Contraloría de Bogotá, D.C. - Anexo 2...admisorio de la demanda, sino copia de la sentencia proferida dentro del proceso judicial que incida en el trámite del proceso coactivo

FECHA DE EJECUCIÓN (dd/mm/aa)

DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTOESTADO (T,

P,SI)DESCRIPCIÓN DE LA VERIFICACIÓN

ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES

FECHA AUDITORIA (dd/mm/aa)

AUDITOR

1

9Mapa de Riesgos Institucional

Despacho del Contralor Auxiliar

Dirección de Planeación

30/01/11

Posible incumplimiento de lanormatividad interna, encuanto areporte deinformación y aplicaciónde procedimientos en toda laentidad.

Media

*Desconocimiento delas circulares emitidas para elreporte dela información interna.

*Desconocimiento delos procedimientos.

*Falta deprogramación porparte de lasdependencias deactividades adicionales.

Avisos emergentes en elsistema, para recordar elcronograma mensual conlas fechasde reporte.

Solicitar laCertificación donde consta quelos datosque suministran las dependencias sonreales, veraces yconsistentes.

Despacho del

Contralor Auxiliar

Directora Tecnica

de Planeació

n

Dirección de

Informática

01/04/11 31/05/11

SEGUIMIENTO DICIEMBRE 15 DE 2011: Se utiliza el sistema de alertas del calendario del Outlook para informar y recordar las respectivas entregas institucionales aprovechando que el Outlook es una herramienta institucional ampliamente conocida por todos los funcionarios.

P.

Seguimiento a diciembre de 2011: Las actividades propuestas para mitigar elriesgo establecido, se cumplieron,efectivamente se logró crear e implementarcon la utilización del computadorherramientas (Outlook: Agenda,cronogramas, etc) que permiten generaradvertencias relacionadas concompromisos por parte de responsables(directores y subdirectores) cumplir entiempo real el suministro de informaciónciónrequerida interna y externamente.Asimismo, certificar la veracidad de lascifras involucradas en los informes y otrasactuaciones por cada dependencia. Noobstante lo anterior, el riesgo sigue latente,se sigue presentando atrasos en elsuministro oportuno de la información a serreportada a entes de control externorelacionado con presentación de la cuenta,contratación en urgencia manifiesta,análisis de segumientos, proyectos deinversión, etc.

A 23/12/11Jaime

EduardoÁvila

2 1Oficina Asesora Jurídica

02/01/11

Fallos, providencias y actosadministrativos en contrade laEntidad enlos procesos, solicitudes de conciliación prejudicial ytransacción en que se esparte como

Bajo

Inseguridad jurídica enestrados judiciales por interpretación normativa yjurisprudencial dejueces ymagistrados por elpermanente cambiode criterio

Unificar lasestrategias de defensatécnica através de larealización de mesasjurídicas defuncionarios de ladependencia, hacerestudios sobre aspectos legales y

Campo Elías

Rocha Lemus.

11/01/11 31/12/11

El 14 de octubre los abogados GiselaBolívar Mora y Julio Roberto SuárezPineda participaron en la Jornada de laPrevención del Daño Antijurídico,celebrado en el Archivo de Bogotá. El21 de octubre los abogados GiselaBolívar, Maria Helena Torres y JulioRoberto Suárez Pineda participaron enlas jornadas de prevención del dañoantijurídico en materia contractual,celebrado en el Archivo de Bogotá. El27 de octubre los abogados GiselaBolívar Mora, Ilma Burgos Duitama,Yesmin, Jorge Mario, Otoniel Medina,María Helena, Johana Cepeda, LilianaOrtiz y Julio Roberto participaron en la

P.

Seguimiento a diciembre de 2011:En cumplimiento de la acción propuestarelacionada con la realización de estudiosen aspectos jurídico, se evidenció laasistencia de varios funcionarios a eventoscomo: Jornada de prevencion del dañoantijurídico en materia contractual,selección objetiva en intermediación enseguros, manejo de anticipos en el Estadoy procesos verbales, entre otos. Seevidenció la no realización de mesasjurídicas en el último trimestre, estas serealizan a petición de parte. Por la eficaciade la acción, se mitiga el riesgo.

C 23/12/11Jaime EduardoÁvila

DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMID

AD POTENCIAL O RIESGO

(7)

ANEXO 2

REPORTE DE ACCIONES PREVENTIVAS - PLAN MANEJO DE R IESGOS INSTITUCIONAL

RESPONSABLE DEL PROCESO:PROCESO: DICIEMBRE DE 2011

OCHO RESPONSABLES DE PROCESOSOCHO PROCESOS SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

FECHA DE TERMINACIÓ

N PROGRAMADA (dd/mm/aa)

(13)

FECHA DE INICIO

PROGRAMADA (dd/mm/aa)

(12)

DEPENDENCIAS

(5)

CARGO RESPONSABLE DE EJECUCI

ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO

CONFORMIDAD POTENCIAL O

RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)

VERIFICACIÓN DE ACCIONES(15)

ORIENTACIÓN INSTITUCIONAL

SEGUIMIENTO PROCESO(14)

Página 1 de 54 FORMATO CODIGO: 1005002




ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)




02/01/11Prevensión del DañoAntijuríco.

Bajo

Importancia de ejercerla potestadde solicitarla suspensión de servidores públicos dentro delos términos dela Ley 42de 1993.

La OficinaAsesora Jurídica, revisará previamente la solicitudde suspensión propuesta por losDirectores Sectoriales en cumplimiento a lodispuesto enel parágrafodel artículo 4de laResolución 009 de 2010para verificarsi se tipificanlas causalesprevistas enel artículo 99de la Ley 42de 1993.

Campo Elías

Rocha Lemus.

11/01/11 31/12/11

A la fecha no se ha presentado solicitud de suspensión propuesta por los Directores Sectoriales. DURANTE EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1° DE ABRIL AL 4 DE JUNIO DE 2011, NO SE PRESENTO SOLICITUD DE SUSPENSIÓN PROPUESTA POR LOS DIRECTORES SECTORIALES. SEGUIMIENTO A DICIEMBRE 15 DE 2011. Durante el período en comento no se presento solicitud sobre el particular.

SI.

Seguimiento a diciembre de 2011: Los Directores Sectoriales no tramitaronsolicitud de suspensión de funcionarios encumplimiento de lo normado, en especial enprocesos administrativos sancionatorios ycausales previstas en el artículo 99 de laley 42 de 1993 (multas). No es procedenteel cierre, es un riesgo latente, porconsiguiente debe permanecer abierto.

A 23/12/11Jaime

EduardoÁvila





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)





Bajo

Importancia de laoportuna comunicación de laOficina Asesora Jurídica yla Subdirección deJurisdicción Coactiva en el envíode lassentencias en losprocesos de nulidady restablecimiento delderecho, originados en el Fallopor Procesos de Responsabilid Fiscal.

La OficinaAsesora Jurídica debe remitiroportunamente a laSubdirección de Jurisdicción Coactiva, nosolamente elauto admisorio dela demanda,sino copiade lasentencia proferida dentro delproceso judicial queincida en eltrámite delproceso coactivo.

Campo Elías

Rocha Lemus.

11/01/11 31/12/11

SEGUIMIENTO DEL 1º de OCTUBRE AL 15 DE DICIEMBRE. Durante el periodo cada profesional envía a la Subdireccion de jurisdicción coactiva, el auto admisorio de la demanda y copia de la sentencia proferida dentro del proceso judicial para lo de su competencia. La Acción cumplió con el fin programado, en coonsecuencia debe cerrarse por parte de la Oficina de Control Interno.

P.

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificados memorandos debidamenteradicados de envío de copias de sentenciasa la Subdirección de Jurisdicción Coactiva yDirecciones de Educación y TalentoHumano. El funcionario entrevistado, queatendió este seguimieto, manifestó que laContraloría no fue objeto de demandas eneste último trimestre, por consiguiente, nose generaron autos admisorios dedemandas. Por la eficacia de la acción, semitiga el riesgo.

C 23/12/11Jaime

EduardoÁvila





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)





Bajo

Necesidad de contribuir ala celeridady economíaprocesal.

Las OficinasAsesoras ylas Direcciones que adelanten procesos decarácter administrativo, deberántramitarlos incluyendo su ejecutoria, dentro de lostérminos deley con el finde evitarprescripciones de losmismos.

Campo Elías

Rocha Lemus.

11/01/11 31/12/11

SEGUIMIENTO DE OCTUBRE 1º ADICIEMBRE 15 DE 2011. Losapoderados dieron estrictocumplimiento a los términos procesalesen cada una de las actuaciones dondeesta involucrada la Entidad, comopuede evidenciarse en los soportes delas carpetas objeto de los procesos. LaAcción cumplió con el fin programado,en consecuencia debe cerrarse porparte de la Oficina de Control Interno.

P.

Seguimiento a diciembre de 2011 :Los funcionarios actúan de conformidadcon los términos preestablecidos, para elefecto, se mencionan dos casos. El primerorelacionado con una respuesta al JuzgadoNo. sesenta y tres Civil Municipal,relacionada con un acción de tutela encontra de la Contraloría por un presuntoincumplimiento en términos y no resolver defondo un derecho de petición, cuyoaccionante es el ciudadano JOSÉ MARTÍNCASTAÑEDA RODRÍGUEZ, tutela radicadael 15-12-11 y respondida el día 19-12-11.Asimismo, se respondió en términos unaacción de tutela presentada por implicadosen un proceso de responsabilidad fiscal(50100-0074/08), recibida y radicada en laOficina Asesora Jurídica el día 10-11-11 yresuelta el 11-11-11. Se han cumplidoacciones de mitigación, no obstante debepermanecer abierto dado que el riesgo deincumplimiento de términos perentorios yfenómeno de prescripción ocurran. Por loanterior debe permanecer abierto.

A 23/12/11Jaime

EduardoÁvila





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)





Bajo

Necesidad de contribuir ala celeridady economíaprocesal.

La OficinaAsesora Jurídica, porintermedio de susapoderados, en cadacaso, aportará aljuez deconocimiento, copiaauténtica delos actosadministrativos expedidos por laContraloría de BogotáD.C., al igualque los dede carácterdistrital paraque sirvancomo pruebadentro delrespectivo proceso judicial quese adelantepor, o encontra de laentidad.

Campo Elías

Rocha Lemus.

11/01/11 31/12/11

SEGUIMIENTO DE OCTUBRE 1º A 15 DE DICIEMBRE: con relación a los medios probatorios requeridos por los jueces de conocimiento, los apoderados entregaron copias autenticas de los actos administrativos expedidos por la Entidad. La Acción cumplio con el fin programado, en coonsecuencia debe cerrarse por parte de la Oficina de Control Interno.

P.

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció en varios documentosenviados como copias auténticas,solicitadas por autoridades competentes,que éstas son remitidas por los funcionariosque están facultados. Se verificó con elenvío al Juez setenta y uno (71) CivilMunicipal, según redicado No 2011125176de 2011-11-29 al Juez 17 Administrativo delCircuito de Bogotá, radicado No 201181527de 2011-07-29 y al Oficial Mayor SecretaríaSección Primera del Tribunal Administrativode Cundinamarca, de conformidad con elradicado No 201181520 de fecha 2011-07-29. Por la eficacia de la acción, se mitiga elriesgo.

C 26/12/2011

Jaime Eduardo

Ávila





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)




23/06/11

Seevidenció que en ellistado dedocumentos externos ,heramienta de consultaubicada enla intranet,se encuentra desactualizado , al incluisla resoluciónreglamentaría No. 027 de2009"Procedimiento parAuditoría interna decalidad", elcaul fuemodificado mediante Resolución Reglamentaría No. 023de 2010,situación que originael riesgo deutilzar undocumento obsoleto.

Bajo

Por unafalla involuntaria no seincluyó laResolución Reglamentaria vigentedel "Procedimiento paraAuditoría Interna deCalidad", esto es laResolución Reglamentaria N°023 de2010

Se procederá aremitir unanota en lacual seinforme delerror cometido yse enviarávía outlook atodos losdestinatarios nuevamente el listado dedocumentos externos incluyendo laResolución que seencuentra vigente.

Campo Elías

Rocha Lemus.

2011-06.32 31/12/11 P.

Seguimiento Junio 2011Se evidenció que mediante radicado201168965 del 24 de junio de 2011, laOficina Asesora Jurídica remitió a laDirectora de Infomática incorporar en laIntranet de la entidad-Sistema de Gestiónde Calidad-Documentos externos, laResolución Reglamentaria No. 023 del 5 deoctubre de 2010, la cual se encuentraubicada en la Intranet para su consulta, porlo tanto se cierra.

C 28/09/2011Jorge

Laverde





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)





Bajo

Exigencia de revisarlos términos procesales en larepresentación judicialy extrajudicial de laEntidad, cuando opere elfenomeno de lacaducidad.

El apoderado especial deesta Entidad, deberá verificar siempre dentro de losantecedentes quereposen enel respectivoexpediente judicial, si haoperado elfenómeno jurídico de lacaducidad de lasacciones que seadelanten ensu contra, yasea de yrestablecimiento delderecho, reparación directa, contractual, etc. De serviable laconfiguración de lacaducidad,

Campo Elías

Rocha Lemus.

11/01/11 31/12/11

SEGUIMIENTO DE OCTUBRE 1ºDICIEMBRE 15. Sobre el tema derepresentación judicial y extrajudicial,cada abogado examinó los términosprocesales y en el evento que operó elfenómeno de la caducidad loargumentó en la ficha de conciliaciónprejudicial o la propone comoexcepción de merito en la contestaciónde la demanda. En consecuencia laacción cumplió con el objetivoprogramada y debe cerrarse por partede la Oficina de Control Interno.

P.

Seguimieto a diciembre de 2011:Consultadada esa situación a quien sirvióde enlace para realizar este seguimiento,manifestó que dentro de la políticadiseñada sobre el daño antijuridico endonde sea actuante la Contraloría, cadafuncionario es responsable de operardentro de los términos perenteriosestablecidos. A la fecha y dentro del últimotrimestre, no se ha presentado el fenómenojurídico de la caducidad. Si bien lasmedidas de mitigación para contrarrestar elriesgo han sido efectivas, éste sigue siendolatente, por lo anterior debe permanecerabierto.

A 26/12/11Jaime

EduardoÁvila

ENLACE CON LOS CLIENTES





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



1

1 OAC 28/01/2011 No comunicar nidivulgar lainformación institucional y losresultados de la gestiónde laContraloría de Bogotá,una vezautorizada.

BAJA - 5 Ocurre cuando lainformación no se envíao no llegaen eltérmino establecido (obsoleta) a losclientes internos yexternos.

Publicar enla PáginaWEB lainformnación, autorizadapor elContralor y/oel Jefe de laOAC, que sevaya a dar aconocer alos mediosde comunicación

Jefe yprof. OAC

1/01/2011 31/12/2011 Seguimiento a marzo de 2011: El Jefede Comunicaciones verifica todainformación que se suministra a losmedios de comunicación y ordena a losfuncionarios de la oficina asesora decomunicaciones su correspondientepublicación en la pagina WEB.

Seguimiento a junio de 2011:Continuando con la implementación dela acción, el Jefe de Comunicacionesverifica toda información que sesuministra a los medios decomunicación y ordena a losfuncionarios de la Oficina Asesora deComunicaciones su correspondientepublicación en la pagina WEB.

Seguimiento a septiembre de 2011: Semantiene el seguimiento reportado concorte a junio.*Seguimiento a diciembre de 2011: Semantiene el seguimiento reportado concorte a septiembre.

T

Seguimiento a diciembre de 2011: No fue posible evidenciar el cumplimientode la acción propuesta para mitigar elriesgo identificado, por lo anterior debecontinuar abierta.

A 26/12/2011Jaime

Eduardo Avila

PROCESO PRESTACIÓN DE SERVICIOS MACRO





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



1

3 Dirección deEconomía yF.D.Subdirecciones:de Evaluación Sectorial, Planes deDesarrollo yPolíticas Públicasde EstudiosFiscales, Económicos y Socialesde Bogotáde AnálisisFinanciero, Presupuestal yEstadísticas FiscalesSubdirector Sectorial deFiscalización Transversal Gestión Pública Ambiental

02-12-2008 La tabla deretención documental de laDirección contempla el archivode registros tales como:Plan detallado de trabajo,Formato deseguimiento a loslineamientos dados enel PAE,entre otros,los cualesno sepudieron verificar enel sitio; semanifiesta que éstoshacen parte de lacarpeta dela elaboración de cada

MEDIA 20Zona deRiesgo Moderado

Desactualización dela Tablade Retención Documental de laDirección de Economía y Finanzas Distritales

Modificar laTabla deRetención Documental de laDirección de Economía y Finanzas, afin deactualizarla acorde alos registros que semanejan enla Dirección.

Director de Economía y F.D.Subdirectores:de Evaluación Sectorial, Planesde Desarrollo yPolíticas Públicasde Estudios Fiscales, Económicos ySociales de Bogotáde Análisis Financiero, Presupuestal yEstadísticas

02-01-2009 31-12-2009 20-12-2011 Sgto. a 20 de dic.de 2011:De conformidad con el artículo primerodel Acuerdo 039 del 31 de octubre de2002 "Por el cual se regula elprocedimiento para la elaboración yaplicación de las Tablas de RetenciónDocumental ...", Quinta Etapa:Seguimiento y actualización de lasTablas de Retención Documental: lasmodificaciones a las Tablas deRetención Documental que surjan delseguimiento o de la solicitud de ladependencia, solamente deberán serevaluadas por la Unidad de Archivo dela Entidad y aprobadas por el Comitéde Archivo de la misma; como ocurriómediante Acta 01 del 17 de junio de2011, en Comité de Archivo y norequiere para su adopción de nuevaResolución Reglamentaria, en razón aque ya fueron adoptadas medianteR.R. 035 de diciembre 30 de 2009;normas que ala fecha se encuentravigentes. Por lo que la acción ya fueejecutada en un 100%.

T Seguimiento a diciembre de 2011:Con Resolución Reglamentaria, . 035de diciembre 30 de 2009 se adoptaronlas TRD, norma que a la fecha seencuentra vigente. Las modificacionesa las Tablas de Retención Documentalque surjan del seguimiento o de lasolicitud de la dependencia, solamentedeberán ser evaluadas por la Unidadde Archivo de la Entidad y aprobadaspor el Comité de Archivo de la misma;con Acta 01 del 17 de junio de 2011, enComité de Archivo aprobo las tablas,por consiguiente no see para suadopción de nueva resolución . Laacción ejecutada en un 100%

M 28/12/11Fabio Hernández





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



2

8 Dirección deEconomía yF.D.Subdirecciones:de EvaluaciónSectorial, Planes deDesarrollo yPolíticas Públicasde EstudiosFiscales, Económicos ySociales deBogotáde AnálisisFinanciero, Presupuestal y EstadísticasFiscalesSubdirector Sectorial deFiscalización Transversal Gestión Pública Ambiental

28-01-2011 Demandas contra laEntidad porIncurrir enplagio opresentación de información no veraz enalguno desus informes, pronunciamientos orespuestas aquejas yreclamos generados en el P. P.S. Macro.

Baja 10Zona deRiesgo Tolerable

Desconocimiento dela normapor partede algunosfuncionarios de laentidad, enlo referentea quesiempre sedebe citarla fuente delas investigaciones, asícomo labibliografía tomada para lasmismas. Inexistencia de laasignación de responsabilidad paralos responsables de laelaboración, revisión yaprobación de losinformes.

Firmar elformato denominado “ Acuerdo deresponsabilidad o PactoÉtico”, mediante elcual cadaequipo defuncionarios delegados para laelaboración de losInformes yestudios, sehacen responsables por suredacción, estructura, originalidad ycitación defuentes externas utilizadas, como unaestrategia decompromiso institucional, en busca delas buenasprácticas delmanejo de la

Director de Economía y F.D.Subdirectoras de:Evaluación Sectorial, Planes de Desarrollo yPolíticas Públicasde Estudios Fiscales, Económicos ySociales de Bogotáde Análisis Financiero, Presupuestal yEstadísticas Fiscales y Subdirectora

01-02-2011 30-06-2011 22/07/11 y15/09/11

Al inicio de cada estudio los funcionarios responsables firman una

acta denominada "FIRMA DEL PACTO ETICO" en la cual se comprometen a

respetar los derechos de autor.El grupo de Balance Social con fecha 22 de julio y el de Inged con fecha 15

de septiembre diligenciaron los respectivos formatos

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Evidenciada firma del acta denominada"FIRMA DEL PACTO ÉTICO" en la cual secomprometen a respetar los derechos deautor.El grupo de Balance Social con fecha 22 dejulio y el de Inged con fecha 15 deseptiembre, diligenciaron los respectivosformatos. Cada Funcionario integrante delequipo delegado para la elaboración de losInformes y estudios, se hace responsablepor la redacción, estructura, originalidad ycitación de fuentes externas utilizadas sedio cabal cumplimiento con la firma de lospactos éticos como una estrategia decompromiso institucional, en busca de lasbuenas prácticas del manejo de lainformación y el respeto por las normas ylos derechos de autor, los cuales seencuentran archivados y firmados en lasrespectivas carpetas. Por la eficacia de laacción, se mitiga el riesgo.

M 28/12/01Fabio

Hernández





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



3

1 Dirección deEconomía yF.D. Subdirección Estudios Fiscales, Económicos ySociales deBogotá

28-01-2011 Que nuestros estudios nogeneren unvalor agregado para elanálisis sobre lostemas específicos que sonobjeto deevaluación yseguimiento, con loscuales sepretende contribuir almejoramiento de lagestión distrital.


Deficiencia en lasfuentes deinformación, lo quepuede llevar aluso dedatos errados, desactualizados o nopertinentes para lostemas propuestos en lavigencia.

1. Hacerseguimientos periódicos durante laelaboración de losestudios conel grupo deprofesionales, Director ySubdirector a fin dedireccionar y llevar acabo loscorrectivos necesarios, que garanticen lacalidad ensus contenidos para quecontribuyan al mejoramiento de lagestión institucional.

2. Proponerle ala DirecciónAdministrativa y

Director de Economía y F.D.Subdirectora deEstudios Fiscales, Económicos ySociales de Bogotá

01-02-2011 30-06-2011

22-Dic-11

1. Para cada producto se elabora unaplanilla de seguimiento, además de laelaboración de actas evaluativasperíodicas, donde se efectúan ajustesy se recogen sugerencias sobre formasde mejora del producto. Mediantememorando No. 160200-11765 del 31de marzo de 2011 a la DirecciónAdministrativa y a la Dirección deCooperación Técnica, se solicitoconvenios interistitucioales conentidades como: DANE, Banco de laRepública, Cámara de Comercio, entreotras, sin que a la fecha se hayaobtenido respuesta alguna.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se verificó que para cada producto seelabora una planilla de seguimiento, queincluye fecha, funcionario que realiza laactividad, actividad revisada yobservaciones. La planilla es revisada yfirmada por el Subdirector, además de laelaboración de actas evaluativasperiódicas, donde se efectúan ajustes y serecogen sugerencias sobre formas demejora del producto. Evidenciado memorando No. 160200-11765 de 31/03/11, de solicitud a laDirección Administrativa y a la Dirección deCooperación Técnica, de adelantarconvenios interistitucioales con entidadescomo: DANE, Banco de la República,Cámara de Comercio, entre otras, sin que ala fecha se haya obtenido respuesta.

A 28/12/01Fabio

Hernández





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



4 1

Dirección deEconomía yF.D. Subdirección de AnálisisFinanciero, Pptal yEstadísticas Fiscales.

28-01-2011

No disponerde lasestadísticas fiscales deldistrito enforma oportuna porla falta de unaplicativo que genereconfiabilidad y laconcentración del manejode lainformación en unfuncionario.

Media 40Zona deRiesgo Importante

1. Carenciade unaaplicación que garantice laconfiabilidad de lainformación procesada. 2. Falta depersonal yconcentración defunciones en unapersona para procesar información.

1. Oficiar ala Direcciónde Sistemasel desarrolloo adquisiciónde plataformas que garanticen elproceso, confiabilidad y custodiade lainformación.2. Ubicar unmayor número defuncionarios de la PlantaGlobal paraque formenparte de laDirección enla elaboración de losproductos del procesomacro.

Director de Economía y F.D.Subdirectora deAnálisis Financiero, Pptal yEstadísticas Fiscales.

01-02-2011 30-06-2011 21-Dic-11

Sgto. a 21 de Diciembre de 2011: Seevidenció que: 1. Teniendo en cuenta la solicitud y losobjetivos propuestos como lo es el demejor la plataforma para lasestadísticas fiscales, No se pudó llevara cabo través de la metodología decubos, sin embargo, la Dirección deInformatica a diciembre 2011 ha venidodesarrollando la plataforma para “Elplan de cuentas de ingresos y egresosy la agrupación por niveles y sectorespor las entidades obligadas a rendirinformación presupuestal” de acuerdocon los compromisos (acta No.14 del15 de julio de 2011 – Acta 16 deagosto 16 de 2011).

Con relación a la posibilidad dedesarrollar el sistema de cubos paralos temas de Deuda Pública yPortafolio de Inversiones del DistritoCapital en el manejo de datos con elapoyo de la Dirección de informática,se concluyo con corte a 21 dediciembre que para Deuda no aplica eltema de cubos. Sin embargo la Ing.Delia Caicedo., se comprometió arevisar los formatos de SIVICOF CB-109-A y CB-109 B a fin de contemplarla posibilidad de desarrollarlo para elreporte "Sistema Estadístico Unificadode la Deuda -SEUD. y a su vez realizarel aplicativo de cubos para portafoliode inversiones el cual esta en proceso

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que la Dirección deInformática ha venido desarrollando laplataforma para “El plan de cuentas deingresos y egresos y la agrupación porniveles y sectores por las entidadesobligadas a rendir informaciónpresupuestal”, comprometiéndose a revisarlos formatos de SIVICOF CB-109-A y CB-109 B, a fin de contemplar la posibilidad desu desarrollo para el reporte "SistemaEstadístico Unificado de la Deuda-SEUD.La compra del disco de una Tera aún no noha realizado por falta de presupuesto.En cuanto a solicitud del funcionarioTalento Humano no se ha dado respuestaal tema.

A28/12/2011

Fabio Hernández





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



5

1 Dirección deEconomía yF.D. Subdirección de evaluaciónsectorial, planes dedesarrollo ypolíticas públicas

28-01-2011 Los informesde balancesocial yevaluación del plan dedesarrollo yde la gestiónde laadministración puedenconvertirse en ejerciciosformales sinmayor trascendencia entérminos delcontrol fiscalmacro.

Alta 60Zona deRiesgo Inaceptable

1. Bajaarticulación con elproceso micro enmateria dela evaluación de losinformes debalance social yevaluación del plan dedesarrollo yde lagestión dela administración, identificando losbeneficios de controlfiscal.

2. Existedesarticulación entrela direccióny elproceso enlace conlos clientesacerca de

1. Documentar las actividades de socialización, consulta,coordinación y acompañamiento querealizan losfuncionarios de lasubdirección con lospares de lasdirecciones sectoriales, para lageneración de informes,pronunciamientos y/ocontroles deadvertencia.

2. Buscarcon ladebida anticipación los escenarios que convoquen a

01-02-2011 40846

02/11/2011

1. A la fecha tanto en el informe deBalance Social como en el del INGEDse evidencian formatos de atención delos funcionarios a entidades de laadministración y sectoriales a la CB

2.El informe de Balance Social fuesocializado después de solicitar adiferentes universidades este ejercicio,aceptando solo la U. de la Salle conquienes se estuvo el 2 de noviembre.Por su parte el equipo de trabajo delINGED cursó memorandos a ControlSocial de la CB para que se convocarala actividad con las comunidades sin ala fecha haya habido respuesta dedicha dirección.

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Evidenciados en el informe del INGED, losformatos de atención de los funcionarios delas entidades de la administración y de lasdirecciones sectoriales a la Contraloría deBogotá.

Verificada socialización del informe deBalance Social, después de solicitar adiferentes universidades este ejercicio,solicitud a la que sólo la U. de la Sallerespondió, socializándose el 2 denoviembre. De otra parte el equipo detrabajo del INGED cursó memorandos aControl Social de la C.B. para que sesocializara a las comunidades de laslocalidades, no recibiéndose respuesta a lasolicitud. M 28/12/11

Fabio Hernández

6 3

Dirección deEconomía yFinanzas; Subdirección Transversal de GestiónPública yAmbiental.

27-10-2011

La Subdirección de Fiscalización Transversal Gestión Pública Ambiental


De conformidad con elAcuerdo 361 de2009, artículo 51,numeral 3,

Modificar elProcedimiento paraElaborar elInforme Anual sobreel Estado delos Recursos

Director de Economía yFinanzas y Subdirector

27-01-2012 40988 17-11-2011

Mediante acta 13 del 9 de noviembrede 2011, se evaluó la recomendacióndejada por la oficina de control internoen en comunicación 2011114099 del27 de octubre de 2011, relacionadacon la segunda NC potencial dejadapor la Auditoría Interna de Calidad, que

SI

Seguimiento a diciembre de 2011:En la Dirección de Economía y Finanzas ySubdirector Transversal de Gestión Públicay Ambienta.Se acordó programar la ejecución de dichaacción para el 27 de enero de 2012 Directorde

A 28/12/11Fabio

Hernández

DIRECCIÓN SECTOR HÁBITAT Y SERVICIOS PÚBLICOSPROCESO PRESTACIÓN DE SERVICIOS MICRO





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



1 8

Dirección Hábitat yServicios Públicos

31/12/10

Evitar unposible incumplimiento en elmanejo delos procesossancionatorios (prevención daño antijuridico).

Evitar lacaducidad de laacción fiscal sancionatoria.

realizar seguimiento y control enlas mesasde comité enlos procesossancionatorios.

Marianne Endeman Directora

de Habitat y Servicios Públicos

02/01/11 31/12/11

Servicios Públicos Seguimiento septiembre de 2011.En mesa de comite Tecnico No.23 deseptiembre 15 de 2011, se realizoseguimiento y control a los mismo,igualmente el Asesor de la Direccionactualiza el libro radicador. El ProcesoSancionatorio No.003/09 se culminoSeguimiento a Diciembre de 2011.Mediante resolucion 1708 del 27 deseptiembre de 2011, se culminoelproceso Sancionatorio AdministrativoNo.002/09, quedando en firme yejecutoriado el 28 de octubre de 2011,El Asesor de la Direccion realizaseguimiento a los procesossancionatorios y se lleva control altramite de los mismos en el libroradicador y se trato en la mesa deComite Directivo No.33 de octubre 20de 2011, se realiza seguimiento altramite de los procesos AdmnistrativosSancionatorios. Mediante memorandosradicados Nos. 201191478 y2011103681, esta Direccion atiende alDespacho de la Subcontralora lorelacionado con el Plan deContingencia - Procesosadmnistrativos Sancionatorios

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que en algunos ComitésTécnicos Sectoriales se realiza seguimientoa los procesos administrativossancionatorios, como : en el ComitéTécnico Sectorial No.33 de octubre 20 de2011se estableció el estado actual de losprocesos, así mismo en el libro radicador selleva un control de los procesos, en estaDirección cursan los procesos Nos. 002/10,003/2010, 003/2011 y No. 004/2011.Conmemorandos radicados Nos. 201191478del 25/08/2011 y 2011103681 del27/09/2011, esta Direccion atiende alDespacho de la Subcontralora lorelacionado con el Plan de Contingencia -Procesos admnistrativos Sancionatorios.Por la eficacia de las acionesimplementadas se ha mitigado el riesgo, sesugiere su apertura en el año 2012.

M 26/12/11Jairo Ruiz

Espitia





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



2 1Todas las

Direcciones Sectoriales

Enero de 2011-Mapa de riesgos.

Evaluar inadecuadamente lagestión delos sujetosde Control

30

No aplicación objetiva delos procedimientos.

Supervisión del niveldirectivo enlas auditorías.

Procedimientos documentados.

Existencia de metodologías.

Mesas detrabajo conel sujeto decontrol.

Directores ySubdirectores deFiscalización

26/02/10 31/12/11

Seguimiento septiembre de 2011El nivel directivo de la Direccionacompaño activamente en larealizacion de las auditorias abreviadasResolucion 018 (actuacionesEspeciales), Mesa de Trabajo No. 01de agosto 31 de 2011, GAS NATURALS. A., E. S. P. y mesa de trabajo No.03 de agosto 31 de 2011 ETB S. A., E.S. P.Seguimiento a Dociembre de 2011iEl nivel directivo de la Direccionacompaño activamente en larealizacion de las auditorias abreviadasResolucion 018 (actuascionesEspeciales), Mesa de Trabajo No. 09de noviembre 09 de 2011, COLOMBIAMOVIL S. A., TIGO. y mesa de trabajoNo. 03 de octubre 05 de 2011EMPRESA DE ENERGIA DECUNDINAMARCA EEC., E. S. P.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que el nivel nivel directivo dela Direccion acompañó al equipo auditor enla ejecución de las auditorías especialesabreviadas realizadas en el II Ciclo del PAD2011, como en los siguientes casos: Mesade Trabajo No. 09 de noviembre 09 de2011, COLOMBIA MOVIL S. A., TIGO,mesa de trabajo No. 03 de octubre 05 de2011 EMPRESA DE ENERGIA DECUNDINAMARCA EEC., E. S. P.Se cuenta con el procedimientodocumentado del Proceso de presatción deServicio Micro adoptado medianteResolución Reglamentado 007 de 2011.Por la eficacia de las acionesimplementadas se ha mitigado el riesgo, sesugiere su apertura en el año 2012.


Espitia

3 1Todas las


Enero de 2011-Mapa de riesgos.

Inoportunidad de laevaluación de la gestióny resultados

30

Incumplimiento de laprogramación establecida en el PAD.

Insuficiencia derecurso humano.

Programación de lasauditorías.


26/02/10 31/12/11

Seguimiento Junio de 2011Las auditorias planeadas en el PAD2011 ciclo I, fueron realizadas las sieteauditorias.

Servicios Públicos Seguimiento septiembre de 2011Según Resolucion 018 de 2011(actuaciones especiales) se planearonen el PAD 2011 ciclo II, seis auditorialas cuales se culminaron.Seguimiento diciembre de 2011Se planearon en el PAD 2011,veintisiete auditorias (cinco regulares,dos especiales y veinte abreviadas)

P

Seguimiento diciembre de 2011:Se evidenció que en el PLan de AuditoríaDistrital-PAD Versión 5.0 correspondiente alII Ciclo del PAD 2011 se programaron 20auditorías especiales abreviadfas , lascuales se ejuctataron en un 100%.Por las aciones implementadas se hamitigado el riesgo, se sugiere cerrarlo eneste seguimeito y aperturarlos en el año2012.


Espitia





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



4 1Todas las


13/04/11

Posible incumplimiento de lanormatividad interna encuanto areporte deinformación y aplicaciónde procedimientos.

20

Falta deempoderamiento. No oportunidad en elreporte dela información. Falta decalidad yveracidad en lainformación.

1. LaDirección dePlaneación sera quienconvoque ylidere losequipos deanálisis, endonde participe unfuncionario enlace decada Dirección Sectorial, Despacho del ContralorAuxiliar yOficina deControl Interno. 2. Enviar lamatriz deAnexos 1 y 2individualizada a cadaDirección Sectorial ypúblicar elconsolidado de la mismaen laIntranet. 3.Cada Dirección

1, 2 y 4.Dirección de Planeación3. Direcciones Sectoriales

01/07/11 31/12/11

Servicios Públicos Seguimiento septiembre de 2011.Los reportes de informacion se remitena las dependencias encargadas deconsolidar, de la forma mas clara yveraz segun la normatividad,procedimientos internos y cronogramasestablecidos para rendirla.Seguimiento diciembre de 2011.Igual a lo indicado en el mes deseptiembre los reportes de informacionse remiten a las dependenciasencargadas de consolidar, de la formamas clara y veraz segun lanormatividad, procedimientos internosy cronogramas establecidos pararendirla. Se atendiron los correctivospresentados por los Organos deControl y se asiste a las diferentesmesas de trabajo del PROCESOMICRO

Seguimiento a Diciembre de 2011Se evidenció que esta Dirección participócon la Dirección de Planeación en el equipode análisis los meses de Octubre y el 23 denoviembre para tratar al tema de los anexos1, 2 , con el proposito de unificar criteriospara implemntar las acciones y subsanarlos hallazgos y mmnejo de lo riesgos.Así mismo, mediante memorandos conRadicación No. 2011106697del 5/10/2011se remite a la Dirección de Planeación laMartiz de seguimeito al PAD con corte a30/09/2011, relacionada con las auditoríasejecuttdas, hallazgos , advertencias, entreotros.Con Memorando 2011132673 del19/12/2001 se le solicita a los Subdirectores de Fiscalización que la informaciónrepotada la Auditoría General de Repúbica-AGR en el formato 20.1. sobre lacontratación revisada en tiempo real se seajuste a los parámetros etablecidos por laAGR.Por las aciones implementadas se hamitigado el riesgo, se sugiere cerrarlo eneste seguimeito y aperturarlo en el año2012.

A 30/09/11

Luis Néstor

Toquica Cordero

DIRECCIÓN SECTOR EDUCACIÓN





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



1 1Todas las


Febrero 26 de 2010

Evaluar inadecuada

mente la gestión de los sujetos de Control

30

Procedimientos

engorrosos.

Falta de idoneidad

de los auditores en temas

específicos.

Desconocimiento del Sujeto de Control.

Supervisión del nivel

directivo en las

auditorías.

Procedimientos

documentados.

Existencia de

metodologías.

La Mesa de Trabajo con el Sujeto de

Control.


Febrero 26 de 2010

Diciembre 31 de 2011

Educación - Seguimiento a20/09/11:

La Dirección adelanta actuacionesespeciales (auditorias abreviadas)en el IDRD, SED y UDFJC, asícomo, Operativos en Canal Capital(GAF). La supervisión seestablece a travéz de mesas detrabajo, donde se determina elacompañamiento permanente de laalta dirección. En términos de procedimiento seaplica la Resolución 018 de 2011,acorde con las directricez de la altadirección.La mesa de trabajo aplica para lasauditorias abreviadas, en CanalCapital el equipo se presentamediante delegación del despacho,y se determina acta de visita con elsujeto de control. Continua paraseguimiento.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que la Dirección no lehizo seguimientoen ern el cuartotrimestre a este hallazgo, no obstantese verificó la asesoría yacompañamiento por parte del niveldirectivo al equipo auditor en lasauditorías, como se evidencia en eldesarrollo de mesas de trabajo, así:IDRD-Parques acta No. 01 del 4-11-2011; UDFJC-Proyecto 380 Cont. Aux.del 13-12-2011; SED-Regular acta No.01 del 12-08-2011 y SEDInfraestructura No.4 del 13-12-2011.Por la eficacia de las acionesimplementadas se ha mitigado elriesgo, se sugiere su apertura en el año2012.

M 23/12/11Jairo Ruiz Espitia

2 1Todas las


Febrero 26 de 2010

Inoportunidad de la

evaluación de la gestión y resultados

30

Incumplimiento de la

programación

establecida en el PAD.

Insuficiencia de

recurso humano.

Programación de las

auditorías.


Febrero 26 de 2010


Educación - Seguimiento a20/09/11: La Planeación se ha venidoadelantando acorde con el nuevoesquema de la alta dirección,acogido mediante la Resolución018 de 2011, adelantandoactuaciones especiales (auditoriasabreviadas) en el IDRD, SED yUDFJC, así como, Operativos enCanal Capital.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que la Dirección no lehizo seguimiento en el cuarto trimestrea este hallazgo. No obstante, seevidenció que en el segundo ciclo delPAD 2011 se programaron 14auditorías, 1 regular y 13 especialesabreviadas, las cuales se ejecutaron ensu totalidad, dando cumplimiento alPAD. Por la eficacia de las acionesimplementadas se ha mitigado elriesgo, se sugiere su apertura en el año2012.






ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



3 8Direcciones Sectoriales

18/09/10

No aplicar en debida forma las reglas sustanciales y procesales del debido proceso y el derecho a la defensa en los Procesos Sancionatorios Administrativos Fiscales.

20

Inobservancia de lospostulados constitucionales, legales yreglamentarios, sustantivos y adjetivosrelacionados con laaplicación a las reglasal debidoproceso yde lasolución delas controversias originadas en losProcesos Sancionatorios Administrativos Fiscales

Promover los procesos sancionatorios fiscales,

dentro de los parámetros señalados

en la Ley 42 de 1993, los

artículos pertinentes del Código

Contencioso Administrativ

o y la Resolución

Reglamentara No. 009 de

2010.

Directores y

Subdirectores de

Fiscalización

18/09/10 19/09/11

Seguimiento Marzo de 2011: Los procesos sancionatorios adelantadospor esta dirección se vienen realizandocon base en lo estipulado en la norma.

Seguimiento a Junio de 2011: Losprocedimientos sancionatorios seadelantan de acuerdo a las normasestablecidas al interior de la Contraloriade Bogota.

P50%

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que la Dirección no lehizo seguimiento en el cuarto trimestrea este hallazgo. No obstante severificó que en el informe semanal deactividades de la Dirección deEducación, Cultura, Recreación, realizaseguimiento a los ProcesosAdministrativos Sancionatorios, con elpropósito de evaluar el estado actualde las actuaciones procesales. En laDirección cursan los ProcesosAministrativos Sancionatorios Nos.001, 002 y 003 de 2011.Por la eficacia de las acionesimplementadas se ha mitigado elriesgo, se sugiere su apertura en el año2012.






ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



4 1Todas las Direcciones Sectoriales

Abril 13 de 2011

Posible incumplimiento de la normatividad interna, en cuanto a reporte de información y aplicación de procedimientos.

20

Falta de empoderamiento. No oportunidad en el reporte de la información. Falta de calidad y veracidad en la información.

1. La Dirección de Planeación será quien convoque y lidere los equipos de análisis, en donde participe un funcionario enlace de cada Dirección Sectorial, Despacho del Contralor Auxiliar y Oficina de Control Interno. 2. Enviar la matriz de Anexos 1 y 2 individualizada a cada Dirección Sectorial y publicar el consolidado de la misma en la Intranet. 3.Cada Dirección

Director 01/07/11 31/12/11 20/06/11

Ambiente - Seguimiento 20/06/11: LaDirección Sector Ambiente ha venidocumpliendo en forma oportuna con susreportes de información. Control Social - Seguimiento20/06/11: Seguimiento junio de 2011:Se remité este seguimiento al Plan demejoramiento, en cumplimiento de laacción definida en la reunión de equipode análisis realizada el día 17 de juniode 2011.Educación - Seguimiento a junio de2011: El avance por cada acción, es:1. La Dirección Técnica de Planeación -DTP convocó a reunión de equipo deanálisis el 17-06-2011, participando porla Dirección Sectorial de Educación elfuncionario de enlace delegado. 2 y 3. Se envió la matriz de Anexos 1 y2 de la Dirección Sectorial deEducación, por outlook a la DTP parasu consolidación, con calidad y dentrode los términos establecidos (20-06-2011 ).4. Acción a adelantar por la DTP. Gobierno - Seguimiento a junio de2011: En el segundo trimestre serealizó el reporte de los Anexos 1 y 2dentro de los términos establecidos.Hábitat - Seguimiento a Junio de2011: Este riesgo se analiso con elgrupo de analisis del proceso micro, enlas oficinas de planeación y lasacciones se ejecutarán a partir del mesde julio.

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que la Dirección no lehizo seguimiento en el cuarto trimestrea este hallazgo. No obstante secorroboró que en relación a la acción 1.relacionada con "La Dirección dePlaneación será quien convoque ..." seestableció que mediante acta del 23-11-2011 se adelantó reunión de equipo deanálisis con participación de laDirección de Educación para tratar losanexos 1 y 2 del Proceso Micro.En las acciones Nos. 2 y 3. Enviar lamatriz de Anexos 1 y 2 ....se verificóque mediante memorandos No.2011111124 del 21-10-2011 y víaoutlook los dias 2-11-2011 y 21-12-2011, se remitieron los anexos 1, 2 alos funcionarios de Educación y a laDirección Técnica de Planeación. En relación con la actividad 4, Realizarun informe ejecutivo que mida lagestión de la calidad de la informaciónde las Direcciones Sectoriales. Seestablece la remisión del informe degestión con el reporte de diciembreProceso 321621 del 23-12-2011. Por la eficacia de las acionesimplementadas se ha mitigado elriesgo, se sugiere su apertura en el año2012.


1 1Todas las


Febrero 26 de 2010


30

Procedimientos engorrosos.

Falta deidoneidad de losauditores en temasespecíficos.

Desconocimiento delSujeto deControl.




La Mesa deTrabajo conel Sujeto deControl.


Febrero 26 de2010


Seguimiento a Diciembre 15 de2011: MovilidadEn las mesas de trabajo se cuenta conla participación del nivel directivo, quepermiten un efectivo seguimiento ycontrol de las auditorías.

P

90%

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció el acompañamiento del niveldirectivo a los equipos auditores del IDU,UARMV y Transmilenio, como ejemplo en el IDUdesde la mesa de trabajo No. 03 del 23/09/11 ala mesa No. 009 del 25/11/11. En la UARMVdesde la mesa No. 01 del 03/10/11 hasta lamesa No. 05 del 18/11/11; Por la eficacia de lasaciones implementadas se ha mitigado el riesgo,se sugiere su apertura en el año 2012.


Espitia

DIRECCION SECTOR MOVILIDAD





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



2 1Todas las


Febrero 26 de 2010


30





Febrero 26 de 2010

Junio 30 de 2011

Seguimiento a Diciembre 15 de2011: Movilidad: Las auditorias del ICiclo del PAD 2011 fueron oportunasen su evaluación de la gestión yresultados de los sujetos auditadosIDU, SDMM, UARMV y Terminal deTransportes toda vez que en estos selograron evidenciar hechos que afectanla gestión y que son considerados dealto impacto en la ciudadanía. En el IIciclo se efectuaron auditoriastransversales en UARMV, IDU yTransmilenio.

T

100%

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que las auditorías programadas enel I ciclo (IDU, SDM,UARMV y Terminal deTransportes) y II Ciclo del PAD 2011 (IDU,UARMV y Transmilenio, auditorias especialesabreviadas), se ejecutaron de conformidad con loestablecido en el Plan de Auditoría Distritalvigencia 2011. Además, los resultadosobtenidos en estas auditorías permitieronevidenciar hechos que afectan la gestión y quehan sido considerados de alto impacto en laciudadanía. Se cita a manera de ejemplo comoen el IDU de las 41 obras contratadas, paraejecutar los 36 proyectos de valorización conrecursos aportados por la comunidadpertenecientes al Acuerdo 180 de 2005 deValorización, presentan atrasos considerablesque ocasionaron mayores tiempos y costos parala ciudad, debido a errores, dilaciones, omisionese inconsistencias en la etapa de planeación,como durante la ejecución de los contratos,aunado a la falta de control y vigilancia por partedel IDU. Por la eficacia de las accionesimplementadas se ha mitigado el riesgo, se sugiere su apertura en el año 2012.


Espitia





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)




18/09/10


20







o y la Resolución


2010.

Directores y

Subdirectores de

Fiscalización

18/09/10 19/09/11

Seguimiento a Diciembre 15 de2011: Movilidad: L os procedimeintossancionatorios se adelantan deacuerdo a las normas establecidas alinterior de la Contraloria de Bogota.

En los procesos de vigenciasanteriores se elaboró acta de impulsoprocesal a los procesos. Se ejecutanlas acciones pertinentes por parte deun auditor perfil abogado Dr.ArgemiroGonzález

P

85%

Seguimiento a diciembre de 2011:

Se evidenció que para dar cumplimiento a la Ley42 de 1993 y Resolucioón Reglamentaria 009 de2010, relacionados con el manejo de losprocesos sancionatorios, la Dirección ejercecontrol a través de las Actas de Comité TécnicoSectorial de manera mensual como ejemplo, secitan las actas Nos. 02 del 26/01/11, 04 del28/02/11 y 29 del 24/11/11; y los reportes deactividades semanales donde se registra elestado actual de cada proceso, donde en elultimo reporte de la semana del 10 al 16 dediciembre de 2011, se registran dos (2 procesosdel 2009, 5 del 2010 y 3 del 2011. Por la eficaciade las aciones implementadas se ha mitigado elriesgo, se sugiere su apertura en el año 2012.


Espitia





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)




Abril 13 de 2011


20



Director 01/07/11 31/12/11 20/06/11

Seguimiento a Diciembre 15 de2011: Movilidad: Los reportes deinformación han sido remitidos deacuerdo con los plazos establecidos ycon la información debidamentevalidada.

P

80%


Se evidenció que la Dirección sectorial remitedentro de los términos los reportes a la Direcciónde Planeación, entre otros, como remisiónAnexos 1 y 2 memorando 211131724 del15/12/11. Remisión matriz seguimiento al PAD eindicadores a septiembre de 2011 memorando2011106659 del 05/10/11. Por la eficacia de lasaciones implementadas se ha mitigado el riesgo,se sugiere su apertura en el año 2012.


Espitia

DIRECCIÓN SECTOR GOBIERNO





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



1 1Todas las


Febrero 26 de 2010


30

Procedimientos engorrosos.Falta deidoneidad de losauditores en temasespecíficos.Desconocimiento delSujeto deControl.

Supervisión del niveldirectivo enlas auditorías.Procedimientos documentados.Existencia de metodologías.La Mesa deTrabajo conel Sujeto deControl.


Febrero 26 de 2010


30/06/2011.En el segundo trimestre del 2011 seejercio la supervisión en las mesas detrabajo de la actividades y papeles detrajo de cada uno de los gruposauditores del I ciclo del Pad 2011. 20/12/2011.

p

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que el nivel directivo asesoray acompaña a los equipos auditores en elejercicio del control fiscal, como ejemplo enel auditoría Regular de la Personería del IICiclo del PAD 2011 de la mesa No. 4 del 1de agosto de 2011 a la mesa No. 10 del 26de Octubre de 2011. Además, se cuenta con procedimientos delproceso de prestación del servicio Microadoptado mediante ResoluciónReglamentaria No. 007 de 2011 así como elProcedimiento para la Elaboración delMemorando de Planeación y Programas deAuditoría que contiene la metodologia paraevaluar la gestión y resultados de lossujetos de control que fué adoptadomediante RR 033 de 2011.Por la eficacia de las acionesimplementadas se ha mitigado el riesgo, sesugiere su apertura en el año 2012.


Espitia

2 1Todas las


Febrero 26 de 2010


30





Febrero 26 de 2010


30/06/2011.En el primer Ciclo del Pad 2001, seauditó el 50% de los sujetos de controlde esta Dirección en la modalidadregular.

p Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que en el II Ciclo del PAD2011 versión 5.0 se programaron 10auditorías las cuales se ejecutaron en un100%. Por la eficacia de las acionesimplementadas se ha mitigado el riesgo, sesugiere su apertura en el año 2012.


Espitia





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)




18/09/10


20

Inobservancia de lospostulados constitucionales, legales yreglamentarios, sustantivos y adjetivosrelacionados con laaplicación a las reglasal debidoproceso yde lasolución delas controversias originadas en losProcesos Sancionatorios Administrativ






o y la Resolución


2010.

Directores y

Subdirectores de

Fiscalización

18/09/10 19/09/11

Seguimiento Marzo de 2011: Los procesos sancionatorios adelantadospor esta dirección se vienen realizandocon base en lo estipulado en la norma.

Seguimiento a Junio de 2011: Losprocedimeintos sancionatorios seadelantan de acuerdo a las normasestabl

P50%

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que se realiza seguimiento alos procesos administraivos sancionatoriosa través de actas de comité tecnicosectorial como la No. 45 del 28 deseptiembre de 2011, No. 46 de Octubre de2011 y No. 55 de Noviembre de 2011,donde se establece el estado actual de lasactuaciones procesales, además se llevacomo control un libro de los procesossancionatorios con el cual se registran lasactuaciones procesales.En esta Dirección cursan los procesossancionatorios Nos. 001 y 002 de 2011.Por la eficacia de las acionesimplementadas se ha mitigado el riesgo, sesugiere su apertura en el año 2012. M 26/12/11

Jairo Ruiz Espitia


Abril 13 de 2011

Posible incumplimiento de la normatividad interna, en cuanto a reporte de información

20

Falta de empoderamiento. No oportunidad en el reporte de la

1. La Dirección de Planeación será quien convoque y lidere los equipos de análisis, en

Director 01/07/11 31/12/11 20/06/11

Ambiente - Seguimiento 20/06/11: LaDirección Sector Ambiente ha venidocumpliendo en forma oportuna con susreportes de información. Control Social - Seguimiento20/06/11: Seguimiento junio de 2011:Se remité este seguimiento al Plan de

T

Seguimiento a Diciembre de 2011:Se verificó que la Dirección de Gobiernoparticipó en las reunión de equipo deanálisis del Proceso Micro mediante actasNo. 6 y 7 de Octubre 24 y Noviembre 23 de2011, respectivamente, donde se tratarontremas relacionados con los Anexos 1 y 2del proceso y modificación del plan de


Espitia

DIRECCIÓN SECTOR SALUD E INTEGRACIÓN SOCIAL





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



1 1Todas las


Febrero 26 de 2010


30









Febrero 26 de 2010


Agosto-Septiembre 2011

Seguimiento a 20/09/2010:Supervisión permanente del nivel directivocon total participación en las mesas detrabajo de la fase de ejecución. Los sujetosde control hicieron presentación a losequipos de auditoría.20-12-2010El nivel directivo participa activamente enlas mesas de trabajo (86% a septiembre de2010). Los sujetos de control hicieronpresentación a los equipos de auditoría yaplicación de metodologías como las deselección de muestra, calificación degestión, entre otras.20-03-2011Los sujetos de control hicieron presentacióna los equipos de auditoría en primer cicloPAD 2011, aplicación de metodología deselección de muestra en los memorandosde planeación y participación nivel directivoen mesas de trabajo.20-06-2011Participación del nivel directivo en mesas detrabajo. Los procedimientos del Proceso dePrestación Servicio Micro fueronmodificados (Resolución 07 de 2011)20-09-2011Los sujetos de control hicieron presentacióna los equipos de auditoría de las auditoríasCiclo II PAD 2011, aplicación demetodología de selección de muestra en losmemorandos de planeación y participaciónnivel directivo en mesas de trabajo.15/12/2011Se entregó a los funcionarios auditores listade chequeo para verificar registros deconformidad con los procedimientosvigentes.

M

Seguimiento a diciembre de 2011: En el II Ciclo del PAD 2011, se evidenció lapresentación del equipo auditor al Sujeto,se aplicó la metodología de selección de lamuestra incluida en el Memorando dePlaneación, así mismo, se evidenció laparticipación del nivel directivo en lasmesas de trabajo. Por la eficacia de lasacciones implementadas se ha mitigado elriesgo, se sugiere su apertura en el año2012.

M 26/12/11Jorge

Laverde Enciso

2 1Todas las


Febrero 26 de 2010


30





Febrero 26 de 2010


01/07/11

20/09/2010La programación de auditorías estácontenida en el PAD a ejecutar en tresciclos.20-12-2010Dado el alto número de sujetos de control elPAD se programó y ejecutó en tres ciclos.20-03-2011Programación auditorías PAD 2011 en tresciclos20-06-2011Programación de auditorías en tres ciclospara el PAD 2011. Se solicitó modificaciónpara Ciclos II y III según lineamientosContralor20-09-2011Se modificó PAD 2011. Para la Dirección deSalud se programan auditorías en 2 ciclos.Se adelanta actualmente auditoríasregulares Ciclo II15/12/2011Con lineamientos de la Alta Dirección seestá construyendo el PAS 2012 insumo parael PAD 2012.

M

Seguimiento a diciembre de 2011:Continúa abierto hasta la culminación de lasauditorías programadas en el II Ciclo PAD2011.

M 26/12/11Jorge

Laverde Enciso





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)




16/09/10

No aplicaren debidaforma lasreglas sustanciales y procesalesdel debidoproceso y elderecho a ladefensa enlos ProcesosSancionatorios Administrativos Fiscales.

20

No obrarde maneradiligente deacuerdo alo dispuesto por lasnormas que regulan el procesoAdministrativo Sancionatorio Fiscal

Efectuar seguimiento y control a laformulación y apertura de los procesosadministrativos sancionatorios enComité Técnico Sectorial, para verificarque esténajustados alprocedimiento y a lasnormas quelos regulan.Socializar alos funcionarios de laDirección lanormativa distrital dedaño antijurídico

Director Subdirectores deFiscalizaciónAsesor

01/01/11 30/06/1114/01/201120/05/2011

Se socializó a los funcionarios de laDirección la Resolución 300 de 2008de la Secretaría General de la AlcaldíaMayor el 14-01-2011 vía outlook20-06-2011Los funcionarios de la Direcciónasistieron el 20 de mayo a jornada deprevención de daño antijurídico enmateria contractual -contratación en lasempresas sociales del estado.20-09-2011Se realiza seguimiento periódico a losprocesos sancionatorios. El másreciente se realizó en Comité TécnicoNo. 39 del 1 de septiembre de 2011.Se estableció plan de contingenciapara tramitar procesos (memorando2011102189 de 22-09-2011)15/12/2011Los funcionarios de la Direcciónparticiparon en evento organizado porla Secretaría General de la AlcaldíaMayor en el archivo distrital el 18 denoviembre en el marco del programade prevención del daño antijurídico.

M

Seguimiento a diciembre de 2011:Se verificó la presentaciòn del plan decontingencia para tramitar los procesos enel memorando 2011102189 del 22-09-2011,no obstante, tuvo un atraso en el mes dediciembre en razón de que el asesor de ladirección participaba en todas las mesas detrabajo con las administraciones. Por laeficacia de las aciones implementadas seha mitigado el riesgo, se sugiere suapertura en el año 2012.

M 26/12/11Jorge

Laverde Enciso





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



4 1Oficina deControl Interno

13/04/11

Posible incumplimiento de lanormatividad interna, encuanto areporte deinformación y aplicaciónde procedimientos.

20




01/07/11 31/12/11Junio aseptiembre de2011

20-09-2011Se ha cumplido con los requerimientosde información interna (Bitácorassemanales, documentos ComitésLocales de Seguimiento, informes degestión) y de información externa(reportes de contratos urgenciasmanifiestas, fiducias, pronunciamientosAuditoría Fiscal)15/12/2011Se han comunicado cronogramas deentrega de información a EntesExternos y de reportes internos víaoutlook y SIGESPRO.

M

Seguimiento a dociembre de 2011: Se verificó que mediante los procesos deSIGESPRO 317535, 313732 y 308345, sereportó informacion a las diferentesdependencias encargadas de consolidar lainformación que debe ser remitida a lasdiferentes instancias. Por la eficacia de lasaciones implementadas se ha mitigado elriesgo, se sugiere su apertura en el año2012.

M 26/12/11Jorge

Laverde Enciso

DIRECCIÓN SECTOR HACIENDA, DESARROLLO ECONÓMICO, IN DUSTRIA Y TURISMO





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



1 1Todas lasDirecciones Sectoriales

26-02-2010


30









26-02-2010 31/12/11 15/12/11

30-03-2011. Se reitera la solicitud decerrar la observación, toda vez que laDirección Hacienda ha tomado lasmedidas correspondientes para evaluaradecuadamente los sujetos de contro,mediante la supervisión del niveldirectivo en todas las mesas detrabajo; la aplicación de losprocedimientos y metodologías deauditoría establecidos.

20-06-2011: La observación seencuentra cumplida y el riesgo estámitigado. El nivel directivo asistió atodas las mesas de trabajo y efectuósupervisión al cumplimiento de losprocedimientosy metodologías, asícomo a los papeles de trabajoelaborados por los auditores.

20-09-2011. La Dirección Hacienda harealizado las acciones necesarias conel fin de mitigar este riesgo, en lasmesas de trabajo realizadas el niveldirectivo supervisó la ejecución de lasauditorías, igualmente verificó elcumplimiento de los procedimientos ymetodologías vigentes establecidos.

15-12-2011: El nivel directivo en lasmesas de trabajo efectúa supervisiónde las auditorías realizadas, verificandola elaboración de papeles de trabajo,así como el cumplimiento de losprocedimientos y metodologías

T

Seguimiento a diciembre de 2011:La Direccción ha adoptado los correctivosnecesarios.Por la eficacia de las acionesimplementadas se ha mitigado el riesgo, sesugiere su apertura en el año 2012.

M 27/12/11Jorge

Laverde Enciso





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)




26-02-2010


30





26-02-2010 31/12/11 15/12/11

15-12-2011. La Dirección Haciendacumple con la programaciónestablecida en el PAD 2011, así comocon el Plan de Actuaciones 2011.Todas las modificaciones solicitadas seencuentran debidamente justificadas yaprobadas. En cuanto a lainsuficiencia de recurso humano, semenciona que desde el 29 deseptiembre de 2011 no se cuenta consubdirector de Fiscalización Hacienda y desde el mes de junio de 2011, no setiene Asesor Jurídico ni del funcionarioresponsable de archivo,correspondencia interna,correspondiencia externa y manejo deinventarios de la Dirección. Estasituación se puso en conocimiento dela Dirección de Talento Humano,dependencia a quien le compete laasignación de personal .

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Se cumple con la programacion establecidaen el PAD, de ser necesario se solicitanmodificaciones al Plan de Actuaciones y alPAD. Por la eficacia de las acionesimplementadas se ha mitigado el riesgo, sesugiere su apertura en el año 2012.

M 27/12/11Jorge

Laverde Enciso


18/09/10


20


Promover los procesossancionatorios fiscales,dentro de losparámetros señalados en la Ley 42de 1993, losartículos pertinentes del CódigoContencioso Administrativo y laResolución Reglamentara No. 009 de2011.


18/09/10 31/12/11 15/12/11

15-12-2011: Los procesosadministrativos sancionatorios seadelantan dentro de los parámetrosestablecidos por la normatividadvigente. En la Dirección Hacienda nose han presentados casosrelacionados con el daño antijurídico"Por no aplicar en debida forma lasreglas sustanciales y procesales deldebido proceso y el derecho a ladefensa, en los ProcesosSancionatorios AdministrativosFiscales".

T

Seguimiento a diciembre 2011:Se verificó la existencia de 4 procesossancionatorios: 2 del 2010 (05 y 07) y 2 del2011 (01 y 02), a estos e les aplica LEY 42de 1993 (art 101) Código ContenciosoAdministrativo y ResolucionesReglamentarias 09/2010 y 09/2011. Por laeficacia de las aciones implementadas seha mitigado el riesgo, se sugiere suapertura en el año 2012.

M 27/12/02011Jorge

Laverde Enciso





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)




Abril 13 de2011


20


1. LaDirección dePlaneación será quienconvoque ylidere losequipos deanálisis, endonde participe unfuncionario enlace decada Dirección Sectorial, Despacho del ContralorAuxiliar yOficina deControl Interno. 2. Enviar lamatriz deAnexos 1 y 2individualizada a cadaDirección Sectorial ypublicar elconsolidado de la mismaen laIntranet. 3.Cada Dirección

Director 01/07/11 31/12/11 15/12/11

20-09-2011. De conformidad con losregistros que reposan en la DirecciónHacienda, los reportescorrespondientes a los anexos 1 y 2 sehan enviado en los términos señaladosen la circular Nº 20000-08673 del 15 de junio de 2010, los cuales contieneninformación veraz y soportada en lasacciones ejecutadas por esta sectorial.

15-12-2011: La Dirección Haciendacumple con las fechas establecidaspara el reporte de la información(incluye los anexos 1 y 2 de accionescorrectivas y preventivas), cumpliendocon el cronograma y la normatividadestablecida por las Dependencias quesolicitan la información, dandoaplicación a los procedimientosvigentes .

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Se verificó que el desarrollo de la auditoríaregular (IPES) pragramada para el II ciclodel PAD 2011,se ejecutó de conformidadcon los cronogramas establecidos en elMemorando de Planeacion y los términosestablecidos en el Horizonte de Planeacióndel PAD 2011. Por la eficacia de lasaciones implementadas se ha mitigado elriesgo, se sugiere su apertura en el año2012.

M 27/12/11Jorge

Laverde Enciso

DIRECCIÓN SECTOR CONTROL URBANO





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



1 1Todas las


Febrero 26 de 2010

Evaluar inadecuadamente la gestión de los sujetos de Control.

20

Procedimientos

engorrosos.

Falta de idoneidad

de los auditores en temas

específicos.

Desconocimiento del Sujeto de Control.

Supervisión del nivel

directivo en las

auditorías.

Procedimientos

documentados.

Existencia de

metodologías.

La Mesa de Trabajo con el Sujeto de

Control.

Directores y

Subdirectores de

Fiscalización

Febrero 26 de 2010


15/12/11

Seguimiento a Diciembre 15 de2011:En el I ciclo del PAD 2011 serealizó la presentación de los gruposauditores en los sujetos de control.Asímismo, se aseguró la participación delos directivos en el 100% de mesas detrabajo de la fase de ejecución, dondese participó de manera activa en todaslas mesas de trabajo programadaspara ese periodo y se supervisan lospapeles de trabajo y programas deauditoría.Se participò en laestructuración de hallazgos deauditoría y elaboración de informes. Serealizó mesa de trabajo con laadministarción y en le esarrollo delproceso auditor se aplicaron lasmetodologías establecidas según elcaso, como también se aplicarontodos los procedimientos establecidos.

T

Seguimiento a junio de 2011: Durante el ciclo II del PAD 2011, se realizóuna Auditoría Regular a la Defensoría delEspacio Público DADEP, para tal fin, severificó el memorando de de encargo,memorando de planeación en el cual seevidencia los lineamientos de los directivospara el desarrollo de la misma ycumplimiento de los objetivos planteados.se incluyen los diferentes componentes deintegralidad. Asi mismo, se verificó laparticipación de los directivos en el 100%de las mesas realizadas durante el ciclo IIPAD 2011. Por la eficacia de las acionesimplementadas se ha mitigado el riesgo, sesugiere su apertura en el año 2012.

M 26/12/11Jorge

Laverde Enciso

2 1Todas las


Febrero 26 de 2010

Inoportunidad de la

evaluación de la gestión y resultados.

20

Incumplimiento de la

programación

establecida en el PAD.

Insuficiencia de

recurso humano.

Programación de las

auditorías.

Directores y

Subdirectores de

Fiscalización

26/02/10 31/12/10 15/12/11

Seguimiento a Diciembre 15 de2011 : La dirección aplica la programaciónestablecida en el PAD 2011, como seobserva la duración de la auditoría delos memorandos de encargo deauditoría y por lo tanto se ajustan loscronogramas de los memorandos deplaneación y programas de auditoría, alas fechas establecidas, como sepuede evidenciar en las auditorías endesarrollo del I ciclo del PAD 2011, esdecir, las fechas se cumplen, además,existe seguimiento permanente delnivel directivo con la participación enmesas de Trabajo. Además, se aplicóla metodología para la evaluación de lagestión (Auditoría Regular y especial

T

Seguimiento a diciembre de 2011: El cronograma de trabajo del memorandode encargo y de planeación de la auditoríaregular ante el DADEP, II Ciclo de Auditoríadel PAD 2011, se ajustan a los términosestablecidos en el Horizonte de Planeacióndel PAD 2011. Por la eficacia de lasaciones implementadas se ha mitigado elriesgo, se sugiere su apertura en el año2012.

M 26/12/11Jorge

Laverde Enciso





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)




18/09/10


20







o y la Resolución


2010.

Directores y

Subdirectores de

Fiscalización

18/09/10 19/09/11 15/12/11

Seguimiento a Diciembre 15 de2011 : Como se observa en los librosde control de los procesossancionatorios adelantados por ladirección de control Urbano, se aplicóla normatividad soporte del procesosancionatorio fiscal y la Ley 42 de1993, los artículos pertinentes delDecreto 01 de 1984 -CódigoContencioso Administrativo, y elprocedimiento para delantar procesoadministrativo sancionatorio Fiscal,establecido en la R.R. 007 de 2011 delProceso PS Micro.

T


Se verificó el libro radicador de procesossanciontorios encontrando que a la fechase hallaban dos (2) procesos abiertos de 16aperturados durante la vigencia 2011, loque nos indica una efectividad del 87,5%.Por la eficacia de las acionesimplementadas se ha mitigado el riesgo, sesugiere su apertura en el año 2012.

M 26/12/11Jorge

Laverde Enciso





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)




Abril 13 de 2011


20



Director 01/07/11 31/12/11 15/12/11

Seguimiento Diciembre 15 de2011.La dirección de Control Urbano,ha participado en el equipo de análisis.Así mismo, se ha enviadooportunamente la informaciónsolicitada por la dirección deplaneación. Se han realizado lasauditorías de conformidad con las fechas

establecidas en los cronogramas definidos

en el Memorando de Encargo de Auditoría

y de conformidad con los términos

establecidos en el Horizonte de Planeación

del PAD 2011.

T


Se verificó que la auditoría regularadelantada en desarrollo del II Ciclo delPAD 2011, se ha ejecutado de conformidadcon el cronograma establecido en elcronograma definido en el Memorando deEncargo de Auditoría y de conformidad conlos términos establecidos en el Horizonte de Planeación del PAD 2011. Por la eficaciade las aciones implementadas se hamitigado el riesgo, se sugiere su aperturaen el año 2012. Por la eficacia de lasaciones implementadas se ha mitigado elriesgo, se sugiere su apertura en el año2012.

M 26/12/11Jorge

Laverde Enciso

DIRECCIÓN SECTOR AMBIENTE





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



1 1

Todas las

Direcciones

Sectoriales

Febrero 26 de

2010

Evaluar

inadecuadam

ente la

gestión de los

sujetos de

Control.

30

Procedimien

tos

engorrosos.

Falta de

idoneidad

de los

auditores en

temas

específicos.

Desconocimi

ento del

Sujeto de

Control.

Supervisión

del nivel

directivo en

las auditorías.

Procedimient

os

documentado

s.

Existencia de

metodologías.

La Mesa de

Trabajo con el

Sujeto de

Control.

Directores

y

Subdirect

ores de

Fiscalizaci

ón

26/02/10 31/12/10 20/09/11

Seguimiento 15/12/11: Mediante acta de

fecha 17/08/11 se hace presentación del

equipo auditor ante la SDA respecto a la

auditoría abreviada a la contratación

vigencias 2004-2008, mediante oficio

proceso 301800 de 05/10/11, se hizo

entrega del informe preliminar al sujeto de

control y mediante proceso 304089 de

13/10/11 se hizo entrega de informe final

al sujeto de control. Mediante proceso

293747 de 07/09/11 se notifica al equipo

auditor de la auditoría abreviada

transversal UAESP, mediante proceso

306720 de 26/10/11 se envia al sujeto de

control informe preliminar y mediante

oficio proceso 307808 de 01/11/11 se

entregó informe final al sujeto de control.

Mediante proceso 306929 de 27/10/11 se

notificó al equipo auditor de la auditoría

abreviada FOPAE, se envió a la D. de

Planeación proceso 308981 de 04/11/11,

propuesta de dicha auditoría, mediante

oficio proceso 318320 de 13/12/11 se

entrega al sujeto de control informe

preliminar. Mediante proceso 306647 de

26/10/11 se notificó al equipo auditor de

la auditoría abreviada POMCAS, se envió a

la D. de Planeación proceso 306656 de

26/10/11, propuesta de dicha auditoría,

mediante oficio proceso 317509 de

09/12/11 se entrega al sujeto de control

informe preliminar y mediante proceso

318983 de 14/12/11 se realizó entrega de

informe final al sujeto de control.

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Mediante acta de Comité Técnico SectorialNo. 22 de 9 de agosto de 2011 se apruebael Memorando de Planeación para laauditoría regular al JBB correpondiente alciclo II PAD 2011, de acuerdo a loestablecido en la RR 007 de 2011, dondese materializan los lineamientos de la AltaDirección, los requerimientos del ProcesoMacro, los cuales están encaminados afocalizar los objetivos a ejecutar en cadaprogramas de auditoría, de conformidadcon lo establecido en los Procedimientosdel Proceso Micro. Por la eficacia de lasaciones implementadas se ha mitigado elriesgo, se sugiere su apertura en el año2012.

M 27/12/11Jorge

Laverde

Enciso

2 1

Todas las

Direcciones

Sectoriales

Febrero 26 de

2010

Inoportunida

d de la

evaluación de

la gestión y

resultados

30

Incumplimie

nto de la

programació

n

establecida

en el PAD.

Insuficiencia

de recurso

humano.

Programación

de las

auditorías.

Directores

y

Subdirect

ores de

Fiscalizaci

ón

Febrero 26 de 2010


20/09/11

Seguimiento 15/12/11: Se radicaronlos informes finales correspondientes alas las auditorías abreviadas a laContratación 2004-2008 pasivosexigibes entregado mediante oficio

radicado 2011110248 de 13/10/11;

Especial a la SDA "Cobro Tarifario"

mediante oficio radicado 201190218 de

23/08/11; Abreviada Transversal a la

UAESP mediante oficio radicado

2011115369 de 01/11/11; Regular JB

se encuentra en etapa de informe;

Abreviada PETROBRAS mediante

oficio radicado 2011131218 de

14/12/11; Abreviada POMCAS

mediante oficio radicado 2011131283

de 14/12/11 y Abreviada FOPAE se

encuentra en etapa de respuesta por

parte del sujeto de control al informe

preliminar.

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Para el II ciclo del PAD 2011 se programorealizar una auditoria regular al JardinBotanico de Bogota, verificandose que elmemorando de encargo y de planeacion, seajustan a los términos establecidos en elHorizonte de Planeación del PAD 2011, loque garantiza el cumplimiento de los plazosfijados en el mencionado Plan. Por laeficacia de las aciones implementadas seha mitigado el riesgo, se sugiere suapertura en el año 2012. M 27/12/11

Jorge

Laverde

Enciso





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



3 8Direcciones

Sectoriales40439

No aplicar en

debida forma

las reglas

sustanciales y

procesales del

debido

proceso y el

derecho a la

defensa en

los Procesos

Sancionatorio

s

Administrativ

os Fiscales.

20

Inobservanci

a de los

postulados

constitucion

ales, legales

y

reglamentari

os,

sustantivos y

adjetivos

relacionados

con la

aplicación a

las reglas al

debido

proceso y de

la solución

de las

controversia

s originadas

en los

Procesos

Sancionatori

os

Administrati

vos Fiscales

Promover los

procesos

sancionatorio

s fiscales,

dentro de los

parámetros

señalados en

la Ley 42 de

1993, los

artículos

pertinentes

del Código

Contencioso

Administrativ

o y la

Resolución

Reglamentara

No. 009 de

2010.

Directores

y

Subdirect

ores de

Fiscalizaci

ón

18/09/10 19/09/11 20/09/11

Seguimiento 15/12/11: según lonormado se ha continuado con laejecución de los procesossancionatorios fiscales, registrando enlibro radicador y mensualmentellevando registro en Comité TécnicoSectorial, anexando soporterespectivo, para los meses deseptiembre, octubre y noviembre.

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Revisadas las siguientes Actas de ComitéTéncio Sectorial, se evidenció que laDirección de Ambiente realiza seguimientoy control al tramite de los procesossancionatorios, verifiando la aplicación de lanoramtividad interna y externas que losrige. Acta No. 18 del 14/06/2011, anexo 1Acta No. 21 del 01/08/2011, anexo 1Acta No. 25 del 05/09/2011, anexo 1Acta No. 27 del 30/09/2011, anexo 1Acta No. 31 del 31/10/2011, anexo 1Acta No. 32 del 07/12/2011, anexo 1

M 27/12/11Jorge

Laverde

Enciso





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



4 1

Todas las

Direcciones

Sectoriales

Abril 13 de

2011

Posible

incumplimien

to de la

normatividad

interna, en

cuanto a

reporte de

información y

aplicación de

procedimient

os.

20

Falta de

empoderami

ento.

No

oportunidad

en el

reporte de la

información.

Falta de

calidad y

veracidad en

la

información.

1. La

Dirección de

Planeación

será quien

convoque y

lidere los

equipos de

análisis, en

donde

participe un

funcionario

enlace de

cada

Dirección

Sectorial,

Despacho del

Contralor

Auxiliar y

Oficina de

Control

Interno.

2. Enviar la

matriz de

Anexos 1 y 2

individualizad

a a cada

Dirección

Sectorial y

publicar el

consolidado

de la misma

en la Intranet.

3.Cada

Dirección

Director 01/07/11 31/12/11 20/09/11

Seguimiento 20/12/11: La DirecciónSector Ambiente se ha destacado porel cumplimiento del envío de lainformación solicitada de acuerdo a lostérminos establecidos en circulares ydirectrices del despacho de laContralora Auxiliar

T

Seguimimiento a diciembre de 2011:La Dirección de Ambiente reporta lainformación de acuerdo con los términosestablecidos en la circulares internas y a lasdirectrices emanadas del despacho delContralor Auxiliar, responsable del ProcesoMicro.

M 27/12/11Jorge

Laverde

Enciso

DIRECCIÓN PARA EL CONTROL SOCIAL Y DESARROLLO LOCAL





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)




Febrero 26de 2010


30







La Mesa deTrabajo con elSujeto deControl.

Directores ySubdirectores de Fiscalizacion

31/01/11 31/12/11

*Seguimiento a diciembre de 2011:Las acciones planteadas fueronejecutadas y cumplidas en eltérmino y oportunidad programadas y reportadas en el seguimiento ajunio de 2010, estamos pendientesdel seguimiento y cierre por partede la Oficina Asesora de ControlInterno.

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificadas actas de mesa de trabajo conparticipación y supervisión del nivel directivo(Directora y/o Subdirector de Fiscalización) Nos.4 de 24/02/2011, No. 5 de 07/03/11, No. 6 de22/03/11, No. 7 de 04/04/11 y No. 8 de13/04/11ciclo I de 2011, FDL Candelaria, No. 3de 10/02/2011No. 4 de 24/02/2011, No. 5 de07/03/2011, No. 6 de 22/03/2011, No. 7 de04/04/2011, No. 8 de 13/04/2011, FDL Usaquen,No. 3 de 10/02/2011, No. 4 de 24/02/2011, No. 5de 09/03/2011, No. 6 de 22/03/2011, No. 7 de04/04/2011, No. 8 de 14/04/2011, No. 11 de12/05/2011, Fontibon Nos. 4 de 24/02/2011, No.5 de 07/03/2011, No. 6 de 22/03/2011, No. 7 de05/04/2011, No. 8 de 13/04/11, No. 13 de30/05/11, FDL Kennedy, No. 3 de 10/02/2011,No. 4 de 24/02/2011, No. 5 de 09/03/2011, No. 6de 22/03/11, No. 7 de 04/04/2011, No. 9 de13/04/2011, No. 12 de 12/05/2011, FDL Engativa. Verificada metodología utilizada para elfenecimiento o no de la cuenta y manual deprocedimientos básicos para el desarrollo de lasauditorías.Verificada Resolución Reglamentaria N° 029 de03/11/09 y R.R. No. 007 de 2011, Proceso Micro,así como la No. 008 de 2011, Plan deMejoramiento, las cuales son aplicados duranteel desarrollo de las auditorías.En actas de MT Nos. 11 de 11/05/11 y No. 12 de12/05/2011, FDL Candelaria y FDL Engativá,respectivamente, ciclo I de 2011, fueronvalorados los argumentos de la administración,en mesa conjunta con los directivos del mismo.Por la eficacia de las aciones implementadas seha mitigado elriesgo, se sugiere su apertura en el año 2012.

M 21/12/2011Jorge A. Tabares

V.


Febrero 26de 2010

Inoportunidad de laevaluación de lagestión yresultados

30

Incumplimiento de laprogramación establecida en elPAD.



Directores ySubdirectores de Fiscalizacion

31/01/11 31/12/11

*Seguimiento a diciembre de 2011:Las acciones planteadas fueronejecutadas y cumplidas en eltérmino y oportunidad programadas y reportadas en el seguimiento ajunio de 2010, estamos pendientesdel seguimiento y cierre por partede la Oficina Asesora de ControlInterno.

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificado PAD 2011, versión 5.0, Ciclo I,que incluyó la realización de 20 auditoríasRegulares a los FDL, realizadas entre el03/01/2011 y el 31/05/2011 y 24 Auditoríasabreviadas en el ciclo II. Por la eficacia delas aciones implementadas se ha mitigadoel riesgo, se sugiere su apertura en el año2012.


V.





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



3

8

Todas lasDirecciones Sectoriales

16/09/10 Riesgo parael control deaquellos eventos quepuedan darlugar ademandas, sentencias desfavorables, conciliaciones o cualquierotro mediode soluciónde conflictos, con el fin deprevenir suocurrencia, mitigando factores internos yexternos que implican exposición alriesgo.

30

Ocurrencia de contingencias jurídicas.

Las Direcciones Sectoriales promoverán los procesossancionatorios fiscales,dentro de losparámetros señalados en la Ley 42de 1993, losartículos pertinentes del CódigoContencioso Administrativo y laResolución Reglamentaria Nº 009 de2010.

Director Técnico

31/01/11 31/12/11

*Seguimiento a diciembre de 2011:Los procesos sancionatoriosfiscales adelantados por estaDirección, se han venidodesarrollando dentro de losparámetros señalados en la Ley 42de 1993, los artículos pertinentesdel Código ContenciosoAdministrativo.

T Seguimiento a diciembre de 2011:Desde el seguimiento anterior sesugirió a la Dirección Sectorial, suunificacón cion el riesgo antijurídico,puesto que es el mismo. Por la eficaciade las aciones implementadas se hamitigado el riesgo, se sugiere suapertura en el año 2012.


V.





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



4 1Todas las


Diciembre 1 de 2010


30

Desconocimiento delas normaslegales delCódigo Contencioso Administrativo. Promover

los procesossancionatorios fiscales,dentro de losparámetros señalados en la Ley 42de 1993, losartículos pertinentes del CódigoContensioso Administrativo y laResolución Reglamentara No. 009 de2010.

Director Técnico

31/01/11 31/12/11

*Seguimiento diciembre de 2010:Los procesos sancionatoriosadelantados por esta dirección sevienen realizando con base en lonormado (CCA)*Seguimiento marzo de 2011: Losprocesos sancionatorios adelantadospor esta dirección se vienen realizandocon base en lo normado (CCA)*Seguimiento junio de 2011: Losprocesos sancionatorios adelantadospor esta dirección se vienen realizandocon base en lo normado (CCA)*Seguimiento septiembre de 2011: Losprocesos sancionatorios adelantadospor esta dirección se vienen realizandocon base en lo normado (CCA)*Seguimiento diciembre de 2011: Losprocesos sancionatorios adelantadospor esta dirección se vienen realizandocon base en lo normado (CCA)

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificada aplicación de las reglassustanciales y procesales del debidoproceso y el derecho a la defensa en lossiguientes Procesos SancionatoriosAdministrativos Fiscales:No. 12000-001-11 de 03/08/11, contraRubén D. Bohórquez R., Alcalde Local deSuba, notificado el 10/08/11, porincumplimiento al no dar respúesta al oficio201118552 de 17/02/11, mediante el cualse solicitaban soportes de avance al Plande mejoramiento, en 35 folios.

No. 12000-002-11 de 03/08/11, contraEdgar Orlando Herrera P., Alcalde Local deC. Bolívar, notificado el 17/08/11, por erroren la información sobre ejecuciónpresupuestal y ocultar información sobrereporte de contratación a junio de 2011, en54 folios.

No. 12000-003-11 de 02/09/11, contraAmanda M. Alvarez C., Alcaldesa Local deP. Aranda, notificado el 28/09/11, por norendición completa de cuenta a través deSIVICOF (Balance Social, vigencia 2010),en 60 folios.

No. 12000-004-11 de 13/09/11, contraJesús Antonio Mateus, Alcalde Local deKennedy, notificado el 21/09/11, porinconsistencias en la presentación de lacuenta mensual a junio de 2011, en 245folios.


V.





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



5 1Todas las


13/04/11


20




01/07/11 31/12/11 *Seguimiento junio de 2011: Se remitéeste seguimiento al Plan demejoramiento, en cumplimiento de laacción definida en la reunión de equipode análisis realizada el día 17 de juniode 2011.*Seguimiento septiembre de 2011: Seremité este seguimiento al Plan demejoramiento, en cumplimiento de laacción definida en la reunión de equipode análisis realizada el día 17 de juniode 2011.*Seguimiento diciembre de 2011: Seremité este seguimiento al Plan demejoramiento, en cumplimiento de laacción definida en la reunión de equipode análisis realizada el día 17 de juniode 2011. T

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificado memorando 12000-52783,radicado 2011131926 de 15/12/2011, através del cual fue remitida a la ContraloraAuxiliar, Dirección de Planeación y Oficinade Control Interno, la informaciónrelacionada con el reporte de seguimientoal Plan de Mejoramiento del Proceso Micro(Control Social y Desarrollo Local), concorte a diciembre de 2011.Por la eficacia de las acionesimplementadas se ha mitigado el riesgo, sesugiere su apertura en el año 2012.


V.

1 1

SUBDIRECCIÓN DELPROCESO DERESPONSABILIDAD FISCAL YDIRECCIÓN DE R.F. Y J.C.

05/01/10

Impulso procesal a losprocesos devigencias 2009, 2010 y2011

40

Falta deimpulso procesal enlos procesosactivos devigencias 2009, 2010,2011

Fijación deactas decompromiso con losabogados quetienen a cargolos expedientes yseguimiento mensual.

Subdirector y Director

01/03/11 31/12/11 18/03/11

SEGUIMIENTO A DICIEMBRE DE 2011. Elseguimiento se está realizando a través delos informes de gestión semanales quepresentan los profesionales a laSubdirección del Proceso deResponsabilidad Fiscal.

P

Seguimiento a diciembre 2011:evidenciado memorando 20111130094 12/12/11,a través del cual se imparten instrucciones a losprofesionales del área, no obstante continúa abierto para seguimiento, por el riesgode prescripcion de los procesos. A 23/12/11

Esmeralda Caballero Caballero

2 1

SUBDIRECCIONES DELPROCESO DERESPONSABILIDAD FISCAL,DE JURISDICCION COACTIVA YDIRECCIÓN DE R.F. Y J.C.

01/02/11

Mantener actualizado elformato únicode Inventariodocumental (8013001)

40

Falta deacutalización de losformatos establecidos en el sistemade gestiónde calidad.

Revisión mensual deexpedientes através demuestra selectiva, verificando que losformatos seencuentren debidamente actualizados.

Subdirector delProceso de Responsabilidad Fiscal, Subdirector deJurisdicción Coactivay Director

18/02/11 16/12/11 18/03/11SEGUIMIENTO A DICIEMBRE DE 2011. Seesta dando aplicación al memorando y alSGC.

P

Seguimiento a diciembre 2011:evidenciado memorando 20111130094 12/12/11,a través del cual se imparten instrucciones a losprofesionales del área, no obstante continúa abierto para seguimiento, por el riesgode prescripcion de los procesos.

A 23/12/11Esmeralda Caballero Caballero

PROCESO PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SERVICIOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



3 1


01/02/11

Mantener actualidos losaplicativos PREFIS, SIMUC YRELCO, conel fin debrindar información real yoportuna

60

Posible suministro de información desactualizada

Actualización permanente de losaplicativos, cada vez quese generan losactos administrativos ymovimientos dentro de losprocesos deresponsabilidad fiscal y dejurisdicción coactiva

Subdirector delProceso de Responsabilidad Fiscal, Subdirector deJurisdicción Coactivay Director

18/02/11 16/12/11 18/03/11

SEGUIMIENTO A DICIEMBRE DE 2011.Las Subdirecciones tienen actualizado elPrefis y Simuc, respectivamente. En cuantoal RELCO, la Dirección mediantememorando con radicado N° 201108316 defeb. 1 de 2011 solicitó capacitación a laDirección de Generación de TecnologíasCooperación Técnica y Capacitación, sinresultado positivo; con Memorando radicadoN° 170000 09631 de marzo 15 de 2011 sesolicitó a la Dirección Administrativacontratación para capacitación en RELCO,sin resultado positivo y medianteMemorando 320757 del 21 de diciembre de2011 se reiteró a la Escuela de Generaciónde Tecnología nueva capacitación paratodos los profesionales de la Dirección,encontrandonos en espera de respuesta.

P

Seguimiento a diciembre 2011:Se evidenció actualización del aplicativo Prefispor parte de los abogados, no obstante, continúael riesgo para seguimiento.


4 1


21/06/10

Posible ocurrencia deadelantamiento de losprocesos deresponsabilidad fiscal yjurisdicción coactiva, sinel lleno de loslineamientos constitucionales de respetoal debidoproceso, derecho a ladefensa y elcumplimiento de lostérminos procesales conf

40

Prevención daño antijurídico. Revocatoria de decisiones por las AltasCortes

Revisión porparte delDirector oSubdirector según corresponda, al momento detomar lasdecisiones defondo, verificando que se hayagarantizado eldebido proceso y elderecho dedefensa consagrados constitucionalmente.

Director ySubdirector

02/02/11 31/12/11 18/03/11

SEGUIMIENTO A JUNIO DE 2011: Enforma permanente se viene revisando porparte del Director o Subdirector que lasdecisiones cumplan con los requisitosestablecidos en la Constitución y la Ley. Elingreso para revisión se control a través delregistro de expedietntesSEGUIMIENTO A SEPTIEMBRE DE 2011:En forma permanente se viene revisandopor parte del Director o Subdirector que lasdecisiones cumplan con los requisitosestablecidos en la Constitución y la Ley. Elingreso para revisión se controla través dellibro registro de expedietntes. se realizancorrecciones a las decisiones que ingresana Despacho. SEGUIMIENTO A DICIEMBREDE 2011. Se impartió instrucción mediantememorando 201110355 del 2 de agosto de2011, requiriendo a los profesionales paraque los expedientes se radiquen con laSecretaria del Subdirector con el librocorrespondiente, antes de ingresar alDespacho. los proyectos radicados sonestudiados y revisados de conformidad conla ley vigente y en caso de ser necesario sedevuelve al profesional competente para lascorrecciones respectivas.

P

Seguimiento a diciembre 2011:Evidenciadas correciones en los librosradicadores por parte de los Subdirectores ygarantía al derecho a la defensa. Continúa abierto para seguimiento.






ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



5 8Dirección y

Subdirecciones

01/04/11

violación aldebido proceso, violación alderecho ala defensa,incumplimiento determinos procesales.

Baja

Indebida notificación, irregularidades encitaciones, falta decompetencia, omisión en levantamiento demedidas cautelares, noexclusión del boletínde responsables fiscales, omisión en designación apoderado deoficio, nodecisión de recursos, vencimien

Elaborar actas deseguimiento aprocesos, actas decompromiso, implementación deformatos, revisión ysupervisión del proyecto, aplicativo de alarmasy autocontrol

Director y Subdirect

or01/04/11 31/12/11.

SEGUIMIENTO A JUNIO 30/11 :En el mesde abril se realizaron actas de orientación yactas de seguimiento por proceso. SEGUIMIENTO SEPTIEMBRE DE 2011

Conformacion de cuatro (4) gruposs detrabajo, en los cuales se design{o uncoordinador para hacer seguimiento a lasactividades de los compromisos de cadaprofesional. SEGUIMIENTO A DICIEMBREDE 2011. Se continua con los cuatro gruposde trabajo establecidos. Adicionalmente, seimpartió instrucción a los profesionales paraque se cumpla con los requisitos y terminosde ley, mediante memorandos 201110355del 2 de agosto de 2011 y 201192944 del 30de agosto de 2011.

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificado memorando N° 201113094 de12/12/11mediante el que se impartieroninstrucciones a los abogados para tomar lasdecisiones de fondo que en derechocorrespondan y llevar las actuaciones procesalesque correspondan.

El riesgo continúa abierto para seguimiento porcuanto éste no se ha mitigado en su totalidad.






ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



6 8Dirección y

Subdirecciones

01/04/11

Posible incumplimiento de lanormatividad interna,en cuanto areporte deinformación y aplicación de procedimientos, entoda laentidad.

BAJA

Falta deactualización deprocedimientos, omisión en lasocialización de losmismos, indebida supervisión yorientacion deprocesos, falta deautocontrol, inoportuna capacitación.

Supervisión previa de lainformación a reportar acargo decada funcionario y del jefeinmediato, dejando losregistros respectivos con pie defirma de lacertificacion de laveracidad de lainformación reportada.

Director y Subdirect

or01/04/11 31/12/11.

SEGUIMIENTO A JUNIO 30/11 : Para estetrimestre los profesionales presentaronconstancias sobre la veracidad de lainformación reportada y pie de firma delos proyectos entregadosSEGUIMIENTO A SEPTIEMBRE 2011.SEGUIMIENTO A DICIEMBRE DE 2011.Mediante memorandos 201111699 del 4 denoviembre de 2011 y 2011122192 del 21 denoviembre de 2011, se reconformó elequipo de analisis de la Dirección y seimpartieron instrucciones para elseguimiento y reporte de la informacióninstitucional, y de los responsables pordependencia.

Seguimiento a diciembre 2011:Se evidenciaron los memorandos 201111699 de4/11/11y 2011122192 de 21/11/11, así como lareconformación del equipo de análisis de laDirección y las instrucciones impartidas. Noobstante, el riesgo continúa abierto paraseguimiento


1 1 40261

No suministrar los recursos necesarios a los procesos de la entidad para el cumplimiento de los objetivos institucionales.

MEDIO (20)

Imprecisiones en la información reportada en los Estudios de Conveniencia y Oportunidad por parte de las dependencias que requieren el recurso.

La Subdirección de Recursos Materiales revisa y devuelve los Estudios de Conveniencia y Oportunidad para que se realicen las correcciones y anexen los documentos soportes de lo que se pretende contratar.

Sandra Lozano Useche

Directora Administrativa

40545 40632 40908

CUARTO TRIMESTRE 2011: Mediante memorando de noviembre 23 de 2011 el equipo de analisis solicito a responsable del proceso la modificacion de la acción planteada en el Anexo 2; la cual fue aprobada mediante memorando 60000-49096 radicacion No.2011123616 del 24 de noviembre de 2011 y se remitio copia a la oficina de control interno. En espera de la aprobacion por parte de la Oficina de Control Interno de la acción reformulada.

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificado memorando de 23/11/11,a travésdel cual, el equipo de análisis del Procesoreplanteó la acción para mitigar el riesgo,solicitando al responsable del proceso lamodificacion de la acción planteada, la cualfue aprobada mediante memorando 60000-49096, radicación No. 2011123616 de24/11/11.Continúa abierto el riesgo.

A 40900

Blanca Isabel Rodriguez Saenz y María Yazmín Ávila Pacheco

PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS Y FINANCIEROS





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



2 1 28/04/09

El plan decontingencias actualizadono se haoperacionalizado niprobado, apesar delinicio de laimplementación delnuevo sistema deseguridad informática, que aseguresu funcionamiento eficaz enel momentoen que seactive elplan, buscando laminimización de las fallasante laposible materialización de losriesgos.

Bajo

En razón alas múltiples actividades adelantadas porla Dirección deInformática y a laescasa disponibilidad detalento humano, no se hadado inicio ala definición yejecución de laspruebas al Plande Contingencias. Adiciona

1. Definiry ejecutarel plan depruebas para daroperacionalidad alplan decontingencias yarticularlo con elSistema de Gestión de Seguridad de laInformación que seencuentra en implementación.

2. Daraplicación a lasactividades del plande contingencia en el

Yolima Corredor Romero

Directora

Técnica de

Informática

01/07/09 31/12/11 20/12/10

CUARTO TRIMESTRE 2011Se continúa con la actualización yajuste del plan de contingencias deacuerdo a la infraestructuratecnológica actual, la distribuciónde la nueva sede y a los serviciosinformáticos existentes. Comocontingencia para garantizar lacontinuidad de las operacionesautomatizadas y reducir su nivel deimpacto en la organización y en elejercicio del Control Fiscal, setiene contratado un data centerpara hospedar o alojar el centro decómputo con condiciones físicas yde seguridad adecuadas.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Informática.La Dirección de Informática continúa con laactualización y ajuste del plan decontingencias de acuerdo a lainfraestructura tecnológica actual, ladistribución de la nueva sede y a losservicios informáticos existentes.Para garantizar la continuidad de lasoperaciones automatizadas y reducir sunivel de impacto en la organización y en elejercicio del Control Fiscal, se tienecontratado un data center para hospedar oalojar el centro de cómputo con condicionesfísicas y de seguridad adecuadas. La operacionalización del Plan decontingencias se planea probar en el 2012,ya que las contingencias propuestas sonmanuales, no automáticas.Continúa abierto el riesgo.

A 23/12/11






ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



3 1 28/04/09

Las actividades para elcontrol decomponentes en laactualización de equipos yverificación de losmismos através de laimplementación de listasde chequeo,aún no estanprocedimentados, queasegure elcontrol adecuado delos elementos yla minimización de las fallasante laposible materialización de losriesgos.

Bajo

La actividad decontrol de componentes enla actualización deequipos, es ejecutada por laDirección deInformática comoparte delas funciones establecidas enla interventoría alos contratos deadquisición deequipos

Procedimentar laactividad de controlde componentes en laadquisición yactualización deequipos yelementos informáticos ysolictar elconcepto sobre laviabilidad de incluirlo como unprocedimiento delSGC.

Yolima Corredor Romero

Directora

Técnica de

Informática

01/07/09 31/03/11 20/12/10

CUARTO TRIMESTRE 2011La Dirección de Informática seencuentra en revisión y ajustes deeste y los demás procedimientosen los cuales participa, con el finde realizar una solicitudconsolidada de modificaciones ocreación de nuevosprocedimientos.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Los Procedimientos están siendorevisados y ajustados por la Direcciónde Informática, con el fin de realizaruna solicitud consolidada demodificaciones o creación de nuevosprocedimientos.Continúa abierto el riesgo.

A 23/12/11






ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



Toda vezque elpliego decondiciones paracontratar constituye una seriede derechos y condiciones paralos futuroscontratantes y es labase deinterpretación eintegración delcontrato, éste seelaborará claramente, de talmanera que no delugar acondiciones ydudas.

Directora

Administrativa

16/09/10 12/31/2011

CUARTO TRIMESTRE 2011: En la sala de juntas del despacho dela contralora auxiliar se llevo acabo la sesion del comite deconciliacion c on el ánimo detomar decisiones sobre lasdiferentes solicitudes deconciliación, procedencia dellamamiento en garantia y politicade prevencion del daño antijuridicoy defensa de los derechoslitigiosos de la entidad; asi comotambien la presentacion deinformes de demandas ysentencias instauradas por y contrala Contraloria ( Ver acta 022 de 13de diciembre de 2011).

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificada la realización del Comité deConciliación a través de Acta No. 22 de13/12/11, con el ánimo de tomar decisionessobre las diferentes solicitudes deconciliación, procedencia de llamamiento engarantía y política de prevención del dañoantijurídico y defensa de los derechoslitigiosos de la entidad.Continúa abierto el riesgo.El

comité de conciliación de laContraloría deBogotá actualiza lapolítica de Prevención deldaño antijurídico ydefensa de losintereses litigiosos de laentidad con el

A 23/12/11

Ocurrencia de eventos que puedan

generar posibles

demandas ó setencias

desfavorables.

Bajo4 1 16/09/10

Blanca Isabel

Rodriguez Saenz y

María Yazmín

Ávila Pacheco





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



La Dirección Administrativa yFinanciera cancelará a loscontratistas el valorcorrespondiente unavez estoshayan cumplido con losrequisitos que seexigen para elpago.

Directora

Administrativa

16/09/10 12/31/2011

CUARTO TRIMESTRE 2011: La Subdirección Financiera continuarealizando las actividades delsegundo trimestre de 2001respectoa la cancelación de las facturasprevio cumplimiento de losrequisitos. SEGUNDO TRIMESTRE 2011. La Subdirección Financiera continúacancelando las respectivasfacturas previa revisión delcumplimiento de todos losrequisitos para el pago tal como loestablece el procedimiento parapago código 8005 versión 2. PRIMER TRIMESTRE 2011La Subdirección Financieracancela las respectivas facturasprevia revisión del cumplimientode todos los requisitos para elpago tal como lo establece elprocedimiento para pago código8005 versión 2.

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Se verificó en la Tesorería de la Contraloríade Bogotá, el cumplimiento de ladocumentación soporte para el pago de lasobligaciones contraídas por la Entidad, deconformidad con el procedimiento parapagos código 8005 versión 2.Por la eficacia de la acción, fue mitigado elriesgo.

con elfin deimplmentar acciones tendientes aprevenir conductas quedesencadenen posibles demandas.

s.





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



5 1 30/01/11

No proporcionar eficazmente los recursostecnológicos (TIC´s).

Medio

* Noasignación delos recursos financieros necesarios paramantener yactualizar laplataforma tecnológica.* Escaso talento humano asignado a laDirección deInformática.* Faltadisponibilidad ycompromiso delos

* Disponibilidad derecursos financieros paragarantizar el mantenimiento ysoporte de laplataforma tecnológica. * Garantizar el talentohumano necesario para apoyar lasactividades de laDirección de Informática.* Disposición permanen

Directora deInformática

01/01/11 31/12/11

CUARTO TRIMESTRE 2011Se logró la consecución de losrecursos financieros a través delproyecto de inversión 7440 paramantener, soportar y mejorar laplataforma tecnológica existente,para la vigencia 2012.Se ha brindado soporte técnico yse han atendido los requerimientosde las áreas usuarias.Se han ejecutado actividades deinterventoría de los contratos concomponente tecnológico.Se ha dado mantenimiento a losaplicativos existentes, seimplementó una nueva versión delsistema SIGESPRO y se desarrollóel proyecto "yosoy Bogotá" para lavigilancia de la contratación entiempo real.

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificada disponibilidad de equiposactualizados y en funcionamiento yproporcionamiento a través de la DirecciónAdministrativa y Financiera durante lavigencia de 2011, de los recursossuficientes para garantizar el mantenimientoy soporte de la plataforma Tecnológica dela Contraloria.

Por el cumplimiento y eficacia de la acciónse considera mitigado el riesgo.

M 23/12/11

Blanca Isabel

Rodriguez Saenz y

María Yazmín

Ávila Pacheco





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



6 1 27/04/11

Posibilidad de acciones de tipo fiscal o civil por el incumplimiento de las obligaciones contractuales en los contratos celebrados por la entidad.

Medio

Incumplimiento de funciones por parte del interventor designado para un contrato

Reiterar mediante circular a los interventores el cumplimiento de sus funciones

Directora

Administrativa

30/04/2011 31/12/2011

CUARTO TRIMESTRE 2011: Actualmente los memorandos de supervision contienen las obligaciones y responsabilidades a cargo del supervisor conforme a la modalidad de contrato como se puede observar en el contrato de prestacion de servicios No.48 de octubre 20 de 2011, memorando 60000-44193 radicacion 201113358 del 25 de octubre de 2011, Invitacion Publica No.017 de 2011 con notificacion del 2 de diciembre de 2011, invitacion publica No.015 de 2011 realizado con EMI S.A. radicacion No.2011118518 del 9 de noviembre de 2011. TERCER TRIMESTRE 2011.Mediante circular 60000-32885 del 12 de agosto de 2011, la Directora Administrativa solicita enviar copia de todas las actuaciones que se generen durante la ejecución de los contratos en los cuales sean designados como supervisores y/o interventores.

Seguimiento a diciembre de 2011:Se verificó en los Contratos Nos.Nos.CPS048/2011, Invitación Pública 19/2011,Invitación Pública No.5/2011, CPS38/2011,CPS 037/2011 y No. 33/2011queen los memorandos de designación deinterventoría se especifican las obligacionesy responsabilidades de los interventoresconforme a la modalidad del contrato.Por el cumplimiento y eficacia de la acciónse considera mitigado el riesgo.

M 23/12/11

Blanca Isabel

Rodriguez Saenz y

María Yazmín

Ávila Pacheco

7 1 22/06/11

No actualización de los formatos del procedimiento para pagos en el aplicativo SI CAPITAL , de uso en la entidad.

Bajo

No se han actualizados los formatos del procedimiento para pagos

Revisar los formatos del procedimiento para pagos para adecuarlos a la aplicativo SI CAPITAL

Subdirectora

Financiera

Tesorera

28/06/2011 31/12/2011 12/07/11

CUARTO TRIMESTRE 2011: A 21 de noviembre de 2011, se ha actualizado la hoja de ruta en central de cuentas; el resto de diseños de los formatos de tramite de cuentas, se encuentran en evaluación en la Dirección de Informática.

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificada realización de actividades porparte de la Dirección de Informática,referente a la actualización de los formatospara pagos: actualización de la hoja de rutautilizada en la central de cuentas-Subdirección Financiera; el resto dediseños de los formatos de trámite decuentas se encuentra en proceso deevaluación en la Dirección de Informática.Continúa abierto el riesgo.

A 23/12/11

Blanca Isabel

Rodriguez Saenz y

María Yazmín

Ávila Pacheco





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



8 1 22/06/11

No fueron socializados a los funcionarios los informes de gestión del proceso y del plan de mejoramiento

Bajo

Se omitió la actividad de socializar el informe de gestión y plan de mejoramiento del proceso

Socializar a los funcionarios los infirmes de gestión y del plan de mejoramiento

Subdirectora

Financiera

28/06/2011 31/12/2011 12/07/11

CUARTO TRIMESTRE DE 2011: Con fecha 11 de noviembre de socializo el plan de mejoramiento del tercer trimestre (julio-septiembre de 2011) a todos los funcionarios de la Dirección Administrativa, con sus respectivas subdirecciones; por otra parte el día de hoy 21de noviembre de 2011 se esta socializando el Plan de Acción a junio 30 del proceso de recursos físicos y financieros.

T

Seguimiento a diciembre de 2011: Se verificó la socialización del plan de mejoramiento del tercer trimestre (julio-septiembre de 2011) y el Plan de Acción del primer semestre de 2011, a todos los funcionarios de la Dirección Administrativa y Financiera y a las Subdirecciones que la integran. Por el cumplimiento y eficacia de la acción se considera mitigado el riesgo.

M 23/12/11

Blanca Isabel

Rodriguez Saenz y

María Yazmín

Ávila Pacheco

1 8Dirección de

Talento Humano

01/10/11

Retirar a unfuncionario de la entidadsin que serevisen lascircunstancias laboralesen que seencuentra almomento desu desvinculación

Baja

Por desconocimiento dela entidadsobre lascircunstancias laborales en que seencuentra el funcionario al momentodel retiro

´-Deficiencias en loscontroles existentes al momentodel retiro de un funcionario de laentidad, enlo relacionado con aspectos como: inscrito encarrera administrativa,

´-Revisar oportunamente las circunstancias laborales en que se encuentra el funcionario a ser retirado

´-Revisar el procedimiento de retiro para verificar la existencia de puntos de control al momento de retirar un funcionario del servicio.

Director de

Talento Humano

Asesora de la

Dirección TH.

01/02/11 31/12/11

Diciembre de 2011. A 15 de diciembrede 2011, se han generado 4insubsistencias, 1 terminación denombramiento y 15 retirados porpensión o renucnias. Lascircunstancias laborales fueronrevisadas.

P

Seguimiento Diciembre de 2011:Se evidenció que mediante Resolución No. 036 de diciembre 22 de 2011, se adoptó el procedimiento de retiro, con los ajustes propuestos, el cual incluye el punto de control en la actividad No. 8, sobre la causal de retiro invocada y su motivación. Se revisaron 3, sin embargo, no existe evidencia clara de la revisión en hoja de vida de las circunstancias laborales, por tal razón, se sugiere que se constate la realización oportuna de la actividad y el cumplimiento del Procedimiento de retiro del servicio de los servidores públicos a 31/12/11.

A 28/12/2011 Fabio Hernández

PROCESO DE GESTIÓN HUMANA





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



2 8

Subdirección de Gestión de

Talento Humano

01/10/11

Errores en laliquidación de Sentencias Judiciales

Baja

Deficiencias en laaplicación de lanormatividad laboral almomento de laliquidación de lasSentencias Judiciales.

Verificar quela liquidaciónse realicede conformidad con lasnormas vigentes y lajurisprudencia sobre lamateria

Subdirectora de

Gestión de

Talento Humano

Profesional de la

Subdirección

GTH, cargo

222-07

01/02/11 31/12/11

Diciembre de 2011. Se ha liquidado lasentencia judicial a favor de IvonPatricia Rodriguez y 5 están enproceso de liquidación. Cabe resaltarque para liquidar, se verifica con elabogado que tenga esta función losantecedentes jurídicos, de acuerdo conlos casos particulares, una vez setengan definidos dichos antecedentesy las fechas de corte exactas seprocede a la liquidación de salarios,prestaciones sociales y de seguridadsocial, según normatividad legal. Unavez se culmine con las liquidaciones,se podrá evidenciar la efectividad de laacción.

P

Seguimiento Diciembre de 2011:Se evidenció que hay en revisión desentencias judiciales, función que estáasumiendo la Subdirección de GestiónHumana, función que se adelanta deconformidad.

A 28/12/2011

Luis Néstor

Toquica CorderoFabio

Hernández

3 8Oficina de Asuntos

Disciplinarios01/10/11

Que losProcesos disciplinarios se desarrollen sin respetarel debidoproceso ode conformidad con el marconormativo dela Ley 7342002

Baja

Falta de acciones que permitan prevenir conductas que desencadenen posibles demandas, sentencias desfavorables, conciliaciones o cualquier otro medio de solución de conflictos

Realizar revisiones periódicas alos procesos. Cada dosmeses.

Jefe de la Oficina

de Asuntos

Disciplinarios

01/02/11 31/12/11

Diciembre /2011. Se ha realizado larevisión a los procesos como constaen acta No. 06 de noviembre 15 de2011, se considera que la acción hasido efectiva

T

Seguimiento diciembre de 2011: Se verificó en acta No. 5 del 14 deseptiembre de 2011, la realización de lasrevisiones bimensuales, estableciéndoseque a 31 de agosto de 2011 existen 58procesos activos, 2 procesos del 2009, 15procesos del 2010 y 41 procesos del 2011.Continúa abierta para seguimiento. Revisión en disciplinarios.

A28/12/2011

Luis Néstor


Hernández





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



4 1

Dirección de Talento Humano

Subdirección de Gestión de

Talento Humano

Subdirección de Bienestar

Social

Dirección de Capacitación

y Cooperación

técnica

Oficina de Asuntos

Disciplinarios

25/04/11

Posible incumplimiento de lanormatividad interna, encuanto areporte deinformación y aplicaciónde procedimientos en toda laentidad

Baja

“Desconocimiento delas circulares emitidas para elreporte dela información interna”.

“Desconocimiento delos procedimientos”

“Falta deprogramación porparte de lasdependencias deactividades adicionales”

Establecer una planilla control para firma del funcionario en constancia de haber sido informado de las circulares y procedimientos.

Una vez emitida la resolución de adopción y/o modificación de algún procedimiento, eviar a todos los funcionarios del Proceso la comunicación vía correo electrónico.

Director y Subdirectores de Talento

Humano, Director

de Capacita

ción y Jefe

Oficina de

Asuntos Disciplina

rios

01/06/11 31/12/11

Diciembre de 2011: Se continúaaplicando la planilla de control, acciónque se volverá permanente. Asímismo, la circular dirigidas a losdirectivos (radic 2011131191 ) sobreevaluación de desempeño, se remitióal SIGESPRO de cada uno.

T

Seguimiento Diciembre de 2011:Se constató que las normas internas(circulares, resoluciones y procedimientos),se socializan a los funcionarios del procesode Gestión Humana, dejando evidencia enuna planilla control, como consta en lossoportes archivados en carpeta para tal fin.

A 28/12/2011

Luis Néstor


Hernández

PROCESO DE EVALUACIÓN Y CONTROL





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



1 1OFICINA DECONTROL INTERNO

31/01/11

No realizaroportunamente y con lacalidad requerida, las evaluaciones independientes a losprocesos dela entidad.

Aplicada la metodología parala identificación, análisis yvaloración deriesgos definida en laResolución Reglamentaria N°005 de2011, seestableció queesta noconformidad potencial se encuentra en unazona deriesgo bajo como seevidencia en elanexo 5

Información inoportuna

Recurso humano insuficiente.

Planeación sobredimensionada.

Ajustar elPlan deAcción de ladependencia, dejando unmargen deimprevistos para asegurar elcumplimiento de lasevaluaciones programadas

Jefe Oficina

01/02/11 31/12/11 01/03/11

Seguimiento a diciembre de 2011:A través de Acta de Mesa de Trabajo de laOficina de Control Interno No. 26 de22/11/2011, fue Ajustado el Plan Anual deEvaluaciones Independientes PAEI,incluyéndose 3 actividades adicionales, conel fin de evaluar áreas claves de lainstitución, relacionadas con: Evaluacioó de la liquidación a la nómina. Evaluación a los inventarios de la entidad Evaluación a la liquidación de impuestos.

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificada Acta de Mesa de Trabajo de la Oficinade Control Interno No. 26 de 22/11/2011,mediante la cual fue fue Ajustado el Plan Anualde Evaluaciones Independientes PAEI, a travésde la cual, fueron incluidas 3 nuevas actividades: Evaluación de la liquidación a la nómina. Evaluación a los inventarios de la entidad Evaluación a la liquidación de impuestos. Por laeficacia de la acción, se mitiga el riesgo.

M 23/12/11Jairo RuizE.





ESTADO DE LA NC

POTENCIAL O RIES


AUDITOR



(7)

ANEXO 2






(13)

FECHA DE INICIO


(12)

DEPENDENCIAS

(5)


ÓN(11)

ORIGEN (1, 2, 3, 4,

5, 6,7,8

)

(4)

No.

(3)

FECHA DE LA NO


RIESGO (dd/mm/aa)

(6)

ACCIONES

(10)

CAUSA O CAUSAS

(9)

VALORACIÓN DE LA

NC POTENCI

AL O RIESGO

(8)



2 1OFICINA DECONTROL INTERNO

31/01/11

No atenderoportunamente losrequerimientos de losentes decontrol.

Aplicada la metodología parala identificación, análisis yvaloración deriesgos definida en laResolución Reglamentaria N°005 de2011, seestableció queesta noconformidad potencial se encuentra en unazona deriesgo bajo como seevidencia en elanexo 5

Presentación inoportuna de losinformes alos entesde control

Establecer ydar estrictocumplimiento a los puntosde controlestablecidos dentro de losprocedimientos paraEvaluaciones Independientes;

para laimplementación de accionescorrectivas ypreventivas yde auditoríasinternas decalidad.

Jefe Oficina

01/02/11 31/12/11 01/02/2011

Seguimiento a diciembre de 2011:Mediante R.R. No. 014 de 2011, se efectuóla modificación del Procedimiento para lasEvaluaciones Independientes realizadas porla OCI, incorporándose, entre otrosaspectos, el punto de control relacionadocon la supervisión por parte del Jefe deOficina de Control Interno de los papeles detrabajo para ejercer su control medianteconsignación de firma y fecha.

En los papeles de trabajo de las auditoríasrealizadas por la dependencia, se ha venidodando cumplimiento a los puntos de controlestablecidos en el Procedimiento enmención, consistentes principalmente en ñlasupervisión de los mismos, mediante rúbricadel corrsespondiente Jefe de ControlInterno.

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificada R.R. No. 014 de 2011, “Por la cual semodifica el Procedimiento para realizarEvaluaciones Independientes”, mediante la cualfue incorporado el punto de control relacionadocon la supervisión por parte del Jefe de Oficinade Control Interno de los papeles de trabajo paraejercer su control mediante consignación defirma y fecha.

Evidenciados debidamente referenciados losPapeles de Trabajo de:1. Seguimiento a los Planes Institucionales a30/09/11, Proceso Evaluación y Control (9folios), Recursos Físicos y Financieros, periodo01/01/11 al 30/09/11(89 folios), Enlace con losClientes (41 folios) y Micro (Control Social (17folios).2. Auditoría a los Inventarios de la Entidad,periodo 2008-2011, en 227 folios.3. Evaluación al Sistema de Control InternoContable a 30/09/11, en 257 folios.4. Auditoría a los Proyectos de Inversión,vigencia 2010 y tercer trimestre 2011, en 230folios.Por la eficacia de la acción, al aplicarse en lasevaluaciones independientes, se mitiga el riesgoidentificado.

M 23/12/11Jairo RuizE.

OCHO RESPONSABLES DE PROCESOS

Responsable de Proceso

FORMATO CÓDIGO 9002002

Fecha: 31/01/2012

Actualizado por: Jorge A. Tabares Vargas


Documents

Contraloría de Bogotá, D.C. - Anexo 2...admisorio de la demanda, sino copia de la sentencia proferida dentro del proceso judicial que incida en el trámite del proceso coactivo