CONTROL DE EFECTIVO

La generación de efectivo es uno de los principales objetivos de los negocios. La mayoría de sus actividades van encaminadas a provocar de una manera directa o indirecta, un flujo adecuado de dinero que permita, entre otras cosas, financiar la operación, invertir para sostener el crecimiento de la empresa, pagar, en su caso, los pasivos a su vencimiento, y en general, a retribuir a los dueños un rendimiento satisfactorio.

El área de Control de Efectivo tiene como actividad principal cuidar todo el dinero que entra o entrará y programar todas las salidas de dinero, actuales o futuras, de manera que jamás quede en la empresa dinero ocioso, que nunca se pague demás y que nunca se tengan castigos o se paguen comisiones por falta de pago.

Esta área debe controlar o influir en todas las formas de el dinero de la empresa, ya sea en las cuentas por cobrar, como en las inversiones y cuentas por pagar, además debe procurar la mayor visión hacia el futuro de por cobrar y pagar, de manera que pueda vislumbrar la posibilidad de problemas de liquidez o de tendencias de posibles pérdidas, por reducción del margen de utilidad. Y para esto último debe ser participante activo en la definición de políticas de precios.

Las operaciones que el área de control de efectivo maneja son en general, las siguientes:

1. Depositos en bancos

2. Depositos en caja

3. Facturas por cobrar

4. Gastos por efectuar o pago a proveedores

5. Pagos de nomina

Las funciones que el área de control de efectivo realiza son en términos generales las siguientes:

1. Verificacion de depósitos en banco

2. Autorizacion de los pagos a realizar

3. Negociacion de pagos pendientes

4. Inversion de excedentes

5. Concilia cobrado contra depósitos

6. Concilia pagos contra montos de cheques

7. Concilia cuentas de bancos

Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes:

1. Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.

2. Promover la contabilización adecuada de los datos.

3. Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.

4. Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.

DEFINICION

El efectivo constituye el activo más líquido de la empresa. Este se define como: Dinero al contado al que se pueden reducir todos los activos líquidos. Sirve como una reserva de fondos, que se utiliza para pagar cuentas conforme éstas se van venciendo y además para cubrir cualquier desembolso inesperado.

Se considera efectivo todos aquellos activos que generalmente son aceptados como medio de pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no esta sometida a ningún tipo de restricción. De acuerdo con lo expuesto, será aceptado como efectivo lo siguiente:

1. Efectivo en caja:

1.1. Monedas y billetes emitidos por el Banco de Mexico. Monedas y billetes de otras divisas.

1.2. Cheques emitidos por terceras personas que están pendientes de cobrar o depositar.

1.3. Cheques de gerencia pendientes de cobrar o depositar.

1.4. Documentos de cobro inmediato o que pueden ser depositados en cuentas corrientes bancarias tales como: giros bancarios, telegráficos o postales, etc.

2. Efectivo en bancos:

2.1. Cuentas bancarias de depósitos corrientes en bancos nacionales.

2.2. Cuentas en moneda extranjera depositada en bancos del exterior, siempre que en esos países no existan disposiciones que restrinjan su disponibilidad o controles de cambio que impidan su libre convertibilidad. De ser considerada esta partida como efectivo, deberá ser previamente traducida a moneda nacional, al tipo de cambio que para ese momento exista.

2.3. Cheques emitidos por la propia empresa contra la cuenta corriente de algún banco pero que, para una determinada fecha, aún no han sido entregados a sus beneficiarios. Es obvio que, en este caso, a pesar de que el cheque haya sido emitido y deducido del saldo del banco en los libros, podemos en cualquier momento, disponer de ese dinero para otros fines, mientras se mantengan en poder de la empresa los cheques que habían sido emitidos.

Partidas que no forman parte del efectivo

Existen algunos rubros que, aunque en apariencia tienen características de efectivo, no cumplen con el requisito básico de la disponibilidad para la liberación de deudas u obligaciones por parte de la empresa. Como son:

1. Los vales de caja: Con frecuencia nos encontraremos con que, al hacer un arqueo o conteo de caja, existen vales, autorizados o no, que representan o respaldan extracciones de dinero. El monto de ellos debe segregarse y ser mostrados más bien como cuentas por cobrar.

2. Cheques Post-fechados: se trata de cheques recibidos por concepto de pago por parte de alguno de nuestros clientes o empleados para pago de algún adeudo con la empresa, pero estos por no disponer con los fondos suficientes en sus cuentas bancarias emiten el cheque con una fecha posterior a cuando lo entregan para que se a cobrado en dicha fecha cuando haya los fondos suficientes. Estas partidas deben segregarse del efectivo y ser presentadas dentro del grupo de cuentas por cobrar respectivas.

3. Cheques devueltos: En algunas oportunidades, cheques emitidos por terceros y recibidos por la empresa como pago de acreencias, son devueltos después de haber sido depositados en un banco.

SISTEMA DE CAJA CHICA

Para poder mantener un control sobre todos los gastos relacionados a la empresa o negocio, es necesario contabilizar todos los gastos menores de día a día que se pagan en efectivo, así como los gastos que paga con cheque o por medio de transferencias bancarias. Los desembolsos menores en efectivo se acumulan con el tiempo y es importante conocerlos para poder contabilizarlos y controlarlos.

Tipos de Gastos que se Puede Pagar de una Caja Chica

Aunque el uso de tarjetas de débito y de crédito está rápidamente reemplazando y eliminando las transacciones en efectivo, igual puede haber varios tipos de gastos menores que son más convenientes pagar en efectivo o que se prefiere pagar en efectivo. Estos podrían incluir

franqueo, útiles de oficina, reparaciones menores, propinas, estacionamiento y peajes y tarifas para el transporte público, entro otros.

Ventajas de Usar una Caja Chica

Las siguientes son algunas de las ventajas de usar una caja chica para pagar los gastos menores relacionados a un negocio:

• Un procedimiento para manejar la caja chica facilita la contabilización de los gastos menores en los libros del negocio.

• El procedimiento para la caja chica le permite guardar la documentación de estos gastos todos juntos en un archivo.

• Al saber donde se está gastando el efectivo, estará en mejores condiciones para controlarlo.

Procedimiento para la Caja Chica

Estableciendo la Caja Chica

Un fondo de caja chica es una cierta cantidad de dinero en efectivo que se aparta específicamente para pagar los gastos menores del negocio. En un negocio, la caja chica se asigna a una sola persona quien es responsable de tener la caja, entregar el efectivo según las necesidades, guardar los recibos y mantener registros de los desembolsos. El monto de la caja chica dependerá de la naturaleza del negocio: cuántos desembolsos se hacen en efectivo, los montos de los desembolsos y su frecuencia. Se trata de tener suficiente efectivo en la caja chica como para cubrir todos los gastos menores durante un cierto período.

Para establecer la caja chica inicialmente, se gira un cheque a caja o al nombre de la persona responsable del fondo, que se llama el custodio, por el monto predefinido. Este cheque está contabilizado en una cuenta separada que se llama Caja Chica en el libro mayor. El cheque está canjeado por el custodio del fondo y el efectivo se guarda en una pequeña caja de seguridad, en un cajón del escritorio bajo llave o en algún otro lugar donde está seguro.

Los procedimientos para manejar la caja chica son bastante sencillos y generalmente funcionan de la siguiente manera:

Cada vez que se necesita efectivo para hacer algún trámite, hacer una compra o pagar un gasto menor, el custodio de la caja chica entrega la cantidad de efectivo solicitado o necesario y deja

un comprobante en la caja, indicando el nombre de la persona quien solicitó el efectivo, la fecha, el monto y el propósito.

Cuando la persona quien solicitó el dinero de la caja chica ha hecho su trámite o compra, debe regresar y entregar al custodio de la caja chica el recibo por el gasto. En el caso de un gasto para el cual no se entrega un recibo, como una propina, por ejemplo, se puede usar el mismo comprobante de la caja chica para indicar el monto exacto del gasto y éste servirá como el respaldo. Si el gasto real fue mayor que el monto solicitado, el custodio de la caja le paga la diferencia a la persona que efectuó el gasto. Y al contrario, si el gasto fue menor, la persona quien solicitó el dinero devuelve la diferencia al custodio de la caja chica. Una vez saldada la cuenta, se saca el comprobante de la caja y se guarda el recibo.

En cualquier momento, el total del efectivo, los recibos y los comprobantes pendiente recibos en la caja debe ser igual que el monto establecido para la caja chica.

El monto original establecido para la caja chica se mantiene fijo en la cuenta Caja Chica en los libros de contabilidad. El saldo del efectivo en la caja va disminuyendo mientras se hacen los desembolsos, por lo tanto es necesario reponer la caja periódicamente para devolver el monto del efectivo a su saldo original. Cuando el custodio de la caja chica ve que está quedando poco efectivo, debiera llenar una solicitud de reposición de la caja chica. Esta solicitud sirve como la manera en que se contabilizan los desembolsos de la caja. En la solicitud de reposición se indica el monto total de los gastos efectivamente desembolsados de la caja y las cuentas del libro mayor que corresponde a los gastos. Solamente los gastos efectivamente pagados, con recibos u otro respaldo, deben incluirse en la solicitud de reposición de la caja. Los comprobantes pendiente recibos deben quedar en la caja hasta que se liquidan.

Se gira un cheque a nombre del custodio por el monto que se requiere para reponer la caja chica y se contabilizan los desembolsos, con cargos a las cuentas de gastos y otros según corresponda y un haber a la cuenta Banco. La cuenta Caja Chica se mantiene en su saldo fijo. El custodio canjea el cheque, repone la caja chica con el efectivo y la caja vuelve a su monto original.

Importancia de la Administración del Efectivo en la Pequeña Empresa

Longenecker-Moore (2001), Se refiere a que todas las empresas deben tener efectivo para sus operaciones de negocios en cualquier momento. De igual manera se necesita una reserva de efectivo para compensar el desigual flujo de fondos hacia el negocio (ingresos de efectivo) y hacia fuera del negocio (desembolsos de efectivo). La generación del efectivo es uno de los principales objetivos de los negocios. La mayoría de sus actividades van encaminadas a provocar de una manera directa o indirecta, un flujo adecuado de dinero que permita, entre otras cosas, financiar la operación, invertir para sostener el crecimiento de la empresa, pagar, en su caso, los pasivos a su vencimiento, y en general, a retribuir a los dueños un rendimiento

satisfactorio. Es decir un negocio es negocio sólo cuando genera una cantidad relativamente suficiente de dinero.

La administración del efectivo, definido éste como dinero en caja y depósitos en bancos, fácilmente convertibles, con características generales de depósitos a la vista, representa una de las responsabilidades a la cual debe dedicarle mayor atención la pequeñaempresa, esto en razón de que para la pequeña empresa es vital disponer de información oportuna acerca del comportamiento de sus flujos de efectivo y con base en dicha información, poder ejercer una administración óptima de la liquidez, y evitar problemas serios por falta de ella, llegándose incluso, hasta la quiebra y la intervención por parte de los acreedores, sobre todo en ocasiones en las cuales el recurso más escaso y caro es el efectivo.

La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio independientemente de su magnitud, porque es el medio para obtener bienes y servicios, y la pequeña empresa no queda al margen de esta necesidad administrativa. Es más una de las causas por las cuales fracasan las pequeñas empresas es una mala gestión financiera en materia de endeudamiento y liquidez. Contraer deudas de corto plazo para inversiones de largo plazo, o la adquisición de mercaderías, o bien depender de líneas crediticias no adecuadas para financiar la cartera crediticia suele terminar de manera nefasta para la marcha de la empresa.

También es común el caso de aquellos pequeños empresarios que viendo la posibilidad de concretar grandes negocios aprovechando bajos precios de productos de reventa o insumos, adquieren grandes cantidades con financiación bancaria. En el mercado de insumos y productos terminados suele ocurrir algo muy parecido a lo que acontece en el mercado bursátil, los operadores que ven a tiempo la llegada de la recesión o caída de la demanda liquidan de la manera mas rápida posible sus stock y cancelan sus deudas, quedándose los menos informados (las pequeñas empresas) con stock y deudas.

Escasos márgenes de contribución marginal o la existencia de elevados costos fijos llevará a la empresa a tener que realizar elevados montos de transacciones para llegar al punto de equilibrio y a partir de allí obtener beneficios. Si las cuotas de mercado a las cuales puede acceder dificultan o hacen difícil llegar al punto de equilibrio con comodidad, la empresa tendrá una mayor inclinación o tendencia a generar pérdidas que ganancias. Vinculado al punto anterior, y a la planificación, presupuestación y previsiones de ventas, está la generación de expectativas poco realistas, lo cual lleva a un exceso de gastos e inversiones, como así también de deudas, pensando en la posibilidad de ingresos superiores a los que realmente luego se dan. Ello no sólo trae aparejado problemas financieros, sino también lleva a estados depresivos y profundas caídas en los niveles de optimismo.

También sacar del negocio mucho dinero para gastos personales, gastando a cuenta, o bien sobre utilizando los ingresos generados en momentos de bonanza, la falta de ahorro, y la fijación de un costo de oportunidad para si mismo superior a lo realmente factible lleva ineludiblemente a la pequeña empresa a su destrucción.

De lo anteriormente expuesto, se puede notar la importancia que tiene el poseer una buena administración del efectivo en la pequeña empresa para que pueda ser competitiva ante los retos actuales de una era de globalización y de libre comercio.

3 La liquidez en la Empresa

Longenecker-Moore (2001) Se refiere a que un negocio, que tiene mucho dinero en relación con la cantidad de deuda, se describe como de alta liquidez. Para ser más precisos, la liquidez de un negocio se define “como la capacidad de una empresa para cumplir con sus obligaciones de deuda conforme vencen. En otras palabras: ¿tiene recursos la empresa ahora o los tendrá en el futuro para pagar a sus acreedores, cuando se venzan sus compromisos?

El concepto de activo líquido o corriente, se utiliza para señalar aquellos activos que son convertibles en efectivo con facilidad. El más “líquido” es por lo tanto, el efectivo, que es la expresión más genuina de la liquidez de una empresa. Para que una empresa sea sana financieramente necesita mantener un nivel adecuado de liquidez.

Liquidez = capacidad de cumplir con compromisos y pago de deudas a corto plazo.

Para los activos líquidos diferentes del dinero, la liquidez se debe considerar en dos aspectos:

1) el tiempo necesario para convertir el activo en dinero y,

2) la incertidumbre asociada al precio de cada activo.

Las empresas con alta generación de efectivo tienen éxito y penetran en el mercado con cierta facilidad. La empresa que no genera flujo de efectivo en su operación está condenada a

desaparecer. Para el financiero la liquidez significa convertir activos líquidos para cumplir obligaciones inmediatas y, solvencia es capacidad de pago.

El mantenimiento de liquidez (de cierto nivel de liquidez) permite a la empresa disminuir el grado de incertidumbre, asociado a la posibilidad de declararse insolvente. Ello tiene un costo, medible en términos de lo que paga la empresa, por financiar ese nivel de liquidez. La determinación del nivel del capital de trabajo (activos corrientes menos pasivos corrientes) tiene que ver con la liquidez de la empresa y la exigibilidad de sus deudas. Hay decisiones que afectan la liquidez de la empresa, entre otras:

1. El manejo del efectivo

2. Las inversiones temporales,

3. Procedimientos y políticas para la concesión del crédito (cuentas por cobrar),

4. Control de inventarios, y

5. El manejo de los activos fijos.

Herramientas para Administrar el Efectivo en la Pequeña Empresa

1 El Presupuesto de Efectivo

1 Definición y Objetivos:

Perdomo M. (2005). Lo define como una proyección de entradas y salidas de efectivo de una empresa, útil para estimar sus requerimientos de efectivo a corto plazo. Consiste en el cálculo anticipado de entradas y salidas de efectivo cuyos objetivos básicos son:

1. Conocer los sobrantes o faltantes de dinero y tomar medidas para invertir adecuadamente los sobrantes y financiar los faltantes.

2. Identificar el comportamiento del flujo de dinero por entradas, salidas, inversión y financiación en períodos cortos y establecer un control permanente sobre dichos flujos.

3. Evaluar la razonabilidad de las políticas de cobro y pago.

4. Analizar si las inversiones en valores negociables dan posibilidad de conservar el poder adquisitivo del dinero y si hay sub o sobre inversión.

La empresa presta particular atención a la planeación del excedente y déficit de efectivo. Una empresa que espera un excedente de efectivo puede planear inversiones a corto plazo, mientras que la que espera déficit de efectivo debe obtener financiamiento a acorto plazo. El presupuesto de efectivo ofrece a la empresa una visión clara del ritmo de las entradas y salidas de efectivo esperadas de la empresa en un período determinado. Es común que el presupuesto de efectivo sea diseñado para abarcar un período de un año, aunque cualquier periodo sería aceptable. El periodo cubierto se divide normalmente en intervalos más breves. El número y tipo de intervalos depende de la naturaleza de la empresa. Cuanto más estacionales e inciertos sean los flujos de efectivo de una empresa, mayor será el número de intervalos. Puesto que muchas empresas disponen de un patrón estacional de flujo de efectivo, se acostumbra presentar el presupuesto de caja sobre una base mensual.

2 Fundamento del Presupuesto de efectivo

La esencia del presupuesto de efectivo es la planificación financiera, entendida ésta como aquel proceso mediante el cual la empresa plantea proyectos financieros de largo plazo, como expresión cuantitativa de sus planes estratégicos; y de corto plazo, como expresión cuantitativa de sus planes tácticos u operativos, en los cuales se contemplan las proyecciones de ventas, los costos, los gastos, los activos y pasivos requeridos para lograr las metas propuestas.

En el contexto de planificación financiera, el presupuesto de efectivo es uno de los presupuestos más importantes en el proceso de planeación, permite reflejar no sólo los ingresos y egresos en efectivo que tendrá la organización durante el período considerado en la planeación, sino que, además, permite diagnosticar y sugerir la forma de financiación que debe utilizar la organización para lograr los objetivos trazados.

3 Estructura del Presupuesto de Efectivo:

El presupuesto de efectivo se alimenta de los presupuestos de cobro a clientes por ventas, otros ingresos operativos y extraordinarios, del pago a proveedores, de gastos acumulados a

ser cancelados durante el período de presupuestación y de otros egresos. Además de cubrir los egresos normales del período con los ingresos obtenidos, la empresa se debe fijar un saldo mínimo de caja, para operar y cubrir posibles imprevistos, este saldo no debe ser tan grande que impida aprovechar oportunidades de inversión o mantener un monto de efectivo inmovilizado perdiendo poder adquisitivo, ni tan pequeño que obligue a la empresa a sobregirarse o endeudarse más de lo previsto.

El esquema siguiente, consta de tres grandes grupos:

1. Efectivo disponible =

Saldo inicial de caja + entradas de efectivo o ingresos de caja

Cobro a clientes + otros ingresos

2. Salidas de efectivo o egresos de caja =

Pago a proveedores + gastos operacionales + otros egresos

3. Esquema de financiamiento

Depende del grado de nivelación existente entre el total efectivo disponible (a), y el efectivo

Necesario (EF)

El efectivo necesario (en) es igual a los egresos totales (b) + saldo final de caja deseado

Excedente o déficit = a - en

▪ excedente a > en

▪ déficit a < en

Saldo final de caja = (a)efectivo disponible + (c)financiamiento neto – (b)egresos totales.

El primero identificado con (a) presenta el total de “efectivo disponible” antes del financiamiento, está constituido por el saldo final de caja del período anterior, el cual está disponible para el período que se inicia, el cobro a clientes por ventas, tanto del período pasado como del que se presupuesta y los ingresos extraordinarios por diversos conceptos como pueden ser intereses por inversiones de largo plazo o por préstamos otorgados, venta de activos fijos, cobro de dividendos de acciones de otras empresas, entre otros.

El segundo grupo identificado por (b) refleja los “egresos totales” conformados por los pagos a proveedores de materias primas y de bienes y servicios en general, pago de nómina fija y variable, pago de pasivos de corto y de largo plazo que se venzan durante el período presupuestado, así como erogaciones por conceptos extraordinarios como puede ser la compra de activos fijos o el pago de dividendos. El “efectivo necesario” (en) agrupa las necesidades del mismo para cubrir los egresos totales (b) y el saldo mínimo deseado de caja que la empresa fija como razonable para imprevistos.

El tercer y último grupo del presupuesto de efectivo identificado por (c) presenta el “financiamiento neto” y es el que, de acuerdo con el excedente o faltante de efectivo (a – en), le permite la empresa tomar decisiones en cuanto a si debe invertir, en caso de disponer de excedentes de efectivo, para lo cual deberá seleccionar las mejores alternativas de inversión de corto plazo, es decir, aquellas que le proporcionen mayor rentabilidad y le permitan disponer del dinero invertido en el momento en que lo requiera, o si debe buscar fuentes de financiamiento, en caso de obtener déficit, en razón de ello, la empresa deberá seleccionar aquellas opciones de financiamiento de costos más bajos y con posibilidades de ser canceladas en el corto plazo. En ambas situaciones, invirtiendo o endeudándose, debe lograr el objetivo de la gerencia financiera o asesor financiero, es decir, “maximizar el valor de la empresa, a través de la maximización del valor del capital”.

4 Utilidad del Presupuesto de Caja:

Las proyecciones financieras dan la posibilidad de examinar con anticipación los efectos financieros de las políticas nuevas o cambiantes, además de poder conocer las necesidades futuras de fondos con lo cual es posible negociar con mayor propiedad con los bancos y demás entes financieros. Los pronósticos financieros resultan igualmente valiosos como elemento de control al comparar los resultados reales con los presupuestados y, en caso de producirse desviaciones significativas con respecto a lo esperado, es posible evaluar los programas de proyección, en el sentido que no se están desarrollando como debieran o que los planes no son realistas y por lo tanto tienen que ser revisados. En este sentido, el gerente financiero debe tener claro que, como responsable del proceso de planificación financiera y con el fin de garantizar mejores resultados en dicho proceso, es necesario prever el entorno de las operaciones futuras, tasas de inflación, tasas de interés, participación en el mercado, competencia, crecimiento de la economía, posibilidades de exportación, capacidad de negociación con clientes y proveedores, entre otros. Se puede decir que la planificación financiera y específicamente la planificación del movimiento de caja, a través del presupuesto de efectivo, es muy importante en todas las organizaciones, independientemente de su tamaño y del sector al que pertenezca.

3 Ejemplo de un método para proporcionar Control del Efectivo

El peligro de una sustracción indebida de efectivo se reduce si para realizarla se necesita la colusión (complicidad de dos o más personas) para poder ocultar el hurto de los fondos que se cobran; por lo tanto, es conveniente dividir la labor de manejar los cobros entre varias personas, cuyos registros deben concordar. A continuación se describe uno de los métodos para proporcionar ese control interno:

1. Todos los cobros recibidos y los totales de las facturas o ticket de las cajas deben ser listados y sumados por un empleado de confianza que no sea el cajero ni el contador. El dinero debe pasarse al cajero, y una copia de las facturas o ticket, debe entregarse al contador.

2. Todos los fondos recibidos deben depositarse diariamente en un banco. El cajero, después de efectuar el depósito, debe presentar la copia del depósito al empleado de confianza, quien debe comparar el importe del depósito con el importe del dinero recibido, según muestra su lista; si concuerdan la copia del depósito y la relación de cobros, este empleado debe dar su visto bueno. Al recibir del banco el estado mensual, debe ser comprobado por el contador, y los depósitos abonados en el estado deben compararse por el empleado mencionado (el de confianza) con el reporte diario preparado por él.

3. El cajero, el contador y el encargado de cobros deber ser personas diferentes.

4. Puede añadirse una protección más haciendo que un quinto empleado concilie las cuentas bancarias.

Procedimientos de Control del Efectivo

Muchos de los problemas que se presentan en el interior de la empresa por el manejo del disponible son ocasionados por la mala implementación de los controles que se hacen sobre los activos de mayor liquidez, a continuación se presentan algunos de los procedimientos que deben de tener en cuenta los auditores para realizar la evaluación de este rubro.

1. Preparar planillas sumarias que descompongan el efectivo por cada uno de sus conceptos integrantes reflejando los saldos anteriores y los actuales de acuerdo a los registros del ente auditado.

2. Para un periodo seleccionado revisar la secuencia numérica y cronológica de los recibos de caja comprobando que este completa y sin correctivas. Dejar constancia de cualquier irregularidad.

3. Obtener una lista de todos los fondos fijos, sus respectivos responsables y su localización. Determinar si hay alguna cantidad significativa de dinero en caja para ser depositada, a la fecha del arqueo.

4. Tomar selectivamente movimientos diarios de caja y:

A. Comprobar las operaciones que dan origen a los ingresos y egresos, estableciendo el registro en el auxiliar; que se anexen los documentos soportes.

B. Verificar las operaciones aritméticas y los aspectos legales de los documentos que dan origen;

C. Sumar los recibos de caja y cruzarlos contra comprobantes de consignación y auxiliares. Determinar que el efectivo haya sido recaudado en su totalidad y en el estado en que se recibió.

5. Solicitar confirmación de las cuentas bancarias que tuvieron movimiento durante el año, a las fechas que se considere conveniente.

6. Obtener los estados de cuenta bancarios correspondientes al ultimo mes y al primer mes posterior a la fecha que se revisa.

7. Tomar selectivamente movimientos y confrontar las partidas registradas en los libros de bancos contra los recibos de consignación.

A. Verificar las consignaciones reportadas y cruzarlas contra los extractos bancarios.

B. Comprobar todas las consignaciones en tránsito o las registradas por el banco y no por la entidad.

C. Investigar las notas de débito y crédito conciliatorias.

8. Verificar que todo egreso de fondo se haga mediante giro de cheques individuales con base en comprobantes legalizados.

9. En la revisión de pagos por comisiones bancarias, intereses, préstamos financieros y servicios, verificar que la autorización de pago o nota de débito de los bancos se encuentra de conformidad con la operación.

10. Para el análisis de los pagos por cualquier concepto verificar que en el comprobante respectivo se registre el número de la cuenta corriente del cheque, nombre del banco y valor neto girado.

11. Tomar nota de las conciliaciones bancarias (preferiblemente obteniendo una copia) preparadas por la administración, verificando que estén preparadas de acuerdo a principios contables de la siguiente manera:

A. Preparar una planilla indicando para cada banco: saldo según libros, partidas conciliaciones débito y crédito, saldo según extracto, operaciones aritméticas.

B. Seleccionar tanto débitos como créditos del libro de bancos e identificar dichos movimientos contra el estado de cuenta del banco, o bien contra la conciliación.

C. Confrontar los saldos contra el mayor o auxiliares y contra el extracto.

D. Investigar todas las partidas conciliatorias.

E. Verificar que se muestre en la lista pendiente de cobro: fecha, beneficiario, explicación y valor.

F. Examinar todas las notas débitos y créditos comprobando que dichos cargos o abonos sean imputados correctamente en las cuentas respectivas o estén en la conciliación (es conveniente solicitar un duplicado de las notas de débito realizadas por la entidad bancaria para conservarlo como soporte).

G. Comparar contra el libro de caja aquellos cheques de alguna consideración que hayan sido girados con fecha posterior.

H. Examinar las fechas de pago de los cheques seleccionados en la prueba para asegurarse que no hayan sido giradas antes de la fecha además examina los pendientes.

I. Investigar todos aquellos cheques depositados por anterioridad.

12. Verificar que las cobranzas recibidas sean depositadas íntegramente y con oportunidad, cuando menos los tres días anteriores y posteriores a la fecha de revisión.

13. Investigar y revisar los comprobantes de cheques importantes que no hayan sido pagados por el banco durante el mes siguiente al de la fecha de revisión.

14. Investigar todos los cheques depositados con anterioridad a la fecha de la conciliación que hayan sido devueltos por el banco durante el mes siguiente al de la misma conciliación.

15. Indagar sobre todas las transacciones extraordinarias o anormales por un mes anterior y posterior a la fecha de revisión. (Se recomienda efectuar dicha labor conforme al principio de la materialidad)

16. Cerciorase que todas las transacciones que afectan las cuentas que maneja la entidad en moneda extranjera, sean autorizadas por los funcionarios designados y cumpla con las disposiciones administrativas y legales al respecto.

17. Confirmar que las transacciones en donde se utilizan estas cuentas sean registradas con base en los soportes que justifican la transacción en moneda extranjera, incorporando en forma oportuna el tipo de cambio vigente a la fecha.

18. Circular el 100% de los saldos de las cuentas bancarias que se controlan en la tesorería, tanto en moneda nacional y extranjera, obteniendo la confirmación de las mismas a la fecha de cierre efectuando la comprobación de las transacciones que las originaron.

19. Asegurar que las confirmaciones bancarias recibidas incluyan toda la información requerida procediendo a su verificación.

20. Se recomienda verificar que las confirmaciones provengan directamente de la entidad financiera.

21. Examinar selectivamente las conciliaciones bancarias en moneda nacional. Y en su totalidad la de moneda extranjera.

22. Confrontar los ajustes al tipo de cambio actual las cuentas de moneda extranjera.

23. Practicar arqueo de fondos y valores en presencia del cajero manteniendo control sobre los fondos hasta que esto termine:

A. Solicitar el recuento de los valores por parte del responsable y tomar nota de su composición.

B. Relacionar los recibos expedidos y encontrados en la caja en la fecha del arqueo verificando información como: número, fecha, valor, concepto etc.

C. Número y valor del último recibo consignado.

D. Establecer por diferencia de numeración el último recibo consignado, expedido, y los pendientes de consignación con su valor.

E. Obtener explicación de cualquier partida normal o diferencia o excepción.

F. Dejar constancia firmada de las confirmaciones de la prueba practicada.

G. Exigir las explicaciones respectivas si son necesarias al responsable, con respecto a la materialidad de los hechos encontrados.

24. Cruzar el resultado de los arqueos con las cifras de libros.

25. Confrontar que todos los soportes del arqueo de caja estén aprobados debidamente a la fecha.

26. Se recomienda conocer los montos previos de los límites para autorizar los gastos de caja menor.

27. Practicar arqueos de caja menor en la fecha que se consideren conveniente utilizando los procedimiento de caja general y todos aquellos que se estimen necesarios.

28. Con base en la información obtenida de los procedimientos anteriores preparar el informe correspondiente.

29. Obtener la firma de la persona bajo cuya custodia esta la caja general y las cajas menores, acusando recibo del efectivo, justificantes y otras partidas pertenecientes al fondo.

30. Examinar la evidencia original de los desembolsos y rectificar los comprobantes de caja menor y general con el comprobante de renovación de caja, inspeccionando distribuciones y aprobaciones.

31. Comparar los comprobantes de reembolso de caja con el registro de pólizas, el libro de gastos, egresos en efectivo y otros medios. En caso de encontrar diferencias realizar los ajustes necesarios con autorización previa.

32. Conciliar el saldo de caja menor con el mayor en la fecha del balance general.