Modelo de Presentacin de Reunin de Compromisos

02 DE AGOSTO 2010

Lima - Per CONTROL DE PROYECTOSCONTENIDOINTRODUCCIN

CONTROL DEL PLAZO Y AVANCE

CONTROL DE COSTOS

CONTROL DE PRODUCTIVIDAD

PANEL DE CONTROLINTRODUCCINQu entendemos en GyM por control?=PECS

PLANEACINEJECUCINCONTROLSEGUIMIENTOINTRODUCCININTRODUCCINEs la parte de nuestro Sistema de Gestin en la que:Verificamos que la Ejecucin esta siendo realizada de acuerdo a lo Planeado, yTomamos acciones correctivas para atenuar las desviaciones que se encuentren.Siempre habrn diferencias entre lo obtenido realmente y lo planeado.Se debe ajustar el Plan con los datos que se van obteniendo en la realidad, para poder ser ms confiables en nuestras Proyecciones.EL CONTROL DEBE AYUDARNOS A LOGRAR EL XITO DEL PROYECTOCundo decimos que un proyecto es exitoso?Cuando maximizamos la satisfaccin del clienteCuando maximizamos la rentabilidadPara ello debemos cumplir los objetivos principales del proyectoCalidadPlazoCostoAdems, existen otros parmetros muy asociados a los anterioresSeguridad, Medio AmbienteRiesgosProductividad, Confiabilidad de Programacin, AvanceQU NECESITAMOS PARA CONTROLAR?Planeamiento:Cronograma General Control de Plazo y AvancePresupuesto Meta Control de Costos y ProductividadEstructura de ControlSistema de toma de informacin de campoReportesPLANEAMIENTOQu entendemos por Planeamiento?Hacer el cronograma.Hacer el presupuesto.Analizar el proyecto.Definir estrategias de ejecucin y gestin:Diseo del sistema de produccin.Aspectos organizativos y estratgicos.

MANEJO DE LA INFORMACINEstructura de Control:Ordenar la informacin del proyecto a nuestra convenienciaObjetivo: facilitar la lectura y anlisis de la informacin para una mejor toma de decisiones

REPORTE DE AVANCEREPORTE DE HH y HMREPORTES DE CONTROLLa toma de informacin de campo debe permitir que la informacin sea oportuna, veraz y de calidad para la elaboracin y anlisis de los reportes.

PREGUNTAS?CONTENIDOINTRODUCCIN

CONTROL DEL PLAZO Y AVANCE

CONTROL DE COSTOS

CONTROL DE PRODUCTIVIDAD

PANEL DE CONTROL

CONTROL DEL PLAZOCmo controlamos el cumplimiento del Plazo?A travs del Anlisis del Cronograma actualizado, y la situacin actualizada de la Ruta Crtica

Cuando hay cambios, es necesario volver a Planear, y actualizar Cronograma

Alerta RojaCmo se controla el avance?La herramienta ms utilizada es la Curva SCompara el avance real con el avance previsto a la fecha.Proporciona el porcentaje de avance que tiene el proyecto hasta la fechaSi bien nos dice si el avance del Proyecto es el esperado o no, no nos garantiza que las actividades avanzadas sean las de la Ruta Crtica

CONTROL DEL PLAZO

CURVA SCONTROL DE PLAZO Y AVANCE

Cundo acabo?Es factible terminar en esa fecha?

Estoy retrasado o adelantado?(Cantidad de trabajo)

CURVA SCmo se elabora una Curva S?

Escoger las actividades a controlar.Definir los avances previstos en el tiempo.Escoger unidad de ponderacin.

CURVA SCmo se elabora una Curva S?

Calcular las HH totales del proyecto.Calcular las HH previstas en el tiempo.Calcular los % de avance previstos en el tiempo.

CURVA SCmo se elabora una Curva S?

Calcular las incidencias en HH de cada partida.Calcular las % de avance de cada partida en el tiempo.Calcular los % de avance previstos en el tiempo.

CURVA SEjercicio:

Calcular el % de avance real a la semana 03Decir si el proyecto est adelantado o atrasado.Decir si el proyecto terminar a tiempo.

CONTROL DE PLAZO Y AVANCEAlgunas convenciones:Avance = metrados valorizados en general para todos los controlesMetrados totales actualizadosUnidad de ponderacin que refleje la cantidad de trabajoNo es necesario poner todas las partidas presupuestales en la Curva S o en el CronogramaNivel de detalle suficiente y necesarioCurva S prevista = Cronograma Actualizado

ESTRUCTURAS DE CONTROLControl de Avance: WBS

Normalmente no son compatibles por su propia naturalezaDebemos procurar que estn interrelacionadasControl de Plazo: Partidas de ControlOTROS REPORTES DE AVANCEEn algunos Proyectos, habrn herramientas ms efectivas para mostrar el avance

PREGUNTAS?CONTENIDOINTRODUCCIN

CONTROL DEL PLAZO Y AVANCE

CONTROL DE COSTOS

CONTROL DE PRODUCTIVIDAD

PANEL DE CONTROL

PARADIGMA DE CONTROL DE COSTOSPROCEDIMIENTOPartimos del Planeamiento:Presupuesto MetaEstructura de ControlRutina Mensual:Calcular el Resultado a la FechaCalcular el Resultado Previsto a la FechaAnalizar las diferencias y encontrar las causasProyectar el Resultado del SaldoCalcular finalmente el Resultado a Fin de Obra

PROCEDIMIENTO

Venta MetaCosto MetaResultado MetaCONTROL DE COSTOSPLANEAMIENTOPresupuesto Meta:Venta y Costo Meta analizar el presupuesto original y corregir/actualizarMargen de CompromisosEstructura de Control:Ordenar la informacin del proyecto a nuestra convenienciaObjetivo: facilitar la lectura y anlisis de la informacin para una mejor toma de decisiones Dos metodologas establecidasMETODOLOGA 1Partidas MOMatEqSCCITotalFrente AP1$$$$P2$$$Frente BP2$$P3$$$RUBROS / CUENTAS CONTABLESFRENTES Y PARTIDASMETODOLOGA 1: POR PRECIOS UNITARIOSMETODOLOGA 2Partidas MOMatEqSCGGTotalFASE 10$MO1$$MO2$$MT1$$MT2$$MT3$$EQ1$$EQ2$$SC1$$GG1$$GG2$$GG3$$RUBROS/ CUENTAS CONTABLESFASES Y RECURSOSMETODOLOGA 2:HAMBURGUSRUTINA MENSUALVenta a la FechaCosto a la FechaResultado a la FechaVenta del SaldoVenta a Fin de ProyectoCosto Proyectado del SaldoCosto a Fin de ProyectoResultado Proyectado del SaldoResultado a Fin de ProyectoCosto Previsto a la FechaCosto Previsto del SaldoCosto Previsto a Fin de ProyectoBrechas a la FechaBrechas del SaldoBrechas TotalesGESTIN A LA FECHAGESTIN DEL SALDOGESTIN A FIN DE OBRACTBActualizar el planDel ppto metaDFE solo tienes que calcular 6 cositasDFE Reagrupar para dar nfasis linkear con conceptos de siguiente lmina (tres grupos)MWU HE TRATADO CON LAS 2 LAMINAS ANTERIORES DE REPRESENTAR LO MISMO, PERO NO ME SATISTAFEC DEL TODO.

31QU DEBEMOS MIRAR AL ANALIZAR COSTOS?Tarifas o precios de insumosMaterialesJornalesTarifas de alquiler de equiposCantidades o metradosCantidades asumidas en Proyectos a Suma AlzadaDesperdicio de materialesM3 x ML Productividad: ratios y rendimientosMano de Obra / EquiposVelocidad de ProduccinPlazoCostos IndirectosUN MOMENTOQu entendemos por Venta y Costo?Venta a la FechaCosto a la FechaResultado a la FechaEL RESULTADO A LA FECHA DEBE INCLUIR PROVISIONESDefinicin de Provisin:Registro contable provisional, producido y ordenado por OT, que reconoce la utilizacin de recursos y/o servicios no facturados. Debe venir directamente de la Contabilidad La Contabilidad slo puede registrar documentos con validez legal (facturas, notas de crdito, etc) Mes a mes se necesita generar provisiones de venta y costoRESULTADO A LA FECHA: VENTAVENTA A LA FECHAVENTA FACTA LA FECHAPROVVENTA PROV DEVALORIZPROV DETRAB NO VALPROV POR ADIC Y RECLRESULTADO A LA FECHA: COSTOCOSTO A LA FECHACOSTO REGISTRADOA LA FECHAPROVISIONDE COSTOMano de ObraMaterialesSubcontratosEquiposGastos GeneralesPANEL DE CONTROL HOJA DE RESULTADOSVenta a la FechaCosto a la FechaResultado a la FechaVenta del SaldoVenta a Fin de ProyectoCosto Proyectado del SaldoCosto a Fin de ProyectoResultado Proyectado del SaldoResultado a Fin de ProyectoCosto Previsto a la FechaCosto Previsto del SaldoCosto Previsto a Fin de ProyectoBrechas a la FechaBrechas del SaldoBrechas TotalesPANEL DE CONTROLEstirar la ventaCompletar resultado previstoTtulos37

PANEL DE CONTROL HOJA DE RESULTADOSEJERCICIO DE CONTROL DE COSTOSQu es lo primero que necesito? Presupuesto Meta

EJERCICIO DE CONTROL DE COSTOSRESULTADO A LA FECHA:Cunto he gastado a la fecha? ORACLE $20,000Cunto deb gastar? cunto he avanzado? 200m3

POR QU? anlisis de brechas

EJERCICIO DE CONTROL DE COSTOSPROYECCIN DEL SALDO:Cunto me falta? 300m3Qu precio le pongo? Proyeccin

Cunto debera gastar?

EJERCICIO DE CONTROL DE COSTOSRESUMEN:

PREGUNTAS?CONTENIDOINTRODUCCIN

CONTROL DEL PLAZO Y AVANCE

CONTROL DE COSTOS

CONTROL DE PRODUCTIVIDAD

PANEL DE CONTROLGENERALIDADESQu es Productividad?Relacin entre los recursos empleados y lo producido. Ejemplo:Relleno manual: 2HH/m3.Montaje de Estructuras: 50 HH/tonCada uno de ellos es por unidad producida para la ejecucin de cada partida de control definida previamente.

GENERALIDADESEn GyM controlamos la productividad con el Informe de Productividad (IP):Sirve para medir y controlar el ratio o la eficiencia de la mano de obra y de los equipos, con el objetivo de tomar acciones correctivas de manera oportuna. Est compuesto por varios anlisis, uno por cada partida de control.En el caso de MO, compara la cantidad de horas hombre por unidad producida para la ejecucin de cada partida de control.GENERALIDADESPara qu se utiliza?Para controlar el buen uso de la mano de obra y equiposPara la toma de decisiones Para realizar proyecciones a fin de obraPara recopilar informacin a utilizar en proyectos futuros.

GENERALIDADES

Rendimiento = 250 m2/da Ratio = 0.68 HH/m2Debemos comparar con nuestros ratios meta se obtienen del anlisis de precios unitarios del presupuesto metaDEFINICIONES NECESARIASDEFINICIONES PREVIASDE QU DA A QU DA SE VA A CONSIDERAR EL IP?QU PARTIDAS VAN A SER CONSIDERADAS EN EL IP?CULES SON LAS PARTIDAS INFLUYENTES?Varan en el tiempo?CMO VA A LLEGAR LA INFORMACIN?Quin la enva?Cundo la enva?Cules son los ratios meta?Uso de sistemasCmo se procesa?PartidasdeControlMODELO PROPUESTORecursosSISPOSISMEAlmacnControl de CostosAvanceControl de AvanceControl de ProductividadTopografa

Reportes de avanceEdC CostosEdC AvancePartidas de Controltems dePagoWBSEJERCICIOPrimero Presupuesto Meta

Control semanal:

A la fecha he avanzado 150m3 y he perdido 20HH. Qu pasar en el saldo? Proyeccin

EJERCICIOProyeccin del saldo RATIO DE PROYECCIN

Resumen:

FORMATO RESUMEN DE IP

CUADRO RESUMEN

PARA LA REUNIN SEMANAL DE PRODUCCINA QU SE DEBE?QU MEDIDAS SE VAN A TOMAR?ES IMPORTANTE REALIZAR LA PROYECCIN DE RATIOS53IP ACTUAL VS. META

REVISIN DEL IPHH GANADAS y PERDIDASHH Gan/HH Perd A la fecha= (Ratio meta Ratio Acum) x Metrado AcumHH Gan/HH Perd para el Saldo = (Ratio meta Ratio proy) x Metrado del SaldoHH Gan/HH Perd A Fin de obra = HH Gan/HH Perd A la fecha +HH Gan/HH Perd para el Saldo Cmo se calcula las HH ganadas o perdidas para la MO?IP DE EQUIPOSEn el caso de equipos, Sumamos las HM?No, porque los equipos utilizados son muy diferentes unos a otrosTractor D8R, 410 HP, Tarifa $ 100/HMVolquete 15 m3, 320 HP, Tarifa $ 30/HMSe necesita una equivalencia entre equiposAlternativas:Caballaje. Falla porque no es directamente proporcional al costo del equipo (a menos que sea el mismo tipo de equipo)Tarifa. No es perfecta, pero es la que representa de mejor manera la eficiencia de la cuadrilla de equipos que esta realizando el trabajo estudiado

IP DE EQUIPOSCmo obtenemos los ratios meta?

Ratio = 2.16 $/m3IP DE EQUIPOS

PREGUNTAS?CONTENIDOINTRODUCCIN

CONTROL DEL PLAZO Y AVANCE

CONTROL DE COSTOS

CONTROL DE PRODUCTIVIDAD

PANEL DE CONTROLINTRODUCCINEs el reporte ms importante que emite el equipo del Proyecto para las GerenciasContiene la informacin ms representativa de la situacin general de la obraEl responsable final del Panel de Control es el Gerente de Proyecto o Ing Residente, por lo que toda la informacin que se muestre en el mismo debe haber sido validada por el mismo.

INSTRUCCIONES DE LLENADO(RESULTADO DE OBRA)

CON LA INFORMACION DEL ORACLE LLENAR EL RESULTADO A LA FECHA Y LUEGO CALCULAR EL SALDOMOSTRAR LA INFORMACION DEL PRESUPUESTO METAY CALCULAR CON LOS ACUMULADOS EL RESULTADO MENSUALLA INFORMACION SE IMPORTA DEL REPORTE DE RESULTADOS DE OBRAINSTRUCCIONES DE LLENADO(MARGEN BRUTO)

CON LA INFORMACION DEL REAL A LA FECHA, SALDO, PRESUPUESTO META Y LA GESTION DEL MES SE MUESTRAN LAS 4 CURVAS DE LOS MARGENESINSTRUCCIONES DE LLENADO(GESTION DE ADICIONALES)

LA GESTION DE ADICIONALES ESTA SIENDO IMPORTADA DE LA HOJA DE RESULTADOS DE OBRAEL GRAFICO VA MOSTRAR UNA ZONA ROJA SI SE VA REGISTRANDO AVANCE A LA FECHA DE LOS ADICIONALES PENDIENTES DE APROBACION Y RECLAMOSEL MONTO TOTAL DE LA OBRA ESTA REPRESENTADO POR: AZUL EL CONTRACTUAL, EN CELESTE LOS ADICIONALES APROBADOSY EN ROSADO TRABAJOS QUE ESTA PENDIENTE POR APROBAR Y RECLAMOS (EN NEGOCIACION)INSTRUCCIONES DE LLENADO(CURVA S AVANCE VALORIZADO)

PARA EL REPORTE DE LA CURVA S SE VAN A REGISTRAR LOS MONTOS VALORIZADOS COMO AVANCE PARA EL PROYECTOCONSIDERAR EL CAMBIO DE LA ALERTA ROJA, SI LA ALERTA ES BAJO CAMBIAR EL FONDO DE COLOR VERDECOLOCAR EL MONTO ORIGINAL (SEGN CARTA DE INICIO)INSTRUCCIONES DE LLENADO(PREVENCION DE RIESGOS INFORMACION)

CONSIDERAR QUE EL INGRESO DE LA INFORMACION DE SEGURIDAD SE DEBE HACER EN LA MISMA HOJA DEL PANEL.(SOLO SE PRESENTA LOS INDICADORES DE FRECUENCIA, GRAVEDAD Y INDICE DE DESEMPEO)

COLOCAR INFORMACION COMPLEMENTARIA QUE DE UN MAYOR DETALLE DEL PROYECTOINSTRUCCIONES DE LLENADO(PROGRAMACION Y PRODUCTIVIDAD)

LLENAR LAS TAREAS PROGRAMADAS Y REALIZADAS PARA CALCULAR EL PPC, NO OLVIDAR COLOCAR EL % DE META DEL PPC

COLOCAR LAS CAUSAS DE INCUMPLIMIENTO SEAN FIJAS O VARIABLES

LLENAR LAS HH SEMANALES Y ACUMULADAS PREVISTAS Y LAS REALES PARA PODER CALCULAR LA EFICIENCIA.ESTO VA AYUDAR A DAR UN MAYOR ANALISIS AL PPCINSTRUCCIONES DE LLENADO(PRODUCTIVIDAD)

CONSIDERAR LAS 3 PARTIDAS MAS INFLUYENTES EN LA OBRA PARA MOSTRAR EN EL PANEL

INSTRUCCIONES DE LLENADO(POSICION DE CAJA)

CON LA INFORAMCION DEL ORACLE, LLENAR LOS INGRESOS Y EGRESOS DE LAS OBRAS PARA CALCULAR LA POSICION DE CAJAINSTRUCCIONES DE LLENADO (VALORIZACIONES Y COBRANZA A LA FECHA)

LLENAR EL DETALLE DE LO FACTURADO (VENCIDO Y NO VENCIDO) Y PROVISION DE VALORIZACION NO FACTURADA

INSTRUCCIONES DE LLENADO (PLAZO)

EN LA MISMA HOJA DEL PANEL LLENAR LOS DATOS DE LAS FECHAS DE PLAZOS DE LA OBRA (INDICANDO LOS HITOS)

RECOMENDACIONES FINALESInterconexin entre las Estructuras de ControlTenemos las siguientes estructurasWBSEstructura de CostosEstructura de AvancePartidas de Control (IP)tems de Pago

Recomendacin:Procurar al menos:Estructuras de Costo = Estructura de Avance = Partidas de ControlPartidas de Control = Agrupaciones de tems de Pago

En el caso ms complejo:TODAS DIFERENTESEn el caso ms simple:TODAS IGUALESLo que buscamos es controlar para poder tomar decisiones informadas y adecuadas para el mejor resultado del Proyecto. Para otros fines (como retroalimentacin de informacin) podra ser necesario hacer otros esfuerzosLos ratios de grandes globales pierden sensibilidad para el control. Se debe buscar ser especfico en el alcance del ratioA la misma vez, es importante saber hasta donde controlar: Hasta que el Beneficio del Control sea menor que el Esfuerzo del ControlRECOMENDACIONES FINALESEs importante que el Control sea constante y oportuno: SOSTENIBILIDADPara ello debemos esforzarnos en el Manejo de Informacin:Disear y Difundir Flujos de Informacin a todos los nivelesVincular las estructuras de control para que los datos no deban ser ingresados ms de una vez. Buscar simplicidadMaximizar el aprovechamiento del uso de los Sistemas InformticosUtilizar herramientas (formatos, hojas de excel) automatizadas para que el trabajo sea ms rpido y con menos esfuerzo operativo. RECOMENDACIONES FINALESLos que estn en oficina, vayan a campoLos que estn en campo, vayan a oficinaAprendan a ver las implicancias en costo y plazo de toda decisin que tomenLean el contrato, intervengan en la gestin contractualAprendan contabilidad, intersense por los temas financierosDesarrollen sus habilidades interpersonales: trato con clientes, proveedores, jefes, pares, obreros, etcAprovechen el conocimiento de la empresa

CMO CRECER EN GyM?

PREGUNTAS?

02 DE AGOSTO 2010

Lima - PerFIN DEL CURSOHoja1Partida01.04.01.04Solado de mortero 1:5; 5 cm de espesorRendimientoMO.250.0000EQ.250.0000Costo unitario directo por : m22.70CdigoDescripcin RecursoUnidadCuadrillaCantidadPrecio $Parcial $Mano de Obra0102010002Capataz Civilhh1.00000.040004.240.170102050001Operariohh3.00000.120003.340.400102060001Oficialhh4.00000.160003.010.480102070001Penhh9.00000.360002.650.952.00Equipos0307030050Mezcladora de Concreto Tipo Tambor c/Tolva 16 p3 , 20-35 hp , Gasolinerohm1.00000.0400015.910.640380459990Herramientas%MO3.000002.000.060.70

Hoja2

Hoja3