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PROYECTO PROYECTO CONTROL DE ACCESO EN CONTROL DE ACCESO EN TIENDAS TIENDAS CON EQUIPO CON EQUIPO BIOMÉTRICO BIOMÉTRICO

Control Promotores Chedragi

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Page 1: Control Promotores Chedragi

PROYECTO PROYECTO

CONTROL DE ACCESO EN CONTROL DE ACCESO EN

TIENDASTIENDAS CON EQUIPO CON EQUIPO

BIOMÉTRICOBIOMÉTRICO

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Chedraui preocupado por elevar y optimizar la rentabilidad de la inversión de nuestros Proveedores en promotoría, los invita a conocer y a participar en este proyecto.

Esta solución nos conducirá a nuestro objetivo común que es: mayores ventas.

Propósito

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Situación Actual

Hoy en día, en las labores de promotoría, tanto Chedraui, como sus Proveedores, hemos identificado los siguientes aspectos en la operación cotidiana en tienda:

Falta de control de asistenciaAlta Rotación y AusentismoBaja productividadBaja calidad en servicio al consumidorProblemas de orden laboral

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Estableciendo una estricta disciplina en el registro de entradas y salidas del personal a través de equipos biométricos instalados en la entrada de personal de cada una de las Tiendas.

Ello nos permitirá controlar la fuerza de promoción en beneficio de ambas partes:

– Proveedores– Chedraui

Chedraui en su afán por resolver dicha problemática, seleccionó a Time Tracker como proveedor, por su enfoque, experiencia y capacidades.

¿Cómo se puede resolver?

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Equipos Biométricos (lector de huella digital de última generación).

Desarrollo de sistemas basado en Componentes.

Telecomunicaciones basadas en Internet.

Es un sistema que permite el registro, control y monitoreo de los eventos de entradas y salidas de personal, diseñado con tecnología de vangardia, que integra:

¿Qué es la Tecnología Time Tracker?

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Autentificación:

Cada vez que el personal, asisten a una tienda se le autentifica por medio de su huella digital al registrar todas sus entradas y salidas, con las siguientes ventajas:

La huella digital es única e intransferible.

El registro es rápido e imposible de falsificar.

No sucede que “olvido su credencial”.

Si olvida su número, el equipo se lo informa.

¿Cómo opera?

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¿Qué se obtiene?

ChedrauiPuede ver las entradas y salidas de todo el personal

en cada una de sus sucursales.

Proveedores y AgenciasPueden ver las entradas y salidas únicamente de su

personal en cada una de las sucursales.

Información:

Los registros generados se clasifican para poder ver en línea a través de usuarios en Internet únicamente la información de entradas y salidas que corresponda al personal de cada quien en cada unidad de negocio y con una amplia gama de consultas. Con esta solución se puede dar seguimiento cotidiano a la operación y a lo establecido en Acuerdos Comerciales.

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Participantes

Las personas que están sujetas a este control de acceso son:

Personal de Proveedores de Productos Supervisores Promotores

Vendedores Demostradores Promovendedores Técnicos

(Incluyendo al personal de temporada y al de apoyo para que en casos de contingencias ya se encuentren habilitados)

Personal interno de Chedraui

Personal de proveedores de servicios contratados por Chedraui o en convenio.

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Personas que se exceptuan de este sistema de control, por su naturaleza y funciones:

Ejecutivos (Directores, Gerentes, Coordinadores regionales o divisionales, etc., tanto de Chedraui como de sus Proveedores)

Representantes Farmacéuticos que sólo contactan al Jefe de Farmacia para presentar sus productos.

Repartidores y Choferes que sólo llegan a entregar mercancía, ya que están controlados desde Zona de Recibo.

Estibadores y cargadores, que permanecen en Zona de recibo. Personal de instituciones u organismos que realizan trámites o

inspección. Estudiantes de servicio social y empacadores voluntarios. Visitantes esporádicos para alguna reunión o trámite.

Excepciones

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Proceso para el registro inicial

PROMOTOR, SUPERV., ETC.

Recibe de su patrón los documentos y los entrega al Jefe de Recursos Humanos de la primera sucursal que asista. Esto debe ser a partir del día siguiente que se registró en Internet y antes de los 15 días siguientes.El formato lleva impresas las fechas de vigencia.

PROVEEDOR O AGENCIA

Ingresa a la página chedraui.com.mx y selecciona la liga

para registrar los datos de su personal e imprimir los formatos que genera y donde el sistema le asigna la clave para acceso al equipo biométrico. (Ver guía anexa).Firmar y entrega a su personal los siguientes documentos:

JEFE DE REC. HUMANOS (ADMINISTRADOR)

Valida documentos, realiza el censo de la huella de la persona en el equipo biométrico y capacita a cada uno sobre como utilizar el equipo y qué hacer en casos necesarios.

Sella y firma de recibido el Formato de registro y devuelve al personal para que pueda presentarlo a las siguientes sucursales que acuda.

1. Formato de registro firmado por quién es el patrón. (original y copia)

2. Carta responsiva en papel membretado y/o sellado por quien es el patrón y firmado.

3. Copia de afiliación vigente al IMSS con el registro patronal

4. Copia de identificación con foto o gafette.

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La asistencia seá especificará en

número de visitas

FORMATO DE REGISTRO PARA:

SUPERVISOR Coordina y supervisa a su personal.

VENDEDOR (A) Levanta pedidos de su producto.

TECNICO (A) Capacita para el manejo de productos y/o equipos; da mantenimiento a equipos.

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FORMATO DE REGISTRO PARA:

La asistencia se especificará en

horario detallado o jornada mínima.

PROMOVENDEDOR (A)

Levanta pedido y surte su producto de bodega a piso de venta; limpia y acomoda el anaquel.

PROMOTOR (A) Surte su producto de bodega a piso de venta; limpia y acomoda el anaquel. Promueve algún servicio en la tienda.

DEMOSTRADOR (A) Promueve la venta y degusta su producto; surte de bodega a piso de venta.

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(MEMBRETE DEL PATRON)

(SELLO DEL PATRON)

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PREVENCION DE PERDIDAS

Confirma que se registre correctamente en el equipo biométrico y que porten gafete correspondiente.

Auxilia al personal que tenga problemas con el registro en el equipo biométrico por daños en su huella

Reporta al Jefe de Recursos Humanos los casos especiales para que lo solucione.

Se asegura que junto al equipo se encuentre el cartel con el proceso de registro de entradas y salidas.

PERSONAL

Cada vez que ingrese o salga de una Tienda deberá hacerlo por la entrada de personal y registrar sus entradas y salidas con su huella en el equipo biométrico.

F1 = ENTRADAF2 = SALIDA A DESCANSOF3 = REGRESO DE DESCANSOF4 = SALIDA

Si es la primera vez que acude a otra sucursal diferente a donde se censo su huella, primero debe realizar una réplica (solicitar en el mismo equipo, a la base central le envíe la copia de su huella) y entregar copia sellada del formato de registro.

CHEDRAUI PROVEEDORES Y

AGENCIAS

A través de un usuario en el Sistema Time Tracker se podrá consultar la asistencia y permanencia del personal en cada sucursal, así como establecer y dar seguimiento a acuerdos comerciales.

Registro diario

Se elimina reloj checador, tarjetas y libretas de registro

En caso de contingencia existirá un formato de control.

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Monitor Time Tracker

Es un módulo del sistema Time Tracker que permite a la Cadena, Proveedores y Agencias visualizar, analizar y explotar en línea las entradas y salidas de su personal.

Con ello es posible cuantificar a nivel Cadena – Proveedor - Agencia:Estadía RecursosPuestos Visitas, etc…

Con una amplia gama de consultas tales como:Periodo Zona GeográficaTienda Zona Comercial

Puestos Tipo de evento, etc…

Ejemplos en las páginas siguientes.

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Acuerdos Comerciales

Es un módulo del sistema Time Tracker donde se establece un convenio entre proveedores y Chedraui sobre las horas y visitas en que asistirán los promotores y demás puestos a las sucursales, en el cual se puede ir dando seguimiento al cumplimiento en base al comparativo de este acuerdo con la realidad generada a través de los registros de su personal en los equipos biométricos.

El objetivo es eficiantar los recursos humanos asignados a la promotoría en cada unidad de negocio, coordinando los esfuerzos de Chedraui y Proveedores, a fin de lograr mayor rentabilidad en la inversión del proveedor y en consecuencia incrementar las ventas.

Ejemplo en página siguiente.

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Calendario de implementación

SUCURSALESREGISTRO

EN INTERNET

ENTREGA DOCTOS. Y CENSO DE HUELLAS

INGRESO OBLIGATORIO

CON EQ. BIOMETRICO

CD. VERACRUZ 26-JUN-06 26-JUN-06 1-JUL-06

DF Y EDO. DE MEXICO 5-OCT-06 6-OCT-06 23-OCT-06

HUAMANTLA, PUEBLA, S.MARTIN TX, TEHUACAN,

CORDOBA Y ORIZABA. VILLAHERMOSA, CARDENAS 13-NOV-06 27-NOV-06 11-DIC-06

XALAPA, COATEPEC, MTZ. DE LA T. Y TEZIUTLAN

TAXCO, ACAPULCO, CUERNAVACA, PUEBLA V 26-MAR-07 27-MAR-07 16-ABR-07

QUERETARO, LEON, GUADALAJARA Y MORELIA

MERIDA, CAMPECHE Y CD. DEL CARMEN

CANCUN, PLAYA DEL CARMEN, COZUMEL Y CHETUMAL 11-JUN-07 12-JUN-07 25-JUN-07

TAMPICO-MADERO, CD. VALLES, POZA RICA, TUXPAN Y PAPANTLANVO. LAREDO, MATAMOROS, AGUASCALIENTES Y SAN LUIS POTOSI.

*JULIO

*JULIO

*JULIO

COATZACOALCOS, MINATITLAN, ACAYUCAN, TUXTEPEC, OAXACA, PALENQUE, TUXTLA, SAN CRISTOBAL Y TAPACHULA

*AGOSTO

*AGOSTO

*AGOSTO

* Fechas por confirmar. Independientemente se publicarán con tiempo en cada sucursal conforme se vayan a realizar.

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Beneficios1. Controlar y cuantificar el tiempo real de presencia de la labor de promoción

relacionando con el impacto en las ventas.

2. Contribuir a mejorar la existencia de productos en los anaqueles

reflejándose en un mejor desempeño y productividad de los promotores,

3. Mejorar la calidad de atención a clientes al haber presentes personal que

atienda el producto y dudas.

4. Controlar y dar seguimiento a los acuerdos comerciales por la fuerza de

trabajo que envía el Proveedor a cada sucursal.

5. Mejorar el control y supervisión del Gte. de Tienda sobre los promotores.

6. Al ser personal identificado y más comprometido se contribuye a disminuir

la merma derivada del resurtido o mal manejo del producto.

7. Disminuir rotación y el ausentismo del personal.

8. Mejorar el proceso de prenómina del proveedor, al conocer el historial

laboral del personal.

9. Adecuada documentación para las demandas laborales de los promotores.

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Compromisos

Proveedores, Agencias y Chedraui

Apoyo y seguimiento a este proyecto.

Comunicar a su personal, sobre la importancia del proyecto.

Cumplimiento en el registro del personal en la liga de la

página Chedraui y entrega de documentos.

Fomentar entre sus colaboradores el correcto uso y registro

de entradas y salidas en el equipo biométrico.

Coordinación entre Proveedores - Agencias - Chedraui para

cualquier situación.

Seguimiento estricto y permanente a los Acuerdos

Comerciales

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¿El acceso a las consultas de la información de este sistema y el control de los acuerdos comerciales tiene costo?

SI

Mediante una coparticipación para cubrir los costos por este servicio, en la que Chedraui participará con una aportación de más del 70% y el proveedor con menos del 30% con respecto a los precios al público de Time Tracker en otras cadenas.La facturación será anual, los precios se los proporcionarán directamente en Time Tracker.

Costos

¿El registro del personal en la base de datos de este sistema y el acceso a las sucursales a través del equipo biométrico tiene costo?

NO

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Gracias

Atención y soporte:

Teléfono: 50-91-68-91 en la Cd. de México

E-mail Proveedores:[email protected]

E-mail Tiendas: [email protected]

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RESPUESTAS A PREGUNTAS RESPUESTAS A PREGUNTAS

Y Y

ACLARACION DE DUDASACLARACION DE DUDAS

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1. ¿ES OBLIGATORIO EL REGISTRO DEL PERSONAL Y USO DEL EQUIPO BIOMETRICO?

Si, toda persona que llega a laborar a Tiendas Chedraui debe estar registrada en la base

de datos de Time Tracker, entregar sus documentos a RH, censar su huella e ingresar y

salir por la entrada de personal a través del equipo biométrico.

2. ¿LOS EJECUTIVOS TAMBIEN DEBEN REGISTRARSE?

No, ellos no tiene obligación de registrarse, ni de ingresar por entrada de personal,

pueden hacerlo por entrada de clientes.

3. ¿TAMBIEN DEBEN REGISTRARSE LOS REPARTIDOSRES Y CHOFERES?

El registro y control de algún otro puesto que no sea: Supervisor, Vendedor

Promovendedor, Promotor, Demostrador ó Técnico, será opcional si el Proveedor o

Agencia quieren aprovechar el sistema para monitorearlo.

4. ¿EL PERSONAL TIENE QUE REGISTRARSE EN TODAS LAS SUCURSALES?

Una vez que a una persona la registran en la base de datos y han censando su huella

tras la entrega de documentos, queda habilitada para poder ingresar a cualquier

sucursal Chedraui, reconociendo el patrón (Proveedor o Agencia) su relación laboral.

Preguntas y respuestas

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5. ¿SE TIENEN QUE ENTREGAR LOS DOCUMENTOS A TODAS LAS SUCURSALES QUE

ACUDA?

No. Si una persona necesita acudir a varias sucursales, sólo en la primera entregará los

documentos originales y en las demás sólo copia del formato de registro sellado y

firmado en la primera. No hay que realizar nuevo censo de huella, solo hacer una réplica

en el equipo para que la valide en la base de datos central antes de registrar su primera

entrada.

6. ¿PUEDEN ENTREGARSE DOCUMENTOS DE OTRA CIUDAD Y POR FAX?

Sí. Los documentos deben ser en papel membretado y/o sellado por quien es el patrón

laboral y pueden ser con domicilio de la localidad o foráneos, dependiendo donde se

encuentren sus oficinas. En caso de ser foráneos se podrá recibir por fax debiendo

entregar los originales en un lapso no mayor a 15 días.

Preguntas y respuestas

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7. ¿CUAL ES EL DOCUMENTOS DEL IMSS QUE SE SOLICITA?

El documento que se solicita del IMSS debe ser uno emitido por dicho instituto donde se

compruebe que la persona mencionada está afiliada y vigente por determinado patrón.

Puede ser la “Relación de movimientos operados” (Afil-06) que remite el IMSS al patrón

cada vez que le envía altas, movimientos de sueldos o bajas. También puede ser la

“Emisión de movimientos mensuales o bimestrales” que el IMSS envía al patrón

periódicamente para informar de todos los movimientos recibidos y procesados para

cada persona que tiene afiliada. En última instancia podría ser el pase permanente que

le entregan a la persona para recibir atención médica en alguna clínica fuera de la ciudad

donde está registrado el patrón. Cualquiera de éstos documentos tendrá que tener una

vigencia menor a 2 meses.

8. ¿DEBE ENTREGARSE DOCUMENTOS POSTERIORMENTE?

Cada semestre solicitará el Jefe de Recursos Humanos al personal que le entregue un

documentos de su afiliación al IMSS actualizado a fechas recientes ( 2 meses máximo),

los cuales pueden ser los mismo mencionado en el punto anterior.

Preguntas y respuestas

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9. ¿QUE SE DEBE HACER SI UNA PERSONA YA NO TRABAJA PARA EL PROVEEDOR O

AGENCIA?

La Agencia y/o Proveedor deberá darlo de baja en el mismo sistema de datos donde lo

registró, para impedir que pueda registrarse en el equipo biométrico e ingresar a las suc.

10. ¿LOS GERENTES Y JEFES DE AREA PUEDEN CAMBIAR EL HORARIO DEL PROMOTOR?

El plan de horario semanal que se expresa en el formato de registro y carta responsiva

para cada persona, es una propuesta que deberá acordarse con el Gerente de la Tienda

o Jefe de Área responsable, quienes podrán solicitar y acordar cambios a los

Supervisores y Proveedores en cualquier momento para cubrir con las necesidades de

atención de su producto en la Tienda, siempre y cuando se respete el total de horas

convenidas.

11. ¿EL ACCESO A LAS SUCURSALES SOLO DEBE SER EN LOS DÍAS Y HORARIOS

ESTABLECIDOS EN EL SISTEMA Y DOCUMENTOS?

Los equipos biométricos no restringen el acceso si el personal se presenta en un día no

señalado, fuera del horario o en alguna sucursal que no esté programada, ya que es

posible que en caso de contingencias envíen a alguien de última hora. Sólo debe estar

registrada y activa en el sistema.

Preguntas y respuestas

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12. ¿HAY UN HORARIOS LIMITE ESTABLECIDO PARA QUE LOS PROMOTORES PUEDAN

INGRESAR A LAS SUCURSALES?

No hay restricción de horario para el acceso a las Tiendas del personal de proveedores

aún cuando haya habido retardo en la hora estipulada, pero deberán cumplir con el total

de horas establecidas. Con el módulo de Acuerdos Comerciales el Proveedor,

Comprador y Gerentes de la tienda establecerán el mejor horario para la atención de sus

productos y a través de los reportes del sistema conocerán las incidencias, retardos y

faltas para reportarlas y tomar las medidas necesarias. La Dirección de Operaciones

informará a las Sucursales del DF y Edo. de México para que no limiten el acceso.

13. ¿PUEDE UNA MISMA PERSONA ATENDER A DOS PROVEEDORES?

Si, siempre y cuando cumpla con el tiempo establecido para cada uno. En estos casos

la agencia deberá registrar a dicha persona en cada proveedor para generar claves

independientes, entregar ambos paquetes de documentos y darán de alta dos huellas

diferentes; con esto se podrá identificar que se cumpla el tiempo estipulado o

contratado para cada proveedor.

Preguntas y respuestas

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14. ¿QUE FUNCIONES DEBE REALIZAR EL PROMOTOR ?

Las funciones que deben realizar y en las que participa el personal de Proveedores, son

las siguientes y exclusivamente para sus productos y los de Calidad Chedraui:

a) RESURTIDO EN PISO DE VENTAS Y BODEGA, que implica:

• Limpiar producto, así como el mueble, anaquel y área de bodega que le

corresponda; no dejar cajas, estibas y cartón mal colocado.

• Exhibir y cuadrar producto de acuerdo a características o lineamientos.

• Señalizar, colocando etiquetas de precios, comparativos y cartulinas.

b) INVENTARIOS: Apoyo en el proceso de inventario de sus productos.

c) DEVOLUCION DE PRODUCTOS A PROVEEDOR. Apoyo en el conteo, empaque y

trámite.

d) PRODUCTOS ABANDONADOS EN PISO: Recolección de sus productos en el lugar de

concentración y reacomodo en mueble o entrega para merma.

15. ¿QUIEN DEBE FIRMAR LA PAPELETA DE SALIDA?

La papeleta de salida será firmada sólo por el Jefe de Área responsable en turno de la

Tienda o el Gerente, quien deberá asegurarse se hayan cumplido con las actividades.

Preguntas y respuestas