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Consultoria em Gestão Eletrônica de Documentos e Processos
Janeiro / 2012.
Easy Doc ® Soluções Integradas Ltda Em 2011, a Easy Doc® comemorou 6 anos no mercado. Uma trajetória de muito sucesso marcada pela excelência de seu trabalho e pelo respeito aos padrões éticos, valores e condutas que valorizam o ser humano e a vida. Criada com o objetivo de atender a crescente demanda por controle de processos e documentos, presta serviços de BPO e é revenda dos scanners Fujitsu, principal fabricante de scanners para documentos. A Easy Doc® rapidamente firmou sua marca no mercado tornando-se sinônimo de confiança e qualidade. Sempre orientada pela tecnologia e evoluindo junto ao mercado, a Easy Doc® acompanhou o desenvolvimento das necessidades dos escritórios modernos e passou a desenvolver soluções de ponta. MissãoSatisfazer as necessidades de nossos clientes, oferecendo soluções completas que desenvolvam continuamente alto valor agregado aos processos de negócio. Visão Ser uma empresa atuante e sólida, que opere com foco no cliente e com o máximo de qualidade, eficiência e confiabilidade, mantendo sempre a ética e a constância de propósitos. FocoA Easy Doc® é uma empresa 100% focada em oferecer produtos e serviços ligados às tecnologias de Processos e Documentos, com forte ênfase na inovação do processo de implantação junto ao mercado. Suas soluções foram concebidas baseadas em demandas reais recebidas de nossos clientes e a experiência adquirida por cerca de 11 anos em soluções de impressão/cópia de documentos, gestão empresarial, ERP`s e RH.
Consultoria em Gestão Eletrônica de Documentos e Processos
Janeiro / 2012.
PORTFÓLIO DE SOLUÇÕES
Solução
O Easy Doc Suíte é uma ferramenta que agrega um conjunto de conceitos voltados ao gerenciamento de documentos e processos de forma digital. Seu principal objetivo é fornecer segurança, organização e acessibilidade em um ambiente integrado e corporativo para as questões envolvendo digitalização, armazenamento, localização, controle de fluxo e recuperação de documentos no meio eletrônico.
Easy Doc SUITE
• Gerenciamento de Conteúdo – GED• Controle de Fluxos de Documentos – Workflow• Formulários Eletrônicos• Certificação Digital• Biometria• FTP Collector• Relatórios Gerenciais
Easy Doc SUITE
Módulos
WORKFLOW – GESTÃO E AUTOMAÇÃO DE PROCESSOSOtimização no fluxo de informações e documentos, incluindo formato gráfico, através do ambiente web, com segurança e integração corporativa. Integra eventos manuais com eventos automatizados da empresa, permitindo a rastreabilidade e posterior medição de cada processo, etapa e colaborador envolvido.
FORMULÁRIOS ELETRÔNICOSDefinição de templates ( padrões ) de documentos, criação automática dos mesmos, substituindo partes variáveis de forma automática, além de integrar a aplicação web com a edição do documento na estação do usuário.
BIOMETRIACom a tecnologia da biometria + workflow é possível identificar e autenticar as ações realizadas no sistema com total segurança, além de poder criar aplicações que necessitam de validação biométrica moldadas às necessidades do cliente.
OCR / BARCODEReconhecimento de caracteres através de imagem baseados nas tecnologias de OCR ou Código de Barras, identificando padrões de informações através de regras de negócio e integração com as bases de dados .
GED – GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOSGerenciamento Eletrônico de Documentos. Representa o ciclo de vida do documento desde a sua criação ou captura inteligente até sua disponibilidade final para consulta on-line do usuário, em ambiente web, com segurança e integração corporativa.
CERTIFICAÇÃO DIGITALTecnologia que permite a criação ou assinatura de documentos eprocessos, dentro do padrão legal brasileiro ( ICP-Brasil ), através da assinatura digital de uma pessoa física ou jurídica, eliminando O papel, reduzindo custos, e aumentando a eficiência da operação.
DIGITALIZAÇÃO DISTRIBUÍDAFTPCollector – Digitalização inteligente sobre o painel de multi-funcionais, permitindo uma pré-Indexação e posterior captura automatizada do documento.
ANÁLISE GERENCIAL Ferramenta de EIS ( Executive Information System ), que forneceum ambiente flexível para geração de gráficos e relatórios, além deferramenta de medição on-line de indicadores dos processos daempresa.
Arquitetura
Visão Geral do Sistema (Arquitetura de Componentes)
Gerenciamento de Conteúdo – GED
Gerenciamento de qualquer Tipo de Processo, Tipo de Documento, armazenando qualquer tipo de extensão como: Word, Excel, Power Point, Cad, jpg, pdf, tiff, e-mail, voz e vídeo.
Através deste módulo, serão digitalizados e ficarão armazenados em banco de dados todos os documentos do processo, proporcionando organização, conformidade, agilidade, e segurança , ambientes client e web, incluindo funcionalidades como criação, digitalização, localização, download, upload, digitalização profissional, indexação, workflow e integração com Sistemas de Gestão (ERP).
Eficiente ferramenta para Controle de Processos de (qualquer natureza) como: Jurídicos, RH, Processo de Compra, entre outros.
OCR (indexação automática)
• Com o módulo de captura por OCR e CÓDIGO DE BARRAS, o Easy Doc é capaz de identificar e diferenciar em um grande lote de imagens digitalizadas quais são os tipos de documentos, e ainda mais, indexar o documento com os dados ocerizados. É um módulo de apoio à indexação que traz acima de tudo rapidez e auxílio no processo de disponibilização das imagens no GED.
WorkflowEste módulo fornece suporte total a processos como elaboração, revisão, cancelamento, distribuição, cópia controlada, controle de versões e conformidades.Operações como a colaboração entre as pessoas, a verificação dos prazos de vencimento e a distribuição dos documentos serão controladas através do Workflow embutido no produto. Além disso, poderão ser emitidos alertas e avisos de novas tarefas através da própria interface do Easy Doc ou através de e-mail para os responsáveis. Os fluxos podem ser adequados aos padrões da empresa, garantindo aderência total.Será possível ainda estabelecer ações e avisos de contingências, caso tarefas não sejam executadas nos tempos previstos ou determinadas situações ocorram.Todas as atividades realizadas através do produto são auditadas, permitindo que, a qualquer momento, sejam verificadas pendências, atrasos, tempos de resposta, e o histórico dos fluxos e das comunicações geradas na colaboração.
Visualização Gráfica do FLuxoComentários sobre a etapa
Botões de Ações
Workflow
• Consultoria;
• Suporte total à empresa em processos;
•Os fluxos podem ser adequados aos padrões da empresa, garantindo aderência total;
• Automação de tarefas;
• Economia de tempo;
• Integração de tecnologias;
• Rastreabilidade;
• Regras, condições e segurança;
• Envio de emails automáticos;
Exemplos de Aplicações (Construções/Obras)
DIÁRIO DE OBRASWorkflow de acompanhamento da obra, envolvendo a análise de não-conformidades e gestão documental.
Aplicações
Processo de Compras
Aplicações
Certificação Digital
Utilizando os recursos da Certificação Digital, é possível criar documentos e processos digitais originais e autênticos, além de digitalizar acervos de documentos, liberando espaço físico. Além disso, é possível assinar e distribuir digitalmente novos documentos e processos, eliminando custos com papel.
FTPCollector
• Inteligência da solução consistindo em ferramenta que captura arquivos em ambiente windows com armazenamento automático em banco de dados;
• Coleta automática de documentos gerados pelo ERP e demais sistemas com armazenamento no Easy Doc.
Solução para Digitalização Distribuída ou Busca Automática de ArquivosExemplos: Captura de XML, Captura de Backup’s, E-mail’s, etc.
Digitalização Distribuída
• Através da interface web é possível interligar todas as filiais, para que a documentação gire em torno de um fluxo de trabalho.
• É possível ainda a migração manual ou automática de bases de produção descentralizadas para base de dados central.
Formulários Eletrônicos
• Os Formulários Eletrônicos possibilitam a rápida criação ou modificação de telas que complementam os sistemas de gestão, sem a necessidade de desenvolvimento técnico.
• Informações complementares podem ser trazidas para a tela e consistências podem ser feitas a partir de dados de outras aplicações no banco de dados
Análise Gerencial
•Definição de relatórios e gráficos pré-definidos e disponibilização de ambiente para geração pelo próprio usuário;
•Ferramenta de Monitoração On-Line de Indicadores de processos ( painel de monitoração e avisos de processos ).
EIS – Executive Information System Monitoração On-Line de Processos
SEGMENTOS ATENDIDOS
Aplicações Diversas
ENGENHARIA
COMERCIAL
QUALIDADE
JURÍDICO
RH
ANÁLISE DE CRÉDITO
HELP-DESK LOGÍSTICA e TRANSPORTE
FISCAL
FINANCEIRO
Funcionalidades detalhadas do Produto
Funcionalidades do Produto
• Configuração de aplicativos, ícones e seus múltiplos caminhos de rede por extensão de arquivo;
• Configuração de aplicativo de impressão por aplicativo;
• Configuração de tipos de documentos e suas propriedades (campos), automaticamente via comando SQL;
• Definição de campos chave (informados) e descritores (obtidos automaticamente) via comando SQL;
• Definição de tipos de documentos processos, tipos que englobam tipos de documentos filhos;
• Configuração de numeradores e sua geração automática em propriedades de tipos de documentos;
• Configuração de cargas de arquivos texto e a associação de suas linhas e posições com propriedades e pastas de
arquivamento;
• Configuração de tamanhos mínimos de páginas digitalizadas;
• Definição de intervalo de tempo para atualização de atividades de workflow;
• Cadastramento de domínios de valores, com suas opções, e sua associação com propriedades de tipos de documentos;
• Parametrização de níveis e operações de log desejados, por documentos, arquivos, propriedades, pastas, login/logout,
operações de localização e alterações de senhas;
• Rotina de atualização de palavras sobre dicionário OCR a partir de arquivo de vocabulários;
• Definição de atualização automática de OCR no arquivamento do documento ou rotina a ser executada em horário
posterior;
• Listagem de utilização do repositório, por cofres, pastas, tipos de documentos e extensões de arquivo;
1. Administração
2. Interface do Sistema
•Configuração de aplicativos, ícones e seus múltiplos caminhos de rede por extensão de arquivo ;
•Árvore hierárquica de cofres e pastas conforme privilégios e acessos do usuário ;
•Pasta virtual automática com atividades de workflow ;
•Pasta virtual automática com documentos localizados por pesquisa ;
•Montagem dinâmica de nomes de documentos, seus ícones representativos e demais informações ;
•Ajuste automático de layout para propriedades do tipo de documento selecionado ;
•Ajuste automático de layout para opções de decisões de workflow e chamadas de aplicativos contextuais ;
•Possibilidade de marcação de documentos da tela e sua impressão e envio de email em lotes marcados ;
Funcionalidades do Produto
3. Operações
• Permite armazenar qualquer tipo de documento (imagens digitalizadas, MS Word, MS Excel, MS Power Point, Auto Cad,
PDF, TXT, etc) ;
• Permite armazenar qualquer documento em banco de dados até o limite máximo permitido no banco de dados ;
• Capacidade de gerenciamento próprio do scanner, transferindo as digitalizações diretamente para o banco de dados,
evitando a necessidade de softwares externos para fazer digitalizações ;
• Criação de novos cofres e pastas, conforme os privilégios do usuário ;
• Criação de novo documento, a partir de template ;
• Substituição automática de bookmarks para documentos word pelas propriedades informadas no documento ;
• Cópia de documentos de seu local origem para pasta destino definida ;
• Criação de nova versão de documento a partir da sua última versão ;
• Localização de documentos por tipo de documentos em que o usuário possua acesso ;
• Por propriedades definidas para pesquisa ;
• Diferenciando ou não maiúsculas / minúsculas, caracteres coringas e somente a última versão ;
• Por conteúdo ( pesquisa textual baseado em OCR prévio gerado no dicionário);
• Conteúdos combinados nos critérios “AND’ e ‘OR’;
• Por características de arquivos ( mesmos critérios oferecidos pelo windows) ;
Funcionalidades do Produto
3. Operações (cont.)
• Visualização automática de documentos ;
• Visualizador próprio multi-page para imagens ;
• Visualização de 1, 2 ou 4 páginas simultâneas ;
• Reordenação de páginas para frente ou trás ;
• Recatalogação de páginas para outros tipos de documentos ;
• Edição da imagem selecionada ;
• Impressão total ou de intervalos definidos de páginas ;
• Função OCR para visualização na tela do texto reconhecido ;
• Redigitalização do documento inteiro ;
• Inserção de novas páginas via digitalização em determinado ponto do documento ;
• Redigitalização da página selecionada ;
• Eliminação de página selecionada ;
• Navegação para página próxima, anterior, primeira ou última ;
• Rotação 90% para direita e esquerda, e rotação 180% ;
• Zoom + e zoom - ;
• Chamada de visualizadores externos conforme o tipo de documento ;
Funcionalidades do Produto
3. Operações (cont.)
• Edição externa de documentos conforme o tipo de documento ;
• Atualização automática no banco de dados em caso de modificação na edição ;
• Eliminação de processos de documentos, documentos ou páginas de documentos ;
• Vínculo entre documentos, marcando origem e destino ;
• Visualização na tela de documentos vinculados ao documento selecionado ;
• Exportação de processo de documento ou documento selecionado ;
• Um arquivo por documento ou um arquivo por página ;
• Arquivamento de arquivos ou pastas inteiras de documentos ;
• Selecionando o tipo de documento a ser criado e informando suas propriedades ;
• Visualização multi-page automática para imagens ;
• Desmenbramento automática de arquivos TIF / TIFF multi-page ;
• Digitalização de documentos ;
• Selecionando o tipo de documento a ser criado e informando suas propriedades ;
• Visualização multi-page automática ;
• Utilização de interfaces padrão TWAIN, informando todos os drivers instalados e permitindo a seleção ;
• Seleção de propriedades de digitalização do driver TWAIN selecioanado, como a qualidade desejada ;
Funcionalidades do Produto
3. Operações (cont.)
• Assinatura digital de documentos ;
• Detecção automática de certificados digitais no equipamento ou dispositivos externos como smart-card ;
• Processamento de qualquer tipo de arquivo imagem, word, excel ou PDF ;
• Transformação do conteúdo do documento com a assinatura digital e sua compactação ;
• Visualização de documentos assinados digitalmente ;
• Capacidade de gerar um protocolo de cópia controlada, dando suporte a ISO 9001 quando forem autorizadas
impressões documentos.
Funcionalidades do Produto
4. Segurança
Funcionalidades do Produto
• Cadastramento de perfis ( grupos ) de usuários, usuários e usuários por perfil ;
• Privilégios de acesso, inclusão, alteração ou exclusão por cofres, pastas, tipos de documentos e valores específicos de
domínios ;
• Integração com MS-AD ( Active Director ).
5. Workflow
• Permite a configuração de workflows através de parametrização em português, não exigindo que se façam customizações ou
alterações no seu código fonte ;
• Permite que usuários compartilhem comentários quando participarem de fluxos de workflow;
• Capaz de controlar suas próprias tabelas de feriados e finais de semana para o estabelecimento de prazos em dias úteis;
• Permite parametrizar acessos a outras bases de dados através de comandos SQL, que são executados a partir dos tipos
documentos envolvidos ;
• Configuração ad-hoc de diferentes fluxos de workflow por tipo de documento ;
• Definição de início automático de fluxo baseado na criação do documento ;
• Definição de início automático de fluxo baseado no vencimento de propriedades tipo data ;
• Visualização gráfica do fluxo parametrizado ou em execução ;
• Incluindo cores para atrasado, antecipado ou sem controle de prazo ;
• Incluindo a informação de usuários participantes e horários de participação ;
• Configuração das diferentes etapas por fluxo de workflow ;
• Definição de labels a serem utilizados na interface ;
• Definição de prazos em minutos, horas, dias e meses, dia útil ou não ;
• Definição de participantes da etapa em questão ;
• Usuário origem do fluxo, origem da etapa anterior, pré-definição de grupos ou usuários ou definição manual durante a
execução do fluxo ;
Funcionalidades do Produto
5. Workflow (cont.)
• Definição de e-mail automático para os participantes, possibilitando a substituição automática de propriedades dos
documentos dentro dos assuntos e textos pré-definidos ;
• Configuração das diferentes ações por etapa de fluxo de workflow ;
• Definição de label a ser informado;
• Política de conclusão da etapa ( 1 participante, todos os partticipantes, N participantes ) ;
• Nova etapa do fluxo indicado pela ação ;
• E-mail específicos com relação a ação tomada ( como os mesmos recursos de substituição de informações ) ;
• Definição de destinação avançada de etapa do fluxo conforme regras booleanas ;
• Regras booleanas baseadas em expressões lógicas envolvendo as propriedades do documento ;
• Ações manuais ou automáticas ( executadas por motor de workflow cuja regra tenha sido cumprida ) ;
• Configuração de contingências de fluxo de workflow ;
• A cada intervalo de tempo anterior ou posterior ao vencimento da atividade iniciar fluxo de workflow alternativo ou
simplesmente enviar e-mails de aviso ;
• Configuração de chamadas de aplicativos externos a cada etapa do fluxo ;
• Definição de montagem de linha de comando e passagem de parâmetros baseadas em constantes ou propriedades do
documento ;
• Definição de envio de e-mails por SMTP, Outlook Express ou Office Outlook ;
• Execução automática de ações de workflow baseada em regras booleanas sobre os metadados do documento através do
conceito de “motor de workflow”.
Funcionalidades do Produto
6. Formulários Eletrônicos / Integrado ao MS OFFICE
• Permite a criação e identificação de documentos de texto “templates” para cada situação de processo existente ;
• Cria automaticamente um determinado tipo de documento a partir da identificação do seu template existente ;
• Substitui de forma automática partes variáveis do documento a partir das informações estruturadas fornecidas ou obtidas
junto ao ERP da empresa ;
• Permite o acesso via web aos documentos, baixando e abrindo o seu editor na estação do cliente ;
• Salva automaticamente o conteúdo do documento no repositório do banco de dados após sua alteração.
Funcionalidades do Produto
• Permite visualizar/editar documentos do MS OFFICE por um botão da interface WEB.
7. Certificação Digital
•Permite assinar documentos digitais que estão na base de dados do Easy Doc , incluindo documentos complexos que
representam processos estruturados ;
•O documento assinado fica armazenado com a extensão P7M ( padrão brasileiro para arquivos assinados ) ;
•Possibilita que um processo de Workflow ( conjunto de documentos e histórico de um processo ) seja “agrupado” e
assinado, não podendo ser alterado posteriormente à sua assinatura;
•Utilizado também para acesso seguro ao sistema e seus documentos e processos.
•Permite a elaboração, distribuição e assinatura remota com participantes distantes através da internet.
Funcionalidades do Produto
8. Biometria
•Permite vincular botões de ação de um workflow para realizar cadastro/validação de biometria;
•Definição de brilho dos dispositivos;
•Definição de contraste dos dispositivos;
•Configuração das conexões dos dispositivos;
•Definição de tempo de resposta dos dispositivos;
•Definição de avisos sonoros dos dispositivos;
•Pode estar integrado a um banco de dados de fraudadores.
Funcionalidades do Produto
9. Análise Gerencial
•Definição de relatórios e gráficos pré-definidos e disponibilização de ambiente para geração pelo próprio usuário;
•Ferramenta de Monitoração On-Line de Indicadores de processos ( painel de monitoração e avisos de processos ).
Funcionalidades do Produto
9. Repositório de Banco de Dados
•Estrutura de informações, dicionário de dados, etc, totalmente dentro de banco de dados relacional ;
•Portabilidade para os bancos de dados Oracle, Sql-Server ou PostgreSQL.
•Dicionário de dados aberto e documentado ;
•Armazenamento binário dos documentos utilizados dentro de tabelas do banco dados .
Funcionalidades do Produto
10. Funcionalidades Web
• Interface em browers padrões de mercado em ambos os ambientes Windows e Linux, para todas as funcionalidades abaixo;
• Login através de autenticação via MS-AD (Active Director);
• Conexão em ambiente seguro de internet ( SSL – Security Socket Layer );
• Função localização de documentos, similar à versão client-server, por tipo de documento e seus metadados de acordo com os
privilégios do usuário ;
• Upload de documentos, inclusive de documentos estruturados no conceito “pai / filho” , englobando controles de metadados;
• Montagem dinâmica da árvore de cofres e pastas de acordo com os privilégios de acesso do usuário ;
• Visualização das páginas de um documento de formato imagem localizado dentro do browser e possibilidade de
transformação das imagens em PDF ;
• Download de documentos ;
• Edição de alteração dos metadados de um documento de acordo com os privilégios do usuário;
• Eliminação de um documento de acordo com os privilégios do usuário;
• E-mail do documento localizado, anexando automaticamente o documento à mensagem de e-mail ;
• Funcionalidade coleta automatizada de documentos via FTP, configurando servidores e pastas de origem e disponibilizando em
estrutura idêntica de pastas no servidor web, permitindo a busca em servidores Windows e Linux;
Funcionalidades do Produto
11. Funcionalidades Web – Integração com o MS OFFICE• Mesmas funcionalidades descritas no item ‘Formulários Eletrônicos’
Funcionalidades do Produto
12. Funcionalidades Web – Integração Certificação Digital
• Mesmas funcionalidades descritas no item ‘Certificação Digital’
10. Funcionalidades Web (Cont.)
• Funcionalidade de upload (ou arquivamento) e indexação de metados automático de tais documentos coletados via FTP, através de configuração baseada na nomenclatura padrão dos documentos e sua associação com todos os metadados que são “chave” de indexação do tipo de documento;
• Todas as funcionalidades do módulo workflow client descritas acima no item “Quanto ao workflow”;Possibilidade de autenticação do usuário na execução de uma etapa de workflow através de reconhecimento biométrico integrado ao banco de dados de biometria dos usuários ;
Alguns Clientes
“TUDO PODE E DEVE SER MEDIDO!
QUANDO VOCÊ MEDE, VOCÊ ENTENDE,
QUANDO VOCÊ ENTENDE, VOCÊ CONTROLA E
QUANDO VOCÊ CONTROLA , VOCÊ MELHORA”
Peter Drucker
André Nyilas
Tel. (11) 2227-3076
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