Contoh Fail Meja

  • View
    10.624

  • Download
    17

Embed Size (px)

Text of Contoh Fail Meja

FAIL MEJANAMA NO. KAD PENGENALAN JAWATAN GRED BAHAGIAN/SEKSYEN/JABATAN PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) TARIKH MEMEGANG JAWATAN TARIKH PENEMPATAN (Tarikh penempatan di Bahagian / Seksyen / jabatan berkenaan) NO. TELEFON EMAIL FAKS TARIKH DIBUKA NO. SEMAKAN TARIKH DIKEMASKINI MOHAMMED FAUZI BIN ABD. JALIL (580801-05-5241) PEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN/OPERASI) N17 SEKSYEN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN BAHAGIAN KESELAMATAN 13 JANUARI 2007 01 APRIL 2011 03-89466179 03-8946 7930 01 APRIL 2011 00 00

*Maklumat pegawai ini perlu dikemaskini setiap kali berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas.

ARAHAN1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiaptiap tugas yang dijalankan oleh sesuatu jawatan. 2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah: (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) (k) (l) (n) (o) Maklumat organisasi; Struktur organisasi; Maklumat Pusat Tanggungjawab (PTJ); Struktur organisasi PTJ; Senarai tugas, kuasa dan hubungan pegawai dengan pegawai pegawai lain; Proses kerja (untuk setiap senarai tugas); Carta aliran kerja (mengikut senarai tugas); Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan; senarai semakan (mengikut senarai tugas); Senarai jawatankuasa yang dianggotai; Senarai borang-borang yang digunakan; Norma-norma kerja; Senarai tugas harian, Sejarah semakan.

(m) Senarai tugas dan tanggungjawab;

3. Fail Meja (FM) ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan jawatannya. Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa pertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) . 4. Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan bahawa fail ini dikaji semula dan dikemaskini:(a) (b) apabila berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas; dan sekurang-kurangnya setahun sekali.

FAIL MEJA

Halaman: 2

ISI KANDUNGANBil 1.0 Perkara MAKLUMAT ORGANISASI 1.1 Latar belakang UPM 1.2 Punca kuasa 1.3 Objektif penubuhan UPM 1.4 Visi UPM 1.5 Misi UPM 1.6 Matlamat UPM 1.7 Piagam pelanggan UPM 2.0 3.0 STRUKTUR ORGANISASI UPM MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 4.0 Latar belakang PTJ Fungsi utama Dasar Kualiti Wawasan Misi Matlamat Piagam Pelanggan 9 10 10 11 11 11 11-12 5 5 6 6 6 6 7 8 Halaman

STRUKTUR ORGANISASI PTJ 4.1 4.2 Carta Organisasi PTJ Objektif Kualiti PTJ 13 14-15 16 17-18

5.0 6.0

STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

7.0

19-20

FAIL MEJA

Halaman: 3

Bil 8.0 9.0

Perkara CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS) SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN NORMA-NORMA KERJA SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB SENARAI TUGAS HARIAN SEJARAH SEMAKAN

Halaman 21-22 23

10.0 11.0 12.0 13.0 14.0 15.0 16.0

24-25 26 27 28 29-30 31 32

FAIL MEJA

Halaman: 4

1.0

MAKLUMAT ORGANISASI

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA 1.1 LATAR BELAKANG Universiti Putra Malaysia (UPM), dahulunya dikenali sebagai Universiti Pertanian Malaysia telah ditubuhkan pada tahun 1971. Pada asalnya ianya adalah penggabungan antara Fakulti Pertanian, Universiti Malaya dan Kolej Pertanian Malaya Serdang bermula dengan tiga buah fakulti iaitu Pertanian, Perhutanan dan Kedoktoran Veterinar dan Sains Penternakan dan terus kekal sebagai sebuah universiti tradisional yang memberikan tumpuan terutama kepada pendidikan ijazah pertama, penyelidikan dalam bidang pertanian dan bidang yang berkaitan. Pada awal tahun 80-an, UPM telah memperluaskan bidang sedia ada kepada bidang Sains dan Teknologi (S&T) di samping menyediakan sistem-sistem penyampaian yang lebih baik dan terkini dalam pendidikan sains dan teknologi melalui penggunaan teknologi maklumat (IT) yang sedang pesat berkembang. UPM telah bertukar nama dengan rasminya kepada Universiti Putra Malaysia pada 3 April 1997 oleh YAB Perdana Menteri Dato' Seri Dr. Mahathir bin Mohamad. la adalah merupakan satu langkah strategik untuk menjadikan UPM sebagai pusat pengajian tinggi yang berupaya mengukuhkan program sedia ada di samping berkemampuan mempelbagaikan program pengajian bagi memenuhi kehendak dan keperluan negara pada masa hadapan. 1.2 PUNCA KUASA 1.2.1 1.2.2 1.2.3 Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Akta 30); Perintah (Pemerbadanan) Universiti Pertanian Malaysia (Pindaan) 1997 [ P.U.(A) 348] berkuatkuasa dari 26 Julai 1997; dan Perlembagaan Universiti Putra Malaysia [P.U.(A) 106] berkuatkuasa dari 15 Mac 1998.

FAIL MEJA

Halaman: 5

1.3

OBJEKTIF PENUBUHAN Untuk menghasilkan graduan siswazah dan pasca siswazah yang

berketrampilan di dalam pelbagai bidang dan menjalankan aktiviti penyelidikan yang dapat menyumbang ke arah pembentukan sebuah negara maju dan dan memenuhi keperluan serta pasaran sumber manusia tempatan antarabangsa menjadi Pusat Kecermelangan

Pendidikan Pertanian dan Universiti Penyelidikan bertaraf antarabangsa.

1.4

VISI Menjadi Universiti Bereputasi Antarabangsa.

1.5

MISI Menjadi Pusat Pembelajaran dan Penyelidikan yang utama, yang

memberikan sumbangan bukan sahaja kepada pembentukan kekayaan dan pembangunan negara bangsa, tetapi juga kepada kemajuan manusia dan penerokaan ilmu sejagat.

1.6

MATLAMAT UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA UPM telah menetapkan lapan matlamat untuk merealisasikan wawasannya. Setiap matlamat berikut mempunyai objektif khusus, iaitu dalam bentuk yang boleh diukur pencapaiannya. Pencapaian setiap objektif bergantung kepada pelaksanaan strategi dan pelan tindakan masing-masing. Kelapan-lapan matlamat tersebut adalah seperti berikut: Matlamat 1: Matlamat 2: Matlamat 3: Matlamat 4: Matlamat 5: Melahirkan graduan yang berkualiti, berdaya saing dan berusaha untuk terus maju; Memperkasakan pelajar UPM dengan penguasaan kemahiran insaniah; Menjadikan UPM sebagai Universiti Penyelidikan yang terkemuka; Memperkasakan UPM sebagai pusat kecemerlangan pendidikan dan penyelidikan pertanian; Memperkasakan jalinan industri dan masyarakat;Halaman: 6

FAIL MEJA

Matlamat 6: Matlamat 7: Matlamat 8: Matlamat 9: Matlamat 10: 1.7

Mengurus modal insan dan persekitaran kerja dengan cemerlang; Memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti berteraskan amalan terbaik; Menjana dan mengurus sumber kewangan universiti secara cekap dan berkesan; Menjadikan universiti terhubung sepenuhnya dengan berasaskan ICT; dan Memperkasakan UPM melalui Alumni

PIAGAM PELANGGAN UNIVERSITI Kami staf UPM beriltizam ke arah kecemerlangan melalui penerapan budaya kualiti dalam pengajaran, penyelidikan dan perkhidmatan profesional untuk memenuhi ekspektasi pelanggan kami dengan: Menyedia dan mengusahakan peningkatan secara berterusan dalam aspek yang berkaitan dengan pengajaran, penyelidikan dan perkhidmatan profesional sejajar dengan piawaian dan amalan terbaik yang diterima guna di peringkat antarabangsa; Menyediakan program pengajian tinggi dan mewujudkan suasana pembelajaran yang berkualiti dalam usaha peningkatan kesarjanaan ilmu bagi memenuhi aspirasi pembangunan Negara; Memperkasakan bidang penyelidikan dengan penemuan baharu yang dapat meningkatkan taraf hidup dan pembangunan ekonomi Negara secara menyeluruh; Mewujudkan budaya pengurusan berkualiti yang cekap dan berkesan serta suasana persekitaran kerja dan pembelajaran yang dinamik dan kondusif demi memupuk percambahan dan keterbukaan minda untuk membangunkan potensi diri staf dan pelajar; Menyediakan Memberikan perkhidmatan ruang dan profesional yang untuk saksama meningkatkan kepada semua kecekapan pengurusan yang menyeluruh; dan peluang warganegara dengan tidak mengira kepercayaan, bangsa dan agama untuk memperoleh pendidikan tinggi yang berkualiti.

FAIL MEJA

Halaman: 7

2.0

STRUKTUR ORGANISASI UPM

NAIB CANSELOR

TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK DAN ANTARABANGSA)

TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJARI DAN ALUMNI)

PENDAFTAR

BENDAHARI

TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN DAN INOVASI)

TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT)

KETUA PUSTAKAWAN

FAKULTI/INSTITUT/SEKOLAH/AKADEMIK/PUSAT/BAHAGIAN/ CAMPUS CAWANGAN

3.0

MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB

BAHAGIAN KESELAMATAN 3.1 LATAR BELAKANG Bahagian Keselamatan, Universiti Putra Malaysia telah ditubuhkan pada tahun 1978. Sebelum penubuhannya, Bahagian ini telah melalui 2 era sejarah penting, pertama semasa Kolej Pertanian Malaya (sebelum 1971) dan kedua selepas penubuhan Universiti Pertanian Malaysia. Semasa Kolej Pertanian Malaya, ketika itu Pengawal Keselamatan dikenali sebagai Jaga. Mereka dilantik daripada kalangan pekerja kolej yang terdiri daripda pekerja sambilan, pencuci, pemandu dan juga buruh am. Kekuatan jaga ketika itu ialah seramai 10 anggota dan diselia oleh seorang mandur. Perkhidmatan keselamatan waktu itu tidak mempunyai struktur yang tersusun dan pentadbirannya diletakan dibawah pentadbiran Bahagian Ladang. Tugas-tugas yang dijalankan pada waktu itu lebih tertumpu kepada pengawalan hasil ladang dan mengawal di pondok-pondok kawalan. Ketika penubuhan Universiti Pertanaian Malaysia pada tahun 1971, jawatan Jaga yang dahulunya diwujudkan semasa Kolej Pertanian Malaya, telah diserapkan ke dalam perkhidmatan universiti. Urusan pentadbiran masih diletakan di bawah Bahagian Ladang. Pada 1 April 1974 Pengurusan Universiti telah menubuhkan Unit Keselamatan. Seorang Pegawai Keselamatan telah diantik untuk mentadbir Unit Keselamatan. Pada ketika itu jawatan Jaga telah dimansuhkan dan telah digantikan dengan jawatan Pengawal kampus. Pada tahun 1975 jawatan Pengawal kampus telah dijumudkan dan digantikan dengan jawatan Pengawal Keselamatan. Kekuatan anggota pada ketika itu telah meningkat seramai 40 anggota. Serentak dengan itu 5 orang anggota keselamatan telah dinaikan pangkat kepada Pengawal Keselamatan Kanan. Sejajar dengan perkembangan universiti serta penambahan bilangan pelajar, kakitangan dan infrastruktur pada tahun 1978, Bahagian Keselamatan telah ditubuhkan. Sesuai dengan penubuhan ini, seorang Pengarah Keselamatan telah dilantik dan Bahagian Keselamatan telah

diletakan

dibawah

pentadbiran

Pejabat

Timbalan

Naib

canselor

Pembangunan. Mulai 1 Januari 2004 pula Bahagian Keselamatan telah diletakan dibawah pentadbiran Pejabat Naib canselor. Walaubagaimana pun pada 28 Julai 2006, Bahagian Keselamatan telah disatukan dibawah Perkhidmatan Korporat Pejabat Pendaftar. Sejajar dengan usaha universiti untuk menjadi universiti bertaraf dunia, Bahagian Keselamatan telah turut berkembang dan berusaha untuk meningkatkan kualiti kerja dan memperkemaskan sisitem operasi. Dalam usaha ini Bahagian Keselamatan telah berjaya memperolehi persijilan MS ISO 9001:2000 pada 19 september 2003. Pada 1 Julai 2006, bahagian Keselamatan telah bergabung dengan 4 pusat tanggunjawab iaitu Pusat Kesihatan Uniersiti, Pusat Kesenian dan Kebudayaan, Pusat Islam dan Pejabat Pendaftar. Gabungan tersebut adalah untuk mendapat sijil tunggal MS ISO 9001: 2000 yang telah berjaya Pejabat diperolehi Pendaftar pada telah 26 september 2007. Selaras dengan MS ISO perkembangan persijilan MS ISO 9001 maka pada tahun 2009 Entiti berjaya memperolehi Persijilan 9001:2008. 3.2 FUNGSI UTAMA Bahagian Keselamatan bertanggungjawab untuk menjaga keselamatan dan ketenteraman warga kampus. 3.3 DASAR KUALITI Kami Staf Pejabat Pendaftar beriltizam memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Pendaftar yang merangkumi pengurusan sumber manusia, perkhidmatan perundang-undangan, perkhidmatan keselamatan, perkhidmatan perubatan dan pergigian, perkhidmatan keagamaan dan kerohanian dan perkhidmatan kebudayaan dan kemudahan dewan bagi menyokong untuk skviti pembelajaran, ekspektasi penyelidikan selaras dan perkhidmatan MS ISO professional melalui perapan budaya kerja berkualiti secara berterusan memenuhi pelanggan dengan 9001:2008.

FAIL MEJA

Halaman: 10

3.4

WAWASAN Menjadi Bahagian Keselamatan Bereputasi Antarabangsa.

3.5

MISI Menyediakan perkhidmatan keselamatan bersepadu bagi mewujudkan persekitaran yang selamat, selesa dan harmonis.

3.6

MATLAMAT Bahagian Keselamatan UPM telah menetapkan lima matlamat untuk merealisasikan wawasannya. Setiap matlamat berikut mempunyai objektif Khusus, iaitu dalam bentuk yang boleh diukur pencapaiannya. Pencapaian setiap objektif pula bergantung kepada pelaksanaan strategi dan pelan tindakan masing-masing. Kelima-lima matlamat tersebut adalah seperti berikut:

Matlamat 1 :

Memperkasa

dan

melestari

keberkesanan

Sistem

Kawalan Keselamatan. Matlamat 2 : Membangun dan mengekalkan tenaga kerja mahir di semua peringkat. Matlamat 3: Matlamat 4: Matlamat 5: Mewujudkan Sistem Pengurusan Keselamatan Bersepadu. Meningkatkan keharmonian dan keselesaan warga kampus. Menjadikan bahagian Keselamatan UPM sebagai pusat

rujukan serantau mengenai keselamatan kampus.

FAIL MEJA

Halaman: 11

3.7

PIAGAM PELANGGAN Kami staf Bahagian Keselamatan Universiti beriltizam ke arah

kecemerlangan melalui penerapan budaya kualiti dalam perkhidmatan professional untuk memenuhi ekspektasi pelanggan kami dengan: Masa yang diambil untuk permohonan penggunaan senjata api dan peluru diluluskan dalam tempoh 3 hari bekerja. Masa diambil untuk mengeluarkan pelekat kenderaan tidak melebihi 10 minit. Masa yang diambil untuk mengeluarkan Pas Sementara 3 hari bekerja. Masa yang diambil untuk mengeluarkan Kad Kampus 3 hari bekerja. Pemeriksaan ke atas kenderaan yang tidak mempunyai pelekat kenderaan UPM melalui laluan keluar yang ditetapkan. Rondaan dilaksanakan 2 kali setiap shif. Masa yang diambil untuk memproses notis saman yang diterima tidak melebihi 10 minit. Proses penyediaan dan pemasangan papan tanda di dalam tempoh 3 hari. Proses persiapan dan melaksanakan tugas pengiringan di dalam tempoh 3 hari. Bantuan Bantu Mula diberikan dalam tempoh 15 minit di dalam kawasan kampus. Bantuan Bantu Mula diberikan dalam tempoh 30 minit di kawasan Ladang Puchong UPM. Menyelesaikan siasatan kes dalam tempoh 14 hari bekerja. Memastikan kamera litar tertutup dapat berfungsi sepenuhnya.

FAIL MEJA

Halaman: 12

4.0

STRUKTUR ORGANISASI BAHAGIAN KESELAMATAN

4.1 CARTA ORGANISASI BAHAGIAN KESELAMATAN

PENGARAH KESELAMATAN

UNIT JAMINAN KUALITI

UNIT DISIPLIN

SEKSYEN KAWALAN KESELAMATAN ZON A

SEKSYEN KAWALAN KESELAMATAN ZON B

SEKSYEN KAWALAN KESELAMATAN ZON C

SEKSYEN BANTUAN

SEKSYEN PENTADBIRAN & KEWANGAN

SEKSYEN TEKNOLOGI MAKLUMAT

SEKSYEN KAWALAN KESELAMATAN KAMPUS BINTULU

Unit Kawalan Akses Zon A

Unit Kawalan Akses Zon B

Unit Kawalan Akses Ladang Puchong & Ayer Hitam Unit Rondaan Ladang Puchong & Ayer Hitam

Unit Bantu Mula

Unit Trafik Unit Tugas Khas

Unit Perhubungan & CCTV Unit Rondaan

Unit Teknikal

Unit Kawalan Swasta

FAIL MEJA

Halaman: 13

4.2

OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN KESELAMATAN

Bil. 1. 2.

Proses Kawalan Dokumen Audit Dalaman Tindakan Pembetulan Tindakan Pencegahan Kepuasan pelanggan, analisa, pengukuran dan peningkatan Perolehan dan pembayaran (Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja)

Objektif Kualiti Semakan semula dokumen SPK sekurang-kurangnya sekali dalam setahun Memastikan jumlah NCR pada Audit berkurangan 20% dari tahun sebelumnya Dalaman

3.

Melaksanakan tindakan pembetulan selewat-lewatnya 21 hari bekerja (jangka pendek) atau 6 bulan (jangka panjang) dari tarikh surat diedarkan. Menghasilkan 5 tindakan pencegahan dalam setahun Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan dalaman pada tahap Setuju dan ke atas (Skala 4 & 5) Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan luaran pada tahap Memuaskan dan ke atas (Skala 4 & 5) Laporan analisis penilaian prestasi pembekal dibuat 4 kali setahun Mencapai 80% tahap Memuaskan (Skala 4) bagi analisis penilaian prestasi pembekal Memastikan tempoh baikpulih dalaman untuk perkakasan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja Memastikan tempoh baikpulih pihak luar untuk perkakasan dilakukan selewat-lewatnya lima belas (15) hari bekerja Penambahbaikan/baikpulih dilakukan selewatlewatnya 15 hari bekerja atau dengan jaminan tempoh baikpulih Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasi server tanpa melibatkan kerosakan kepada aplikasi dilakukan selewat-lewatnya 4 jam Memastikan baikpulih akibat gangguan operasi aplikasi modul tertentu, manakala modul-modul lain boleh digunakan semasa tempoh baikpulih dilakukan selewat-lewatnya 2 hari bekerja Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasi kerosakan yang serius serta memerlukan pertukaran aliran serta fungsian sistem atau pemasangan peralatan baru kepada perkakasan dilakukan dalam tempoh lima (5) hari bekerjaHalaman: 14

4.

5.

6.

7.

Perkhidmatan Teknologi Maklumat

FAIL MEJA

Bil.

Proses

8.

Latihan Staf

Objektif Kualiti Mencapai 80% staf Pejabat Pendaftar yang menghadiri latihan sekurang-kurangnya 7 hari setahun Memastikan 80% latihan yang dijalankan mengikut takwim tahunan

9.

Permohonan Penggunaan Senjata Api Peluru

dan

Memastikan masa yang diambil untuk permohonan penggunaan senjata api dan peluru diluluskan dalam tempoh 3 hari bekerja Memastikan masa diambil untuk mengeluarkan pelekat tidak melebihi 10 minit Memastikan masa yang diambil untuk mengeluarkan Pas Sementara 3 hari bekerja Memastikan masa yang diambil untuk mengeluarkan Kad Kampus 3 hari bekerja Pemeriksaan keatas kenderaan yang tidak mempunyai pelekat kenderaan melalui laluan keluar yang ditetapkan. Memastikan rondaan dilaksanakan 2 kali setiap shif Memastikan masa yang diambil untuk memproses notis saman yang diterima tidak melebihi 10 minit Proses penyediaan dan pemasangan papan tanda di dalam tempoh 3 hari Proses persiapan dan melaksanakan tugas pengiringan di dalam tempoh 3 hari Memastikan bantu mula diberikan dalam tempoh 15 minit di dalam kampus. Memastikan bantu mula diberikan dalam tempoh 30 minit di kawasan Ladang Puchong UPM

10

Permohonan Pelekat Kenderaan Permohonan Pas Sementara Pengendalian Kad Kampus Kawalan Akses Rondaan Pengendalian Kesalahan Lalulintas Pernohonan Papan Tanda Permohonan dan Tugas Pengiringan

11 12

13 14 15

16

17

18

Bantu Mula

19

Siasatan Dalaman

Menyelesaikan siasatan kes dalam tempoh 14 hari bekerja Memastikan kamera litar tertutup dapat berfungsi sepenuhnya

20

Kawalan CCTV

FAIL MEJA

Halaman: 15

5.0

STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAISEKSYEN PENTADBIRAN DAN KEWANGANPengarah Keselamatan (KP48)

Ketua Seksyen Pen. Pegawai Tadbir (N27)

Pengurusan Perolehan & Kewangan

Perkhidmatan Kaunter

Perkhidmatan Am Pejabat

Pengurusan Cuti

Pengurusan Aset & Perkhidmatan Stor

Pengurusan Fail & Rekod

Pembantu Tadbir (N17)

Pembantu Tadbir (N17)

Pembantu Tadbir (N17)

Pembantu Tadbir (N17)

Mohammed Fauzi bin Abd. Jalil Pembantu Tadbir (N17)

Pembantu Tadbir (N17)

Pembantu Tadbir (N17)

Pembantu Tadbir (N17)

Pembantu Tadbir (N17)

Pembantu Tadbir (N17)

Pembantu Tadbir (N17)

Pembantu Tadbir (N17)

Pembantu Tadbir (N17)

Pembantu Am Pejabat (N1)

Pembantu Am Pejabat (N1)

Pembantu Rendah Awam (R1)

FAIL MEJA

Halaman: 16

6.0

SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN

Bil. 1.

Tugas pegawai atasan yang ada hubungan Pengarah Keselamatan Memastikan urusan keluar masuk barang/peralatan berjalan Ketua Unit Meluluskan permohonan

Tugas dan tanggungjawab Menguruskan urusan keluar-masuk barangbarang dari stor peralatan bahagian keselamatan a) Urusan Pengeluaran Barang/Peralatan b) Urusan Merekod Barangan/Peralatan yang baru

Kuasa yang diberi Tiada

Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Pengarah Keselamatan Memohon stok yang diperlukan. Pegawai Keselamatan Memohon stok yang diperlukan. Penolong Pegawai Keselamtan Memohon stok yang diperlukan Penolong Pegawai Tadbir Mengesah dan meluluskan Borang Permohonan Pengeluaran Stok (PEND/BR01/STOK) dan memohon stok yang diperlukan Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Memohon stok yang diperlukan Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) Memohon stok yang diperlukan Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Memohon stok yang diperlukan Juruteknik Teknologi Maklumat Memohon stok yang diperlukan Pembantu Keselamatan Memohon stok yang diperlukan

FAIL MEJA

Halaman: 17

Bil.

Tugas pegawai atasan yang ada hubungan

Tugas dan tanggungjawab

Kuasa yang diberi

Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Pengawal Keselamatan Kanan Memohon stok yang diperlukan Pengawal Keselamatan Memohon stok yang diperlukan Pembantu Am Pejabat Memohon stok yang diperlukan Pekerja Rendah Awam (PRA) Memohon stok yang diperlukan

FAIL MEJA

Halaman: 18

7.0

PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

7.1

MENGURUSKAN URUSAN KELUAR-MASUK BARANG-BARANG DARI STOR PERALATAN BAHAGIAN KESELAMATAN a) Urusan Pengeluaran Barang/Peralatan Proses Kerja URUSAN PENGELUARAN BARANG-BARANG Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan

Bil.

1.

Pemohon perlu memohon bagi setiap barang/bekalan dengan mengisi Borang Permohonan Pengeluaran Stok PEND/BR01/STOK) atau Permohonan On-Line melalui Sistem Inventori yang dibangunkan oleh pihak IDEC UPM. Barang-barang/Peralatan adalah seperti: a) Alat Tulis b) Barangan Keperluan anggota seperti appaulette, cota, butang pakaian. Memajukan permohonan kepada Ketua Unit untuk kelulusan. Setelah diluluskan, ambil barangan keperluan dari stor dan diserahkan kepada pemohon. Tentukan jumlah barangan yang diberi sama dengan jumlah barangan yang dipohon seperti dalam borang permohonan. Failkan borang permohonan yang telah dibuat. Ketua Unit

2. 3. 4.

5.

FAIL MEJA

Halaman: 19

b) Urusan Merekod Barangan/Peralatan yang baru Bil. Proses Kerja URUSAN MEREKOD BARANGAN/PERALATAN YANG BARU 1. Menyemak barang-barang yang diterima daripada pembekal dengan menyemak Nota Serahan (Delivery Order), Invois dan Pesanan Belian (Purchase Order) bagi mengesahkan spesifikasi dan kuantiti. Setelah semuanya lengkap Pembantu menandatangani Nota Serahan dan Invois. Merekod stok dalam sistem Inventori. Menyimpan barangan/peralatan didalam stor. Tadbir akan Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan

2. 3. 4.

FAIL MEJA

Halaman: 20

8.08.1

CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

MENGURUSKAN URUSAN KELUAR-MASUK BARANG-BARANG DARI STOR PERALATAN BAHAGIAN KESELAMATAN a) Urusan Pengeluaran Barang/Peralatan

Mula

Terima permohonan

1

Tidak

Kelulusan?

2

Ya

Ambil barangan/peralatan

3

Serah kepada Pemohon

4

Fail permohonan

5

Tamat

FAIL MEJA

Halaman: 21

b) Urusan Merekod Barangan/Peralatan yang baru

Mula

Terima Bekalan Stok1 Tidak

Menyemak dan memeriksa stok2 Ya

Menandatangani Nota Serahan dan Invois

3

Merekod Stok di dalam Sistem Inventori

4

Menyimpan Stok di dalam Stor Peralatan

5

Tamat

FAIL MEJA

Halaman: 22

9.0

SENARAI UNDANG-UNDANG DIPERLUKAN

DAN

PERATURAN

YANG

BIL 1. 2. 3. 4.

No. Dokumen -

Tajuk Dokumen Panduan Pengurusan Pejabat (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007) Quality Management Systems Requirements (ISO 9001:2008, IDT) Guidelines on Complaints Handling (MS 1432: 1998) Arahan Keselamatan Kerajaan Malaysia

FAIL MEJA

Halaman: 23

10.0

SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS)

10.1 MENGURUSKAN URUSAN KELUAR-MASUK BARANG-BARANG DARI STOR PERALATAN BAHAGIAN KESELAMATAN a) Urusan Pengeluaran Barang/Peralatan

Bil 1. 2. 3. 4. 5.

Perkara Terima permohonan dari pemohon Dapatkan kelulusan dari Ketua Unit Mengambil barangan/peralatan Serah kepada pemohon Fail borang permohonan

Tandakan ( )

Catatan

FAIL MEJA

Halaman: 24

10.2 Urusan Merekod Barangan/Peralatan yang baru

Bil 1. 2. 3. 4. 5.

Perkara Terima bekalan stok Menyemak dan memeriksa bekalan stok Menandatangani nota serahan dan invois Merekod stok dalam sistem Menyimpan stok dalam stor

Tandakan ( )

Catatan

FAIL MEJA

Halaman: 25

11.0

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

Bil

Jawatankuasa

Keanggotaan

FAIL MEJA

Halaman: 26

12.0

SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

Bil 1.

Kod Dokumen SOK/PYG/BR16

Tajuk Dokumen Borang Keluar Masuk Barang

FAIL MEJA

Halaman: 27

13.0

NORMA-NORMA KERJA

Bil.

Kerja / Aktiviti / Projek

Petunjuk Prestasi (Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos)

1.

Menguruskan urusan keluar-masuk barang-barang dari Stor Peralatan Bahagian Keselamatan. Menyediakan Laporan Bahagian Keselamatan. Inventori Stor Peralatan

80%

2.

20%

FAIL MEJA

Halaman: 28

14.0

SENARAI TUGAS

Nama Pusat Tanggungjawab (PTJ) Nama Pegawai dan No. Kad Pengenalan No. Staf Jawatan dan Gred Bahagian/Seksyen/Jabatan Pegawai Penilai Pertama Pegawai Penilai Kedua

: Bahagian Keselamatan Universiti (BKU) : Mohammed Fauzi bin Abd. Jalil (580801-05-5241) : NA1342 : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) N17 : Seksyen Pentadbiran dan Kewangan : Ketua Seksyen Pentadbiran dan Kewangan : Pengarah Keselamatan

Senarai Tugas dan Tanggungjawab: 1. 2. 3. 4. Menguruskan urusan keluar-masuk barang-barang dari Stor Peralatan Bahagian Keselamatan. Menyediakan Laporan Inventori Stor Peralatan pada setiap bulan. Membantu pengedaran barangan keperluan anggota seperti Pakaian Seragam, Baju Hujan, T-shirt termasuk aksesori pakaian anggota. Membantu menguruskan semua jenis Latihan termasuk Seminar, Kursus dan Bengkel Bahagian Keselamatan termasuk yang berkaitan dengan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK). Membantu memasukkan data-data pelekat kenderaan bagi Pelajar/Pegawai UPM dan Agensi Luar ke dalam Sistem Pelekat Kenderaan UPM. Lain-lain tugas yang di arah dari masa ke semasa.

5. 6.

Tarikh Kuatkuasa Tandatangan dan Cop Ketua PTJ/Bahagian

: :

01 April 2011

FAIL MEJA

Halaman: 29

15.0

SENARAI TUGAS HARIAN

NAMA JAWATAN TARIKH Bil

: MOHAMMED FAUZI BIN ABD. JALIL : PEMBANTU TADBIR (PEKERANIAN/ OPERASI) : Tugas Nota : sebagaimana tercatat dalam buku senarai tugas harian Catatan

FAIL MEJA

Halaman: 30

16.0

SEJARAH SEMAKAN

Bil. 1.

No. Semakan 00

Tarikh Dikemaskini -

Perincian Semakan -

FAIL MEJA

Halaman: 31