Controladoria: Gestão Eficaz Usando Padrões O PROCESSO DE GESTÃO ControleExecução Planejamento

Controladoria: Gestão Eficaz Usando Padrões

O PROCESSO DE GESTÃO

ControleExecuçãoPlanejamento


Agenda

• Introdução ao assunto

• A etapa de planejamento

• definição• natureza - essência• natureza - forma• partes• tipos

• A etapa de execução

• definição• contexto de

ocorrência

• A etapa de controle

• importância• definição• estágios de

exercício• requisitos e

vantagens


Introdução - 1 de 2

• O processo de gestão compreende as etapas nas quais ocorrem as decisões dos gestores.

• Deve estar estruturado e claramente delineado na empresa.

P CE

• Fatores críticos para o sucesso do processo:

•o sistema de informação deve suportar todas as suas fases;

•as informações serem a base e o resultado das ações dos gestores.

• Todos devem saber de sua existência, importância e do papel que desempenham dentro do processo:

•tomar as melhores decisões, para a empresa cumprir sua missão.


Introdução - 2 de 2

• Quem é o gestor ?

• é a pessoa a quem é delegada autoridade para tomar decisões em nome da organização.

P CE

• É quem:

• mais entende dos assuntos de sua área dentro da empresa;• deve prestar contas de seus atos de gestão.

• Esta pessoa deve ser:

• (principalmente) um gestor da organização;• o gestor de sua área de responsabilidade.


A ETAPA DE PLANEJAMENTO

Planejamento


Definição - 1 de 2

• Planejar é uma postura que antecipa o comportamento de variáveis no cenário futuro.

P

• Características

•antecipar efeitos futuros de decisões presentes;

•decisões atuais consideradas em etapas seguintes;

•evitar ações inadequadas / reduzir insucessos;

•produzir resultados futuros desejáveis;

•permitir controle sobre os acontecimentos.


Definição - 2 de 2

• Definição:

• etapa do processo de gestão em que se decide antecipadamente sobre as ações.

P

• Tem por escopo:

• garantir o cumprimento da missão;

• assegurar a continuidade da empresa;

• otimizar resultados das áreas;

• aumentar probabilidade de alcance dos objetivos;

• influenciar acontecimentos futuros;

• garantir o controle da Gestão Econômica.


Natureza - princípios de essência

• É um contínuo modo de pensar, ligado a um processo decisório permanente, acionado em um contexto ambiental, interdependente e mutável.

P

• Sua essência contém quatro princípios fundamentais:

• contribuição aos objetivos - os planos devem trazer retorno positivo;

• primado do planejamento - todas as atividades devem ser planejadas. O planejamento leva ao controle;

• influência generalizada do planejamento - todos os gestores da empresa devem planejar. Quem não planeja não é gestor;

• eficácia e eficiência dos planos - eficácia: fazer as coisas certas - eficiência - fazer certo as coisas.


Natureza - princípios de forma

• Se referem à realização, pois o planejamento deve ser:

P

• Participativo:

• processo (+) importante que o produto;• coordenador do processo

gere sua concepção;

• Coordenado:

• etapa de interação e interdependência;• considera a empresa como

um todo;• deve haver um coordenador;

• Integrado:

• pressupõe hierarquizar os planos da empresa;• sub-divisão: programas,

projetos, tarefas e atividades;

• Permanente:

• ambiente turbulento e mutante;• necessidade constante de

adaptações;• planos adequados aos

cenários.


Partes do planejamento

• Esta etapa pode ser dividida nos seguintes planejamentos:

• dos fins - objetivo a atingir - missão a cumprir;

• dos meios - caminho para atingir os objetivo;

• organizacional e de instrumentos - tipos e quantidade:

•humanos e materiais;•origens e aplicações de recursos - usos e fontes;•projetos / programas / planos;

• de implantação e de controle:

•gerenciar a implantação;•definir mecanismos para controlar os planos implantados;•recurso crítico ao planejamento - informação.

P


Tipos de Planejamento

• Estratégico

• processo decisório para fixar macro-objetivos, estratégias e políticas, decorrente da missão, crenças e valores, e expectativas de comportamento de variáveis internas e externas, com a definição de ameaças e oportunidades, pontos fortes e fracos da empresa.

P

• Operacional

• aqui são estabelecidos planos operacionais, de acordo com macro-objetivos, estratégias e políticas definidos no planejamento estratégico.

• Tático

• o que se quer é otimizar uma área, e não toda a empresa. Trabalha com objetivos e desafios estabelecidos no planejamento estratégico.


A ETAPA DE EXECUÇÃO

Execução


Definição

• Etapa do processo de gestão na qual as coisas acontecem e as ações emergem, pelo consumo de recursos e sua transformação em bens e serviços.

• As ações devem estar em consonância com o que foi planejado, pois conduzem aos resultados.

E

• Decorre de uma direção, que inclui:

• a tomada de decisão entre várias alternativas;• a transmissão de ordens e a chefia de subordinados;• a coordenação das atividades individuais.


Contexto de ocorrência - 1 de 2

• Não se restringe apenas aos processos de fabricação, mas também aos setores de serviços, tais como:

E

• Serviços auxiliares, tais como contabilidade, xerox, etc., pertencem à etapa “execução” no processo de gestão, pois processam recursos para transformá-los em serviços.

• escritórios;

• hospitais;

• escolas;

• empresas de outros setores de atividade econômica.


Contexto de ocorrência - 2 de 2

• Etapa na qual os planos são implantados, e as transações realizadas.

EE

• É apoiada pelo sistema de informação, através de transações a valores padrão e a valores reais.

• valores padrão: representam volumes realizados, valores padrão correntes recursos ajustados às condições operacionais vigentes.

• valores reais: representam volumes realizados, valores reais e recursos reais consumidos.


A ETAPA DE CONTROLE

Controle


Importância - 1 de 2

• Etapa na qual se comparam as ações realizadas com as definidas no planejamento operacional, assegurando que os resultados obtidos estão de acordo com os objetivos estabelecidos.

C

• Quando os resultados alcançados divergirem dos esperados, é preciso tomar medidas corretivas, que reconduzam a empresa ao atingimento dos objetivos colocados.


Importância - 2 de 2

• Nesta etapa são geradas as informações para avaliar:

•o resultado de produtos e serviços;

•o desempenho dos gestores e áreas de responsabilidade.

C

• O controle não se esgota no acompanhamento puro e simples, pois envolve a geração de informações para tomadas de decisão relativas à manutenção dos planos ou mudança de rumos, na hipótese de afastamento das ações em relação ao que originalmente foi estabelecido


Definição

• Etapa do processo de gestão, contínua e recorrente que:

C

• É exercido pelos gestores da empresa, e suportado por relatórios obtidos do sistema de informação, voltados para avaliar resultados e desempenhos.

• avalia o grau de aderência - planos x execução - analisa desvios;

• identifica as causas dos desvios (internas / externas);

• direciona ações corretivas;

• bloqueia as causas dos desvios;

• observa a ocorrência de novos desvios no cenário futuro.


Estágios de exercício

• Controle preliminar:

• atividades precedentes à execução das funções (o planejamento);• caracteriza a necessidade de os responsáveis pelas atividades

participarem na etapa de planejamento;

C

• Pós-controle:

• ocorre após a execução das atividades;• análises previsto x realizado;• deve permitir a correção de desvios ou o replanejamento de ações.

• Controle concorrente:

• exercido durante a etapa de execução das atividades;• considera que o executor “domina o processo”, e deve permitir a

correção imediata das distorções;• atualmente é de grande importância (controle estatístico de

processo, automação industrial);


Requisitos e vantagens - 1 de 2

• Os benefícios devem superar os custos de sua implantação:

C

• Garante confiabilidade ao processo de gestão:

• contribui para acertos nas decisões;• os relatórios representam a realidade ( ? );

• Permite adequado controle das operações:

• na obtenção de resultados mais favoráveis;• permite o melhor aproveitamento dos recursos;• possibilita sinergia positiva;


Requisitos e vantagens - 2 de 2

• Homologa os relatórios da organização:

• adequado ao modelo de gestão;• aceitação da informação;• medir resultados individuais / globais;

C

• Reforça a organização e a integração da empresa:

• Permite corrigir as etapas de planejamento e execução.


O MODELO GECON


Agenda

• O Modelo GECON

• definição, origem e características

• concepção• suporte ao modelo

• Composição do modelo

• orçamento• receitas e custos• contabilidade

• Informações para gestão

• Avaliação de desempenho - gestores e áreas de responsabilidade

• Avaliação de resultado - produtos e serviços


Definição, origem e características

• É um modelo:

• gerencial de vanguarda;

• 100% brasileiro.

• Principais características:

• voltado à administração por resultados econômicos;

• usa conceitos e definições voltados à eficácia empresarial;

• contempla o processo de gestão;

• está suportado por um sistema de informação.

Madein

Brazil


• É concebido de forma holística, e integra os modelos de:

Gestão Decisão

MensuraçãoInfo

rmação

• decisão - estruturação formal do processo decisório sobre eventos, transações e atividades;

• mensuração - física, monetária e de acumulação de resultados;

• informação - geração, acumulação e uso de informações.

• gestão - princípios para a gestão da empresa;

Concepção


Composição do modelo - orçamento - 1 de 2

• O GECON:

• é integrado, e permite elaborar o orçamento usando o subsistema de receitas e custos, com os conceitos de:

•área de responsabilidade;

•sistema de padrões;

•preços de transferência.

• permite elaborar o orçamento empresarial.

•orçamento - quantificação dos planos operacionais da empresa.

•o conceito utilizado é o orçamento variável ou flexível.


Composição do modelo - orçamento - 2 de 2

• O orçamento se divide nas fases a seguir apresentadas:

• original: resulta da pré-orçamentação, reflete os planos operacionais, e a seleção daquele que atende aos objetivos da empresa;

• corrigido: orçamento original ajustado por índices de preços específicos. Contempla variações de preços entre o momento do orçamento original e o de realização dos planos da empresa;

• ajustado: orçamento corrigido, com mudanças no plano original ou a realização de novos programas. É elaborado no período de execução dos planos da empresa, e considera alterações em índices e volumes originalmente orçados.


Composição do modelo - receitas e custos - 1 de 2

• O GECON contempla as receitas e custos dos produtos e serviços, e não somente os custos.

• Considera que o resultado da empresa se forma em todas as áreas, e não pela transferência de produtos e serviços a clientes, e identifica, mensura e reporta estes resultados.

• Para tal, caracteriza subsistemas de produção das áreas de responsabilidade, identifica eventos e transações que geram produtos e serviços e usa uma sistemática que permite a gestão eficaz da empresa.


Composição do modelo - receitas e custos - 2 de 2

• Composição do Módulo:

• sistema de custeio padrão;

• sistema de acumulação de receitas e custos;

• ordem de produção, processo ou híbrido;

• método de custeio variável;

• preço de transferência baseado no custo de oportunidade;

• separação dos aspectos operacionais e financeiros;

• valor de mercado dos insumos na condição à vista.


Composição do modelo - contabilidade - 1 de 4

• O GECON registra os eventos e transações realizados através de partidas dobradas.

• Este método permite armazenar informações sobre as decisões tomadas pelos gestores, e a comparação com o que foi planejado.

• A contabilização é feita por áreas de responsabilidade, e:

• identifica os resultados reais gerados pela empresa;

• no momento e local de sua ocorrência.



• O GECON reconhece alguns princípios contábeis, e por ser um modelo gerencial, propõe usar outros, para a correta mensuração do patrimônio e dos resultados da empresa.

• Princípios reconhecidos pelo GECON:

• entidade;

• continuidade;

• denominador comum monetário;

• competência dos exercícios.



• Princípios propostos pelo GECON:

• avaliação dos ativos por aquilo que representam para a empresa - potencial de benefícios futuros;

• valor de mercado dos insumos consumidos;

• separação dos aspectos operacionais e financeiros;

• reconhecimento das receitas econômicas e dos custos no local e no momento de sua ocorrência;

• controlabilidade de todos os aspectos que afetam o resultado da empresa.



• O GECON permite registrar as transações realizadas nas condições:

• real a valores reais:

• registro da atuação dos gestores e das áreas de responsabilidade. Permite aferir a eficiência em termos de volumes, índices e preços reais.

• real a valores padrão:

• orçamento ajustado trazido aos volumes reais alcançados no período de execução. Reflete como seria a atuação real da empresa em termos de índices e preços padrão.


Informações para gestão - avaliação de desempenho

• É a mensuração da gestão de funções específicas, considerando receitas, custos variáveis e fixos, e suas implicações nos desempenhos e resultados:

• das áreas de responsabilidade;

• da empresa.

• Evidencia eficácia em relação a planos e padrões, comparando receitas e custos orçados e realizados.

• Esta avaliação permite otimizar o resultado econômico da empresa.


Informações para gestão - avaliação de resultado

• É a aferição das decisões tomadas pelos gestores sobre eventos e transações, evidenciando esforços aplicados e resultados obtidos.

• Considera receitas e custos variáveis, e suas implicações no resultado econômico.

• As informações:

• podem ser desdobradas por produto, cliente, região, setor de atividade;

• evidenciam eficácia das decisões através das margens de contribuição, e eficiência no consumo de recursos e realização das atividades.

Documents

Controladoria: Gestão Eficaz Usando Padrões O PROCESSO DE GESTÃO ControleExecução Planejamento