Embed Size (px)
Citation preview
a
INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN SANTO TOMÁS
SEMINARIO
TÉCNICAS MODERNAS DE ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL
“BENCHMARKING A LA CAJA SOLIDARIA
NOPALTECA NICOLAS ROMERO, S.C. DE A.P. DE R.L. DE C.V.”
TRABAJO FINAL
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE
CONTADOR PÚBLICO
P R E S E N T A:
CLAUDIA HERNÁNDEZ QUINTANAR
CONDUCTORA: DRA. CONCEPCIÓN HERRERA ALCÁZAR
México, D.F. Junio, 2010
b
DEDICATORIA
Este trabajo se lo dedico a toda mi familia, en especial a mis padres
por darme la vida, estudios y sobre todo por ser un ejemplo de
superación y lucha constante.
A mi papá Sr. Manuel Hernández Perdomo, por inculcarme los valores
que hoy me hacen una mujer responsable en lo personal y lo
profesional y al cual amo con todo mi corazón.
A mi mamá, la Sra. Ma. Félix Quintanar Zamudio, una gran señora, a
quien no encuentro palabras que plasmen la admiración y amor que
siento por ella.
A mis hermanos Gaby, Manuel y Ricardo por apoyarme
incondicionalmente en cada momento e impulsarme a hacer posible
éste trabajo.
A mi esposo Alejandro por todo su apoyo y comprensión.
A mis hijos Alejandro e Itzel por ser mi luz y alegría, el motor de cada
día,
Y principalmente a Dios por darme la dicha y fortuna de tener una
hermosa familia.
A TODOS USTEDES LES DEDICO ESTE TRABAJO
AGRADECIMIENTOS
A la Dra. Concepción Herrera Alcázar por su guía en la elaboración de
éste trabajo, para concluir la meta de titularme como contador público.
i
INDICE
Introducción 1
Planteamiento del problema 3
Objetivos 3
Justificación del Tema 4
Preguntas de Investigación 4
CAPITULO I
MARCO TEORICO
1.1 Definición y conceptualización de los manuales
administrativos. 5
El manual como medio de comunicación.
10
Objetivos y beneficios de la elaboración de Manuales
Administrativos.
11
Ventajas y Desventajas de los manuales administrativos 13
1.2 Tipología de los manuales administrativos 16
a) Determinación de los Contenidos
18
b) Determinación de los Cronogramas de Trabajo
18
c) Elaboración
19
Normas de Redacción
21
d) Revisión
23
ii
e) Aprobación
23
f) Producción
23
g) Distribución y fusión.
24
h) Actualización del Manual
25
1.3 ¿Que son los manuales de operación? 27
Objetivos de los manuales de operación. 31
Criterios Metodológicos para el Diagnóstico de los
Manuales de Procedimientos 32
Contenido de manuales 37
Manual de procedimientos 38
1.4 Ejemplos de manuales de recuperación de una cartera. 39
Recuperación de cartera crediticia. 39
Generalidades 39
Responsables y Procedimientos de Cobranza. 41
Responsabilidad del Oficial de Crédito y Cobranza. 41
Responsabilidad del Gerente. 43
Negociación de Deudas. 45
Reestructuración 45
Renovación 46
Procesos. 46
Tipos de Cobranza. 47
iii
Cobranza Preventiva 47
Cobranza Administrativa. 48
Cobranza Extrajudicial. 50
Cobranza Judicial. 51
Revisión de Expedientes para Cobro Judicial. 53
Condonación de Intereses Moratorios. 53
Clasificación de Créditos Incobrables. 54
Ilocalizables 55
Insolventes 55
Inviable 55
Bienes Adjudicados, Dación en pago. 56
Clasificación de los bienes adjudicados. 58
Reglas de Registro 59
Reglas de Valuación 59
Reglas de Presentación 60
Reglas de Revelación 60
CAPÍTULO II
DESARROLLO DEL PROBLEMA
2.1 Filosofía administrativa de la empresa. 61
Misión 63
Visión 63
iv
Valores 63
Estructura organizativa 64
2.2 Evolución del Problema 70
2.3 Corriente administrativa para proponer una solución al
problema 72
CAPITULO III
PROPUESTA DE SOLUCIÓN
3.1 Breve bosquejo del Benchmarking 73
Definiciones del benchmarking 74
Categorías del Benchmarking 80
Benchmarking Interno 84
Benchmarking Competitivo 84
Benchmarking Funcional 84
Benchmarking Genérico 85
Metodología de implantación del benchmarking 85
Las cinco etapas para un benchmarking de éxito
propuestas por Spendolini. 85
3.2 Instrumentación de un manual de procedimientos acorde con
la organización. 88
3.3 Propuesta de solución 88
*** El índice del manual que se propone se encuentra en el
propio trabajo
v
REFLEXIONES
Reflexiones 89
Recomendaciones 93
Bibliografía 94
1
INTRODUCIÓN
México está teniendo una gran dinámica en el desarrollo de las denominadas
finanzas populares. Si bien con la aparición de la Ley de Ahorro y Crédito Popular
y la Ley para Regular las Actividades de las Sociedades Cooperativas de Ahorro y
Préstamo, se viene a dar el primer paso para impulsar y dar ordenamiento al
desarrollo de este sector, también es cierto que se inicia la carrera en la que
sobrevivirán las instituciones que más y mejor estén preparadas y afronten con
orden, visión, calidad y compromiso los retos que la formalización trae consigo.
El sistema de Cajas Solidarias viene desempeñando un papel fundamental en el
sistema financiero rural, sirviendo como palanca para el desarrollo de proyectos
productivos y como depositario confiable y sólido de los ahorro de los habitantes
de estas comunidades.
En este sentido, para el desarrollo de las operaciones diarias en las cajas, es
indispensable el establecimiento y uso de manuales a efecto de garantizar
servicios de calidad.
El presente trabajo está enfocado a la importancia de establecer un manual de
crédito y cobranza, ya que en él se establecerán las medidas de control que en la
actividad crediticia se deben identificar, medir y limitar de manera oportuna la toma
de riesgos, estableciendo al efecto las políticas y procedimientos de crédito que
habrán de observarse, considerando en todo momento la adopción de sanas
prácticas en el desempeño de dicha actividad.
En el primer capítulo se analizará la definición de los manuales operativos, así
como los objetivos, beneficios y ventajas de la implementación de los mismos en
las áreas de trabajo de una organización, con el objeto de fijar políticas y
establecer sistemas administrativos.
En el segundo capítulo, abordaremos la evolución de la Caja Solidaria Nopalteca
Nicolás Romero, SC de AP de RL de CV, así como la importancia que representa
2
el contar con un manual de crédito y cobranza, el cual le permitirá recuperar de
manera más eficiente y oportuna la cartera de crédito.
Para tal efecto se propone el establecimiento de un manual de procedimientos de
crédito y cobranza acorde a las necesidades de Caja Solidaria Nopalteca Nicolás
Romero, SC de AP de RL de CV, en el tercer capítulo, a fin de ser implementado
en ésta institución con el propósito de que sirva como guía instructiva para el
personal del área de crédito y cobranza, precisando sus funciones específicas en
el proceso crediticio y asimismo, determinar las relaciones con el resto de la Caja
solidaria a fin de deslindar responsabilidades y evitar la duplicidad de funciones.
Por último en el cuarto capítulo se realizo una reflexión sobre el trabajo de
investigación realizado en el presente trabajo y se estableció la mejor
recomendación para el establecimiento del manual de crédito y cobranza, a fin de
ser una caja solidaria competitiva de calidad en el sector financiero rural.
TEMA
3
MANUAL DE CRÉRANZA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La Caja solidaria Nopalteca Nicolás Romero, SC de AP de RL de CV, no cuenta
con un adecuado manual de crédito y cobranza, que le permita recuperar la
cartera de crédito.
OBJETIVOS
GENERAL
Establecer un manual de crédito y cobranza en Caja Solidaria Nopalteca Nicolás
Romero, SC de AP de RL de CV, que le ayude a disminuir la cartera de crédito
morosa y vencida.
ESPECIFICOS
Sistematizar los procedimientos de colocación y recuperación de créditos.
Llevar a cabo la evaluación de riesgos crediticios.
Dar a conocer las normas internas y externas a las cuales se deberán
apegar las personas involucradas en los procesos de colocación y cobranza
de recursos.
Establecer los procedimientos para el monitoreo (seguimiento) de la cartera
colocada.
Facilitar al personal elementos de administración y control de la cobranza
que les ayude a mejorar su desempeño y habilidades en la recuperación de
la misma.
4
JUSTIFICACION DEL TEMA
Es de vital importancia contar con un manual de crédito y cobranza que permita
mantener una cartera sana y productiva.
Caja Solidaria Nopalteca Nicolás Romero, SC de AP de RL de CV, tiene como
propósito brindar un servicio financiero de calidad, para tal efecto se deben definir
políticas, disponer normas e implementar nuevos criterios, técnicas y métodos de
evaluación y calificación de la solicitud de crédito.
Asimismo, en la fase de otorgamiento de crédito, se deben analizar de manera
eficiente, imparcial y honesta, el otorgamiento oportuno de créditos para satisfacer
las necesidades de los socios, visualizando la capacidad económica; así como
disponer de acciones de control y seguimiento con la finalidad de lograr su total
recuperación.
PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN
¿Cuáles son las ventajas de un manual de crédito y cobranza?
¿Cuál es el alcance del manual de crédito y cobranza?
¿Qué normatividad aplica al manual de crédito y cobranza?
¿Quién es el encargado revisar el manual de crédito y cobranza?
5
CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO
1.1.- Definición y conceptualización de los manuales administrativos.
Organización, palabra que resulta simple y a la vez compleja, lo anterior porque es
de vital importancia comprender que para mantener la estabilidad de una empresa
se debe plasmar en la esencia de la misma dicho concepto, actúa en conjunto con
la planeación a fin de garantizar que sistematizando los procesos el binomio se
perfeccione y el resultado sea una empresa de calidad, atendiendo a este
supuesto se puede vislumbrar la necesidad de establecer manuales
administrativos.
Si comprendemos que ninguna empresa puede alcanzar buen éxito si no tiene una
administración competente, la obtención será establecer normas para planear y
organizar, el maestro Guillermo Gómez Ceja al respecto dice:
“Para planear es necesario tener en cuenta dos elementos:
1. El futuro
2. La relación entre las metas finales y la manera de obtenerlas.
La planeación concierne a una serie de actividades que se van generando por
cada una de las acciones que se establecen: Mediante ella, los funcionarios tratan
de prever y anticiparse a las eventualidades, prepararse para las contingencias y
proyectar las actividades ordenadamente para lograr los objetivos”1
Atendiendo a lo anterior se determina que la obtención de resultados solo se puede
dar mediante la planeación de las actividades, la buena toma de decisiones y
1 GÓMEZ Ceja, Guillermo. Planeación y Organización de Empresas. 1998 , México Distrito Federal, Edit. Mc
Graw Hill p 5.
6
finalizando en el logro de los objetivos, en esencia la necesidad de planear
estratégicamente se deriva del hecho de que toda empresa opera en un medio que
experimente constantes cambios.
Una vez teniendo claro este concepto habremos de analizar brevemente que es la
organización para poder dar pauta a los manuales administrativos como medio de
regulación de ambos.
La organización es un proceso encaminado a obtener un fin. Fin que fue
previamente definido por medio de la planeación. Organizar consiste en efectuar
una serie de actividades humanas, y después coordinarlas de tal forma que el
conjunto de las mismas actúe como una sola, para lograr un propósito común.
Para clarificar lo referido se establece el siguiente concepto:
La estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones,
niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un organismo
social, con el fin de lograr máxima eficiencia en la realización de planes y objetivos
señalados con anterioridad2.
Organizar trae por resultado una estructura formal que debe considerarse como
marco que encierra e integra las diversas funciones de acuerdo con el modelo
determinado por los dirigentes el cual sugiere orden, arreglo lógico y relación
armónica.
Con la intención de dar una idea más clara atendemos a la definición de Henry
Fayol que dice: 3“Organizar una empresa es proveerla de todo lo que es útil para
su funcionamiento: materias, herramientas, capital y personal”
2 Ibídem p 191.
3 HUTCHINSON, John G. Organizaciones. Teoría y Conceptos Clásicos. 1997 México, Distrito Federal. Edit
CECSA p 177.
7
Una vez concebidos los conceptos de planeación y organización daremos pauta a
los manuales administrativos, porque una de las estrategias para el desarrollo de
un organismo social lo constituye la documentación de sus sistemas y en ese
orden se hace evidente la necesidad de contar con un programa de revisión
constante sobre los sistemas, métodos y procedimientos en la ejecución operativa,
que permita descubrir, evaluar y corregir desviaciones de los planes originales.
Los manuales son fundamentalmente instrumento de comunicación. Aquellas
organizaciones que no los utilizan suelen canalizar sus normas e instrucciones
mediante comunicaciones aisladas que, si bien cumplen con el objetivo de
información, no logran integrarse en un cuerpo orgánico y, por lo tanto, es difícil
ubicarlas y establecer si se encuentran vigentes4
Para explicar en qué consiste un manual es conveniente analizar la opinión de
algunos autores, a fin de contar con una idea más amplia que nos permita aclarar
estos conceptos.
Agustín Reyes Ponce opina que el concepto de un manual es de suyo empírico,
variable y fácil de comprender, es un libro en los que de una manera fácil se
concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un
fin concreto.5
Graham Kellog, por su parte nos refiere que el Manual presenta sistemas y
técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de
todo el personal de oficina o de cualquier oro grupo de trabajo que desempeña
responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer
debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo6.
4 GILLI, Juan José. Diseño de Estructuras. 1992, Argentina, Buenos Aires. Editorial Fundación Universidad
Hernandarias. p 107. 5 GÓMEZ Op Cit. p 378.
6 Ídem.
8
George R. Terry dice, lo vital que son los manuales a nivel operativo y de
ejecución7, los manuales administrativos son documentos escritos que concentran
en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar
y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de
desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los
objetivos trazados.
Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido
estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones
procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.
Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene
información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los
objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean
de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.
Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones
en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación
precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades
administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo
o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar
los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las
actividades que se le han encomendado.
Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa,
para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran
adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de
cualquier área componente de la organización, su alcance se ve limitado
únicamente por las exigencias de la administración.
7 TERRY George, R. Administración y Control de Oficinas. México, Distrito Federal, Edit. Continental.
9
Son documentos eminentemente dinámicos que deben estar sujetos a revisiones
periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda
empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los
integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente
conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.
Un manual sin revisión y análisis cuyo contenido permanezca estático se convierte
en obsoleto, y lejos de ser una herramienta útil puede constituir una barrera que
dificulte el desarrollo de la organización.
Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las
diferentes áreas de la organización, en concordancia con la misión, visión y
objetivos de la dirección de la misma.
Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado
y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una
empresa8.
Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o
instrucciones sobre historia, organización política y procedimientos de una
empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo9.
Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para
operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la
dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo
8 TERRY George, R. Principios de Administración, Serie de Enseñanza Programada “El Ateneo”. 1973 México,
Distrito Federal, Edit. Continental, capítulo I. 9 MÜNCH Galindo, Lourdes y GARCIA Martínez, José. Fundamentos de Administración. 2000 México, Distrito
Federal Edit. Trillas. p 135.
10
El manual como medio de comunicación.
La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de
mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de
la dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y
procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente
redactado puede ser un valioso instrumento administrativo.
Los manuales administrativos son instrumentos que contienen información
sistemática sobre la historia, objetivos, políticas, funciones, especificación de
puestos y/o procedimientos de una institución o unidad administrativa, y que
conocidos por el personal sirven para normas su actuación y coadyuvar al
cumplimiento de los fines de la misma10.
La particularidad en los manuales es que logran comunicar al tiempo que
organizan y dirigen de manera sistemática la correcta ejecución de los quehaceres
internos de la empresa.
Partiendo del párrafo anterior se puede decir que el reglamento es un instrumento
de naturaleza jurídica y los manuales administrativos constituyen instrumentos
para la ejecución correcta de las tareas de oficina11, que conllevan la finalidad de
ser un eficaz medio de comunicación interno.
En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicación
de las decisiones administrativas, y por ello, es que tiene como propósito señalar
en forma sistemática la información administrativa.
10
GÓMEZ, Op Cit p 378 11
Ídem.
11
Objetivos y beneficios de la elaboración de Manuales Administrativos.
El éxito o el fracaso de un organización subyacen en la comunicación o en la
ausencia de ella12, es por esta razón que al establecer manuales administrativos
se obliga a delimitar los objetivos del mismo.
De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos
permiten cumplir con los siguientes objetivos:
Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la
organización
Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y
funciones de cada área integrante de la organización
Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad
administrativa
Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar
las labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad
en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en
los servicios
Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios,
evitando funciones de control y supervisión innecesarias
Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales
Reducir los costos como consecuencia del incremento de la
eficiencia en general
Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los
lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones
Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el
mejoramiento de los sistemas y procedimientos
Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal
12
LAROCCA, Héctor A, FAINSTEIN, Héctor, Et. Al. Que es la Administración. 1998 Argentina, Buenos Aires. Edit. Macchi. p 256.
12
Comprender el plan de organización por parte de todos sus
integrantes, así como de sus propios papeles y relaciones
pertinentes
Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y
cambios que se realicen dentro de la organización en general o
alguno de sus elementos componentes.
Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su
relación con los demás integrantes de la organización.
Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y
evita los conflictos inter-estructurales.
Indudablemente la elaboración y utilización de Manuales Administrativos también
tiene sus limitantes las cuales en relación a los beneficios descritos son de menor
importancia:
Su diseño y actualización tiene un alto costo en términos de tiempo y
dinero.
Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que
en algunas ocasiones son excesivamente rígidos y formales.
Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar
confusión por ser muy amplios en su contenido
Algunos de ellos son difíciles de interpretar y comprender, lo cual
puede causar confusiones dentro del personal al momento de
realizar sus funciones
Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco
atractivos y en la mayoría de los casos voluminosos en contenido
En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como
herramienta para proteger sus derechos, es decir que no hacen nada
adicional sino está establecido debidamente en el Manual.
13
Ventajas y Desventajas de los manuales administrativos:
A decir de la administración todo es perfectible como lo refiere el maestro Agustín
Reyes Ponce, tomando en consideración este acierto se hace necesario reflejar
que el establecer un manual ofrece muchos beneficios no siendo superados por
las decadencias que lejos de ser un problema se convierten en una oportunidad
de mejora empresarial interna.
Ventajas:
Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas13:
1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.
2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada
comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones
pertinentes.
3. Facilita el estudio de los problemas de organización.
4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las
modificaciones necesarias en la organización.
5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y
compensación del personal clave.
6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los
demás de la organización.
7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.
8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de
los diversos niveles.
9. La información sobre funciones y puestos suele servir como base
para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del
progreso de cada quien.
13
GOMEZ, Op Cit p 379.
14
10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los
funcionarios más antiguos.
11. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.
12. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
13. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas,
los procedimientos, las funciones, las normas, etc.
14. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
15. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a
través del tiempo.
16. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
17. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
18. Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones
escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al
control por excepción.
Desventajas:
Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los
siguientes14:
1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para
necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por
todos sus integrantes.
2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso
preparar un manual y conservarlo al día.
3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación
y rigidez.
4. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el
desarrollo de las operaciones.
14
Ibídem 380.
15
5. El costo de producción y actualización puede ser alto.
6. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
7. Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado
los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
8. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en
complicados.
16
1.2.- Tipología de los manuales administrativos
Cierto es que, en la medida que la empresa tenga determinadas áreas,
deberá establecer el mismo número de manuales a fin de garantizar un
correcto y eficaz desempeño de sus actividades.
Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración,
destacan el relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje
de la organización, por una parte, y por la otra, proporcionan la orientación precisa
que requiere la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente
a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información en las cuales
se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la
realización de las tareas que se le han encomendado15.
Depende de la información de las necesidades de cada institución o empresa
privada, para saber con qué tipo de manuales se debe contar. Cuando se diseñan
y utilizan en forma adecuada los manuales pueden convertirse en valiosos
instrumentos de comunicación para la compañía16.
Se hace la aclaración de que pueden abarcar dichos manuales a toda la empresa:
una dirección, un departamento, una oficina, sección, una mesa, un puesto,
etcétera.
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los
nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:
Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales
diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se
han de lograr. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran
varios objetivos.
15
Ídem. 16
DIAMOND, Susan Z. Como preparar manuales administrativos. 1983 México, Distrito Federal, Edit. Nueva Editorial Interamericana, p 1.
17
a) De políticas.
b) Departamentales,
c) De bienvenida,
d) De organización,
e) De procedimientos,
f) De contenido múltiple,
g) De técnicas y
h) De puesto.
Atendiendo a que lo anterior es una clasificación de carácter general se
encuentran también categorizaciones que son más específicas, lo que logra dar
una percepción de cuán importante es un manual al interior de la empresa.
Por su alcance17
1. Generales o de aplicación universal.
2. Departamentales o de aplicación específica.
3. De puestos o de aplicación individual.
Por su contenido
1. De historia de la empresa o institución.
2. De organización.
3. De políticas.
4. De procedimientos.
5. De contenido múltiple (manual de técnicas).
Po su función específica o área de actividad
1. De personal.
2. De ventas.
3. De producción o ingeniería.
17
GOMEZ, Op Cit. 380.
18
4. De finanzas.
5. Generales, que se ocupen de dos o más funciones específicas.
6. Otras funciones.
Con la intención de ahondar en este tema en los incisos siguientes se pueden
analizar puntos que son determinantes para que un manual tenga el éxito que
requiere, no se omite mencionar que específicamente en este punto la elaboración
del manual toma un grado mayor de importancia al estar en el supuesto que se
deberá analizar la estructura de la organización y el impacto de la elaboración del
manual en la anterior.18
a) Determinación de los Contenidos
Con base en el objetivo establecido, se realiza una lista primaria de contenidos,
estructurada en forma lógica. Se establece una estructura primaria del manual y
su contenido tentativo, para determinar las fuentes de información a las que
recurrir. Este listado facilita la asignación de las tareas de relevamiento o
recopilación de información, así como el control de la integridad del manual.
Asimismo, puede ser utilizado como base para la codificación de las unidades
administrativas, los procedimientos o los portadores de información.
b) Determinación de los Cronogramas de Trabajo
Una vez determinado el contenido tentativo, es posible establecer los
cronogramas de trabajo, que deben incluir todas las actividades necesarias para la
elaboración y desarrollo del manual, así como los responsables de su ejecución. A
lo largo del proceso, es recomendable marcar hitos que impliquen la realización de
entregas parciales o instancias de coordinación.
18
Véanse a manera de complementación de referencia, PORTER, MICHAEL, Estrategia Competitiva, 1990 México, Distrito Federal, Edit. CECSA; Ventaja competitiva, CECSA Editores, 1991 Argentina, Buenos Aires, Javier Vergara Editor.
19
c) Elaboración
Esta etapa implica la elaboración en sí del manual e involucra desde la recolección
de la información hasta su edición preliminar.
Relevamiento de la información pertinente
Antes de comenzar la redacción propiamente dicha, el responsable de cada tema
debe verificar que cuenta con toda la información necesaria, como por ejemplo
planos, documentos, formularios, organigramas, normas y todo otro aspecto que
estime necesario incluir. En caso de no disponer de algún elemento, debe
obtenerlo recurriendo a las fuentes apropiadas.
Redacción propiamente dicha
La redacción del manual se facilita en la medida que se establezcan criterios
uniformes para su presentación. En particular, algunos de los aspectos que es
recomendable acordar son los siguientes:
Encabezado
Es conveniente que cada página tenga un encabezado uniforme que contenga
información básica y facilite la identificación del contenido.
Es recomendable que el encabezado incluya:
Identificación de la organización. Suele incluirse tanto el nombre de
la empresa como su membrete o logotipo.
Identificación del manual: su nombre y, si corresponde, numeración o
código interno.
Numeración de las páginas. Para facilitar el control, es recomendable
que se indique la cantidad total de páginas, de forma de verificar que
no falten hojas.
Fecha de vigencia del manual, dato imprescindible para verificar el
grado de actualización del manual.
20
Fecha de revisión del manual, dato que complementa la fecha de
vigencia.
Responsable por la elaboración del manual. Este dato es sumamente
importante ya que permite al usuario del manual distinguir los
manuales internos, que pueden ser elaborados por una unidad para
facilitar una tarea pero no obligan al resto de la organización de los
manuales oficiales cuyo contenido establece obligaciones a cumplir
para la organización y sus miembros.
Responsable por la aprobación y revisión del manual, que confirma el
carácter oficial (o no) del manual.
Formato
Un manual es un documento, una presentación desprolija o confusa lo desmerece
y dificulta la lectura. Para uniformizar la presentación del manual y garantizar su
uniformidad, es útil acordar previo a su redacción los requisitos de forma a utilizar.
En relación a los manuales de papel, la elección del mismo es relativamente
sencilla, sin embargo, puede provocar un desastre, si no respetan ciertas reglas
como utilizar un papel estándar que se puede obtener en el futuro, consultar al
impresor, y escoger un papel suficientemente pesado para que no se transparente
la impresión de una a otra cara19.
Para los manuales en formato papel, algunos aspectos que es recomendable
acordar son, entre otros:
Tamaño y tipo de papel. Es recomendable utilizar un tamaño
estándar, como por ejemplo el A4.
Espacio para márgenes, encabezado y pie de página.
Tipo y tamaño de letra, tanto para el cuerpo principal del manual
como para los títulos y subtítulos. Respecto al tipo de letra, es
recomendable utilizar una fuente estándar, que no presente
19
DIAMOND, Op Cit p 51.
21
dificultades en los programas de uso habitual. Es preferible,
asimismo, un tamaño grande de letra que facilite la lectura.
Tabuladores y sangrías.
Interlineado de párrafos.
Uso de colores e imágenes.
Para manuales en formato electrónico, se debe establecer en primer lugar el
lenguaje o programas a utilizar para su desarrollo, para asegurar la compatibilidad
de todos los elementos que se incorporen. Luego es recomendable acordar pautas
de estética similares a las utilizadas para el formato en papel en lo que refiere al
tipo de letra, interlineado, uso de colores y espacios. En particular, se deben
utilizar formatos no alterables en forma involuntaria (por ejemplo, formatos .pdf).
En todos los casos, el manual debe contener una carátula que lo identifique y un
índice que permita ubicar la información requerida en forma rápida.
Normas de Redacción
Los manuales deben ser claros, breves y concisos y mostrar un estilo de
redacción profesional y uniforme. Es recomendable acordar pautas y criterios
uniformes de redacción, como por ejemplo:
Forma de escribir los números y criterios para el uso de mayúsculas.
Criterios para establecer los títulos y la forma en la cual se
numerarán.
Criterios para numerar y denominar los cuadros o tablas que se
incluyan.
Acordar estilos de presentación uniformes para cada tipo de
manual20.
20
HENDRICK, James G. Manuales de las Compañías. Sistemas y procedimientos. 2004 México, Distrito Federal, publicación de artículo revista, Vértigo 2004 No. 32.
22
Por ejemplo, para redactar procedimientos una opción es utilizar una estructura de
guión, que consiste en señalar, en una columna al responsable de la acción y en
otra, a la acción a ejecutarse por orden cronológico.
Algunos aspectos que deben tomarse en cuenta al redactar son los siguientes:
En general, se recomienda no utilizar la voz pasiva porque puede
generar confusiones.
Evitar palabras de uso poco frecuente, redundancia o adjetivos que
no agreguen valor a la oración.
Los cuadros, tablas o gráficas a incluir deben tener título, ser claros y
agregar información relevante. No es aconsejable incluir cuadros que
no estén específicamente relacionados con el tema del manual. Cada
cuadro o tabla debe contar con un pie de aclaratorio de su contenido
o fuente.
Cuando, en un documento presentado en forma vertical, sea
necesario incluir un cuadro apaisado, debe hacerse de tal forma que
el cuadro o gráfico se aprecie al girar el documento 90 grados hacia
la derecha.
Edición
Los manuales deben ser documentos fáciles de comprender, estar escritos
claramente y sin errores. Asimismo es importante que se perciba uniformidad en el
estilo y la redacción se oriente al lector, lo que se logra mediante el proceso de
edición. La edición del manual procura verificar tanto la inexistencia de errores de
tipografía y composición como la uniformidad de los estilos de redacción y
formatos.
Los manuales deben ser directos, concisos y fáciles de entender. Los lectores no
deben verse obligados interpretar los temas ni sacar conclusiones; sólo necesitan
hacer lo que indica el manual21.
21
DIAMOND, Op cit p 61.
23
Para la edición de los manuales deben escribirse en voz activa, es decir, plasmar
las ideas sin vaguedades asimismo debe quitarse la paja, leer lo que esta escrito y
verificar todas las frases para cerciorarse de la pertinencia de estas.
d) Revisión
Una vez editado el manual, el mismo debe ser revisado en sus contenidos por
parte de quienes participaron en la redacción o aportaron información, con el fin de
detectar eventuales omisiones o inconsistencias.
e) Aprobación
Una vez culminada la revisión, el manual debe ser aprobado formalmente para
adquirir el carácter de norma interna.
Un manual formalmente aprobado por las autoridades de la organización adquiere
el carácter de norma interna y pasa a ser de cumplimiento obligatorio para los
miembros de la organización.
Asimismo, para los terceros que interactúan con la organización la aprobación
formal les da garantía del grado de compromiso de la organización y sus
autoridades con los contenidos establecidos por el manual.
f) Producción
Una vez que la revisión está completa y el manual está formalmente aprobado, se
pasa a realizar la edición final y a producir los documentos. El tiempo y los costos
involucrados en la producción final del manual varían según se trate de un manual
en formato papel o en un medio electrónico.22
Cuando se trata de manuales en formato papel, se debe decidir, con base en su
tamaño, alcance y, particularmente, el nivel de calidad deseado, si se produce
22
HENDRICK, Op cit 32.
24
internamente, mediante las impresoras disponibles en la organización o se recurre
a los servicios profesionales de una imprenta.
Cuando se realiza un manual en soporte informático o audiovisual, la producción
requiere aún un cuidado mayor. Un video mal editado, por ejemplo, o una página
web que demore excesivamente desmerecen el contenido y dificultan el acceso.
En este caso, además, es particularmente importante la seguridad, para garantizar
que el documento publicado no sea alterado.
g) Distribución y Difusión
Solamente cuando el manual es distribuido entre todos los interesados y difundido
puede decirse que el mismo es efectivamente operativo. Es importante establecer
explícitamente la lista de destinatarios y distribuir el manual de forma de garantizar
que llega en forma oportuna y adecuada a todos quienes lo requieran.23
En particular, cuando se realizan manuales destinados a personas ajenas a la
organización, se debe prestar atención a la forma de difundirlo: la difusión a través
de la página web de la empresa, por ejemplo, es adecuada en la medida que
quienes deban acceder al manual accedan fácilmente a Internet.
Si esto no es así, se debe procurar medios alternativos de difusión.
Para el caso de los manuales internos, que contengan información confidencial o
de carácter reservado es conveniente identificar cada ejemplar. Esto resulta útil
posteriormente para garantizar que todas las copias han sido actualizadas o
sustituidas.
Asimismo, puede ser necesario realizar instancias de capacitación para el uso del
manual, instancias de presentación del mismo a los usuarios u otros eventos que
contribuyan a una correcta aplicación y utilización del manual. Un manual que
luego no es utilizado o que lo es en forma incorrecta es de escasa utilidad.
23
Ídem.
25
h) Actualización del Manual
El valor de los manuales administrativos, como herramienta de trabajo, radica en
la información contenida en ellos. Es necesario mantenerlos actualizados para que
continúen cumpliendo con el objetivo para el cual fueron elaborados24.
Es conveniente establecer un cronograma para realizar revisiones periódicas del
contenido del manual, sin perjuicio que, ante cambios importantes, se realice una
revisión especial del mismo. Si no se establece un cronograma de revisión, no
solamente es probable que el manual se des actualice sino que, además, no se
tiene seguridad de la aplicabilidad del contenido del manual. Por ejemplo, las
organizaciones certificadoras de calidad establecen la necesidad de revisar los
sistemas de calidad y por consiguiente los manuales en forma anual.
La revisión comprende la verificación de la aplicabilidad del contenido y el
desarrollo de nuevo contenido si es pertinente. Luego, la misma autoridad que
aprobó el manual original debe aprobar la versión revisada.
Para evitar reeditar todo el manual en cada ocasión, es recomendable establecer
un método para la realización de correcciones menores, sustituyendo hojas o
secciones sin necesidad de reeditar el resto del manual.
Es conveniente identificar claramente como copias no controladas todos aquellos
manuales distribuidos como propuestas, borradores, copias en las cuales no se
realice el control de cambios y actualización25.
Al momento de iniciar el proceso de elaboración de un manual, se debe dejar
establecido quien o quienes serán responsables de su actualización, cómo se
24
HUTCHINSON Op Cit. Cap III. 25
Ídem.
26
procederá a la misma y con qué periodicidad debe procederse a realizar una
revisión integral de los manuales.
La revisión se realiza periódicamente. Si los temas cambian con rapidez, puede
ser necesario efectuar esas revisiones dos veces al año. Para efectuar la revisión,
se envía un copia del texto contenido en el manual a las personas adecuadas,
para determinar si aún están vigentes. En el caso de la mayoría de los manuales,
habrá distintos temas o secciones destinadas a distintas personas. Se pide a
todas que revisen los textos e indiquen cualquier cambio o corrección que se
estime oportuna26.
Es una buena idea pedir a los revisores que anoten sus iniciales en cada página,
para asegurarse de que realmente los han leído. De otro modo, los revisores
pueden limitarse a leer el memorando adjunto, que afirma: “Estoy seguro de que
no hay cambios” y autorizar su edición, sin molestarse siquiera en hojear las
páginas.
También se deberá someter el manual, una vez al año a la revisión del personal
especializado en asuntos legales. Lo que era legal hace un año, puede no serlo
ya, sin que se esté consciente del cambio27.
26
DIAMOND, Op cit p 125 27
Ibídem p 126.
27
1.3.- ¿Que son los manuales de operación?
Un manual de operación o procedimientos es el documento que contiene la
descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones
de una unidad administrativa, o de dos ó más de ellas.
Un manual de procedimientos es el libro de los “cómos”. “Cómo agregar una
cuanta nueva al libro mayor” y “como entregar un crédito”. Los manuales de
procedimientos también se conocen como manuales de operaciones28.
También llamados manuales de operación, de prácticas, estándar, de instrucción
sobre el trabajo, de rutinas de trabajo, de trámites y métodos de trabajo29.
En el curso normal de las operaciones administrativas, tanto el personal directivo
como el operativo se ven en la necesidad casi a diario de consultar los
procedimientos consignados por escrito. El manual de procedimientos,
independientemente de servir como medio de consulta y de acuerdo con la
concepción moderna de los manuales, también se utiliza como medio de
comunicar oportunamente todos los cambios en las rutinas de trabajo que se
generan con el progreso de las empresas30.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o
documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro
28
DIAMOND, OP Cit p 3. 29
GOMEZ, Op Cit p 382. 30
Ibídem p 392.
28
dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la
empresa.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica
referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las
labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia
en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no
adecuadamente.
Por lo tanto, el Manual de Procedimientos reviste una gran importancia en el
actuar de las empresas, ya que contiene la información necesaria para llevar a
cabo de manera precisa y secuencial, las tareas y actividades operativas que son
asignadas a cada una de las unidades administrativas, de la misma forma,
determina la responsabilidad e identifica los mecanismos básicos para la
instrumentación y el adecuado desarrollo, con el propósito de generalizar y unificar
los criterios básicos para el análisis de los procedimientos que realicen las
distintas unidades administrativas de la empresa, señalando lo que se pretende
obtener con la ejecución de los mismos.
Kellog explica que “el manual de procedimientos presenta sistemas y técnicas
específicas. Señala el procedimiento preciso a seguir para lograr el trabajo de todo
el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña
responsabilidades específicas. Es un procedimiento por escrito”31
Es menester, destacar los requisitos que debe reunir la documentación que se
genere en esta materia, así como los datos necesarios para analizar los manuales
de procedimientos, instrucciones y estudios de diagnóstico del procedimiento.
Con la implantación de estos requerimientos de información, podremos estar en
condiciones de emitir juicios y dictámenes que tengan la finalidad de orientar a las
31
GRAHAM, Kellog. Preparación del Manual de Oficina, Reverté, 1963 México, Distrito Federal, capítulo I.
29
unidades administrativas, en todo lo que se refiere a la instrumentación y
aplicación de prácticas de mejoramiento, que obviamente contribuyan a
incrementar la eficiencia y eficacia operativa de ellas.
De igual forma, permite conocer los mecanismos útiles para la realización de las
actividades de la administración, nos proporciona esquemas o panoramas, sobre
los que sustentan las acciones que se realizan en la dependencia y que refleja una
actitud de la dirección.
Debemos destacar lo importante que resulta ser un manual de procedimientos,
para que el desarrollo de las operaciones y estrategias se realicen conforme al
plan previamente establecido, y que así estas actitudes informadas de forma
periódica a toda la línea organizacional, poder desarrollar de una manera pronta,
eficiente y eficaz, las labores de las unidades administrativas y con una buena
optimización de recursos, tanto materiales como humanos y que puedan ser
definidas como políticas dentro de la organización.
Las políticas, traducidas a un medio escrito, constituyen un magnifico apoyo para
trasmitir las actitudes de la dirección, también establecen líneas de guía, con las
cuales el personal directivo puede obrar para balancear las actividades y objetivos
de la Dirección General, esto, conforme la conveniencia de las condiciones locales
que prevalezcan en esos momentos32.
De esta forma tenemos, que los manuales de procedimientos, pueden referirse a
tareas y trabajos individuales o de grupo, tal es el caso de ejemplificar como opera
en el ejercicio de su desarrollo, en una determinada actividad, dentro de un
departamento, así como también se refieren a la ejemplificación de prácticas
técnicas en la operatividad de los equipos, o bien, se reflejan prácticas generales
de un área determinada de alguna actividad, como manuales de procedimientos
de servicios, de presupuestación, financieras, entre otras.
32
Ídem.
30
Los manuales de procedimientos generalmente deberán de contener un texto que
señale las políticas y procedimientos a seguir en la ejecución de un trabajo, con
ilustraciones con base en diagramas, cuadros y dibujos para aclarar los datos.
En los procedimientos de oficina es costumbre incluir o reproducir las formas que
se emplean en el procedimiento de que se trate, bien sean llenadas con un
ejemplo o con instrucciones para su llenado.
Los manuales de procedimiento, por sus características diversas, pueden
clasificarse en manuales de procedimiento de oficina y de fábrica.
También puede referirse en:
A tareas y trabajo individuales, por ejemplo, cómo operar una
máquina, de contabilidad.
A prácticas departamentales que se indican los procedimientos de
operación de todo un departamento.
A prácticas generales en un área determinada de actividad, como
manuales de procedimiento comerciales, de producción, financieras,
etcétera.
Los manuales de procedimientos generalmente contienen un texto que señala las
políticas y procedimientos a seguir en la ejecución de un trabajo, con ilustraciones
a base de diagramas, cuadros y dibujos para aclarar los datos.
En los de procedimientos de oficina es costumbre incluir o reproducir las formas
que se emplean en el procedimiento de que se trate, bien sean llenadas con un
ejemplo o con instrucciones para su llenado.
31
De poco servirían las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo
tiempo la organización y las normas básicas no son, cuando menos,
medianamente firmes y comprensibles.
Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso, lo que hace
que los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos.
Una inmensa mayoría de los manuales de oficina parecen estar diseñados
intencionalmente para varios fines.
En la preparación de cualquier manual de procedimientos parece muy interesante
que debe existir manifestación clara de las normas generales de la empresa y
comprensión total de la organización básica de la misma.
Es un manual de contenido múltiple que trata acerca de los principios y técnicas
de una actividad determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para
el órgano responsable de la actividad y como información general para todo el
personal interesado en esa actividad.
Objetivos de los manuales de operación.
Los manuales de operación o procedimientos en su calidad de instrumentos
administrativos, tienen por objeto33:
a) Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a
cargo de la institución, los puestos o unidades administrativas que
intervienen, precisando su participación en dichas operaciones y los
formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales
agregadas en procedimientos.
33
GOMEZ, Op Cit p 398.
32
b) Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria.
c) Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
d) Facilitar las labores de auditoría, la evaluación control interno y su
vigilancia.
e) Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y
cómo deben hacerlo.
f) Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicidad de funciones.
g) Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento
de los sistemas, procedimientos y métodos.
Criterios Metodológicos para el Diagnóstico de los Manuales de
Procedimientos
Con el propósito de estandarizar y unificar los criterios básicos para el análisis de
los procedimientos que presenten las diversas unidades administrativas de la
organización es necesario destacar los requisitos que debe reunir la
documentación que se genere en esta materia así como los datos necesarios para
analizar los manuales de procedimientos, instrucciones y estudios de diagnóstico
del procedimiento.
A través del establecimiento de estos requerimientos mínimos de información, se
estará en posibilidades de emitir juicios y dictámenes que orienten a las unidades
administrativas en lo referente a la instrumentación y aplicación de las medidas de
mejoramiento que incrementen su eficacia y eficiencia operativas.
Puede decirse que la utilidad que tiene el manual de procedimientos es múltiple,
en virtud de ser un instrumento que permite el funcionamiento interno por lo que
respecta a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos
responsables de su ejecución34.
34
Ídem.
33
Así pues, resulta indispensable establecer los puntos que deberán contener los
documentos a los que han de referirse los manuales.
Este manual comprende en forma ordenada, secuencial y detallada los
procedimientos que se ejecutan en una unidad administrativa, los órganos que
intervienen y los formatos que se deben utilizar para la realización de las funciones
que se le han asignado.
El manual está integrado por los procedimientos que se dan en el ámbito de
acción de la unidad de referencia o en los que participe por la naturaleza de su
competencia.
El manual de procedimientos deberá contener:
Carátula. Es la cubierta exterior del documento donde se identifica el contenido, el
logotipo, el nombre del manual y la organización responsable35.
Portada. Ésta continúa después de la carátula, lleva el nombre del manual, de la
organización responsable de su aplicación y el lugar y la fecha de edición.
Índice general. Es la presentación resumida y ordenada de los elementos
constitutivos del documento.
Presentación. Es la explicación clara y concisa de los objetivos del manual y la
exposición de la estructura del documento; incluye un mensaje y la autorización
del titular.
35
Ibídem 386.
34
Cada uno de los procedimientos del manual contendrá:
Objetivos de procedimiento. Se planteará el propósito que se pretende lograr con
la ejecución del procedimiento.
Es conveniente precisar con toda claridad los problemas que hayan sido
detectados, para definir correctamente el objetivo, a fin de evitar malos entendidos
que obstaculicen o dispersen el trabajo posterior. Es recomendable que antes de
iniciar el estudio el jefe del proyecto junto con los responsables afectados estén
convencidos de la definición del objetivo36.
Base jurídica. Consiste en una relación de los títulos de los principales
ordenamientos jurídicos37. Enumeración de los ordenamientos o normas jurídico –
administrativas que rigen la operación de la unidad, específicamente capitulo,
artículo y fracción que fundamentan el procedimiento.
Órganos que intervienen. Enumeración de las unidades, sub-unidades o puestos
que intervienen en el procedimiento de que se trate.
Políticas y normas de operación. Las políticas de la institución son una parte de la
planeación y ayudan a ella. Por medio de ellas las metas adquieren una expresión
significativa e individual. Exposición de criterios y normas que orienten la
realización de las actividades sin tener que consultar los niveles jerárquicos
superiores.
Descripción de las operaciones:
Presentación secuencial de los pasos que se deben realizar dentro de un
procedimiento, al precisar los puestos o unidades responsables de su ejecución.
Diagrama de flujo. Representación del flujo de operaciones para mostrar las
unidades que participan, las operaciones que realizan y la secuencia de las
36
Ibíd. 401 37
Ibídem 387.
35
mismas, mediante el uso de la simbología definida en la sección "Metodología
para la integración y aplicación del diagnóstico en los procedimientos"
Formas e instrucciones. Deberá presentarse un ejemplar de cada uno de los
formularios que se utilicen en las distintas operaciones del procedimiento. Se
anexaran, además, las instrucciones con las indicaciones especificas a las que
debe sujetarse el llenado de los formatos.
Glosarios. Como parte final, se incluirá un compendio alfabético que contenga los
conceptos referidos a acciones o mecanismos administrativos que se contemplan
en el cuerpo del manual.
Por último, es conveniente, incluir la información referente a la duración
aproximada y a la frecuencia del procedimiento, así como los mecanismos que se
utilizan para la revisión y actualización del manual.
Es necesario señalar que cuando un documento incluya un solo procedimiento
deberá contener instrucciones, representación gráfica y descripción narrativa del
conjunto de instrucciones específicas para realizar una gama de operaciones.
Al igual que en el manual de procedimientos, también se deberán especificar
objetivos, políticas de operación, ámbito de aplicación, descripción de operaciones
y diagramas.
También se deberá verificar si existen procedimientos de enlace con el nivel
central, ya que es importante analizar cómo se enlazan los procedimientos
desconcentrados con los centrales, pues en este punto es donde pueden existir
mayor número de anomalías que obviamente se van a convertir en fallas de
control, de coordinación, de fluidez y agilidad del procedimiento.
36
Además, se deberá analizar el flujo del procedimiento en las unidades
administrativas centrales para que las actividades se realicen con la eficacia y
eficiencia que exige proceso de desconcentración.
Este análisis abarcará todo el proceso hasta la consecución del producto final.
En este tipo de procedimiento es importante verificar los tiempos de ejecución
desde el inicio hasta el fin, con el objeto de captar los puntos y las unidades en
donde se presentan con mayor incidencia las demoras o problemas que
obstaculizan el proceso en su conjunto.
Por otra parte, resulta importante analizar los volúmenes de trabajo y la frecuencia
con que se realizan los procedimientos para determinar la importancia de los
mismos y sugerir medidas que hagan eficiente su operatividad.
Finalmente, se deberá verificar que el procedimiento se ajuste a las guías de
desconcentración establecidas y que respete normas emitidas por el nivel central,
así como que se encuentren instrumentados los controles internos necesarios de
acuerdo con la materia específica de que se trata.
Los procedimientos específicos se realizan en una sola unidad administrativa; su
análisis debe contemplar los siguientes aspectos:
Análisis del objetivo de la unidad en relación con el del procedimiento.
Se analizará la congruencia entre ambos para verificar si el procedimiento
coadyuva a la consecución del objetivo de unidad y si existe conveniencia entre
ambos.
1. Se deberá relacionar el procedimiento con la o las atribución y funciones a
la que sirve como instrumento de ejecución.
2. Si el análisis se refiere a un manual de procedimientos, estos
interrelacionarán con las funciones y atribuciones asignadas a la unidad
administrativa para verificar si los procedimientos que se realizan se
encuentran interrelacionados con la totalidad de las funciones y/o
37
atribuciones. También se debe comprobar si existen algunas funciones
cuya ejecución aún no se ha instrumentado o bien no existen instrucciones
por escrito aun cuando los procedimientos que se efectúen.
Análisis de procedimiento con las normas jurídico - administrativas. En este
aspecto es importante verificar la concordancia del procedimiento con el marco
existente y comprobar que no contradiga ninguna de las disposiciones vigentes.
Es necesario destacar la importancia que tienen el diagnóstico en los
procedimientos administrativos y los manuales de procedimientos, así como las
técnicas de investigación documental y de campo.
Es menester que en todo diagnóstico de procedimiento y en los documentos
normativos de los procedimientos, lleve un inventario inicial con el fin de detectar
con claridad la existencia de los mismos y a su vez observar su aplicación y los
elementos que participan en ellos al integrar el factor tiempo que se vincula en el
procedimiento.
CONTENIDO DE MANUALES:
Manual de organización:
1.- Identificación.
2.- Índice
3.- Introducción
3.1.- Objetivo del manual.
3.2.- Ámbito de aplicación.
3.3.- Autoridad
3.4.- Como usar el manual.
4.- Directorio.
5.- Antecedentes Históricos.
6.- Base legal (en caso de organismo público).
7.- Organigrama.
38
8.- Estructura funcional.
9.- Objetivos de cada unidad orgánica.
Manual de procedimientos:
1.- Índice.
2.- Introducción
2.1.- Objetivos del manual.
2.2.- Alcance.
2.3.- Como usar el manual.
2.4.- Revisiones y Recomendaciones.
3.- Organigrama.
3.1.- Interpretación de la estructura orgánica.
-Sistemas de organización (línea, funcional, etc.)
-Tipo de departamentalización (geográfica, por producto, etc.).
-Amplitud de la descentralización y centralización.
-Relación entre el personal con autoridad de línea y asesoría.
4.- Gráficas.
4.1.- Diagramas de flujo.
5.- Estructura procedimental.
5.1.- Descripción narrativa de los procedimientos.
6.- Formas.
6.2.- Empleadas (por lo general planeadas y rediseñadas).
6.3.- Instructivos de las formas empleadas.
39
1.4.- Ejemplos de manuales de recuperación de una cartera.
RECUPERACIÓN DE CARTERA CREDITICIA.
En el proceso de la toma de decisiones crediticias, las políticas de crédito se
interpretan y aplican constantemente a situaciones concretas con ayuda de
procedimientos específicos.38
Puesto que las políticas de crédito y cobranza impactan en la recuperación de la
cartera y por obvio a la empresa en su conjunto, deberán ser formuladas e
implantadas oficialmente por el más alto nivel gerencial o administrativo.
Las políticas de crédito y cobranza en aras de recuperar la cartera son llevadas a
la práctica con mayor efectividad cuando todos aquellos que se ven directamente
afectados participan en su determinación.
Es por lo expuesto que la Caja solidaria Nopalteca Nicolás Romero, SC de AP de
RL de CV tiene como propósito brindar un servicio financiero de calidad; en ese
sentido se propone establecer políticas de crédito a fin de mantener una cartera
sana y productiva, para tal efecto ha dispuesto normas e implementado nuevos
criterios, técnicas, métodos de evaluación y calificación de la solicitud de crédito;
asimismo, dispone a su fase de otorgamiento acciones de control y seguimiento,
hasta lograr su total recuperación.
Generalidades.
Al considerar la finalidad de la caja, se expresan por escrito las políticas crediticias
para disminuir las posibilidades de un cambio inadvertido, en el mismo sentido se
hacen del conocimiento del personal los conceptos de cartera vigente y/o vencida,
y su repercusión en la recuperación de la cartera, por ello se puede mencionar lo
siguiente:
38
VILLASEÑOR Fuente, Emilio, Elementos de administración de crédito y cobranza, 1991 México, Distrito Federal, Edit. Trillas, p 25.
40
Cartera Vigente:
Representa todos aquellos créditos que están al corriente en sus pagos tanto de
capital como de intereses, o que habiéndose reestructurado o renovado, cuentan
con evidencia de pago sostenido39.
Cartera Vencida:
Compuesta por créditos cuyos acreditados son declarados en concurso mercantil
o bien cuyo capital, intereses o ambos, no han sido liquidados en los términos
pactados originalmente pagados, o que habiéndose reestructurado o renovado
continúan como cartera vencida por no haberse cumplido los plazos requeridos de
pago sostenido40.
Políticas de Recuperación de Cartera.
La intención de llevar los procesos de recuperación de cartera que se describen a
continuación es recuperar los créditos en mora de una manera estricta y
acelerada con el fin de anticiparse a posibles problemas, como son la creación de
reservas para créditos incobrables, lo que traerá como consecuencia una
afectación directa a los resultados esperados (excedentes) por la Caja Solidaria.
Para ser efectiva, la política debe relacionarse directa y explícitamente con la
acción, se deben adoptar las medidas necesarias para transportar las
declaraciones amplias de una política a guías41 utilizables por el personal, en las
operaciones diarias; se debe comenzar por establecer objetivos a corto plazo y
efectuar acciones tales como adjudicar tareas y responsabilidades, delegar
39
Véase Reglas de Carácter General y Criterios Contables, B-3 Cartera de Crédito, publicadas en el DOF del 11 de julio del 2003. 40
Ídem. 41
Se utiliza la palabra guías haciendo alusión a Emilio Villaseñor cuando en su obra se refiere a las políticas de crédito, y ha de vincularse con los manuales administrativos y de procedimientos vistos en los puntos anteriores con la intención de comprender y conjugar las citadas definiciones e intensiones de la definición misma.
41
autoridad, establecer procedimientos y controles y prever los informes y
evaluaciones periódicas del progreso logrado42.
Responsables y Procedimientos de Cobranza.
A manera de introducción cabe hacer una breve definición de descripción de
puestos, y es la descripción y el análisis de las funciones, las responsabilidades de
la función o puesto, la autoridad que se otorga para el ejercicio de una función
administrativa y las relaciones que un puesto mantiene con los demás de la
empresa. Es importante aclarar que la descripción de puesto se refiere al trabajo
en sí y no al trabajador.43
La responsabilidad de la recuperación de la cartera será por parte de la matriz. El
papel de las cajas locales (si existen) es la promoción del crédito entre sus socios
y el apoyo en la recuperación de los créditos.
Responsabilidad del Oficial de Crédito y Cobranza.
a) Emitir reportes. El Oficial de Crédito y Cobranza debe realizar los
reportes diarios o cuando menos, cada semana que contengan:
Morosidad por abonos
Morosidad por créditos vencidos,
El reporte puede emitirse en forma global, es decir, de la Caja Solidaria en su
conjunto, o bien por localidades/sucursales.
42
VILLASEÑOR, Op Cit p 27. 43
Ibídem. p 64.
42
b) Clasificar la morosidad. Pueden existir un sin número de formas para
poder clasificar la morosidad según la integración de la cartera morosa,
pueden ser:
Días de morosidad,
Saldos insolutos del crédito y montos en mora de capital e interés,
Zonas de ubicación de socios morosos,
Haberes que él mismo socio tenga,
Los haberes de los avales, si sean socios de la misma Caja Solidaria
Asignación del Oficial de Crédito y Cobranza que será el responsable de
la recuperación.
La Caja Solidaria deberá considerar los aspectos mencionados con
anticipación y hacer las clasificaciones que más le den resultado para
alcanzar el objetivo.
c) Determinar personas responsables. Responsabilizar a una persona para
que se encargue de la ejecución del proceso de cobranza respectivo.
d) Fijar objetivos de recuperación. Establecer con los responsables de la
ejecución de la cobranza prioridades y objetivos (cuantitativos) de
recuperación cada mes. Hayes señala que el primer paso para determinar
la eficacia y recuperación de los créditos es revisar la actual política y
actividades44, donde se da por entendido que a partir de revisar las normas
actuales se clarifica si existe una eficaz recuperación o si por el contrario
necesita un cambio.
44
HAYES, Op Cit. p 73.
43
Responsabilidad del Gerente.
Para dar un panorama general de las atribuciones de este puesto antes de pasar a
su planteamiento especializado habremos de decir que el gerente debe analizar el
mercado para lograr una colocación adecuada de los créditos, participar en la
formulación de las políticas de crédito y cobranza; implantarlas, interpretarlas,
comunicarlas y vigilar su observancia, supervisar la administración de todas las
funciones, actividades y fases del departamento a su cargo, con la responsabilidad
inmediata de lograr la eficiente operación del mismo.
En el manual de la organización Emilio Villaseñor señala que una función principal
es investigar constantemente los nuevos métodos para el control de las
operaciones y funciones del departamento45, cuestión que ha sido de suma
importancia e implementación en la caja Nopalteca.
Dentro de la cuestión específica se encuentran:
a) Determinar las acciones de cobranza.
Establecer las medidas que habrán de tomarse a fin de llevar a cabo un
correcto proceso de cobro.
En forma enunciativa más no limitativa se señalan las siguientes:
Comunicación social (correspondencia, telégrafo, giros cartas),
Utilización de medios electrónicos (teléfono, mail, internet) y
Visitas personales tanto al socio como a los avales.
La comunicación social y los medios electrónicos se utilizan en cuentas de
bajo riesgo de recuperación o de prevención, las visitas son funcionales en
45
Ibíd. p 66.
44
todo momento pero sobre todo en aquéllas cuentas que por su monto y
riesgo de recuperación así lo ameriten, visitas de investigación de campo
para validar datos entre otras.
b) Llevar a cabo las acciones de la cobranza.
Utilizar todos los recursos y capital humano disponible en el área de
cobranza, apegándose a lo establecido al presente Manual.
c) Elaborar control de seguimiento de cobranza.
Procesar un control de cobranza individual que contenga la siguiente
información:
Número de socio,
Nombre,
Domicilio,
Teléfono,
Datos generales del aval o avales,
Análisis de comportamiento en base al plan de pago,
Acciones de cobranza implementadas especificando fechas en las que
se realizaron las visitas,
Resultados obtenidos, y
Acción próxima a efectuarse,
Nombre de quien elabora y revisa el reporte.
d) Evaluar Resultados. Evaluar al menos cada mes los resultados obtenidos
por las acciones de la cobranza, y en base a los mismos, fijar nuevos
objetivos y estrategias.
45
Negociación de Deudas.
La mayor parte de las personas cuando obtienen dinero prestado tienen la mejor
intención de pagar la deuda oportunamente, las razones para retrasase en sus
pagos se refieren a problemas financieros. El poder cobrar a deudores que se
atrasan en sus pagos resulta ser un proceso delicado 46
En la Caja solidaria Nopalteca Nicolás Romero, SC de AP de RL de CV, se llevan
a cabo las siguientes acciones:
Reestructuración.
Es aquella operación que se deriva de cualquier de las siguientes situaciones47:
a) Ampliación de garantías que amparan el crédito de que se trate o
bien,
b) Modificación de las condiciones originales del crédito o al esquema
de pagos, entre los cuales se encuentran:
Cambio de la tasa de interés del crédito.
Extensión del plazo del pago, o
Cambio de moneda o unidad de cuenta.
Idealmente estos créditos se deben identificar antes de la fecha de vencimiento
cuando se detecten dificultades de pago.
Los créditos vencidos podrán reestructurarse, cuando el deudor muestre en forma
clara su capacidad de pago, además solicitar el pago de los intereses y un
46
HAYES, Stephan, Crédito y Cobranzas, guía práctica. 1993 México, Distrito Federal, Edit. Ecasa, p 177. 47
Reglas de Carácter General y Criterios Contables B-3 Cartera de Crédito del 11 de julio del 2003
46
porcentaje de capital. En caso contrario, el importe de la deuda permanecerá
dentro de la cartera vencida, y la estimación preventiva asociada a dicho crédito
se mantendrá, en tanto no exista evidencia de pago sostenido.
Renovación.
Es aquella operación de crédito en la cual no existen problemas y resulta
conveniente para la caja y deudor. Se prorroga el plazo de amortización al
vencimiento del mismo, o bien, este se liquida en cualquier momento con el
producto proveniente de otro crédito contratado con la misma Caja Solidaria, en la
que sea parte el mismo deudor u otra persona que por sus nexos patrimoniales
constituyen riesgos comunes48.
Procesos.
La reestructura tendrá las siguientes características.
a) El deudor tendrá que presentarse en las oficinas y entregar un proyecto de
plan de pago de acuerdo a sus posibilidades económicas.
b) La resolución sobre el plan según inciso anterior, la autorización y el plan
último será realizada por el Comité de Crédito, escuchando la opinión del
Gerente y Departamento Jurídico.
c) Para cualquier reestructuración será necesario presentar nuevos avales.
d) Se otorgará la reestructuración, siempre y cuando se liquide la totalidad de
los intereses ordinarios y moratorios.
48
Ídem.
47
Tipos de Cobranza.
Con el propósito de llevar un adecuado control de la cartera e implementar
mecanismos eficaces de recuperación, se utilizará los sistemas de información
con que cuente la Caja Solidaria, como soporte informativo, contable y de control;
estableciéndose los siguientes tipos de cobranza:
Cobranza Preventiva.
Este proceso es un aviso del vencimiento del pago y se utiliza para aquellos
créditos cuya amortización o pago de interés o el crédito en su totalidad vencerá
en el mes. A decir de la carta preventiva E. Villaseñor señala que una de las
principales cualidades es el ahorro de tiempo y gasto49, lo que impacta en el
beneficio de la caja. Este tipo de cobranza tiene como objetivo que los abonos o el
crédito se liquiden al vencimiento del plazo, y reducir los riesgos de que se vuelva
cartera morosa, por lo que se ejercerá las siguientes acciones:
a) Realizar recordatorios, preferentemente por vía telefónica, o en su defecto,
por medio escrito, manteniendo un trato cordial y recordando al socio su
compromiso de pago con 8 días de anticipación.
b) En caso de optar por el medio impreso, se debe de tener cuidado que la
correspondencia llegue con la debida anticipación, para que el socio liquide
en tiempo y forma.
49
VILLASEÑOR, Op Cit p 223.
48
Cobranza Administrativa.
Se aplicarán actividades según el anexo No VII. : “Actividades de Recuperación de
Cartera Morosa y Vencida50”
La responsabilidad es del Oficial de Crédito y Cobranza, supervisado por la
Gerencia.
Con un pago vencido se actuará bajo el siguiente esquema:
a) Definir los medios utilizados y acciones a ejecutar en función del monto
vencido.
b) Entregar carta-notificación al socio y los avales, llamada telefónica y/o visita
a su domicilio o negocio, requiriéndole el pago o regularización de su
deuda, esto se debe hacer dentro de los primeros quince días naturales
posteriores al vencimiento51.
c) Llevar un control de seguimiento, que incluya la razón del atraso en el
pago.
d) Evaluar resultados de recuperación por este tipo de amortizaciones
vencidas.
Con dos pagos vencidos se actuará bajo el siguiente esquema:
a) Definir los medios utilizados y acciones a ejecutar en función del monto
vencido.
b) Programar visitas, definiendo los socios que serán visitados, buscando
siempre la optimización de recursos y tiempos de ejecución.
50
Manual de Crédito y Cobranza de FESICS, Anexo VII, 2008, México, Distrito Federal. 51
Ibíd. Anexo VIII.
49
c) Se le envía la segunda carta-notificación (con acuse de recibo) y visita a su
domicilio o negocio, tanto a él como a los avales, requiriéndole el pago.52
d) Analizar la situación económica del socio, en caso de detectar problemas
para la recuperación de los adeudos, orientar al socio sobre la mejor
alternativa de pago o en su caso reestructuración del adeudo. Buscando el
beneficio tanto para la Caja Solidaria como para el socio.
e) Llevar un control de seguimiento.
f) Evaluar resultados de recuperación por este tipo de amortizaciones
vencidas.
Con tres pagos vencidos se actuará bajo el siguiente esquema:
a) Definir los medios utilizados y acciones a ejecutar en función del monto
vencido.
b) Si a pesar de las visitas y notificaciones al socio y los avales, no se
obtuvieran resultados positivos, acumulando tres amortizaciones o 90 días
de mora se le enviará la última notificación “extra-judicial” con plazo
definitivo bajo apercibimiento de iniciar acciones judiciales tanto al socio,
como a los avales.
c) Si al momento de presentarse el socio a la Caja Solidaria, se detecta que
tiene problemas en su situación económica, se debe de orientarlo sobre la
mejor alternativa de pago o en su caso reestructuración del adeudo.
Buscando el beneficio tanto para la Caja Solidaria como para el socio.
d) Llevar un control de seguimiento.
e) En caso de que el socio no haya pagado o reestructurado su adeudo, se
turnara al área correspondiente para su cobranza extra-judicial.
Durante la cobranza administrativa, puede llegarse a arreglos con el socio, incluso
otorgarles la reestructuración, siempre y cuando liquide la totalidad de los
intereses ordinarios y moratorios.
52
Ibídem. Anexo IX
50
Cobranza Extrajudicial.
El propósito en este tipo de cobranza consiste en motivar al cliente moroso de
largo tiempo a liquidar su adeudo, y evitar así los costos de un juicio por terceras
personas. La técnica generalmente aceptada consiste en enviar lo que podría
considerarse la penúltima de cobro, en la que se hace clara mención de que, a
menos de llegar a un acuerdo en breve plazo para la liquidación del adeudo, se
recurrirá a un abogado. Si este intento de acercamiento no produce efecto, se
enviará lo que se conoce como la carta final, en la cual se indica que la cuenta
pasará al departamento jurídico en un determinado número de días53.
Este tipo de cobranza es previa a la Cobranza Judicial, por lo que la Caja Solidaria
deberá de confiar esta actividad en una persona responsable que bien puede ser
el Gerente General u Oficial de Crédito y Cobranza con plenas facultades y con
alta capacidad de negociación, para lograr la recuperación de adeudos.
Para llevar a cabo la cobranza extrajudicial:
a) El responsable debe de recabar la siguiente documentación:
Estado de cuenta actualizado (capital e intereses ordinarios y/o
moratorios).
Domicilio actualizado.
Expediente de crédito del socio y avales.
Informe escrito de antecedentes del socio y avales.
Copia de garantías, en caso que se tengan.
Convenios en caso de existir.
53
VILLASEÑOR, Op Cit. p 227.
51
b) El responsable debe de determinar las acciones a seguir con el socio y
aval54
c) En las gestiones de cobranza que se realice en el domicilio o negocio se
debe de explicar de manera clara las implicaciones de estar en cartera
vencida de la Caja Solidaria y que efectos tiene para el socio y los avales.
d) Después de 90 días de vencimiento el responsable debe negociar el
adeudo o establecer un plazo de 72 horas para que el socio se presente a
la Caja Solidaria a liquidar o solicitar formalmente una reestructuración de
su deuda respetando los procesos establecidos al respecto.
e) En caso de no encontrar al socio o avales, dejar citatorios, para que se
presenten en un plazo no mayor de 72 horas.
f) Elaborar reportes de seguimiento, con informe detallado del cumplimiento
de cada una, incluyendo los abonos y fechas de recepción.
g) En caso de que el socio no haya pagado o reestructurado su adeudo, se
turnará para su cobranza judicial.
Cobranza Judicial.
Este supuesto representa la preexistencia de haber agotado todas las posibles
instancias de cobro, resulta importante resaltar que el gerente debe hacer lo
posible por evitar llegar a esta instancia, sea porque representa mayor costo y
porque aumenta el plazo en que “posiblemente” se recuperara el crédito, una vez
echando a andar la maquinaria judicial e iniciando la litis deberá someterse a la
resolución de un tribunal, lo que no garantiza respuesta a favor del cobrador.
A fin de evitar esta instancia, hay que otorgar créditos en forma correcta, acorde a
las reales posibilidades de los solicitantes55.
En la caja Nopalteca se tienen las siguientes normas:
54
Manual de Crédito y Cobranza de la FESICS, Anexo X, 2008, México, Distrito Federal. 55
CUPELLI, José Rodolfo. Organización de Créditos y Cobranzas. 1980 Argentina, Buenos Aires. Edit Macchi, p 77
52
Pasado más de 180 días de mora, el socio deudor puede pasar a “Cobranza
judicial”, siempre y cuando se hayan agotado todas las posibilidades de cobranza
interna.
Asimismo, el socio que haya incurrido en más de 180 días de mora será
suspendido en sus derechos o excluido en su calidad de socio.
La demanda judicial se iniciará contra el deudor y sus avales. En caso de tener
garantías reales se procederá como prioridad a ejecutar las garantías, llegándose
hasta el remate, de ser necesario para recuperar la obligación, más los intereses y
gastos de cobranza.
Ejecutada o realizada la garantía, de ser el monto recuperado insuficiente para
cubrir la deuda intereses y gastos de cobranza, deberá inmediatamente ampliar la
demanda solicitando mejora de embargo, trabajándose sobre otros bienes del
deudor y/o de los avales.
Cumplido el paso precedente, de no cubrir la obligación, se procederá a requerir el
embargo sobre los bienes de los avales, hasta cubrir totalmente la deuda,
intereses y gastos. Inmediatamente la confirmación del juez o sentencia se
procederá al remate de los bienes.
El socio tiene la opción de plantear un arreglo extra-judicial, durante el proceso de
la litis; si conviene a la Caja Solidaria puede llegarse a este arreglo, haciendo
constar en el mismo proceso judicial y se mantendrá hasta su total cancelación,
con lo cual la Caja Solidaria se desistirá del juicio por haberse superado la causa
que le diera origen.
Los costos que demanden las gestiones de cobranzas tanto administrativas como
judiciales, serán a cargo del deudor.
Los créditos que se otorguen con cuotas de amortización trimestral, semestral, o
por la vigencia del ciclo productivo, se dará el mismo procedimiento de haber
acumulado más de 90 días de atraso o de su vencimiento.
53
Para mayor comprensión se anexa al final de este Manual la Tabla No. 8 con
actividades y tiempos muy concretos en los que la Caja Solidaria deberá de
realizar la cobranza56.
Revisión de Expedientes para Cobro Judicial.
Es necesario que la Caja Solidaria realice por lo menos dos veces al año una
auditoria legal con el fin de verificar lo informado por el asesor o despacho jurídico,
en base a lo siguiente:
a) Realizar con una inspección física de los expedientes en los juzgados, por
parte del apoderado legal.
b) Revisar y seleccionar los expedientes que no tengan avances en los juicios,
aquellos expedientes en que se haya utilizado el recurso de apelación, o
aquellos en el que el asesor o despacho jurídico no sea muy preciso.
c) Identificar los expedientes en los que no exista relación alguna con lo
reportado por el asesor o despacho jurídico.
d) Aclarar las dudas de aquellos expedientes en los que no coincida lo
reportado con lo revisado físicamente.
e) Tomar decisiones sobre las acciones a seguir, en base a las aclaraciones
del abogado, como pudiera ser: continuar el juicio, solicitar la devolución del
expediente y/o en caso extremo cambiar de asesor jurídico.
Condonación de Intereses Moratorios.
Será facultad de la Gerencia y del Oficial de Crédito y Cobranza, en forma
mancomunada, la cancelación total o parcial de intereses moratorios.
Esta facultad deberá estar por escrito y autorizada por el Consejo de
Administración.
56
Manual de Crédito y Cobranza de la FESICS, Tabla VIII, 2008, México, Distrito Federal.
54
Serán cancelados total o parcialmente los intereses moratorios, solamente cuando
existan elementos suficientes que justifiquen tal decisión o cuando hayan
transcurrido más de 180 días de mora.
Clasificación de Créditos Incobrables.
Con la finalidad de aumentar importancia a otros puntos del manual como varios
autores mencionan, el departamento legal brindará el asesoramiento necesario y
tomará los casos de clientes que le sean remitidos, llevando cobranzas el control
periódico de la posición de los mismos57. Sin afán de parecer redundante se
expone el párrafo anterior por aclarar que el control de los créditos los tiene en
todo momento la caja, y que el departamento legal únicamente se avoca a la
implementación de la demanda e inicio del juicio, de donde se desprende que, si
se analiza correctamente a quién habrá de otorgársele un crédito se evitaría llegar
a problemas de cobro, y si se llegasen a tener implementar de manera correcta y
eficaz los procedimientos ya citados, con lo que se previene la existencia de
incobrabilidad de créditos y por ende el daño patrimonial a la caja.
Los créditos incobrables como su nombre lo indica son aquellos adeudos por
crédito a la institución que posterior a una investigación de cobranza, se determina
imposibilitado a recobrar. El Oficial de Crédito y Cobranza es el encargado de
realizar este tipo de reportes y presentarlos para su autorización ante el Consejo
de Administración de la Caja Solidaria. Esta es la última opción que tiene la Caja
Solidaria antes de sufrir una pérdida en su patrimonio y afectar su reserva
preventiva de créditos incobrables.
57
CUPELLI, Op Cit. p 102.
55
Se divide en tres tipos los cuales son:
Ilocalizables
Posterior a la investigación interna de la Caja Solidaria en instituciones
idóneas y/o familiares del deudor y avales, se concluye su falta de
ubicación, para lo cual se establece el proceso de cobro en el último
domicilio reportado, documentado e informando su no ubicación.
Insolventes
Son los créditos en donde después de haber realizado gestiones
judiciales para su pago se determina que no hay bienes suficientes para
garantizar lo reclamado. Este se clasifica respaldándose con los
documentos expedidos por el tribunal competente.
Inviable
Son los créditos que por su monto o naturaleza jurídica, se determina que
no es conveniente realizar gestiones judiciales para obtener su pago; por
ser notoriamente incosteables y/o improcedentes los cuales podrán ser:
a) Montos de lo reclamado menor a $3,000.00 (tres mil pesos 00/100
M.N.).
b) Documentación alterada, cancelada, deteriorada gravemente o
extraviada.
c) Documentos prescritos,
Pagarés: Su prescripción es de tres años a partir del vencimiento del
mismo.
Contratos: Su prescripción es de 10 años.
d) Documentos caducos.- Que estará en términos de lo que establece
el Código de Comercio al efecto, en su artículo 1076.
56
Bienes Adjudicados, Dación en pago.
Cabe aclarar que la dación en pago también se da por voluntad expresa del
deudor al interior de un juicio; es decir, también se da si una vez que se interpone
una demanda y esta se encuentra bien formulada, el juez antes de dictar un auto
de exequendo o de mandamiento en forma a fin de requerir al demandado el pago
de la deuda58, el insolvente no ofrece el pago en dinero sino lo hace en especie a
través de una dación en pago.
Si durante el proceso de cobranza un socio y sus avales por diferentes situaciones
no están en posibilidad de elaborar una reestructura, y el mismo ofrece un bien
mueble o inmueble como pago de la deuda, la Caja Solidaria podría aceptar un
bien que tenga:
Valor Comercial y/o
Valor Personal para el deudor
Esta es una definición fácil y sencilla para comprender el concepto de Bienes
Adjudicados, pero es importante para este Manual apegarse a lo que en esta
materia emite la Comisión al respecto en sus Reglas de Carácter General y
Criterios Contables.
Bienes Adjudicados.- Bienes muebles (equipo, valores, derechos, cartera de
crédito, entre otros) e Inmuebles que la entidad reciba como consecuencia de una
cuenta incobrable, ya sea por medio de una resolución judicial o por
consentimiento del deudor (dación en pago)59.
58
CASTILLO Lara, Eduardo. Juicios Mercantiles. 1991 México, Distrito Federal. Edit. Harla, p 76. 59
Reglas de Carácter General y Criterios Contables Serie B, B-4 Bienes Adjudicados, emitidos el 11 de julio 2003.
57
Costo.- Aquel que se fija para efectos de la adjudicación de bienes como
consecuencia de juicios relacionados con reclamación de derechos a favor de las
Entidades, en el caso de daciones en pago, será el precio convenido entre las
partes60.
Valor Neto de Realización: Es el precio probable de venta de un bien deducido de
todos los costos y gastos estrictamente indispensables que se eroguen en su
realización61.
Se deberá atender este caso de manera particular bajo los siguientes
lineamientos:
Investigar al socio y al aval para determinar las causas reales que originan
esta situación y si es la última forma de recuperar el adeudo.
Comprobar que el socio no cuente con los ingresos suficientes y periódicos
para pagar el crédito.
Determinar la insolvencia del aval para cubrir el adeudo.
En caso de comprobar que no existe capacidad de pago, elaborar informe
detallado y turnarlo al Oficial de Cobranza, para su análisis y autorización.
En caso de bienes con valor comercial, solicitar un avaluó o un valor
estimado del bien, con datos precisos sobre el estado físico del bien, y su
60
Ídem 61
Ídem.
58
valor de adjudicación, se deberá de tener en cuenta que cualquier bien se
tomará hasta el 75% de su valor real.
En caso de bienes inmuebles, la adjudicación deberá de ser autorizada por parte
del Consejo de Administración.
Los gastos de escrituración deberán de estar considerados dentro del valor de
adjudicación, sobre todo cuando se ha comprobado insolvencia del socio y los
avales.
El inmueble adjudicado, siempre debe quedar a nombre de la Caja Solidaria.
Todo bien adjudicado debe de formalizarse mediante un contrato entre la Caja
Solidaria y el socio deudor en que se estipule la entrega del bien.
Es necesario que la Caja Solidaria estimé la posibilidad de llevar a remate público
(primera almoneda) en donde el objetivo será vender el bien al mejor postor,
posterior a su avaluó o estimación, en un plazo relativamente corto, siempre y
cuando se cumplan con un entorno favorable para la Caja Solidaria, por lo que
cada caso tendrá un proceso distinto y deberá de analizarse de manera
independiente.
CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES ADJUDICADOS.
Para efectos del presente criterio, los bienes adjudicados comprenderán:
a) Los adquiridos mediante adjudicación judicial, y
b) Los recibidos mediante dación en pago.
59
Reglas de Registro
Los bienes adquiridos mediante adjudicación judicial deberán registrarse en la
fecha en que cause ejecutoria el auto aprobatorio del remate mediante el cual se
decretó la adjudicación.
Los bienes que hayan sido recibidos mediante dación en pago se registrarán, en la
fecha en que se firme la escritura de dación o en la que se haya dado formalidad a
la entrega o transmisión de la propiedad del bien.
El valor de registro de los bienes adjudicados será igual a su costo o valor neto de
realización, el que sea menor.
En la fecha en la que se registre en la contabilidad un bien adjudicado, el valor en
libros del activo que dio origen a la adjudicación, deberá darse de baja del balance
de la Caja Solidaria.
En caso de que el valor en libros del activo que dio origen a la adjudicación, sea
superior al valor del bien adjudicado, en el momento de la adjudicación, la
diferencia se reconocerá cancelando la reserva que en su caso se haya creado.
En el caso de que el valor en libros del activo que dio origen a la adjudicación,
fuese inferior al valor del bien adjudicado, el valor de este último deberá ajustarse
al valor en libros de dicho activo.
Reglas de Valuación
El importe de los bienes adjudicados únicamente deberá modificarse para reflejar
decrementos en su valor en el momento en el que exista evidencia de que el valor
neto de realización es menor al valor en libros. Dichos decrementos deberán
reconocerse en resultados en el momento en que ocurran.
60
El valor de los bienes adjudicados no se podrá revaluar en fecha posterior a su
registro inicial ni cuando se hubiere efectuado un ajuste por decremento en su
valor.
Al momento de la venta de los bienes adjudicados, la diferencia entre el precio de
venta y el valor en libros del bien deberá reconocerse en resultados.
Reglas de Presentación
Balance general:
Los bienes adjudicados deberán presentarse en un rubro por separado dentro del
balance general, inmediatamente después de otras cuentas por cobrar.
Estado de resultados:
El resultado por venta de bienes adjudicados, así como los decrementos
reconocidos, se presentarán como otros productos o gastos, según corresponda.
Reglas de Revelación
Deberá revelarse de manera genérica, mediante nota a los estados financieros lo
siguiente:
a) Tipo de bienes adjudicados: equipo, valores, derechos, cartera de crédito e
inmuebles, entre otros;
b) Importe del decremento reconocido y el procedimiento utilizado para su
determinación, e
c) Importe de la utilidad o pérdida reconocida en resultados por la venta de
bienes adjudicados.
61
CAPÍTULO II. DESARROLLO DEL PROBLEMA
2.1.- Filosofía administrativa de la empresa.
Al hablar de las organizaciones sociales, se dice que en éstas de distinguen dos
fases o etapas principales: la primera es la estructuración, es decir, el orden en los
elementos, colocación adecuada en el lugar que a cada uno corresponde, la
segunda representa la fase dinámica o funcionamiento de la empresa; a medida
que este organismo crece, va adquiriéndose una complejidad de problemas
organizativos y de dirección que requieren solución inmediata62; es por ellos que
en las líneas consecuentes se dará una definición y breve esbozo de lo que son
las cajas solidarias.
Las Cajas Solidarias son entidades de ahorro y financiamiento que permite a sus
socios contar con recursos oportunos con tasas de interés y garantías flexibles,
así como fomentar el ahorro.
A partir de la constitución de las Cajas Solidaria en 1993, se ha tenido un
crecimiento en otras entidades del país. Existe interés por parte de otros
productores rurales para cubrir el ámbito en todo el territorio nacional, apoyados
por el Fondo Nacional de Apoyo para las Empresas en Solidaridad (FONAES).
El movimiento de Cajas Solidarias, constituye un importante sector dentro de la
Banca Social que cuenta con más de 10 años de experiencia en su calidad de
intermediarios financieros del sector rural y han sido apoyados por el FONAES
desde el momento en que nacen; y cuyo objetivo es consolidarse como
organismos, prestigiados e independientes del Gobierno y de cualquier otra
institución.
62
GÓMEZ, Op Cit. p 293.
62
En su conjunto, éste movimiento para 2003 representa a 271 Cajas Solidarias en
29 estados del país, que incorporan a 4,708 Cajas Locales que afilian a poco más
de 268,000 socios en su gran mayoría de origen rural, cuyo impacto en el campo
se ha visto traducido en beneficios para más de un millón de habitantes de las
zonas marginadas.
Caja Solidaria Nopalteca Nicolás Romero, SC DE AP DE RL DE CV, se formo
precisamente en el 2003, presidida por el Prof. Pablo Rubén Uribe Barrera y con el
apoyo y asesoría del FONAES (Fondo Nacional de Empresas en Solidaridad),
mediante la escritura numero 18,793 de fecha 17 de diciembre de 2004, registrada
en el registro público de la propiedad y el comercio el día 10 de febrero de 2004,
en Huichapan, Hidalgo. 63
Se integró por 489 productores rurales, que habían recibido el Crédito a la
Palabra, de los ejercicios 2002,2003 y 2004.
Poco a poco la cooperativa ha dado un giro, es decir, no solo se concreto en
otorgar créditos a productores, sino que comenzó a incluir a los demás actores de
la región.
La idea de incluir a los demás actores del Municipio dentro del organismo, surge
como estrategia de los productores fundadores, para poder distribuir mayores
cantidades de crédito, y así generar más remanentes.
De esta manera, a parte de los productores con que se fundó la cooperativa, se
adhirieron a la asociación mujeres, comerciantes, maestros y campesinos.
63
Información en base al Acta constitutiva de la Caja Solidaria Nopalteca Nicolás Romero, SC DE AP DE RL DE CV, registrada bajo instrumento 18,793 con fecha 17 del mes de Diciembre del año 2004, por el notario No. 2 Lic. Rigoberto Rodríguez Murillo.
63
Con esto la caja adquiere nuevas funciones sociales y económicas, y al mismo
tiempo cobra poder como institución financiera rural dentro del Municipio.
MISIÓN
Ser un intermediario financiero eficiente y confiable de la población rural y urbana
marginada, que contribuya a elevar la calidad de vida de sus beneficiarios y
comunidades; teniendo siempre como prioridad el desarrollo humano como
principal elemento de la organización; ser una institución modelo en los servicios
que otorga a sus socios, mantener la imagen ante la comunidad a través de la
promoción del desarrollo sustentable de la región64.
VISIÓN
Ser una entidad autónoma mexicana, con presencia y liderazgo nacional, que
ofrece una amplia variedad de servicios y productos financieros de calidad, con
enfoque social que promueva la actividad económica, tecnológica e industrial
sustentable, basada en la confianza, seguridad y el desarrollo regional65.
VALORES
El valor fundamental de ésta caja es la solidaridad, que aunado con otros valores y
principios, además de fortalecer el sentido del trabajo han de contribuir a un clima
de confianza; fundamental para la buena operación de una entidad de ahorro y
préstamo66.
64
Manual de Organización y recursos humanos, creado por Consultoría Integral para el desarrollo y la productividad, Diciembre 2003 65
Ídem. 66
Ídem.
64
Solidaridad: Compromiso de unión, y ayuda mutua por el bienestar común de
acuerdo a la causa o empresa de otros.
Honestidad: Ser claros y transparentes con el socio para apoyarle en la solución
de sus problemas.
Responsabilidad: Establecer un total compromiso de las expectativas de la
entidad.
Integridad: Ser congruentes en el decir y el hacer.
Confianza: Ser claros con los prospectos para convertirlos en nuevos socios.
Estructura organizativa
Observando el desarrollo de las organizaciones, se aprecia que tres son las
razones que las impulsa a estructurarse y organizarse: el número de personas que
las afectan, la división del trabajo en distintas tareas y la coordinación de las
mismas67.
Aun cuando los recursos financieros, los equipos, los clientes, la cartera son
indispensables para las Cajas Solidarias, los empleados revisten una importancia
especial. Los recursos humanos proporcionan la chispa creativa en cualquier
organización. Las personas son las encargadas de promover, colocar y recuperar
los créditos; son las que disminuyen la mora; crean nuevos productos; son los
responsables de establecer objetivos y las estrategias de la institución. Sin
personas eficientes es imposible que una institución logre sus objetivos.
67
CLAVER Cortes, Enrique; LLORET Llinares Marcelino; Et al. Manual de Administración de Empresas, 1996 España, Madrid, tema 19, p 413
65
Bajo el nuevo marco jurídico que plantea la Ley de Ahorro y Crédito Popular,
únicamente las entidades que tengan una organización eficiente y que sean
financieramente viables podrán incorporarse al sector financiero formal
Resulta de vital importancia dotar a las Cajas de las estructuras funcionales
necesarias para responder de manera eficiente y transparente a los socios.
De la misma manera contar con el personal adecuado que ocupe un lugar en
dichas estructuras para brindar un servicio oportuno y de calidad a cada socio.
La estructura organizativa de las Cajas Solidarias se compone de la Caja Principal
y Cajas Locales, o en su defecto por Sucursales de acuerdo al siguiente esquema:
Organigrama No. 1
Estructura organizativa de las Cajas Solidarias.
Fuente: Tomado de la LACP año 2010.
Órganos de Dirección
De acuerdo a la LACP, las Cajas Solidarias deberán contar cuando menos con los
siguientes órganos de dirección:
Caja Principal
Caja Local Caja Local Caja Local
66
Asamblea General; es la autoridad máxima y sus acuerdos son obligatorios para
todos los socios. Elige y remueve a los integrantes de los Consejos de
Administración y de Vigilancia.
Consejo de Administración; está integrado por no menos de cinco personas ni
más de quince. Fungirán por un periodo máximo de cinco años con posibilidad de
una solo reelección. Tiene entre sus funciones principales la de gestionar y
administrar la Caja, definir la política financiera así como contratar al personal
administrativo.
Consejo de Vigilancia; Está conformado por no menos de tres personas ni más
de siete, cuya labor primordial es vigilar el correcto funcionamiento interno de la
Caja, de los directivos y la aplicación de los préstamos.
El Comité de Crédito es el encargado de analizar, y en su caso, aprobar las
solicitudes de crédito que presenten a la Entidad los Socios o Clientes, así como
las condiciones en que éstos se otorguen, de acuerdo a las políticas que apruebe
el consejo de administración.
Dicho comité estará integrado por no menos de tres personas ni más de siete, que
serán designadas y aprobadas por el consejo de administración. Éstos no deberán
tener alguno de los impedimentos que para ser consejero señala el artículo 21, a
excepción de la fracción I, siempre y cuando no exista conflicto de interés.
Gerente; Es el responsable de la operación de la Caja y de ejecutar las políticas
establecidas por el consejo de administración, por el comité de crédito y los demás
comités operativos que se establezcan en la Caja, actuando en todo momento con
apego a los estatutos o bases constitutivas de la misma y a la normatividad
67
aplicable, tiene la obligación de informar en tiempo y en forma, a los órganos de
representación sobre la situación de la Caja.
La estructura es del tipo funcional simple, se pretende agilizar y equilibrar las
cargas de trabajo, sin que el costo de operación de cada Caja sea excesivo.
68
CAJA SOLIDARIA:NOPALTECA NICOLÁS ROMERO, S.C. DE R.L. DE C.V.
CONSEJO GENERAL
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓNPRESIDENTE: Macario Chavez ChavezSECRETARIO: Noe Barron BasurtoTESORERO: Urbano Bravo UgaldeVOCAL: Rafael Covarrubias Covarrubias
CONSEJO DE VIGILANCIAPRESIDENTE: Alvaro Martinez TapiaSECRETARIO: Gregorio Chavez Velazquez
CONSEJO DE CAJAS LOCALES
CASAS VIEJAS PRESIDENTE: Ignacio García Ruíz.SECRETARIO: Juan Barcena Huitron.TESORERO: Andrés Barcena Huitron.VOCAL: Eusebio Huitron Estrella.VOCAL: Carlos Sánchez Barron.
DAÑU PRESIDENTE: Fidel Lugo Chávez.SECRETARIO: Margarito Lugo Chávez.TESORERO: Manuel Romero Rivera.VOCAL: Herminio Ramírez Basurto.VOCAL: Urbano Bravo Ugalde.
EL JAGÜEY PRESIDENTE: Francisco Zamudio GuerreroSECRETARIO Justino Chávez Marmolejo.TESORERO: Roberto Quintanar Olvera.VOCAL: Javier Olvera Zamudio.VOCAL: Gilberto Zamidio Arteaga.
EL MANGUI PRESIDENTE: Francisco Núñez Fuentes.SECRETARIO: Macario Quintanar Díaz.TESORERO: Pablo Rubén Uribe Barrera.VOCAL: Heriberto Mejia Alcántara.VOCAL: Eugenio Uribe Mejia.
LA PALMA PRESIDENTE: Macario Fuentes Bravo.SECRETARIO: José Luis Fuentes Anaya.TESORERO: Agustín Bravo Quintanar.VOCAL: Oswaldo Fuentes Bravo.VOCAL: Bernardo Guerrero Romero.
LA PRESAPRESIDENTE: Pablo García Trejo. SECRETARIO: Francisco García Martínez.TESORERO: Martina Ortiz Trejo.VOCAL: Marcelo García Martínez.VOCAL: Fco.Javier García González
MARAVILLAS PRESIDENTE: Noe Barron Basurto.SECRETARIO: Federico Olguín Uribe.TESORERO: Luciano Rojas González.VOCAL: Bricio Ortiz Marmolejo.VOCAL: María Gpe.Ramirez Zamudio.
NOPALAPRESIDENTE: Macario Chávez Chávez.SECRETARIO: Mario Trejo León.TESORERO: Gertrudis Quintanar Rivera.VOCAL: Pablo Barron Chávez.VOCAL: Anselmo Quintanar Ramírez.
SAN SEBASTIÁN TENOCHTITLAN PRESIDENTE: Felipe Espinoza García.SECRETARIO: Bernabé Ochoa Guerrero.TESORERO: Félix Callejas Trejo.VOCAL: Eligio Bravo Mejia.VOCAL: Norberto Avila Cruz.
SIEMPRE VIVAPRESIDENTE: Magdaleno Godoy Velazquez.SECRETARIO: Alejandro Godoy Velazquez.TESORERO: Felipe Chávez Godoy.VOCAL: José Chávez Godoy.VOCAL: Leobardo Barron Chávez.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
GERENTE GENERALC.P. Claudia Hernández
Quintanar.
OFICIAL DE CREDITOC.Maricela Arredondo
SAN LORENZO BATHA DEL RINCON
JAGÜEY BLANCO LA CUCHILLA
ARAGONLOMA DEL PROGRESOSN. SEBASTIÁN DE JUAREZ
ASAMBLEA GENERALORGANIGRAMA 2
“Organización Caja Solidaria
Nopalteca Nicolás Romero”
Fuente: Tomado del Manual
Administrativo de la Caja 2003.
69
PROPUESTA DE ORGANIGRAMA
ORGANIGRAMA 3
“PROPUESTA”
FUENTE: Elaboración propia con datos del manual administrativo de la caja solidaria Nopalteca
Nicolás Romero.
ASAMBLEA GENERAL DE
SOCIOS
CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
PRESIDENTE
VICEPRESIDENTE
SECRETARIO
VOCAL (2)
CONSEJO DE
VIGILANCIA
PRESIDENTE
SECRETARIO
VOCAL
GERENCIA GENERAL COMITÉ DE
CRÉDITO
PRESIEDENTE
SECRETARIO
VOCAL
OFICIAL DE CRÉDITO Y
COBRANZA
TÉCNICO EN SISTEMAS CONTADOR
MENSAJERÍA
INTENDECIA
VIGILANCIA
70
2.2.- Evolución del problema
Con lo que ya hemos visto y analizado de las diversas acepciones en cuanto a los
manuales deducimos que el problema central es que la caja no cuenta con un
adecuado manual de crédito e incumple con las disposiciones mas aceptadas
como: debido a que la organización y la reorganización tienen por objeto hacer
más eficientes las operaciones de una empresa para conducirla al logro de sus
objetivos, es indispensable que los manuales de organización se basen en los
objetivos y políticas68, de lo que deducimos que si no se tiene un manual
conveniente es como no tener un objetivo fijo de la caja.
En la Caja Solidaria Nopalteca Nicolás Romero, SC DE AP DE RL DE CV, se ha
trabajando sin un manual de crédito y cobranza adecuado a la caja, se han venido
analizando y estudiando los manuales de crédito y cobranza de la Fundación
Alemana, de la federación FINE y de la federación FESICS.
De estos tres manuales, se aplica lo que mejor sea conveniente para cada caso
de mora, pero no se tiene establecido como tal un orden.
La federación a la cual estamos afiliados FESICS (Federación de Servicios
Integrales a Cajas Solidarias, SC), es la encargada de elaborar el manual de
crédito y cobranza de cada una de sus afiliadas acorde a sus necesidades; debido
a que el nivel de operaciones ésta sociedad, es el básico, desafortunadamente se
da prioridad a las Cajas que están reguladas o en prorroga condicionada por la
CNBV69.
68
VILLASEÑOR, Op cit. p 60. 69
Este cometario se forja en base a que estamos dentro de una economía globalizada, despegando de esta afirmación es obvio saber que se da más impulso a las cajas que están normadas por la Comisión Nacional
71
El problema de la cartera vencida, se ha venido acrecentando de dos años a la
fecha y éste surge en cadena, ya que el Consejo de Administración, debe
presionar a la federación, para el establecimiento del manual de crédito y
cobranza y a su vez éste ser aplicado por el personal operativo de la institución
financiera rural.
Bancaria y de Valores, sin embargo es importantísimo mencionar que la finalidad que persigue una caja rural tiene un corte meramente social - progresivo y de esta manera da un impulso igual de importante a la misma economía.
72
2.3.- Corriente administrativa para proponer una solución al problema.
Al tomar una base teórico – metodológica para dar respuesta al problema que
hemos encontrado se aborda el tema del benchmarking –evaluación comparativa-
como una herramienta importante y significativa para la gestión de las
organizaciones.
Históricamente se puede relacionar el origen del benchmarking en el año 500 a.C.
cuando el general chino Sun Tzu escribía:
"Conoce a tu enemigo, conócete a ti mismo y tu victoria nunca se verá
amenazada. Conoce el terreno, conoce las condiciones meteorológicas
y tu victoria será total70".
Los japoneses, según la referencia, desde hace muchos siglos incorporaron a su
cultura la palabra dantotsu que significa "luchar por ser el mejor de los mejores".
Ambas sentencias recogen, en pocas palabras, el espíritu y la filosofía del
benchmarking.
Expresando que el espíritu de nuestra empresa es ser la mejor de las mejores
cajas Caja Solidarias, en la caja Nopalteca Nicolás Romero, SC de AP de RL de
CV es necesario consensuar un análisis de las políticas que actualmente se llevan
a cabo así como de estrategias y manuales de procedimientos de otras
instituciones del mismo ramo, cuyo excelente desempeño las ha mantenido y
consolidado en el sector financiero, a fin de implementar y mejorar las mismas
enfocándolas a los programas y necesidades fundamentales de la empresa, para
encontrar los puntos de acción que conduzcan a ser una empresa con/de calidad
total.
70
TZU, Sun, El arte de la guerra. (The art of war), de la traducción de VÁZQUEZ Alonso, Mariano, 2004 España, Madrid, Edit. Edaf, p 23.
73
CAPITULO III. PROPUESTA DE SOLUCIÓN
3.1.- Breve bosquejo del Benchmarking
Los primeros pasos del benchmarking en la escena contemporánea, relacionados
con el tema de la gestión de las organizaciones, se dieron a finales de los años 50
cuando los japoneses visitaron varias empresas en los Estados Unidos de
América y en Europa occidental con la idea de investigar sobre los productos y
procesos que en esas empresas se manufacturaban.
Pretendían a través del despiece de los productos y del conocimiento de los
procesos productivos descubrir cómo estaban hechos, llegar a conocer sus
características positivas y negativas y, luego, aplicando las características tratar
de imitar los productos.
El proceso era conocer, adaptar perfeccionando y elaborar un producto con
mejores alternativas.
El estudio sistemático del benchmarking tiene una vida muy reciente. Se inicia a
finales de la década de los setenta con la experiencia realizada en la Xerox
Corporation y que fue recogida por Camp (1997) en su libro "Benchmarking". Sin
embargo, a partir de la década de los noventa se puede decir, realmente, que se
inicia un desarrollo importante en la investigación académica: surgen nuevos
tópicos y nuevas corrientes temáticas, se presentan nuevos enfoques, se afinan
los procesos a partir de las experiencias llevadas a cabo.
La producción bibliográfica aumenta y el benchmarking se consolida
convirtiéndose en un instrumento potente de gestión empresarial que logra
cambios significativos en la mejora del desempeño de las organizaciones
contemporáneas.
74
En la actualidad las empresas tienen que competir no sólo con empresas de la
misma región, sino que se presenta una competencia cada vez mayor con otras
empresas de otros lugares y países, lo anterior debido a la globalización que se ha
estado presentando. Es por lo anterior que las empresas deben buscar formas o
fórmulas que las dirijan hacia una productividad y calidad mayor para poder ser
competitivos. Una de estas herramientas o fórmulas es el Benchmarking.
Definiciones del benchmarking
Como en todos los temas, lo más difícil es encontrar una precisa definición para el
concepto en cuestión, en este caso haremos una breve reseña del surgimiento del
concepto para alcanzar la idea intrínseca y la máxima comprensión; Spendolini en
su libro después de una análisis a cincuenta y siete empresas que implementaban
este proceso fue el primero que trato de dar un enfoque modular a la definición.
Spendolini propone una estructura modular para definir, de diversas formas, lo que
se puede entender por benchmarking. A partir del llamado "menú de
benchmarking" se ha modulado la siguiente definición:
"El benchmarking es un proceso continuo, sistemático, para evaluar las
prácticas de negocios de las organizaciones que son reconocidas como
las mejores en su clase con el propósito de una comparación
organizacional71".
Para una mejor comprensión del contenido y los alcances de esta propuesta es
conveniente hacer una definición de los términos propuestos; esta reflexión
permitirá tener las referencias básicas exigidas para la realización de la evaluación
71
SPENDOLINI, M. J. Benchmarking Book. 1992, Estados Unidos de Norteamérica, New York,
Edit. AMACOM.
75
comparativa. Para estas reflexiones se ha tenido en cuenta lo planteado por
Spendolini (1992), Camp (1997) y Finnigan (1997).
Proceso.
Conjunto de fases sucesivas que se deben llevar a cabo para que la
aplicación del benchmarking sea efectiva. Así lo demuestran las
experiencias de una serie de empresas que ponen un énfasis significativo
en lo que implica el proceso - pasos que se deben dar- para la realización
de la evaluación comparativa. Es un proceso que implica un aprendizaje a
partir de la experiencia de los otros72.
Continuo.
Las organizaciones que han incorporado exitosamente el benchmarking
han reconocido que el comportamiento organizacional y su desempeño no
son estáticos. Esta palabra sugiere que el benchmarking tiene que ser un
proceso permanente, de largo plazo porque las mejores prácticas de las
organizaciones que sobresalen están en constante cambio. Así pues el
benchmarking no puede llevarse a cabo como una actividad ocasional para
luego olvidarse de ella. Para que sea efectiva su aplicación debe
extenderse en el tiempo73.
Sistemático.
Esta es una característica sustantiva del benchmarking. Hacer la evaluación
comparativa requiere de un método estructurado, formal, analítico. Debe
existir una estructura consistente que permita recoger la información de las
72
Como referencia véase SPENDOLINI, M. J. Benchmarking Book. 1992, Estados Unidos de
Norteamérica, New York, Edit. AMACOM; CAMP, Robert, Business process benchmarking: finding and implementing best practices. 1995 Estados Unidos de América, Milwaukee, Edit ASQC Quality Press; FINNIGAN, J. P. Guía de benchmarking empresarial: técnicas esenciales para la nueva economía competitiva-cooperativa, 1997 México, Distrito Federal, Edit. Prentice Hall Hispanoamericana. 73
Op Cit, SPENDOLINI, Et. Al. (remítase a nota no 74)
76
mejores prácticas y evaluarlas, paso a paso, sin permitirse que la
arbitrariedad se convierta en el método procesal. Es un proceso de labor
intensiva que requiere disciplina74.
Evaluar.
El benchmarking es un proceso de investigación, es un proceso de
cuestionamiento que implica entender, medir, comparar y valuar las
mejores prácticas, internas o externas de las organizaciones. De esta
manera se generará un valor añadido y se producirá una información que
ayude a la toma de decisiones75.
Prácticas.
El benchmarking se puede aplicar a todo el quehacer de una organización.
Se puede aplicar a los productos y servicios básicos, a los procesos que se
utilizan, a todas las prácticas y métodos que respaldan procedimientos
efectivos, a las diversas operaciones o funciones de la organización. Va
más allá del análisis competitivo tradicional tal como menciona Camp
(1997)76.
Organizaciones.
El análisis del benchmarking no se limita a los productos, servicios o
prácticas de los competidores directos. Toma en cuenta todas aquellas
organizaciones que producen outputs o realizan prácticas, similares o no,
que tienen como condición básica el estar reconocidas.
74
ídem. 75
En este concepto se pretende reforzar la idea de conjugar las reflexiones planteadas por Spendolini (1992), Camp (1997) y Finnigan (1997), como se hizo en las notas (74 – 76), la intención es mantener la idea de la conjunción realizada hacia los tres autores con la finalidad de dar la mayor objetivad posible a lo que podría ser parte de la médula del benchmarking. 76
CAMP, Robert, Business process benchmarking: finding and implementing best practices. 1997
Estados Unidos de América, Milwaukee, Edit ASQC Quality Press
77
Reconocidas.
El proceso de benchmarking implica una investigación para descubrir
aquellas organizaciones que son conocidas o se las identifica por ser o
hacer de manera excelente aquello que interesa.
Las mejores de su clase.
El objetivo es identificar lo mejor de las mejores prácticas, procesos,
productos, servicios, funciones u operaciones para que a partir de ahí se
produzca el aprendizaje de la organización.
Comparación organizacional.
El propósito del benchmarking es realizar una evaluación comparativa entre
una organización que considera que debe mejorar y otra que funge de
organización que añade valor. Este intercambio que produce aprendizaje
implica un cambio desde los hallazgos recopilados.
Una vez que se analizo intrínsecamente el concepto de benchmarking se plantea
el siguiente cuadro a fin de ejemplificar gráficamente y a manera de proceso
cuales son las diversas etapas por las que pasa esta herramienta funcional en
todas las áreas de la empresa.
Con esto se concebirá que el benchmarking es identificar a los mejores,
estudiarlos y aprender de ellos y, basándose en ese aprendizaje, aplicar las
mejoras en su organización. Resulta razonable que las organizaciones aprendan
unas de otras, siempre que sea posible, pues existe un enorme fondo común de
conocimientos y experiencias en el cerebro colectivo de los directivos y
trabajadores del mundo de las organizaciones exitosas.
78
GRAFICO 1.
DEFINICION GRAFICA DEL BENCHMARKING.
FUENTE: Elaboración propia con datos tomados de Spendolini 1992.
79
Haciendo alusión a Camp, este considera el benchmarking como "un proceso
positivo, proactivo, para cambiar las operaciones en una forma estructurada y
lograr un desempeño excelente. Se obliga a las empresas a investigar las mejores
prácticas de la industria externa e incluirlas en sus operaciones. Esto conduce a
un desempeño excelente, a negocios rentables, con alta utilización de los activos
que satisfacen las necesidades de los clientes y que tienen una ventaja
competitiva"77.
Camp cuando presenta el proceso del benchmarking considera dos caminos para
realizarlo: uno a través de la métrica donde lo que resalta son los aspectos
cuantitativos del estudio; el otro es mediante las "prácticas" que buscan cerrar las
diferencias -"brechas"- a partir del conocimiento, prácticas o procesos mejorados
como se ve a continuación78.
GRAFICO 2
PROCESO DE BENCHMARKING
FUENTE: Elaboración propia con
datos tomados de Spendolini 1992.
77
CAMP, Op Cit. cap II. 78
Ídem.
80
Categorías del Benchmarking
En una primera aproximación se podrían clasificar la mayoría de los procesos de
benchmarking dentro de tres planteamientos:
� El formativo/filosófico: utilizado por empresas que desean incorporar un sentido
de pensamiento -postura mental- competitivo en su personal. El sólo conocimiento
del proceso y la filosofía de la evaluación comparativa resultan de por sí valiosos:
creer que se puede aprender de los demás, que el pensamiento original y la
creatividad no son privilegios de una empresa. La meta: conseguir que los
directivos y trabajadores empiecen a concentrarse en los competidores y observen
que puede haber modos de hacer las cosas de manera radicalmente distinta,
diferente, o sea, mejor79.
� El ad hoc básico: este planteamiento ad hoc implica la utilización del
benchmarking por los directivos en alguna actividad o área de la organización para
ayudar a abordar y mejorar los puntos débiles que presenta, porque saben que la
evaluación comparativa es una herramienta potente y, sobre todo, que funciona80.
Cuando se ha acabado con éxito el estudio de un proceso la organización puede
arriesgarse a experimentarlo a nivel de la base de la organización.
� El global: es establecer un proceso de benchmarking extendido a nivel de toda
la organización. Este planteamiento implica que en el ápice estratégico exista la
creencia de que la evaluación comparativa es un proceso valioso y poderoso y
que por tanto debe ser apoyado. Este tipo de benchmarking se suele hacer en el
ámbito interno e integrado en un esfuerzo de gestión de calidad total81.
79 BOXWELL, Robert, Benchmarking: para competir con ventaja.1995 España, Madrid:
McGraw-Hill, pp 135 y ss. 80
ibíd.p 136. 81
Ídem.
81
Jackson y Lund (2000a:10) sintetizan y presentan las distintas categorías de
benchmarking. Hacen la salvedad de que todo esquema de clasificación es
artificial pues los elementos pueden encontrarse indistintamente en diferentes
esquemas en función de los criterios seleccionados. Sin embargo, las
clasificaciones siempre son útiles para entender los conceptos y visualizar los
procesos82.
Ellos consideran el benchmarking como un continuum que se inicia en las
medidas, pasa por el diagnóstico y se concreta en el proceso.
Completan el esquema considerando, en un eje, el conocimiento y entendimiento
y en el otro, el esfuerzo, los recursos y los costos.
GRAFICO 3
PROCESOS DE BENCHMARKING CONTINUO
FUENTE: Elaboración propia con datos de Jackson y Lund 2000.
82
JACKSON, Norman y LUND, Helen, "Introduction to Benchmarking", en Jackson, N. y Lund. H. (ed.), Benchmarking for Higher Education. Buckingham Edit. Society for Research into de Higher Education & Open University Press, p10
82
Dentro de los tipos de benchmarking consideran:
• Implícito o explícito. Es implícito cuando se recoge información sobre un producto
o proceso sin que la intención vaya más allá de la simple comparación referencial.
Es explícito cuando existe un proceso deliberado y estructurado para facilitar la
comparación y la dirección del cambio.
• Independiente o de colaboración. Independiente cuando una organización o
unidad dentro de la organización se compara contra otra utilizando la información
de dominio público que existe en las bases de datos de asociaciones, instituciones
o fundaciones. El benchmarking de colaboración implica la activa participación de
dos o más organizaciones o unidades operativas en un proceso estructurado que
facilita la comparación.
• Interno o externo. Hay tres tipos de benchmarking externo: el competitivo, el
funcional y el genérico
• Vertical u horizontal. El benchmarking puede enfocarse para estudiar uno o
varios procesos. El propósito del benchmarking vertical es entender un proceso de
trabajo, cuantitativa o cualitativamente en una determinada área funcional. El
benchmarking horizontal examina los procesos a través de las áreas funcionales o
de las unidades de la organización; responde a la estructura matricial.
• Cuantitativo o cualitativo83.
• Procesos. Las actividades puede clasificarse, también, en función de los
diferentes mecanismos que se usen en la evaluación comparativa: encuestas
basadas en el diálogo, indicadores estadísticos de desempeño, sistemas de
criterios de puntuación del desempeño y especificaciones, descriptores y prácticas
ejemplares
83
Se hizo referencia en líneas anteriores.
83
GRAFICO 4.
PROCESOS USADOS EN BENCHMARKING
FUENTE: Elaboración propia con datos de Spendolini 1992 y Jackson y Lund
2000.
Benchmarking ha sido presentado como una herramienta para la mejora de las
prácticas dentro de los negocios para llegar a ser más competitivos dentro de un
mercado cada vez más difícil, sin embargo hay aspectos y categorías de
benchmarking que es importante revisar.
Aspectos
- Calidad
- Productividad
- Tiempo
84
BENCHMARKING INTERNO
En la mayor parte de las grandes empresas con múltiples divisiones o
internacionales hay funciones similares en diferentes unidades de operación. Una
de las investigaciones de benchmarking más fácil es comparar estas operaciones
internas. Debe contarse con facilidad con datos e información y no existir
problemas de confidencialidad. Los datos y la información pueden ser tan amplios
y completos como se desee. Este primer paso en las investigaciones de
benchmarking es una base excelente no sólo para descubrir diferencias de interés
sino también centrar la atención en los temas críticos a que se enfrentará o que
sean de interés para comprender las prácticas provenientes de investigaciones
externas. También pueden ayudar a definir el alcance de un estudio externo.
BENCHMARKING COMPETITIVO
Los competidores directos de productos son contra quienes resulta más obvio
llevar a cabo el benchmarking. Ellos cumplirían, o deberían hacerlo, con todas las
pruebas de comparabilidad. En definitiva cualquier investigación de benchmarking
debe mostrar cuales son las ventajas y desventajas comparativas entre los
competidores directos. Uno de los aspectos más importantes dentro de este tipo
de investigación a considerar es el hecho que puede ser realmente difícil obtener
información sobre las operaciones de los competidores. Quizá sea imposible
obtener información debido a que está patentada y es la base de la ventaja
competitiva de la empresa.
BENCHMARKING FUNCIONAL
No es necesario concentrarse únicamente en los competidores directos de
productos. Existe una gran posibilidad de identificar competidores funcionales o
líderes de la industria para utilizarlos en el benchmarking incluso si se encuentran
en industrias disímiles. Este tipo de benchmarking ha demostrado ser productivo,
ya que fomenta en interés por la investigación y los datos compartidos, debido a
que no existe el problema de la confidencialidad de la información entre las
85
empresas disímiles sino que también existe un interés natural para comprender las
prácticas en otro lugar. Por otra parte en este tipo de investigación se supera el
síndrome del “no fue inventado aquí” que se encuentra frecuentemente cuando se
realiza un benchmarking con la misma industria.
BENCHMARKING GENERICO
Algunas funciones o procesos en los negocios son las mismas con independencia
en las disimilitudes de las industrias, por ejemplo el despacho de pedidos. El
beneficio de esta forma de benchmarking, la más pura, es que se pueden
descubrir prácticas y métodos que no se implementan en la industria propia del
investigador. Este tipo de investigación tiene la posibilidad de revelar la mejor de
las mejores prácticas. La necesidad mayor es de objetividad y receptividad por
parte del investigador. Que mejor prueba de la posibilidad de ponerlo en práctica
se pudiera obtener que el hecho de que la tecnología ya se ha probado y se
encuentra en uso en todas partes. El benchmarking genérico requiere de una
amplia conceptualización, pero con una comprensión cuidadosa del proceso
genérico. Es el concepto de benchmarking más difícil para obtener aceptación y
uso, pero probablemente es el que tiene mayor rendimiento a largo plazo.
Metodología de implantación del benchmarking
El proceso consiste de cinco fases. El proceso se inicia con la fase de planeación
y continúa a través del análisis, la integración, la acción y por último la madurez.
Fase de planeación.
1.- Identificar que se va a someter a benchmarking.
2.- Identificar compañías comparables.
3.- Determinar el método para recopilación de datos y recopilar los datos.
86
Fases de análisis.
4.- Determinar la brecha de desempeño actual.
5.- Proyectar los niveles de desempeño futuros.
Integración.
6.- Comunicar los hallazgos de benchmarking y obtener aceptación.
7.- Establecer metas funcionales.
Acción.
8.- Desarrollar planes de acción.
9.- Implementar acciones específicas y supervisar el progreso.
10.- Recalibrar los benchmarks.
Madurez.
LAS CINCO ETAPAS PARA UN BENCHMARKING DE ÉXITO PROPUESTAS
POR SPENDOLINI.
1.- Determinar a qué se le va a hacer benchmarking.-
• Definir quienes son los clientes para la información del benchmarking.
• Determinar las necesidades de información de benchmarking de los clientes.
• Identificación de factores críticos de éxito.
• Diagnóstico del proceso de benchmarking.
2.- Formación de un equipo de benchmarking.
• Consideración de benchmarking como actividad de equipo.
• Tipos de equipos de benchmarking.
– Grupos funcionales de trabajo.
– Equipos interfuncionales, interdepartamentales y equipos interorganizacionales.
– Equipos ad hoc.
• Quienes son los involucrados en el proceso de benchmarking.
87
– Especialistas internos.
– Especialistas externos.
– Empleados.
• Definir funciones y responsabilidades del equipo de benchmarking.
• Definición de habilidades y atributos de un practicante eficiente de benchmarking.
• Capacitación.
• Calendarización.
3.- Identificación de socios del benchmarking.
• Establecimiento de red de información propia.
• Identificar recursos de información.
• Buscar las mejores prácticas.
• Redes de Benchmarking.
• Otras fuentes de información.
4.- Recopilar y analizar la información de benchmarking.
• Conocerse.
• Recopilar la información.
• Organizar información.
• Análisis de la información.
5.- Actuar.
• Producir un informe de benchmarking.
• Presentación de resultados a los clientes de benchmarking.
• Identificar posibles mejoras de productos y procesos.
• Visión del proyecto en su totalidad.
- 1 -
3.2.- Instrumentación de un manual de procedimientos acorde con la
organización.
El manual de crédito y cobranza que se tomara como base para adecuar el
manual de la Caja Solidaria Nopalteca Nicolás Romero, SC de AP de RL de CV,
es el que pertenece a la FESISC, SC (Federación de Servicios Integrales a Cajas
Solidarias, SC), ya que éste manual ha sido tomado como referencia para la
realización de otros manuales de crédito y cobranza de diferentes Cajas Solidarias
autorizadas por la CNBV.
3.3.- Propuesta de solución.
En base al estudio realizado durante el presente trabajo, a continuación se
presenta el manual de crédito y cobranza que se establecerá en la Caja Solidario
Nopalteca Nicolás Romero, SC de RL de CV,
88
- 2 -
INTRODUCCIÓN.
Las Cajas Solidarias ofrecen a sus socios esencialmente dos servicios que son los que le
dan sentido tanto social como financiero y que son el objeto mismo de su actividad, el
Ahorro y el Crédito, ambas funciones deben estar íntimamente ligadas en su
administración, así como en los productos que se ofertan y deben estar enfocados a
ofrecer alternativas que satisfagan las necesidades de sus asociados y les permitan
elevar su calidad de vida.
Tradicionalmente las Cajas Solidarias han utilizado la recuperación de los apoyos
gubernamentales para dar crédito a sus socios así como una limitada gama de productos
de crédito y, únicamente se ha relacionado el ahorro con el crédito para determinar el
importe a autorizar.
A raíz de la debacle financiera de varias pseudo Cajas Solidarias que afectó seriamente la
confianza y prestigio de estas entidades y de la promulgación de la Ley de Ahorro y
Crédito Popular, la Caja Solidaria requiere realizar una seria reestructuración del Área de
Crédito y Cobranza, así como de la forma de analizar las solicitudes de crédito y se ve en
la necesidad de crear nuevas alternativas que satisfagan las necesidades y expectativas
de crédito de los socios y que permitan tener una balanza sana entre los recursos
captados y los plazos pactados para su retiro, con los recursos colocados y los plazos de
recuperación de estos últimos.
Es por ello que el Consejo de Administración en uso de sus facultades y cumplimiento de
sus obligaciones, apegándose al marco legal vigente para la Caja Solidaria emite y pone
en vigencia el presente Manual de Administración de Crédito y Cobranza partir de la fecha
de su autorización, que es la norma fundamental para el otorgamiento del crédito, que
reglamenta la forma en que el personal de la institución debe de administrar los recursos.
Este Manual está redactado en un lenguaje de fácil entendimiento y cuenta con un
glosario de términos que busca la claridad conceptual y la uniformidad de los criterios que
en materia de crédito debe de tener la Caja Solidaria.
Este manual fue elaborado con los requerimientos de ley para Entidades con Nivel De
Operaciones I y Nivel Prudencial I, para lo cual deberá observarse las operaciones
permitidas en cuanto a Montos y Plazos respectivamente.
- 3 -
OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL
El presente Manual tiene por objeto establecer lineamientos mínimos y generales que deberá observar la Caja Solidaria en el desarrollo de la actividad crediticia en apego a la Ley de Ahorro y Crédito Popular y normatividad aplicable a las entidades de ahorro y popular, para delimitar las distintas funciones y responsabilidades de los órganos internos, áreas y personal involucrado en dicha actividad, propiciar los mecanismos de administración de crédito y cobranza, fomentar los sanos usos y prácticas y evitar conflictos de intereses. La entidad tendrá un control de la actividad crediticia a través del Consejo de Vigilancia que no tenga conflicto de intereses con las áreas involucradas en el proceso de otorgamiento de crédito, con el objetivo de verificar el proceso crediticio.
Así mismo permitirán administrar los servicios de crédito con acierto, calidad y eficiencia,
tendiendo a lograr una cartera sana que dé mayor solvencia y solidez institucional.
Objetivos Específicos
Sistematizar los procedimientos de colocación y recuperación de créditos para brindar al personal involucrado en el proceso crediticio, el apoyo de consulta y los lineamientos a seguir para garantizar la calidad y control de los servicios de crédito.
Coadyuvar a la profesionalización de la administración del crédito, sirviendo el presente Manual como marco de referencia en la valuación de riesgos crediticios y la toma de decisiones correspondientes.
Dar a conocer el marco normativo interno y externo al cual se deberán apegar las personas involucradas en los procesos de colocación y cobranza de recursos.
Dar a conocer las pautas para el proceso de análisis de crédito y de la capacidad de pago a emplear para cada solicitud de crédito.
Instituir e identificar los límites de concentración de cartera de crédito, por socio.
Establecer los procedimientos para el monitoreo (seguimiento) de la cartera colocada.
Establecer los lineamientos para el provisionamiento de la cartera.
- 4 -
Facilitar al personal elementos de administración y control de la cobranza que les ayude a mejorar su desempeño y habilidades en la recuperación de la misma.
Adecuar e implementar mecanismos preventivos y toma de decisiones efectivas sobre lo que respecta a la morosidad en el pago de créditos.
- 5 -
ALCANCE DEL MANUAL. Estructura organizativa64
Órganos de Dirección65
INTRODUCCIÓN. ............................................................................................................ - 2 -
OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL ......................................................................... - 3 -
ALCANCE DEL MANUAL. ............................................................................................ - 5 -
NORMATIVIDAD APLICABLE. .................................................................................... - 7 -
CAPITULO I ..................................................................................................................... - 9 -
POLÍTICAS DE CRÉDITO .............................................................................................. - 9 -
1.1. Generalidades. ..................................................................................................... - 9 -
1.2. Delegación de Facultades. .................................................................................. - 9 -
1.3. Modificaciones al Manual. ............................................................................... - 10 -
1.4. Principios Rectores para la Promoción y el Otorgamiento de Crédito. ............ - 10 -
1.5. Intereses Ordinarios. ......................................................................................... - 11 -
1.6. Intereses Moratorios. ........................................................................................ - 15 -
1.7. Modificación de la tasa de interés y demás accesorios financieros. ................. - 16 -
1.8. De la Diversificación de Activos. (RCG, Artículo 63 y 63 Bis) ...................... - 16 -
1.9. De los Empleados, Funcionarios, Directivos y Personas Relacionadas. .......... - 19 -
1.10. De la Calidad en el Servicio y Atención a quejas. ........................................ - 20 -
CAPITULO II. ................................................................................................................ - 21 -
2. PROMOCIÓN Y OTORGAMIENTO. .................................................................. - 21 -
2.1. Objetivos del Crédito. ....................................................................................... - 21 -
2.2. Sujetos de Crédito. ............................................................................................ - 21 -
2.3. Precondiciones para solicitar un Crédito. ......................................................... - 21 -
2.4. Comisiones. ....................................................................................................... - 22 -
2.5. Integración de Expedientes de Crédito. ............................................................ - 22 -
2.6. Análisis de la Solicitud de Crédito. .................................................................. - 28 -
2.7. Análisis del Riesgo del crédito. ........................................................................ - 33 -
2.8. Análisis de Solicitud de Autorizaciones Automáticas. ..................................... - 33 -
2.9. Rechazo o disminución en una solicitud. .......................................................... - 34 -
2.10. Tipos y Finalidades de Crédito...................................................................... - 35 -
2.11. Montos. .......................................................................................................... - 39 -
2.12. Plazos. ........................................................................................................... - 39 -
- 6 -
2.13. Formas de Pago. ............................................................................................ - 40 -
2.14. Tasas de Interés. ............................................................................................ - 41 -
2.15. Garantías........................................................................................................ - 42 -
2.16. Productos de crédito. ..................................................................................... - 46 -
2.17. Otorgamiento del Crédito. ............................................................................. - 47 -
2.19. Aprobación de Créditos. ................................................................................ - 52 -
CAPITULO III ................................................................................................................ - 55 -
3. GESTIÓN DE LA CARTERA. ............................................................................... - 55 -
3.1. Evaluación y Seguimiento (Monitoreo). ........................................................... - 55 -
3.2. Evaluación y Seguimiento de Personas Relacionadas. ..................................... - 56 -
3.3. Prohibiciones. (DCG, Artículo 38) ................................................................... - 58 -
CAPITULO IV ................................................................................................................ - 60 -
4. RECUPERACIÓN DE CARTERA CREDITICIA. ................................................ - 60 -
4.1. Generalidades. ................................................................................................... - 60 -
4.2. Políticas de Recuperación de Cartera. .............................................................. - 63 -
4.3. Tipos de Cobranza. ........................................................................................... - 65 -
Antes que nada se debe revisar si el crédito no se clasifica como un Crédito Incobrable.
Ver numeral 4.7. .......................................................................................................... - 69 -
4.4. Revisión de Expedientes para Cobro Judicial. .................................................. - 70 -
4.5. Negociación de Deudas. ................................................................................... - 70 -
4.6. Condonación de Intereses Moratorios. ............................................................. - 73 -
4.7. Clasificación de Créditos Incobrables. ............................................................. - 73 -
4.8. Bienes Adjudicados, Dación en pago. .............................................................. - 75 -
CAPITULO V ................................................................................................................. - 79 -
5. SISTEMAS AUTOMATIZADOS. .......................................................................... - 79 -
CAPITULO VI ................................................................................................................ - 80 -
6. PROVISIONAMIENTO DE CARTERA CREDITICIA ........................................ - 80 -
6.1. Provisionamiento de Cartera Crediticia. (RCG, Artículo 59) ........................... - 80 -
6.2. Informes de provisionamiento de la Cartera Crediticia. ................................... - 86 -
6.3. De las provisiones preventivas adicionales. (RCG, Artículo 206) ................... - 86 -
CAPITULO VII ............................................................................................................... - 90 -
7. ESTRUCTURA DEL ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZA. .............................. - 90 -
7.1. Organigrama. “Anexo 33” ................................................................................ - 90 -
7.2. Consejo de Administración. .............................................................................. - 90 -
7.3. Consejo de Vigilancia. ...................................................................................... - 92 -
- 7 -
7.4. Gerente General. ............................................................................................... - 93 -
7.5. Jefe de Administración y Finanzas ................................................................... - 93 -
7.6. Jefe de Operaciones. ......................................................................................... - 94 -
7.7. Encargado de Sucursal. ..................................................................................... - 94 -
7.8. Oficial de Crédito y Cobranza. ........................................................................ - 95 -
7.9. Comité de Crédito. ............................................................................................ - 95 -
7.10. Comité Técnico. ............................................................................................ - 97 -
GLOSARIO ................................................................................................................... - 100 -
Este Manual es de observancia general para todos los empleados, funcionarios y
directivos, que realicen funciones relacionadas con el otorgamiento y seguimiento de
créditos a los socios o tomen decisiones que tengan repercusiones directas o indirectas
en los procesos, productos, servicios o procedimientos de operaciones de crédito en la
Caja Solidaria.
El Gerente General es el encargado de asegurarse que todos los antes mencionados
lean, conozcan y pongan en práctica los procesos y políticas de trabajo descritos en este
Manual, al desarrollar sus labores como integrantes de la Caja Solidaria. “Anexo 1“ Firma
de Enterado del Manual.
El Gerente General mantendrá la guarda y custodia del manual y tendrá a disposición de
todo interesado una copia fiel del presente, que en caso de ser necesario se cotejara con
el original.
NORMATIVIDAD APLICABLE.
La Normatividad que aplica al presente Manual es la siguiente:
Ley de Ahorro y Crédito Popular (LACP) y demás disposiciones legales y reglamentos vigentes que sean aplicables.
- 8 -
Disposiciones de Carácter General aplicables a las entidades de ahorro y crédito popular y organismos de integración a que se refiere la Ley de Ahorro y Crédito Popular. (DCG)
Estatutos y Bases Constitutivas de la Caja Solidaria.
Acuerdos del Consejo de Administración de la Caja Solidaria aplicables al tema de Crédito y Cobranza.
Tratándose del cobro de intereses por crédito a personas físicas o morales, para efectos del Impuesto al Valor Agregado (IVA) deberá observarse lo dispuesto en la Ley del IVA, así como cualquier otra obligación fiscal que las autoridades en su momento exijan.
Las normas previstas en este Manual serán derogadas, complementadas o modificadas
sin necesidad de acuerdo cuando sean contrarias o distintas al derecho aplicable.
- 9 -
CAPITULO I
POLÍTICAS DE CRÉDITO
1.1. Generalidades.
El Consejo de Administración de la Caja Solidaria emite el presente Manual de
Administración de Crédito y Cobranza, al cual deberá sujetarse el Comité de Crédito o su
equivalente y todos los empleados de la Caja Solidaria, para su implementación.
El presente Manual se Autoriza el 7 de Mayo de 2010, mediante acta del Consejo de
Administración de la misma fecha.
El Consejo de Administración podrá auxiliarse del Comité Técnico o, en su caso, del área
de Asistencia Técnica de la Federación que la supervise auxiliarmente, para la
elaboración del Manual de Crédito, correspondiendo al propio Consejo de Administración
su aprobación y, en su caso, modificaciones. (DCG, Artículo 53)
1.2. Delegación de Facultades.
El Manual de Administración de Crédito y Cobranza, contendrá las diversas funciones a desarrollar en la actividad crediticia, así como los órganos internos, áreas y personal responsable de ejecutar cada una de dichas funciones. El Consejo de Administración de la Caja Solidaria delega sus facultades de la autorización de créditos a los órganos internos según el capítulo VII de este Manual.
- 10 -
1.3. Modificaciones al Manual.
El Comité de Crédito en conjunto con la Dirección ó Gerencia General, deberá revisar y
actualizar al menos cada dos años el presente manual, las modificaciones serán
autorizadas por el Consejo de Administración. (DCG, Artículo 53)
Sin embargo la Caja Solidaria revisara y actualizara por lo menos cada año el presente manual. Cualquier modificación al presente Manual se canalizará y será de carácter general
siempre y cuando el Consejo de Administración la apruebe.
Esta conclusión se deriva de la obligación legal que tienen de realizar los esfuerzos
conducentes al adecuado desarrollo del objeto social de la Caja Solidara a la cual
representan. (Artículo 22 de la Ley de Ahorro y Crédito Popular y demás relativos.).
Se llevará el control de todas las modificaciones realizadas en la “Bitácora de Control de
Modificaciones” “Anexo 2“.
Cualquier cambio o nueva norma que modifique los aspectos en materia del presente
Manual se debe incorporar en los procesos de revisión establecidos en este documento,
citando la misma en la Bitácora de Control de Modificaciones.
1.4. Principios Rectores para la Promoción y el Otorgamiento de Crédito.
Las operaciones de Crédito considerarán principalmente:
a) La eficiente administración de la liquidez de la Caja Solidaria, buscando la sana colocación de los recursos, aplicando criterios de diversificación, seguridad y alta rentabilidad.
- 11 -
b) Cualquier colocación de recursos se debe de realizar tomando en cuenta principalmente la capacidad de pago del socio.
c) Se podrán otorgar más de un crédito a un socio siempre y cuando demuestre capacidad de pago.
d) Ningún crédito podrá pasar a la etapa de análisis y evaluación, sin que se cuente con la información y documentación mínima que se haya establecido en el presente Manual.
e) La (s) persona(s) autorizada(s) para el otorgamiento de créditos será la encargada de determinar las garantías que debe aplicar. Para evitar riesgos y darle mayor seguridad a la Caja Solidaria, misma que definirá montos máximos para otorgar sin necesidad de garantía personal y/o real.
f) Es prioridad para la Caja Solidaria destinar la colocación de recursos a actividades productivas que fomenten el desarrollo económico de la región.
g) La cartera crediticia deberá de representar como máximo el 80% de los activos totales de la Caja Solidaria, evitando la concentración de la misma en grupos minoritarios de socios.
h) La Caja Solidaria establecerá métodos de evaluación para aprobar y otorgar distintos tipos de crédito.
1.5. Intereses Ordinarios.
El Consejo de Administración tiene la responsabilidad de establecer las tasas de interés,
sin embargo podrá delegar la facultad al Comité Técnico.
A efecto de establecer las tasas de interés ordinario, se tomarán en cuenta los siguientes
parámetros:
Los costos financieros,
Los costos de administración,
- 12 -
Los costos por creación de reservas,
Un margen de rentabilidad sobre activo total promedio,
Competencia en el mercado,
Sector económico,
Plazos y
Colaterales.
Los intereses pueden ser exigibles en diferentes periodos, entre mensuales, trimestrales,
semestrales o anuales, independientemente de las condiciones y fechas del pago de
capital.
El Consejo de Administración, o en su caso el Comité Técnico de la Caja Solidaria está
facultado de establecer diferentes tasas de interés de acuerdo a:
A la capacidad de pago del socio
Al comportamiento de pago del socio
Y demás parámetros.
1.5.1. Metodología de cálculo:
Las tasas de interés pactadas se deberán calcular sobre saldos insolutos y sólo podrán
cobrarse por anticipado en los supuestos que al efecto determine el Banco de México en
términos de lo dispuesto por la Ley para la Transparencia y Ordenamiento de los
Servicios Financieros (RCG, Artículo 25), serán exigibles de acuerdo a las fechas
establecidas en el Plan de Pago de cada crédito, debiendo de ser cubiertos en forma
prioritaria sobre el pago de capital.
Impuestos:
Las tasas de interés asignadas serán sujetas al cobro del IVA, en aquellos créditos que
sean susceptibles de generar este impuesto, de acuerdo a la Ley del IVA, aplicando para
su cálculo el procedimiento que emita la Gerencia.
- 13 -
Tasas de Interés: (RCG, Artículo 25)
En los contratos en los que se documenten los créditos, deberá de pactarse una sola tasa
de interés, la tasa de interés deberá expresarse conforme alguna de las cuatro opciones
siguientes:
a) Puntos porcentuales y/o sus fracciones, fijos;
b) Puntos porcentuales y/o sus fracciones, fijos, que se adicionen a una sola tasa de referencia, que se elija de entre las tasas de referencia nacional o tasas de referencia en UDIS;
c) Estableciendo: i) El número de puntos porcentuales máximo y mínimo que podrán sumar a una de las mencionadas tasas de referencia, y ii) Que dentro del rango resultante de lo anterior, la tasa de interés se determine multiplicando la tasa de referencia por un factor fijo, o
d) Estableciendo: i) El número de puntos porcentuales máximo y mínimo que podrán sumar a una de las mencionadas tasas de referencia, y ii) Que dentro del rango resultante de lo anterior, la tasa de interés se determine multiplicando la tasa de referencia por un factor fijo y sumando al producto un número fijo de puntos porcentuales o sus fracciones.
La Caja Solidaria no podrá pactar en sus contratos tasas alternativas. Tratándose de aperturas de crédito en las que la Caja Solidaria no haya renunciado al derecho de denunciarlas en cualquier tiempo, las partes podrán pactar en los instrumentos jurídicos en que documenten dichas aperturas de crédito, que la tasa de interés aplicable se fijará en el momento en que se efectúe cada una de las disposiciones del crédito respectivo. En la determinación de dicha tasa de interés, la Caja Solidaria deberá ajustarse estrictamente a lo dispuesto en este inciso.
1.5.2. Tasa aplicable y periodo de cómputo de intereses. En el evento de que la Caja Solidaria pacte la tasa de interés con base en una tasa de referencia, también deberán pactar que dicha tasa de referencia deberá ser la última publicada durante el periodo que se acuerde para la determinación de la tasa de interés o la que resulte del promedio aritmético de dichas tasas, publicadas durante el referido periodo. Lo anterior en el entendido de que el periodo de determinación de la tasa de interés, no necesariamente deberá coincidir con el periodo en que los intereses se devenguen. (RCG, Artículo 25)
- 14 -
1.5.3. Tasas de referencia en Moneda Nacional. (RCG, Artículo 25) En las operaciones activas denominadas en moneda nacional únicamente se podrá utilizar como tasa de referencia las siguientes:
a) La Tasa de Interés Interbancaria de Equilibrio (TIIE).
b) La tasa de rendimiento en colocación primaria de CETES.
c) El Costo de Captación a Plazo (CCP).
d) Tasa NAFIN (TNF) que se publique en el DOF, únicamente en aquellos créditos que sean objeto de descuento con Nacional Financiera, S.N.C., o que sean otorgados con recursos provenientes de esa institución de banca de desarrollo, o
e) La tasa que se hubiese pactado en los instrumentos que documenten créditos recibidos de la banca de desarrollo o de fideicomisos públicos de fomento económico, únicamente en los créditos que sean objeto de descuento con tales instituciones de banca de desarrollo o de esos fideicomisos, o que sean otorgados con recursos provenientes de dichas instituciones o fideicomisos.
Tratándose de las tasas de referencia previstas en los incisos a) y b) deberá de indicarse el plazo de la TIIE o el plazo de los CETES al que está referida la tasa de las operaciones. 1.5.4. Tasas de referencia en UDIS. En las operaciones activas denominadas en UDIS únicamente podrá utilizarse como referencia la tasa de rendimiento en colocación primaria de los instrumentos emitidos por el Gobierno Federal denominados en UDIS. (RCG, Artículo 25)
1.5.5. Tasas de referencia sustitutivas. (RCG, Artículo 25)
La Caja Solidaria deberá de pactar una o más tasas de referencia sustitutivas para el
evento de que deje de existir la tasa de referencia originalmente pactada.
En caso de pactarse tasas de referencia sustitutivas, deberán además convenir el número
de puntos porcentuales o sus fracciones que, en su caso, se sumen a la tasa sustitutiva
que corresponda, así como el orden en que dichas tasas de referencia sustituirán a la
originalmente pactada.
- 15 -
Los acuerdos mencionados deberán quedar claramente establecidos desde el momento
en que se otorgue el crédito correspondiente y sólo podrán modificarse conforme a lo
previsto en el numeral 1.7.
1.6. Intereses Moratorios. Un crédito se considera en mora a partir del día posterior al que debe de cubrirse una amortización o el interés generado. El interés moratorio sería adicionar puntos porcentuales, fijos durante todo el plazo del
crédito a la tasa de interés ordinario quedando como tasa única.
1.6.1. Base para el cálculo:
a) De créditos morosos:
Los intereses moratorios que causen los créditos en mora, serán exigibles al vencimiento
de cada amortización y/o pago de intereses y serán cubiertos en forma prioritaria sobre el
pago de capital.
Se calculará sobre el monto de capital y/o intereses vencido, quedando como tasa única
la suma de la tasa moratoria y ordinaria.
b) De créditos vencidos:
Los intereses moratorios que causen los créditos vencidos, serán exigibles al momento de
caer en cartera vencida y serán cubiertos en forma prioritaria sobre el pago de capital.
Se calcularán sobre el monto de capital insoluto e intereses generados hasta el momento,
quedando como tasa única la suma de la tasa moratoria y ordinaria.
El Consejo de Administración, o en su caso el Comité Técnico establecerá las tasas de
interés moratorio.
- 16 -
Adicionalmente, la Caja Solidaria cobrará una comisión por notificación que se envié al
socio deudor de $200.00 por concepto de gastos de recuperación y cobranza.
1.7. Modificación de la tasa de interés y demás accesorios financieros.
La Caja Solidaria deberá de abstenerse de pactar en los instrumentos jurídicos en que documenten sus créditos, mecanismos para modificar durante la vigencia del contrato, la fórmula para determinar la tasa de interés así como los demás accesorios financieros. (RCG, Artículo 25) Lo dispuesto en el párrafo anterior es sin perjuicio de la facultad que tienen las partes de modificar mediante convenio las cláusulas de los contratos, incluyendo las relativas a la tasa de interés y demás accesorios. En tal caso el consentimiento del acreditado deberá de otorgarse por escrito al tiempo de pactarse la modificación. (RCG, Artículo 25)
Las tasas serán revisadas continuamente y su variación estará en función de acuerdo a
las circunstancias imperantes en el mercado y la situación económica-financiera de la
Caja Solidaria.
El Consejo de Administración puede determinar condiciones de pre-pagos de créditos
limitando el pago anticipado de créditos, cuando las condiciones de la Caja Solidaria y/o
del mercado financiero no lo justifiquen. En todo caso de aceptarlo pudiera poner
condiciones estrictas para que no haya efectos negativos para la liquidez o rentabilidad de
la Caja Solidaria.
1.8. De la Diversificación de Activos. (RCG, Artículo 63 y 63 Bis)
El límite de crédito máximo que se podrá otorgar a una persona, ya sea física o moral, así
como a las Entidades afiliadas a su Federación, será del 7 por ciento del capital neto de la
Caja Solidaria.
Para efectos de la presente numeral, se considerará dentro del cómputo de créditos
otorgados a una persona física aquellos que representen un “Riesgo Común”,
entendiendo como tal los créditos que la Entidad le haya otorgado a los parientes por
consanguinidad en primer grado en línea recta ascendente o descendente y, en su caso,
- 17 -
al cónyuge, concubina o concubinario del acreditado, cuando alguna de estas personas
dependa económicamente de la persona que solicita el crédito.
Dichos límites no serán aplicables en los casos en los que una Entidad otorgue préstamos
de liquidez a las Entidades afiliadas a su Federación, así como a aquellas Entidades no
afiliadas que supervise de manera auxiliar la propia Federación, siempre y cuando dichos
créditos hayan sido descontados de su capital, de conformidad con lo dispuesto por la
fracción III del Artículo 36 de la Ley.
Los Financiamientos que cuenten con garantías incondicionales e irrevocables, que
cubran el principal y los accesorios de los mismos, otorgadas por la propia Entidad, así
como por instituciones de crédito o fideicomisos y fondos de fomento económicos
constituidos por el Gobierno Federal, así como los garantizados con valores emitidos por
el Gobierno de México o con efectivo, y los que cuenten con seguros de crédito a favor de
la Entidad, no computaran para efectos del límite máximo de Financiamiento a que esta
fracción se refiere, hasta por el equivalente al 75 por ciento del valor de dichas garantías.
Se entenderá que un Financiamiento se encuentra garantizado con efectivo, cuando el
deudor constituya un depósito de dinero en la propia Entidad acreditante y le otorgue un
mandato irrevocable para aplicar los recursos respectivos al pago del Financiamiento de
que se trate.
En cualquier caso, los Financiamientos que una Entidad otorgue a una persona ya sea
física o moral, así como a las Entidades afiliadas a su Federación, no podrán exceder del
14 por ciento de su capital neto.
Excepciones, la Comisión, a solicitud de la Entidad interesada, acompañada de la opinión
de la Federación que ejerza sobre ella las facultades de supervisión auxiliar, podrá
autorizar en casos excepcionales, operaciones específicas por montos superiores a los
límites señalados.
Las Entidad no tendrán que identificar los créditos que representen un “Riesgo Común” en
los términos previstos, siempre y cuando la suma de los veinte créditos con mayor saldo
insoluto otorgados por la Entidad, no represente más del 10 por ciento de la cartera total
de la Entidad y ningún crédito sea mayor al 3.5 por ciento del capital neto de ésta. Para
estos límites la parte cubierta en los términos señalados en el párrafo cuarto del presente
no se considera.
- 18 -
Para tales efectos, la Entidad sólo llevarán un control respecto de los vínculos
patrimoniales y de parentesco de los acreditados que rebasen el 2 por ciento de su capital
neto.
No obstante lo anterior, si la cuenta Entidad con evidencia que le permitiera inferir la
existencia de vínculos entre acreditados que, en su conjunto, pudiesen rebasar los límites
de diversificación previstos, se deberá llevar el de monitoreo para el seguimiento del
comportamiento de las personas de que se trate. “Anexo 3” Identificación y monitoreo de
personas relacionadas.
Para efectos de lo previsto en el inciso a), el capital neto estará compuesto por: (RCG,
Artículo 47)
I. El capital contable o patrimonio;
Menos:
II. Las partidas que se contabilicen en el activo de la Entidad como intangibles o que, en su caso, impliquen el diferimiento de gastos o costos en el capital de la Entidad, tales como:
a) Los intangibles de cualquier tipo incluyendo el crédito mercantil, y b) Cualquier partida con excepción de los activos fijos y los pagos anticipados
menores a un año, que representen erogaciones o gastos cuyo conocimiento en el capital contable se difiera en el tiempo.
Todos estos conceptos se restarán netos de sus correspondientes amortizaciones.
III. Los préstamos de liquidez otorgados a otras Entidades con base en lo establecido en el Artículo 36, fracción III, de la Ley, y
IV. Los créditos que se otorguen y las demás operaciones que se realicen en contravención a las disposiciones aplicables. (Se incluirán las operaciones a partir de la fecha en que se concerten, independientemente de la fecha de liquidación, entrega o vigencia, según sea el caso. (RCG, Artículo 45))
- 19 -
Lo anterior, sin perjuicio de las sanciones y penas que procedan en términos de la Ley y
demás normatividad aplicable.
La Caja Solidaria deberá de estar atenta a lo que dicte la autoridad competente en cuanto
los topes máximos a otorgar en financiamientos a personas físicas y personas morales y
en caso necesario ajustar los importes que se tenga en ese momento.
Además se deberá de evitar la concentración de recursos en una sola actividad
económica o segmentos de mercado, que representen una concentración de riesgo para
la Caja Solidaria.
1.9. De los Empleados, Funcionarios, Directivos y Personas Relacionadas.
a) La Caja Solidaria observa condiciones de crédito idénticas a las que reciben los socios en general, en la obtención de cualquier tipo de crédito a los empleados, funcionarios, directivos y personas relacionadas.
b) El personal de crédito estará debidamente facultado para proporcionar información clara, precisa y suficiente a los socios sobre los servicios de crédito que ofrece la Caja Solidaria.
c) Todo el personal de la Caja Solidaria deberá de apegarse a las Normas de Ética Profesional, guardando en absoluta reserva y confidencialidad la información proporcionada por los socios usuarios de crédito.
d) Las decisiones y resoluciones de las operaciones de crédito, solamente podrán ser divulgadas a través de los canales propios de la Caja Solidaria, y se dará exclusivamente a los socios a quien competa conocerlas.
e) El Gerente General de la Caja Solidaria es el responsable de la adecuada implementación de este Manual, así como de la debida aplicación de las estrategias relacionadas con la actividad crediticia (Artículo No. 25, Fracc. I, VI de la Ley
de Ahorro y Crédito Popular).
- 20 -
1.10. De la Calidad en el Servicio y Atención a quejas.
En las áreas de atención directa al socio se dispondrán de formularios que faciliten la
comunicación de su reclamo o sugerencia.
El socio indicará el tipo de reclamo (mala información, mala atención, cargos indebidos,
errores de cálculo de intereses, etc.), no será requisito indispensable que vaya nombre y
firma, a no ser que requiera que se entregue una respuesta por escrito. “Anexo 4”
Formulario de reclamos o sugerencias.
El Consejo de Vigilancia es el encargado de dar seguimiento a los reclamos o
sugerencias, turnando sus observaciones al Consejo de Administración quien será el
encargado de dar una respuesta al socio.
El plazo máximo para que se contesten los reclamos o quejas, será de 8 días a partir de
la fecha de su presentación. NOTA: La Ley de Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios
Financieros establece en su artículo 50 bis un plazo de 30 días para informar al usuario del servicio el
resultado de su reclamo.
Se debe llevar un archivo de reclamos y quejas por sucursal y funcionario implicado, y las
medidas tomadas que surgieran del seguimiento del mismo, identificando situaciones
recurrentes.
- 21 -
CAPITULO II.
2. PROMOCIÓN Y OTORGAMIENTO.
2.1. Objetivos del Crédito. La Caja Solidaria otorgará créditos a los socios que los soliciten y reúnan los requisitos que establece el presente Manual, los créditos que se otorguen estarán orientados preferentemente a desarrollar el nivel de vida de los socios con financiamientos adecuados a su carácter y capacidad de pago, destinados principalmente a actividades de desarrollo de la economía y producción en la región.
2.2. Sujetos de Crédito.
Serán sujetos de crédito todos los socios que demuestren carácter aceptable y capacidad
de pago, y son los siguientes:
I. Personas Físicas.- Aquellos socios mayores de 18 años y que tengan capacidad legal para obligarse y contratar.
II. Personas Morales.- Todas aquellas sociedades constituidas legalmente de acuerdo con la legislación mercantil y tributaria.
2.3. Precondiciones para solicitar un Crédito.
I. Ser socios de la Caja Solidaria.
II. Tener totalmente pagada su parte social.
III. Presentarse personalmente con su tarjeta de identificación de socio o su equivalente con fotografía reciente.
IV. Llenar solicitud de crédito y presentar la documentación requerida según sea el caso.
V. Tener carácter aceptable y capacidad de pago.
- 22 -
2.4. Comisiones.
Las comisiones cobradas a los socios serán por los siguientes conceptos:
a) Cargo que se genere de realizar la consulta ante una sociedad de información crediticia. La cual se tendrá que pagar antes de realizar dicha consulta.
b) Cada Notificación de Cobranza conforme a los numerales:
Numeral 4.3.2.1 $ 50.00
Numeral 4.3.2.2 $ 60.00
Numeral 4.3.2.3 $ 70.00
Numeral 4.3.3. $ 100.00
2.5. Integración de Expedientes de Crédito.
En el caso de acreditados que forman parte de un riesgo común (personas relacionadas),
deberán de identificarse para analizarlos de manera conjunta. Conforme al numeral 1.8.
La autorización de créditos a favor de los socios (personas físicas o morales), requerirá de
la integración de un expediente de crédito único por cada acreditado (utilizando para tal la
Lista de verificación de cumplimiento de lineamientos y requisitos) “Anexo 5“, que asegure
la calidad en el otorgamiento, monitoreo y la recuperación, y estará dividido en dos
procesos:
a) Autorizaciones Automáticas
Créditos que no rebasen 5,000 UDIS.
Que el solicitante tenga 2 o más créditos pagados en la entidad, sin tener más de 30 días de mora en sus pagos.
- 23 -
Tratándose de créditos respecto de los cuales la Caja Solidaria cuente con garantías al 100 por ciento constituidas con dinero en efectivo en términos de lo dispuesto por el numeral 2.13.3.1, la Caja Solidaria quedará relevada de la obligación de contar con la aprobación del Comité de Crédito o su equivalente. Lo anterior, con base en los límites que al respecto establezca el Consejo de Administración. (RCG, Artículo 57), el límite establecido será el 100% siempre que no se afecte la liquidez de la Caja Solidaria.
b) Autorizaciones Ordinarias.
Todos aquellos créditos que nos se puedan autorizar de forma automatizada.
Socios de nuevo ingreso que soliciten montos menores a las 5,000 UDIS
Y socios que no cumple con los requisitos mencionados en el numeral 2.4.1 siguiente.
¹ Si la Caja Solidaria cumple con los requerimientos de capitalización por riesgos de crédito
correspondientes, queda relevada de la obligación de contar con la aprobación del Comité de
Crédito o su equivalente, cuando el importe total de los créditos otorgados a la persona solicitante,
incluyendo a sus dependientes económicos, no sea mayor a 5,000 (cinco mil) UDIS. (RCG, Artículo
57)
2.5.1. Integración del expediente de Autorizaciones Automáticas.
Los expedientes de estos créditos deben de tener la siguiente documentación e
información:
Solicitud de ingreso a la Caja Solidaria.
Certificados de la parte permanente y social o acciones de la Sociedad Cooperativa.
Solicitud de crédito (incluyendo la finalidad del crédito).
Identificación del solicitante. (RCG, Artículo 58)
Comprobante de ingresos o en su caso análisis de la capacidad De pago. (RCG, Artículo 58); Si el monto solicitado es igual o inferior
al del último crédito pagado, su historial crediticio será su
comprobante de capacidad de pago.
Comprobante de domicilio.
- 24 -
En su caso característica de los haberes del socio en la Caja Solidaria (RCG, Artículo 58).
Resolución de la aprobación.
Contrato y Pagare de crédito.
Historial crediticio interno.
En su caso Historial crediticio externo.(aplica cuando el monto solicitado excede las 1,000 UDIS)
Garantías de acuerdo a los montos y productos señalados en el numeral 2.14.
2.5.2. Integración del expediente de Autorizaciones Ordinarias.
Obligatoriamente, los expedientes de estos créditos deben de tener las siguientes
divisiones para archivar la documentación e información:
I. Descripción.
II. Solicitud de Crédito.
III. Análisis de Crédito.
IV. Monitoreo (evaluación y seguimiento).
V. Información y Documentación Financiera.
VI. Garantías Colaterales y Seguros.
VII. Reestructuraciones.
VIII. Contratos.
IX. Información y Documentación Legal.
X. Información General.
I. Descripción
a) Solicitud de ingreso a la Caja Solidaria debidamente requisitada. b) Tratándose de personas morales, escrituras constitutivas del acreditado y
avalista y/u obligado solidario y modificaciones a las mismas, debidamente inscritas en el Registro Público de la Propiedad y/o de Comercio correspondiente; y escrituras de otorgamiento de poderes en favor de la(s) persona(s) que suscriba(n) el o los contratos y/o títulos de crédito, y (RCG,
Artículo 54) c) En el caso de personas físicas, copia del acta de nacimiento o comprobantes
que permitan conocer la identidad de la persona de que se trate, y/o identificación oficial vigente con fotografía y firma del acreditado y del aval y/u obligado solidario, así como su huella digital y, en su caso, copia del acta de matrimonio; (RCG, Artículo 54)
d) Certificados de parte permanente y social o acciones de la Sociedad Cooperativa
- 25 -
II. Solicitud de Crédito.
a) Solicitudes de Crédito debidamente requisitada (RCG, Artículo 54) ”Anexo 6”
b) Toda comunicación referente a solicitudes y necesidades crediticias.
c) Copia del acta del Consejo de Administración o del Comité de Crédito en la que conste su aprobación (RCG, Artículo 54) “Anexo 7”
d) Correspondencia con el acreditado, como cartas, telegramas y otros relacionados con modificaciones a los términos y condiciones del crédito otorgado (RCG, Artículo 54)
III. Análisis de Crédito.
a. Información sobre el historial del acreditado respecto del cumplimiento de sus obligaciones con la Caja Solidaria.
b. La documentación que acredite haber formulado ante una Sociedad de Información Crediticia una consulta previa (RCG, Artículo 54) (Buró de Crédito), numeral 6.3.
c. Información sobre los haberes del socio en la Caja Solidaria d. Estudios de Crédito que soporten las “5 C’es”
Conducta, numeral 2.5.1.1. o Capacidad de pago numeral 2.5.2.1 Personas Físicas, documentación que acredite su capacidad de
pago. (RCG, Artículo 54)
o Comprobante de ingresos o su equivalente. o Recibos de Recepción de remesas los 3 últimos. o Formato para determinar la capacidad de pago, Personas Morales
o Estados financieros internos del acreditado y, en su caso, del aval u obligado solidario, con firma autógrafa del representante legal y con una antigüedad no mayor a 180 días; (RCG, Artículo 54)
o Formato para determinar la capacidad de pago,
Capital, numeral 2.5.2.2 o Relación patrimonial
Condiciones Macro, numeral 2.5.2.3
Colateral, numeral 2.5.3.
e. Anexos a Estudios y Autorizaciones. f. Recomendaciones y Condicionantes a los estudios y autorizaciones.
- 26 -
IV. Monitoreo (Evaluación y Seguimiento).
a) Revisión del análisis de riesgo con documentos pertinentes.
b) Confirmar las condiciones contractuales y garantías.
c) Reporte de Visita.
V. Información y Documentación Financiera.
a) Recibo de ingresos o su equivalente.
b) Relación patrimonial del socio. y/o
c) Información financiera histórica con relaciones analíticas con una antigüedad no mayor a 180 días.
d) Información Financiera proyectada
e) Flujos de Efectivo.
VI. Garantías Colaterales y Seguros
Documentación que deba recabarse con el fin de evidenciar la existencia de garantías a
favor de la Caja Solidaria por el crédito otorgado, e información relativa a la guarda,
custodia y seguimiento que se dé respecto de las mismas. (RCG, Artículo 54)
a) Relación patrimonial y/o información financiera histórica de los Avales.
b) Avalúos y/o estimaciones de valor comercial de las Garantías.
c) Copia de factura y/o escritura de la garantía que contenga los datos de registro en caso de inmuebles.
d) Certificado de libertad de gravamen de garantías.
e) Pólizas de seguros incluyendo endoso a favor de la Caja Solidaria.
f) Reportes sobre la verificación de la existencia, legitimidad, valor y demás características de las garantías.
g) Recepción de bienes muebles en garantía.
VII. Reestructuraciones (RCG, Artículo 54) y Renovaciones.
a) Carta solicitando la renovación o reestructuración del Crédito.
b) Las condiciones y la autorización de:
Renovación (cuando no exista un riesgo de recuperación) - Extensión del plazo antes del vencimiento.
- 27 -
- Incremento del capital de trabajo.
Reestructuración.(cuando existan problemas de pago) - Extensión del plazo antes del vencimiento. - Cambio de tasa. - Aumento de garantías.
c) Información periódica del responsable de la cobranza del crédito, así como
la documentación soporte correspondiente.
VIII. Contratos.
a) Copia de los Contratos y títulos de crédito con los que se haya documentado el crédito; convenios modificatorios y reconocimientos de adeudo, debidamente registrado, si el caso lo amerita. (RCG, Artículo 54)
Se mantiene siempre en primer lugar el Contrato que esté vigente.
IX. Información y Documentación Legal.
IX.1. Tratándose de Personas Físicas:
a) Comprobante de domicilio. (RCG, Artículo 54)
b) Copia de acta de nacimiento, o comprobantes que permitan conocer la identidad de la persona de que se trate.
c) Identificación oficial vigente con fotografía y firma del acreditado y del aval y/u obligado solidario, así como su huella digital.
d) Copia del acta de matrimonio.
e) Boletas de agua y predial
f) Avisos de demandas y reportes judiciales por créditos litigiosos.
IX.2. Tratándose de Personas Morales:
a) Escrituras constitutivas del acreditado y avalista y/u obligado solidario y modificaciones a las mismas, debidamente inscritas en el Registro Público de la Propiedad y/o de Comercio correspondiente; y escrituras de otorgamiento de poderes en favor de la(s) persona(s) que suscriba(n) (RCG, Artículo 54)
- 28 -
Verificación actualizada (90 días) obtenida del Registro Público de la
Propiedad.
b) En el caso de avalistas, validar las facultades para garantizar obligaciones a cargo de terceros.
c) Relación de accionistas.- Relación suscrita por el Secretario del Consejo de Administración, Director, o Administrador General o por el Contador General, la que deberá de contener: Nombre completo de accionistas, número de acciones y serie de que se trate, valor y porcentaje que representan.
d) Boletas de agua y predial.
e) Avisos de demandas y reportes judiciales por créditos litigiosos.
X. Información General.
g. Declaraciones de impuestos. h. Información sobre principales clientes y proveedores. i. Información sobre análisis sectorial y de mercado, etc. j. Otra información (correspondencia importante con el socio, cartas
telegramas y otros).
Se actualizara la documentación requerida que aplique para cada crédito solicitado cada
que se tenga una nueva solicitud de crédito para verificar que la información inicialmente
proporcionada por el socio no ha cambiado.
El control de los expedientes de crédito esta bajo la responsabilidad del oficial de crédito,
y se archivaran en cada sucursal, manejando un código numérico que se le asigne a cada
una de las sucursales que integran la caja.
2.6. Análisis de la Solicitud de Crédito.
Para el otorgamiento de los créditos será determinante, la evaluación que resulte de
aplicar el análisis de la solicitud de crédito el cual debe de considerar de manera estricta
en su proceso las 5 C’es de crédito que llevan a la evaluación de la solvencia personal y
económica del solicitante y de sus avales y/o garantías.
I. Conducta.
II. Capacidad de Pago.
III. Capital.
IV. Condiciones Macro.
- 29 -
V. Colateral.
Las 5 C’es descritas se deben de analizar con la información cualitativa y cuantitativa que
el socio entregue a la Caja Solidaria tanto en el formato “Solicitud de crédito” así como la
información adicional.
2.6.1. Evaluación de la Solvencia Personal del solicitante.
2.5.1.1. Conducta.
Tienen que ver con los siguientes aspectos:
La solvencia moral y reputación del socio,
Arraigo domiciliario, determinando la estabilidad de residencia, así como el tipo de vivienda del socio.
Su disposición para cumplir con los compromisos con la Caja Solidaria y otras instituciones, en términos generales se debe de conocer su historial crediticio,
Su carácter y experiencia en el negocio,
Sus precondiciones para llevar adelante el negocio, en el cual invertirá el crédito solicitado o del cual obtendrá los recursos para pagarlo.
Si es casado o soltero.
Su hábito de ahorro con la Caja Solidaria.
La caja solidaria debe analizar el historial crediticio interno del solicitante “Anexo 9 “
dentro de la Caja Solidaria, para conocer la información que integra todos y cada uno de
los créditos que una persona o empresa tiene o ha tenido, así como la forma en que estos
han sido pagados.
En caso de que se detecte un comportamiento negativo dentro de la institución, de
inmediato se rechazara la solicitud.
- 30 -
En caso necesario se deberá consultar en una Sociedad de Información Crediticia su
historial crediticio (RCG, Artículo 54), u otras referencias. Ver numeral 6.3 y 6.3.1, Si al
momento de analizar la consulta se detecta un reporte negativo o un endeudamiento con
otras instituciones muy alto, de inmediato se rechazará la solicitud.
La Caja Solidaria debe implementar métodos simples y concretos, como es la utilización
del formato “Evaluación del Carácter” descrito en el “Anexo 8” Evaluación de Conducta o
Carácter, que le permita determinar la conducta del socio, teniendo en cuenta los
siguientes parámetros:
Debe tener Carácter Alto, Medio o Bajo para continuar con el proceso de análisis de
solicitud de crédito. De lo contrario no será sujeto de crédito y no se continuara con el
proceso.
2.6.2. Evaluación de la Solvencia Económica del solicitante.
2.6.2.1. Capacidad de Pago.
Es el ingreso que no se destina a ningún otro concepto del gasto familiar ni deuda. Para
estimarla es necesario determinar el ingreso mensual y restarle todos los gastos, de
manera que el resultado son los ingresos libres de cualquier obligación:
Capacidad de pago = ingreso mensual - gasto mensual.
Se deberá de conocer el destino del crédito, con el fin de orientar al socio en el tipo,
monto y plazo del crédito.
- 31 -
En forma ágil y sencilla, se debe de evaluar la capacidad de pago mediante un análisis
financiero del solicitante y analizar y verificar en base a los flujos presentes y futuros del
socio la capacidad para cumplir con sus compromisos financieros.
La información tomada en la visita domiciliaria “Herramienta Situación Patrimonial y
Capacidad de Pago” “Anexo 10” será complementaria a los datos inicialmente
proporcionados por el socio y servirá para realizar proyecciones financieras y poder
determinar la capacidad de pago.
En caso que el destino del crédito sea para invertirlo en alguna actividad comercial o
negocio nos permitirá realizar proyecciones financieras sobre la influencia del crédito en la
actividad o negocio.
La metodología para evaluar la capacidad de pago será:
a) Pedir documentos de ingresos actuales y proyectados, pedir información de los gastos, pedir flujos de proyecciones de ingresos y egresos del negocio (estado de resultados), pedir información de los bienes y de las obligaciones del socio (balance).
b) Analizar la relación de ingresos y gastos del socio, de su familia, y de su negocio con la finalidad de determinar el monto y plazo adecuado, y la forma de pago del crédito a si como los montos de las amortizaciones del crédito solicitado.
c) Comparar la información inicialmente proporcionada en la solicitud de crédito con los datos tomados en la visita.
2.6.2.2. Capital.
Se evaluará la capacidad de endeudamiento del socio, evaluando la congruencia de los
bienes y recursos del socio en relación con los recursos solicitados, así como de su
capital en relación con los adeudos con otras instituciones.
Verificando la coherencia de su capital con los saldos de capacidad de pago.
- 32 -
Para la evaluación de este concepto se utiliza la “Herramienta Situación Patrimonial y
Capacidad de Pago” descrita en el “Anexo 10”.
2.6.2.3. Condiciones Macro.
Es un elemento importante para determinar la exposición al riesgo de crédito, debido a
que la actividad económica de un socio puede ser muy dependiente de la situación
económica de la región, el tipo de ingresos según la actividad (fijos y/o variables), el grado
de competencia, el tipo de mercado, etc. “Anexo 11” Condiciones Macro.
2.6.3. Evaluación del colateral
Se refiere a las garantías del crédito, en caso de incumplimiento del crédito, los valores
dados en garantía deben ser suficientes para que la Caja Solidaria recupere la pérdida en
la operación.
A mayor valor de mercado del colateral, menor es la exposición al riesgo en el
otorgamiento del crédito.
Los colaterales pueden ser: garantías personales, prendarias o hipotecarias.
La metodología en caso de Avales será:
Se le debe aplicar la misma evaluación de las 5 C’es (solo Carácter y Capacidad de Pago) de crédito, anteriormente mencionadas, que permitan que la Caja Solidaria tenga certeza sobre la capacidad moral y económica del aval, para afrontar compromisos de su avalado.
La metodología en caso de bienes en garantía será:
- 33 -
Facturas que acrediten la posesión del bien
Es obligatorio presentar avalúos o valor estimado con una vigencia no mayor de 180 días. La Caja Solidaria, podrá prever que los avalúos sean elaborados por un perito valuador bancario o por las personas que tengan reconocimiento en la Entidad Federativa de que se trate para realizar avalúos. (RCG, Artículo 54)
Que estén libres de gravamen.
Asegurarlos a favor de la Caja Solidaria, cuando por naturaleza del bien, así se requiera.
Para la revisión y verificación de los bienes en garantía se utilizara el formato
“Informe sobre la evaluación de garantías colaterales y seguros” “Anexo 12”.
2.7. Análisis del Riesgo del crédito.
Todo este proceso de análisis de las 5 C’es de crédito siempre deberá de concluir con un
dictamen técnico, por parte del área de crédito, el cual será determinante en la
autorización o rechazo de la solicitud.
Dicho dictamen será en determinación al parámetro de la medición del riesgo potencial
que presente el acreditado al realizarle la evaluación de las 5 C’es, del crédito según
“Anexo 13”
2.8. Análisis de Solicitud de Autorizaciones Automáticas.
Es claro que la Caja Solidaria, no debe de llevar el proceso de análisis anteriormente
descrito a todas sus solicitudes de crédito, debido a que les crearía problemas en la
atención inmediata de necesidades de recursos a sus socios, por lo que los tiempos de
respuesta de cada solicitud, serían tardados.
Es por ello que las RCG prevén autorizaciones automáticas, que son aquellas
operaciones que atienden las demandas urgentes de financiamientos, cuando las
características del socio solicitante lo justifiquen.
- 34 -
Su otorgamiento implica que el Área de Crédito y Cobranza cuenta con la información
cualitativa y cuantitativa suficiente que les permita un alto grado de confiabilidad para
sustentar que el crédito será pagado puntualmente.
Como ya se menciona en este Capítulo en el numeral 2.4 Integración de Expedientes de
Crédito inciso a), se describen la información y documentación mínima necesarios para
aprobar o rechazar este tipo de autorizaciones.
2.9. Rechazo o disminución en una solicitud.
La Caja Solidaria se reserva el derecho de rechazar o disminuir alguna de las condiciones
del crédito, en base a los análisis y evaluación de riesgo, las causas serán las siguientes:
a) Cuando se determine que no tiene Conducta o Carácter aceptable.
b) Cuando se obtenga una consulta de una Sociedad de Información Crediticia negativa o desfavorable.
c) Cuando se determine que NO tiene capacidad de pago.
d) Cuando el socio no haya cumplido satisfactoriamente con las condiciones establecidas en sus créditos anteriores.
e) Cuando el concepto de inversión, no presente un flujo de efectivo satisfactorio para garantizar la recuperación del crédito.
f) Cuando existan dudas acerca de la intención del solicitante con respecto al uso del crédito o la disposición a pagar.
g) Cuando el socio no cumpla con los requisitos del crédito.
Aquellas solicitudes de crédito que sean rechazadas, no podrán ser autorizadas por un
nivel inferior aún cuando el monto sea menor por lo que deberá transcurrir por lo menos
60 días para someterse nuevamente a la consideración de la instancia superior,
elaborando previamente el análisis de crédito correspondiente.
Una solicitud podrá ser analizada nuevamente en un tiempo menor al señalado, siempre y
cuando se presenten elementos adicionales que no hayan sido considerados con
anterioridad.
- 35 -
2.10. Tipos y Finalidades de Crédito.
Tipos.
Créditos Comerciales.- A los créditos directos o contingentes denominados en moneda
nacional o en unidades de inversión, así como los intereses que generen, otorgados a
personas morales o personas físicas con actividad empresarial y destinados a su giro
comercial, incluyendo los préstamos de liquidez otorgados a otras entidades de ahorro y
crédito popular conforme a la legislación aplicable. (RCG, Anexo E, Boletín B-3)
Microcrédito, en singular o plural, a los créditos cuya fuente de pago la constituya el producto de la actividad comercial, industrial, agrícola, ganadera, pesquera, silvícola o de servicios, incluidos en este último concepto los servicios profesionales prestados por el acreditado, así como los otorgados a pequeños empresarios, personas físicas o morales, titulares de microempresas o a grupos de personas físicas solidarios o mancomunados. No quedarán comprendidos los créditos a favor de asalariados, salvo que su fuente de pago sea una actividad productiva adicional a las que desempeña por la cual recibe dicho salario; (RCG, Artículo 1)
Las Caja Solidaria podrá otorgar Microcréditos, siempre que acredite a la Federación que las supervise de manera auxiliar, que cuentan con la tecnología e infraestructura necesaria para llevar a cabo tales operaciones y se ajusten a lo previsto en el presente manual. (RCG, Artículo 54 Bis)
La Caja Solidaria a fin de acreditar a la Federación que las supervise de manera auxiliar que cuentan con la tecnología e infraestructura necesaria para llevar a cabo el otorgamiento de Microcréditos deberán presentar un escrito suscrito por el Director o Gerente General, que incluya lo siguiente: RCG, Artículo 54 Bis 1 )
I. La manifestación de que han llevado a cabo una autoevaluación respecto de la tecnología e infraestructura de la Caja Solidaria, de la cual se desprenda que ésta cuenta con la capacidad y los medios necesarios para llevar a cabo el otorgamiento de Microcrédito;
II. La descripción de las políticas y procedimientos que empleará la Caja Solidaria para que el otorgamiento de Microcréditos, aprobadas por las personas u órganos colegiados competentes, y
III. Los mecanismos de control interno que permitan dar cumplimiento a los requisitos mínimos establecidos en las presentes disposiciones.
- 36 -
Se consideran los créditos destinados a financiar actividades de tipo comercial o
empresarial. Considerando como actividades de tipo comercial o empresarial, aquellas
destinadas a impulsar el trabajo productivo como serían, la agricultura, ganadería, pesca,
artesanía, comercio, manufacturera, servicios, etc.
Créditos al Consumo.- A los créditos directos, incluyendo los de liquidez que no cuenten
con garantía de inmuebles, denominados en moneda nacional o en unidades de
inversión, así como los intereses que generen, otorgados a personas físicas, derivados de
operaciones de créditos personales y de créditos para la adquisición de bienes de
consumo duradero, incluyendo aquellos créditos otorgados para tales efectos a los ex-
empleados de la Caja Solidaria. (RCG, Anexo E, Boletín B-3)
Créditos de Vivienda.- A los créditos directos denominados en moneda nacional o en
unidades de inversión, así como los intereses que generen, otorgados a personas físicas
y destinados a la adquisición, construcción, remodelación o mejoramiento de la vivienda
sin propósito de especulación comercial; incluyendo aquellos créditos de liquidez
garantizados por la vivienda del acreditado, y los otorgados para tales efectos a los ex-
empleados de las Caja Solidaria. (RCG, Anexo E, Boletín B-3)
Los créditos se clasifican de la siguiente manera:
Créditos Comerciales:
2.8.1.1 Agricultura.
2.8.1.2 Pecuarias.
2.8.1.3 Artesanales.
2.8.1.4 Pequeña Industria o Negocio.
2.8.1.5 Compra de Vehículos de Servicio. (Taxis, Camiones, etc.)
2.8.1.6 Mantenimiento y permisos de Vehículos de Servicio. (Taxis, Camiones,
etc.)
- 37 -
2.8.1.7 Ganadería.
2.8.1.8 Seguros y Fianzas.
A pesar de que se hace una clasificación de los Créditos Comerciales que se pueden
ofrecer a los socios, esta lista no debe de ser tan rígida y en caso necesario el Área de
Crédito y Cobranza, como medida de control y prevención, deberá de desglosar más este
tipo de créditos, según las actividades económicas y características de la región como
ejemplo:
Agricultura:
Siembra de maíz, de jitomate, Caña de azúcar, etc.
Pecuaria:
Ganado bovino, porcino, etc.
Pequeña industria:
Manufactura, Pequeñas tiendas comerciales, Talleres, Servicios, etc.
Créditos al Consumo.
2.8.2.1 Gastos médicos hospitalarios.
2.8.2.2 Compra de medicinas.
2.8.2.3 Gastos de defunción de familiares.
2.8.2.4 Pago de honorarios.
2.8.2.5 Compra de bienes muebles.
2.8.2.6 Gastos de viaje.
2.8.2.7 Compra y/o reparación de vehículo de uso personal.
2.8.2.8 Pago de servicios.
2.8.2.9 Gastos de alimentación.
- 38 -
2.8.2.10 Compra de artículos personales.
2.8.2.11 Pago de impuestos.
2.8.2.12 Gastos por eventos sociales.
2.8.2.13 Pago de deudas.
2.8.2.14 Honorarios profesionales.
2.8.2.15 Seguros y fianzas.
2.8.2.16 Compra de útiles escolares.
2.8.2.17 Compra de uniformes escolares.
2.8.2.18 Pago de colegiaturas.
2.8.2.19 Pago de becas.
2.8.2.20 Gastos de capacitación. (Seminarios, diplomados, etc.)
2.8.2.21 Gastos de titulación.
2.8.2.22 Gastos educativos, etc.
Créditos a la Vivienda
2.8.3.1 Compra de vivienda.
2.8.3.2 Mejoras a la vivienda.
2.8.3.3 Mantenimiento de la vivienda.
2.8.3.4 Pago de hipotecas.
2.8.3.5 Construcción de vivienda.
2.8.3.6 Honorarios y costas de escrituración.
2.8.3.7 Compra de predio o terreno, etc.
- 39 -
2.11. Montos.
Los montos máximos en crédito que la Caja Solidaria otorgue de manera individual a sus
socios (persona física y/o persona moral), así como a las entidades afiliadas a su
Federación estarán en función del nivel de operaciones asignado y lo que señale la Ley
de Ahorro y Crédito Popular y las DISPOSICIONES DE CARÁCTER GENERAL APLICABLES
A LAS ENTIDADES DE AHORRO Y CRÉDITO POPULAR Y ORGANISMOS DE INTEGRACIÓN A
QUE SE REFIERE LA LEY DE AHORRO Y CRÉDITO POPULAR, y será dando cumplimiento al
numeral 1.8. del presente Manual.
Para determinar el monto máximo de manera individual, la Caja Solidaria analizará la
capacidad de pago del solicitante, la cual es un factor muy importante para determinar el
monto de crédito.
Por motivos de distribución de riesgos, la Caja Solidaria puede disminuir el monto máximo
por persona y determinar un monto menor. E inclusive puede fijar un monto máximo fijo
inferior al monto máximo permitido.
2.12. Plazos.
La Caja Solidaria con Nivel de Operaciones I podrá otorgar créditos por un plazo superior
a 18 meses y hasta 36 meses, siempre y cuando al momento de su otorgamiento el
monto total de dichos créditos, no excedan del 20 por ciento de su cartera crediticia. (RCG,
Artículo 25)
Sin perjuicio de lo anterior, las Entidades podrán otorgar préstamos o créditos a sus
Socios o Clientes, a plazos superiores a los señalados en esta fracción, cuando los
préstamos o créditos se otorguen con recursos provenientes de instituciones de crédito,
instituciones integrantes de la administración pública y fideicomisos públicos, constituidos
por el Gobierno Federal o estatales para el fomento económico, que realicen actividades
financieras, siempre que dichas instituciones y fideicomisos se constituyan como titulares
o cotitulares de los respectivos derechos de crédito y asuman total o parcialmente el
riesgo de incumplimiento en el pago, en cuyo caso, los plazos se ajustarán a las políticas
y lineamientos que, al efecto, establezcan las instituciones de banca de desarrollo o
fideicomisos de que se trate. (RCG, Artículo 25)
- 40 -
En ningún caso las Entidades podrán otorgar créditos por plazos superiores a 30 años.
(RCG, Artículo 25)
El plazo del crédito será determinado en función a la finalidad del crédito y a los
resultados de la evaluación del análisis de crédito, siempre y cuando sean respetados los
límites máximos de plazo.
2.13. Formas de Pago.
Los créditos que se otorguen serán a plazo determinado.
La metodología para determinar la forma de amortización será:
- En función a la fuente de ingresos manifestado por el socio.
- Así como la naturaleza de la inversión o finalidad del crédito.
Y podrán ser bajo los siguientes esquemas:
A. Pago único de principal e intereses al vencimiento (RCG, Anexo E, Boletín B-3),
Opera cuando se contrata un crédito a un sólo vencimiento para pago de capital e interés.
B. Pago único de principal al vencimiento y con pagos periódicos de intereses (RCG, Anexo E, Boletín B-3),
Opera cuando se contrata el pago del capital a un solo vencimiento y los intereses se
cubren periódicamente.
C. Pagos periódicos parciales de principal e intereses (RCG, Anexo E, Boletín B-3),
Pagos Decrecientes
- 41 -
Consiste en amortizar el crédito con pagos de capital iguales y se adicionan los
intereses generados durante el periodo, de tal manera que el pago total es
decreciente pues comienza de mayor a menor.
Pagos Fijos
En esta modalidad (“anualidad”) se establece una cantidad fija a pagar durante
la vigencia del crédito, la cual cubre los intereses generados durante el periodo
y el excedente será el compromiso de pago a capital. Por consiguiente los
pagos a capital son crecientes.
Al otorgamiento de un crédito la Caja Solidaria podrá pactar libremente la fecha de las
amortizaciones.
Todo abono o amortización a los créditos se aplicará en el siguiente orden:
- Pago de intereses moratorios,
- Pago de intereses ordinarios y por último,
- Pago de capital.
En concordancia al Artículo No. 364 del Código de Comercio.
2.14. Tasas de Interés.
El Consejo de Administración fijará de acuerdo a las políticas establecidas, las tasas de
interés aplicadas a los créditos, tomando en consideración las propuestas del Comité
Técnico.
Por lo que en el otorgamiento de créditos se consideran los siguientes tipos de interés:
- 42 -
a) Interés Ordinario b) Interés Moratorio.
Interés Ordinario:
Se aplica sobre el saldo insoluto del crédito y serán exigibles al vencimiento de cada
amortización.
Interés Moratorio:
Se aplicará sobre un crédito en mora a partir del día posterior al que debe de cubrirse una amortización o el interés generado.
2.15. Garantías.
Todo crédito tiene un riesgo de no poder ser recuperado, a pesar de que haya pasado por
un estricto proceso de análisis de crédito, y esto puede generarse por situaciones
extraordinarias externas o internas del socio.
Ante estas situaciones la Caja Solidaria debe implementar mecanismos de protección
para aquellos créditos que representan un riesgo mayor, con garantías que aseguren la
recuperación de adeudos.
Es importante señalar que las garantías deben ser siempre a satisfacción de la Caja
Solidaria por lo tanto, es quien deberá establecer las condiciones necesarias y el tipo de
garantías que acepta para asegurar eventuales riesgos, las cuales podrán ser:
a) Garantías Personales.
b) Garantías Reales.
- 43 -
2.15.1. Garantías Personales.
2.15.1.1. Garantía Quirografaria y/o Individual.
Es la firma del socio, cuando los atributos de reputación como es el de solvencia moral y
económica de éste satisface las exigencias de la Caja Solidaria.
2.15.1.2. Avales
Aval.- Es la persona que garantiza todo o en parte, el cumplimiento del compromiso y
obligación señalado en el titulo de crédito. (Artículo No. 109, Ley General de Títulos y Operaciones
de Crédito).
a) El avalista de un crédito podrá ser una persona física o moral, ya sea socio o NO SOCIO y tendrá el carácter legal de obligado solidario. Deberá contar con buena solvencia moral, económica, arraigo domiciliario y estabilidad laboral, requisitos indispensables, para hacer frente ante el eventual incumplimiento de su avalado.
b) Las sociedades mercantiles que figuren como avalistas, deberán de contener en su objeto social, facultades expresas para avalar ante terceros, además de quienes firmen en su representación deberán contar con poder expreso para tal efecto.
c) Cuando el socio que hace uso del crédito, dependa económicamente de los ingresos de otra persona se deberá solicitar la firma de ésta como codeudor, y en caso necesario la intervención de al menos de un aval.
d) No se permiten avales cruzados, esto es, un socio no podrá fungir como aval, cuando el solicitante lo esté avalando a él.
e) Los directivos y el personal empleado en función, NO podrán fungir como avales en ningún tipo de crédito.
f) No se condiciona un límite fijo para el número de avalistas a que tendrá derecho un socio. Sin embargo la Caja Solidaria se reserva el derecho de aceptar la
- 44 -
calidad de avalista o condicionar a quien sea propuesto, cuando su capacidad económica y patrimonial no sea compatible con el monto adeudado o solicitado en crédito por el avalado.
g) No se aceptan avales de nuevos créditos a aquellos socios que estén avalando créditos en cartera contenciosa.
El avalista ó garante se deberá de someter y evaluarse con el mismo tratamiento que el
solicitante en cuanto a su carácter, capacidad de pago y capital. Y firmar en conjunto con
el solicitante de crédito el respectivo contrato de crédito “Anexo 14”
2.15.2. Garantías Reales.
2.15.2.1. Garantía Prendaría de Haberes o garantías constituidas con dinero en efectivo o medios de pago con liquidez inmediata. (RCG, Anexo D)
Son las garantías constituidas con dinero en efectivo o medios de pago con liquidez
inmediata a favor de la Caja Solidaria, con cargo a los cuales se puedan asegurar la
aplicación de dichos recursos a la totalidad del saldo insoluto o, en su caso, a un
determinado porcentaje del saldo insoluto del crédito, y siempre y cuando en los contratos
de depósito o en las modificaciones a éstos se prevea que no exista la posibilidad de
hacer retiros o disponer de las referidas garantías durante la vigencia de los créditos, y
que los mismos se podrán cubrir con cargo a tales depósitos o valores.
Se entenderá que una garantía se encuentra constituida con dinero en efectivo o medios
de pago con liquidez inmediata cuando:
a) Exista un depósito de dinero en la propia Caja Solidaria y el depositante le
otorgue un mandato irrevocable para aplicar los recursos respectivos al pago de
los créditos. “Anexo 15 “
b) Tenga afectos en garantía, valores de deuda que cumplan con los
requisitos siguientes:
1. Que su valor nominal al vencimiento sea suficiente para cubrir el
saldo insoluto del adeudo o, en su caso, un determinado porcentaje de
- 45 -
dicho saldo a la fecha de la calificación; y su valor real no disminuya en el
tiempo;
2. Que en caso de incumplimiento, se encuentren disponibles sin
restricción legal alguna para la Caja Solidaria y de los cuales el deudor o
cualquier otra persona distinta a la Caja Solidaria no pueda disponer
mientras subsista la obligación, y
3. Que sean negociables y tengan amplia circulación.
Los depósitos realizados en las cuentas de captación que se consideren
garantías liquidas de los créditos, podrán aplicarse en aquellos créditos que cuenten con
problemas de vencimiento parcial o total en sus pagos. Dicha garantía se aplicara para el
pago de las parcialidades vencidas y/o el saldo insoluto del crédito correspondiente y será
aplicado en el siguiente orden: gastos hechos por la sociedad por cuenta del socio, gastos
y honorarios de cobranza, comisiones pendientes, intereses moratorios, intereses
ordinarios vencidos, impuestos, capital vencido, intereses ordinarios vigentes y capital
vigente, precisamente en ese orden.
2.15.2.2. Garantía Prendaría.
Es aquella que se constituye sobre:
Un bien mueble,
Maquinaria,
Mercancía no perecedera,
Valores de renta fija o variable de fácil realización,
Equipo de transporte, y
Otros bienes similares que procedan de acuerdo a la legislación aplicable.
Las garantías prendarías se sujetarán a la entrega del bien o a título representativo a
nombre o con endoso a favor de la Caja Solidaria, durante la vigencia del crédito. Este
derecho debe de estipularse con la formalización de un contrato.”Anexo 16”
- 46 -
2.15.2.3. Garantías Hipotecarias.
Es aquella que se constituye sobre bienes inmuebles señalados para garantizar el
cumplimiento de una obligación de pago. Se estipula este derecho mediante la
formalización de un contrato en escritura pública ante Notario Público, registrando el
gravamen por dicha operación, atendiendo a las disposiciones de la legislación común.
Es requisito fundamental que los bienes aceptados como garantía hipotecaria estén libres
de gravamen.
Los contratos “Anexo 17“sobre garantías reales deberán de inscribirse en el Registro
Público de la Propiedad y del Comercio.
Los costos derivados de la tramitación e inscripción de garantías reales serán pagados
por el acreditado, eximiendo de cualquier responsabilidad a la Caja Solidaria.
Aforo de garantías
El aforo de una(s) garantía(s) prendaría(s) o hipotecaria(s) debe tener, cuando menos,
dos veces el valor del crédito.
2.16. Productos de crédito.
Atendiendo a las operaciones permitidas por la Ley de Ahorro y Crédito Popular, y las DISPOSICIONES DE CARÁCTER GENERAL APLICABLES A LAS ENTIDADES DE AHORRO Y CRÉDITO
POPULAR Y ORGANISMOS DE INTEGRACIÓN A QUE SE REFIERE LA LEY DE AHORRO Y CRÉDITO
POPULAR, considerando los resultados del Estudio Cualitativo y Cuantitativo del mercado
al cual se quiere atender en la región donde se opera y pretende operar, se han diseñado
los siguientes productos. Ver “Anexo 18”
- 47 -
2.17. Otorgamiento del Crédito.
Una vez aprobada una solicitud de crédito por el Comité de Crédito o su equivalente
numeral 7.3, la resolución en el otorgamiento de créditos se comunicará al socio por
medio del oficial de crédito o en su caso del Encargado de Sucursal.
Para otorgar un crédito el socio deberá de cumplir los requisitos como son:
a) Copia del acta de autorización de su crédito, autorizada por el órgano competente.
b) Requisitar y firmar los instrumentos jurídicos en que se documente el crédito, como puede ser el pagaré y el o los contratos que se requieran, donde se estipulen todas las condiciones pactadas (monto, plazo, tasa de interés, forma de pago, avales, garantías, etc.).
Todos los instrumentos jurídicos deberán ser revisados por el Encargado de
Sucursal previo a la firma de los mismos.
c) Presentar los avales y/o garantías según la resolución del Comité de Crédito o su equivalente.
d) Inscripción de garantías reales a favor de la Caja Solidaria ante el Registro Público de Propiedad y Comercio correspondiente.
e) En caso de garantías prendarías, se deberá contar con la inspección física, situación jurídica, y solicitar que la póliza de seguros esté endosada a favor de la Caja Solidaria en los casos que aplique (la cobertura deberá ser por monto y plazo del crédito).
f) Permitir la investigación personal y domiciliaria en caso que se requiera, durante la vida del crédito.
g) Facilitar la información para la supervisión y seguimiento del crédito.
- 48 -
En general, el desembolso será mediante cheque. El desembolso podría ser en efectivo
en los siguientes casos:
No tener un Banco Comercial en la misma zona,
Si el monto del crédito es menor de $ 10,000 y,
Si la Caja Solidaria dispone de liquidez en ventanilla.
2.18. Personas Relacionadas. (LACP, Artículo 35)
Con el fin de mantener una transparencia en sus operaciones, así como de llevar un
control sobre los créditos a personas relacionadas y que no existan condiciones
favorables y/o diferentes a las permitidas en este Manual, la Caja Solidaria da los
lineamientos en su tratamiento a aquellos socios que se encuentren dentro de este
apartado.
I. Definición.
Serán operaciones con personas relacionadas, las celebradas por la Caja Solidaria en las que resulten o puedan resultar deudores de las mismas, las personas que se indican a continuación:
a) Las personas físicas o morales que posean directa o indirectamente el control del
uno por ciento o más de los títulos representativos del capital de una Sociedad Financiera Popular y del dos por ciento o más de los títulos representativos del capital de una Sociedad Cooperativa de Ahorro y Préstamo, de acuerdo al registro de Socios más reciente;
b) Los miembros del consejo de administración de la Caja Solidaria; c) Los cónyuges y las personas que tengan parentesco con las personas señaladas
en las fracciones anteriores; d) Los funcionarios o empleados de la Caja Solidaria, así como las personas distintas
a éstos que con su firma puedan obligar a la Caja Solidaria.
No se considerarán operaciones con personas relacionadas, los créditos de carácter laboral que las Caja Solidaria otorgue a sus trabajadores;
e) Las personas morales, así como los consejeros y funcionarios de éstas, en las que
la Entidad posea directa o indirectamente el control del diez por ciento o más de los títulos representativos de su capital, y
- 49 -
f) Las personas morales en las que cualesquiera de las personas señaladas en las fracciones anteriores, así como los funcionarios, empleados, auditores externos y comisarios de la Entidad, los ascendientes y descendientes en primer grado, así como sus cónyuges, posean directa o indirectamente el control del diez por ciento o más de los títulos representativos de su capital.
Se entenderá por:
Parentesco.- al que existe por consanguinidad y afinidad en línea recta en primer grado, y por consanguinidad y afinidad en línea colateral en primer grado o civil.
PARENTESCO
CONSANGUINIDAD AFINIDAD
(2) Abuelos (2) Padres de
los Suegros
(1) Padres
(1) Suegros
Sujeto Hermanos (1)
Sujeto Cuñados
o
(1)
(1) Hijos Cónyuge Concuños
(2) Nietos (1) Yernos Nueras
Entenados
(2) Nietos
Funcionarios.- al director o gerente general y a los funcionarios que ocupen cargos con la jerarquía inmediata inferior a la de aquél.
- 50 -
Se llevara una lista con los nombres de los socios que se consideren personas relacionadas “Anexo 19 “, y debe ser actualizada cada vez que un socio cayera en este supuesto. El encargado de llevar este control será el Jefe de operaciones quien entregara la lista a los Encargados de Sucursal para conocimiento y detención de operaciones con personas relacionadas.
II. Montos. (LACP, Artículo 35)
La suma total de los montos dispuestos y las líneas de crédito irrevocables contratadas en
las operaciones con personas relacionadas no podrán exceder del 50% del capital social
pagado, incluidas las reservas de capital y los remanentes o utilidades acumulados de la
Caja Solidaria.
III. Plazos.
El tratamiento para personas relacionadas en cuanto a plazos será el mismo que aplique
para cualquier socio, por lo que será necesario consultar el numeral 2.10 de este
capítulo.
IV. Identificación de Personas Relacionadas.
(DCG, Artículo 31)
La Caja Solidaria debe establecer mecanismos para detectar, en forma previa a la
celebración de cualquier operación de financiamiento, si la persona solicitante tiene
alguna relación con la Caja solidaria, en términos del Artículo 35 de la LACP.
El Comité de Crédito o su equivalente, tiene la obligación de verificar la información contenida en las solicitudes de crédito, debiendo clasificar para su identificación las operaciones con personas relacionadas o en las que la Caja Solidaria mantenga nexos patrimoniales con la empresa o sociedad solicitante.
Nexos Patrimoniales (DCG, Artículo 30)
Se entenderá que la Caja Solidaria mantiene nexos patrimoniales con aquellas empresas o sociedades que:
- 51 -
a) Posean directa o indirectamente el control del 2 por ciento o más de los títulos representativos del capital de la Caja Solidaria, de acuerdo al registro de socios más reciente, y
b) Posean directa o indirectamente el control del 10 por ciento o más de los títulos representativos del capital de las empresas o sociedades a que se refiere la fracción anterior.
Para tal efecto, la Caja Solidaria deberá de requerir a los solicitantes de financiamiento
una declaración por escrito y bajo protesta de decir verdad, en la que manifiesten si
mantienen relación de parentesco con alguno de los socios.
Por lo que a de más de llevar el control descrito en el “Anexo 19”, en la solicitud de crédito
se pregunta directamente al socio si tiene relación de parentesco con alguno otro socio de
la Caja Solidaria y si este ocupa actualmente un cargo dentro de la misma.
(DCG, Artículo 32)
Las Caja Solidaria, debe establecer mecanismos que le permitan identificar aquellos
casos en que las personas con las que haya celebrado operaciones y que en su momento
no hubieran sido consideradas como relacionadas, se ubiquen con posterioridad en
alguno de los supuestos previstos por el Artículo 35 de la LACP.
Asimismo, debe establecer las medidas necesarias para evitar que, en el supuesto
señalado en el párrafo anterior, las operaciones nuevas excedan del límite establecido en
el numeral 2.16 apartado ll.
Debe establecer mecanismos que le permita ajustarse al límite a que se refiere el párrafo
que antecede cuando, en el supuesto previsto, que se exceda dicho límite. En este caso
la Caja Solidaria no podrá renovar los créditos relacionados que venzan.
Las actividades a realizar son:
1. El Jefe de Operaciones debe de solicitar e identificar a los directivos y funcionarios de primer y segundo nivel una lista de parientes, para detectar si están dentro de este supuesto
- 52 -
2. Revisar su cartera crediticia e identificar aquellos socios que tengan las características que se definen en el numeral I de este apartado para personas relacionadas.
3. En caso de encontrar operaciones con personas relacionadas verificar que los financiamientos no excedan el límite, e informar al Comité de Crédito la situación de las operaciones con personas relacionadas
4. En caso de que el límite sea excedido informar al Comité de Crédito para que sepan que ya no pueden otorgar más operaciones con personas relacionadas.
2.19. Aprobación de Créditos.
Como ya se mencionó para el otorgamiento de créditos existen dos tipos de
autorizaciones, por lo tanto en la etapa del proceso crediticio, también se tendrá dos
maneras de autorizar créditos y se definen de la siguiente manera:
Nivel de Aprobación Automática.
Nivel de Aprobación Ordinaria.
Esto se realiza para facilitar a los órganos internos facultados, la autorización de créditos
con el objeto de tener respuestas ágiles a la demanda de recursos por parte de los
socios, pero sin menoscabo de la obligación de cumplir con los requisitos y condiciones
que establece este Manual según el crédito que se trate.
Una vez aprobado el crédito, si sufriere algún cambio significativo a los términos y
condiciones que hubieren sido pactadas anteriormente, será motivo de llevar a cabo una
nueva evaluación y aprobación.
- 53 -
2.19.1. Niveles de Aprobación Automatizada.
Se otorgará el crédito correspondiente, siempre y cuando se cumplan las condiciones que
se señalan en los numerales 2.4.1. Autorizaciones Automatizadas y 2.6 Análisis de
solicitudes automatizadas.
Este tipo de aprobaciones podrán autorizarlas las personas designadas para este fin,
como son Oficiales de Crédito y Encargados de Sucursal.
2.19.2. Niveles de Aprobación Ordinaria.
Se otorgará el crédito correspondiente, siempre y cuando se cumplan las condiciones
que se señalan en los numerales 2.4.2. Autorizaciones Ordinarias y 2.5. Análisis de la
solicitud de crédito.
Este tipo de aprobaciones podrán autorizarlas las personas designadas para este fin
como son Comité de Crédito o su equivalente.
2.19.3. Niveles de Aprobación para Personas Relacionadas.
Por tratarse de un tipo de servicio que requiere un tratamiento especial, para su
otorgamiento, seguimiento y control, las operaciones con personas relacionadas,
solamente podrán ser autorizadas por el Comité de Crédito y el Consejo de
Administración.
Las operaciones con personas relacionadas que deban ser sometidas a la aprobación del
Consejo de Administración en términos de lo dispuesto en el Art. 35 de la Ley de Ahorro y
Crédito Popular, se presentarán por conducto y con la opinión favorable del Comité de
Crédito o su equivalente.(RCG, Artículo 33)
- 54 -
Para autorizar operaciones de crédito con personas relacionadas, será necesario el
acuerdo de cuando menos tres cuartas partes de los consejeros que estén presentes en
la sesiones del Consejo de Administración. (RCG, Artículo 33)
Las operaciones con personas relacionadas cuyo importe en su conjunto no exceda de
100,000 UDIS o el 1% del capital social pagado de la Caja Solidaria, el que sea menor, a
otorgarse a favor de una misma persona física o moral o grupo de personas físicas o
morales, que por sus nexos patrimoniales o de responsabilidad, constituyan riesgos
comunes para la caja, no requerirán de la aprobación del Consejo de Administración, sin
embargo, deberá hacerse de su conocimiento y poner a su disposición toda la información
relativa a las mismas. (LACP, Artículo 35)
- 55 -
CAPITULO III
3. GESTIÓN DE LA CARTERA.
3.1. Evaluación y Seguimiento (Monitoreo).
Con el fin de mantener niveles aceptables en la cartera crediticia, la Caja Solidaria debe
de implementar dentro de su proceso crediticio el de evaluación y seguimiento, que es un
monitoreo posterior al otorgamiento del crédito y deberá de ayudar a mantener siempre
una cartera crediticia sana.
La Caja Solidaria deberá de dar seguimiento permanente a cada uno de los créditos de su
cartera incluyendo las garantías y los avales, sobre todo se deberá de poner mayor
atención tratándose de créditos clasificados como cartera con problemas y/o cartera
vencida.
Una vez concedido el crédito, corresponde al Oficial de Crédito y Cobranza, dará
seguimiento con el propósito que se utilice para los fines solicitados, así mismo prever un
comportamiento razonable en el cumplimiento de sus obligaciones contraídas y
anticiparse a problemas por incumplimiento de pago.
Una vez aprobado el crédito, si sufriere algún cambio significativo a los términos y
condiciones que hubieren sido pactadas anteriormente, será motivo de llevar a cabo una
nueva evaluación y aprobación.
La evaluación y seguimiento de los créditos, se podrá realizar a través de:
a) Constancias documentales, como estados financieros, facturas, reportes de seguimiento de crédito.
- 56 -
b) Inspección en el domicilio particular o laboral del socio donde constate la correcta aplicación de los recursos del crédito.
c) Es muy importante que se tenga un adecuado control de la cartera de créditos y realice visitas sobre los créditos de mayor importancia en monto y riesgo, en aquellos que no se pueda hacer una visita física, deberá establecer comunicación periódica con los socios.
d) De toda acción supervisora se dejará constancia escrita “Anexo 20” Reporte de
seguimiento de crédito. pasando a formar parte del expediente de crédito.
e) Fotografías, antes y después de la aplicación del recurso cuando el destino del crédito lo permita.
3.2. Evaluación y Seguimiento de Personas Relacionadas.
(DCG, Artículo 32)
Las Caja Solidaria, debe identificar aquellos casos en que las personas con las que haya
celebrado operaciones y que en su momento no hubieran sido consideradas como
relacionadas, se ubiquen con posterioridad en alguno de los supuestos previstos por el
Artículo 35 de la LACP.
Asimismo, debe establecer las medidas necesarias para evitar que, en el supuesto
señalado en el párrafo anterior, las operaciones nuevas no excedan del límite establecido
en el numeral 2.16 apartado ll.
Deberá establecer mecanismos que le permita ajustarse al límite a que se refiere el
párrafo que antecede cuando, en el supuesto previsto, que se exceda dicho límite. En
este caso la Caja Solidaria no podrá renovar los créditos relacionados que venzan.
- 57 -
Será necesario que el Comité de Crédito o su equivalente, identifique en su cartera
crediticia a todas las personas relacionadas que en su momento no hubieran sido
consideradas y con posteridad se ubiquen en estos supuestos. (DCG, Artículo 32 y LACP,
Artículo 35)
Así mismo, en caso de que las operaciones que se mencionan en el párrafo anterior
hayan excedido los límites en monto, se deberán ajustar, por lo que no se podrá renovar
los créditos relacionados que venzan. (DCG, Artículo 32)
Para dar seguimiento a este tipo de operaciones el Comité de Crédito o su equivalente
deberá de rendir un reporte trimestral “Anexo 21” al Consejo de Administración, donde
se especifique el detalle de las operaciones que han sido autorizadas o rechazadas, por
la instancia respectiva. El reporte deberá de incluir un informe sobre el cumplimiento de
los límites de financiamiento a personas relacionadas, de conformidad en lo establecido
en la LACP, conteniendo cuando menos: (DCG, Artículo 35) (Reglas de Carácter General Art. 22
Fracc. XI y 35 de la LACP)
I. Monto total de las operaciones autorizadas y porcentaje del Capital Neto que representa.
II. Relación de las personas a las que se autorizó operaciones, indicando el monto y las características generales, fecha de aprobación y la naturaleza de porque se ubica como persona relacionada.
III. Relación de personas a las que se rechazó operaciones, indicando el monto y las características generales, fecha de aprobación y la naturaleza de porque se ubica como persona relacionada.
IV. Relación de financiamientos otorgados a personas relacionadas, especificando la instancia que lo autorizó, el monto y naturaleza de la relación con la Caja Solidaria, así como una breve descripción del desempeño de dichas operaciones.
V. El importe y características generales de los principales financiamientos, incluyendo los vencidos, identificando aquellos que se encuentren provisionados y respecto de los reservados al 100%, los que pretendan ser eliminados de los activos, aún cuando no se cuente con evidencia suficiente de que estos serán recuperados y emitiendo una opinión al respecto.
- 58 -
Con la intención de tener una información transparente ante autoridades, la Caja
Solidaria, deberá de tener toda la información relativa a las operaciones que hayan
celebrado con personas relacionadas, incluyendo los reportes entregados al Consejo de
Administración y que se mencionan en los párrafos anteriores, la información que los
respalda, así como los expedientes individuales respectivos. (DCG, Artículo 37)
La información a la que se refiere el párrafo anterior deberá de comprender:
I. Actas de todas las sesiones del Consejo de Administración y del Comité de Crédito, según se trate, las cuales deberán de señalar en forma precisa los asistentes a la reunión, los casos que fueron analizados y la manera en que se llegó a su aprobación o rechazo, señalando el sentido del voto de cada uno de los miembros de dichos órganos;
II. Nuevos créditos otorgados;
III. Los casos de liquidación de adeudos;
IV. Los créditos relacionados que se encuentren vencidos, identificando aquellos que hayan sido castigados o eliminados.
3.3. Prohibiciones. (DCG, Artículo 38)
No podrán participar en las discusiones y/o votaciones aquellos consejeros y funcionarios
que tengan un interés directo o un conflicto de intereses.
No deben de existir condiciones y términos favorables en las operaciones con personas
relacionadas, deben de ser en igualdad de circunstancias de las operaciones que se den
a cualquier socio.
Se define por Interés directo o conflicto de intereses, cuando el carácter de deudor en la
operación con personas relacionadas, lo tenga el propio consejero o funcionario, el
- 59 -
cónyuge de consejero funcionario o las personas con las que se tenga parentesco o bien
una persona moral respecto de la cual alguna de las personas antes mencionadas
detente directa o indirectamente el control del 10% o más de los títulos representativos de
su capital.
- 60 -
CAPITULO IV
4. RECUPERACIÓN DE CARTERA CREDITICIA.
La Caja Solidaria tiene como propósito brindar un servicio financiero de calidad; en ese
sentido se propone mantener una cartera sana y productiva para tal efecto ha definido
políticas, dispuesto normas e implementado nuevos criterios, técnicas y métodos de
evaluación y calificación de la solicitud de crédito; así mismo, dispone a su fase de
otorgamiento acciones de control y seguimiento, hasta lograr su total recuperación.
4.1. Generalidades.
Es importante para todo el personal de la Caja Solidaria que se tengan bien definidos los
conceptos de cartera vigente y/o vencida, y su repercusión en la recuperación de cartera,
por ello se puede mencionar lo siguiente:
4.1.1. Cartera Vigente: (RCG, Anexo E, Boletín B-3)
Integrada por los créditos que están al corriente en sus pagos tanto de principal como de
intereses, así como de aquéllos con pagos de principal o intereses que no están al
corriente y que no han cumplido con los supuestos previstos en el numeral 4.1.2.1 para
considerarlos como vencidos, y los que habiéndose reestructurado o renovado, cuentan
con evidencia de pago sostenido conforme lo establecido en el numeral 4.1.2.2 del
presente capitulo.
- 61 -
4.1.2. Cartera Vencida:
Compuesta por créditos cuyos acreditados son declarados en concurso mercantil o bien
cuyo capital, intereses o ambos, no han sido liquidados en los términos pactados
originalmente, considerando al efecto lo establecido en numeral 4.1.2.1. (RCG, Anexo D,
Boletín B-3)
Ante eventualidades que puedan surgir durante la vida del crédito y que hagan que el
socio incurra en mora o pongan en riesgo la recuperación de crédito, se prevén
lineamientos a seguir en el numeral 4.4.3 de este capítulo.
4.1.2.1. Traspaso a Cartera Vencida. (RCG, Anexo E, Boletín B-3)
El saldo insoluto de los créditos serán registrados como cartera vencida, cuando:
1. Se tenga conocimiento de que el acreditado es declarado en concurso mercantil, conforme a la Ley de Concursos Mercantiles, o
2. Sus amortizaciones no hayan sido liquidadas en su totalidad, en los términos pactados originalmente, bajo cualquiera de las siguiente:
a) Si los adeudos consisten en créditos con pago único de capital e intereses al vencimiento y presenta 30 o más días de vencido.
b) Si los adeudos se refieren a créditos con pago único de capital al vencimiento y con pagos periódicos de intereses y presentan 90 o más días de vencido el pago de intereses respectivo, o bien, 30 o más días de vencido el capital, o
c) Si los adeudos consisten en créditos con pagos periódicos parciales de capital e intereses, incluyendo los créditos a la vivienda, y presentan 90 o más días de vencidos.
d) Si los adeudos consisten en créditos revolventes y presentan, 60 o más días de vencidos.
- 62 -
e) Los documentos de cobro inmediato a que se refiere el criterio B-1 “Disponibilidades”, serán reportados como cartera vencida al momento en el cual se presente el evento a que se refiere el párrafo 6 del citado criterio B-1.
Los créditos vencidos que se reestructuren permanecerán dentro de la cartera vencida en tanto no exista evidencia de pago sostenido.
Los créditos mayores a un año con pago único de principal e intereses al vencimiento que se reestructuren durante el plazo del crédito serán considerados como cartera vencida.
Los créditos renovados en los cuales el acreditado no liquide en tiempo la totalidad de los intereses devengados conforme a los términos y condiciones pactados originalmente, y el 25% del monto original del crédito, serán considerados como vencidos en tanto no exista evidencia de pago sostenido.
Cuando se trate de renovaciones en las que la prórroga del plazo se realice durante la vigencia del crédito, el 25% a que se refiere el párrafo anterior se deberá calcular sobre el monto original del crédito que a la fecha debió haber sido cubierto.
Suspensión de la acumulación de Intereses:
Se deberá suspender la acumulación de los intereses devengados, en el momento en que
el saldo insoluto del crédito sea considerado como vencido.
Para aquellos créditos que contractualmente capitalizan intereses al monto del adeudo,
les será aplicable la suspensión de acumulación de intereses establecida en el párrafo
anterior.
En tanto el crédito se mantenga en cartera vencida, el control de los intereses
devengados se llevará en cuentas de orden. En caso de que dichos intereses vencidos
sean cobrados, se reconocerán directamente en los resultados del ejercicio en el rubro de
ingresos por intereses.
4.1.2.2. Traspaso de Cartera Vencida a Cartera Vigente. (RCG, Anexo E, Boletín B-3)
- 63 -
Se regresarán a cartera vigente, los créditos vencidos en los que se liquiden totalmente
los saldos pendientes de pago (principal e intereses entre otros) o, que siendo créditos
reestructurados o renovados cumplan con el pago sostenido del crédito.
Pago sostenido del crédito.- Cumplimiento de pago del acreditado sin retraso, por el monto total exigible de capital e intereses, como mínimo de tres amortizaciones consecutivas del esquema de pagos del crédito, o en caso de créditos con amortizaciones que cubran periodos mayores a 60 días naturales, el pago de una exhibición.
Para las reestructuraciones en las que se modifique la periodicidad del pago a periodos menores a los originalmente pactados, se deberá considerar el número de amortizaciones equivalentes a tres amortizaciones consecutivas del esquema original de pagos del crédito.
Las amortizaciones del crédito a que se refieren los dos párrafos anteriores, deberán cubrir el monto de los intereses devengados.
El pago anticipado de las amortizaciones a que se refieren los párrafos anteriores, no se considera pago sostenido.
No se consideran pagos a los castigos, quitas, condonaciones, bonificaciones y
descuentos que se efectúen al crédito o grupo de créditos.
4.2. Políticas de Recuperación de Cartera.
La intención de llevar los procesos de recuperación de cartera que se describen a
continuación es con el fin de recuperar los créditos en mora de una manera estricta y
acelerada con el fin de anticiparse a posibles problemas, como son la creación de
reservas para créditos incobrables, lo que traerá como consecuencia una afectación
directa a los resultados esperados (excedentes) por la Caja Solidaria.
4.2.1. Responsables y Procedimientos de Cobranza.
La responsabilidad de la recuperación de la cartera será primeramente por el Oficial de
Crédito y el Encargado de Sucursal.
- 64 -
4.2.1.1. Responsabilidad del Oficial de Crédito y Cobranza.
a) Emitir reportes. El Oficial de Crédito y Cobranza debe realizar los reportes diarios o cuando menos, cada semana, se emiten por Sucursal :
Reportes
Créditos por vencer. “Anexo 22”
Créditos con morosidad “Anexo 23”
Elabora y actualiza Monitoreo Cobranza Individual “Anexo 24”
b) Fijar objetivos de recuperación. Establecer en conjunto con el Encargado de Sucursal prioridades y objetivos (cuantitativos) de recuperación cada mes.
4.2.1.2. Responsabilidad del Encargado de Sucursal.
a) Determina y establece las acciones de cobranza.
En forma enunciativa más no limitativa se señalan las siguientes:
Correspondencia,
Llamadas telefónicas y
Visitas personales tanto al socio como a los avales.
Notificaciones.
La correspondencia y llamada telefónica se utilizan en cuentas de bajo riesgo de
recuperación o de prevención.
b) Llevar a cabo las acciones de la cobranza. Utilizar todos los recursos y capital humano disponible en el área de cobranza, apegándose a lo establecido al presente Manual.
- 65 -
c) Analiza el reporte de Créditos con morosidad. Y verifica que se hayan actualizado los reportes control de cobranza individua.
d) Evaluar Resultados. Evaluar al menos cada mes los resultados obtenidos por las acciones de la cobranza, y en base a los mismos, fijar nuevos objetivos y estrategias.
4.3. Tipos de Cobranza.
Con el propósito de llevar un adecuado control de la cartera e implementar mecanismos
eficaces de recuperación, se utilizan los sistemas de información con que cuenta la Caja
Solidaria, como soporte informativo, contable y de control; estableciéndose los siguientes
tipos de cobranza:
4.3.1. Cobranza Preventiva.
Este proceso es un aviso del vencimiento del pago y se utiliza para aquellos créditos cuya
última amortización o último pago de interés o el crédito en su totalidad vencerá en el
mes. Este tipo de cobranza tiene como objetivo que los abonos o el crédito se liquiden al
vencimiento del plazo, y reducir los riesgos de que se vuelva cartera morosa, por lo que
se ejercerá las siguientes acciones:
c) Realizar recordatorios, preferentemente por vía telefónica, o en su defecto, por medio escrito “Anexo 25”, manteniendo un trato cordial y recordando al socio su compromiso de pago con por lo menos 8 días de anticipación.
d) En caso de optar del medio impreso, se debe de tener cuidado que la correspondencia llegue con la debida anticipación o que el Oficial de Crédito entregue personalmente la misma, para que el socio liquide en tiempo y forma.
- 66 -
4.3.2. Cobranza Administrativa.
Se aplicarán actividades según el “Anexo 26”. : “Actividades de Recuperación de Cartera
Morosa y Vencida”
La responsabilidad es del Oficial de Crédito y Cobranza, supervisado por el Encargado de
Sucursal.
Formas de recuperación sobre la Cartera Vigente:
a) La Caja Solidaria a través de su Área de crédito y cobranza tiene el derecho de ejercer control y seguimiento de los préstamos concedidos a sus socios mediante visitas de inspección y asesoramiento sobre el mejor uso del crédito conforme a su solicitud.
b) En caso de poner en riesgo su recuperación por la desviación del crédito a un fin distinto para el que fue solicitado y aprobado, la Caja Solidaria podrá declarar vencido los plazos y requerir su inmediata cancelación, por la vía administrativa o judicial.
Formas de recuperación sobre la cartera en mora:
a) El socio que incurra en mora debe de ser notificado conjuntamente con sus avales personales concediéndole plazo perentorio para que se ponga al día.
b) El socio que haya incurrido en no pagar más de tres pagos continuos (ya sea de capital o de interés) y/o más de 90 días en mora, podrá ser suspendido de sus derechos o excluido como socio.
c) Aquellos préstamos en mora que estén garantizados con los depósitos de los socios, se realizara el traspaso de la cuenta de captación a los adeudos del socio, esto con el fin de que la Caja Solidaria no vea afectados sus resultados con el continuo provisionamiento de cartera.
- 67 -
4.3.2.1. Con un pago vencido se actuará bajo el siguiente esquema:
e) Entregar carta-notificación al socio y los avales, llamada telefónica y/o visita a su domicilio o negocio, requiriéndole el pago o regularización de su deuda, esto se debe hacer dentro de los primeros quince días naturales posteriores al vencimiento “Anexo 27”.
f) Llevar un control de seguimiento, que incluya la razón del atraso en el pago. g) Evaluar resultados de recuperación por este tipo de amortizaciones vencidas.
4.3.2.2. Con dos pagos vencidos se actuará bajo el siguiente esquema:
g) Programar visitas, definiendo los socios que serán visitados, buscando siempre la optimización de recursos y tiempos de ejecución.
h) Se le envía la segunda carta-notificación (con acuse de recibo) y visita a su domicilio o negocio, tanto a él como a los avales, requiriéndole el pago “Anexo 28”.
i) Analizar la situación económica del socio, en caso de detectar problemas para la recuperación de los adeudos, orientar al socio sobre la mejor alternativa de pago o en su caso reestructuración del adeudo. Buscando el beneficio tanto para la Caja Solidaria como para el socio.
j) Llevar un control de seguimiento. k) Evaluar resultados de recuperación por este tipo de amortizaciones vencidas.
4.3.2.3. Con tres pagos vencidos se actuará bajo el siguiente esquema:
f) Si a pesar de las visitas y notificaciones al socio y los avales, no se obtuvieran resultados positivos, acumulando tres amortizaciones o 45 a 60 días de mora se le enviará la tercera notificación “Anexo 29” con plazo definitivo.
g) Si al momento de presentarse el socio a la Caja Solidaria, se detecta que tiene problemas en su situación económica, se debe de orientarlo sobre la mejor alternativa de pago o en su caso reestructuración del adeudo. Buscando el beneficio tanto para la Caja Solidaria como para el socio.
h) Llevar un control de seguimiento. i) En caso de que el socio no haya pagado o reestructurado su adeudo, se turnara al
área correspondiente para su cobranza extra-judicial.
- 68 -
4.3.3. Cobranza Extrajudicial.
Este tipo de cobranza es previa a la Cobranza Judicial, por lo que la Caja Solidaria deberá
de confiar esta actividad en una persona responsable que será el Encargado de Sucursal
ó un área independiente a la de los negocios, con plenas facultades y con alta capacidad
de negociación, para lograr la recuperación de adeudos.
Para llevar a cabo la cobranza extrajudicial:
a) Se le envía la carta-notificación Extra-Judicial (con acuse de recibo) y se visita a su domicilio o negocio, tanto a él como a los avales, requiriéndole el pago “Anexo
30”. b) El responsable debe de recabar la siguiente documentación con el fin de hacer el
análisis de la viabilidad de la demanda:
Estado de cuenta actualizado (capital e intereses ordinarios y/o moratorios).
Domicilio actualizado.
Expediente de crédito del socio y avales.
Informe escrito de antecedentes del socio y avales.
Copia de garantías, en caso que se tengan.
Convenios en caso de existir.
h) El responsable debe de determinar las acciones a seguir con el socio y aval, insistiendo en que se pongan al corriente o se negocié la deuda
i) En las gestiones de cobranza que se realice en el domicilio o negocio se debe de explicar de manera clara las implicaciones de estar en cartera vencida de la Caja Solidaria y que efectos tiene para el socio y los avales.
j) Después de 165 días de vencimiento el responsable debe negociar el adeudo o establecer un plazo de 72 horas para que el socio se presente a la Caja Solidaria a liquidar o solicitar formalmente una reestructuración de su deuda respetando los procesos establecidos al respecto.
k) En caso de no encontrar al socio o avales, dejar citatorios, para que se presenten en un plazo no mayor de 72 horas.
l) Elaborar reportes de seguimiento, con informe detallado del cumplimiento de cada una, incluyendo los abonos y fechas de recepción.
- 69 -
g) En caso de que el socio no haya pagado o reestructurado su adeudo, se turnará
para su cobranza judicial.
4.3.4. Cobranza Judicial.
Pasado más de 180 días de mora, el socio deudor pasara a “Cobranza judicial”, siempre
y cuando se hayan agotado todas las posibilidades de cobranza interna.
Antes que nada se debe revisar si el crédito no se clasifica como un Crédito Incobrable. Ver numeral 4.7.
Asimismo, el socio que haya incurrido en más de 180 días de mora será suspendido en
sus derechos o excluido en su calidad de socio.
La demanda judicial se iniciará contra el deudor y sus avales. En caso de tener garantías
reales se procederá como prioridad a ejecutar las garantías, llegándose hasta el remate,
de ser necesario para recuperar la obligación, más los intereses y gastos de cobranza.
Ejecutada o realizada la garantía, de ser el monto recuperado insuficiente para cubrir la
deuda intereses y gastos de cobranza, deberá inmediatamente ampliar la demanda
solicitando mejora de embargo, trabajándose sobre otros bienes del deudor y/o de los
avales.
Cumplido el paso precedente, de no cubrir la obligación, se procederá a requerir el
embargo sobre los bienes de los avales, hasta cubrir totalmente la deuda, intereses y
gastos. Inmediatamente la confirmación del juez o sentencia se procederá al remate de
los bienes.
El socio tiene la opción de plantear un arreglo extra-judicial, durante el proceso de la litis;
si conviene a la Caja Solidaria puede llegarse a este arreglo, haciendo constar en el
mismo proceso judicial y se mantendrá hasta su total cancelación, con lo cual la Caja
Solidaria se desistirá del juicio por haberse superado la causa que le diera origen.
- 70 -
Los costos que demanden las gestiones de cobranzas tanto administrativas como
judiciales, serán a cargo del deudor.
4.4. Revisión de Expedientes para Cobro Judicial.
Es necesario que la Caja Solidaria realice por lo menos una veces al año una auditoria
legal con el fin de verificar lo informado por el asesor o despacho jurídico, en base a lo
siguiente:
f) Realizar con una inspección física de los expedientes en los juzgados, por parte del apoderado legal.
g) Revisar y seleccionar los expedientes que no tengan avances en los juicios, aquellos expedientes en que se haya utilizado el recurso de apelación, o aquellos en el que el asesor o despacho jurídico no sea muy preciso.
h) Identificar los expedientes en los que no exista relación alguna con lo reportado por el asesor o despacho jurídico.
i) Aclarar las dudas de aquellos expedientes en los que no coincida lo reportado con lo revisado físicamente.
j) Tomar decisiones sobre las acciones a seguir, en base a las aclaraciones del abogado, como pudiera ser: continuar el juicio, solicitar la devolución del expediente y/o en caso extremo cambiar de asesor jurídico.
4.5. Negociación de Deudas.
4.5.1. Reestructuración. (RCG, Anexo E, Boletín B-3)
- 71 -
Es aquel crédito que se deriva de modificaciones a las condiciones originales del crédito o
al esquema de pagos, respecto a: garantías, tasa de interés, o transformación de UDIS a
pesos.
Idealmente estos créditos se deben identificar antes de la fecha de vencimiento cuando
se detecten dificultades de pago.
Los créditos vencidos podrán reestructurarse, cuando el deudor muestre en forma clara
su capacidad de pago, además solicitar ya sea el pago de un porcentaje o todos los
intereses y en lo posible un porcentaje de capital. El importe de la deuda permanecerá
dentro de la cartera vencida, y la estimación preventiva asociada a dicho crédito se
mantendrá, en tanto no exista evidencia de pago sostenido.
4.5.2. Renovación. (RCG, Anexo E, Boletín B-3)
Es aquel crédito en el que se amplía el plazo de liquidación durante o al vencimiento del
mismo, o bien, el crédito se liquida en cualquier momento con el producto proveniente de
otro crédito contratado con la misma Caja Solidaria, en la que sea parte el mismo deudor
u otra persona que por sus nexos patrimoniales constituyen riesgos comunes.
En estos términos, no se considera renovado un crédito cuando las disposiciones se
efectúen durante la vigencia de una línea de crédito preestablecida, así como créditos que
desde su inicio se estipule su carácter de revolventes
4.5.3. Procesos.
La reestructura y la renovación tienen las siguientes características.
- 72 -
General.
e) El deudor tendrá que presentarse en las oficinas, entregar una solicitud “Anexo
31” y un proyecto de plan de pago de acuerdo a sus posibilidades económicas. f) La resolución sobre el plan según inciso anterior, la autorización y el plan último
será realizada por el Comité de Crédito, escuchando la opinión del Jefe de Operaciones.
g) Para cualquier reestructuración será necesario presentar nuevos avales.
Reestructura.
a) Se debe hacer nuevamente el análisis de la capacidad de pago del deudor y verificar que tengo concordancia con su proyecto de plan de pagos.
b) Se aumentara la tasa de interés c) Se dará un nuevo plazo d) Y en su caso se ampliaran las garantías. e) La única forma de pago será pagos periódicos parciales de capital e intereses.
Renovación.
a) Se debe analizar qué es lo que requiere el socio ya sea más plazo o capital.
a. Plazo: Ver las razones por las cuales ya no podrá cumplir con su plan de pagos original y en todo caso como viene pagando bien se tomara su proyecto de plan de pagos como bueno.
b. Capital: Se debe hacer nuevamente el análisis de las 5Ces y verificar que tenga concordancia con su proyecto de plan de pagos.
b) Para evitar que la caja tenga problemas de cartera vencida se lo solicitara el pago de por lo menos el 25% del monto original y los interés normales generados hasta la fecha de renovación.
c) En caso de que el socio no pueda cumplir con el inciso anterior se deberá analizar realizar la reestructura, tomando en cuenta su historial crediticio interno y el monitoreo individual de cobranza del socio.
- 73 -
4.6. Condonación de Intereses Moratorios.
Es facultad del Gerente y del Jefe de Operaciones, en forma mancomunada, la
cancelación total o parcial de intereses moratorios.
Serán cancelados total o parcialmente los intereses moratorios, solamente cuando existan
elementos suficientes que justifiquen tal decisión.
Presentar solicitud de condonación de intereses.
Se condonaran un porcentaje o totalmente los intereses moratorios cuando el socio liquide totalmente el capital y los intereses ordinarios como parte de la negoción y su capacidad de pago así lo amerite.
4.7. Clasificación de Créditos Incobrables.
Son aquellos adeudos por crédito a la institución que posterior a una investigación de
cobranza, se determina imposibilitado a recobrar. El Oficial de Crédito y Cobranza y en su
caso respaldado con los reportes de la cobranza judicial, es el encargado de realizar este
tipo de reportes y dárselos al Encargado de Sucursal para que los analice de forma
conjunta con el Jefe de operaciones y presentarlos para su autorización ante el Consejo
de Administración de la Caja Solidaria.
Para lo cual El Consejo de Administración tendrá que aplicar los castigos a dichos
créditos, no sin antes haber realizado todo el proceso de cobranza que aplique, desde la
preventiva, administrativa, extrajudicial y judicial, teniendo la evidencia documentada de la
irrecuperabilidad del crédito.
Para realizar la aplicación del castigo a un crédito que se considera incobrable, se tiene
que turnar el expediente al consejo de administración con el dictamen respectivo y con la
documentación que acredite todo el proceso de la cobranza. El consejo de administración
tiene la facultad de autorizar el castigo del crédito, aplicando a la reserva el monto a
- 74 -
castigar y será realizado por el Jefe De Administración y Finanzas de la caja, los créditos
que se consideran para castigo son:
Se divide en tres tipos los cuales son:
Ilocalizables
Posterior a la investigación interna de la Caja Solidaria en instituciones idóneas
y/o familiares del deudor y avales, se concluye su falta de ubicación, para lo cual
se establece el proceso de cobro en el último domicilio reportado, documentado
e informando su no ubicación.
Insolventes
Son los créditos en donde después de haber realizado gestiones judiciales para
su pago se determina que no hay bienes suficientes para garantizar lo
reclamado. Este se clasifica respaldándose con los documentos expedidos por
el tribunal competente.
Inviable
Son los créditos que por su monto o naturaleza jurídica, se determina que no es
conveniente realizar gestiones judiciales para obtener su pago; por ser
notoriamente incosteables y/o improcedentes los cuales podrán ser:
e) Montos donde la deuda sea menor a $3,000.00 (tres mil pesos 00/100 M.N.).
f) Documentación alterada, cancelada, deteriorada gravemente o extraviada. g) Documentos preescritos,
Pagarés: Su prescripción es de 3 años a partir del vencimiento del mismo.
Contratos: Su prescripción es de 10 años. h) Documentos caducos.- Estarán en términos de lo que establece el Código
de Comercio al efecto, en su artículo 1076.
- 75 -
4.8. Bienes Adjudicados, Dación en pago.
Si durante el proceso de cobranza un socio y sus avales por diferentes situaciones no
están en posibilidad de elaborar una reestructura, y el mismo ofrece un bien mueble o
inmueble como pago de la deuda, la Caja Solidaria podría aceptar un bien que tenga:
Valor Comercial y/o
Valor Personal para el deudor
Esta es una definición fácil y sencilla para comprender el concepto de Bienes
Adjudicados, pero es importante para este Manual apegarse a lo que en esta materia
emite la Comisión al respecto en sus Reglas de Carácter General, Anexo E, Boletín, B-4
Bienes Adjudicados,
Bienes Adjudicados.- Bienes muebles (equipo, valores, derechos, cartera de crédito,
entre otros) e Inmuebles que la Caja Solidaria reciba como consecuencia de una cuenta
incobrable, ya sea por medio de una resolución judicial o por consentimiento del deudor
(dación en pago).
Costo.- Aquel que se fija para efectos de la adjudicación de bienes como consecuencia
de juicios relacionados con reclamación de derechos a favor de la Caja Solidaria, en el
caso de daciones en pago, será el precio convenido entre las partes.
Valor Neto de Realización.- Es el precio probable de venta de un bien deducido de todos
los costos y gastos estrictamente indispensables que se eroguen en su realización.
Se deberá atender este caso de manera particular bajo los siguientes lineamientos:
Investigar al socio y al aval para determinar las causas reales que originan esta situación y si es la última forma de recuperar el adeudo.
Comprobar que el socio no cuente con los ingresos suficientes y periódicos para pagar el crédito.
- 76 -
Determinar la insolvencia del aval para cubrir el adeudo.
En caso de comprobar que no existe capacidad de pago, elaborar informe detallado y turnarlo al Oficial de Cobranza, para su análisis y autorización.
En caso de bienes con valor comercial, solicitar un avaluó o un valor estimado del bien, con datos precisos sobre el estado físico del bien, y su valor de adjudicación, se deberá de tener en cuenta que cualquier bien se tomará hasta el 75% de su valor real.
En caso de bienes inmuebles, la adjudicación deberá de ser autorizada por parte del
Consejo de Administración.
Los gastos de escrituración deberán de estar considerados dentro del valor de
adjudicación, sobre todo cuando se ha comprobado insolvencia del socio y los avales.
El inmueble adjudicado, siempre debe quedar a nombre de la Caja Solidaria.
Todo bien adjudicado debe de formalizarse mediante un contrato “Anexo 32” Dación en
pago entre la Caja Solidaria y el socio deudor en que se estipule la entrega del bien.
Es necesario que la Caja Solidaria estimé la posibilidad de llevar a remate público
(primera almoneda) en donde el objetivo será vender el bien al mejor postor, posterior a
su avaluó o estimación, en un plazo relativamente corto, siempre y cuando se cumplan
con un entorno favorable para la Caja Solidaria, por lo que cada caso tendrá un proceso
distinto y deberá de analizarse de manera independiente.
CLASIFICACIÓN.
Para efectos del presente criterio, los bienes adjudicados comprenderán:
c) Los adquiridos mediante adjudicación judicial, y d) Los recibidos mediante dación en pago.
- 77 -
Reglas de Registro
Los bienes adquiridos mediante adjudicación judicial deberán registrarse en la fecha en
que cause ejecutoria el auto aprobatorio del remate mediante el cual se decretó la
adjudicación.
Los bienes que hayan sido recibidos mediante dación en pago se registrarán, en la fecha
en que se firme la escritura de dación o en la que se haya dado formalidad a la entrega o
transmisión de la propiedad del bien.
El valor de registro de los bienes adjudicados será igual a su costo o valor neto de
realización, el que sea menor.
En la fecha en la que se registre en la contabilidad un bien adjudicado, el valor en libros
del activo que dio origen a la adjudicación, deberá darse de baja del balance de la Caja
Solidaria.
En caso de que el valor en libros del activo que dio origen a la adjudicación, sea superior
al valor del bien adjudicado, en el momento de la adjudicación, la diferencia se reconocerá
cancelando la reserva que en su caso se haya creado.
En el caso de que el valor en libros del activo que dio origen a la adjudicación, fuese
inferior al valor del bien adjudicado, el valor de este último deberá ajustarse al valor en
libros de dicho activo.
Reglas de Valuación
El importe de los bienes adjudicados únicamente deberá modificarse para reflejar
decrementos en su valor en el momento en el que exista evidencia de que el valor neto de
realización es menor al valor en libros. Dichos decrementos deberán reconocerse en
resultados en el momento en que ocurran.
- 78 -
El valor de los bienes adjudicados no se podrá revaluar en fecha posterior a su registro
inicial ni cuando se hubiere efectuado un ajuste por decremento en su valor.
Al momento de la venta de los bienes adjudicados, la diferencia entre el precio de venta y
el valor en libros del bien deberá reconocerse en resultados.
Reglas de Presentación
Balance General:
Los bienes adjudicados deberán presentarse en un rubro por separado dentro del balance
general, inmediatamente después de otras cuentas por cobrar.
Estado de Resultados:
El resultado por venta de bienes adjudicados, así como los decrementos reconocidos, se
presentarán como otros productos o gastos, según corresponda.
Reglas de Revelación
Deberá revelarse de manera genérica, mediante nota a los estados financieros lo
siguiente:
d) Tipo de bienes adjudicados: equipo, valores, derechos, cartera de crédito e inmuebles, entre otros;
e) Importe del decremento reconocido y el procedimiento utilizado para su determinación, e
f) Importe de la utilidad o pérdida reconocida en resultados por la venta de bienes adjudicados.
- 79 -
CAPITULO V
5. SISTEMAS AUTOMATIZADOS.
Con la coordinación del Oficial de Crédito y Cobranza las áreas de Informática deberán de contar con un sistema de cómputo que les permita adecuar y/o modificar y en su caso, crear los reportes necesarios para controlar, medir, evaluar y llevar un estricto seguimiento a la cartera crediticia, los cuales como mínimo deberán:
I. Permitir la debida interrelación e interfaces automatizadas entre las distintas áreas que participan en el proceso crediticio.
II. Generar reportes confiables, evitar entradas múltiples y la manipulación de datos, así como permitir la conciliación automática, oportuna y transparente de la contabilidad.
III. Mantener controles adecuados que procuren su seguridad tanto física como lógica, así como medidas para la recuperación de la información en casos de contingencia.
IV. Proporcionar la información necesaria para la toma de decisiones en materia de crédito, por parte del Consejo de Administración la Gerencia y el Oficial de Crédito.
- 80 -
CAPITULO VI
6. PROVISIONAMIENTO DE CARTERA CREDITICIA
La Caja Solidaria debe provisionar la cartera total durante toda la vida de los créditos
diferenciando siempre entre créditos de consumo, vivienda y créditos comerciales.
Para los dos tipos de crédito rigen diferentes esquemas de provisionamiento que se
detallan más adelante.
Cabe señalar que aquellos créditos que sean con autorización automática sin importar
monto y/o plazo y de acuerdo a este Manual, se les tiene que realizar el provisionamiento
de cartera en las mismas condiciones que a los créditos autorizados en forma ordinaria.
6.1. Provisionamiento de Cartera Crediticia. (RCG, Artículo 59)
La Caja Solidaria deberá calificar y constituir las estimaciones preventivas para riesgos crediticios correspondientes a su cartera crediticia de conformidad con la metodología establecida en los Apartados contenidos en el numeral 6.1.1 siguiente acorde con el tipo de crédito que corresponda.
La Caja Solidaria podrá optar por aplicar a la totalidad de su cartera la metodología establecida en el apartado I del numeral 6.1.1, o bien, la metodología acorde con el tipo de crédito que corresponda.
- 81 -
Días de mora Porcentaje de reservas
preventivas
0 1
1 a 7 4
8 a 30 15
31 a 60 30
61 a 90 50
91 a 120 75
121 a 180 90
181 o más 100
6.1.1. PROCEDIMIENTO PARA LA CALIFICACIÓN Y CONSTITUCIÓN DE ESTIMACIONES PREVENTIVAS. (RCG, Anexo D)
I. Cartera crediticia de consumo
La Caja Solidaria deberá calificar y constituir las estimaciones preventivas
correspondientes a su cartera crediticia de consumo, con cifras al último día de cada mes
calendario, ajustándose al procedimiento siguiente:
a) Deberán clasificar la totalidad de su cartera crediticia de consumo, en función del
número de días de retraso o mora transcurridos a partir del día de la primera
amortización del crédito, que no haya sido cubierta por el acreditado a la fecha de
la calificación.
b) Por cada estrato, deberán mantenerse y, en su caso, constituir las estimaciones
preventivas que resulten de aplicar al importe total de su cartera crediticia de
consumo, incluyendo los intereses que generan los porcentajes de
aprovisionamiento que se indican a continuación:
Días de mora
Tipo I Tipo II
(Zona Marginada)
Porcentaje de
estimaciones
preventivas
Porcentaje de
estimaciones
preventivas
0 1 1
1 a 7 4 1
8 a 30 15 4
31 a 60 30 30
61 a 90 50 60
91 a 120 75 80
121 a 180 90 90
181 o más 100 100
- 82 -
Se entenderá por cartera tipo II, a los créditos otorgados a personas que residan
en una zona marginada.
En todo caso, el monto sujeto a la calificación no deberá incluir los intereses
devengados no cobrados, registrados en balance, de créditos que estén en cartera
vencida.
Tratándose de créditos al consumo que cuenten con garantías hipotecarias
debidamente registradas a nombre de la Caja Solidaria, para calificar y constituir
las estimaciones preventivas correspondientes, se aplicará el procedimiento
establecido en Apartado III del presente numeral.
II. Cartera crediticia comercial
La Caja Solidaria deberá calificar y constituir las estimaciones preventivas
correspondientes a su cartera crediticia comercial, con cifras al último día de cada
mes calendario, ajustándose al procedimiento siguiente:
a) Deberán clasificar la totalidad de su cartera crediticia comercial, en función del
número de días de retraso o mora transcurridos a partir del día de la primera
amortización del crédito que no haya sido cubierta por el acreditado a la fecha
de la calificación.
b) Por cada estrato, deberán mantenerse y, en su caso, constituir las
estimaciones preventivas que resulten de aplicar al importe total de su cartera
crediticia comercial el porcentaje de estimaciones que corresponda conforme a
la tabla siguiente.
c) Deberán clasificar su cartera crediticia conforme a lo siguiente:
i. Cartera 1, la cartera crediticia que no ha sido sujeta de una
reestructuración como resultado del emproblemamiento de la misma.
ii. Cartera 2, tratándose de créditos que han sido reestructurados con motivo
del emproblemamiento de la cartera, se provisionarán utilizando los
porcentajes de la columna que se identifica como “Cartera 2”.
Para efectos de lo establecido en los incisos i) y ii) anteriores, se entenderá
como créditos emproblemados, a aquellos créditos comerciales respecto de los
cuales se determina que, con base en información y hechos actuales así como
en el proceso de revisión de los créditos, existe una probabilidad considerable
de que no se podrán recuperar en su totalidad, tanto su componente de
principal como de intereses, conforme a lo establecido en el contrato. La
cartera vigente como la vencida son susceptibles de identificarse como cartera
emproblemada.
- 83 -
Días de mora Porcentaje de
estimaciones
preventivas
Cartera 1
Porcentaje de
estimaciones
preventivas
Cartera 2
0 0.50 10
1 a 30 2.5 10
31 a 60 15 30
61 a 90 30 40
91 a 120 40 50
121 a 150 60 70
151 a 180 75 95
181 a 210 85 100
211 a 240 95 100
Más de 240 100 100
En todo caso, el monto sujeto a la calificación no deberá incluir los intereses
devengados no cobrados, registrados en balance, de créditos que estén en
cartera vencida.
d) Tratándose de Microcréditos, la Caja Solidaria aplicará a la metodología
descrita en los incisos a) y b) del presente Apartado, los porcentajes de
provisionamiento que se indican a continuación:
Días de mora
Tipo I Tipo II
(Zona Marginada)
Porcentaje de
estimaciones
preventivas
Porcentaje de
estimaciones
preventivas
0 a 7 1 1
8 a 30 5 2.5
31 a 60 20 20
61 a 90 40 50
91 a 120 70 80
Más de 120 100 100
Se entenderá por cartera tipo II, a los créditos otorgados a personas que residan en una zona marginada.
e) Garantías hipotecarias
- 84 -
e.1 La Caja Solidaria deberá llevar a cabo un análisis de las garantías hipotecarias de sus créditos comerciales. Así, para poder tomar en cuenta el valor de estas garantías, para los efectos de la presente Sección, éstas deberán cumplir con los requisitos que se indican a continuación:
i. Corresponder a bienes inmuebles debidamente formalizados a favor de la Caja Solidaria;
ii. Estar libres de gravámenes;
iii. Estar asegurados a favor de la Caja Solidaria cuando se requiera su aseguramiento de conformidad con las políticas de la propia Caja Solidaria, y
iv. Los avalúos deberán estar en todo momento actualizados de conformidad con las políticas de la Caja Solidaria y ser elaborados por instituciones de banca múltiple, sociedades financieras de objeto limitado o por las personas que tengan reconocimiento en la Entidad Federativa de que se trate para realizar avalúos.
Si se cumple con tales requisitos, se considerará que las garantías son de buena calidad, y se realizarán los ajustes de reservas procedentes; de lo contrario, se considerarán inexistentes para efectos del provisionamiento de cartera.
e.2 En caso de que se haya determinado que las garantías son de buena calidad, la Caja Solidaria tomará en cuenta en el cálculo de las estimaciones preventivas, para los créditos que así corresponda, el valor de la garantía de la forma siguiente:
i. Se determinará la parte cubierta de los créditos, la cual será equivalente al 75 por ciento del valor de la garantía. A la parte cubierta así definida se le podrá asignar el porcentaje de reservas preventivas correspondiente a cero días de mora.
ii. Por su parte, la parte descubierta o expuesta del crédito mantendrá el porcentaje de reservas preventivas que corresponda a lo establecido en este numeral.
III. Cartera crediticia de vivienda
La Caja Solidaria deberá calificar y constituir las estimaciones preventivas correspondientes a su cartera crediticia de vivienda, con cifras al último día de cada mes calendario, ajustándose al procedimiento siguiente:
a) Deberán clasificar la totalidad de su cartera crediticia de vivienda, en función del número de días de retraso o mora transcurridos a partir del día de la primera amortización del crédito, que no haya sido cubierta por el acreditado a la fecha de la calificación, y
b) Por cada estrato, deberán mantenerse y, en su caso, constituir las estimaciones preventivas que resulten de aplicar al importe total de su cartera crediticia de vivienda, incluyendo los intereses que generan los porcentajes de provisionamiento que se indican a continuación:
- 85 -
Días de mora Porcentaje de estimaciones preventivas
0 0.35
1 a 30 1.05
31 a 60 2.45
61 a 90 8.75
91 a 120 17.50
121 a 150 33.25
151 a 180 34.30
181 a 1460 70
Más de 1460 100
En todo caso, el monto sujeto a la calificación no deberá incluir los intereses
devengados no cobrados, registrados en balance, de créditos que estén en cartera
vencida.
La Caja Solidaria únicamente podrán constituir las estimaciones preventivas a que
se refiere este Apartado cuando cuenten con garantías hipotecarias debidamente
registradas a su nombre, respecto de los créditos de que se trate.
En aquellos créditos de vivienda que no cuenten con una garantía hipotecaria
debidamente registrada a nombre de la Caja Solidaria, para calificar y constituir las
estimaciones preventivas correspondientes deberán aplicar las tablas a que se
refieren los Apartados I y II del presente numeral, según corresponda.
IV. Disposiciones generales
Cuando la Caja Solidaria cuente con garantías constituidas con dinero en efectivo
o medios de pago con liquidez inmediata a su favor, con cargo a los cuales
puedan asegurar la aplicación de dichos recursos a la totalidad del saldo insoluto
o, en su caso, a un determinado porcentaje del saldo insoluto del crédito, podrán
asignar a la parte cubierta del crédito con dichas garantías, el porcentaje de
estimaciones preventivas correspondiente a cero días de mora. La parte
descubierta mantendrá el porcentaje de estimaciones preventivas que
corresponda.
Lo anterior, en el entendido que las garantías así constituidas podrán cubrir la
totalidad o un determinado porcentaje del saldo insoluto de uno o más créditos, en
tanto las porciones cubiertas de los créditos en su conjunto no excedan el importe
de las citadas garantías, y siempre y cuando en los contratos de depósito o en las
modificaciones a éstos se prevea que no exista la posibilidad de hacer retiros o
disponer de las referidas garantías durante la vigencia de los créditos, y que los
mismos se podrán cubrir con cargo a tales depósitos o valores.
- 86 -
Para efectos de lo dispuesto en el presente Apartado ver numeral 2.13.3.1
6.2. Informes de provisionamiento de la Cartera Crediticia.
Los resultados de la calificación de la cartera crediticia, obtenidos conforme al numeral
6.1.1, deberán presentarse a la Federación correspondiente, en la forma y términos que la
misma señale.
La Comisión, así como la Federación correspondiente, previa opinión de la primera, podrá
ordenar lo siguiente:(RCG, Artículo 60)
I. La constitución de estimaciones preventivas adicionales, si a su juicio así procediere, tomando en cuenta el riesgo de crédito asumido por la Caja Solidaria en sus operaciones, en caso de que la Caja Solidaria se aparte de la normatividad aplicable o de las políticas y procedimientos establecidos en materia de crédito, y/o
II. La suspensión en el otorgamiento de nuevos créditos por parte de La Caja Solidaria cuando la actividad crediticia, en lo general, presente graves deficiencias conforme a las disposiciones aplicables.
6.3. De las provisiones preventivas adicionales. (RCG, Artículo 206)
La Caja Solidaria deberá constituir provisiones preventivas adicionales a las que deben crear como resultado del proceso de calificación de su cartera de crédito, hasta por la cantidad que se requiera para provisionar el 100 por ciento de aquéllos que sean otorgados sin que exista en los expedientes de crédito respectivos, documentación que acredite haber formulado ante alguna Sociedad de Información Crediticia una consulta previa a su otorgamiento, respecto al historial crediticio del solicitante que corresponda y, en su caso, de las personas que funjan como avalistas, fiadores u obligados solidarios en la operación. Al respecto, las Caja Solidaria sólo deberán consultar el historial crediticio de las personas que funjan como avalistas, fiadores u obligados solidarios en la operación
- 87 -
cuando el reporte del solicitante del crédito presente adeudos con más del 15 por ciento de los saldos totales vencidos por periodos superiores a 90 días.
La Caja Solidaria, para efectos del presente numeral, consultará el historial crediticio de las personas tanto físicas como morales solicitantes de crédito. La Caja Solidaria con Nivel de Operaciones I, tendrán un plazo de hasta 270 días naturales contado a partir de la fecha en que surta efectos su autorización para organizarse y operar como Entidad, para implementar las acciones, mecanismos y procesos internos que resulten necesarios para efectuar las referidas consultas con las Sociedades de Información Crediticia. Lo anterior en el entendido de que durante el citado plazo no estará obligada a constituir las provisiones preventivas adicionales a que se refiere el primer párrafo del presente numeral.
La Caja Solidaria sólo podrán liberar las provisiones preventivas adicionales constituidas conforme a lo señalado en el primer párrafo de este numeral, tres meses después de que obtengan el informe emitido por una Sociedad de Información Crediticia respecto del acreditado de que se trate y lo integren al expediente de crédito correspondiente.
La Caja Solidaria quedará exceptuada de lo previsto en los párrafos anteriores, tratándose de: (RCG, Artículo 207)
Créditos cuyos solicitantes tengan relación laboral con la Caja Solidaria acreditante y otorguen su consentimiento irrevocable para que el pago se realice mediante deducciones que se efectúen a su salario;
Créditos cuyo importe en moneda nacional sea equivalente o menor a 4,000 UDIS, al momento de ser otorgados, o bien, se encuentren denominados en dicha unidad hasta por el mismo monto;
Créditos respecto de los cuales la Caja Solidaria cuente con garantías constituidas al 100 por ciento con dinero en efectivo en términos de lo dispuesto por el Apartado IV del numeral 6.1.1, que puedan asegurar la aplicación de dichos recursos a la totalidad del monto del crédito de que se trate, y
Microcréditos otorgados a personas físicas o morales residentes en Zonas Marginadas por debajo de 4,000 UDIS.
Para no tener que realizar estimaciones preventivas adicionales, la Caja Solidaria
formulara ante alguna Sociedad de Información Crediticia una consulta previa a su
otorgamiento a partir de las 1,000 UDIS.
6.3.1. Políticas y procedimientos que permitan implementar medidas de control para identificar, evaluar y limitar de manera oportuna la toma de riesgos en el otorgamiento de créditos, basados en la información que obtengan de Sociedades de Información Crediticia-
- 88 -
Las Entidades deberán contar con políticas y procedimientos aprobados por el Consejo de Administración que permitan implementar medidas de control para identificar, evaluar y limitar de manera oportuna la toma de riesgos en el otorgamiento de créditos, basados en la información que obtengan de Sociedades de Información Crediticia, en las que se prevea, cuando menos, lo siguiente:
I. Criterios para valorar el contenido de los informes proporcionados por la Sociedad de Información Crediticia respectiva, que permitan calificar los grados de riesgo de un determinado solicitante de crédito y, en su caso, de sus avalistas, fiadores y obligados solidarios, cuando cuenten con adeudos vencidos u otro tipo de antecedentes crediticios;
Al analizar las referencias crediticias que presente el historial del socio en la sociedad de
información crediticia, (BURO DE CRÉDITO) se debe de tomar en cuenta lo siguiente
para determinar la viabilidad de continuar el proceso de análisis o rechazar la solicitud de
crédito. De acuerdo a la calificación que le da la sociedad crediticia.
Pago Puntual
Continua con el proceso
de crédito Atraso de 1 a 29 días respecto a su fecha límite de pago
Atraso de 30 a 59 días respecto a su fecha límite de pago
Atraso de 60 a 89 días respecto a su fecha límite de pago
Continúa con el proceso
de crédito, requiere
mayor atención.
Atraso de 90 a 119 días respecto a su fecha límite de pago
No es sujeto de
crédito Atraso de más de 12 meses respecto a su fecha límite de pago
Deuda parcial o total sin recuperar (Quita o no pago)
II. La información adicional que se requeriría a las personas que se ubiquen en los supuestos previstos en la fracción anterior;
III. Los supuestos en los que se otorgaría o negaría el crédito, a las personas que se ubiquen en los supuestos previstos en la fracción I anterior;
IV. El porcentaje de provisionamiento adicional, aplicable a los créditos de que se trate, así como los supuestos en que proceda su liberación, y
- 89 -
V. El establecimiento de mecanismos de información oportuna al Consejo acerca de la autorización y otorgamiento de créditos a las personas que se ubiquen en los supuestos previstos en la fracción I anterior.
VI. Criterios que permitan identificar que los acreditados y, en su caso, los avalistas, fiadores u obligados solidarios se encuentren vinculados con alguna de las conductas o supuestos siguientes:
a) Han sido declarados por sentencia firme en concurso mercantil, y cometido actos y conductas dolosas que hubieren causado o agravado el incumplimiento generalizado en el pago de sus obligaciones;
b) Han cometido fraude o propiciado pérdida al otorgante por fraude comprobado;
c) Sean titulares de créditos que se encuentran en cartera vencida y no es posible localizar al acreditado;
d) Han desviado recursos a fines distintos a los pactados en los contratos de crédito;
e) Han dispuesto sin autorización del otorgante del crédito, de las garantías que lo respaldan;
f) Han enajenado o cambiado el régimen de propiedad de sus bienes o permitido gravámenes sobre los mismos, cuando éstos están garantizando un crédito, sin consentimiento previo del acreedor;
g) Se encuentren en proceso de adjudicación de un bien mueble o inmueble, y
h) El otorgante del crédito haya sido favorecido por una resolución judicial en
una demanda interpuesta contra el solicitante.
- 90 -
CAPITULO VII
7. ESTRUCTURA DEL ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZA.
7.1. Organigrama. “Anexo 33”
El área de Crédito y Cobranza es la más importante dentro del funcionamiento de la Caja
Solidaria, es por ello que ya no deben de funcionar como dos departamentos
independientes, más bien deben de funcionar como uno solo, de tal forma que les permita
asumir la responsabilidad y compromiso de otorgar los créditos de la mejor manera
posible con la intención de que sean pagados en las condiciones establecidas.
Por lo que el personal de esta área estará dependiendo del Encargado de Sucursal,
teniendo como responsable y encargado principal al Oficial de Crédito y Cobranza, quien
se encarga de que los procesos crediticios se otorguen lo más sanamente posible.
7.2. Consejo de Administración.
Son facultades y obligaciones indelegables del consejo de administración: (LACP, Artículo 22)
Establecer las políticas generales de administración de la Caja Solidaria, así como las
políticas para otorgamiento de crédito;
Acordar la creación de los comités que sean necesarios para el correcto desarrollo de las
operaciones de la Caja Solidaria;
Autorizar los reglamentos que propongan los comités respectivos y los que el propio
consejo determine;
- 91 -
Instruir la elaboración y aprobar los manuales de administración y operación, así como los
programas de actividades;
Autorizar las operaciones que, de acuerdo a los estatutos o bases constitutivas de la Caja
Solidaria y por su monto o importancia, necesiten tal autorización;
Informar a la asamblea sobre los resultados de su gestión;
Atender las observaciones por irregularidades detectadas por el consejo de vigilancia o
comisario;
Nombrar al director o gerente general y acordar su remoción, en este último caso previa
opinión del consejo de vigilancia, de acuerdo al procedimiento que establezcan los
estatutos o bases constitutivas de la Caja Solidaria;
Otorgar poderes generales o especiales al director o gerente general;
Autorizar los contratos que la Caja Solidaria celebre con las empresas o sociedades con
las que tengan nexos patrimoniales en los términos de las disposiciones de carácter
general que emita la Comisión, o tengan el control administrativo conforme a lo señalado
en el artículo 53 fracción I de la LACP;
Acordar la emisión de obligaciones subordinadas, y
Las demás que esta Ley, la asamblea o los estatutos o bases constitutivas de la Caja
Solidaria determinen.
Ver la descripción del puesto en el Manual de Recursos Humanos.
- 92 -
7.3. Consejo de Vigilancia.
Es el encargado de supervisar el funcionamiento interno de la Caja Solidaria y el
cumplimiento de sus estatutos, políticas, lineamientos y de las disposiciones aplicables.
(LACP, Artículo 28)
Debe solicitar al Consejo de Administración, al Director o Gerente general o a los Comités
de la Caja Solidaria, la información que requiera para el correcto desempeño de sus
funciones. (LACP, Artículo 29)
Son obligaciones del consejo de vigilancia o comisario: (LACP, Artículo 30)
Vigilar que los actos de todos los órganos de la Caja Solidaria se realicen con apego a los estatutos o bases constitutivas de la misma y a la normatividad aplicable;
Presentar a la asamblea un informe anual sobre su gestión y la del consejo de administración, del director o gerente general y de los comités que la Caja Solidaria establezca;
Informar a la asamblea de la Caja Solidaria y al Comité de Supervisión de la Federación sobre las irregularidades detectadas en la operación de los órganos de gobierno de la Caja Solidaria;
Supervisar que las observaciones efectuadas se atiendan y las irregularidades detectadas se corrijan;
Deberá asegurarse que se lleve a cabo la vigilancia de las operaciones crediticias y su apego a las medidas de control establecidas en este manual de crédito. (RCG,
Artículo 55)
Ver la descripción del puesto en el Manual de Recursos Humanos.
- 93 -
7.4. Gerente General.
El director o gerente general tendrá las siguientes obligaciones: (LACP, Artículo 25)
Ejecutar las políticas establecidas por el consejo de administración, por el comité de crédito o su equivalente y los demás comités operativos que se establezcan en la Caja Solidaria, actuando en todo momento con apego a los estatutos o bases constitutivas de la misma y a la normatividad aplicable;
Aplicar los reglamentos y manuales operativos;
Responsabilidades: (RCG, Artículo 56)
Elaborar reportes trimestrales “Anexo 34“ para el Consejo de Administración y el Consejo de Vigilancia, los cuales deberán mencionar:
a) La situación actual de la cartera crediticia total;
b) El estado que guarda la cartera vencida y los resultados del proceso de recuperación;
c) El apego a los límites de crédito establecidos por el Consejo de Administración, y
d) Los acreditados más importantes de la Caja Solidaria en cuanto al monto de sus créditos, así como los importes respectivos.
En caso de que se presente alguna desviación en los límites de crédito a que se refiere el inciso c), se deberá notificar al Consejo de Administración de manera inmediata.
Ver la descripción del puesto en el Manual de Recursos Humanos.
7.5. Jefe de Administración y Finanzas
Implantar, supervisar y mantener el registro contable de los eventos económicos que
realiza la caja, la formulación oportuna y confiable de estados y reportes financieros, y, la
administración de la tesorería.
Registra de manera oportuna y exacta las operaciones de la Entidad con sus Socios,
clientes y/o proveedores, facilitando así el control interno y la correcta toma de decisiones
- 94 -
Es responsable de la elaboración, revisión de los estados financieros y de toda la
información financiera que se procesa en la Entidad, así como la corrección de la misma
cuando sea necesario, llevar el correcto archivo de la documentación generada y realizar
los cierres contables.
Ver la descripción del puesto en el Manual de Recursos Humanos.
7.6. Jefe de Operaciones.
Es el encargado de elaborar estrategias de crecimiento y optimización de recursos para
las diferentes sucursales.
Efectúa la planeación, supervisión y controla los productos y servicios que ofrece la
institución, procurando la calidad de los productos financieros y fortaleciendo la imagen
institucional
Coordina el buen funcionamiento de las Sucursales a su cargo para alcanzar las metas
planteadas.
Es el responsable de la revisión de reportes generados y de la supervisión del ejercicio de
los Encargados de Sucursal.
Ver la descripción del puesto en el Manual de Recursos Humanos.
7.7. Encargado de Sucursal.
Controla, organiza y dirige el buen funcionamiento de la Sucursal asignada. Coordina, supervisa y controla la utilización de los recursos de la sucursal, con el propósito de lograr los objetivos establecidos por el Jefe de Operaciones de la Entidad para la sucursal asignada
- 95 -
Es el responsable de la organización, supervisión y control de de los recursos humanos,
financieros, tecnológicos, y materiales de la sucursal, así como informar a las personas
bajo su responsabilidad, sobre los cambios en puestos o modificaciones de algún tipo en
los procedimientos, autorización de préstamos de acuerdo a las políticas de la Entidad.
Ver la descripción del puesto en el Manual de Recursos Humanos.
7.8. Oficial de Crédito y Cobranza.
Es el responsable de que se realicen las actividades de crédito y cobranza de la Caja
Solidaria, aplicando los procesos y controles necesarios, de acuerdo a lo estipulado en
este Manual, con la supervisión de la Gerencia.
Debe de tener un conocimiento pleno de la materia, así como de programas
administrativos más usuales en cuestión de cómputo.
Su función estará encaminada a ser responsable en la promoción, otorgamiento de
crédito, seguimiento de créditos otorgados como en la recuperación de la cartera,
realizando todas las actividades que sean necesarias, como revisión y actualización de
expedientes.
Ver la descripción del puesto en el Manual de Recursos Humanos.
7.9. Comité de Crédito.
Dicho comité estará integrado por no menos de tres personas ni más de siete, que serán
designadas y aprobadas por el consejo de administración “Anexo 35“. Éstos no deberán
tener alguno de los impedimentos que para ser consejero señala el artículo 21, a
excepción de la fracción I (LACP), siempre y cuando no exista conflicto de interés.
- 96 -
7.9.1. Principales Funciones y Responsabilidades del Comité de Crédito.
El comité de crédito o su equivalente, o las personas que éstos autoricen al efecto, son
los encargados de analizar, y en su caso, aprobar las solicitudes de crédito que presenten
a la Caja Solidaria los Socios o Clientes, así como las condiciones en que éstos se
otorguen, de acuerdo a las políticas que apruebe el Consejo de Administración. (LACP,
Artículo 26,). “Anexo 35”
El Comité de Crédito delega funciones en igualdad a la de ellos al Comité de Crédito de
Caja Solidaria Nopalteca Nicolás Romero, SC de AP de RL de CV. Mediante acta de
sesión de trabajo con fecha de 7 de Mayo de 2010.
7.9.2. De la separación de sus Funciones.
Los miembros del Comité de Crédito o su equivalente, en su caso, serán removidos de su
cargo a propuesta del Gerente de la Caja Solidaria y/o mediante acuerdo del Consejo de
Administración. (LACP; Artículo No. 27).
7.9.3. Reuniones.
El Comité de Crédito establecerá las fechas y horarios de reunión de acuerdo a las
necesidades de crédito existentes, en caso de reuniones extraordinarias el Presidente del
Comité de Crédito, convocará, previa consulta con los integrantes.
No será necesaria siempre la reunión del Comité de Crédito para la aprobación de
créditos, sobre todo cuando se traten de Autorizaciones Automáticas numeral 2.4 inciso
a) donde delega la facultad de autorizar este tipo de operaciones a los Oficiales de crédito
y Encargados de Sucursal.
- 97 -
7.9.4. Toma de decisiones y aprobación de las Solicitudes.
El Oficial de Crédito y Cobranza integra, revisa y analiza la información proporcionada y
dictamina la solicitud de crédito.
El Comité de Crédito o su equivalente, o las personas que estos designen, analizan la
solicitud y plasma la resolución en el formato correspondiente, requiriéndose para la
autorización el voto favorable de sus miembros.
En caso de que algún miembro no esté de acuerdo con la resolución de una solicitud de
crédito, se deberá dejar constancia escrita de las causas de su inconformidad, en el acta
de sesión.
El Comité de Crédito o su equivalente, o las personas que estos designen, no podrán
participar en ninguna etapa del proceso crediticio, cuando el crédito en cuestión pueda
representar conflicto de intereses para dichas personas.
7.10. Comité Técnico.
Con el fin de abordar el aspecto más global, que requiere un adecuado análisis de la labor
de Crédito y de sus repercusiones en los Planes de Negocio de la Institución, en la
rentabilidad de las operaciones y en el ajuste de los activos y pasivos, se establecerá un
Comité Técnico.
Integrado por el Director o Gerente General y por personas especializadas internas o
externas, que designe el Consejo. (RCG, Artículo 53) “Anexo 36“
- 98 -
Reuniones:
El Comité Técnico debe reunirse una vez al mes, pudiendo convocarse con mayor
frecuencia dependiendo de la volatilidad del mercado y tendrá las siguientes
responsabilidades:
1. Proponer modificaciones y actualizaciones al Manual de Administración de Crédito y Cobranza y presentarlas al Consejo de Administración para su autorización.
2. Analizar las condiciones del mercado y la posición relativa de la Caja Solidaria frente a estas condiciones.
3. Vigilar el ajuste de plazos tanto de los activos como de los pasivos de la Caja Solidaria.
4. Fijar las metas de crédito, tanto en montos absolutos como en lo que respecta a la composición por tipo de socio, tipo de crédito y plazo.
5. Determinar estrategias inmediatas a seguir en materia de crédito y cobranza.
6. Establecer guías de acción para las operaciones de la Caja Solidaria en lo referente a tasas de interés activas, plazos, ajustes, etc.
7. Proponer al Consejo de Administración una estrategia de tasas de interés en el sentido de si éstas serán inferiores, similares o superiores a las de la competencia identificada.
8. Establecer las tasas o rangos de tasas de interés a cobrar en cada uno de los productos de operaciones activas, tomando como referencia la política definida en este Manual
9. Diseñar con base en las necesidades de crédito de la Caja Solidaria, nuevos productos financieros encaminados a cumplir las metas propuestas y a brindar mejores servicios a los socios.
- 99 -
10. Reunirse mensualmente y cuando por las condiciones del mercado sea necesario, para verificar que las tasas de interés aplicadas a los créditos son las que corresponden conforme a las políticas de crédito y si la forma de cálculo es correcta, así como para analizar la siguiente información:
Tasas de pizarra activas y pasivas vigentes en el Sistema Financiero, particularmente en las instituciones financieras de la competencia directa.
Tasas de pizarra y tasas promedio ponderadas activas y pasivas de la Caja Solidaria, para medir el margen financiero
Flujos de vencimientos.
- 100 -
GLOSARIO
Para los efectos del presente Manual, serán aplicables las definiciones señaladas en el
artículo 3o. de la Ley de Ahorro y Crédito Popular y, el artículo 1 de las RCG,
adicionalmente, se entenderá por:
Castigo.- Es la cancelación del crédito cuando existen evidencia suficiente de que este no
será recuperado
Cartera vencida.- Compuesta por créditos cuyos acreditados son declarados en concurso
mercantil o bien cuyo capital, intereses o ambos, no han sido liquidados en los términos
pactados originalmente, considerando al efecto lo establecido en numeral 4.1.2.1
Cartera vigente.- Integrada por los créditos que están al corriente en sus pagos tanto de
principal como de intereses, así como de aquéllos con pagos de principal o intereses que
no están al corriente y que no han cumplido con los supuestos previstos en el numeral
4.1.2.1 para considerarlos como vencidos, y los que habiéndose reestructurado o
renovado, cuentan con evidencia de pago sostenido conforme lo establecido en el
numeral 4.1.2.2
Representa todos aquellos créditos que están al corriente en sus pagos tanto de principal
como de intereses o que habiéndose reestructurado o renovado cuentan con evidencia de
pago sostenido.
CCP, al Costo de Captación a Plazo de pasivos denominados en moneda nacional que da
a conocer el Banco de México a través del Diario Oficial de la Federación.
CETES, a la tasa anual de rendimiento, equivalente a la de descuento, de los Certificados
de la Tesorería de la Federación en moneda nacional emitidos a plazo de 28 días o al
plazo que sustituya a éste en caso de días inhábiles, en colocación primaria. La tasa
anual de rendimiento equivalente a la de descuento será la que semanalmente da a
conocer el Gobierno Federal por conducto de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público,
mediante avisos en los periódicos de mayor circulación en el país;
Comisión, a la Comisión Nacional Bancaria y de Valores.
- 101 -
Comité de Crédito, al Comité de Crédito o su equivalente a que se refiere la fracción IV
del Artículo 16 de la Ley de Ahorro y Crédito Popular;
Comité de Supervisión, al órgano de las Federaciones encargado de ejercer la
supervisión auxiliar de las Entidades.
Comité Técnico, al comité técnico formado por el Gerente General, y con personas
especializadas internas o externas, que designe el Consejo.
Confederaciones, en singular o plural, a las Confederaciones a que se refiere la Ley de
Ahorro y Crédito Popular;
Consejeros, a los miembros del Consejo de Administración de las Entidades de Ahorro y
Crédito Popular o de los Organismos de Integración;
Consejo de Administración, al consejo de administración de las Entidades de Ahorro y
Crédito Popular y de los Organismos de Integración, a que se refieren los Artículos 16,
fracción II, 63, y 99, respectivamente, de la Ley de Ahorro y Crédito Popular;
Consejo de Vigilancia, al consejo de vigilancia de las Entidades de Ahorro y Crédito Popular y de los Organismos de Integración a que se refieren los Artículos 16, fracción III, 63 y 99 respectivamente, de la Ley de Ahorro y Crédito Popular;
Cooperativa, en singular o plural a las sociedades constituidas y que operen conforme a
la Ley General de Sociedades Cooperativas.
Crédito.- Activo resultante del financiamiento que otorgan las instituciones con base en el
estudio de viabilidad económica de los acreditados.
Criterios de Contabilidad para las Entidades de Ahorro y Crédito Popular, a los
criterios de contabilidad para las Entidades de Ahorro y Crédito
Popular con activos iguales o inferiores a 7’000,000 UDIS a que se refieren las RCG.
Director o Gerente General, al Director o Gerente General de las Entidades de Ahorro y
Crédito Popular y de los Organismos de Integración, a que se refieren los Artículos 16,
fracción V, 63 y 99, respectivamente, de la Ley de Ahorro y Crédito Popular;
- 102 -
Entidad, en singular o plural a las personas autorizadas para que operen como entidades
de Ahorro y Crédito Popular.
Estimación preventiva para riesgos crediticios.- Afectación que se realiza contra
resultados y que mide aquella porción del crédito que se estima no será recuperada.
Federaciones, en singular o plural, a las Federaciones a que se refiere la Ley de Ahorro y
Crédito Popular;
Financiamiento, en singular o plural, a todo acto o contrato que implique la realización de
una operación activa, directa o contingente, mediante el otorgamiento, reestructuración,
renovación o modificación de cualquier préstamo o crédito, quedando también incluidas,
en su caso, las inversiones en acciones o valores que no deban restarse del capital neto
de la Entidad de que
se trate.
Los créditos hipotecarios relacionados con viviendas, los de consumo a cargo de
personas físicas que se dispongan mediante el uso de tarjeta de crédito, los que se
utilicen para la adquisición de bienes de consumo duradero y los personales que se
destinen al consumo, que otorguen las Entidades, cuyo monto no exceda el equivalente
en moneda nacional a 50,000 UDIS a la fecha de su concertación, quedarán excluidos de
lo señalado en el párrafo anterior
Fondo de Protección, en singular o plural a los sistemas de protección que se
constituyan, con el propósito de procurar cubrir a los ahorradores sus depósitos de dinero.
IMCP, al Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C.
Ley, a la Ley de Ahorro y Crédito Popular publicada en el Diario Oficial de la Federación
el 4 de junio de 2001, y sus diversas modificaciones
Microcrédito, en singular o plural, a los créditos cuya fuente de pago la constituya el
producto de la actividad comercial, industrial, agrícola, ganadera, pesquera, silvícola o de
servicios, incluidos en este último concepto los servicios profesionales prestados por el
acreditado, así como los otorgados a pequeños empresarios, personas físicas o morales,
- 103 -
titulares de microempresas o a grupos de personas físicas solidarios o mancomunados.
No quedarán comprendidos los créditos a favor de asalariados, salvo que su fuente de
pago sea una actividad productiva adicional a las que desempeña por la cual recibe dicho
salario;
Miembros del Comité de Supervisión, a las personas que integran el Comité de
Supervisión de las Federaciones a que se refiere la Ley;
Moneda Nacional.- Se entenderá por Moneda Nacional (M.N.) al peso de los Estados Unidos Mexicanos. Moneda Extranjera.- Se entenderá por Moneda Extranjera, al dólar de los EE.UU. y a cualquier otra moneda con la que se puedan comprar y vender libremente dólares de los EE.UU., por no existir restricciones para las operaciones de cambios, pagos y transferencias internacionales en dicha moneda.
Nivel de Operaciones, al nivel de operaciones asignado entre cuatro niveles por la
Comisión a la Entidad de conformidad con la Ley de Ahorro y Crédito Popular y reglas de
carácter general que emita la Comisión.
Organismos de Integración, en singular o plural, a las Federaciones y Confederaciones
autorizadas por la Comisión, para ejercer de manera auxiliar la supervisión de las
entidades y para administrar el Fondo de Protección.
Pago sostenido del crédito.- Cumplimiento del acreditado sin retraso, por el monto total
exigible de capital e intereses, como mínimo, de tres amortizaciones consecutivas del
esquema de pagos de crédito, o en caso de créditos con amortizaciones que cubran
periodos mayores de 60 días, el pago de una exhibición. No se consideran pagos a los
castigos, quitas, condonaciones, bonificaciones, y descuentos que se efectúen al crédito o
grupo de créditos. Ver numeral 4.1.2.2
Poder de Mando, a la capacidad de hecho de influir de manera decisiva en los acuerdos
adoptados en las sesiones de la asamblea de la Entidad o del Consejo de Administración
o en la gestión, conducción y ejecución de los negocios de la Entidad de que se trate o de
las personas morales que ésta controle. Se presume que tienen Poder de Mando en una
Entidad, salvo prueba en contrario, las personas que se ubiquen en cualquiera de los
supuestos siguientes:
a) Los socios o accionistas que tengan el control de la administración.
- 104 -
b) Los individuos que tengan vínculos con una Entidad, a través de cargos
vitalicios, honoríficos o con cualquier otro título análogo o semejante a los
anteriores.
c) Las personas que hayan transmitido el control de la Entidad bajo cualquier
título y de manera gratuita o a un valor inferior al de mercado o contable, en favor
de individuos con los que tengan parentesco por consanguinidad, afinidad o civil
hasta el cuarto grado, el cónyuge, la concubina o el concubinario.
d) Quienes instruyan a Consejeros o funcionarios de la Entidad, en la toma de
decisiones o la ejecución de operaciones en la propia Entidad o en las personas
morales que ésta controle.
Reestructuración.- Es aquella operación que se deriva de cualquier de las siguientes
situaciones:
a) Ampliación de garantías que amparan el crédito de que se trate o bien, b) Modificación de las condiciones originales del crédito o al esquema de
pagos, entre los cuales se encuentran:
Cambio de la tasa de interés establecida para la vida remanente del crédito.
Extensión del plazo.
Cambio de moneda o unidad de cuenta.
Renovación.- Es aquella operación en la que el vencimiento del crédito se prorroga el
plazo de la amortización o se liquida con el producto proveniente de otra operación de
crédito contratada con la misma institución, en la que sea parte mismo deudor u otra
persona que por sus nexos patrimoniales constituyen riesgos comunes.
En estos términos no se considera renovado un crédito cuando se efectué al amparo de
líneas de crédito preestablecidas, así como créditos que desde su inicio se estipule su
carácter de revolventes.
Riesgo de crédito.- Ese refiere a la posibilidad de que los deudores o contrapartes de los
contratos no cumplan con la obligación pactada originalmente.
Secretaría, a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
Sociedad de Información Crediticia, en singular o plural, a las Sociedades a las que se
refiere la Ley para Regular las Sociedades de Información Crediticia;
Socios, a las personas que participen en el capital social de la Entidad.
- 105 -
Solvencia Económica, al historial crediticio satisfactorio o elegibilidad crediticia de los
consejeros, Miembros del Consejo de Vigilancia o Comisarios, Director o Gerente
General, miembros del Comité de Supervisión, Contralor Normativo, Auditor Interno y
miembros del Comité Técnico;
Solvencia Moral, a la honorabilidad de los Consejeros, miembros del Consejo de
Vigilancia o comisarios, Director o Gerente General, miembros del Comité de Supervisión,
Contralor Normativo, Auditor Legal o Interno y miembros del Comité Técnico, entendiendo
como tal el no haber sido condenado por sentencia irrevocable por delito doloso que le
imponga pena por más de un año de prisión; y tratándose de delitos patrimoniales
cometidos intencionalmente cualquiera que haya sido la pena;
SITI, al Sistema Interinstitucional de Transferencia de Información, el cual es propiedad de la Comisión y es el medio oficial para el envío y recepción de información a que se refieren estas disposiciones;
TIIE, a la Tasa de Interés Interbancaria de Equilibrio que da a conocer el Banco de México
a través del Diario Oficial de la Federación.
UDI, en singular o plural, a la unidad de cuenta llamada “Unidad de Inversión” establecida en el “Decreto por el que se establecen las obligaciones que podrán denominarse en Unidades de Inversión y reforma y adiciona diversas disposiciones del Código Fiscal de la Federación y de la Ley del Impuesto sobre la Renta” publicado en el Diario Oficial de la Federación el 1 de abril de 1995, tal como el mismo sea modificado o adicionado de tiempo en tiempo.
Zona Marginada, en singular o plural, las zonas con una población inferior a 15,000 habitantes de acuerdo a la última información que haga pública el Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática y con índices de marginación medio, alto y muy alto de acuerdo a la última información que haga pública el Consejo Nacional de Población.
89
REFLEXIONES
Empresa de calidad, comienzo con estas palabras porque me parece que es el
resumen de todas las ideas expuestas, amén expresar que no siempre se logra a
pesar de que siempre se visualice, es decir, todas las empresas buscan ser las
mejores y mantenerse siempre a la vanguardia pero son verdaderamente pocas
las que se preocupan por estar en constante proceso evolutivo y no solo
tecnológico sino administrativo, refiero lo anterior porque a raíz del estudio y
comparación de las diversas políticas de desarrollo empresarial me percate que se
prefiere invertir – recursos económicos y humanos – en materia prima propia del
ente económico y poco se reflexiona sobre las ganancias de implementar un
manual que de manera explícita mostrara la sistematización de los procesos.
A manera de ejemplificar, si una empresa que se dedica a las ventas comienza a
dar indicaciones a sus distribuidores de simplemente “vender” es probable que en
un principio se vea la ganancia porque los mercaderes harán todo lo posible, sin
embargo a posteriori será un caos porque no sabrán en que mercado impactan,
agravándose el problema si es que tienen ventas a crédito porque no previeron de
manera clara la manera de ejecutar los cobros; en contraposición si antes de
iniciar la empresa se realiza un estudio de mercado para saber sobre que tipo de
personas se va a enfocar el producto, se analizan las necesidades de los clientes
a fin de entregar en sus manos no solo lo que piden sino mas, se plantea una
zonificación de vendedores y cobradores, damos por entendido la importancia de
elaborar manuales, el tiempo de realización y de recolección de información
verosímilmente parecerá cuantioso pero en comparación con los beneficios que
acarreara se verá severamente minimizado.
90
Por ello hago la afirmación que en todos los organismos o instituciones, es
indispensable el uso de manuales, los cuales serán aplicables según las
necesidades que ellos mismos presenten.
El uso de los manuales es vital, después del estudio hago la aseveración de que
son guías que nos dicen como seguir un determinado proceso, pero más allá nos
dicen cómo alcanzar el éxito.
Por referirme al caso concreto en relación al problema planteado es el caso del
manual de crédito y cobranza, para las instituciones financieras es uno de las
manuales de mayor prioridad, porque la adecuada aplicación del manual, depende
la correcta dispersión de los créditos y como consecuencia una escasa cartera
vencida dentro de los parámetros de la CNBV. (5% de la Cartera Vigente).
A raíz del análisis efectuado resalto y doy la importancia debida al benchmarking
por ser una filosofía relativamente nueva, vino a revolucionar la idea de comparar
la efectividad de una empresa en base a sus propias cifras conseguidas año con
año, plantea la idea de cambio de la autocalificación “si somos buenos” a la
calidad total “ser simplemente el mejor de los mejores”.
Para dar la importancia debida al benchmarking en relación con los manuales
expongo las siguientes precisiones:
• El benchmarking es un proceso continuo, sistemático, para evaluar las prácticas
de manuales de las organizaciones que son reconocidas como las mejores en su
clase con el propósito de una comparación con manuales propios.
91
• Las personas, instituciones, países y los "bloques regionales" han tratado, a lo
largo de la historia, de compararse, de emular a aquellos que han logrado alcanzar
metas de comportamiento extraordinarias, por lo que resulta lógico que se un
manual funciona adecuadamente en una empresa de talla internacional elevara el
potencial de la nuestra.
• Proceso proactivo que mira los cambios que se deben manejar en la
organización como una oportunidad de mejora, más que como una amenaza.
• Es un mecanismo que genera realmente "valor agregado" a los comportamientos
y desempeños, en general de la empresa y por ende de los manuales como parte
medular de la misma.
• El benchmarking no ha sido objeto de atención en la gestión de manuales a
pesar de las grandes posibilidades que existen en lo que respecta a la mejora de
los procesos.
• Los indicadores de recuperación crediticia muestran lo mucho o lo poco que está
obteniendo la organización; no evidencian ni explican el por qué de la existencia
de las brechas en el desempeño, sólo las constatan, y aplicando un correcto
manual se lograría un indicador que midiera el desempeño de la recuperación
deseada.
• Se viabiliza la evaluación comparativa entre las cajas solidarias al compartir
información. La predisposición de las cajas a compartir sus experiencias, a formar
redes de intercambio, a realizar alianzas en áreas complementarias se convierte
en una ventaja que se debe potenciar para lograr mejoras incrementales en el
desempeño.
92
• El benchmarking funcional ofrece mayores oportunidades y rendimientos a las
cajas solidarias.
• Beneficios generales: un manual bien elaborado seria un instrumento muy
eficiente para introducir mejoras, se pueden introducir las mejoras en la
organización de manera más consistente y a la vez rápida y eleva
significativamente los objetivos planteados.
• Beneficios de la implementación de un manual fundamentado en el
benchmarking para la organización:
- La caja que realice un manual con benchmarking será más receptivas a ideas
nuevas y están más dispuestas a su adopción;
- Fomenta el trabajo en equipo;
- no proporciona soluciones, ni indica prioridades, ni prescribe medidas, sólo
facilita información útil sobre mejores procesos o prácticas y ayuda a descubrir las
causas de los problemas o los caminos para aprovechar las oportunidades;
- Establece un método eficiente para resolver problemas;
- Trabaja con una alta utilización de su poderío humano y material;
- Es un buen proceso de aprendizaje organizacional que impacta en la unión del
personal y la confirmación ideales empresariales – misión, visión, valores;
- Apoya la mejora continua de procesos de trabajo y sistemas.
93
RECOMENDACIONES
No solo es importante contar con un manual de crédito y cobranza dentro de los
organismos del sector financiero, es fundamental el estudio y aplicación del mismo
en conjunto con la visión del benchmarking, para la evolución de las áreas
involucradas en el proceso crediticio, y avocado a la Caja solidaria Nopalteca
Nicolás Romero, SC de AP de RL de CV sería mejorar las normas e implementar
manuales de crédito y recuperación de cartera.
Es por ello, que todo el personal debe tener pleno conocimiento de la misión,
visión y valores de la empresa para que no sean solo trabajadores, sino que
tengan un estado de pertenencia a la misma y por ello busquen su máximo
desarrollo; en cuanto a los manuales de crédito se deben explicar amplia y
detalladamente a quienes se encargan de este proceso, porque ya referimos la
importancia y beneficios de aplicar correctamente un manual, aunado a que se
deben implementar las herramientas para la aplicación del mismo, sin dejar de
lado la posibilidad del uso de tecnología vanguardista como lo es un software que
permita administrar la cartera crediticia.
94
BIBLIOGRAFIA
1. Acta constitutiva de Caja Solidaria Nopalteca Nicolás Romero, SC DE AP
DE RL DE CV, registrada bajo instrumento 18,793 con fecha 17 del mes de
Diciembre del año 2004, por el notario No. 2 Lic. Rigoberto Rodríguez
Murillo.
2. BOXWELL, Robert, Benchmarking: para competir con ventaja.1995
España, Madrid, Editorial McGraw-Hill.
3. CAMP, Robert, Business process benchmarking: finding and implementing
best practices. 1995 Estados Unidos de América, Milwaukee, Editorial
ASQC Quality Press.
4. CASTILLO Lara, Eduardo. Juicios Mercantiles. 1991 México, Distrito
Federal. Editorial Harla.
5. CLAVER Cortes, Enrique; LLORET Llinares Marcelino; Et al. Manual de
Administración de Empresas, 1996 España, Madrid.
6. CUPELLI, José Rodolfo. Organización de Créditos y Cobranzas. 1980
Argentina, Buenos Aires. Editorial Macchi.
7. DIAMOND, Susan Z. Como preparar manuales administrativos. 1983
México, Distrito Federal, Editorial Nueva Editorial Interamericana.
8. FINNIGAN, J. P. Guía de benchmarking empresarial: técnicas esenciales para la nueva economía competitiva-cooperativa, 1997 México, Distrito Federal, Editorial Prentice Hall Hispanoamericana.
9. GILLI, Juan José. Diseño de Estructuras. 1992, Argentina, Buenos Aires.
Editorial Fundación Universidad Hernand.
95
10. GÓMEZ Ceja, Guillermo. Planeación y Organización de Empresas. 1998,
México Distrito Federal, Editorial Mc Graw Hill.
11. HAYES, Stephan, Crédito y Cobranzas, guía práctica. 1993 México,
Distrito Federal, Editorial Ecasa.
12. HENDRICK, James G. Manuales de las Compañías. Sistemas y
procedimientos. 2004 México, Distrito Federal, publicación de artículo
revista, Vértigo 2004.
13. HUTCHINSON, John G. Organizaciones. Teoría y Conceptos Clásicos.
1997 México, Distrito Federal. Editorial CECSA .
14. Jackson, N. y Lund. H. (et. al.), Benchmarking for Higher Education.
Buckingham Editorial Society for Research into de Higher Education &
Open University Press.
15. JACKSON, Norman y LUND, Helen, "Introduction to Benchmarking", en
la nueva economía competitiva-cooperativa, 1997 México, Distrito Federal,
Editorial Prentice Hall Hispanoamericana.
16. LA ROCCA, Héctor A, FAINSTEIN, Héctor, Et. Al. Que es la Administración.
1998 Argentina, Buenos Aires. Editorial Macchi.
17. Manual de Crédito y Cobranza de FESICS, 2008, México, Distrito Federal.
18. Manual de Crédito y Cobranza de FESICS, 2007, México, Distrito Federal.
19. Manual de Organización y recursos humanos, creado por Consultoría
Integral para el desarrollo y la productividad, Diciembre 2003
96
20. MÜNCH Galindo, Lourdes y GARCIA Martínez, José. Fundamentos de
Administración. 2000 México, Distrito Federal Editorial Trillas.
21. PORTER, MICHAEL, Estrategia Competitiva, 1990 México, Distrito Federal,
Editorial CECSA.
22. PORTER, MICHAEL, Ventaja competitiva, CECSA Editores, 1991
Argentina, Buenos Aires, Javier Vergara Editor.
23. Reglas de Carácter General y Criterios Contables Serie B, B-4 Bienes
Adjudicados, emitidos el 11 de julio 2003.
24. Reglas de Carácter General y Criterios Contables, B-3 Cartera de Crédito,
publicadas en el DOF del 11 de julio del 2003.
25. SPENDOLINI, M. J. Benchmarking Book. 1992, Estados Unidos de
Norteamérica, New York, Editorial AMACOM.
26. TERRY George, R. Administración y Control de Oficinas. México, Distrito
Federal, Editorial Continental.
27. TERRY George, R. Principios de Administración, Serie de Enseñanza
Programada “El Ateneo”. 1973 México, Distrito Federal, Editorial
Continental.
28. TZU, Sun, El arte de la guerra. (The art of war), de la traducción de
VÁZQUEZ Alonso, Mariano, 2004 España, Madrid
29. VILLASEÑOR Fuente, Emilio, Elementos de administración de crédito y cobranza, 1991 México, Distrito Federal, Editorial Trillas.
