Control de Obras Con Ms Project

CONTROL DE OBRAS CON MS-PROJECT

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Contenido INTRODUCCIN .................................................................................................. 2 1.1

CONTROL DE OBRA ........................................................................................... 4 1.2

MICROSOFT OFFICE PROJECT ......................................................................... 6 1.3

CONTROL DE PROYECTOS CON MS-PROJECT ............................................ 8 1.4

CONCLUSIONES ................................................................................................ 17 1.5

BIBLIOGRAFA Y WEB GRAFA .................................................................... 18 1.6

CONTROL DE OBRAS CON MS - PROJECT


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INTRODUCCIN 1.1

El hombre ha utilizado la planeacin y el control de obra, consciente o inconscientemente

desde que edific su primera obra. Ha utilizado diferentes herramientas para auxiliarse en el

amplio campo de la construccin, ha ido perfeccionando sus diferentes tcnicas o mtodos

para lograr alcanzar sus objetivos. Una muestra de estos, es la construccin de los grandes

centros ceremoniales como el de Teotihuacan, Chichen Itza, etc.; o algunos ms modernos

como la Gran Muralla China, Templos Romanos y Catedrales.

Dentro de este mbito, entra la

gerencia de proyectos, que no es ms

que la coordinacin de todos los

recursos tanto humanos, materiales,

equipo y financiero, en un programa,

tiempo y costo determinado, para

lograr alcanzar los objetivos

planteados. Tomando en cuenta

siempre las tres variables importantes

que son costo calidad tiempo.

Un buen gerente de proyectos no debe

simplemente administrar un proyecto,

sino tambin debe de analizar,

planificar, dirigir, controlar, evaluar y

modificar cualquier actividad

relacionada con el proyecto durante la elaboracin del mismo. Hoy en da el gerente de

proyectos adems de tener a su cargo las actividades antes mencionadas, se debe de

involucrar tambin en aspectos de operacin, mercadotecnia, cuestiones econmicas,

sociales y legales, ya que no se deben de descuidar porque afectan directamente al

proyecto.

Recientemente, se le ha tomado mucho inters en cualquier tipo de proyecto, en la

seleccin de recursos humanos altamente eficientes que colaboren en la elaboracin del

mismo, se les est tomando ms importancia y dndole ms inters a dirigir en una posicin

central y no exterior al proyecto, ya que si se involucra ms al gerente, estar ms

informado en el proyecto en cuestin.

Con esto, se pretende dar un mejor seguimiento a cada una de las actividades, ya que solo

as se involucran ms y realmente dirigen de manera eficiente y eficaz.

Lo anterior, refuerza la participacin del gerente de proyectos y por consiguiente existe una

mejor interaccin de cada uno de los integrantes del equipo en donde se puedan concentrar

en lo que mejor saben hacer.

Figura 1.1 La Gran Muralla China.


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Justamente aqu entra el papel del gerente en donde hace posible la creacin de un marco

donde puedan desarrollar sus actividades o responsabilidades al mximo rendimiento y con

las mayores posibilidades de satisfaccin personal.

Pero no es solo la participacin de

todos los integrantes del proyecto,

anteriormente se habl de las tres

variables importantes que se toman

en cuenta para la elaboracin del

mismo que son costo calidad

tiempo, en el pasado no se le tomaba

mucha importancia a esto. Se poda

tener mucha calidad, pero el tiempo

y costo se elevaba

considerablemente, por el contrario,

se poda ganar tiempo, pero la

calidad bajaba y el costo a largo

tiempo era considerable.

Es por esto que hoy en da se debe de tener una adecuada planeacin y control de obra para

que se logre satisfacer cada una de las tres variables, principalmente en nuestro pas que no

se le ha tomado mucha importancia a lo anterior y por el contrario, se improvisa cuando el

proyecto est en marcha o cuando por algn trmite se les pide como por ejemplo alguna

licitacin, pero al fin de cuentas no se le toma la importancia y valor que debera de tener.

Es importante mencionar que en pases desarrollados como algunos de Europa, Estados

Unidos, Asia, etc.; se le ha tomado en cuenta desde hace tiempo, de aqu se debe a que

grandes compaas han crecido y se encuentran posicionadas en el mercado internacional,

como empresas lderes en el campo de la construccin.

En el pasado se careca de muchas herramientas de trabajo como programas

computacionales, que ahora estn disponibles para facilitar el diseo de proyectos,

presupuestos y una mejor planeacin detallada en gerencia y control de obra.

Adems se deben de tomar factores que anteriormente no se tomaban en cuenta como la

calidad de los materiales, mano de obra, planeacin estratgica y riesgo que hoy en da

juegan un papel muy importante no solo en un proyecto de construccin, si no en cualquier

que tenga una planeacin como la textil, automotriz, etc.; por mencionar algunos, en donde

se tengan sistemas de produccin bien detallados, programados, analizados y ejecutados,

que pueda asegurar el cumplimiento de sus metas y por supuesto el xito de la empresa.

Por todo lo anterior el estudio, anlisis e implementacin de una buena planeacin y control

de obra sea primordial en cualquier proyecto de construccin que se realice por ms grande

o pequeo que este sea.

Figura 1.2 Control De Obras.


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CONTROL DE OBRA 1.2

1.2.1 GENERALIDADES.

El control de obra es muy importante ya que todo lo planeado se ver reflejado en el

constante monitoreo de todas las actividades que se vayan desarrollando y as se podr dar

un mejor panorama del avance del mismo. Dentro de este control de proyecto, se puede

reflejar el avance de cada una de las actividades a desarrollar, se puede ver adems, el

avance total del proyecto, los estados financieros en cuanto a gastos, ingresos, deudas etc.

Determina la situacin general de cada actividad o evento con respecto al programa, la

situacin general del programa y del presupuesto, adems de cada actividad o evento con

respecto al presupuesto.

En lo que cabe decir del avance de cada actividad o concepto, este se representa en

trminos de porcentaje realizado. El avance se define como el trabajo realizado y es

independiente tanto en cantidad presupuestada como del tiempo empleado en dicha

actividad. Esto mide solo el avance realizado del total independientemente de cunto dinero

se ha gastado y de cunto tiempo se ha necesitado, es algo muy general. Una vez conocidos

los avances de cada actividad, el porcentaje se multiplica por lo presupuestado y con esto se

ve el avance de esa actividad y lo que resta por gastar. Esta informacin de gastos se debe

de tener muy en cuenta ya que se tiene que tener un control estricto de cada uno de los

gastos, esto aunado con el programa, se podrn realizar compras programadas de materiales

en algn tiempo determinado, as como los mximos que se deben de pagar por unidad de

trabajo hablando de mano de obra, proveedores, gastos fijos, etc. Una vez teniendo avances

y gastos, se puede determinar el avance general del programa y del presupuesto. Existen

muchas formas de lograrlo, bsicamente se compara con el programa inicial en gastos

hechos y grado de avance del proyecto, entonces se podr ver el retraso en tiempo y gastos

que estn por encima de lo presupuestado.

Figura. 1.3 Control Del Proyecto En El Mes 5.


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Como se muestra en la Figura 1.3, se tiene un reporte de lo programado y terminado, as

como tambin se puede observar lo que falta por realizar, esta es una forma simple de

realizar el control de obra en avances de actividades.

Teniendo el informe general del programa y del presupuesto, se puede determinar y hacer

un anlisis ms detallado de cada actividad desarrollada, existen tambin muchas formas de

representarlo, tomando en cuenta la ms sencilla con una simple grfica de barras y fechas,

se puede representar el avance parcial o real contra lo que falta por realizar, con esto nos

podremos dar cuenta de que actividades le tenemos que poner ms atencin para evitar

atraso en actividades, recordemos que en algunas actividades las tenemos que tener

realizadas al cien por ciento para poder empezar otra.

Tambin debemos de tener en cuenta que para saber lo que hemos pagado por cada

actividad y lo que hemos avanzado se debe de hacer un anlisis bien detallado. Volviendo

al principio en donde ya conocamos el avance en porcentaje, conocamos lo presupuestado

y lo que nos faltaba por realizar.

Ahora, se conoce con los estados financieros cuanto hemos pagado por esa actividad y

cuanto nos falta por pagar y realizar, con esto se saca la diferencia y nos podremos dar

cuenta si estamos por encima de lo presupuestado o estamos por debajo, cosa que sera

ideal. Si tomramos la misma Figura 1.3 y sacramos la diferencia en porcentaje por

realizar y por gastar, le sera muy til al gerente del proyecto, para poder programarse en

materiales, gastos, personal y equipo.

El control, yendo de lo ms particular a lo ms general, es esencial en cada proyecto de

construccin, con esto se conoce el estado en que se encuentra el proyecto en general. Si se

tiene un adecuado control, se pueden evitar problemas posteriores que despus sean

inminentes y que traiga repercusiones en las utilidades.

Por esto es importante un buen control de obra, valindose de muchas herramientas de

representacin tales como barras, rutas crticas, informacin etc. El Ingeniero del proyecto

juega un papel muy importante en esta tarea, ya que es quien decide el camino del proyecto

y es quien tiene la autoridad para poder cambiar el plan o mtodo a seguir dependiendo de

las condiciones de la obra.


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MICROSOFT OFFICE PROJECT 1.3

1.3.1 GENERALIDADES.

Microsoft Office Project es una plataforma que permite gestionar los proyectos. El

ambiente de trabajo permite gestionar tanto proyectos unitarios como carteras de proyectos,

ya sea en un ambiente personal como ambiente Cliente Servidor. Microsoft Office Project

ofrece unas slidas herramientas de administracin de proyectos que permite funcionalidad

y flexibilidad, con el fin de administrar los proyectos con mayor eficacia y eficiencia. Podr

mantenerse informado y controlar el trabajo, la programacin y las finanzas del proyecto,

mantener la sintona entre los equipos de proyecto y mejorar la productividad gracias a la

integracin con los conocidos programas del sistema Microsoft Office, las eficaces

opciones de elaboracin de informes, el planeamiento asistido y las herramientas flexibles.

1.3.2 DESCRIPCIN DE ENTORNO DE TRABAJO.

Al abrir la aplicacin nos encontramos con la pantalla principal la cual se divide en tres

secciones, tal como lo puede observar en la Figura 1. 4.

Figura. 1.4 Entorno de Microsoft Office Project.

1.- BARRA DE HERRAMIENTAS: En esta zona se puede apreciar una que est

conformada de botones de acceso rpido como Abrir, Guardar e Imprimir, entre

otros.

2.- PANEL DE ACTIVIDADES: Aqu es donde se debe comenzar a confeccionar

la Gantt completando datos tales como Nombre de la Tarea, Duracin,

Comienzo, Fin, %completado y Nombre de los recursos.

3.- VISTA DIAGRAMA GANTT: En esta rea se muestra en forma grfica el

nombre de los recursos con sus respectivos tiempos asignados en la Gantt.


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1.3.3 BENEFICIOS DE MICROSOFT OFFICE PROJECT.

Como principales beneficios permite administrar y comprender de forma eficaz las

programaciones de proyectos, establecer expectativas realistas con los equipos de

proyectos, la administracin y los clientes, Permite elaborar programaciones, asignar

recursos y administrar presupuestos. Comprender la programacin con caractersticas tales

como Controladores de tareas para localizar el origen de los problemas, Anulacin de nivel

mltiple para probar situaciones, y Resaltado de fondo de celda para sombrear

automticamente las tareas afectadas por un cambio.

1.3.4 CREAR LNEA BASE DEL PLAN DEL PROYECTO.

La lnea base corresponde con la programacin oficial del proyecto, con la cual debe

medirse el avance de las actividades. Todo proyecto debe tener lnea base para crear esta

debe dirigirse a la opcin Herramientas > Proyecto > Establecer Lnea Base, tal como lo

muestra la Figura 1.5.

Figura 1.5. Establecer Lnea de Base.

Permite mantener una lnea de base, de gran utilidad para el seguimiento del proyecto. Las

fechas de comienzo y fin de las tareas se actualizan automticamente a medida que se

efecta el seguimiento. De esta manera se pueden comparar con las fechas planificadas

guardadas en la lnea de base.


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CONTROL DE PROYECTOS CON MS-PROJECT 1.4

1.4.1 ESTABLECER LNEA DE BASE DEL PROYECTO.

Para poder realizar controles de avance fsico de obra, es necesario previamente establecer

una lnea base, que es una programacin inicial contra la cual se van a medir los siguientes

controles de avances.

Para establecer una lnea de base de la programacin se realiza lo siguiente:

1) Men HERRAMIENTAS. 2) Opcin PROYECTO. 3) Opcin ESTABLECER LNEA DE BASE. 4) Botn ACEPTAR.

Se podr establecer una lnea de base para el proyecto completo o para un conjunto de

tareas seleccionadas, es recomendable que la lnea de base se establezca para el total del

proyecto y ahora se podr empezar a comparar el avance actual versus la lnea de base.

Figura 1.6. Cuadro de Dialogo Establecer Lnea de Base.


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1.4.2 GANTT DE SEGUIMIENTO.

El siguiente paso para hacer el seguimiento del proyecto, es configurar la vista del Gantt de

Seguimiento para esto se realizan los siguientes pasos:

1) Men TAREA. 2) Opcin DIAGRAMA DE GANTT. 3) Opcin GANTT DE SEGUIMIENTO.

Es probable que sea necesario configurar nuevamente la escala temporal del grafico Gantt

de Seguimiento para esto se realizan los siguientes pasos y podemos tambin configurar la

escala temporal a nuestro agrado:

1) Haga Click con el botn derecho del mouse, sobre la barra de tiempo del Diagrama Gantt.

2) Elija la Opcin ESCALA TEMPORAL. 3) Modifique la Escala Superior, Intermedia e Inferior.

Figura 1.7. Modificando la Escala Temporal del Gantt de Seguimiento.

Ahora podemos mostrar el Gantt de Seguimiento.

En color plomo se puede apreciar la LNEA DE BASE, y color rojo y azul la programacin

resultante de hacer el seguimiento, al lado de estas barras se ve un valor en %, este valor es

el avance de la tarea.


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1.4.3 TABLA DE SEGUIMIENTO.

La manera ms rpida de actualizar el Seguimiento del proyecto es hacindole desde la

vista de Diagrama de Gantt de Seguimiento, utilizando la TABLA DE SEGUIMIENTO,

para reemplazar la tabla de entrada por la tabla de seguimiento de la vista de Gantt de

seguimiento, haga los siguientes pasos:

1) Men VER

2) En Opcin TABLA, seleccionar la tabla SEGUIMIENTO

Figura 1.8. Seleccin de la Tabla de Seguimiento.

Figura 1.9. Diagrama Gantt Con Vista De Tabla de Seguimiento.


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La vista de la tabla de seguimiento muestra los siguientes campos a llenar:

1) Comienzo Real.

2) Fin Real

3) % Completado

Si no se especifica lo contrario Project toma los inicios y finales reales iguales a los

programados.

El % completado de la tarea, corresponde al trabajo real ejecutado con respecto al trabajo

total programado.

Utilizando esta Tabla de Seguimiento, es rpido y fcil ingresar el seguimiento del

proyecto.

Figura 1.10. Actualizacin De Las Tareas Con Avance Realizado.

Se puede notar en la Figura anterior que se ha ingresado el avance que a la fecha de control

tiene cada una de las tareas, el avance total del proyecto en la figura se muestra con

porcentajes. Es posible ingresar tambin la siguiente informacin:

1) Fecha de Comienzo Real

2) % Completado a la fecha de control.

Si no ingresa la fecha de Comienzo Real y solo se ingresa el % Completado, MS

Project, asume que es la fecha de comienzo es igual a la fecha de comienzo programada.

Es posible tambin ingresar el par de informacin siguiente:

1) Fecha de Comienzo Real

2) Fecha de Fin Real.


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1.4.4 FECHA DE ESTADO DEL PROYECTO.

Para hacer los controles de avance del proyecto hay que hacerlos a una fecha de control o

de acuerdo a como se llama MS Project una FECHA DE ESTADO DE PROYECTO. La

fecha de estado del proyecto, se ingresa de la siguiente manera:

1) Men Proyecto.

2) Opcin Informacin del Proyecto.

3) Ingresar en el cuadro de dialogo Informacin del proyecto la fecha de estado del

proyecto, tal como se muestra en la figura a continuacin.

Figura 1.11. Cuadro De Dialogo Informacin Del Proyecto.

OPCIN SEGUIMIENTO DEL MEN HERRAMIENTAS: La opcin seguimiento

del men herramientas, cuenta con las siguientes alternativas:

1) Actualizar Tarea.

2) Actualizar Proyectos.

3) Lneas de Progreso.

4) Establecer Lneas de Base.

5) Borrar Lnea de Base.

ACTUALIZAR TAREAS: Esta opcin sirve para actualizar las tareas del proyecto

mediante un cuadro de dialogo, se actualizan las tareas de una en una, se puede usar esta

opcin en vez de ingresar la actualizacin a travs de la tabla de seguimiento desde la vista

del diagrama de Gantt.


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Usar esta opcin para actualizar las tareas del proyecto, es un poco ms lento que a travs

de la tabla de seguimiento en el Gantt de seguimiento. A travs de este cuadro de dialogo,

se puede completar la informacin siguiente:

1) % Completado.

2) Comienzo Real.

3) Fin Real.

4) Duracin Real.

Figura 1.12. Cuadro De Dilogos Actualizar Tareas.

ACTUALIZAR PROYECTOS: Permite actualizar el proyecto a una fecha dada, a su vez

esta opcin permite ingresar el porcentaje de avance en funcin a cualquiera de estas dos

alternativas:

1) Por porcentaje Completado.

2) Solo al 0% al 100%.

Figura 1.13. Cuadro De Dialogo Actualizar Proyecto.


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La opcin por Por Porcentaje Completado, actualiza el proyecto en funcin al avance

programado a una determinada fecha de estado, la misma que se ingresa al lado derecho del

cuadro Actualizar Proyecto.

La opcin Solo 0% o 100%, actualiza las tareas considerando que estas o ya se

terminaron o no se han iniciado.

La opcin Reprogramar trabajo restante para que empiece despus del permite trabajar

bajo estas dos premisas:

1) Proyecto completo.

2) Tareas seleccionadas.

La primera opcin reprogramar trabajo restante para que empiece despus del, permite

asignar una fecha para la reprogramacin y a partir de ella reprogramar las tareas

manteniendo las precedencias entre ellas y calculando las duraciones restantes por ejecutar.

En el caso de la reprogramacin considerando las tareas seleccionadas MS Project solo

considera en la reprogramacin a aquellas tareas que hayan sido seleccionadas previamente.

LNEAS DE PROGRESO: Son las lneas de estado de avance de las tareas que se dibujan

dentro del diagrama Gantt y se utilizan para visualizar el estado en que se encuentran cada

una de la tareas en ejecucin, es una herramienta visual de control que dibuja una lnea

vertical en la fecha de estado y une el avance alcanzando por cada tarea con la fecha de

control.

Figura 1.14. Cuadro De Dialogo Lneas De Progreso.


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En la siguiente figura se puede apreciar una vista del Gantt de Seguimiento, con la tabla de

seguimiento y las lneas de progreso en rojo en la vista del diagrama de Gantt, tal como se

muestra en la Figura 1.15.

Figura 1.15. Lneas De Progreso En El Gantt De Seguimiento.

1.4.5 COSTOS CON MS - PROJECT.

COSTO FIJO:

Esta referido a cualquier costo que no est asociada a los recursos asignados a dicha tarea.

COSTO TOTAL:

MS Project lo calcula sumando el costo de los recursos de la tarea ms el costo del trabajo

planificado por ejecutar, es decir es la suma del costo de los recursos que intervienen en la

tarea ms la suma del costo planificado por ejecutar.

COSTO PREVISTO:

Tambin llamado costo estimado al finalizar (CEF), no es otra cosa que el costo estimado al

finalizar.

COSTO REAL:

Es el costo resultante de ejecutar la tarea de acuerdo a los recursos asignados ms el costo

fijo asociado a dicha tarea.

COSTO RESTANTE:

MS Project calcula el costo restante como el trabajo por ejecutar por la tasa unitaria del

recurso asignado a cada tarea.


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1.4.6 TABLA DE COSTOS.

Para poder obtener la Tabla de Costos que se muestra en la figura, se deber seguir los

siguientes pasos, estando en la vista del diagrama de Gantt.

1) Men Ver 2) Opcin Tablas / Seleccionar la tabla de Costo

Figura 1.16. Tabla De Costos Asociada a Vista Del Diagrama Gantt.

La tabla de costos muestra las siguientes columnas:

Costo Fijo. Acumulacin de Costos Fijos. Costo Total. Costo Previsto. Variacin. Costo Real. Costo Restante.

Cabe aclarar que la columna Acumulacin De Costos Fijos, est referida a la manera en

que se van a distribuir en el tiempo estos costos los cuales pueden ser: total al inicio, total al

final o por prorrateo.


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CONCLUSIONES 1.5

El control del avance de la obra es importante como qued demostrado anteriormente, el

correcto uso de la informacin para obtener datos precisos, debe de ser lo ms claro posible

para que haya un mejor entendimiento entre todos los miembros del equipo.

El Ingeniero es quien debe de tener la experiencia de poder manejar, coordinar, controlar y

dirigir a su equipo de trabajo. Pero no solo va a depender de l, el xito del proyecto, la

calidad de los materiales, mano de obra, el buen manejo de los recursos, se va a ver

reflejado en cada una de las actividades a realizar.

El control se efecta una vez puesto en marcha la realizacin del proyecto, siendo parte

importante de la obra se debe manejar cada actividad y darle la importancia por ms

mnima que esta parezca, el uso de herramientas que nos ayuden a tener una base de datos

ms clara y precisa, es una gran ventaja, ya que podremos almacenar informacin da a da

teniendo un historial para posibles proyectos futuros.

Por consiguiente, el control debe de darse continuamente, para comparar los avances de

obras reales con los planeados inicialmente. Si no se llegara a cumplir con tales, el

Ingeniero debe de tomar acciones que encaminen nuevamente al proyecto a su ruta inicial.

Dichas acciones deben de ser sustentadas por hechos reales, tomando en consideracin los

sucesos externos o internos que puedan afectar al proyecto.

No debemos dejar de mencionar que la actualizacin de datos de todo el proyecto,

conforme se vaya avanzando y realizando las actividades, tambin es parte importante del

buen control del proyecto, porque con esto, el Ingeniero o los miembros del gabinete

tendrn ms claro el problema para que se siga con el curso del programa que se tenga

contemplado, si no se cumplieran con lo planeado inicialmente, el gerente tendr la

necesidad de una reprogramacin y nuevos mtodos de control a utilizar.

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BIBLIOGRAFA Y WEB GRAFA 1.6

Control De Obras Con MS-Project Ing. Guillermo Huerta Amoretti.

Programacin De Obras Con MS-Project Ing. Guillermo Huerta Amoretti.

Manual MS-Project 2003-2007-2010 Ing. Antonio Molina Campos.

Planeacin y Control De Obra Arq. Julio Cesar Prez Cervantes.

Programacin y Control de Obras - Ing. Mara Josefina Corredor M.

Planificacin y Gestin De Proyectos Con MS-Project Ing. Antonio Nieto Serra.

Seguimiento De Proyectos Escuela Superior De Ingeniera Informtica.

Control De Obra y Avance De Obra Uralde Ysi y Asociados.

http://www.construccion.org Instituto De La Construccin y Gerencia ICG.

Documents

Control de Obras Con Ms Project