Coordinador de Prensa

COORDINADOR DEPRENSA

CUADERNO DE TRABAJO

Gerencia de información y educación electoral

Cuaderno de Trabajo 1

CONTENIDO

Presentación 3

Siglas 5

Coordinador de prensa 7

Ámbito de trabajo del coordinador de prensa 8

Sistema de gestión de la calidad 9

I Comunicaciones 24


PRESENTACIÓN

La Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE) tiene a su cargo la planificación, la organización y la ejecución de los procesos electorales en todo el país. Por tal motivo, se conforman temporalmente las Oficinas Descentralizadas de Procesos Electorales (ODPE) con el fin de ejecutar las actividades necesarias para el desarrollo de las elecciones en cada circunscripción.

En este marco, el coordinador de prensa tiene en el cuaderno de trabajo un material de apoyo para la ejecución de sus tareas. El contenido temático se encuentra organizado en función de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad que se ejecutan en la ODPE y de las tareas que realiza.

El Área de Capacitación Electoral (ACE) de la Gerencia de Información y Educación Electoral (GIEE) ha elaborado este material para ser utilizado durante el desarrollo de la capacitación y recomienda su uso a lo largo del proceso electoral a manera de consulta.

Gerencia de Información y Educación Electoral


SIGLAS

ACE Área de Capacitación Electoral

ADRH Analista de Recursos Humanos

ADS Adjudicación directa selectiva

AMC Adjudicación de menor cuantía

CA Centro de acopio

CAODPE Coordinador Administrativo de la ODPE

CC Centro de cómputo

CCP Coordinador de Centro Poblado

CCPP Centro Poblado

CD Coordinador distrital

CO Coordinador de operaciones

CEP Comité Especial Permanente

CLV Coordinador de local de votación

CN Cuadro de necesidades

COA Confrontación de operaciones autodeclaradas

CPO Capacitación del personal ODPE y ONPE

ECD Encargado de cómputo descentralizado

FF.AA. Fuerzas Armadas

GAD Gerencia de Administración

GAJ Gerencia de Asesoría Jurídica

GCPH Gerencia Corporativa de Potencial Humano

GCRC Gerencia de Comunicaciones y Relaciones Corporativas

GGE Gerencia de Gestión Electoral

GIEE Gerencia de Información y Educación Electoral

GITE Gerencia de Informática y Tecnología Electoral

GOECOR Gerencia de Organización Electoral y Coordinación Regional

ofiCina naCional de proCesos eleCTorales6

GPP Gerencia de Planeamiento y Presupuesto

ISO International Standard Organization (Organización Internacional de Normalización)

JEE Jurado Electoral Especial

JNE Jurado Nacional de Elecciones

JODPE Jefe de la ODPE

LOE Ley N° 26859, Ley Orgánica de Elecciones

MP Ministerio público

MS Material de sufragio

MR Material de reserva

ODPE Oficina Descentralizada de Procesos Electorales

ONPE Oficina Nacional de Procesos Electorales

ORC Oficina Regional de Coordinación

PNP Policía Nacional del Perú

REDAM Registro de Deudores Alimentarios Morosos

RJ Resolución Jefatural

ROP Registro de Organización Política

SAJE Sistema Automatizado de Jornada Electoral

SEA Sistema de Escrutinio Automatizado

SEACE Sistema Electrónico de las Contrataciones del Estado

SGCP Subgerencia de Comunicaciones y Prensa

SGOPED Subgerencia de Operaciones Electorales Desconcentradas

SGORED Subgerencia de Organización Electoral Desconcentrada

TdT Técnico de transmisión

VE Voto electrónico

VIP Very Important Person (persona muy importante)

Importante


COORDINADOR DE PRENSA

En la estructura organizativa de la Oficina Descentralizada de Procesos Electorales, el coordinador de prensa cumple una función de apoyo al jefe de la ODPE durante la ejecución de los procesos planificados por la Oficina Nacional de Procesos Electorales.

Es el profesional especialista en comunicación que se encarga de apoyar al jefe de la ODPE en la difusión del proceso electoral a través de los medios de comunicación en coordinación permanentemente con la Gerencia de Comunicaciones y Relaciones Corporativas y el jefe de la ODPE.

Además, apoya en diversas actividades que van desde la instalación hasta el cierre de la ODPE y difunde el proceso electoral a través de los medios de comunicación. Destaca por su actitud proactiva con capacidad de convocatoria y criterio periodístico; asimismo, cuenta con habilidad para comunicarse y posee pleno dominio de las reglas del idioma.


El coordinador de prensa tiene como ámbito de trabajo la circunscripción de una Oficina Descentralizada de Procesos Electorales, la misma que puede estar ubicada en las ciudades capitales de departamento o en las capitales de una determinada provincia. Labora y se comunica de manera permanente con el jefe de la ODPE.

A continuación, se presenta el sistema de gestión de la calidad y los procesos que se ejecutan en la ODPE en los cuales participa el coordinador de prensa. Es importante identificar las características específicas del proceso electoral para aplicar adecuadamente los procedimientos electorales establecidos y brindar así un servicio de calidad con el fin de lograr las metas previstas.

ÁMBITO DE TRABAJO DEL COORDINADOR DE PRENSA

Jefe

de

OD

PE/O

RC

Asistente de finanzas

Asistente logístico

Asistente legal

Coordinador de prensa

Analista de recursos humanos

Coordinador de capacitación

Asistente de cómputo

descentralizadoAsistente de microforma

Digitalizador / Digitador

Capacitador electoral

Auxiliar de operaciones

Coordinador de local de votación / Responsable de

local de votación

Coordinador de mesa o coordinador técnico de mesa

Auxiliar técnico diurno y nocturno distrital / CCPP

Coordinador de mesa T2

Técnico de transmisión

Asistente técnico de local

de votación

Asistente de oficina

Coordinador distrital ocoordinador de centro poblado

Encargado de cómputodescentralizado

Auxiliar técnico D/NAuxiliar administrativo

Coordinador de operaciones

Coordinador administrativo

Auxiliar de personal

Auxiliar de cómputo

descentralizado

Fuente: Memorando N° 004546-2015-GOECOR/ONPE, actualizado al 4 de diciembre de 2015


Un sistema de gestión de la calidad (SGC) es una estructura operacional de trabajo bien documentada e integrada a los procedimientos técnicos y gerenciales para guiar las acciones de la fuerza de trabajo, equipos y la información de la organización de manera práctica y coordinada que asegure la satisfacción del cliente o usuario mediante el cumplimiento de políticas y objetivos.

En otras palabras, un sistema de gestión de la calidad incluye una serie de actividades coordinadas sobre un conjunto de elementos

(estrategias, procesos, recursos, estructura organizacional y documentos) para lograr la calidad del servicio que se ofrece al

cliente o usuario; por ello, es importante controlar y mejorar aquellos elementos que influyen en la satisfacción del

cliente y en el logro de los resultados.

La ONPE cuenta con un Sistema de Gestión de la Calidad aplicado por los diferentes órganos

y controlado en todas las actividades que impacten en el logro de la calidad y

por ende en la satisfacción de los diferentes actores electorales

durante su participación en los procesos electorales dentro del marco que establece la ley.

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD


RecursosSe brindan el personal y el equipamiento necesarios para la prestación del servicio, así como el ambiente de trabajo y el recurso financiero para realizar las actividades con calidad.

DocumentosLa ONPE cuenta con procedimientos, instructivos, registros, formatos y la documentación necesaria para la operación eficaz y eficiente de los procesos y, por ende, de la organización.

Procesos

Nuestros procesos son ejecutados para brindar un servicio de calidad. Cada ODPE registra sus actividades y verifica que cada acción se encuentre alineada al logro de los objetivos planteados. Incorpora también actividades de seguimiento y control para la operación eficaz de los procesos y mejora continua.

Estructura organizacional

Estructura organizacional: la ONPE, las ODPE y las ORC se sostienen sobre la base de una estructura de responsabilidades definida, con funciones claras y orientadas por la política de calidad.

Estrategias

La ONPE tiene lineamientos de política definidos, así como objetivos y acciones para el logro de la calidad y satisfacción de sus clientes y usuarios: los actores electorales, las organizaciones políticas y la ciudadanía en general. Estas políticas y objetivos están alineados a los resultados permanentemente verificados que como organización desea obtener.


Principios del sistema de gestión de la calidad

Enfoque al cliente

Participación del personal

Enfoque de sistema para la

gestión

Enfoque basado en hechos para la

toma de decisiones

Liderazgo

Relaciones mutuamente

beneficiosas con el proveedor

Enfoque de proceso

Mejora continua

alidad

La calidad se refiere al cumplimiento de requisitos para satisfacer a un cliente o usuario, interno o externo, que supere sus expectativas.

La norma ISO 9001:2008 es el documento que establece los requisitos para implementar un sistema de gestión de la calidad que logre que la organización actúe de manera efectiva en un entorno de mejora continua al igual que las mejores organizaciones del mundo. NOTA


Beneficios de un sistema de gestión de la calidadLos beneficios que aporta un sistema de gestión de la calidad podemos enfocarlos como los beneficios propios para la organización en sí y también como los beneficios para los clientes.

Establecimiento, alineación y cumplimiento de objetivos orientados a la calidad

Eliminación de actividades que no agregan valor y de duplicidades funcionales que reducen la duplicidad de actividades y facilitan el control de los procesos

Mejora continua de los procesos (iniciativas) con base en medidas objetivas

Transparencia de las operaciones

Aumento del compromiso del personal y clarificación de sus responsabilidades, que fomenten el trabajo en equipo

Mejora de la imagen institucional, al generar mayores niveles de confianza en la ciudadanía

Satisfacción del cliente interno y externo

Reconocimiento nacional e internacional


Ciclo PHVAEs una herramienta de la mejora continua. Se basa en un ciclo de cuatro pasos: Planear, Hacer, Verificar y Actuar. Al aplicarla en la política y los objetivos de calidad, así como en la red de procesos, la probabilidad de éxito es mayor.

Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir los resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la empresa.

PLANEAR

Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño.

Realizar el seguimiento de los procesos respecto a políticas y objetivos del producto e informa los resultados.

VERIFICARACTUAR

HACER

Implementar los procesos.

PVAH


Objetivos de la calidad

La política de la calidad define los COMPROMISOS de la ONPE referidos a lo siguiente:

Reafirmar los valores democráticos brindando

a la ciudadanía, a las organizaciones políticas y

de la sociedad civil servicios acorde a sus requerimientos,

garantizando en su prestación el respeto a

los principios de igualdad, transparencia y estricto

apego legal.

Mejorar continuamente nuestros procesos internos

contando con personal calificado y comprometido con la mejora continua así

como con la tecnología que permita asegurar la eficacia del Sistema de Gestión de

Calidad.

Política de la calidad

Mejorar la satisfacción del ciudadano, así como de las instituciones públicas y privadas, organizaciones políticas y de la sociedad civil, mediante el cumplimiento de los requisitos del servicio o producto brindado.

Mejorar la productividad mediante la reducción sistemática de los tiempos de ciclo de los procesos internos.

12


Todo trabajador de la ONPE debe conocer y realizar sus labores de acuerdo con los lineamientos de la política de calidad. Son nuestras prácticas las que optimizan el servicio a los ciudadanos con los valores democráticos requeridos. NOTA

Desarrollar o fortalecer competencias y el compromiso del personal con las buenas prácticas y el mejoramiento continuo de la institución.

Mejorar la plataforma tecnológica como soporte a la mejora institucional.

34


Nuestras acciones son de conocimiento público y de acuerdo con la ley, lo que brinda legitimidad y permite crear confianza y seguridad en la población.

Transparencia

Nuestros esfuerzos están orientados al fortalecimiento de la democracia.Compromiso

Somos garantía del respeto a las normas y a la voluntad ciudadana expresada en las urnas.Honestidad

Buscamos generar valor público en cada uno de nuestros servicios.

Excelencia de servicio

Nuestras decisiones se rigen por la objetividad e imparcialidad.Integridad

Visión, misión de la ONPELa política y los objetivos de calidad guardan estrecha relación con la visión, la misión y los valores institucionales.

Ser una institución de excelencia que cuenta con la confianza de la población, promoviendo una cultura de valores democráticos mediante el uso de tecnología e innovación.

Garantizar la obtención de la genuina y libre expresión de la voluntad popular para fortalecer la institucionalidad democrática.

Visión

Misión

Valores


?

Dónde encuentro los documentos del Sistema de Gestión de Calidad?El Sistema de Gestión de calidad de ONPE está conformado por una base documental y normativa que sirve para poder aplicar la política de calidad y lograr los objetivos de calidad a través de su correcta aplicación.

Los documentos del sistema de gestión de calidad de ONPE (directivas, manuales, procedimientos, instructivos, formatos, entre otros) se pueden ubicar en la intranet ingresando a la página web www.onpe.gob.pe en el enlace "Intranet". Luego siga las indicaciones mostradas a continuación:


Estructura de los documentos

El sistema de gestión de la calidad de la Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE) está regulado por documentos externos e internos.

Documentos externosLeyes, decretos, normas, reglamentos, directivas y otros documentos que regulan la gestión de la ONPE.

Documentos internosEs el conjunto de documentos elaborados, revisados y aprobados por la ONPE enmarcados dentro del alcance del Sistema de Gestión de la calidad, como Políticas, Directivas, Manuales de gestión, procedimientos, instructivos, formatos y otros documentos.

Políticas

Directivas

Manuales de gestión

Procedimientos

Instructivos

Formatos

Otros documentos

SISTEMA DE GESTIÓN

Leyes, decretos, resoluciones, normas, reglamentos que

regulan la gestión de la ONPE.


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Cómo participan las Oficinas Descentralizadas de Procesos Electorales (ODPE) y las Oficinas Regionales de Coordinación (ORC) en el sistema de gestión de la calidad de la ONPE?

En el sistema de gestión de la calidad de la ONPE, las Oficinas Descentralizadas de Procesos Electorales (ODPE) y las Oficinas Regionales de Coordinación (ORC) participan de la siguiente manera:

Cumpliendo lo establecido por la política y los objetivos de calidad de la ONPE.

Fortaleciendo las competencias y el compromiso.

Realizando controles y seguimiento a sus actividades.

Trabajando por procesos y en equipo.

Tomando acciones para la mejora continua del servicio.

ODPE/ORC


Tomando acciones para la mejora continua del servicioLas acciones van desde el uso adecuado del presupuesto hasta la contratación de personal idóneo para el cargo y el trabajo por resultados.

Cumpliendo lo establecido por la política y los objetivos de calidad de la ONPE

– El personal de la ODPE promueve el respeto a las decisiones de los ciudadanos.

– Fortalece las condiciones para un proceso electoral limpio y transparente, brindando garantías para el sufragio.

Fortaleciendo las competencias y el compromisoEl personal de la ODPE/ORC se conduce con apego a las buenas prácticas y vela por el cumplimiento de las actividades a cabalidad y por el mejoramiento continuo de la institución.

Realizando controles y seguimiento a sus actividadesCada actividad debe ser medible y controlada en la perspectiva de mejorar los resultados. El cumplimiento es responsabilidad del equipo, sea este de la ODPE/ORC, del distrito o del centro poblado.

Trabajando por procesos y en equipoLas actividades agregan valor para un usuario interno o externo, identifican al proveedor y los insumos necesarios para la realización del producto o servicio electoral.


La ONPE tiene como objetivo certificar todos los procesos electorales dentro del marco del sistema de gestión de la calidad (SGC).

Procesos certificadosProducto del esfuerzo desplegado, la ONPE ha logrado certificar bajo los estándares de la norma ISO 9001: 2008 dieciséis de sus procesos:

Verificación y control de la información financiera de los partidos políticos

Sistema de cómputo electoral convencional

Gestión de las oficinas descentralizadas de procesos electorales - ODPE

Capacitación de personal ODPE y ONPE

Capacitación de actores electorales

Conformación de mesas de sufragio

Ensamblaje de material electoral de sufragio y reserva

Despliegue de material de sufragio

Jornada electoral

Repliegue de documentos y activos electorales

Contrataciones de bienes y servicios en la ODPE

Asistencia técnica

Educación electoral

Verificación de firmas

Archivo electoral

Contratación de personal CAS

1

5

9

13

2

6

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14

3

7

11

15

4

8

12

16

Estos procesos han sido documentados e implementados de acuerdo con lo establecido en los requisitos de la norma ISO 9001, mejorando de esta manera la labor encomendada.

La consecución de esta certificación no hace sino ratificar el compromiso de nuestro personal en la mejora continua como mecanismo mediante el cual podamos contribuir a la consolidación de la excelencia organizacional al servicio de la ciudadanía, que es el objetivo estratégico institucional. Asimismo, hace que nos tracemos nuevos retos para los años venideros.


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Procesos del sistema de gestión de la calidad en la ODPE

Procesos operativos: Son aquellos que generan los servicios electorales y se relacionan directamente con el cliente electoral.

Procesos de soporte: Son los encargados de dar apoyo a los procesos operativos, aportándoles los recursos necesarios para que puedan realizar sus actividades.

DE

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IMOImplementación

de la ODPECIOCierre de la

ODPE

CPOCapacitación

del personal de

la ODPE y la

ONPE/ORC

CAECapacitación de actores electorales

CMSConformación de mesas de

sufragio

JELJornada electoral

DMSDespliegue del

material de sufragio

RME

Repliegue

de material

electoral y

documentos

electorales

SCESistema de cómputo electoral

DMMDesignación de miembros

de mesa

RR.HH.

Recursos

humanos

COM

Com

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FINFinanzas

LOGLogística

SPSeguridad

del proceso

La ONPE implementa y certifica progresivamente nuevos procesos en el SGC NOTA

La rueda de procesos es una representación gráfica que refleja la estructura y relación de los diferentes procesos del SGC, en el que se identifica los siguientes tipos de procesos:


Las actividades que cumple el coordinador de prensa en el proceso de comunicaciones se encuentran definida en los procedimientos. Es importante que revise detenidamente los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad con el objetivo de ejecutar el proceso con eficacia. A continuación se presenta una breve descripción de las tareas.

• Recibe el cronograma de trabajo elaborado por la Subgerencia de Comunicaciones y Prensa que contiene las actividades a realizar por la ODPE.

• Ejecuta en coordinación con el jefe de la ODPE todas las actividades electorales según el cronograma de trabajo emitido por la Subgerencia de Comunicaciones y Prensa.

• Reporta semanalmente a la Subgerencia de Comunicaciones y Prensa la ejecución de las actividades en coordinación con el jefe de la ODPE.

• Elabora el directorio de los principales medios de comunicación de la circunscripción donde está ubicada la ODPE.

• Realiza la convocatoria a los medios de comunicación para la cobertura de las actividades de la ODPE.

• Acondiciona las instalaciones de la ODPE para recibir a los miembros del JEE, personeros, observadores y medios de prensa durante el proceso electoral.

• Elabora un periódico mural de la ODPE y mantiene actualizada su información.

• Organiza y ejecuta eventos con la presencia de autoridades, personalidades, medios de comunicación y público.

TAREAS DEL COORDINADOR DE PRENSA

COMUNICACIONES (COM)


• Elabora, con anterioridad a cada actividad, la base de datos de invitados y el directorio de los medios de comunicación en la circunscripción de la ODPE, además confirma la asistencia por vía telefónica o correo electrónico.

• Prepara carpetas con material informativo para los invitados y periodistas.

• Coordina con el jefe de la ODPE la elaboración del discurso y la ambientación para los eventos según los lineamientos de la imagen institucional.

• Elabora y envía notas de prensa a los medios de comunicación con el objetivo de anunciar las actividades que realiza la ODPE según la plantilla elaborada y emitida por la Subgerencia de Comunicaciones y Prensa.

• Organiza y difunde el proceso electoral en lugares públicos, como talleres informativos y de capacitación, módulos informativos, ferias informativas, perifoneo, etc.

• Coordina con el jefe de la ODPE la promoción de entrevistas en los diferentes medios de comunicación, escrito, televisivo, radial y web; luego, se programan y ejecutan las entrevistas sin que interfieran con otras actividades del jefe de la ODPE.

• Acompaña al jefe de la ODPE en las diversas actividades que desarrolla durante la Jornada Electoral.

• Elabora el reporte semanal de las entrevistas y noticias sobre la ODPE.

• Elabora un informe final sobre la cantidad de entrevistas, los temas abordados, el impacto en los medios y actividades desarrolladas.


El objetivo de este proceso es establecer las tareas para la difusión de las actividades electorales y las coordinaciones con los medios de comunicación de forma descentralizada en las Oficinas Descentralizadas de Procesos Electorales (ODPE), así como en las Oficinas Regionales de Coordinación (ORC) a cargo de los responsables respectivos.

Estas actividades se realizan en permanente coordinación con la Gerencia de Comunicaciones y Relaciones Corporativas


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El éxito y el impacto de un proceso electoral dependen en gran medida de las actividades de comunicación y difusión. Para garantizar desde el principio una gestión eficaz de las actividades de comunicación, se debe realizar coordinaciones previas con la Subgerencia de Comunicaciones y Prensa (SGCP) a fin de mantenerse informado sobre las tareas de comunicación.

Para la difusión de las actividades electorales en los medios de comunicación de la circunscripción de la ODPE/ORC, se recomienda hablar directamente con el periodista para asegurar que efectivamente las herramientas de comunicación aparezcan en las noticias. El desarrollo del proceso de comunicaciones establece las siguientes actividades:

4

2

1

3

Difusión en los medios de comunicación

Ejecución del cronograma de trabajo y la organización de las actividades electorales

Difusión de las actividades electorales para las ODPE y la ORC

Organización y ejecución de la difusión en lugares públicos


1. Difusión de actividades electorales para las ODPE y las ORC

Esta actividad consiste en dar a conocer a la ciudadanía las actividades que ejecuta la ONPE en el marco de cada proceso electoral, la Subgerencia de Comunicaciones y Prensa (SGCP) se encarga de brindar las pautas para una adecuada preparación del jefe de la ODPE/ORC responsable de la difusión de las actividades electorales en la circunscripción electoral. La primera actividad es difundir la ceremonia de instalación de la ODPE, a partir de este momento la ciudadanía en general recibe la información ya sea por medio escrito, registro de audio o registro audiovisual.

Otras actividades que deben difundirse son el sorteo de miembros de mesa, los talleres de capacitación al personal, la verificación pública de material electoral, las fechas de las jornadas de capacitación a miembros de mesa y posteriormente la ejecución, entrega de credenciales, la jornada electoral, etc. Durante la ejecución de estas actividades electorales, la ONPE establece que el personal (hombre y mujer) debe contar con la indumentaria institucional, en el caso de la indumentaria solo se considera:

• Polo piqué blanco con logotipo de la ONPE o camisa de color blanco.

• Chaleco (unisex) de color azul oscuro con aplicación del logotipo de la ONPE.

• Pantalón negro, azul o blue jean.

• Se recomiendan zapatos y correa de colores negro, marrón o beige.

El personal responsable de la difusión de las actividades electorales se prepara con la documentación remitida por la Subgerencia de Comunicaciones y Prensa (SGCP) y realiza un media training (entrenamiento) con el jefe de la ODPE, a fin de que su participación transmita información y mensajes claros que logren un impacto positivo en lectores, radioescuchas y televidentes.


2. Ejecución del cronograma de trabajo y organización de las actividades electorales

Para llevar a cabo la difusión de las actividades en la ODPE/ORC, la Subgerencia de Comunicaciones y Prensa (SGCP) remite al coordinador de prensa (responsable de comunicaciones) las pautas de las actividades, que serán cumplidas y reportadas a esta subgerencia semanalmente.

Para organizar la difusión de las actividades electorales, el responsable de comunicaciones en la ODPE/ORC se encarga de elaborar la base de datos de los invitados que pueden ser autoridades locales, personalidades, medios de comunicación, etc.

Así también y de manera anticipada, confirma la presencia del notario o juez de paz en las actividades que se les requiera, como es el sorteo de miembros de mesa. Todas las actividades son coordinadas con la Subgerencia de Comunicaciones y Prensa, el jefe de la ODPE y el coordinador de prensa. Deben de tener en cuenta los ensayos programados.

El coordinador de prensa también es el responsable de preparar las carpetas con material informativo que se entrega a todos los invitados.

Para cada actividad, se realizan coordinaciones a cargo del jefe de la ODPE y del responsable de comunicaciones con la finalidad de que todo se encuentre listo y no surjan imprevistos en lo referido a lo siguiente:

La elaboración del discurso del maestro de ceremonia y del jefe de la ODPE

La designación y funciones del personal de la ODPE

La elaboración de las notas de prensa para los medios de comunicación


El envío de invitaciones a los medios de comunicación para la cobertura periodística de la actividad

La coordinación para la designación y funciones del personal que apoye en la actividad

La elaboración de la nota de prensa para la difusión de la actividad, así como su envío a los medios locales

3. Organización y ejecución de la difusión en lugares públicos (talleres informativos y de capacitación, módulos informativos, ferias informativas, perifoneo, etc.)

En cada actividad de difusión del proceso electoral, la institución busca generar impacto en la ciudadanía, a fin de promover la participación y asistencia de los actores en la jornada electoral. Una de las estrategias es entregar artículos promocionales. Precisamente, en la etapa de organización, se realiza una distribución en función de la cantidad de actividades programadas, de tal manera que en todas se puedan entregar estos artículos promocionales.

Para la organización de esta actividad se debe tener en cuenta lo siguiente:


Para la ejecución de las actividades electorales es importante elaborar un registro fotográfico por cada actividad, a fin de enviar a la Subgerencia de Comunicaciones y Prensa (SGCP) para la publicación en las redes sociales y en la página de la ONPE. El responsable de comunicaciones (coordinador de prensa) en la ODPE/ORC convoca vía telefónica o por correo electrónico a los medios de comunicación a las actividades de difusión más representativas.

El responsable de comunicaciones en la ODPE/ORC convoca vía telefónica y correo electrónico a los medios de comunicación a las actividades de difusión más representativas.

4. Difusión en medios de comunicación

La difusión se realiza por medio de la programación de entrevistas a los medios de comunicación escrito, radial y web de la circunscripción. El jefe de la ODPE y el coordinador de la ORC son las únicas personas autorizadas para brindar entrevistas y aprovecha estos espacios para difundir los mensajes e información que les remite previamente la Subgerencia de Comunicaciones y Prensa (SGCP).


Herramientas de comunicación

Es importante que el jefe de la ODPE/ORC cuente con herramientas de comunicación para llevar la comunicación a cada una de las personas que se quiere impactar. En otras palabras constituyen los canales de comunicación y son utilizados cuando la ODPE o la ONPE necesitan pronunciarse sobre un tema de interés público que involucra a la institución o el proceso electoral, entre las herramientas de comunicación tenemos las siguientes:

Es una charla entre el entrevistado (jefe de la ODPE) y el entrevistador (periodista) con el objetivo de hablar sobre ciertos temas relacionados con el proceso electoral. La entrevista no es casual, es un diálogo interesado con un acuerdo previo e intereses y expectativas de ambas partes.

Es una comunicación escrita dirigida a los medios de comunicación con el propósito de anunciar algo de interés periodístico, como por ejemplo las actividades que se desarrollan en la ODPE . El objetivo de una nota de prensa es informar a la audiencia.

Es de carácter oficial y se dirige a la opinión pública. Se emite solamente cuando hay interés de dejar sentada la posición institucional sobre un tema que compromete los principios o la política de la ONPE.

Es un evento informativo convocado por un organismo o entidad al que están invitados los medios de comunicación con la finalidad de informar y dar a conocer algún asunto de interés público Es una exposición que realiza el jefe de la ODPE (JODPE) sobre una actividad electoral o un tema relacionado, ante un público que puede intervenir mediante preguntas.

Es el registro visual de las actividades de organización, capacitación, información y difusión del proceso electoral. Las fotografías son tomadas con el objetivo publicarlas en los diferentes medios de información de la ONPE, en versión impresa, digital, web y redes sociales.

Es la grabación de las actividades de organización, capacitación, información y difusión del proceso electoral. La información audiovisual se realiza con el objetivo publicarla en los programas audiovisuales, sitios web y redes sociales de la institución.

Es la narración detallada de los acontecimientos electorales que contextualizan y detallan el proceso en la etapa en que se encuentre. Los datos deben ser confiables pues es información para el jefe de la ODPE y para los voceros institucionales.

Es la presentación gráfica de los procedimientos, actividades y tareas electorales que permite informar en forma sencilla y directa el proceso electoral.

La entrevista

La nota de prensa

El comunicado

La fotografía

El video

La ayuda memoria

La infografía

La conferencia de prensa


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Caso práctico

Descubre las ocho palabras relacionadas con las herramientas de comunicación en la siguiente sopa de letras:

1. Entrevista

2. Nota de prensa

3. Comunicado

4. Conferencia

5. Fotografía

6. Video

7. Ayuda memoria

8. Infografía

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Coordinador de Prensa