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“Control Interno en Caja Municipal”
Tesis para optar al título de Técnico EN CONTABILIDADy AUDITORÍA
Alumna : Andrea Jorquera Núñez
Profesor Guía: Mauricio Santander Olivares
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Dedicó este Tesis a Dios y a mis padres...
A Dios, porque ha estado conmigo en cada paso que doy,
cuidándome y dándome fortaleza para continuar,
a mis padres y mi hermano, quienes a lo largo de mi vida han
velado por mi bienestar y educación siendo mi apoyo y pilar
fundamental en todo momento, depositando su entera
confianza en cada reto que se me ha presentado, sin ese
apoyo esencial jamás hubiera podido conseguir llevar a cabo
mis metas en la vida, para mí son un ejemplo de tenacidad,
además dedico también esta tesis a Mi querido Esposo mi
otra mitad, el que con su paciencia y compañía inseparable
hizo las jornadas de estudios más llevaderos, el represento un
gran esfuerzo y tesón para mi, en momentos de debilidad y
cansancio, por último y no por ello menos impórtate al
profesor Mauricio Santander, quién con su profesionalismo y
dedicación supo guiarme en el último paso para el logró de mi
gran meta…
A todos ellos les dedico este Tesis, por que sin su
apoyo no habría podido ser…
Gracias.
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Índice
Páginas
Dedicatoria…………………………………………………………………………..-02-
Introducción……………………………………………………………………..-05-06-
I Parte: Marco Referencial
- Planteamiento del problema…………………………………………….-08-
- Formulación del Problema………………………………………….…...-08-- Sistematización del Problema……………………………………..……-09-
- Objetivo General…………………………………………………….……-10-
- Objetivo Especifico………………………………………………….……-10-
- Justificación……………………………………………………………….-11-
- Marco Metodológico………………………………-12-13-14-15-16-17-18-
II Parte: Marco Teórico
- Historia del Control
Interno………………………………….………….
…-20-
- Generalidad del Control
Interno……………………………….………-20-
21-- Definición…………………………………
………………….………………-21-
- El Control interno una valiosa
contribución para las entidades…….…-22-
- Apuntes Principales del Control
Interno…………………………….……-22-
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- Especificaciones del sistema de control
interno en el entorno actual...-22-
- Características del Control
Interno………………….……………………-23-
- Normas del Control
Interno………………………………………………
..-23-
- Funciones
especificas…………………………………………
…….…-24-25-
- Normas del control interno para el área
de tesorería………………..…-25-
- Unidad de Caja en
tesorería……………………………………………
....-26-
- Utilización de caja en la programación
financiera …………………...…-26-
- Conciliación
Bancaria……………………………………………
…………-27-
- Medidas de seguridad para Cheques,
efectivo y valores……………..-28-
- Monitoreo de Control
interno………………………………………………
-29-
- Políticas
Generales…………………………………………
………………-30-
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- Políticas
específicas…………………………………………
………….….-30-
- Departamento de Finanza (estructura)
……………………….-31-32-33-34-
- Función de la
Caja………………………………………….……..
……-35-36-
III Parte: Desarrollo del Tema
- Control Interno
municipal……………………………….….-38-39-40-41-
42-
- Principios
Contables………………………………………….……………-43-
- Alcance del
Boletín…………………………………………-44-45-46-
47-48-
- Principios que rigen al Control
Interno…………….……………..-49-50-51-
- Control de Cheques
emitidos……………………………………………..-52-
- Arqueo de efectivo en
caja…………………………….………………..…-53-
- Estudio del
efectivo………………………………………………….….-
54-55-
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- Contabilidad
Gubernamental……………………………………...
………-56-
- Contraloría General de la
República………………………………….-57-58-
- Caso
Práctico…………………………………………………....-
59-60-61-62-
- Elaboración de un procedimiento en la
Caja Municipal….............63 al 78-
- Definiciones………………………………
……………….…………….-79-80-
- Conclusión………………………………
……………………………….-81-82-
- Bibliografía………………………………..……………………………..-83-84-
IV Parte: Anexos
- Anexos…………………………………………………………….…..-
85 al 96-
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Introducción
Si bien en un principio el Control Interno comienza en las funciones de la
administración pública, hay indicios de que desde una época lejana se
empleaba en las rendiciones de cuenta de los factores de los estados feudales
y haciendas privadas, es por eso que el transcurrir de los años ha tomado una
forma más definida, esta evolución tiene su razón de ser en lo siguiente, todas
las entidades tienen la necesidad objetiva de controlar todos los recursos.
El Control Interno tiene variadas definiciones e interpretaciones, pero las
palabras que mejor la definen, es que “es un procedimiento llevado por una
entidad para reducir de manera razonable las fallas y proporcionar de tal forma
un grado de seguridad para el logro de los objetivos”, basados además en los
que establece el Comité de Organizaciones Patrocinadoras “COSO”, este es
un medio para lograr un fin y no un fin en sí mismo (procesos a través de un
individuo y no solo a través de manuales de políticas, documentos y formas),por lo que el control interno en palabras simple no es el remedio para todas las
curas dentro de una entidad.
Si el control interno es llevado a las Entidades pública diríamos que tiene como
fin el promover una sana administración de los recursos, la persona dentro de
una organización pública tiene parámetro establecidos como lo es la Ley Nº
18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, Art. 29, la que le otorga
atribuciones y funciones que le permiten efectuar el examen crítico, metódico y
sistemático de la organización municipal, esta responsabilidad recae sobre los
encargados de control y debe realizarse sobre todos los departamentos
existentes. En este sentido, cobra gran importancia la función que desempeñan
las Unidades de Control Interno Municipal, en el resguardo de la legalidad de
los actos del municipio, por lo que se hace imperativo que éstas desarrollen sus
actividades de fiscalización, de acuerdo a la normativa legal y a los dictámenes
de la contraloría que tienen su dependencia técnica, desenvolviéndose con los
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necesarios conocimientos y en un ambiente de independencia de cualquier
autoridad, sea del municipio o fuera de éste.
Por otro lado al control interno no solo son procedimientos, sino tiene su base
en la aplicación, puesto que cualquier manual o procedimiento no puede ser
ejecutado sin que alguien lo aplique y se rija por el, todo esto persigue el
único objetivo de proporcionar un mayor grado de seguridad, pero como ya se
menciono anteriormente esta seguridad nunca podrá ser total, por otro lado
para que el control este completo es necesario que entregue confiabilidad,
efectividad y cumplimiento, a su entorno y superiores.
El control interno varía de una organización a otra, esto puede generarse por
diversas razones, pudiendo ser esta el tamaño, naturaleza (giro), objetivo, etc.,
aunque no se crea por ejemplo el tamaño puede afectar el ambiente de trabajo,
siguiendo un esquema que lo explique se podría decir que cuando una entidad
es demasiado grande va a primar el individualismo, puesto que todos querrán
destacar, mientras que en una entidad más pequeña como lo es laMunicipalidad de Petorca, existe un ambiente de compañerismo que facilita la
aplicación de una buena fiscalización por parte del control correspondiente.
Por otro lado el propósito de esta tesis es principalmente determinar que la
siguiente interrogante ¿Como contribuye el control interno en la elaboración de
un procedimiento en la caja municipal, una vez detectadas las fallas?, es un
elemento esencial que aún no se a implementado y que considera una
deficiencia, por ello el fin perseguidos es el realizar un procedimiento en la caja
chica municipal, puesto de que hasta la fecha este procedimiento es inexistente
dentro de la Municipalidad, todo estará basado en hechos reales, la
información se elegirá al azar de ciertos decretos de pagos, por supuestos
todos correspondientes a caja chica, se cree que si el procedimiento es
mejorado, la probabilidad de faltante y sobrantes de dinero disminuirá también.
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I PARTE
MARCO REFERENCIAL
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MARCO REFERENCIAL
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Dentro de la Ilustre Municipalidad de Petorca, la Secretaria Municipal en
conjunto con otros departamentos relacionados, admiten en forma unánime,
que no existe un procedimiento decretado para la utilización de la caja chica.
La falta de un manual de funciones dentro de la caja municipal es una debilidad
que puede derivar en falencias tales como pérdida de dineros, mal manejo del
procedimiento normal entre otros, además un manual es un implemento
esencial en todo tipo de áreas.
La caja municipal es un órgano importante dentro de todas entidades públicas,
ya que, por medio de esta se recaudan los ingresos municipales y la falta de un
manual, deja un vacío en el buen funcionamiento, puesto que el funcionario
hace lo mejor que puede en base a los dichos y conocimientos de otros
funcionarios, agregándose a eso la experiencia de errores ya cometidos.
Formulación del Problema
¿Como contribuye el control interno en la elaboración de un procedimiento en
la caja municipal, una vez detectadas las fallas?
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Sistematización del Problema
Generalidades N/A SI NO observaciones
1.-¿Existen Manual de procedimientopara el fondo fijo?
2.-¿Los o el manual son evaluados yactualizados con frecuencia?
3.-¿Se efectúan arqueos sorpresivos con
frecuencia?
4.-¿Los vales entregados por medio decaja chica se encuentran numerados?
5.-¿Exige al encargado de la caja chicacontar con un registro de firmas de losfuncionarios autorizados?
6.-¿Si un vale que anulado, se guardapara no perder la cronología en lanumeración?
7.-¿Cuándo existen diferencias en unarqueo, estas son revisadas?
8.-
¿La emisión de viáticos se encuentra
numerada?
9.-¿La numeración de los viáticos esllevada por un registro?
10.- ¿El registro es manual?
11.-¿Exigen respaldo para la emisión deViáticos?
12.-¿Existen plazos para rendir losanticipos a terceros?
13.-¿Se vuelve a entregar un anticipo aterceros, aun cuando el que lo solicitano hubiese rendido el anterior?
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OBJETIVO GENERAL
Esta tesis tiene el objetivo de que una vez Detectar las falencias y
problemas en el control de la caja chica y establecer un procedimiento
operativo óptimo de control interno en los Gastos, realizadas por medio del
Fondo Fijo de Caja Chica, los cuales permitirán estandarizar los procedimientospara su utilización, criterios y reembolsos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Que todas las Dependencias de la municipalidad, cuenten con
procedimientos para el manejo, utilización y reembolso del Fondo Fijo de
Caja Chica
• Proporcionar los procedimientos óptimos para la Administración del
Fondo Fijo de Caja Chica y su correcta aplicación.
• Asegurarse de que el fondo fijo de caja chica sea utilizado para realizar
gastos menores y aquellos que por su importe resulten incosteables
realizarlos por la vía del pago con cheque.
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JUSTIFICACIÓN
La escasa información que existe entre los departamento, de cómo debe
funcionar la caja municipal, es un problema de alto riesgo, que puede
desencadenar en perdidas de dinero entre los inconvenientes más destacables,
al implementarse un procedimiento por medio del control interno este ayudaría
a optimizar los resultados y reducir así el riesgo.
Un Procedimiento proporciona propósitos claros que se pretenden cumplir y en
el cual prima el objetivo de controlar la rutina de trabajo, simplificando las fallas
o errores a niveles mínimos, este además permite que la evaluación del control
interno y su vigilancia se puedan desarrollar de forma más clara y precisa.
Aún Cuando la caja municipal, se encuentra bajo la dependencia de la unidad
de Finanzas y supervisión de Tesorería, es la unidad de control, quien se
encuentra encargado de mantener el correcto funcionamiento en el camino de
la obtención de logros y metas.
Ningún control interno por muy eficiente que sea por si sólo puede asegurar el
buen funcionamiento, es por eso que es necesario que el control determine lasfalencias que pudiesen ocurrir y subsanarlas por medio de un procedimiento,
para asegurar de esta forma que futuros funcionarios sepan como actuar ante
diferentes situaciones.
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MARCO METODOLÓGICO
El tema se desarrollara en forma descriptiva y tomando como base la forma de
trabajar de la funcionaria de la caja Municipal de Petorca, obteniéndose así por
medio del método primario una entrevista a la funcionaria involucrada, lo que
dio como resultado, la forma en como se desenvuelve habitualmente en su
trabajo, todo producto de su experiencia profesional acumulada, la cual ha
obtenido entre aciertos y errores propios de la naturaleza humana, lo
anteriormente expuesto se resume en los siguiente:
Funciones de la Cajera Municipal
Nombre del funcionario: Liliana Pinto Silva.
Institución : Ilustre Municipalidad de Petorca.
Cargo : Cajera.
Funciones a cargo de la funcionaria de la Municipalidad de Petorca:
I. Manejo de Caja Chica.
II. Entrega de anticipo a terceros.
III. Pago de Viáticos.
IV. Recepción de ingresos.
V. Registro de decretos en Libro de Egresos.
VI. Venta de Bonos de Fonasa.
VII. Atención a Público.
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I.- Caja chica: El manejo de caja chica es por los siguientes conceptos:
1. La caja chica funciona con un tope de $208.000.-
2. Tienen derecho a hacer uso de este:
- solicitantes de viáticos ( Funcionarios de planta y contrata)
- solicitantes de viáticos por medio de una rendición (Honorarios)
- concepto de Combustible,
- Materiales de Construcción.
- Ayuda social, la entrega de este último se realiza con la correspondiente
evaluación de la Asistente Social.
3. La cajera debe verificar que las boletas en la rendiciones no vengan
enmendadas, de encontrase alguna se avisa al Jefe de control.
4. los topes con los que trabaja la cajera son los siguientes:
- entrega de pasajes hasta $ 8.000
- entrega de colación hasta $ 3.000
- entrega para combustible $10.000
- entrega para materiales $20.000
5. Las rendiciones deben venir Firmadas por los solicitantes.
II.- Entrega de anticipo a terceros: para hacer efectivo este adelanto es
necesario que se cumpla con los siguientes requisitos:
1. Petición del uso de un requerimiento, este punto es importante, ya que
solo lo puede solicitar un funcionario de planta o contrata, quedandoexcluidos los honorarios.
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2. Esta petición solo puede ser solicitada al Administrador Municipal o Jefe
de Finanzas.
3. La emisión del Requerimiento debe contener lo siguiente:
- Fecha (debe ser procedente al día en que se solicita)
- Nombre del Solicitante
- Indicar el motivo por el que se solicita
- Indicar un producto determinado
- Debidamente Autorizado (firmado por quienes corresponda)
4. Posteriormente se generará el Decreto de pago al nombre de la cajera y
es pasado para las firmas de autorización.
5. Si el Decreto de pago se hubiese autorizado, la cajera procede al cobro
en el banco.
6. Este se entregará al solicitante, una vez que firmé el estado de pago
que dio origen al pago.
7. La rendición debe realizarse con boleta o factura, por parte del
solicitante.
8. Si el solicitante no cumpliera con la rendición por extravió de la
documentación, este será descontado de su remuneración.
9. No se permitirá que la boleta y/o Factura contenga un producto diferente
al que se solicitó.
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10. Si la rendición es menor a lo solicitado, la diferencia debe ser
reintegrada a la cajera, quién a su vez hará un ingreso a la misma
cuenta a la que se solicito.
III.- Entrega de viáticos:
El procedimiento de La Unidad de control para la entrega de viáticos debe
ser el siguiente:
1. La Oficina de control Municipal en quién autoriza los viáticos.
2. El solicitante debe firmar en presencia del jefe de control.
3. La entrega del viático se hará sólo con respaldo de documentación y en
casos especiales estos podrán ser traídos con posterioridad, siendo
entregados a la cajera.
Procedimiento de la cajera para el pago del viático:
Funcionarios de planta y Contrata:
1. Debe cerciorarse que el viático contenga todas las firmas de
autorización, estas serian la siguientes:
Jefe directo, Alcalde, Administrador o Jefe de Control.
2. Debe cerciorase que el viático lleve la firma del jefe de control al reverso
del viático, esto para validar el documento.
3. Debe pedir y adjuntar el respaldo del viático, cuando se solicita que el
documento sea entregado con posterioridad a la emisión.
4. Si el viático es otorgado con pasajes, estos deberán ser rendidos con
los respectivos boletos, los cuales serán adjuntados al viático.
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5. Se hace entrega del dinero una vez que el funcionario firma la solicitud
del viático.
Funcionarios de Honorarios :
1. La entrega de este viático será con tope de hasta $3.000.
2. La rendición se hará con boletas de colación y/o pasajes.
3. La rendición podrá sobrepasar el monto total entregado, puesto que sólo
se entregará hasta el monto máximo.
IV.- Recepción de Ingresos : el procedimiento es el siguiente:
1. Este se genera en primera instancia en la Oficina de rentas y Patentes.
2. Se realiza el pago en Tesorería.
3. Estos Ingresos pueden ser por:
- Derecho de Obras
- Cementerio
- Permisos de circulación
- Casa de estudio
- Traslado de vehículos, etc.
4. La cajera debe realizar un arqueo de forma independiente entre los
ingresos de cementerio y lo que corresponda a la Municipalidad.
5. De lo anterior resulta el estado diario, en el que se detalla los
movimientos del día.
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V.- Registro de Estados de Pago: el procedimiento es el siguiente:
1. Los estado de pago que se generen en tesorería deben registrase en el
libro de egresos.
2. Este registro tiene la importancia de llevar el correlativo de los estados
de pago.
3. Si un estado de pago quedase nulo en sistema, también debe estar
nulo en el libro de egresos.
VI.- Venta de Bonos de Fonasa: El procedimiento es el siguiente:
1. La venta se efectuar cuando el afiliado, acredite su estado con la
credencial de Fonasa.
2. Este debe llevar el código en la orden médica, para evitar de esta forma
que el bono se efectué con un código que no corresponda a la peticióndel médico
3. Un tercero puede comprar un bono con la credencial del afiliado al
nombre del titular de dicha credencial.
4. A la cajera, le corresponde al final de cada día realizar un ingreso total
por venta de bonos, las ventas de cada mes ingresan a la arcamunicipal, las cuales serán pagadas a Fonasa cada fines de mes con la
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cuenta 106, la cual corresponde a la Administración de Fondos, para
dicho pago se generara un estado de pago al nombre de la institución.
VII.- Atención al Público: este se realiza por los siguientes conceptos:
1. Entrega de cheques de Pirquineros
2. Entrega de Cheques emitidos por la Municipalidad para un Proveedor
Natural.
3. Pago patentes comerciales (Vencimiento Semestral)
4. Permisos de Circulación (Vencimiento Trimestral), etc.
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I PARTE
MARCO TEÓRICO
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MARCO TEÓ RICO
Historia del control Interno
Desde tiempos remotos, el ser humano a tenido la necesidad de controlar su
pertenencias y las del grupo de las cual forma parte. Como consecuencia de
esto vino el nacimiento y evolución de los números, los cuales se inician con
cuentas simples hasta llegar al desarrollo de verdaderos sistemas, permitiendo
así el avance de otro tipo de operaciones.
Su aplicación puede observarse en distintos imperios antiguos, en los que ya
se percibía una forma de control y cobro de impuestos, además la partida doble
fue otra medida de control, pero no fue hasta fines del siglo XIX que los
hombres de negocios se preocuparon por formar y establecer sistemas
adecuados para la protección de sus intereses.
Se puede afirmar que el Control Interno ha sido preocupación de la mayoría de
las entidades, aunque con diferentes enfoques y terminologías, lo cual se
puede evidenciar al consultar los libros de texto de auditoría, los artículos
publicados por organizaciones profesionales, universidades y autores
individuales.
Generalidad del control interno:
El sistema de control interno no es un concepto nuevo, puesto que a estado en
la sociedad desde tiempos remotos, orientado a fomentar cambios en los
procesos. En los últimos años ha cobrado mucha fuerza e importancia en
diferentes campos laborales, por la necesidad objetiva de controlar todos los
recursos.
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El mayor énfasis del control interno, se a dado tanto en el sector público como
en el privado, aumentado la sensibilidad de la dirección, los auditores internos
y externos, legisladores, organismos de control y académicos en general, hacia
la necesidad de un sistema eficaz de control interno para dirigir y controlar las
actividades de una entidad.
El control nace, para determinar lo que se esta realizando y lo que se ha
realizado, valorando y aplicando medidas correctivas para orientar la acción
hacia los objetivos y eventualmente reformular los planes.
Definición:
El control Interno es una palabra que según la apreciación de cada persona
puede ser entendida de diferentes formas, por lo que se establecerá un marco
común:
“El control interno es un procedimiento llevado por una entidad para
reducir de manera razonable las fallas y proporcionar de tal forma un
grado de seguridad para el logro de los objetivos”.
Todo control interno necesita de un proceso para alcanzar un fin y con el los
objetivos, el cual debe ser realizado por personas calificadas, entendiendo de
esta forma que el control interno no son solo políticas y procedimientos, sino ungrupo humano que trabaja en pos de brindar de la manera más efectiva una
seguridad razonable, la cual no significa que sea un implementó de seguridad
total. Algunas personas consideran que el control interno es una garantía de
que la entidad no tendrá fallas, a veces se considera el control interno como un
remedio universal a todos los males reales y potenciales de la Entidad. Esta
posición es equivocada, ya que la seguridad razonable no es sinónima de una
seguridad absoluta.
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El Control Interno una Valiosa Contribución para las Entidades
El control interno en las entidades, no solo permite ejercer la vigilancia interna
de forma organizada y estructurada, ajustándose a las características
específicas de cada entidad, sino que al mismo tiempo impulsa el rendimiento
de todos sus procesos, a fin de poder dirigir y gestionar las organizaciones
como un sistema único; así como también poder alcanzar una mejor interacción
con su entorno.
Apuntes principales sobre el control interno
Por mucho tiempo el alcance del sistema de Control Interno estuvo limitado a
las áreas económicas, se hablaba de Control Interno y se tenía la cultura de
que era inherente a las actividades de contabilidad y finanzas; el resto de las
áreas operacionales y de hecho sus trabajadores no se sentían involucrados,
en la actualidad el control interno abarca todas las áreas, en el caso especifico
de las Municipalidades, estás deben controlar el buen actuar y el correcto
funcionamiento de todos los departamentos existentes.
Especificaciones del sistema de control interno en el entorno actual
El control interno no puede separarse de la existencia de las metas y planes,
sin ellos no podrían estudiar los planes pasados para ver dónde y cómoerraron, qué ocurrió y por qué, y por último poder adoptar las medidas
necesarias para evitar que vuelvan a ocurrir los errores, pero lo más importante
es prevenir que sucedan las desviaciones, anticipándose a ellas.
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Características del Control Interno
• Es un proceso; es decir, un medio para lograr un fin y no un fin en sí
mismo (definición establecida por el Comité de Organizaciones
Patrocinadoras “COSO”)
• Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles y no se
trata solamente de manuales de organización y procedimientos.
• Aporta un grado de seguridad razonable, con relación al logro de los
objetivos fijados; no la total.
• La oficina de Control interno es la encargada de evaluar en forma
independiente el sistema de control interno de la Municipalidad y
proponer al Alcalde, las recomendaciones para mejorarlo.
Las Normas de Control Interno
Las normas para el Sector Público son guías generales con el objeto de
promover una sana administración de los recursos públicos en las entidades en
el marco de una adecuada estructura del control interno. Estas normas
establecen las pautas básicas y guían el accionar de las entidades del sector
público hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía de las
operaciones
El Control Municipal se rige por la Ley Nº 18.695, Orgánica Constitucional de
Municipalidades, Art. 29, la que le otorga atribuciones y funciones que le
permiten efectuar el examen crítico, metódico y sistemático de la organización
municipal, verificando el cumplimiento de sus objetivos, políticas y metastomando en consideración la reglamentación legal.
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Sus funciones Específicas son:
a) Velar por el cumplimiento de las normas legales que reglamentan la
acción del Municipio y representar al Alcalde en los actos
Municipales que estime ilegales.
b) Controlar la ejecución financiera y presupuestaria municipal.
c) Colaborar directamente con el Concejo para el ejercicio de sus
funciones fiscalizadoras.
d) Emitir un informe trimestral acerca del estado de avance del ejercicio
programático presupuestario.
e) Efectuar las auditorías operativas internas
f) Visar los decretos de pagos: Legalidad del gasto, operaciones de
aritmética y contabilidad exactas, cumplimiento de leyes sobre
impuestos y derechos, imputación correcta del gasto, autorización del
gasto por el funcionario competente y cumplimientos de procesos y
políticas administrativas.
g) Efectuar respuestas a consultas o peticiones de informes que le
formulen.
h) Aplicar controles deliberados, tales como arqueos sorpresivos de
fondos, toma selectiva de ingresos municipales informando directa y
oportunamente al Alcalde.
i) Control del Cumplimiento de la Asignación de Mejoramiento de la
Gestión Municipal.
Sin embargo, al referirse a la naturaleza de las Unidades de Control Interno,
éstas son un órgano asesor de la dirección máxima de la entidad y que como
tal debe limitarse a informar, recomendar y apoyar técnicamente, quedando al
margen de las funciones decisorias de esa directiva superior.-
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No obstante, la jurisprudencia administrativa, en mérito de los dispuesto por la
propia Ley, ha reconocido la responsabilidad solidaria que afecta al Jefe de
Control, para efectos de los Juicios de Cuentas con el Alcalde (Dictamen Nº
4.050, de 1983), en relación a pagos ilegales, de lo cual se infiere que la
eventual representación es un deber funcionario del Departamento de Control,
cuyo incumplimiento puede significarle sanciones pecuniarias y administrativas
aún mayores que al Alcalde del cual es solidario.-
Normas de Control interno para el área de Tesorería
La Tesorería pública constituye la síntesis de la gestión financiera
gubernamental; por ser la que administra y regula el flujo de fondos del
Estado e interviene en su equilibrio económico y monetario. El sistema de
Tesorería tiene a su cargo la responsabilidad de: determinar la cuantía delos ingresos tributarios y no tributarios (programación financiera); captar
fondos (recaudación); pagar su vencimiento a las obligaciones del Estado
(procedimiento de pago), otorgar fondos (recaudación) o pagar la adquisición
de bienes y servicios en el sector público y, recibir y custodiar los títulos y
valores pertinentes.
Las normas de control interno para el área de tesorería, tienen el propósito
de brindar seguridad razonable sobre el buen manejo de los fondos y valorespúblicos. Estas normas son de aplicación en las entidades que administren
fondos del Tesoro Público.
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UNIDAD DE CAJA EN LA TESORERÍA
Cada entidad debe centralizar la totalidad de sus recursos financieros para
su manejo a través de Tesorería, con el objeto de optimizar la liquidez y
racionalizar la utilización de los fondos disponibles.
Se denomina Unidad de caja al principio que se aplica en el sistema de
Tesorería para centralizar la totalidad de los recursos financieros y ponerlosa cargo de la tesorería de la entidad.
La unidad de caja permite distribuir racionalmente los fondos, en función a
las prioridades del gasto o cuando no exista liquidez suficiente.
UTILIZACIÓN DEL FLUJO DE CAJA EN LA PROGRAMACIÓN
FINANCIERA
La programación financiera comprende un conjunto de acciones
relacionadas con la previsión, gestión, control y evaluación de los flujos de
entradas y salidas de fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento de
efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los requerimientos
programáticos del presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y
priorizar su atención.
Un instrumento de la programación financiera es el Flujo de Caja, que refleja
las proyecciones de ingresos y gastos de un período e identifica las
necesidades de financiamiento en el corto plazo, así como los posibles
excedentes de caja.
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CONCILIACIONES BANCARIAS
Se denomina conciliación bancaria a la contratación de los movimientos del
libro bancos de la entidad, con los saldos de los extractos bancarios a una
fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las
operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliación de
saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas
por la oficina de tesorería han sido oportuna y adecuadamente registradas
en la contabilidad.
Los saldos de las cuentas bancarias deben ser objeto de conciliación con los
extractos remitidos por el banco respectivo en forma mensual. Así mismo
debe verificarse la conformidad de los saldos bancarios según tesorería, con
los registros contables.
Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación, debe ser
efectuado por una persona no vinculada con la recepción de fondos, giro ycustodia de cheques, depósito de fondos y/o, registro de operaciones.
Corresponde a la administración designar al funcionario, responsable de la
revisión de las conciliaciones bancarias efectuadas, pudiendo ser el
contador u otro funcionario.
La Oficina de Auditoria Interna de cada entidad debe revisar periódicamente
dentro del examen al área de fondos las conciliaciones bancarias, con elobjeto de asegurar su realización en forma oportuna y correcta.
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MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA CHEQUES, EFECTIVO Y VALORES
Las entidades deben implementar medidas de seguridad adecuadas para el
giro de cheques. El manejo de fondos a través de cheques bancarios
reduce el riesgo, respecto de la utilización de efectivo; sin embargo, existen
otros riesgos relacionados con el uso de cheques, los cuales pueden ser
adulterados, extraviados, sustraídos, etc.
Los mecanismos de control aplicables para la seguridad y custodia de
cheques, incluyen:
- Giro de cheques en orden correlativo y cronológico, evitando
reservar cheques en blanco para operaciones futuras.
- Uso de muebles con cerradura adecuada para guardar los
cheques en cartera y los talonarios de cheques no utilizados.
- Mecanismos de comunicación rápida para el bloqueo de
cuentas bancarias en casos de cheques extraviados.
La tesorería tiene responsabilidad sobre la custodia de fondos, cheques y
valores negociables; por ello es conveniente que las instalaciones físicas de
las unidades de tesorería tengan ambientes con llave, muebles especiales,
cajas fuertes, bóvedas, etc., según la necesidad de cada situación.
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MONITOREO DE CONTROLES INTERNOS
La unidad debe evaluar en forma permanente las operaciones y adoptar
medidas correctivas y oportunas ante cualquier evidencia de error,
irregularidad o fraude o, de actuación contraria a los criterios de economía,
eficiencia y efectividad.
El monitoreo de las operaciones asegura que los controles internos
contribuyan al logro de los resultados previstos.
Los funcionarios encargados de las actividades de monitoreo son
responsables de examinar el trabajo realizado por el personal subordinado y
aprobar, cuando proceda, el trabajo en puntos críticos; debiendo
proporcionar las directrices y la capacitación necesaria para minimizar
errores, despilfarros, actos irregulares o ilícitos, así como asegurar el
cumplimiento de las políticas establecidas por la dirección.
La asignación, revisión y aprobación del trabajo efectuado por el personal
debe tener como resultado el control efectivo de sus actividades. Ello
incluye, la observancia de los procedimientos establecidos y la supresión de
los errores y prácticas ineficientes.
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POLITICA GENERALES
a) Fortalecer y diversificar los mecanismos de Control que ya existen.
b) Efectuar las acciones de fiscalización sobre la base de los principios de
Probidad y de Transparencia, asegurando un control objetivo, oportuno,
orientador, trascendente, selectivo y no entrabante.
c) Orientar la labor de fiscalización a prevenir o evitar la ocurrencia de
errores o fallas involuntarias en los diferentes departamentos, mediante
instrucciones, acciones de capacitación, asesorías y otras medidas quese adopten. Dejándose la aplicación de sanciones para los casos de
irregularidades.
d) Dirigir las acciones de Control del personal a garantizar el cumplimiento
de la normativa legal aplicable a los funcionarios, como asimismo a
brindar un apoyo efectivo a la gestión de los recursos humanos de la
entidad.
e) Fortalecer los procesos de Control y Evaluación de la gestión de laMunicipalidad, a través de la acción permanente de CONTROLES
INTERNOS.-
POLITICAS ESPECÍFICAS:
a) Efectuar los Controles Internos sobre la base de una adecuada
planificación y con la aplicación de metodologías de trabajo uniformes.
b) Mantener la debida confidencialidad sobre la información que se
obtenga como producto de los trabajos de Control Interno.
c) Implementar procedimientos que aseguren la debida acuciosidad,
oportunidad e imparcialidad de los procesos de Control Interno.-
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DEPARTAMENTO DE FINANZAS (ESTRUCTURA)
El Departamento de Administración y Finanzas es una unidad administrativa
establecida por la Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades, la cual tiene
a su cargo las siguientes unidades:
1. Sección Finanzas y Presupuesto Municipal
2. Tesorería Municipal
3. Sección Personal Municipal
4. Sección Adquisiciones
5. Encargada de Bodega Municipal
A continuación se describirá de forma breve las funciones que deben realizar
las unidades que se encuentran bajo la supervisión del Departamento de
Finanzas.
1. Sección Finanzas y Presupuesto Municipal: a esta unidad dentro de sus
funciones le corresponde lo siguiente:
1.1 asesorar al alcalde en la toma de decisiones con respecto a la
administración del personal municipal, lo realiza visando todos los Decretos
Alcaldicios y otorgar asignación presupuestaria que digan relación con
nombramientos de personal, Informar por Oficio al Concejo Municipal de todas
las contrataciones de Personal Municipal y de los Programas con cargo aCuentas de Administración de Fondos.
1.2 Asesorar al Alcalde en la toma de decisiones con respecto a la gestión
financiera del Municipio y de los servicios traspasados, esto lo realiza
Programando, manejando, evaluando y controlando la gestión financiera,
contable y presupuestaria municipal.
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1.3 Asesorar al Alcalde en la administración financiera de los bienes
Municipales: es más que nada estudiar, calcular, proponer y regular la
percepción de cualquier tipo de ingresos tanto Municipales como de los
servicios traspasados.
2. Tesorería Municipal: a esta unidad dentro de sus funciones le corresponde
lo siguiente:
•
Girar cheques de las diferentes cuentas corrientes para el pago de lasobligaciones adquiridas por el departamento Municipal.
• Registrar en los libros bancos los cheques emitidos y girados,
correspondientes en cada cuenta corriente Municipal.
• Custodiar los valores, especies valoradas y garantías extendidos a favor
de la Municipalidad.
• Disponer la devolución, cuando proceda de las boletas de garantía en
custodia de Tesorería e informar a los Departamentos que precede lasfechas de vencimiento de las boletas de garantía.
• Pagar remuneraciones del personal municipal.
• Emitir los informes que sean requeridos y en el plazo indicado.
• Llevar registro de documentos que ingresan y salen de la Tesorería.
• Ejecutar los proyectos, acciones y tareas encomendadas por el superior
jerárquico.
•
Otras funciones, o especificaciones que sean necesarias para laconsecución de sus fines y que le asigne el Alcalde
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3. Sección Personal Municipal: a esta unidad dentro de
sus funciones le corresponde lo siguiente:
• Ejecutar y tramitar la incorporación, promoción,
retiro o destinación del personal, como también lo relativo a licencias,
permisos, asignaciones familiares y todo lo relacionado a solicitudes e
inquietudes del personal municipal.
• Recibir la solicitud de permiso u feriado legal,
transcribir los días a que tiene derecho el funcionario y entregarlo a
la oficina de partes; previo V°B°.
• Una vez autorizados por el alcalde y secretario
municipal se procede a hacer el decreto exento que lo autoriza, una vez
devuelto con Número, firmas y fecha, se procede a rebajarlo en la ficha
personal de cada funcionario.
4. Sección Adquisiciones: a esta unidad dentro de sus
funciones le corresponde lo siguiente:
• Recibir los pedidos de materiales de bienes y
servicios de las distintas unidades municipales, para cotizar a través del
portal de chile compra o directamente con las casas comerciales,
cotizaciones que son emanadas por los funcionarios a través de un
formulario de pedido de materiales.-
• Ingresar al portal Chile-Compra, todas las
solicitudes de adquisiciones y/o contrataciones y enviarlas al
administrador para publicación.
• Adquirir en las mejores condiciones de calidad,
oportunidad y precios los productos, tanto los materiales de oficina,
construcción, muebles, u otros productos.-
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• Controlar y organizar los procesos municipales de
compra, manteniendo al día bases de datos de proveedores, precios y
listas de adquisiciones.
• Archivo de todas las ordenes de compra emanadas
del municipio.-
5. Encargado de Bodega Municipal: a esta unidad dentro
de sus funciones le corresponde lo siguiente:
• Entrega de materiales de Oficina y aseo de lunes a
viernes.
• Velar por la permanencia de un adecuado stock de
materiales en cantidad y buen estado, para hacer un buen uso de ellos.
Hacer los pedidos al Encargado de Adquisiciones, mediante solicitud, para
satisfacer así las necesidades de los diferentes departamentos.
• Todos los materiales, se entregan a solicitud de las
necesidades de departamentos mediante una Orden de salida de artículos
de Bodega, la que el funcionario firma una vez recepcionado el o los
artículos solicitados
• Otras funciones, o especificaciones que sean
necesarias para la consecución de sus fines y que le asigne el Alcalde.
Siguiendo la directriz de la tesis dentro de la TESORERÍA MUNICIPAL, Se
encuentra la caja municipal, de donde se enfocara el control interno.
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Función de la caja
Es un sistema que permite efectuar pagos menores en efectivo, dado que la
emisión de cheques para egresos que no sean significativos ocasiona
ineficiencia administrativa.
Se llama Caja Chica al fondo disponible que tiene el Cajero, con la finalidad de
efectuar los pagos y otros, siempre al contado, para eso se establece un fondo
llamado FONDO FIJO, que constituye una cantidad fija de dinero, para ser
utilizado en la atención de los gastos menores, mediante desembolsos
autorizados son restablecidos periódicamente a su importe original.
CLASES DE FONDOS FIJOS Y/O CAJA CHICA: La Caja Chica puede tener
dos clases de fondos:
a).- Caja Chica con Fondo Fijob).- Caja Chica con Fondos Variables
CAJA CHICA CON FONDO FIJO: Se dice que la Caja Chica tiene fondos fijos
cuando al inicio de la operación se fija una cantidad determinada invariable
para asistir los gastos menores, que deben ser repuestos en la misma cantidad
cada vez que se va gastando. Este fondo no puede ser aumentado ni
disminuido durante el periodo, salvo que el Alcalde o el Jefe de Finanzas así lodetermine.
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Un Fondo Fijo puede ser utilizado de la siguiente forma:
- Gastos de compra de medicamentos para botiquín
- Gastos en pasajes urbanos
- Envíos de correspondencia
- Gastos de artículos de Construcción
- Gastos de Colación
- Gastos de combustible
- Gastos en entrega de viáticos
La Municipalidad de Petorca cuenta con una caja chica de fondo fijo, por lo
que son permitidos Gastos Menores indispensables y urgentes aquellos y los
cuales no excedan el monto máximo fijado por la funcionaria a cargo del fondo
fijo, este se utiliza para cubrir una necesidad de manera rápida, cuya solución
no puede esperar la dilación en tiempo y trámites que requieren otros
procedimientos de compra, y además, que corresponden a adquisiciones que
se efectúen de manera excepcional por medio de este Fondo. Además, entre
los denominados Gastos Menores se consideran los gastos por viáticos y
transportes, tanto al interior como al exterior de la comuna.
CAJA CHICA CON FONDO VARIABLE: Se dice que la Caja Chica tiene
fondos variable cuando al inicio de la operación o dentro de un periodo
determinado se le asigne una cantidad superior o inferior para asistir los gastos
menudos de la empresa; estos fondos están de acuerdo a la necesidad de lamisma o al volumen de pago que necesita cubrir dentro de un tiempo
razonable, es decir que puede variar.
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III PARTE
DESARROLLO DEL TEMA
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Control Interno Municipal
Definición: El control interno es una serie de procedimientos que tiene como fin
disminuir los riesgos de manera razonable y de esta forma desarrollar eficaz y
eficientemente las actividades encaminadas al cumplimiento de los objetivos.
Para establecer un eficaz sistema de control interno, previamente ha de
tomarse en cuenta a la entidad y colocarla sobre la base de determinados
principios, entre los cuales son fundamentales los siguientes:
• Adecuada división del trabajo, que garantice que los responsabilizados con
la custodia de los medios y la elaboración de los documentos primarios no
tengan autoridad para aprobar los mismos y que ambos no tengan la función
o posibilidad de efectuar anotaciones en los registros contables; o sea, que
en ningún caso una sola persona tenga el control íntegro de una operación.
Esto posibilita además, que la tarea ejecutada por un trabajador lleve
implícita la comprobación de la realizada por otro con anterioridad.
Un ejemplo: es el caso municipal, puesto que los Decretos de pagos
necesitan cuatro firmas para poder ser entregados al proveedor o
beneficiario según sea el caso, por lo que si ninguno de ellos detecta algún
error, todos son solidariamente responsables de las consecuencias que
pudiera originar dicho problema.
• Garantizar que los procedimientos se realicen de la manera adecuada y
oportuna, garantizará que todo recurso o servicio recibido o entregado, sea
registrado y a la vez sirva de evidencia documental que precise quién lo
ejecutó, aprobó, registró y verificó.
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• Supervisión de las operaciones reflejadas en cada cuenta y subcuenta o
análisis en forma sistemática, por personal independiente al que efectúa
dichas anotaciones, con el fin de observar si las operaciones registradas se
corresponden con el contenido de cada cuenta.
El control interno Municipal necesita elementos para poder funcionar siendo
estos:
• AMBIENTE DE CONTROL
• EVALUACIÓN DE RIESGOS
• SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
• PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
• VIGILANCIA
Ambiente de control: en las municipalidades es general, es necesario
mantener un ambiente grato entre todas las unidades que conforman a la
institución Pública, para poder desarrollar las funciones encomendadas por el
Alcalde de forma oportuna y óptima, pero no siempre sucede, muchas veces
el ambiente se ve cargado por actitudes negativas, por otro lado, otro factor
que influye, es el tamaño de la municipalidad, ya que entre más pequeña, la
gente se relaciona de forma más directa y en compañerismo, en cambio en
municipalidades más grandes, se expone una mayor competencia la que crea
mayoritariamente discordia, puesto que prima el individualismo.
Evaluación de Riesgo: Este punto se realiza mayoritariamente, para evitar
debilitamiento en el control interno, la evaluación de riegos consiste en
determinar cada cuanto se pueden presentar situaciones de peligro y preveer
los resultados de las mismas o condicionar los esquemas de control interno
para aminorar los efectos negativos.
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Algunos ejemplos de riesgos son los siguientes:
• Cambios en los sistemas de información: en el caso particular de la
Municipalidad, este año se ha implementado un sistema mejorado de
contabilidad, tesorería, remuneraciones todo proveniente de un proyecto
ganado en Cas-Chile, pero como todo nuevo sistema tiene un proceso
de adaptación, es por eso que los funcionarios deben tener un mayor
cuidado y precaución al momento de ingresar los datos, previendo
siempre el cuadre, para evitar de tal forma errores en la cuentas.
• Otro ejemplo es el del Personal operativo nuevo: Pueden existir
diferentes enfoques en la realización de las operaciones, capacitación, y
desconocimiento de los procedimientos, provocando un cambio radical
en el manejo de la redes y en el desarrollo del trabajo normal, un patrón
común de las municipalidades es que son entidades públicas, pero
indistintamente funcionan de maneras diferentes unas de otras.
Sistemas de información nuevos: es sustancialmente el cambio en el
procesamiento de la información que se maneja de manera habitual o alguna
parte de ella.
Ejemplo: Cambio o implementación del sistema de recaudación.
Personal con mucha antigüedad: el personal con mucha antigüedad puede
sintetizar algunos procedimientos omitiendo algunos controles.
Ejemplo: en la Municipalidad de Petorca la secretaria Municipal, es una de los
funcionarios que más tiempo lleva trabajando en la institución y en más de una
ocasión a omitido situaciones importantes al actuara como ministro de fe, los
cuales han sido detectados por la unidad de control cuando este último le a
tocado actuar como secretario municipal suplente.
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Sistema de información y comunicación: El enfoque que se asigna al
sistema de información básicamente hace referencia al método de contabilidad,
el cual debe tener información mediante procedimientos y registros siendo
estos los siguientes:
1. Identificar y registrar únicamente las operaciones reales.
2. Describir oportunamente las operaciones.
3. Cuantificar el valor de las operaciones.
El sistema de comunicación se refiere básicamente al mecanismo, mediante el
cual se da a conocer a los usuarios y responsables de la información.
Por ejemplo: un medio de comunicación sustancial es la implementación de la
página de transparencia con la que debe contar la Municipalidad, en la que se
exponen todos los trabajos y quienes son los funcionarios que conforman la
dotación municipal, en este caso los usuarios se comunican con el encargado
de informática y enlazan una comunicación basada en la realidad que libra de
toda duda de la comunidad.
Procedimientos de Control: Los procedimientos de control internos que se
establecen en la unidad, deben de proporcionar una seguridad razonable en la
información que proporcionan dentro del ámbito de sus competencias reales y
que los objetivos de la unidad se cumplan con eficiencia y eficacia.
Un ejemplo seria el siguiente: actualmente en la Municipalidad se esta
elaborando un procedimiento para la marcación del reloj biométrico, este
procedimiento se encuentra dentro de las metas de alta prioridad de la unidad,
puesto que constituye un elemento primordial para el actuar de los
funcionarios, ya que se establecen formas y métodos que deberá tener en
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cuenta el funcionario al momento de la marcación y posibles problemas que
pudieran surgir de la misma.
Vigilancia: El proceso de vigilancia se puede desarrollar de dos formas:
1) Vigilancia del control interno: la constante revisión de los procedimientos de
control interno asegura su actualización y modificación en el caso que sea
necesario lo que garantiza su adecuado funcionamiento.
2) Vigilancia de los resultados: mediante la revisión de los resultados que
reportan las unidades administrativas en la realización de sus actividades
programadas, se analizan las fortalezas y debilidades de la misma, y en su
caso tomar las acciones pertinentes.
Por ejemplo: el funcionamiento del control interno en la revisión de los
resultados seria el siguiente, en la municipalidad cuando ingresa un decreto de
pago de los servicios traspasados que en este caso correspondería a saludcomo también a educación, se ejecuta una revisión de toda la documentación,
cuando se detecta un error se realiza un observación que es informada al
alcalde para que realice su pronunciamiento respecto al tema, dentro de la
observación se detalla el error que se ha encontrado y se sugiere una posible
solución, con el fin de mejorar el sistema ante futuras fiscalizaciones que
pudiera realizar la Contraloría Regional de Valparaíso.
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Principios contables
En el boletín técnico N° 56, indica que los principios y normas de contabilidad
generalmente aceptadas son reglas y procedimientos necesarios para las
prácticas de contabilidad en un momento, por lo que traducido en otras
palabras aún cuando sea una entidad pública y el desarrollo de esta actividad
sea el control interno, la base de un profesional sigue siendo las mismas, en la
que la elaboración de un informe debe contener los principios de contabilidad,
por otro lado en ausencia de boletines que dicten principios o normas en chile,
es necesario recurrir a las normas internacionales de contabilidad (NIC), por
otro lado este boletín se encuentra complementado con el boletín técnico N° 1,
donde se exponen de forma clara y precisa los principios sobre los que se debe
basar cualquier profesional siendo estos los siguientes:
1. Equidad
2. Entidad contable
3. Empresa en marcha
4. Bienes económicos
5. Moneda
6. Periodo de tiempo
7. Devengado
8. Realización9. Costo histórico
10.Objetividad
11.Criterio prudencial
12.Significación o importancia relativa
13.Uniformidad
14.Contenido de fondo sobre la forma.
15.Dualidad económica16.Relación fundamental de los estados financieros
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17. Objetivos generales de la información financiera
18.Exposición
Alcance del Boletín
El boletín técnico N° 1 tiene como objetivo establecer la teoría básica en la cual
se fundamentan los principios y normas generales de la contabilidad financiera.
Para el ente en sí, esto involucra un elemento importante del control, eficiencia
operativa y planificación, los principios contables se definen de la siguiente
forma:
1. Equidad
Esto implica que el contador debe ser independiente en la confección de la
información contable, y si existe oposición de intereses entre los usuarios, no
deberá optar por ninguno de los dos, sino que sólo debe limitarse a presentar la
información que emana de los hechos económicos que ha experimentado la
empresa.
2. Entidad contable
Este principio señala que debe tenerse la claridad de que la empresa es una
unidad absolutamente distinta a los dueños, esto significa que tanto derechos
como obligaciones de la empresa, deben ser asumidos por ésta. Además, este
principio indica que no se deben mezclar las tenencias de los dueños con las
de la empresa.
3. Empresa en marcha
Este principio realiza una suposición acerca de la vida de la empresa, y supone
el estado más probable, es decir la subsistencia en el tiempo. Este supuesto se
realiza para valorizar los bienes y obligaciones de la empresa, que como se
enunciará en un principio posterior es el Costo Histórico; sin embrago, si la
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empresa estuviera pronta a cerrar la valorización de sus activos y pasivos,
sería diferente, al valor de liquidación.
4. Bienes económicos
Este principio se refiere a que la contabilidad solo mide los bienes en términos
monetarios, es decir los bienes deben tener un valor determinado y deben ser
cuantificables, en ningún caso se puede contabilizar bienes narrados.
5. Moneda
La contabilidad se mide en términos monetarios, lo que permite reducir todos
sus componentes heterogéneos a un común denominador.
Además de que los hechos económicos sean cuantificables, se debe contar
con un común denominador, que sirva para capturar la información, ésta es la
moneda, que para el caso de Chile, es el peso.
7. Devengado
Este principio tiene relación con la diferencia entre los flujos de efectivo y los
resultados, e indica que debe reconocerse los resultados económicos
independiente de si éstos han sido pagados o percibidos, es decir si existe de
por medio un desembolso de efectivo.
8. Realización
Las operaciones de la empresa se deben registrar cuando exista la certeza de
que han sido completadas, cuando se tiene la seguridad que esa operación se
ha concretado, (cuando este completamente realizada).
9. Costo histórico
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En general, los hechos económicos deben capturarse a su costo histórico, es
decir el costo de adquisición en la mayoría de los casos, se hace esto porque
es el valor más objetivo que se pueda tener.
10. Objetividad
Deben registrarse las operaciones en el momento que se tenga sustento de
que ésta ocurrió y cuando exista certeza de su valor. Se puede observar estasituación cuando dos entes independientes uno del otro observan lo mismo
frente a un hecho económico.
11. Criterio prudencial o Principio Conservador.
Existe una frase típica que resume este principio, "no anticipar ganancias, pero
si las pérdidas". Esto se traduce en que para el caso de las pérdidas, basta que
exista algún hecho que indique que podría generarse una pérdida pararegistrarla, sin embargo en el caso de las ganancias, debe tenerse certeza
absoluta para poder registrarla.
12. Significación o importancia relativa
Existen situaciones en las cuales debe operar el criterio de quien realiza un
registro contable, en el sentido de que hay operaciones que no se ajustan a los
Principios y Normas Contables existentes, en ese momento será quien registrequien decidirá como debe hacerlo. Por otro lado, hay situaciones o hechos
económicos insignificantes que no se justifica contabilizar a cada momento.
13. Uniformidad
Este principio los indica que los mismos procedimientos contables que
utilizamos en un periodo debe ser realizado en el periodo siguiente, en caso
contrario los cambios deber registrarse en las notas explicativas.
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14. Contenido de fondo sobre la forma
Se debe considerar en primer lugar, el significado del hecho económico que se
desea registrar más que la interpretación legal.
Tiene relación con los Balance Financiero y Tributario, el balance financiero
muestra los hechos la empresa y el balance tributario debe ser visto desde el
punto de vista contable más que desde el punto de vista legal.
15. Dualidad económica
Este es el concepto más importante en lo que a registros contables se refiere,
pues es la base de donde aparece la teoría contable, se establece que todo lo
que la empresa tiene, ya sean derechos o bienes; lo debe, y esta deuda puede
ser con terceros o con los dueños.
Lo anterior se traduce en:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO.
16. Relación fundamental de los estados financieros
Los Estados Financieros son complementarios entre sí, actualmente existen
tres estados obligatorios, ellos son:
Balance General Financiero, el Estado de Resultados y el Estado de Flujo
Efectivo.
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Estos tres Estados Financieros son complementarios porque el Balance
General es un estado de lo que tiene y lo que debe la empresa, ahora si la
empresa tiene más de lo que debe eso implica una ganancia y si debe más de
lo que tiene eso implica una pérdida, el detalle de las ganancias y las pérdidas
se informa en el Estado de Resultados, adicionalmente el Estado de Flujo de
Efectivo detalla la variación del efectivo durante un periodo determinado, por
cierto el mismo periodo para el que se confeccionaron el Balance y el Estado
de Resultados.
17. Objetivos generales de la información financiera
Es importante considerar que los usuarios de la información contable se
encuentran familiarizados con el lenguaje contable, que es un lenguaje técnico,
por lo que la información contable debe estar en este lenguaje y a la vez debe
ser útil al usuario sea este interno o externo a la empresa.
18. Exposición
Además de los tres Estados Financieros obligatorios, se debe entregar
información adicional que sirva para la adecuada interpretación de dichos
Estados. Se exige la presentación de las Notas a los Estados Financieros,
donde se detallan los montos de algunas cuentas o se hacen algunas
observaciones de carácter cualitativo que podrían incidir en las decisiones de
los usuarios de la información contable.
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Los principios que rigen al control interno
Aun cuando se debe actuar bajo el boletín técnico Nº 1 es factible, que además
como control interno se adhieran 3 principios más como se detalla a
continuación:
1.- División de trabajo.
2.- Fijación de responsabilidad.
3.- Cargo y descargo.
A continuación se presenta una breve definición de cada uno de estos
principios:
1.- División del Trabajo
La esencia de éste principio descansa en la separación de funciones de las
unidades operativas de actividades de forma tal que una persona no tenga un
control completo de la operación, para lo cual se debe distribuir el trabajo de
modo que una operación no comience y termine en la persona o departamento
que la inició. De esta forma el trabajo de una persona es verificado por otra,
que trabaja independientemente, pero que al mismo tiempo está verificando la
operación realizada, lo que posibilita la detección de errores u otras
irregularidades.
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Se extiende este principio a toda actividad laboral administrativa y debe
aplicarse hasta donde las posibilidades del personal lo permitan, esto quiere
decir que a pesar de los beneficios que ofrece su aplicación, debe ser objeto de
una lógica adecuación cuando la plantilla del personal es pequeña, el aumento
del personal con este fin debe ser la última de las alternativas, cuando no haya
otra solución, ya que debe tenerse en cuenta que el costo de un control no
debe ser superior a los beneficios que se deriven.
En el caso particular de la municipalidad de Petorca, la unidad establece
procedimientos que son a petición de la misma son revisados por jurídica y en
muchos casos por la administración, y en conjunto se resuelve determinar una
posible solución que es expuesta al alcalde y al concejo.
2.- Fijación de Responsabilidad
Que los procedimientos inherentes al control de las operaciones económicas,así como la elaboración de los documentos pertinentes, permitan determinar en
todos los casos, la responsabilidad primaria sobre todas las anotaciones y
operaciones llevadas a cabo. Se parte de la concepción de que las normas y
procedimientos estructurados, sobre la base de una adecuada organización,
prevean las funciones de cada área, o sea, que hay que hacer, así como las
consecuentes responsabilidades de cada uno de los integrantes de una unidad
organizativa, expresando el cómo hay que hacer y quién debe hacerlo.
Es por eso que la municipalidades se rigen por la Ley Nº 18.695, “Orgánica
constitucional de municipalidades” en donde se define conceptualmente las
responsabilidades y deja constancia documental de quién efectúa cada
operación.
3.- Cargo y Descargo
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Este principio esta íntimamente relacionado al de la fijación de responsabilidad,
pues facilita la aplicación del mismo cuando es necesario. Debe entenderse el
máximo control de lo que entra y sale; cualquier operación registrada en una
cuenta contraria a su naturaleza debe ser investigada al máximo.
Consiste simplemente en que cuando se produce una entrega de algo:
mercancías, documentos, dinero, etc. (descargo), existe una contrapartida o
recepción (cargo). Cuando esta operación se formaliza documentalmente, la
persona que recibe, firma el documento asumiendo la custodia de los medios
recibidos.
En realidad el objetivo de este principio trata de garantizar que cada modelo,
documento o registro, se corresponda con sólo determinado tipo de
operaciones perfectamente delimitado, de forma tal que la naturaleza de estas
operaciones siempre sea correspondiente y uniforme.
Esto permite, mediante el análisis del movimiento o la existencia de
anotaciones originadas por documentos primarios, que no se corresponden con
la naturaleza de las operaciones de un registro determinado, poder descubrir
errores o anomalías en la información contable.
Además de los principios generales antes mencionados, procede observar
otros procedimientos, como son:
• Que las anotaciones se efectúen en los sistemas y documentos
pertinentes para que constituyan documentos probatorios, no
permitiéndose en ningún caso que en tales documentos se lleven a caboborraduras, enmiendas o tachaduras de lo anotado, lo que implica
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subsanar cualquier error y nueva anotación en la forma que proceda,
acorde a la naturaleza del error y documento o registro de que se trate.
• Que los estados de pagos que contienen los registros u otros, estén
habilitados en sus respectivas carpetas identificadas por año y
numeración dado su carácter de documentos probatorios requieren ser
conservados y protegidos durante el tiempo que en este sentido se
establezca.
Control de Cheques emitidos
El objetivo es dejar constancia de los datos que muestran los cheques emitidos
y entregados, a fin de proceder a su control en las fechas en que se expiden
los mismos y en que se cargan por el Banco al efectuar su pago.
Las municipalidades al generar un Decreto de pago, cuentan con un espacio
donde se identifica el numero del egreso, la fecha en que cancelará, el número
del cheque y el monto por el que se está entregando, todo esto es registrado
en tesorería y en el sistema de contabilidad gubernamental, de esta forma es
posible que se busque a un proveedor tan solo con el nombre o el R.U.T. ,
arrojando los datos señalados anteriormente, por otro lado además se lleva un
libro de egresos de manejo manual, donde se registran los mismos datos, todo
esto para mantener un manejo estricto tanto de los decretos como de los
cheques emitidos, por otro lado cuando un cheque se anula, se registra tanto
en el sistema como en el libro, un cheque al quedar nulo, se le recorta el
numero de serie, el cual es pegado en la libreta, todo con el fin de identificar
que el cheque ya no procede ser cancelado, este procedimiento reduce el riego
de producirse un mal uso de los cheques nulos.
DATOS DE USO OBLIGATORIO:
• Fecha de emisión del cheque.
• Número del cheque.
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• Nombre del beneficiario.
• Importe del cheque.
• Tachado de a la orden y al portador.
• Firma de la tesorera y del alcalde con sus respectivos timbres.
Arqueo del efectivo en caja
CONCEPTO: Se define al Arqueo de Caja como la operación de recuento y la
verificación del saldo de los caudales de Caja. Dicho de otra manera Arqueo de
Caja es una operación por medio de la cual se comprueba si
el saldo que arroja el libro, es conforme o no.
Una sana política de control interno en lo referente a la Caja establece que
cada cierto tiempo y de manera sorpresiva se deben hacer arqueos, por una
persona autorizada de la empresa en lo referente a los fondos de la Caja
Chica, para comprobar la eficiencia y el correcto uso que se está haciendo de
este dinero, por parte de las personas responsables.
Lo normal es que la suma de los diversos comprobantes de egresos y el
efectivo sea igual al total del fondo asignado a la Caja Chica; pero puedesuceder que se haya hecho un pago que no se ha relacionado, o se cancela un
comprobante por una suma mayor o menor, o el cajero a hecho un uso
indebido del mismo. Todo esto puede originar faltantes o sobrantes de dinero
en la Caja Chica
En el caso de que se detecte un faltante, se tienen dos alternativas:
Cobrarle el faltante al Cajero.
Considerar como un gasto para la institución.
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Si por el contrario arroja como resultado un sobrante, el mismo se debe abonar
a una cuenta de otros ingresos.
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Estudio del efectivo
El efectivo es sin duda el activo más circulante de los que se presentan en el
Balance General, y la culminación de casi todas las transacciones de compra y
venta. El dinero debe estar en movimiento para que produzca beneficios a
cualquier tipo de institución. Una institución bien administrada debe guardar un
equilibrio entre el efectivo disponible y las necesidades normales. Ya que si se
dispone de cantidad insuficiente para las operaciones, se trabaja bajo una
presión constante de apremios urgentes, y se va adquiriendo una reputación
perjudicial, como consecuencia de los frecuentes aplazamientos de las
obligaciones. Pero igualmente es criticable la existencia de un efectivo superior
a las necesidades de la institución, puesto que ese dinero resulta improductivo.
¿Que se debe considerar como efectivo?
En términos generales, solamente debe incluirse como efectivo en el balance
general el dinero o su equivalente, que en la fecha esté realmente a la
disposición para desembolsos gastos previamente asignados o sea:
1.- Las monedas y billetes de curso legal mantenidos en la caja de la entidad.
2.- Las cantidades depositadas en los bancos, contra las cuales se pueden
librar cheques.
La caja chica es la herramienta útil dentro de cualquier entidad, pues esta
destinada para compras menores de inmediata utilización y de disponibilidad
de efectivo para esas compras. Normalmente la Caja Chica esta bajo la
custodia de un funcionario responsable y calificado para la labor quien es la
que autoriza los desembolsos para la compra respectiva.
Los montos de una Caja Chica pueden ser de unos pocos miles hasta cientos
de miles según el destino útil que dentro de la operatividad de facilitar algunas
transacciones menores de la entidad, en el caso de la municipalidad ese monto
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se encuentra asignado. Las reglas para el uso de la Caja Chica se basan en el
manual de procedimiento de la institución, el cual no tiene establecida aún la
municipalidad. La cuenta de Caja Chica dentro del balance general siempre
será reflejada por su monto de apertura, quiero decir con esto que
contablemente tiene un particular procedimiento para registrar sus operaciones
bajo el sistema de reembolso.
Ejemplo:
Apertura de Caja Chica por $ 30.000 pagado con cheque bancario cuyo titular
es la Municipalidad XX,
El asiento seria el siguiente:
DEBE HABER
Caja Chica $ 30.000
a) Bancos $30.000
Se autorizó las siguientes compras por Caja Chica 2 lápices por $500.
DEBE HABER
Artículos de Escritorio $500
a) Caja Chica $500
La Caja Chica siempre tendrá los. $30.000, puesto que al salir de caja chica
los $500, deberá existir una rendición en la que se indicara el motivo de la
compra, posterior ha eso se generar un Decreto de pago en el que se retorna eldinero a la caja chica, el cheque tendrá la particularidad que solo podrá ser
cobrado por la funcionaria a cargo de la caja, por lo que cuando se procede a
un arqueo a la Caja Chica, esta siempre debe poseer el monto en efectivo o
reflejado en comprobantes de las compras autorizadas y el total debe ser los
$ 30.000, con la cual se abrió.
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Contabilidad Gubernamental
Principales Características
Es un sistema creado bajo las normas vigentes de la Contraloría
General de la República con respecto al manejo contable de las
Municipalidades.
- Solución en términos globales del flujo administrativo y contable, en donde se
respetan secuencialmente todos los pasos que se deben cumplir.
- Absoluta adaptabilidad de la estructura de los sistemas a las características
propias del manejo administrativo, especialmente con respecto a órdenes de
compra.
- Separación virtual de lo que corresponde a Administración y Contabilidad, en
donde la comunicación y actualización paralela es automática.
- Mantiene una interrelación constante entre la información presupuestaria y la
financiera.
- Manejo de los saldos presupuestarios en forma automática, como también la
asignación de movimientos contables.
- Ante cualquier tipo de obligación, el sistema consulta en línea los montos de
presupuesto especificados bajo las cuentas contables respectivas.
- Permite un seguimiento claro y preciso del estado de una orden de compra o
cualquier otro tipo de obligación, como también de los ingresos provenientes de
tesorería.
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- Almacenamiento histórico de datos, los cuales pueden ser rescatados en
forma íntegra para fines de consulta.
La Contraloría general de la República
Según dictamen 28167, la contraloría determina que a un funcionario se le
puede asignar la caja chica siempre que tenga a su cargo la recaudación,
administración o custodia de fondos o bienes del estado, quienes deberán
rendir caución ante de la C.G.R., en caso de la municipalidad de Petorca, y
según ley Nº 18.695, Art. 27, determina las funciones de la unidad encargada
de administración y finanzas, quienes a su vez se desagregan creándose la
tesorería y de esta se depreden, la oficina de rentas y patentes y la función de
la cajera, quien tiene a su cargo la recaudación
La contraloría puede fiscalizar según lo determina la ley 10.336, Art. 68,69
y 70
CAUCIONES
Artículo 68°. Todo funcionario que tenga a su cargo la recaudación,
administración o custodia de fondos o bienes del Estado, de cualquiera
naturaleza, deberá rendir caución para asegurar el correcto cumplimiento desus deberes y obligaciones. Las cauciones podrán consistir en seguros, fianzas
y otras garantías que determine el reglamento que dicte el Presidente de la
República. En dicho reglamento se establecerán, además, las modalidades, el
monto y las condiciones de aquéllas; como también las normas relativas a su
cancelación y liquidación. Lo anterior, sin perjuicio del ejercicio de las
facultades fiscalizadoras de la Contraloría General de la República para velar
por el estricto cumplimiento de las normas referidas, y para que se hagan
efectivas las responsabilidades consiguientes en caso de infracción.
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Artículo 69°. Los Jefes de Servicios velarán porque sus subalternos cumplan
con la obligación de rendir caución, y si permitieren que entren al desempeño
de sus funciones sin cumplir con este requisito, serán solidarios de la
responsabilidad que pudiere afectar a aquéllos.
Artículo 70°. Tan pronto como ingrese a la Administración Pública un
funcionario que deba manejar fondos o custodiar bienes, o en el caso de que
pasen a desempeñar funciones de esta naturaleza funcionarios que antes no
las servían, el Jefe respectivo lo comunicará al Contralor, cuando el puesto que
ocupare no sea de aquellos expresa o taxativamente señalados por las leyes o
reglamentos como sujeto a caución.
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Caso Práctico Nº 1:
Revisión de estados de pagos Caja Chicarealizado por la Unidad de Control de Forma Real
en el Mes de Octubre 2010
Funcionaria Sra. Liliana Pinto, Cargo cajera, los Decretos de pago debenanexar la documentación necesaria.
Estado de pago revisados:
1.- Decreto de Pago Nº 2949, egreso 2904, DN 1569886, fecha 06 de Octubre del
2010, por $85.986.
2.- Decreto de Pago Nº 2987, egreso 2927, DN 1450002, fecha 07 de Octubre del2010, por $85.804.
3.- Decreto de Pago Nº 2999, egreso 2940, DN 1450009, fecha 08 de Octubre del
2010, por $98.732.
4.- Decreto de Pago Nº 2998, egreso 2941, DN 1450010, fecha 08 de Octubre del
2010, por $59.800.
5.- Decreto de Pago Nº 3020, egreso 2948, DN 1450019, fecha 12 de Octubre del
2010, por $98.643.
Resultados de la Revisión:
Considerando:
- Decreto Nº 2949, la portada del Decreto de pago se encuentra sin firma de la
Tesorera Sra. Leticia Barraza, Funcionaria de Planta, por otro lado los Viáticos
adjuntos no cuentan con la firma del Jefe Directo estos serian los Siguientes:
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- Nº 616 Correspondiente al Funcionario
de Planta el Señor Cristian Valencia,
- Nº 619 Correspondiente al Funcionario
de Contrata el Señor Ricardo Farias y
- Nº 620 Correspondiente al Funcionario
Suplente el Señor Marcos Oyarce.
- Decreto Nº 2987, la portada del Decreto de pago se encuentra sin firma de la
Tesorera Sra. Leticia Barraza y de la Secretaria Municipal Srta. Ena Jorquera,
las rendiciones adjuntas presentan los siguientes inconvenientes:
- Señor Ricardo Farias, Funcionario a
Contrata, con fecha 7 de Octubre del 2010, presentó rendición
indicando los siguientes motivos: Retiro de talonarios a Cabildo en
vehículo particular por $8.000 y la colación para el inspector en feria
de pensionados por $3.000, correspondiente al gasto del Vehículo,
se encontraría dentro de parámetros excesivos.
- Decreto Nº 2999, la Portada del Decreto de pago se encuentra sin firma de la
Autoridad Máxima, las rendiciones adjuntas presentan los siguientes
Inconvenientes:- Sra. María Teresa Fuentes Rodríguez, Funcionaria a Contrata,
con fecha e 06 de octubre del 2010, presentó rendición indicando el
siguiente motivo: Entrega de convenios en el Gobierno Regional, no
se adjunta oficio.
- Sra. Leticia Barraza, Funcionaria de Planta, con fecha 07 de
Octubre del 2010, presentó rendición indicando el siguiente Motivo:
Rendición a Fonasa, no se adjunta oficio.
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- Rosa Palma Palma, Funcionaria de Planta, con fecha 07 de
Octubre del 2010, presentó rendición indicando el siguiente Motivo:
Entrega de documentos a la Contraloría, no se adjunta oficio.
- Sra. Carolina Fuentes, Funcionaria a Honorarios, con fecha 07
de Octubre del 2010, presentó rendición indicando el siguiente
Motivo: Entrega de planos Bienes Nacionales y fichas, no se adjunta
oficio, se suma a eso que en su rendición por concepto de almuerzo
correspondiente a la suma de $2.990 según boleta, le fueron
entregados por caja la suma de $3.000, produciéndose una
diferencia de $10, la encargada de caja deberá devolver esta cifra.
- Decreto Nº 2998, la portada del Decreto de pago se encuentra sin firma de
la Autoridad Máxima, por otro las rendiciones de algunos funcionarios
presentan los siguientes inconvenientes:
- Sra. Carolina Fuentes, Funcionaria a Honorarios, Con fecha 24 de
septiembre del 2010, presentó rendición indicando el siguiente
Motivo: Entrega de Carpetas a Bienes nacionales, regularización de
terrenos, no se adjunta oficio.
- Srta. Evelyn Ibacache, Funcionaria a Contrata, con fecha 23 de
septiembre del 2010, presentó rendición indicando el siguiente
Motivo: JUNAEB Viña del Mar, no se adjunta oficio.
- Decreto Nº 3020, la portada del estado de pago se encuentra sin firma de la
Secretaria Municipal Srta. Ena Jorquera, por otro las rendiciones de algunos
funcionarios presentan los siguientes inconvenientes:
- Sr. Adolfo Suárez, Funcionario a
Contrata, con fecha 08 de Octubre del 2010, presentó rendición
indicando el siguiente Motivo: Pago de proveedores en Ligua, no se
adjunta oficio.
- Se adjunta una solicitud de
requerimiento, la cual debería venir acompañada de una orden detrabajo, puesto que el motivo es la realización del aseo a la
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camioneta Chevrolet patente CCVF-31, por otro lado, el certificado
que respalda esta solicitud no se encuentra firmada por el
departamento solicitante, en este caso, Movilización.
Conclusiones:
A consecuencia de la Auditoria Operativa Interna realizada, se han detectado
que ciertos Decretos de Pago presentan en su plenitud variadas Omisiones,
que afectan directamente el desarrollo de caja chica, por lo que es necesario
elaborar un procedimiento enfocado a la caja de esta Municipalidad, con el fin
de mejorar el sistema y de tal forma anteponerse a las futuras fiscalizaciones
que pudieran producirse por parte de la contraloría.
Se Resuelve:
A consecuencia de lo anterior la unidad de control de la Ilustre Municipalidad de
Petorca, decide enviar oficio al señor Alcalde y al Honorable Concejo, para
informar acerca de las falencias detectadas en los estado de pago de caja
chica, todo generado por la ausencia de un procedimiento, por otro lado se
plantea la elaboración de un procedimiento basado en las fallas detectadas en
los decretos antes mencionados.
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Elaboración de un Procedimiento en la caja Municipal
Aporte de la tesis a la Municipalidad
Municipalidad de Petorca
Dirección de Administración y Finanzas
Departamento de Personal
Reglamento Municipal Nº______________/
Petorca, ______________/
Vistos:
1.- Las atribuciones que me confiere la Ley Nº 18.695, Orgánica
Constitucional de Municipalidades y la Ley Nº 18.883, Estatuto
Administrativo de los Funcionarios Municipales.
2.- Inciso 1º del artículo 2º del citado D.F.L. Nº 262/1977, del Ministerio e
Hacienda, aprobatorio del Reglamento de Viáticos para el personal de la
Administración Publica
3.- Ley Nº 19.070, Estatuto de los profesionales de la Educación, Ley Nº
19.378, establece Estatuto para los funcionarios de la Atención Primaria
de Salud Municipal.
Teniendo Presente:
a.- La necesidad de ordenar, sistematizar y Apoyar a la unidad
administrativa mediante la realización de un reglamento que se refiera a
la Caja chica, cometidos funcionarios, viáticos, rendiciones y anticipo a
tercero.
b.- La aprobación involucrara a los funcionarios de Planta, Contrata,
Códigos del Trabajo y servicios traspasados.
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c.- El presente Reglamento regirá a Contar del __ de _______del
año 20__, derogando, desde la fecha, cualquier normativa contraria.
Se Resuelve:
Expedir el siguiente Reglamento de Caja Chica, Cometidos Funcionarios,
Viáticos, rendiciones y Anticipos a Terceros
CAPITULO I
DE LAS DEFINICIONES
Articulo 1. Concepto.- El Fondo de Caja Chica es una cantidad de dinero en
efectivo reembolsable, que sirve para cancelar obligaciones no previsibles y
urgentes, de valor reducido y que no sean factibles de satisfacer mediante la
emisión de cheques.
Articulo 2. Cometido funcionario.- Los Funcionarios Municipales podrán ser
designados, por el Alcalde o Jefe Directo, en la realización de un cometido
Funcionario que los obliga a desplazarse dentro o fuera de su lugar de
desempeño habitual, para realizar labores específicas inherentes al cargo que
sirven. Estos Cometidos no requieren ser ordenados formalmente salvo que
originen gastos para la Municipalidad, tales como pasajes, Viáticos u otros
análogos, en cuyo caso se deberá realizar un Decreto o un Oficio de Solicitud.
Articulo 3. Viáticos.- Por viático debe entenderse aquella suma destinada a la
atención de gastos de hospedaje, alimentación y otros gastos menores, que los
entes públicos reconocen a sus servidores cuando éstos deban desplazarse en
forma transitoria de su centro de trabajo con el fin de cumplir con las
obligaciones de su cargo.
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Articulo 4. Rendiciones.- Por Rendiciones se debe entender aquella suma
que hubiese sido entregada por caja chica, para asumir gastos de Pasajes,
Combustible, Alimentación u otros, los cuales se encuentran sujetos a rendición
mediante planilla detallada con respaldo del respectivo comprobante.
Articulo 5. Anticipo a Terceros.- Por Anticipo a tercero se debe de entender
la suma de dinero que es requerida para comprar algún objeto determinado,
esto solo podrán ser solicitados por un funcionario de planta o contrata y será
emitido un decreto de pago al nombre de La funcionaria a Cargo de caja chica
y no del funcionario solicitante.
CAPITULO II
OBJETIVO
Articulo 6. Objetivo.- El presente Reglamento tiene por objeto regular y
establecer las normas y la utilización del Fondo de Caja Chica a fin de que
éstos cumplan con el propósito para el cual se los autoriza, y así permitir un
rápido y eficiente manejo administrativo para el normal desarrollo de las
actividades.
Los fondos de caja chica servirán única y exclusivamente para cancelar pagos
en efectivo, que por su monto reducido no sea factible de satisfacer mediante el
proceso normal, además se incluyen los Anticipos a Tercero, Viáticos,
rendiciones, por estar directamente relacionado con la Caja chica en el egresoe ingreso de dineros.
Se sujetarán a las disposiciones establecidas en este Reglamento, los
diferentes departamentos a los que se asignen Fondos de Caja Chica y a los
funcionarios y empleados responsables de su administración y manejo.
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CAPITULO III
CUSTODIA
Articulo 7. La custodia y manejo del fondo fijo.- La caja chica es de
responsabilidad exclusiva y única de la persona designada para el efecto, que
será independiente del Tesorero o de aquellas personas que realicen labores
contables, aun cuando se encontraran bajo directa subordinación del
departamento de Finanzas y el departamento de Tesorería.
Articulo 8. La persona responsable.- El manejo del fondo fijo de caja chica,
deberá ser caucionado de conformidad con lo que establece el reglamento de
cauciones expedido por la Contraloría General del Estado.
Articulo 9. Funciones del encargado de caja chica.- Dentro de sus
funciones se encontraran las siguientes labores:
- Manejo de Caja chica, (Será responsable tanto de los sobrantes, como
de los faltantes que se pudieran originara en la caja),
- Realizara entrega de anticipos cuando la situación lo amerite,
- Cancelara viáticos,
- Recepcionar de ingresos,
- Registro de decretos en el libro de Egresos,
- Apoyo en la venta de bonos de Fonasa y
- Atención de público cuando la situación lo requiera.
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Articulo 10. Gastos Permitidos.- Los gastos permitidos y los topes con los
que trabajara la encargada de caja chica serán los siguientes:
Motivo Hasta $Pasajes a Cabildo $ 2.400.-Pasajes a la Ligua $ 3.200.-Pasajes a Calera - Quillota $ 6.000.-Pasajes a Viña del Mar - Valparaíso $ 8.000.-Pasajes a Santiago $10.500.-Colación $ 3.000.-Combustible $10.000.-
Materiales de Construcción $20.000.-
Articulo 11. Remplazo del encargado de caja chica.- Si la Titular encargada
de la Caja se encontrara con licencia, permiso o Vacaciones, el Jefe Directo
mediante decreto establecerá el o la reemplazante de la caja en cuestión.
Articulo 12. Sobrantes de dinero.- Es un descuadre que se le representa al
cajero al momento de hacer el cuadre del efectivo físico con los totales de la
aplicación en el rubro de efectivo neto. Cuando existan sobrantes en caja
deben ingresarse a las arcas Fiscales por medio de alguna cuenta establecida
para dicho término.
Articulo 13. Faltantes de Dinero.- Es un tipo de descuadre que se les
presenta a los cajero en el momento de hacer el cuadre físico del dinero con
los datos suministrados por los totales de la aplicación. El faltante debe ser
cubierto el mismo día de ocurrido la detección por el cajero responsable.
Articulo 14. Arqueos sorpresivos.- Será responsabilidad de la Unidad de
Control la realización de arqueos de caja, esta unidad podrá realizar arqueos
sorpresivos en fechas no previstas, se dejara constancia de su realización; sin
perjuicio de arqueos que pudiera ordenar el Alcalde.
CAPITULO IV
DE LA OBLIGACIÓN DE RENDIR CUENTA
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Articulo 15. Disposiciones legales Comunes de los Servicios Públicos.-
Esta dispuesto en la Ley de organización y atribuciones de la Contraloría
General de la República (Ley Nº 10.336), que toda persona o entidad que
reciba, custodie o administré o pague fondos del fisco, de las Municipalidades,
será responsable de estos en conformidad con las disposiciones legales y
reglamentarias.
Articulo 16. Obligación con la Contraloría en la rendición de Cuentas.- En
el título VI de la Ley Nº 10.336 se establece la obligación de rendir cuentas en
los siguientes términos:“Todo funcionario, como asimismo toda persona o entidad que reciba, custodie,
administre o pague fondos de los mencionados en el artículo 1º, rendirá a la
Contraloría las cuentas comprobadas de su manejo en la forma y plazos que
determine la Ley.”
Articulo 17. Cobertura.- Por su parte la Contraloría General de la República,
por medio del circular Nº 70.490 del 06 de octubre de 1976, impartió
instrucciones sobre las rendiciones de cuentas, en las que el cumplimiento de
las normas de tal circular son exigibles a todos los servicios e instituciones a
que se refiere el articulo 2º transitorio del decreto Ley Nº 1263 de 1975.
Articulo 18. Ámbito Municipal.- La rendición de cuentas la efectuará la
respectiva Unidad de Administración y Finanzas, de conformidad con el artículo
27, letra b), Nº 6, de la ley Nº 18.695, Orgánica Constitucional de
Municipalidades.
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Articulo 19. Instrucciones Generales de las rendiciones.- Por todo gasto se
requerirá comprobante o boleta de compraventa que lo justifique. En el caso de
gastos inferiores al mínimo, por el cual no es obligación extender boletas de
compraventa deberán detallarse en nominas o planillas firmadas por el
funcionario responsable que rinde la cuenta.
Las rendiciones que constituyan una salida fuera de la Ciudad de Petorca,
deberán venir acompañadas de un documento de Respaldo que acredite de
forma veraz el motivo que constituiría la salida, este deberá adjuntarse al
momento en que se entrega la rendición.
Las rendiciones deberán contener los siguientes ítems (Ej. Cuadro Nº 1):
1.- Fecha (Día, Mes y Año).
2.- R.U.T. del Funcionario.
3.- Motivo que constituye la rendición.
4.- Comprobantes de Respaldo:
- En los siguientes casos se deberá anexar boleta o boleto de respaldo:
• Compra de un artículo,
• Colación
• Pasajes o Combustible.
- En el caso que la rendición constituya la Salida fuera de la Ciudad de
Petorca, el funcionario deberá adjuntar además documento de
Respaldo.
5.- Monto total de la rendición.
6.- Firma del Funcionario.
Las salidas fuera de la Ciudad de Petorca, estarán sujetas al valor que se
manejan en los buses, si el funcionario decidiera movilizarse en colectivo
deberá asumir la diferencia, en casos de Urgencia el Alcalde podrá autorizar el
equivalente al pasaje en colectivo.
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Cuadro Nº 1
DIA : ____ MES:
________ AÑO : 201____
FUNCIONARIO :____________________________________________
R.U.N. :_________________
GARGO Y GRADO :____________________________________
MOTIVO :____________________________________________
GASTO TOTAL DE RENDICION : ______________________________________________ PESOS.-
COMPROBANTE:
TOTAL : $_________.-
_______________________________________Firma del Funcionario
CAPITULO V
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I Municipalidad de Petorca Caja Chica
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VIÁTICOS
Articulo 20. Disposiciones Legales del Viático.- Decreto Ley 262, del 03 de
Mayo de 1977, Ministerio de Hacienda “Reglamento de Viáticos en Territorio
Nacional”
Este reglamento es aplicable a todo el personal Municipal, de planta y contrata;
incluyendo también al de los servicios traspasados, que en sus estatutos y
contratos de trabajo especifique el derecho a gozar de este beneficio. También
incluye el personal a honorarios, siempre que en sus contratos se especifique
el derecho a este beneficio.
Articulo 21. Concepto.- Los trabajadores del sector público que, en su
carácter de tales y por razones de servicio deban ausentarse del lugar de su
desempeño habitual, dentro del territorio de la república, tendrán derecho a
percibir un subsidio, que se denominará viático, para los gastos de alojamiento
y alimentación en que incurriera, el que no será considerado sueldo para
ningún efecto legal.
Se entenderá por pernoctar, cuando el servidor se traslade de manera temporal
a otra jurisdicción fuera de su domicilio y lugar habitual de trabajo, y tenga que
alojarse y dormir en ese lugar, hasta el siguiente día. Es otorgado a los
funcionarios del Servicio (contrata y planta).
Articulo 22. Viáticos.- Existen cuatro modalidades de viáticos:a) Viático completo: Cuando debe ausentarse de su lugar de desempeño
habitual, y que debe pernoctar.
Los trabajadores tendrán derecho al 100% del viático completo que le
corresponde de acuerdo al artículo 4º del DFL Nº 262 de 1977, del Ministerio
de Hacienda, por los 10 primeros días, seguidos o alternados en cada mes
calendario. Por los días en exceso sobre 10 en cada mes calendario, sólo
tendrá derecho al 50% del viático correspondiente. Se aplica le mismoporcentaje, a los días en exceso sobre 90 días dentro del año presupuestario.
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b) Viático Parcial: Si debe ausentarse de su lugar de desempeño habitual, y
no debe pernoctar fuera del lugar de desempeño habitual, si recibe alojamiento
por cuenta del Servicio o pernoctare en trenes, buques o aeronaves. Recibe el
equivalente del 40% del viático completo.
c) Viático de Campamento: Cuando el trabajador, por la naturaleza de sus
funciones, debe vivir en campamentos fijos, alejados de la ciudad, debidamente
calificados por el jefe superior del Servicio (Vicepresidente/a Ejecutivo/a).
Recibe el equivalente del 30% del viático completo.
d) Viático de Faena: Cuando para dar cumplimiento a sus funciones
habituales, debe trasladarse diariamente a lugar de faena o a la actividad que
le correspondiere. Recibe el equivalente del 20% del viático completo. Siendo
incompatible con las otras tres modalidades de viáticos.
Articulo 23. Reembolso de los gastos.- Los Funcionarios que por sus
Estatutos o contratos de trabajo no tengan derecho a percibir viáticos, podrán
recurrir al mecanismo de reembolso de sus gastos.
Para lo anterior, en el formulario de rendiciones, se deberá anexar la solicitud
de cometido funcionario que se menciona en artículo 24, se establecerá el
monto máximo para gastos de alimentación y/o pasaje, según corresponda.
Cumplido el cometido, el funcionario solicitará el rembolso de los gastos, dentro
del límite máximo que se menciona en el artículo 10 y presentando ladocumentación de respaldo correspondiente.
Articulo 24. Solicitud Cometido Funcionario.- Este deberá ser realizado
mediante oficio por el Funcionario con previo Visto Bueno del Jefe Directo el
Oficio deberá contener a lo manos lo siguiente (Ej. Cuadro Nº 2):
Datos del solicitante
a.- Nombres y Apellidos del Funcionariob.- Grado
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c.- Fecha del Cometido (Día, Mes y Año)
Datos del Viaje
d.- Motivo
e.- Lugar
f.- Días que renecesitara para el cometido (deberá indicarse en Números y
en letras)
g.- Indicar Medio de Trasporte a utilizar (Estará sujeto a Rendición con el
Respectivo comprobante).
Autorización
h.- Visto Bueno del Jefe Directo.
Solicitud
i.- La Solicitud deberá ser entrega al menos con un día de anticipación a la
realización del cometido.
Posteriormente el oficio que emitirá el funcionario deberá ser entregado a la
Unidad de Control donde se generara el Comprobante del viático el cual tendrá
como exigencia lo siguiente:
a.- Firma del Administrador.
b.- Firma de la Autoridad Máxima.
c.- Firma del Funcionario Solicitante.
d.- Firma de la Unidad de Control al reverso del Viático en su ausencia
firmara su subrogante.
e.- El Oficio se anexará al Viático.f.- Con todo lo mencionado anteriormente se podrá proceder a cancelar el
Cometido Funcionario, en caja chica.
g.- La ausencia de alguno de los puntos anteriores no dará autorización al
pago del cometido funcionario.
Cuadro Nº 2
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Datos del Solicitante:
Nombre y Apellidos del Funcionario :________________________________________
Cargo y Grado :________________
Fecha de solicitud :________________
Datos del Viaje:
Motivo :________________________________________
Lugar :________________________________________
Días solicitados para elcometido(Día/Mes/Año)
:_________________________________
Medio de Transporte (Marque con unaX la alternativa)
: Pasaje Combustible:
Vehiculo Municipal:
__________________________________ Firma del Solicitante
Jefe Directo:
Nombre del Jefe directo :________________________________________
Marcar con una X la alternativa Autoriza No Autoriza
__________________________________ Firma del Superior Directo
Articulo 25. Financiamiento.- El gasto que ocasione la aplicación de lapresente norma, se atiende con cargo a los Presupuestos Institucionales de
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I Municipalidad de Petorca
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cada uno de los pliegos y no demandará recursos adicionales al Tesoro
Público.
Articulo 26. Valores del Viático.- La Municipalidad de Petorca, cancelará los
cometidos, según como se detalla a continuación:
Escalafón
Viáticos
Municipales
(Grado)
Viático
Salud
(Letra)
Monto
Asignado
de
Viáticos
Monto
Asignado al
Pernoctar
Acalde 6 No $15.821 $39.556Directivos y Jefatura 8-9-10 No $15.821 $39.556Profesionales 11 A $15.821 $39.556Técnicos 12 C $12.841 $32.103 Administrativos 13-15-16-17-18 E $12.841 $32.103 Auxiliares 16-17-18 D-F $12.841 $32.103
CAPITULO VI
ANTICIPOS A RENDIR
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Articulo 27. Entrega de anticipos.- Estas solo podrán ser solicitadas por un
funcionario de Planta o Contrata y el proceder deberá ser el siguiente:
- Emisión del Requerimiento, solo podrá realizarse por medio de
requerimiento del Jefe de Finanza o Administrador.
El requerimiento deberá contener lo siguiente:
- Fecha (día en que se solicita el anticipo)
- Deberá ir al nombre de la cajera, ya que es la única autorizada para
sacar anticipos
- Deberá indicar el motivo por el que se solicita
- Deberá indicar el producto determinado que se adquirirá.
- Deberá indicar un monto aproximado del valor del articulo a adquirir
- Deberá venir el requerimiento debidamente firmado por quien
corresponda.
El dinero será entregado al solicitante previa firma estampada en el Decreto de
Pago correspondiente
Articulo 28. Rendición de anticipos.- Las rendiciones podrán ser realizadas
mediante boletas y/o facturas correspondientes estas tendrán las siguientes
prohibiciones:
Las facturas y/o boletas, No podrán tener una fecha anterior a la del anticipo.
Las facturas y/o boletas, No podrán expresar la compra de un articulo distinto a
lo solicitado.
Las facturas y/o boletas, serán los únicos comprobantes que se aceptaran
como medio de prueba de la compra de un bien.Si la factura y/o boleta, presenta un valor menor a lo requerido en el anticipo
deberá devolverse a la cajera, quien le entregara una orden de ingreso.
Articulo 29. Plazos de rendición de los anticipos.- Tendrán un plazo máximode rendición de cuatro días hábiles posteriores a la entrega del anticipo, por
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medio de Decreto de pago, el solicitante firmara un compromiso que le hará
entrega la Encargada de Caja, en el que se comprometerá a realizar la
rendición dentro de plazos establecidos y la no rendición autorizara el
descuento por medio de planilla de remuneración (cuadro Nº 3).
Articulo 30. Anticipos pendientes.- En el caso que posea anticipos
pendientes de rendición se retiene la solicitud y se le informa al Responsable
mediante oficio tal situación, por lo que no se encontraría autorizado a realizar
solicitudes de anticipos hasta que el inconveniente se encuentre normalizado.
Cuadro Nº 3Compromiso
YO…………………………………………………R.U.T.:
……………………………, funcionario de………………………..,
grado………………, me comprometo a realizar la rendición del anticipo a
terceros realizado según requerimiento Nº………………, con
fecha………………., el plazo para entregar la rendición corresponde a cuatro
días a contar de la fecha de entrega del anticipo, en caso contrario de no
rendir autorizo a las instancias correspondientes de la I. Municipalidad de
Petorca, realizar el descuento de mis remuneraciones por el importe que se
me ha otorgado como anticipo.
Petorca,…….de……..del 201….-
________________________
Firma
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Articulo 31. El presente Reglamento regirá a Contar del __ de _______del año
20__, derogando, desde la fecha, cualquier normativa contraria.
ANOTESE, REGSITRESE, COMUNIQUESE Y ARCHIVESE.
_______________________________ __________________________ SECRETARIA MUNICIPAL ALCALDE
Distribución:
Secretaria Municipal – Unidad de Recursos Humanos; Administrador Municipal;Jefes de Unidades Municipales; Archivos Unidad de Control.
Definiciones
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Caución: Prevención, precaución o cautela. Seguridad personal de que se
cumplirá lo pactado.
Sistematización: Proceso constante y aditivo de elaboración de conocimiento
luego de la experiencia en una realidad específica. Consiste en el primer nivel
de teorización de la práctica.
La sistematización está ligada básicamente a dos ámbitos:
La sistematización de información: Por ejemplo, la creación de bases de datos.
La sistematización de experiencias: las experiencias son vistas como procesos
desarrollados por diferentes actores en un período determinado de tiempo.
Dictamen: Informes o resolución que se emite por escrito sobre algo.
Fijación: concepto utilizado para denominar la ligación sobre algo.
Monitoreo: acción y efecto de monitorear.
Monitorear : observar el curso de uno o varios parámetros para detectar
posibles anomalías.
Metodológico: Es el objeto el que ha de determinar el método adecuado para
su estudio.
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Fondo fijo: Suma de dinero que se pone en manos de una persona para
efectuar ciertos pagos. El encargado de su manejo rinde cuentas
periódicamente, y se le hacen nuevas entregas de dinero para reponer el
importe de los pagos hechos. El fondo se limita a una cantidad constante,
aunque puede aumentarse o disminuirse según lo indique de tiempo en tiempo
las necesidades de operación. En cualquier momento, el efectivo más el
importe de los comprobantes de pago, debe ser igual al monto nominal del
fondo fijo.
Precautelar: Prevenir y poner los medios necesarios para evitar o impedir un
riesgo o peligro.
Procedimiento: es la acción de proceder o el método de ejecutar alguna cosa.
Se trata de una serie de pasos definidos, que permiten realizar el trabajo de
forma correcta.
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Conclusión
De la presente tesis se desprenden una serie de conclusiones, entre ellas que
para que un control interno pueda desarrollar su función de forma optima son
necesarias las detecciones y el estudio de una entidad, en el caso particular de
la Ilustre Municipalidad de Petorca se desarrollo una interrogante ¿Como
contribuye el control interno en la elaboración de un procedimiento en la caja
municipal, una vez detectadas las fallas?, es por eso que se realizó una
investigación en la que se recabo información de ciertos Decretos de Pago en
el mes de Octubre de la caja chica, para certificar que los procedimientos
básico se cumplían.
Aún cuando la caja chica de la municipalidad no cuenta con un procedimiento
establecido, era necesario establecer que los parámetros básicos no se
cumplían y de tal manera generaba falencias variadas.
Los Decretos de pagos presentaron omisiones tales como: ausencias de firmas
en viáticos y en el Decreto de pago, falta de respaldo en rendiciones,
requerimientos entregados como gastos menores, rendiciones con gastos
excesivos.
Por lo general es un inconveniente el tamaño de la entidad, puesto que entre
más pequeña existe mayor familiaridad entre todos los departamentos y eso
afecta el procedimiento, aún al existir limites claros podría tener grandes
potenciales como el compañerismo, estas falencias desencadenan en
omisiones que aún cuando no son graves, son faltas que afectan el
procedimiento, que pueden llevar a presumir que pueden ser más serias,
puesto que cuando se realiza algo mal y continua sucediendo se hace un mal
habito que lleva a otros nuevos errores.
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El desarrollo de esta tesis genera un aporte en las falencias anteriormente
señaladas, en donde se establecen parámetros claros para que la encargada
de caja aplique los procedimientos correspondientes sobre cada situación.
El reglamento que se desarrollo abarca todas las labores que desempeña la
cajera municipal y prevé ciertas situaciones que antes no se consideraban
como el establecer de forma veraz cuales serán los gastos menores
permitidos, que sucederá con aquellos que no rindan los anticipos a terceros,
quien subrogara a la cajera cuando se encuentre con permisos, también ve las
nueva forma de solicitar viáticos y entregar rendiciones, por lo que de esta
forma se cumplen tanto los objetivos específicos como el objetivos general .
Con referente a la interrogante formulada en la tesis, el control es un elemento
esencial que ha ido tomando cada día más importancia, y es por eso que se ha
implementado en casi todos los ámbitos, ya sean públicos como privados, su
aporte asegura de forma sustentable la veracidad de los hechos que ocurren
dentro de una entidad o empresa.
Este procedimiento será establecido deforma veraz en la Ilustre Municipalidad
previa revisión de los departamentos de Jurídica y Administración, ara realizar
ajustes pertinentes para su previa aplicación, este será entregado por la unidad
de Control a los departamentos antes mencionados.
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Bibliografía
www.google.cl Temas
• : Origen del control
• Control Administrativo
• Manual Control Interno
• Reglamento Municipal Puerto Montt
• Decreto Alcaldicio Puchuncaví
• Reglamento Nº 1, Villarrica
• Ley Nº 19.378, 13 de abril de 1995, Ministerio de Salud
• Ley Nº 19.070, 01 de julio de 1991, Ministerio de Educación
• Ord. Nº 2102/58
• Decreto Nº 1.532, 16 de Diciembre de 2009, Ministerio de Hacienda
• Reglamento Nº 49, Estación Central, 30 de Diciembre 1994• Decreto Ley Nº 1263, 28 de Noviembre de 1975, Ministerio de Hacienda
• Actualización Normas Financieras y Administrativas
• Contraloría General de la Republica Resolución Nº 759/2003
• Ley Nº 10.336, Ley de Organizaciones y Atribuciones de la Contraloría
General de la Republica, Octubre 2007
• Cometido Funcionario con derecho a viático y fianzas
• Disposiciones sobre fondos fijos
• Fondos Globales.
• Control de los Actos Municipales.
• Departamento de Control Interno.
• Fondo Fijo de Caja
• Manual de Fondos Fijos.
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www.contraloria.cl
• Dictamen 035262N04, Fecha 13 de Julio del 2004.
• Dictamen 004050N83, Fecha 14 de Febrero de 1983.
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• Dictamen 041681N81, Fecha 23 de diciembre de 1981.
Libro Instrucciones para ejecución de la Ley de Presupuestos del Sector
Público, año 2008, páginas 155, 156, 157, 158 y 159.
Libro de la Ley Nº 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades,
año 2006, páginas 13-14 y 27
Entrevistas: Cuestionarios formulados a algunos funcionarios quienes cumplen
la funciones en las municipalidades que conforman la provincia de Petorca.
Octubre 2010;
Señora Liliana Pinto, Encargada de Caja Chica de la Ilustre Municipal de
Petorca.
Señor César Fredes, Jefe de control de la ilustre municipalidad de
Petorca.
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IV PARTE
ANEXOS
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