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ESTADO DE MATO GROSSO
PREFEITURA DE COTRIGUAÇU
UNIDADE DE CONTROLE INTERNO
Avenida 20 de dezembro, 725 – Centro – CEP 78.330-000 - Cotriguaçu - Mato Grosso
CNPJ n° 37.465.309/0001-67
Telefone: (66) 3555-1224 FAX (66) 3555-1621
CONTROLADORIA-GERAL DO MUNICÍPIO DE COTRIGUAÇU
RELATÓRIO DE AUDITORIA N° 32/2019
Assunto: Avaliação dos Controles Internos em nível de atividade – Gestão de Frotas
UNIDADE AUDITADA PREFEITURA MUNICIPAL DE COTRIGUAÇU
GESTOR DA UNIDADE JAIR KLASNER
I. INTRODUÇÃO
Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço nº 002/UCI/2019
apresentamos os resultados dos exames realizados sobre atos e consequentes fatos de
gestão, ocorridos na Unidade Auditada, no período de 01/05/2019 a 01/09/2019.
II. ESCOPO
Os trabalhos foram realizados na Sede da Unidade Auditada, no período de 01/05/2019
a 01/09/2019 em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao serviço
público, objetivando o acompanhamento preventivo dos atos e fatos de gestão
ocorridos no período de abrangência do trabalho.
Destaca-se que os exames realizados foram impactados de forma significativa em
decorrência da disponibilização intempestiva ou da não disponibilização de
documentos e de informações solicitadas formalmente pelo Controlador Interno. Essa
situação impactou na extensão e na profundidade dos exames realizados em relação a
todas as áreas analisadas.
De acordo com o escopo definido pela equipe de auditoria, e em face dos nossos
exames, realizados por amostragem, foram efetuadas as seguintes análises:
- Sistema de Controle Interno - Avaliação da estrutura de controles internos em nível de
atividade, qual seja, a área de gestão de frotas, abordando aspectos essenciais
relacionados às atividades de controle aplicadas sobre uma amostra de processos,
abrangendo as categorias de objetivo operacionais e de conformidade da área avaliada.
III. RESULTADO DOS TRABALHOS
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Com base em elementos de conhecimento prévio sobre a unidade auditada e ainda,
considerando o Planejamento Anual de Auditoria da Controladoria Geral do Município,
apresenta-se a seguir o resultado dos trabalhos de avaliação dos controles internos.
1. ANÁLISE GERENCIAL
A Administração Pública no desempenho de suas funções deve submeter-se a controles
diversos, incluindo os controles que deve exercer sobre seus próprios atos,
denominados controles internos. A existência e efetivo funcionamento de sistemas de
controles internos nos municípios é uma obrigação estatuída pela Constituição Federal
de 1988 (art. 31). A finalidade desses controles é garantir que a administração atue em
consonância com princípios constitucionais, como da legalidade e da eficiência,
almejando com isso assegurar o melhor aproveitamento dos recursos públicos e a boa
qualidade dos serviços prestados à população.
Nesse contexto, este trabalho teve como objetivo avaliar os sistemas de controles
internos do município de Cotriguaçu/MT, na atividade de gestão de frotas, bem como
fornecer subsídios para estruturá-los e/ou aprimorá-los, em busca da melhoria da
governança na gestão municipal.
Neste trabalho, foi utilizado o Questionário de Avaliação de Controles Internos (QACI)
para coleta de dados junto ao gestor municipal, no que se refere aos controles internos
existentes na atividade de gestão de frotas. O QACI foi confeccionado com base nos
conceitos e terminologias constantes nas Normas de Controle Interno do Escritório
Geral de Contabilidade dos Estados Unidos (GAO – Ferramenta de Gestão e Avaliação
de Controle Interno), que foi construído com fundamento na metodologia delineada no
modelo de referência do Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission (Coso I – Estrutura integrada de controles internos).
Por relevante, cabe destacar que a responsabilidade por conceber, implantar, manter e
monitorar controles internos para assegurar os objetivos acima mencionados é da
administração do órgão ou entidade pública, cabendo à auditoria interna ou ao órgão de
controle interno avaliar a qualidade desses controles.
Ademais, a ausência ou insuficiência dos controles internos representa a principal causa
dos achados de auditoria presentes neste relatório, demandando uma atuação preventiva
do gestor municipal para implementação de controles adequados e efetivos à atividade
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de frotas no município de Cotriguaçu/MT.
Cada uma das constatações identificadas por meio da aplicação do Questionário de
Avaliação de Controles Internos (QACI) será analisada especificamente na sequência,
considerando as fragilidades encontradas, as causas e suas consequências.
a) Deficiências na formalização dos procedimentos (manuais, normas e
procedimentos).
Dentre os controles preventivos inerentes às atividades de controle, destaca-se a
formalização de procedimentos, uma vez que todas as atividades importantes devem ser
documentadas de forma completa e precisa, a fim de que seja fácil rastrear as
informações desde o momento de autorização até a conclusão.
Os municípios devem, assim, elaborar normas e manuais com a descrição detalhada dos
procedimentos, de forma a orientar seus servidores e empregados e uniformizar os
procedimentos adotados na atividade que envolve os equipamentos de transporte,
evitando falhas na execução e prejuízos com retrabalho.
Por meio do Questionário de Avaliação de Controles Internos – QACI aplicado no
município de Cotriguaçu/MT, foi possível listar as seguintes fragilidades:
Quadro 1 – Gestão Administrativa.
Descrição
1. Ausência de normativo estabelecendo atribuições para o gerenciamento da frota
municipal, a condição de utilização, pagamento de multas decorrentes de infrações
cometidas pelos servidores na condução dos veículos.
2. Inexistência de manual de rotinas e procedimentos para a operacionalização do
departamento de frotas, envolvendo desde o cadastramento da frota ao controle de
custo da frota municipal.
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3. Inexistência de um setor de frotas devidamente instituído e com autonomia para o
gerenciamento da frota municipal.
4. Inexistência de um manual de Identidade Visual da frota Municipal.
5. Não utilização de sistema de frotas informatizado.
6. Inexistência de arquivos físicos contendo os documentos dos equipamentos de
transporte.
7. Inexistência de controle dos prazos de validade dos documentos dos equipamentos
de transporte.
8. Inexistência de cadastro individualizado dos equipamentos de transporte.
9. Os condutores dos equipamentos de transporte não são cientificados sobre a
possibilidade de serem responsabilizados civil, penal e administrativamente.
11. Inexistência de controle de validade da CNH.
12.Inexistência de capacitação para os servidores.
13. Não Realização de Controle dos processos administrativos sobre infração de
trânsito e ressarcimento ao erário pelo pagamento de multas.
14. Não realização de controle dos processos administrativos de apuração de
acidentes de trânsito.
15. Ausência de práticas de sustentabilidade ambiental no uso da frota.
Fonte: QACI Frotass
A inexistência de normas ou manuais detalhando os procedimentos a serem observados
nas atividades do frotas pode levar à execução errônea das atividades e retrabalhos e
resultar em danos financeiros ou prática de atos ilegais advindos de falhas nos
procedimentos licitatórios para aquisição de material de consumo da frota municipal, a
exemplo da não utilização do pregão eletrônico para aquisições de bens comuns
constatada no trabalho de fiscalização; além do risco de aquisição de combustível/peças
e outros itens com preços acima do praticado no mercado, em razão da falta de
definição de rotinas formalizadas para o julgamento de proposta, entre outras. A
ausência de um manual de identidade visual da frota municipal pode fazer com que a
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mesma seja utilizada de forma indevida causando assim prejuízo para os cofres
públicos.
b) Deficiências nos controles gerenciais/acompanhamento das atividades.
O controle gerencial é uma importante ferramenta que visa levar a organização a atingir
seus objetivos institucionais. Um controle gerencial eficaz tem por objetivos:
a) produzir informações que possibilitem aos gestores a tomada de decisões, para que a
organização atinja os seus objetivos;
b) avaliar o desempenho da organização na execução das suas atividades meio e fim,
tomando como parâmetros os conceitos de economicidade, eficiência, eficácia e
efetividade, tendo em vista os seus objetivos;
c) avaliar o desempenho dos setores administrativos tendo em vista as suas finalidades
organizacionais;
d) avaliar a execução das ações planejadas e programadas para o período.
Após análise das respostas encaminhadas pelo município, foram constatadas as
seguintes deficiências na execução dos controles gerenciais:
Quadro 2 – Fragilidades quanto a gestão operacional da frota.
Descrição
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16. Utilização da frota sem solicitação.
17. Ausência de registro da utilização dos equipamentos de transporte em sistema.
18. Ausência de rastreamento por satélite dos equipamentos de transporte.
19. Guarda dos equipamentos de transporte em local sem a segurança adequada.
20. Ausência do registro das informações sobre abastecimento de combustível e óleo
lubrificante nos equipamentos de transporte.
21. Ausência de Identificação física dos pneumáticos.
22. Ausência de registro sobre a especificação técnica e a utilização dos pneus da
frota.
23. Inexistência de Plano de Manutenção Operacional dos equipamentos de
transporte.
24. Inexistência de Plano de Manutenção Preventiva dos equipamentos de transporte.
25. Ausência de registro sobre os serviços de manutenção realizados nos
equipamentos de transporte.
26. Ausência de registro do tempo de execução dos serviços na oficina própria.
27. Inexistência de controle de entrada e saída de materiais do almoxarifado da frota. Fonte: QACI Frotas
Por consequência, a inexistência desses controles pode resultar em desperdício de
dinheiro público ou com a utilização indevida dos equipamentos que compõem a frota
municipal. Somente com um controle gerencial eficaz poderá a Prefeitura de
Cotriguaçu/MT se organizar de forma a estabelecer um cronograma adequado de
compras, completando os processos licitatórios tempestivamente, sem interrupções e
sem atropelos de última hora ocasionando assim uma melhor aplicação dos recursos
públicos.
d) Deficiências/ausência de controles preventivos para avaliar a gestão econômica
da frota
Diversas atividades específicas do controle podem ser eficazes para avaliar os custos
dos equipamentos de transporte de um município, sendo fundamental a existência de
um sistema de transporte devidamente consolidado no Município.
Para um melhor gerenciamento da frota municipal é fundamental que os responsáveis
conheçam os custos para manter todos os equipamentos de transporte do município,
conhecer de forma detalhada todos os custos de tais equipamentos pode gerar uma
economia significativa para os cofres públicos.
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Por meio QACI aplicado no município de Cotriguaçu/MT, foi possível listar as
seguintes fragilidades:
Quadro 3 – Gestão Técnico – Econômico da frota
Descrição
28. Inexistência de Sistema de Custo na estrutura da organização a partir do Plano
de Contas.
29. Ausência de acompanhamento mensal e análise do custo dos equipamentos de
transporte.
30. Não acompanhamento através de indicadores de desempenho do sistema de
transporte.
31. Ausência de política de renovação de frota.
32. Inexistência de Plano de Aquisição de equipamentos de transporte.
33. Ausência de estudo de vantajosidade quando da terceirização da frota.
Fonte: QACI Frotas
Entende se como fundamental para uma melhor utilização dos recursos públicos
quando se fala da utilização dos equipamentos de transporte de um órgão público que
seja possível avaliar o custo operacional de todo o sistema de transporte do município,
bem como avaliar a situação de cada equipamento que compõem o sistema de
transporte.
2. ACHADOS DE AUDITORIA
CONSTATAÇÃO 001
DESCRIÇÃO SUMÁRIA:
Ausência de ato normativo estabelecendo os critérios de gerenciamento da frota do
Município.
FATO:
A atividade de gerenciamento de frotas está sendo desenvolvida sem observar ato
normativo.
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Realizar a normatização das atividades que envolvem o gerenciamento da frota é uma
garantia ao principio constitucional da prestação de contas já que toda pessoa física ou
jurídica, publica ou privada deve prestar contas dos recursos ou bens que estejam a sua
disposição.
Conforme se constatou nos papeis de trabalho da presente auditoria o Município de
Cotriguaçu possui a Instrução Normativa n° 05/2009, contudo a mesma não encontra se
atualizada e os servidores municipais não tem conhecimento da mesma, tal fato já foi
apontado em relatório anterior contudo a gestão não adotou as medidas necessárias.
CONSTATAÇÃO 002
DESCRIÇÃO SUMÁRIA:
Ausência de manual de rotina e procedimentos detalhando ou padronizando as
principais atividades envolvidas no gerenciamento da frota.
FATO:
No Município de Cotriguaçu não possui um manual de rotinas e procedimentos que
detalha ou padroniza as principais atividades do sistema de transporte municipal,
considera – se fundamental a existência de um manual de rotinas e procedimentos.
Ao elaborar um manual de rotinas e procedimentos de forma detalhada o órgão público
está demonstrando para os seus colaboradores a forma correta de proceder no sistema
de transporte.
O manual de rotinas e procedimentos deve detalhar como deve ser arquivada a
documentação envolvendo o sistema de transporte, bem como a instituição de um
termo de responsabilidade para os condutores, tal setor ainda deve estar com a
quantidade adequada de servidores, com material de expediente á disposição do setor
responsável, para assim permitir a execução de forma eficiente das atividades do setor
de transporte tal fato já foi apontado em relatório anterior contudo a gestão não adotou
as medidas necessárias.
CONSTATAÇÃO 003
DESCRIÇÃO SUMÁRIA:
Deficiência no setor responsável pela gestão de frota.
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FATO:
Cabe ao departamento de frotas organizar pasta com a documentação dos veículos, as
manutenções necessárias, controlar o ponto de abastecimento de combustível, organizar
a gestão da oficina municipal e outras atividades que possibilite um melhor
funcionamento do sistema de transporte municipal.
Deve o setor de transporte municipal também organizar um mapeamento de rotas a
serem utilizadas para assim evitar o desperdício de recurso público, contudo apesar da
existência de uma pessoa designada para cadastro no sistema frotas o mesmo não está
atualizado.
CONSTATAÇÃO 004
DESCRIÇÃO SUMÁRIA:
Ausência de manual de identidade visual da organização, detalhando a identificação
visual da frota.
FATO:
Os veículos oficiais do município devem ser identificados visualmente, tal
obrigatoriedade está prevista no Código de Transito Brasileiro no art. 120. Além dos
veículos próprios os veículos terceirizados também deve receber a identificação do
órgão municipal já que os mesmos estão a serviço do Município conforme decisão
nesse sentido do TCU.
Identificar os equipamentos públicos é um importante mecanismo de controle, pois
evita que o mesmo seja utilizado de forma indevida, diante disto é fundamental que o
órgão possui um manual de identificação dos equipamentos públicos no intuito de
estabelecer a forma que deve ocorrer à identificação destes equipamentos, apesar de se
constatar que os veículos do município estão identificados a gestão não providenciou
um manual de identidade visual para os equipamentos de transporte.
CONSTATAÇÃO 005
DESCRIÇÃO SUMÁRIA:
Ausência de registro no sistema informatizado da utilização dos equipamentos de
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transporte.
FATO:
Apesar do município ter disponível o sistema Betha Frotas que permite o registro das
informações dos equipamentos de transporte e a gestão adequada o mesmo não é
utilizado corretamente.
CONSTATAÇÃO 006
DESCRIÇÃO SUMÁRIA:
Ausência de arquivo físico individualizado para cada equipamento da frota municipal.
FATO:
O município não disponibiliza um arquivo físico para arquivar a documentação de
forma individualizada dos equipamentos de transporte, tal fato prejudica a organização
e gestão sobre os equipamentos de transporte.
CONSTATAÇÃO 007
DESCRIÇÃO SUMÁRIA
Ausência de controle dos prazos de validade dos documentos dos equipamentos de
transporte.
FATO:
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O município não controla a validade dos documentos dos equipamentos de transporte,
com isso os veículos de propriedade do município pode estar circulando sem os
documentos de porte obrigatório.
CONSTATAÇÃO 008
DESCRIÇÃO SUMÁRIA:
Ausência de cadastro individualizado dos equipamentos de transporte.
FATO:
O cadastro individualizado dos equipamentos de transporte permite que a gestão possa
acompanhar o custo de cada veículo e a quantidade exata da frota municipal e seu
custo.
CONSTATAÇÃO 009
DESCRIÇÃO SUMÁRIA:
Ausência de instituição de termo de responsabilização dos veículos.
FATO:
Conforme consta até o presente momento o município não possui um termo de
responsabilização, é de fundamental importância a instituição de um termo de
responsabilização para os motoristas tendo em vista que através do referido termo que o
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servidor fica ciente das suas obrigações com o equipamento de transporte que lhe foi
confiado.
O Município deve estabelecer critérios específicos de quem pode conduzir os veículos
públicos e esses condutores devem assinar um termo de responsabilização pelo veiculo.
CONSTATAÇÃO 010
DESCRIÇÃO SUMÁRIA:
Ausência de um programa de capacitação técnica para os servidores municipais.
FATO:
O município não dispõe de um programa de capacitação para os servidores que
desempenham diversas funções que envolvem o sistema de transporte do município
para melhorar a qualidade do serviço prestado é necessário a elaboração de um
programa de capacitação técnica no município, principalmente sobre direção
econômica, legislação de trânsito, primeiros socorros, mecânica básica e direção
defensiva, tendo em vista que esses treinamentos alem de contribuir com a redução de
despesas, pode aumentar a durabilidade dos equipamentos de transporte e reduzir o
risco de acontecer acidentes de trânsito.
CONSTATAÇÃO 011
DESCRIÇÃO SUMÁRIA:
Ausência de controle de multa de transito e dos processos administrativos de apuração
de acidente de transito
FATO:
Não é realizado o cadastro de multa no sistema disponibilizado para registro das
informações dos veículos Betha Frotas. Sabendo que a multa de trânsito é uma punição
aplicada ao condutor que cometeu alguma infração no trânsito, diante deste fato cabe a
entidade controlar os processos administrativos de infração de trânsito no sentido de
apurar a responsabilidade e conforme o caso responsabilizar o condutor.
A administração deve instaurar ainda processo administrativo de apuração quando
envolve acidente de transito tendo em vista que o mesmo pode resultar em
consequências jurídicas, administrativas e financeiras para o condutor e à organização.
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A administração pública deve formar uma comissão de acidente de trabalho que tem a
responsabilidade a emissão de parecer conclusivo sobre os acidentes de transito
envolvendo os veículos da frota.
CONSTATAÇÃO 012
DESCRIÇÃO SUMÁRIA:
Ausência de controle da validade das CNHs dos servidores.
FATO:
No município não possui um controle sobre a data de validade das CNHs dos
servidores, como pode constatar no relatório emitido no sistema.
CONSTATAÇÃO 013
DESCRIÇÃO SUMÁRIA:
Ausência de pratica de sustentabilidade ambiental no uso da frota municipal.
FATO:
Em decorrência da ausência de esclarecimento ao Controle Interno não foi possível
constatar alguma política de sustentabilidade ambiental em relação ao uso da frota
municipal.
CONSTATAÇÃO 014
DESCRIÇÃO SUMÁRIA:
Ausência de registro de solicitação e da utilização dos equipamentos de transporte do
município e de controle dos equipamentos através de sistema de rastreamento.
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FATO:
A utilização dos equipamentos de transporte do município deve sempre visar atender ao
interesse público, devendo ser empregados para a consecução de serviços públicos, a
utilização dos bens públicos para atender ao interesse privado é considerado um ato de
improbidade administrativa nos termos da Lei n° 8249/1992.
Art. 9° Constitui ato de improbidade administrativa importando
enriquecimento ilícito auferir qualquer tipo de vantagem patrimonial
indevida em razão do exercício de cargo, mandato, função, emprego ou
atividade nas entidades mencionadas no art. 1° desta lei, e notadamente:
IV - utilizar, em obra ou serviço particular, veículos, máquinas,
equipamentos ou material de qualquer natureza, de propriedade ou à
disposição de qualquer das entidades mencionadas no art. 1° desta lei, bem
como o trabalho de servidores públicos, empregados ou terceiros contratados
por essas entidades;
Art. 10. Constitui ato de improbidade administrativa que causa lesão ao
erário qualquer ação ou omissão, dolosa ou culposa, que enseje perda
patrimonial, desvio, apropriação, malbaratamento ou dilapidação dos bens
ou haveres das entidades referidas no art. 1º desta lei, e notadamente:
XIII - permitir que se utilize, em obra ou serviço particular, veículos,
máquinas, equipamentos ou material de qualquer natureza, de propriedade
ou à disposição de qualquer das entidades mencionadas no art. 1° desta lei,
bem como o trabalho de servidor público, empregados ou terceiros
contratados por essas entidades.
Considerando que no Município não se elabora solicitação de utilização dos
equipamentos de transporte e que não está efetuando o lançamento no sistema deve a
gestão providenciar a regularização do sistema de frotas.
Quando se fala em estabelecer controle da utilização da frota municipal, não fala
apenas para cumprir uma formalidade legal e sim no intuito de buscar uma economia
aos cofres públicos bem como uma melhor segurança no gerenciamento da frota.
Ao adotar um sistema de rastreamento veicular por GPS, o responsável pela frota tem
como opção controlar e acompanhar a utilização dos equipamentos de transporte do
município, permitindo assim verificar a localização que o mesmo se encontra, o
percurso realizado, a distância percorrida e a quantidade de combustível utilizado no
veiculo.
È recomendável a utilização de um sistema de rastreamento de GPS, principalmente
nos equipamentos de transporte utilizados na zona rural da cidade e naqueles que tem
que percorrer grandes distancias, devendo o município elaborar um estudo técnico da
viabilidade da implantação de um sistema semelhante, a necessidade do referido estudo
é pelo fato que tal sistema é pago e custa aos cofres públicos.
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CONSTATAÇÃO 015
DESCRIÇÃO SUMÁRIA:
Ausência de recolhimento dos equipamentos de transporte em um único pátio.
FATO:
O recolhimento dos equipamentos de transporte deve ser realizado em um local seguro
e apropriado para a guarda dos equipamentos tendo em vista que assim diminui o risco
de roubos e furtos, bem como pode evitar a depredação dos bens públicos.
Cabe a administração analisar os itens básicos necessários para a guarda dos
equipamentos públicos, sempre com o intuito de assim evitar prejuízos aos cofres
públicos.
Contudo conforme foi constatado no Município de Cotriguaçu a responsabilidade da
guarda dos equipamentos de transporte é de cada secretaria, contudo se verifica que
alguns veículos ficam na casa dos servidores ou em pátios sem segurança fato esse que
pode ocasionar prejuízo para os cofres públicos.
CONSTATAÇÃO 016
DESCRIÇÃO SUMÁRIA:
Ausência de identificação dos pneumáticos, bem como da ausência de registro da vida
útil e outras informações necessárias, controle precário do consumo de combustível.
FATO:
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Em relação ao controle de combustível tem-se a necessidade de aprimoramento tendo
em vista que se constatou que não existe lançamento no sistema dos abastecimentos
efetuados no exercício de 2019. Um aprimoramento no controle de combustível é
necessário tendo em vista que esse gasto representa uma grande parcela do gasto
público, portanto tem se relevância e materialidade devendo a administração pública
aprimorar o controle interno.
Pneus representa outro gasto relevante do município quando se esta falando de
equipamentos de transporte, ciente da relevância e da importância dos pneumáticos,
precisa o município de Cotriguaçu realizar um aprimoramento do controle dos mesmos.
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Deve o município adotar critérios de controle com a marcação dos pneus para que
assim possa se verificar a durabilidade dos pneus, a vida útil dos mesmos, identificar
quando é o momento de troca, reforma, localizar os pneus e também verificar qual foi o
custo por quilometro rodado do pneu, todas estas informações é fundamental para
melhor identificar os custos do município com os seus equipamentos de transporte.
CONSTATAÇÃO 017
DESCRIÇÃO SUMÁRIA:
Inexistência de Plano de Manutenção Operacional e de Manutenção Preventiva da frota
municipal.
FATO:
A realização de manutenção tem como o objetivo manter os equipamentos que
compõem a frota municipal em condição de uso e operando com eficiência,
aumentando assim a produtividade e a redução de custos da organização.
A manutenção de operação é uma serie de verificações que pode ser verificada toda vez
que um equipamento de transporte for utilizado e a maioria dela é simplesmente visual,
devendo iniciar antes do uso do equipamento, continuar durante seu uso e após a
utilização se concluir.
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PREFEITURA DE COTRIGUAÇU
UNIDADE DE CONTROLE INTERNO
Avenida 20 de dezembro, 725 – Centro – CEP 78.330-000 - Cotriguaçu - Mato Grosso
CNPJ n° 37.465.309/0001-67
Telefone: (66) 3555-1224 FAX (66) 3555-1621
Realizar uma correta manutenção de operação é garantir que os equipamentos que
compõem a frota municipal tenha condição de uso, evitando assim desgastes que
possam causar prejuízos para os cofres públicos.
Já a manutenção preventiva é uma serie de ações que busca manter os equipamentos de
transporte em operação, sem prejuízo para a sociedade, evitando assim a paralisação de
atividades.
A elaboração de uma manutenção preventiva no momento adequado pode proporcionar
o aumento da vida útil dos equipamentos de transporte, pode ocasionar um melhor
desempenho e alem de que pode reduzir custos, proporcionando ainda que um melhor
controle de estoque.
A administração de Cotriguaçu não possui um plano de manutenção operacional e nem
de manutenção preventiva, elaborar os planos pode significar economia de recursos
públicos e com isso melhorar o serviço prestado para a população.
CONSTATAÇÃO 018
DESCRIÇÃO SUMÁRIA:
Ausência de controle na manutenção dos veículos da frota municipal na oficina própria
do município.
FATO:
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É fundamental que a administração efetue os registros no sistema, pois através desses
registros que será possível analisar o custo dos equipamentos de transporte do
município e também o controle de gasto.
CONSTATAÇÃO 019
DESCRIÇÃO SUMÁRIA:
Ausência de controle na manutenção dos veículos da frota municipal na oficina própria
do município.
FATO:
Algumas das manutenções dos veículos no Município de Cotriguaçu é realizado na
oficina própria do município ou por empresas terceirizadas contratadas através de
licitação.
Considera-se como fundamental o registro das atividades desenvolvidas na oficina
própria para assim ser possível avaliar o custo operacional da oficina própria e da
empresas terceirizadas.
CONSTATAÇÃO 020
DESCRIÇÃO SUMÁRIA:
Ausência de controle de entrada e saída de materiais do almoxarifado da frota.
FATO:
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Ao consultar o sistema de controle de frotas se verifica que não foi efetuado nenhum
lançamento dos materiais utilizado na manutenção da frota, demonstrando assim a falta
de controle administrativo.
A falta de controle dos materiais que estão no almoxarifado facilita o desvio ou o mal
uso, tendo em vista que assim a gestão não consegue controlar e verificar onde foi
utilizado cada material.
CONSTATAÇÃO 021
DESCRIÇÃO SUMÁRIA:
Inexistência de acompanhamento dos custos operacionais dos equipamentos de
transporte, bem como da avaliação desses equipamentos através de indicadores de
desempenho.
FATO:
É recomendável para as administrações públicas que adotem praticas que possibilite a
aplicação dos recursos públicos com a qualidade necessária e com o menor gasto
possível. Portanto quando se fala em sistema de transporte conhecer os custos do
sistema permite para os responsáveis pela administração tomar a melhor decisão.
Ao implantar um confiável sistema de custo no município será possível com esse
sistema avaliar através de indicadores o desempenho de cada equipamento, permitindo
assim que seja possível avaliar o momento ideal de troca de um equipamento causando
assim a economia aos cofres públicos e a melhor aplicação dos recursos.
CONSTATAÇÃO 022
DESCRIÇÃO SUMÁRIA:
Ausência de uma política de renovação da frota municipal com a elaboração de um
plano de aquisição para os equipamentos de transporte necessários na organização.
FATO:
Um equipamento de transporte possui um ciclo de vida útil, ou seja, o período em que
o equipamento atende com qualidade o seu objetivo, após esse ciclo o equipamento
passa a operar em níveis insatisfatórios, principalmente, de produtividade e de
economicidade.
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Conhecer quando se deve substituir um equipamento de transporte é uma decisão
complexa e que atualmente está vinculada à disponibilidade orçamentária e financeira e
ao interesse do gestor, quando deveria estar vinculada a uma análise de viabilidade
econômica e de condições técnicas dos equipamentos de transporte.
Para analisar a viabilidade econômica da troca de um equipamento de transporte deve a
administração adotar um sistema de custo operacional que possibilite a identificação de
todos os custos dos equipamentos de transporte.
CONSTATAÇÃO 023
DESCRIÇÃO SUMÁRIA:
Inexistência de estudo para verificar a vantajosidade ou não dos contratos de locação
de equipamento de transporte no município.
FATO:
O município de Cotriguaçu efetua a terceirização de alguns equipamentos de
transporte, decisão essa tomada sem a análise de um estudo de vantajosidade
da terceirização da frota elaborado com base técnica e critérios econômicos.
Terceirizar um equipamento de transporte tem vantagem e desvantagem, devendo
assim um estudo determinar se é vantajoso efetuar uma locação de um veiculo, já
quando se fala em critérios técnicos a decisão deve ser efetuada com base na existência
de mercado local, a existência de infraestrutura própria, existência de oficina mecânica
e de estoque de materiais e se está ociosa ou saturada.
IV – CONCLUSÃO
A avaliação realizada abrangeu aspectos essenciais do componente atividade de
controle da área de transporte. As conclusões da controladoria restringem-se aos
elementos avaliados das atividades de controle relacionadas aos processos examinados
e inspeções físicas realizadas.
Cumpre aqui se referir a ausência de resposta ou o atraso para o fornecimento de
informações solicitadas pela controladoria que simplesmente foi ignorada pelos
responsáveis caracterizando assim a sonegação de informação ao controle interno.
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Importante esclarecer que o atraso ou a sonegação das informações solicitadas
prejudicou o andamento do presente trabalho, tendo em vista que a controladoria tinha
elaborado um planejamento de ações com base nas solicitações elaboradas.
Nível de maturidade dos controles internos
Nesse sentido, a Prefeitura Municipal de Cotriguaçu ficou enquadrada no nível de
maturidade de controles inicial, com 7,07 % dos pontos possíveis, fato que coloca a
atividade em alta probabilidade de ocorrência de impropriedades e/ou irregularidades
capazes de impactar negativamente os objetivos almejados quando da execução das
ações envolvendo o sistema de transporte municipal. Ou seja, quanto maior for o nível
de maturidade alcançado, menor será o seu risco residual de erros ou irregularidades na
execução do programa, haja vista a relação inversamente proporcional entre controles
internos e a ocorrência das mais diversas irregularidades. Face ao exposto, a análise em
nível de atividades demonstra a necessidade de aperfeiçoamento dos sistemas controles
internos no município de Cotriguaçu, o que pode ser alcançado com o
comprometimento dos gestores em implementar medidas tendentes a robustecer os
controles internos administrativos, como forma de contribuir para o aprimoramento da
gestão e o desempenho da administração municipal na execução do programa em
analise.
Cabe ressaltar que na auditoria anterior o nível de maturidade foi de 19,35% e na
presente auditoria a maturidade alcançada foi de apenas 7,07%, nesse ponto a gestão
além de não elaborar o Plano de Ação sugerido pela Controladoria e pelo Tribunal de
Contas deixou de realizar procedimentos básico no sistema de frotas municipal.
Face ao exposto, somos de opinião que a Unidade Examinada deve adotar medidas
corretivas com vistas a elidirem os pontos ressalvados neste relatório, as seguintes
medidas pode ser adotada pela administração.
V - RECOMENDAÇÕES:
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a) Atualização da Instrução Normativa n° 05/2009, e a sua posterior
divulgação/disponibilização para os servidores municipais.
b) Elaboração de um manual de rotinas e procedimentos, detalhando e padronizando a
operacionalização do sistema de transporte.
c) Elaboração de um manual estabelecendo os critérios e a forma que será realizada a
identificação dos equipamentos de transporte.
d) Deve a gestão elaborar um manual de identificação da frota municipal e identificar
todos os equipamentos de transporte.
e) Deve a gestão instituir um setor de frotas com autonomia para controlar o uso dos
equipamentos de transporte do município de Cotriguaçu.
f) Disponibilização de um arquivo físico para o departamento de frotas do município,
permitindo assim que o mesmo organize todas as informações dos equipamentos de
transporte.
g) Instituição de um termo de responsabilidade pela condução dos veículos para os
servidores que efetuam a condução dos mesmos.
h) Realização de capacitação técnica para os servidores municipais, principalmente sobre
direção defensiva, mecânica básica, legislação de transito e primeiros socorros.
i) Elaboração de um mecanismo de controle para a responsabilização dos pagamentos de
multa de transito.
j) Criação de uma comissão permanente para apuração administrativa das causas de
acidentes envolvendo bens públicos.
k) Deve o responsável pelos equipamentos de transporte efetuar todos os lançamentos do
sistema de frotas.
l) Para que antes da utilização dos equipamentos de transito o servidor responsável
elabore uma solicitação com informações mínimas. Ex:. (rota, distancia, horário de
saída, horário de retorno), permitindo assim o compartilhamento do mesmo veiculo
para atividades diferentes.
m) Adoção de um sistema que permite o rastreamento dos equipamentos de transporte
através do GPS.
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n) Recolhimento dos equipamentos de transporte em pátio público do município com a
segurança necessária.
o) Proibição de recolhimento dos equipamentos de transporte na casa dos servidores,
exceção feita aos veículos do transporte escolar que deve permanecer no final da linha.
p) Responsabilização dos servidores que por ventura utilizou dos equipamentos de
transporte para resolver assuntos privados.
q) Identificação dos pneumáticos para posterior controle.
r) Para que efetue o registro da vida útil dos pneumáticos, bem como de outras
informações necessárias para posterior avaliação dos custos de cada veiculo.
s) Para que efetue um aprimoramento do controle de combustível, tendo em vista que ao
consultar o sistema nenhum lançamento foi encontrado.
t) Elaboração de um plano de manutenção operacional e preventiva dos equipamentos.
u) Estabeleça mecanismos de controle na oficina própria do município, tal controle deve
permitir identificar quais os veículos foi objeto de manutenção na oficina, o tempo que
o mesmo ficou em manutenção e outras informações necessárias.
v) Elabore mecanismos para o acompanhamento dos custos dos equipamentos de
transporte.
w) Elabore uma avaliação de desempenho dos equipamentos de transporte.
x) Elabore uma política de renovação da frota municipal.
y) Elabore um plano de aquisisição para os equipamentos de transporte.
z) Elabore um estudo técnico da vantajosidade quando da locação de veículos.
aa) Adote práticas sustentáveis no uso dos equipamentos de transporte e no descarte de
resíduos de pneus e óleos lubrificantes.
bb) Adote registro eletrônico dos materiais do almoxarifado.
cc) Deve efetuar o controle dos documentos dos veículos e dos condutores.
dd) Somente servidores devidamente habilitados e que exerçam a função de motorista
devem dirigir os equipamentos de transporte do município.
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ee) Que determine aos secretários municipais e servidores que respondam as solicitações
do controle interno no prazo máximo de 15 (quinze) dias, tendo em vista que o atraso
prejudica o trabalho deste setor.
ff) Deve a administração elaborar no prazo de 30 (trinta) dias o Plano de Ação para
atender as medidas sugeridas no presente parecer.
É o Relatório que se submete à consideração superior.
Cotriguaçu/MT, 02 DE OUTUBRO DE 2019.
Adalberto Cazarin da Silva
Controlador Geral do Município
O relatório do Controle Interno é de suma importância no aspecto de assessoramento à
administração do Gestor Municipal, e, dentro limite de conhecimento, nos auxilia no
aspecto técnico da melhor forma possível.
Jair Klasner
Prefeito Municipal
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