir, no se puede agregar una sección de encabezado de página o informe sin que se agregue también la correspondiente sección de pie. Si no necesita ambas secciones, no puede eliminar una sección pero puede cambiar el tamaño de la sección que no va a utilizar ajustando su alto en cero (0) para evitar que se agregue espacio vertical adicional al informe. Coloque el puntero en la parte inferior de la sección que no vaya a utilizar hasta que se convierta en una flecha de dos puntas y, a continuación, arrastre

hacia arriba hasta que la sección quede oculta. Si hay controles en la sección, debe eliminarlos primero para poder ocultar totalmente la sección.

Quitar secciones de encabezado o de pie de un informe o una página

1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el informe que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

2. Haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier selector de sección y, a continuación, haga clic en Encabezado o pie de página o Encabezado o pie de página del informe en el menú contextual.

Si va a quitar un par de encabezado y pie de página y esas secciones contienen controles, Office Access 2007 advierte que al eliminar las secciones también se eliminarán los controles y que no se podrá deshacer la acción. Haga clic en Sí para quitar las secciones y eliminar los controles. Haga clic en No para cancelar la operación.

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Sugerencias para aplicar formato a diferentes tipos de datosCuando se crea un informe mediante la herramienta Informe (disponible en la ficha Crear, en el grupo Informes) o mediante el Asistente para informes, Office Access 2007 agrega los campos al informe y crea el control más adecuado para mostrar cada campo basándose en el tipo de datos del campo. Si usted va a agregar campos a un informe, el método preferido es arrastrar cada uno de los campos desde la Lista de campos hasta el informe. Al igual que en el caso del Asistente para informes o la herramienta Informe, Office Access 2007 crea el control más adecuado para cada campo basándose en el tipo de datos del campo. Para la mayoría de los tipos de datos, el control (predeterminado) más adecuado es el cuadro de texto.

Las secciones siguientes incluyen sugerencias sobre cómo dar formato a algunos de los tipos de datos que son nuevos en Office Access 2007.

Campos multivalor    El control predeterminado para un campo multivalor es un cuadro combinado. Puede parecer una elección extraña para un control en un informe ya que no se puede hacer clic en la flecha de un cuadro combinado en un informe. Sin embargo, en el contexto de un informe, un cuadro combinado se comporta como un cuadro de texto. La flecha está visible sólo en la vista Diseño.

Si el campo contiene varios valores, estos valores están separados mediante comas. Si el cuadro combinado no tiene suficiente ancho para mostrar todos los valores en una sola línea y la propiedad Autoextensible del cuadro combinado está establecida en Sí, los valores se ajustarán en la siguiente línea. En caso contrario, los valores se truncarán. Para establecer la propiedad Autoextensible de un control, abra el informe en la vista Diseño o la vista

Presentación, haga clic en el control y, a continuación, presione F4 para mostrar la hoja de propiedades del control. La propiedad Autoextensible se encuentra en la ficha Formato y en la ficha Todas de la hoja de propiedades.

Campos de texto enriquecido    El control predeterminado de un campo de texto enriquecido es un cuadro de texto. Si el cuadro de texto no tiene suficiente ancho para mostrar todos los valores en una sola línea y la propiedad Autoextensible del cuadro de texto está establecida en Sí, los valores se ajustarán en la siguiente línea. En caso contrario, los valores se truncarán. Para establecer la propiedad Autoextensible de un control, abra el informe en la vista Diseño o la vista Presentación, haga clic en el control y, a continuación, presione F4 para mostrar la hoja de propiedades del control. La propiedad Autoextensible se encuentra en la ficha Formato y en la ficha Todas de la hoja de propiedades.

Un campo de texto enriquecido ayuda a dar formato al texto de diversas maneras. Por ejemplo, varias palabras de un campo pueden estar subrayadas y otras palabras del mismo campo pueden estar en cursiva. No obstante, se puede establecer un estilo de formato general para el cuadro de texto que contiene el texto enriquecido. El formato del cuadro de texto se aplica únicamente al texto al que no se ha aplicado específicamente formato de texto enriquecido.

Establecer estilos de formato para un cuadro de texto que muestra un campo de texto enriquecido

1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el informe en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Presentación en el menú contextual.

2. Haga clic en el cuadro de texto que muestra el campo de texto enriquecido y, a continuación, en la ficha Formato, en el grupo Fuente, haga clic en el estilo de formato que desee aplicar.

Office Access 2007 aplica el formato a todo el texto del campo de texto enriquecido al que aún no se ha aplicado ese tipo (no el valor) de formato en una vista que admite la entrada de datos, como la vista Hoja de datos de una tabla o consulta o la vista Formulario de un formulario. Por ejemplo, si una parte del texto en el campo tiene un color de fuente rojo y se aplica un color de fuente azul al cuadro de texto, Access 2007 aplicará el color azul a todo el texto, excepto al texto al que se ha aplicado de manera individual el formato de color rojo. Otro ejemplo: si una parte del texto en el campo tiene un tamaño de fuente de 11 puntos y se aplica un tamaño de fuente de 14 puntos al cuadro de texto, Access 2007 aplicará el tamaño de fuente de 14 puntos a todo el texto, excepto al texto al que se ha aplicado de manera individual el formato de 11 puntos.

Campos de datos adjuntos    Los campos de datos adjuntos utilizan un control especial que no se utiliza para ningún otro tipo de datos. Puede adjuntar varios archivos a un registro mediante un solo campo de datos adjuntos, pero el campo sólo puede mostrar información sobre un archivo de datos adjuntos a la vez. De forma predeterminada, el control de datos adjuntos muestra un icono o una imagen, dependiendo del tipo de archivo de los datos adjuntos mostrados por el control. Si lo desea, puede establecer las propiedades del control de datos adjuntos de modo que todos los archivos de datos adjuntos se muestren como iconos o de modo que el campo muestre simplemente un icono de clip y el número de datos adjuntos. Suponiendo que ya utiliza un control de datos adjuntos en el informe, puede seguir el procedimiento que se describe a continuación si desea ajustar las propiedades del control para distintos usos.

Para obtener más información sobre cómo agregar un campo de datos adjuntos a un informe, vea en la sección Vea también el vínculo referente a cómo adjuntar archivos y gráficos a los registros de una base de datos.

Establecer las propiedades de presentación de un campo de datos adjuntos

1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el informe en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Presentación en el menú contextual.

2. Haga clic en el control de datos adjuntos. Si aún no se muestra la hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla. En la hoja de propiedades, haga clic en la ficha Formato.

Utilice la tabla siguiente como guía para establecer las propiedades del control de datos adjuntos.

Propiedad Configuración

Mostrar como

Imagen o icono muestra los gráficos como imágenes y todos los demás archivos como iconos. Ésta es la configuración predeterminada.

Icono muestra todos los archivos como iconos. Clip muestra un icono de clip seguido del número de archivos

adjuntos entre paréntesis.

Imagen predeterminada

Para que aparezca una imagen predeterminada en el control de datos adjuntos cuando no hay ningún archivo adjunto, haga clic en en el cuadro de propiedad, vaya a la imagen que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.

 Nota   La imagen predeterminada no se muestra si la propiedad Mostrar como está establecida en Clip.

Distribución de la imagen

Seleccione en la lista la alineación que desee. El valor predeterminado es Centrar. Si ajusta esta configuración, los resultados pueden ser inesperados, dependiendo de la configuración de la propiedad Modo de tamaño de la

imagen.

Modo de tamaño de la imagen

Esta opción está disponible sólo si la propiedad Mostrar como está establecida en Imagen o icono.

Recortar muestra la imagen en su tamaño real. La imagen se recorta si es demasiado grande y no cabe dentro del control.

Extender extiende la imagen de modo que rellene todo el control.

 Nota   A menos que el control de datos adjuntos tenga exactamente el mismo tamaño que la imagen, si utiliza esta opción, se distorsionará la imagen, por lo que aparecerá estirada vertical u horizontalmente.

Zoom muestra la imagen tan grande como sea posible sin recortarla ni distorsionarla. Ésta es la configuración predeterminada.

3. Si utiliza el control para mostrar gráficos, ajuste el tamaño del control de datos adjuntos de modo que pueda ver todos los detalles que desee.