COORDINACIÓN DE ARCHIVOS CONTROL Y … de... · I. Proveer lo necesario para que toda persona pueda tener acceso a la información mediante procedimientos sencillos y expeditos;

COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

CONTROL Y ORGANIZACIÓN DEL

ARCHIVO DE TRAMITE

COMIMSA

LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL

(64 artículos)

Establece:

La obligación de Administración Pública Federal de proporcionar información a cualquier persona (art.1°.)sin que se motive o justifique su utilización (art.40.IV) excepto la información considerada reservada y confidencial.

Los titulares de las unidades administrativas serán responsables de clasificar la Información de conformidad con los criterios establecidos en esta Ley, su Reglamento y los lineamientos expedidos por el Instituto o por la instancia equivalente a que se refiere el Artículo 61, según corresponda. (art.16)

COMIMSA

http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/244.pdf

Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio de 2002 – Vicente Fox Quesada


Transparentar la Gestión Pública (art.4)Objetivo:

I. Proveer lo necesario para que toda persona pueda tener acceso a la información mediante procedimientos sencillos y expeditos;

II. Transparentar la gestión pública mediante la difusión de la información que generan los sujetos obligados;

III. Garantizar la protección de los datos personales en posesión de los sujetos obligados;

IV. Favorecer la rendición de cuentas a los ciudadanos, de manera que puedan valorar el desempeño de los sujetos obligados;

V. Mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos, y

VI. Contribuir a la democratización de la sociedad mexicana y la plena vigencia del Estado de derecho.

COMIMSA


Las personas y sus organizaciones (art.2)

Beneficiados:

● Toda la información gubernamental a que se refiere esta Ley es pública y los particulares tendrán acceso a la misma en los términos que ésta señala.

COMIMSA


Los tres grandes ejes:

● Se crea el Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos

IFAI (art. 33).

El IFAI es un órgano de la Administración Pública Federal, con autonomía

operativa, presupuestaria y de decisión. Es el encargado de promover y difundir el

ejercicio del derecho a la información; resolver sobre la negativa a las solicitudes

de acceso a la información y proteger los datos personales en poder de las

dependencias y entidades.

1° - DISEÑO INSTITUCIONAL

COMIMSA

http://www.ifai.org.mx/

http://www.ifai.org.mx/�

● Establece la obligación, de publicar información relevante para transparentar la Gestión Pública (arts.7-12), excepto la reservada y confidencial (arts.13-19)

2° - OBLIGACIONES ESTÁTICAS


COMIMSA

http://www.comimsa.com.mx


http://www.comimsa.com.mx/�

http://portaltransparencia.gob.mx/pot/unidadEnlace/showUnidadEnlace.do?method=begin&_idDependencia=11163�



● Establece la obligación del Estado de atender las solicitudes de información de los ciudadanos, debiendo entregarla en un plazo no mayor de 20 días hábiles (arts. 40, 41,44y 8 transitorio)

3° - OBLIGACIONES DINÁMICAS

https://www.infomex.org.mx

https://www.infomex.org.mx/gobiernofederal/home.action�

https://www.infomex.org.mx/�

COMIMSA

El Archivo General de la Nación y el Pleno del Instituto Federal de Acceso a laInformación Pública, con fundamento en lo dispuesto por los artículos 32 y 37fracción IV de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información PúblicaGubernamental, 42 del Reglamento de dicha ley y,

Que para el ejercicio del derecho de acceso a la información es indispensable que losdocumentos estén organizados y conservados bajo criterios uniformes de tal manera quepermitan su localización expedita, disponibilidad e integridad;

CONSIDERANDO

COMIMSA

CONSIDERANDO

Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Publica Federal

Que la correcta organización archivística contribuirá a sentar las bases para la modernización yeficiencia de las actividades de la Administración Pública Federal, por lo que las dependencias yentidades deberán prever la aplicación de tecnologías de la información en el manejo documental;

Que el acceso restringido a la información reservada y confidencial requiere asegurar suconservación y custodia, por lo cual los archivos se convierten en el instrumento fundamental paraevitar que se usen, oculten, destruyan, divulguen o alteren indebidamente los expedientes ydocumentos, y

Que los servidores públicos están obligados a garantizar la integridad y conservación de losexpedientes y documentos, facilitar y controlar su uso y destino final, así como permitir la adecuadaconformación de la memoria institucional de las dependencias y entidades de la AdministraciónPública Federal, se han tenido a bien expedir los siguientes:

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION

PUBLICA FEDERAL.(25 artículos)

Disposiciones Generales

Los titulares de las dependencias y entidades asegurarán el adecuado funcionamiento de sus archivos, para lo cual deberán adoptar las medidas necesarias de acuerdo con lo dispuesto por la ley, su reglamento, los presentes Lineamientos y, en su caso, por los criterios específicos que formulen los comités de información de aquéllas. A efecto de cumplir con esta obligación, los titulares de las dependencias y entidades podrán delegar dicha responsabilidad en los servidores públicos que consideren conveniente.

COMIMSA

http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/regla/26.PDF

PUBLICADO EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN EL 20 DE FEBRERO DE 2004

http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/regla/26.PDF�

De la organización de los archivos


PUBLICA FEDERAL.

La organización de los archivos deberá asegurar la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los documentos de archivo que poseen las dependencias y entidades.

Podrán contar con un Área Coordinadora de Archivos, el responsable del área, será nombrado por el titular de la dependencia o entidad.

Responsable del área Coordinadora de archivos: Ing. José Ángel Reyes Dávalos

Director de Ingeniería de la Región Centro y Norte

I. Apoyar al Comité de Información en el establecimiento de criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos;

II. Elaborar y presentar al Comité de Información los procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a la información;

III. Elaborar, en coordinación con los archivos de trámite, de concentración e histórico, el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, así como el inventario general de la dependencia o entidad;

IV. Coordinar las acciones de los archivos de trámite;V. Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para

la dependencia o entidad;VI. Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos de la dependencia o

entidad;VII. Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación,

con base en la normatividad vigente y la normalización establecida por el Archivo General de la Nación, y

VIII. Coordinar con el área de tecnologías de la información de la dependencia o entidad, las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos.


PUBLICA FEDERAL.

FUNCIONES

Documento: aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y entidades.

Expediente: unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de una dependencia o entidad.

Vocabulario Básico

• Un Oficio• Una Requisición de compra• Un Pedido• Un informe del tercer trimestre del 2010

• Oficios Recibido• Oficios Emitido• Pedidos del 2010• Requisiciones de compra 2009• Informes 2010

Archivo: conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades.

Documentación semiactiva: aquélla de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentración.

Documentación histórica: aquella que contiene evidencia y testimonios de las acciones de la dependencia o entidad, por lo que debe conservarse permanentemente.

Vocabulario Básico

Archivo de concentración: unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades, y que permanecen en él hasta su destino final.

Archivo histórico: unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional.

Documentación activa: aquélla necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de trámite.

Archivo de trámite: unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.

Inventarios documentales: los instrumentos de consulta que describen las series documentales y expedientes de un archivo que permiten de acuerdo con su uso: su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental).


PUBLICA FEDERAL.

Del control de gestión documental

Las dependencias y entidades, así como sus delegaciones o equivalentes determinarán elnúmero de áreas responsables de realizar las siguientes funciones:I. Recibir y distribuir la correspondencia de entrada;II. Registrar y controlar la correspondencia de entrada y salida, yIII. Recibir y despachar la correspondencia de salida de sus áreas.

Las dependencias y entidades, elaborarán una ficha de control para el seguimiento administrativo de la gestión a la que dé lugar el documento ingresado a la unidad administrativa; la ficha deberá contener como elementos mínimos de descripción:

I. El número identificador (folio consecutivo de ingreso renovable anualmente);II. El asunto (breve descripción del contenido del documento);III. Fecha y hora de recepción, yIV. Generador y receptor del documento (nombre y cargo).


PUBLICA FEDERAL.

ARCHIVOS

Trámite Concentración Histórico

Unidad responsable de la administración de documentos

de uso cotidianoy necesario para el ejercicio de las atribuciones de una

unidad administrativa.

Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica

por parte de las unidades administrativas de las

dependencias y entidades, y que permanecen en él hasta

su destino final.

Unidad responsable de organizar, conservar,

administrar, describir y divulgar la memoria

documental institucional.

COMIMSA

Capítulo II; Sección IIArchivos de trámite

En cada unidad administrativa de las dependencias y entidades existirá un archivo de trámite. Los responsables de los archivos de trámite, serán nombrados por el titular de cada unidad administrativa.


PUBLICA FEDERAL.

●Responsable del archivo de tramite

Nombre Cargo Área

Graciela Galindo Rodriguez Responsable del Archivo en Tramite Dirección General

Noemí Aracely Rodriguez Sandoval Responsable del Archivo de Tramite Dirección de Administración

María del Carmen Enríquez Martinez

Responsable del Archivo en Tramite

Gerencia de Recursos HumanosMaría Griselda Tovias Eguia Responsable del Archivo en Tramite

María del Carmen Bazaldua Sanchez

Préstamo o Consulta del Archivo en Tramite

Martín J. Carillo Alviso Responsable de Archivo de Tramite Gerencia de Plantación y Vinculación

Sergio Torres Medina Responsable del Archivo en Tramite Gerencia de Finanzas

Diana Mónica Rodriguez Zorrilla Responsable del Archivo en Tramite Gerencia de Asuntos Jurídicos

Hiram Jaime Responsable del Archivo en Tramite Gerencia de Recursos Materiales

Jorge Luis Rodriguez García Responsable del Archivo en Tramite Gerencia de Tecnologías de Información y Comunicaciones

Nombre Cargo Área


PUBLICA FEDERAL.

COMIMSA


PUBLICA FEDERAL.

Noemí Aracely Rodriguez Sandoval Responsable del Archivo de TramiteDirección de Ingeniería Materiales y Manufactura

Mayela Sanchez Davila Responsable del Archivo en Tramite Gerencia de CalidadBertha Estela Rodriguez Díaz Responsable del Archivo en Tramite Gerencia de Asistencia Tecnológica Hector E. Sauceda Zárate Responsable del archivo en Tramite Gerencia de Ingeniería de Manufactura Narcedalia Ortega Gonzalez;

Responsable del archivo en Tramite Gerencia de Ingeniería en Materiales

Noelia Moreno FuentesVeronica Garcia HernandezCarlos Ramos MendezJose Antonio Garcia RamosAlberto Badillo RamosSergio Cenovio Armendariz DavilaAraceli Campa CastillaClaudia Teresa Saucedo SalazarYolanda Fraga Torres

Alma Delia Santos Ramírez Responsable del Archivo en Tramite Dirección de Ingeniería Región Centro Norte

Salvador I. de la Garza González Responsable del Archivo de Tramite Gerencia de Ingeniería Ambiental

Sergio Mendoza Avila Responsable del Archivo de Tramite Gerencia Región Centro

Irma Leticia Gamez Arevalo Responsable del Archivo en Tramite Gerencia Región Norte

Nombre Cargo Área

Alma Delia Santos Ramírez Responsable del Archivo en Tramite Dirección de Ingeniería Región Sur

Hector Olivares Tapia Responsable del Archivo en Tramite Gerencia Región Sur

Alma Delia Retama Ortiz Responsable del Archivo en Tramite Gerencia de Unidad Región Marina

Lucero del Rocio Garcia Garcia Responsable del Archivo en Tramite Gerencia de Aplicación Tecnológica

Nombre Cargo Área


PUBLICA FEDERAL.

Fabiola Alejandra Briones Garcia Responsable del Archivo en Tramite Dirección de Transferencia de Tecnología

Lucero del Rocio Garcia Garcia Responsable del Archivo en Tramite Gerencia de Desarrollo Tecnológico

Blanca Esthela Valdes Cisneros Responsable del Archivo en Tramite

Gerencia de Desarrollo Humano

Maria de Jesus Vega Luna Responsable del Archivo en Tramite

Maria del Pilar Granillo Velazquez; Responsable del Archivo en Tramite

Maria Eugenia Herrera Lopez Responsable del Archivo en Tramite

Silvia Margarita Silva Sandoval Responsable del Archivo en Tramite

Archivos de trámiteEn cada unidad administrativa de las dependencias y entidades existirá un archivo de trámite. Los responsables de los archivos de trámite, serán nombrados por el titular de cada unidad administrativa, quien definirá su nivel jerárquico y tendrán las siguientes funciones:

I. Integrar los expedientes de archivo;

II. Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al catálogo de disposición documental;

III. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos o, en su caso, con el archivo de concentración, en la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general;

IV. Elaborar los inventarios de transferencia primaria, y

V. Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de concentración, conforme al catálogo de disposición documental a que se refiere el Lineamiento decimoséptimo.


PUBLICA FEDERAL.

COMIMSA

Sección VDe los instrumentos de consulta y de control archivístico

Los titulares de las dependencias y entidades deberán asegurarse de que seelaboren los instrumentos de consulta y control que propicien la organización,conservación y localización expedita de sus archivos, por lo que deberán contar almenos con los siguientes:

I. El cuadro general de clasificación archivística;II. El catálogo de disposición documental;III. La guía simpleIV. Los inventarios documentales:

a) General,

b) De Expediente

c) De transferencia,

d) De baja


PUBLICA FEDERAL.

El cuadro general de clasificación archivística;Es el principal instrumento organizador de los archivos. Se estructura con base en las funciones de las Unidades y sirve para clasificar los expedientesintegrados con la documentación producida o recibida, facilitando con ello su localización y consulta.


PUBLICA FEDERAL.

Corporación Mexicana de Investigación en Materiales SA de CVFONDO 000

SECCIÓN 300

SUBSECCIÓN 301

Dirección de Ingeniería de Materiales y Manufactura

Información de la Dirección de Ingeniería de Materiales y Manufactura.

Gerencia de Ingeniería de Materiales.

Subgerencia de Laboratorio.

Gerencia de Ingeniería de Manufactura

Subgerencia de Procesos de Manufactura

Subgerencia de Ingeniería y Desarrollo en Manufactura

Gerencia de Calidad

Gerencia de Asistencia Tecnológica

Subgerencia de Relaciones Empresariales

310

311

320

321

322

330

340

341

El cuadro general de clasificación archivística;

FONDO: 000 CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES SA DE CV.

SECCIÓN: 300 DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE MATERIALES Y MANUFACTURA.

SUBSECCIÓN: 301 INFORMACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE MATERIALES Y MANUFACTURA.

CÓDIGONOMBRE DESCRIPCIÓN DE LA SERIE

SERIE SUBSERIE

1 ACUERDOS CON LA DIRECCIÓN GENERALASUNTOS Y/O INSTRUCCIONES DE LA DIRECCIÓN GENERAL

2 ACUERDOS CON LAS GERENCIAS INSTRUCCIONES A LAS GERENCIAS ADSCRITAS A LA DIRECCIÓN

1 GERENCIA DE INGENIERÍA DE MATERIALES

2 GERENCIA DE INGENIERÍA DE MANUFACTURA

3 GERENCIA DE CALIDAD4 GERENCIA DE ASISTENCIA TECNOLÓGICA

3CIRCULARES DE LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE MATERIALES Y MANUFACTURA

SE ENCUENTRA LA INFORMACIÓN RELACIONADA A OFICIOS, MEMORANDUMS, CIRCULARES, ETC. DE LA DIRECCIÓN

Actividad no. 1 Actualizar el Cuadro de Clasificación de su área de responsabilidadFecha límite: 8 de abril 2011

El catálogo de disposición documental


PUBLICA FEDERAL.

El Catálogo de Disposición Documental es el instrumento que establece los valores documentales administrativo, fiscal, legal que por su naturaleza poseen los documentos; la clasificación de la información reservada, confidencial y pública; los plazos de conservación de la documentación y el valor histórico de los documentos una vez concluido su ciclo vital.

Actividad no. 2 Actualizar el Catálogo de Disposición Documental, Fecha límite: 8 de abril 2011

FONDO: 000 CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES SA DE CV.

SECCIÓN: 300 DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE MATERIALES Y MANUFACTURA.

SUBSECCIÓN: 301 INFORMACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE MATERIALES Y MANUFACTURA.

CÓDIGONOMBRE

VALORACIÓN PRIMARIA CLASIFICACIÓN PLAZOS DE CONSERVACIÓN (AÑOS) VALOR

HISTÓ-RICO

OBSER-VACIONE

SSERIE SUBSERIE ADTVO LEGAL FISCAL / CONTABLE RESER-VADA CONFI-

DENCIALTRA-MITE

CONCEN-TRACIÓN TOTAL

1ACUERDOS CON LA DIRECCIÓN GENERAL

X 1 5 6 Análisis

2 ACUERDOS CON LAS GERENCIAS X 1 5 6 Análisis

1GERENCIA DE INGENIERÍA DE MATERIALES

X 1 5 6 Análisis

2GERENCIA DE INGENIERÍA DE MANUFACTURA

X 1 5 6 Análisis

3 GERENCIA DE CALIDAD X 1 5 6 Análisis

4GERENCIA DE ASISTENCIA TECNOLÓGICA

X 1 5 6 Análisis

3

CIRCULARES DE LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE MATERIALES Y MANUFACTURA

X 1 5 6 Análisis

El catálogo de disposición documental

La guía simple.


PUBLICA FEDERAL.

Esquema general que nos permite conocer el nombre de la Unidad Administrativa propietaria de los documentos, el nombre del responsable de archivo de tramite y de la descripción de las series documentales de los archivos de la institución que indica sus características fundamentales conforme al cuadro de clasificación archivistita.

GUÍA SIMPLE

CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES SA DE CV.

DATOS GENERALES

ARCHIVO DE TRAMITE DE LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE MATERIALES Y MANUFACTURA.

BOULEVARD OCEANIA #190 FRACCIONAMIENTO SALTILLO, 400. SALTILLO, COAH.

(844) 411 - 32 - 00SERIES DOCUMENTALES

RESPONSABLE DE ARCHIVO DE TRAMITE: CHALITA….

e-mail: [email protected] NOMBRE DESCRIPCIÓN DE LA SERIE

300.301.1 ACUERDOS CON LA DIRECCIÓN GENERAL

300.301.2 ACUERDOS CON LAS GERENCIAS

300.301.3 CIRCULARES DE LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE MATERIALES Y MANUFACTURA

300.310.4 INGENIERÍA DE MATERIALES

300.311.1 INGENIERÍA DE MATERIALES

RESPONSABLE DE ARCHIVO DE TRAMITE: FULANITA……

e-mail: [email protected] NOMBRE DESCRIPCIÓN DE LA SERIE

300.320.1 ACUERDOS CON LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE MATERIALES YMANUFACTURA

300.320.2 ACUERDOS CON LAS SUBGERENCIAS

300.320.3 CIRCULARES DE LA GERENCIA DE INGENIERÍA DE MANUFACTURA

300.321.1 INGENIERÍA DE MANUFACTURA METALMECÁNICA

Actividad no. 3 Actualizar el Catálogo de Guía Simple - Fecha límite: 8 de abril 2010

Archivo de Expedientes

Los expedientes además de contener documentos, deben tener una portada o guarda exterior, la cual deberá incluir datos de identificación del mismo, considerando el cuadro general de clasificación archivística. La identificación del expediente debe contener como mínimo los siguientes elementos:

I. Unidad administrativa;II. Fondo;III. Sección;IV. Serie;V. Número de expediente o clasificador: el número consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes;VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente;VII. Asunto (resumen o descripción del expediente);VIII. Valores documentales;IX. Vigencia documental; documentos del expediente.


PUBLICA FEDERAL.

COMIMSA

PORTADA O GUARDA EXTERIOR

COMIMSA

Número de Expediente:

Fondo: COMIMSA

Sección: Serie:

Subsección: Subserie:

Asunto:

Fecha de apertura: Fecha de cierre:

Vigencia documental:Administrativa:

Legal:Fiscal/Contable: Numero de fojas:

Corporación Mexicana de Investigación en Materiales SA de CV

Unidad Administrativa:

Tomo ___ de ___

Valores documentales

Datos Generales

Expediente PúblicosExpediente Reservados

o Confidenciales

Nombre del área o departamento generador de la documentación.

Indicar el código del fondo al que corresponde el expediente

Anotar el código de la sección, subseccion, serie, subserie en a la que pertenece el expediente, conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística.

Marcar con una "X" si, la documentación es de tipo Administrativo, Legal o Fiscal, conforme al Catálogo de Disposición Documental

Escribir la unión de los caracteres y dígitos (códigos) de: fondo, sección, serie y subserie, el número contable y año en que se generó el expediente.

Se indicara la fecha de apertura del expediente

Se indicara la fecha de cierre del expediente

Anotar el número de años en que deberá permanecer el expe-diente en el Archivo de Trámite, de acuerdo a los tiempos estable-cidos en el Catálogo de DisposiciónDocumentalactualizado

Indicar el número total de fojas que integra el expediente

Anotar brevemente un extracto del asunto del expediente

Datos Generales

COMIMSA

Contenido

Marcar con una "x" el tipo de documento administrativo que integra el expediente

Marcar con una "x" el tipo de documento técnico que integra el expediente

Anotar cualquier dato que se considere importante, si los documentos son originales y/o copias, si contiene CD´s, fotografías, planos, etcétera

COMIMSA

Fundamento LegalAnotar el día, mes y año en que se condiciona el acceso a la información, por contener datos confidenciales o reservadosNombre de la Unidad Administrativa

generadora de la documentación (Direcciones Generales o Delegación)

Si la información es de acceso pública, reservada o confidencial

Anotar el tiempo de reserva de la documentación de 1 hasta 12.

Anotar el nombre de la ley, artículo, fracción y párrafo, aplicable al caso que corresponda

Indicar con el día, mes y año, el periodo de reserva del expedienteSi la información es de

acceso confidencial

Anotar el nombre de la ley, artículo, fracción y párrafo, aplicable al caso que correspondaEstampar la rúbrica del Titular

de la Unidad Administrativa (Director General o Delegado)

Anotar el día, mes y año en que se condiciona el acceso a la información, por contener datos confidenciales o reservados

Indicar las partes o secciones del expediente clasificadas como reservada o confidencial

Anotar el nombre y cargo del Servidor Público (de base o estructura) quien realiza la clasificación archivística

COMIMSA

De los instrumentos de consulta y de control archivístico :a) Inventario Documental General (Publico y Reservado)b) Inventario Documental por expedientec) Transferencia Primaria.


PUBLICA FEDERAL.

Dia Mes Año

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

ClaveFONDO: 000SECCIÓN:SUBSECCIÓN:

Dia Me Añ Dia Me Añ

VALOR DE LA INFORMACIÓN: Reservado: Confidencia:Público:

Periodo de reserva:

Fundamento Legal:

Amp. Periodo de reserva:

Soporte Documental Observaciones

Fecha de inicio

CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES S.A. DE C.V.INVENTARIO DOCUMENTAL GENERAL

Descripción del ExpedienteNo.

HojasFecha Final Serie Año

NombreCOMIMSA

Fecha

UbicaciónSubserie

Medio de almacenamiento de expedientesa) Estantes

NOMENCLATURA: UB# -ESTN#-LDL-CHL-Posición-PPPP

1 2 3 4EST

LDD

ABCD

CH

FGHI

Lado Derecho

Lado Izquierdo

LDILD0

Posición

123

45

67

89

UB10- EST3-LD0-CHB-01

Para los estantes que estén pegados a la pared la nomenclatura del “LADO”, siempre será LD0

Medio de almacenamiento de expedientesb) Archiveros

NOMENCLATURA: UB# - ARCH#-CJL-SP#-Posición-PPPP

UB1 - ARC2-CJC-SP15-03

1

23

ARC

A

B

A

B

C

AB

C

DCJ

SP 12 3

12 3 4

Medio de almacenamiento de expedientesc) Libreros

NOMENCLATURA: UB# - LIBR#-LD0-ENL-Posición-PPPP

12

3

4

LIB

A

B

C

D

EN

ELD0

Posición

12 3

45

67

8 9

UB2 - LIB1-LD0-ENH-05

10

A

B

C

D

A

B

C

A

B

A

BCDEFG

H

Como algunas áreas tienen varios espacios para el almacenamiento de expedientes,será necesario crear un catálogo de todos los archivos de tramite y con ello agregar a la nomenclatura el identificador que especifique la ubicación física del espacio en donde

se encuentra archivado los expedientes

ArchivoNo. Ubicación física Perteneciente a: Tipo de

Archivo1 Edificio B, sótano Gerencia de finanzas Tramite

2 Estacionamiento Sur Gerencia de finanzas Tramite

3 Edificio A, segundo piso, área norte, oficina de Fulanita de Tal

Laboratorios de Análisis Químicos Tramite

Etc. Etc. Etc. Etc.

UB10- EST3-LD0-CHB-01

UB1 - ARC2-CJC-SP15-03

UB2 - LIB1-LD0-ENH-05

AT Archivo de Tramite

1 400_410 - Gerencia Región Norte

400_411 SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD MECÁNICA REGIÓN NORTE

400_412 SUBGERENCIA DE INGENIERÍA DE MANTENIMIENTO

400_413 SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD MECANICA REGION CARBONNIFERA

+

+

+

2

3

4

+

Modelo de Archivo de Tramites Digitales

Se modifican la imagen de las carpetas del

explorador de Windows



400_410_1 ACUERDOS CON LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA REGIÓN CENTRO NORTE

Inventario Documental General Público

Inventario Documental General Reservado

Catalogo de Disposición Documental

Cuadro General de Clasificación Archivística

Guía Simple

400_410_2 ACUERDOS DE LAS SUBGERENCIA

400_410_3 CIRCULARES DE LA GERENCIA REGIÓN NORTE


A

B

C

Formatos

+

+

+

2

-

+


A


B 400_410_2 ACUERDOS DE LAS SUBGERENCIA


C 400_410_3 CIRCULARES DE LA GERENCIA REGIÓN NORTE


-

+

Portada expediente público

Inventario Documental del Expediente Públicos

2010

Documentos que integran el expediente

Oficio DICN-001/2010

Oficio DICN-035/2010

-

NOMENCLATURA: UB5- SSEC1-SEA-SS00-2010-0000

2+

+

::

2010


A




-

NOMENCLATURA: UB5-SSEC1-SEB-SSB1-2010-0000

+

B2

B1-400_410_2_ 1 SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD MECÁNICA REGIÓN NORTE

400_410_2_ 2 SUBGERENCIA DE INGENIERÍA DE MANTENIMIENTO

-

2010

2011

Portada Expediente público

Oficio SIM-01/2010

Inventario Documental del Expediente

Oficio SIM-045/2010


Oficio SIM-18/2011

Inventario Documental del Expediente

Oficio SIM-065/2011

-

C 400_410_3 CIRCULARES DE LA GERENCIA REGIÓN NORTE+


A




C 400_410_3 CIRCULARES DE LA GERENCIA REGIÓN NORTE

-

+

+


Inventario Documental del Expediente Públicos

2010 400_410_3_2010 Expedientes

Oficio GRN-001-2010

Oficio GRN-015-2010

-

-

:

2011 400_410_3_2011 Expedientes+

400_411 SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD MECÁNICA REGIÓN NORTE2+




-

+ 2400_411_1 SEGURIDAD DE INSTALACIONES Y PROCESOS EN INTEGRIDAD MECÁNICA DE

DUCTOS

400_411_2 SEGURIDAD DE INSTALACIONES Y PROCESOS EN INTEGRIDAD MECÁNICA DE PLANTAS

400_411_3 SEGURIDAD DE INSTALACIONES Y PROCESOS EN INSPECCIÓN Y CERTIFICACIÓN DE PIEZAS Y COMPONENTES

A

B

C+

+

+

400_411_4 SEGURIDAD DE INSTALACIONES Y PROCESOS EN SUPERVISIÓN DE ESTRUCTURAS DE INSTALACIONES EN CAMPOS

400_411_5 PROYECTOS INDUSTRIALES DE INGENIERÍA BÁSICA Y DE DETALLE

D

E+

+

400_412 SUBGERENCIA DE INGENIERÍA DE MANTENIMIENTO

400_413 SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD MECANICA REGION CARBONNIFERA

+

+

3

4




-

+ 2400_411_1 SEGURIDAD DE INSTALACIONES Y PROCESOS EN INTEGRIDAD MECÁNICA DE

DUCTOSA+

2007

2008

Portada de Expediente de ProyectoInventario Documental del Expediente

Oficio SIM-089/2007

-

6077 6077 Inspección por END a equipos de perforación y reparación de pozos de la división Norte propiedad de la UPMP.

Cotización

Pedido

Factura

20092010

-

NOMENCLATURA: SSEC2-SEA-SS00-2007-6077

MANUAL PARA CAMBIAR LA IMAGEN DE LAS CARPETAS

1º) Elegir la carpeta o archivo a cuál queremos cambiarle el icono.

2º) Hacer clic derecho sobre el icono de y luego elegimos la opción “Propiedades”, que se encuentra abajo del todo.

3º) Se abre la ventana “Propiedades”.

Aquí debes elegir la pestaña “Personalizar” y luego hacer clic en “Elegir imagen”.

4º) Elegir imagen

Haces clic en “Elegir Imagen” buscas la imagen que tengas en mis documentos y. Cuando la ayas elegido hacemos clic en “aplicar” y luego en “aceptar” para terminar.

1º) Elegir la carpeta o archivo a cuál queremos cambiarle el icono.

2º) Hacer clic derecho sobre el icono de y luego elegimos la opción “Propiedades”, que se encuentra abajo del todo.

MANUAL PARA CAMBIAR EL ICONO DE LAS CARPETAS

3º) Se abre la ventana “Propiedades”.

Aquí debes elegir la pestaña “Personalizar” y luego hacer clic en “Cambiar icono”.

4º) Aparece la siguiente ventana:

Ahora puedes elegir entre cualquiera de los iconos que te ofrece Windows o buscar los iconos que tengas mis documentos . Si deseas buscar algún icono hacer clic en “Examinar” y busca la carpeta con esos iconos. Cuando hayas elegido alguno hacer clic en “Aceptar”.

5º) Volverá a aparecer la ventana “Propiedades” pero ahora se verá el nuevo icono elegido.

6º) Hacer clic en “Aplicar” y el icono de “Mi Carpeta” cambiará. Luego hacer clic en Aceptar para terminar.

Inventario Documental General

Dia Mes Año2 Enero 2010

ClaveFONDO: 000 COMIMSA

SECCIÓN: 400SUBSECCIÓN: 410

Dia Me Año Dia Me Año

1 2010 25 3 1 2010 29 3 2010

2 1 2010 12 3 1 2010 15 2 2010

3 2 2010 8 3 1 2010 15 5 2010

ESTN2-LD0-CHA-0004

ESTN2-LD0-CHA-0005

ESTN2-LD0-CHA-0006

Fecha

Ubicación

ACUERDOS CON LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA REGIÓN CENTRO NORTE

ACUERDOS CON LA SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD MECÁNICA REGIÓN NORTE

CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES S.A. DE C.V.INVENTARIO DOCUMENTAL GENERAL

Descripción del ExpedienteNo.

HojasFecha Final Serie AñoSubserie

ACUERDOS CON LA SUBGERENCIA DE INGENIERÍA DE MANTENIMIENTO


Fecha de inicio

Papel

Papel

Papel

Periodo de reserva:

Fundamento Legal:


DIRECCIÓN DE INGENIERÍA REGIÓN CENTRO NORTEGERENCIA REGIÓN NORTE

Nombre VALOR DE LA INFORMACIÓN:

Reservado: Confidencia:Público: x

ESTN2-LD0-CHA-0004

ESTN2-LD0-CHA-0005

ESTN2-LD0-CHA-0006

Un formato por cadaSubsección

NOMENCLATURA ESTANTERIA: UB#-ESTN#-LDL-CHL-Posición-PPPP

NOMENCLATURA DIGITAL: UB3-SSEC2-SEA-SS0-2007-6077

Inventario Documental General

Un formato por cadaSub_sección

Dia Mes Año2 Enero 2010

ClaveFONDO: 000 COMIMSA

SECCIÓN: 400 DIRECCIÓN DE INGENIERÍA REGIÓN CENTRO NORTESUBSECCIÓN: 411

Dia Me Año Dia Me Año

1 2010

1 1

1 1 2010 4256 95 3 1 2010 31 12 2010

1 1 2010 5863 75 4 3 2010 15 1 2011

1 2 2010

1 2 2010 4366 256 8 2 2010 20 11 2010

1 3 2010 150 3 1 2010 25 6 2010

1 4 2010 423 3 1 2010 17 7 2010

1 5 2010 341 3 1 2010 31 12 2010

Servicio de DEF……….Papel y

Electrónico ESTN5-LD0-CHC-0004

Servicio de GHI………. Papel ESTN7-LD0-CHB-0001

No. Contable

SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD MECÁNICA REGIÓN NORTE

Servicio de ABC……….

Papel ESTN7-LD0-CHE-0001PROYECTOS INDUSTRIALES DE INGENIERÍA BÁSICA Y DE DETALLE

SEGURIDAD DE INSTALACIONES Y PROCESOS EN INSPECCIÓN Y CERTIFICACIÓN DE PIEZAS Y COMPONENTES Papel ESTN7-LD0-CHC-0001

SEGURIDAD DE INSTALACIONES Y PROCESOS EN SUPERVISIÓN DE ESTRUCTURAS DE INSTALACIONES EN CAMPOS Papel ESTN7-LD0-CHD-0001

SEGURIDAD DE INSTALACIONES Y PROCESOS EN INTEGRIDAD MECÁNICA DE DUCTOS

Papel ESTN7-LD0-CHA-0001

SEGURIDAD DE INSTALACIONES Y PROCESOS EN INTEGRIDAD MECÁNICA DE PLANTAS

Fecha Final Soporte Documental Observaciones Ubicación

INGENIERÍA DE PROYECTOS


Serie Subserie Año Descripción del ExpedienteNo.

Hojas

Fecha de inicio

Periodo de reserva: 12 años

Fundamento Legal: Ley de la propiedad industrial 82, 1 y LFTAIPG 14, II

CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES S.A. DE C.V. FechaINVENTARIO DOCUMENTAL GENERAL

VALOR DE LA INFORMACIÓN: Nombre Público: Reservado: X Confidencia:

NOMENCLATURA ESTANTERIA: UB#-ESTN#-LDL-CHL-Posición-PPPP

NOMENCLATURA DIGITAL: UB3-SSEC2-SEA-SS0-2007-6077

Inventario Documental Expediente Público

NOMENCLATURA ESTANTERIA: UB#- ESTN#-LDL-CHL-Posición-PPPPUn formato por cada

Expediente

Dia Mes Año

ClaveFONDO: 000 COMIMSA Total de Carpetas: de

SECCIÓN:SUBSECCIÓN: Ubicación:

SERIE:SUBSERIE:

AÑO:

ObservacionesFolio o

ReferenciaNo. De

CarpetaFecha

Dia Mes AñoDescripción del Expediente

EXPEDIENTE

Soporte Documental

No. Hojas

CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES S.A. DE C.V. FechaINVENTARIO DOCUMENTAL DE EXPEDIENTES PÚBLICOS

Nombre

NOMENCLATURA: UB3-SSEC2-SEA-SS0-2007-6077

Inventario Documental Expediente de Proyecto

NOMBRE DEL PROYECTO: VALOR DE LA INFORMACIÓN:

ClaveFONDO: 000 Público: SECCIÓN: Reservado: PERIODO DEL PROYECTO:SUBSECCIÓN: Confidencia: Inicia: Termina:SERIE:SUBSERIE: Periodo de reservaNº CONTABLE: Fundamento Legal Total de Carpetas: de AÑO: Ubicación:

Dia Mes Año

CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES S.A. DE C.V.INVENTARIO DOCUMENTAL DE PROYECTOS

NombreCOMIMSA

Fecha Soporte DocumentalDescripción del Documento No. Hojas

EXPEDIENTE

Tipo de documentoNo. de Carpeta No. de folio

NOMENCLATURA ESTANTERIA: ESTN#-LDL-CHL-Posición-PPPP

NOMENCLATURA: SSEC2-SEA-SS0-2007-6077

ADMINISTRATIVO TÉCNICOS

• Solicitud de Cotización • Análisis

• Propuesta Técnico - Económica • Paquetes de Concurso• Aceptación de PTE • Paquete de Ingenierías• Convenio Específico • Ensayos• Carta de Inicio • Pruebas• Generadores • Respaldo Electrónico • Estimaciones • Planos• Facturas • Memorias de Cálculo• Minutas • Estudios• Acuse de Entregables • Informes• Acta de Entrega - Recepción • Reportes• Carta de satisfacción • Bitacora de Obra• Oficios de Ampliación/Cancelación• Convenio modificatorio

Un formato por proyecto

Transferencia Primaria

El archivo de Trámite

Inventario Documental de transferencia Primaria

por expediente

Transferir

El archivo de Concentración

Folear en forma cronológica

Todas las hojasdel expediente


Dia Mes Año

VALOR DE LA INFORMACIÓN: VALOR DOCUMENTAL:Clave Nombre

FONDO: 000 COMIMSA Público: AdministrativoSECCIÓN: Reservado: Legal

SUBSECCIÓN: Confidencia: Fiscal/ContableSERIE:

SUBSERIE:AÑO: Total de Carpetas: de

Periodo de conservación

Dia Me Año

CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES S.A. DE C.V. Fecha de elaboraciónINVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

No. de carpeta

Folio de las hojas del

documento

No. de folio o Referencia del

documento Descripción del Documento

No. Hojas

Fecha del documento



Dia Mes Año


ClaveFONDO: 000 Público: SECCIÓN: Reservado: PERIODO DEL PROYECTO:SUBSECCIÓN: Confidencia: Inicia: Termina:SERIE:SUBSERIE: Periodo de reservaN CONTABLE: Fundamento Legal Total de Carpetas: de AÑO: Periodo de conservación

Dia Mes Año

Soporte DocumentalDescripción del Documento


EXPEDIENTE

NombreCOMIMSA

No. de carpeta


documento


documento

No. Hoja

sTipo de documento

Fecha del documento




Conservación de archivos

Las dependencias y entidades adoptarán medidas y procedimientos técnicos que garanticen la conservación de la información y la seguridad de sus soportes, entre otros:

I. Contar con espacios diseñados y destinados exclusivamente a la recepción, organización y resguardo temporal o definitivo de los documentos, yII. Contar con sistemas de control ambiental y de seguridad para conservar los documentos


PUBLICA FEDERAL.

COMIMSA

•Seguimiento y control de documentos de trámite.

1.-Garantizar que las gestiones que tengan lugar en la Dependencia, con el ingreso de la documentación oficial se lleve a cabo con la debida oportunidad y calidad

2.-Que la información tramitada sea sistemáticamente recuperada y conservada a nivel institucional, a efecto de brindar antecedentes completos y precisos para la correcta toma de decisiones en los trámites futuros de la dependencia

COMIMSA


PUBLICA FEDERAL.

•Despacho de Documentos.

Garantizar que los documentos generados por las entidades administrativas de la Dependencia sean recibidos oportuna y completamente por sus destinatarios, en el contexto del proceso continuo de tramitación y comunicación documental

Conservar sistemáticamente organizados los documentos gestionados por la Dependencia, integrando lógicamente los antecedentes institucionales y garantizando su fácil localización y consulta

•Organización y control de expedientes.

COMIMSA


PUBLICA FEDERAL.

•Control y préstamo de expedientes.

Atender oportunamente las solicitudes de préstamo o consulta de expedientes en el archivo de trámite de manera eficiente.

Es el traslado sistemático de la documentación que deja de tener utilidad inmediata y es entregada oportunamente a los responsables de su conservación( Archivo de Concentración).

•Transferencia Primaria.

COMIMSA


PUBLICA FEDERAL.

ACUERDO por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales

(archivo de tramite)

Que la Secretaría de la Función Pública cuenta con atribuciones para organizar y coordinar el desarrollo administrativo integral de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, a fin de que los recursos humanos, patrimoniales y los procedimientos técnicos de la misma, sean aprovechados y aplicados con criterios de eficiencia, buscando en todo momento la eficacia, descentralización, desconcentración y simplificación administrativa, así como para realizar o encomendar las investigaciones, estudios y análisis que al efecto se requieran, y dictar las disposiciones administrativas correspondientes para las propias dependencias y entidades

CONSIDERANDO:

COMIMSA

http://intranet.comimsa.com/planeacion/docs/manuales_grales_adtvos/Manual%20de%20Recursos%20Materiales%20y%20Servicios%20Generales.pdf

Publicado en el DIARIO OFICIAL el Viernes 16 de julio de 2010

http://intranet.comimsa.com/planeacion/docs/manuales_grales_adtvos/Manual de Recursos Materiales y Servicios Generales.pdf�

http://intranet.comimsa.com/planeacion/docs/manuales_grales_adtvos/Manual de Recursos Materiales y Servicios Generales.pdf�

El responsable del archivo de trámite, en el ejercicio de sus funciones, deberá observar el presente Acuerdo y los procedimientos a que se refiere el Manual, así como las leyes, reglamentos y disposiciones administrativas que de forma específica regulen esta materia

Procedimientos

● Archivo de Trámite ● Préstamo o Consulta en Archivo de Trámite● Transferencia Primaria

CAPITULO XIV ARCHIVOS

COMIMSA

El archivo de trámite deberá contar con un registro actualizado de servidores públicos y firmasautorizadas de cada una de las unidades administrativas generadoras o receptoras de información,documentación o expedientes habilitados para realizar la consulta de expedientes clasificados comoreservados y/o confidenciales.

Actividad no. 4 Apoyar a la Dirección o Gerencia en la elaboración del oficio en el que designen al personal autorizado para realizar consultas a los expedientes clasificados como Reservados y/o confidenciales. Fecha límite: 8 de abril 2010



COMIMSA

archivo de tramiteObjetivo

Administrar los expedientes activos de la unidad administrativa de adscripción, mediante el establecimiento de un mecanismo de control ágil y eficiente, prestando el soporte administrativo necesario para el correcto y oportuno desempeño de la unidad, mediante el adecuado seguimiento,

recuperación, organización y conservación de los documentos de archivo.

DescripciónConsiste en:

I. Recibir y clasificar la documentación con base en las disposiciones aplicables;II. Registrar en el inventario documental, yIII. Realizar acomodo de expedientes en los espacios asignados.



Unidad Administrativa Responsable del archivo de Trámite Documento de trabajo

1 Recibe documento original, aceptaregistro en sistema y turna. Documentos.

2

Proporciona asesoría para la adecuada integración de expedientes (clasificación archivística, conforme a los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal).

3 Integra expediente. Expediente definitivo.

4

Integra documentación original, genera nuevos documentos y clasifica conforme a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

Documentos.

5 Solicita asesoría para la clasificación adecuada de expedientes.

6 Elabora la portada o guarda exterior, requisita el formato "Inventario documental" (en anexos), y enviar al responsable de archivo de trámite.

"Inventario documental".

7 Recibe "Inventario documental" y lo registra en el sistema (manual o informático) definido por cadadependencia o entidad.

8 Firma el "Inventario documental".

9 Genera archivo electrónico del "Inventario documental".

Archivo electrónico del "Inventario documental".

10 Entrega expedientes, "Inventario documental" y archivo electrónico.

11 Recibe inventario y designa espacio para expedientes e informa a las unidades administrativas.

12 Realiza el acomodo de expedientes en los espacio asignados.

13 Firma y sella de recibido el "Inventario documental”. 14 Actualiza base de datos.

FIN DE PROCEDIMIENTO

Actividades secuenciales por responsable

COMIMSA

Préstamo o consulta en archivo de trámiteObjetivo

Atender oportunamente las solicitudes de préstamo o consulta de expedientes activos resguardados en el archivo de trámite, emitidos por las

diversas áreas administrativas en las dependencias y entidades.

.

Los expedientes activos se prestarán a través del "Vale de préstamo de expedientes" como se describe en el Manual. Cuando el usuario requiera en calidad de préstamo algún expediente perteneciente a una unidad administrativa diferente a la suya, será necesaria la autorización del titular de la unidad administrativa o del servidor público que este último designe.



Actividades secuenciales por responsablePréstamo y/o consulta

No. Unidad Administrativa Responsable de archivo de tramite Documento de trabajo

1Solicita préstamo o consulta de expediente, requisitando vale correspondiente.

Vale de préstamo de expedientes.

2Recibe vale y verifica los datos y firmas autorizadas.

3Localiza, verifica integridad y entrega los expedientes. Expediente.

4 Recibe expediente y verifica integridad. Expediente.

5Registra los datos necesarios del préstamo realizado.

6Emite y archiva vale de préstamo de expedientes con la firma y fecha de recepción. Vale de préstamo.

7 Devuelve el expediente.

8

Recibe expediente, verifica integridad y registra devolución en sistema (manual o informático) definido por cada Dependencia o Entidad.

¿Está completo el expediente?Si: FIN DEL PROCEDIMIENTO.No: Pasa a actividad 9.

9Notifica al superior jerárquico del faltante en el expediente correspondiente para que se proceda según corresponda. Oficio de Notificación.

Fin de proceso

Actividades secuenciales por responsable

Seguimiento del préstamoNo. Unidad Administrativa Responsable de archivo de tramite Documento de

trabajo

1 Realiza seguimiento prestados.de expedientesListado de

expedientes prestados.

2

Identifica expedientes no devueltos.¿Existen expedientes no devueltos?

Sí: pasa a la actividad 3.No: FIN DEL PROCEDIMIENTO.

3

Informa al usuario, fin del plazo delpréstamo y solicita entrega deexpediente.¿Requiere de más tiempo?Sí: pasa al procedimiento de Préstamo oConsulta a la actividad 1.No: pasa a la actividad 4.

4Devuelve expediente, verificandocontenido e integridad.

5

Recibe expediente, verifica integridad, yregistra en sistema.¿Está completo el expediente?Si: FIN DEL PROCEDIMIENTO.No: Pasa a actividad 6.

6Notifica superior jerárquico del faltante en el expediente correspondiente para que se proceda según corresponda.

Oficio de Notificación.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Vale de préstamo de expediente archivo de tramite:● Facilitar en préstamo los expedientes concentrados en el archivo a los usuarios autorizados para consultarlos, estableciendo y haciendo efectivos los elementos para garantizar el control y recuperación de la documentación, de acuerdo a las disposiciones contenidas en los procedimientos aplicables.

COMIMSA

Transferencia PrimariaObjetivo

Realizar el traslado sistemático y controlado de expedientes cuyo trámite ha terminado y cuya consulta es esporádica, a los archivos de concentración, mientras prescriba el plazo de conservación establecido en el Catálogo de Disposición Documental correspondiente, según lo indicado por el Archivo

General de la Nación.

.



Transferencia PrimariaNo. Unidad

Administrativa Responsable de archivo de trámite Area coordinadora de

archivos Responsable archivo de

concentración Documento de

trabajo

1Selecciona y revisa expedientes (expurgo).

Expedientes.

2 Analiza conjuntamente con el área usuaria, el inventario documental.

Inventario documental.

3 Elabora "Inventario documental" paratransferencia primaria.

transferenciaprimaria.

4

Solicita el Visto Bueno del “Inventario documental” de la transferencia primaria al área coordinadora de archivos.

Inventariodocumental y oficiode transferencia.

5 Recibe, otorga Visto Bueno y envía.

6 Recibe el "Inventario documental" y firma.

Inventario documental.

7 Entrega expedientes e "Inventario documental" en archivo electrónico.

Inventario documental y espediente en archivo electrónico

8Recibe expedientes e "Inventario documental" en archivo electrónico.

9

Coteja inventario contra expedientes.¿Existen diferencias? Sí: pasa a la actividad 3. No: pasa a la actividad 10.

10Otorga el Visto Bueno al “Inventariodocumental”

11 Recibe y sella inventario.

12 Registra los datos del “Inventariogeneral”.

13Integra expedientes en el espacio físico designado y archiva el “Inventario general”.

FIN DE PROCEDIMIENTO

Transferencia primaria

COMIMSA

Dia Mes Año


ClaveFONDO: 000 Público: SECCIÓN: Reservado: PERIODO DEL PROYECTO:SUBSECCIÓN: Confidencia: Inicia: Termina:SERIE:SUBSERIE: Periodo de reservaN CONTABLE: Fundamento Legal Total de Carpetas: de AÑO: Ubicación:

Dia Mes AñoDescripción del Documento Tipo de documento


No. de carpeta


documento


documento

No. Hojas

Fecha del documento

EXPEDIENTE

NombreCOMIMSA




Espacio designado para elArchivo de concentración e histórico

Se demolieron las oficinas del área norte de la nave, para liberar el espacio destinado para el archivo de concentración

Espacio liberado

Avance del archivo de concentración

Documents

COORDINACIÓN DE ARCHIVOS CONTROL Y … de... · I. Proveer lo necesario para que toda persona pueda tener acceso a la información mediante procedimientos sencillos y expeditos;