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Método de Controling Empresarial para SAP
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SAP CO – CONTROLLING EMPRESARIAL
GERENCIA DE SISTEMASSEPTIEMBRE 2010
Contenido Módulos y Funcionalidad a Implantar Introducción de Controlling Visión de Controlling Diseño de Controlling en Locatel Integración con otros Módulos Procesos de Controlling Datos Maestros de Controlling Planificación en Controlling Registros Reales / Integración Otros
Módulos Cierre de Periodo Sistema de Información Beneficios del módulo.
ECC6.0
Base de DatosIntegrada
FIGestión
Financiera
COControlling
AMGestión deActivo Fijo
MMGestión de Materiales
Módulos y Funcionalidad
Abarca la Contabilidad General, Cuentas por Cobrar, cuentas por Pagar y Tesorería.
Control de Gastos, Costos e Ingresos de la
Empresa
Control de los aspectos relacionados a la
gestión de Activos Fijos
Control de Compras e Movimientos de
inventario de materiales
SDVentas
Control de Pedido y Facturación de Ventas
ECC 6.0
Base de Datos
Integrada
FIGestión
FinancieraCO
Controlling
AMGestión deInversiones
MMGestión de Materiales
SDVentas
Visión de Controlling
CCA
OPA
Contabilidad de CeCo
Contabilidad de Órdenes
PCAContabilidad de CeBe
Visión del Controlling
Visión del Controlling
Gestión Financiera (FI)Satisface las necesidades de registro contable legal de las operaciones de la empresa e información necesaria requeridos por los entes externos.
Registros de cuenta de mayor y el procesamiento de los datos contables.
Creación de Documentos Financieros.
Abrir y cerrar períodos contables.
Manejo Impuestos, IVA, ISLR, Retenciones.
Crear Informes a entes Externos.
Documentación de los datos de contabilidad.
Llevar a cabo evaluaciones internas.
Reorganizar y archivar los documentos.
Ej : Módulos FI-GL, FI-AP, FI-AR, FI-BL, FI-AA
Controlling ( CO)Proporciona la información para facilitar las decisiones de gestión. Facilita la coordinación, el control y la optimización de todos los procesos internos en una empresa. Presenta Proceso de Cierre autónomo.
Generara Documentos propios de CO.
Valores transferidos automáticamente desde FI.
Imputaciones por ciclos de subreparto se ejecutan después del final del período (Cierre contable FI).
Permiten analizar los Ingresos y Gastos según donde se producen dentro de la empresa dependiendo del nivel de responsabilidades para la toma de decisiones.
Tareas de planificar, verificar y controlar las actividades operaciones de Ingresos y costos. Determina desviaciones .
Abre y Cierra Periodos Contables Real y Plan.
Visión del Controlling
LOCATELSociedad Controlling
A000
A001Locatel Tienda
A999Master
País
Moneda Controlling Dólar
USA
Variante de Ejercicio 1-Mayo al 30 - Abril
Moneda Objeto Local VEF
Plan de CuentasLOCT
Sociedades FI Moneda CeBe Local VEF
Organización en LOCATEL
Diseño de Controlling
A001 – Farmacia LocatelA999– Master Pais
LOCATELPlan de Cuentas
LOCATELJerarquía de Centros
de Costos
LOCATELJerarquía de Centros de
Beneficios
Empresas
Unidades de Negocio y Servicios
LOCATELSociedad Controlling
Empresas
Unidades Operativas y Administrativas
Area de Control de Ingresos y Egresos
Sociedades Financieras LOCATEL
Tienda A
Tienda B
Gastos Indirectos
Tienda A
Tienda B
Conceptos Básicos
• Sociedad FI – Una sociedad FI en SAP representa una unidad jurídica independiente, que está obligada legalmente a
preparar Estados Financieros y a emitir libros oficiales. Por ese carácter jurídico independiente que maneja puede estar controlada por organismos de vigilancia y control, dependiendo del tipo de negocio.
• Plan de Cuentas – Es el conjunto de cuentas de mayor que se utilizan para registrar sus operaciones financieras. Un plan de
cuentas puede ser utilizado por una o más sociedades FI en SAP. En cada sociedad FI se activaran las cuentas que necesite según sus necesidades.
• Sociedad Controlling CO– Es la Unidad organizativa de la empresa, a efectos del control de costes e ingresos. Puede contener una o
más sociedades financieras, que operan en diferentes monedas si es necesario, las sociedades financieras que se encuentren vinculadas a una sociedad CO deben utilizar el mismo plan de cuentas operativo y la misma variante de ejercicio.
• Estructura Jerárquica de Centros de Costos– Es la composición estructural de los Centros de Costes de una Sociedad CO según su responsabilidad para
los costes, esto a través de nodos organizacionales o áreas de responsabilidad.• Estructura Jerárquica de Centros de Beneficio
– Es la composición estructural de la empresa orientada al control de la gestión que contiene todos los centros de beneficios que pertenezcan a la sociedad CO y permite gerenciar los resultados por Lineas de Negocios / Tiendas.
Integración con Otros Módulos SAP
Controlling
Integración con Otros Módulos
Contabilidad Financiera(FI)
Ventas (SD)
Integración con otros Módulos SAP
Materiales (MM)
Activos Fijos (FI-AA)
Controlling (CO) Manejo de Costos e Ingresos
Procesos de Controlling
Controlling
Procesos de Controlling
Datos Maestros
Comité de direcciónDefine Premisas para : Ventas, Alquileres Equipos Recursos Humanos Flujo de Caja Mantenimiento Operacional Elaborar Presupuesto de Operaciones
Contabilización y CierreReportes y
Control de Gestión
Planificación Responsable de CeCo, CeBe, Ordenes Internas.
Registra Plan Evaluación y Aprobación Plan Ejecuta Planificación
Reclasificaciones
AjustesOC
CxP
Transferencia de Costos Traslados de Activos Fijos Reclasificaciones de Gastos Cargables Capitalización Retiros
Registra Facturación Registra Pago Nomina Registra Activos Fijos Registra Pagos Liquida Ordenes Internas Ejecuta Depreciación Real Ciclos de Subrepartos
Ejecución
Actividad Operacional Registra Pedido Recibe Bienes Facturación Movimientos Internos
Proceso de Controlling Gestión
DatosMaestros
Proceso de Controlling Transaccional
Planificación Real Cierre
• Clases de Costos• Centros de Costos• Centros de Beneficios• Ordenes Internas• Grupos de Objetos
• Perfil de Planificación• Planificación de Ingresos• Planificación de Egresos• Ciclos de Distribution / Subrepartos (Plan)
• Recepción de Ingresos• Recepción de Egresos• Ciclos Distribution/Subrepartos (Real) • Ajustes reales dentro de CO
• Traspasos y Correcciones• Liquidación Ordenes• Ejecución Ciclos • Apertura y Cierre Periodo• Análisis de Información
¿Alguna pregunta?
Datos Maestros
Clase de Costo
Centro de Costo
Orden Interna
Centro de Beneficio
Datos Maestros Controlling
Controlling
Datos Maestros
Datos Maestros Controlling
Contabilidad de Clases de Coste – Clases de Coste Primarios– Clases de Coste Secundarios– Grupos de Clases de Coste
Contabilidad de Centro de Costo– Centros de Coste– Jerarquía Estándar de Centros de Coste– Grupos de Centros de Costos
Ordenes Internas– Ordenes CO– Grupos de Ordenes Internas
Contabilidad de Centro de Beneficio– Clases de Ingresos Primarios– Centros de Beneficio– Jerarquía Estándar de Centros de Beneficio– Grupos de Centros de Beneficio
Datos Maestros
COCEL
ContabilidadClases de Costos
Clase de CostoPrimario
(Sueldos, Materiales, Servicios,
Depreciacion)
Clase de CostoSecundario
(Subrepartos & Liquidaciones)
Clases de De Ingresos
(Ventas)
Controlling de Costos Generales
COOM
Ordenes Internas
Subrepartos entre Centros de Costos• Base de Distribución (IT, Plant, RH,etc)• Servicios (BPA, FF, R&D)
Contabilidad de Centros de Beneficio
(Análisis unidades de Negocio
PCA
valores estadístic•s:•Mts2
•PC’s•H/H•Personal•%
Liquidaciones•O
rd. Internas
Centros de Costos
Objetos de Costos
Plan/Actual
Clase de CostosRemuneraciones
61110001
Centros de CostosOrden
Electricidad62120005
Gastos Mantenimiento61230003
Centros de Beneficio
Clase de Costo
Datos Maestros Controlling
Clase de Costo e IngresosRepresentan la naturaleza del gasto: “cómo se gasta”.
Los Objetos de Costo son repositorios colectores de costos/gastos e ingresos que representan el “donde” se gasta.
Venta. Farmaceutico 41110002
Clase de Ingresos
Clase de Costo
Datos Maestros Controlling
97
Contabilidad de Centros de Beneficio
4 5 6
1 2 3 4Contabilidad Financiera
5 6
Balance Resultado
Controlling
Clase de Costos e Ingresos Primarios
Activos Pasivos Capital Ingresos Costos Gastos
Clase de Costo Secundarios
Subreparto
La clase de Costo e Ingreso representa la naturaleza de imputación
7
Otros Gastos
Ingresos
Clase de Costo Primario
• Las clases de costo primario son una replica de las cuentas de gastos definidas en el Libro Mayor.• Las clases de costo permiten visualizar y analizar las imputaciones a Centro de Costo, Ordenes Internas, Centros de Beneficios. • Las clase de costos primario permiten acumular la imputaciones desde (FI,MM,SD).
Clase de Costo Secundario
• La Clase de costos secundario es creado para realizar imputaciones dentro de CO, tales como, Subrepartos, Liquidaciones de Ordenes.•Las Clase de costos secundarios no se reflejan las imputaciones en FI .
Tipos de Clase de Costo
Datos Maestros Controlling
Clase de Costo : Representan la naturaleza del gasto: “cómo se gasta”.
Clase de Costos Primario Clase de Costos Secundarios
Al Crear o Modificar la Clase de Costos se diferencias los Tipos de Clase de Costo
Clase de Costo Tipo
Objeto de imputación
1 Centro de Costo y/o Orden Interna
11 y 12 Centro de Beneficio
Datos Maestros - Tipos de Clase de Costo
Datos Maestros Controlling
Arbol Jerarquico por area de Decisiones, de Responsabilidad o de Gestión del Negocio, en el cual comprende todos los CeCo o CeBe según sea el caso.
Jerarquia Estandar
• Utiliza los controles propios de una estructura de árbol.• Mantenimiento de los Datos Maestros de CeCo o CeBe
desde la transacción de la Jerarquía Estándar.• Consolida la Informaciones desde los niveles
Inferiores de la Organización.
Es una unidad dentro de la Sociedad CO que representa donde se producen Costos y Gastos.En Locatel , los centros de costos constituyen los departamentos operativos y administrativos responsables de ejecutar las distintas actividades organizacionales.
Centro de Costos
SistemasServicios Generales
Datos Maestros Controlling
Almacen
Estructura del código de Centros de Costos
Datos Maestros Controlling
Identifica el País A: Venezuela, B: México Identifica Sociedad Financiera
Identifica el consecutivo
X XXXX
Identifica Actividad T:Tienda, D: Dist.
XXXX
A001T00011 Locatel Boleita Venezuela A800D10002 Transporte Distribuidora A800
XX
Centro de Beneficio
Es una unidad Organizativa orientada a la Gestión para el Control Interno. Analiza áreas de responsabilidad y delega responsabilidad en unidades descentralizadas, tratándolas de esta forma como “empresas dentro de la empresa”. Permite agrupar los Egresos y los Ingresos en un solo Objeto y medir los resultados de la gestión financiera operativa por líneas de negocios. En Locatel, los Centros de Beneficios son las líneas de Negocios donde se realizan las operaciones comerciales y Servicios de la empresa . Ejm. Tiendas. Mide los resultados de la gestión financiera operativa
Datos Maestros Controlling
Ingresos por Ventas Egresos Labor Servicios Materiales Otros
Estructura del código de Centros de Beneficio
Datos Maestros Controlling
Identifica el consecutivo
X XXX
Actividad T: Tienda, C: Cánones D: Distrib.
XXX
A001T001 Locatel Boleita VenezuelaA999C001 Cânones / Royalties A800D101 Alquiler de Equipos
Identifica el País A: Venezuela, B: México Identifica Sociedad Financiera
X
Datos Maestros Controlling
Orden Interna
Una Orden Interna es un colector de costos que permite llevar el control a un nivel más detallado, puede ser utilizado para el control de Eventos, Entrenamiento, Donaciones.
CO
CeCo
Ordenes Internas
Liquidación
GastosFiesta Fin de Año
FI
GL
Clase Descripción Intervalo Rango N°
Z010 Orden Interna de gastos LOCATEL
600000 – 699999
Z020 Orden Interna de Inversión LOCATEL 700000 – 799999
CO
Clase de Costo Primaria 6XXXXXXBebidas 2000
Alquiler Salón 3000Comidas 2000Orquesta 500Cotillones 500Total 8000
Master FranquiciaOrdenes Interna Fiesta de Fin de Año
GastosFiesta Fin de Año
FI
GLClase de Costo Primaria 6XXXXXXBebidas 2000 Alquiler Salón 3000Comidas 2000Orquesta 500Cotillones 500Total 8000
Clase de Costo Primaria 6XXXXXXBebidas 2000- Alquiler Salón 3000-Comidas 2000-Orquesta 500-Cotillones 500-Total 8000-
Saldo 0
A999A00012 Otros Eventos
Liquidación
Proceso Liquidación Orden Interna
Centros de Costo
Registros Liquidación orden Interna
Datos Maestros Controlling
Permite visualizar la misma información agrupada de diferentes formas y estableciendo diferentes niveles de jerárquicos intermedios:Grupos Datos
Maestros
Ocupan los niveles más bajos de la Jerarquía.
Permite visualizar la información desde otros puntos de Vista
Permite la Consolidación de la Información
Organización
Finanzas Logisticos RRHH
Contabilidad CxP CXP
Centros de CostosClase de CostoCentros de BeneficiosOrdenes Internas
Datos Maestros – Grupos
¿Alguna pregunta?
Planificación Controlling
Controlling
Planificación
¿Qué es la Planificación de Costos e Ingresos ?
La planificación de costos en CCA e Ingresos en PCA se utiliza para fijar Metas organizacionales y forma parte de la planificación global de la organización La comparación entre la planificación y la ejecución real permite Identificar variaciones que pueden ser Usadas como medidas correctivas.
Planificación en Controlling
Planificación Controlling
LineamientosPlan Operacional
Ingresos por :Ventas
Costos y Gastos• Labor• Materiales• Servicios• Otros
Responsables de Planificar Ingresos por ventas y Alquiler de equipos Gastos Operativos Costos y Gastos en
Directamente en Centros de Costos Gastos según Orden Interna
Clase de Ingreso
Clase de Costo
Centro de Costo
Versión Presupuesto
Año y Mes
Versión Presupuesto
Año y Mes
Versión 0 - Original y actual vigenteVersión 1Versión 2
PlanificaciónDistribución / Subrepartos
CeCo Gastos Indirectos
CeCo Tienda A
CeCo tienda B
Presupuesto Mensual Disponiblepara las Operaciones
Administrativas, y Operacionales
Centro de Beneficio
Orden InternaLiquidación
¿Qué es la Copia de versiones Planificación de Costos ?
Copiar Plan - PlanPermite copiar valores de planificación automáticamente entre versiones. Es posible:•Reutilizar partes importantes de la planificación manual del ejercicio anterior para el ejercicio en curso•Transferir valores plan a un ejercicio a través de períodos diferentes•Generar versiones alternativas Utilizar ampliaciones de SAP para ampliar la funcionalidad estándar de copia de datos plan
Copiar Real – PlanLa función Copiar real en plan es una ayuda de planificación que permite copiar valores reales automáticamente . •Reutilizar partes importantes de los datos reales del ejercicio anterior para el ejercicio en curso. •Transferir valores reales a la planificación dentro de un ejercicio, independientemente del período. •Utilizar ampliaciones SAP para ampliar la funcionalidad estándar para copiar datos reales.
Planificación Controlling
Beneficios Proceso Planificación
• Control preciso en línea entre lo planificado y lo ejecutado Mensual y Anual.• Permite disponer simultáneamente Varias Versiones de Planificación.• Base Histórica de datos de Planificación por Año y Versión.• Planificación Automática de los Gastos Indirectos distribuidos a las Tiendas .• Permite el proceso de revaluación de planificación. • Comparación de las distintas Versiones de Presupuesto.• Control de la Planificación de los Ingresos y Egresos en línea.
Real vs. Planificado. Anual y Mensual Por Versiones de Presupuesto Año anteriores y Año actual
• Copia entre versiones. Plan – Plan Real - Plan.
¿Alguna pregunta?
Registros Reales
Controlling
Registros Reales / Integración Otros Módulos
OrdenInterna
Centrosde costo
CO
Objetos reales Objetos estadísticos
Origen de los movimientos
Centro de Beneficio
SDFI MM
Registros Reales
SAP AG 2001
Lógica de contabilización
CM(PyG)420000
Importe
Objeto COClase coste(420000)
Documento CO # 1000000009
Documento FI # 1200000089
Cta.mayor(Balance) 113100
Importe
Importe
Entrada datos FI:Part.indiv.001- Cuenta mayor 420000
(PyG)- Importe- Objeto COPart.indiv.002- Cuenta mayor 113100
(Balance)- Importe
Registros Reales
Integración CO con FI
Integración CO con Activos Fijos
Integración CO con MM
Integración CO con SD
SAP AG 2001
Gestión de pedidos de cliente
t
Cliente
Flujo de cantidadesDocumentosLogística
1
1
VentasOrden 1
2
Entrega1
3
Facturación
1
4
Pago
SD
FIFI PCA
Centro deBeneficio
Integración CO con SD
PCA
Centro deBeneficio
Registros Reales
Controlling
Registros Reales Internos
¿Qué es el Traspaso de Costos ?Traspaso de Costos
El traspaso de costos crea documentos CO que contienen el registro del traslado de los objetos de costos mal adjudicados. Este documento no referencia al documento FI que originó latransacción.
Doc. FI 234567
Objeto de Costos Objeto de Costos
Registros Reales Internos
Registros Reales
SAP AG 2001
Traspaso de partidas individuales
FIFI
Número documento: 30012
COCOCliente A
Cliente B
Cliente C
CeCoCeCo 2100 2100 473000473000
113.100113.100
10.000 10.000
-10.000-10.000
CeCoCeCo 2100 2100473000473000 10.000 10.000
-10.000Núm.documento:30012
CeCoCeCo 2200 2200473000473000 10.00010.000
Distribución Es un método de asignación de costos que se emplea para
imputar costos primarios desde Centros de Costos emisores hacia objetos de costos receptores. Los objetos receptoresreciben los costos al nivel de detalle de los elementosde costos, además se genera un documento CO.
Métodos de Asignación de Costos / Ingresos
Subreparto Es un método de asignación de costos primarios y secundarios.
El objeto de costo receptor no conserva el detalle del elemento de costo del centro de costo emisor. Los elementos de costos originales son agrupados en un elemento de costo secundario.
6xx16xx26xx3
6xx16xx26xx3
Emisor 6xx16xx26xx3
Receptor
6xx16xx26xx3
Receptor
6xx16xx26xx3
9xx1Emisor
9xx1Receptor
9xx1Receptor
Ciclos de Distribución
Registros Reales
Controlling
Cierre de Periodo
Controlling Cierre de Período
El cierre del período en el Controlling de gastos generales forma parte del trabajo realizado en toda la empresa al final del período.implementación Antes de poder cerrar un período en el Controlling de gastos generales, los datos trasladados a este componente desde otros componentes del Sistema R/3 de SAP de aplicación deben estar terminados. Concretamente, deben haberse realizado todas las contabilizaciones de la Gestión financiera relevantes para la Contabilidad de costes. Por ejemplo:
Carga de la Nomina, Ejecución de la depreciación de Activos Fijos, Interfaz de Punto de Ventas IDEC, Otros movimientos de Costos y gastos provenientes de FI, MM y SD.
Asegurarse que no se registren mas Documentos Financieros. Realizar correcciones de Traspaso de CeCos y CeBes. Liquidación de Ordenes Internas de Gastos e Inversiones Ejecución de Ciclos de Distribución y Subrepartos Bloquear Periodo del mes.
Centro de Costo Gastos Indirectos
Clase de CostoPrimario
6XXXX 1200
6XXXX 1200
Saldo Bs. 0
Centro Costo Tienda A
6XXXX 400
Clase de Costo SecundariaGastos Indirectos
Ciclo Distribución y SubrepartosRegistros Reales
7XXXX 1800
Ciclo de Distribution
Centro de Costo Gastos Indirectos
Clase de CostoPrimario
6XXXX 1200
9XXXX 3000
Saldo Bs. 0
Centro Costo Tienda A
9XXXX 1000
Clase de Costo SecundariaGastos Indirectos
7XXXX 1800
Centro Costo Tienda B
9XXXX 2000
Ciclo de Subreparto
7XXXX 1800
7XXXX 600
Centro Costo Tienda B
6XXXX 800
7XXXX 1200
Registros Reales Resumen
Gastos de Operación Ordinarios
Gastos por Ordenes Internas
Obsequios, Eventos,Fiestas, Donaciones, Reparación
CeBe
Ingresos
Labor
Distribution/ Sub-Repartos
Gastos IndirectosITFI & AccountancyHuman ResourcesMarketingFacilities
FISD
FIRH
Materiales y ServiciosFIMM
FIGastos Varios
FIMM
FI
OrdenIngresos y Egresos por :
•Líneas de Negocios
•Tiendas•Área Geográfica•Sociedad Financiera
•Sociedad CO
CATS
Ingresos por Ventas
CeCoCeCo
Beneficios del Proceso Real y Cierre Controlling
• Manejo de la Gestión del Negocio Comercial y Operacional Real Interna de Locatel independientemente de la contabilidad externa.• Control detallado de todos los movimientos reales de Ingresos y Egresos por objeto de costos. • Comparación Resultados Reales versus plan del periodo.• Detalles de costos y gastos a través de ordenes internas que se liquidaran automáticamente al cierre del mes al centros de costo respectivo.• Permite Realizar Correcciones contables reales entre objetos de costos sin acceder a transacciones de la Contabilidad Externa.• Distribución Automática en los Gastos Indirectos reales Administrativos a los centro de Costo Tiendas. • Control de Cierre mensual del Periodo independiente al de la Gestión Financiera.• Consolidación de la información de resultado desde los diferentes niveles de la organización:
1- Empresas2- Departamentos3- Tienda
¿Alguna pregunta?
Sistema de Información
Controlling
Sistema de Información
Los Informes de Controlling estandar permiten:
Analizar todos los movimientos en linea inmediatamente después de haberlos introducido en el sistema.Los parámetros de selección de los reportes pueden guardarse como variantes.Visualizar el documento original a través de la Navegación de Drill down.Selecionar datos específicos (En un período, ejercicio, centro de costo, etc.) Optimiza el Analisis Plan / Real En los reportes se puede navegar de modo interativo por una jerarquíaAnalisis de Diferentes MonedasGenerar gráficos FlexibleImprimir reportes.Crear extractos para guardar la informaciónIntegración en Linea con Excel o Lotus .
Sistema de Información
Sistema de Información - Controlling
Orden
Grupo de Orden
Grupo de CeCo
Grupo deElemento
Costo
Elementode Costo
Informes de Centros de Costos
Informes de Grupos de CeCo
Informes de Elementos de Costos
Informes Grupos Elementos de Costos
Informes Ordenes Internas
Informes grupos de OI
CeBe
Grupo de CeBe
CeCo
Datos Real
Datos Plan
Informes de Centros de Beneficio
Informes de Grupos de CeBe
Datos Maestros Datos Transacionales
Beneficios
Controlling
Beneficios
Beneficios del modulo de Controlling
Se integra con el resto de los modulos de SAP R/3
Planificar la estructura de las operaciones de la empresa para un período particular. Establecer metas y objetivos, permitiendo la Planificación por Clase de Costo, Centros de Costo, Ordenes Internas y Centros de Beneficios.
Se obtiene información en tiempo real.
Controlar las transacciones del negocio en un período dado, permitiendo mejorar la eficiencia organizacional con las facilidades en el analizar los costos Real vs Plan, a través de Centros de Costos y Órdenes Internas, Centros de Beneficios. Se puede visualizar la información en diferentes niveles.
Facilidad para identificar los documentos que originaron los gastos e Ingresos.
Flexibilidad para la ejecución de informes y emisión de Graficos
¿Alguna pregunta?
Preguntas y comentarios