PROPOSAL LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

IMPLEMENTASI SISTEM APLIKASI PENGARSIPANSURAT MASUK DAN KELUAR BERBASIS DEKSTOP

PADA BALAI TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI (BTIKP) DINAS PENDIDIKAN PROVINSI KALIMANTAN

SELATAN

Lingkup Praktek Kerja Lapangan: Dekstop

Disusun Oleh :

SULTHAN NOOR RIDHA H1G111213

UNIVERSITAS LAMBUNG MANGKURATFAKULTAS TEKNIK

PROGRAM STUDI TEKNOLOGI INFORMASIBANJARMASIN

2014

A. Latar Belakang

Balai Teknologi Informasi dan Komunikasi Dinas Pendidikan (BTIKP)

Kalimantan Selatan merupakan salah satu instansidi bawah naungan dinas

pendidikan Kalimantan Selatan. BTIKP Kalimantan Selatan beralamat di Jl.

Letjend S Parman No 44 Banjarmasin. BTIKP sebagai salah satu unit pelaksana

teknis dinas pendidikan provinsi Kalimantan Selatan. Keberadaan BTIKP yang

mulai operasional sejak bulan Januari 2009 merupakan wujud perhatian dan

komitmen pemerintah provinsi Kalimanatan Selatan akan arti penting TIK

pendidikan bagi kemajuan dan peningkatan layanan dan mutu pendidikan di

Kalimantan Selatan.

BTIKP merupakan salah satu instansi pemerintah yang bergerak dalam

kegiatan TIK. Namun, dalam melakukan pengarsipan, karyawan atau staf merasa

kesulitan dalam melakukan pengarsipan surat masuk dan surat keluar, hal ini

disebabkankarenapencatatan arsip hanya menggunakan media fisik. Adapun

akibatnya banyak memakan waktu dan tenaga. Selain itu, instansi ini belum

memiliki backup surat digital. Adapun akibatnyadokumen akan rusak atau hilang.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, diusulkan sistem informasi

desktop pengarsipan surat. Aplikasi ini diharapkan dapat meningkatkan

pengendalian, keefektivan, dan keakuratan data. Tentunya dalam pembangunan

sistem tersebut, diperlukan perancangan aplikasi pengarsipan surat yang sesuai

dengan keperluan yang ada di BTIKP Kalimantan Selatan. Oleh karena itu,

dipilihlah topik “Sistem Aplikasi Pengarsipan Surat”.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan permasalahan tersebut maka rumusan masalah yang diambil adalah

pencatatan surat kantor BTIKP yang hanya menggunakan media fisik dan belum

adanya pengarsipan digital. Hal ini mengakibatkan dokumen rentan

akankerusakan atau kehilangan

C. Batasan Masalah

Batasan masalah dalam penelitian ini yaitu, hanya membangun system tentang

prosedur administrasi arsip dan digitalisasi berkas surat.

D. Tujuan

Tujuan pelaksanaan kerja praktik, mengimplementasikan sistem informasi

pengarsipansurat pada kantorBTIKP dan Memudahkan pegawai dalam pengarsipan surat.

E. Manfaat

Berikut ini adalah manfaat dari penulisan laporan praktik kerja lapangan adalah:

1. Dapat memperkenalkan Mahasiswa kepada lingkungan kerja di suatu instansi,

untuk menambah suatu pengetahuan dan pengalaman.

2. Hasil dari perancangan sistem Pengarsipan terkomputerisasi dapat digunakan

dan diterapkan pada BTIKP.

3. Sistem ini dapat mempercepat pengarsipan surat

F. Metode Penelitian

Dalam penulisan ini, ada beberapa metode yang digunakan untuk mengumpulkan

data sebagai identifikasi, antara lain:

1. Metode Studi Pustaka

Metode Studi Pustaka untuk pengumpulan data dengan mempelajari literatur,

buku-buku pedoman dan segala kepustakaan lainnya yang dianggap perlu

untuk lebih mempertajam konsep dan teori yang mendukung permasalahan

yang dibahas

2. Metode Observasi

Merupakan metode yang dilakukan dengan cara mengamati secara langsung

objek dan permasalahan yang terjadi pada organisasi tempat kerja peraktik,

terutama yang berhubungan dengan dunia informasi.

3. Metode Interview

Merupakan metode yang dilakukan dengan wawancara langsung dengan

pimpinan BTIKP, teknisi, dan pegawai.

G. Sistematika Pembahasan

Untuk mempermudah pembacaan dan mengetahui isi laporan ini, maka

menguraikan pembahasan laporan secara sistematis, antara lain:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi pembahasan mengenai Latar Belakang Masalah, Tujuan,

Pembatasan Masalah, Metode Penelitian, dan Sistematika Pembahasan.

BAB II TINJAUAN PERUSAHAAN

Bab ini berisi pembahasan mengenai informasi seputar perusahaan dalam

melaksanakan Praktik Kerja Lapangan.

BAB III PELAKSANAA PRAKTIK KERJA LAPANGAN

Bab ini berisi tentang bagaimana keterlibatan penulis dalam alur kerja/proses

kerja dan kendala yang dihadapi selama penulis melakukan kegiatan Praktik Kerja

Lapangan.

BAB IV PENUTUP

Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran untuk pihak instansi terkait, dimana

malaksanakan Praktik Kerja Lapangan.

H. Tempat dan Jadwal Pelaksanaan

Kerja Praktek berlangsung selama 11 minggu 2 hari dimulai tanggal 03 Maret

2014 sampai tanggal 21 Mei 2014. Di Balai Teknologi dan Informasi Provinsi

Kalimantan Selatan Jalan Letjend S Parman No 44 Banjarmasin. Waktu kerja di

mulai pukul 08.00 sampai 16.00 setiap hari Senin sampai dengan Rabu.