CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Marzo, 2008 Presentación del Contralor General ante la Comisión de Educación de la H. Cámara de Diputados

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Marzo, 2008

Presentación del Contralor General ante la Comisión de Educación de la H. Cámara

de Diputados

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INFORMES DE AUDITORÍA

PREINFORME DE OBSERVACIONES:• Tiene carácter de confidencial• Contiene las observaciones detectadas• Otorga plazo para que entidad auditada, corrija o

explique

INFORME FINAL:• Considera respuesta de Institución• Valida las correcciones dispuestas• Inicia acciones

Contraloría General de la República

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1. En el ámbito de las conciliaciones de cuentas corrientes bancarias.

2. Sumario Administrativo instruido en la SEREMI Metropolitana.

3. Auditoría selectiva del proceso de pagos de subvenciones.

Tres son los ámbitos en los cuales ha accionado la Contraloría General de la República, respecto de la SEREMI de Educación en este último tiempo:


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Conciliaciones de cuentas corrientes

bancarias

PRIMER ÁMBITO


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CONCILIACIÓN BANCARIA

La conciliación bancaria es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran en las cartolas bancarias con el libro banco a los efectos de determinar si existen diferencias y, en su caso, el origen de las mismas.

La conciliación permite verificar la igualdad entre las anotaciones contables y las constancias que surgen de los resúmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un básico ejercicio de control, basado en la oposición de intereses entre la institución y el banco.

La conciliación bancaria NO es un registro contable, es una herramienta de control.

Concepto


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La conciliación bancaria es una herramienta básica de control. Al carecer de ella se produce un desorden financiero y administrativo, por cuanto la entidad no tiene certeza acerca de los dineros disponibles, como tampoco del destino de estos mismos, es decir, se pierde el control de los depósitos, los giros y pagos de cheques y otros cargos y abonos efectuados por el banco.

La conciliación bancaria permite determinar el manejo de los ingresos y egresos de la Institución, disminuyendo el riesgo de ilícitos o usos indebidos del efectivo.

Las conciliaciones deben realizarse, como mínimo, una vez al mes.

Efecto de su inexistencia


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•Se debe determinar el saldo según el banco a una fecha determinada (fecha de la conciliación).

•Además, se debe determinar el saldo según registros del libro banco o libro mayor.

•Comparar las partidas consideradas por el banco como débitos con los giros de cheques efectuados por la entidad y los créditos con los depósitos efectuados por la misma, para determinar las posibles diferencias que se puedan ocasionar.

•Determinar los cheques que han sido girados por la institución y que aún no han sido cobrados en el banco.

•Como resultado de las diferentes comparaciones, se deben efectuar las regularizaciones contables de acuerdo con los respaldos pertinentes.

Metodología única de confección


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Informes Finales de Auditoría de la Contraloría General en los que se observaron situaciones relacionadas con el manejo de las cuentas corrientes bancarias.

2002 - 2007

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Informe Final Tema

90/2002“Control y pago de las subvenciones escolares en la SEREMI de la Región Metropolitana”

73/2003“Auditoría de pago de subvenciones de adultos”

139/2003“Auditoría de Estados Financieros al programa de Educación y Capacitación permanente - Chile Califica“ (Proyecto BIRF)

123/2004“Auditoría de Estados Financieros al programa de Educación y Capacitación permanente - Chile Califica“ (Proyecto BIRF)

59/2005 "Programa Nacional pago de subvenciones escolares".

3/2006

“Examen de cuentas al programa ‘Mejoramiento de la Calidad de la Educación’ relativo a los componentes de enseñanza básica y media año 2004”

63/2007"Validaciones sobre conciliaciones bancarias SEREMI de Educación y Direcciones Provinciales"

185/2008"Control financiero al proceso de pago de subvenciones de escolaridad"

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Informe Final N°63, 04 de Mayo de 2007.

Auditoría practicada en la Secretaría Regional Ministerial de Educación, Región Metropolitana, respecto del estado de las conciliaciones bancarias.

Resumen del Informe

Transferencias Ministerio de Educación a SEREMI, período 2004, 2005 y 2006


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- Conciliaciones inexistentes para el período analizado 2004, 2005 y 2006.

- Cuadraturas no ajustadas a normas básicas y generales para su confección y presentación, las que consideraban cuantiosas cifras por aclarar que persisten desde el año 1997.

Conclusiones del Informe

La SEREMI no había resuelto las observaciones planteadas por el Organismo Contralor en el Informe N° 3/2006.

No había cumplido con el Plan de regularizaciones comprometido al 31 diciembre de 2006.

Durante el 2006 se advirtieron las mismas deficiencias detectadas en los periodos anteriores en materia de elaboración de conciliaciones.

No se habían adoptado las medidas pertinentes en orden a recuperar los antecedentes que se encuentran en poder de un tercero ajeno a la institución.



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Al momento de la revisión que dio origen al Informe 63/07, no existían conciliaciones de las cuentas corrientes bancarias para el periodo analizado.

En suma, el Ministerio debía efectuar el ordenamiento completo del movimiento de los fondos correspondientes a las transferencias antes citadas, por 1,4 billones de pesos.

Se trata de un informe final del Organismo, y solo una vez efectuado ese ordenamiento será posible iniciar una nueva auditoría.

Dada la entidad de los hechos y su persistencia, la Contraloría dispuso la instrucción de un sumario administrativo para determinar las responsabilidades que pudieran derivarse de los hechos informados.



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Ex Subsecretaria Sra. Pilar Romaguera en su oficio 02 de julio de 2007.

Jefe de Ejecución Presupuestaria, Sr. Sergio Álvarez Farías, en declaraciones prestadas a funcionarios de la Contraloría el 03 de mayo de 2007 y el 03 de marzo de 2008.

Ex Auditora Ministerial, Sra. Nidia Cepeda A., en declaraciones prestadas a funcionarios de la Contraloría el 25 de septiembre de 2007 y el 27 de febrero 2008. Actualmente, desde marzo, desempeña el cargo de Jefa de la División de Administración General del Ministerio de Educación.

Ex Auditora de la SEREMI Encargada de la Cuenta Subvenciones, Sra. Gloria Huincabal A., actualmente se desempeña en la Dirección Provincial Sur.

Auditor de la SEREMI a cargo de la cuenta corriente Giros Globales, Sr. Juan Salas E., en declaración prestada a funcionarios de la Contraloría el 02 de mayo 2007.

La inexistencia de las conciliaciones ha sido ratificado por:

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Ex Tesorero de la SEREMI, Sr. Mauricio Ahumada, en declaraciones prestadas a funcionarios de la Contraloría el 04 de abril y el 09 de mayo de 2007.

Ex Auditora Interna de la SEREMI, Srta. Eliana Rojas R., en declaración prestada a funcionarios de la Contraloría el 08 de mayo 2007.

Jefa de Auditoría Interna de la SEREMI, Srta. Jéssica Cárdenas C., en declaración prestada a funcionarios de la Contraloría el 25 de abril 2007.

Ex Tesorero de la SEREMI, Sr. Julio Jiménez Alquinta, en declaración prestada a funcionarios de la Contraloría el 04 de mayo de 2007.

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La inexistencia de las conciliaciones ha sido ratificado por:

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CRONOGRAMA DE HITOS DE MAYOR RELEVANCIA A PARTIR DEL INFORME 63/2007

7 Marzo 2008, Oficio N° 10645

“Metodología Conciliaciones”1 Agosto 2007,

Oficio N° 34622.“Atiende al ORD.

02/2007”

13 Abril 2007, Sumario

Res. 842/2007

4 Mayo 2007, Informe Final N°63,

“Sobre conciliaciones bancarias”

28 Septiembre 2007,Oficio Res. 02/85

“Acciones relativas al año 2006 y Plan Trabajo 2005” 20 Febrero 2008,

(recepcionado 26 febrero 2008)

ORD. 238“Plan de Trabajo auditoría

selectiva 2005”

10 julio 2007, ORD. 02

“Informe de Avance Parcial”

MINEDUC

CGR

10 Marzo 2008, Oficio N°02/000322

“Plan de trabajo 2008”

4 Marzo 2008, Oficio N° 9882

“Sobre proceso conciliaciones”

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Informa sobre el avance de las medidas adoptadas para superar las observaciones indicadas en el Informe N°63-F/2007.

Preparación de las conciliaciones bancarias de las cuentas de Subvenciones, Giros Globales y Chile Califica.

- Ratifica inexistencia de conciliaciones bancarias formales.

- Informa elaboración parcial de conciliaciones bancarias de las cuentas de Subvenciones de Giros Globales, desde enero a diciembre del año 2006. Y del Programa Chile Califica desde enero 2006 a mayo de 2007.

ORD. 02/2007, recibido el 10 de julio de 2007.


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… continuación

Medidas Administrativas

- Informa sobre medidas adoptadas respecto de las observaciones formuladas a partir de las auditorías del Órgano Contralor.

- El Ministerio reconoce que los errores detectados son de su responsabilidad.



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… continuación

Medidas Administrativas

- Informa sobre medidas adoptadas respecto de las observaciones formuladas a partir de las auditorías del Órgano Contralor.

- El Ministerio reconoce que los errores detectados son de su responsabilidad.

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Oficio CGR N° 34622, 1 de agosto de 2007.

Hace presente a la Subsecretaría de Educación, que sin perjuicio de la labor planificada por esa Secretaría de Estado para revisar las conciliaciones, este Organismo efectúa una auditoría respecto del pago de subvenciones

Recuerda, además, que la irregular administración de las cuentas corrientes de la señalada Secretaría Regional corresponde a un periodo de varios años.

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Res. 02/85,28 de Septiembre de 2007.

Informa de la confección de las conciliaciones del año 2006 y parte del 2007, como asimismo, de su respaldo documental y del plan de trabajo correspondiente al año 2005.

En este documento se afirma:

- Las conciliaciones bancarias carecían de la formalidad y rigurosidad requerida.

- Existencia de distorsión en los datos.

- Los funcionarios a cargo de realizar el trabajo no tenían un cabal conocimiento de la forma en que operaba la SEREMI.

- Los listados con la información distorsionada fueron los que se entregaron a los funcionarios de la CGR.


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Se informó además del compromiso de continuar con la confección de las conciliaciones bancarias del año 2005 las que a esa fecha no se encontraban regularizadas.

Adicionalmente informa la adopción de una serie de medidas de carácter administrativo tendientes a superar las deficiencias observadas por la Contraloría.

Los antecedentes con los que cuenta el Órgano Contralor demuestran que el respaldo documental del movimiento bancario del año 2006, es insuficiente, situación corroborada en Oficio N° 3198 del 05 de marzo de 2008, del Departamento de Administración General de la SEREMI Metropolitana de Educación.

Res. 02/85,28 de Septiembre de 2007.

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ORD. 238, 20 de Febrero de 2008.

Indica el plan de trabajo de Auditoría del periodo noviembre – diciembre de 2005, de la cuenta subvenciones.

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Oficio 9882, 04 de Marzo de 2008.

Sobre proceso de Conciliaciones bancarias.

• Se reconocen las medidas adoptadas por el Ministerio de Educación, solo en lo que concierne a los errores administrativos observados y la determinación de las responsabilidades funcionarias, lo que permite dar por superadas las observaciones planteadas a ese respecto.

• Precisa que el Oficio ministerial N° 2/85, se refiere exclusivamente al plan de trabajo preparado para normalizar el periodo 2006 y parte de 2007.

• Previene que como lo informado por el Ministerio de Educación en relación a las conciliaciones, es parcial, el Organismo Contralor se pronunciará definitivamente una vez que el trabajo de esa cartera concluya con la normalización total del movimiento bancario de las referidas cuentas corrientes.


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• Comunica que CGR emitirá un pronunciamiento respecto de la pertinencia de la metodología utilizada por el Ministerio para efectuar las regularizaciones.

• Precisa que el Oficio N° 238/2008 de Educación, es un programa de trabajo de auditoría del periodo noviembre – diciembre de 2005, de la cuenta subvenciones, que debe complementarse con la validación de parámetros de asistencia de alumnos que originan cada uno de los pagos.

Oficio 9882, 04 de Marzo de 2008.

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Sumario Administrativo instruido en la SEREMI

Metropolitana.

SEGUNDO ÁMBITO

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Vistos los antecedentes

de la visitaen la SEREMI Metropolitanade Educación

SUMARIO ADMINISTRATIVORes. 842 del 13 de

abril de 2007

Establecer eventuales responsabilidades funcionarias sobre los hechos investigados, mediante el

procedimiento sumarial respectivo.

OBJETIVO

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SUMARIO ADMINISTRATIVO Res. 842/2007

El Fiscal del sumario para cuantificar la magnitud del desorden existente, al 31 de diciembre de 2006, en la gestión de las cuentas corrientes de la SEREMI Metropolitana, consideró la suma de $ 262.945.440.625, correspondientes a tres cuentas corrientes (subvenciones, giros globales y chile califica), que maneja esa Secretaría Ministerial, ante lo cual el SEREMI de Educación expresó: “..que son cifras que es necesario aclarar y sobre las cuales se ha avanzado significativamente en su regularización…”.

Ver declaraciones


27Contraloría General de la República

SUMARIO ADMINISTRATIVO Res. 842/2007

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EXTRACTO DE LA LEY 10.336 “ORGÁNICA CONSTITUCIONAL DE LA CONTRALORÍA GENERAL”

De la disposición precedentemente descrita, se infiere que cuando la Contraloría examina cuentas de la administración, no lo hace sobre SALDOS, sino sobre el DETALLE de cada una de las operaciones de que se trata.


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FIN PRESENTACION

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