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Contenido

Pág. 3 Introducción Pág. 4 Generalista o especialista Pág. 6 Proveedor de servicios para eventos Pág. 10 Cómo fijar el precio de tus servicios Pág. 13 Los mejores métodos para fijar tus precios Pág. 21 Saber elaborar presupuestos Pág. 22 La promoción de tu negocio Pág. 24 Resumen


Introducción

¿Qué tipo de profesional de la organización de eventos quieres ser? Es muy importante que sepas responder esta pregunta antes de decidir cómo enfocar tu negocio. Las opciones son varias, pero los tres tipos de servicio más comunes en la industria de la organización de eventos son:

1. El organizador de eventos generalista

2. El organizador de eventos especialista

3. El proveedor de servicios para eventos

Más adelante en este manual trataremos más a fondo cada una de estas opciones. Ahora, además de definir la categoría de servicio que ofrecerá tu negocio de organización de eventos, es fundamental que sepas cómo presupuestar tus servicios, logrando maximizar las ventas y consiguiendo un buen nivel de ganancias, al mismo tiempo que te mantienes dentro de los límites establecidos por el mercado y por lo que tus clientes están dispuestos a pagar. No es fácil alcanzar este equilibrio. Tienes que conocer bien tu trabajo y captar cuál es el valor de tu experiencia, tus recursos y tus conocimientos; también tienes que comprender muy claramente qué es lo que tu cliente está buscando para su evento y cuál es su presupuesto; y sin duda que la investigación siempre es un aliado a la hora de determinar cómo hacer o no hacer las cosas: investiga los precios de la competencia y cuánto están pagando tus clientes potenciales por servicios iguales o similares a los tuyos. Recuerda, estás trabajando con tu cliente y a favor de tu cliente; tu trabajo consiste en crear un evento trabajando con tus propios medios y con los medios de tu cliente, lo que dará como resultado una relación ganar-ganar.


Generalista o especialista

A primera vista un organizador de eventos generalista y un organizador de eventos especialista pueden parecer muy similares porque ambos organizan muchos tipos de eventos, coordinando tantos proveedores como sea necesario, sin tener que invertir en equipos especiales (al menos no al principio). Pero la definición de ambos tipos de servicio es diferente:

Un organizador de eventos generalista es en esencia un planificador logístico coordinando muchos tipos de eventos diferentes.

Un organizador de eventos especialista es en esencia un proveedor de servicios con capacidades de planificación, especializado solamente en algunos tipos de eventos.

Por ejemplo, yo he decido ser un especialista; la especialidad por la que soy más reconocido es el diseño, planificación y producción de eventos temáticos para empresas. Enfocarme en esta especialidad ha sido el secreto y la clave de mi éxito, y desde mis más de 20 años de experiencia en este rubro te aconsejo también a ti convertirte en un organizador de eventos especialista y no en un generalista. ¿Por qué? Si eliges convertirte en un organizador de eventos generalista es muy probable que tengas que luchar mucho más para que las cosas se hagan bien y de manera eficiente, ya que es muy complejo intentar satisfacer la enorme variedad de necesidades y resolver los múltiples problemas inherentes a una profesión tan amplia. Por el contrario, si optas por convertirte en un organizador de eventos especialista, podrás enfocar tu energía, tus acciones y tus esfuerzos en el tipo de evento que más te interesa. Dada tu experiencia y especialización en esa área en particular, es probable que te destaques de la competencia y que vendas mucho más, ya que hay grandes posibilidades de que la


gente piense en ti como la primera opción cuando necesita organizar un evento como los que tú ofreces. Sólo por darte algunos ejemplos, podrías especializarte en bodas, en fiestas-tema para eventos familiares, en fiestas-tema para empresas, en fiestas para niños, etc. Las posibilidades son infinitas. Y esto no significa que sólo organizarás el tipo de evento en el que te has especializado; así como yo, tú también organizarás muchos otros tipos de eventos.


Proveedor de servicios para eventos

En la categoría de especialista en la organización de eventos hay mayores posibilidades de ofrecer servicios más especializados si te conviertes en un proveedor de servicios para eventos. Un proveedor de servicios para eventos no es un organizador o planificador de eventos en sentido estricto, sino un proveedor de servicios con muy limitadas o nulas capacidades de planeación logística. Si existe un área en particular en la que tienes un talento especial, conocimiento o simplemente una pasión, entonces podrías considerar convertirte en un proveedor de ese tipo de servicio para eventos. Hay una enorme variedad de servicios especializados que podrías ofrecer. Estos son algunos de los más comunes:

Catering, incluidos los meseros y demás personal de catering

Arreglos florales

Carpas, escenarios y pistas de baile Equipo audiovisual para presentaciones

Iluminación

Fotografía

Filmación

Esculturas en hielo

Tortas de boda

Equipos de sonido


Disk jockey

Bandas y músicos

Modelos y anfitrionas

Agencia de talentos

Cotillón

Baños portátiles

Maestros de ceremonias y animadores

Efectos especiales/pirotecnia

Mantelería

Alquiler

Mobiliario

Decoración temática

Entretenimiento en vivo

Personal de coordinación

Seguridad

Registro de asistentes

Vestuario

Telas decorativas

Intérpretes de idiomas


Valet parking

Diseño gráfico

Impresión

Juegos e inflables

Si te dedicas a ofrecer uno de estos servicios en particular, aún puedes ofrecer servicios de organización de eventos, pero más bien serías un proveedor de servicios para eventos, especializado en tu propio servicio, en lugar de un organizador de eventos especialista o un generalista. Así, por ejemplo, si decidieras ofrecer servicios de catering para eventos, te especializarías en este rubro particular pero al mismo tiempo podrías coordinar los servicios adicionales para el cliente, como la contratación de una banda, el valet parking, la filmación, los arreglos florales y otros servicios relacionados particularmente con tu actividad principal. Tal vez una desventaja de entrar en la industria de la organización de eventos como un proveedor de servicios, es que muy probablemente necesitarás realizar una inversión adicional en equipos especiales para el servicio específico que decides ofrecer y, según el servicio, también es posible que necesites realizar inversiones continuas en más equipos y/o tecnologías para mantenerte al día y ofrecer a tus clientes las últimas y más variadas tendencias. Esto puede ser un obstáculo importante cuando estás recién empezando y trabajando desde tu casa, ya que puede generar desafíos relacionados con el espacio, el almacenamiento, las restricciones de zonificación, etc. En la mayoría de los casos es probable que tengas que considerar muy seriamente iniciar tu negocio en un espacio comercial y no desde tu casa. Si a pesar de este obstáculo estás igualmente interesado en convertirte en un proveedor de servicios para eventos, te recomiendo una de estas dos alternativas:

a. Desarrollar una buena relación de trabajo con una empresa ya establecida en tu área de interés. Te dará la oportunidad de


aprender muchas cosas muy rápidamente a través de la experiencia práctica, y te permitirá tener una idea clara de qué aspectos de ese servicio o actividad en particular te gustan o te disgustan. Y si descubres que esa área de la industria de eventos no es realmente adecuada para ti, entonces simplemente puedes dejarla sin haber invertido una gran cantidad de dinero. Sin duda de esta manera te ahorrarás mucho tiempo, dinero y energía.

b. Vender tú mismo el servicio para eventos pero contratando a otro proveedor de servicios que ya esté en el negocio y que se encuentre familiarizado con esta actividad en particular. Esto te da la ventaja de poder trabajar de inmediato con clientes, evitando al mismo tiempo la necesidad de invertir mucho dinero desde el principio en herramientas, equipos y otras cosas similares. Trabajarás con gente que estará familiarizada con esa área de servicios y tendrás la oportunidad de aprender de ellos y de sus acciones. Si eliges esta opción, por favor ten en cuenta que es absolutamente necesario que exista un contrato legal formal con el proveedor externo para asegurarte de que recibirás lo que te corresponde.


Cómo fijar el precio de tus servicios

En el negocio de la organización de eventos, calcular y cobrar el precio "correcto" para tus servicios no es tan simple como puede parecer. Cuando comencé mi negocio de organización de eventos dudaba mucho a al momento de cobrar lo que pensaba que era el precio "correcto"; estaba preocupado de que mis precios fueran demasiado altos y de que mis servicios fueran tan caros que nunca lograra conseguir la cantidad de clientes que necesitaba para sacar adelante mi negocio. Yo creía o, más exactamente, estaba condicionado a creer que los precios debían cobrarse en estricta relación con las horas hombre invertidas en realizar un trabajo en particular. Esto podría funcionar en algunas industrias, pero definitivamente no funciona en la industria de la organización de eventos. Como en la mayoría de los servicios, lo que constituye el precio "correcto" depende de varios factores como:

El mercado El costo de los productos utilizados

El costo de los servicios o gastos indirectos para entregar el evento

como se prometió

El valor que representan tus servicios para el cliente

La complejidad que implica proporcionar un determinado servicio

El importe que tu cliente está dispuesto a pagar

Los resultados que tu cliente obtendrá por llevar a cabo el evento


Así que tienes que dejar atrás la mentalidad “horas hombre = precio razonable” y darte cuenta de que el precio "correcto" incluye el valor de tus servicios exclusivos, sumado a los costos de los servicios o productos específicos de los proveedores utilizados en un evento en particular. Y por supuesto que el mercado y lo que tu cliente está dispuesto a pagar construye un margen de referencia sobre el cual fijarás tus precios. Está bien cobrar más que tus competidores si los servicios que ofreces son de una calidad excepcional y valen lo que cobras por ellos. Tienes que asegurarte de que tus clientes estén más satisfechos con los resultados que obtienen al contratarte a ti que al contratar a la competencia, lo que a su vez se traduce en oportunidades para desarrollar relaciones a largo plazo con clientes que preferirán contratarte nuevamente, incluso si eso significa que tienen que pagar un poco más por tus servicios. Siempre debes entregar más de lo esperado y superar las expectativas de tus clientes. Tampoco tienes que pensar que eres ambicioso por cobrar un poco más; cobrar menos de lo que mereces por tu trabajo termina perjudicando tu negocio. Debes cobrar una tarifa decente, justa y competitiva y nunca trabajar gratis. Uno de los peores errores que yo cometí al iniciar mi empresa de organización de eventos, fue cobrar precios bajos para ganar más clientes en un principio. Eso me hizo sentir que estaba haciendo un trabajo esencialmente de forma gratuita. Yo aprendí la lección y tú también debes aprenderla para no equivocarte: cobrar precios demasiado bajos (lo que se conoce como subestimar costos) para perjudicar a la competencia no te ayudará a construir tu negocio y, de hecho, lo dañará sobre todo cuando estás empezando desde cero. Además, ofrecer precios muy bajos hace que los clientes comiencen a sospechar de la calidad y el profesionalismo de tus servicios. Si bien los precios bajos pueden atraer más clientes a tu nuevo negocio, también te posiciona en la mete de las personas como un proveedor de bajo precio, y una vez que te posicionas en ese lugar te resultará muy difícil aumentar tus precios más adelante porque no estarás cumpliendo


con las expectativas de tus clientes. Si te manejas de esta forma, correrás el riesgo de perder clientes cuando intentes cobrar más en consonancia con el valor "real" de tus servicios. Por lo tanto es importante encontrar un equilibrio entre fijar precios lo suficientemente bajos para atraer clientes a tu nuevo negocio, y lo suficientemente altos para otorgar el justo valor a tus servicios y obtener ganancias aceptables. Ten en cuenta que al ponerle valor a tu trabajo no puedes basarte en el salario que ganabas en tu empleo anterior. Debes calcular tus precios para lograr cubrir tus costos de evento, tus gastos fijos y tus ganancias –las que deben ser muy superiores a tu salario anterior.

A la hora de fijar tus precios te puede ayudar realizar algunas investigaciones adicionales como:

Determinar lo que están cobrando los principales proveedores del producto o servicio que intentas ofrecer.

Investigar lo que los clientes están pagando por servicios iguales o similares a los tuyos.

Consultar con tu Cámara de Comercio local u Oficina de Administración de Pequeños Negocios sobre los costos locales; estas organizaciones por lo general tienen estadísticas bastante actualizadas sobre el costo de determinados servicios en tu rubro.


Los mejores métodos para fijar tus

precios

Si eres un organizador de eventos generalista, un organizador de eventos especialista o un proveedor de servicios para eventos, estos son los métodos más utilizados para determinar los precios adecuados para tus servicios:

1. Por proyecto 2. Por precio fijo (por adicionales) 3. Por honorarios fijos 4. En base a comisiones 5. Utilizando descuentos 6. Utilizando márgenes de ganancia de otros servicios 7. Por hora

1. Por proyecto

Este es mi método preferido para fijar el precio de mis servicios porque a lo largo de los años he descubierto que es el que funciona mejor en la mayoría de las situaciones. El primer paso en este método es calcular tus costos fijos y tus costos variables. Los costos fijos son los que no cambian sin importar cuántas personas asistan al evento. Algunos ejemplos de costos fijos (también llamados gastos generales) son los siguientes: Alquiler de locales

Tarifas de entretenimiento/DJ/oradores Los costos variables, por el contrario, son los que cambian en función de cuántas personas asistirán al evento, cuántos servicios solicita tu cliente y cuán caros (o baratos) son esos servicios de acuerdo al nivel de


calidad que tu presupuesto te permite proporcionar. Algunos ejemplos de costos variables son los siguientes: Costo de alimentos “por plato”

Costo de arreglos florales “por lugar” Es importante que consideres el monto más bajo y más alto posible de costos variables, para luego calcular el rango de tus posibles costos variables.

Una vez que has calculado tus costos fijos y tus costos variables, el paso final para determinar el precio que le cobrarás al cliente es añadir tu margen de ganancia. El margen de ganancia suele fijarse en un porcentaje específico sobre los costos totales (fijo + variable); este monto a veces también es llamado el "margen de beneficio" cobrado al cliente. Para determinar con precisión el margen de ganancia necesario para generar un beneficio global para tu negocio, tendrás que realizar un análisis de "punto de equilibrio". En otras palabras, tienes que calcular cuánto tendrías que cobrar para simplemente cubrir los costos. El punto de equilibrio, por supuesto, significa que no obtienes ganancias del evento, por lo que tienes que calcular tus ganancias de este punto en adelante. Al calcular tu margen de ganancia es fundamental incluir no sólo los costos fijos y variables del proyecto, sino también adjudicarle un valor apropiado a tu propio tiempo y experiencia. Por ejemplo, supongamos que eres un camarógrafo de eventos y vendes videos editados de cinco minutos con los aspectos más destacados del evento. El valor que le adjudicas a tus habilidades debería estar determinado en base a una investigación de lo que están cobrando otros camarógrafos similares, así como lo que el mercado está dispuesto a pagar por el nivel de servicio y calidad que proporcionas. Y por supuesto que el costo general del proyecto también tendría en cuenta los costos indirectos como tu inversión en la cámara y otros


equipos, el costo de los suministros necesarios para la grabación y edición, la electricidad y el aire acondicionado para tu estudio de edición en casa, y la gasolina, los seguros y el tiempo dedicados a conseguir los suministros necesarios. También deberías tener en cuenta aquello que te estableció en el negocio en un primer momento como el gasto de crear y mantener un sitio web, el costo de una línea telefónica de negocios, la papelería de la empresa, etc. Y, como te venía diciendo, es fundamental que incluyas el valor de tu experiencia y el tiempo que inviertes en la grabación y edición del video (dos cosas completamente diferentes). 2. Por precio fijo (por adicionales)

Cuando cobras por proyecto a veces ocurre que hay costos adicionales o servicios que no estaban previstos inicialmente por ambas partes en el acuerdo original. En este caso tendrás que manejar estos costos adicionales, por lo general agregando un precio fijo o recargo por el o los servicios agregados. La clave es siempre incluir en tus contratos una cláusula o sección (firmada por el cliente) que estipule que habrá cargos adicionales en este tipo de situación. Te recomiendo no hablar de “cargos extras” con el cliente, puesto que esta expresión tiene muchas connotaciones negativas; es preferible que utilices el término "costos adicionales", "adicionales sobre el precio fijo" o algo similar. Entonces, ¿cuándo podrías necesitar agregar un costo adicional sobre el precio fijo? Un ejemplo común es cuando estás planeando un evento con banquete al que asistieron más invitados de lo inicialmente previsto. Esto sucede todo el tiempo; alguien decide traer un amigo más, o se presentan más miembros de la familia que los que originalmente pensaste que se presentarían. Para compensar este tipo de cambios puedes agregar un monto pequeño al costo por plato, o generar un nuevo costo por plato para todo el proyecto, que cubra también el costo adicional de la comida extra.


La forma de manejarlo es realmente tu decisión. Si no estás seguro de qué hacer, averigua cómo otros proveedores de servicios en tu región manejan estas situaciones, para mantenerte dentro de los límites de lo que es aceptado en tu comunidad. 3. Por honorarios fijos

Es posible que tus clientes quieran saber por adelantado cuánto tendrán que pagar por tus servicios de organización de eventos, por lo que puedes optar por este enfoque por honorarios fijos. Sin embargo, este tipo de acuerdo funciona mejor si el cliente acepta esta tarifa fija en una base continua; el razonamiento es que algunos meses el tiempo dedicado a las necesidades de ese cliente será menor, y algunos meses será mayor, pero en general la cantidad de servicios prestados estará dentro del valor de los honorarios fijos establecidos. Así que sólo deberías aceptar este tipo de acuerdo si el cliente se compromete a utilizar tus servicios sobre una base continua y predeterminada, como por ejemplo durante un período de 12 meses o por una cantidad mínima de dinero que será invertida en un evento. Con este tipo de acuerdos es típico que la tasa fija se establezca en base a un porcentaje del importe total de los servicios que tendrás que coordinar para el cliente. Por ejemplo, podrías cobrar un cargo fijo del 20% sobre cada dólar que gasta el cliente en cualquier evento. Esto significa que el cliente paga 1,20 dólares por cada dólar, por lo que mientras que tus costos pueden ser de 100 dólares para un evento, el cliente en realidad te pagará 120 dólares por ese evento.

4. En base a comisiones

Como organizador de eventos, por lo general recibirás una comisión de los proveedores y/o vendedores cada vez que los contrates para un


evento, y también podrás ganar comisiones al referirlos a otros clientes que acaben realizando una compra. Es fundamental, sin embargo, que el proveedor con el que trabajas o al que recomiendas sea alguien fiable en quien realmente puedas confiar, porque muchas veces ese proveedor estará haciendo el trabajo sin tu supervisión y al mismo tiempo cobrando dinero directamente del cliente. Si ese proveedor no se desempeña en un nivel aceptable, entonces dañarás tu negocio y tu nombre, tanto de manera directa como indirecta. Recuerda que en la mayoría de los casos los proveedores te entregan la comisión después de que el trabajo ha sido completado, así que no deberías realizar este tipo de recomendación si no estás 100% seguro de la calidad de ese proveedor, de su reputación a la hora de cumplir con su palabra y de sus antecedentes respecto al cumplimiento de su obligación de pagarte la comisión acordada. Algunos organizadores de eventos optan por ofrecer a sus clientes el beneficio de realizar todo el trabajo de coordinación de un evento y de conseguir las mejores ofertas posibles en los diferentes servicios proporcionados, cobrándoles a los clientes el precio real que cobra cada proveedor y no inflando el presupuesto global del evento. En otras palabras, ofrecen sus servicios de forma gratuita al cliente y se concentran en ganar dinero de las comisiones que reciben de los proveedores. Francamente, creo que esta es una manera muy difícil de construir un negocio rentable y pagar tus cuentas. 5. Utilizando descuentos A diferencia de la comisión, utilizar descuentos es una reducción en el precio que cobra un proveedor de servicios. Por ejemplo, digamos que el precio del servicio de catering para determinado evento es de 5.000 dólares, pero la empresa de catering te ofrece un 10% de descuento por contratarla repetidamente. Si le cobras


a tu cliente el precio normal por esta parte del evento y no le pasas el descuento del 10%, entonces terminas ganando más dinero. La diferencia entre las comisiones y el uso de descuentos es que la comisión significa que el proveedor cobra el importe total de la venta y posteriormente te paga un porcentaje de ese monto en base a lo que ambos acordaron. En el caso de un descuento, sin embargo, el proveedor reduce su precio en un porcentaje acordado y te cobra este precio reducido. El importe descontado nunca cambia de manos y por lo tanto puedes ganar dinero al cobrarle a tu cliente un recargo que iguala o supera mínimamente el precio de lista de tu proveedor. De esta manera puedes obtener ganancias sin cobrar un precio excesivo por tus servicios, y además reduces el riesgo de no ser elegido por el cliente por haber cobrado un precio mucho más elevado que el precio promedio del mercado para ese servicio en particular. 6. Utilizando márgenes de ganancia de otros servicios Puedes recibir una comisión o un descuento de tus proveedores o no. Pero, independientemente de tus arreglos a este respecto, también puedes cobrar un margen de ganancia a tus clientes dependiendo de la base sobre la que estás haciendo negocios con ellos. Generalmente no es una buena idea cobrar a tus clientes una tarifa de agencia y un margen de ganancia; cóbrales uno o el otro, no ambos. O, por ejemplo, si le prometes a tu cliente que harás el trabajo con la idea de que sólo ganarás dinero por las comisiones negociadas con los proveedores y que conseguirás las mejores ofertas, entonces, una vez más, simplemente no puedes agregar un margen de ganancia sobre esos servicios si deseas que ese cliente vuelva a contratarte en una próxima oportunidad. Si le estás cobrando a tu cliente una tarifa de agencia y se entera de que también estás haciendo dinero al agregarle márgenes de ganancia a los servicios que estás coordinando, tomará eso como una conducta deshonesta y no deseará volver a hacer negocios contigo.


Es vital que seas lo más claro posible con tus clientes con respecto a estos asuntos. Si quieres cobrar por proyecto, eso está bien. Si quieres vender con el argumento de que consigues las mejores ofertas para tus clientes y ganas dinero por las comisiones que negocias con los proveedores sin afectar o inflar el precio, eso también está bien. Pero nunca, nunca digas que harás una cosa y luego hagas otra. Créeme, en este negocio hay muchas maneras de obtener ingresos. Tu trabajo es asegurarte de que estas maneras no entren en conflicto entre sí o con los intereses de tu cliente.

7. Por hora Los servicios de organización de eventos no suelen cobrarse por hora, a pesar de que algunos trabajos podrían facturarse de esta manera. Te recomiendo evitar este método para fijar los precios de tus servicios, porque es muy difícil estimar con exactitud la cantidad de horas que le dedicarás a un proyecto. Además, cuando utilices este método el cliente revisará y controlará con mayor detenimiento la cuenta final y a menudo comparará tu costo por hora con su propio costo por hora. Esto te desfavorece porque la mayoría de las veces tu tarifa será considerablemente más alta que la que gana tu cliente en su trabajo cuando se trata de eventos corporativos y tratas directamente con algún ejecutivo empleado por la empresa, y el cliente va a asumir automáticamente que estás cobrando demasiado. Cuando esto sucede, tus tarifas no parecen justificadas y pones en riesgo los negocios futuros con ese cliente. Hay sin embargo situaciones en las que puedes cobrar algunos servicios por hora, como una banda de música en vivo, o cobrar un precio fijo por horas extra en un lugar de realización de eventos cuando el evento se extiende en su duración, o si eres un proveedor de servicios para eventos (que típicamente cobran por hora).



Saber elaborar presupuestos

Presupuestar es todo un arte si consideramos que cada detalle que define el presupuesto es un elemento a favor o en contra de nuestra contratación. En otras palabras, si tus habilidades para elaborar presupuestos son excelentes, entonces obtendrás más clientes en el largo plazo; pero si tus habilidades para presupuestar son deficientes (incluso ignorando la realidad de las limitaciones del presupuesto de tu cliente), entonces tu negocio se verá enormemente perjudicado. Independientemente del método que elijas para fijar tus precios, asegúrate de considerar todos los gastos posibles en tu presupuesto para un proyecto. Todos los detalles que podrían faltar también podrían costar dinero y así afectar tu margen de ganancia. No quisieras llegar al lugar del evento para darte cuenta de que existen costos que no fueron considerados durante la fase de presupuesto y que tu cliente no querrá pagar; este tipo de sorpresa de última hora perjudica tu negocio, tus finanzas y tu reputación como organizador de eventos profesional. Así que es importante comunicarte clara y ampliamente con tu cliente al momento de discutir los detalles del servicio y los precios que incluirá el presupuesto. El primer paso es definir con la mayor exactitud posible cuál es el margen de presupuesto que maneja el cliente, ya que tendrás que mantenerte dentro de esos límites (por ejemplo, ¿por qué presupuestarías un evento por 25.000 dólares si el cliente no puede pagar más de 10.000?). Una buna comunicación con el cliente –conocer sus necesidades y sus limitaciones– te abre las puertas para que puedas sugerir alternativas que podrían costarle menos al cliente pero aún brindarte a ti una ganancia considerable. No olvides incluir en el presupuesto cualquier detalle necesario que no ha sido contemplado por otros proveedores, como podría ser un generador de energía, la manipulación de los equipos, etc. Y siempre que puedas muéstrale a tu cliente cómo llegaste a las cifras del presupuesto.

La promoción de tu negocio


Más adelante en este curso trataremos en profundidad el tema de la promoción de tu negocio, pero ahora que estamos hablando de presupuestar y fijar precios, no quisiera dejar de advertirte sobre la siguiente situación. A veces te encontrarás con un cliente que está interesado en que ustedes dos hagan negocios juntos. Te ofrecerá organizar algún tipo de evento donde se cobrará por ejemplo una entrada y/o un ticket por el servicio de alimentos y bebidas que se servirá en el evento, y en lugar de acordar una tarifa por adelantado por tus servicios, te pedirá que trabajes gratis a cambio de un porcentaje del dinero obtenido en el evento (de la venta de entradas, la venta de alimentos y bebidas, etc.). Digamos que el cliente se compromete a ocuparse de todo el resto de las tareas, te promete que el evento será un gran éxito y que ganarás una importante cantidad de dinero, y te convence de que será una buena forma de promocionar tu negocio para que otros clientes te contraten. Puede parecer un trabajo sencillo, dinero fácil, y una gran oportunidad para publicitar tus servicios. Pero no lo es. Desde mi experiencia puedo asegurarte de que este tipo de acuerdo nunca funciona: es probable que casi nadie note tu contribución al evento y decida contratarte para un evento futuro. En conclusión, es una pérdida de dinero y un desperdicio de energía, así que nunca aceptes este tipo de acuerdo. Enfócate por completo en promover tu negocio de la mejor manera posible, pero siempre recuerda que lograrlo te costará trabajo y dinero. Finalmente, nunca aceptes proporcionar tus servicios de forma gratuita a cambio de una promesa de contratos futuros. Esto es una estafa común que utilizan los clientes que simplemente quieren obtener algo gratis sin la intención de utilizar tus servicios otra vez. Si un cliente potencial quiere ver tu trabajo primero y luego decidir si te contrata en el futuro, simplemente debes decirle que tu forma de operar es cobrar el precio total en el primer contrato y luego considerar una rebaja en el siguiente.


Resumen

Independientemente de si decides ser un organizador de eventos generalista, un organizador de eventos especialista o un proveedor de servicios para eventos, si quieres tener éxito es imprescindible que comiences tu negocio con el sólo deseo y único objetivo de ser el mejor en lo que haces. Concentra toda tu energía, dinero, tiempo y esfuerzos en mejorar tus habilidades y capacidades de forma continua para sobresalir de la competencia y convertirte en el mejor de tu rubro.

Tu función consiste en aportar un valor agregado para el cliente siempre que sea posible, como por ejemplo negociar los mejores precios y condiciones contractuales con cada vendedor y luego transferir esos ahorros directamente a tu cliente. El cliente siempre debe beneficiarse de un trabajo puntual, de la mejor calidad, dentro del presupuesto y bajo las condiciones de contratación más ventajosas.

No entender cómo cobrar correctamente por tus productos o servicios es muy perjudicial para tu negocio. De hecho, es una de las principales razones por las que muchas empresas de todo tipo no tienen éxito a la hora de generar ganancias; simplemente no saben cuál es la manera correcta de fijar sus precios en un punto donde las ventas se maximicen y donde al mismo tiempo se mantenga un nivel de ganancias satisfactorio.

Tu trabajo no es gratis; es una parte importante del costo total del proyecto. Así que no pierdas tu tiempo, energía y oportunidades fijando precios que no coinciden con el valor de tu trabajo, de tu experiencia y de los resultados que ofreces al cliente; fija el precio “correcto” (aunque sea un poco más alto) desde el principio y tu negocio prosperará en el largo plazo.

No sólo es de vital importancia saber cómo fijar el precio de tus servicios, sino que también es fundamental saber elaborar un presupuesto que refleje claramente cada uno de los gastos referidos


al proyecto y que contemple todos los detalles que incluirá el evento; de no incluirlos, tu margen de ganancia podría verse perjudicado. Comunícate ampliamente con el cliente respecto al presupuesto y si es posible muéstrale cómo llegaste a las cifras que le estás presentando.

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