Upload
wu-wise-for-balance-in-it
View
1.743
Download
1
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Wu Wise heeft gedurende het laatste halfjaar van 2011 onderzoek gedaan naar contractmanagement tools. Al snel werd duidelijk dat het verschil tussen de diverse tools die worden aangeboden groter is dan op het eerste gezicht lijkt. Het kiezen van de juiste tool voor uw organisatie kan een groot verschil maken bij het succes van contractmanagement. Graag deelt Wu Wise de ervaringen die bij deze reis zijn opgedaan, om u te helpen nog succesvoller te selecteren en implementeren. In de presentatie wordt ingegaan op de soorten tools die in de markt te vinden zijn en de verschillende aspecten die komen kijken bij de selectie van een contractmanagement tool. Hierbij wordt ingegaan op zowel de technische aspecten als de meer inhoudelijke kant van de contractmanagement toolselectie. Zo komen aan de orde: • Bij welke aspecten van contractmanagement kan een tool ondersteunen? • Welke functionaliteiten vindt u zoal terug in een contractmanagement tool? • Welke rapportages vindt u zoal terug in een contractmanagement tool? • In hoeverre moet een tool communiceren met andere systemen en hoe gaat dat in zijn werk? • Wat betekent het wanneer de tool ‘in de Cloud’ gehost wordt en wat zijn daarvan de voor- en nadelen? • Welke dienstverlening modellen hanteren de verschillende aanbieders bij implementatie en beheer van de tool? • Welke pricing modellen zijn er? • In hoeverre speelt de inrichting van uw eigen organisatie een rol bij het selecteren van een tool? Na deze presentatie heeft u zicht op de stappen die voor u en uw organisatie noodzakelijk zijn om te komen tot een gedegen selectie en implementatie.
Citation preview
CONTRACTMANAGEMENTWELKE TOOL PAST?
© Wu Wise 2012
TIJDSINDELING‣ 18.30 - 19.15: Presentatie
‣ 19.15 - 20.00: Welke tool past voor u? (workshop)
‣ 20.00 - 20.30: Netwerken & napraten
2
Deze presentatie is georganiseerd door de
© Wu Wise 2012
INHOUD‣ Wie ben ik, wie bent u?
‣ Onze zoektocht...
‣ Bepalen en vaststellen
➡ Stap 1: visie op contractbeheer en -management
➡ Stap 2: doel van de tooling
➡ Stap 3: de rest (functionele / technische wensen & eisen, governance, pricing, etc.)
‣ Supplier overview
‣ Workshop
3
ONZE ZOEKTOCHT
© Wu Wise 2012
ONZE ZOEKTOCHT‣ Onze dienstverlening: full-service IT contractmanagement, -beheer
en -administratie
‣ Onze kracht: besturing, inhoudelijke kennis en dienstverlening
➡ Dus niet: software development, housing of hosting
‣ Voor gedegen administratie en ontsluiting meer nodig dan excel
➡ Conclusie: uitbesteden
‣ Verschillen en mogelijkheden via websites niet helder
➡ Conclusie: uitnodigen partijen
‣ We nemen u graag mee...
5
© Wu Wise 2012
BEKEKEN TOOLS
6
AlertA
Contracked
CRICS
Contracto (onlinecontractbeheer.nl)
Inconto
ProActive Software
Proquro
Protinus Contract Portal
Vendorlink contract rating
Pactum (contractbeheer.com)
Esize
NIC
Hyarchis
2020.vision.nl
Effacts Contract Management
2Agree
U krijgt van ons:
Geen waarde-oordeel
Wel input voor eigen besluitvorming
ONZE VISIE
© Wu Wise 2012
FULL-SERVICE BUREAU‣ De producten en diensten van Wu Wise zijn georganiseerd
rondom de volgende onderwerpen:
- Contractmanagement
- Contractbeheer & -administratie
- Contract Behoeften
- Contract Goverance / Besturing
- Standaardiseren Contractdossiers (Contracten, SLA, DAP, DFA, etc.)
- Procesinrichting, -audits en -verbetering
‣ Kortom: contract besturing en inhoud (Contract Piramide)
8
© Wu Wise 2012
CONTRACT PIRAMIDE - 1‣ Besturing
- Wens / behoeften
- Contract
- Daadwerkelijke levering
9
© Wu Wise 2012
CONTRACT PIRAMIDE - 2‣ Inhoud
- Financiën
- Dienstverlening
- Relatie en communicatie
10
© Wu Wise 2012
ONZE VISIE EN BEHOEFTE‣ Contractmanagement is afspraken management
‣ Zonder inzicht in de gemaakte afspraken is contractmanagement zeer lastig
‣ Zonder tussentijdse monitoring, afstemming en bijsturing is een afspraak zinloos; dit is de kern van contractmanagement
‣ Contractmanagement doe je samen en niet alleen
‣ Wat was voor ons belangrijk in een tool:
➡ Inhoud contracten vastleggen, documenten ontsluiten, notificaties en bijsturen, meerdere users en rechten, prettige user interface, kosten mogen geen belemmering zijn, te gebruiken voor zeer veel verschillende typen klanten.
11
© Wu Wise 2012
UW VISIE‣ Sluiten uw definities aan op de onze?
‣ Ontbreken bepaalde belangrijke elementen?
‣ Welke impact zou dat hebben op uw eisen aan een tool?
12
HET DOELVAN TOOLING
© Wu Wise 2012
3 HOOFDDOELEN‣ Rapportage (opleveren stuurinformatie, al dan niet grafisch)
‣ Workflow Management en procuratie (ondersteuning proces van offerte tot betaalde factuur)
‣ Contract besturing (ondersteuning bij aansturing leveranciers en afstemming met gebruikers)
➡ Looptijd, werkelijke levering (KPI’s), bonus / malus, ontvangen rapportages, klanttevredenheid etc.
➡ Let op! Veel verschil in diepgang tussen verschillende pakketten
14
Het schaap met 5 poten bestaat niet.
Waar ligt uw focus?
DE REST
© Wu Wise 2012
FUNCTIONELE REQUIREMENTS‣ Gebruiksvriendelijkheid en interface
‣ Welke gegevens wilt u vastleggen
➡ Financieel, CRM, Compliance, Performance KPI’s, Looptijd, indexering, etc.
‣ Gebruiker differentiatie (verschillende rollen, afscherming specifieke informatie)
‣ Document management en zoekfunctie
‣ Template contracten
‣ Rapportage mogelijkheden
‣ Beheer mogelijkheden (aanmaken templates, gebruikers etc.)
16
© Wu Wise 2012
TECHNISCHE REQUIREMENTS‣ Performance bij groot aantal contracten / documenten
‣ Hosting
➡ eigen datacenter
➡ in ‘the cloud’ (non-disclosure!?)
‣ Beveiliging, backup & recovery
➡ Sluiten de security maatregelen van de supplier aan op eisen van uw organisatie?
‣ Welke browsers / cliënts worden ondersteund
➡ iPhone, Blackberry, Android, Windows, Mac, Explorer, Firefox etc.
‣ Zijn er technisch koppelingen mogelijk/wenselijk en werkbaar?
17
© Wu Wise 2012
GOVERNANCE‣ Wie doet wat?
➡ Wie gaat gegevens invoeren
➡ Wie maakt aanvullende afspraken en moeten deze ook in de tool terecht komen
➡ Wie gaat informatie monitoren en acties uitvoeren
➡ Moet de leverancier hier een rol bij (kunnen) spelen?
‣ Hoe is eigenaarschap contracten en afspraken ingericht?
➡ Wie is verantwoordelijk wanneer het mis gaat?
➡ Wie heeft er baat bij behalen besparingen of kwalitatieve / compliance afspraken?
➡ Hulpmiddel: restaurantmodel
18
© Wu Wise 2012
GOVERNANCE
19
RESTAURANT KEUKEN
Demand Supply
Gast Ober Ober Chef-Kok
Familie
Hebben weook... ?
Nee, maarwe kunnen wel...
Heeft u ook... ?
Dat zal ik evenvoor u navragen
© Wu Wise 2012
GOVERNANCE
20
RESTAURANT KEUKEN
Demand Supply
Garde
Rotisserie
Entre metierGast Ober Ober Chef-Kok
Familie
Leverancier
Groenten
Leverancier
Vlees
Leverancier
Patisserie
Hebben weook... ?
Dat zal ik evenvoor u navragen
Heeft u ook... ?
Dat zal ik evenvoor u navragen
© Wu Wise 2012
GOVERNANCE
21
Demand Supply
Garde
Rotisserie
Entre metierGast Ober Ober Chef-Kok
Familie
Leverancier
Groenten
Leverancier
Vlees
Leverancier
Patisserie
Kwaliteit
Prijs en kwaliteit
Kwaliteit, prijs en flexibiliteit
Flexibiliteit
Inhoud
Prijs eninhoud
Flexibiliteiten
kwaliteit
kwaliteit,flexibiliteit
Inhoud
© Wu Wise 2012
MAATWERK EN ONTWIKKELING‣ In hoeverre wilt u het systeem kunnen uitbreiden naar eigen wens?
‣ Is dat technisch mogelijk?
‣ Wat zijn de kosten daarvan?
‣ Wie voert dit uit en hoe toekomstvast is deze oplossing?
➡ aantal mensen met kennis
➡ gebruikte onderliggende pakketten
‣ Wat doet de leverancier zelf aan doorontwikkeling en in hoeverre zijn hieraan verplichtingen danwel kosten verbonden?
➡ Let op verschil tussen licentie en cloud oplossing!
22
© Wu Wise 2012
AARD LEVERANCIER‣ Organisatie
➡ Lokale, nationale of internationale focus
➡ Mate van specifieke aandacht voor u als klant en cultuur van de organisatie
‣ Expertise
➡ Inhoudelijke expertise contractmanagement of software development en beheer?
‣ Heden en verleden
➡ Oorsprong tool en organisatie
➡ Ontwikkeling tool en organisatie
➡ Wat bij faillissement of stopzetten activiteit (escrow)?
‣ Referenties
23
© Wu Wise 2012
PRICING EN METHODIEK‣ Eenmalige aanschaf, periode contract of combinatie?
‣ Inclusief of exclusief hosting?
➡ Indien laatste: wat zijn de hosting requirements en kosten?
‣ Inclusief of exclusief doorontwikkeling?
➡ Indien laatste: wat zijn daarvan ongeveer de kosten?
‣ Vaste prijs of prijs per eenheid?
‣ Per user, per hardware component, per GB, per contract?
‣ Grote verschillen in zowel pricing als methodiek!
24
SUPPLIEROVERVIEW
© Wu Wise 2012
KANTTEKENINGEN
‣ Geen garantie op volledigheid noch correctheid
‣ Betreft een zo objectief mogelijke indruk van onze kant
‣ Grote partijen die contractmanagement als aanvulling op hun pakket bieden, zoals SAP, Oracle, Topdesk zijn niet meegenomen.
‣ Het is zeer waarschijnlijk dat we een aantal internationale, nieuwe of zelfs bestaande partijen over het hoofd hebben gezien.
‣ Advies: ga op basis van eerdergenoemde aandachtspunten op zoek naar het voor uw organisatie geschikte pakket en nodig suppliers uit.
‣ HET beste pakket bestaat niet.
26
© Wu Wise 2012
SUPPLIER OVERVIEW
27
Naam leverancier Focus SaaS of Licentiemodel?
AlertA
Contracked
CRICS
Contracto (onlinecontractbeheer.nl)
Inconto
ProActive Software
Proquro
Protinus Contract Portal
Vendorlink | Contract rating
Pactum (contractbeheer.com)
Esize
NIC
Hyarchis
2020.vision.nl
Effacts Contract Management
2Agree
Rapportage / Contract besturing Licentie
Rapportage / Contract besturing SaaS
Rapportage / Contract besturing SaaS
Rapportage / Contract besturing SaaS
Rapportage / Contract besturing Beide
Workflow Management SaaS
Workflow Management Beide
Rapportage / Contract besturing SaaS
Contract besturing SaaS
Rapportage / Contract besturing SaaS
Workflow Management Beide
Rapportage / Contract besturing SaaS
Rapportage / Contract besturing Beide
Workflow Management Licentie
Workflow Management SaaS
Rapportage / Contract besturing Beide
AAN DE SLAG...