AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.A
Universidad Tecnolgica De HondurasContabilidad
IntermediaProyecto Manual De Polticas y Control Interno De La
Empresas
Catedrtico: Lic. Javier Urbina
Integrantes:Cuenta:Claudia Paola Laureano A.200810210002Sindy
Oscarina Chevez Meja201110610081Yaritza Otoniela Cruz
Reyes201310010470Olvin Ivn Valle Gallardo221081127Aula:
238Hora:7:40San Pedro Sula,08 de Agosto 2013
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
*Dar a conocer las herramientas de como contabilizar y llevar el
control interno de la empresa AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.A
*Mostrar las diferentes cuentas que utilizan en AQUAFINCA SAINT
PETER FISH S.A
INTRODUCCCION.
El siguiente manual es acerca de las polticas y procedimient5os
de la empresa AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.AEn el cual se trat de
seguir los procedimientos que se han realizado en la clase y en
cada uno de ellos se explica la forma en la que se deben aplicar en
cualquier rea de la empresa.La responsabilidad del administrador de
la empresa es controlar las operaciones, donde los jefes fijan las
metas y realizan las contrataciones como a los gerentes para que
dirijan las acciones y estos reclutan empleados para que se
realicen los negocios satisfactoriamente.
El control interno es un plan organizacional y estn diseados
para:1. Salvaguardar los activos2. Motivar a los empleados para que
sigan las polticas y reglas de la compaa3. Promover la eficiencia
operativa4. Asegurar los registros contables y confiables.
POLITICA 1CAJA CHICA
1. Fondo de Caja Chica:Se define como la suma de dinero en
efectivo asignado a los empleados de los distintos departamentos de
la compaa en el cual se deben considerar indicaciones para dicho
manejo.Monto: Son los valores asignados a la compaa de acuerdo a
las necesidades de cada departamento de la compaa y estos a su vez
se pueden aumentar o disminuir de acuerdo a los anlisis de la
administracin.
2. Reembolso de Caja:Es el reintegro de efectivo que se recibe
cuando el fondo de caja chica se ha agotado en los porcentajes
establecidos en el presente reglamento producto de los gastos
relacionados en el rubro principal de la empresa (Ver Anexo
Uno).Sobrante:Cantidad de dinero que sin justificacin exceda el
valor total del fondo al momento que se realiza el arqueo de caja
chica. Faltantes:Cantidad de dinero que sin justificacin falte del
valor total del fondo al momento de realizar el arqueo de caja
chica.
3. Asignacin y Responsabilidad.Todo fondo de caja chica estar
respaldado por la asignacin la cual ser extendida por el contador
general de la compaa AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.A y este ser
firmado por el empleado responsable asindose responsable de los
fondos asignados por la compaa.Se establece que los arqueos a los
fondos de caja chica se arn un vez por mes; Esta disposicin quedara
sujeta a cambio s, as lo decide la gerencia de la compaa (Ver Anexo
Dos).4. Registr De Diferencia.Las diferencias encontradas sin
justificacin alguna en la prctica de arqueo de caja y sern
contabilizados en la misma fecha.Ejemplo:Sobrante:Otros
IngresosFaltantes: Cuentas por cobrar, funcionarios y
empleados.
5. Expediente De Control:Los empleados que administren los
fondos de caja chica debern tener un expediente conteniendo los
siguientes documentos.1. Fotocopia de asignacin del fondo2.
Fotocopia de creacin del fondo3. Fotocopia de arqueos practicados4.
Polticas de manejo5. Observaciones de la revisin del fondo a la y
memorndum de la gerencia administrativas
6. Formato de Reembolso: El formato que se utiliza para el fondo
de caja chica ser establecido por la administracin y ser de carcter
nico por la Compaa AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.A Es decir que no
se aceptara reembolso de fondo en cualquier otro formato diseado
por el empleado responsable de este.
7. Procedimientos Generales:1. El fondo de caja chica ser
establecido para realizar compras y gastos que representen costos
mnimos para la compaa esto es que no deben incurrir en egresos que
superen el 30% del total del fondo, salvo los autorizados por la
administracin.2. El fondo no puede ser utilizado para realizar
prstamos, vales o bonificaciones a los empleados de la compaa.3. El
reintegro de los fondos de caja chica ser solicitado cuando este se
all agotado en un porcentaje menor o igual al 70% del fondo
inicial.4. Los fondos de caja chica no sern utilizados para gastos
personales de los empleados de la compaa.5. Todos los gastos que se
realicen debern ser justificados con documentos legibles y de
entera credibilidad.6. No se permite el reemplazo de facturas o
recibos por comprobante de caja interna7. Los comprobantes de caja
interna sern utilizados solamente para casos extremos de los cuales
debern ser documentados y escritos por parte de los proveedores8.
En el documento de rembolso debern de registrarse con el sello de
pagado.9. La compra de materiales y suministros que se4 realicen
por medio de caja chica y que se encuentren en la familia de
inventarios que ya estn establecidos debern reunir con todos los
requisitos y contar con el siguiente procedimiento.
8. Coordinacin:
En este punto deber existir total coordinacin entre el
responsable de caja chica y los almacenistas, es decir que los
primero debern reportar a los segundos de la compra del producto
que se realicen de su caja chica y tengan relacin con el
inventario.
9. Liquidacin De La Cuenta, Gastos de Caja Chica:
El auxiliar de contador ser el encargado de contabilizar de
reembolso de caja chica, deber identificar todas las compras que
tenga entrada de almacn para establecer un cargo a la cuenta
(Gastos De Caja Chica) De manera que se vayan liquidando cada vez
que se registre caja chica.
10. Provisin De Gastos Por Caja Chica:
Es el propsito de evitar que gastos del mes anterior se
registren en el mes posterior donde el Auxiliar del Contador Ara un
registro contable previo a la liquidacin del gasto en la que
debitara la cuenta de gastos y acreditara una cuenta puente, dicha
cuenta deber quedar con un saldo de cero cuando se acredite el pago
una cuenta que no afecte los inventarios de almacn como: Servicios
recibidos, reparaciones de equipo, compras de alimentacin u otros
no relacionados.
11. Prioridad Para Presentar Reembolso:
Para ser efectivo el reembolso, este deber ser presentado a ms
tardar el dio mircoles de cada semana, si se presenta un da despus
el tramite queda sujeto a que el rembolso se pueda realizar hasta
la siguiente semana.
Poltica 2Fondos Especiales De Caja
Se define como la suma de dinero en efectivo creado para fines
especifico, que estn relacionados directamente con el giro
principal de la compaa.12. Reembolso de Caja Es el reintegro de
efectivo que se recibe cuando el fondo se haya agotado en los
porcentajes establecidos por el presente reglamento, producto de
gastos relacionado directamente con la compaa.Sobrante: Cantidad de
dinero, que sin justificacin, exceda el valor total del fondo al
momento que se practica el arqueo de caja.Fltate: Cantidad de
dinero, que sin justificacin, falt del valor total del fondo al
momento de practicar el arqueo de caja.
13. Propsito de CreacinFondo Principal de Caja; Tendr como
propsito exclusivo lo siguiente.1. Pago de viticos y gastos de
viaje a los empleados que por alguna razn estn relacionados con la
compaa ya sea dentro o fuera del pas.2. Cualquier otro gasto que la
administracin considere necesario siempre y cuando sea agregado a
la poltica y que no tenga relacin con gastos de caja chica.3.
Proveer vales de caja o prstamos a los empleados de la compaa
destinada para emergencias justificadas que se les presenten previo
visto bueno a la gerencia administrativa.
14. Arqueo De Caja
Se establece que los arqueos de caja se harn una vez por mes lo
que queda sujeto a cambio, s as lo decide la gerencia
administrativa.
15. Asignacin y Responsabilidad
El fondo de caja; Estar respaldado por la asignacin, la que ser
extendida por el gerente administrativo AQUA FINCA SAINT PETER FISH
S.A y firmada por el empleado responsable con el fin de asumir la
responsabilidad sobre la asignacin del fondo.
16. Expediente De Control:Los empleados que administren los
fondos de caja chica debern tener un expediente conteniendo los
siguientes documentos.1. Fotocopia de asignacin del fondo2.
Fotocopia de creacin del fondo3. Fotocopia de arqueos practicados4.
Polticas de manejo5. Observaciones de la revisin del fondo a la y
memorndum de la gerencia administrativas17. Registr De
Diferencia.Las diferencias encontradas sin justificacin alguna en
la prctica de arqueo de caja y sern contabilizados en la misma
fecha.Ejemplo:Sobrante: Otros IngresosFaltantes: Cuentas por cobrar
a funcionarios y empleados.
18. Procedimientos Generales:1. Los montos correspondientes a
viticos y gastos de viaje sern entregados de acuerdo a lo
establecido con las polticas de la compaa.2. Los prstamos otorgados
debern ser liquidados el mismo mes que se originen, salvo los casos
que sean autorizados por la gerencia.3. El empleado tiene toda la
responsabilidad de pago sobre los valores negativos (Faltantes) que
puedan resultar del arqueo realizado a caja.
4. El reintegro de fondo ser autorizado cuando este se haya
agotado en un porcentaje menor o igual al 70% del fondo.5. Los
fondos de caja chica no debern ser utilizados para gastos
personales del empleado que los maneje ni otros empleados de la
compaa.Poltica 3Fondos De Emergencias
Es la suma de dinero en efectivo con duracin temporal asignado
al empleado que defina el Gerente General; Por norma el gerente
administrativo financiero. Y se deber utilizar para realizar
compras al contado de materiales y suministros de uso exclusivo en
periodos de emergencias.
19. MontoEs el valor establecido y asignado por la compaa de
acuerdo a las necesidades imprevistas en un periodo de emergencia
este monto puede ser fijo o con variaciones segn su agotamiento o
inactividad.20. Reembolso de CajaEs el registro de efectivo que se
recibe cuando el fondo de haya agotado en los porcentajes
establecidos por el presente reglament, producto de gastos
relacionados por las emergencias presentadas.Sobrante: Cantidad de
dinero que sin justificacin exceda el valor total del fondo al
momento que se practica el arqueo de cajaFaltante: Cantidad de
dinero que sin justificacin alguna falte del valor total del fondo
al momento de practicar el arqueo de caja.
21. Propsito de CreacinEl fondo de emergencia es de carcter
temporal, por el tiempo que dure el mismo, y su uso deber ser
exclusivo para ese tipo de situaciones. No existe una fecha fija
para la creacin del fondo, pero normalmente se establece tomando
como referencia cuando hay estados de alerta.22. Asignacin y
ResponsabilidadEl fondo, estar establecido por la asignacin el cual
ser extendido por el gerente administrativo y a la misma vez deber
ser firmado por el empleado responsable con el objetivo que asuma
la responsabilidad sobre el fondo dado por la compaa AQUA FINCA
SAINT PETER FISH S.A.23. Arqueo de CajaSe establece que el arqueo
de fondos de emergencia se deber realizar una vez por mes siempre y
cuando se enmarque en los meses antes mencionados.
24. Expediente De Control:Los empleados que administren los
fondos de caja chica debern tener un expediente conteniendo los
siguientes documentos.1. Fotocopia de asignacin del fondo2.
Fotocopia de creacin del fondo3. Fotocopia de arqueos practicados4.
Polticas de manejo5. Observaciones de la revisin del fondo a la y
memorndum de la gerencia administrativas25. Registr De
Diferencia.Las diferencias encontradas sin justificacin alguna en
la prctica de arqueo de caja y sern contabilizados en la misma
fecha.Ejemplo:Sobrante:Otros IngresosFaltantes: Cuentas por cobrar
a funcionarios y empleados.
26. Formato de Reembolso:El formato que se utiliza para el fondo
de caja chica ser establecido por la administracin y ser de carcter
nico por la compaa AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.A Es decir que no
se aceptara reembolso de fondo en cualquier otro formato diseado
por el empleado responsable de este.27. Procedimientos Generales.1.
No se define un porcentaje lmite en cuanto al monto y volumen de
las compras ya 2. 3. que es de uso exclusivo para situaciones de
emergencia.4. El reintegro del fondo ser solicitado cuando este ya
se haya agotado en un porcentaje menor o igual al 70% del fondo5.
No sern utilizados fondos personales ni de otros empleados para la
compra que correspondan al fondo de emergencia en caso de que se
den, su reembolso ser solicitado directamente al departamento de
contabilidad para su cancelacin travs de cheque.6. Los recibos de
caja interna sern utilizados nicamente para casos extremos en los
que no se reciba documento por parte del proveedor (Ver anexo
tres)7. El empleado tiene total responsabilidad del pago sobre los
valores negativos (Faltantes) que resulten de la prctica del arqueo
de caja.8. Todos los gastos debern ser respaldados por undocument
legible y de entera credibilidad9. El fondo no ser utilizado para
realizar prstamos, vales o bonificaciones a ningn empleado de la
compaa.28. Coordinacin:En este caso, se necesita total coordinacin
entre el responsable del fondo y los almacenistas, e4s decir que
los primero sern los responsables de notificar a los segundos
acerca de las compras que realicen con su fondo de caja y que
tengan relacin con su fondo de caja.
29. Cuando una compra requiere entradas:Las compras realizadas
con el fondo de emergencia que afecten la existencia fsica delo
almacn deben ser ingresadas al mismo en el sistema SAP BUSINESS
ONES
30. Registro Contable De La EmpresaLas compras mencionadas
anteriormente sern registradas con un cargo en inventario y almacn
respectivo, acreditando la cuenta de orden para entrada de
materiales y seguido deber de registrarse la factura del proveedor
en el sistema SAP.
31. Otras ComprasLas compras que no afecten inventarios como los
servicios recibidos, compra de alimentacin, reparaciones de equipo,
u otros relacionados no ser necesarios su ingreso a almacn ya que
son contabilizados directamente en los cheques de reembolso.
32. Periodicidad Para Representar ReembolsoYa que se trata de un
fondo para emergencias, la periodicidad quedara sujeta de acuerdo a
la discrecionalidad de la gerencia administrativa.
Poltica 4Cuenta Caja Colectora Ventas De Contado
Es un mecanismo de control que sirve para conectar los ingresos
que se generan por las diferentes maneras de transacciones de venta
al crdito, contado y6 pago a cuenta que realizan nuestros
clientes.
33. Recibos de Caja: Es un documento de carcter obligatorio que
extiende la empresa como mecanismo de control para comprobar la
cancelacin total o parcial de un bien o servicio brindado por la
compaa. Al recibo de la caja se le adjunta la copia de la ficha del
depsito bancario, los pagos recibidos se depositaran al siguiente
da y en los das feriados se realizaran hasta el siguiente da hbil.
(Ver anexo Tres)
34. Ventas Al Contado:Son todas las transacciones de ventas, y
que su transaccin es estrictamente en efectivo y pueden realizarse
con cheques certificados, depsitos a nuestra cuenta y cheques de
caja.35. Liquidacin Diaria De IngresoEs un reporte diario en el que
se describen los ingresos de ventas por contado, crdito, pagos por
recibido por medio de cheques normales Ventas al crdito cheques
certificados de caja, comprobante de depsitos y transferencias
bancarias, ventas al contado.36. Liquidacin Diaria Del Vendedor Son
los ingresos por medio de un reporte que realiza el vendedor de
ruta y que se adhiere a la liquidacin diaria de ingresos; Esta
deber ser precisa entre las ventas y los ingresos recibidos (Anexo
Cuatro)37. Conciliacin Interna De SaldosEs el procedimiento que se
aplica de forma interna en el sistema contable con el objetivo de
garantizar que el saldo de la cuenta sea de cero.38. Fines de UsoEs
el uso de la cuenta Caja Colectora Ventas De Contado, es para
controlar el proceso de efectivo entre el pago de una factura y el
depsito en los bancos.39. Control ContableEs la responsabilidad
nica del contador general y el auxiliar de contabilidad asignado,
realizar la liquidacin, revisin y registro diario de esta cuenta
asegurndose de que se cumplan los procedimientos establecidos.
40. Registr De DiferenciaSon las diferencias encontradas sin
justificacin alguna de la prctica de los arqueos de caja sern
contabilizadas en la misma fecha; As:
Sobrantes=Otros IngresosFaltantes=Cuentas por cobrar a
funcionarios y empleados41. Expediente De ControlLos departamentos
de ventas y contabilidad tendrn un archivo similar a los siguientes
documentos:1. Liquidacin dira de ingresos2. Liquidacin diaria de
los vendedores de ruta3. Informe sobre las observaciones que
realice el encargado de liquidar la caja y las recomendaciones que
de la auditoria externa.
42. Formato De Liquidacin:Son los formatos establecidos por la
gerencia administrativa para la liquidacin de ingresos y la
liquidacin diaria del vendedor y debern ser de carcter nico, es
decir que no se aceptaran liquidaciones en otro diseo de
formato.
43. Procedimientos Generales1. El encargado de ventas traer los
documentos como cheques, depsitos, facturas y comprobantes, de
entrega a la encargada de facturas.2. La encargada de facturas en
presencia del encargado de ventas realizara la liquidacin diaria
del vendedor de ruta y consignara en el reporte todos los
documentos realizados con la caja colectora de ventas al contado,
ms los documentos por venta al crdito 3. El auxiliar de
contabilidad, a diario y sin interrupcin alguna, deber realizar la
liquidacin de esta cuenta, incorporando todos los documentos e
incidencias como facturas, depsitos estrictamente de contado y
cheques certificados o de la caja.4. El auxiliar de contabilidad
deber reportar de manera inmediata al contador general cualquier
anormalidad que detecte el el informe con el firme propsito de
hacerlo correctivo s oportunamente.5. Es obligatorio que el
contador general revise las liquidaciones semanalmente y deber
pasar un reporte a la gerencia administrativa los das lunes6. Queda
prohibido que los supervisores de ventas y cualquier otro empleado
reciban efectivo de los clientes.7. Como regla general la encargada
de administracin no deber recibir efectivo de los clientes almenos
que cuente con una autorizacin por escrito de la gerencia
administrativa.8. Para todo pago recibido se emitir un recibo de
caja a favor del cliente donde se detalle el concepto de pago
haciendo mencin de las facturas que est cancelando.9. Como lo dice
el control contable de la presente poltica es responsabilidad nica
del auxiliar de contabilidad y contadorgeneral, contador de esta
cuenta.10. La caja colectora de ventas de contado solo presentara
saldos cuando se hayan realizado pagos en exceso de facturas. Este
saldo se cancelara cuando se realice una nueva venta de productos o
se clasifiquen a la cuenta de anticipos recibidos por los
clientes.POLITICA 5BancosDescripcin:Son empresas constituidas bajo
la forma asociativa cuya actividad se dirije a colectar capitales
ociosos dndoles colocacin til a facilitar las operaciones de pago y
negociar con valores.44. Conciliacin Bancaria:La conciliacin
bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los
valores que la empresa tiene registrado de una cuenta de ahorros o
corrientes con los valores que el banco suministra por medio de
extracto bancario (Anexo5) 45. Estado de cuenta Bancario:Son los
reportes proporcionados por los bancos, en los cuales se reflejan
el movimiento de efectivo que tienen las cuentas en una fecha
determinada (Mensualmente) 46. Libro de Bancos:Libro de anotacin de
los movimiento de efectivo que representa las diferentes cuentas de
bancos estos pueden se manuales o reportes generales por sistemas
computarizados.
47. Responsabilidad De Control:La responsabilidad de elaboracin
y control de las conciliaciones bancarias que corresponden al
asistente de contabilidad, quien ser nombrado por la administracin
supervisada por el contador general. Es el encargado de velar4 por
que los movimientos de efectivo de registren de la mejor manera y
que al final de cada, mes se tengan saldos consistentes y
comparables de los movimientos de los bancos.Las conciliaciones
deben estar formadas por los siguientes documentos:1. Restado de
cuenta bancario del mes a conciliar2. Libro de banco o detalles
auxiliar generados por sistemas de computo3. Conciliacin Bancaria4.
Archivar mensualmente por separado los cheques pagados y devueltos
por el banco en orden correlativo5. No se debe admitir cheques al
portador6. Los cheques deben tener una leyenda ( No negociables)7.
Todos los documentos que soportan el Boucher de cheques deben de
estar a nombre de la empresa y no a nombre del empleado8. Los
cheques anulados en el sistema se mutilan y se les coloca el sello
de anulado, al cheque original y copias.9. El recibo anulado debe
figurar el sello y anulado en el original y copia
48. Fecha de Elaboracin:Las conciliaciones bancarias sern
elaboradas de cada mes por cada una de las cuentas del banco que
tenga la empresa, ya sea en monedas nacional y extranjera, cuentas
de cheque o ahorro. Aunque las cuentas bancarias no presenten
movimiento de debe elaborar las conciliaciones bancarias y se
presentaran a ms tardar dentro de los primeros diez (10) das del
mes siguiente.
49. Esquema de Elaboracin, Revisin y Aprobacin:Las
conciliaciones bancarias una vez que se elaboran deben de ser
sometidas al proceso de revisin y aprobacin el cual se define de la
siguiente manera:
Formato de ConciliacinEl formato de conciliacin bancaria h
utilizar. Sera el que elija la gerencia administrativa,
considerando qquerena los requisitos bsicos de control (Si adjunta
al formato) Procedimientos Generales:Utilizando las herramientas de
reconciliacin externa del sistema SAP BUSSINES ONE, las
conciliaciones bancarias deben esta elaboradas por los menos antes
del dcimoda del mes siguiente al cierre correspondiente y al SAP.
Se utiliza la herramienta DW de SAP BUSSINES ONE para bajar ONLINE
el extracto bancario luego mdulos- gestin de bancos- extracto de
cuentas y reconciliaciones externas.Previo a la elaboracin de la
conciliacin bancaria de debe realizar minuciosamente todos los
movimientos en forma comparativa a este reporte auxiliar o libro de
banco o del estado de cuenta bancaria, al fin de asegurarse que
todos los registros estn operados de forma equivalente de esta
labor ser responsabilidad del asistente del contador como el
encargado del banco1. Los valores que no se logren conciliar de
acuerdo a lo mencionado en el prrafo anterior debe ser plenamente
investigado por el empleado responsable, con el fin de conocer su
procedencia y aplicar su registro, salvo caso de cheques y depsitos
en trnsito.2. Por los valores del estado de cuenta que no se logren
tener identificacin de sui procedencia se debe hacer de inmediato
la nota de reclamo al banco que corresponda.3. Los valores que se
presenten en la conciliacin bancaria y que no se han logrado
compensar o conciliar sern manejados de la siguiente manera.Tipos
de OperacinAntigedad considerada para ajuste
Depsitos en trnsito (operados por contabilidad y no por el
banco)Un mes
Cheques en circulacin (operados por contabilidad y no por el
banco)Seis meses
Notas de crdito (operadas por el banco y no por contabilidad)Un
mes
Notas de dbito (operadas por el banco y no por contabilidad)Un
mes
POLITICA 6Cuentas Por CobrarDefinicin:Son valores constituidos
por crditos concedidos a favor de clientes, compaas afiliadas,
socios, empleados y otros, dicho valores eran de fcil
convertibilidad dentro del ciclo operativo de la empresa y fuera de
este cuando se trate de cuentas cubiertas de lago plazo. 50.
Cliente:Es la persona natural o jurdica que demanda productos y
servicios con el fin de satisfacer su necesidad51. Cuentas por
Cobrar Al Cliente:Son valores originados por venta de productos,
Sub-Productos y otros a los diferentes clientes establecidos y
aceptados por ambos 52. Cuentas por Cobrar a Compaas Afiliadas:Son
valores originados por prstamosporabsorcin de gastos de una compaa
relacionada o ventas de productos; Estas cuentas pueden ser a corto
o largo plazo.53. Cuentas por Cobrar a Socios:Son valores
originados por prstamos de efectivo y desembolso e gastos
personales de los socios de AQUA FINCA SAINT PETER FISH S.A.
54. Cuentas por Cobrar a Funcionarios y Empleados:Son valores
originados porprotestamos de efectivo, anticipo de derechos
laborales, venta de producto al crdito, perdidas de archivos fijos,
alimentacin no cobrada y atenciones mdicas a dependientes de los
empleados y otros que estn relacionados con el mismo55. Cuentas por
cobrar diversos:Son valores cargados a personas naturales o
jurdicas que no estn contemplados en los incisos anteriores pero
que se alguna manera tienen relacin con la compaa, Estos pueden se
anticipos sobre contratos de servicio, prestamos, efectivo, etc.56.
Ciclo Operativo:Es el tiempo establecido en que las operaciones
financieras provocan un cambio en el capital de la compaa y que
normalmente es dictado por las leyes fiscales del pas, adems de
definirse como periodo fiscal.57. Condiciones de Crdito:Son los
requisitos que regulan las cuentas por cobrar desde su otorgamiento
hasta su recuperacin, tales requisitos son lmites de Crdito, plazo
de crdito, garantas exigidas, precios autorizados y formas de pago.
Las condiciones son expresadas en los diferentes formatos de
control que se establezcan para otorgar cuentas por cobrar,
Ejemplo: Solicitud de crdito por producto, ampliacin de crdito,
refinanciamiento de deuda, oferta de ventas, nota para cargos
mdicos, solicitud de crdito, 58. Crdito para empleados:El
formulario Pre- Impreso Establecido por medio del cual se inicia el
proceso e crdito. Existen dos tipos de solicitudes (Solicitudes
crdito, compra de producto y solicitudes de protestamos para
empleados) (Anexo 6)
POLITICA 7ALMACEN DE MATERIALES, SUMINISTROS Y ACTIVOS NO
CORRIENTES
Definicin:Almacn: Espacio fsico, destinado para el resguardo de
los maritales, suministros y quipos de la empresa ya que sean estas
instalaciones permanentes o contenedores.59. Almacn Virtual:Como su
nombre lo indica (Virtual) no es un espacio fsico si no un cdigo en
el sistema SAP en el mdulo de inventarios con el propsito de
administrar eficientemente las transferencias de artculos entre
almacenes. Este cdigo de almacn se diferencia de los otros
utilizado el cdigo baso y agregando un carcter alfabtico en este
caso (V de Virtual)60. Almacn Ficticio:La finalidad de este almacn
es exclusiva para registrar la cantidad de alevines y los consumos
de alimentos o del a biomasa.Almacenista: Empleado asignado para la
gerencia administrativa como responsable de asegurar los materiales
y suministros de la empresa dentro del rea destinada para el
almacn70. Para que deduzcan las responsabilidades del caso. El
procedimiento para el registro es el siguiente:1. Primero elaboran
la nota informando a la gerencia administrativa y solicitando la
autorizacin para correr este procedimiento. 2. La gerencia
administrativa autoriza e indica la cuenta que afectaran en la
salida y puede ser (Cuenta de gastos y/ o cuenta del agente de
compras o empleado responsable de la perdida). 3. Con la nota
autorizada, proceden a realizar la entrada y factura al 100% de los
artculos extraviados y segn la orden.
4.El producto que viene daado por causa del proveedor o no es
igual a lo solicitado; En este caso, se requerira un informe tcnico
por escrito del usuario del material y suministro justificando las
razones para la devolucin, el almacenista tiene que solicitar la
autorizacin al administrador para hacer la devolucin si es
concedida ambos firman el documento junto a la persona responsable
de regresar la mercadera al proveedor. La sub-direccin de aduanas
DEI deber aprobar el informe.5. Los precios no son iguales a la
orden de compra Se pueden dar dos opciones: El precio es inferior
al verdadero: Si esto sucede el agente de compras reportara al
almacenista que el proveedor le hizo una rebaja de precio. Para
hacer la entrada, el almacenista solicitara al contador general la
autorizacin por medio de una clave de usuario para poder cambiar el
precio en la entrada.6. El precio es superior al precio de compra:
Cuando esto se presenta el agente de compras deber justificar por
qu el proveedor subi el precio, si la justificacin no es existente
el almacenista solicita al contador general para que haga el trmite
administrativo.71. Otras entradasEl almacenista no tendr
autorizacin para realizar otras entradas en el sistema, sin
embargo, cuando sea necesario hacer ajustes por sobrantes,
devoluciones que hacen en los departamentos o por problemas al
momento de practicar un inventario fsico de deber cumplir el
siguiente procedimiento:72. Sobrantes de materiales al terminar un
proyecto en ejecucin: Los monitores de los materiales sobrantes y
lo entregan al contador general o al asistente quien verificara en
el sistema la ejecucin de presupuesto. Una vez revisado, el
asistente junto con el almacenista registraran otras entradas de
todos los artculos, afectara la cuenta Obras en construccin y en
cada fila del artculo se colocara el cdigo del proyecto; la entrada
ser impresa y la firmaran los monitores de proyectos de inversin,
el almacenista y asistente de contador; el registro contable lo
autorizara el contador, el controlador y gerente
administrativo.
73. Devolucin de materiales por un departamento:Cuando se
devuelven sobrantes; el almacenista junto con un auxiliar de
contador buscaran la salida para ver las cuentas que se afecten y
proceder a registrar la entrada afectando la cuenta de gasto
utilizada cuando se realiza la salida, si es implemento de trabajo
deber colocar el cdigo de empleado al cual se le asigno los
implementos; siendo todo registrado por el contador general.74.
Sobrantes por inventarios fsicos: Despus de haber practicado un
inventario fsico y se tenga que ajustar el stock en el sistema
antes de hacer el registro de otras entradas se tiene que contar
con un reporte autorizado por la gerencia administrativa y el
contador general quienes decidirn las cuentas que se afectaran, una
vez autorizados el almacenista y el auxiliar de contabilidad
registraran la otra entrada.75. Fallo en la aplicacin de cuentas al
momento de hacer la salida:Para hacer este registro el almacenista
notifica al auxiliar de contador para que ambos lo hagan, los
asientos contables los autoriza el contador general.76.
Procedimiento para salida de MaterialesLos almaceneros podrn
entregar y realizar la salida de materiales cumplindose los
siguientes requisitos:1. Si el almacenista retira los materiales
que estn en la lista de firmas autorizadas. Si 2.El que retira los
materiales trae una requisicin interna de materiales conteniendo
una de las firmas autorizadas. 3. Si se cumple el requisito
anterior, puede entregar fsicamente los materiales al solicitante;
de inmediato realiza la salida en el sistema, 77. Aplicando
correctamente la cuenta. 1. Si este es gasto, debe buscar la cuenta
que corresponde al departamento si no existe la cuenta se solicita
al contador general para que la cree. 2. Siendo activo no
corriente, debe consultar con el asistente de contador cual es la
cuenta que debe aplicar y adems solicitar la hoja de asignacin. 3.
Si es implemento de trabajo debe asignar el cdigo de empleado
haciendo clic en el men (Vista-campos definidos por el usuario y a
su derecha aparece la asignacin).
78. Si el gasto pertenece al mantenimiento se debe hacer lo
siguiente: 1. Consultar con el mecnico que se encarga de retirar
los materiales si el mantenimiento que realiza es preventivo o
correctivo. 2. Debe pedir al mecnico que le adquiera el nombre y
cdigo de inventario del activo al que le est haciendo
mantenimiento. En la salida de inventarios especficamente en el
campo comentarios a nivel de lnea el almacenista colocara lo
siguiente: Si es mantenimiento correctivo C=XXXXX.3. Materiales
para proyectos de inversin, la persona que retirara debe traer una
requisicin interna de materiales con la autorizacin respectiva la
que debe especificarse para que cdigo de proyecto sern, el
almacenista buscara el presupuesto para comprobar si los materiales
solicitados estn presupuestados, no entregara materiales que no
estn en el presupuesto de la obra, al menos que tengan la
autorizacin de la gerencia administrativa. Cuando realice la salida
no se debe olvidar que por cada uno de los artculos entregados
colocara el cdigo del proyecto en la columna proyecto.79. Salida de
Reactivos y Qumicos de Laboratorio:Por razones de seguridad e
inocuidad, el procedimiento para salida de los qumicos y reactivos
de laboratorio se registraran en una cuenta denominada Gastos
diferidos de reactivos y qumicos de laboratorio.80. El registro de
consumo se har bajo le siguiente procedimiento:1.Mensualmente el
contador general y el jefe de laboratorio revisaran los consumos de
materiales y qumicos de laboratorio y redactaran un informe que lo
firmaran para aplicar los registros contables. 2. Por lo menos dos
veces al ao el contador general y jefe de laboratorio practicaran
un inventario fsico de materiales y reactivos de laboratorio y de
existir diferencias redactaran un informe para presentarlo a la
gerencia administrativa y proceder a realizar los registros
contables.
81. Salida de materiales cuando sea por descarte: Hay productos
que tienen vencimiento, se daan, o que se ha descontinuado el uso,
cuando esto ocurra el almacenista no podr hacer estos registros sin
autorizacin de la gerencia administrativa. Para hacer estas salidas
el almacenista debe notificar al gerente de proyecto que existen
productos en esta condiciones y que requiere se levante un
inventario supervisado por el departamento de contabilidad, despus
del inventario fsico, el contador general y gerente de proyecto
informaran al gerente administrativo para tomar la decisin de la
cuenta que afectaran al momento de hacer los ajustes. La salida de
materiales la elaboraran el auxiliar de contabilidad y el
almacenista, este procedimiento debe ser informado y autorizado por
el sub administrador de la DEI.
82. Salidas por Donaciones:Para realizar la salida de material
por concepto de donaciones, los almacenistas deben contar con una
nota autorizada por la gerencia administrativa o por la gerencia
general. 83. Salidas por medicamentos entregados a dependientes de
empleados: La compaa proporcionara el servicio de atencin mdica a
dependientes de empleados, para realizar esta operacin el
almacenista debe hacer lo siguiente: 1. Hacer la salida utilizando
la cuenta 103200-00000 Cuenta puente por cobrar suministros. 2.
Despus de la salida, debe hacer un asiento de diario debitando la
cuenta del empleado y acreditando la cuenta 10320-00000 Cuenta
puente por cobrar suministros. Imprime el registro contable. Como
hacer el asiento de diario,(Mdulos-Finanzas-Asiento), coloca la
fecha, en el campo comentarios: colocar la sinopsis Materiales
cargado a: escribir el nombre del empleado. -. En el campo Cuenta
mayor/Cdigo SN, presiona las teclas control-TAB. -. Busca el cdigo
de socio de negocios, si no est en la base de datos lo reporta al
contador general para que lo cree. -. En la columna debito coloca
el valor que se registr segn el asiento contable. 84. Salida de
materiales para eventos especiales:Los almaceneros, podrn hacer la
salida de materiales para celebraciones y eventos especiales, pero
algunos de estos materiales deben retornar al almacn una vez que
haya culminado el evento; para volverlo a utilizar. En este caso el
almacenista realizara la salida utilizando la cuenta puente y luego
har el registro contable debitando la cuenta del empleado y
acreditando la cuenta puente.
85. Transferencia de Materiales:En el proceso de transferencias
de materiales y suministros los almacenistas deben tener bien claro
que existe un almacenista origen, quien es el que transfiere los
materiales, y el almacenista destino, quien es el que recibe los
materiales; por lo tanto cada uno debe hacer lo siguiente:
Almacenista OrigenPrimero: realiza la transaccin de transferencia
en el sistema SAP, rebajando el almacn origen y afectando el almacn
destino, el almacn virtual al cual est transfiriendo los materiales
y suministros. Segundo: una vez que ha creado la transferencia en
SAP imprime el formato, procede a la entrega, conteo y revisin de
los materiales junto con la persona que los transportara;
finalmente solicita la firma de recibidos en la transferencia;
luego le aplica que esos materiales tiene que entregarlos nicamente
al almacenista destino. Tercero: Informa al almacenista destino y
le detalla los materiales que les est transfiriendo, y tambin le
comunica quien es el motorista responsable de llevar los
materiales. Esta comunicacin la realiza va radio comunicacin y
correo electrnico Cuarto: El almacenista destino recibe del
motorista la documentacin y ambos tienen el deber de contar y
revisar todos los materiales en mencin, luego el almacenista
firmara el documento de transferencia. Quinto: El almacenista
destino revisa en SAP, la transferencia. Sexto: Si la transferencia
en el sistema esta correcta, procede a realizar la transferencia
del almacn virtual a su almacn de materiales. Sptimo: Si la
transferencia en el sistema difiere a lo recibido, notifica de
inmediato al almacenista origen y debe aclarar donde est el error
esto implica tambin al motorista encargado, de este punto en
adelante se debe seguir el mismo procedimiento definido de la
recepcin y entrada de materiales. 86. Procedimientos Generales Los
procedimientos generales y contables que de estas polticas emana
debern cumplirse en completo apego. 1. La recepcin, las
transacciones de entradas por compras y otras entradas, debe
registrarse en el momento que ocurre; no estpermitidos registros
fuera de tiempo, solamente en aquellos casos que la red o el
sistema hayan fallado. Para esto se deber solicitar autorizacin del
contador general y proceder a realizar registros con fechas
posteriores
2. Todo almacn debe tener un horario especfico para la recepcin
y entrega de materiales, el cual debe estar concertado con la
gerencia del proyecto y gerencia administrativa. Este horario debe
estar colocado en un lugar visible para las partes involucradas. En
caso de requerir usar tiempo adicional al tiempo requerido se debe
solicitar autorizacin a la gerencia de proyecto y gerencia
administrativa. 3. Queda prohibido para los almacenistas ingresar
al sistema de materiales y suministros que no hayan verificado
fsicamente. 4. Las nicas personas autorizadas para recibir
materiales y suministros del agente de compras son los
almacenistas. 5. Cuando la entrada sea de activos no corrientes
inmediatamente se debe marcar el activo, siguiendo el procedimiento
de marcacin que se describe en las polticas de propiedad planta y
equipo. 6. Cuando la entrada sea por pedidos del exterior, a la
entrada hay que adicionar los costos de importacin como ser
(derechos arancelarios, gastos de aduana, fletes y seguro) y la
entrada la realiza el almacenista pero la aplicacin de los costos
de importacin lo hace el auxiliar de contador. 7. En caso que el
medio de transporte tenga mecanismos de seguridad como, marchamos o
candados, estos deben ser verificados contra la documentacin que
enva el proveedor y solamente pueden ser retirados por el
almacenista. 8. Cuando sean repuestos que requieran de una opinin
tcnica, el almacenista solicitara a la gerencia de logstica para
que le apoye en la revisin. 9. Entradas por compras de materiales a
travs de caja chica: las compras de materiales a travs de caja
chica requerir de entrada al almacn cuando estos no sean consumidos
de manera inmediata y, por lo tanto debern estar bajo la custodia
en un almacn. Los procedimientos a seguir cuando se requieran son
los siguientes: 10. Cuando la compra es sin orden de compra: Para
identificar que una compra de esta ndole es por caja chica, el
encargado caja o el agente de compras deber informar al
almacenista, en este caso se har uso del mdulo de inventarios y
afectara la cuenta del pasivo, Gastos de caja chica por pagar. El
auxiliar de contabilidad que revisa inventarios reportara al
auxiliar que realiza los pagos para que aplique el reembolso de
caja chica.
11. Cuando la compra es con orden de compra: La entrada se har
en el mdulo de compras, el almacenista buscara la orden y la
copiara a pedidos entradas y creara la entrada, el auxiliar que
realiza los pagos para que aplique el reembolso de caja chica. 12.
De manera visible los almacenistas deben contar con la lista
actualizada de personas y firmas autorizadas para entregar
materiales, suministros y equipo. Cualquier cambio de firma
autorizada deber ser hecho de forma escrita por la gerencia
administrativa. 13. Cuando sea salidas para proyectos de inversin
deben contar con el presupuesto y cdigo de la obra. 14. No se
permite que los almacenistas entreguen materiales y suministros a
terceros si estos no tienen una autorizacin por escrito. 15.En
cuanto a las diferencias en los productos cuyas unidades de medidas
sean por peso, longitud o volumen se aceptara un margen de
diferencia del 2.5% sobre el valor total del producto, para
cualquier otro tipo de unidad de medida no se aceptara ningn margen
de error, y las diferencias faltantes sern cargadas a los
almacenistas cuando la gerencia administrativa considere que no hay
justificacin razonable por tal diferencia. 16. Queda
terminantemente prohibido que los almacenistas realicen salidas y
entradas con el propsito de ajustar el inventario. 17. Queda
prohibido la permanencia de personas ajenas a los almacenes, salvo
en casos especiales, por revisin de auditora o supervisin
administrativa. 18. En todo momento el acceso a los almacenes debe
mantenerse restringidos y con mecanismos de seguridad. 19. La
gerencia administrativa solicitara una revisin fsica de inventarios
en porcentajes. 20. El almacenista debe estar presente en la
evaluacin de inventarios tanto en la toma fsica del almacn y deber
verificar el informe de las inconsistencias encontradas por el
auditor.
21.Cuando la compra tiene un pago anticipado: La recepcin y
entrada de estos artculos se hace de manera normal, el agente de
compras debe reportar al almacenista que es una compra con pago
anticipado y le entrega la orden de compra, la factura al proveedor
con el sello de cancelado y el Boucher con el cual se realiz el
anticipo, con esta documentacin al momento de crear la factura el
almacenista debe asociar el anticipo a la factura y debe revisar
que el saldo de la factura sea cero si se cancel el 100%, si el
pago fue solamente un porcentaje debe asociar el anticipo a la
factura y debe revisar el saldo de la factura.
ALMACENES DE PRODUCTO TERMINADOEspacio fsico, destinado para el
resguardo de los productos disponibles para la venta, ya sean estas
instalaciones permanentes o contenedores. 87. Almacenista: Empleado
responsable de resguardar el producto terminado de la empresa en el
rea destinada para el almacn.
88. Supervisor de produccin:Empleado que se encarga de recibir y
registrar la cosecha de biomasa por cada camin que ingresa a la
planta.Entrega de producto:Documento con el cual el almacenista
comprueba la entrega de productos terminados a clientes.Autorizacin
de donacin y muestras: Formato con el cual la gerencia autoriza la
entrega de producto para donacin a terceros o muestras de producto
enviadas a clientes o laboratorio para su anlisis.Existencia:Es la
cantidad fsica de producto en el almacn.89. FarmControl: Sistema de
informacin que sirve para controlar el registro de consumo,
crecimiento y existencia de los peces.
90. Interfaz: Es la interrelacin entre un sistema y otro
consistente en la generacin de un archivo denominado XML generado
en el sistema FarmControl y que genera las cosechas de biomasa en
SAP Business One.91. Biomasa:Es la materia prima para la elaboracin
de producto terminado, en este caso es la transformacin de alimento
concentrado en peces. 92. Biomasa por camin:Es el reporte que se
genera a partir de la biomasa cosechada que ingresa a la planta de
proceso.93. Crear la orden de Produccin:Registro en el sistema de
informacin donde se indica la cantidad de producto que se requiere
producir.94. Cantidad planificada: Es la cantidad que por defecto
tiene la orden de produccin al momento de crearla, en este caso la
cantidad es 1.95. Recibo de produccin: Es el registro de la
produccin en el sistema SAP Business One en el momento que ocurre.
96.Entrega de componentes: Consiste en la asignacin de materia
prima (biomasa) a los productos en cada una de las rdenes de
produccin que se crearon durante el da.97. Devoluciones de
producto: Es la cantidad fsica de producto que retorna al almacn
despus de haber realizado la entrega fsica y haberse operado la
salida en el sistema.98. Transferencias entre Almacenes: Traslados
de producto realizados entre los distintos almacenes de la
compaa.
99. Transformacin de productos: Es la conversin de un producto
terminado a otro tipo deproducto terminado.100. ASIGNACION Y
RESPONSABILIDADLa asignacin de un almacn, estar respaldada por una
Acta de Recepcin, la cual ser emitida por la gerencia
administrativa refrendada por la firma del gerente de proyecto y/o
los almacenistas que reciben. En el acta de recepcin se hace
entrega del total de las existencias de productos que contiene
determinado almacn. Dicha acta es de carcter legal y a partir de
ser firmada, el empleado almacenista tiene total responsabilidad
sobre el manejo de los inventarios.101. EVALUACION DE EXISTENCIAS
(INVENTARIOS FISICOS)Las evaluaciones al manejo de las existencias
en los almacenes de producto terminado se realizaran al 100% una
vez al mes por el personal que la gerencia administrativa designe.
Esta disposicin quedara sujeta a cambios segn lo estime conveniente
la gerencia a administrativa. Durante la toma fsica, el auditor
designado deber considerar y plasmar en el informe los siguientes
aspectos a evaluar: 1. Orden y aseo del almacn 2. Manejo de las
existencias (claridad, exactitud y actualizacin) 3. Archivo de
documentacin y manejo de papelera. 4. Exactitud de existencias
(fsico-sistema) 5. Revisin de existencias del almacn virtual; 6.
Registro de las transacciones en el momento que ocurren. 7.
Controles de seguridad y calidad generales en rea restringida
(temperaturas, utensilios de medicin, sellos de empaque, higiene de
los productos, peso, y cerraduras en los puntos de entrada y salida
etc.) 8. El informe de las evaluaciones de los almacenes ser
presentado por el auditor a la gerencia administrativa y debe ser
presentado a ms tardar dos das despus de haber culminado la
evaluacin.
102. ARCHIVO DE CONTROLLos almacenistas debern tener un archivo
de la papelera utilizada, estructurada de la siguiente manera:103.
Transferencias entre almacenes:Archivadas en flder separado por
mes, fecha y correlativo ascendente. Adems deber justificar en cada
documento la razn que dio lugar a la transferencia.104. Entregas de
productos:Archivadas en folders, por mes, fecha y nmero correlativo
ascendente.105. Devoluciones de producto: Archivadas en folders,
con separador por mes, fecha y nmero correlativo ascendente. 106.
Autorizacin de donaciones: Archivadas por fecha en un flder con
separadores por mes. Acta de recepcin de almacn: Deber estar en
flder separado en la parte destinada para documentacin diversa del
almacn.107. Comunicacin Interna: Clasificados en tres tipos: 1.
Correspondencia entre las gerencias y el almacn, 2.
Correspondenciaentre almacenes 3. Correspondencia entre
contabilidad y el almacn. Todas estas clasificaciones se archivaran
por fecha en un solo flder por ao. Descripcin funciones y
responsabilidades/polticas y procedimientos: Esta documentacin
deber archivarse en un solo flder junto con los detalles de las
personas que poseen firmas autorizadas para el retiro de producto
terminado del almacn.108. FORMAS A UTILIZAR Las formas de la
papelera a utilizar por los almacenistas, sern establecidas por la
administracin de y solo se aceptaran como vlidas las nuevas que la
gerencia considere implementar.
109. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO CONTABLE El almacenista de
producto terminado har todos los registros de inventarios en el
sistema SAP Business One, el sistema ya tiene la configuracin de
las cuentas contables que afectara dichas transacciones.110.
REGISTRO DE ENTRADA MATERIA PRIMAPLANTA PROCESOEste proceso tiene
como objetivo transformar el alimento consumido por la cosecha en
biomasa (materia prima) y se ejecuta de la siguiente manera: 1. El
supervisor de produccin en el rea de recepcin de biomasa, registra
las cosechas en un formato pre-impreso denominado (Reporte de
biomasa por camin). 2. Al terminar de cosechar una jaula lleva el
reporte a la analista de datos de produccin. Al finalizar el
proceso de cosechas firma el reporte de biomasa por camin y lo
lleva al jefe de produccin. 3. La analista de datos de produccin
una vez que obtiene el reporte ingresa al sistema FarmControl y
hace lo siguiente: Genera la cosecha y este a su vez genera un
archivo denominado XML El archivo XML genera la interfaz de cosecha
en el sistema SAP. Al generar la ltima cosecha del da, reporta al
jefe de produccin para que genere las rdenes de produccin de
biomasa.4. El jefe de produccin al finalizar el ingreso biomasa la
planta hace lo siguiente: Revisa el reporte de biomasa por camin y
lo firma. Ingresa al sistema SAP y busca las cosechas que se
generaron a travs de la interfaz (FarmControlSAP) y revisa que
estas sean igual a las que estn en el reporte de biomasa por camin.
Genera la orden de produccin de biomasa y cierra la orden.Reporta
al almacenista de producto terminado que ya se gener la
cosecha.
111. PLANTA HARINAEn esta planta el proceso de registro de la
materia prima lo hace el almacenista a travs de otras entradas de
la siguiente manera: La planta de proceso le remite un pase de
salida de desechos (Cabezas) indicando la cantidad de bienes. Con
estos datos el almacenista ingresa la cantidad de materia prima;
cada bien contiene 738 kilos de cabezas por 8 bines hacen un total
de 5,904 kilos por cada viaje.112. REGISTRO DEL RECIBO DE
PRODUCCIONEl procedimiento de registro diario de entrada de
producto terminado se hace de acuerdo a los siguientes procesos:
Crear la orden de produccin En la planta de proceso para crear la
orden de produccin el almacenista recibir la programacin de pedidos
semanales que le entrega la gerencia de planta y el departamento de
ventas nacionales. Para la planta de harina el almacenista no
recibe programacin de produccin ya que est se sujeta a los das de
procesamiento en la planta de proceso, adems los productos estn
previamente determinados y son harina, aceite hmedo de tilapia y
aceite Premium de tilapia, dicho de otra manera si no hay proceso
en la planta proceso no hay produccin en la planta de harina.En el
caso particular del aceite de tilapia el registro de la produccin
se hace en dos etapas: 1. Produccin de aceite hmedo:la materia
prima es cabezas de tilapia y el almacenista crea la orden de
produccin por cada da y registra la produccin diaria de este tipo
de aceite.2. Produccin de aceite Premium:la materia prima es aceite
hmedo y el almacenista crea la orden de produccin por cada da de
proceso y registra la produccin. Al momento de crear la orden de
produccin el sistema asume por defecto la cantidad 1 conocida como
cantidad planificada la que se actualizara al momento de completar
la produccin del da.113. Crear la orden de produccin(Mdulos
Produccin- rdenes de fabricacin) En el campo No de producto
presione la tecla TAB, elija el producto En cantidad planificada
coloque 1. Coloque la fecha de finalizacin En el espacio para
comentario escriba lo ms relevante para orden Presione el botn
crear. Busque la orden de produccin Mdulos - informes de produccin
- lista de partidas abiertas - en el campo Documentos pendientes
elija rdenes de fabricacin, busque la orden que creo y seleccinela.
Libere la orden de produccin, en el campo Estado elija la opcin
liberado esto le permitir ingresar producto, una vez liberado haga
clic en el botn OK114. Recibir la produccin En el sistema al
momento de registrar la produccin en la orden se acumulara en el
campo denominado Cantidad completada que representa la cantidad de
producto recibido en el cuarto frio o el almacn.1. Haga clic
derecho sobre la orden de produccin y elija la opcin de Terminacin
report, aparecer el formulario de recibo de produccin, en la
columna Cantidad coloque la cantidad recibida y escriba el
comentario. 2. Haga clic en el icono Crear. 3. Este paso se repite
cuantas veces reciba produccin. Actualizar la orden de produccin 4.
Vuelva a la orden de produccin y presione la vieta Componentes y
luego presione la vieta Resumen esto actualizara los datos de
produccin. Completar la cantidad planificada En el campo cantidad
planificada1 coloque la cantidad segn la cantidad que aparece en el
campo Cantidad completada, luego clic en el botn actualizar.
(Asegrese que la cantidad completada sea igual que la cantidad
planificada) Revisar la disponibilidad de biomasa 5. Antes de
entregar componentes es obligatorio que el almacenista revise en el
sistema la disponibilidad de biomasa, verificar que todas las
ordenes produccin de biomasa estn registradas y de acuerdo al
reporte biomasa por camin. Ver el ingreso de materia prima a planta
proceso. 6.Entregar componentes Una vez comprobados que los datos
de la cosecha coinciden con los registros del sistema, entonces el
almacenista debe ejecutar el proceso entrega de componentes para
cada una de las rdenes de produccin a las que les ingreso
producto.
7. Haga clic derecho sobre la orden de produccin y de clic en
Entrega de componentes, aparecer el formulario de artculos para la
produccin, coloque el comentario y de clic en el botn crear. 8.
Regrese a la orden de fabricacin y actualcela, haciendo clic en la
vieta componentes y luego en resumen. 9. Cerrar la orden de
produccin Este proceso consiste en cambiar el estatus de la orden
de produccin, de planificado ha cerrado haciendo lo siguiente: 10.
En el campo de estado elija la opcin de Cerrado. Luego clic en
Ok.
115. AJUSTES DE INVENTARIO Errores de registros: Al final del
proceso diario, el almacenista debe revisar y comparar la produccin
fsica versus el sistema, si tiene errores le notificara al auxiliar
de contabilidad para que le apoye en los registros, a su vez este
pedir al contador general para que verifique y luego solicite la
autorizacin a la gerencia administrativa, una vez autorizados y
operados lo registros los deben imprimir para que sean firmados por
el almacenista, auxiliar de contador, contador general y gerente
administrativo. Los errores que con frecuencia ocurren son los
siguientes: 1. Seingres ms producto en la orden de produccin, Hacer
la salida de producto por la cantidad ingresada de ms, utilizando
la 102200-00000 Cuenta puente para producto terminado, en el campo
comentarios se debe colocar la sinopsis explicando lo ocurrido. Se
debe imprimir el registro contableDEBE HABER Cuenta puente para
producto terminadoLps. 0.00 Inventario de producto terminadoLps.
0.00
Despus de realizar la salida se debe hacer la entrada de biomasa
que fue utilizada para esa cantidad de producto, colocando el costo
segn el registro contable que se oper en la salida anterior, el
registro contable es el siguiente:DEBEHABERInventario de biomasa
Lps. 0.00Cuenta puente para producto terminadoLps. 0.00
2. El artculo al cual le ingreso produccin es incorrectoTiene
que corregir los errores el mismo da en que los identifica y debe
comunicarse con el auxiliar de contabilidad para que le apoye en la
correccin del error y juntos harn los siguientes registros:Se hace
la salida de producto por el total o parcial del producto
equivocado utilizando la 102200-00000 Cuenta puente para producto
terminado, en el campo comentarios se debe colocar la sinopsis
explicando lo ocurrido. Se debe imprimir el registro
contable.DEBEHABERCuenta puente para producto terminadoLps. 0.00
Inventario de producto terminadoLps. 0.00 Para registrar la
produccin correcta al artculo se debe hacer otra entrada afectando
la cuenta 102200-00000 Cuenta puente para producto terminado, con
el valor de la salida anterior.DEBEHABERInventario de producto
terminado Lps. 0.00 Cuenta puente para producto terminado Lps.
0.00
Estos registros quedan sujetos a verificaciones previas de
inventarios fsicos cuando as lo considere necesario la gerencia
administrativa y estarn a cargo de un auxiliar de contador quien
ser el responsable de presentar el informe avalado con la firma del
contador general y autorizado por la gerencia administrativa. 116.
REGISTRO DE SALIDAS Las salidas de producto terminado se realizan
cuando se generan las entregas por venta, donaciones,
transferencias entre almacenes, re-procesos y descartes; a
continuacin se describen los procesos para cada uno de los casos:
1. Entrega por ventas y donaciones: Para realizar la entrega, el
almacenista busca en el sistema el pedido del cliente.Prepara
fsicamente el pedido y luego en el sistema copia el pedido a la
entrega.Al crear la entrega notifica al encargado(a) de facturacin
para que elabore la factura en el caso de la venta.Hacer la salida
de producto por la cantidad ingresada de ms, utilizando la
102200-00000 Cuenta puente para producto terminado, en el campo
comentarios se debe colocar la sinopsis explicando lo ocurrido. Se
debe imprimir el registro contable.
DEBE HABERCuenta puente para producto terminadoLps. 0.00
Inventario de producto terminadoLps. 0.00Despus de realizar la
salida se debe hacer la entrada de biomasa que fue utilizada para
esa cantidad de producto, colocando el costo segn el registro
contable que se oper en la salida anterior, el registro contable es
el siguiente:DEBEHABERInventario de biomasaLps. 0.00Cuenta puente
para producto terminadoLps. 0.002. El artculo al cual le ingreso
produccin es incorrecto
Tiene que corregir los errores el mismo da en que los identifica
y debe comunicarse con el auxiliar de contabilidad para que le
apoye en la correccin del error y juntos harn los siguientes
registros: Se hace la salida de producto por el total o parcial del
producto equivocado utilizando la 102200-00000 Cuenta puente para
producto terminado, en el campo comentarios se debe colocar la
sinopsis explicando lo ocurrido. Se debe imprimir el registro
contable.DEBE HABERCuenta puente para producto terminadoLps. 0.00
Inventario de producto terminado Lps. 0.00 Para registrar la
produccin correcta al artculo se debe hacer otra entrada afectando
la cuenta 102200-00000 Cuenta puente para producto terminado, con
el valor de la salida anterior. DEBEHABER Inventario de producto
terminadoLps. 0.00 Cuenta puente para producto terminadoLps.
0.00Estos registros quedan sujetos a verificaciones previas de
inventarios fsicos cuando as lo considere necesario la gerencia
administrativa y estarn a cargo de un auxiliar de contador quien
ser el responsable de presentar el informe avalado con la firma del
contador general y autorizado por la gerencia administrativa. 117.
REGISTRO DE SALIDAS Las salidas de producto terminado se realizan
cuando se generan las entregas por venta, donaciones,
transferencias entre almacenes, re-procesos y descartes; a
continuacin se describen los procesos para cada uno de los
casos:
118. Entrega por ventas y donaciones: Para realizar la entrega,
el almacenista busca en el sistema el pedido del cliente. Para
hacer una entrega fsicamente el almacenista debe exigir la factura
o la autorizacin de donacin.Antes de entregar el producto debe
firmar los documentos tanto el almacenista el cliente o supervisor
de entrega.1119. Transferencia de productos: Para realizar este
tipo de transaccin se utilizara el almacn virtual como almacn
destino y los almacenistas deben tener bien claro que existe un
almacn origen quien es el que transfiere los productos y el
almacenista destino quien es el que recibe los productos; por lo
tanto cado uno debe hacerlo siguiente: 120. Almacenista de
OrigenPrimero: realiza la transaccin de transferencia en el sistema
SAP, rebajando el almacn origen y afectando el almacn destino.
Segundo: una vez que ha creado la transferencia en SAP, imprime el
formato, procede a la entrega, conteo y revisin de los productos
junto con la persona que los transportara; finalmente solicita la
firma de recibidos en la transferencia; luego le explica que esos
productos tiene que entregarlos si y solo si al almacenista
destino. Tercero: Informa al almacenista destino y le detalla los
productos que le est transfiriendo, tambin le comunica quien es la
persona responsable de llevar los productos.Almacenista de
DestinoCuarto: El almacenista destino recibe de la persona que lo
transporta la documentacin y ambos tienen el deber de contar y
revisar todos los productos en mencin luego el almacenista firmara
el documento de transferencia. Quinto: El almacenista destino
revisa en SAP, la transferencia. Sexto: Si la transferencia en el
sistema esta correcta procede realizar la transferencia del almacn
virtual a su almacn. Sptimo: Si la transferencia en el sistema,
difiere a lo recibido, notifica de inmediato al almacenista origen
y debe aclarar donde est el error, esto implica tambin a la persona
que entrega los productos
121. Transferencias de ProductoPara realizar una transformacin
de producto terminado en otro tipo de producto, se debe realizar
una salida del producto que se desea transformar y luego generar
otra entrada por la cantidad de producto que resulte de este
proceso. 122. Descarte de ProductosPara ejecutar este proceso, se
debe hacer lo siguiente: 1. El almacenista notificara al
departamento de contabilidad y control de calidad que existe
producto daado. 2. El departamento de contabilidad ordenara
levantar un inventario fsico del producto terminado. 3. El
departamento de control de calidad har la inspeccin y redactara un
informe tcnico del producto y lo remitir al departamento de
contabilidad. 4. Con el inventario fsico ms el reporte de calidad
el contador general lo remite a la gerencia administrativa para que
autorice el descargo del producto. 5. Con la autorizacin de la
gerencia administrativa el auxiliar de contabilidad y el
almacenista de producto terminado realizan la salida de producto
utilizando la cuenta de gasto correspondiente y la firman el
almacenista y auxiliar de contador.6. El registro contable que
genero la salida la firmaran el contador general, contralor y
gerente administrativo.123. OTRAS ENTRADAS Devoluciones de
producto: Este proceso se registrara en el sistema a travs de otras
entradas en el mdulo de inventarios. Para proceder a realizar este
tipo de entradas el almacenista notificara al auxiliar de contador
que existen devoluciones y este a su vez debe solicitar autorizacin
a travs de contador general al gerente administrativo. Una vez
autorizados procedern a registrar las devoluciones en el
sistema.124. Registros que se deben hacer en el sistema Solamente
se ha realizado la entrega: En este caso la devolucin en el sistema
hace los ajustes al inventario y el registro contable
correspondientes.
125. Se realiz la entrega y la factura: Cuando esto ocurre, el
almacenista y auxiliar de contador tendrn que hacer el registro de
la nota de crdito para el cliente. 126. Firmas AutorizadasSon las
personas designadas por la gerencia administrativas cuya firma
avala o autoriza la salida de productos del almacn. El almacenista
deber tener una copia en el archivo y una copia pegada en un punto
que sea visible al momento de hacer la entrega del producto.127.
Procedimientos GeneralesLos procedimientos generales y contables
que de estas polticas emanan debern cumplirse en completo apego. 1.
Queda terminantemente prohibido que los almacenistas realicen
salidas y entradas con el propsito de ajustar el inventario. 2.
Queda prohibido la permanencia de personas ajenas a los almacenes,
salvo en casos especiales, por revisin de auditora o supervisin
administrativa. 3. Para ingresar al almacn de producto terminado se
debe usar la indumentaria correcta exigida por el departamento de
control de calidad de planta proceso (Bota de hule, gabacha, gorro
desechable, naricera). 4. En todo momento el acceso a los almacenes
debe mantenerse restringidos y con mecanismos de seguridad.Las
nicas personas autorizadas para recibir productos del personal de
planta son los almacenistas. Al final del da el almacenista y
auxiliar de contador deben verificar si quedan rdenes de produccin
abiertas, de existir alguna o varias las cancelara el almacenista.
5. El almacenista debe estar presente en la evaluacin de
inventarios tanto en la toma fsica del almacn y deber verificar el
borrador de las inconsistencias encontradas por el auditor. 6. La
recepcin de producto terminado se debe registrarse en el momento
que ocurre, no est permitido registro fuera de tiempo. Solamente en
aquellos caso que la red o el sistema hayan fallado pero se debe
solicitar al contador general para proceder a realizar los
registros con fechas posteriores.
8. Todo almacn debe tener un horario especfico para la recepcin
y entrega producto terminado, el cual debe estar concertado con la
gerencia del proyecto y gerencia administrativa. Este horario debe
estar colocado en un lugar visible para las partes involucradas. En
caso de requerir usar tiempo adicional al tiempo requerido se debe
solicitar autorizacin a la gerencia de proyecto y gerencia
administrativa. Queda entendido que el horario de recepcin de
producto terminado queda sujeto al horario de procesamiento de las
plantas. 9. Queda prohibido a los almacenistas que realicen
registros de productos que no hayan verificado fsicamente. 10. En
caso que el medio de transporte tenga mecanismos de seguridad el
almacenista debe colocar marchamos o candados y anotar en el pase
de salida el nmero de marchamos. 11. En cuanto a las diferencias en
los productos cuyas unidades de medidas sean por peso, volumen se
aceptara un margen de diferencia del 2.5% sobre el valor total del
producto. Y las diferencias faltantes sern cargadas a los
almacenistas cuando la gerencia administrativa considere que no hay
justificacin razonable por tal diferencia. 12. El almacenista debe
estar presente en la evaluacin tanto en la toma fsica del almacn
como en la verificacin del informe sobre las inconsistencias
encontradas por el auditor. 13.Cuando se trate de un producto que
por su naturaleza no se puede culminar el mismo da y requiera ms de
un da de proceso es necesario que el almacenista revise, cuente,
verifique y costee cada producto que recibe.128. PROPIEDAD, PLANTA
Y EQUIPO Propiedad, planta y equipo: Son los bienes tangibles
adquiridos o construidos por la compaa para ser usados en la
produccin o suministro de bienes y servicios, con una expectativa
de duracin mayor a un ao. Vida til:Es el plazo durante el cual se
espera que los bienes o propiedades cumplan su funcin con un grado
razonable de eficiencia.Libro para control numero inventario de
activos: Es donde se registra el nmero de inventario y los datos
generales del activo fijo al momento de hacer la asignacin a los
empleados y a los proyectos.Importe en libros:Es el valor por el
que se reconoce un activo, una vez deducidas la depreciacin
acumulada.
Costo de adquisicin:Es el importe en efectivo o medios
equivalentes al efectivo que la empresa paga por la compra o
construccin de un activo. Este se determina de la siguiente
manera:1. El costo de adquisicin ms los aranceles de importacin y
los impuestos indirectos no recuperables que recaen sobre la
adquisicin, despus de deducir cualquier descuento.2. Todos los
costos directamente relacionados con la ubicacin del activo en el
lugar y en las condiciones necesarias para operar de forma prevista
por la gerencia adems de los gastos de instalacin inherentes al
activo.3. La estimacin de los costos de rehabilitacin o
desmantelamiento del lugar donde se construya el bien.4. Y
cualquier otro costo necesario para el funcionamiento del bien.129.
Depreciacin: Es la proporcin en que disminuye el costo de los
bienes, distribuido durante su vida til estimada, con el fin de
obtener los recursos necesarios para la reposicin de los bienes, de
manera que se conserve la capacidad operativa o productiva. 130.
Valor residual: Es el valor de un bien sujeto a depreciacin al
final de su vida til o en cualquier momento anterior, este concepto
es conocido tambin como valor de salvamento. El 1% sobre el costo
de adquisicin es el que se considera como valor residual.131.
Marcacin de activos:Es el acto que consiste en colocar una marca
permanente al activo, de manera que sea fcil de identificar.
Asignacin de activos de uso personal o especfico:Es el documento
mediante el cual se delega la responsabilidad de un bien de uso
personal a un empleado o tercero, para su cuido y buen desempeo en
el uso del mismo. 132. Descarte de activos:Es el documento mediante
el cual se solicita y autoriza retirar un activo de su uso
corriente. Responsable del descarte: Es el empleado nominado por la
gerencia administrativa para que se encargue de dirigir el proceso
de descarte de los activos. 133. Informe tcnico:Es un informe
pormenorizado a cargo de un experto en el ramo que seala si un
activo puede o no seguir operando de manera continua o amerita ser
reemplazado.
134. Clasificacin de activos:Consiste en la estructura contable
bajo la cual se registrara el activo no corriente y que se ve
reflejado en la estructura financiera de la compaa.135. Ficha
tcnica del activo: Es el registro de control en el sistema que
contiene toda la informacin relacionada al activo no corriente.136.
Mayor de propiedad planta y equipo: Es el reporte detallado y
especfico de los activos no corrientes de la empresa.137.
Manifiesto de entrega: Es el comprobante mediante el cual se
autoriza la salida de un activo no corriente de las instalaciones
fsicas en donde est asignado, cuando el activo tenga que ser
trasladado a reparaciones en talleres tanto internos como
externos.138. Autorizacin de salida: Es el comprobante que autoriza
el traslado de un activo fijo a otro centro de costo ya sea como
asignacin permanente o para uso temporal en dicho centro de
costo.139. ASIGNACION Y RESPONSABILIDAD La responsabilidad de velar
por la custodia y buen uso de los bienes de la compaa recae de
manera directa sobre la gerencia de departamentos, gerencia de
proyectos y jefaturas correspondientes. La asignacin de
responsabilidad se definir con la entrega del mayor de propiedad
planta y equipo para cada departamento. Para los activos de uso
personal o especficos, se elaborara una asignacin directa de los
bienes. La elaboracin y entrega del mayor de propiedad y
asignaciones directas es obligacin del departamento de contabilidad
de la empresa. 140. REGISTRO CONTABLE ESQUEMA DE APROBACION Se
considera activo fijo aquel cuya vida til exceda de un ao y su
costo de adquisicin sea superior a los Lps. 1,000.00. Para los
bienes que queden fuera de estos parmetros pero que sean de uso
personal o especfico se manejaran como implementos de trabajo y se
asignaran bajo este concepto a travs del sistema. Para el esquema
de solicitud de compras y adquisicin debe apegarse a las polticas y
procedimientos de compras.
141. METODO Y REGISTRO DE DEPRECIACION La depreciacin de los
activos tangibles se har por el mtodo de LneaRecta con base en la
vida til estimada de cada activo, su frmula de determinacin es la
siguiente:Valor de adquisicin (-) Valor residual (1%) Vida tilEl
registro contable de la depreciacin ser de forma mensual y se
origina de la suma de la depreciacin de cada uno de los activos que
posee la compaa, con su clasificacin correspondiente.142.
PROCEDIMIENTOS GENERALES Marcacin:Sistemticamente, todo activo de
la compaa ser marcado fsica mente en un lugar visible con el nmero
correlativo que se lleva en el libro para control inventarios de
activos, esta accin se ejecutara inmediatamente despus de ingresar
activo al almacn. La responsabilidad recae sobre el almacenista de
la bodega principal y supervisado por el auxiliar de contabilidad
que la gerencia administrativa asigne. 143. Asignacin de uso
personal o especfico:Antes que el activo sea retirado del almacn el
responsable de activos no corrientes deben realizar la asignacin en
el formato establecido, el cual ser firmado por el empleado
responsable de uso del activo. Control Se establecen las partes
involucradas en el control de los activos de acuerdo a su funcin,
de la manera siguiente: Elauxiliar de activos no corrientes:
realiza inventarios fsicos con sus respectivos informes cuando as
lo defina la administracin, verifica la solicitud de descarte,
recepcin y documentar activos para reparaciones. Auxiliar de
contador:registra los activos fijos en el sistema, realizar los
registros contables por concepto de depreciacin, liquidacin de
proyectos de inversin, dar de baja a los activos y velar porque se
cumplan los procedimientos de marcacin, asignacin. Es el
responsable de remitir al archivo toda la documentacin que soporte
la asignacin de activos.
Contador General:revisa y autoriza registro de activos fijos,
asientos por depreciacin, descarte y aprueba y presenta los
informes de inventarios fsicos cuando as lo defina la
administracin. Gerente administrativo: Es quien autoriza la
adquisicin de activos no corrientes, el descarte de activos, las
asignaciones de responsabilidad y todos aquellos registros que
conciernen a transacciones de activos fijos. Elresponsable de
asignacin de uso personal o especifica: Custodia los activos bajo
su responsabilidad, solicita descartes, colabora en inventarios
fsicos, entrega activos al auxiliar de activos no corrientes cuando
se requieran reparaciones, reportar en el trmino de 24 horas
cualquier extravi o daos del activo, entregar personalmente el
activo no corriente al auxiliar de activos cuando este ya no vaya
estar bajo su custodia, mantener su archivo de control de
asignaciones en orden y actualizado.1.
Movimientosfsicosdeactivosnoasignadosdeformapersonal: Existen
varios tipos de movimientos activos y entre los ms comunes estn los
siguientes:Envo a mantenimiento:2. La jefatura a la cual se le
asign la responsabilidad de la custodia de activos debe remitir el
activo al taller de su departamento dejando constancia de la
entrega y recepcin a travs del formato envi de activo a taller de
departamento. Este formato servir como soporte para avalar la
permanencia de activos en el taller.Una vez que el activo haya sido
reparado debe ser entregado de nuevo a la jefatura responsable de
la custodia del activo y dejando constancia mediante el formato de
entrega activo reparado.3. En caso que el taller del departamento
no pueda hacer las reparaciones y se requiera moverlo a un taller
de otro departamento o a un taller externo, el jefe de taller lo
debe remitir al almacn de su departamento y solicitar el movimiento
de activo, especificando hacia donde deber llevarse el activo. Este
manifiesto servir a su vez como constancia de recepcin y entrega
del activo. Una vez reparado el activo debe retornar al almacn que
lo remiti para que este lo entregue al taller que solicito la
reparacin. En caso de venir de un taller externo el almacenista
soportara la recepcin con la factura y la orden de compra por
reparacin.
4. Prestamos entre centros de costos Cuando esto se requiera, la
jefatura que tiene la responsabilidad del bien solicitado, lo
reporta al almacn de su departamento para que elabore el movimiento
de activos en el sistema especificando a qu almacn lo remite. El
documento que genere este movimiento debe ser autorizado por el
gerente del centro de costo origen.5. Descarte activos no
corrientes Para realizar esta actividad, la administracin designara
a un responsable para coordinar y realizar el proceso de descarte.
Cada vez que se requiera hacer los descartes de activos, se debe
cumplir con los siguientes procedimientos: a) El empleado que tenga
asignado el activo solicitara por escrito el descarte al
responsable asignado. b) El responsable asignado hace la inspeccin
con un tcnico para elaborar el informe tcnico y despus lo presentan
a la gerencia del centro de costo para la aprobacin. c) Una vez
aprobado el informe, el responsable de descarte lo remite al
auxiliar de contabilidad quien verifica la documentacin y le dan el
visto bueno junto con el contador general. d) El contador general
presentara el informe a la gerencia administrativa para que
autorice el descarte del activo. e) Cuando se haya autorizado el
descarte, el auxiliar de contador indicara el retiro del activo
para colocarlo en el centro de acopio. f) El centro de acopio deber
llevar un inventario de los activos no corrientes que estn bajo su
custodia.
1. Deduccin de responsabilidad por prdida o daos de activosToda
perdida o dao de activos debe ser reportada dentro de las
veinticuatro horas en que se dio el evento. Dicha comunicacin debe
ser dirigida por escrito al auxiliar contable responsable de
activos fijos con copia a su jefe inmediato, especificando los
pormenores del incidente. En caso de no respetarse esta disposicin
se deducir la responsabilidad total de reparacin o reposicin al
responsable del activo. En el caso de la prdida de un activo se
deducir responsabilidad al empleado que tiene asignado el activo,
cargando a su cuenta personal y deduciendo por planilla el valor de
reposicin del activo. En caso de dao se exigir un reporte tcnico
para comprobar si el activo puede ser reparado o requiere ser
reemplazado en su totalidad. Los costos de reparacin o reposicin
del activo sern cargados a la cuenta del empleado y deduciendo por
planilla el valor de reposicin del activo. En caso del dao, si se
comprueba que el usuario del activo cumpli con las normas de
seguridad e instrucciones para el buen uso del activo y adems que
el incidente que provoco el dao no es responsabilidad directa del
mismo, no se le deducir responsabilidad sobre el dao.
144. PROYECTOS DE INVERSION Proyecto de inversin: Es una
propuesta de accin tcnico econmica para resolver una necesidad
utilizando un conjunto de recursos disponibles, los cuales pueden
ser, recursos humanos, materiales y tecnolgicos entre
otros.Formulario para autorizacin de inversin Es el formato oficial
autorizado para solicitar, justificar y aprobar los proyectos de
inversin a realizar en la compaa.145. Contrato: Es el documento
legal que sirve de soporte entre la compaa y el(los) contratista(s)
aprobados para llevar a cabo el proyecto de inversin, este contrato
deber contener las clusulas necesarias estipuladas en las leyes del
pas.146. Contratista: Es la persona natural o jurdica externa que
es elegida por la compaa para realizar los proyectos de inversin
planificados. 147. Presupuesto de inversin:Es el valor estimado del
costo de las obras, tomando en cuenta la cantidad y costo de los
materiales, la mano de obra, fletes, equipos, gastos de supervisin
y cualquier otro necesario para que la inversin pueda ser operable
correct
