Upload
hidein
View
64
Download
2
Embed Size (px)
DESCRIPTION
laporan magan
Citation preview
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Pelaksanaan Magang Program Studi Ilmu Administrasi Negara Fis UNP
Magang Profesi Program Studi Ilmu Administrasi Negara merupakan salah satu
kegiatan pelatihan untuk menerapkan berbagai pengetahuan, sikap dan keterampilan
dalam melaksanakan memperoleh pengalaman nyata mengenai Administrasi Negara,
Pelaksanaan magang ini bertujuan untuk melatih mahasiswa agar memiliki kemampuan
mengaplikasikan teori-teori yang diperoleh di bangku perkuliahan agar mahasiswa
memperoleh pengalaman praktis di lapangan yang berkaitan dengan bidang garapan.
Disamping memberikan perkuliahan yang bersifat teori, Program Studi Ilmu
Administrasi Negara memandang perlu memberikan latihan dan membekali mahasiswa
dengan melakukan praktek-praktek lapangan di lembaga-lembaga/instansi Pemerintah
maupun Swasta, sehingga mahasiswa dapat menimba pengalaman nyata dari praktek-
praktek tersebut.
Berdasarkan dan maksud Magang di atas maka mahasiswa bisa melatih dan
membekali ilmu yang dimilikinya di lapangan. Dalam melakukan Magang, mahasiswa
benar-benar dituntut untuk melakukan berbagai kegiatan selama jangka waktu tertentu
yang dibimbing oleh Supervisor di lapangan dan dibantu oleh dosen pembimbing.
Dalam Pelaksanaan Magang banyak pengalaman yang dapat diperoleh oleh
mahasiswa dilapangan. Disamping ilmu, mereka juga mengalami proses langsung dan
penerapan dari berbagai teori yang telah dipelajari, juga dikenalkan langsung dengan
dunia kerja yang sebenarnya. Dengan adanya Program Magang ini, mahasiswa
diharapkan siap untuk terjun ke dunia kerja yang sesuai dengan keahliannya.
B.Deskripsi Tentang Instansi
a. Letak Lokasi Praktek
Praktek Lapangan Teknologi Pendidikan dilaksanakan di UPTD Balai Diklat
Koperasi yang terletak di Ulak Karang Padang tepatnya di Jl. S. Parman No.121. UPTD
Balai Diklat Koperasi merupakan cabang dari Dinas Koperasi, Perindustrian dan
Perdagangan (Dinas Koperindang) yang terletak di Jl. Jend Sudirman No. 51 Padang.
Berkenaaan dengan Keputusan Gubenur Sumatera Barat melalui surat
keputusan Nomor 22 Tahun 2001 tentang pembentukan Unit Pelaksanaan Teknis Dinas
Daerah Propinsi Sumatera Barat, salah satu diantaranya adalah UPTD Balai Pendidikan
dan Latihan Koperasi, yang menpunyai tugas pokok yaitu melaksanakan sebahagian
tugas teknis operasional Dinas dibidang Pendidikan dan Latihan Koperasi. Dalam
menjalankan tugasnya UPTD Balai Diklat Koperasi bertanggung jawab kepada Dinas
Koperasi, Perindustrian dan perdagangan (Dinas Koperindag).
Letak Balai Diklat Koperasi sangat kondusif dan strategis terletak di pinggir
jalan raya menuju Pasar Raya dengan mudah dijangkau melalui kendaraan, baik roda
empat maupun roda dua. Secara geografis letak Balai Diklat Koperasi adalah sebagai
berikut:
1. Sebelah Utara berbatasan dengan Kantor Pengadaian.
2. Sebelah Selatan berbatasan dengan Perumahan Penduduk.
3. Sebelah Timur berbatasan dengan Perumahan Penduduk.
4. Sebelah Barat berbatasan dengan Jalan Raya Menuju Pasar Raya Padang.
Ditinjau dari kondisi fisik UPTD Balai Diklat Koperasi mempunyai fasilitas
yang terdiri dari :
1. Ruang Kepala UPTD Balai Diklat Koperasi
Ruangan ini Khusus dipakai untuk ruangan kerja kepala UPTD Balai Diklat
Koperasi, dan berukuran + 48 m2.
Tabel 1. Sarana dan Prasarana Ruang Tata Usaha
No Nama sarana Jumlah Kondisi 1 Televisi 1 Baik 2 AC 2 Baik 3 Meja 4 Baik 4 Kursi 2 Baik 5 Sofa 4 Baik
2. Ruangan Tata Usaha
Ruangan Tata Usaha UPTD Balai diklat Koperasi berukuran + 48 m2 dengan
dilengkapi sarana sebagai berikut:
Tabel 2. Sarana dan Prasarana Ruang Tata Usaha
No Nama sarana Jumlah Kondisi 1 Komputer 1 Baik 2 Meja 8 Baik 3 Kursi 8 Baik 4 Lemari 2 Baik 5 Printer 1 Baik
2. Ruangan Program
Ruangan Program ini digunakan untuk merencanakan dan merancang Program
pelatihan / diklat, yang berukuran + 40 m2, kondisi baik, dilengkapi fasilitas sebagai
berikut:
Tabel 3. Sarana dan Prasarana Ruang Program
No Nama sarana Jumlah Kondisi 1 Komputer 2 Baik 2 Meja 4 Baik 3 Kursi 4 Baik 4 Lemari 3 Baik 5 Printer 2 Baik
3. Ruangan Widyaiswara
Ruangan ini digunakan oleh tim pengajar, yang berukuran + 40 m2, dengan fasilitas
sebagai berikut:
Tabel 4. Sarana dan Prasarana Ruang Widyaiswara
No Nama asrama Jumlah Kondisi 1 Komputer 1 Baik 2 Meja 4 Baik 3 Kursi 4 Baik 4 Lemari 2 Baik
4. Ruang Belajar
Ruang belajar yang dimiliki UPTD Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi
1 buah, ukuran 60 m2 kondisi baik dengan dilengkapi sarana belajar yang terlihat
pada tabel di bawah ini:
Tabel 5. Sarana dan Prasarana Ruang Belajar
No Nama Sarana Jumlah Kondisi 1 Kursi Belajar 30 Buah Baik 2 Meja Belajar 30 Buah Baik 3 White Board 2 Buah Baik 4 AC 2 Buah Baik 5 Microphon 1 Unit Baik 6 OHP 1 Unit Baik 7 Infocus/LCD 1 Unit Baik 8 Laptop 1 Unit Baik
5. Ruang Penunjang
a. Mushala
Untuk keperluan ibadah UPTD Balai Diklat Koperasi juga memiliki sebuah
mushala yang berukuran 24 m2 dengan kondisi cukup baik.
b. Aula
Biasanya aula digunakan untuk ruangan pertemuan, seminar dan pelatihan.
Ukuran aula yang dimiliki oleh UPTD Balai Diklat Koperasi cukup representatif
dengan ukuran 120 m2 dengan kondisi baik dan dilengkapi sarana sebagai berikut
:
Tabel 6. Sarana dan Prasarana Aula
No Nama Sarana Jumlah Kondisi 1 Kursi Belajar 90 Buah Baik 2 Podini 1 Unit Baik 3 Sound Sistem 1 Unit Baik 4 AC 4 Unit Baik 5 Kapasitas Ruangan 100 Orang Baik
7. Asrama
Asrama yang dimiliki UPTD Balai Diklat berbeda letak dengan Kantor
UPTD Balai Diklat Koperasi, asrama terletak di JL. S. Parman No. 233. Letak
asrama berseberangan jalan dengan kantor UPTD Balai Diklat Koperasi. Asrama
adalah fasilitas yang menbedakan UPTD Balai Pendidikan dan Latihan dengan
lembaga non pelatihan lainnya, fasilitas yang ada di asrama UPTD Balai Diklat
Koperasi adalah
a. Kamar
Asrama UPTD Balai Diklat Koperasi memiliki kamar sebanyak 14 buah.
Ukuran tiap kamarnya 24 m2 dengan kapasitas 4-6 orang sekamar, dilengkapi
kamar mandi, kipas angin dan 2 buah tempat tidur bertingkat.
b. Ruang Makan
Ruang makan yang ada di asrama UPTD Balai Diklat Koperasi dilengkapi 60
buah kursi dan 60 buah meja makan dan 2 buah kipas angin.
8. Ruang Perpustakaan
Ruangan perpustakaan yang dimiliki UPTD Balai Diklat Koperasi berukuran
48 m2 dengan kondisi cukup baik, dengan jumlah koleksi buku-buku tentang
perkoperasian dan umum sebanyak 2.951 buku yang terdiri dari :
a. Buku tentang perkoperasian dan buku umum terdiri dari 1.218 Judul.
b. Modul diklat terdiri dari 54 eksemplar.
c. Laporan sebanyak 260 eksemplar
d. Majalah/kliping terdiri dari 275 eksemplar
e. Brosur sebanyak 45 eksemplar.
(Denah Ruangan dan Mess UPTD Balai Diklat Koperasi dapat dilihat pada lampiran 1-2) b.Fungsi
Tugas pokok UPTD Balai Pendidikan dan latihan Koperasi ialah melaksanakan
sebagian tugas teknis operasional Dinas di bidang Pendidikan dan latihan Koperasi.
Dalam melaksanakan tugas pokoknya, Unit Pelaksanaan Teknis Dinas mempunyai
fungsi:
1. Penyusunan Rencana Pembangunan Teknis Operasional.
2. Pengkajian dan Analisis Teknis operasional
3. Pengujian dan persiapan Teknologi di Lapangan .
4. Pelaksanaan Kebijakan Teknis di bidangnya.
5. Pelaksanaan Operasional Pelayanan Kepada Masyarakat sesuai dengan bidang
tugasnya.
6. Pelaksanaan Operasional Tugas Teknis Dinas Sesuai Dengan Bidangnya.
7. Pelaksanaan Pelayanan Teknis administrasi Teknis ketatausahaan Unit Pelaksana
Teknis Dinas.
Di samping tugas pokok dan fungsi dari UPTD Balai Diklat Koperasi juga
memiliki visi dan misi dalam menjalankan tugasnya. Visi dari UPTD Balai Diklat
Koperasi adalah Balai Pendidikan Latihan Koperasi sebagai lembaga Terpercaya dari
UPTD Balai Diklat Koperasi adalah
1. Meningkatkan kualitas Program Pendidikan dan Latihan.
2. Meningkatkan Profesional SDM Balai Diklat Pendidikan dan Latihan Koperasi
(Widyaiswara dan Penyelenggara)
3. Memfasilitasi dan menjalin jejering Pelatihan KUKM.
4. Meningkatkan produktivitas dan daya Saing SDM KUKM.
5. Meningkatkan Peran Serta dan Prakarya Masyarakat dalam Pengembagangan SDM
KUKM.
6. Meningkatkan Pelaksanaan sistim monitoring dan evaluasi pendidikan dan latihan.
7. Melengkapi sarana, prasarana dan sumber daya Pendidikan dan Latihan UPTD Balai
Pendidikan dan Latihan Koperasi.
B. Struktur Organisasi dan Personil
UPTD Balai Diklat Koperasi, dalam menjalankan tugasnya memiliki struktur
organisasi yang berkerjasama dalam menjalankan semua tugas-tugas dalam
penyelenggaraan Diklat, struktur atau susunan organisasi Balai Pendidikan dan Latihan
Koperasi Sumatera Barat adalah seperti yang tergambar dibawah ini:
Gambar 1: Bagan Susunan Organisasi Balai Pendidikan Dan Latihan
Koperasi Sumatera Barat
C. Perincian Tugas Bagian/Unit
Uraian Tugas Kepala, Sub Bagian, Kasi pada UPTD Dinas Koperasi Propinsi
Sumatera Barat.
1. Uraian Tugas dan Fungsi Kepala UPTD
a. Kepala UPTD Balai Diklat Pendidikan dan Latihan Koperasi dalam
melaksanakan tugasnya meliputi perencanaan, perumusan kebijaksanaan serta
penyusunan program kerja dalam rangka pelaksana tugas.
b. Dalam melaksanakan tugas tersebut Kepala UPTD mempunyai fungsi:
1). Penyusunan rencana pembangunan teknis operasional Balai Pendidikan Dan
Latihan Koperasi.
2). Pengkajian dan analisis teknis operasional pelaksanaan tugas Balai Pendidikan
dan Latihan Koperasi.
KEPALA
H. Erman, SE. MM
Sub BagianTata Usaha
Nurmelli. RA, SE
Seksi Penyelenggara Pendidikan Dan Latihan
Ir. Anizar
Seksi PelaksanaanProgram Dan Pengembangan
Melyanti Syahrial, SH. MM
3). Pelaksanaan kebijakkan teknis operasional Balai Pendidikan dan Latihan
Koperasi.
4). Melakukan pengawasan teknis operasional Balai Pendidikan dan Latihan
Koperasi.
5). Pelaksanaan pelayanan teknis administrasi ketatausahaan UPTD Balai
Pendidikan dan Latihan Koperasi.
6). Pelaksanaan operasional pelayanan kepada masyarakat Balai Pendidikan dan
Latihan Koperasi.
2. Uraian Tugas dan Fungsi Sub Bagian Tata Usaha
a. Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan pengelolaan urusan rumah
tangga UPTD, perlengkapan, surat menyurat, protokol, keuangan, kepegawaian,
organisasi dan tatalaksana dan hubungan masyarakat.
b. Dalam melakukan Tugas Sub Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi sebagai
berikut:
1). Pengelolaan urusan rumah tangga UPTD, perlengkapan, surat menyurat,
pengadaan barang dan jasa dan protokoler.
2). Pengelolaan administrasi keuangan.
3). Pengelolaan administrasi kepegawaian.
4). Pengelolaan organisasi dan tatalaksana
5). Pengelolaan hukum dan peraturan perundang-undangan yang berlaku bagi
kepentingan UPTD.
6). Melaksanakan pelayanan informasi dan hubungan masyarakat.
7). Menbuat rencana kerja sub bagian tata usaha.
c. Sub Bagian Tata Usaha, terdiri dari ;
1). Bagian umum
Bagian umum mempunyai tugas melaksanakan urusan surat menyurat dan
surat keluar, kearsipan, rumah tangga, perlengkapan, humas dan protokoler.
2). Bagian Kepegawaian
Bagian kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan
penyusunan rencana kebutuhan pegawai, mutasi, gaji berkala, pendidikan
dan latihan, cuti, kesejahteraan pegawai, kehadiran dan administrasi
kepegawaian lainnya.
3). Bagian Keuangan
Bagian keuangan mempunyai tugas penyelenggaraan pelayanan keuangan
rutin dan pendapatan, menata pembukuan keuangan, membuat laporan
keuangan rutin dan pendapatan, memelihara dokumen keuangan serta
membuat laporan pertanggung jawaban sesuai dengan ketentuan dan peraturan
yang berlaku.
3. Uraian Tugas dan Fungsi Seksi Pelaksana Program dan Pengembangan
a. Seksi Pelaksanaan Program dan Pengembangan dipimpin oleh seorang kepala seksi
yang bertanggung jawab kepada Kepala UPTD.
b. Seksi Pelaksanaan Program dan Pengembangan mempunyai tugas menyiapkan
bahan rencana dan program kerja serta mengawasi pelaksanaan kerjanya sesuai
ketentuan yang berlaku.
c. Uraian Tugas Seksi Program dan Pengembangan adalah :
1). Mengumpulkan data dan bahan tentang Program dan Pengembangan
Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM.
2). Menyiapkan Bahan penyusunan rencana Program dan Pengembangan
Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM.
3). Menyusun Rencana Anggaran Satuan Kerja (RASK) dan Rencana Dokumen
Anggaran Satuan Kerja (DASK) Program dan Pengembangan Pendidikan dan
Latihan Koperasi dan UKM.
4). Mengkoordinasikan rencana program Diklat dengan bidang di lingkungan
Dinas Koperindag.
5). Melakukan koordinasi kegiatan program diklat dengan Dinas terkait dan stake
holder.
6). Menyusun dan penilaian kinerja Program dan Pengembangan Pendidikan dan
Latihan Koperasi dan UKM.
7). Menyiapkan bahan dan mensosialisasikan prosedur dan tata kerja, petunjuk
teknis Program dan Pengembangan Pendidikan dan Latihan Koperasi dan
UKM.
8). Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait dalam pelaksanaan
penyusunan Program dan Pengembangan Pendidikan dan Latihan Koperasi
dan UKM.
9). Mengindentifikasi Program dan Pengembangan Pendidikan dan Latihan
Koperasi dan UKM.
10). Memberikan petunjuk dan mengawasi pelaksanaan kegiatan perpustakaan.
11). Mendata dan menganalisa kegiatan pelatihan dan peserta pendidikan dan
pelatihan Koperasi dan UKM.
12). Mengevaluasi penyelenggara pendidikan dan pelatihan Koperasi UKM.
13). Menghimpun laporan program tindak lanjut kegiatan pelatihan perkoperasian
dan UKM oleh KAB dan Kota serta Dinas Instansi terkait dan BUMN.
14). Menbuat rencana dan program kerja seksi program dan pengembangan.
15). Menyiapkan bahan penyusunan sistim informasi manajemen pendidikan dan
latihan koperasi dan UKM.
16). Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan.
17). Menyerahkan laporan pelaksanaan tugas.
4. Uraian Tugas dan Fungsi Seksi Penyelenggara Pendidikan dan Latihan
a. Seksi Penyelenggara Pendidikan dan Latihan dipimpin oleh seorang kepala seksi
yang bertanggung jawab pada Kepala UPTD.
b. Seksi Penyelenggara Pendidikan dan Latihan mempunyai tugas menyiapkan
bahan dan data Pelaksanaan Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM.
c. Uraian Tugas Seksi Penyelenggara Pendidikan dan Latihan adalah
1) Menghimpun dan mengolah data yang menyangkut pelaksana pendidikan dan
latihan.
2) Menghimpun dan mengolah materi Diklat dan mengkoordinasi dengan
Widyaiswara/Instruktur/Tenaga Pengajar.
3) Menghimpun kurikulum, silabi daan modul Diklat.
4) Membuat kelompok sasaran masing-masing jenis Diklat.
5) Mengindentifikasi keunggulan-keunggulan kurikulum dan jenis Diklat.
6) Menyusun kurikulum dan silabi Diklat yang baru dan merencanakan
pengembangan modul-modul Diklat.
7) Menjaga kelancaran tersedianya sarana kebutuhan Diklat.
8) Merencanakan teknis pelaksana Diklat yang baik, persiapan panitia beserta
penugasannya.
9) Membuat jadwal pelaksanaan Diklat dan mengkoordinasikan dengan
Widyaiswara//Instruktur/Tenaga Pengajar.
10) Mengatur dan Melaksanakan urusan administrasi penyelenggara Diklat..
11) Menganalis dan melakukan evaluasi proses pelaksanaan Diklat.
12) Membuat rencana dan program kerja Seksi Penyelenggara Pendidikan dan
Latihan.
13) Menyiapkan bahan pelaksanaan Diklat.
14) Menganalisa, menilai dan mengevaluasi kegiatan pelaksanaan Diklat.
15) Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan.
16) Menyerahkan laporan pelaksanaan tugas.
17) Mengkoordinasikan kegiatan pelatihan dengan Kabag di lingkungan Dinas
Koperindag.
18) Melakukan koordinasi dengan instansi lain/BUMN/Badan-badan lain dalam
pelaksanaan pelatihan pada UPTD Dinas Koperindag Sumbar.
5. Uraian Tugas Kelompok Jabatan Fungsional
a. Fungsional Pustakawan
Uraian Tugas Pustakawan ;
1) Menjaga, mengawasi pencatatan buku-buku pustaka.
2) Menjaga kebersihan dan kerapian buku-buku pustaka.
3) Menghimpun dan mengolah catalog.
4) Memberikan dan melaksanakan pelayanan kepustakaan.
5) Mengolah, menghimpun, menyusun buku-buku perpustakaan.
6) Merencanakan pengadaan buku-buku pustaka.
7) Menghimpun dan mengkliping berita-berita koperasi dan UKM.
8) Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan.
b. Fungsional Widyaiswara/Instruktur
Uraian Tugas Widyaiswara/Instruktur :
1) Mengumpulkan data dan bahan untuk menyusun kurikulum pelatihan bagi
aparatur dan gerakan koperasi dan usaha kecil dan menengah.
2) Membantu menyiapkan kurikulum dan silabi Diklat.
3) Menyusun modul Diklat sesuai dengan kurikulum dan silabi yang dibuat.
4) Memilih metode pelatihan yang tepat untuk melaksanakan Diklat.
5) Menelaah hasil evaluasi pelaksanaan Diklat.
6) Membuat rencana peningkatan dan pengembangan kemampuan
Widyaiswara/Instruktur.
7) Mencari dan menyiapkan rencana kegiatan penelitian tentang hasil dan tindak
lanjut Diklat.
8) Merencanakan kegiatan seminar-seminar pengembangan SDM Koperasi dan
UKM.
9) Aktif melakukan studi kepustakaan.
10) Mengembangan kegiatan penelitian tentang koperasi dan UKM.
11) Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan.
C.Perencanaan Kegiatan Magang
Magang dilaksanakan setiap hari kerja selama 45 hari kerja,mulai tanggal 2
Januari sampai 20 Februari 2012.sebagaimana yang telah penulis jelaskan pada
proposal Magang ,Penulis ingin mengetahui tentang Manajemen Penataan dan
Pemusnahan Arsip di UPTD Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM
Propinsi Sumatera Barat .
Penempatan penulis pada bidang Tata Usaha dan Perpustakaan selama
program magang berlangsung telah banyak membantu penulis untuk mengetahui
Manajemen Penataan dan Pemusnahan Arsip yang sesuai dengan ketentuan yang
berlaku .Tugas-tugas yang akan dilakukan selama proses magang adalah pekerjaan
yang berkaitan dengan Administrasi perkantoran seperti mengelola surat masuk dan
surat keluar ,Pembuatan Jurnal Kas masuk dan Kas Keluar serta yang berhubungan
dengan kepegawaian .sebelumnya agar pekerjaan yang dilakukan dapat lebih fokus
maka penulis menyusun suatu perencanaan kegiatan pada Instansi tersebut sehingga
memudahkan mendapatkan informasi ,dan semua pekerjaan itu dilakukan sesuai
dengan arahan dan bimbingan supervisor selama diTempat Magang :
Adapun rencana kegiatan Magang yang akan dilakukan adalah:
1.Melakukan Observasi ,mempelajari prosedur kerja Kantor di instansi tempat penulis
magang dan ikut serta dalam proses penataan arsip di ruang tata usaha serta di ruang
Perpustakaan
2.Melihat dan ikut serta dalam membantu para staf/Pegawai dalam pelaksanaa
kegiatan teknis lainnya.
3.Melakukan kegiatan studi kepustakaan yaitu mencari sumber bacaan atau referensi
yang berkaitan dengan Pengarsipan dan pengelolaannya.
4.Mencari dan mengumpulkan data untuk bahan penyusunan laporan magang sesuai
dengan topik yang diambil.
D.Pelaksanaan Kegiatan Magang
Kegiatan Magang yang penulis lakukan sudah terlaksana dengan baik yang
mana Penulis laksanakan mulai tanggal 2 Januari samapai 20 Februari 2012 .Penulis
terdiri dari 4 Mahasiswa Magang di Kantor UPTD Balatkop perindustrian dan
Perdagangan Propinsi Sumatera Barat yang mana penempatannya pada bagian-bagian
yang berbeda ,Penulis sendiri ditempatkan pada bagian Tata Usaha dan Kepustakaan
yang mana kegiatannya menyangkut tentang Adminstrasi Perkantoran seperti
mengelola surat masuk dan surat keluar,Laporan perjalanan Dinas Pegawai serta
kegiatan lain seperti pembuatan Laporan keuangan seperti pengelolaan anggaran
APBN dan APBD di untuk tahun 2012 yang akan dicanangkan dan sedangkan tugas
lain yang diberikan oleh supervisor adalah penyusunan Buku-buku perpustakaan dan
arsip yang sesuai ketentuan yang berlaku .
Dalam kegiatan Magang ini penulis tidak terfokus pada satu kegiatan saja
sehingga penulis bisa mengetahui lebih banyak kegiatan kegiatan yang dilakukan
pada Instansi tersebut .berhubungan dengan rencana kegiatan yang telah dilakukan
dikatakan sudah terlaksana dengan baik yaitu penulis bisa membantu pegawai dan staf
dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
Permasalahan yang penulis temukan dilapangan tidak begitu banyak dan
semua bisa dipecahkan karena pegawai dan stafnya selalu bersedia menolong dan
membantu.seperti permasalahan penulis temuai dilapangan terutama di bagian
Kepustakaan masih ada buku buku perpustakan yang belum terdata dengan baik
sesuai dengan penataannya sehingga buku-buku yang belum terdata lebih rentan
hilang atau berpindah tempat dari lemari yang satu ke lemari yang lain sehingga untuk
mencari dan menemukan kembali memerlukan waktu yang cukup lama.disini penulis
diberi tugas oleh supervisor untuk menata kembali daftar buku yang belum terdata
dan menyusunnya sesuai dengan administrasi perkantoran yang sudah penulis pelajari
di kampus ,disini penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana manajemen penataan
arsip dan pemusnahannya di UPTD Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM
Propinsi Sumatera Barat.
BAB II
PROSES MENGELOLA PENATAAN DAN PEMUSNAHAN ARSIP
DI UPTD BALAI DIKLAT KOPERASI DAN USAHA MIKRO,KECIL DAN
MENENGAH (UKM) PROPINSI SUMBAR
A.Aspek-Aspek Teoritis
Arsip(Archieves) berasal dari bahasa yunani ,yang diartikan sebagai tempat atau
gedung untuk penyimpanan surat-surat dan dokumen-dokumen .pada pasal 1 UU No.7 tahun
1971 ,arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan
badan pemerintah,swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan
tunggal mapun kelompok ,yang digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari.
Arsip adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbaga ibentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknolog iinformasi dan komunikasi yang
dibuatdanditerimaolehlembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisas ipolitik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalampelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsadan bernegara (UU No. 43 tahun
2009)
Menurut kamus ensiklopedia indonesia :
Arsip adalah simpanan surat surat penting yang mana surat penting merupakan
apabila memenuhi persyaratan mempunyai kepentingan baik masa kini maupun untuk masa
yang akan datang bagi organisasi dan harus di simpan dengan mempergunakan suatu sistem
tertentu sehingga dengan mudah dapat di temukan.
Menurut para ahli :
a. Drs. Basir Barthes
Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar maupun dalam
bentuk bagan yang memuat keterangan keterangan mengenai suatu subjek
ataupun peristiwa yang di buat orang untuk membantu daya ingat orang
tersebut.,
b. Idris dkk.
Arsip adalah kumpulan dari surat menyurat yang terjadi karena suatu
perbuatan aksi transaksi yang disimpan , dan bila di butuhkan dapat
dipersiapkan untuk pelaksanaan tugas selanjutnya.
c. T. R Schlellenberg
Arsip dapat di rumuskan sebagai warkat dari suatu badan pemerintahan
atau swasta yang di[utuskan sebagai dokumen berharga untuk di awetkan
secara tetap guna keperluan mencari keterangan penelitian dan disimpan atau
telah di pilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.
Kita lihat pengertian arsip bermacam-macam dilihat dari sudut
peninjauannya, yaitu :
1) UU No. 7 th 1970 tentang ketentuan pokok kearsipan pasal 1 adalah :
a. Naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan-badan
pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal atau
kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah.
Naskah- naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau
pemerintah, per orangan dalam bentuk corak apapun baik dalam bentuk
tunggal atau kelompok dalam rangka pelaksanaan roda pemerintahan.
Kearsipan adalah :
Tata cara pengurusan dan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang
berlaku dengan mengingat tiga unsur pokok yang meliputi :
a. Storing (Penyimpanan)
b. Planing (Penetapan)
c. Finding (Penemuan kembali)
Kearsipan merupakan salah satu pekerjaan kantor atau pekerjaan usaha yang
dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan
usahan swasta. Kearsipan berhubungan dengan kegiatan penyimpanan warkat dan
surat surat serta dokumen lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan
penyimpanan warkat, surat surat serta dokumen inilah yang selanjutnya disebut
kearsipan.
1. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan Arsip adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan
warkat agar kemudian kemudahan kerja menyimpan dapat diciptakan dan penemuan
warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bila mana warkat sewaktu-
waktu diperlukan.
Sistem penyimpanan pada prinsipnya menyimpan berdasarkan kata tangkap
(caption) dan warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun
menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada 2 (dua) jenis urutan yaitu urutan Abjad
dan urutan Angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah :
Sistem dimana, sistem geografis dan sistem objek. Sedangkan sistem menurut
angka adalah : sistem numerik, sistem kronologis dan sistem sabjek numerik.
Sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem yang standar adalah
Sistem Abjad (sistem-nama), Sistem Numerik, Sistem Geografis dan Sistem Sabjek.
Disamping sistem tersebut juga ada Sistem Bentuk. Sistem Bentuk adalah : sistem
kelompok yang sudah lama digunakan dan sekarang tidak lagi dipakai.
Sistem disini biasanya dipakai dipakai untuk menyatakan model penyimpanan
sistem penyimpanan atau sistem penyusunan atau juga disebut sistem penataan
Tujuan Penyimpanan arsip:
1.Sebagai referewnsi ,bila diperlukan suatu keterangan tertentu
2.Memberikan data/informasi kepada pimpinan atau manajer atau yang mempunyai
kewengan mengambil keputusan mengenai hasil-hasil /kinerja dimasa yang
lalu,selanjutnya dijadikan sebagai dasar mengambil keputusan untuk masa yang akan
datang
3.Memberikan keterangan vital,misalnya sebagai bukti sesuai dengan ketentuan
hukum
oleh karena itu dewasa ini dikenal 5 (lima) macam sistem penyimpanan arsip yaitu :
A.) Sistem Kronologis (Sitem Tanggal)
Adalah : Sistem penyimpanan arsip yang didasarkan kepada urutan waktu
surat diterima atau waktu dikirim keluar. Penyimpanan sistem ini biasanya
menggunakan Map Ordner hubungan penyimpanannya sangat erat dengan buku
agenda karena semuanya sama-sama kronologis.
B.) Sistem Abjad
Ada 2 (dua) macam susunan penyimpanan yaitu :
a. Susunan Abjad
b. Susunan Nomor
Sistem penyimpanan menurut abjad adalah sistem nama, sistem geografis dan
sistem subjek.
Sistem subjek adalah : sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan urutan
abjad dan kata tangkap (nama) dokumen bersangkutan, nama terdiri dari 2 (dua) jenis.
1. Nama orang
2. Nama badan
Prosedur Penyimpanan
a. Memeriksa
Apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan misalnya
melihat tanda perintah penyimpanan oleh atasan atau petugas surat sudah
selesai di proses dan boleh disimpan.
b. Mengindek
Adalah memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas
penyimpanan dan kemudian menguraikan yang menjadi unit-unit untuk
keperluan meng abjad.
c. Memberi Tanda
Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah di indek sebagai
unit di beri tanda. Tanda ini dapat memudahkan petugas mengembalikan surat
kedalam laci, bilamana surat tersebut keluar laci karena dipinjam.
d. Menyortir
Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing-
masing agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir, yaitu
menyimpan, menyotir sangat perlu sekali untuk surat-surat yang banyak.
e. Menempatkan
Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati-hati sekali keliru
menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya atau sekali keliru atau
kartu tersebut hilang.
Gambar 4 : Karton Penyekat
Karton penyekat abjad Map ordner sistem abjad
C.) Sistem Nomor
Sistem penyimpanan warkat berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari
nama orang atau nama badan disebut sistem nomor hal ini sama dengan sistem abjad
yang menyimpan warkat berdasarkan kepada nama, sistem nomor juga berdasarkan
nama hanya pada nama diganti dengan kode nomor.
Keuntungan memakai sistem nomor adalah :
- Teliti
- Kode nomor dapat disamakan pada semua unit kerja
- Perluasan nomor tidak terbatas
- Petunjuk silang disusun bersama-sama dengan indeks
- Indeks memuat seluruh nama korePT. Semen Padangonden.
Kelemahan memakai sistem nomor :
- Filing tidak langsung
- Untuk map campuran diperlukan map tersendiri
- Biaya yang dipakai agak tinggi
D.) Sistem Geografis
Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen berdasarkan
kepada pengelompokkan nama tempat tersebut sistem ini juga sering disebut
sistem lokasi (sistem nama tempat).
Prosedur penyimpanan
Peralatan yang digunakan penyimpanan data berbagai macam tergantung
pada keadaan dan anggaran yang disediakan serta peralatan yang tersedia
dipasaran. Prosedur dan langkahnya sama untuk semua sistem perbedaan hanya
pada cara kerja.
E.) Sistem Subjek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan isi
dari dokumen tersebut. Sistem ini sistem yang paling bersangkutan dan sistem ini
juga sistem yang paling sulit ditangani. Untuk arsip instansi atau perusahaan yang
disimpan secara sentral (terpusat disatu tempat tertentu) maka sistem subjek yang
paling tepat dipergunakan sebab sistem arsip berasal dari semua bagian atau unit
kerja yang mempunyai subjek (kegiatan) sendiri-sendiri.
Macam-Macam arsip menurut fungsinya:
1. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses
perencanaan ,pelaksanaan,penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umunya,atau
arsip yang digunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi
negara
2. Arsip Statis yaitu arsip yang sudah dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
perkantoran sehari-hari.
Menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan pokok
kearsipan yang dimaksud dengan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan
secara langsung untuk perencanaan,penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya maupun penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada khususnya
Arsip Dinamis dibagi menjadi 2(dua) kelompok yaitu:
Arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih diperlukan terus-menerus dalam
pelaksanaan penyelenggaran kehidupan kebangsaan pada umumnya,maupun
penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh pusat arsip
Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak diperlukan secara langsung untuk
perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya,mauypun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari dan mempunyai
nilai informasi tinggi disimpan di arsip nasional
Menurut kebutuhannya,arsip dapat digolongkan menjadi
Arsip Vital yaitu arsip yang sangat dibutuhkan oleh organisasi karena jika arsip ini
hilang akan berakibat terhentinya kegiatan organisasi ,dan organisasi tidak akan
mampu menyusun kembali rekaman informasi yang dapat diterima .contoh dari arsip
vital ini adalah akta pendirian perusahaan ,piutang asuransi,kebijakan,data
penelitian,daftar gaji
Arsip penting adalah arsip yang masih aktif dan setiap saat diperlukan karena
masalahnya masih memerlukan penyelesaian
Arsip berguna,yaitu yang pada waktu suatu waktu akan berguna dan dapat membantu
suatu penyelesaian atau masalah yang ada hubungannya dengan arsip tersebut,sesudah
3 atau 4 tahun arsip itu dimusnahkan
Arsip tidak berguna,yaitu arsip yang sudah tidak berguna lagi ,arsip ini disebut arsip
mati oleh karena itu dapat dimusnahkan
Tipologi Arsip biasanya dikaitkan dengan media penyimpanan informasi arsip
.bentuk media arsip dapat berupa kertas ,film ,suara,maupun eletronik.secara rinci
pengelompokan tersebut adalah sebagai berikut:
a. Arsip berbasis kertas (paper record) yaitu arsip berupa teks yang ditulis diatas
kertas .bentuk arsip bermedia kertas ini juga lazim disebut sebagai asip bersifat
konvensional
b. Arsip pandang dengar (audio-visual record) merupakan arsip yang dapat dilihat
dan didengar ,arsi pandsang dengar dapat dirinci dalam tiga kategori :
1.Arsip gambar statik (stotic Image) contohnya foto
2.arsip citra bergerak (maving image) contohnya film,video dsb.
3.arsip rekaman suara (sound record) contoh kaset
c. Arsip eletronik,merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu
format ,dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya maka sering
dikatakan sebagai Machine-Rodabl-records.contonya flopy disk,hard disk,pita
magnetik,optical disk dll
Siklus hidup arsip
1.Tahap penciptaan
Arsip diciptakan /dibuat kemudian digunakan sebagai media penyampaian
informasi,sebagai dasar perencanaan ,pengorganisasian dan pengambilan
keputusan,pengawasan dan sebagainya.
Ada dua cara Arsip dicptakan antara lain:
diterima dari organisasi atu seseorang yang berasal dari luar organisasi
dapat diciptakan secara internal oleh satu orang atau lebih
2.Tahap pemanfaatan arsip (filling)
Arsip in dapat dikategorikan sebagai arsip dinamiss. selanjutnya arsip dinamis dapat
dikategorikan legi menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif
3.Tahap Penyimpanan dan penemuan kembali
Arsip disimpan untuk tujuan untuk digunakan kembali sewaktu-waktu
dibutuhkan dikemuadian hari .
4.Tahap Pemindahan
Arsip tidak selalu secara terus-menerus digunakan maka dimusnahkan atau
dipindashkan
5.Tahap Pemusnahan
Gejala kurang efektifnya sistem kearsipan dapat dilihat antara lain berupa:
a. Sulitnya mencari kembali arsip pada saatdiperlukan
b. Hilangnya arsip yang penting
c. Banjir arsip arsip-arsip yang sama disimpan di beberapa lokasi/tempat
penyimpanan ,atau arsip yang sebenarnya sudah tidak berguna tetapi masih
disimpan
d. Ruang kantor tersita untuk tempat penyimpanan arsip
B. TEMUAN DALAM PROSES MAGANG
Setelah penulis melaksanakan magang selama 45 hari di Kantor UPTD Balai
Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM Propinsi Sumatera Barat, banyak
pengalaman menarik yang penulis temui dan banyak pelajaran berharga yang penulis
dapatkan. Mengenai pelaksanaan manajemen kearsipan di Kantor Kantor UPTD Balai
Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM Propinsi Sumatera Barat, secara umum
bisa dikatakan telah berjalan dengan cukup baik.
Secara umum arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
Lemabga-lembaga negara dan badan-badan Pemerintah,Swasta,ataupun perorangan
dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok yang
digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari.alasan mengapa penulis mengambil
judul Proses manajemen Penataan Arsip dan Pemusnahan Arsip sebagai fokus kajian
dalam laporan Magang karena penulis di tempatkan di Sub bagian Tata Usaha yang
secara langsung berhubungan dengan pengelolaan arsip di ruangan tersebut.
Program Magang yang penulis laksanakan di Kantor UPTD Balatkop dan
UKM propinsi Sumatera Barat ini memberikan pemahaman dan pengetahuan baru
bagi penulis mengenaiProses Manajemen Penataan dan Pemusnahan Arsip .
Sistem Pengelolaan Arsip di Lingkungan Kantor UPTD Balatkop dan UKM
Propinsi Sumatera Barat menurut azas Sentralisasi dalam kebijakan Desentralisasi
dalam pelaksanaan.
Prosedur Penataan arsip aktif
1.Persiapan
Memisah-misahkan antara arsip yang sudah ada disposisisi simpan/akan disimpan dan
yang masih dalam proses pekerjaan
Menyatukan antara konsep surat,tindakan surat keluar dan surat masuknya yang
saling berhubungan
Memeriksa kelengkapan lampiran-lampirannya lengkap sesuai dengan apa yang
terdapat dalam surat .Apabila terdapat dalam surat lampirannya yang tidak lengkap
harus dicatat dalam kolom catatan kartu kendali .juga diperiksa apakah lampiran
tersebut perlu disimpan bersama atau karenan ukurannya tidak dapat disimpan dalam
filling cabinet
Menulis indeks dokumen kode klasifikasi dan indeks berkas(di tulis dalam kurung)
pada sudut kanan bawah surat
Apabila dalam surat terdapat lebih dari dua masalah yang berbeda maka masalah yang
pertama dijadikan indeks dan kode dicatat pada surat.
Cara penataan Arsip dalam folder
Pengelompokkan arsip menurut bentuk dosir ,arsip yang saling berkaitan dalam suatu
kegiatan pekerjaan disatukan dalam satu himpunan berkas.penyusunan arsipnya
diurutkan atas dasar kronologis ,yaitu tanggal arsip menurut proses pekerjaan
Pengelompokkan arsip menurut bentuk ruprik .penyusunanaya diurutkan atas dasar
indeks dokumen ,yaiyu apabila indeks dokumen berupa kata susunan arsip diatur
menurut abjad ,apabila indeks dokumen berupa angka (nomor) susunan arsip diatur
menurut urutan angka.
Pengelompokkan arsip menurut bentuk seri.Arsip yang jenisnya sama seperti
peraturan perundang-undangan misalnya keputusan menteri,surat edaran
menteri,keputusan gubernur.penyusunananya diatur atas dasar indeks dokumen
nya,yaitu Nomor dari peraturan perundang-undangan yang disusun menurut abjad
indeks dokumennya.
Cara Penataannya
Kartu kendali I disimpan di pencatatan surat sebagai sarana pengendalian
surat,disimpan berdasarkan abjad Instansi asal surat/yang dituju surat dan disususn
secara kronologis tanggal surat.
Kartu kendali II disimpan di pinata arsip sebagai pengganti arsip selama arsipnya
masih aktif sebagai berkas kerja masing-masing unit pengolah.Disimpan berdasarkan
nama unit pengolah penerima/pengirim surat dan diatur menurut klasifikasi arsip
sebagaimana penataan arsip aktifnya
Kartu kendali III disimpan di Tata usaha
Kode Klasifikasi Arsip
Kode membedakan satu masalah dengan masalah yang lain dalam berbagai
penyimpanan yang sama
Syarat-syarat Kode
- Singkat dan jelas
- Mudah diingat
- Mudah dibaca
- Dan sederhana penulisannya
Kode berupa gabungan Huruf dan Angka
Huruf diperoleh dari singkatan pokok masalah ,misalnya keuangan disingkat
KU,Kepegawaian disingkat KP,hurut tidak boleh lebih dari dua huruf.Angka
merupakan perincian pokok mesalah lebih lanjut yaitu sub masalah dan sub-sub
masalah.
Prinsip Penataannya.
Penataan arsip inaktif di pusataka ke unit kearsipan dalam tiap satuan Organisasi
UPTD Diklat Koperasi dan UKM propinsi sumatera barat ,tetapi sebelum
dipindahkan ke unit kearsipan disimpan sementara terlebih dahulu dimasing tata
usaha.
Setelah memalui proses pemindahan arsip ,penataan arsip in aktif dapat tetap
mempertahankan penataan sewaktu masih aktif
Ukuran penemuan kembali arsip inaktif maka perlu dibuatkan daftar indeks dan
berkas
Prosedur Penataan
Arsip inaktif yang akan disimpan diteliti kebenaran dan kelengkapannya antara lin
title,klasifikasi,isi berkasnya apakah sidah benar atau belum ,bila belum dapat dibetulkan
seperlunya.
Mempersiapkan Books yang telah diberi label untuk menerangkan isi berkas secara
keseluruhan .
Keterangan yang perlu ditulis dalam label adalah
- Kode klasifikasi yang menunjukkan isi berkas
- Nomor books arsip
- Nama unit pengolah beserta tahunnya
Folder yang berisi arsip inaktif sesuai dengan bentuk berkasnya ditempatkan dalam
books arsip sesuai dengan keterangan-keterangan dalam label.
Books yang berisi arsip inaktif ditempatkan dalam rak samping menyamping sesuai
dengan urutan yang telah dipersiapkan.
Proses Pemusnahan Arsip di Kantor UPTD Diklat Koperasi dan UKM Propinsi Sumatera
barat.
a. Pemusnahan arsip dilakukan terbatas pada arsip yang tidak diperlukan baik dari unit
pengolah atau Departemen secara menyeluruh serta terbatas pada arsip yang retensinya
kurang dari 15 tahun
b. Usul pemusnahan disampaikan pada pimpinan
c. Arsip yang dimusnahkan dibuat daftar pertelaan
d. Pemusnahan arsip pada umumnya dapat dilaksanakan setelah ada surat keputusan
dari pimpinan.
e. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilaksanakan bersamaan dengan pemindahan arsip
aktif.
f. pelaksanaan pemusnahan arsip harus betul-betul musnah.
Pemusnahan Arsip
Bahan-bahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan dapat langsung dimusnahkan
dengan sepengetahuan pimpinan departemen
Arsip-arsip yang tidak diperlukan dapat dimusnahkan dengan ketentuan-ketentuan
bahwa:
- Untuk arsip yang menyangkut keuangan terlebih dahulu perlu mendengar
pertimbangan badan pemeriksa keuangan seperti bendahara suatu organisasi
- Untuk arsip yang menyangkut kepegawaian terlebih dahulu perlu mendengar
bebrapa pertimbangan
- Untuk arsip yang menyangkut material dan kepemilikan perlu memperhatikan
ketentuan-ketentuan yang berlaku untuk itu.
Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi
maupun bentuknya.
Pemusnahan arsip dilakukan dengan membuat daftar Pertelaan arsip yang akan
dimusnahkan
C.PEMBAHASAN
Dalam Pelaksanaan proses penataan kearsipan penulis melihat ada sedikit
kejanggalan antara teori dengan praktik.Dimana di Kantor tersebut penyusunan dan
penataan kearsiapnnya masih sedikit kacau dan tidak berurutan sistem penomoran dan
tidak menurut abjad sehingga penemuan kembali arsip tersebut oleh pegawai akan
mengalami sedikit kendala karena tidak sesuai dengan No arsip tersebut.
Dan penulis disana melakukan kegiatan penatan arsip kembali ,dimana semua
arsip-arsip pegawai yang ada diruang Tata Usaha ,dan menyusun kembali semua
arsip-arsip menurut nomor dari yang terkecil sampai nomor terbesar dan menyusun
arsip tersebut menurut bidang dan abjadnya.
Dan arsip-arsip yang sudah tidak menurut no nya lagi atau arsip yang kacau
penulis melakukan penataan dengan cara dikelompokkan dan diatur kembali dengan
menerapkan asal-usul ,sehingga arsip-arsip tersebut merupakan suatu kesatuan
kelompok atau unit kerja,dan berkas-berkas arsip dimasukkan ke dalam books arsip
yang telah diberi label yang memuat keterangan berkas-berkas yang ada atas dasar
keterangan yang termuat pada kartu catatan dari berkas yang bersangkutan. Sehingga
arsip-arsip irtu bisa tersusun dengan rapi menurut Nomor dan huruf abjad dan juga
unit kerjanya dan pada waktu diperlukan akan lebih mudah ditemui karena sudah
tersusun dan tertata rapi.
BAB III
PENUTUP
A.Kesimpulan
Pada dasarnya setiap lembaga negara atau badan pemerintahan mempunyai satu unit
kearsipan yang ditugaskan mengelola arsip .Ruang lingkup tugas unit kearsipan disamping
mengarahkan dan mengendalikan arsip aktif juga menyimpan dan mengelola arsip-arsip
inaktif yang berasal dari unit-unit pengolah (satuan kerja) . begitu juga cara penataan dan
pemusnahan kearsipan cara penataan arsip dalam folder mengelompokkan arsip menurut
bentuk dosir,arsip yang saling berkaitan dalam satu kegiatan pekerjaan disatukan dalam satu
himpunan berkas.Penyusunan arsipnya diurutkan atas dasar kronologis,yaitu tanggal arsip
menurut proses pekerjaan .penyusunan arsip diurutkan atas dasar indeks dokumen ,yaitu
apabila indeks dokumen berupa kata susunan arsip diatur menurut urutan abjad indeks
,apabila indeks dokumen berupa angka (Nomor) susunan arsip diatur menurut urutan angka
,sedangkan pemusnahan arsip arsip yang mempunyai waktu penyimpanan arsip 10
(sepuluh) tahun atau lebih.Pemusnahan arsip dilakukan dengan tindakan atau kegiatan
menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai
guna, penghancuran tersebut harus dilaksanakan secara total,yaitu dengan cara membakar
habis ,dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dikenal baik isi maupun bentuknya.
B.Saran
Dari Kesimpulan diatas penulis memberikan beberapa saran dalam mengatasi mesalah
yang dihadapi dalam proses penataan kearsipan dan proses pemusnahannya:
1).untuk menjamin keserasian ,keterpaduan dalam proses pengarsipan sangat perlu
adanya ketegasan dan kejelasan pembagian model pengarsipan yang akan dipilih
untuk memudahkan apabila nantinya ada kesalahan serta memudahkan dalam
penyimpanan.
2).Pemakaian model dan penataan kearsipan secara tepat dan optimal sangat diperlukan
untuk menciptakan tertip administrasi sebagai unsur pendorong proses jalannya sebuah
organisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Bartoh,Basir.2005.Manajemen Kearsipan..Jakarta:Bumi Aksara Dr.Sedarmayanti.2003.Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.Bandung: Cv.Mandar Maju Soetrisno,Dkk.2003.Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta:Lembaga Administrasi Negara Renaldi,Brisma.2003.Manajemen Perkantoran Modern.Jakarta: Lembaga Administrasi Negara