CONTROL DE REVISIONES - Cancillería ACTIVIDAD... · • Convención de Viena de 1961, sobre Relaciones Diplomáticas (Ley 6ª. De 1972). • Convención de Nueva York de 1946, sobre

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: DP-PT-81

NOMBRE: DESARROLLO DE LA POLITICA EXTERIOR / ACTIVIDAD

PROTOCOLARIA EN AEROPUERTOS VERSIÓN: 6

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN DEL PROTOCOLO / GRUPO INTERNO

DE TRABAJO DE CEREMONIAL DIPLOMÁTICO Página 1 de 40

Fecha de Vigencia: 28/05/2018

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción del procedimiento

2

Modificación del objetivo Modificación De Finalizar Proceso e iniciar Procesos Modificación en 8. Desarrollo del procedimiento “Tramites aeroportuarios (llegada de comitivas presidenciales y/o Organizaciones internacionales a Colombia)”

3 Ajustar el alcance Modificación los entes de control Modificación de Finalizar Procesos o iniciar Procesos

4 Alcance Documentos asociados: Manual del Protocolo - formatos que exige OPAIN Desarrollo del procedimiento

5

Actualización del alcance – se especifica el responsable de aplicación del documento. Actualización del desarrollo del procedimiento - Cambio de Flujogramas a cuadros de desarrollo del proceso. Actualización Base Legal

6 Correcciones ortográficas y de redacción. Se agrega Políticas de Operación

CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

ANA CARLINA PLAZAS Embajadora 11/05/2018

CESAR ORLANDO RINCON RODRIGUEZ AUXILIAR ADMINISTRATIVO 11/05/2018

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

MARÍA PEÑA SARMIENTO Asesora 24/05/2018

REVISÓ CARGO FECHA

RODRIGO PINZÓN NAVARRO Director General del Protocolo 28/05/2018

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Jefe Oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo Organizacional 28/05/2018







1. OBJETIVO Establecer la secuencia de actividades requeridas que permitan facilitar los trámites aeroportuarios y otorgar las cortesías protocolarias a que haya lugar a los funcionarios y/o Delegaciones Oficiales nacionales y extranjeros, así como, a las Altas Personalidades a su arribo y salida del país. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con la recepción de la nota de solicitud de Cortesías Aeroportuarias y si ellas proceden se agendan y se informa al interesado el protocolo a seguir. Seguidamente se coordina el arribo o salida del funcionario y/o delegación extranjera en Visita Oficial a Colombia, con autoridades y entidades estatales (Migración Colombia, DIAN y Policía) involucradas en los procesos habituales del viajero en el Aeropuerto Internacional El Dorado de la ciudad de Bogotá y en los demás terminales aéreos del país, así como con las diferentes empresas de transporte aéreo de pasajeros y las respectivas entidades administrativas aeroportuarias. El presente procedimiento es de responsabilidad de aplicación de la Dirección de Protocolo; del Grupo Interno de Trabajo de Ceremonial Diplomático y del responsable del Salón de Autoridades en el Aeropuerto El Dorado. 3. BASE LEGAL • Convención de Viena de 1963, sobre Relaciones Consulares (Ley 17 de 1971). • Convención de Viena de 1961, sobre Relaciones Diplomáticas (Ley 6ª. De 1972). • Convención de Nueva York de 1946, sobre Privilegios e Inmunidades de los Organizaciones

Internacionales. • Decreto 2148 de 1991, por medio del cual se regulan algunos privilegios e inmunidades. • Resolución 3084 de 1991 Ministerio de Hacienda. • Resolución 3596 de 2015 de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil • RAC 160 de la Aeronáutica Civil adoptado por Resolución 03596 del 28 de diciembre de 2015, modificado

Resolución 01085 del 21 de abril de 2017

4. DEFINICIONES. INSPECTOR DE PLATAFORMA – IP: Según la resolución 1258 de 2012: “Es la persona debidamente entrenada y competente, encargada de supervisar, fiscalizar y apoyar la gestión de circulación de aeronaves, vehículos terrestres o peatones en área de movimiento, exceptuando el área de maniobras área en la cual se presta el servicio de carro guía (y apoyo a la gestión de la torre de control.” INSPECTOR DE TERMINAL AÉREO INTERNACIONAL O NACIONAL: Según la Resolución 1258 de 2012: “Es la persona debidamente entrenada y competente de efectuar la supervisión diaria y permanente del área concesionada, incluidos terminales y áreas públicas…”







PERMISO DE ACCESO A LAS ÁREAS RESTRINGIDAS: Documento de identificación expedido por el concesionario del Aeropuerto -OPAIN S.A-, para realizar actividades en las áreas restringidas del Aeropuerto. Este puede ser de carácter permanente (carné) o temporal (Adhesivo). SALÓN DE AUTORIDADES: Espacio del aeropuerto asignado en Comodato por OPAIN S.A. al Ministerio de Relaciones Exteriores para la recepción y despedida de altos dignatarios del orden nacional- e internacional, y delegaciones extranjeras en visita oficial. MIGRACIÓN COLOMBIA: La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia es la encargada de ejercer control como autoridad migratoria a ciudadanos nacionales y extranjeros en el territorio colombiano de manera técnica y especializada, brindando servicios de calidad, en el marco de la Constitución y la ley. DIAN: La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- tiene como objeto coadyuvar a garantizar la seguridad fiscal del Estado colombiano y la protección del orden público económico nacional, mediante la administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras, cambiarias, los derechos de explotación y gastos de administración sobre los juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel nacional y la facilitación de las operaciones de comercio exterior en condiciones de equidad, transparencia y legalidad. OPAIN S.A: Concesionario del Aeropuerto Internacional el Dorado de Bogotá S2: Jefe de Seguridad Aeroportuaria del Aeropuerto Internacional el Dorado. CCO: Centro Control de Operaciones del Aeropuerto Internacional El Dorado

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

• DP-MA-02 Manual del Protocolo.

• Formatos que exige OPAIN: (estos documentos podrán ser consultados a través de la página: www.opain.co

- RAC 160 de la Aeronáutica Civil adoptado por Resolución 03596 del 28 de diciembre de 2015,

modificado por la Resolución 01085 del 21 de abril de 2017 - Resolución 1258 de 2012 de la Aeronáutica Civil,

6. REGISTROS

• Programación de actividades diarias (Agenda) de conformidad con la información y los requerimientos remitidos por las diferentes Misiones Diplomáticas y los Organismos Internacionales, así como por las demás entidades oficiales del Estado.

• Registro de solicitudes cursadas. (Formato: Permisos: Carnés y Adhesivos-).

http://www.opain.co/







7. SISTEMAS DE INFORMACION Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS No Aplica 8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN El Oficial de Protocolo, durante la realización de las actividades protocolarias deberá tener en cuenta y acatar los parámetros establecidos por: • Trámites Migratorios: Inmigración y Emigración. • Trámite Aduanero • Trámite de Aerolínea: Registro (pasabordos y facturación de equipajes) • Trámite Tributario: – Orientar y acompañar para la gestión de la- exoneración de impuestos (tasa

aeroportuaria / impuesto de timbre) cuando haya lugar. • Trámite de tránsito de vehículos en la plataforma • Tránsito de personas en las zonas restringidas • Conexiones: De vuelos Internacionales a Vuelos Nacionales y viceversa • Trámites para atender llegadas y salidas de vuelos en CATAM • Trámites para atender llegadas y salidas de vuelos privados • Trámites para atender llegadas y salidas de vuelos internacionales y privados en aeropuertos en otras

capitales de departamentos.







9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

9.1. TRÁMITES AEROPORTUARIOS: LLEGADA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/U ORGANIZACIONES INTERNACIONALES A COLOMBIA

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS

1 Iniciar proceso

2 Recibir la Nota de solicitud en físico o

por correo electrónico con el requerimiento del Salón de Autoridades

Responsable por el Salón de Autoridades u Oficial del Protocolo

GIT de Ceremonial Diplomático -

Dirección General del Protocolo

Aportar en la solicitud

datos sobre Delegación,

itinerario de llegada y

salida, aerolínea, # de

vuelo, hora e

información sobre

persona de contacto.

3 Agendar

Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial

Diplomático - Dirección General del

Protocolo

Programación de actividades diarias

(Agenda) de conformidad con la información y los requerimientos

remitidos por las diferentes Misiones Diplomáticas y los

Organizaciones Internacionales, así

como por las demás entidades

oficiales del Estado.










4 Coordinar con las autoridades aeroportuarias competentes




Especialmente con:

Migración Colombia

Direccion de Imuestos y

Aaduanas Nacionales

OPAIN S.A.

Concesionario del

Aeropuerto Internacional

El Dorado

Policía Nacional

5

Diligenciar formatos para solicitar autorización de ingreso de las personas a las áreas restringidas del Aeropuerto

Internacional El Dorado.



Protocolo

Para solicitar carné o adhesivo el interesado debe revisar el portal web www.opain.co

opción Menú en donde figura “Seguridad

Aeroportuaria”. Allí están los requisitos para

expedirlos, valores a cancelar y la ventana de ingreso para recibir las

inducciones nivel I y nivel II de OPAIN sobre seguridad aeroportuaria.

6 Diligenciar formatos, cuando sea del

caso, para que se autorice el ingreso de Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial

Estos permisos











vehículos a la plataforma para apoyar el recibimiento de altos dignatarios y/o

delegaciones extranjeras


Protocolo

únicamente se

tramitarán a las

personas que

pertenezcan a la Misión,

previo cumplimiento de

requisitos.

Si los vehículos y

conductores son

contratados por la

Misión Diplomática,

deben cumplir requisitos

exigidos por OPAIN S.A.

–Ver pág. web

www.opain.co

OPAIN S.A. si se cumple con requisitos aprueba la solicitud y

expide los documentos.

7

Verificar con el Centro Control de Operaciones del Aeropuerto El Dorado,

posición y hora de llegada de la aeronave.



Protocolo

Además de verificar con el CCO se consultan las diferentes herramientas

Web en donde se muestra el recorrido de

la aeronave

8 Realizar avanzadas para facilitar el paso Oficial del Protocolo

Las avanzadas deben











de los delegados por los diferentes puntos de control



estar mínimo media

hora antes de la salida

del vuelo, previendo

cambio de turnos en

filtros y en demás

puertas de acceso hacia

el arribo de la Aeronave.

Igualmente se informa si

alguno de los viajeros es

portador de pasaporte

ordinario, para que siga

el procedimiento normal

de inspección, si así lo

consideran pertinente.

9 Coordinar con la Misión la hora de

llegada del vuelo



Protocolo

Se mantiene comunicación con el Funcionario indicado

como contacto para que estén por lo menos 40

minutos antes del recibimiento

10 Orientar sobre el procedimiento a seguir

para obtener el Carné o Adhesivo


Esta actividad se lleva a

cabo en caso de ser requerido












11

Acompañar cuando corresponda, en Salón de Autoridades a los Encargados de recibir al Funcionario y/o delegación

en visita oficial




12 Averiguar la posición de parqueo del

avión en el Centro Control de Operaciones



Protocolo

13

Informar oportunamente al Jefe de la delegación o al Funcionario de la misma

sobre datos de aproximación de la aeronave, posición y hora de la llegada -

.




14 Guiar y acompañar al Funcionario y/o comitiva de recepción a la posición de

desembarco del avión.

Responsable por el Salón de Autoridades y Oficial del Protocolo

GIT de Ceremonial











Protocolo

15 Recibir a la Alta Personalidad y/o

Delegación que llega en visita oficial a Colombia en la puerta del avión.




16 Conducir a la Alta Personalidad y/o

Delegación hacia el Salón de Autoridades.




18 Realizar ante Migración Colombia, el proceso de Inmigración de los Ilustres

Visitantes



Protocolo

19 Coordinar con el Encargado de la Misión la recepción del equipaje que acompaña

al Funcionario y/o comitiva visitante.



Protocolo

Para el retiro de

equipaje de bodega los

Funcionarios y o

delegaciones que










arriben en misión oficial

a Colombia deberán

entregar, al Encargado

por su misión, los

Adhesivos de

identificación de

equipaje, y formatos 520

de la DIAN. El Oficial del

Protocolo GIT de

Ceremonial Diplomático

- Dirección General del

Protocolo, de ser

necesario, orientará al

Responsable del manejo

del equipaje para que

cumpla sus funciones

sin inconvenientes.

Tener en cuenta que si

traen en efectivo más de

US$10.000. (dólares

americanos) deben

declararlo y aclarar en el

reverso del formato la

cantidad que excede a










dichos US$10.0000.

Procedimiento de

carácter estrictamente

personal.

20

Orientar al Funcionario y/o Delegación en la presentación de la Declaración Aduanera ante la DIAN –equipaje,

divisas y otros



Protocolo

21 Entregar los pasaportes sellados al

Funcionario de la misión Responsable de los mismos y/o titular



Protocolo

22

Guiar al Funcionario y/o Delegaciones hacia los vehículos si se encuentran en

la plataforma o hacia la salida del Aeropuerto



Protocolo

23 Finalizar Proceso







9.2. TRAMITES AEROPORTUARIOS: SALIDA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O ORGANIZACIONES INTERNACIONALES DE COLOMBIA



1 Iniciar Proceso

2

Recibir la Nota de solicitud en físico o por correo electrónico con el

requerimiento de las cortesías aeroportuarias.

Responsable por el Salón de Autoridades Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial


Protocolo

Con la información de la delegación a la que se va a asistir debe figurar

No. de vuelo, hora, solicitud de permiso de

ingreso a áreas restringidas, No. de

vehículos y personas).

3 Agendar

Oficial del Protocolo

GIT de Ceremonial

Diplomático -

Dirección General del

Protocolo
















4

Diligenciar formatos de solicitud de autorización dirigido a OPAIN S.A. para

ingreso de personas a las áreas restringidas.


GIT de Ceremonial

Diplomático -


Protocolo

4.1

¿se requieren vehículos

en la plataforma?

Si

Remítase a la actividad 5

No Remítase a la actividad

6

5

Recibida la solicitud de la Misión correspondiente, se diligencia formato

dirigido a OPAIN S.A. para la expedición de los Adhesivos que autoricen el

ingreso de vehículos y conductores a Plataforma


GIT de Ceremonial

Diplomático -


Protocolo

En el Portal Web de Opain S.A. se publican

requisitos, tiempos, valores a pagar y demás detalles para expedir y

entregar los permisos de ingreso de vehículos y personas a las áreas

restringidas del Aeropuerto El Dorado

6

Coordinar con los Designados por la Misión Diplomática hora de registro en la aerolínea, así como el proceso de

control migratorio.


GIT de Ceremonial

Diplomático -


Protocolo

Esta actividad debe realizarse tres (3) horas

antes de la salida del vuelo de conformidad con la reglamentación

Aeronáutica Colombiana










–RAC-. Se debe determinar hora de

arribo e ingreso por la puerta que facilite llegar

directo al counter.

7

Orientar y si es necesario acompañar a los Encargados de realizar el registro

ante la aerolínea, devolución o pago de impuesto y cómo tramitar pasabordo


GIT de Ceremonial

Diplomático -


Protocolo

Tener presente que ya

la mayoría de

Aerolíneas exigen, para

realizar el registro, la

presencia del titular del

equipaje.

No se aceptan autorizaciones a

terceros.

8 Realizar ante Migración Colombia el

trámite de Emigración


GIT de Ceremonial

Diplomático -


Protocolo

9 Realizar avanzada en filtros y demás

accesos hacia la Sala de abordaje


GIT de Ceremonial

Diplomático -











Protocolo

10 Esperar en el Salón de Autoridades al

Funcionario (s) Encargado (s) de recibir a los viajeros.



Protocolo

10.1

¿Está autorizado ingreso

de vehículos a

plataforma?

SI


NO Remítase a la actividad

12

11 Coordinar el ingreso de vehículos a Plataforma con el carro guía que se

solicita oportunamente


GIT de Ceremonial

Diplomático -


Protocolo

12

Asesorar a los Funcionarios de las Misiones en el trámite de

autorización para ingreso a las áreas restringidas.


GIT de Ceremonial

Diplomático -


Protocolo










13

Recibir y atender en el Salón de Autoridades al Funcionario (s)

designado (s) por la Misión para despedir a su Delegación, previo a la

salida del vuelo



Protocolo

14 Coordinar con la aerolínea la hora inicial

y finalizar proceso de embarque


GIT de Ceremonial

Diplomático -


Protocolo

15 . Informar al Funcionario y/o Delegación

el momento de abordaje.


GIT de Ceremonial

Diplomático -


Protocolo

16 Guiar o acompañar al Funcionario y/o

Delegaciones al avión



Protocolo










17 Acompañar a las comitivas de regreso al

Salón de Autoridades o a la puerta de salida del aeropuerto

Oficial del Protocolo /

GIT de Ceremonial

Diplomático -


Protocolo

17.1

¿Hay vehículos en la

plataforma?

Si Remítase a la actividad

18


19

18 Solicitar a OPAIN S.A. vehículo guía para transitar por plataforma desde la

aeronave hasta la puerta de salida


GIT de Ceremonial

Diplomático -


Protocolo








9.3 TRAMITE PERMISO DE VEHÍCULOS EN RAMPA

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE

TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA

RESPUESTAS

SI NO

1 Iniciar Proceso

2 Recibir solicitud

Responsable por el

Salón de Autoridades


GIT de Ceremonial

Diplomático -


Protocolo

3

Verificar si la solicitud de ingreso de

vehículos a rampa cumple con los

requisitos exigidos por OPAIN S.A.


GIT de Ceremonial

Diplomático -


Protocolo

3.1 ¿La información es

correcta?

Si

Remítase a la actividad

4


3









TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

4 Solicitar aclaraciones a la Dirección del

Protocolo o a la Misión solicitante

Responsable por el



GIT de Ceremonial

Diplomático -


Protocolo

5 Diligenciar el formato con destino a

OPAIN


GIT de Ceremonial

Diplomático -


Protocolo

Registro de

solicitudes

cursadas.

(Formato:

Permisos: Carnés y

Adhesivos-).

6

Revisar que la solicitud cumpla los

requisitos de forma y/o contenido al

igual que los anexos que la sustentan.


GIT de Ceremonial

Diplomático -


Protocolo









TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

6.1 ¿la información es

correcta?

Si


7


6

7

Informar al Funcionario de la Misión

solicitante, Encargado del trámite o a la

misma Representación Diplomática

sobre las correcciones a realizar bien

sea por forma y/o contenido, de la nota

de solicitud y/o en sus anexos.


GIT de Ceremonial

Diplomático -


Protocolo

8

Entregar al solicitante el formato y sus

anexos, rubricados por el Oficial del

Protocolo GIT de Ceremonial


Protocolo para que proceda a radicarlos

y hacer los demás trámites y pagos ante

OPAIN S.A.


GIT de Ceremonial

Diplomático -


Protocolo









TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

9

Coordinar con OPAIN S.A. servicio de

vehículo guía para ingreso y salida del

vehículo.


GIT de Ceremonial

Diplomático -


Protocolo








9.4 TRAMITES DE CARNETS EN EL AEROPUERTO



1 Iniciar Proceso

2 Recibir la solicitud de la Representación

Diplomática.



Protocolo

3 Revisar que la solicitud y anexos

cumplan con los requisitos establecidos por OPAIN SA. -



Protocolo

3.1

¿la información es

correcta?

Si



3

4 Solicitar correcciones y/o aclaraciones a la Misión Diplomáticos u Organizaciones

como Internacional.



Protocolo

5 Entregar al solicitante el formato y sus anexos, debidamente rubricados por el Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial


GIT de Ceremonial

Registro de solicitudes

cursadas. (Formato:










Diplomático - Dirección General del Protocolo para que proceda a la

correspondiente radicación, pagos y demás trámites ante OPAIN S.A..

Diplomático -


Protocolo

Permisos: Carnés y Adhesivos-).

6

Orientar sobre los procedimientos y pago a seguir para que el Encargado de

la Misión u Organismo Internacional realice el trámite correspondiente.


GIT de Ceremonial

Diplomático -


Protocolo

7

Asistir al Jefe de Misión, Jefe de Oficina Consular, en caso de presentarse alguna dificultad, para agilizar los

trámites correspondientes.


GIT de Ceremonial

Diplomático -


Protocolo

8 Verificar datos y funcionamiento del

carné

Titular del documento o miembro de la

delegación

8.1


correcta?

Si



10

9 Orientar y si es del caso acompañar

para que se hagan las correcciones, en carnés con incorrecciones


GIT de Ceremonial










Diplomático -


Protocolo








9.5 TRAMITES PARA LEGALIZACIÓN IMPORTACIÓN TEMPORAL DE ARMAS



1 Iniciar Proceso

2 Recibir la solicitud de la Representación

Diplomática. con información sobre la importación temporal de armas



Protocolo GIT de Ceremonial


Protocolo

Anexos: Permiso de

Importación otorgado

por el Comando General

de las Fuerzas Militares

en su Departamento de

Control Comercio

Armas, Municiones y

Explosivos (DCCA),

documento de viaje con

sello de ingreso por

parte de Migración

Colombia, de la persona

autorizada a realizar la

importación. Información

sobre medio de arribo al

país. Aerolínea, número

de vuelo, procedencia.

3

Revisar que la solicitud y anexos cumplan con los requisitos establecidos

por la DIAN



Protocolo GIT de










Ceremonial Diplomático -


3.1


correcta?

SI


NO


3

4

Solicitar a la Misión Diplomática u Organismo Internacional las

correcciones y/o aclaraciones ante el Comando General de las Fuerzas

Militares en su Departamento de Control Comercio Armas, Municiones y

Explosivos.



Protocolo

5 Acompañar y orientar al Autorizado

durante proceso para ingresar el arma a territorio nacional.



Protocolo

El autorizado debe

presentarse ante la

DIAN.

Retirar el armamento del

sitio de Equipaje

sobredimensionado y

llevarlo directamente a

las dependencias de la

DIAN en el Aeropuerto.










6 Importación temporal ante la DIAN Persona Autorizada a

Realizar la Importación

La Dirección de

Aduanas e Impuestos

DIAN, realiza el trámite

de importación temporal,

en presencia del

autorizado y haciendo la

revisión de los

elementos. Se

diligencian los formatos

que la Autoridad

Aduanera establezca y

el autorizado los firma

aceptando las

condiciones que la

misma establece.

7 Salida del Armamento Persona Autorizada a

Realizar la Importación

Concluido el proceso ante la DIAN sale el

armamento sin cargar, por la salida normal de

viajeros.

8 Finalizar Proceso







9.6 TRÁMITE DE CIERRE IMPORTACIÓN TEMPORAL DE ARMAS



1 Iniciar Proceso










2 Coordinar con el Encargado de la Misión la llegada del armamento al aeropuerto



Protocolo

Coordinar con la delegación que la persona que figura

como titular del armamento en la

Importación Temporal, se presente tres horas antes del vuelo para

realizar los trámites de legalización de salida

del mismo

3 Acompañar al Funcionario Autorizado a

la importación, para el envió del armamento en la aerolínea

Persona Autorizada a Realizar la Importación



Protocolo

Presentar el arma y la

documentación ante el

counter de la aerolínea

para ser enviada como

equipaje de bodega. Allí

la aerolínea entregará el

precinto o bagtag con su

número de

reconocimiento interno.

4

Acompañar y orientar al autorizado

durante proceso para presentar el arma

ante la Policía Nacional

Persona Autorizada a Realizar la Importación


Diplomático -

Con el bagtag y el pasabordo a la mano, se

llevará toda la documentación y el arma ante la Policía











Nacional, quien verificará los elementos y acompañará de ahí en

adelante el proceso

5 Acompañar proceso de cierre de

importación ante la DIAN

Persona Autorizada a Realizar la Importación – Oficial del Protocolo


Dirección General del Protocolo - Policía

Nacional

Se llevará el arma y la documentación ante la

DIAN, en donde se procederá a cerrar la importación temporal

6 Entregar el armamento, en la ventana

de equipaje sobre dimensionado

Persona Autorizada a Realizar la Importación – Oficial del Protocolo


Dirección General del Protocolo - Policía

Nacional

Se lleva el arma ante la ventanilla de recepción

de equipaje sobredimensionado,

donde el personal de la aerolínea la recibirá

sellada y con el bagtag.

7 Finalizar Proceso







9.7 TRAMITES LLEGADA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O DE OTRAS ALTAS PERSONALIDADES A LA BASE MILITAR DE CATAM EN VUELO OFICIAL



1 Iniciar Proceso

2 Recibir la nota de solicitud en físico o

por correo electrónico con el requerimiento de las cortesías



Protocolo







3

Coordinar con la Fuerza Aérea Colombiana las reuniones de avanzada

previas a la visita oficial



Protocolo

Se informa al

Comandante de CATAM

para confirmar fecha y

hora de reunión con la

Avanzada. Asisten las

autoridades

correspondientes:

Migración Colombia,

Fuerza Aérea










Colombiana, miembros

de la Avanzada,

Protocolo de Cancillería

y la Misión Diplomática y

se informa sobre

pormenores del

recibimiento y salida de

la Alta Personalidad –

Sala SALÓN DE

AUTORIDADESasignad

a, empresa de servicios

en tierra, procesos

migratorios, horas de

llegada y salida del

vuelo, sitio en donde

pernoctara el avión y

otras necesidades-

3.1

¿se realizan honores militares?

Si Remítase a la actividad

5

No


4










4 Coordinar los Honores Militares


GIT de Ceremonial

Diplomático -


Protocolo

Se coordina con la FAC

instalación de tapete

rojo y banda marcial

para el recibimiento; con

el Oficial a cargo del

vuelo en CATAM se

acuerda la instalación

de los elementos

necesarios en los actos

protocolarios de

recibimiento de altas

personalidades – luces,

sonido, entre otros-

5 Coordinación de ingreso de vehículos

de la comitiva a la base aérea de CATAM


GIT de Ceremonial

Diplomático -


Protocolo

Orientar el ingreso y

posicionamiento de las

caravanas que recibirán

a las comitivas

6 Recibimiento del personal de la delegación que recibirá a la alta

personalidad llegando


Ubicar a las personas que recibirán a la alta

personalidad en la puerta de la aeronave,











Protocolo

al lado de la calle de honor y al personal de prensa acreditado para

cubrir la llegada.

7 Llegada de la Alta Personalidad

Recibimiento de la Alta Personalidad y

coordinación de todos los procesos necesarios a su arribo. (Migración,

si se trata de vuelo internacional.)

8 Salida de la Alta Personalidad


GIT de Ceremonial

Diplomático -


Protocolo

Orientar a la delegación, para que aborden sus vehículos de Salida.

9 Acompañamiento verificación de la salida del equipaje de la delegación


GIT de Ceremonial

Diplomático -


Protocolo

Constatar la salida de

los vehículos con el

equipaje de la

delegación, hacia su

destino asignado.








9.8 TRAMITES SALIDA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O DE OTRAS ALTAS PERSONALIDADES DE LA BASE MILITAR DE CATAM EN VUELO OFICIAL



1 Iniciar Proceso

2 Coordinar con la Delegación y CATAM

la hora de salida del vuelo



Protocolo







Coordinar con suficiente

antelación, con la

delegación y el Oficial

Encargado, los

procedimientos de

salida de la Aeronave,

Plan de Vuelo.










3

Coordinar y verificar que todas entidades y empresas encargadas de

atender a la Aeronave y a la Delegación en el Aeródromo hayan realizado su

labor



Protocolo

Coordinar que los

equipajes, pasaportes,

Migración Colombia

lleguen con suficiente

antelación, para

adelantar los procesos

correspondientes. Estar

atentos a que el servicio

a tierra esté listo.

4 Honores Militares


GIT de Ceremonial

Diplomático -


Protocolo

4.1

¿se realizan honores militares?

Si

Se coordina con la FAC

instalación de tapete

rojo y banda marcial

para los Honores; con el

Oficial a cargo del vuelo

No


5










5 Coordinar el ingreso de vehículos de la

comitiva a la base aérea de CATAM


GIT de Ceremonial

Diplomático -


Protocolo

Se tramitan los permisos de ingreso por las

puertas de acceso hacia CATAM

6 Recibimiento de la Personalidad en

CATAM



Protocolo

Se está pendiente que

el sitio para la Caravana

que llega a CATAM este

despejado y

debidamente ubicados

quienes lo esperan por

parte de la Misión. El

Comandante de la Base

Aérea de CATAM lo

recibe.

7 Salida de la Alta Personalidad

Responsable por el



GIT de Ceremonial

Diplomático -


Sale del vehículo y acompañado por el

Comandante de la Base Aérea, Altos Directivos

de la Cancillería, Embajador en Colombia y Funcionarios se dirige

hacia la aeronave










Protocolo

8 Salida Aeronave


GIT de Ceremonial

Diplomático -


Protocolo

Esperar hasta que la aeronave despegue sin

novedad.

9 Finalizar Proceso







10. PUNTOS DE CONTROL

11. ANEXOS

No Aplica.

PUNTOS DE CONTROL

No. ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD CRITICA O

VULNERABLE

DESCRIPCIÓN DEL CONTROL

FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

2

Filtración de Información en las solicitudes de requerimiento del salón VIP, se corre el riesgo de atender delegaciones no oficiales y realizar así mismo actividades no oficiales.

Chequeo de la solicitud y verificación con la Dirección General del Protocolo así como con las Misiones Diplomáticas y Embajadas de Colombia de ser pertinente.

Con cada solicitud.

Funcionario diplomático Encargado de la sala y/o Oficial de Protocolo

Agenda

2

No se desarrolle la actividad protocolaria por comunicación ineficiente o por no haber agendado.

Constante comunicación Con cada solicitud.

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CONTROL DE REVISIONES - Cancillería ACTIVIDAD... · • Convención de Viena de 1961, sobre Relaciones Diplomáticas (Ley 6ª. De 1972). • Convención de Nueva York de 1946, sobre