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LES CONTRATS

Pour accéder au contrat :

- Touche Shift F3 pour accéder directement à un nouveau contrat

- Touche F3

- Menu contrat

- F8 et double clic sur le bateau

- F9 clic de droite sur la ligne du bateau

I – 1 Onglet Contrat

Permet de saisir les informations relatives au contrat.

N° de contrat : le logiciel gère en automatique le numéro de contrat mais vous autorise à le

modifier.

Liste déroulante « Nature du contrat » : permet de repérer les nouveaux contrats, les avenants

de contrat et les contrats de client déjà présent dans le port. La liste se réinitialise à « Contrat

renouvelé » lors du renouvellement.

Emplacement principal : cliquer sur le bouton de recherche ; le plan général du port s’affiche.

Sélectionnez la zone désirée puis l’emplacement désiré. Cette zone est OBLIGATOIRE.

Place : affiche le code de la place automatiquement après la sélection de la zone précédente. Il

est possible de saisir directement la place.

Bassin : affiche le nom du bassin automatiquement après la sélection de la zone précédente.

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Emplacements supplémentaires : cliquer sur le bouton de recherche ; le plan général du port

s’affiche. Sélectionnez la zone désirée puis l’emplacement désiré. Il n’y a aucune incidence

sur la facturation.

Type de contrat : choisir dans la liste proposée le type de contrat (création dans le menu

Préférences).

Grille tarifaire : choisir dans la liste la grille de tarif. Cette zone est OBLIGATOIRE.

Voir : Préférences, grille tarifaire…

Date d’arrivée, Date de fin de contrat : ces zones sont remplies automatiquement après la

sélection de la zone précédente. Ces zones sont OBLIGATOIRES.

Vous pouvez modifier ces dates, le calcul de la redevance se proratisera.

Voir : Préférences, types de contrat…

Echéancier : choisir dans la liste proposée le type d’échéancier pour le règlement de la facture

de redevance. Un échéancier sera créé automatiquement.

Voir : Préférences, variantes échéanciers…

Echéancier R : l'échéancier sélectionné permettra de créer un échéancier pour le futur contrat

qui sera créé lors du renouvellement.

Coche « Prélèvement automatique » : S'IL Y A UN ECHEANCIER POUR CE CLIENT et si

ce client règle ses factures par prélèvements bancaires. Il faudra renseigner dans l’onglet

Propriétaire le RIB. Le montant du ou des prélèvements correspondant à la totalité de la

facture ou à l’échéancier.

Frais de dossier : utilisé en cas de frais sur les prélèvements automatiques. Le montant saisi

sera ajouté à la facture du contrat.

Les frais peuvent être fixes ou calculés via un pourcentage.

Voir : Préférences, types de contrat…

Remise : saisir une somme ou un taux de remise qui

s'appliquera à la facture de ce contrat.

% TVA : par défaut le taux affiché est celui renseigné dans les préférences. Pour un client

exonéré de TVA mettre cette zone à zéro.

Montant à payer : le calcul de la redevance du contrat annuel s’affiche automatiquement.

Vous pouvez le modifier.

ATTENTION CETTE OPERATION EST SOUS VOTRE ENTIERE RESPONSABILITÉ ET

DOIT ETRE FAITE EN TOUTE CONNAISSANCE DE CAUSE.

Absent dés le, Retour le : saisir dans ces zones les dates où le bateau libère sa place afin de

pouvoir gérer les emplacements disponibles pour les escales.

La table des absences temporaire est utilisée pour :

- Les croisières

- Les déplacements sur un chantier

- Les déplacements dans le port : affecter la/les nouvelle(s) place(s) provisoire(s).

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- La mise à terre : affecter la/les nouvelle(s) place(s) provisoire(s).

- Le déplacement définitif.

Une absence temporaire met automatiquement le plan de port à jour.

Les zones suivantes sont libres : « Nbre d’occupants », « Observation »

Les zones « date inscription liste d’attente » et « date acceptation liste d’attente » sont

remplies automatiquement si le nouveau contrat était en liste d’attente.

Il est possible de paramétrer des cases à cocher vous permettant de renseigner des

informations non présentes par défaut sur la fiche (Contrat reçu, Caution, …).

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I – 2 Onglet Bateau

Nom de Baptême : saisir le nom du bateau. Cette zone est OBLIGATOIRE.

Type de bateau, Pavillon : choisir dans les listes proposées (voir préférences).

Immatriculation : saisir l’immatriculation du bateau.

Année de construction : saisir la date.

Constructeur, Série du bateau : saisir le nom du constructeur et renseigner la série du bateau

(First 30, Océanis 300, Dufour 3000, ….) ou F9 pour ouvrir la Bateauthèque.

Longueur : saisir la longueur du bateau, cette zone sert de base de calcul à la redevance. La

catégorie s’affichera automatiquement. Cette zone est OBLIGATOIRE.

Largeur : saisir la largeur. La zone « Longueur * largeur » s’affichera automatiquement. Cette

zone est OBLIGATOIRE si le calcul de facturation tient compte de la largeur.

Poids, Jauge, Tirant d’eau, Tirant d’eau quille levée, Tirant d’air : saisir les informations

complémentaires du bateau.

Type de moteur : choisir dans la liste proposée, puis saisir les informations complémentaires

du moteur (puissance, marque et n° du moteur).

N° d’acte, Date de l’acte : acte de francisation du navire et sa date.

Assurance : nom de la compagnie, n° de police et date d’échéance.

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I – 3 Onglet Propriétaire

Saisir les informations. Seul le nom du propriétaire est obligatoire

Ces informations seront prises en compte lors des éditions.

Payeur : un nouveau payeur se crée automatiquement lors de la création de la fiche. Il est

possible de sélectionner un payeur existant afin de visualiser toutes ses factures en même

temps.

Le bouton de recherche situé après le payeur permet d’afficher la fiche du compte client.

Type de client : choisir dans la liste le type de client (voir préférences).

N° TVA Intracomm : numéro de TVA pour les professionnels

RIB : créer et renseigner les codes RIB si ce client fait l’objet de prélèvements bancaire.

Si le bateau possède plusieurs propriétaires, renseigner la part du propriétaire principal, et

saisissez ensuite les noms, ainsi que les parts des autres propriétaires dans l'onglet adresse.

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Gestion des R.I.B.

La gestion des R.I.B. a évoluée : il est désormais possible d’avoir plusieurs R.I.B. pour un

même COMPTE PAYEUR.

Les R.I.B. sont mémorisés : pour plusieurs contrats ayant le même compte payeur, il est alors

possible de sélectionner le R.I.B. parmi les R.I.B. existants pour ce payeur. Cela évite des

erreurs de saisie.

Si le payeur n’a qu’un seul R.I.B. et qu’il vous prévient d’un changement de compte, il faudra

alors modifier le R.I.B. existant et ainsi, toutes les fiches et factures faisant référence à ce

numéro de R.I.B. seront mises à jour.

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Pour enregistrer un R.I.B. il est obligatoire de saisir un code numérique différent de zéro.

Lorsqu’une facture doit être payée en prélèvement automatique, Alizée affecte le code R.I.B.

de la fiche à cette facture.

Il est toutefois possible de choisir un autre R.I.B. depuis la fiche de l’échéancier de la facture.

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I – 4 Onglet Adresses

Permet de saisir les adresses complémentaires

Choisir le type d’adresse et saisir les informations.

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I – 5 Onglet Photo

Le bouton de recherche vous affiche l’arborescence de votre ordinateur. Les types d’images

courant sont reconnus.

Clic droit dans la zone sous la photo permet :

- Ajouter une photo

- Supprimer une photo

- Définir comme photo principale (apparaitra lors du survol avec la souris sur le plan

graphique)

- Ouvrir une photo (mettre en plein écran)

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I – 6 Onglet Historique

Affiche depuis la création du contrat toutes les facturations annuelles et les changements de

bateaux ou d’emplacement.

Affiche les différents courriers (relances, publipostage).

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I – 7 Icones d’alerte

Les fiches « Contrats » et « Clients divers » ont été enrichies d’une information

mémorisable sous forme d’icône d’alerte.

Cet icône apparaîtra alors dans les listes lors de la mise à jour d’une fiche ou lors de

la sélection pour effectuer un publipostage.

Pour affecter une icône à une fiche, il faut sélectionner un des dessins disponibles dans la liste

déroulante apparaissant en haut à droite de la fiche.

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Compte Client

Le compter client permet de visualiser toutes lignes comptables de ce client (Factures, Avoirs,

règlements,…)

Les champs de recherche vous permettent de trier les écritures en fonction de la période, via le

numéro d'une facture, ou en affichant uniquement les écritures lettrées ou passées en

comptabilité. Si le propriétaire sélectionné possède plusieurs bateaux, la liste apparait en

dessous des champs de recherche. La case située à coté de la liste permet d'afficher les détails

de toutes les factures.

Lorsqu'un décompte est écrit en bleu, cela signifie qu'il n'est pas encore validé en facture.

Si c'est un règlement, c'est qu'il n'a pas été édité sur le bordereau.

Bouton Modif. Décompte : apparait lorsque la ligne d'un décompte est sélectionnée.

Bouton Modif. Règlement : apparait lorsque la ligne d'un règlement est sélectionnée.

Bouton Visu Facture : apparait lorsque la ligne d'une facture est sélectionnée.

Bouton Modif. Commentaire : apparait lorsque la ligne d'un prélèvement est sélectionnée.

Bouton Actions Complément : ouvre un menu avec les options "Nouvelle OD" qui permet de

créer une nouvelle OD. Si les lignes sélectionnées sont lettrées, l'option de dé-lettrage est

présente. Sinon, c'est l'option de lettrage qui est active.

Lors de la sélection des lignes, le cumul et le solde s'affichent sur la droite.

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Bouton Export Excel : sélectionner les infos que vous désirez obtenir dans le tableau Excel.

Bouton Imprimer Extrait Cpt : édite un extrait de compte.

Bouton Nouveau règlement : permet de créer un règlement pour les factures non soldées.

Alizée sélectionne les factures non soldée. La somme est à renseigner dans la colonne

« Montant réglé ».

Les informations concernant ce règlement sont à compléter en dessous de la liste des factures.

A partir de cette fenêtre, vous pouvez imprimer le reçu du règlement.

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Bouton Nouveau décompte : permet de créer un décompte.

Le premier masque (haut de l’écran) indique les factures et décomptes déjà saisis.

Décompte est l’état préparatoire de la facture

Facture est un décompte validé en comptabilité

Le déplacement de la surbrillance sur une ligne de décompte permet d’afficher dans le second

masque (bas de l’écran) les éléments du décompte.

Il est alors possible :

- d’ajouter une prestation,

- supprimer une prestation,

- modifier une prestation,

- saisir des commentaires,

- modifier la présentation des lignes.

Vous pouvez modifier le nom et l’adresse de facturation.

Bouton Imprimer : impression de la facture

Bouton Valider en FACTURE : impression de la facture et validation comptable.

Bouton Créer un avoir : crée une pièce d’avoir pour la facture sélectionnée (montant total).

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ACTIONS COMPLEMENTAIRES

Suivant l’état du statut du contrat :

Non facturé (statut N, R)

Facturé (statut F) :

Voir annexes

Documents liés : permet de liés tout type de document au contrat :

Visualisation Modif Pointage : permet de visualiser et de modifier le pointage

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I – 8 Mise à jour des contrats

Afficher les contrats archivés en décochant « Cacher les contrats archivés ».

Tri sur le type de contrat puis recherche rapide de la fiche bateau/propriétaire par :

- N° de contrat,

- Emplacement,

- Nom du propriétaire,

- Nom du bateau,

- Modèle du bateau,

- Immatriculation.

Double clic sur la ligne en sur brillance affiche l’écran complet de la fiche. Voir chapitre I-1.

(Bouton Badges : Voir manuel annexe BADGE.)

Bouton Règlement : saisie des règlements du payeur de la fiche sélectionnée.

Bouton Compte client : Voir chapitre I-8

Bouton Facturation : saisie des éléments de la facture de prestations

Bouton Imprimer la fiche: édition de la fiche sélectionnée.

Bouton Imprimer un courrier : édition d’un courrier pour la fiche sélectionnée.

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Bouton Visu modif pointage : visualisation des informations saisies lors des pointages sur

plan d’eau.

Bouton Archiver : mise en archive d’un contrat (le compte doit être soldé).

L’option « Recherche avec contient » permet d’effectuer une recherche sur une partie de la

désignation.

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I – 9 Liste d’attente

Bouton Accepte en contrat: Cette option permet de transférer toutes les informations saisies

dans la fiche automatiquement dans le fichier des contrats.

Bouton Accepte en passage: Cette option permet de transférer toutes les informations saisies

dans la fiche automatiquement dans le fichier des passages.

Ces informations pourront être modifiées à la demande.

Bouton Imprimer courrier : Permet d’imprimer un courrier personnalisé pour une personne

inscrite en liste d’attente

Bouton Archiver/Réactiver: Cette option permet de supprimer de la liste une demande en

indiquant le motif. La réactivation repositionne la demande au même rang qu’avant

l’archivage

Bouton Lieux de réservation : Permet de gérer différents lieux de réservation pour la liste

d’attente.

Bouton Imprimer la fiche : Permet d’imprimer une fiche de la liste d’attente suivant un

modèle MS Word.

La liste d’attente permet de gérer les escales. Un bouton « Accepter passage » a été développé

afin de pouvoir générer une fiche de passage depuis une fiche de la liste d’attente.

A l’acceptation d’une fiche de la liste d’attente en contrat ou en passage, l’archivage ne

s’effectue plus automatiquement. Une question est posée, pour laisser le choix de cet

archivage à l’utilisateur.

Ainsi, le plaisancier qui est inscrit sur plusieurs lieux, ne disparaît pas de la liste s’il est

accepté sur un des lieux désirés.

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Bouton Nouveau et Modifier :

La saisie d’une inscription en liste d’attente, a été modifiée : la date et le rang d’inscription

sont à saisir pour chacun des lieux désirés. En effet, il est possible qu’un plaisancier demande

un lieu à une date donnée, puis s’inscrive sur un autre lieu bien plus tard. Dans ce cas, il ne

sera pas au même rang dans les deux listes. Une liste est numérotée en fonction de la date

d’inscription.

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I – 10 Editions complètes

Choix de tri :

- Par emplacement,

- Par numéro de contrat,

- Par nom du bateau,

- Par nom du propriétaire.

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I – 11 Editions succinctes

Choix de tri :

- Par emplacement,

- Par numéro de contrat,

- Par nom du bateau,

- Par nom du propriétaire.

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I – 12 Export de date à date

Appliquer un filtre pour votre recherche.

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Sélection des informations à exporter sur MS Excel.

Enregistrement d’un modèle d’export Excel.

Les exports Excel réalisés dans Alizée, sont personnalisables au niveau des colonnes

exportées : il est possible de choisir les colonnes, de choisir l’ordre des colonnes, de totaliser

automatiquement les valeurs numériques, et de choisir le tri des lignes du résultat.

Alizée propose désormais de pouvoir mémoriser des modèles d’export, afin de retrouver

rapidement ces choix.

Pour retrouver un modèle cliquer sur le bouton « Choisir un modèle » puis sélectionner un

modèle parmi ceux proposés.

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I – 13 Gestion des impayés

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I – 14 Renouvellement :

Permet de mettre à jour tous les contrats pour la facturation annuelle ou mensuelle.

CE TRAITEMENT EST EXCLUSIF

Suivant l’organisation de la gestion de votre port, le statut de vos contrats actuellement « F »

Devient :

« N » non renouvelé il faudra passer sur chaque fiche pour signaler son renouvellement,

« R » renouvelé il faudra passer sur les fiches qui ne renouvellent pas leur contrat annuel.

Vous pouvez éditer dans les deux cas les contrats avec les nouveaux montants.

Avec le statut « R » le décompte de facture annuelle est automatiquement créé, vous pouvez

l’éditer.

Avant de lancer le renouvellement de contrats, veillez à ce que les types de contrats, les types

d'échéancier, ainsi que les tarifs soient mise à jour pour le nouvel exercice.

Pour les contrats mensuels, il est nécessaire de renseigner la date de début du futur contrat,

mais aussi ca date de fin.

Il faut également renseigner la date de fin du filtre. Ainsi Alizée ne renouvellera que les

contrats mensuels qui ont cette date de fin.