FAIL MEJANAMA NO. KAD PENGENALAN JAWATAN GRED
BAHAGIAN/SEKSYEN/JABATAN PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) TARIKH MEMEGANG
JAWATAN TARIKH PENEMPATAN (Tarikh penempatan di Bahagian / Seksyen
/ jabatan berkenaan) NO. TELEFON EMAIL FAKS TARIKH DIBUKA NO.
SEMAKAN TARIKH DIKEMASKINI MOHAMMED FAUZI BIN ABD. JALIL
(580801-05-5241) PEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN/OPERASI) N17 SEKSYEN
PENTADBIRAN DAN KEWANGAN BAHAGIAN KESELAMATAN 13 JANUARI 2007 01
APRIL 2011 03-89466179 03-8946 7930 01 APRIL 2011 00 00
*Maklumat pegawai ini perlu dikemaskini setiap kali berlaku
pertukaran pegawai atau portfolio tugas.
ARAHAN1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur
cara bagi tiaptiap tugas yang dijalankan oleh sesuatu jawatan. 2.
Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah: (a)
(b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) (k) (l) (n) (o) Maklumat
organisasi; Struktur organisasi; Maklumat Pusat Tanggungjawab
(PTJ); Struktur organisasi PTJ; Senarai tugas, kuasa dan hubungan
pegawai dengan pegawai pegawai lain; Proses kerja (untuk setiap
senarai tugas); Carta aliran kerja (mengikut senarai tugas);
Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan; senarai
semakan (mengikut senarai tugas); Senarai jawatankuasa yang
dianggotai; Senarai borang-borang yang digunakan; Norma-norma
kerja; Senarai tugas harian, Sejarah semakan.
(m) Senarai tugas dan tanggungjawab;
3. Fail Meja (FM) ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada
kaitan dengan jawatannya. Oleh itu fail ini mesti diletakkan di
atas meja. Pada masa pertukaran, fail ini hendaklah diserahkan
kepada Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) . 4. Ketua Pusat
Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan bahawa fail ini dikaji
semula dan dikemaskini:(a) (b) apabila berlaku pertukaran pegawai
atau portfolio tugas; dan sekurang-kurangnya setahun sekali.
FAIL MEJA
Halaman: 2
ISI KANDUNGANBil 1.0 Perkara MAKLUMAT ORGANISASI 1.1 Latar
belakang UPM 1.2 Punca kuasa 1.3 Objektif penubuhan UPM 1.4 Visi
UPM 1.5 Misi UPM 1.6 Matlamat UPM 1.7 Piagam pelanggan UPM 2.0 3.0
STRUKTUR ORGANISASI UPM MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) 3.1 3.2
3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 4.0 Latar belakang PTJ Fungsi utama Dasar
Kualiti Wawasan Misi Matlamat Piagam Pelanggan 9 10 10 11 11 11
11-12 5 5 6 6 6 6 7 8 Halaman
STRUKTUR ORGANISASI PTJ 4.1 4.2 Carta Organisasi PTJ Objektif
Kualiti PTJ 13 14-15 16 17-18
5.0 6.0
STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI SENARAI TUGAS, KUASA DAN
HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN PROSES KERJA (UNTUK
SETIAP SENARAI TUGAS)
7.0
19-20
FAIL MEJA
Halaman: 3
Bil 8.0 9.0
Perkara CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) SENARAI
UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN SENARAI SEMAKAN
(MENGIKUT SENARAI TUGAS) SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN NORMA-NORMA KERJA SENARAI
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB SENARAI TUGAS HARIAN SEJARAH SEMAKAN
Halaman 21-22 23
10.0 11.0 12.0 13.0 14.0 15.0 16.0
24-25 26 27 28 29-30 31 32
FAIL MEJA
Halaman: 4
1.0
MAKLUMAT ORGANISASI
UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA 1.1 LATAR BELAKANG Universiti Putra
Malaysia (UPM), dahulunya dikenali sebagai Universiti Pertanian
Malaysia telah ditubuhkan pada tahun 1971. Pada asalnya ianya
adalah penggabungan antara Fakulti Pertanian, Universiti Malaya dan
Kolej Pertanian Malaya Serdang bermula dengan tiga buah fakulti
iaitu Pertanian, Perhutanan dan Kedoktoran Veterinar dan Sains
Penternakan dan terus kekal sebagai sebuah universiti tradisional
yang memberikan tumpuan terutama kepada pendidikan ijazah pertama,
penyelidikan dalam bidang pertanian dan bidang yang berkaitan. Pada
awal tahun 80-an, UPM telah memperluaskan bidang sedia ada kepada
bidang Sains dan Teknologi (S&T) di samping menyediakan
sistem-sistem penyampaian yang lebih baik dan terkini dalam
pendidikan sains dan teknologi melalui penggunaan teknologi
maklumat (IT) yang sedang pesat berkembang. UPM telah bertukar nama
dengan rasminya kepada Universiti Putra Malaysia pada 3 April 1997
oleh YAB Perdana Menteri Dato' Seri Dr. Mahathir bin Mohamad. la
adalah merupakan satu langkah strategik untuk menjadikan UPM
sebagai pusat pengajian tinggi yang berupaya mengukuhkan program
sedia ada di samping berkemampuan mempelbagaikan program pengajian
bagi memenuhi kehendak dan keperluan negara pada masa hadapan. 1.2
PUNCA KUASA 1.2.1 1.2.2 1.2.3 Akta Universiti dan Kolej Universiti
1971 (Akta 30); Perintah (Pemerbadanan) Universiti Pertanian
Malaysia (Pindaan) 1997 [ P.U.(A) 348] berkuatkuasa dari 26 Julai
1997; dan Perlembagaan Universiti Putra Malaysia [P.U.(A) 106]
berkuatkuasa dari 15 Mac 1998.
FAIL MEJA
Halaman: 5
1.3
OBJEKTIF PENUBUHAN Untuk menghasilkan graduan siswazah dan pasca
siswazah yang
berketrampilan di dalam pelbagai bidang dan menjalankan aktiviti
penyelidikan yang dapat menyumbang ke arah pembentukan sebuah
negara maju dan dan memenuhi keperluan serta pasaran sumber manusia
tempatan antarabangsa menjadi Pusat Kecermelangan
Pendidikan Pertanian dan Universiti Penyelidikan bertaraf
antarabangsa.
1.4
VISI Menjadi Universiti Bereputasi Antarabangsa.
1.5
MISI Menjadi Pusat Pembelajaran dan Penyelidikan yang utama,
yang
memberikan sumbangan bukan sahaja kepada pembentukan kekayaan
dan pembangunan negara bangsa, tetapi juga kepada kemajuan manusia
dan penerokaan ilmu sejagat.
1.6
MATLAMAT UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA UPM telah menetapkan lapan
matlamat untuk merealisasikan wawasannya. Setiap matlamat berikut
mempunyai objektif khusus, iaitu dalam bentuk yang boleh diukur
pencapaiannya. Pencapaian setiap objektif bergantung kepada
pelaksanaan strategi dan pelan tindakan masing-masing.
Kelapan-lapan matlamat tersebut adalah seperti berikut: Matlamat 1:
Matlamat 2: Matlamat 3: Matlamat 4: Matlamat 5: Melahirkan graduan
yang berkualiti, berdaya saing dan berusaha untuk terus maju;
Memperkasakan pelajar UPM dengan penguasaan kemahiran insaniah;
Menjadikan UPM sebagai Universiti Penyelidikan yang terkemuka;
Memperkasakan UPM sebagai pusat kecemerlangan pendidikan dan
penyelidikan pertanian; Memperkasakan jalinan industri dan
masyarakat;Halaman: 6
FAIL MEJA
Matlamat 6: Matlamat 7: Matlamat 8: Matlamat 9: Matlamat 10:
1.7
Mengurus modal insan dan persekitaran kerja dengan cemerlang;
Memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti berteraskan amalan terbaik;
Menjana dan mengurus sumber kewangan universiti secara cekap dan
berkesan; Menjadikan universiti terhubung sepenuhnya dengan
berasaskan ICT; dan Memperkasakan UPM melalui Alumni
PIAGAM PELANGGAN UNIVERSITI Kami staf UPM beriltizam ke arah
kecemerlangan melalui penerapan budaya kualiti dalam pengajaran,
penyelidikan dan perkhidmatan profesional untuk memenuhi ekspektasi
pelanggan kami dengan: Menyedia dan mengusahakan peningkatan secara
berterusan dalam aspek yang berkaitan dengan pengajaran,
penyelidikan dan perkhidmatan profesional sejajar dengan piawaian
dan amalan terbaik yang diterima guna di peringkat antarabangsa;
Menyediakan program pengajian tinggi dan mewujudkan suasana
pembelajaran yang berkualiti dalam usaha peningkatan kesarjanaan
ilmu bagi memenuhi aspirasi pembangunan Negara; Memperkasakan
bidang penyelidikan dengan penemuan baharu yang dapat meningkatkan
taraf hidup dan pembangunan ekonomi Negara secara menyeluruh;
Mewujudkan budaya pengurusan berkualiti yang cekap dan berkesan
serta suasana persekitaran kerja dan pembelajaran yang dinamik dan
kondusif demi memupuk percambahan dan keterbukaan minda untuk
membangunkan potensi diri staf dan pelajar; Menyediakan Memberikan
perkhidmatan ruang dan profesional yang untuk saksama meningkatkan
kepada semua kecekapan pengurusan yang menyeluruh; dan peluang
warganegara dengan tidak mengira kepercayaan, bangsa dan agama
untuk memperoleh pendidikan tinggi yang berkualiti.
FAIL MEJA
Halaman: 7
2.0
STRUKTUR ORGANISASI UPM
NAIB CANSELOR
TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK DAN ANTARABANGSA)
TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJARI DAN ALUMNI)
PENDAFTAR
BENDAHARI
TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN DAN INOVASI)
TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT)
KETUA PUSTAKAWAN
FAKULTI/INSTITUT/SEKOLAH/AKADEMIK/PUSAT/BAHAGIAN/ CAMPUS
CAWANGAN
3.0
MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB
BAHAGIAN KESELAMATAN 3.1 LATAR BELAKANG Bahagian Keselamatan,
Universiti Putra Malaysia telah ditubuhkan pada tahun 1978. Sebelum
penubuhannya, Bahagian ini telah melalui 2 era sejarah penting,
pertama semasa Kolej Pertanian Malaya (sebelum 1971) dan kedua
selepas penubuhan Universiti Pertanian Malaysia. Semasa Kolej
Pertanian Malaya, ketika itu Pengawal Keselamatan dikenali sebagai
Jaga. Mereka dilantik daripada kalangan pekerja kolej yang terdiri
daripda pekerja sambilan, pencuci, pemandu dan juga buruh am.
Kekuatan jaga ketika itu ialah seramai 10 anggota dan diselia oleh
seorang mandur. Perkhidmatan keselamatan waktu itu tidak mempunyai
struktur yang tersusun dan pentadbirannya diletakan dibawah
pentadbiran Bahagian Ladang. Tugas-tugas yang dijalankan pada waktu
itu lebih tertumpu kepada pengawalan hasil ladang dan mengawal di
pondok-pondok kawalan. Ketika penubuhan Universiti Pertanaian
Malaysia pada tahun 1971, jawatan Jaga yang dahulunya diwujudkan
semasa Kolej Pertanian Malaya, telah diserapkan ke dalam
perkhidmatan universiti. Urusan pentadbiran masih diletakan di
bawah Bahagian Ladang. Pada 1 April 1974 Pengurusan Universiti
telah menubuhkan Unit Keselamatan. Seorang Pegawai Keselamatan
telah diantik untuk mentadbir Unit Keselamatan. Pada ketika itu
jawatan Jaga telah dimansuhkan dan telah digantikan dengan jawatan
Pengawal kampus. Pada tahun 1975 jawatan Pengawal kampus telah
dijumudkan dan digantikan dengan jawatan Pengawal Keselamatan.
Kekuatan anggota pada ketika itu telah meningkat seramai 40
anggota. Serentak dengan itu 5 orang anggota keselamatan telah
dinaikan pangkat kepada Pengawal Keselamatan Kanan. Sejajar dengan
perkembangan universiti serta penambahan bilangan pelajar,
kakitangan dan infrastruktur pada tahun 1978, Bahagian Keselamatan
telah ditubuhkan. Sesuai dengan penubuhan ini, seorang Pengarah
Keselamatan telah dilantik dan Bahagian Keselamatan telah
diletakan
dibawah
pentadbiran
Pejabat
Timbalan
Naib
canselor
Pembangunan. Mulai 1 Januari 2004 pula Bahagian Keselamatan
telah diletakan dibawah pentadbiran Pejabat Naib canselor.
Walaubagaimana pun pada 28 Julai 2006, Bahagian Keselamatan telah
disatukan dibawah Perkhidmatan Korporat Pejabat Pendaftar. Sejajar
dengan usaha universiti untuk menjadi universiti bertaraf dunia,
Bahagian Keselamatan telah turut berkembang dan berusaha untuk
meningkatkan kualiti kerja dan memperkemaskan sisitem operasi.
Dalam usaha ini Bahagian Keselamatan telah berjaya memperolehi
persijilan MS ISO 9001:2000 pada 19 september 2003. Pada 1 Julai
2006, bahagian Keselamatan telah bergabung dengan 4 pusat
tanggunjawab iaitu Pusat Kesihatan Uniersiti, Pusat Kesenian dan
Kebudayaan, Pusat Islam dan Pejabat Pendaftar. Gabungan tersebut
adalah untuk mendapat sijil tunggal MS ISO 9001: 2000 yang telah
berjaya Pejabat diperolehi Pendaftar pada telah 26 september 2007.
Selaras dengan MS ISO perkembangan persijilan MS ISO 9001 maka pada
tahun 2009 Entiti berjaya memperolehi Persijilan 9001:2008. 3.2
FUNGSI UTAMA Bahagian Keselamatan bertanggungjawab untuk menjaga
keselamatan dan ketenteraman warga kampus. 3.3 DASAR KUALITI Kami
Staf Pejabat Pendaftar beriltizam memantapkan Sistem Pengurusan
Kualiti Pejabat Pendaftar yang merangkumi pengurusan sumber
manusia, perkhidmatan perundang-undangan, perkhidmatan keselamatan,
perkhidmatan perubatan dan pergigian, perkhidmatan keagamaan dan
kerohanian dan perkhidmatan kebudayaan dan kemudahan dewan bagi
menyokong untuk skviti pembelajaran, ekspektasi penyelidikan
selaras dan perkhidmatan MS ISO professional melalui perapan budaya
kerja berkualiti secara berterusan memenuhi pelanggan dengan
9001:2008.
FAIL MEJA
Halaman: 10
3.4
WAWASAN Menjadi Bahagian Keselamatan Bereputasi
Antarabangsa.
3.5
MISI Menyediakan perkhidmatan keselamatan bersepadu bagi
mewujudkan persekitaran yang selamat, selesa dan harmonis.
3.6
MATLAMAT Bahagian Keselamatan UPM telah menetapkan lima matlamat
untuk merealisasikan wawasannya. Setiap matlamat berikut mempunyai
objektif Khusus, iaitu dalam bentuk yang boleh diukur
pencapaiannya. Pencapaian setiap objektif pula bergantung kepada
pelaksanaan strategi dan pelan tindakan masing-masing. Kelima-lima
matlamat tersebut adalah seperti berikut:
Matlamat 1 :
Memperkasa
dan
melestari
keberkesanan
Sistem
Kawalan Keselamatan. Matlamat 2 : Membangun dan mengekalkan
tenaga kerja mahir di semua peringkat. Matlamat 3: Matlamat 4:
Matlamat 5: Mewujudkan Sistem Pengurusan Keselamatan Bersepadu.
Meningkatkan keharmonian dan keselesaan warga kampus. Menjadikan
bahagian Keselamatan UPM sebagai pusat
rujukan serantau mengenai keselamatan kampus.
FAIL MEJA
Halaman: 11
3.7
PIAGAM PELANGGAN Kami staf Bahagian Keselamatan Universiti
beriltizam ke arah
kecemerlangan melalui penerapan budaya kualiti dalam
perkhidmatan professional untuk memenuhi ekspektasi pelanggan kami
dengan: Masa yang diambil untuk permohonan penggunaan senjata api
dan peluru diluluskan dalam tempoh 3 hari bekerja. Masa diambil
untuk mengeluarkan pelekat kenderaan tidak melebihi 10 minit. Masa
yang diambil untuk mengeluarkan Pas Sementara 3 hari bekerja. Masa
yang diambil untuk mengeluarkan Kad Kampus 3 hari bekerja.
Pemeriksaan ke atas kenderaan yang tidak mempunyai pelekat
kenderaan UPM melalui laluan keluar yang ditetapkan. Rondaan
dilaksanakan 2 kali setiap shif. Masa yang diambil untuk memproses
notis saman yang diterima tidak melebihi 10 minit. Proses
penyediaan dan pemasangan papan tanda di dalam tempoh 3 hari.
Proses persiapan dan melaksanakan tugas pengiringan di dalam tempoh
3 hari. Bantuan Bantu Mula diberikan dalam tempoh 15 minit di dalam
kawasan kampus. Bantuan Bantu Mula diberikan dalam tempoh 30 minit
di kawasan Ladang Puchong UPM. Menyelesaikan siasatan kes dalam
tempoh 14 hari bekerja. Memastikan kamera litar tertutup dapat
berfungsi sepenuhnya.
FAIL MEJA
Halaman: 12
4.0
STRUKTUR ORGANISASI BAHAGIAN KESELAMATAN
4.1 CARTA ORGANISASI BAHAGIAN KESELAMATAN
PENGARAH KESELAMATAN
UNIT JAMINAN KUALITI
UNIT DISIPLIN
SEKSYEN KAWALAN KESELAMATAN ZON A
SEKSYEN KAWALAN KESELAMATAN ZON B
SEKSYEN KAWALAN KESELAMATAN ZON C
SEKSYEN BANTUAN
SEKSYEN PENTADBIRAN & KEWANGAN
SEKSYEN TEKNOLOGI MAKLUMAT
SEKSYEN KAWALAN KESELAMATAN KAMPUS BINTULU
Unit Kawalan Akses Zon A
Unit Kawalan Akses Zon B
Unit Kawalan Akses Ladang Puchong & Ayer Hitam Unit Rondaan
Ladang Puchong & Ayer Hitam
Unit Bantu Mula
Unit Trafik Unit Tugas Khas
Unit Perhubungan & CCTV Unit Rondaan
Unit Teknikal
Unit Kawalan Swasta
FAIL MEJA
Halaman: 13
4.2
OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN KESELAMATAN
Bil. 1. 2.
Proses Kawalan Dokumen Audit Dalaman Tindakan Pembetulan
Tindakan Pencegahan Kepuasan pelanggan, analisa, pengukuran dan
peningkatan Perolehan dan pembayaran (Bekalan, Perkhidmatan dan
Kerja)
Objektif Kualiti Semakan semula dokumen SPK sekurang-kurangnya
sekali dalam setahun Memastikan jumlah NCR pada Audit berkurangan
20% dari tahun sebelumnya Dalaman
3.
Melaksanakan tindakan pembetulan selewat-lewatnya 21 hari
bekerja (jangka pendek) atau 6 bulan (jangka panjang) dari tarikh
surat diedarkan. Menghasilkan 5 tindakan pencegahan dalam setahun
Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan dalaman pada tahap Setuju dan
ke atas (Skala 4 & 5) Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan
luaran pada tahap Memuaskan dan ke atas (Skala 4 & 5) Laporan
analisis penilaian prestasi pembekal dibuat 4 kali setahun Mencapai
80% tahap Memuaskan (Skala 4) bagi analisis penilaian prestasi
pembekal Memastikan tempoh baikpulih dalaman untuk perkakasan dalam
tempoh tiga (3) hari bekerja Memastikan tempoh baikpulih pihak luar
untuk perkakasan dilakukan selewat-lewatnya lima belas (15) hari
bekerja Penambahbaikan/baikpulih dilakukan selewatlewatnya 15 hari
bekerja atau dengan jaminan tempoh baikpulih Memastikan baikpulih
sistem akibat gangguan operasi server tanpa melibatkan kerosakan
kepada aplikasi dilakukan selewat-lewatnya 4 jam Memastikan
baikpulih akibat gangguan operasi aplikasi modul tertentu, manakala
modul-modul lain boleh digunakan semasa tempoh baikpulih dilakukan
selewat-lewatnya 2 hari bekerja Memastikan baikpulih sistem akibat
gangguan operasi kerosakan yang serius serta memerlukan pertukaran
aliran serta fungsian sistem atau pemasangan peralatan baru kepada
perkakasan dilakukan dalam tempoh lima (5) hari bekerjaHalaman:
14
4.
5.
6.
7.
Perkhidmatan Teknologi Maklumat
FAIL MEJA
Bil.
Proses
8.
Latihan Staf
Objektif Kualiti Mencapai 80% staf Pejabat Pendaftar yang
menghadiri latihan sekurang-kurangnya 7 hari setahun Memastikan 80%
latihan yang dijalankan mengikut takwim tahunan
9.
Permohonan Penggunaan Senjata Api Peluru
dan
Memastikan masa yang diambil untuk permohonan penggunaan senjata
api dan peluru diluluskan dalam tempoh 3 hari bekerja Memastikan
masa diambil untuk mengeluarkan pelekat tidak melebihi 10 minit
Memastikan masa yang diambil untuk mengeluarkan Pas Sementara 3
hari bekerja Memastikan masa yang diambil untuk mengeluarkan Kad
Kampus 3 hari bekerja Pemeriksaan keatas kenderaan yang tidak
mempunyai pelekat kenderaan melalui laluan keluar yang ditetapkan.
Memastikan rondaan dilaksanakan 2 kali setiap shif Memastikan masa
yang diambil untuk memproses notis saman yang diterima tidak
melebihi 10 minit Proses penyediaan dan pemasangan papan tanda di
dalam tempoh 3 hari Proses persiapan dan melaksanakan tugas
pengiringan di dalam tempoh 3 hari Memastikan bantu mula diberikan
dalam tempoh 15 minit di dalam kampus. Memastikan bantu mula
diberikan dalam tempoh 30 minit di kawasan Ladang Puchong UPM
10
Permohonan Pelekat Kenderaan Permohonan Pas Sementara
Pengendalian Kad Kampus Kawalan Akses Rondaan Pengendalian
Kesalahan Lalulintas Pernohonan Papan Tanda Permohonan dan Tugas
Pengiringan
11 12
13 14 15
16
17
18
Bantu Mula
19
Siasatan Dalaman
Menyelesaikan siasatan kes dalam tempoh 14 hari bekerja
Memastikan kamera litar tertutup dapat berfungsi sepenuhnya
20
Kawalan CCTV
FAIL MEJA
Halaman: 15
5.0
STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAISEKSYEN PENTADBIRAN DAN
KEWANGANPengarah Keselamatan (KP48)
Ketua Seksyen Pen. Pegawai Tadbir (N27)
Pengurusan Perolehan & Kewangan
Perkhidmatan Kaunter
Perkhidmatan Am Pejabat
Pengurusan Cuti
Pengurusan Aset & Perkhidmatan Stor
Pengurusan Fail & Rekod
Pembantu Tadbir (N17)
Pembantu Tadbir (N17)
Pembantu Tadbir (N17)
Pembantu Tadbir (N17)
Mohammed Fauzi bin Abd. Jalil Pembantu Tadbir (N17)
Pembantu Tadbir (N17)
Pembantu Tadbir (N17)
Pembantu Tadbir (N17)
Pembantu Tadbir (N17)
Pembantu Tadbir (N17)
Pembantu Tadbir (N17)
Pembantu Tadbir (N17)
Pembantu Tadbir (N17)
Pembantu Am Pejabat (N1)
Pembantu Am Pejabat (N1)
Pembantu Rendah Awam (R1)
FAIL MEJA
Halaman: 16
6.0
SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI
LAIN
Bil. 1.
Tugas pegawai atasan yang ada hubungan Pengarah Keselamatan
Memastikan urusan keluar masuk barang/peralatan berjalan Ketua Unit
Meluluskan permohonan
Tugas dan tanggungjawab Menguruskan urusan keluar-masuk
barangbarang dari stor peralatan bahagian keselamatan a) Urusan
Pengeluaran Barang/Peralatan b) Urusan Merekod Barangan/Peralatan
yang baru
Kuasa yang diberi Tiada
Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan
Pengarah Keselamatan Memohon stok yang diperlukan. Pegawai
Keselamatan Memohon stok yang diperlukan. Penolong Pegawai
Keselamtan Memohon stok yang diperlukan Penolong Pegawai Tadbir
Mengesah dan meluluskan Borang Permohonan Pengeluaran Stok
(PEND/BR01/STOK) dan memohon stok yang diperlukan Penolong Pegawai
Teknologi Maklumat Memohon stok yang diperlukan Pembantu Tadbir
(Kesetiausahaan) Memohon stok yang diperlukan Pembantu Tadbir
(Perkeranian/Operasi) Memohon stok yang diperlukan Juruteknik
Teknologi Maklumat Memohon stok yang diperlukan Pembantu
Keselamatan Memohon stok yang diperlukan
FAIL MEJA
Halaman: 17
Bil.
Tugas pegawai atasan yang ada hubungan
Tugas dan tanggungjawab
Kuasa yang diberi
Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan
Pengawal Keselamatan Kanan Memohon stok yang diperlukan Pengawal
Keselamatan Memohon stok yang diperlukan Pembantu Am Pejabat
Memohon stok yang diperlukan Pekerja Rendah Awam (PRA) Memohon stok
yang diperlukan
FAIL MEJA
Halaman: 18
7.0
PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
7.1
MENGURUSKAN URUSAN KELUAR-MASUK BARANG-BARANG DARI STOR
PERALATAN BAHAGIAN KESELAMATAN a) Urusan Pengeluaran
Barang/Peralatan Proses Kerja URUSAN PENGELUARAN BARANG-BARANG
Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan
Bil.
1.
Pemohon perlu memohon bagi setiap barang/bekalan dengan mengisi
Borang Permohonan Pengeluaran Stok PEND/BR01/STOK) atau Permohonan
On-Line melalui Sistem Inventori yang dibangunkan oleh pihak IDEC
UPM. Barang-barang/Peralatan adalah seperti: a) Alat Tulis b)
Barangan Keperluan anggota seperti appaulette, cota, butang
pakaian. Memajukan permohonan kepada Ketua Unit untuk kelulusan.
Setelah diluluskan, ambil barangan keperluan dari stor dan
diserahkan kepada pemohon. Tentukan jumlah barangan yang diberi
sama dengan jumlah barangan yang dipohon seperti dalam borang
permohonan. Failkan borang permohonan yang telah dibuat. Ketua
Unit
2. 3. 4.
5.
FAIL MEJA
Halaman: 19
b) Urusan Merekod Barangan/Peralatan yang baru Bil. Proses Kerja
URUSAN MEREKOD BARANGAN/PERALATAN YANG BARU 1. Menyemak
barang-barang yang diterima daripada pembekal dengan menyemak Nota
Serahan (Delivery Order), Invois dan Pesanan Belian (Purchase
Order) bagi mengesahkan spesifikasi dan kuantiti. Setelah semuanya
lengkap Pembantu menandatangani Nota Serahan dan Invois. Merekod
stok dalam sistem Inventori. Menyimpan barangan/peralatan didalam
stor. Tadbir akan Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen
Undangundang Peraturan
2. 3. 4.
FAIL MEJA
Halaman: 20
8.08.1
CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan
proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap
aktiviti)
MENGURUSKAN URUSAN KELUAR-MASUK BARANG-BARANG DARI STOR
PERALATAN BAHAGIAN KESELAMATAN a) Urusan Pengeluaran
Barang/Peralatan
Mula
Terima permohonan
1
Tidak
Kelulusan?
2
Ya
Ambil barangan/peralatan
3
Serah kepada Pemohon
4
Fail permohonan
5
Tamat
FAIL MEJA
Halaman: 21
b) Urusan Merekod Barangan/Peralatan yang baru
Mula
Terima Bekalan Stok1 Tidak
Menyemak dan memeriksa stok2 Ya
Menandatangani Nota Serahan dan Invois
3
Merekod Stok di dalam Sistem Inventori
4
Menyimpan Stok di dalam Stor Peralatan
5
Tamat
FAIL MEJA
Halaman: 22
9.0
SENARAI UNDANG-UNDANG DIPERLUKAN
DAN
PERATURAN
YANG
BIL 1. 2. 3. 4.
No. Dokumen -
Tajuk Dokumen Panduan Pengurusan Pejabat (Pekeliling
Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007) Quality Management Systems
Requirements (ISO 9001:2008, IDT) Guidelines on Complaints Handling
(MS 1432: 1998) Arahan Keselamatan Kerajaan Malaysia
FAIL MEJA
Halaman: 23
10.0
SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
10.1 MENGURUSKAN URUSAN KELUAR-MASUK BARANG-BARANG DARI STOR
PERALATAN BAHAGIAN KESELAMATAN a) Urusan Pengeluaran
Barang/Peralatan
Bil 1. 2. 3. 4. 5.
Perkara Terima permohonan dari pemohon Dapatkan kelulusan dari
Ketua Unit Mengambil barangan/peralatan Serah kepada pemohon Fail
borang permohonan
Tandakan ( )
Catatan
FAIL MEJA
Halaman: 24
10.2 Urusan Merekod Barangan/Peralatan yang baru
Bil 1. 2. 3. 4. 5.
Perkara Terima bekalan stok Menyemak dan memeriksa bekalan stok
Menandatangani nota serahan dan invois Merekod stok dalam sistem
Menyimpan stok dalam stor
Tandakan ( )
Catatan
FAIL MEJA
Halaman: 25
11.0
SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
Bil
Jawatankuasa
Keanggotaan
FAIL MEJA
Halaman: 26
12.0
SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN
Bil 1.
Kod Dokumen SOK/PYG/BR16
Tajuk Dokumen Borang Keluar Masuk Barang
FAIL MEJA
Halaman: 27
13.0
NORMA-NORMA KERJA
Bil.
Kerja / Aktiviti / Projek
Petunjuk Prestasi (Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos)
1.
Menguruskan urusan keluar-masuk barang-barang dari Stor
Peralatan Bahagian Keselamatan. Menyediakan Laporan Bahagian
Keselamatan. Inventori Stor Peralatan
80%
2.
20%
FAIL MEJA
Halaman: 28
14.0
SENARAI TUGAS
Nama Pusat Tanggungjawab (PTJ) Nama Pegawai dan No. Kad
Pengenalan No. Staf Jawatan dan Gred Bahagian/Seksyen/Jabatan
Pegawai Penilai Pertama Pegawai Penilai Kedua
: Bahagian Keselamatan Universiti (BKU) : Mohammed Fauzi bin
Abd. Jalil (580801-05-5241) : NA1342 : Pembantu Tadbir
(Perkeranian/Operasi) N17 : Seksyen Pentadbiran dan Kewangan :
Ketua Seksyen Pentadbiran dan Kewangan : Pengarah Keselamatan
Senarai Tugas dan Tanggungjawab: 1. 2. 3. 4. Menguruskan urusan
keluar-masuk barang-barang dari Stor Peralatan Bahagian
Keselamatan. Menyediakan Laporan Inventori Stor Peralatan pada
setiap bulan. Membantu pengedaran barangan keperluan anggota
seperti Pakaian Seragam, Baju Hujan, T-shirt termasuk aksesori
pakaian anggota. Membantu menguruskan semua jenis Latihan termasuk
Seminar, Kursus dan Bengkel Bahagian Keselamatan termasuk yang
berkaitan dengan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK). Membantu
memasukkan data-data pelekat kenderaan bagi Pelajar/Pegawai UPM dan
Agensi Luar ke dalam Sistem Pelekat Kenderaan UPM. Lain-lain tugas
yang di arah dari masa ke semasa.
5. 6.
Tarikh Kuatkuasa Tandatangan dan Cop Ketua PTJ/Bahagian
: :
01 April 2011
FAIL MEJA
Halaman: 29
15.0
SENARAI TUGAS HARIAN
NAMA JAWATAN TARIKH Bil
: MOHAMMED FAUZI BIN ABD. JALIL : PEMBANTU TADBIR (PEKERANIAN/
OPERASI) : Tugas Nota : sebagaimana tercatat dalam buku senarai
tugas harian Catatan
FAIL MEJA
Halaman: 30
16.0
SEJARAH SEMAKAN
Bil. 1.
No. Semakan 00
Tarikh Dikemaskini -
Perincian Semakan -
FAIL MEJA
Halaman: 31
