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MANUAL DEL SUBPROCESO GESTIÓN DE BAJA DE BIENES POR (TRANSFERENCIA GRATUITA Y
CHATARRIZACIÓN)
COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA (CGAF-DA-GBB-001)
Versión 1.0, Revisión 1.0 © 2015 Dirección de Administración por Procesos – Coordinación General de Gestión Estratégica MIDUVI
TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS
Queda reservado el derecho de propiedad de este documento, con la facultad de disponer de él, publicarlo, traducirlo o autorizar su traducción.
No se permite la reproducción total o parcial de este documento, ni su incorporación a un sistema informático, ni su locación, ni su transmisión en cualquier forma o por cualquier medio, sea éste escrito o electrónico, mecánico, por fotocopia, por grabación u otros métodos, sin el permiso previo y escrito de los titulares de los derechos y del copyright.
FOTOCOPIAR ES DELITO.
Otros nombres de compañías y productos mencionados en este documento, pueden ser marcas comerciales o marcas registradas por sus respectivos dueños.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN DE BAJA DE BIENES
Versión: 1 .0.0 Página 2 de 20
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Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
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LISTA DE CAMBIOS
Versión Fecha de ejecución
Descripción del cambio o eliminación
Fecha de vigencia
Solicitado por Responsable y/o Cargo
1.0 Agosto-2015 Realización del Manual Agosto-2015 Ing. Silvia Gómez Directora de Administración por Procesos
DECLARACIÓN DE LIBERACIÓN: Este documento, con la versión indicada es para uso institucional de la Coordinación General de Gestión Estratégica del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda y está sujeto a los controles de procedimientos de su emisor, la Dirección de Administración por Procesos. Comentarios, sugerencias o preguntas deberán ser direccionadas al emisor.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
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Versión: 1 .0.0 Página 3 de 20
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Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
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TABLA DE CONTENIDO
INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO ................................................................................ 1
FIRMAS Y APROBACIONES ............................................................................................................. 1
LISTA DE CAMBIOS ........................................................................................................................ 2
1.- Objetivos .................................................................................................................................. 5
1.1 Objetivo general ............................................................................................................ 5
1.2 Objetivos específicos ..................................................................................................... 5
2.- Alcance ..................................................................................................................................... 5
3.- Responsables............................................................................................................................ 5
4.- Glosario de Términos y Abreviaturas ....................................................................................... 6
5.- Lineamientos y Políticas del Subproceso ................................................................................ 7
6.- Información Básica del Subproceso ......................................................................................... 7
6.1 Ficha del Subproceso ........................................................................................................... 7
7.- Mapa de Interrelación de los Procesos .................................................................................... 8
8.- Descripción de los Subprocesos ............................................................................................... 9
8.1 Subproceso vinculado a gestión de baja de bienes (Transferencia Gratuita) ..................... 9
8.1.1. Ficha del subproceso de gestión de baja de bienes por transferencia gratuita ............. 9
8.1.2 Controles del subproceso de gestión de baja de bienes por transferencia gratuita ..... 10
8.1.3 Diagrama de flujo del subproceso de gestión de baja de bienes por transferencia
gratuita .................................................................................................................................... 10
8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso de gestión de baja de bienes por transferencia
gratuita .................................................................................................................................... 11
8.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso de gestión de baja de bienes por transferencia
gratuita .................................................................................................................................... 14
8.2 Subproceso vinculado a gestión de baja de bienes (Chatarrización) ................................ 15
8.2.1. Ficha del subproceso de gestión de baja de bienes por chatarrización ........................ 15
8.2.2 Controles del subproceso de gestión de baja de bienes por chatarrización ................. 16
8.2.3 Diagrama de flujo del subproceso de gestión de baja de bienes por chatarrización .... 16
8.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso de gestión de baja de bienes por chatarrización .... 17
8.1.5.- Indicadores de Gestión del subproceso gestión de baja de bienes por chatarrización
................................................................................................................................................. 18
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MANUAL DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN DE BAJA DE BIENES
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9.- Anexos .................................................................................................................................... 19
9.1 Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión de baja de bienes por transferencia
gratuita .................................................................................................................................... 19
9.2 Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión de baja de bienes por chatarrización . 20
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SUBPROCESO DE GESTIÓN DE BAJA DE BIENES
1.- Objetivos
1.1 Objetivo general
Determinar si los bienes muebles de la institución son susceptibles para dar de baja, mediante la verificación del estado y la funcionalidad de los mismos, cumpliendo la normativa legal y los controles que se establecen para este proceso.
1.2 Objetivos específicos
Realizar la inspección técnica de bienes que serán susceptibles de baja para
realizar la transferencia gratuita o chatarrización.
Determinar los bienes obsoletos o sin funcionalidad para la institución con
ayuda de técnicos que sean de la naturaleza del bien que es susceptible de baja
o chatarrización.
Realizar la respectiva entrega de bienes al Ministerio de Educación o empresa
chatarrizadora según sea el caso mediante acta de entrega - recepción de
bienes.
2.- Alcance
El proceso inicia con la solicitud de informe de bienes obsoletos que se determinarán
mediante el guardalmacén y su informe de bienes susceptibles a ser dados de baja, se
determinará según la normativa legal vigente, si estos bienes previa validación técnica,
pueden ser transferidos gratuitamente, vendidos, rematados, destruidos y/o
chatarrizados, hasta realizar la entrega de los bienes susceptibles a dar de baja
mediante acta entrega – recepción.
3.- Responsables
Guardalmacén
Director (a) Administrativo
Director (a) Provincial
Director (a) Financiero
Coordinador (a) General Administrativo Financiero
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Delegados para la inspección
Máxima Autoridad
Ministerio de Educación
Contraloría General del Estado
Ministerio de Industrias y Productividad
Empresa Chatarrizadora
4.- Glosario de Términos y Abreviaturas
ABREVIATURAS DEFINICIÓN
CGE Contraloría General del Estado
CGAF Coordinación General Administrativa Financiera
DA Dirección Administrativa
DF Dirección Financiera
ME Ministerio de Educación
MIPRO Ministerio de Industrias y Productividad
TÉRMINOS DEFINICIÓN
Bienes muebles Bienes que pueden ser trasladados sin alterar su naturaleza o calidad, como dinero, acciones y participaciones, joyas, obras de arte, vehículos, etc.
Chatarrización Se considera chatarrización, al proceso técnico de desintegración total de vehículos, equipo caminero, de transporte, aeronaves, naves, buques, aparejos, equipos, armamento o material bélico, tuberías, equipos informáticos y todos los demás bienes de similares características, que hubieren sido declarados obsoletos, fuera de uso o inservibles y cuya venta o donación no fuere posible o conveniente de conformidad con las disposiciones de la normativa legal vigente, de forma tal, que el bien quede convertido irreversiblemente en materia prima.
Guardalmacén Persona encargada de la conservación y custodia de todos los bienes muebles de la institución.
Transferencia gratuita Se refiere a la acción de entregar mediante acta entrega - recepciones bienes que para una institución son declarados como obsoletas o se den de baja, y que tengan funcionalidad para la institución receptora de conformidad con las disposiciones de la normativa legal vigente.
Remate Es una licitación, subasta o puja, donde un cierto artículo es ofrecido a la venta con un precio base (mínimo) y los interesados deben realizar sus ofertas. Aquel que ofrezca una mayor cantidad de dinero por el producto, será quien gane el remate y pueda quedarse con lo ofrecido.
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5.- Lineamientos y Políticas del Subproceso
El proceso de gestión de baja de bienes tiene que cumplir con la normativa legal que le
rige, esto quiere decir que, cuando tengamos el informe de bienes que son sujetos de
enajenación o dar de baja se procederá a aplicar la “LEY 106 EN BENEFICIO DE LAS
INSTITUCIONES EDUCATIVAS FISCALES DEL PAÍS”, en su Art. 1.
Cumplida con la formalidad legal, el remanente de los bienes, es decir los que no hayan
sido entregados a través de la Ley 106, deberá someterse al proceso de chatarrización,
de acuerdo a lo establecido en el Decreto Presidencial 1791-A y el Acuerdo Ministerial
10330.
Los bienes susceptibles de chatarrización son vehículos, equipo caminero, de
transporte, aeronaves, naves, buques, aparejos, equipos o armamento material bélico,
tuberías, equipos informáticos y todos los demás bienes de similares características.
6.- Información Básica del Subproceso
6.1 Ficha del Subproceso
Proceso:
Gestión de Baja de Bienes
Código del Proceso: CGAF-DA-GBB-001
Descripción:
PROPÓSITO:
Determinar si los bienes institucionales son susceptibles de enajenación o dar de baja por transferencia gratuita o chatarrización, los mismos que son previamente sujetos a revisión y se determinará el fin según el informe técnico.
DISPARADOR:
Solicitar informe de bienes obsoletos
ENTRADAS:
Informe de bienes susceptibles a dar de baja
SUBPROCESOS:
1. Gestión de baja de bienes por transferencia gratuita
2. Gestión de baja de bienes por chatarrización
Productos/Servicios del Proceso:
Acta entrega - recepción conforme de los bienes transferidos gratuitamente
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Acta entrega - recepción conforme de los bienes para chatarrización
Tipo de Proceso: Adjetivo
Responsable del Proceso:
Director Administrativo
Tipo de cliente: Externo
Marco Legal: ARTÍCULO NORMATIVA
13, 79, 80 Reglamento General de Bienes del Sector Público
1 Ley en Beneficio de las Instituciones Educativas Fiscales (Ley 106; Registro Oficial Suplemento de 29-dic-1995)
Decreto Presidencial 1791
Acuerdo Ministerial 10330
7.- Mapa de Interrelación de los Procesos
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8.- Descripción de los Subprocesos
8.1 Subproceso vinculado a gestión de baja de bienes (Transferencia Gratuita)
8.1.1. Ficha del subproceso de gestión de baja de bienes por transferencia
gratuita
Subproceso:
Gestión de baja de bienes por transferencia gratuita
Código del Subproceso:
CGAF-DA-GBB-001-A
Descripción:
PROPÓSITO:
Determinar si los bienes muebles de la institución son susceptibles para dar de baja por transferencia gratuita, mediante la verificación del estado y la funcionalidad de los mismos, cumpliendo la normativa legal que se establece para este proceso.
DISPARADOR:
Solicitar informe de bienes obsoletos
ENTRADAS:
Informe de bienes susceptibles a dar de baja
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Realizar y emitir informe de bienes a dar de baja
Designar delegados para inspección de bienes a dar de baja
Emitir informe técnico de inspección de bienes, mediante un técnico de acuerdo a la naturaleza del bien y delegado de Auditoría interna
Informar a la Máxima Autoridad acerca de los bienes susceptibles de transferencia gratuita
Comunicar al Ministerio de Educación
Solicitar resolución de transferencia gratuita
Realizar entrega - recepción de bienes
Productos/Servicios del Subproceso:
Acta entrega - recepción de bienes a entregar al Ministerio de Educación por la transferencia gratuita de bienes
Responsable del Subproceso:
Director (a) Administrativo
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Tipo de cliente: Externo
8.1.2 Controles del subproceso de gestión de baja de bienes por transferencia
gratuita
ARTÍCULO NORMATIVA
1 Ley en Beneficio de las Instituciones Educativas Fiscales (Ley 106; Registro Oficial Suplemento de 29-dic-1995
13, 79, 80 Reglamento General de Bienes del Sector Público
Decreto Presidencial 1791
Acuerdo Ministerial 10330
8.1.3 Diagrama de flujo del subproceso de gestión de baja de bienes por
transferencia gratuita
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8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso de gestión de baja de bienes por
transferencia gratuita
No. Actividad Rol Descripción Documento
1
Solicitar informe
de bienes
obsoletos
Director (a)
Administrativo
El Director Administrativo de planta central o el
Director Provincial en las unidades de gestión
desconcentradas solicitarán al guardalmacén,
que ponga a su conocimiento el listado de
bienes que a su criterio se encuentren obsoletos
o hubiesen dejado de usarse y si son
susceptibles de enajenación, remate o baja
Memorando
solicitando la
verificación de
bienes
obsoletos
2
Realizar
verificación de
bienes
Guardalmacén
El Guardalmacén verificará los bienes
inservibles, obsoletos o que hubiesen dejado de
usarse
3
Emitir informe
listando los
bienes para dar
de baja
Guardalmacén Se remitirá un informe donde listará los posibles
bienes que son susceptibles a ser dados de baja
Memorando
con listado de
bienes
susceptibles a
dar de baja
4
Informar a la
Dirección
Financiera los
bienes a dar de
baja
Director (a)
Administrativo
Mediante memorando generado en la Dirección
Administrativa se informa a la Dirección
Financiera los bienes a dar de baja
Memorando
informando
sobre los
bienes
susceptibles a
dar de baja
5
Designar
delegado para
inspección de
bienes para dar
de baja
Director (a)
Financiero
Se designará los delegados de la inspección de
bienes que son susceptibles para dar de baja, a
la vez se informará a la Dirección de Auditoría
Interna, para que sea parte de la verificación
cuantificable de los bienes descritos en el
informe del guardalmacén
Memorando
designando
delegados para
la inspección
de bienes a dar
de baja
6
Realizar la
inspección con
los técnicos de
acuerdo a
naturaleza de
bienes
Delegados
para
inspección
Los delegados de la inspección realizarán la
verificación de los bienes listados para dar de
baja, con técnicos especializados según la
naturaleza de los bienes
7 Emitir informe
técnico de
Delegados
para
Una vez realizada la verificación de los bienes
se emitirá un informe técnico indicando el
Memorando
con informe
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inspección de
bienes
inspección estado de los mismos y si éstos son inservibles,
obsoletos o han dejado de usarse
técnico
indicando
estado de los
bienes
8
Validar informe
técnico de
inspección
Director (a)
Financiero
La Dirección Financiera mediante su autoridad
validará el informe técnico de la inspección.
¿Justifica enajenación o dar de baja?
Si justifica enajenación o dar de baja va a la
actividad 9
Si no justifica enajenación o dar de baja se
notifica a las instancias, se archiva el
expediente y se da por terminado el proceso
9
Aplicar Ley 106
en beneficio de
las instituciones
educativas
fiscales
Director (a)
Financiero
Se aplicará la Ley 106 en beneficio de las
instituciones fiscales en el país, que en resumen
indica: que las entidades del sector público
remitirán al Ministerio de Educación la lista de
los bienes que, conforme a las disposiciones del
Reglamento General de Bienes del Sector
Público, hubieren sido declarados como
obsoletos o hayan dejado de utilizarse
10
Informar a la
Máxima
Autoridad sobre
el informe de
bienes a dar de
baja
Director (a)
Financiero
Se comunicará formalmente a la máxima
autoridad sobre los bienes determinados a dar
de baja previamente justificados, mediante el
Coordinador General Administrativo Financiero
Memorando
con informe de
bienes a dar de
baja
11
Remitir
memorando con
informe de
bienes a dar de
baja
Coordinador
(a) General
Administrativo
Financiero
Se remitirá el memorando con el informe de
bienes a dar de baja para conocimiento y
aprobación de la Máxima Autoridad
Memorando
con informe de
bienes a dar de
baja
12
Comunicar al
Ministerio de
Educación
Máxima
Autoridad
Mediante oficio se comunicará al Ministerio de
Educación sobre los bienes que son susceptibles
de transferencia gratuita en base a la Ley 106
Oficio
comunicando
al Ministerio de
Educación los
bienes
susceptibles de
transferencia
gratuita
13
Realizar
inspección de
bienes a ser
Ministerio de
Educación
En base a la comunicación mediante oficio el
Ministerio de Educación realizará la inspección
de bienes a ser transferidos gratuitamente, y
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transferidos
gratuitamente
establecerá los bienes que aceptará para los
fines institucionales
14 Emitir informe de
bienes aceptados
Ministerio de
Educación
De los bienes aceptados, el Ministerio de
Educación emitirá un informe al MIDUVI, en
donde indicará los bienes que va a receptar
para los fines institucionales
Oficio
comunicando
los bienes
aceptados
15
Revisar y analizar
el informe de
bienes aceptados
Director (a)
Administrativo
Se analizará el informe de bienes aceptados por
el Ministerio de Educación.
¿El Ministerio de Educación acepta todos los
bienes susceptibles de transferencia gratuita?
Si acepta todos los bienes va a la actividad 17
Si no acepta todos los bienes va a la actividad
16
16 Hacer informe de
bienes aceptados
Analista de la
Dirección
Administrativa
En el caso de que no se acepten todos los bienes
de la lista original, enviada al Ministerio de
Educación, se realizará un informe de los bienes
aceptados para enviar a la Máxima Autoridad
para solicitar que se realice la resolución de los
bienes que van a ser transferidos gratuitamente
al Ministerio de Educación.
Va a la actividad 17;
Los bienes que no son aceptados por el
Ministerio de Educación pasará al subproceso
de venta o remate, destrucción, chatarrización
según sea el caso o determinado por la
normativa legal vigente
Informe de
bienes
aceptados
17
Solicitar la
resolución para
proceder a la
transferencia
gratuita de los
bienes aceptados
Director (a)
Administrativo
De los bienes aceptados por el Ministerio de
Educación, se solicitará mediante memorando a
la Máxima Autoridad, se emita la resolución
para proceder con la transferencia gratuita de
bienes a la institución beneficiada
Memorando
solicitando la
emisión de la
resolución para
la transferencia
gratuita de
bienes
18
Emitir la
resolución de
transferencia
gratuita de
bienes
Máxima
Autoridad
En base al memorando con el informe de bienes
a ser transferidos gratuitamente la Máxima
Autoridad emitirá la resolución para realizar la
transferencia al Ministerio de Educación
Memorando
emitiendo
resolución de
transferencia
gratuita de
bienes
19
Realizar entrega
conforme de
bienes
Director (a)
Administrativo
Una vez realizado el acto administrativo para la
transferencia gratuita de bienes, en presencia
de un delegado de la Dirección de Auditoria
Acta de
entrega -
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8.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso de gestión de baja de bienes por
transferencia gratuita
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de
Medida Responsable de Medición
Fuente de la
Medición
Frecuencia de Medición
1 Gestión de baja de bienes
(número de solicitudes de bienes a dar de baja informados/número de solicitudes de bienes a dar de baja atendidos) x 100
Unidades Dirección Administrativa
Quipux Semestral
Interna, delegados del Ministerio de Educación
y de la Dirección Administrativa se procese a
realizar la entrega conforme de bienes, el
mismo que se lo realiza mediante una acta de
entrega - recepción
recepción
20 Venta o remate
De los bienes no aceptados aplicando la Ley 106
en beneficio de las instituciones educativas
fiscales se realizará el subproceso de venta o
remate de los bienes
21 Destrucción
De los bienes no aceptados aplicando la Ley 106
en beneficio de las instituciones educativas
fiscales se realizará el subproceso de
destrucción de los bienes
22 Chatarrización
De los bienes no aceptados aplicando la Ley 106
en beneficio de las instituciones educativas
fiscales se realizará el subproceso de
chatarrización de los bienes
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8.2 Subproceso vinculado a gestión de baja de bienes (Chatarrización)
8.2.1. Ficha del subproceso de gestión de baja de bienes por chatarrización
Subproceso:
Gestión de baja de bienes por chatarrización
Código del Subproceso:
CGAF-DA-GBB-001-B
Descripción:
PROPÓSITO:
Determinar si los bienes muebles de la institución son susceptibles para dar de baja por chatarrización, mediante la verificación del estado y la funcionalidad de los mismos, cumpliendo la normativa legal que se establece para este proceso.
DISPARADOR:
Solicitar informe de bienes obsoletos para chatarrización
ENTRADAS:
Informe técnico de bienes susceptibles a dar de baja por chatarrización
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Emitir resolución para chatarrización
Comunicar sobre la baja de bienes a la CGE
Notificar al Ministerio de Industrias y Productividad
Informar a la empresa chatarrizadora calificada por el MIPRO
Realizar la entrega de bienes a chatarrizar con presencia de delegados
Productos/Servicios del Subproceso:
Acta entrega - recepción de bienes a la empresa chatarrizadora calificada por el MIPRO
Responsable del Subproceso:
Director (a) Administrativo
Tipo de cliente: Externo
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8.2.2 Controles del subproceso de gestión de baja de bienes por chatarrización
ARTÍCULO NORMATIVA
1 Ley en Beneficio de las Instituciones Educativas Fiscales (Ley 106; Registro Oficial Suplemento de 29-dic-1995
13, 79, 80 Reglamento General de Bienes del Sector Público
Decreto Presidencial 1791
Acuerdo Ministerial 10330
8.2.3 Diagrama de flujo del subproceso de gestión de baja de bienes por
chatarrización
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8.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso de gestión de baja de bienes por
chatarrización
N
o. Actividad Rol Descripción Documento
1
Informar los
bienes a dar de
baja por
chatarrización
Director (a)
Administrativo
Una vez realizado el informe técnico de bienes
susceptibles para dar de baja, de haber
aplicado la ley 106, y el informe del Ministerio
de Educación, se obtiene que no todos los
bienes son susceptibles de transferencia
gratuita, entonces se procede a generar un
informe de bienes que se darán de baja por
chatarrización
Informe técnico
de bienes para
chatarrización;
Memorando
2
Verificar informe
y solicitar
resolución para
dar de baja los
bienes
Director (a)
Financiero
Del informe indicando los bienes para
destrucción o chatarrización, se solicita a la
Máxima Autoridad emita la resolución para dar
de baja, previa verificación por parte de la
Dirección Financiera
Expediente
3
Remitir
memorando con
informe de
bienes a dar de
baja
Coordinador (a)
General
Administrativo
Financiero
Se remitirá el memorando con el informe de
bienes a dar de baja Expediente
4
Emitir resolución
para
chatarrización
Máxima
Autoridad
Cuando llegue el expediente donde indica los
bienes que se van a chatarrizar se emitirá
resolución para proceder con el proceso
Resolución de
chatarrización
5
Comunicar sobre
la baja de bienes
a la CGE
Máxima
Autoridad
Se comunicará a la Contraloría General del
Estado sobre los bienes que se darán de baja
por chatarrización
Oficio de
comunicación
con listado de
bienes a dar de
baja
6 Emitir recepción
de documentos
Contraloría
General del
Estado
La Contraloría General del Estado emitirá un
documento indicando que recibió la
información de los bienes que se darán de baja
Oficio de
recepción de
documentos
7
Notificar al
Ministerio de
Industrias y
Productividad
Máxima
Autoridad
Se notificará al Ministerio de Industrias y
Productividad, para designación de la empresa
chatarrizadora que cumpla con los
requerimientos ambientales establecidos
Oficio de
notificación al
MIPRO
8 Revisar
documentación
Ministerio de
Industrias y
Se revisará la documentación y emitirá un oficio
respondiendo a la chatarrización de los bienes
Oficio
indicando
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN DE BAJA DE BIENES
Versión: 1 .0.0 Página 18 de 20
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Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
8.1.5.- Indicadores de Gestión del subproceso gestión de baja de bienes por
chatarrización
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida
Responsable de Medición
Fuente de la
Medición
Frecuencia de Medición
1 Gestión de baja de bienes por chatarrización
(número de solicitudes de bienes a dar de baja informados por chatarrización/número de solicitudes de bienes a dar de baja por chatarrización atendidos) x 100
Unidades Dirección Administrativa
Quipux Semestral
Productividad que se darán de baja lineamientos
de empresa
chatarrizadora
9
Informar a la
empresa
chatarrizadora
calificada por el
MIPRO
Director (a)
Administrativo
Se informará mediante oficio a la empresa
chatarizadora que fue previamente calificada
por el MIPRO el listado con bienes a chatarrizar
Oficio con
listado de
bienes a
chatarrizar
10 Entregar
propuesta
Empresa
Chatarrizadora
La empresa chatarrizadora designada enviara
la propuesta para el análisis de la misma
Oficio con
propuesta
11
Coordinar la
entrega de
bienes a
chatarrizar
Director (a)
Administrativo
La Dirección Financiera en conjunto con la
empresa chatarrizadora designada coordinará
fecha para la entrega de bienes a chatarrizar
12
Realizar la
entrega de
bienes a
chatarrizar con
presencia de
delegados
Guardalmacén
Mediante acta de entrega - recepción y con
presencia del delegado de la auditoría interna
se procederá a realizar la entrega de bienes a
chatarrizar a la empresa designada
previamente por el MIPRO
Acta de
entrega -
recepción de
bienes a
chatarrizar
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Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
9.- Anexos
9.1 Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión de baja de bienes por
transferencia gratuita TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 13/07/2015
CÓDIGO: CGAF-DF-C-08
VERSIÓN: 1.0
MACROPORCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Computadoras
Teléfono
Escritorio
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CICLO
(DIAS)
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha: 13/07/2015 Fecha: 06/08/2015 Fecha: 06/08/2015
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
Acuerdo Ministerial 10330
Memorando informando a la Dirección Financiera la l ista de bienes a dar de baja
Memorando informando la delegación a funcionarios que van a verificar los bienes a dar de baja
Delegado para la inspección de Auditoría Interna
Máxima Autoridad
Decreto Presidencial 1791
INDICADOR No. 2
Ley en Beneficio de las Instituciones Educativas Fiscales (Ley 106; Registro Oficial Suplemento de 29-dic-1995; Art. 1)
FORMULA DE CÁLCULO
Gestión de baja de bienes
(número de solicitudes de bienes a dar de baja
informados/número de solicitudes de bienes a dar de
baja atendidos) x 100
80%
Semestral
Memorando solicitando documentación faltante
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
DENOMINACIÓN
PROVEEDORES
CLIENTES
Reglamento General de Bienes del Sector Público; Arts. 13, 79, 80
Quipux / e-SIGEF
Procesos Adjetivos
INDICADORES
Aprobado por: Dr. Jaime López
REGISTROS
Memorando con resolución de bienes a ser vendidos o rematadosOficio de comunicación de bienes susceptibles a dar de baja hacia el Ministerio de Educación
Memorando con informe de bienes susceptibles de venta, remate, transferencia gratuita
FICHA DE SUBPROCESO
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVAGESTIÓN DE CONTROL DE BIENES Y ADQUISICIONES
Gestión de Baja de Bienes (Transferencia gratuita)
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS
Determinar si los bienes muebles de la institución son susceptibles para dar de baja por transferencia gratuita, mediante la verificación del estado y la
funcionalidad de los mismos, cumpliendo la normativa legal que se establece para este proceso
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso se establece mediante una solicitud por parte de la Dirección Administrativa en matriz y en caso de las provincias por parte de la autoridad
competente de la Dirección Administrativa provincial, y concluye con la determinación si los bienes son susceptibles de dar de baja o enajenación por
transferencia gratuita, venta o remate, destrucción o chatarrización.
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Solicitud de información acerca de bienes obsoletos
Código
ENTRADAS
Unidad requirente Memorando solicitando informe de bienes obsoletos
Patricio Silva
Dirección Administrativa / Dirección Administrativa Provincial
Director Administrativo
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Acta de entrega - recepción de bienes con transferencia gratuita
Coordinador General Administrativo Financiero
Delegados para la inspección de la Dirección Financiera
NO
Memorando con lista de bienes a dar de baja
Director Financiero
Hardware de la institución
Guardalmacén Software de la Institución
Memorando con resolución de transferencia gratuita de bienes
Revisado por: Ing. Silvia Gómez
Informe de bienes obsoletos para: Venta o remate,
transferencia gratuita, destrucción y chatarrización
DENOMINACIÓNMemorando solicitando informe de bienes obsoletos
Memorando con informe técnico de inspección de bienes a dar de baja
Oficio con informe de bienes aceptados
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Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
9.2 Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión de baja de bienes por
chatarrización
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 15/07/2015
CÓDIGO: CGAF-DF-C-08.1
VERSIÓN: 1.0
MACROPORCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Computadoras
Teléfono
Escritorio
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CICLO
(DIAS)
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha: 15/07/2015 Fecha: 06/08/2015 Fecha: 06/08/2015
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Hardware de la institución
Código
ENTRADAS
Dirección Financiera
Revisado por: Ing. Silvia Gómez
Acta de entrega - recepción de bienes obsoletos
DENOMINACIÓNInforme técnico de bienes para destrucción
Empresa chatarrizadora autorizada
Memorando a la Dirección Financiera con informe técnico de bienes para destrucción
Ley en Beneficio de las Instituciones Educativas Fiscales (Ley 106; Registro Oficial Suplemento de 29-dic-1995; Art. 1
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Chatarrización
(número de solicitudes de bienes a dar de baja
informados por chatarrización/número de solicitudes
de bienes a dar de baja por chatarrización atendidos)
x 100
Expediente
Oficio a la CGE con listado de bienes a chatarrizar
FICHA DE SUBPROCESO
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVAGESTIÓN DE CONTROL DE BIENES Y ADQUISICIONES
Gestión de Baja de Bienes (Chatarrización)
RECURSOS
El proceso se establece su inicio con el informe técnico de bienes a dar de baja por chatarrización en la Dirección Administrativa en matriz y en caso de las
provincias por parte de la autoridad competente de la Dirección Administrativa provincial, y concluye con los bienes obsoletos destruidos o chatarrizados
según sea el caso.
DISPARADOR
CLIENTES
Determinar si los bienes muebles de la institución son susceptibles para dar de baja mediante la chatarrización, previa verificación del estado y la
funcionalidad de los mismos, cumpliendo la normativa legal que se establece para este proceso.
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
Coordinador General Administrativo Financiero
PROVEEDORES
Informe técnico de bienes para destrucción
Informe técnico de bienes para destrucción
Director Administrativo
Reglamento General de Bienes del Sector Público; Arts. 13, 79, 80
HUMANOS TECNOLÓGICOS
Director Financiero Software de la Institución
Máxima Autoridad
Delegado de Auditoría Interna
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
NO
Propuesta por parte de la empresa chatarrizadoraActa de entrega recepción
Patricio Silva
Quipux / e-SIGEF
INDICADOR No. 2
80%
Semestral
Oficio informando chatarrización al MIPRO
Acuerdo Ministerial 10330
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Resolución administrativa
Procesos Adjetivos
Autoridad designada de la CGE
Autoridad designada del MIPRO
Decreto Presidencial 1791
INDICADORES
Aprobado por: Dr. Jaime López
REGISTROS
Oficio de recepción de documentos