Upload
leonard-tambunan
View
186
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
5/10/2018 Cont Oh Bab 3 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/cont-oh-bab-3 1/25
28
28
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Pesatnya dunia industri memberikan dampak buruk bagi lingkungan. Banyak
industri yang menyebabkan pencermaran terhadap lingkungan (tanah, air dan udara).
Pencemaran tanah menyebabkan kualitas air menjadi buruk. Semakin buruknya
kualitas air tanah menyebabkan masyarakat sulit memperoleh air yang sehat untuk
dikonsumsi. Masih banyak masyarakat yang kesulitan memperoleh air yang sehat,
khusunya di daerah perkotaan. Hal ini merupakan peluang bagi berdirinya perusahaan
produsen air minum / mineral. Hanya dengan adanya produsen air minum saja tidak
cukup untuk memenuhi kebutuhan air minum, tanpa adanya distribusi yang memadai.
Untuk itu dibutuhkan perusahaan – perusahaan yang bergerak di bidang distribusi air
minum.
Dalam menjalankan sebuah usaha harus didukung dengan operasional dan
administrasi yang baik. Khusus dalam hal administrasi perusahaan harus memilih
sistem yang sesuai dengan karakter usaha yang dijalankan, akan lebih baik lagi jika
didukung dengan komputerisasi. Akan sangat sulit jika sistem administrasi masih
menggunakan cara manual, karena sistem manual membutuhkan waktu yang lama
dan mempunyai tingkat kesalahan yang lebih besar. Selama ini PT. XYZ Depo Lodan
masih menggunakan cara manual dalam administrasinya. Perusahaan sering
mengalami kesulitan dalam melakukan pemesanan barang, sehingga dalam
5/10/2018 Cont Oh Bab 3 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/cont-oh-bab-3 2/25
29
melakukan pengiriman barang dari pabrik sering terjadi keterlambatan. Selain itu
Perusahaan juga kesulitan dalam membuat laporan data stok barang. Depo sering
mendapat teguran dari kantor pusat dalam hal pengiriman laporan harian dan bulanan.
3.2. Tinjauan Perusahaan
Pada analisa berjalan ini penulis melakukan peninjauan pada PT. XYZ.
Perusahaan ini adalah salah satu distributor utama air mineral di Indonesia. Penulis
juga akan menguraikan sejarah berdirinya PT. XYZ beserta struktur organisasinya.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
PT. XYZ merupakan usaha perorangan yang didirikan oleh Bapak Anton
Purnomo sekitar tahun 1995. PT. XYZ ini berdiri atas dasar semakin meningkatnya
kebutuhan air mineral sangat pentingnya air mineral untuk masyarakat dalam
kehidupan sehari-hari. PT. XYZ ini sudah mempunyai 9 (sembilan) Depo / Cabang
dan yang 1 terdiri dari kantor pusat yang beralamat JL. Kebon Jeruk No. 3 Jakarta
barat.
Penulis melakukan penelitian di kantor Depo / Cabang yang beralamat Jl.
Lodan Raya No. 103 Jakarta Utara
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi merupakan gambaran skematis tentang hubungan-hubungan,
kerjasama diantara orang-orang yang terdapat didalam suatu organisasi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu. Struktur organisasi adalah unsur yang terpenting
didalam suatu organisasi atau dalam suatu perusahaan. Dengan struktur organisasi
5/10/2018 Cont Oh Bab 3 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/cont-oh-bab-3 3/25
30
yang jelas setiap karyawan yang bekerja dalam suatu perusahaan dapat mengetahui
wewenang, tugas dan tanggung jawab yang dilakukannya.
Adapun tujuan di buatnya struktur organisasi ini adalah agar setiap fungsi
manajemen dapat di ketahui jelas wewenang dan tanggung jawabnya masing-masing
dengan begitu setiap fungsi perusahaan dapat terkoordinasi dengan baik, sehingga
tujuan perusahaan dapat tercapai dengan baik.
Dari bentuk struktur organisasi yang telah digambarkan di atas, masing-masing
bagian memiliki tugas dan fungsi yang berbeda antara satu dengan yang lain. Di
bawah ini akan dijelaskan mengenai fungsi dan tugas dari setiap bagan organisasi.
Gambar III.1
Struktur Organisasi PT. XYZ
Pembagian Tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian atau fungsi
berdasarkan sturktur organisasi adalah sebagai berikut :
1. Kepala Depo
Berfungsi melakukan tugas antara lain :
5/10/2018 Cont Oh Bab 3 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/cont-oh-bab-3 4/25
31
a. Bertanggung jawab atas segala aktivitas operasional maupun keuangan Depo.
b. Memberhentikan untuk sementara atau seterusnya terhadap karyawan yang
melakukan kesalahan yang fatal.
c. Melakukan pengecekan atas laporan harian dan bulanan.
d. Mempunyai wewenang untuk mewakili dalam kegiatan di luar kantor dan
mengetahui segala tindakan yang dilakukan oleh bawahan.
2. Kepala Gudang
Berfungsi melakukan tugas antara lain :
a. Membuat purchasing order yang telah disetujui oleh Kepala Depo.
b. Bertanggung jawab terhadap keluar masuknya barang.
c. Bertanggung jawab atas ketersediaan barang di gudang.
d. Bertanggung jawab terhadap selisih barang di gudang.
e. Memeriksa posisi stock harian dan mengadakan pemeriksaan rutin dalam
penataan barang di gudang.
3. Supervisor
Berfungsi melakukan tugas antara lain :
a. Mengawasi distribusi barang ke konsumen.
b. Membuat kebijakan atau menindaklanjuti keluhan dari konsumen.
c. Menjaga hubungan baik dengan konsumen.
4. Admin Umum
a. Menerima pesanan barang dari konsumen.
b. Membuat jadwal pengiriman barang ke konsumen.
c. Membuat jadwal pengiriman barang ke konsumen.
5/10/2018 Cont Oh Bab 3 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/cont-oh-bab-3 5/25
32
d. Melakukan administrasi harian maupun bulanan.
5. Personalia
Berfungsi melakukan tugas antara lain :
a. Melakukan seleksi dalam penerimaan karyawan baru.
b. Bertanggung jawab atas data-data karyawan.
c. Menindaklanjuti atas keputusan pemberhentian karyawan dari kepala Depo.
d. Membuat laporan absensi harian karyawan.
6. Admin ATK
Berfungsi melakukan tugas antara lain :
a. Melakukan pembelian alat tulis kantor.
b. Melakukan pemeliharaan terhadap alat tulis kantor.
c. Melakukan pencatatan terhadap pemakaian alat tulis kantor.
7. Admin Gudang
Berfungsi melakukan tugas antara lain :
a. Melakukan administrasi keluar masuknya barang.
b. Melakukan pencatatan hasil stock opname barang harian maupun bulanan.
c. Melakukan pencatatan atas terjadinya selisih barang di gudang.
8. Checker
Berfungsi melakukan tugas antara lain :
a. Melakukan pengecekan terhadap pengambilan barang di gudang.
b. Melakukan pengecekan terhadap barang yang akan masuk ke gudang.
c. Melakukan cross check antara fisik barang dengan dokumen.
d. Menandatangani dokumen-dokumen masuk maupun keluar barang.
5/10/2018 Cont Oh Bab 3 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/cont-oh-bab-3 6/25
33
9. Driver Forklif
Berfungsi melakukan tugas antara lain :
a.
Melakukan pengaturan tata letak barang di gudang.
b. Melakukan bongkar muat barang.
10. Sales Dropping
Berfungsi melakukan tugas antara lain :
a. Melakukan pengiriman barang ( 1 konsumen ) dengan melalui pesanan
terlebih dahulu.
b. Mencari konsumen baru.
c. Menjaga baik terhadap konsumen.
d. Menerima pembayaran dari konsumen untuk diserahkan ke kasir.
e. Menyampaikan keluhan dari konsumen ke supervisor
11. Sales Semi Dropping
Berfungsi melakukan tugas antara lain :
a. Melakukan pengiriman barang ( beberapa konsumen ) dengan melalui
pesanan terlebih dahulu.
b. Mencari konsumen baru.
c. Menjaga baik terhadap konsumen.
d. Menerima pembayaran dari konsumen untuk diserahkan ke kasir.
Menyampaikan keluhan dari konsumen ke supervisor .
12. Sales Canvaser
Berfungsi melakukan tugas antara lain :
5/10/2018 Cont Oh Bab 3 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/cont-oh-bab-3 7/25
34
a. Melakukan penjualan barang secara langsung kepada konsumen tanpa melalui
pesanan terlebih dahulu.
b.
Mencari konsumen baru.
c. Menjaga baik terhadap konsumen.
d. Menerima pembayaran dari konsumen untuk diserahkan ke kasir.
Menyampaikan keluhan dari konsumen ke supervisor .
13. Helper
Berfungsi melakukan tugas antara lain :
a. Melakukan bongkar muat barang ke konsumen
14. Office Boy
Berfungsi melakukan tugas antara lain :
a. Bertanggung jawab atas kebersihan kantor dan gudang.
15. Securiy
Berfungsi melakukan tugas antara lain :
a. Bertanggung jawab atas keamanan kantor dan gudang.
5/10/2018 Cont Oh Bab 3 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/cont-oh-bab-3 8/25
35
3.3. Prosedur Sistem Berjalan
Adapun prosedur sistem berjalan pada sistem persediaan barang pada PT XYZ
adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Pemesanan Barang
Prosedur ini dimulai dari bagian gudang, dimana kepala gudang akan membuat
purchase order (PO) sebanyak 2 (dua) rangkap yang gunanya untuk memesan
barang yang dibutuhkan. Barang-barang yang dibutuhkan dapat dilihat di kartu
stock . PO adalah lembaran yang berisi nama dan jumlah barang. Kemudian PO
akan dikirim ke supplier untuk diisi sesuai dengan nama barang dan jumlah
yang di pesan. Setelah PO diproses / diisi kemudian supplier akan megirimkan
barang sesuai dengan pesanan dengan dilengkapi PO lembar 1 (satu) dan surat
jalan. Kemudian bagian gudang akan melakukan pengecekan atas jumlah
barang yang dipesan beserta dokumennya. PO lembar 1 (satu) dan Surat Jalan
lembar 1 (satu) akan diarsip oleh bagian gudang.
2. Prosedur Pengeluaran Barang
Prosedur ini dimulai dari adanya permintaan barang dari sales melalui Bukti
Permintaan Barang. Setelah kepala gudang menerima Bukti Permintaan
Barang dari sales kemudian kepala gudang akan membuat Bukti Pengeluaran
Barang sesuai dengan nama dan jumlah barang yang diminta oleh sales. Setelah
itu bagian gudang akan mengeluarkan barang sesuai dengan Bukti Pengeluaran
Barang. Bukti Pengeluaran Barang akan di arsip oleh bagian gudang sebagai
bukti apabila terjadi suatu kesalahan. Kemudian bagian gudang akan mencatat
pengeluaran barang ke dalam kartu stock .
5/10/2018 Cont Oh Bab 3 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/cont-oh-bab-3 9/25
36
3. Prosedur Pembuatan Laporan
Laporan Stock bulanan dibuat oleh bagian Administrasi Umum berdasarkan
arsip PO, Bukti Pengeluaran Barang, Kartu Stock . Setelah mendapat
persetujuan dari Kepala Depo, kemudian laporan stock bulanan ini akan dikirim
ke kantor pusat melalui email.
3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Diagram alir data sistem berjalan khususnya pada sistem persediaan barang
pada PT XYZ yang ada adalah diagram yang menggambarkan komponen–komponen
sistem yang saling berhubungan serta sesuai dengan aturan yang menggunakan
simbol–simbol lingkaran dan anak panah yang berfungsi untuk mewakili alir data,
semua itu sangat membantu memahami suatu sistem sebagai alat komunikasi dengan
pemakai sebagai logika.
Untuk mengetahui secara terperinci dan jelas dari sistem persediaan barang, Data
Flow Diagram (DFD) dapat dilihat pada halaman ini :
5/10/2018 Cont Oh Bab 3 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/cont-oh-bab-3 10/25
37
Keterangan:
- SJ : Surat Jalan
- BPB : Bukti Permintaan Barang
- PO : Purchase Order
- KS : Kartu Stock
- LSB : Laporan Stock Bulanan
Gambar III.2
Diagram Konteks Sistem Berjalan
5/10/2018 Cont Oh Bab 3 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/cont-oh-bab-3 11/25
38
Keterangan:
- SJ : Surat Jalan
- BPB : Bukti Permintaan Barang
- PO : Purchase Order
- KS : Kartu Stock
- LSB : Laporan Stock Bulanan
GAMBAR III.3
Diagram Nol Sistem Berjalan
5/10/2018 Cont Oh Bab 3 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/cont-oh-bab-3 12/25
39
Keterangan:
- SJ : Surat Jalan
- BPB : Bukti Permintaan Barang
- PO : Purchase Order
- KS : Kartu Stock
- LSB : Laporan Stock Bulanan
GAMBAR III.4
Diagram Detail 1.0 Sistem Berjalan
5/10/2018 Cont Oh Bab 3 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/cont-oh-bab-3 13/25
40
Keterangan:
- SJ : Surat Jalan
- BPB : Bukti Permintaan Barang
- PO : Purchase Order
- KS : Kartu Stock
- LSB : Laporan Stock Bulanan
Gambar III.5
Diagram Detail 2.1 Sistem Berjalan
5/10/2018 Cont Oh Bab 3 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/cont-oh-bab-3 14/25
41
3.5. Kamus Data Sistem Berjalan
1. Kamus Data Masukan Sistem Berjalan
a. Nama arus : Surat Jalan
Alias : SJ
Bentuk Dokumen : Cetakan Manual
Arus Data : Supplier -Proses 1.0-Kepala Gudang
Penjelasan : Sebagai bukti pengiriman barang
Periode : Setiap ada pemesanan barang
Volume : Rata-rata 2 hari sekali
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header : Nama_Perusahaan + Alamat + Judul+Tanggal+
Kepada+Ekspedisi+No_Polisi+Sopir+Depo_Asal
Keterangan Header :
- Nama Perusahaan *Nama Perusahaan*
- Alamat *Alamat Perusahaan*
- Judul *Judul Dokumen*
-Tanggal*Tanggal Pengiriman*
-Kepada*Yang dituju*
-Ekspedisi*Nama Supplier *
-No Polisi*Plat Nomor*
-Supir*Nama Pengirim*
-Depo Asal*Nama Depo*
5/10/2018 Cont Oh Bab 3 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/cont-oh-bab-3 15/25
42
Isi :1{Jenis_Barang+Jumlah_Barang}2
Keterangan Isi : Jumlah Barang=Retur Isi+Jaminan Botol+Jaminan
Krat+Palet}
Footer :- Pengesahan
Keterangan Footer : Diisi oleh : Kepala Gudang,Satpam, Driver ,Admin
Gudang.
b. Nama arus : Kartu Stok
Alias : Kartu Stok
Bentuk Dokumen : Cetakan Manual
Arus Data : Kepala Gudang-Proses 3.0
Penjelasan : Untuk mengetahui keadaan stok barang.
Periode : Setiap hari sekali
Volume : 1 lembar/perhari
Struktur data : Header + Isi + Footer
Header : Nama_Depo + Judul
Keterangan Header :
- Nama Depo*Nama Depo*
- Judul *Judul Dokumen*
Isi :1{Tgl+Uraian+Masuk+Keluar+Saldo+Paraf}30
Keterangan Isi :
-Uraian=Supir+BPB
-Tgl *Tanggal Pembuatan*
- Stok*Stok Barang Yang Ada Di Gudang*
5/10/2018 Cont Oh Bab 3 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/cont-oh-bab-3 16/25
43
-Awal*Stok Awal Barang*
-Masuk*Barang Yang Masuk*
-Keluar*Barang Yang Keluar*
-Akhir*Stok Akhir*
-Keterangan*Keterangan*
Footer : Keterangan Dokumen
2. Kamus Data Dokumen Keluaran Sistem Berjalan
a. Nama arus : Purchase Order (PO)
Alias : PO
Bentuk Data : Cetakan Manual
Arus Data : Kepala Gudang-Proses 1.0-Supplier
Penjelasan : Sebagai bukti permintaan barang
Periode : Setiap stok di gudang habis
Volume : Rata-rata 2 kali perhari
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header : Nama_Perusahaan+Judul+Kepada Yth+
Keterangan
Keterangan Header :
- Nama Perusahaan*Nama Perusahaan*
- Judul*Judul Dokumen*
-Kepada Yth*Yang Dituju*
-Keterangan*Keterangan*
Isi : 1{Jenis_Barang+Jumlah}5
5/10/2018 Cont Oh Bab 3 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/cont-oh-bab-3 17/25
44
Keterangan Isi :
Jenis Barang: Aqua+Kemasan+Jaminan Botol+
Jaminan Krat+Palet
Jumlah : Jumlah Yang Dikeluarkan
- Aqua*Aqua*
- Kemasan*Kemasan*
- Jaminan Botol*Jaminan Botol*
- Jaminan Krat*Jaminan Krat*
- Jaminan Palet*Jaminan Palet*
-Jumlah*Jumlah*
Footer : Ekspedisi+Nomor_Mobil+Pengemudi+Lampiran_
SJ No+Tujuan
Keterangan Footer :
- Ekspedisi*Nama Supplier*
- Nomor Mobil*Plat Mobil*
- Pengemudi*Pengemudi*
- Lampiran SJ No*Lampiran Surat Jalan No*
-Tujuan*Tujuan*
Pengesahan = *Pengesahan*
Diisi oleh : Kepala Gudang, Supplier.
b. Nama arus : Bukti Permintaan Barang
Alias : BPB
Bentuk data : Cetakan Manual
5/10/2018 Cont Oh Bab 3 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/cont-oh-bab-3 18/25
45
Arus Data : Kepala Gudang-2.0-Sales
Penjelasan : Sebagai bukti permintaan barang
Periode : Setiap ada pengiriman
Volume : Rata-rata 2 kali perhari
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header : Nama_Perusahaan+Nama_Depo+Judul+Tanggal
Keterangan Header :
- Nama Perusahaan *Nama Perusahaan*
- Nama Depo *Nama Depo*
-Judul *Judul Dokumen*
-Tanggal *Tanggal+Bulan+Tahun*
-Rit *Jumlah Pengiriman*
Isi : 1 {Product +Kembali+Jaminan Botol+Kembali
Botol}7
Keterangan Isi :
-Product : Aq Gallon+Aq 1500+Aq 600+Aq 330+Aq
240+Mizone Passion Fruit+Mizone Lecy Lemon+
Mizone Orange Lime+Mizone Multi Fack
Kembali: Kosong Aq+Isi Aq
Footer : Pengesahaan
Keterangan Footer :
-Diisi oleh : Checker,Sales
5/10/2018 Cont Oh Bab 3 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/cont-oh-bab-3 19/25
46
c. Nama arus : Kartu Stok
Alias : Kartu Stok
Bentuk Dokumen : Cetakan Manual
Arus Data : Kepala Gudang-Proses 3.0-Administrasi Umum
Penjelasan : Untuk mengetahui keadaan stok barang.
Periode : Setiap hari sekali
Volume : 1 lembar/perhari
Struktur data : Header + Isi + Footer
Header : Nama_Perusahaan + Judul
Keterangan Header :
- Nama Perusahaan*Nama Perusahaan*
- Judul*Judul Dokumen*
1{Tgl+Uraian+keluar+akhir}
Isi : Tgl_1{Stok|+Awal+Masuk+Keluar+Akhir+
Keterangan}30
Keterangan Isi :
- Tgl*Tanggal Pembuatan*
- Stock Awal*Stock Awal*
- Stok*Stok Barang Yang Ada Di Gudang*
- Masuk*Barang Yang Masuk*
- Keluar*Barang Yang Keluar*
- Saldo*Saldo Akhir*
- Paraf*Paraf*
5/10/2018 Cont Oh Bab 3 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/cont-oh-bab-3 20/25
47
Footer : Keterangan Dokumen
d Nama Arus : Laporan Stock Bulanan
Alias : LSB
Bentuk Dokumen : Cetakan Manual
Arus Data : Administrasi Umum-3.0-Kepala Depo
Penjelasan : Sebagai Laporan Stock Bulanan
Periode : Setiap 1 Bulan sekali
Volume : Rata-rata 1 lembar per bulan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header : Nama_Perusahaan+Nama_Depo+Judul
Keterangan Header :
- Nama_Perusahaan*NamaPerusahaan*
- Nama_Depo*NamaDepo*
- Judul*JudulDokumen*
Isi :
1{No+Kode+Nama_Barang+Quantity}11
Keterangan Isi :
Quantity=Awal+Masuk+Keluar+Akhir
- No*No Urut*
- Kode*Kode Barang*
- Nama_barang*Nama Barang*
- Awal*Stock Awal*
- Masuk*Stock MAsuk*
5/10/2018 Cont Oh Bab 3 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/cont-oh-bab-3 21/25
48
- Keluar*Stock Keluar*
- Akhir*Stock Akhir*
Footer : Pengesahan*Pengesahan*
Keterangan Footer :
-Diisi oleh : Admin Gudang, Kepala Gudang,
Kepala Depo
3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan
Sistem komputerisasi dalam persedian barang pada PT XYZ menggunakan
beberapa format dokumen dari media kertas yang yang terdiri dari dokumen
masukan dan dokumen keluaran yang menggambarkan hasil dari sistem berjalan.
3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Bentuk dokumen masukan adalah suatu media yang digunakan untk meletakkan
data input yang diproses didalam system.
1. Surat Jalan.
Nama : Surat Jalan
Fungsi : Sebagai Tanda Bukti Pengiriman Barang
Sumber : Supplier
Tujuan : Kepala Gudang
Media : Kertas 2 (dua) Rangkap
Jumlah : 2 Lembar, 1 isi dan 1 lampiran
Frekuensi : Setiap Ada Pemesanan Barang
Bentuk : Lihat Lampiran A-1
5/10/2018 Cont Oh Bab 3 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/cont-oh-bab-3 22/25
49
2. Kartu Stok
Nama : Kartu Stok
Fungsi : Untuk Mengetahui Keadaan Stock Barang
Sumber : Kepala Gudang
Tujuan : Administrasi Umum
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : 1 lembar/hari
Bentuk : Lihat Lampiran A-2
3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
1. PO (Purchase Order)
Nama : PO
Fungsi : Sebagai Bukti Permintaan Barang
Sumber : Kepala Gudang
Tujuan : Sales
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : 30 Lembar/hari
Bentuk : Lihat Lampiran B-1
2. Nama : Bukti Permintaan Barang
Fungsi : Sebagai Bukti Permintaan Barang
5/10/2018 Cont Oh Bab 3 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/cont-oh-bab-3 23/25
50
Sumber : Kepala Gudang
Tujuan : Sales
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : 30 Lembar/hari
Bentuk : Lihat Lampiran B-2
3. Kartu Stock
Nama : Kartu Stock
Fungsi : Untuk Mengetahui Keadaan Stock Barang
Sumber : Kepala Gudang
Tujuan : Admintrasi Umum
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : 1 lembar/Bulan
Bentuk : Lihat Lampiran B-3
4. Laporan Stock Bulanan
Nama : Laporan Stock Bulanan
Fungsi : Sebagai Bukti Laporan Stock
Sumber : Kepala Gudang
Tujuan : Kepala Depo
Media : Kertas
5/10/2018 Cont Oh Bab 3 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/cont-oh-bab-3 24/25
51
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : 1 lembar/Bulan
Bentuk : Lihat Lampiran B-4
3.7. Permasalahan
Suatu sistem baik di perusahaan besar, menengah maupun kecil merupakan
suatu proses dimana proses itu membentuk satu kesatuan dan saling berkaitan untuk
mencapai suatu tujuan yang ditentukan dan adanya fasilitas sumber daya yang di
butuhkan.
Adapun permasalahan yang timbul dalam Komputerisasi Sistem Persediaan
Barang pada PT XYZ, antara lain :
1. Tidak adanya Komputerisasi Sistem dalam administrasi pada persediaan barang,
sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam proses pemesanan barang dan
tingginya tingkat kesalahan dalam membuat laporan rekapitulasi stock .
2. Rendahnya tingkat pendidikan Sumber Daya Manusia, khususnya dalam
mengoperasikan komputer sehingga tidak menunjang adanya Komputerisasi
Sistem.
3. Kurangnya fasilitas komputer, sehingga tidak menunjang adanya komputerisasi
Sistem.
4. Penggunaan printer secara bersamaan oleh user sehingga mengakibatkan
kerusakan pada komputer.
5/10/2018 Cont Oh Bab 3 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/cont-oh-bab-3 25/25
52
3.8. Alternatif Pemecahan Masalah
Dengan ditemukannya permasalahan di atas, penulis mencoba memberikan
alternatif pemecahan masalah sebagai berikut :
1. Diadakannya Komputerisasi Sistem dalam administrasi persediaan barang,
dengan harapan akan meminimalisasi waktu dan tingkat kesalahan dalam
membuat laporan.
2. Mengadakan pelatihan komputer bagi karyawan, dengan harapan akan
meningkatkan keterampilan karyawan dalam mengoperasikan komputer.
3. Menambah fasilitas komputer dengan harapan akan menunjang adanya
Komputerisasi Sistem yang baik.
4. Menyediakan fasilitas printer yang memadai bagi user sehingga dapat
memaksimalkan kinerja bagi user .