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Gestão e Organização de Empresas 1
Controlo
Gestão e Organização de Empresas 2
Definição• Processo que orienta as actividades dos trabalhadores para a
realização dos objectivos organizacionais. Garante a organização como um todo.
• Mandamentos– Os objectivos da empresa são de natureza diversa, pelo que os
instrumentos de controlo não se referem apenas à dimensão “rendibilidade”
– O controlo organiza a convergência de interesses entre cada unidade e a empresa no seu conjunto
– A descentralização das decisões e a delegação de autoridade são condições de exercício do controlo
– O controlo actua muito mais sobre as pessoas do que sobre os números
– Os instrumentos de controlo são concebidos com vista à acção e não apenas à documentação
– O horizonte temporal do controlo é fundamental– O sistema de recompensas e sanções é parte integrante do controlo– Os actores do controlo são muito mais os operacionais que os
gestores
Gestão e Organização de Empresas 3
O processo• Detecta e corrige os desvios dos
resultados obtidos em comparação com os objectivos definidos
• Fases– Estabelecimento dos standards ou padrões de
desempenho– Medida do desempenho– Comparação do desempenho real em relação
em relação aos standards e determinação dos desvios
– Correcção dos desvios
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1ª Estabelecimento dos standards• Standard
– É o nível de desempenho esperado em relação a um certo objectivo
– Tipos• De quantidade
– Aumentar 20% a quota de mercado
• De qualidade– Responder a todas as queixas de clientes
• De tempo– Em 24 horas
• De custos– Diminuir os custos de produção em 25%
– Para todas as actividades da empresa
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2ª Medida de desempenho– Dados sobre o desempenho
• Relatórios escritos– Sistema de informação geral
• Relatórios orais– Esclarecimentos
• Observação directa– Informação qualitativa
• 3ª Comparação do desempenho real em relação aos standards e determinação dos desvios– Os gestores avaliam as medidas de desempenho em relação
aos standards definidos– Princípio de excepção
• Concentração nos desvios significativos• 4ª Correcção dos desvios
– Realização de acções para eliminar os desvios do desempenho
Gestão e Organização de Empresas 6
Tipos de controlo
• Segundo o momento em que é realizadoTipo Quando? Como? O quê? Para quê?
A priori dos inputs feed forward
Antes do início das operações
Delimita antecipadamente as actividades
Políticas
Procedimentos
Regras
Prevenir problemas antes que apareçam
Corrente do processo
Durante a realização das operações
Controlo corrente das operações em curso
Supervisão Resolver problemas quando são detectados
A posteriori dos outputs feed back
Após a conclusão das operações
Recolhe e analisa dados sobre o desempenho
Informação sobre os resultados
Corrigir desvios às previsões
Gestão e Organização de Empresas 7
Segundo o grau de amplitude
Tipo Amplitude Características
Estratégico Toda a empresa Genérico Sintético Longo prazo
Táctico Uma área específica
Menos genérico
Mais pormenorizado
Médio prazo
Operacional Uma unidade operacional
Analítico Pormenorizado Curto prazo
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Segundo a posição das pessoas controladas e que controlam
Tipo Controlador Controlado
Auto-controlo Operacional
Hierárquico Superior Operacional
Hetero-controlo Funcional Staff Operacional
Lateral Operacional Operacional
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A gestão de stocks• A gestão deve decidir
– Quais os bens ou serviços a produzir– Quantos de cada– E o que manter em stock
• Os stocks incluem– Matérias primas a processar– Produtos em vias de fabrico e acabados– Artigos de apoio– Reservas de manutenção
• O controlo de stocks permite assegurar e manter o tipo e quantidade óptima dos recursos físicos exigidos pelo plano estratégico
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Continuação • Conceito de stock
– É o conjunto das mercadorias ou dos artigos acumulados que aguardam uma utilização posterior mais ou menos próxima e que permite alimentar regularmente os utilizadores sem lhes impor as interrupções de fabrico ou os prazos de entrega dos fornecedores
0
200
400
600
J F M A M J J A S O N D
Tempo (meses)
Quantidade em stock
Stock segurança Stock activo
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Tipos de stocks
• Matérias primas– Integram o produto final
• Consumíveis e utensílios– Artigos de manutenção, reparação e
operações
• Produtos em vias de fabrico– Matérias em trânsito pelas várias fases de
produção
• Produtos acabados– Produtos finais ainda não vendidos
Gestão e Organização de Empresas 12
Métodos de controlo de stocks• Os stocks são caros
– Armazenagem– Manutenção– Dinheiro empatado
• Formas de controlar
• De forma a manter os stocks mínimos, sem ter no entanto rupturas
Gestão e Organização de Empresas 13
Gestão económica de stocks• Quantas unidades encomendar e com que frequência?
– Implica o equilíbrio entre os custos de ter excesso de stocks ou ter falta deles.
• Factores de custos– Custos de encomenda
• Custos administrativos• Custos de recepção da mercadoria• Custos de armazenagem
– Custos de posse• Juros do capital investido• Custos do espaço de armazenagem• Impostos• Seguros de incêndio, roubo
Gestão e Organização de Empresas 14
Vantagens da existência de stocks• Possibilita a não interrupção do processo
produtivo• Possibilita o aproveitamento de condições
especiais de compra• Minimiza os problemas resultantes de
atrasos nas entregas por parte do fornecedor
• Minimiza os custos administrativos com as compras
Gestão e Organização de Empresas 15
Desvantagens • Custos com armazenagem• Empate de capital• Aumenta o risco da existência de produtos
obsoletos• Aumenta o risco da existência da deterioração
dos stocks
• A metodologia da gestão de stocks é apenas aplicada aos produtos ou materiais considerados estratégicos. A definição de produto estratégico resulta da análise de inventário.
Gestão e Organização de Empresas 16
Fases da análise de inventário• Levantamento de todos os inputs da
empresa e respectiva codificação• Identificação das características
específicas dos inputs• Levantamento do valor de compras (pxQ)
de cada input feitas no ano anterior• Aplicação do método ABC
– Este diz-nos que 20% dos inputs correspondem a 80% do valor das compras
Gestão e Organização de Empresas 17
Método ABC• Depois de termos o valor das compras devemos
– Ordenar os inputs em função do valor das compras, ou seja, por ordem decrescente
– Calcular os correspondentes valores acumulados das compras
– Calcular as % dos valores acumulados relativamente ao valor total das compras
– Delimitar as classes• Classe A = 75% a 80% (materiais específicos, stocks com
elevada rotatividade)• Classe B = 90% a 95% (menor controlo, permanência em
armazém média, 3 a 8 meses)• Classe C = próximo dos 100% (podem ser comprados para o
ano, têm uma rotatividade muito pequena)– Redefinir as classes em função das características
específicas dos inputs
Gestão e Organização de Empresas 18
Exemplo • Os técnicos de produção e os técnicos do departamento de
aprovisionamento da empresa “Matrix, Lda.” forneceram as seguintes informações
– O produto C têm um elevado teor tecnológico e a tecnologia em causa está em fase de grande mutação
– A matéria prima D é adquirida em mercado altamente instáveis– A matéria prima A é deteriorável– A matéria prima E é proveniente da Arábia Saudita
• As compras do ano transacto foram as seguintesArtigos Preço unitário Quantidade comprada
A 310 5500
B 120 1000
C 100 3100
D 200 5300
E 694 2000
F 220 1000
G 280 7000
H 320 1500
I 210 1000
J 380 1650
Gestão e Organização de Empresas 19
Método do ponto da encomenda• Vamos considerar que é conhecida a
procura de determinado artigo, num dado período e admitir que a procura se distribui regularmente ao longo do período em análise
• Definir três tipos de custos– Custos de aquisição (C1)– Custos de efectivação ou passagem de
encomendas (C2)– Custos de posse das existências (C3)
Gestão e Organização de Empresas 20
Limitações• Na pratica não existem certezas e este método
assume como conhecido o momento exacto para se lançar a encomenda– Transporte– Tempo espera– Greves, …
• Assume que a procura é conhecida, no entanto esta é influenciada por– Preços da concorrência– Condições económicas e sociais– Produtos substitutos– …
Gestão e Organização de Empresas 21
Custos de aquisição
• Preço pago ao fornecedor, incluindo custos de transporte e seguro, caso não estejam considerados no preço da factura
• C1 – custo total de aquisição durante o ano
• N – nº total de unidades adquiridas durante o ano
• P – preço de cada unidade
C1 = p x n
Gestão e Organização de Empresas 22
Custo de efectivação de encomenda• Representa o custo de efectivação ou passagem de
encomendas e é constituído pelo somatório dos encargos decorrentes de
– Custos formulários– Tempo dispendido na redacção da encomenda– Encargos de descarga, verificação, classificação e anulação dos
produtos recebidos– Recepção quantitativa e qualitativa dos artigos– Deslocações de compradores– Gastos gerais administrativos
• A – custo de efectivação ou passagem de cada encomenda
• Q – o nº de unidades de cada encomenda (lote)• N – nº total de artigos consumidos durante o ano
C2 = A x N/Q
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Custo de posse das existências
• Pode exprimir-se em valores absolutos ou em percentagem do valor médio investido em existências durante o ano – stock médio
• Componentes– Custo de armazenagem física– Seguro das existências– Envelhecimento, deterioração e extravio– Custo do capital imobilizado em existências– Prejuízos por oscilações de preços
• Q/2 = stock médio• R = somatório das componentes do custo em %, taxa de
posse dos stocks• P + A/Q = custo de uma unidade conservada em
stock C3 = [Q/2 x (p + A/Q)] x r
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Custo total
• A fórmula do custo total resulta do somatório dos vários custos, ou seja, do C1, C2, C3.
• A quantidade ou lote económico da encomenda será calculado com base na seguinte fórmula
Ct = N x p + A x N/Q + r x p x Q/2 + r x A/2
Qe = raiz quadrada de (2xAxN)/(rxp)
Gestão e Organização de Empresas 25
Lote económico• É o nº fixo de unidades de determinado artigo
que deve ser comprado de cada vez, a fim de se obter um valor mínimo para o seu custo total à saída do armazém
• Descontos de quantidade– A fórmula anterior assentou na hipótese de que o preço
unitário dos artigos comprados era o mesmo, qualquer que fosse a quantidade de encomenda.
– No entanto ao estudar o mercado vimos que existem • Práticas de preços fixos com descontos de quantidade• Ou se aceita a negociação de preços
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Exemplo
• Sendo o nosso objectivo minimizar os custos temos que estudar os efeitos do desconto sobre os diversos custos.
• Não existe no entanto fórmula geral para determinar a quantidade económica, temos que calcular para cada preço e comparar, escolhendo o mais económico
Quantidade encomendada
Desconto Preço unitário
1 -11 - 1
12 – 59 15% 0.85
60 – 143 25% 0.75
> 144 40% 0.60