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CONTABILIZACIÓN DESDE FINANZAS

Último cambio el: 9/04/a 14:10

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1. – CONTABILIZACIÓN DESDE FINANZAS 1.1. ALTAS El alta desde Finanzas, se puede hacer de dos formas: a) Contra Acreedor. b) Con Contrapartida automática A – Contra Acreedor Camino en el menú de usuario: Finanzas / Gestión financiera / Activos fijos / Contabilización / Alta / Compra / Contra acreedor. (Transacción F-90)

En esta pantalla se deben completar los siguientes datos obligatorios:

• Cabecera de documento: - Fecha del documento ( fecha del documento original ). - Fecha de contabilización ( fecha con la que el documento entra en la

contabilidad ) - Clase de documento: KF ( factura acreedor ). Vendrá alimentado

automaticamente por el sistema. - Sociedad: Sociedad en la que se contabiliza la factura. - Periodo: mes de la fecha de contabilización. - Moneda: EUR. Vendrá alimentado automaticamente por el sistema.



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• Primera posición:

- Clave contable: 39.. - Cuenta: Seleccionamos un proveedor de inmovilizado. - In. CME.- “O” – Proveedor de Inmovilizado (tanto material como

inmaterial). Pulsamos INTRO, y aparece esta nueva pantalla:

En esta pantalla indicaremos:

- Importe: Importe bruto (con IVA) - Marcaremos el flag “Calcular IVA” - Fecha base

• Siguiente posición - Clave Contable: 70 (Activos Fijos Debe) - Cuenta: Indicamos el inmovilizado correspondiente; lo podemos ver en el

Match-code:

En esta pantalla indicaremos la clase de activos fijos a la que pertenece el elemento que queremos dar de alta. A continuació pulsaremos “intro”:



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- Clase Movimiento: Indicaremos una clase de movimiento para altas de

activos, dependiendo del tipo de acreedor: Acreedores corrientes: 100 – Alta por compra Acreedores emp.grupo y asociadas: 150 – Alta de empresas

asociadas

Pulsamos INTRO, y accedemos a esta nueva pantalla



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Debemos indicar:

- Importe: * (al pulsar “intro” nos trae el mismo importe de la posición anterior o, si hay varias posiciones, nos trae el importe necesario para saldar el documento)

- Indicador de impuestos: El que corresponda. - Orden: Indicaremos la orden de inversión que corresponda. Podemos

seleccionarla ayudándonos del match code (si el maestro del activo está alimentado con dicho campo lo traerá por defecto) .

A continuación, seleccionando en el menú Documento / Simular nos aparece el asiento que contabilizará:

Si es correcto, podemos pasar a contabilizarlo pulsando el icono . Al realizar el alta desde el módulo de Activos Fijos, no se ha generado pedido. B – Con Contrapartida Automática Camino en el menú de usuario: Finanzas / Activos Fijos / Contabilización / Alta / Compra / Contrapartida automática. (Transacción ABZ0)



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En esta pantalla, aparecen alimentados por el sistema algunos datos como son: “fecha de documento”, “fecha contabilización”, “periodo” y “clase de movimiento”. Debemos completar los campos “sociedad” y “Activo Fijo” (número). Pulsamos “intro”:



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Es en esta siguiente pantalla se debe indicar el importe. El campo “Cta.de Contrapartida” vendrá alimentado por el sistema, siempre y cuando se haya parametrizado previamente para que así sea. De no ser así, se debe rellenar este campo manualmente. Este tipo de contabilización se realiza cuando la compra no se lleva contra terceros, si no directamente contra otra cuenta (Ejemplo: Cuenta de Ingresos extraorinarios, Bancos, etc.). A continuación podemos ver el asiento a contabilizar, a través del icono

:



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Si todo es correcto podemos contabilizar, utilizando el icono “grabar” . El sistema nos facilitará un mensaje con el número de documento generado. 1.2. - BAJAS a) Con Deudor. b) Sin Deudor. c) Sin Ingreso. a) – Con Deudor Camino en el menú de usuario: Finanzas / Activos fijos/ Contabilización/ Baja /Con ingresos / Con deudor (Transacción F-92).

En esta pantalla se deben completar aquellos campos obligatorios:

- Fecha del documento - Fecha de contabilización - Clase de documento: VA (Venta de activos) - Moneda



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El sistema alimenta la clave contable, teniendo sólo que indicar la cuenta de cliente correspondiente. Pulsamos “intro”:

En esta pantalla debemos indicar: - Importe - Indicador de imp. y el flag “Calcular impuestos” - Clave Contable. - Cuenta (Ingreso). La cuenta 778310 es una cuenta transitoria que SAP

utiliza para la contabilización de la baja de activos. Pulsamos “intro”. Nos situamos en esta nueva pantalla donde debemos: - Indicar el Importe Bruto. - Marcar el flag “Baja de Activo Fijo”.

Fundamental marcar este flag



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Si pulsamos “intro” nos situamos en la siguiente pantalla:

Debemos indicar: - Nº de Activo Fijo. - Clave de movimiento (210- Baja con ingresos) - Fecha de Referencia - Si es Baja Total sólo se marca el flag. - Si es Baja Parcial (Indicar el Importe o el Porcentaje y cantidad). Pulsamos el icono “continuar” y realizamos la simulación del documento que se va a contabilizar:

Si todo es correcto, pasamos a contabilizar dicho documento (“grabar”). Las facturas de venta de activos fijos se pueden imprimir, pero para poder hacerlo es requisito indispensable que cada factura corresponda a un único



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activo. En cada factura no puede aparecer reflejada la baja de mas de un elemento de activo, en caso contrario no se puede imprimir la factura. b) – Sin deudor Camino en el menú de usuario: Contabilización / Baja / Con ingres. / Baja venta sin deudor (Transacción ABAON)

Con esta transacción, accedemos a una pantalla donde introduciremos los campos obligatorios:

- Sociedad - Activo fijo (número) - Fecha (de documento, de contabilización y de referencia) - Datos para ingresos. Es el ingreso obtenido por la venta.

El resto de pestañas no requieren rellenar ningún campo obligatorio:



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Antes de grabar la baja del activo debemos visualizarla para comprobar que

todo está correcto, esto lo podemos hacer a través del icono:

Una vez que estamos seguros de que todo está correcto grabamos :

c) – Baja sin ingreso Camino en el menú de usuario: Contabilización / Baja / Baja sin ingresos. (Transacción ABAVN)



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Los datos necesarios a indicar en esta pantalla serán: - Sociedad - Activo Fijo (Nº) - Subnúmero (En caso necesario) - Fechas Documento y Contabilización. El resto de pestañas, como antes, no tienen ningún campo obligatorio.



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A continuación realizaremos los pasos de “Visualizar Documento” :

Y si todo es correcto, pasamos a contabilizar (“grabar”).



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1.3. TRASPASOS A) Traspaso en Sociedades SAP Contabilización / Traslado / Traspaso dentro de la sociedad (Transacción: ABUMN)

En esta pantalla, te selecciona por defecto la sociedad que hayamos utilizado en la transacción anterior. Si queremos modificarla debemos pulsar



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Una vez elegida la sociedad y el activo fijo debemos completar los mismos datos que para la Baja de elementos: Fecha de documento, Fecha referencia, etc...También debemos indicar el Activo Fijo que va a ser el destinatario de ese traslado. Este activo puede existir ya, o podemos crearlo en el momento del traslado.

Pulsamos “intro” para que valide los datos introducidos, y vamos a

donde debemos especificar la variante del traslado con un 1. Por defecto aparece 4 “Método de Traspaso por Fusión”, pero nosotros debemos indicarle “Método Bruto Standard”



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A continuación, pasaríamos a “Visualizar Documento” :

Si todo está correcto, pasamos a contabilizar el documento (“grabar”). 1.4. - AMORTIZACIONES Amortizaremos los elementos de inmovilizado a partir del mes siguiente a la fecha de alta ó activación de los mismos (si damos de alta un activo en Octubre, empezaremos a amortizarlo en Noviembre).



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La contabilización de las amortizaciones se realizan siguiendo el siguente camino en el menú de usuario: Finanzas / Activos fijos / Operaciones periódicas / Amortización / Ejecutar. (Transacción AFAB).

En esta pantalla se deben completar los campos de Sociedad, ejercicio y periodo contable (mes en el que lanzamos la amortización).



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Debemos marcar el flag “Planificada” el flag “Listar activos fijos” y el flag “Ejecución Test”; Este último nos permitirá visualizar un informe sobre la amortización que posteriormente se lanzará en real. Ejecutamos en test (icono “ejecutar”): El sistema nos presenta la siguiente pantalla, el la que tendremos que responder afirmativamente:



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En este documento se puede visualizar también los datos de la amortización analítica (desplazándonos con la barra vertical).

Este informe puede imprimirse a través del botón . En esta simulación podemos observar que el sistema nos indica que la ejecución de test se ha finalizado con éxito, y que se generarán dos documentos, pero podria ocurrir que la pantalla a la que accedemos en la ejecución en test, nos informe de algún tipo de error:



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El sistema nos informa de que existe algun tipo de error, por eso la ejecución en test no ha podido efectuarse con éxito: Estos errores, es obligatorio subsanarlos, para poder ejecutar la amortización.El sistema no nos va a permitir amortizar,hasta que estos errores hayan desaparecido, Para poder ver, en que consiste el error, pulsamos el botón “Lista de

errores” ,:

Una vez subsanados los errores, y si todo está correcto, podemos pasar a lanzar la amortización en real. Para ello, volvemos a la primera pantalla ( pulsamos la flecha verde), desactivaremos el flag “Ejecución Test”, y seguiremos los pasos siguientes: Programa / Ejecución proceso de fondo

El sistema nos pedirá un dispositivo de salida (Impresora para la emisión del informe).

En la siguiente pantalla seleccionaremos . Luego pulsamos “Verificar” y “Grabar” :



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El sistema nos informará de la creación del job de ejecución de amortización.

Podemos comprobar que el job ha terminado a través del siguiente camino: Sistema/ servicios/ jobs/ Resumen de jobs



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Como podemos comprobar el job ha terminado correctamente. El resultado del proceso lo podriamos ver en los asientos que automáticamente se hayan contabilizado. Vemos ejemplos tanto del contable como del analítico. Camino en el menú de usuario: Finanzas/ Libro mayor/ Cuenta/ Visualizar/Modificar partidas



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Tras indicar la cuenta de gasto por amortización correspondiente y la sociedad,

pulsaremos ejecutar , accediendo a la lista con las partidas abiertas:

Hacemos doble click sobre una de ellas y pasamos a:



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En el caso de de la “analítica”:



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Haciendo doble click visualizamos el asiento:



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Para concluir, vemos un ejemplo de un activo, por ejemplo: “CASH LINE”. Visualizamos el valor contable y la amortización efectuada. Camino en el menú de usuario: Finanzas/ Activos fijos/ Activo fijo/ Visualización de valores (Transacción AW01N)



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CORRECCIÓN DE LA AMORTIZACIÓN Existe la posibilidad de volver a recalcular la amortización en aquellos casos en los que, una vez contabilizada, identificamos errores en la misma por diferentes causas: A. No estan dados de alta la totalidad de elementos de activo para un periodo

en el que ya se habia lanzado la amortización:

- Se creara el activo y se contabilizará el alta en el mes que se haya producido la adquisición (implicara la necesidad de abrir periodos contables cerrados)

- Se corregira la amortización de las siguiente forma dependiendo de los tres casos siguientes:

El alta no contabilizada corresponde al mes anterior:

1- No es necesario hacer nada, dado que el criterio de amortización consiste en que la amortización comienza al mes siguiente de la fecha de adquisición (se amortizara normalmente la del mes).

El alta no contabilizada corresponde a los dos meses anteriores, hay

dos opciones: 1- Reejecutar la amortización del mes anterior y ejecutar

normalmente la de este mes. 2- Ejecutar la amortización del mes (amortizará de una vez por el

importe correspondiente a ambos periódos).



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El alta no contabilizada corresponde a tres meses ó mas de tres

meses anteriores. 1- Ejecutar la amortización del mes (amortizará de una vez por el

importe correspondiente a los tres o más ).

B. Se han amortizado elementos que tenian que haber sido dados de baja con anterioridad.

En este caso contabilizaremos la baja en la fecha correspondiente y se “reejecutará” la amortización del último periódo en el que se amortizó.

C. Se han amortizado elementos de activo en un porcentaje incorrecto.

En este caso, debemos indicar en el maestro del activo la clave de amortización correcta y a continuación reejecutar el proceso.

Esta “Reejecución” de la amortización, solo es posible para el último periódo en el que se lanzó la misma, no para los anteriores. El proceso que se debe seguir en estos casos es el siguiente: 1- Contabilizar el alta ó la baja en la fecha correspondiente ó modificar el

registro maestro del activo con la clave de amortización correcta. 2- Emitir un informe que nos permita identificar que activos han generado

diferencias en las amortizaciones. 3- Rejecución de la amortización El camino que debemos seguir en el menú de usuario, será el mismo que para lanzar la amortización normal: Finanzas/ Activos fijos/ Operaciones periódicas/ Amortización/ Ejecutar (Transacción: AFAB)



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En esta pantalla, debemos indicar: D. Sociedad E. Ejercicio F. Periódo: Último mes en el que se contabilizó la amortización G. Motivo de ejecución: “Reejecución” Marcaremos los flags: H. Listar Activos Fijos I. Ejecución en test En el campo “Nº principal de activo fijo” indicaremos los activos a corregir. Podemos entrar un único código de activo ó un intervalo, pero como en nuestro caso son varios los activos cuya amortización hay que corregir, haremos uso

del botón para realizar las entradas individuales:



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Tras pulsar el botón “Tomar” accedemos a la pantalla inicial, donde ejecutaremos el proceso en test:

Si todo es correcto, volvemos a la pantalla inicial a través del botón Desmarcaremos el flag “Ejecución en test” y seleccionaremos en el menú Programa/ Ejecutar proceso fondo

VISUALIZACIÓN DEL LOG DE AMORTIZACIÓN Podemos, en todo momento consultar las amortizaciones efectuadas en un determinado periodo. Disponemos de multiples informes de amortización que nos pueden facilitar información similar, pero el log de amortizaciones, nos da el detalle por periodo y por activo, de las amortizaciones contabilizadas. El camino a seguir: Finanzas /Activos fijos/ Operaciones periódicas / Amortización / Visualizar log



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Una vez completados los datos, con la sociedad y el periodo y el ejercicio del que queremos visualizar la información,pulsaríamos “Ejecutar”



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